Fietsregeling 1.
ALGEMENE VOORWAARDEN
Aankoop fiets • •
• •
• • • • • •
De werknemer heeft ten tijde van de aanschaf van een fiets een dienstbetrekking. De werknemer maakt op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer gebruik van de fiets. Van de catalogusprijs van de fiets komt maximaal € 749,00 inclusief omzetbelasting voor vergoeding in aanmerking. De fiets wordt door de werknemer aangeschaft en betaald. De werknemer overhandigt het administratiekantoor van de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Schiedam een volledig ingevuld en ondertekend formulier ‘Aanvraag onbelaste fietsvergoeding’. De werknemer overhandigt tevens de op naam (let op: bij een gehuwde vrouw dient eveneens de meisjesnaam te worden vermeld) gestelde originele aankoopbon. Het administratiekantoor maakt hiervan een kopie en bewaart deze kopie bij de loonadministratie. In de ‘Aanvraag onbelaste fietsvergoeding’ verklaart de werknemer op meer dan de helft van zijn werkdagen de fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer. De werknemer geeft op het aanvraagformulier eveneens aan via welke varianten van de regeling hij de vergoeding wenst te ontvangen. Hij kan een keer per 36 maanden sinds de vorige aanschaf van een fiets van de regeling gebruik maken. De aangegeven varianten zijn, eventueel in combinatie, toepasbaar vanaf het moment dat de fiets is aangeschaft. Als door wijziging in de regelgeving een van de varianten komt te vervallen, vervalt de aanspraak op die betreffende regeling. Het aanvraagformulier wordt getekend door Stichting Openbaar Primair Onderwijs Schiedam of diens gemachtigde. Dit formulier en een kopie van de originele aankoopbon worden bewaard bij de loonadministratie.
Aankoop met de fiets samenhangende zaken • •
• •
• •
De werknemer heeft ten tijde van de aankoop van de met de fiets samenhangende zaken een dienstbetrekking. De werknemer maakt op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer gebruik van de fiets. Onder aankopen met de fiets samenhangende zaken wordt verstaan aankopen die direct dienstbaar zijn aan het woon-werkverkeer voorzover de waarde van deze zaken niet hoger is dan € 82,00 per kalenderjaar. Onder ‘aankopen met de fiets samenhangende zaken’ wordt in deze regeling verstaan: a. een extra slot b. een steun voor de aktetas c. het regenpak dat praktisch alleen op de fiets wordt gebruikt. Het extra slot, steun voor de aktetas en/of regenpak wordt door de werknemer aangeschaft en betaalt. De werknemer overhandigt het administratiekantoor van Stichting Openbaar Primair Onderwijs Schiedam een volledig ingevuld en ondertekend formulier ‘Aanvraag vergoeding kosten i.v.m. het gebruik fiets woon-werkverkeer’.
•
De werknemer overhandigt tevens de op naam (let op: bij een gehuwde vrouw dient eveneens de meisjesnaam te worden vermeld) gestelde originele aankoopbon. Het administratiekantoor maakt hiervan een kopie en bewaart deze bij de loonadministratie.
•
In de ‘Aanvraag vergoeding kosten i.v.m. het gebruik fiets woon-werkverkeer’ verklaart de werknemer voor meer dan de helft van zijn werkdagen de fiets te gebruiken voor woonwerkverkeer. De werknemer geeft op het aanvraagformulier eveneens aan via welke varianten van de regeling hij de vergoeding wenst te ontvangen. De aangegeven varianten zijn, eventueel in combinatie, toepasbaar vanaf het moment van aankoop. Als door wijziging in de regelgeving een van de varianten komt te vervallen, vervalt de aanspraak op die betreffende regeling. De verklaring wordt eveneens getekend door de BOPOV of diens gemachtigde. De verklaring en een kopie van de originele aankoopbon(nen) worden bewaard bij de loonadministratie.
• • •
2.
VARIANTEN
Voor de verrekening van de vergoedingen kan gekozen worden uit de volgende varianten: a. vakantie-uitkering; b. eindejaarsuitkering OOP; c. algemene eindejaarsuitkering;
b. vakantie-uitkering In de maand mei wordt elk kalenderjaar de opgebouwde vakantie-uitkering (juni tot en met mei) uitbetaald. De werknemer kan de bruto opgebouwde vakantie-uitkering geheel of gedeeltelijk laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Hiervoor mag alleen het bovenwettelijke deel van de vakantie-uitkering worden gebruikt. Dit betekent dat 8% van het minimumloon niet mag worden ingezet voor de onbelaste (netto) fietsvergoeding. Bij deeltijders is dit naar evenredigheid van de betrekkingsomvang.
c. eindejaarsuitkering OOP In de maand december van elk kalenderjaar heeft het onderwijsondersteunend personeel (OOP), benoemd in één van de maximumschalen 1 tot en met 8, recht op de eindejaarsuitkering OOP. De werknemer kan de bruto eindejaarsuitkering OOP geheel of gedeeltelijk laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding.
d. algemene eindejaarsuitkering Indien in de CAO afspraken gemaakt zijn voor een algemene eindejaarsuitkering, is het mogelijk om in de maand december van elk kalenderjaar de algemene eindejaarsuitkering geheel of gedeeltelijk te laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. Alvorens men een keuze gaat maken uit de geboden varianten, vermeld onder punt 2, is het van belang om een aantal zaken vooraf te beoordelen: • het bedrag dat verrekend moet worden; • de gemaakte keuze(s) van de varianten; • wanneer er verrekend moet worden; • keuze verrekenen via bedrag of %.
4
REGELING IN RELATIE MET DE ADMINISTRATIEVE VERWERKING
Voor het aanvragen van een fietsvergoeding dient gebruik gemaakt te worden van de volgende formulieren: • aanvraag onbelaste fietsvergoeding; • aanvraag vergoeding kosten i.v.m. het gebruik fiets woon-werkverkeer Er kan pas tot vergoeding overgegaan worden als het administratiekantoor minimaal in het bezit is van de door aanvrager en werkgever (of diens gemachtigde) getekende ‘aanvraag onbelaste
fietsvergoeding’ en een afschrift van de originele aankoopbon. Uiteraard dient het formulier volledig ingevuld en ondertekend te zijn.
AANVRAAG ONBELASTE FIETSVERGOEDING (in te vullen door werknemer en werkgever)
Werkgeversnummer: 41567
A.
Stamnummer: (zie rechtsboven op uw salarisspecificatie)
PERSOONSGEGEVENS
Achternaam:
Voorletters:
Geboortedatum:
B.
TOELICHTING
Binnen de huidige regelgeving voor de loonbelasting, conform regeling Loonbelasting 2007, kan Stichting Openbaar Primair Onderwijs Schiedam voor de werknemers een fietsregeling toepassen. De belangrijkste voorwaarden zijn: 1. de werknemer koopt zelf een fiets voor het woon-werkverkeer. 2. de werknemer heeft ten tijde van aanschaf van de fiets waarvoor de vergoeding is bestemd een dienstbetrekking bij werkgever. Met dit formulier dient u aan te geven: • voor welk bedrag u een fiets heeft aangeschaft door middel van de originele aankoopbon; • de aankoopbon dient op naam ((let op: bij een gehuwde vrouw dient eveneens de meisjesnaam te worden vermeld) gesteld te zijn; • voor welk percentage of welk bedrag wordt afgezien van bruto loonbestanddelen; • via welke varianten de fietsvergoeding betaald moet worden (zie D).
C.
VERKLARING WERKNEMER
Ik verklaar dat ik op een fiets ter waarde van € heb aangeschaft die door mij voor meer dan de helft van mijn werkdagen voor woon-werkverkeer wordt gebruikt. Op grond van deze verklaring verzoek ik in aanmerking te komen voor een fietsvergoeding. De fietsvergoeding wil ik via een of meer varianten van D. tot stand laten komen.
D.
WIJZE VAN VERDELING VAN DE FIETSVERGOEDING
Varianten
Verrekeningswijze Geheel te verrekenen Gedeeltelijk te verrekenen
O
Vakantie-uitkering (mei)
O Ja
O Bedrag € O of %
O
Eindejaarsuitkering OOP (december)
O Ja
O Bedrag € O of %
O
Algemene eindejaarsuitkering (december)
O Ja
O Bedrag € O of %
E.
ONDERTEKENING WERKNEMER
Plaats:
Datum:
Handtekening:
F. VERKLARING WERKGEVER Als werkgever van de aanvrager verklaar ik dat er ten tijde van de aanschaf van de fiets waarvoor een vergoeding wordt gevraagd sprake is van een reeds bestaande dienstbetrekking en dat de door werknemer aangeschafte fiets voor meer dan de helft van zijn werkdagen per week wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Ik verklaar tevens de originele aankoopbon te hebben gezien en hiervan voor de loonadministratie een kopie te hebben gemaakt. Plaats:
Datum:
Handtekening: Toegevoegd: Kopie aankoopbon(nen) (verplicht) N.B. Dit formulier wordt bewaard bij de loonadministratie en wordt bij controle van de belastingdienst overlegd
AANVRAAG VERGOEDING KOSTEN I.V.M. HET GEBRUIK FIETS WOONWERKVERKEER (in te vullen door werknemer en werkgever)
Werkgeversnummer: 41567
A.
Stamnummer: (zie rechtsboven op uw salarisspecificatie)
PERSOONSGEGEVENS
Achternaam:
Voorletters:
Geboortedatum
B.
TOELICHTING
Middels dit formulier kunt u, conform uitvoeringsregeling Loonbelasting 2007 verzoeken de gemaakte kosten uit te laten betalen. Belangrijkste voorwaarden zijn: 1. de werknemer koopt zelf een fiets voor het woon-werkverkeer. 2. de werknemer heeft ten tijde van de gemaakte kosten i.v.m. het gebruik fiets woonwerkverkeer waarvoor de vergoeding is bestemd een dienstbetrekking bij werkgever. De volgende kosten komen hiervoor in aanmerking: a. een extra slot; b. een steun voor de aktentas; c. het regenpak dat praktisch alleen op de fiets wordt gebruikt
C. ONDERBOUWING DECLARATIE Via deze rubriek stelt u de declaratie vast. Gegevens gemaakte kosten: Omschrijving
Aankoopdatum
Aankoopbedrag
Extra slot
€
Steun voor de aktetas
€
Regenpak voor gebruik op fiets
€
Totaal
€
D.
WIJZE VAN VERDELING VAN DE FIETSVERGOEDING
Varianten
Verrekeningswijze Geheel te verrekenen Gedeeltelijk te verrekenen
O
Vakantie-uitkering (mei)
O Ja
O Bedrag € O of %
O
Eindejaarsuitkering OOP (december)
O Ja
O Bedrag € O of %
O
Algemene eindejaarsuitkering (december)
O Ja
O Bedrag € O of %
E.
ONDERSTEUNING EN VERKLARING WERKNEMER
Ik verklaar dat de in C vermelde kosten zijn gemaakt voor het gebruik van de fiets voor woonwerkverkeer. Tevens verklaar ik dat de fiets wordt gebruikt voor meer dan de helft van mijn werkdagen voor woon-werkverkeer. Plaats:
Datum:
Handtekening:
F.
VERKLARING WERKGEVER
Als werkgever van de aanvrager verklaar ik dat er ten tijde van de aanschaf van de met de fiets samenhangende zaken waarvoor een vergoeding wordt gevraagd sprake is van een reeds bestaande dienstbetrekking en dat de door werknemer aangeschafte samenhangende zaken voor meer dan de helft van zijn werkdagen per week wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Ik verklaar tevens de originele aankoopbon te hebben gezien en hiervan voor de loonadministratie een kopie te hebben gemaakt. Plaats:
Datum:
Handtekening: Toegevoegd: Kopie aankoopbon(nen) (verplicht) N.B. Dit formulier wordt bewaard bij de loonadministratie en wordt bij controle van de belastingdienst overlegd
Het volgende ter toelichting. In de Fietsregeling wordt ervan uitgegaan, dat een werknemer met een vast dienstverband zelf een fiets koopt en betaalt. De factuur dient te worden ingezonden met het aanvraagformulier. Op dit formulier geef je aan met welk looncomponent het belastingvoordeel dient te worden verkregen. Het fiscale voordeel wordt verkregen, doordat er over een bepaald bedrag van het gekozen looncomponent (fiets maximaal € 749,-) geen loonheffing behoeft te worden betaald. De werknemer geeft op het aanvraagformulier aan via welke varianten van de regeling hij de vergoeding wenst te ontvangen. Voor de verrekening van de vergoedingen kan gekozen worden uit de volgende varianten: vakantie-uitkering In de maand mei wordt elk kalenderjaar de opgebouwde vakantie-uitkering (juni tot en met mei) uitbetaald. De werknemer kan de bruto opgebouwde vakantie-uitkering geheel of gedeeltelijk laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding.. eindejaarsuitkering OOP In de maand december van elk kalenderjaar heeft het onderwijsondersteunend personeel (OOP), benoemd in één van de maximumschalen 1 tot en met 8, recht op de eindejaarsuitkering OOP. De werknemer kan de bruto eindejaarsuitkering OOP geheel of gedeeltelijk laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. algemene eindejaarsuitkering Indien in de CAO afspraken gemaakt zijn voor een algemene eindejaarsuitkering, is het mogelijk om in de maand december van elk kalenderjaar de algemene eindejaarsuitkering geheel of gedeeltelijk te laten uitkeren als een onbelaste (netto) fietsvergoeding. samenvattend 1. koop en betaal een fiets; 2. stuur het formulier en de aankoopbon op naam op; 3. en betaal minder belasting over bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering en hou dus netto meer over. Na ondertekeningen s.v.p. zenden aan: Administratiekantoor Prosco t.a.v. de heer A. Noordhoek, afdeling Primair Onderwijs Postbus 1806 3000 BV Rotterdam
AANVULLENDE ARBEIDSOVEREENKOMST in verband met de Fietsregeling vanaf 01-08-2009 (invullen door werknemer en werkgever) Ondergetekenden: 1.
Stichting Primair Openbaar Onderwijs Schiedam (Stichting Primo Schiedam), hierna te noemen de werkgever, 2. De heer/mevrouw …………………………………………………………, wonende te ……………………….……… en werkzaam op een school van de Stichting Primo Schiedam, hierna te noemen de werknemer,
verklaren inzake de Fietsregeling van de Stichting Primo Schiedam het volgende te zijn overeen gekomen: A. De werkgever vergoedt aan de werknemer die zelf een fiets heeft aangeschaft voor woonwerkverkeer de aanschafwaarde van deze fiets tot maximaal € 749,00 inclusief BTW indien de werknemer verklaart dat hij die fiets op jaarbasis op meer dan de helft van het aantal werkdagen als vervoermiddel zal gebruiken ten behoeve van het woon-werkverkeer. De werknemer mag bij dezelfde leverancier tegelijkertijd met de fiets samenhangende zaken aanschaffen voor maximaal € 82,00 per kalenderjaar (maximaal drie jaar) inclusief BTW. De kosten van aanschaf moeten blijken uit een door de werknemer te overleggen, op zijn naam gestelde en duidelijk gespecificeerde aankoopnota. B. Als tegenprestatie voor de onder A. genoemde vergoeding gaat de werknemer akkoord met de verwerking van de uitruil van door hem opgebouwde aanspraken op de wijze zoals door hem is aangegeven op het Aanvraagformulier Onbelaste Fietsvergoeding Stichting Primo Schiedam. De (hoogte van de) uitruil is gelijk aan de aanschafwaarde van de fiets verhoogd met de eventuele aanschafwaarde van accessoires gemaximeerd op respectievelijk € 749,00 voor de fiets en € 82,00 per kalenderjaar voor de aanschaf van met de fiets samenhangende zaken. C. Voorwaarde voor deze onbelaste vergoeding is dat de werkgever in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren geen fiets heeft vergoed aan de werknemer. Als de werkgever de aanschafkosten van een fiets gaandeweg vergoedt, dan begint de termijn van drie kalenderjaren bij de eerste deelvergoeding. D. De werknemer verklaart op de hoogte te zijn van onderstaande gevolgen die kunnen optreden als gevolg van deelname aan de Fietsregeling van de Stichting Primo Schiedam: Een verlaging van het loon sociale verzekeringen hetgeen consequenties kan hebben voor E. F.
mogelijke uitkeringen voor BWOO, BBWO en WAO/WIA; Een verlaging van het inkomen in het kader van inkomensafhankelijke subsidies zoals huursubsidie en/of tegemoetkoming studiekosten; Een verlaging van het fiscale jaarloon (hetgeen in grensgevallen kan leiden tot een lager
percentage tarief bijzondere beloningen). De werknemer is als eigenaar verantwoordelijk voor het onderhoud aan de fiets en voor de eventuele verzekering tegen diefstal en/of tegen schade aan derden. Daar waar deze regeling niet in voorziet, beslist de Stichting Primo Schiedam.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te …………………………, op …………………………………… De werknemer, De werkgever/schoolleider,
