Toepassing functiewaardering in Noord-Holland Noord

Rapportage afstudeeronderzoek

‘Toepassing functiewaardering in Noord-Holland Noord’

Afstudeerscriptie juli 2009 HBO Management, Economie & Recht Uitgevoerd door Mandy Heiloo in opdracht van

VOOR

RESULTAATGERICHT MANAGEMENT

Rapportage afstudeeronderzoek ‘Toepassing functiewaardering in Noord-Holland Noord’

INHOUDSOPGAVE Voorwoord Het begrip functiewaardering Vergelijking tussen functiewaarderingssystemen Marktonderzoek Ontwikkelingen Slotwoord Bijlage 1 - Resultaten marktonderzoek per vraag Bijlage 2 - Checklist oriëntatie functiewaardering

2 3 5 7 11 12 13 17

VOORWOORD Hoe de economische vlag er ook bij hangt, beloning is te allen tijde een belangrijk thema voor organisaties. Bij het vaststellen van beloningsniveaus is functiewaardering een belangrijke bouwsteen. Voor H&S Adviesgroep is dit reden geweest om een onderzoek te starten naar de toepassing van functiewaardering in de regio Noord-Holland Noord (de regio boven het Noordzeekanaal). Dit onderzoek is voor ons uitgevoerd door Mandy Heiloo in het kader van haar afstuderen aan de HBO-studie Management, Economie & Recht aan de Hogeschool INHolland Alkmaar. Het rapport dat voor u ligt, bevat de resultaten van dit onderzoek. Het is een compacte samenvatting van een zeer uitgebreid literatuuronderzoek. Het geeft een overzichtelijk en helder beeld van de voor vele HRM’ers ondoorzichtige en ontoegankelijke wereld van functiewaardering. Voor organisaties die zich oriënteren op dit thema, zal dit rapport dan ook zeer waardevol zijn. In de rapportage wordt ten eerste ingegaan op het begrip functiewaardering. Vervolgens worden de verschillende functiewaarderingssystemen inhoudelijk met elkaar vergeleken. Tevens is onderzocht welke systemen er in de regio Noord-Holland Noord door organisaties worden toegepast, op welke wijze en hoe de gebruikers de toepassing ervaren. Aan dit onderzoek hebben 75 middelgrote en grote organisaties uit zowel de profit als de non-profit sector deelgenomen. Afsluitend wordt er ingegaan op enkele actuele ontwikkelingen rondom functiewaardering. Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit onderzoeksrapport kunt u contact met ondergetekende opnemen. Indien gewenst is tevens een uitgebreide versie van het rapport verkrijgbaar. Wij wensen u leesplezier en nieuwe inzichten toe ! Met vriendelijke groet, H&S Adviesgroep B.V.

Drs. Ruud Loos Business unit manager HR Consultancy & Support Tel. 072 – 5125230 Mail [email protected].


2

HET BEGRIP FUNCTIEWAARDERING Functiewaardering is een instrument waar het overgrote deel van de Nederlandse beroepsbevolking mee te maken heeft. Het heeft namelijk directe consequenties voor de primaire arbeidsvoorwaarden. Wij definiëren functiewaardering in dit onderzoek als ‘een instrument om op systematische en geobjectiveerde wijze te komen tot een rangorde in de relatieve zwaarte van functies in een organisatie’. Proces van functiebeschrijving en –waardering Functiewaardering kan tevens worden gezien in het bredere kader van het beschrijven en waarderen van functies en indelen in een loongebouw. Dit proces kan onderverdeeld worden in vier fasen: 1. de oriëntatiefase; 2. de voorbereidingsfase; 3. de uitvoeringsfase; 4. de nazorgfase. In de oriëntatiefase staan overleg en het maken van keuzes centraal. De organisatie doet er goed aan om na te denken over de resultaten die functiewaardering op moet leveren en de manier waarop het functiewaarderingsproject vormgegeven gaat worden. Tevens dient te worden beoordeeld of er vanuit de CAO verplichtingen zijn. De voorbereidingsfase is de fase waarin de functies worden beschreven. Dit resulteert in functieprofielen die informatie bevatten over de aard van de werkzaamheden, de verantwoordelijkheden en de bijbehorende bevoegdheden. In de uitvoeringsfase worden deze functieprofielen geanalyseerd, gewaardeerd en ingedeeld. Deze stappen vormen de kern van het functiewaarderingsproces. Op basis hiervan ontstaan functiegroepen die later in het proces gekoppeld worden aan de schalen in het loongebouw. De nazorgfase is de laatste fase in het functiewaarderingsproces. Nadat de resultaten van de uitvoeringsfase zijn vastgesteld en gecommuniceerd, zijn er nog een aantal stappen nodig om het proces volledig af te ronden. Denk aan het opstellen van een bezwaar- en beroepsprocedure voor het geval dat de medewerkers het niet eens zijn met de uitkomsten van het functiewaarderingsproces. Ook dienen wijzigingen in functies te worden beoordeeld op consequenties voor indeling. Zodoende wordt de legitimatie van de beloningen behouden. Rollen en verantwoordelijkheden Bij het functiewaarderingproces zijn een aantal partijen betrokken die een essentiële rol spelen in het geheel. Gedurende het functiewaarderingproces is een goede communicatie tussen al deze partijen van groot belang. Intern zijn de directie, de HRM-afdeling, de leidinggevenden en de medewerkers van belang. De Ondernemingsraad heeft op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) tevens een rol in het functiewaarderingsproces. Wanneer er een OR actief is in een organisatie, heeft zij instemmingsrecht ten aanzien van de keuze voor een functiewaarderingssysteem en met betrekking tot eventuele klachtenprocedures (artikel 27 WOR). Ook beslissingen rondom de beloningssystematiek moeten worden voorgelegd aan de OR. Omdat de WOR niets voorschrijft over het format en de inhoud van de functiebeschrijvingen en de indeling van individuele functies hoeven deze onderwerpen niet expliciet goedgekeurd te worden door de OR. Het is aan de werkgever of de OR over deze beslissingen wordt ingelicht. Wel zegt artikel 31c van de WOR over het inhuren van een externe partij: “De ondernemer doet aan de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk mededeling van zijn voornemen tot het verstrekken van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming, met betrekking tot een aangelegenheid als bedoeld in artikel 27.”


3

Een belangrijke externe partij is de vakbond. De vakbonden zijn betrokken bij CAOonderhandelingen, van waaruit soms functiewaarderingssystemen verplicht worden gesteld aan organisaties in een branche. Ook bij de ontwikkeling van de systemen zijn de vakbonden betrokken. Zij toetsen de systemen op het gebied van sekseneutraliteit en discriminatie en ook de gezichtspunten moeten voldoen aan een aantal eisen. Wanneer een functiewaarderingssysteem een dergelijke keuring heeft doorstaan, kan deze officieel door de vakbonden worden erkend. Ook functiewaarderingsdeskundigen van adviesbureaus kunnen betrokken zijn bij functiewaarderingsprojecten. Zij voeren in dat geval meestal de waardering uit en/ of begeleiden het proces. Redenen om hen in te schakelen zijn veelal die van onafhankelijkheid, objectiviteit of capaciteit. Functiewaarderingsmethoden Voor het vaststellen van de onderlinge zwaarte van de functies in een organisatie bestaan verschillende methoden. Deze methoden zijn op basis van de vragen “wat willen we waarderen?” en “hoe willen we waarderen?” in te delen in twee categorieën: de te beoordelen aspecten en de manier van waardering. De eerste categorie is onder te verdelen in drie methoden: 1. Het één voor één waarderen van alle individuele functies; 2. Het waarderen van inhoudelijk verwante functies die zijn geclusterd in groepen, ook wel functiefamilies genoemd; 3. Het waarderen van slechts een aantal functies, die vervolgens als referentie dienen voor de vergelijking van de overige functies. De tweede categorie is onder te verdelen in twee methoden, namelijk de analytische en de niet-analytische methoden. De analytische methoden zijn puntenmethoden. Hierbij wordt de waarde van een functie vastgesteld aan de hand van de toekenning van een aantal punten per vastgesteld kenmerk. Deze kenmerken worden gezichtspunten genoemd en richten zich met name op de werkzaamheden die in een functie uitgeoefend dienen te worden. De nietanalytische methoden zijn vergelijkingsmethoden, waarbij geen punten worden toegekend. Beide methoden hebben voor- en nadelen. Deze zijn in de tabel hieronder samengevat. Met name de verschillen in objectiviteit en de benodigde expertise zijn vaak redenen om voor één van de twee methoden te kiezen. Analytische methoden

Niet-analytische methoden

Voordelen - Objectief; - Toepasbaar in diverse branches; - Methode veelal gevalideerd.

Voordelen - Vereist minder expertise, is gemakkelijk hanteerbaar; - Is flexibel/ aan te passen aan de eigen organisatie; - Is praktisch; - Is goed uitlegbaar.

Nadelen - Is lastig uitlegbaar, want expertise m.b.t. functiewaardering is noodzakelijk; - Er is vaak sprake van grensgevallen, waardoor discussies kunnen ontstaan; - Systemen mogen niet zomaar gebruikt worden; licentie is vereist; - Organisaties kunnen hierdoor afhankelijk zijn van de de systeemhouder.

Nadelen - Is minder nauwkeurig; - Methode is veelal niet gevalideerd; - Werkt beste bij organisaties met weinig functies.


4

VERGELIJKING TUSSEN FUNCTIEWAARDERINGSSYSTEMEN In de loop der tijd zijn er tal van verschillende functiewaarderingssystemen ontwikkeld. In dit onderzoek wordt getracht een beeld te krijgen van de overeenkomsten en verschillen tussen de in Nederland meest voorkomende functiewaarderingssystemen. Analytisch/niet-analytisch Wat opvalt is dat de meeste functiewaarderingssystemen volgens de analytische methode van functiewaardering werken. Ruim 70% van de functiewaarderingssystemen is een ‘puntensysteem’. Een verklaring hiervoor kan zijn dat het toekennen van punten de objectiviteit van de waardering beter waarborgt. Om de voordelen van het analytisch en niet-analytisch waarderen te combineren, gebruiken sommige systemen beide methoden. Op deze manier is de objectiviteit gegarandeerd, maar kan toch flexibel worden omgegaan met de waardering. Systemen die op deze manier werken, zijn MNT Bakkenist, ODRP-GFS en de Methode voor Resultaatgericht Functiewaarderen (MRF). Ook de H&S Levelling Matrix van H&S Adviesgroep is nietanalytisch, maar kan wel een puntentoekenning hanteren indien een organisatie daar om vraagt. Gezichtspunten Een tweede aspect waarop de systemen van elkaar verschillen, is het aantal gezichtspunten dat de analytische systemen hanteren. Het ene systeem onderscheidt namelijk 14 gezichtspunten terwijl het andere systeem er maar 4 gebruikt. Een voordeel van zo min mogelijk gezichtspunten is dat het systeem simpel blijft. De waardering is gemakkelijker en sneller uit te voeren. Een potentieel nadeel is echter dat de objectiviteit lager kan zijn dan bij een systeem met meer gezichtspunten. Gemiddeld worden er zo’n 8 gezichtspunten gehanteerd. De gezichtspunten die het meest worden gehanteerd, zijn kennis en kunde, het afbreukrisico en de benodigde vaardigheden die de functiehouder nodig heeft voor een correcte invulling van zijn functie. Daarnaast worden de gezichtspunten communicatie en leidinggeven door veel systemen gebruikt om een waarde toe te kennen aan een functie. Behalve de gezichtspunten worden ook de bezwarende omstandigheden in veel systemen gewaardeerd. Vooral in de bouw, de zorg en de industrie is dit aan de orde, omdat daar veel fysieke werkzaamheden worden verricht. De lichamelijke inspanning en het risico dat de functiehouders lopen, is daar van invloed op de waardering van de functie. Maar ook op kantoor zijn er omstandigheden die ervoor kunnen zorgen dat de zwaarte van het werk beïnvloedt wordt. Aanwezigheid van afweegfactoren De gezichtspunten in een functiewaarderingssysteem worden, vooral bij analytische systemen, vaak gekoppeld aan zogenoemde afweegfactoren. Dit zijn factoren die een bepaalde weging aan een gezichtspunt geven, waardoor dat gezichtspunt niet in dezelfde mate meetelt dan de andere gezichtspunten. Bij sommige systemen zijn deze afweegfactoren vooraf al vastgesteld. Andere systemen laten de keuze voor afweegfactoren afhangen van de betreffende organisatie. Daarnaast zijn er ook systemen die vinden dat alle gezichtspunten even zwaar horen te wegen en niet met afweegfactoren werken. Uit de vergelijking is gebleken dat de helft van de systemen met vaste afweegfactoren werkt. Bij ISF/SAO zijn de afweegfactoren bijvoorbeeld ingebouwd in de tabellen en ook ORBA heeft een aantal standaard afweegfactoren vastgesteld. Systemen als HAY, FUWASYS en


5

MNT Bakkenist en de niet-analytische systemen werken niet met afweegfactoren. Ieder gezichtspunt weegt bij deze systemen in principe even veel. Aanwezigheid van referentiefuncties Veel functiewaarderingssystemen hebben een bestand samengesteld van allerlei soorten functies die met het systeem gewaardeerd zijn (referentiefuncties). Dit bestand kan gebruikt worden om globaal in te schatten welke verhouding de functies ten opzichte van elkaar hebben. ORBA heeft bijvoorbeeld het Nationaal ORBA Referentie Materiaal (NORM) en het Branchegebonden ORBA Referentie Materiaal (BORM). Andere systemen zoals FWF, BASYS, FUWASYS, FWG 3.0 en ISF/SAO hebben enkel referentiefuncties, die betrekking hebben op de sector waarin zij worden gebruikt. HAY, USB en FuwaLeeuw beschikken alleen over algemene referentiefuncties. Daarnaast zijn er ook nog een aantal systemen die geen referentiefuncties hebben. Dit zijn NERF, ODRP-GFS, het Rollenmodel van Baarda, het ZFWS en de H&S Levelling Matrix. Expertsysteem Hoewel de analytische puntenmethode het meest voorkomt onder de functiewaarderingssystemen, is de toepassing ervan bij sommige systemen vrij ingewikkeld. De meeste systemen zijn daardoor expertsystemen. Dit houdt in dat organisaties de waardering aan de hand van deze systemen lastig zelf uit kunnen voeren en daardoor afhankelijk zijn van de kennis en kunde van de systeemhouder. Dit kan advieskosten met zich meebrengen, maar kan ook de flexibiliteit van de uiteindelijke indeling van de functies beperken. Een voordeel van deze expertsystemen is echter wel dat de organisatie verzekerd is van een correcte, objectieve en duidelijke waardering van de functies. Veel systeemhouders hebben inmiddels getracht het nadelige effect van de expertsystemen te verhelpen. Door het geven van een training aan de personen die de waardering moeten verrichten, wordt de kennis van de methode overgedragen aan de organisatie. Hierdoor kunnen zij de waardering grotendeels zelf uitvoeren. Voorbeelden van systemen die op deze manier werken, zijn HAY, FWG 3.0, FUWASYS en het Zuidema Functiewaarderingssysteem (ZFWS). ISF/SAO kan zonder training meteen door organisaties zelf worden toegepast. Geautomatiseerde hulpmiddelen Een ander aspect waarop de systemen van elkaar verschillen, is de aanwezigheid van hulpmiddelen bij de waardering. Tegenwoordig is het gebruikelijk dat er digitaal gewerkt wordt. Dit geldt ook in toenemende mate voor functiewaardering. De meeste systemen beschikken over een geautomatiseerde versie van het systeem, zodat organisaties op de computer punten kunnen toekennen of een vergelijking kunnen maken. Na afloop krijgt de organisatie dan meteen de resultaten te zien. Toch zijn er nog functiewaarderingssystemen die nog niet zo ver ontwikkeld zijn. Integrale toepasbaarheid Het grootste gedeelte van de functiewaarderingssystemen is integraal toepasbaar. Dit houdt in dat zij zowel bij kleine als bij grote organisaties gebruikt kunnen worden en in verschillende bedrijfstakken inzetbaar zijn. Toch zijn er ook systemen die slechts in een bepaalde bedrijfstak of branche (kunnen) worden toegepast. Voorbeelden van deze systemen zijn het FWF voor de zorgverzekeraars, BASYS voor de banken en FUWASYS voor de overheid. Daarnaast is FWG 3.0 gemaakt voor de zorgsector en wordt ISF/SAO voornamelijk in de sector metaal en techniek gebruikt. Tenslotte zijn er ook functiewaarderingshandboeken die specifiek voor branches zijn ontwikkeld op basis van de CATS of ORBA-systemen. Universele toepasbaarheid Naast de integrale toepasbaarheid is ook de universele toepasbaarheid van belang. Vrijwel alle functiewaarderingssystemen zijn te gebruiken voor de waardering van alle soorten


6

functies in een organisatie. HAY en de handboeken op basis van CATS zijn hierin een uitzondering. De HAY systematiek wordt voornamelijk gebruikt voor de waardering van hogere functies. Vaak kiezen organisaties ervoor om bijvoorbeeld de leidinggevenden met HAY te waarderen, terwijl de overige functies aan de hand van een ander systeem worden ingedeeld. Een voordeel van het HAY-systeem is dat dit het enige internationaal goed toepasbare systeem is. Ook de handboeken op basis van CATS, die veelal voor specifieke branches ontwikkeld zijn, kennen meestal een werkingssfeer die beperkt is qua niveau en waar niet alle functies mee gewaardeerd kunnen worden. Erkend door de vakbonden Tot slot is er nog één laatste, niet geheel onbelangrijk verschil tussen de systemen op de markt. Namelijk of de systemen door de vakbonden zijn erkend. Dit is bij de helft van de systemen het geval en dan met name bij de bekendere, analytische systemen. Voor veel organisaties is erkenning een belangrijk criterium wanneer zij de keuze maken voor één van de systemen. Het feit dat de vakbonden een systeem goedkeuren, wil namelijk zeggen dat het systeem voldoet aan eisen qua objectiviteit, betrouwbaarheid en transparantie. Daarnaast vergroot de erkenning van de vakbonden het draagvlak voor de waardering van de functies. Wanneer medewerkers immers het gevoel hebben dat hun functie via een ‘eerlijk’ systeem gewaardeerd wordt, zullen zij vertrouwen hebben in de kwaliteit van de resultaten. In de tabel op de volgende pagina zijn alle functiewaarderingssystemen vergeleken op basis van de hiervoor genoemde criteria, zodat in één oogopslag kan worden opgemaakt op welke aspecten de systemen van elkaar verschillen. MARKTONDERZOEK Om te bekijken welke functiewaarderingssystemen in de praktijk het meeste worden toegepast, is marktonderzoek gedaan. Door middel van een telefonische enquête is een steekproef gehouden onder organisaties in de regio Den Helder tot Amsterdam. Uiteindelijk hebben 75 organisaties aan het onderzoek deelgenomen. De totale respons van het onderzoek komt hiermee op 49.6%. De deelnemers hebben antwoord gegeven op onder meer de volgende vragen: • Hanteert u een systeem voor functiewaardering? • Bent u vanuit een CAO verplicht dit systeem toe te passen? • Vindt u het functiewaarderingssysteem goed uitvoerbaar? • Wie voert de functiewaardering binnen uw organisatie uit? • Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van een bezwaar- en beroepsprocedure? Populatie De deelnemerspopulatie is qua omvang en achtergrond als volgt opgebouwd: Aantal medewerkers

Aantal organisaties Percentage

Minder dan 50 50 - 100 100 - 250 250 - 500 500 en meer Onbekend Totaal

6 16 24 14 13 2 75

8% 21% 32% 19% 17% 3% 100%


7

Criteria Systeem Systeemhouder

Analytisch/ nietanalytisch

Aantal gez.punten

Afweegfactoren aanwezig

Referentiefuncties aanwezig

Expertsysteem

Geautomatiseerde hulpmiddelen

Integraal toepasbaar

Universeel toepasbaar

Erkend door de vakbonden

ORBA

AWVN

Analytisch

10

Ja

Ja

Ja

Craft

Ja

Ja

Ja

CATS

De Leeuw Consult

Analytisch

9

Ja

Ja

Ja

Auto Cats

Ja

Ja

Ja

HAY

Hay Group

Analytisch

8

Nee

Ja

Ja

Hay e-job Structure Manager

Ja

Redelijk

Ja

USB

Adviesbureau Berenschot

Analytisch

6

Ja

Ja

Ja

JPS en BSP

Ja

Ja

Ja

Zuidema Personeelsmanagement

Analytisch

6

Ja

Nee

Ja

Geautomatiseerd systeem in Windows

Ja

Ja

Ja

Price Waterhouse Coopers

Analytisch

10

Ja

Nee

Ja

Onbekend

Ja

Ja

Ja

Alleen in de gezondheidszorg Alleen in de metaal en elektra branche

Ja

Ja

Ja

Ja

ZFWS IFA FWG 3.0

FWG CV/Advies

Analytisch

9

Ja

Ja

Ja

Computer ondersteunende versie

ISF/SAO

FME-CWM

Analytisch

7

Ja

Ja

Nee

Niet aanwezig

Stichting Personeelsinstrumenten Onderwijs

Analytisch

14

Nee

Ja

Ja

FUWASYS/ FUWAUIT

Alleen bij de (semi) overheid

Ja

Nee

Human Capital Group

Analytisch

9

Onbekend

Ja

Ja

Onbekend

Alleen bij de zorgverzekeraars

Ja

Nee

Eprom

Analytisch

7

Ja

Ja

Ja

Niet aanwezig

Alleen bij de banken

Ja

Nee

Adviesbureau Berenschot

Analytisch

6

Onbekend

Onbekend

Ja

Onbekend

Alleen in de sociale verzekeringsector

Ja

Nee

Adviesbureau Leeuwendaal

Beide

9

Nee

Ja

Nee

Fuwa Wizard

Ja

Ja

Nee

Alleen overheid en non-profit sector

Ja

Nee

FUWASYS FWF BASYS IFB Fuwa Leeuw

NERF HRM-implementatie

Analytisch

7

Ja

Nee

Ja

Geautomatiseerde beheersmodule

MNT Bakkenist

Human Capital Groep

Beide

9

Nee

Ja

Beide

Bakkenist en MNT Online

Ja

Ja

Ja

ODRP -GFS

Capgemini Nederland

Beide

5

Onbekend

Nee

Ja

OFS® Cliënt

Alleen bij gemeenten

Ja

Nee

Rollenmodel Baarda

Bureau Baarda

Niet- analytisch

-

Nee

Nee

Ja

Onbekend

Ja

Ja

Nee

Eprom

Analytisch

4

Nee

Ja

Ja

Eprom Internet Functiemanager

Ja

Ja

Nee

H&S Adviesgroep

Beide

8

Optioneel

Nee

Beide

(nog) niet aanwezig

Ja

Ja

Nee

NERF

MRF H&S L.matrix

Tabel: inhoudelijke vergelijking functiewaarderingssystemen


Deelnemende organisaties per branche Branche

Aantal organisaties Percentage

Bouw Metaal en techniek Industrie Handel Transport ICT Financiële dienstverlening Zakelijke dienstverlening Overige profit Overheid Semi-overheid Zorg Productie Totaal

7 14 9 5 3 3 5 2 4 3 1 6 13 75

9% 19% 12% 7% 4% 4% 7% 3% 5% 4% 1% 8% 17% 100%

Resultaten van het onderzoek Uit het marktonderzoek is gebleken dat ruim 77% van de geënquêteerde organisaties met een vaste methode werkt om de functies te waarderen. 61% van de deelnemers is vanuit een CAO verplicht het betreffende functiewaarderingssysteem te gebruiken. Voornamelijk in de sector metaal en techniek en in de zorgsector worden veel systemen vanuit een verplichting toegepast. Ook in de transportbranche en in de productie komt dit vaak voor. De andere organisaties hebben zelf voor het functiewaarderingssysteem gekozen. Zij gaven hiervoor twee redenen; het systeem wordt veel in de betreffende branche gebruikt of het systeem is een bekend systeem. 16% van de geënquêteerde organisaties geeft aan dat zij niet met een functiewaarderingssysteem werken. Hiervan zegt ruim de helft (7% van de deelnemers) dit in de toekomst wel te willen gaan doen. Wanneer zij zelf de keuze voor een functiewaarderingssysteem mogen maken, zijn voor hen een aantal inhoudelijke aspecten van groot belang. In eerste instantie dient het systeem volgens de deelnemende organisaties objectief te zijn. Ook dienen de resultaten van de functiewaardering goed uitlegbaar te zijn aan de medewerkers en dient het systeem betrouwbaar te zijn. Daarnaast vinden veel organisaties dat het systeem eenvoudig hanteerbaar moet zijn en dat het herkenbare resultaten op moet leveren. Zelf doen of uitbesteden? 7% van de deelnemers is momenteel bezig met het uitvoeren van een functiewaarderingsproject. Van alle deelnemers voert 67% de waardering van de functies zelf uit. Hiervoor gaven zij de volgende redenen op: • Omdat het systeem gemakkelijk hanteerbaar is – 84% • Omdat het geld bespaart als wij het zelf doen – 4% Slechts 9% van de organisaties die de waardering zelf verrichten, stelt hiervoor een interne functiewaarderingscommissie aan. Deze bestaat in over het algemeen uit: • De P&O/HR Manager – 36%; • Eén of meer directieleden – 14%; • Eén of meer vertegenwoordigers van de Ondernemingsraad – 43%; • Eén of meer leidinggevenden – 7%.


Andere organisaties besteden het waarderen liever uit aan een extern adviesbureau (24%, waarvan 19% aan de systeemhouder). De voornaamste redenen om de waardering uit te besteden zijn de deskundigheid van de adviseur en de objectiviteit van de functiewaarderingsresultaten die daarmee wordt verkregen. Daarnaast speelt voor een aantal organisaties de omvang van het project mee. Zij hebben niet genoeg capaciteit om het project zelf uit te voeren. Sommige organisaties laten ook andere fasen in het proces van functiebeschrijvingen waardering door de externe adviseur uitvoeren, voornamelijk om tijd te besparen. 18% van de organisaties geeft bijvoorbeeld aan ook de beschrijving van de functies door de externe adviseur te laten doen. Daarnaast laat nog eens 9% ook het salarisgebouw door de externe adviseur opstellen. Het gemiddelde cijfer dat organisaties geven voor de samenwerking met de externe adviseur of de systeemhouder is een 7,8. Gebruik van de systemen Verder blijkt dat ORBA het meest gebruikte functiewaarderingssysteem is onder de deelnemers uit de regio. Bijna 20% van de deelnemers hanteert dit systeem. Op de tweede plaats komen de op CATS en ORBA gebaseerde functiehandboeken met 17%. Hoewel CATS als systeem vrij weinig gebruikt worden in deze regio de functiehandboeken op basis van CATS wel veel toegepast. Dit komt met name doordat deze handboeken speciaal gemaakt zijn voor verschillende branches en doordat het gebruik ervan in de CAO’s van deze branches meestal verplicht is. Uit het marktonderzoek blijkt dat bijna alle deelnemers voldoen aan de verplichting in de CAO. Slechts enkele deelnemers kiezen voor een ander systeem dan in de CAO vermeld staat. Hoewel veel organisaties in de zorg en bij de overheid niet vanuit de CAO verplicht zijn om deze systemen toe te passen, blijkt uit het marktonderzoek dat dit toch wel vaak voorkomt. 83% van de organisaties in de zorgsector gebruikt FWG 3.0 en 75% van de organisaties bij de overheid of de semioverheid hanteert ODRP-GFS of FUWASYS. Systemen als NERF en MRF worden onder de deelnemers niet gebruikt. Hetzelfde geldt voor IFA en ZFWS. Ook het rollenmodel van Baarda en de bedrijfstaksystemen IFB, Basys en FWF blijken in de praktijk bijna niet te worden gebruikt onder de deelnemers. Twee andere functiewaarderingssystemen, die volgens de resultaten van het marktonderzoek weinig worden toegepast, zijn US Berenschot en HAY. Beide systemen worden in totaal door slechts 6% van de deelnemende organisaties gehanteerd. Uit het marktonderzoek blijkt dat HAY maar door twee organisaties als primair systeem wordt gebruikt. Wel wordt HAY vaak als tweede systeem gebruikt, omdat dit een goed systeem is voor de waardering van de hogere functies in een organisatie. In 77% van de organisaties wordt gewerkt met een bezwaar- en beroepsprocedure met betrekking tot functiewaardering. De andere 23% heeft wel nagedacht over de mogelijkheden voor bezwaar en beroep, maar vindt het niet nodig om een speciale procedure daarvoor op te zetten. Vaak ligt de reden voor deze keuze bij de omvang van de organisatie. Kleine organisaties zijn informeler van aard en handelen dit soort situaties onderling af. Voor grotere organisaties wordt dit lastig, gezien het aantal medewerkers en de verschillende soorten functies waar rekening mee gehouden dient te worden. Wat betreft de ervaringen van de deelnemende organisaties over het gebruik van de functiewaarderingssystemen kan worden geconcludeerd dat bijna 78% van de organisaties de systemen goed uitvoerbaar vindt. Zij vinden de resultaten goed uitlegbaar en tevens herkenbaar. Ongeveer 17% beoordeelt deze aspecten met redelijk en slechts 5% van de organisaties geeft aan ontevreden te zijn met de systemen als het gaat om de uitvoerbaarheid, uitlegbaarheid of de herkenbaarheid. Alle antwoorden op de vragen uit het onderzoek zijn opgenomen in de bijlage.


10

ONTWIKKELINGEN Veel systeemhouders proberen hun systeem aan te passen aan nieuwe inzichten, die zijn ontstaan. Op dit moment zijn er een aantal ontwikkelingen te onderscheiden die zorgen voor andere toepassing van functiewaardering maar met name ook koppeling van functiewaardering aan andere HR instrumenten. Resultaatgericht functiewaarderen Een recente ontwikkeling is het resultaatgericht functiewaarderen. In plaats van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het uitvoeren van een bepaalde functie, staat nu het beoogde resultaat van een functie centraler. De Methode Resultaatgericht Functiewaarderen van Eprom is een voorbeeld van deze ontwikkeling. Hoewel nog niet veel organisaties zijn overtuigd van deze manier van waarderen, is de opkomst van deze methode wel voor veel HR magazines een centraal onderwerp. Ook andere functiewaarderingssystemen worden tegenwoordig steeds vaker gekoppeld aan de organisatiedoelstellingen. De systeemhouder van FWG 3.0 heeft bijvoorbeeld onlangs een instrument ontwikkeld om per medewerker in kaart te kunnen brengen wat er van hem of haar verwacht wordt in de betreffende functie. Dit instrument kan in combinatie met het FWG functiewaarderingssysteem worden gehanteerd. Ook de meest recente versie van het ORBA systeem (ORBA Performance management) is hier al op ingesteld. Individuele prestaties Een andere ontwikkeling is het toenemende belang van individuele prestaties. Er wordt steeds meer aandacht besteed aan de wijze waarop een medewerker zijn of haar functie vervult. Hiermee neemt het belang van meer persoonsgerichte beoordeling en beloning toe. Daarentegen neemt de betekenis van functiewaardering hiermee enigszins af, omdat het salaris niet meer alleen afhangt van slechts een aantal gezichtspunten. Het voordeel van deze manier van belonen, is dat medewerkers meer het gevoel hebben dat zij invloed hebben op de hoogte van hun salaris. Toch blijft functiewaardering veelal nog de basis van de functie-indeling en van het salarissysteem van een organisatie. Koppeling met competenties Een ontwikkeling die nauw samenhangt met de eerste twee ontwikkelingen, is dat sommige functiewaarderingssystemen tegenwoordig rekening houden met bepaalde competenties waarover een functiehouder moet beschikken. Naast de gezichtspunten van het systeem, worden ook andere vaardigheden gekoppeld aan de waardering van de functie. In 2003 maakte al ruim één op de drie organisaties gebruik van competentiemanagement. Digitalisering Met de opkomst van de ICT is de afgelopen jaren ook steeds meer op het gebied van functiewaardering gedigitaliseerd. De meeste functiewaarderingssystemen hebben reeds een online toepassing. Dit is niet alleen erg praktisch, maar kan ook tijd besparen. Bedrijfseigen functiewaarderingssystemen Uit de resultaten van het marktonderzoek valt op te maken dat veel organisaties het liefst met een eigen functiewaarderingssysteem werken. Hierdoor ontstaan veel verschillende bedrijfseigen functiewaarderingssystemen die gebaseerd zijn op reeds bestaande systemen. Het voordeel van deze systemen is dat de waardering vrijwel exact aansluit bij de cultuur en de beleving binnen de organisatie. De herkenbaarheid van de resultaten wordt hiermee vergroot en ook de uitlegbaarheid ervan verbetert. Globalisering De internationale toepassing van functiewaarderingssystemen neemt tevens toe. Enkele systeemhouders streven naar een internationaal toepasbaar functiewaarderingssysteem


11

vanwege de mogelijkheid tot het vergelijken van referentiefuncties. Eén van de eerste en meest bekende systemen die internationaal toepasbaar is, is HAY. Dit systeem is in veel talen verkrijgbaar en kan daardoor in allerlei landen worden toegepast. Vooral multinationals hebben baat bij deze ontwikkeling, aangezien zij zo kunnen zorgen dat alle functies binnen hun organisatie op eenzelfde wijze gewaardeerd worden. De systeemhouders proberen tevens in alle landen waar hun systeem wordt toegepast, een kantoor te openen om de organisaties ter plaatste te kunnen ondersteunen bij de waardering. De Hay Group is al lange tijd internationaal actief. Sinds kort is ook Eprom internationaal aan het uitbreiden. Daarnaast wordt ook ORBA zo nu en dan al in het buitenland toegepast. Veranderende functies Technische innovaties leiden tot veranderingen in organisaties en functiestructuur. Dit leidt tot indelingsvragen. Om deze reden is het aan te raden om aandacht te geven aan het onderhoud van functies. Veranderende arbeidsverhoudingen Voorheen waren het de leidinggevenden die de waardering van de functies uitvoerden. De medewerkers kregen alleen de resultaten te horen. Inmiddels worden de medewerkers steeds vaker bij het hele functiewaarderingsproces betrokken. Steeds vaker wordt hierdoor gebruikt gemaakt en/of gevraagd om een bezwarenprocedure. Om te kunnen voldoen aan deze nieuwe verwachtingen van medewerkers, moet de werkgever tegenwoordig met veel factoren rekening houden. Uit het marktonderzoek is gebleken dat veel organisaties bij de keuze van een functiewaarderingssysteem rekening houden met de uitlegbaarheid van de resultaten aan de medewerkers. Zo simpel als de waardering van functies vroeger was voor organisaties, zo complex kan deze soms nu zijn.

SLOTWOORD Naar blijkt uit ons onderzoek past immers het overgrote deel van onze deelnemerspopulatie een functiewaarderingssysteem toe. Een ander substantieel deel is daarnaast van plan dat in de toekomst nog te gaan doen. Er zijn dan ook weinig middelgrote en grote organisaties zonder functiewaarderingssysteem. De keuze van een systeem heeft behoorlijke consequenties voor een organisatie en haar medewerkers. Door middel van dit onderzoek hopen wij u een goed overzicht te hebben gegeven van de wijze, waarop uw collega organisaties omgaan met functiewaardering. Voor organisaties, die zich oriënteren op functiewaardering, hebben wij als bijlage 2 een handige checklist bijgevoegd. Hierin wordt telkens terugverwezen naar informatie uit deze rapportage. Heeft u hier vragen over of stelt u prijs op een vrijblijvende klankbordsessie naar aanleiding van dit rapport, dan horen wij dat graag van u. Voor functiewaardering geldt immers zeer zeker ‘bezint eer ge begint!’


12

BIJLAGE 1 – Resultaten marktonderzoek per vraag Branches

Aantal medewerkers

Branche

Aantal

Bouw

7

Metaal en techniek

Aantal medewerkers < 50

Aantal 6

14

50 - 100

16

Industrie

9

100 - 250

24

Handel

5

250 - 500

14

Transport

3

500 >

13

ICT

3

Financiële dienstverlening

5

Zakelijke dienstverlening

2

Overige profit

4

Overheid

3

Zorg

6

Overige non profit Productie

1 13 75

Vraag 1: Hanteert u een systeem voor functiewaardering?

Aantal

Ja

58

Nee

12

Zijn we mee bezig

5

Geen idee

-

Vraag 2: Bestaat de kans dat u dit in de toekomst wel gaat doen?

Aantal

Ja

8

Nee

4

Geen idee

-

Vraag 3: Waar moet zo’n functiewaarderingssysteem volgens u aan voldoen? (meerdere antwoorden mogelijk)

Aantal

Goed uitlegbaar

4

Herkenbaar

3

Objectief

6

Eenvoudig hanteerbaar

3

Betrouwbaar

4

Flexibel

-

Anders

-

Geen idee

2


13

Vraag 4: Welk functiewaarderingssysteem wordt er gehanteerd?

Aantal

ORBA

12

CATS

1

HAY

2

FWG 3.0

5

ODRP-GFS

1

US Berenschot

2

ISF/SAO

6

Fuwasys

1

MNT Bakkenist

1

Eigen systeem Functiehandboek

8 11

Methode in de CAO

9

Anders

2

Geen idee

3

Vraag 5: Bent u vanuit een CAO verplicht dit systeem toe te passen?

Aantal

Ja, onze CAO schrijft dit systeem voor

40

Nee, onze CAO laat ons vrij in de keuze voor een functiewaarderingssysteem

15

Nee, onze CAO schrijft een ander systeem voor. Wij hebben zelf voor dit systeem gekozen.

2

Wij hebben geen CAO

6

Geen idee

3

Vraag 6: Waarom heeft u voor dit functiewaarderingssysteem gekozen?

Aantal

Omdat dit systeem in onze branche veel wordt gebruikt Omdat het een bekend system is

4 3

Omdat dit systeem van oudsher al bij ons wordt gebruikt

1

Vanwege de internationale vergelijkingsmogelijkheden

1

Geen idee

8

Vraag 7: Vindt u het functiewaarderingssysteem goed uitvoerbaar?

Aantal

Ja

46

Redelijk

11

Nee

3

Geen idee

2

Vraag 8: Vindt u het functiewaarderingssysteem goed uitlegbaar aan uw medewerkers? Ja

Aantal 47

Redelijk

9

Nee

3

Geen idee

3


14

Vraag 9: Vindt u de resultaten van dit functiewaarderingssysteem herkenbaar?

Aantal

Ja

47

Soms

11

Nee

1

Geen idee

3

Vraag 10: Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van een bezwaar- en beroepsprocedure?

Aantal

Ja

48

Nee

14

Geen idée Vraag 11: Wie voert de functiewaardering uit?

Aantal

De P&O/HR Manager

50

De leidinggevenden

11

Een functiewaarderingscommissie Een extern adviesbureau, niet zijnde de systeemhouder De systeemhouder

7 4 15

Anders

-

Geen idee

-

Vraag 12: Waarom heeft u ervoor gekozen om de functiewaardering zelf uit te voeren? Omdat het systeem gemakkelijk hanteerbaar is Omdat het geld bespaart als we het zelf doen Geen idee Vraag 13: Uit welke personen bestaat deze commissie? (meerdere antwoorden mogelijk)

Aantal 38 2 5

Aantal

De P&O/HR Manager

5

Een extern adviseur

-

Eén of meer vertegenwoordigers uit de Ondernemingsraad

6

Eén of meer directieleden

2

Anders

1

Geen idee

-

Vraag 14: Waarom heeft u gekozen voor een extern adviesbureau? (meerdere antwoorden mogelijk)

Aantal

Vanwege de deskundigheid van de adviseur Vanwege de omvang van het project (tijdsinvestering en beschikbare menskracht) Vanwege het kostenaspect

6

Vanwege de grootte/complexiteit van de organisatie

-

Vanwege de objectiviteit van de functiewaarderingsresultaten

3

Anders

-

Geen idee

-

2 -


15

Vraag 15: Welke van onderstaande fasen in het functiewaarderingsproject laat u uitvoeren door de externe adviseur? (meerdere antwoorden mogelijk) Het beschrijven van de functies

Aantal 2

De waardering/gradering van de functies

7

De indeling van de functies in functiegroepen

6

Het vaststellen van het salarisgebouw

2

Anders

1

Geen idee

-

Vraag 16: Als u de samenwerking met het externe adviesbureau/de systeemhouder zou moeten beoordelen, welk cijfer op de schaal van 1 tot en met 10 zou u het dan geven?

Aantal

1

-

2

-

3

-

4

-

5

-

6

-

7

7

8

11

9

2

10

-


16

Bijlage 2 -Checklist oriëntatie functiewaardering

Functiewaarderingssysteem verplicht vanuit CAO

Behoefte aan functiewaarderingssysteem zonder verplicht systeem

Inventariseren procedurele verplichtingen vanuit CAO: - Rol Ondernemingsraad (p.3) - Instemmingsaanvraag (p.3) - Waarderingsprocedure - Bezwarenprocedure (p.10)

Oriëntatie op keuze systeem - Is er een Ondernemingsraad actief? - Zo ja, wat zijn hun eisen en wensen? - Wensen Directie inventariseren - Wensen HRM afdeling inventariseren - Selecteren type systeem (p.4/5) - Uitbesteden of zelf systeem opstellen (p. 9/10) - Wat waarderen ? (p.4) - Hoe waarderen ? (p.4)

Opstellen stappenplan - Vormgeven projectorganisatie en taakverdeling (p. 9/10) - Afspraken met OR over rol en betrokkenheid (p.3) - Consequenties systeem voor format functiebeschrijvingen - Communicatieplan personeel - Opstellen eventuele bezwarenprocedure (p.10) - Indienen instemmingsaanvraag systematiek (p.3)

Uitvoeren stappenplan - Beschrijven functies en accordering door medewerkers - Uitvoeren functiewaardering conform opgestelde procedure - Vaststellen waardering en functie-indeling conform procedure - Communicatie resultaten - Uitvoeren eventuele bezwarenprocedure - Vaststelling en archivering dossiers

H&S Adviesgroep – juli 2009


17

Toepassing functiewaardering in Noord-Holland Noord

Recommend Documents