15-1-2009
EVENEMENTEN ORGANISEREN Hoe begin je eraan? Praktische organisatie van een evenement 1
T. Dooms
INLEIDING • Veel organisaties • Veel goede wil en inzet • Opgelet voor mogelijke gevolgen van “slecht organiseren” • STEUNTJE IN DE RUG! 2
T. Dooms
INLEIDING • Theorie gekoppeld aan praktijk • Ruime praktijkervaring • 10 jaar actief als organisator van provinciale evenementen in WestVlaanderen (sport) • Meer dan 150 grote organisaties T. Dooms
3
1
15-1-2009
INLEIDING • Onthouden wat goed is • Vergeten wat … • Principes van goed organiseren zijn dezelfde voor grote en kleine organisaties • Steel met je ogen, het warm water is misschien als uitgevonden … 4
T. Dooms
INLEIDING 1. Basisregels 2. Vijfstappenplan 3. Veiligheid 4. Kwaliteit 5. Promotie 6. Organisatie-instrumenten
5
T. Dooms
BASISREGELS • • • • • •
T. Dooms
KIS IJSBERG VISUALISEREN DRIE PIJLERS SUCCESS RAMP
6
2
15-1-2009
BASISREGELS KIS = KEEP IT SIMPLE • EENVOUD = overzichtelijk goed te communiceren geen tijdverlies geen ergernis rust en begrijpbaar
7
T. Dooms
BASISREGELS IJSBERG • klein topje zichtbaar • grootste deel onzichtbaar • deelnemers en opdrachtgevers oordelen op wat ze zien en meemaken • veel verborgen werk • wapenen tegen kritiek 8
T. Dooms
BASISREGELS VISUALISEREN • beeld vormen van organisatie • in de plaats stellen van deelnemer of medewerker
T. Dooms
9
3
15-1-2009
BASISREGELS DRIE PIJLERS KENNIS
PLANNING
COMMUNICATIE 10
T. Dooms
BASISREGELS SUCCES • wordt bepaald door:
planning - uitvoering succes • opgelet voor slordigheid, kunst en vliegwerk 100% uitvoering van planning = 100 % succes 11
T. Dooms
BASISREGELS RAMP • gebrek aan informatie • gebrek aan communicatie
T. Dooms
12
4
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN • STAP 1: OPSTARTEN • STAP 2: PLANNEN • STAP 3: OPVOLGEN • STAP 4: UITVOEREN • STAP 5: AFSLUITEN 13
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN • basis leggen • krijtlijnen tekenen • afspraken bestendigen • duidelijk voor iedereen • STERK BEPALEND VOOR VERDERE ORGANISATIE! 14
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN • vastleggen in afsprakennota of startnota of beginselverklaring of identificatiefiche, … • met als inhoud: naam evenement, verantwoordelijke, werkgroep, datum, plaats, doelgroep, basisdoelstelling, resultaat, gevaren, basistiming, budget, … T. Dooms
15
5
15-1-2009
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN EVENEMENTENFICHE
CONCEPTNOTA
16
T. Dooms
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN TIJDLIJN
17
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN • projectplan • met: taken mensen materiaal mijlpalen procedures contacten … T. Dooms
18
6
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? • brainstorming = denken in groep • zoveel mogelijk zaken inventariseren • orde in de chaos van taken brengen • van detail naar hoofdlijnen en omgekeerd • chronologie en logica 19
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? • Structuur aanbrengen • relaties leggen • volgorde bepalen
20
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? • tijdsduur inschatten • mijlpalen uitzetten • voorzieningen toekennen - mensen - machines - materiaal T. Dooms
21
7
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Resultaat = PROJECTPLAN
22
T. Dooms
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN PROJECTPLAN
23
T. Dooms
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN PROJECTPLAN
T. Dooms
24
8
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN STAP 3: OPVOLGEN • controle en bijsturen van de planning - vertragingen - onvoorziene zaken - nieuwe taken - stand van zaken - budget opvolging • vinger aan de pols, bijsturen mogelijk • alle info centraliseren 25
T. Dooms
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN DRAAIBOEK
26
T. Dooms
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN ORGANISATIESCHEMA
T. Dooms
27
9
15-1-2009
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN DRAAIBOEK
28
T. Dooms
KLASSEMENT KICK OP SPORT
Eventmanagement T. Dooms
29
VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN • D-day • uitvoering van planning • kwaliteitsexamen • externe beoordeling op basis van uitvoering • routine en ervaring
T. Dooms
30
10
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN • detailplanning • briefings • improvisatie • taak verantwoordelijke 31
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN STAP 5: AFSLUITEN = basis voor volgende editie of nieuw evenement • opkuis • evaluatie - intern - extern • standaardisering 32
T. Dooms
VIJFSTAPPENPLAN EVALUATIE
T. Dooms
33
11
15-1-2009
VIJFSTAPPENPLAN VERBETERPUNTEN
34
T. Dooms
OEFENING Situering: Op de gemeente werken mensen op allerlei diensten, met verschillende taken en op diverse niveaus. Er is weinig onderling contact en veel nieuw personeel. Het sportief en cultureel gehalte van het personeel is bedroevend laag.
Organiseer een personeelsuitstap (met keuzeprogramma tussen cultuur en sport)
• Stel een identificatiefiche op • Definieer zoveel mogelijke onderdelen (met vermelding van aandachtspunten)
T. Dooms
• Beoordeel de mogelijke gevaren • Bepaald de eerste taken
35
OEFENING IDENTIFICATIE • naam, wat, waar, wanneer, werkgroep, organisator • doelstellingen: groepsgevoel en onderlinge contacten bevorderen, interesse voor sport en cultuur aanwakkeren
• doelgroep: alle eigen personeelsleden, ook buitendiensten • concept: keuze v/d activiteiten op voorhand, voor- en namiddag keuze, gezamenlijk vervoer, middagmaal en afsluiter
• prijs, aantal deelnemers, timing project • financieel: 25 euro pp kost, 6 euro eigen bijdrage • mijlpalen: aankondiging programma, afsluiten inschrijvingen, bevestiging deelnemers
T. Dooms
• gevaren: (…) • promotie: dienstnota, personeelsblad, intranet, mailing
36
12
15-1-2009
OEFENING ONDERDELEN • • • • • •
Dossier schepencollege (overleg vooraf, dossier) Promotie (plan, dragers, timing, verspreiding ) Inschrijvingen (werkwijze, formulieren, verwerking, bevestiging) Sportprogramma (organisatieschema) Cultuurprogramma (organisatieschema) Vervoer (offertevraag, reservatie, routes, parkeerplaatsen,
• • • •
PR (aandenken, persnota, toespraak schepen) Veiligheid (veiligheidsdraaiboek, hulppost, noodnummers) Accommodaties (reservatie, verkenning, indeling, signalisatie) Registratie deelnemers (werkwijze, formulieren) 37
catering)
T. Dooms
OEFENING ONDERDELEN • • • • •
Catering (middagmaal, après-sport) Signalisatie (opvang, bussen, onthaal, sport / cultuur) Onthaal (locatie, materiaal, medewerkers, info) Milieu (afval, producten middagmaal, drankjes après-sport) Budget en begroting (prijsoffertes, contracten, begroting, afrekening)
T. Dooms
• • • • •
Opbouw en afbraak (taakverdeling) Materiaal (eigen materiaal, gehuurd materiaal, vervoer) Medewerkers (eigen en ingehuurde medewerkers, taken) Communicatie (GSM’s, lijst nummers) Evaluatie (vergadering, vragenlijst deelnemers, registratie 38 incidenten)
OEFENING GEVAREN • Busvervoer (bespreking met busmaatschappij, routeplannen, busverantwoordelijke)
• Overboekingen (ruime keuzemogelijkheden, reservekeuze opvragen, duidelijke afspraken over werkwijze bij overboeking)
• Gelijkwaardige verdeling deelnemers over de sporten (idem)
T. Dooms
39
13
15-1-2009
OEFENING EERSTE TAKEN • Bespreking identificatienota met bestuur • Reservatie van accommodatie voor middagmaal, sport, cultuur • Offertevraag busmaatschappij • Aankondiging datum
40
T. Dooms
VEILIGHEID SITUERING • In het verleden wellicht te weinig aandacht voor veiligheid • Wetgeving van 2004 aangepast in 2006 • Invalshoek: Wetgeving van 1994 = “producten en diensten aangeboden aan consumenten moeten veilig zijn” 41
T. Dooms
VEILIGHEID WETTELIJK KADER • Basis: • Wet op de veiligheid van producten en diensten van 1994. = een dienst die aangeboden wordt aan • consumenten moet VEILIG zijn • algemeen zorgvuldigheidsprincipe • handelen als goede huisvader • alle handelingen stellen om de integrale veiligheid te verzekeren T. Dooms
42
14
15-1-2009
VEILIGHEID WETTELIJK KADER • Morele verplichting • Wettelijke verplichting - Wet 9/2/1994 (productveiligheid) - KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) - KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) 43
T. Dooms
VEILIGHEID WETTELIJK KADER • KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) – Gevoel van gevaar – Focus op installaties – externe leveranciers
44
T. Dooms
VEILIGHEID WETTELIJK KADER • KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) • Beperkt van toepassing in welbepaalde omstandigheden – verplichte risicoanalyse – preventiemaatregelen – veiligheidsdraaiboek
T. Dooms
45
15
15-1-2009
VEILIGHEID RISICOANALYSE: wanneer? EVENEMENT / ACTIVITEIT
KB VAN TOEPASSING
negatief
positief KB ACTIEVE ONTSPANNINGSEVENEMENTEN
WET VEILIGHEID VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN
MODALITEITEN
MODALITEITEN
•Situering;
•Niets bepaald; •Handelen als een goede huisvader.
•Risicoschatting; •Lijst met producten; •Lijst met medewerkers; •Informatie en communicatie.
T. Dooms
46
VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen
T. Dooms
1: toets het evenement op toepassing KB 2: situeer het evenement 3: formaliseer de samenwerking met derden 4: duid een eindverantwoordelijke aan 5: stel een lijst op van medewerkers 6: zorg voor de briefing van de medewerkers 7: formuleer de vereiste kennis, vaardigheid en techniek voor de deelnemers 8: verstrek contactgegevens van de 47 organisatoren
VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 9: stel een lijst op met producten die een impact hebben op de veiligheid 10: bewaar de veiligheidsattesten 11: teken een situatieschets 12: bundel de verplichte informatie 13: schat de risico’s in van de activiteiten 14: meld ernstige incidenten
T. Dooms
48
16
15-1-2009
VEILIGHEID AANPAK OP EVENEMENTEN
49
T. Dooms
VEILIGHEID ANDERE AANDACHTSPUNTEN • Veiligheid van speeltoestellen (KB 28/03/01) • Uitbating van speelterreinen (KB 28/3/01) • Uitbating van kermistoestellen (KB 18/06/03) • Veiligheid van speelgoed (KB 04/03/02) • ARAB (Algemeen Reglement ArbeidsBescherming) • AREI (Algemeen Reglement op Elektrische Installaties)
T. Dooms
• • • • •
Welzijn op het werk (04/08/96) Werken met derden (04/08/96) Tijdelijke of mobiele werkplaatsen VLAREM Gemeentelijke noodplanning (16/02/06)
50
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK
T. Dooms
51
17
15-1-2009
ORGANISATIE-INSTRUMENTEN BIJLAGEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK
52
T. Dooms
KWALITEIT KENMERKEN • kwaliteit is subjectief • kwaliteit is normaal • kwaliteit staat los van de prijs
53
T. Dooms
KWALITEIT WAAROM? • sport wordt commerciëler • concurrentie wordt groter • sportbeoefenaar wordt kritischer
• subsidiërende overheid wordt kritischer
T. Dooms
54
18
15-1-2009
KWALITEIT TIPS COMMUNICATIE gebruik GSM, walkietalkie telefoonlijst met belangrijke nummers noodnummers op alle info verbinding met hulpdiensten optimaal gebruikmaken van email, internet, website • woordvoerder :crisis • • • • •
55
T. Dooms
KWALITEIT TIPS UITSTRALING • huisstijl hanteren, afgewerkte documenten • logo van het evenement of logo van de organisatie • Zorgen voor spandoeken, vlaggen, banners, … • uniforme kledij oogt afgewerkt, maar is vooral functioneel 56
T. Dooms
KWALITEIT TIPS VOORBEREIDING • werken met checklijsten • afspraken op papier bevestigen • contracten afsluiten • duidelijke informatie voor medewerkers • duidelijke taakafbakening maken • niet TE veel papier • wie doet wat duidelijk afspreken
T. Dooms
57
19
15-1-2009
KWALITEIT TIPS VERGUNNINGEN • verplichte aanvraag bij gemeentebestuur voor gebruik van openbaar domein - bestuur schat de impact, omvang en vooral de veiligheid in - advies van verschillende diensten m.b.t. * inzet politie, brandweer, hulpdiensten * milieubepalingen (afval, geluid) * gebruik elektriciteit * mobiliteit 58
T. Dooms
KWALITEIT TIPS VERGUNNINGEN • gebruik van muziek * auteursrechten (SABAM) * uitvoerders (billijke vergoeding) (wordt soms door overheid betaald: www. ikgebruikmuziek.be)
• • • • • •
verkoop sterke dranken verkoop etenswaren naamrecht portretrecht zegelrecht verdeling van promotiefolders 59
T. Dooms
KWALITEIT
T. Dooms
TIPS VERZEKERINGEN • verzekering BA • brandverzekering • objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing • contractuele aansprakelijkheid • lichamelijke letsels • alle risico’s • materiaal • vrijwilligers (verplicht) • arbeidsverzekering • rechtsbijstand
60
20
15-1-2009
KWALITEIT TIPS VIP EN PERS • • • • • • •
reserve persmappen voorzien pers indien nodig individueel opvangen gedocumenteerd eindrapport opstellen VIPS zijn niet belangrijker dan deelnemers zelf foto’s voorzien woordvoerder aanduiden teaser zoeken
61
T. Dooms
KWALITEIT TIPS VEILIGHEID • steeds EHBO voorzien • vooraf advies vragen over omstandigheden en sporten • alle locaties duidelijk aanduiden op plan • slachtofferhulp • nazorg procedure (dossier, kaartje) • lijst dokters en ziekenhuizen • verzekeringen • rampscenario voorzien 62
T. Dooms
KWALITEIT TIPS SIGNALISATIE Extern (bereikbaarheid) intern (sporten, WC, RK,onthaal) algemene overzichtsplannen stratenplannen voor medewerkers • afspreken wie ruimt op • • • •
T. Dooms
63
21
15-1-2009
KWALITEIT TIPS ONTHAAL permanent secretariaat persoonlijk onthaal communicatie knooppunt beschikt over alle informatie en documentatie • vriendelijk, service-gericht • deelnemers spontaan aanspreken • • • •
64
T. Dooms
KWALITEIT TIPS TEAM-WERKGROEP • • • • • • •
respect voor iedereen betrokkenheid door iedereen alle nodige werkmiddelen ter beschikking nu en dan verwennen goed informeren niet nodeloos vergaderen vergaderen in deelgroepen
65
T. Dooms
KWALITEIT TIPS TRANSPORT • parkeerplaatsen voor medewerkers en deelnemers • parkeerwachters en/of politie • veilige opstapplaats voor bussen • fietsen voor coördinatie • dienstregeling voor intern transport
T. Dooms
66
22
15-1-2009
KWALITEIT TIPS DRAAIBOEK • overzichtelijk draaiboek • met bijlagen (contracten, brieven, …) • onderscheid tussen belangrijke zaken en details • combinatie van tekst, database en planningsprogramma’s • Promotieplan voorzien
67
T. Dooms
KWALITEIT TIPS ALGEMEEN • • • • • • • •
reserve activiteit bij afzeggingen afspraken rond weersomstandigheden deelnamegeld = waarborg van deelname onverwacht aandenken voor deelnemers coördinator werkt niet op activiteit afbraakplanning opstellen bedankingsbrieven brief omwonenden 68
T. Dooms
PROMOTIE algemeen begrip vooral wervend karakter evolutie in de promotie kostprijs promotieplan - doelgroep - kanalen - budget • eenvoudige boodschap • doelgerichte promotie • • • • •
T. Dooms
69
23
15-1-2009
PROMOTIE • • • •
andere promotiemiddelen in plaats stellen van deelnemer gedrag beïnvloeden aida principe - aandacht trekken - interesse opwekken - drang creëren - actie
70
T. Dooms
VRAGEN? OPMERKINGEN? AANVULLINGEN? T. Dooms
71
24
