Bijlage 1
Toelichting op de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een AEO-certificaat en de te volgen procedure voor multinationals en grote ondernemingen 1. Juridische mededeling In dit document wordt de procedure toegelicht voor de behandeling van aanvragen voor een AEO-certificaat door multinationals en grote ondernemingen. De lezer wordt er echter op gewezen dat het communautair douanewetboek en de bijbehorende uitvoeringsbepalingen de enige authentieke rechtsgrondslagen in dit verband vormen. De informatie in dit document heeft dan ook geen juridisch bindend karakter en dient evenmin als juridisch advies te worden beschouwd. Deze toelichting vormt op generlei wijze een beperking van de vrijheid van vestiging voor onderdanen van een lidstaat op het grondgebied van een andere lidstaat, van de vestiging van buitenlandse ondernemingen in een bepaalde lidstaat of van de verschillende soorten nevenvestigingen die een bepaalde onderneming kan oprichten.
2. Afkortingen en definities 2.1. Afkortingen AEO - Authorised Economic Operator (geautoriseerde marktdeelnemer = bedrijf met een AEO-certificaat) CDW – Communautair douanewetboek TCDW – Uitvoeringsbepalingen van het communautair douanewetboek EU - Europese Unie DG Taxud – Directoraat-generaal Belastingen en douane-unie PB – Publicatieblad van de Europese Unie vi – Vaste inrichting EORI – Economic Operators Registration and Identification (registratie en identificatie van marktdeelnemers) 2.2. Definities In deze toelichting worden overeenkomstig vennootschapsrechtelijke definities gebruikt:
de
AEO-gids
de
navolgende
• dochteronderneming – een vennootschap die is opgericht in het EU-gastland volgens een van de rechtsvormen van dat land, en waarvan het kapitaal volledig in handen is van de moedermaatschappij of wordt beheerd door een bedrijf in samenwerking met plaatselijke minderheidspartijen (een gemeenschappelijke dochter); • bijkantoor – dit is geen afzonderlijke rechtspersoon; het is een kantoor/bedrijfsruimte/andere locatie van de onderneming zelf en maakt deel uit van het totale ondernemingsvermogen;
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel – België
Kantoren, agentschappen en bijkantoren hebben geen rechtspersoonlijkheid, terwijl dochterondernemingen juridisch onafhankelijk van hun moedermaatschappij zijn. • vi – een vaste bedrijfsinrichting door middel waarvan de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend1.
3. Criteria 3.1. Wie kan een aanvraag voor een AEO-status indienen? In artikel 5 bis, lid 1, CDW is vastgelegd dat ondernemers op basis van de in de wetgeving genoemde criteria de status van “geautoriseerde marktdeelnemer” kunnen krijgen mits zij in het douanegebied van de Gemeenschap gevestigd zijn. 3.1.1 Marktdeelnemers die in het douanegebied van de Gemeenschap zijn gevestigd Op grond van dit hoofdvereiste dient er aan twee voorwaarden te worden voldaan: de aanvrager dient een marktdeelnemer te zijn en moet in het douanegebied van de Gemeenschap gevestigd zijn. In artikel 1, punt 12, TCDW wordt het begrip “marktdeelnemer” als volgt gedefinieerd: “een persoon die zich in het kader van zijn bedrijf bezighoudt met activiteiten waarop de douanewetgeving betrekking heeft.” 3.1.1.1 Onder een “persoon” wordt verstaan (artikel 4, punt 1, CDW): — een natuurlijk persoon, of — een rechtspersoon, of — wanneer de geldende voorschriften in deze mogelijkheid voorzien, een vereniging van personen die als handelingsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten. Het nationale recht van elke lidstaat is bepalend voor de vraag wie er wordt aangemerkt als natuurlijk persoon, als rechtspersoon of als vereniging van personen die als handelingsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten. 3.1.1.2. Onder een “in de Gemeenschap gevestigd persoon” wordt verstaan (artikel 4, punt 2, CDW): (a) indien het een natuurlijk persoon betreft, een ieder die in de Gemeenschap zijn normale verblijfplaats heeft; of (b) indien het een rechtspersoon of een vereniging van personen betreft, elke persoon die in de Gemeenschap: • zijn statutaire zetel, of • zijn hoofdbestuur, of • een vaste inrichting heeft.
1
Modelverdrag van de OESO. 2
3.1.2.
Marktdeelnemers die niet Gemeenschap zijn gevestigd
in het
douanegebied
van
de
De enige uitzonderingen op het vereiste dat de marktdeelnemer in het douanegebied van de Gemeenschap gevestigd moet zijn, zijn neergelegd in artikel 14 octies TCDW. Een moedermaatschappij uit een derde land kan echter wel een aanvraag indienen namens haar EU-bijkantoren als zij wordt geacht in de EU te zijn gevestigd omdat ze er over een vaste inrichting beschikt. 3.2. Multinationals of grote ondernemingen Multinationals en grote ondernemingen (ongeacht of zij in de EU of daarbuiten zijn gevestigd) bestaan doorgaans uit een moedermaatschappij en dochterondernemingen en/of vi’s/bijkantoren die zich in een of meer lidstaten kunnen bevinden. Ook als het om vi’s van een en dezelfde moedermaatschappij gaat, kunnen deze afzonderlijke entiteiten in de verschillende lidstaten toch een andere rechtsvorm hebben. De rechtsvorm waaronder zij in een lidstaat opereren, is namelijk afhankelijk van de wijze van hun bedrijfsvoering en vooral ook van de nationale wetgeving van de betrokken lidstaat. Dat betekent dat een moedermaatschappij in sommige lidstaten vi's kan hebben die daar als een afzonderlijke rechtspersoon worden aangemerkt (d.w.z. als een afzonderlijke juridische entiteit die in het handelsregister van die lidstaat is ingeschreven in overeenstemming met het nationale vennootschapsrecht), en in andere lidstaten vi's die daar niet als afzonderlijke rechtspersoon worden beschouwd. Op multinationals en grote ondernemingen die een aanvraag voor een AEO-status willen indienen, kunnen dan ook de volgende scenario’s van toepassing zijn: • alle dochterondernemingen en eventuele vi’s die een aparte juridische entiteit vormen (of onder de definitie vallen als beschreven in het derde gedachtestreepje van artikel 4, punt 1, CDW), dienen elk afzonderlijk de AEO-status aan te vragen; • alle bijkantoren en eventuele vi’s die geen afzonderlijke juridische entiteit vormen (of niet onder de definitie vallen als beschreven in het derde gedachtestreepje van artikel 4, punt 1, CDW), kunnen geen afzonderlijke aanvraag voor een AEO-status indienen. In dergelijke gevallen dient de moedermaatschappij, die overeenkomstig de EU-wetgeving als persoon wordt aangemerkt, een gecombineerde aanvraag in te dienen die ook alle bijkantoren en vi’s dekt. Opmerking: Het is belangrijk dat in een lidstaat steeds dezelfde criteria worden toegepast bij het vaststellen van de rechtspersoonlijkheid van een bepaalde onderneming. Het zou onaanvaardbaar zijn als een onderneming bij de ene aanvraag voor een vergunning/beschikking wél en bij een andere niet als rechtspersoon zou worden aangemerkt. Onverminderd alle geldende definities en andere toepasselijke voorschriften is het in deze context van het grootste belang dat niet de naam van een specifieke entiteit als uitgangspunt wordt genomen, maar dat op onafhankelijke wijze wordt vastgesteld of de betreffende onderneming als rechtspersoon kan worden 3
aangemerkt of niet. Een belangrijk aspect in dit verband is bijvoorbeeld of de onderneming al over een eigen EORI-nummer beschikt.
4. AEO-aanvragen van multinationals of grote ondernemingen in situaties als bedoeld in punt 3.2, tweede bolletje Deze aanvragen kunnen slechts efficiënt en met goed gevolg worden verwerkt als er een adequate procedure wordt toegepast en alle betrokken partijen goed samenwerken. 4.1. Voorbereidingen De bevoegde douaneautoriteit van een lidstaat dient DG Taxud onmiddellijk in kennis te stellen van iedere aanvraag van een onderneming/entiteit die een vi/bijkantoor van een multinational of grote onderneming is en niet als afzonderlijke juridische entiteit wordt aangemerkt. De betreffende lidstaat dient alle beschikbare informatie over de onderneming te verstrekken die bevorderlijk is voor de coördinatie met de andere lidstaten, waaronder de volledige naam, de organisatiestructuur, gegevens over de moedermaatschappij enz. DG Taxud regelt de coördinatie met de andere lidstaten teneinde alle vi’s/bijkantoren van de betreffende onderneming in de EU in kaart te brengen, met name de vi’s/bijkantoren die niet als een afzonderlijke juridische entiteit worden beschouwd. Dit moet een duidelijk beeld opleveren van de structuur van de moedermaatschappij en haar dochterondernemingen en/of vi’s/bijkantoren. Het is de bedoeling dat de gecombineerde AEO-aanvraag van toepassing is op alle vi’s/bijkantoren zonder rechtspersoonlijkheid. Omdat het niet mogelijk is om een onderscheid te maken tussen vi’s, zou anders immers de ongewenste situatie kunnen ontstaan dat een vi gebruik kan maken van een AEO-certificaat zonder dat zij gecontroleerd is. Alle betrokken lidstaten dienen van het resultaat op de hoogte te worden gesteld. De lidstaat waar de aanvraag is ingediend, stelt de onderneming in kennis van de afwijzing van haar aanvraag als zij niet voldoet aan de voorwaarde dat zij een persoon moet zijn, en geeft aan welke de bevoegde lidstaat is waar de moedermaatschappij een gecombineerde aanvraag kan indienen. Om de latere aanvraagprocedure te bespoedigen en te bevorderen, verdient het aanbeveling dat de lidstaten ook bij eventuele verkennende contacten van een dergelijke onderneming/entiteit die een aanvraag voorbereidt, informatie verstrekken. Het uitwisselen van informatie tussen de Europese Commissie en de lidstaten gebeurt via de AEO-helpdesk van Taxud. 4.2. Bij welke bevoegde douaneautoriteiten kan de gecombineerde aanvraag ingediend worden? De gecombineerde aanvraag moet door de moedermaatschappij worden ingediend bij een van de douaneautoriteiten van de lidstaat/lidstaten waar zij vi’s/bijkantoren heeft, op basis van de volgende criteria: • op grond van de toepassing van de criteria van artikel 14 quinquies TCDW; of 4
•
indien de onderneming over een vestiging beschikt die de rol van Europees centrum/hoofdkantoor vervult waar de algemene logistieke beheersactiviteiten van de aanvrager plaatsvinden, in de lidstaat waar dat Europees centrum/hoofdkantoor is gevestigd.
4.3. Indienen van een gecombineerd aanvraagformulier Doorgaans dient de aanvraag te worden opgesteld in de officiële taal van de lidstaat waar die aanvraag wordt ingediend. Voor een aantal bijlagen die betrekking hebben op een afzonderlijk bijkantoor in een bepaalde lidstaat, kan evenwel ook gebruik worden gemaakt van andere talen die voor de betreffende lidstaat aanvaardbaar zijn. De volgende gegevens dienen ingevuld te worden: • Vak 1 = de naam van de moedermaatschappij (uit de EU of uit een derde land) + de namen van alle vi’s in de EU; • Vak 4 = de adressen van alle vi’s in de EU; • Vak 9 = het EORI-nummer van de moedermaatschappij2 + alle registratienummers van alle vi’s in de EU (btw-nummer dan wel het identificatienummer van het bedrijf indien er geen btw-nummer is); • Vak 12 = de economische activiteit (in codes en niet in vrije tekst); • Vak 16-18 = de kantoren van alle vi’s in de EU. Bij de gecombineerde aanvraag kan één zelfbeoordelingsvragenlijst worden ingediend, mits deze de informatie bevat voor alle vi’s/bijkantoren waarop de aanvraag betrekking heeft.
5. Beoordeling van de criteria De algemene regels voor de te verrichten raadpleging dienen dezelfde te zijn als die welke worden gebruikt wanneer bedrijfslocaties in een andere lidstaat zijn gevestigd. De bevoegde douaneautoriteit van afgifte is verplicht om in ieder geval de lidstaat/lidstaten te raadplegen waar de andere vi’s/bijkantoren in de EU die douanegerelateerde activiteiten uitvoeren, zijn gevestigd. De omvang van die raadpleging kan echter afhankelijk zijn van de omstandigheden van het individuele geval (bijvoorbeeld toepassing van gemeenschappelijke bedrijfsnormen door de onderneming enz.). Alle vi’s/bijkantoren in de EU waar douanegerelateerde activiteiten worden uitgevoerd, dienen gecontroleerd te worden door de lidstaat/lidstaten waar die vi’s/bijkantoren zijn gevestigd. De resultaten van de afzonderlijke controles dienen aan de lidstaat van afgifte te worden verstrekt. De in artikel 14 quaterdecies, lid 1, en artikel 14 sexdecies vastgestelde termijnen zijn mutatis mutandis van toepassing. Om de nodige controles te kunnen uitvoeren, kan de geraadpleegde douaneautoriteit echter om een verlenging van de termijn verzoeken.
2
TAXUD/2008/1633 rev.1.9. 5
6. Beheer van het AEO-certificaat 6.1. Afgifte van het certificaat Net als in alle andere gevallen betekent de acceptatie van een AEO-aanvraag niet automatisch dat er ook een AEO-certificaat wordt afgegeven. In deze specifieke situatie dienen alle vi’s/bijkantoren aan de criteria te voldoen voordat het AEO-certificaat door de bevoegde douaneautoriteit verstrekt kan worden. Er wordt slechts één AEO-certificaat aan de moedermaatschappij afgegeven. Indien zij buiten de EU is gevestigd, is het certificaat beperkt tot de bedrijfsactiviteiten in de EU en is het van toepassing op alle vi’s/bijkantoren in de EU zonder rechtspersoonlijkheid. 6.2. Toezicht en herbeoordeling De controleprogramma's voor het toezicht na de afgifte van de certificaten worden opgesteld en de relevante activiteiten worden uitgevoerd door de douaneautoriteiten van de lidstaten waar de betreffende vi’s/bijkantoren gevestigd zijn. Die activiteiten dienen echter wel te allen tijde in nauwe samenwerking met de douaneautoriteit van afgifte te worden uitgevoerd teneinde overlap of dubbele werkzaamheden te voorkomen. Indien noodzakelijk kan elke lidstaat waar een vi/bijkantoor is gevestigd, de douaneautoriteit van afgifte verzoeken om de voorwaarden en criteria aan een herbeoordeling te onderwerpen. Indien de moedermaatschappij een nieuwe vi/nieuw bijkantoor opent of een herstructurering doorvoert die van invloed is op haar vi’s/bijkantoren, dient zij de douaneautoriteit van afgifte hieromtrent te informeren. De betreffende autoriteit zal vervolgens de nodige maatregelen nemen, waaronder eventueel een herbeoordeling. 6.3. Schorsing en intrekking De douaneautoriteit van afgifte kan op eigen initiatief of op verzoek van de douaneautoriteiten van een van de andere lidstaten (met name van de lidstaten waar een vi/bijkantoor waarop het certificaat van toepassing is, is gevestigd) maatregelen nemen om het AEO-certificaat te schorsen of in te trekken. In dergelijke gevallen is de schorsing of intrekking van toepassing op het volledige AEOcertificaat, ongeacht de vraag welke vi/welk bijkantoor niet langer aan de relevante voorwaarden of criteria voldoet.
6
