-1-
Uitvoeringsregeling arbeidsvoorwaarden gemeente Oldebroek INHOUD 1. Algemene bepalingen. 2. Regeling functiewaardering 2006. 3. (Variabele) werktijden. 4. Vakantie- en buitengewoonverlof. 5. Nota Werving en Selectie 6. Verkiezingsreglement ondernemingsraad. 7. Functionerings- en beoordelingsgesprekken. 8. Spaarloonregeling. 9. Toelagen en vergoedingen. 10. Reis- en verblijfkosten terzake van dienstreizen. 11. Richtlijnen beloningsbeleid. 12. Stageregeling. 13. Overige rechten en plichten. 14. Cafetariamodel gemeente Oldebroek. 15. Slotbepalingen.
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Begripsomschrijving Artikel 1:1 Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. LOGA: Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden; b. A.V.R.O.: arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek; c. ambtenaar: voor zover niet anders omschreven in het desbetreffende hoofdstuk, de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 van de AVRO en de werknemer in de zin van hoofdstuk 2 van de AVRO
HOOFDSTUK 2 REGELING FUNCTIEWAARDERING (uitvoering artikel 3:1:1, lid 2 AVRO) REGELING FUNCTIEWAARDERING 2006 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1:1 Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. ambtenaar: de betrokken ambtenaar die is aangesteld op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek, dan wel degene met wie een arbeidsovereenkomst is aangegaan op grond van artikelen 2:5 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Oldebroek;
-2-
b. generieke functie: het geheel van werkzaamheden dat uit de vastgelegde doelstelling en taken van de gemeente is af te leiden en dat door één of meerdere ambtenaren is te verrichten; c. functiebeschrijving: het op geordende wijze op een voorgeschreven formulier inhoudelijk weergeven van de generieke functie; d. taakbeschrijving: een specificatie van de aan de ambtenaar opgedragen taken; e. e. waardering: het op basis van de vastgestelde functiebeschrijving met behulp van het functiewaarderingssysteem vaststellen van de hoofdgroep en de gezichtspunten die aan de generieke functie worden verbonden; f. conversie: de koppeling van de resultaten van de waardering aan de salarisniveaus; g. adviseur: een in- of externe functiewaarderingsdeskundige; h. belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit betrokken is. Artikel 1:2 Onder een mannelijke naamgeving worden in deze regeling tevens een vrouwelijke naamgeving begrepen. FUNCTIEBESCHRIJVING Artikel 1:3 1. De adviseur stelt in overleg met de algemeen directeur en de desbetreffende afdelingshoofden voor iedere generieke functie een functiebeschrijving op. 2. De generieke functiebeschrijvingen worden voorgelegd aan het managementteam, dat haar visie op de beschrijvingen geeft. 3. De afdelingshoofden stellen voor iedere generieke functie ook een taakbeschrijving op. 4. De generieke functiebeschrijvingen en de taakbeschrijvingen worden voorgelegd aan het managementteam, dat haar visie op de beschrijvingen geeft. Artikel 1:4 De generieke functiebeschrijvingen en de taakbeschrijvingen worden in klankbordgroepen besproken met ambtenaren in aanwezigheid van een MT-lid en de adviseur. Artikel 1:5 Het college neemt een voorlopig besluit over de voorgenomen inhoud van de generieke functiebeschrijving en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de ambtenaar. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen als bedoeld in artikel 1:6, eerste lid. Artikel 1:6 1. Binnen drie weken na verzenddatum van de in artikel 1:5 bedoelde kennisgeving kan de ambtenaar mondeling en/of schriftelijk zijn bedenkingen toelichten bij een vertegenwoordiging namens het college (een afgevaardigde van P&O en de adviseur). Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. 2. De adviseur stelt naar aanleiding van de bedenkingen een advies op en bespreekt dit met het managementteam. Dit advies wordt naar de indiener en het college gestuurd. 3. Het college neemt na ontvangst en beoordeling van de in artikel 1:5 bedoelde bedenkingen en het artikel 1:6, lid 2 bedoelde advies een besluit over de inhoud van de generieke functiebeschrijving. 4. Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over de inhoud van de generieke functie beschrijving. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen als bedoeld in artikel 1:13, eerste lid. FUNCTIEWAARDERING Artikel 1:7 1. De adviseur voorziet de generieke functie aan de hand van de generieke functiebeschrijving en het functiewaarderingssysteem van een gemotiveerd waarderingsadvies.
-3-
2. De waarderingsadviezen worden voorgelegd aan de in artikel 1:8 bedoelde functiewaarderingscommissie. Artikel 1:8 1. Er is een functiewaarderingscommissie. 2. De functiewaarderingcommissie bestaat uit drie leden: a. één lid op voordracht van het college, niet zijnde lid van dit college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente; b. één lid op voordracht van de organisaties van overheidspersoneel vertegenwoordigd in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet zijnde een ambtenaar van de gemeente; c. één lid, tevens voorzitter, op voordracht van de onder a en b genoemde leden, niet zijnde lid van het college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente. De leden van de functiewaarderingscommissie worden benoemd door het college. 3. Aan de functiewaarderingscommissie wordt door het college een secretaris toegevoegd. De secretaris heeft geen stemrecht. Artikel 1:9 1. Het in artikel 7 bedoelde waarderingsadvies wordt door de adviseur toegelicht aan de functiewaarderingscommissie. 2. Indien de waardering van de generieke functie van de secretaris van de functiewaarderingscommissie door de adviseur wordt toegelicht, neemt deze geen deel aan de vergadering. 3. Nadat de adviseur de toelichting op het waarderingsadvies heeft gegeven, doet de functiewaarderingscommissie zijn eindadvies schriftelijk aan het college toekomen. Artikel 1:10 1. De vergaderingen van de functiewaarderingscommissie zijn niet openbaar. 2. De leden van de commissie, secretaris en adviseur zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of beraadslagingen bekend is geworden; 3. De functiewaarderingscommissie waardeert de generieke functies in een voltallige vergadering. Artikel 1:11 Het college neemt een voorlopig besluit over de waardering. Artikel 1:12 Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over het voorgenomen besluit van de functiewaardering en voegen de gemotiveerde waarderingsadviezen daarbij. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen als bedoeld in artikel 1:13, eerste lid. Artikel 1:13 1. Binnen drie weken na verzenddatum van de in artikel 1:12 bedoelde kennisgeving kan de ambtenaar mondeling en/of schriftelijk zijn bedenkingen toelichten bij een vertegenwoordiging namens het college (een afgevaardigde van P&O en de adviseur). Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. 2. De adviseur stelt naar aanleiding van de bedenkingen een advies op. Dit advies wordt naar de indiener en het college gestuurd. 3. Het college neemt na ontvangst van de in artikel 1:12 bedoelde bedenkingen en het in artikel 13, lid 2 bedoelde advies een besluit over de functiewaardering. 4. Het college doet schriftelijk mededeling aan de ambtenaar over de uitslag van de functiewaardering en voegen het gemotiveerd waarderingsadvies daarbij. Daarbij wordt de ambtenaar gewezen op de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen als bedoeld in artikel 1:14, eerste lid. BEZWARENPROCEDURE Artikel 1:14
-4-
1. Binnen zes weken na ontvangst van de in artikel 1:6 of 1:13 bedoelde mededeling kan de ambtenaar schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen tegen de inhoud van de generieke functiebeschrijving en de functiewaardering bij het college. 2. Het college vraagt advies over het bezwaar aan de bezwarencommissie functiewaardering. Artikel 1:15 1. Er is een bezwarencommissie functiewaardering als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht 2. De bezwarencommissie bestaat uit drie leden: a. één lid op voordracht van het college, niet zijnde lid van dit college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente; b. één lid op voordracht van de organisaties van overheidspersoneel vertegenwoordigd in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet zijnde een ambtenaar van de gemeente; c. één lid, tevens voorzitter, op voordracht van de onder a en b genoemde leden, niet zijnde lid van het college of de gemeenteraad of een ambtenaar van de gemeente. De leden van de bezwarencommissie worden benoemd door het college. 3. Aan de bezwarencommissie wordt door het college een secretaris toegevoegd. De secretaris maakt geen deel uit van de bezwarencommissie. Artikel 1:16 1. De bezwarencommissie stelt de ambtenaar en eventueel overige belanghebbenden in de gelegenheid het bezwaar mondeling nader toe te lichten. Daarbij wordt een vertegenwoordiger namens het college uitgenodigd om het standpunt van het college toe te lichten. 2. De bezwarencommissie kan deskundigen of informanten horen. Artikel 1:17 De bezwarencommissie brengt zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd advies uit over het bezwaar aan het college. Artikel 1:18 1. De zittingen van de bezwarencommissie zijn niet openbaar. 2. De leden van de commissie, alsmede de secretaris, deskundigen en informanten die door de commissie zijn gehoord, zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of beraadslagingen bekend is geworden. Artikel 1:19 Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het advies van de bezwarencommissie neemt het college een beslissing op het bezwaar en doen hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de betrokken ambtenaar en eventueel overige belanghebbenden. ONDERHOUD Artikel 1:20 1. Periodiek en hooguit één maal per jaar worden de functiebeschrijvingen door de leden van het managementteam getoetst op haar structurele actualiteit. Een verzoek tot onderhoud van de functiebeschrijving kan ook worden gedaan door de medewerker. 2. De leden van het managementteam of medewerkers dienen een aanvraag tot aanpassing in, wanneer de toets daartoe aanleiding geeft, na advies van de adviseur. 3. De hierbij geschreven regeling wordt gevolgd. 4. De Ondernemingsraad toetst de uitvoering van dit artikel. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 1:21 In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het college.
-5-
HOOFDSTUK 3 (VARIABELE) WERKTIJDEN (uitvoering van artikel 4:1 AVRO) Deelnemers Artikel 3:1 Voor het personeel dat werkzaam is in het gemeentehuis geldt voor zover niet an-ders overeengekomen een variabele werktijdenregeling overeenkomstig het be-paalde in dit hoofdstuk. Werktijden Artikel 3:2 a. De normale werktijd is 40 uur per week. b. De aanvang van de ochtendwerktijd is niet eerder dan 07.00 uur. c. Het einde van de middagwerktijd is niet later dan 18.00 uur. d. De werktijd bedraagt maximaal 9 en minimaal 7 uur per dag. e. De verplichte werktijden, zogenaamde bloktijden, zijn van 08.45 uur tot 11.45 uur en van 13.00 tot 15.00 uur. f. Onverkort het bepaalde in sub e dient in de regel iedere afdeling van 08.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.30 uur voor de helft bezet te zijn. Bij de berekening van deze bezettingseis kan de uitkomst naar beneden worden afgerond. Van 16.30 uur tot 17.00 uur dient de afdeling behoorlijk bezet te zijn, zulks ter beoordeling van het afdelingshoofd. Middagpauze Artikel 3:3 De middagpauze is variabel, maar begint niet eerder dan 11.45 uur en eindigt niet later dan 13.00 uur. De pauze bedraagt in ieder geval 30 minuten. Tijdregistratie Artikel 3:4 a. De arbeidsuren worden geregistreerd via Time Tell. b. De registratie dient dagelijks door het personeelslid zelf te geschieden. c. Voor de berekening van het aantal gewerkte uren wordt rekening gehouden met veelvouden van vijf minuten. Bij het bepalen van de individuele werktijd blijft het personeelslid in beginsel gehouden aan een 40-urige werkweek. Fictieve diensttijd Artikel 3:5 a. Bij het opnemen met een halve dag verlof kan men op die dag volstaan met vier uren aaneengesloten arbeid voor of na de lunchpauze, bij een hele dag verlof wordt een fictieve werktijd in aanmerking genomen van acht uren. Hetgeen hier bepaald is ten aanzien van het verlof geldt tevens indien men een halve of hele dag afwezig is wegens dokters- en tandartsbezoek, dienstreis, enz. b. Bij dokter- en tandartsbezoek, korter dan een halve dag, dient bij aankomst en vertrek normaal de tijd te worden geregistreerd. Komt men in dat geval later binnen dan 08.00 uur of vertrekt men voor 17.00 uur, dan kan als fictieve begin-, respectievelijk eindtijd 08.00 uur of 17.00 uur worden aangehouden. Maakt men hiervan gebruik, dan dient uiteraard het afdelingshoofd hiervan in kennis te worden gesteld. Artikel 3:6 De medewerker aangesteld bij de buitendienst van de afdeling Omgeving werkt dagelijks van 07.30 tot 12.00 en van 12.30 tot 16.00 uur. Artikel 3:7* Ongeacht het bepaalde in artikel 3:1 tot en met 3:6 kan op verzoek van de medewerker toestemming worden verleend om de werkweek zo in te delen dat er gedurende vier
-6-
werkdagen negen uur per werkdag gewerkt wordt. Een dergelijk verzoek wordt onder normale omstandigheden gehonoreerd als de bezetting en dienstverlening van het dienstonderdeel gewaarborgd is. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:8* De medewerker die zijn werktijd conform het voorgaande lid invult komt niet meer in aanmerking voor de in hoofdstuk 3 en de in de artikelen 4:8, 4:9 en 4:10 van de Uitvoeringsregeling gemeente Oldebroek aangegeven regelingen. De aanvang van de werkdag van de medewerker die zijn werktijd conform het voorgaande lid invult ligt niet voor 07.00 uur en eindigt niet later dan 18.00 uur, terwijl de pauze minimaal 45 minuten moet bedragen. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:9* Het vakantieverlof van de medewerker die zijn werktijd conform artikel 3:7 invult wordt in uren toegekend, waarbij een werkdag wordt vastgesteld op negen uur. In het geval dat werkdagen als verplichte ADV-dagen worden aangewezen moet de medewerker voor deze dagen verlof opnemen dan wel deze uren compenseren. *(Is toegevoegd per 24/05/2005) Artikel 3:10 Verloftegoed Het urentegoed conform deze regeling mag vanaf 1 januari 2011 maximaal 40 uur bedragen. Voor parttimers geldt een aan de werktijd evenredig deel van dit maximum. * (Is toegevoegd per 31/07/2008)
HOOFDSTUK 4 VAKANTIE- EN BUITENGEWOONVERLOF* (uitvoering artikelen 6:1:1, 6:2:1 en 6:5:7 van de AVRO) Artikel 4:1 Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt verstaan onder diensttijd: de in overheidsdienst doorgebrachte tijd die in aanmerking komt voor de berekening van het pensioen krachtens de Algemene Burgerlijke Pensioenwet. Onder diensttijd wordt ook verstaan de tijd die door inkoop voor pensioen geldig is verklaard. Artikel 4:2* 1. De duur van het vakantieverlof is afhankelijk van het salaris volgens onderstaande tabel: Salaris duur van de vakantie a. lager dan het bedrag vermeld bij nummer 38 van de inpassingtabel, die als bijlage bij de AVRO is gevoegd 158,4 uur b. gelijk aan of hoger dan het onder a. bedoelde bedrag 165,6 uur 2. Voor de toepassing van het eerste lid, geldt het salaris waarnaar de ambtenaar op 1 januari van het kalenderjaar wordt bezoldigd, of, in geval van indiensttreding in de loop van het kalenderjaar, het salaris waarnaar de ambtenaar wordt bezoldigd op het tijdstip van indiensttreding. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel4:3 1. De volgens artikel 4:2 vastgestelde duur van de vakantie wordt verhoogd: a. voor de ambtenaar, in dienst getreden voor 1 januari 1997, over het kalenderjaar, waarin hij een diensttijd bereikt als aangegeven in het volgende overzicht, met het daarachter vermelde aantal diensturen (diensttijdverlof): diensttijd verhoging: 15 t/m 24 jaar 14,4 uur 25 t/m 34 jaar 28,8 uur 35 jaar en meer 43,2 uur
-7-
b. voor de ambtenaar, in dienst getreden na 31 december 1996, over het kalenderjaar, waarin hij een diensttijd bereikt als aangegeven in het volgende overzicht, met het daarachter vermelde aantal dienst uren (diensttijd verlof): diensttijd verhoging 25 t/m 34 jaar 14,4 uur 35 jaar en meer 28,8 uur c. voor de ambtenaar in dienst getreden voor 1 januari 1997 en beho rende tot één van de volgende leeftijdsgroepen, over het kalender jaar waarin hij de daaronder begrepen leeftijd bereikt, met het daar achter vermelde aantal diensturen (leeftijdsverlof): leeftijdsgroepen: verhoging: tot en met 18 jaar 21,6 uur 19 jaar 14,4 uur 20 jaar 7,2 uur van 30 t/m 39 jaar 7,2 uur van 40 t/m 44 jaar 14,4 uur van 45 t/m 49 jaar 21,6 uur van 50 t/m 54 jaar 28,8 uur van 55 t/m 59 jaar 36,0 uur 60 jaar en ouder 43,2 uur d. voor de ambtenaar in dienst getreden na 31 december 1996 en behorende tot één van de volgende leeftijdsgroepen, over het kalenderjaar waarin hij de daaronder begrepen leeftijd bereikt, met het daarachter vermelde aantal diensturen (leeftijdsverlof): leeftijdsgroepen verhoging tot en met 18 jaar 7,2 uur van 45 t/m 49 jaar 7,2 uur van 50 t/m 54 jaar 14,4 uur van 55 t/m 59 jaar 21,6 uur 60 jaar en ouder 28,8 uur 2. Ingeval van gelijktijdige aanspraak op zowel diensttijd- als leeftijdsverlof wordt de voordeligste regeling toegepast; de aanspraak uit hoofde van de andere regeling komt daardoor te vervallen. Artikel 4:4* Het totaal van de overeenkomstig dit hoofdstuk vastgestelde aantal vakantieverlofuren zal een aantal van 201,6 uur per jaar niet overschrijden. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel4:5 Per jaar mag maximaal 72 vakantieverlofuren worden overgeschreven naar het volgend kalenderjaar. Het afdelingshoofd heeft hierbij de bevoegdheid om in de volgende uitzonderingsgevallen dit maximum te overschrijden: a. bij langdurige ziekte; b. in belang organisatie (b.v. werkdruk, bijzonder project); c. ingeval er sprake is van een persoonlijk belang (verbouw woning, geboorte, huwelijk, bijzondere vakantie). Voor de onder a. en b. vermelde uitzonderingsgevallen geldt geen maximum, terwijl voor het vermelde onder c. een maximum geldt van veertig uur. Artikel 4:6 In uitzonderingsgevallen kunnen maximaal 21,6 uren leeftijdsverlof aan ambtenaren worden uitbetaald. Hiertoe dient een verzoek te worden ingediend. Dit kan zowel door de leidinggevende als de ambtenaar worden gedaan. Het college beslist op het verzoek.
-8-
Artikel 4:7 De in dit hoofdstuk neergelegde bepalingen gelden slechts voor de ambtenaar met een volledige betrekking. De ambtenaar die geen volledige betrekking vervult, geniet een vakantieverlof, waarvan de duur overeenkomstig de bepalingen van dit besluit naar evenredigheid wordt vastgesteld. Artikel 4:8* 1. De ambtenaar, die een voltijd betrekking vervult, heeft op jaarbasis recht op 208 uren arbeidsduurverkorting. Deze ADV-uren worden op de volgende wijze gesplitst: a. per kwartaal wordt een evenredig deel van de ADV toegekend; b. op jaarbasis kunnen maximaal 36 uur worden aangewezen als verplicht op te nemen ADV-uren. 2. Voor zover ADV van toepassing is op deeltijders hebben die dagen voor hen een omvang naar rato van hun werktijd. 3. Ter beoordeling van het college kunnen dienstonderdelen van de verplichting, zoals bedoeld in lid 1 onder b, worden uitgesloten. 4. Voor elke volledig verplicht aangewezen ADV-dag waarop in belang van de dienst toch is gewerkt wordt een vrij opneembare ADV-dag toegekend. *(Is vernummerd per 01/01/1997 en gewijzigd per 01/01/1997) Artikel 4:9* 1. De ADV, die voor een kwartaal is toegekend moet in het desbetreffende kwartaal worden genoten. Overboeking naar een volgend kwartaal, ook in geval van ziekte, behoort niet tot de mogelijkheden. 2. Voor de ADV wordt een afzonderlijke verlofkaart verstrekt. *(Is vernummerd per 01/01/1997) Artikel 4:10* Onverminderd het bepaalde in de artikelen 4:8 en 4:9 zijn de voorwaarden voor ADVopname van toepassing, zoals die ook gelden voor het vakantieverlof. *(Is vernummerd en gewijzigd per 01/01/1997) artikel 4:11 Buitengewoon verlof bij vrijwilligerswerk Een medewerker die structureel activiteiten verricht voor een humanitaire of daar-mee gelijk te stellen instelling komt in aanmerking voor buitengewoon verlof. Het buitengewoon verlof bedraagt de helft van het voor de activiteit benodigde vakan-tieverlof tot een maximum van 5 dagen per jaar.
HOOFDSTUK 5 NOTA WERVING EN SELECTIE INLEIDING Om de gemeentelijke organisatie voortdurend te voorzien van een adequate personeelsbezetting moeten voor vrijkomende functies, nadat is vastgesteld dat vervulling noodzakelijk is, en voor nieuw gecreëerde functies medewerkers worden aangetrokken. Dit aantrekken moet zeer zorgvuldig geschieden, zowel in het belang van de organisatie als ook in het belang van de aan te trekken medewerk(st)er. In de achterliggende procedureschets liggen waarborgen besloten, die de kans van slagen vergroten. Met betrekking tot het aantrekken van medewerk(st)ers kunnen een aantal begrippen worden omschreven: werving het totaal van werkzaamheden dat er op gericht is om potentiële kandidaten voor een vacante functie te bewegen hiernaar te solliciteren interne werving werving gericht op de medewerkers van de eigen organisatie en de medewerkers van een aantal regiogemeenten externe werving werving gericht op potentiële kandidaten van buiten de eigen organisatie;
-9-
selectie
het totaal aan werkzaamheden dat er op gericht is om een keuze te maken uit het aanbod van sollicitanten solliciteren: het totaal aan activiteiten van een persoon, waarmee deze blijk geeft een bepaalde functie in de organisatie te willen vervullen selectieadviescommissie degene die door de organisatie zijn aangewezen en een adviserende rol hebben in een selectieprocedure selectiecommissie: degene die door organisatie zijn aangewezen en belast zijn met de uitvoering van de selectieprocedure In deze nota wordt het beleid aangegeven alsmede een richtlijn voor de afdelingshoof-den om op een zo efficiënt en adequaat mogelijke wijze te komen tot het vervullen van een vacature. Tevens wordt een schets gegeven van de verschillende stadia in de pro-cedure van de vacaturevervulling en wordt omschreven hoe tot een zorgvuldige be-handeling van sollicitanten kan worden gekomen. DOEL EN BELANG VAN EEN GOEDE SELECTIEPROCEDURE Menselijk kapitaal is een –in alle opzichten- “dure” productiefactor, waar goed en weloverwogen mee moet worden omgesprongen. Het doel van een personeelselectie is vrijkomende of nieuwe plaatsen binnen de organisatie zodanig te bezetten dat optimaal wordt voorzien in de bestaande en in de toekomstige behoeften van de organisatie aan voldoende kennis en vaardigheden. Daarbij wordt niet alleen geselecteerd op de vakbekwaamheid van de kandidaten; er moet ook rekening gehouden worden met de competenties, de personeelssamenstelling en de (gewenste) cultuur van de afdeling waarin de aan te trekken medewerker zijn/haar werkzaamheden zal gaan verrichten. Bij de keuze van de medewerker moet getracht worden een zo goed mogelijke combinatie te bereiken tussen werk en medewerker alsmede tussen medewerkers onderling. Er moet derhalve niet alleen gezocht worden naar de juiste kracht op de juiste plaats, maar ook de juiste schakel in het geheel van de afdeling, naar de juiste teamgenoot. Het bovenstaande is van belang voor zowel organisatie als medewerker, namelijk: a. Het optimaal gebruik maken van de aanwezige kwaliteiten van de medewerker; b. Juiste kracht op de juiste plaats; c. Toename van arbeidsvreugde, inzet, motivatie en deskundigheid; d. Op termijn minder kosten, door verzuim, uitval, onvrede enz. PROCEDURE-OMSCHRIJVING 1. VACATURE Voordat gestart kan worden met een werving- en selectieprocedure moet er sprake zijn van een reële vacature. Van een reële vacature kan worden gesproken wanneer er een onbezette functie binnen de gemeentelijke organisatie bestaat of gaat bestaan, waarvoor formatie is toegekend op grond van het formatieoverzicht. Overigens moet bij elke (potentiële) vacature eerst door de direct leidinggevende de vraag gesteld worden of vacaturevervulling noodzakelijk is. Er kunnen reden(en) zijn om de vacature juist niet te vervullen, bijvoorbeeld als blijkt dat: a. De uit te voeren taken en werkzaamheden niet meer noodzakelijk zijn; b. Een herschikking van taken en werkzaamheden plaats kan vinden; c. Werkzaamheden wellicht beter “uitbesteed” kunnen worden; d. In de toekomst ingrijpende budgettaire en/of organisatieontwikkelingen plaats gaan vinden. Deze vraagstelling vooraf participeert op komende wijzigingen en/of (gewenste) veranderingen. Om de werving- en selectieprocedure zo optimaal mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat met betrekking tot de te vervullen vacature eerst aan een aantal voorwaarden wordt voldaan: a. Er moet duidelijkheid bestaan omtrent het geheel van de door de aan te trekken medewerker te verrichten taken en werkzaamheden;
- 10 -
b. Er moet duidelijkheid bestaan over de aan de medewerker te stellen eisen met betrekking tot kennis en vaardigheden, de zogenaamde functie-eisen dan wel (kern)competenties; c. Er moet duidelijkheid bestaan over de “waarde” van de betreffende functie, zulks in relatie tot de mogelijke salariëring. Dit vindt plaats door middel van het systeem functiewaardering met een daaraan gekoppelde inpassing; d. Er moet duidelijkheid bestaan over de toekomstige ontwikkeling van de afdeling en het taakveld. Elke (potentiële) vacature wordt door het verantwoordelijk afdelingshoofd gemeld bij de de afdeling ID, sectie P & O. De sectie voert bij de gehele procedure een voorwaardenscheppende, coördinerende, ondersteunende en bewakende rol. In ieder geval moet het afdelingshoofd bij elke ontstane vacature binnen hun afdeling zich af vragen of: a. Er sprake is van een bestaande vacature dan wel of het een nieuwe vacature betreft (bij dit laatste tevens budget aangeven); b. De ontstane vacature “noodzakelijk” is, dan wel volstaan kan worden met een herschikking van taken en werkzaamheden binnen de afdeling; c. De vacature strookt met de toekomstverwachting(en) van de afdeling m.b.t. te verrichten taken en werkzaamheden, volgens het jaarlijkse afdelingsplan; d. De bestaande beschrijving en profiel nog in stand kan blijven, dan wel aanpassing behoeft. 2.
VOORONDERZOEK (over het motief van vertrek)
Waarom gaan mensen eigenlijk weg? Is vervanging van de medewerker eigenlijk wel nodig? Om o.a. deze laatste vragen helder te krijgen is een structurele invoering van het exitinterview noodzakelijk. Het exitinterview is meer dan een vrijblijvende babbel en moet dan ook voldoen aan een aantal belangrijke voorwaarden namelijk: a. Het hebben van een duidelijke doelstelling; b. Leidend is een checklist met aandachtspunten die tijdens het gesprek aan de orde moeten komen; c. Objectieve verslaglegging van het gesprek; d. Bespreking/behandeling van de essentie van het interview met de direct leidinggevende. De personeelsadviseur van de afdeling ID, sectie P & O, voert dit gesprek met de vertrekkende medewerker. In principe is de personeelsadviseur “onpartijdig” en bestaat er geen direct hiërarchisch verband met de vertrekkende medewerker. Een zekere afstand tussen de betrokkenen verhoogt de objectiveit en dus ook de waarde van het gesprek. Immers, alles kan, zonder “directe schade” gezegd worden. Uiteindelijk worden de resultaten/conclusies van het gesprek besproken met de verantwoordelijke manager. De personeelsadviseur moet garant staan voor een juiste vraagtechniek en een objectieve instelling, wil het gesprek voldoende effectiviteit bezitten. De resultaten van het interview kunnen weer gebruikt worden voor: a. Bijstelling van het gemeentelijk beleid; b. Terugkoppeling naar de manager, zodat hij/zij de (eigen) aanpak kan bijstellen; c. De productie van (statistische) overzichten voor bijv. het sociaal jaarverslag, waarbij tendensen kunnen worden aangegeven; d. Het bijstellen van selectiecriteria/eisen voor de opvolger; e. De keuze om taken en werkzaamheden te herschikken dan wel de vacature niet te vervullen. Op verzoek, bijvoorbeeld van de medewerker, kan dit gesprek ook in het bijzijn van manager worden gevoerd. Ondanks de aanwezigheid van laatstgenoemde leidt de personeelsadviseur het gesprek. Tevens is de personeelsfunctionaris verantwoordelijk voor de verslaglegging en de terugkoppeling. Ook mag van de personeelsadviseur worden verwacht dat hij suggesties doet voor verbetering(en) van managementstijl, aanpak enz.
- 11 -
3.
WERVING
Alvorens er van in- of externe werving sprake kan zijn dient eerst te worden bezien of herplaatsing van eigen medewerkers in de vacante functie mogelijk is. Hierbij moet ge-dacht worden aan medewerkers die voor hun eigen functie op medische gronden zijn afgekeurd of die in verband met een reorganisatie moeten afvloeien of boven de formatie zijn geplaatst. Plaatsing in de vacante functie van deze categorie “eigen” medewerkers kan slechts om de volgende redenen worden geweigerd: gezondheidsredenen, blijkende uit een medisch rapport van de ARBO-arts, waarbij wordt aangegeven dat de beoogde functie of specifieke taken binnen de functie om medische en/of psychische redenen niet door de medewerker kan worden uitgevoerd; onvoldoende opleiding, achtergrond, competenties en kwaliteit van de medewerker, waarbij verwacht mag worden dat deze competenties etc. niet binnen een vooraf vast te stellen termijn (variërende van een 1/2 tot 1 jaar) kunnen worden behaald. POSITIE MINDERHEIDSGROEPERINGEN Voorheen behoorden vrouwen, allochtonen, gehandicapten tot minderheidsgroeperingen, die –bij een geconstateerde onevenredigheid in de organisatie- een voorkeurspositie innemen bij een benoeming. De Wet Samen heeft op landelijk niveau de belangen van deze groeperingen voldoende beschermd en vastgesteld. Het is inmiddels in onze organisatie vanzelfsprekend dat bij gebleken gelijke geschiktheid, een kandida(a)t(e) behorende tot (een van) bovengenoemde categorieën, een voorkeurpositie geniet. 4. DE PROCEDUREPLANNING Zodra is gebleken dat de vacature niet door herplaatsing kan worden ingevuld, kan worden overgegaan tot de volgende stap in de procedure; de procedureplanning. In de procedureplanning (wie, wat, waar, wanneer) worden vooraf met alle betrokkenen afspraken gemaakt over: a. De inhoud van de conceptadvertentie, waaronder: 1 taken en werkzaamheden; 2 plaats van de functie in de organisatie; 3 de functie-eisen; 4 het functieniveau; 5 (eventuele) bijzondere arbeidsvoorwaarden of omstandigheden; 6 de selectieprocedure; 7 inlichtingen, sollicitaties en reactietermijn;vermelding van assessment of psychologisch onderzoek); b. De media, waarin zal worden gepubliceerd; c. De plaatsingsdatum; d. De leden van de kennismakings- en de selectie(advies)commissie; e. Datum en tijdstip waarop gesprekken zullen worden gevoerd. De afdeling ID, sectie P & O, stelt, in nauw overleg met het afdelingshoofd de conceptadvertentie en de procedureplanning op. De planning is verder leidend voor het verloop van de gehele procedure. Afhankelijk van de functie kan een (standaard) infoset voor de sollicitant samengesteld worden. De infoset bestaat o.a. uit een organogram, info over de gemeentelijke organisatie, de plaats Oldebroek, de functie, afdeling enz. Het afdelingshoofd stelt samen met de personeelsfunctionaris een passende set samen. Gebruikt wordt materiaal dat al in de organisatie aanwezig is. Het verdient aanbeveling enkele gangbare (streef)termijnen in de procedure op te nemen. Opstarten procedure binnen 4 weken, na ontstaan vacature Sollicitatietermijn -intern 7 dagen
- 12 -
-extern Kennismaking/Selectie Afwikkeling procedure
10 dagen binnen 3 weken, na sluitingsdatum binnen 6 weken, na sluitingsdatum
Nadat de advertentie en de procedureplanning tot stand zijn gekomen start in principe de (interne) werving. 5. INTERNE WERVING Op grond van artikel 2:4:3 van de AVRO (Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Oldebroek), wordt het personeel in dienst van de gemeente Oldebroek en in verband met regionaal gemaakte afspraken ook het personeel van een aantal regiogemeenten eerst in de gelegenheid gesteld te solliciteren. De afdeling ID, sectie P & O, zorgt er voor dat de doelgroep kennis kan nemen van de conceptadvertentie. Interne werving (uit eigen organisatie) kent voor- en nadelen. Voordelen van interne werving zijn: a. De organisatie kent de medewerk(st)er, waardoor het risico, verbonden aan het aantrekken van een nieuwe kracht beperkt blijft; b. De functionaris kent de organisatie, waardoor de inwerktijd beperkt blijft; c. De in de organisatie aanwezige capaciteiten en de gepleegde investeringen in vorming en opleiding worden volledig benut; d. De organisatie biedt ontplooiingsmogelijkheden en een breed toekomstperspectief, hetgeen in het kader van het loopbaanbeleid als een gunstige secundaire arbeidsvoorwaarde geldt; e. Besparing op “dure” wervingskosten. Nadelen van interne werving (kunnen) zijn: a. Kans op bedrijfsblindheid; b. Mogelijke verstoorde verhoudingen binnen de organisatie bij het “niet benoemen” en/of “passeren” van een interne medewerker; c. Het behouden van medewerkers die –vanuit eigen carrière en groeiperspectief bezienbeter af zijn met een benoeming elders; d. Het openvallen van een nieuwe vacature, waarvoor alsnog een selectieprocedure moet worden opgestart. Ten aanzien van interne kandidaten zijn er 3 mogelijkheden: a. Benoeming volgt; b. De interne kandidaat wordt afgewezen; c. De interne kandidaat wordt aangehouden en vergeleken met nog op te roepen externe kandidaten. Interne kandidaten zijn medewerkers met een vaste of tijdelijke aanstelling of (nog sporadisch voorkomend) een arbeidsovereenkomst. Er vindt geen rangorde plaats, hetgeen wil zeggen dat ongeacht de status van de medewerker, hij/zij als personeelslid van de gemeente Oldebroek of als personeelslid van een regionale gemeente kan reflecteren als interne kandidaat. Uitzendkrachten, stagiaires, gedetacheerden zijn geen interne kandidaten. Immers, hun werkgever is niet de gemeente. Zij kunnen pas solliciteren nadat de interne procedure is afgerond en de externe procedure wordt opgestart. Als sollicitatietermijn voor de interne kandidaten wordt een periode van 7 kalenderdagen aangehouden. Een dergelijke periode is lang genoeg om het eventueel concreet indienen van een sollicitatie te overwegen en brengt geen onoverkomelijke vertraging in het verdere verloop van de procedure met zich mee. Na afloop van de sollicitatietermijn voor interne kandidaten worden de (eventuele) sollicitaties besproken met het afdelingshoofd. Vervolgens vindt eventueel een uitnodiging tot gesprek plaats met de kandidaten die voldoen aan de voor de functie gestelde eisen. Na het selectiegesprek wordt zo spoedig mogelijk een voordracht tot benoeming aan het college opgesteld, waarna benoeming van de (interne) kandidaat in de vacature kan plaats vinden.
- 13 -
De interne kandidaten die niet voor vervulling van de functie in aanmerking komen wordt dit gemotiveerd en voldoende onderbouwd in een gesprek door het afdelingshoofd, in aanwezigheid van de personeelsadviseur, meegedeeld (desgewenst schriftelijk). Op verzoek van de kandidaat kunnen alle gegevens, waaronder de sollicitatiebrief e.d., worden vernietigd. Pas na een volledige afronding van de interne wervingsprocedure kan gestart worden met de externe werving 6. EXTERNE WERVING Aan externe werving zijn als voordelen verbonden: a. Opfrissen bestaande organisatie met ideeën van buiten; b. Vernieuwing van de organisatie; c. Bewuste en gewenste keuzes m.b.t. functies en profielen kunnen worden gerealiseerd. Als nadelen kunnen worden genoemd: a. De lange tijdsduur en kosten voor de werving- en selectieprocedure; b. Het aantrekken van een onbekende kracht blijft een riskante investering, vooral daar waar direct een vaste aanstelling wordt verleend; c. Doorgaans een langere inwerkperiode, met een mindere productiviteit; d. Verstoring van interne verhoudingen, voor zover er promotiekansen worden ontnomen. De meest voorkomende vormen van solliciteren zijn: a. De sollicitatiebrief; b. Het sollicitatieformulier; c. Aanmelding via de website, vacaturesite dan wel e-mail. Vaak gaat de brief vergezeld van een CV, waarin alle noodzakelijke gegevens van de belangstellende vermeld staan. In de praktijk zijn de gegevens die op deze wijze worden verstrekt voldoende om tot een goede selectie te komen en tot een eerste beoordeling over te gaan. Een sollicitatieformulier kan goede diensten bewijzen, als de verstrekte gegevens onvoldoende zijn of als er geen CV bij de brief is gevoegd. Op verzoek van de kandidaat, dan wel in die gevallen waarin de gegevensverstrekking “onvoldoende” is kan alsnog door ID, sectie P & O een sollicitatie-formulier worden toegestuurd. Voordeel is dat in dit geval de gegevens met elkaar vergelijkbaar zijn. De reacties, die ontvangen worden via een vacaturesite, de website dan wel e-mail bevatten vaak een brief en CV. Voordeel van het gebruik van dit medium is dat de potentiële kandidaat “overal” vandaan kan komen en dus niet gebonden is aan een bepaald medium. Tevens mag een bepaalde interesse voor plaats en organisatie worden verwacht aangezien de moeite wordt genomen om de vacaturesite c.q. website te bezoeken. In principe dient dan ook elke vacature vermeld te worden op de eigen website. Daarnaast wordt elke vacature bij de gemeente Oldebroek geplaatst op een vacaturesite (gemeentebanen.nl en werkeningelderland.nl) en de eigen internetsite. Conform de procedureplanning is de afd. ID, sectie P & O verantwoordelijk voor de procedure op het toetsende, coördinerende, ondersteunende en bewakende vlak. De afd. ID, sectie P & O verzamelt alle reacties, verstuurt aan de belangstellenden per omgaande een ontvangstbevestiging. De afd. ID, sectie P & O zorgt voor verspreiding van de reacties aan de leden van de kennismakings- en selectie(advies)commissie. 7. SELECTIE De volgende stap in het proces is het daadwerkelijk aantrekken van de mensen. Bij de selectie gaat het er om, te komen tot een juiste onderlinge afstemming van persoon, functie
- 14 -
en organisatie. Uit het totale aanbod van belangstellenden wordt een eerste keuze gemaakt. Bij de briefselectie zijn betrokken het verantwoordelijke afdelingshoofd, enige afdelingsmedewerkers en een personeelsadviseur. Facultatief kan een kennismakingsgesprek worden georganiseerd. Dit gebeurt alleen in het geval als de brief, CV hiervoor aanleiding geeft. Een kennismakingsgesprek wordt zo nodig gevoerd door het afdelingshoofd, enige medewerkers en de personeelsadviseur. Bij de bepaling van de selectie om te komen tot een aantal potentiële- op te roepen kandidaten, waarmee een kennismakingsgesprek zal worden gehouden, geldt, dat aanwezig moet zijn: a. Het generieke functieprofiel; b. Een gewenst profiel; c. De gegevensverstrekking van de sollicitant, in casu de brief + CV. Uit het aanbod van sollicitanten wordt door het afdelingshoofd, de afdelingsmedewerkers en een personeelsadviseur een keuze gemaakt. Gezamenlijk komt men tot een aantal uit te nodigen kandidaten op basis van motieven. Vervolgens worden de kandidaten uitgenodigd. De selectie geschiedt via een indeling in categorieën: a. Voldoet aan de eisen, komt in aanmerking voor een oproep; b. Voldoet gedeeltelijk of in mindere mate aan de eisen, wordt aangehouden; c. Voldoet niet aan de eisen, wordt afgewezen. In ieder geval moet voor elke sollicitant een beweegreden(en) aangegeven worden waarom hij door de selectiecommissie in een bepaalde categorie is ingedeeld. Dit laatste kan ook – als (eventuele) afwijzingsgrond - aan de kandidaat worden meegedeeld. Ad a. Aan hen wordt toegezonden: a. Een uitnodiging voor een gesprek; b. Informatie over samenstelling en naam/functie van de leden van de kennismakingscommissie en de selectie(advies)commissie; c. en mededeling m.b.t. een reiskostenvergoeding. Ad b. Zij ontvangen bericht dat zij in eerste instantie niet tot de kandidaten behoren die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, doch dat zij mogelijk in een later stadium alsnog voor een gesprek worden uitgenodigd, afhankelijk van de resultaten van de eerste selectieronde. Mochten zij voor een bepaalde datum niets meer van de gemeente hebben vernomen, wordt dit bericht als een afwijzing aangemerkt. Ad c. Zij ontvangen zo spoedig mogelijk een afwijzing waarin kort gemotiveerd aangegeven wordt, waarom niet is ingegaan op hun sollicitatie. Na afloop van de sollicitatieprocedure worden alle sollicitatiebescheiden vernietigd of op verzoek geretourneerd. De afdeling ID, sectie DIV is verantwoordelijk voor de vernietiging van de beschikbaar gestelde gegevens. 8. SELECTIECOMMISSIE Er wordt per vacature een selectieadviescommissie en een selectiecommissie geformeerd. Elke commissie kent een – aangewezen - voorzitter en leden. Standaard geldt dat de voorzitter: -bij functies van medewerker, het afdelingshoofd is; -bij de functie van afdelingshoofd, het de portefeuillehouder P&O of de vakwethouder is; --bij de functie van gemeentesecretaris, de burgemeester is. De commissie stemt bij meerderheid. De stem van de voorzitter geeft bij het staken van stemmen de doorslag.
- 15 -
Selectieadviescommissie Het afdelingshoofd wijst in overleg met de personeelsadviseur de leden aan voor de selectieadviescommissie. In deze commissie hebben zitting (maximaal 3) afdelingmedewerkers eventueel aangevuld met een personeelsfunctionaris. Een van de leden wordt aangewezen als voorzitter, en geldt als spreekbuis van de commissie. Bij het staken van stemmen is zijn/haar mening doorslaggevend. De commissie voert een gesprek met de kandidaten om te komen tot een positief dan wel negatief advies aan de selectiecommissie. Ten aanzien van de samenstelling van de commissie moet gestreefd worden naar een maximale bezetting van hooguit 4 personen. Selectiecommissie In de selectiecommissie hebben in ieder geval zitting het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Afhankelijk van het niveau van de functie kan de portefeuillehouder P&O of vakwethouder lid zijn van de selectiecommissie. Voorzitter van de selectiecommissie is in de regel het afdelingshoofd. Een bestuurder is voorzitter van de selectiecommissie indien het een vacature van afdelingshoofd betreft. Bij het staken van de stemmen is zijn/haar mening doorslaggevend. Een bestuurlijke vertegenwoordiging in de selectiecommissie is mede afhankelijk van het niveau en aard van de functie. Een functie in de gemeentelijke organisatie met als ondergrens functieniveau 9 (met name beleids- en managementfuncties) kan vereisen dat de portefeuillehouder P&O of vakwethouder lid is van de selectiecommissie. De gemeentesecretaris bepaalt, na overleg met het bestuur, of een bestuurlijke vertegenwoordiging in de selectiecommissie vereist is. Alle functies lager dan schaal 9 handelt – in principe - het ambtelijk apparaat zelf af. Overigens behoudt het bestuur, afhankelijk van de functie (en de relatie van de functie tot het bestuur), het recht in afwijking van het bovenstaande te beslissen. De voordelen zijn: a. Leden van het bestuur worden minder –met uitvoerende functies - belast; b. Zitting in de commissie hebben uitsluitend (direct) belanghebbende(n); c. Er is meer (interne) controle op een zorgvuldige afwerking van de procedure; d. Er wordt vanuit verschillende gezichtspunten/belangen naar de kandidaat gekeken. De nadelen van een commissie zijn: a. Minder slagvaardig optreden; b. Vereist consensus; c. Een grotere claim op arbeidsuren, dus minder economisch. Kandidaten die voor een selectiegesprek worden uitgenodigd, ontvangen een reiskostenvergoeding, gebaseerd op de werkelijke kosten openbaar vervoer 2e klasse, dan wel laag kilometertarief. 9. KENNISMAKINGSGESPREK Op initiatief van de deelnemers aan de briefselectie kan een aantal geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een eerste kennismaking. Doel van deze kennismaking is een globale indruk te krijgen van de capaciteiten van de kandidaat en om te bezien of de kandidaat past binnen de bestaande (en gewenste) afdelingscultuur. Het kennismakingsgesprek heeft een oriënterend en informatief karakter, en geldt tevens als “zeef” voor het meer formelere selectiegesprek. Beide partijen kunnen hierbij afwegen of “het klikt en past”. Aan de hand van deze gesprekken wordt een keuze gemaakt welke kandidaten voor een selectiegesprek worden uitgenodigd.
- 16 -
De “vaste”gesprekspartners bij het kennismakingsgesprek zijn het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Als 3e en 4e lid kunnen afdelingmedewerkers hierbij worden betrokken. Eventueel kan een andere keuze worden gemaakt. Tijdens het kennismakingsgesprek zijn in de regel maximaal 4 leden aanwezig. Afhankelijk van de functie moet het kennismakingsgesprek maximaal 45 minuten duren. Na afloop van de gesprekken wordt de kandidaat gebeld en wordt gemotiveerd aangegeven waarom hij/zij niet voor het selectiegesprek wordt uitgenodigd. In de meeste gevallen zal een kenningsmakingsgesprek niet meer plaats vinden, omdat de selectiecriteria bij de brievenselectie als basis gaat dienen voor het daadwerkelijke selectiegesprek. 10. SELECTIEGESPREK Het doel van het gesprek is het verwerven van nieuwe informatie, wat uiteindelijk moet leiden tot een voordracht aan het college om een kandidaat te benoemen. Uitgangspunt vormt de functiebeschrijving, het (gewenste) profiel en de verstrekte gegevens (zoals de brief en het CV) van de sollicitant. Het accent van de vraagstelling tijdens het gesprek is gericht op de voor de uitvoering van de voor de functie relevante aspecten. Beoordelingen op grond van irrelevante aspecten moeten worden vermeden. Tijdens het gesprek mogen niet aan de orde komen: a. De psychische- en/of medische gesteldheid van de kandidaat; b. De seksuele geaardheid van de kandidaat; c. De geloofsovertuiging van de kandidaat; d. (bij vrouwen) Voornemen tot zwangerschap; e. Politieke voorkeur en/of overtuiging. Gelet op de Wet Verbod op leeftijdsdiscriminatie (1999), mag geen onderscheid worden gemaakt op grond van de leeftijd van de kandidaten. Het doel van deze wet is de arbeidsdeelname van ouderen te bevorderen. Leeftijd is dus geen beoordelings- of afwijzingsgrond. Als regel geldt dat de selectiecommissie bestaat uit maximaal 4 –vooraf aan te wijzen leden. De “vaste” leden van de selectiecommissie zijn het afdelingshoofd en een personeelsadviseur. Een 3e en 4e lid kan aan de selectiecommissie worden toegevoegd. Dit kan zijn een bestuurder zijn of medewerkers van de afdeling. Na de gesprekken evalueren de leden van de selectiecommissie de kandidaten. Uiteindelijk wordt een voordracht tot benoeming aan het college opgesteld. Het advies van de selectieadviescommisie wordt bij de afweging betrokken. Indien geen consensus over de uitkomst wordt bereikt worden de standpunten van de (individuele) leden, alsmede het advies van de selectieadviescommissie ter beslissing voorgelegd aan het college. Het college kan vervolgens naar eigen inzicht besluiten. Om het doel van het gesprek te optimaliseren moeten de commissies het volgende in acht te nemen: De vertrouwelijkheid van kandidaat en gegevens is gewaarborgd; a. Het gesprek wordt zorgvuldig voorbereid, waarbij aandacht wordt besteedt aan: de ontvangst van de kandidaat: receptionist(e) is op de hoogte gesteld; receptioniste zorgt voor eerste opvang; b. de gespreksruimte: gereserveerde vergaderruimte; doorschakeling van telefoon enz;
- 17 -
c.
aandacht voor de opbouw gesprek: welkom; voorstellingsrondje; informatie over de procedure; korte introductie over organisatie en functie; vragen stellen aan de sollicitant; gelegenheid aan sollicitant om vragen te stellen; afronding. d. Een arbeidsvoorwaardengesprek kan afzonderlijk plaatsvinden. De volgende keuringen/onderzoeken enz. kunnen uitsluitend worden toegepast als dit vooraf en expliciet in de advertentie wordt vermeld. MEDISCHE KEURINGEN Vanaf 1 januari 1998 is de Wet op de Medische keuringen van kracht. Volgens deze wet worden keuringen voor pensioenverzekeringen, aan de arbeidsovereenkomst gebonden levensverzekeringen en arbeidsongeschiktheidsvoorzieningen verboden. Aanstellingskeuringen mogen nog slechts worden verricht als hiertoe: a. Een wettelijke verplichting bestaat, of b. Indien specifieke functie-eisen voor de vervulling van de functie zijn geformuleerd die in medische termen kunnen worden vertaald. Het gaat hierbij met name om functies bij de handhaving van openbare orde en veiligheid, militaire functies en om functies waarbij aanstellingskeuringen binnen specifieke wetgeving noodzakelijk zijn (o.a. Kernenergiewet, Luchtvaartwet, Scheepswet en Brandweerwet). Verder kan de overheidswerkgever expliciet voor een aantal met name te noemen functies vaststellen dat hiervoor een aanstellingskeuring vereist is. Binnen de gemeentelijke organisatie kan hierbij gedacht worden aan de functies van: a. Bode/conciërge (i.v.m. til- en huishoudelijke werkzaamheden); b. Medewerk(st)ers buitendienst (i.v.m. plantsoen, reinigingswerkzaamheden, beheerder KCA-depot, beheerder Begraafplaats enz); c. Zwembadpersoneel. In principe geldt dat voor een gemeentelijke functie geen aanstellingskeuring vereist is. Op termijn zal in de gemeente Oldebroek een protocol worden vastgesteld, waarin zal worden aangeven voor welke functie(s) binnen de organisatie een aanstellingskeuring vereist zal zijn. PSYCHOLOGISCH ONDERZOEK Hoewel het zeker niet tot de standaardprocedure behoort kan het in bepaalde gevallen gewenst worden gevonden om een sollicitant te onderwerpen aan een psychologisch onderzoek. Dit kan zowel voor interne als voor externe sollicitanten gelden. In het algemeen zal een psychologisch onderzoek alleen worden aangevraagd wanneer de te benoemen kandidaat aan specifieke eisen vanuit de functie moet voldoen. De psycholoog zal van tevoren goed op de hoogte moeten zijn gebracht van de specifieke functie-eisen. De verantwoordelijke leidinggevende informeert de psycholoog m.b.t. de functie, het gewenste profiel, de organisatie, cultuur enz. Ten aanzien van de procedure geldt: a. Dat het psychologisch onderzoek, als onderdeel van de selectiemethode, expliciet in de advertentietekst is opgenomen; b. Dat vooraf de sollicitant alle relevant zijnde informatie over het onderzoek en procedure ontvangt; c. Dat na afloop van het onderzoek aan de sollicitant de voorlopige resultaten worden meegedeeld. Indien de sollicitant dat wenst, wordt pas rapport aan de opdrachtgever uitgebracht, nadat de sollicitant hiervan kennis heeft genomen. De sollicitant heeft het
- 18 -
recht zich – naar aanleiding van deze rapportage – uit de procedure terug te trekken, zonder dat het rapport naar de opdrachtgever gaat. In geen geval worden gemaakte onkosten door de opdrachtgever bij de sollicitant in rekening gebracht; d. Het psychologisch rapport kan door de leden van de selectiecommissie worden ingezien. e. In het college kan dit rapport in hoofdlijnen mondeling worden toegelicht; f. Het psychologisch rapport wordt in een gesloten verzegelde enveloppe bewaard bij een personeelsadviseur en wordt na 1 jaar vernietigd. EEN ASSESSMENT-ONDERZOEK Vooraf kan door het college worden bepaald dat een onderdeel van de procedure bestaat uit een assessment-onderzoek. Dit wordt expliciet in de advertentie vermeld. Het asses-smentonderzoek is geheel gericht op het in beeld brengen van het denk-/werkniveau en (mogelijke)gedragingen van de kandidaat in situaties behorende bij de functie. VERKLARING OMTRENT GEDRAG Voor aanstelling geldt dat geëist wordt dat betrokkene in het bezit is van een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in de Wet op de justitiële documentatie. Indien om rede-nen geen verklaring wordt afgegeven besluit het college, met inachtneming van de redenen, of de kandidaat uiteindelijk voor een benoeming in aanmerking komt. De kosten van een dergelijke verklaring worden door de gemeente volledig vergoed. 11. AANSTELLING Zodra de selectiegesprekken zijn afgerond, het formele aanstellingsvoorstel door het college is vastgesteld, kan de afdeling ID, sectie P & O overgaan tot de opmaak van een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit wordt opgesteld nadat de kandidaat de volgende documenten/overzichten tijdens een afzonderlijk door de afd. ID, sectie P & O te houden arbeidsvoorwaardengesprek heeft overlegd: a. b. c. d. e. f.
Noodzakelijke persoonlijke gegevens, waaronder sofi-nummer, bank-/girorekening enz.; Overzicht van opgedane werkervaring (voor ambtsjubilea), Het personeelsregistratieformulier Loonbelastingverklaring; Verklaring omtrent goed gedrag; Kopie van paspoort of identiteitskaart.
Tijdens het arbeidsvoorwaardenoverleg, gehouden door een personeelsadviseur van de afdeling ID, sectie P & O wordt de sollicitant in hoofdlijnen geïnformeerd over: a. De (voornaamste) rechten en plichten van de ambtenaar; b. De af te leggen ambtseed; c. De pensioenvoorziening van het ABP; d. Verdere personeelsinformatie (huishoudelijk reglement); e. De meest relevante arbeidsvoorwaarden (reiskosten, verlof spaarloon etc.). Bij de afronding maar ook in een eerdere fase (bijv. na een selectiegesprek) worden afspraken gemaakt met betrekking tot enkele van belang zijnde arbeidsvoorwaarden waaronder: a. De daadwerkelijke inschaling (aanloopniveau of functieniveau, anciënniteit); b. Datum van indiensttreding; c. Aanstellingsbasis, vast of tijdelijk; d. Al dan niet toekennen van een verplaatsingskostenvergoeding. In principe geldt voor elke nieuwe medewerker een tijdelijke aanstelling. Hierbij wordt geanticipeerd op artikel 2:4, lid 2 sub f “bij wijze van proef”. Een vaste aanstelling hoeft niet automatisch gekoppeld te worden aan een vorige (gemeentelijke) staat van dienst. Indien voldoende aanwijzing bestaat dat de nieuwe medewerker over voldoende ervaring, capaciteiten enz. beschikt kan gelijktijdig overgegaan worden tot een “vaste”aanstelling. Ook
- 19 -
kan de aanstellingsbasis gebruikt worden als onderhandelingsfactor. Automatisme hoeft echter niet plaats te vinden. 12. DAG VAN INDIENSTTREDING EN VERDER ……. Het is van groot belang, zowel voor het nieuwe personeelslid als voor de organisatie, dat de nieuwe medewerk(st)er een goede en gedegen introductie ontvangt. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie en bewaking van de introductie. Uitgangspunt hierbij is de in de nota "Een goed begin is het halve werk" aangegeven procedure. De introductie op de werkplek is een directe lijnverantwoordelijkheid. In ieder geval moet hij/zij zorgen voor: a. Bekendheid bij receptie en collega’s van datum komst; b. Gereedheid van eigen werkplek, pasje, verlofkaart enz.; c. Zorgen voor een “leeg” bureau, met noodzakelijke bureauaccessoires en een attentie (boeket bloemen); d. Beschikking over computer; e. Rondgang door het gemeentehuis en kennismaking met overige afdelingen en collega’s; f. Informatie verstrekken m.b.t. huishoudelijk reglement, veiligheidsvoorschriften enz. Een mentor wordt aangewezen om op te treden als “buddy” van de nieuwe medewerker. Hij/zij begeleidt de medewerker in de eerste contacten met de organisatie, collega’s, bij “interne”evenementen, informeert over de gebruikelijke gang van zaken enz. Voordeel hiervan is dat de nieuwkomer zich gauw thuis voelt en relatief snel gewend is aan de organisatie, de geldende regels en de heersende cultuur. Ook worden “sociale drempels” weggenomen, die vaak bij nieuwkomers, vooral tijdens de eerste weken bestaan. Op grond van artikel 8:2 Uitvoeringsregeling gemeente Oldebroek wordt binnen een periode van 6 maanden een (eerste) functioneringsgesprek gehouden. SLOTOPMERKING De geschetste procedure geeft een handreiking bij het werving- en selectieproces. Het dienstbelang kan vergen dat van de in deze nota geschetste procedure wordt afgeweken. In een zodanig geval wordt vooraf overleg gepleegd met de ondernemingsraad.
HOOFDSTUK 6 VERKIEZINGSREGLEMENT OR (uitvoering artikel 14:1:8, lid 5 AVRO) Verkiezing Artikel 6:1* De verkiezing van de leden van de ondernemingsraad vindt plaats bij geheime stemming. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Kiescommissie Artikel 6:2* 1. Een kiescommissie van ten minste drie personeelsleden is belast met de werkzaamheden ter voorbereiding van een verkiezing. Op de dag van de verkiezing fungeert de kiescommissie als stembureau. 2. De leden van de kiescommissie worden aangewezen door de ondernemingsraad. 3. De voorzitter van de ondernemingsraad maakt de namen van de leden van de kiescommissie terstond aan het college alsmede aan het personeel bekend. *(Is gewijzigd per 01/01/1997)
- 20 -
Artikel 6:3 De kiescommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris, alsmede zo mogelijk hun plaatsvervangers. Artikel 6:4* 1. De kiescommissie deelt degene die een kandidatenlijst heeft ingediend mee of deze al dan niet voldoet aan de gestelde regels. 2. Indien de kandidatenlijst niet voldoet, geeft de kiescommissie aan op welke wijze en binnen welke termijn het verzuim kan worden hersteld. 3. Uiterlijk zes weken voor de verkiezingen beslist de kiescommissie over de geldigheid van de kandidatenlijsten. 4. Tegen de ongeldigheidverklaring, welke onder opgave van redenen moet gebeuren, kan degene die de betreffende kandidatenlijst heeft ingediend binnen twee dagen bezwaar aanrekenen bij de ondernemingsraad. 5. De ondernemingsraad beslist binnen twee dagen en deelt haar beslissing, met de daaraan ten grondslag liggende redenen, aan de betrokkene mede. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel 6:5* 1. De kiescommissie - daartoe vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, dan wel hun plaatsvervangers - zendt uiterlijk dertig dagen voor de verkiezing een afschrift van de kandidatenlijsten aan het personeel. 2. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er zetels zijn te verdelen in de ondernemingsraad, vinden er geen stemmingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Oproepingskaarten Artikel 6:6 1. Het personeel ontvangt, behalve in het geval bedoeld in artikel 7:5, tweede lid, tien dagen voor de dag van de verkiezing een oproepingskaart van de kiescommissie tot deelname aan de verkiezing. 2. Het college verstrekt daartoe aan de secretaris van de kiescommissie twintig dagen voor de dag van de verkiezing een opgave met de namen van alle personeelsleden. 3. Tegelijkertijd met de in het vorige lid bedoelde opgave stelt het college oproepingskaarten beschikbaar. 4. De oproepingskaarten zijn voorzien van een duidelijke steminstructie. 5. De afschriften van de door de kiescommissie verzonden oproepingskaarten worden samen met de in het tweede lid bedoelde opgave op de dag van de verkiezing gebruikt als stemregister. Artikel 6:7 1. Op de oproepingskaart wordt in ieder geval vermeld: de naam en voorletters van de kiesgerechtigde; de plaats(en) waar de stem kan worden uitgebracht; de datum van de verkiezingen; de uren waarop het stembureau geopend is, onderscheidenlijk de stembureaus geopend zijn; de mogelijkheid bij volmacht te stemmen. 2. Op de achterzijde van de oproepingskaart is een verklaring tot volmachtverlening opgenomen, luidende: De ondergetekende ............(naam en voorletters) volmachtgever, geboren .............., werkzaam bij ............................ machtigt hierbij zijn/haar collega ..................... (naam en voorletters) volmachtnemer, geboren.................., werkzaam bij .................. namens hem/haar aan de verkiezingen deel te nemen. Volmachtnemer verklaart voor nog ten hoogste een ander bij volmacht te zullen stemmen.
- 21 -
Plaats,........................, datum.............................. handtekening volmachtgever.......................................... handtekening volmachtnemer.......................................... Stembiljetten Artikel 6:8 1. Op de dag van de verkiezing verschaft het college het stembureau voorgevouwen stembiljetten. 2. Een stembiljet bevat dezelfde benaming als de kandidatenstellers hebben vermeld op hun kandidatenlijsten, met onder elk de naam van de kandidaten in dezelfde volgorde als op de kandidatenlijsten. 3. De kandidatenlijsten worden in de hieronder aangegeven volgorde op de stembiljetten geplaatst: a a. kandidatenlijsten, die kunnen worden beschouwd als voortzetting van bestaande groeperingen in de zittende commissie in volgorde van de grootte van die fracties. Bij fracties van gelijke grootte wordt door middel van loting, zoals aangegeven onder b., de volgorde van plaatsing tussen deze groeperingen beslist; b b. kandidatenlijsten, die niet kunnen worden beschouwd als voortzetting van bestaande groeperingen in de commissie, worden na die bedoelt onder a. geplaatst in een volgorde bepaald door de uitkomst van een loting verricht door de voorzitter van de kiescommissie in aanwezigheid van de overige leden van de kiescommissie. 4. De loting wordt in het openbaar verricht door de voorzitter van de kiescommissie. De uitkomsten van de lotingen worden vastgelegd in een proces-verbaal dat door alle leden van de kiescommissie wordt ondertekend. 5. Ten behoeve van het uitbrengen van de stem is voor de naam van iedere kandidaat een vakje geplaatst. 6. Het stembiljet wordt gewaarmerkt door middel van de handtekening van de voorzitter van de kiescommissie. Stembureau Artikel 6:9 1. De kiescommissie kan een of meer stembureaus aanwijzen, die tijdens de verkiezin-gen zorg dragen voor een regelmatig verloop van de verkiezingen. Indien de kiescom-missie geen stembureau(s) aanwijst, treedt zij zelf als stembureau op. 2. De kiescommissie draagt ervoor zorg, dat het stemlokaal zodanig is ingericht dat een geheime stemming is gewaarborgd. 3. Op de dag van de stemming wordt door het stembureau op de daarvoor aangewezen plaats aan iedere stemgerechtigde die zich door middel van de oproepingskaart legitimeert, dan wel aan een ambtenaar die daartoe door middel van de achterzijde van de oproepingskaart door een stemgerechtigde is gemachtigd, een gewaarmerkt stembiljet uitgereikt. 4. Bij het uitreiken van het stembiljet wordt de oproepingskaart door het stembureau ingenomen. 5. Indien de stem bij volmacht wordt uitgebracht, wordt hiervan aantekening gemaakt in het kiezersregister. Stemming Artikel 6:10 1. Na invulling van het stembiljet deponeert de stemgerechtigde dit dichtgevouwen op de daartoe aangewezen plaats. 2. Geldig ingevuld is elk stembiljet waarmee een stem is uitgebracht door middel van het aankruisen van de naam van een kandidaat op de daartoe bestemde plaats. 3. Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee anderen bij volmacht stemmen. Het stemmen bij volmacht geschiedt gelijktijdig met het uitbrengen van de eigen stem. 4. Omtrent de geldigheid van de uitgebrachte stemmen beslist het stembureau.
- 22 -
Artikel 6:11 1. Op de dag van de stemming bevindt het stemlokaal zich op een, of achtereenvolgens op meer, zodanige plaats(en) dat zoveel mogelijk personeelsleden aan de stemming kunnen deelnemen. 2. De kiescommissie stelt de openingstijden van het stemlokaal vast met inachtneming van de werktijden van het personeel. Zetels Artikel 6:12* 1. De kiesdeler is gelijk aan de uitkomst van de deling, waarin het totaal aantal uitgebrachte geldige stemmen het deeltal vormt en het in artikel 6 van de WOR vastgesteld aantal zetels van de commissie de deler. 2. Het aan een kandidatenlijst toevallende aantal zetels is gelijk aan het aantal keren waarin de volgens het vorige lid berekende kiesdeler in zijn geheel in het getal van de op die kandidatenlijst uitgebrachte aantal geldige stemmen is begrepen. 3. Overblijvende zetels worden verdeeld over de kandidatenlijsten met de op grond van de in het vorige lid voorgeschreven deling verkregen grootste rest. Bij gelijke resten krijgen eerst die kandidatenlijsten een zetel toegewezen waarop ten minste een aantal stemmen is uitgebracht, gelijk aan de kiesdeler. Vervolgens beslist het lot. De loting wordt in het openbaar verricht door de voorzitter van de kiescommissie. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Artikel 6:13 De kandidaten die per lijst het grootste aantal geldige stemmen op zich hebben verenigd doch ten minste een aantal gelijk aan dat van de kiesdeler - krijgen de aan die kandidatenlijst toegevallen zetels in volgorde van stemmenaantal. Mochten er op minder kandidaten voldoende stemmen zijn uitgebracht dan er zetels toe te delen zijn, dan worden de overblijvende zetels toegedeeld aan de kandidaten die onvoldoende of geen stemmen hebben verkregen, in dezelfde volgorde waarin zij op de kandidatenlijst staan vermeld van boven naar beneden. Uitslag stemming Artikel 6:14 1. De kiescommissie stelt de uitslag van de stemming vast en maakt daarvan procesverbaal op. Dit proces-verbaal vermeldt: a de openingstijden van het stembureau, onderscheidenlijk de stembureaus; b het aantal kiesgerechtigden; c het aantal uitgereikte stembiljetten; d het aantal bij volmacht uitgebrachte stemmen; e het aantal geldig uitgebrachte stemmen; f het aantal ongeldig verklaarde stemmen; g het aantal stemmen per kandidatenlijst; h per kandidatenlijst het aantal stemmen per kandidaat; i het tijdstip waarop de telling werd voltooid; j eventuele bijzondere voorvallen die zich hebben voorgedaan. 2. Het proces-verbaal wordt door alle leden van de kiescommissie ondertekend. Artikel 6:15* 1. De kiescommissie maakt de uitslag van de stemming onverwijld bekend aan de organisaties, alsmede aan degenen die kandidatenlijsten hebben ingediend, de ondernemingsraad, het college, de algemeen directeur en het personeel. 2. Het door de kiescommissie opgestelde proces-verbaal wordt ter inzage gelegd bij de secretaris van de ondernemingsraad. 3. De voorzitter van de kiescommissie stelt de kandidaten aan wie een zetel is toegewezen schriftelijk in kennis van hun verkiezing. Deze kandidaten berichten binnen zeven dagen
- 23 -
na deze in kennisstelling aan de voorzitter van de kiescommissie of zij de hen toegewezen zetel aanvaarden. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Bezwaar Artikel 6:16* 1. Binnen een week na het ter inzage leggen van het door de kiescommissie opgestelde proces-verbaal kan iedere ambtenaar dan wel organisatie bezwaar aantekenen tegen de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen bij de ondernemingsraad. 2. Indien tegen de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen bezwaar is aangetekend, beslist de ondernemingsraad binnen twee weken op dat bezwaar en stelt zij de uitslag met inachtneming van haar beslissing definitief vast. 3. Indien de definitieve vaststelling van de uitslag door de ondernemingsraad leidt tot een andere zetelverdeling dan is neergelegd in het door de kiescommissie opgestelde proces-verbaal, stelt de secretaris van de ondernemingsraad de organisaties, de algemeen directeur, de kandidaten, alsmede degene die kandidatenlijsten hebben ingediend, en het personeel daarvan onverwijld op de hoogte. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Infunctietreding gekozen kandidaten Artikel 6:17* 1. De gekozen kandidaten treden in functie 30 dagen na de stemming. 2. De gebruikte stembiljetten worden door de secretaris van de ondernemingsraad ten minste tot de dag dat de gekozenen in functie treden in een of meer gesloten enveloppen bewaard. De stembiljetten worden uiterlijk drie maanden na de verkiezingen vernietigd. *(Is gewijzigd per 01/01/1997) Opengevallen zetels Artikel 6:18 Het college voorziet in de tussentijdse vervulling van een vacature door de opengevallen zetel toe te wijzen aan de kandidaat die, staande op dezelfde kandidatenlijst als de ambtenaar wiens plaats hij inneemt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7:13, in plaats volgt op de kandidaat of kandidaten aan wie reeds een zetel was toegedeeld.
HOOFDSTUK 7 FUNCTIONERINGS- EN BEOORDELINGSGESPREKKEN (uitvoering artikel 15:1:15 AVRO) Artikel 7:1 In dit hoofdstuk wordt verstaan onder: a. functie: de vanwege de leiding feitelijk opgedragen werkzaamheden; b. directe chef: degene onder wiens dagelijkse verantwoordelijkheid de ambtenaar zijn werkzaamheden verricht, in beginsel het afdelingshoofd dan wel de algemeen directeur. Functioneringsgesprek Artikel 7:2 1. In de regel vindt minimaal eenmaal per jaar een functioneringsgesprek plaats tussen de ambtenaar en het afdelingshoofd. Op verzoek van één van de betrokkenen kan een personeelsfunctionaris of vertrouwenspersoon bij het gesprek aanwezig zijn. 2. Met een ambtenaar, die in een andere functie is aangesteld, dan wel voor het eerst bij de gemeente Oldebroek in dienst getreden is, wordt in elk geval circa een half jaar na
- 24 -
ingang van de functiewijziging dan wel de indiensttreding een gesprek als onder 1 bedoeld gevoerd. 3. De medewerker. aan wie de module coördinatie is toegekend, kan voor dit gesprek als informant dienen voor het afdelingshoofd. Artikel 7:3 De ambtenaar wordt ten minste een week voorafgaand aan het functioneringsgesprek geïnformeerd over de datum en het tijdstip waarop dat gesprek wordt gehouden. Artikel 7:4* 1. Onderwerpen van het in artikel 7:2 bedoelde functioneringsgesprek zijn in elk geval de wijze waarop en omstandigheden waaronder de ambtenaar de aan zijn functie verbonden taken ervaart, waaronder begrepen de rol van zijn afdelingshoofd, de ontplooiing van hem in en met zijn huidige functie en een doelmatige ontwikkeling van de functie-inhoud. 2. De gemaakte afspraken en de daaraan ten grondslag liggende overwegingen worden vastgelegd op een formulier dat daarvoor is vastgesteld. De verslaglegging heeft tijdens of onmiddellijk na het functioneringsgesprek plaats en wordt door de directe chef verzorgd. Van het formulier dat in tweevoud wordt opgemaakt is het ene exemplaar bestemd voor de betrokken ambtenaar en het andere voor het afdelingshoofd. Gegevens ten dienste van het personeelsbeheer worden vastgelegd op een bijlage van het formulier. De bijlage is bestemd voor de afdeling ID, sectie P&O, voor eventueel te treffen voorzieningen of maatregelen op personeelsgebied. 3. Het formulier, dat bestemd is voor het afdelingshoofd wordt vernietigd nadat een nieuw formulier is opgemaakt. *(Is gewijzigd per 01/10/1998) Beoordelingsgesprek Artikel 7:5 1. Een beoordelingsgesprek heeft met de ambtenaar in elk geval plaats als hij: a bij wijze van proef is aangesteld, na een dienstverband van 11 maanden en vervolgens om het kwartaal; b wordt bezoldigd naar het aanloopniveau, 12 en 2 maanden voor een eventuele bevordering naar het functieniveau. 2. Tevens wordt een beoordelingsgesprek gehouden tussen de ambtenaar en zijn afdelingshoofd als zijn functioneren daartoe aanleiding geeft of als hij daarom veroekt. 3. Het beoordelingsgesprek wordt in de regel alleen gehouden als daaraan op redelijke termijn een functioneringsgesprek is voorafgegaan. 4. Het beoordelingsgesprek heeft betrekking op het oordeel van het afdelingshoofd over de wijze waarop de ambtenaar zijn functie vervult. 5. De beoordeling wordt door het afdelingshoofd weergegeven op een formulier dat hiervoor is vastgesteld. Deze beoordeling vormt het uitgangspunt voor het beoordelingsgesprek. 6. Ten minste een week voordat het beoordelingsgesprek zal plaats vinden, wordt de ambtenaar geïnformeerd over het doel en het tijdstip van dat gesprek. 7. Functionarissen, aan wie de module coördinatie is toegekend, kunnen door het afdelingshoofd na overleg met de ambtenaar worden verzocht aan het beoordelingsgesprek deel te nemen en kunnen ook als informant dienen voor het afdelingshoofd. 8. Op verzoek van één van de betrokkenen kan een personeelsfunctionaris bij het gesprek aanwezig zijn. Artikel 7:6 1. Indien de ambtenaar over de in artikel 7:4, lid 5, bedoelde beoordeling verschilt van mening, dan wordt hiervan door het afdelingshoofd op het beoordelingsformulier melding gemaakt.
- 25 -
2. Het beoordelingsformulier wordt ondertekend door het afdelingshoofd. De ambtenaar tekent dat formulier voor gezien. Artikel 7:7* 1. Het beoordelingsformulier wordt binnen een week nadat het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden toegezonden aan de algemeen directeur. 2. Indien de algemeen directeur uit de betreffende aantekening op het beoordelingsformulier de conclusie trekt dat een omstandigheid als bedoeld in artikel 7:6 zich voordoet bespreekt hij dat met de bij de beoordeling betrokken personen, waarna hij de beoordeling kan wijzigen. Deze wijziging moet door hem binnen twee weken na de ontvangst van het beoordelingsformulier zijn aangebracht. 3. Wanneer de in lid 2 bedoelde omstandigheid zich niet voordoet stelt de algemeen directeur de beoordeling voorlopig vast, tenzij hij aan de hand van de beoordeling of uit eigen wetenschap van oordeel is dat de beoordeling onjuist is. In dat geval is het bepaalde in lid 2 van toepassing. 4. Aan de ambtenaar wordt een afschrift van het formulier, waarop de in het lid 3 bedoelde voorlopige beoordeling is vastgelegd, verstrekt. Daarbij wordt de eventueel in de beoordeling aangebrachte wijziging door de algemeen directeur schriftelijk toegelicht. Tegelijkertijd wordt een afschrift van het formulier gezonden aan de afdeling ID, sectie P&O, ter afwikkeling van rechtspositionele gevolgen die de beoordeling heeft. 5. Als de ambtenaar binnen zes weken na ontvangst van het in lid 4 bedoelde afschrift tegen de beoordeling geen bezwaar heeft gemaakt bij het college, wordt de beoordeling geacht definitief te zijn vastgesteld. *(Is gewijzigd per 01/10/1998) Artikel 7:8 1. Indien na het in artikel 7:7, lid 2 of 3, bedoeld gesprek de ambtenaar ten aanzien van de beoordeling een afwijkende mening blijft houden kan hij binnen de in artikel 7:7, lid 5, bedoelde termijn zijn bezwaren bij het college kenbaar maken. 2. Het college neemt naar aanleiding van een bezwaarschrift eerst een beslissing nadat daarover advies is uitgebracht door een door hen ingestelde adviescommissie. Artikel 7:9 1. De adviescommissie bestaat uit 3 leden en is als volgt samengesteld: a lid: een ambtenaar, aangewezen door het college; b lid: een ambtenaar, aangewezen door de commissie voor het georganiseerd overleg; c voorzitter: een onafhankelijke derde aangewezen door de onder a en b bedoelde leden. 2. Aan de commissie wordt een door het college aan te wijzen ambtelijke secretaris toegevoegd. Deze heeft een adviserende stem. 3. Bij de aanwijzing van de in lid 1 bedoelde voorzitter en leden wordt tevens voor elk van hen een vervanger aangewezen. Artikel 7:10 1. De commissie vergadert uitsluitend voltallig en neemt een ingekomen bezwaarschrift binnen zes weken in behandeling. 2. De commissie stelt haar adviezen vast met meerderheid van stemmen. 3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar. 4. De voorzitter, leden en secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of uit de behandeling in de commissie is bekend geworden. 5. De commissie hoort ook de functionarissen die bij de beoordeling betrokken zijn geweest. 6. De commissie brengt haar advies uit aan het college. Artikel 7:11* 1. Het college beslist binnen vier weken na ontvangst van het in artikel 7:10, lid 6, bedoeld advies op het bezwaarschrift. Zij informeren klager, zijn afdelingshoofd, de algemeen
- 26 -
directeur en de afdeling ID, sectie P&O, over dat besluit. Daarbij is gevoegd een afschrift van het advies. 2. Verklaart het college de door de ambtenaar naar voren gebrachte bezwaren geheel of ten dele gegrond, dan wordt de beoordeling alsnog dienovereenkomstig gewijzigd. *(Is gewijzigd per 01/10/1998)
HOOFDSTUK 8 SPAARLOONREGELING (uitvoering Wet 1 november 1993,Stbl.1993, 573) Begripsbepaling Artikel 8:1 In deze regeling wordt verstaan onder: werkgever: de gemeente Oldebroek; deelnemer: de werknemer die overeenkomstig het bepaalde in artikel 8:2 vrijwillig deelneemt aan deze regeling; spaarinstelling: de instelling die na overschrijving van het spaarloon zonder verdere administratieve verplichtingen van de werkgever: spaartegoeden van de deelnemer administreert, verzoeken om deblokkering beoordeelt op grond van de voor de spaarloonregeling geldende wettelijke bepalingen en de belastbare opnames van spaartegoeden ten behoeve van belastinginhouding overschrijft naar de werkgever, voor zover niet op andere wijze tot belastingafdracht wordt overgegaan; spaarloon: elk overeenkomstig de bepalingen van de regeling op de spaarrekening gestort bedrag; spaarrekening: de bij de spaarinstelling ten name van de deelnemer geopende rekening. Deelneming Artikel 8:2 1. De deelname aan de spaarregeling is vrijwillig. 2. Deelname staat open voor: a de ambtenaar die voor een periode langer dan een half jaar is aangesteld of met wie een overeenkomst voor langer dan een half jaar is aangegaan; b degene, die als vrijwilliger bij de gemeentelijke brandweer is aangesteld; c degene, bedoeld in artikel I-A1, onder e1 van het Rechtspositiebesluit onderwijspersoneel. 3. Nieuw in diensttredende werknemers kan het college verzoeken hun bij vorige werkgevers opgebouwde saldo in te brengen in dit hoofdstuk bedoelde spaarloonregeling, onder overlegging van de jaaroverzichten en een opgave van het gespaarde bedrag in het lopende jaar onder de voorwaarde dat de vorige spaarinstelling daaraan haar medewerking verleent. Artikel 8:3* 1. Deelname aan de spaarregeling kan alleen op 1 januari van het betreffende jaar ingaan, waarbij een vast spaarbedrag wordt opgegeven, met inachtneming van het wettelijk vastgestelde maximum. 2. Wijziging van het spaarbedrag is alleen mogelijk per 1 januari. 3. Het spaarloon wordt zonder aftrek van loonheffing en sociale premies op het maandsalaris van de deelnemer ingehouden en overgemaakt naar zijn spaarreke-ning. 4. De deelname aan de spaarregeling eindigt bij beëindiging van de dienstbetrek-king of als de deelnemer zulks schriftelijk verzoekt. 5. Het is slechts mogelijk bij één werkgever deel te nemen aan de spaarloonrege-ling. *(Is gewijzigd per 01/01/2005) Uitvoering
- 27 -
Artikel 8:4 Het spaarloon zal, nadat het gedurende ten minste 4 jaren op de spaarrekening heeft gestaan, worden overgeboekt naar de door de deelnemer opgegeven tegenrekening. Artikel 8:5* 1. In afwijking van het bepaalde in artikel 8:4 kan het spaarloon geheel of gedeeltelijk vrij worden opgenomen en zal het op verzoek van de deelnemer worden overgeboekt naar zijn tegenrekening, als de reden van het verzoek benoemd is als een erkend bestedingsdoel in de zin van de uitvoeringsregeling werknemersspaarregelingen. 2. De deelnemer die in de gevallen hiervoor genoemd wenst te beschikken over het spaarloon moet hiertoe een schriftelijk bewijs over te leggen aan de spaarinstelling. *(Is gewijzigd per 01/01/2000) Artikel 8:6* *Dit artikel is vervallen per 01/01/2005.
HOOFDSTUK 9 TOELAGEN EN VERGOEDINGEN Kledingtoelage Artikel 9:1* (vergoeding koffieserveerster vervalt) Vergoeding woon-werkverkeer Artikel 9:2* 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 18:1:6 en 18:1:7 van de AVRO wordt aan de verhuisplichtige ambtenaar een vergoeding in de kosten van het woonwerkverkeer verstrekt op basis van: a de tarieven van het openbaar vervoer; b bedrag per kilometer bij het gebruik van een eigen auto, overeenkomende met het bedrag zoals aangegeven in de bijlage en zoals die wordt vastgesteld in het LOGA. 2. De vergoeding bedoeld in het vorige lid onder a. wordt toegekend nadat het plaatsbewijs is ingeleverd. 3. De vergoeding bedoeld in lid 1 onder b. bedraagt maximaal A/B x het bedrag zoals die is aangegeven in de bijlage en wordt vastgesteld in het LOGA. A staat hierbij voor het aantal werkelijk gewerkte dagen en B voor het aantal werkdagen in de desbetreffende maand. *(Is gewijzigd per 01/01/2002) Artikel 9:3 Aan de ambtenaar die wordt bezoldigd naar één van de salarisniveaus I tot en met IV worden de kosten van het woon/werkverkeer vergoed op basis van de tarieven voor het openbaar vervoer, als hij op 31 december 1989 ook in het genot was van een dergelijke vergoeding. Artikel 9:4 Waakdiensten voorlieden is vervallen Artikel 9:5* 1. Aan de ambtenaar die volgens rooster in de periode november tot en met maart verplicht is zich buiten de voor zijn betrekking vastgestelde werktijden ten behoeve van de gladheidbestrijding ter beschikking te houden wordt een consignatietoelage toegekend. 2. De in het eerste lid bedoelde toelage bedraagt een in de bijlage aangegeven netto bedrag per jaar. Deze toelage wordt verhoogd met het percentage van de algemene salarisrondes voor het gemeentepersoneel. *(Is toegevoegd per 01/11/1995 en per 01/01/2002 en gewijzigd per 01/01/2004 en per 01/01/2005)
- 28 -
Artikel 9:6* 1. Aan de ambtenaar die buiten de werktijden die voor hem gelden krachtens een werktijdenregeling als bedoeld in artikel 4:2 ingevolge een schriftelijke aanwijzing van het bevoegd gezag zich regelmatig of vrij regelmatig bereikbaar en beschikbaar moet houden teneinde bij oproep arbeid te gaan verrichten anders dan ten behoeve van de gladheidbestrijding, wordt een toelage toegekend. 2. De in het eerste lid bedoelde toelage zoals aangegeven in de bijlage wordt toegekend voor elke volle week waarvoor de beschikbaarheidverplichting geldt. 3. Indien in het LOGA afspraken zijn gemaakt over de primaire loonontwikkeling wordt de toelage bedoeld in lid 2 op analoge wijze aangepast. *(Is toegevoegd per 19/06/2000 en gewijzigd per 01/01/2002 en per 01/01/2004) Telefoonkostenvergoeding Artikel 9:7* De ambtenaren die regelmatig via de huisaansluiting dienstgesprekken voeren en/of uit hoofde van hun functie thuis bereikbaar moeten zijn kunnen in aanmerking komen voor een vergoeding. Deze kan bestaan uit een vergoeding van de abonnements- en/of gesprekskosten. *(Is vernummerd per 01/11/1995en per 19/06/2000) Artikel 9:8* Per jaar wordt aan hen die regelmatig via de huisaansluiting dienstgesprekken voeren een vaste gesprekskostenvergoeding verstrekt van: a. € 14,--, als de werkelijke kosten tussen € 5,-- en € 16,-- per jaar bedragen; b. € 23,--, als de onder a. bedoelde kosten tussen de € 16,-- en € 25,-- bedragen; c. € 34,--, als de onder a. bedoelde kosten tussen de € 25,-- en € 36,-- bedragen; d. € 45,--, als de onder a. bedoelde kosten € 36,-- of meer bedragen. *(Is vernummerd per 01/11/1995 en per 19/06/2000 en gewijzigd per 01/01/2002) Artikel 9:9* Indien via een gespecificeerde declaratie wordt aangetoond dat de werkelijke kosten hoger liggen dan de in artikel 9:6 bedoelde genormeerde vaste vergoeding, worden de werkelijke gesprekskosten vergoed. *(Is vernummerd per 01/11/1995 en per 19/06/2000) Artikel 9:10* Aan de ambtenaren die uit hoofde van hun functie thuis bereikbaar moeten zijn worden de abonnementskosten netto vergoed, voor zover zij bezoldigd worden naar niveau V of lager. *(Is vernummerd per 01/11/1995en per 19/06/2000) Maaltijdvergoeding Artikel 9:11* Indien de ambtenaar door overwerk zijn maaltijd op de hiervoor bestemde tijd en op de voor hem gebruikelijke plaats niet kan gebruiken, ontvangt hij na overlegging van een gespecificeerde nota, een vergoeding voor de naar het oordeel van het college redelijk gemaakte kosten. *(Is vernummerd per 01/04/1995 en per 01/11/1995 en per 19/06/2000) Overwerkregeling Artikel 9:12 Er is sprake van overwerk als vooraf in dienstopdracht door de ambtenaar, buiten de feitelijke arbeidsduur per week, werkzaamheden worden verricht.
- 29 -
Onder feitelijke arbeidsduur per week wordt verstaan voor de medewerkers in de binnendienst: 07.00 - 18.00 uur; de medewerkers in de buitendienst afdeling Omgeving: 07.30 - 16.00 uur. Ook parttimers verrichten pas overwerk als buiten de feitelijke arbeidsduur van een fulltimer werkzaamheden worden verricht. Het overwerk wordt gecompenseerd: in principe via verlof gelijk aan het aantal volle uren overwerk, waarbij een eventuele toeslag wel wordt uitbetaald; uitsluitend via een vergoeding als volgens het afdelingshoofd geen verlof kan worden verleend. Afdelingshoofden en beleidsmedewerkers kunnen normaliter geen aanspraak maken op een vergoeding voor overwerk. Enkel in het geval er sprake is van voorzienbaar incidenteel overwerk (bv. projecten) blijft uitbetaling van overwerk aan afdelingshoofden en beleidsmedewerkers mogelijk. * (Ingevoerd per 24 juli 2007) Toekenning gratificatie Artikel 9:13 Een gratificatievoorstel wordt getoetst aan criteria, waarbij voorstellen die aansluiten bij één van de volgende criteria worden gehonoreerd: a. Het behalen van een opvallend financieel voordeel voor de gemeente; b. Buitengewone inzet (zowel wat betreft de omstandigheden als de persoonlijke inzet); c. Waarneming van een collega; d. Verrichte werkzaamheden die het eigen functieniveau te boven gaan; e. Inzet voor een eenmalige, maar omvangrijke klus; f. inzet bij een functievreemde taak, dat projectmatig is aangepakt. De gratificatie wordt toegekend door de gemeentesecretaris op voordracht van het afdelingshoofd. Persoonlijk Budget Artikel 9:14 Ter compensatie voor de afschaffing van het uitloopniveau wordt vanaf 2009 jaarlijks een Persoonlijk Budget (PB) uitbetaald. De hoogte van het budget wordt vastgesteld bij het opstellen van de begroting en is afgeleid van de decentrale arbeidsvoorwaardengelden en de besparing die verkregen is door eerdergenoemde afschaffing van het uitloopniveau. Het bedrag wordt rond de Paasdagen via het salaris aan je uitbetaald. Het betreft een nettobedrag (2009- € 300,--) dat gebruteerd wordt uitbetaald. De mogelijkheid bestaat om dit PB te gebruiken voor één van de in het cafetariamodel aangegeven doelen. Vergoeding avonddienst gemeentebode Artikel 9:15 In verband met het veelvuldig verrichten van avonddiensten geniet de gemeentebode een maandelijkse toelage ten bedrage van het verschil tussen het maximumsalaris en anciënniteit 8 van schaal III, voorkomende op bijlage IIa. Toelage schadevrij rijden Artikel 9:16 De medewerker, wiens taak geheel of bijna geheel bestaat uit het besturen van een gemeentelijke vrachtauto of daarmee gelijk te stellen auto, ontvangt een premie van € 68,--, voor zover hij een kalenderjaar schuldeloos schadevrij heeft gereden. Vuilwerktoelage
- 30 -
Artikel 9:17 Aan de medewerkers belast met de rioolreiniging wordt, voor elk vol uur dat zij als zodanig werkzaam zijn, een toelage toegekend. Deze toelage wordt aangepast met het percentage van de primaire loon ontwikkeling, zoals daarover afspraken zijn gemaakt in het LOGA. EHBO-toelage Artikel 9:18 De door burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen ambtenaar die in het bezit is van een geldig EHBO-diploma ontvangt een toelage van gelijk aan het op landelijk niveau vastgestelde bedrag per maand. BHV-toelage Artikel 9:19 De door burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen ambtenaar die in het bezit is van een geldig BHV-diploma ontvangt een toelage van het bedrag genoemd in de regeling BHV-toelage. Wasvergoeding Artikel 9:20 De medewerker die belast is met het wekelijks wassen van de handdoeken etc. uit de koffiekamer ontvangt jaarlijks een vergoeding zoals aangegeven in bijgaande tabel. Toelage coördinator Artikel 9:21 De medewerker met een bezoldiging tot en met niveau X ontvangt voor de module coördinatie een toelage van € 150,-- per maand. Toelage Dorpscontactambtenaar Artikel 9:22 De medewerker aangesteld in de module dorpscontactambtenaar ontvangt een toelage van € 150,-- per maand.
HOOFDSTUK 10 REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN TERZAKE VAN DIENSTREIZEN (uitvoering artikel 15:1:22 AVRO) Artikel 10:1 De dienstreizen worden in de regel per openbaar vervoer gemaakt. Als daarbij niet op doelmatige wijze gereisd kan worden is gebruik van een eigen vervoermiddel toegestaan. Artikel 10:2 Voor het gebruik van een eigen vervoermiddel bij dienstreizen wordt een vergoe-ding per verreden kilometer toegekend. Deze vergoeding wordt verhoogd met de kosten voor het gebruik maken van een parkeerplaats, garage of stalling, bruggel-den, overvaartgelden, tunnelgelden en dergelijke. Artikel 10:3* 1. De vergoeding als bedoeld in artikel 10:2 bedraagt bij het gebruik van een eigen auto een in de bijlage aangegeven bedrag per kilometer. In het geval dat de aard van de werkzaamheden het noodzakelijk maken dat gebruik wordt gemaakt van een auto en de werkzaamheden structureel van aard zijn en frequent worden verricht bedraagt de vergoeding een in de bijlage aangegeven bedrag per kilometer (veelrijder).
- 31 -
Met uitzondering van het bepaalde in lid 2 bedraagt de vergoeding in andere gevallen een in de bijlage aangegeven bedrag per kilometer. 2. .In het geval dat de ambtenaar gedurende een bepaalde periode projectmatig wordt ingezet en de werkzaamheden inhouden dat frequent van de eigen auto gebruik moet worden gemaakt bedraagt de vergoeding gedurende de looptijd van het project eveneens een in de bijlage aangegeven bedrag per kilometer. *(is gewijzigd per 01/01/2005) Artikel 10:4* Voor het gebruik van een eigen vervoermiddel, geen auto zijnde, wordt bij dienstreizen aan de hand van onderstaande tabel een vergoeding per kilometer verleend: in een kalenderjaar bij gebruik van afgelegde afstand motorrijwiel of scooter rijwiel met hulpmotor rijwiel 0 km - 5.000 km € 0,21/km € 0,10/km € 0,05/km 5.001 km - 10.000 km - 0,16/km - 0,16/km - 0,05/km 10.001 km - 20.000 km - 0,12/km - 0,12/km - 0,05/km 20.001 km en meer - 0,11/km - 0,11/km - 0,05/km *(Is gewijzigd per 01/01/2002) Artikel 10:5* 1. Aan de ambtenaar kan voor het gebruik van een bromfiets een toelage worden toegekend ten bedrage van een in de bijlage aangegeven bedrag per jaar voor zo-ver dit naar het oordeel van het college de voorkeur geniet boven een vergoeding per kilometer: bij gedeeltelijk gebruik voor de dienst kan deze toelage naar even-redigheid worden verminderd. 2. De ambtenaar die de verplichting als bedoeld in lid 1 is opgelegd en in de loop van het kalenderjaar wordt aangesteld en/of wordt ontslagen c.q. in deeltijd werk-zaam is, ontvangt een evenredig deel van de in dat lid bedoelde toelage. *(Is gewijzigd per 01/01/2002 en vervallen per 01/01/2004 en weer opgenomen per 01/01/2005) Artikel 10:6 De naar het oordeel van het college redelijk gemaakte verblijfkosten worden, na overlegging van een gespecificeerde nota, voor rekening van de gemeente geno-men. Artikel 10:7 Als kosten van verblijf bedoeld in artikel 10:6 worden in aanmerking genomen: uitgaven voor redelijke kleine verteringen; a. de uitgaven voor een lunch, als de reis zich noodzakelijkerwijze moest uitstrek-ken over een langere tijdsduur dan 4 uren, gerekend vanaf het tijdstip van vertrek uit de gemeente; b. de uitgaven voor een lunch en diner, als de reis zich noodzakelijkerwijze moest uitstrekken over een langere tijdsduur dan 9 uren, gerekend vanaf het tijdstip van vertrek uit de gemeente; c. de kosten van logies, als overnachting noodzakelijk is. Artikel 10:8* *(Dit artikel is vervallen per 01/01/1997)
HOOFDSTUK 11 RICHTLIJNEN BELONINGBELEID (uitvoering artikel 3:1:1 AVRO) Algemene bepalingen
- 32 -
Artikel 11:1 1. Op grond van het bepaalde in artikel 3:1:1, lid 1 van de AVRO wordt bij de toekenning van de bezoldiging uitgegaan van de volgende twee hoofdfactoren: a. de aard (zwaarte) van de betrekking en b. de wijze van functievervulling. 2. De zwaarte van de functie wordt vastgesteld door toepassing van de regeling functiewaardering 2006 en met behulp van een daarbij behorende conversietabel, uitgedrukt in een aan de functie te verbinden niveau uit bijlage 2a van de AVRO. 3. Het aldus bepaalde functieniveau vormt met het naast lagere niveau (aanloopniveau) een salarisband. Het niveau I kent geen aanloopniveau. Bezoldiging bij aanstelling Artikel 11:2 1. Een aanstelling vindt als regel plaats in het aanloopniveau om een inwerkperiode door te maken. 2. In de regel zal bij aanstelling van een nieuwe medewerker geen hoger salaris worden toegekend dan het salaris van een medewerker met een overeenkomstige functiezwaarte, die eerder in dienst is gekomen. 3. Bij aanstelling kan een salaris worden toegekend volgens het functieniveau. Een situatie als hier bedoeld kan aanwezig worden geacht, als de arbeidsmarkt het niet mogelijk maakt een geschikte kandidaat aan te trekken tegen een salaris volgens het aanloopniveau. Wel moet daarbij blijken, dat de te benoemen medewerker in een soortgelijke functie voldoende ervaring heeft opgedaan om op korte termijn de functie goed te kunnen vervullen. Bevordering tot functieniveau Artikel 11:3 Bevordering naar de functieschaal vindt in de regel plaats nadat de medewerker twee jaren is bezoldigd naar het aanloopniveau, de functie volledig blijkt te vervul-len en voldoet aan de eisen, die aan de functievervulling worden gesteld. Bevordering tot een naast hoger niveau Artikel 11:4 1. Op grond van oude aanspraken is een bevordering naar het naast hogere niveau mogelijk zodra het maximum salaris verbonden aan het functieniveau ten minste 12 kalendermaanden is genoten en de beoordeling 24, 12 en 2 maanden voor een eventuele bevordering naar het uitloopniveau als normaal goed zijn te kwalificeren. 2. Het geregelde in lid 1 is onverkort van toepassing voor de toekenning van een toelage voor medewerkers die bezoldigd worden naar niveau XII. De toelage bedraagt in een dergelijk geval het verschil tussen het maximum van niveau XII en het naast hogere bedrag in de inpassingtabel betreffende de gemeentelijke salarisschalen van de AVRO; vervolgens wordt dat bedrag drie opeenvolgende jaren verhoogd tot respectievelijk regelnummer 67, 68 en 69 van de inpassingtabel.
HOOFDSTUK 12 STAGEREGELING* Artikel 12:1 Een stagiair(e) wordt door het college aangesteld op basis van een stageovereen-komst. Artikel 12:2 De stageovereenkomst wordt aangegaan voor een bepaalde tijd.
- 33 -
Artikel 12:3* 1. Aan de stagiair(e) waarmee een stageovereenkomst is afgesloten voor 3 maan-den of langer en voor een stageplaats met een omvang van tenminste 32 uur per week wordt een stagevergoeding toegekend. 2. De vergoeding bedoeld in lid 1 bedraagt een in de bijlage aangegeven bedrag per maand. Bij een parttime stageplaats wordt de vergoeding evenredig vermin-derd. *(Is gewijzigd per 01/01/2002) Artikel 12:4 Een stagiair(e) heeft recht op vakantieverlof overeenkomstig desbetreffende bepalingen in hoofdstuk 6 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Olde-broek. Artikel 12:5 Een stagiair(e), die geen vergoeding als bedoeld in artikel 12:3 ontvangt heeft gedurende de stage recht op een onkostenvergoeding waarvan de hoogte overeenkomt met de kosten van het openbaar vervoer tussen Oldebroek en Wezep v.v. Artikel 12:6 De leertijd per dag is voor de stagiair(e) gelijk aan de arbeidstijd, die geldt voor het personeel van het organisatieonderdeel waar hij/zij is geplaatst, tenzij dit an-ders is overeengekomen. Artikel 12:7 De stagiair(e) moet de door of vanwege de leiding gegeven aanwijzingen op te vol-gen. Artikel 12:8 De stagiair(e) is verplicht tot geheimhouding van datgene wat hem/haar geduren-de de stage ter kennis is gekomen en waarvan hij/zij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat het van vertrouwelijke aard is. Artikel 12:9 Verzuim ten gevolge van ziekte moet de stagiair(e) zo spoedig mogelijk melden bij de stagementor. Artikel 12:10 Het college aanvaardt geen aansprakelijkheid voor letsel of schade welke de stagiair(e) lijdt tijdens of in verband met zijn/haar werkzaamheden, behalve voor zover dit letsel of deze schade het gevolg is van opzet of grote schuld van de gemeente Oldebroek. Artikel 12:11 Het college heeft het recht de stage te beëindigen, als de stagiair(e) naar het oordeel van de leiding de geldende algemene regels, alsmede de door of vanwege de leiding gegeven aanwijzingen, onvoldoende in acht neemt. Opzegging van de stageovereenkomst kan geschieden met inachtneming van een wederzijds overeengekomen opzegtermijn. *(Dit hoofdstuk is toegevoegd met terugwerkende kracht per 01/10/1994)
HOOFDSTUK 13 OVERIGE RECHTEN EN PLICHTEN. Kledingvoorschriften Artikel 13-1 Indien er geen specifieke kledingvoorschriften van toepassing zijn wordt van de personeelsleden verwacht dat zij verzorgd gekleed zijn. Artikel 13-2 Tropenrooster
- 34 -
Als een buitentemperatuur van tenminste 30 graden Celsius wordt verwacht dan kan de algemeen directeur of zijn vervanger besluiten, dat vanaf 14.00 uur een minimale bezetting van de afdelingen op het gemeentehuis is toegestaan. Onder minimale bezetting wordt verstaan, dat de afdelingen dusdanig bezet zijn, dat het publiek (telefonisch) kan worden bediend als het gaat om algemeen voorkomende zaken. In de minimale bezetting is begrepen een receptioniste/telefoniste en een gemeen-tebode. De beslissing wordt de dag voorafgaand aan de dag waarop de maatregel van kracht is genomen, uiterlijk om 14.00 uur.
Hoofdstuk 14 Cafetariamodel Arbeidsvoorwaarden gemeente Oldebroek Keuzes maak je zelf. Met plezier naar je werk, dat wil toch iedereen? Daarom biedt de werkgever een arbeidsvoorwaardenpakket dat aansluit op de individuele wensen en behoeften. Maak zelf de keuzes die bij jouw werk- en privé-situatie passen. Het Cafetariamodel Arbeidsvoorwaarden is er voor jou! Stel zelf je pakket arbeidsvoorwaarden samen! Als werknemer van de gemeente Oldebroek kun je een deel van het pakket arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Bestudeer goed welke mogelijkheden er zijn, zodat je er optimaal gebruik van kunt maken. Wie mogen meedoen? Je kunt meedoen aan het cafetariamodel als je: een vast dienstverband hebt een tijdelijk dienstverband voor minimaal 1 jaar hebt In beide situaties is de Gemeente Oldebroek formeel je werkgever. Cafetariamodel arbeidsvoorwaarden Wat betekent het eigenlijk voor je? Heel simpel. Een aantal arbeidsvoorwaarden kun je zelf invullen. Eerst kies je een betaalmiddel/bron. Dit zet je in voor het doel van je keuze. Zo kun je bijvoorbeeld vakantiegeld inzetten voor extra pensioen. Maar je kunt er ook een deel van je loon ruilen voor een onbelaste vergoeding van een fiets. Alle bronnen en doelen waaruit je kunt kiezen, komen op de volgende pagina's aan de orde. Ruilen is nooit gratis. Wil je iets krijgen, dan moet je ook iets leveren: een ruilmiddel. Binnen het cafetariamodel arbeidsvoorwaarden kennen we meerdere bronnen die ingezet kunnen worden om iets te verkrijgen. Hieronder staan alle bronnen op een rijtje met de doelen waarvoor je ze kunt inzetten. A. BRONNEN Brutosalaris Eindejaarsuitkering Vakantie-uitkering Verlofuren Werkgeversbijdrage levensloop Al deze mogelijkheden zijn gebonden aan regels en kennen begrenzingen. Niet iedere combinatie van doelen en bronnen is mogelijk. Zie de volgende onderdelen waarin alle
- 35 -
mogelijkheden een toelichting krijgen waarbij het met name belangrijk is aandacht te schenken aan de consequenties van de inzet. LET OP! Ruilen doe je met: "toekomstige" bronnen (loonbestanddelen, bronnen waar je nog recht op hebt. Dit betekent dat als je vakantiegeld wilt inzetten (uitbetaling in de maand mei) je ruim voor die maand aangegeven moet hebben af te zien van de uitbetaling en het vakantiegeld voor een ander doel te bestemmen. Is het vakantiegeld uitbetaald, kan hiervoor in het kader van uitruil niet meer over worden beschikt. Brutosalaris Dit is het salaris, vermeerderd met het bedrag van de aan je toegekende toelagen. Dit brutosalaris kan worden verlaagd en belastingvrij worden ingezet voor de doelen uit het Cafetariamodel. LET OP! Wanneer je een deel van het brutosalaris inzet om een doel te financieren, heeft dat gevolgen voor verschillende uitkeringen!!!! Jouw eindejaarsuitkering wordt minder want die bedragen een percentage van je salaris. Jouw grondslag voor WW, WIA en ZW wordt lager. Wanneer je de bezoldiging gebruikt als bron en je wordt werkloos of ziek, kan jouw uitkering dus lager uitvallen. Met name bij een uitkering voor arbeidsongeschiktheid kan het voordeel nu, uiteindelijk over een aantal jaren een financieel nadeel opleveren. Ook voor veel afgeleide regelingen zoals zorgtoeslag, huurtoeslag en studiefinanciering kan verhoging of verlaging van het fiscale loon gevolgen hebben. Ook (toekomstige) veranderingen in regelgeving kunnen tot nieuwe onvoorziene nadelen. leiden. Nadelige gevolgen zijn echter niet te verhalen op de Gemeente Oldebroek. De verantwoordelijkheid van de keuze ligt bij jou. Een eenmaal gemaakte keuze kan achteraf niet worden gewijzigd. Kortom: wil je deze effecten voorkomen, dan kun je beter gebruik maken van een andere bron zoals bijvoorbeeld verlof of het jaarlijks uitbetaalde persoonlijk budget (€ 300,--) hiervoor aanwenden. Aangezien nagenoeg elke medewerker gebruik kan maken van deze regeling leidt de uitruil op grond van een nieuw fiscaal besluit niet tot een verlaging van de pensioengrondslag, zodat dit nadelig effect vervalt. Eindejaarsuitkering De eindejaarsuitkering wordt in de maand december van het kalenderjaar uitbetaald. Ook hiervoor geldt bij inzet dat dit van invloed kan zijn op een eventuele uitkering krachtens de Sociale Verzekeringswetten. Zie onder "LET OP!" bij de bron Brutosalaris. Vakantie-uitkering De vakantie-uitkering wordt in de maand mei van het kalenderjaar uitbetaald. Ook hiervoor geldt bij inzet dat dit van invloed kan zijn op een eventuele uitkering krachtens de Sociale Verzekeringswetten. Zie onder "LET OP!" bij de bron Brutosalaris. Verlofuren (als bron dus ik "verkoop" verlofuren) Een fulltimer mag maximaal 72 uren inzetten, een deeltijder naar rato. Door de "verkoop" mag het resterend aantal verlofuren niet zakken onder de zogeheten basisaanspraak (144 uren voor een fulltimer, deeltijder naar rato). Dit naar aanleiding van een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen. Het recht van vier weken vakantie (geen ADV) moet worden genoten en mag niet worden uitbetaald. ook niet in volgende jaren. Werkgeversbijdrage levensloop Wanneer je in aanmerking komt voor deze bijdrage, bedraagt deze 1,5% van het in een kalenderjaar geldende salaris op jaarbasis. De levensloopbijdrage wordt eenmaal per
- 36 -
kalenderjaar in de maand december betaald. Daarbij wordt aangeraden deze bijdrage door te storten naar het doel levensloop. Ook hiervoor geldt bij inzet dat dit van invloed kan zijn op een eventuele uitkering krachtens de Sociale Verzekeringswetten. Zie onder "Let op!" bij de bron Brutosalaris. B. DOELEN Na de inzet komt het leuke deel van de ruil: het doel. Door het handig inzetten van jouw bronnen "ontvang" je de doelen waar je behoefte aan hebt. Want dat verschilt natuurlijk per persoon. Heb je jonge kinderen, dan heb je misschien meer behoefte aan verlof om flexibel te zijn tijdens schoolvakanties. Kom je bijna iedere dag op jouw fiets naar je werk, dan is een fiets misschien welkom. Welke doelen kennen we binnen het Cafetariamodel Arbeidsvoorwaarden: Eenmalige uitbetaling Verlofuren Extra pensioen Fiets Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Vergoeding contributie vakbond Levensloop Spaarloon Vakliteratuur Studiemogelijkheden Stoelmassage Eenmalige uitbetaling. Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Uitsluitend verlofuren (A4). Hoe werkt het? Je verkoopt als het ware verlofuren. Deze keuze kun je gedurende het hele kalenderjaar maken. Verlofuren (als middel dus ik "koop" verlofuren) Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen met uitzondering van verlofuren (spreekt vanzelf) Hoe werkt het? Gedurende het kalenderjaar kun je "verlofuren" kopen waarna ze door de afdeling Interne Dienstverlening, sectie POIC worden bijgeschreven op jouw saldo. Eer wordt alleen gerekend met hele uren, halve uren zijn niet toegestaan. Bij een volledige betrekking is het maximale aantal uren dat mag worden gekocht bepaald op 72 uren. Voor deeltijders geldt een naar evenredigheid van het dienstverband lager aantal uren als maximum. Uitgangspunt voor de berekening van de geldwaarde van de gekochte uren is het brutosalaris per uur bij aanvang van het kalenderjaar waarop het verzoek betrekking heeft. Extra pensioen Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst gebruikt te maken van verlof Hoe werkt het? Of je kunt sparen voor extra pensioen en hoeveel is afhankelijk van jouw individuele fiscale ruimte. Die ruimte hangt af van jouw leeftijd, inkomen en het totaal dat je al aan pensioen hebt geregeld. Eventuele aanvullingen van jouw werkgever vallen ook daaronder, evenals pensioen dat je bij een andere pensioenfonds hebt opgebouwd.
- 37 -
Deze ruimte kun je (laten) bepalen door een bezoek aan de ABP-site (www.ABP.nl). Ook kun je telefonisch contact opnemen met het ABP (tel 045 579 6171). Het ABP zal je vragen om je deelnemersnummer. Dit vind je op het jaarlijks pensioenoverzicht. Extra pensioensparen is via de Gemeente Oldebroek alleen mogelijk bij het ABP. Fiets Je bent gezond op weg en fietst meer dan de helft van je werkdagen naar je werk?' OF je fietst meer dan de helft van je werkdagen een deel van de route naar jouw werkplek, bijvoorbeeld het station? Dan kun je een middel inzetten voor de aanschaf van een fiets. Bij deelname teken je ervoor dat je weet wat er in de regeling staat en het ermee eens bent. Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? Je kunt eens in de drie kalenderjaren maximaal € 749,00 belastingvrij inzetten voor een fiets. Daarnaast bestaat een regeling voor de aanschaf van fietsattributen tot maximaal € 82,-- per jaar. Je mag zelf bepalen wat voor een soort fiets en bij welke leverancier je de fiets koopt (een fiets met hulpmotor is ook toegestaan). Voor het verstrekken van een fietsvergoeding is een rekening nodig, dit houdt in dat je de fiets al betaald hebt. Zogauw je aan alle voorwaarden hebt voldaan en de rekening binnen is, krijg je per omgaande in de eerstvolgende salarisbetaling de fiets vergoed. De terugbetaling mag over maximaal drie kalenderjaren worden uitgesmeerd. Iedere 3 jaar kun je een nieuwe fiets kopen en daarvoor gebruikmaken van het Cafetariamodel Arbeidsvoorwaarden. Reiskosten woon-werkverkeer Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? Door een of meerdere door jou gekozen bronnen in te zetten kun je een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen op basis van € 0,19 per kilometer (belastingvrij vergoedingsbe-drag). De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het aantal dagen per week waarop je ge-woonlijk tussen woning en uw werk reist én de enkele reisafstand tussen je woning en je werk. De enkele reisafstand is gemaximeerd op 75 kilometer en wordt bepaald met behulp van www.routenet.nl. Bij de berekening van het aantal reisdagen wordt op jaarbasis uitgegaan van maximaal 206 dagen. Uitzondering: Bij ziekte langer dan 6 weken vindt stopzetting plaats en moet na herstel weer opnieuw worden aangevraagd. Vergoeding contributie vakbond Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? Als je lid van een vakbond bent of wilt worden, kun je een of meerdere bronnen inzetten voor de contributie. Het bedrag ontvang je in de vorm van een eenmalige onbelaste uitkering. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je een kopie van het bewijs van lidmaatschap kunnen tonen met een kopie van de lidmaatschapskaart en een kopie van een betalingsafschrift waarop staat hoeveel je per maand of jaar aan contributie betaald. Je kunt alleen jouw eigen vakbondscontributie voor ruil in aanmerking brengen. Levensloop Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten.
- 38 -
Hoe werkt het? Op 1 januari 2006 is de levensloopregeling van start gegaan. De medewerker kan de gekozen bron inzetten voor de levensloop. 8 Spaarloon Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? Met de spaarloonregeling kun je op fiscaal vriendelijke wijze sparen. Je mag per maand € 51,09 belastingvrij sparen en maximaal € 613,00 per jaar. Het spaargeld moet voor een periode van 4 jaar op een geblokkeerde rekening staan bij de bank en je ontvangt over dit bedrag een aantrekkelijke rente. Na 4 jaar kun je vrij beschikken over de gestorte spaargelden. Tussentijds mogen spaargelden opgenomen worden voor bijvoorbeeld aankoop van een woning of kinderopvang. Zie het spaarloonreglement van de bank en/of gemeente Oldebroek. LET OP! Vanaf 1 januari 2006 word je in de gelegenheid gesteld om deel te nemen aan de levensloopregeling. Een voorwaarde voor deelname aan de levensloopregeling is dat je niet deelneemt aan de spaarloonregeling. Houdt hiermee rekening bij het maken van uw keuze. Vakliteratuur Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? De medewerker kan de middelen aanwenden om vakliteratuur aan te schaffen. Studiemogelijkheden Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Hoe werkt het? De medewerker kan de middelen aanwenden om workshops etc. te bezoeken. Vergoeding stoelmassage Welke bronnen kun je hiervoor inzetten? Alle bronnen daarbij wordt aangeraden eerst verlof in te zetten. Voorwaarden algemeen Ander werk binnen de gemeente: Krijg je in het aanvraagjaar een andere baan binnen de gemeente, dan neem je de toegewezen cafetariamodel-aanspraken gewoon mee. Informeer jouw nieuwe leidinggevende over deze aanspraken. Alsnog belasting betalen: Als achteraf blijkt dat je ten onrechte een betaalmiddel voor een belastingvrij doel hebt ingezet, moet je alsnog de verschuldigde belasting betalen. Ook een eventuele boete en rente zijn dan voor jouw rekening, bijvoorbeeld als je niet kunt aantonen dat je jouw fiets voor woon-werkverkeer gebruikt. Bezwaar indienen:
- 39 -
Wanneer jouw aanvraag wordt afgewezen en je het hiermee niet eens bent, kun je binnen zes weken na de dag van toezending van dit besluit een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Oldebroek, postbus 2, 8096 ZG Oldebroek. In het bezwaarschrift vermeld je de datum, je naam en adres, het besluit waartegen je bezwaar maakt en de gronden van jouw bezwaar.
HOOFDSTUK 15 SLOTBEPALINGEN* Artikel 15:1 Het college kan voor zover nodig in afwijking van de bij of krachtens deze regeling gestelde regelen beslissen in individuele gevallen, waarin deze regelen naar hun oordeel niet of niet naar redelijkheid voorzien. Artikel 15:2 1. Deze regeling treedt in werking per…………………….. 2. Met ingang van de datum waarop deze regeling in werking treedt, vervallen de bepalingen van de geldende besluiten die tekstueel dan wel materieel gelijkluidend zijn aan de bepalingen van deze regeling.
