Tips voor de organisatie van een evenement In dit document: 1. Evenementen van Solar Days 2. Tips voor de organisatie van uw evenement 3. Planning 4. Contact gegevens Solar Days 2013
1. Evenementen Solar Days Onder de vlag van de Solar Days kunnen allerlei verschillende evenementen worden georganiseerd. De samenwerking en gemeenschappelijke communicatie zorgt ervoor dat er veel aandacht is voor de evenementen en dus voor zonne-energie! Richtlijnen voor de organisatie van een evenement De organisatie van uw evenement ligt in uw handen. De organisatie van de Solar Days stelt pakketten met folders en promotiemateriaal beschikbaar en communiceert over de Solar Days via e-mail, website en sociale media. U nodigt zelf bezoekers uit, de organisatie van Solar days ondersteunt u daarbij. Werk samen met de organisatie van de Solar Days om uw evenement succesvol te maken. Zowel voor logistieke aspecten als voor de communicatie. Neem contact op met lokale partijen en diensten voor de organisatie van uw evenement zoals uw gemeente, scholen, professionals in de zonne-energie sector, professionals in de bouwsector, energiediensten in uw buurt, etc. Het is van belang dat de organisatie van de Solar Days op de hoogte is van uw activiteit. Dit doet u door het evenement aan te melden op de Solar Days website. Uiteraard worden wij graag op de hoogte gehouden van eventuele (locale)media aandacht of fotomateriaal van het evenement of de voorbereiding. Voorbeelden van evenementen Afhankelijk van het evenement bereikt u andere mensen met een andere boodschap. Stel u zelf de vraag wat de boodschap is, welk evenement hier bij past en op welke bezoekers u zich richt. Open huis Wie kan dit organiseren? Bewoner van een huis met een installatie voor zonne-energie Boodschap: Kennis delen over zonne-energie, ervaringen delen.
Bezoekers: Particulieren die mogelijk ook zonne-energie willen opwekken Bezoek aan een (nieuw) gebouw/ project Wie kan dit organiseren? Architect, opdrachtgever of gebruiker van een gebouw of project Boodschap: Kennis delen over zonne-energie, bewustwording Bezoekers: Algemeen geïnteresseerden, mensen uit de architectuur/bouwwereld Bedrijfsbezoek Wie kan dit organiseren? Bedrijf, werkzaam in de zonne-energie Boodschap: Kennis delen, bewustwording Bezoekers: professionals, algemeen geïnteresseerden, mensen uit de architectuur/ bouwwereld Informatiestand Wie kan dit organiseren? (advies) bedrijf, werkzaam in zonne-energie, gemeente of provincie Boodschap: Bewustwording, kennis delen Bezoekers: Algemeen geïnteresseerden, passanten Forum/debat/lezing/workshop Wie kan dit organiseren? (Advies) bedrijf in zonne-energie, buurtgemeenschap, scholen, overheid, etc. Boodschap: Kennis delen, samenwerken, netwerken, discussie Bezoekers: geïnteresseerden in zonne-energie, kinderen Recreatief evenement Wie kan die organiseren? Mensen die werkzaam zijn in recreatie en/of toerisme en actief op het gebied van zonne-energie. Boodschap: kennis maken met zonne-energie Bezoekers: Passanten, gezinnen, geïnteresseerden, etc Anders Deze lijst is uiteraard niet uitputtend, er zijn nog veel meer mogelijkheden te bedenken. Op de website www.solardays.nl staat ook informatie over evenementen van eerdere edities van de Solar days. Mocht u een idee hebben en daarover willen overleggen, neem gerust contact met ons op!
2. Praktische tips voor de organisatie van uw evenement Het doel van deze bewustwordingscampagne is om mensen zonne-energie te leren kennen en aan te sporen om het zelf ook toe te passen. Organiseer een aantrekkelijk evenement! Inspiratie Een aantal ideeën voor meer inspiratie om uw evenement succesvol te organiseren. Dialoog Bij een presentatie of lezing is het altijd goed om ruimte te houden voor dialoog. Neem ook tijd om te luisteren naar uw bezoekers. Houdt een demonstratie
Hoe meer visueel hoe beter, bijvoorbeeld het tonen van de installatie in werking of een schaalmodel. Leg uit wat er gebeurt en wat u ziet; Verplaats u in de doelgroep en vraag wat ze al weten. Tentoonstelling Een overzicht met foto’s of materialen spreken tot de verbeelding. Een overzicht van de werking en/of opbrengst. Zelf maken Maak met een aantal mensen/kinderen zelf een schaalmodel van een zonne-energie installatie. Knutsel een model waarbij zonne-energie toegepast wordt. Wedstrijd Organiseer een wedstrijd: tekeningen met ideeën voor een nieuwe toepassing, wie raadt wat de opbrengst is van…, laat mensen meedenken over plekken waar zonne-energie geplaatst kan worden, wie kan zelf het meeste energie opwekken, wie maakt de mooiste foto met het thema zonne-energie in etc. Eten en drinken Verzorg een eenvoudig hapje en drankje.
Communicatie van uw evenement A. De Uitnodiging U kunt uw evenement aankondigen met de Solar Days uitnodiging (vanaf 1 april te downloaden op de Solar Days website). Deze zijn door u zelf te voorzien van persoonlijke informatie als datum, tijd en locatie. B. Relaties met de pers De partners van de Solar Days in Nederland (Holland Solar, ODE, Uneto-VNI en Agentschap NL) gebruiken hun reguliere middelen om de nationale en regionale pers te betrekken bij deze jaarlijkse campagne via artikelen in de krant, infoberichten op televisie, reclamespotjes, reportages etc. Daarnaast is Solar Magazine één van de mediapartners voor de evenementen. Het is essentieel dat elke organisator zelf ook contact op neemt met lokale pers zodat het evenement helder en doeltreffend kan worden aangekondigd. Hiervoor Hiervoor kunt u gebruik maken van een concept voor een standaarduitnodiging en een persbericht dat u kunt verpersoonlijken. Daarnaast kunt u ook een persmapje overhandigen aan de lokale pers tijdens uw evenement. De regionale en lokale pers houden van lokale evenementen en zullen uw evenement vast enthousiast opnemen en publiek maken. mogelijke rollen voor de pers: 1. Aankondiging van uw evenement van tevoren om het publiek te informeren en tevens aandacht genereren voor een talrijke opkomst: de bedoeling is dat de pers een artikel publiceert over de Solar Days campagne en uw evenement. 2. Ervoor zorgen dat de pers aanwezig is tijdens uw evenement (en voor het maken van beeldmateriaal): op deze manier verwerft u meer aandacht. Het beste resultaat krijgt u als de journalisten aanwezig zijn tijdens uw evenement om er daarna over te kunnen publiceren. Het is van belang dat elk evenement wordt doorgegeven aan de organisatie van Solar Days (Hetzij Holland Solar of een projectpartner) zodat deze opgenomen kunnen worden op de Solar Days website. Geef ook het aantal deelnemers van het evenement door na afloop samen met een kopie van berichten die
verschenen zijn in lokale pers, op websites en dergelijke. Hiervoor is een formulier is beschikbaar op de Solar Days website.
3. Planning De Solar Days zijn van 5 tot en met 16 mei 2013. Voor een succesvol verloop van het evenement stellen wij de volgende planning voor: Feb-maart
Maart half April
Half april Eind april
Aanmelden evenementen via de website www.solardays.nl Plannen maken voor een aantrekkelijk evenement, indien nodig met hulp van de samenwerkende partijen van de Solar Days. Zaal of locatie boeken indien nodig. Partijen benaderen die met u samenwerken aan uw evenement. U ontvangt het communicatiepakket van Solar Days Verspreiden van doelgerichte uitnodigingen. Posters ophangen en verspreiden. Zowel digitaal als print. Voorbereiden panelen, communicatiemiddelen, knutselpakketten, etc. die tijdens het evenement nodig zijn. Bevestigen samenwerkende partijen Communicatie met locale pers over uw evenement, Solar Days kan u daarbij helpen.
Voor 5 mei
Maak duidelijk waar mensen moet zijn met ballonnen of andere aanwijzingen, denk aan bewegwijzering, openingstijden, ontvangst etc.
5-16 mei
SOLAR DAYS
Voor 20 mei
Doorgeven aan Solar Days: Het aantal deelnemers, eventueel beeldmateriaal, berichten verschenen in de pers (digitaal en print).
4. Contactgegevens Voor vragen kunt u mailen naar
[email protected] en direct contact opnemen met de partijen die de Solar Days in Nederland organiseren:
Holland Solar (branche organisatie voor zonne-energie in Nederland) Contactpersoon: Saskia ’t Hart
[email protected] Uneto-VNI (ondernemersorganisatie voor installateurs) Contactpersoon: Marco van der Helm AgentschapNL (agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie) Contactpersoon: Wido van Heemstra ODE (belangenorganisatie voor gebruikers van duurzame energie) Contactpersoon: Peer de Rijk
Vereniging Eigen Huis Contactpersoon: Esther Snijders Wise, Groene Stroom ja graag! Contactpersoon: Peer de Rijk Zon op Nederland Contactpersoon: Eric de Lange
