1. Inleiding Deze brochure informeert u over de mogelijkheden om in aanmerking te komen voor de Energie Investeringsaftrek (EIA). De EIA is een fiscale regeling voor energiezuinige producten, waaronder ook verlichting. De producten van Philips voldoen aan de hoogste eisen met betrekking tot energiebesparing en komen daardoor vaak in aanmerking voor de Energie Investeringsaftrek (EIA). De EIA regeling kent een afdrachtsvermindering van 44% toe op de vennootschapsbelasting over energiezuinige investeringen. Dit resulteert in een netto voordeel van circa 11 % over het voor EIA in aanmerking komende geïnvesteerde bedrag. In deze brochure vindt u alle benodigde informatie om een EIA melding te doen en te beoordelen of het door u aangekochte Philips product in aanmerking komt voor EIA.
2. Wat is de EIA? De EIA is een fiscale maatregel die de toepassing bevordert van energie‐efficiëntere bedrijfsmiddelen, die zijn toe te passen in bouwwerken, processen en transportmiddelen. Daarnaast komen ook investeringen in duurzame energie in aanmerking voor EIA. Bedrijfsmiddelen die in aanmerking komen, zijn benoemd op de zogenaamde Energielijst. Doelgroep Aanvragen kunnen worden ingediend door Nederlandse ondernemingen. Het moet gaan om investeringen, waarbij de kosten worden geactiveerd op de balans. Met de EIA kunt u 44% van het investeringsbedrag in mindering brengen op de winst voor belastingen of de inkomstenbelasting. Bij een vennootschaps‐belastingtarief van 25,5% is het netto voordeel 11,2%. De berekening van het netto voordeel voor belastingplichtigen die onderworpen zijn aan de inkomstenbelasting kan op dezelfde wijze berekend worden. Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend zolang er budget is maar uiterlijk binnen 3 maanden na opdrachtverlening. Het budget voor 2010 is € 150 miljoen aan fiscaal voordeel. Voorwaarden Om in aanmerking te komen voor de EIA, dient u te voldoen aan de volgende voorwaarden: •
Ondernemingen komen voor EIA in aanmerking wanneer ze investeren in een bedrijfsmiddel dat voldoet aan de eisen van de Energielijst. Voorwaarde hierbij is dat het bedrag van de investering op de balans wordt geactiveerd;
•
Het bedrijfsmiddel mag niet al (door een ander) zijn gebruikt;
•
De kosten van één bedrijfsmiddel moeten meer bedragen dan € 450;
•
Het totale bedrag aan energie‐investeringen moet per kalenderjaar minimaal € 2200 bedragen;
•
Ten aanzien van bepaalde investeringen zijn vergunningen essentieel. Indien een bouwvergunning, een milieuvergunning of SDE‐beschikking is vereist, dan moet de belastingplichtige ten tijde van de melding beschikken over een afgegeven vergunning of beschikking;
Welke kosten komen aanmerking voor de EIA? Behalve de directe kosten voor het bedrijfsmiddel zelf, komen nog een aantal andere kosten in aanmerking voor de EIA. Dit zijn de volgende kosten: •
Aanschafkosten, zoals: o Voorzieningen (leidingen, appendages, meet‐ en regelapparatuur) die technisch noodzakelijk zijn voor deze bedrijfsmiddelen en alleen daarvoor gebruikt worden.
o Aankoopsom plus bijkomende kosten aan derden voor bedrijfsklaar krijgen (bijv. montagekosten). •
Voortbrengingskosten, zoals: o Arbeidskosten (eigen medewerkers + inhuur). o Kosten materiaal eigen magazijn of onderdelen bedrijfsmiddelen onder eigen regie.
•
Aanpassing bestaande bedrijfsmiddelen: •
•
Kosten nieuwe materialen en montagekosten.
Energie‐, EPA‐maatwerk advies of actieplan elektromotoren.
De volgende kosten komen niet in aanmerking voor de EIA: •
Kosten voor bedrijfsmiddelen die eerder zijn gebruikt.
•
Kosten voor grond, woningen, personenauto’s en vaartuigen die niet zijn bestemd voor beroepsvervoer, dieren, effecten, vorderingen, goodwill, vergunningen, ontheffingen, concessies en andere publiekrechtelijke dispensaties.
•
Subsidies (behalve exploitatiesubsidies).
•
Onderhoudskosten. 3.
3. Het aanvraagproces Het proces voor toekenning van de EIA bestaat uit 3 stappen: Stap 1 – Meld uw investering aan Meld de investering aan bij het Bureau investeringsregelingen en willekeurige afschrijving (IRWA) te Breda. U vindt het meldingsformulier als bijlage bij dit informatiepakket. De bijbehorende code heeft u nodig voor de aanvraag. U kunt ook iemand machtigen om de aanvraag voor u te doen. Zorg ervoor dat u de vereiste vergunningen en beschikkingen heeft voor de geplande investering. Agentschap NL kan u vragen dit aan te tonen. Stuur het formulier in binnen drie maanden na de opdracht voor de aanschaf! Het Bureau IRWA moet uw melding ontvangen hebben binnen drie maanden na het eind van het kalenderkwartaal waarin de voortbrengingskosten zijn gemaakt. Neemt u het bedrijfsmiddel waarvoor voortbrengingskosten zijn gemaakt in de loop van datzelfde kalenderkwartaal in gebruik? Meld de kosten dan binnen drie maanden na de datum van ingebruikneming. Stap 2 ‐ Behandeling van uw aanvraag U krijgt binnen vier weken een ontvangstbevestiging van het Bureau IRWA met een registratienummer. Dit betekent niet automatisch dat u de EIA krijgt, alleen dat uw melding is geregistreerd. Agentschap NL toetst uw melding op de technische en administratieve eisen van de EIA en geeft een verklaring af als u aan de eisen voldoet. De Belastingdienst stelt vast of u wel of geen EIA krijgt. Stap 3 Verklaring van Agentschap NL Om vast te kunnen stellen of uw investering aan de eisen voldoet, kan Agentschap NL aanvullende informatie bij u opvragen over de volgende zaken. Als uw melding aan alle eisen voldoet, krijgt u binnen acht weken van Agentschap NL een verklaring waarin staat dat uw investering geheel of gedeeltelijk wordt aangemerkt als energie‐investering. Tijd die u nodig heeft voor het beantwoorden van vragen en het overleggen van vergunningen, wordt daarbij opgeteld. De verklaring kunt u gebruiken als bewijs voor de belastingaangifte. Agentschap NL informeert de Belastingdienst over de controleresultaten. Wordt uw EIA‐aanvraag (gedeeltelijk) afgewezen? Dan kunt u binnen zes weken na schriftelijke ontvangst van het besluit hiertegen bezwaar maken bij Agentschap NL. De Belastingdienst kan de EIA (gedeeltelijk) accepteren of afwijzen. Bent u het met de beslissing niet eens? Dan kunt u de fiscale bezwaar‐ en beroepsprocedure volgen. Bij de Belastingdienst kunt u de brochure 'Bezwaar en beroep' opvragen. De Belastingdienst stelt de aanslag vast. Als de aanslag eenmaal onherroepelijk is, kunt u op een later moment niet meer kiezen voor EIA.
4. Invullen EIA‐formulier Een exemplaar van het EIA formulier vindt u bijgesloten in bijlage 2. Hieronder vindt u per vraag op het formulier een korte toelichting. Vraag 1: Gegevens belastingplichtige Firma of maatschap Bij een maatschap of vennootschap onder firma geldt: alle maten of firmanten die energie‐ investeringsaftrek willen toepassen, moeten apart een formulier “Melding/Verzoek om verklaring energie‐investeringsaftrek” inleveren. Elke maat of vennoot moet het investeringsbedrag toepassen naar zijn aandeel in de aanschaf‐ en/of voortbrengingskosten. BIK‐code De BIK‐code verwijst naar de bedrijfsklassecode van de Kamer van Koophandel. Een lijst van de belangrijkste BIK‐codes treft u aan in bijlage 3. Deze code moet de hoofdactiviteit van de onderneming kenmerken. In dit formulier wordt nog geen gebruik gemaakt van SBI‐codes. Ondernemingscode Met de ondernemingscode geeft u aan om wat voor soort onderneming het gaat. 1 = naamloze vennootschap 2 = besloten vennootschap 3 = coöperatieve vereniging 4 = vereniging maatschappij 5 = stichting 6 = eenmanszaak samenwerkingsverband 7 = vennootschap onder firma 8 = maatschap 9 = commanditaire vennootschap 10 = onderlinge waarborg‐ 11 = Europees economisch 12 = overige (vermeld ook de soort onderneming) Aantal werknemers Ga uit van het gemiddeld aantal werknemers per jaar (in vaste dienst of voor een langere periode ingehuurd).
Vraag 2: Contactpersoon/correspondentieadres Bij deze vraag moet u altijd een telefoonnummer invullen van de persoon met wie contact opgenomen kan worden over de melding. Als het adres van de contactpersoon afwijkt van de gegevens bij vraag 1 en u wilt dat de correspondentie met het Bureau IRWA of AgentschapNL over deze melding via de contactpersoon loopt, moet u alle adres gegevens invullen. Vraag 3: Aanschaf en investering Code van de energie‐investering De code van de energie‐investering dat u kunt gebruiken is code 210502 (Besparingssysteem voor verlichting of klimaat). Bedrag van de investering Als u in aanmerking komt voor verrekening van omzetbelasting van het betreffende bedrijfsmiddel, dan moet u hier het investeringsbedrag exclusief omzetbelasting vermelden. Als u niet in aanmerking komt voor verrekening van omzetbelasting, moet u het bedrag inclusief omzet ‐ belasting vermelden. Indien voor een bedrijfsmiddel een maximum investeringsbedrag geldt per kW of per m2 dan mag niet meer worden gemeld dan dit maximum investeringsbedrag. Deze maximum bedragen kunt u vinden bij de desbetreffende omschrijvingen in de Energielijst. Op het formulier kunt u het aantal te installeren kW of aantal aan te brengen m2 aangeven. Voor toepassing van de EIA moet het investeringsbedrag minimaal E 450 bedragen. Het totale bedrag aan investeringen dient ten minste E 2.200 per kalenderjaar te zijn. Berekening van het investeringsbedrag bij maatschappen en vennootschappen onder firma. Elke maat of vennoot moet afzonderlijk een meldingsformulier indienen. Elke maat of vennoot kan een verdeling kiezen volgens de aandelen in de winst, de kapitaalsverhouding, de aandelen in de stille reserves of eventueel in gelijke delen. Het bedrag dat elke maat of vennoot afzonderlijk op het formulier moet vermelden, is dus het percentage van zijn aandeel, vermenigvuldigd met de totale aanschaf‐ en/of voortbrengingskosten. Vanzelfsprekend is het totaal van de delen nooit meer dan 100%. Subsidie Het kan gaan om al toegekende of toegezegde subsidie, maar ook om aangevraagde of nog aan te vragen subsidie. Het gaat niet om EIA, MIA of VAMIL. Exploitatie subsidie kunt u buiten beschouwing laten. U hoeft deze ook niet in mindering te brengen op het activeringsbedrag. Vraag 4: Locatie bedrijfsmiddel Als u investeert in meer exemplaren van het betreffende bedrijfsmiddel die u op verschillende locaties gebruikt, kunt u bij vraag 4 volstaan met de gegevens van één van de locaties. Welke locatie u kiest, is dan niet van belang.
Bijlagen Het is verstandig de volgende documenten reeds bij de aanvraag toe te voegen. Dit om vragen in een later stadium van de beoordeling door het AgentschapNL te voorkomen. •
Offertes
•
Opdrachtbevestigingen
•
Specificaties ter onderbouwing van de energieprestatie‐eis
Let op: enkele aandachtspunten: •
Meer‐ of minder werk
Wat te doen bij meer‐ of minderwerk dan in eerste instantie gemeld? Indien er sprake is van meerwerk (bijvoorbeeld meer lampen) dan kan een vervolgmelding gedaan worden indien: a) De meldingstermijn nog niet is verlopen. b) Er een extra opdracht gegeven wordt. In dit geval gaat de opdrachttermijn van 3 maanden opnieuw lopen. c) Wordt er geen nieuwe opdracht gegeven en is de meldingtermijn reeds verlopen, maar is de meldingstermijn van de voortbrengingskosten nog niet verlopen, dan kunnen deze alsnog gemeld worden. Zie hoofdstuk 2. Indien er sprake is van minderwerk dan dient daar bij de aangifte rekening mee gehouden te worden (zie volgende hoofdstuk). •
Lang lopende trajecten
Indien voor langlopende trajecten een opdracht afgegeven wordt kunnen alle kosten in een keer gemeld worden, ongeacht de looptijd. Indien voor een langlopend traject meerdere opdrachten afgegeven worden kunnen er voor een dergelijk traject meerdere meldingen gedaan worden. •
Wat te doen met kosten derden?
Kosten derden (bijvoorbeeld van een installateur) kunnen, mits ze voldoen aan alle voorwaarden, op hetzelfde formulier gemeld worden als de aanschafkosten of de voortbrengingskosten (afhankelijk van de situatie en de soort kosten).
5. Realisatie en administratie Dossiervorming Voordat kan worden overgaan tot het verrekenen van EIA in de aangifte, dient een dossier te worden aangemaakt dat als onderbouwing dient voor de gemelde investering. Dit dossier bevat zowel projectinhoudelijke als financiële documenten. In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de inhoud van het projectdossier. Waarom is dossiervorming van belang? Agentschap NL controleert namens de Minister van Economische Zaken of het Ministerie van VROM in de behandelingsfase al of er (o.a.) sprake is van het tijdig melden van bedrijfsmiddelen en wat de hoogte van de energie‐investering betreft. Dit doet men veelal op basis van de door de belastingplichtige verstrekte inkooporders/opdrachtbevestigingen en kostenoverzichten. De nadruk van de controle van Agentschap NL is doorgaans technisch‐administratief en bestrijkt niet de volledige breedte en diepte van het financiële proces bij de belastingplichtige. Agentschap NL komt in beginsel niet terug op een afgegeven verklaring. Wanneer echter binnen 5 jaar blijkt dat bewust geen juiste informatie is gegeven kan een verklaring worden ingetrokken, gevolgd door financiële consequenties. Dit kan bij de EIA tot 5 jaar na datum van de EIA‐verklaring. De Belastinginspecteur heeft echter de mogelijkheid om dieper in te gaan op het financiële proces van een investering. Met enige regelmaat wordt door de Belastinginspecteur dan ook gecontroleerd of de door een belastingplichtige toegepaste EIA aan alle administratieve voorwaarden voldoet. Er wordt door de Belastinginspecteur onder andere op het volgende gelet: •
is er voor een EIA‐melding een verklaring door Agentschap NL namens het Ministerie van Economische Zaken afgegeven?
•
klopt het tijdstip van aanschaf of van voortbrenging en is tijdig gemeld?
•
wanneer is het bedrijfsmiddel in gebruik genomen en wanneer is het betaald?
•
is het bedrag van de investering juist?
•
betreft het een niet eerder gebruikt bedrijfsmiddel?
•
is er sprake van desinvesteringen?
Gedurende het aanvraagtraject moeten alle relevante stukken in een apart dossier worden verzameld zodat deze gegevens en documenten bij een eventuele controle direct beschikbaar zijn.
Het dossier Wij adviseren u de volgende documenten in dit dossier op te nemen. Aanvraagfase 1. de kopie van de EIA melding (veelal inclusief bijlagen zoals kopie opdrachtbevestigingen); 2. bijbehorende communicatie tussen de belastingplichtige en Agentschap NL / Bureau IRWA , zoals een eventuele vragenbrief en de daarop volgende antwoordbrief; 3. de EIA‐verklaring. Realisatiefase 1. bewijsstuk(ken) waaruit blijkt wanneer een bepaalde investering voor welk bedrag in opdracht is gegeven en eventuele correspondentie omtrent wijzigingen (bijvoorbeeld meerwerk) aangaande de investering; 2. kopie van de facturen; 3. kopie van de betalingsbewijzen; 4. koppeling met de activa‐administratie. Voor alle dossiers geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. De belastingplichtige dient de archivering op de juiste wijze te verzorgen. Dit kan door alle dossiers van afgeronde investeringen waarvoor EIA is aangevraagd op een centrale plek te archiveren. Ib/Vpb‐aangifte Om de verklaring te gebruiken, moet deze worden verwerkt in de aangifte Ib/VpB. Op basis van de aangifte en de fiscale jaarstukken van de belastingplichtige beoordeelt de inspecteur die de aangifte behandelt in hoeverre EIA mogelijk is. De inspecteur kan daarbij ook de boekhouding controleren. De melding van de investering waarover een EIA‐verklaring is afgegeven door Agentschap NL dient plaats te vinden in de aangifte van het jaar dat de investering is gepleegd. Verrekening is mogelijk voorzover er betalingen zijn verricht, tenzij het bedrijfsmiddel al in gebruik is genomen. Dan kan verrekening voor het gehele bedrag plaatsvinden. De verrekening vindt plaats door het toegestane percentage van de investeringskosten ten laste te brengen van de fiscale winst waardoor per saldo minder Ib/Vpb afgedragen hoeft te worden.
Bijzondere bepalingen Tevens is een aantal bijzondere bepalingen van toepassing: •
Minimaal 25% van de kosten van de aangegane verplichting dient binnen 12 maanden na het aangaan van deze verplichting te zijn betaald (tenzij het bedrijfsmiddel eerder in gebruik is genomen) en het bedrijfsmiddel dient binnen 3 jaar na het begin van het kalenderjaar waarin de investering is gedaan, in gebruik genomen te zijn. Indien hier niet aan voldaan wordt, kan het recht op EIA vervallen! Er is dan sprake van het ongedaan maken van een investering met als gevolg dat reeds genoten aftrek weer bij de fiscale winst moet worden opgeteld, tenzij de Minister hier ontheffing voor geeft.
•
In het geval er geen winst wordt gemaakt, bieden de EIA de mogelijkheid het fiscale verlies te vergroten. Indien er sprake is van een verlies van 800.000 en de investeringsaftrek bedraagt 100.000, dan wordt het belastbaar bedrag ‐ 900.000. Vanaf 2007 geldt dat het verlies (het negatief belastbaar bedrag) van enig jaar kan worden verrekend met de winsten van het voorafgaande jaar (carry back). De alsdan nog resterende verliezen zijn 9 jaar verrekenbaar met de winsten van de toekomstige jaren (carry forward). De verrekening geschiedt in de volgorde waarin de verliezen zijn ontstaan en de belastbare winsten zijn gemaakt. Ondernemingen die onder de inkomstenbelasting vallen kunnen gebruik maken een achterwaartse verliescompensatie van 3 jaar.
Bovenstaande betekent dat het netto voordeel kan worden bepaald aan de hand van het EIA percentage zoals dat is vastgesteld in het jaar waarin de investering is gepleegd (of in gebruik genomen of betaald), vermenigvuldigd met Ib/VpB percentage zoals dat geldt in het jaar dat het bedrag ten laste van de winst wordt gebracht. Het exacte netto voordeel kan dus bij meerjarige projecten van jaar tot jaar verschillen.
