Toelichting Fietsregeling Onderwijs Service Groep voor werknemers
Deze informatie is bestemd voor medewerkers verbonden aan scholen en algemene diensten van schoolbesturen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Bron: Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001, artikel 37 en 107
Inleiding Conform bovengenoemde uitvoeringsregeling is het voor werkgevers mogelijk voor hun werknemers een fietsregeling toe te passen. In principe is ieder schoolbestuur vrij om een regeling vast te stellen. In deze fietsregeling wordt er van uit gegaan dat u de fiets zelf koopt en dat uw werkgever niet bijdraagt in de kosten van aanschaf (dus geen belaste vergoedingen verstrekt over de meerwaarde die uitstijgt boven de maximaal belastingvrij te vergoeden bedragen). Iedere werkgever is echter vrij om andere afspraken te maken. Een fietsregeling dient via de ‘normale inspraakorganen’ tot stand te komen. Deze toelichting op de fietsregeling bestaat uit drie delen. • Deel 1 beschrijft de deelnamevoorwaarden. • Deel 2 gaat uitgebreid in op de verschillende mogelijkheden om via het ruilen van bruto loonbestanddelen (of zoals de Belastingdienst het uitdrukt: het ruilen van belaste aanspraken) een belastingvrije fietsvergoeding te verkrijgen alsmede op de consequenties die aan die opties vast kunnen zitten. Dit deel is tevens voorzien van een advies. • Deel 3 geeft een overzicht van veel gestelde vragen alsmede de antwoorden daarop. Waar in deze notitie wordt gesproken over ‘het ruilen van’ wordt steeds bedoeld dat door het afzien van (een deel van) een bruto loonbestanddeel (dit wordt als korting bijzondere regeling verantwoord) en het hiervoor in de plaats komen van een onbelaste fietsvergoeding er fiscaal voordeel voor de werknemer ontstaat.
1. DEELNAMEVOORWAARDEN U kunt eenmaal per drie aaneengesloten kalenderjaren van deze regeling gebruik maken indien: • deze regeling door uw werkgever is vastgesteld èn (ondertekend) is verstuurd naar de Onderwijs Service Groep; • u de fiets die u gaat aanschaffen of heeft aangeschaft op meer dan de helft van uw normale werkdagen gebruikt voor het woon-werkverkeer; • u een dienstverband heeft van één jaar of langer; • u voldoet aan de eisen die zijn gesteld ten aanzien van de aanvraagprocedure; • u bereid bent af te zien van (een deel van) uw bruto loonbestanddelen.
2. OPTIES VOOR HET VERKRIJGEN VAN EEN ONBELASTE FIETSVERGOEDING Om in aanmerking te komen voor een netto fietsvergoeding dient u (gedeeltelijk) af te zien van een of meerdere bruto loonbestanddelen. U heeft de keuze uit de volgende mogelijkheden: a. b. c. d.
ruil ruil ruil ruil
van van van van
(een (een (een (een
deel deel deel deel
van) van) van) van)
uw uw uw uw
fietsregelingOSGtoelichtingwerknemers
bruto salaris; vakantie-uitkering; structurele eindejaarsuitkering; eindejaarsuitkering OOP/OBP.
1/5
Versie 17-02-2006
a. Het ruilen van bruto salaris Indien u er voor kiest om in een bepaalde maand dan wel gedurende een langere periode uw salaris te laten verlagen in ruil voor een netto fietsvergoeding, mag uw werkgever uw maandsalaris niet lager vaststellen dan het minimumloon (voor een deelbetrekking geldt de naar rato berekening). Het ruilen van salaris wordt door de Onderwijs Service Groep ontraden. Aan deze optie kleven meerdere nadelen. Zo worden alle arbeidsvoorwaardelijke aanspraken, die worden afgeleid van uw feitelijk bruto salaris bij deze optie eveneens verlaagd. Dit zijn: • • • • • •
de vakantie-uitkering; de structurele eindejaarsuitkering; (indien van toepassing) de eindejaarsuitkering OOP/OBP; de jubileumuitkering (indien deze wordt vastgesteld over een maand waarin het bruto salaris is verlaagd); de overlijdensuitkering (indien deze wordt vastgesteld over een maand waarin het bruto salaris is verlaagd); de grondslag voor het bepalen van een WAO-uitkering of ontslaguitkering (BWOO-uitkering en BBWOuitkering). Bij een aanvraag van één van die uitkeringen wordt dan uitgegaan van de verlaagde berekeningsbasis).
Het kiezen voor deze optie levert naast bovenstaande nadelen ook nog eens minder fiscaal voordeel op daar in die situatie geen sprake is van toepassing van het tarief voor bijzondere beloningen maar van de maandtabel.
b. Het ruilen van vakantie-uitkering Indien u er voor kiest om uw vakantie-uitkering geheel of gedeeltelijk te laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding, geldt dat hiervoor alleen het bovenwettelijke deel van uw vakantie-uitkering mag worden gebruikt. Dit betekent dat 8% van het minimumloon niet mag worden ingezet voor een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Bij deeltijders is dit naar evenredigheid van de betrekkingsomvang. Het kiezen voor deze optie heeft als consequentie dat de grondslag voor het bepalen van een WAO-uitkering of ontslaguitkering wordt verlaagd.
c. Het ruilen van de structurele eindejaarsuitkering In de meeste CAO’s wordt in de maand december een structurele eindejaarsuitkering uitgekeerd. Deze uitkering kan geheel of gedeeltelijk worden geruild voor een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Het kiezen voor deze optie heeft als consequentie dat de grondslag voor het bepalen van een WAO-uitkering of ontslaguitkering wordt verlaagd.
d. Het ruilen van de eindejaarsuitkering OOP/OBP Indien u tot de categorie onderwijsondersteunend personeel (OOP) of onderwijsbeheerspersoneel (OBP) behoort en bent benoemd in één van de maximumschalen 1 tot en met 8, dan heeft u in de maand december recht op de eindejaarsuitkering OOP c.q. OBP. De bruto eindejaarsuitkering OOP/OBP kunt u geheel of gedeeltelijk laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Het kiezen voor deze optie heeft als consequentie dat de grondslag voor het bepalen van een WAO-uitkering of ontslaguitkering wordt verlaagd.
Alle opties Voor alle opties geldt dat het ruilen geen consequenties heeft voor de opbouw van pensioen. Voor alle opties geldt dat het fiscale jaarloon wordt verlaagd. Dit kan in grenssituaties leiden tot het toepassen van een lager tarief bijzondere beloningen in het volgende kalenderjaar. In het algemeen kan gesteld worden dat indien het ruilen van bruto loonbestanddelen naast het fiscale voordeel ook premievoordeel oplevert, het ruilen tot verlaging van de grondslag voor het vaststellen van sociale uitkeringen leidt. Premievoordeel (en dus verlaging van de grondslag voor sociale uitkeringen) kan optreden bij alle opties. Boven het maximum premieloon treedt dit effect niet op.
ADVIES Voordat U besluit om een fiets aan te schaffen dient u zich ervan te overtuigen of u aan de voorwaarden voldoet om van deze regeling gebruik te kunnen maken. Informeer bij uw werkgever of deze deelneemt aan de (model)fietsregeling van de Onderwijs Service Groep dan wel een andere regeling hanteert. Tevens is het van belang na te gaan hoe groot uw financieel voordeel zal zijn. Een werknemer die om welke reden dan ook weinig belasting betaalt, zal nauwelijks kunnen profiteren van deze regeling. De Onderwijs Service Groep kan pas tot vergoeding namens uw werkgever overgaan indien zij in het bezit is van een door u en de werkgever (of diens gemachtigde) getekende ‘Aanvraag onbelaste fietsvergoeding’ en een afschrift van de originele aankoopnota. Uiteraard dient het formulier volledig te zijn ingevuld. Bij het maken van een keuze uit de verschillende ruilmogelijkheden is het van belang dat u zich realiseert dat de door u gemaakte keuze bepalend is voor het tijdstip waarop u de onbelaste vergoeding ontvangt. Daarnaast dient u zich er van te vergewissen dat de hoogte van het bruto loonbestanddeel c.q. combinatie van bruto loonbestanddelen die u uitkiest qua bedrag toereikend is voor het verrekenen van de korting bijzondere regeling. Bij het aankruisen van uw keuze kunt u aangeven of het volledige bedrag van de korting dan wel een gedeelte daarvan op het betreffende loonbestanddeel in mindering moet worden gebracht. fietsregelingOSGtoelichtingwerknemers
2/5
Versie 17-02-2006
3. VRAAG EN ANTWOORD VANUIT DE PRAKTIJK In de praktijk blijkt dat fietsregelingen tot veel vragen leiden. De meest voorkomende vragen en antwoorden zijn in dit hoofdstuk opgenomen. De Onderwijs Service Groep verwacht u door deze toelichting meer duidelijkheid in deze materie te verschaffen. Mocht er desondanks iets niet duidelijk zijn, schroomt u dan niet u nader te laten informeren door de contactpersoon voor uw werkgever bij de Onderwijs Service Groep. De vragen en antwoorden luiden als volgt:
1)
Kan iedereen in het onderwijs gebruik maken van deze regeling? Nee, om deel te kunnen nemen aan deze regeling moet - zoals reeds is aangegeven in deel 1 - , worden voldaan aan de volgende vier voorwaarden: 1. 2. 3. 4.
de Onderwijs Service Groep dient in het bezit te zijn van de door de uw werkgever vastgestelde regeling; u dient de aan te schaffen of aangeschafte fiets op meer dan de helft van uw normale werkdagen te gebruiken voor woon-werkverkeer; u heeft een dienstverband van één jaar of langer; u voldoet aan de eisen die zijn gesteld ten aanzien van de aanvraagprocedure.
Zie ook de antwoorden op vraag 9 en vraag 10.
2)
Indien een werkgever kiest voor een eigen fietsregeling waarop moet dan worden gelet? Het gaat te ver om hier een complete lijst van aandachtspunten neer te zetten. De ervaring van de afgelopen periode heeft echter geleerd dat bij het ontwerpen van een eigen regeling veelal geen rekening wordt gehouden met het administratieve proces. Het is al meerdere malen voorgekomen dat een door een werkgever vastgestelde regeling administratief onuitvoerbaar was. De Onderwijs Service Groep raadt werkgevers daarom aan het concept van een eigen regeling eerst op uitvoerbaarheid te laten testen.
3)
Krijg ik het totale bedrag van mijn aanschaf terug? Nee, maar met deze fietsregeling verkrijgt u een fiscaal voordeel en mogelijk ook een premievoordeel, waardoor het voor u aantrekkelijk kan worden om tot aanschaf over te gaan. Het fiscale voordeel dat met deelname bereikt kan worden hangt af van uw persoonlijke situatie en wordt grotendeels bepaald door de hoogte van het tarief bijzondere beloningen dat op u van toepassing is.
Onderstaand voorbeeld verstrekt u een globaal beeld van het voordeel dat met deze regeling kan worden behaald.
Tarief bijzondere beloningen (peil 2006)
Aanschafwaarde fiets
Aanschafwaarde accessoires
Maximale onbelaste vergoeding fiets
Maximale onbelaste vergoeding accessoires
Totaal fiscaal Eigen bijdrage voordeel fiets en accessoires
52,00 42,00 41,45 34,15
€ € € €
€ € € €
€ € € €
€ € € €
€ € € €
% % % %
749,00 749,00 749,00 749,00
250,00 250,00 250,00 250,00
681,00 681,00 681,00 681,00
250,00 250,00 250,00 250,00
484,12 391,02 385,90 317,94
€ € € €
514,88 607,98 613,10 681,06
Door het premievoordeel bij de berekening van de (pseudo)premie WW (dit is van toepassing bij alle opties mits geen sprake is van overschrijding van het maximum premieloon) kan het totale voordeel iets gunstiger worden. Het voordeel van een eventuele vermindering van het loon sociale verzekeringswetten is in bovenstaande tabel niet opgenomen.
4)
Is er een afstandscriterium? Nee. Wat telt is dat u op meer dan de helft van uw werkdagen de afstand tussen uw woning en uw werk per fiets aflegt.
5)
Staat de fietsregeling los van de vergoeding reiskosten woon/werk? Ja. De vergoeding woon/werk is een normvergoeding.
fietsregelingOSGtoelichtingwerknemers
3/5
Versie 17-02-2006
6)
Hoe moet ik een onbelaste vergoeding voor aankoop van een fiets en eventuele accessoires aanvragen? a. U informeert bij uw werkgever vóór aankoop van de fiets of deze deelneemt aan de fietsregeling van de Onderwijs Service Groep. b. U koopt en betaalt een fiets. c. U vult het formulier ‘Aanvraag onbelaste fietsvergoeding’ in. d. U laat uw werkgever het formulier mede ondertekenen en laat hem de originele aankoopnota en (indien van toepassing) ook de originele polis van de fietsverzekering zien. Door het plaatsen van zijn handtekening bevestigt de werkgever dat het aannemelijk is dat u de fiets op meer dan de helft van uw werkdagen voor woon-werkverkeer zal gebruiken. Let op: de aankoopnota (en indien van toepassing de polis) dienen op uw naam te staan en voldoende te zijn gespecificeerd. Hieronder wordt verstaan dat de nota minimaal het merk fiets en het type fiets dient te vermelden, alsmede afzonderlijke prijzen voor de fiets en de verschillende accessoires en (indien van toepassing) het bedrag van de verzekering. e. De kopie van de aankoopnota (en/of polis) en het formulier verstuurt u naar de locatie van de Onderwijs Service Groep die voor uw werkgever de salarisadministratie verzorgt.
7)
De regeling spreekt over een maximale onbelaste vergoeding van € 749,00 voor de fiets en € 250,00 voor accessoires. Wat krijg ik vergoed wanneer ik een fiets aanschaf van € 950,00 en accessoires ter waarde van € 300,00? De maximale vergoeding voor een fiets is vanaf 1 januari 2002 € 749,00. De regeling schrijft voor om op de vergoeding altijd € 68,00 in mindering te brengen. In dit voorbeeld komt dus voor de fiets maximaal € 681,00 (€ 749,00 – € 68,00) voor onbelaste vergoeding in aanmerking. Voor de accessoires komt daar € 250,00 bij, zodat u in dit voorbeeld een totale onbelaste fietsvergoeding tegemoet kunt zien van € 931,00.
8)
Indien ik in september 2003 een fiets heb aangeschaft, die is vergoed in december 2003, wanneer mag ik dan een volgende fiets aanschaffen? De regeling staat toe dat u ééns in de drie jaar een onbelaste fietsvergoeding mag ontvangen. De volgende fiets kan dus pas 3 jaar later, oftewel in 2006 worden vergoed. De werkgever dient altijd te beoordelen of in het jaar van aanschaf en de twee daaraan voorafgaande jaren geen fiets is vergoed.
9)
Ik ben vanaf 01-08-2005 bij mijn werkgever werkzaam en heb op 12 oktober 2005 een fiets aangeschaft. Kan ik op 1 augustus 2006 alsnog gebruik maken van deze fietsregeling? Ja. Voor de periode 1 oktober 2005 tot 1 augustus 2006 dient er echter te worden afgeschreven. Het jaar 2005 dient als jaar van aanschaf te worden beschouwd. Voor de methode van afschrijving zie vraag 10.
10) De waarde van de fiets van vraag 9 is € 1.200,00. Wat is de vergoedingswaarde per 1 augustus 2006? Er dient rekening te worden gehouden met een restwaarde van 10% en een afschrijvingstermijn van 60 maanden. De vergoedingswaarde vóór afschrijving is: € 1.200,00 - € 120,00 restwaarde = € 1.080,00. Het aantal verstreken maanden tussen de datum van aanschaf en 1 augustus 2006 is 10 maanden (de maand van aanschaf wordt als hele maand geteld). Het af te schrijven bedrag tot 1 augustus 2006 is 10/60 * € 1080,00 = € 180,00. De aanschafwaarde voor de fietsregeling per 1 augustus 2006 is dan € 900,00 (€ 1080,00 - € 180,00). (Het berekenen van de afschrijvingswaarde o.b.v. 1,5% per maand van de aanschafwaarde levert hetzelfde resultaat op: 10 maanden x 1,5 % van € 1.200,00 is ook € 180,00). Voor vergoeding komt uiteraard maximaal € 681,00 (€ 749,00 – € 68,00) in aanmerking.
11) Hoe wordt het ruilen van bruto loonbestanddelen en de fiscale bijtelling in het salarissysteem CASO verwerkt? Onderstaand wordt een voorbeeld gegeven hoe e.e.a. zichtbaar wordt op uw salarisspecificatie, als door u werd gekozen voor de optie van het ruilen van opgebouwde vakantiegeldaanspraken. Stel dat uw (aanspraak) vakantie-uitkering (over de periode juni 2005 tot en met mei 2006) € 2.500,00 bedraagt, het percentage voor de (pseudo)premie WW in 2006 5,00% bedraagt, het percentage tarief bijzondere beloningen dat op u van toepassing is in 2006 42,00% bedraagt, en dat u een fiets heeft aangeschaft met een cataloguswaarde van € 1.000,00 en accessoires voor een bedrag van € 260,00. De uitwerking van bovenstaand voorbeeld zou er dan als volgt uitzien:
fietsregelingOSGtoelichtingwerknemers
4/5
Versie 17-02-2006
Componenten van het bruto-netto traject op de salarisspecificatie
Bruto–netto berekening zonder omruil
Bruto–netto berekening met omruil
Bruto vakantie-uitkering Korting VU bijz. regeling (o.a. fiets) Loon SVW (Pseudo)premie WW 5,00 % Loon voor de loonheffingen Loonheffing volgens tabel 42,00% Netto vakantie-uitkering zonder netto vergoeding fiets/accessoires
€ € € € € € €
2.500,00 n.v.t. 2.500,00 125,00 2.375,00 997,50 1.377,50
€ € € € € € €
2.500,00 931,00 * 1.569,00 78,45 1.490,55 626,03 864,52
Toelage VU bijz. regeling (o.a. fiets) Totaal netto
€ €
n.v.t. 1.377,50
€ €
931,00 1.795,52
€ €
1.377,50 418,02
Netto VU zonder omruil Voordeel door fietsregeling
* maximale vergoeding fiets: € 681,00 (€ 749,00 minus € 68,00) maximale vergoeding accessoires: € 250,00 totaal € 931,00
In dit voorbeeld zou u voor € 841,98 (€ 1.260,00 - € 418,02) in het bezit van een fiets en accessoires komen met een totale waarde van € 1.260,00. Het totale voordeel dat wordt genoten door fiscaal en premievoordeel komt in dit voorbeeld uit op ca. 33%. In bovenstaand voorbeeld is uitgegaan van een belastingtarief van 42,00%. Bij een belastingtarief van 41,45% of 34,15% wordt het totaal aan fiscaal en premievoordeel lager, bij een belastingtarief van 52,00% wordt het voordeel hoger.
fietsregelingOSGtoelichtingwerknemers
5/5
Versie 17-02-2006
