2013
Evenementenbeleid
Vastgesteld op: 12 november 2012 Inwerkingtreding: 1 januari 2013
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................ 2 1. Definitie evenement..................................................................................... 3 1.1 De definitie................................................................................................................... 3 1.2.1 Vergunningplichtige evenementen ......................................................................................... 3 1.2.2 Meldingsplichtige evenementen ............................................................................................. 3
1.2 De aanvraag ................................................................................................................ 3 2. Categorisering ............................................................................................................... 5 2.1 Categorieën ................................................................................................................. 5 2.1.1 Omvang .................................................................................................................................. 5 2.1.2 Belasting ................................................................................................................................. 5 2.1.3 Risicofactoren ......................................................................................................................... 6
3. Openbare orde en veiligheid ...................................................................... 7 3.1 Termijnen..................................................................................................................... 7 3.2 Evenementenkalender ................................................................................................. 7 3.3 Sluitingstijden............................................................................................................... 7 3.4 Beveiliging ................................................................................................................... 7 3.5 EHBO .......................................................................................................................... 7 3.6 Draaiboek .................................................................................................................... 8 3.7 Extreem weer............................................................................................................... 8 3.8 Verkeersmaatregelen................................................................................................... 8
4. Slotbepalingen ............................................................................................. 9 4.1 Leges........................................................................................................................... 9 4.2 Bereik beleidsregels..................................................................................................... 9 4.3 Afwijking beleidsregels................................................................................................. 9 4.4 Citeertitel...................................................................................................................... 9 4.5 Inwerkingtreding........................................................................................................... 9
BIJLAGE I. Risicoanalyse ............................................................................. 10 De uitslag..........................................................................................................................12
1
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
Inleiding In de gemeente Menameradiel worden jaarlijks vele evenementen georganiseerd, waaronder een aantal traditionele evenementen. Gemeente Menameradiel is trots op de evenementen die in haar gemeente plaatsvinden. Om al deze evenementen elk jaar weer feestelijk te laten verlopen en tegelijkertijd de veiligheid van deelnemers, bezoekers en bewoners te kunnen waarborgen, is dit beleid opgesteld. Met dit beleid is uitwerking gegeven aan de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Menameradiel 2012 en de Regionale Aanpak Evenementen Fryslân.
2
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
1. Definitie evenement 1.1 De definitie Onder een evenement wordt verstaan: elke voor publiek toegankelijk verrichting van vermaak. Hierbij valt onder andere een tentfeest, dorpsfeest, kermis, braderie en straatkaatsen. Er wordt onderscheid gemaakt in vergunningplichtige evenementen en meldingsplichtige evenementen. 1.2.1 Vergunningplichtige evenementen Voor een evenement dient een evenementenvergunning aangevraagd te worden wanneer het aan de volgende criteria voldoet: - het moet een publiek toegankelijke activiteit / gebeurtenis zijn, - die een tijdelijk en incidenteel karakter heeft, - die plaatsvindt op een vooraf bekende, afgebakende locatie, - waarvoor de betrokken gemeente op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening een evenementenvergunning nodig is; - of plaatsvindt in een inrichting waarop een milieuvergunning rust, op grond van artikel 8:1 van de Wet milieubeheer, en deze vergunning het organiseren van evenementen toelaat. 1.2.2 Meldingsplichtige evenementen Op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Menameradiel artikel 2:7 lid 3, kan worden volstaan met een melding als: - Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 50 personen; - Het evenement tussen 09.00 en 24.00 uur plaatsvindt; - Geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 7.00 uur of na 23.00 uur; - Het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; - Er een organisator is; - Tijdens het evenement zwak alcoholische dranken anders dan om niet worden verstrekt voor gebruik ter plaatse.
1.2 De aanvraag Voor het aanvragen en melden van een evenementenvergunningen dient het ‘Aanvraagformulier evenementen’ tijdig en volledig ingevuld ingediend te worden bij het betreffende bestuursorgaan. Alleen een tijdig en volledig ingediend aanvraagformulier wordt in behandeling genomen.
3
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
In het kader van de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en ter bescherming van het milieu wordt van de aanvrager/organisator onder andere het volgende gevraagd: - gegevens van de aanvrager/organisator; - gegevens over het evenement; - wordt er gebruik gemaakt van tijdelijke bouwwerken, zoals tenten e.d.? - wordt er muziek ten gehore gebracht: wat voor muziek en op welke tijden? - dienen er verkeersmaatregelen te worden genomen? - worden er zwak alcoholische dranken geschonken (sterk alcoholische dranken zijn bij evenementen ten alle tijden verboden)? - hoeveel EHBO-ers zijn tijdens het evenement aanwezig? - wie is verantwoordelijk voor het houden van toezicht? - wil de organisatie reclame maken voor het evenement? - worden er kansspelen georganiseerd? - hoe wordt het afval verzameld en afgevoerd?
-
De aanvraag dient vergezeld te worden van: gedetailleerde plattegrond/situatieschets van het evenemententerrein; draaiboek met telefoonnummers en het programma; calamiteitenplan en veiligheidsplan (op aanvraag van het bestuursorgaan); indien een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet wordt aangevraagd: Sociale Verklaring Hygiëne; een kopie legitimatiebewijs.
4
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
2. Categorisering 2.1 Categorieën1 Om het risico van een evenement op de openbare orde en veiligheid te kunnen behoordelen, worden aanvragen aan de hand van een risicoanalyse (zie bijlage 1) gecategoriseerd. 2.1.1 Omvang Tabel 1 Omvang evenement
Omvang
Beschrijving
Evenementen op Deze evenementen zijn bestemd voor een klein deel van de wijk/buurt/dorpsniveau gemeenschap, bijvoorbeeld leden van een vereniging of mensen uit het dorp. Bij deze evenementen staat de saamhorigheid, (categorie A) leefbaarheid, ontspanning en vermaak centraal. Evenementen van overwegend lokaal belang (categorie B)
Deze evenementen zijn gericht op de mensen uit eigen gemeente en heeft door de opzet een lokale uitstraling.
Evenementen met boven (lokale)regionale betekenis (categorie C)
Deze evenementen zijn niet alleen gericht op de mensen uit eigen gemeente, maar ook op mensen uit de regio en/of van buiten de regio. Deze evenementen hebben daarom een (boven)regionale uitstraling. De evenementen zijn uniek in opzet, sfeer en organisatie.
2.1.2 Belasting Tabel 2 Belasting evenement
Belasting
Beschrijving
Niet belastende evenementen (categorie A)
Deze evenementen vormen geen belasting voor de leefomgeving. De evenementen hebben de volgende kenmerken: - Geringe omvang - Heeft geen of zeer beperkte geluidsproductie (akoestische zang en/of muziek) - Er worden geen doorgaande wegen afgesloten - Vinden over het algemeen overdag plaats
Belastende evenementen (categorie B)
Op basis van de aanvraag voor deze evenementen kan worden voorzien dat een zekere mate van overlast voor de directe woon- en leefomgeving zal ontstaan. Deze evenementen hebben de volgende kenmerken: - Grotere omvang - Er is sprake van mechanisch versterkt geluid (omroepinstallaties, draaiorgels, geluidswagens, fanfarekorpsen, drumbands, etc.) - Er worden doorgaande wegen afgesloten - Vinden overdag plaats en/of in de avonduren plaats
1
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/images/Boarnsterhim/i77498.pdf
5
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
Zwaar belastende evenementen (categorie C)
Dit zijn evenementen waarbij op basis van de aanvraag kan worden voorzien dat zij een zware belasting voor een relatief groot gebied vormen. Deze evenementen hebben de volgende kenmerken: - Groot van omvang - Er is sprake van concerten met afzonderlijke instrumenten en zang welke gezamenlijk worden versterkt of kermissen - Er worden doorgaande wegen afgesloten - Vinden overdag en in de avond en/of nachtelijke uren plaats
2.1.3 Risicofactoren Er zijn verschillende elementen die een evenement risicovol kunnen maken. Voorbeelden van elementen zijn: - seizoen - aantal bezoekers - locatie - overmatig drankgebruik - slechte bereikbaarheid van de locatie. Per evenement wordt er gekeken naar wat de risicofactoren zijn. Belangrijk is dat hierbij goed gelet wordt op de doelgroep waar het evenement zich op richt. Daarnaast krijgen evenementen met een tijdelijke voorziening extra aandacht. Hierbij kan gedacht worden aan feesttenten of het verstrekken van voedsel.
6
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
3. Openbare orde en veiligheid 3.1 Termijnen De indieningstermijn zoals deze is vermeld in artikel 1:3 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Menameradiel 2012 is van toepassing op het indienen van een aanvraag voor een evenementenvergunning. Om de tijd te hebben om de aanvraag te behandelen, adviseert het bestuursorgaan de organisatie de aanvraag ruim op tijd in te dienen. Organisaties van B en C evenementen of organisatoren van een ‘nieuw’ evenement, zijn verplicht een vooroverleg te hebben met de gemeente. Met deze verplichting wil gemeente Menameradiel ervoor zorgen dat een evenement zo feestelijk en ordelijk mogelijk verloopt. Het bestuursorgaan kan een evaluatie verplicht stellen.
3.2 Evenementenkalender Een evenementenkalender wordt gebruikt om de inzet van hulpdiensten te kunnen waarborden. Op deze kalender staan evenementen die het komende jaar zullen plaatsvinden. Om inzet van hulpdiensten optimaal mogelijk te waarborden, zijn organisaties van evenementen verplicht om hun evenement voor 1 november voorafgaand aan het jaar dat het evenement zal plaatsvinden aan te melden bij de gemeente Menameradiel.
3.3 Sluitingstijden De gemeente Menameradiel wil middels het in een vergunning c.q. ontheffing vastleggen van eindtijden een natuurlijk verloop van het evenement stimuleren. Op deze wijze wordt de openbare orde en veiligheid op een preventieve manier zo optimaal mogelijk gewaarborgd.
3.4 Beveiliging De organisatie is verantwoordelijk voor het waarborgen van de openbare orde en veiligheid op het evenemententerrein. Buiten het evenemententerrein ligt deze verantwoordelijkheid bij de politie. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn om beveiliging in te zetten. De beveiliging kan gedaan te worden door een beveiligingsbedrijf die in het bezit is van een vergunning, verleend door het ministerie van Justitie op grond van Wet particuliere beveiligingsorganisaties en rechercheursbureaus of door personen die in de opleiding tot beveiliger succesvol hebben afgerond. De richtlijn die gemeente Menameradiel aanhoudt is minimaal 1 beveiliger op 250 bezoekers.
3.5 EHBO De organisatie is verantwoordelijk ervoor te zorgen dat de bezoekers/deelnemers van een evenement toegang hebben tot medische zorg. Daarom neemt gemeente Menameradiel als richtlijn dat er minimaal 1 EHBO’er per 250 bezoekers aanwezig is tijdens een evenement, zodat de veiligheid en volksgezondheid tijdens het evenement gewaarborgd kan worden.
7
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
3.6 Draaiboek De organisatie van een evenement is verplicht een draaiboek onderdeel te laten uitmaken van de aanvraag voor een evenementenvergunning. Tevens kan het bestuursorgaan de organisatie van een evenement verplichten een calamiteitenplan en/of een veiligheidsplan onderdeel te laten zijn van de aanvraag.
3.7 Extreem weer Om de veiligheid van bezoekers/deelnemers te kunnen waarborgen tijdens een evenement kan een organisatie worden verplicht te zorgen voor een opvanglocatie, anders dan een tent, waar bezoekers veilig kunnen schuilen ingeval van extreem weer. In geval van een hittegolf en gelet op de volksgezondheid van toeschouwers/deelnemers is een organisatie tevens verplicht gratis drinkwater bij EHBO-posten te hebben voor publiek en te zorgen voor voldoende schaduwplekken.
3.8 Verkeersmaatregelen Op basis van de aanvraag beoordeelt het bevoegd bestuursorgaan of er verkeersmaatregelen dienen te worden genomen, zodat de openbare orde en veiligheid gewaarborgd kunnen worden.
8
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
4. Slotbepalingen 4.1 Leges Voor het afgeven van een vergunning en/of ontheffing wordt op basis van de Legesverordening leges opgelegd.
4.2 Bereik beleidsregels Deze beleidsregels zijn van toepassing op de evenementen zoals georganiseerd in gemeente Menameradiel. Wanneer het gaat om het evenement ‘de Elfstedentocht per schaats’ zijn deze beleidsregels niet van toepassing, deze wordt namelijk regionaal georganiseerd.
4.3 Afwijking beleidsregels In bijzondere gevallen kan het bestuursorgaan van deze beleidsregels afwijken.
4.4 Citeertitel Deze beleidsregels worden aangehaald als “Evenementenbeleid gemeente Menameradiel 2012”.
4.5 Inwerkingtreding Deze beleidsregels treden in werking op 1 januari 2013
9
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
BIJLAGE I. Risicoanalyse Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt op basis van onderstaande tabel beoordeeld en gecategoriseerd. Risicoanalyse Naam evenement Behandelend ambtenaar Soort evenement · (grote) Popconcerten, > 10.000 bezoekers · (kleinere) Popconcerten / tentfeesten, 5.000 – 10.000 bezoekers · Festivals (met meerdere podia) · Markten / braderieën · Grote recreatieve evenementen (bijvoorbeeld – meerdaagse – grote wandelmarsen) · Kleine recreatieve evenementen (bijvoorbeeld kleine wandelmarsen) · Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto) · Corso / optochten · Beurzen · Sportevenementen · Grote (house)party’s · (aangekondigde) Grote demonstraties · (aangekondigde) Kleine demonstraties · Vliegshows · Auto-en motorsportevenementen · Vuurwerkshows · Partyboot
Risicopunt 3 2
0 0
3 1 3
0 0 0
1
0
2 3 1 2 2 3 2 3 3 2 1 Totaal
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Samenstelling publiek 1. Aantal deelnemers en/of bezoekers · 0 – 100 · 100 – 500 · 500 – 1000 · 1000 – 1500 · > 1500
Risicopunt
2. Leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe te wijzen) · 0 – 10 jaar (zonder aanwezigheid ouders) · 0 – 10 jaar (met aanwezigheid ouders) · 10 – 18 jaar (zonder aanwezigheid ouders)
0,2 0,4 0,6 0,8 1
0 0 0 0 0
0,5 0,25 0,75
0 0 0
10
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
· · · · ·
10 – 18 jaar (met aanwezigheid ouders) 18 – 30 jaar 30 – 45 jaar > 45 jaar Alle leeftijden
0,5 1 0,5 0,25 0,75
0 0 0 0 0
3.Conditie / gezondheidstoestand · Goed · Redelijk · Matig · Slecht
0 0,25 0,5 1
0 0 0 0
4. Gebruik alcohol / drugs · Niet aanwezig · Mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting · Aanwezig met risicoverwachting
0 0,25 1
0 0 0 0
0,5 0,75 1 Totaal
0 0 0 0
5. Aanwezigheid van publiek · Als toeschouwer · Als toeschouwer en/of deelnemer · Als deelnemer
Plaats en tijdstip van het evenement 1. Locatie evenement · In een gebouw · In een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.) · In open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht · In open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht · Binnen één gemeente · Gemeentegrens overstijgend
Risicopunt 0,75 0,75
0 0
0,5
0
0,75
0
0,5 1
0 0
2. Toegankelijkheid aan-en afvoerwegen · Goede aan-en afvoerwegen · Redelijk (1 weg voor aan-en afvoer) · Matig (weg met obstakels) · Slecht (geen toegangsweg)
0 0,5 0,75 1
0 0 0 0
3. Seizoen · Lente of herfst · Zomer of winter
0,25 0,5
0 0
0,25
0
0,5
0
4. Duur evenement · 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) daguren · 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) avond/nachturen
11
Evenementenbeleid gemeente Menameradiel
· 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) daguren · 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) avond/nachturen · 3 – 12 uur, daguren · 3 – 12 uur, avond-/nachturen · 1 dag · Meerdere dagen 5. Ondergrond · Harde ondergrond; steen asfalt, e.d. · Zachte ondergrond, vocht doorlatend; zand, gras, e.d. · Zachte ondergrond, drassig; zand, gras, e.d.
Eindtotaal
0,5
0
0,75
0
0,75 1 1 1
0 0 0 0
0,25
0
0,5
0
0,75 Totaal
0 0
Aantal risicopunten 0
Categorie
Bijzonderheden …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
De uitslag Aan de hand van de totaalscore valt het evenement in een bepaalde categorie, namelijk categorie A, B of C. Tabel 3 Categorie evenement
Totale risicopunten
Omschrijving
Categorie evenement
0≥6
Klein/regulier evenement
A
>6 en ≤ 9
Evenementen met verhoogde aandacht
B
>9
Risicovol evenement
C
12
