De wegwijzer door evenementen (Toelichting bij het aanvraagformulier voor het organiseren van een evenement)

De wegwijzer door evenementen (Toelichting bij het aanvraagformulier voor het organiseren van een evenement)

Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Vergunningverlening 4. Communicatie 5. Verkeer 6. Openbare Orde en Veiligheid 7. Constructieve zaken/ Opstallen 8. Milieu en leefomgeving 9. Gezondheid en hygiëne 10. Verstrekking zwak alcoholische dranken 11. Nutsvoorzieningen

3 4 5 8 9 10 13 15 16 19 20

2

1. Voorwoord Tilburg heeft een breed aanbod van zowel grootschalige als kleinschalige evenementen. Bewoners en bezoekers van de stad genieten elk jaar van tal van evenementen. De evenementen zijn van belang voor de gemeente en het is belangrijk dat alle evenementen veilig verlopen. Daarom worden evenementen altijd getoetst aan de openbare orde, veiligheid, mate van overlast, zedelijkheid en gezondheid. Deze onderdelen kunnen variëren van brandveiligheid tot verkeersveiligheid, van openbare ordeverstoringen door drankgebruik tot een calamiteit. Om alle evenementen zo goed en veilig mogelijk te laten verlopen, wordt wel wat van een organisator gevraagd en verwacht. Dit is niet om organisaties te ontmoedigen, maar omdat organisatoren een grote verantwoordelijkheid bij en tijdens evenementen dragen. Organisatoren beseffen niet altijd dat dit hun verantwoordelijkheid is. Op evenementen komt veel publiek af en er kan van alles gebeuren. Als alles in het ene jaar goed gaat, wil het niet zeggen dat het in het jaar daarop ook zo is. Natuurlijk is er verschil tussen een grootschalig en een kleinschalig evenement, maar een kleinschalig evenement hoeft niet altijd veiliger te zijn. Ieder evenement is uniek in zijn soort. Het gebruikmaken en inrichten van een locatie voor een evenement heeft gevolgen, want de openbare ruimte wordt voor een ander doel gebruikt dan oorspronkelijk bedoeld. Voordat een vergunning wordt afgegeven hebben we veel informatie van de organisator nodig. Het digitale aanvraagformulier voor het aanvragen van evenementen lijkt erg uitgebreid maar is zo opgemaakt dat het u snel verwijst naar die onderdelen die voor uw evenement van toepassing zijn. U moet er wel rekening mee houden dat naast de evenementenvergunning ook andere vergunningen of ontheffingen van toepassing kunnen zijn. In de wegwijzer die nu voor u ligt worden de vragen uit het aanvraagformulier nader toegelicht en geven we aanvullende informatie. Voor meer informatie over het evenementenbeleid kunt u de nota "Tilburg Prettig Geregeld" vinden op www.tilburg.nl/gemeente. Voor het afgeven van een vergunning is de termijn van indienen erg belangrijk. De aanvragen moeten allemaal beoordeeld worden. Daarom vragen wij u ook vriendelijk om de termijn van 12 weken in acht te nemen, zoals vermeld in deze wegwijzer. Weet u niet of een vergunning verplicht is voor de activiteit die u wilt organiseren? Neem dan contact op met de afdeling Faciliteiten, team Evenementen via telefoonnummer (013) 542 9323 of per e-mail [email protected]. Service Dienst Afdeling Faciliteiten, team Evenementen

3

2. Inleiding Voor een evenement zijn verschillende vergunningen/ontheffingen nodig. De vergunningen hebben onder andere betrekking op de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV), de Wegenverkeerswet 1994, diverse vergunningen op grond van Drank- en Horecawet, Winkeltijdenwet/-verordening, Wet openbare manifestaties, Zondagswet, de Brandbeveiligingsverordening en de Bouwverordening.

4

3. Vergunningverlening Definitie vergunningsplichtig evenement Het evenementenbeleid dat door de gemeente wordt gevoerd en de regulering die daarbij wordt toegepast vindt haar basis in de nota "Tilburg Prettig Geregeld". De vergunning verlening vindt haar basis in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) voor de gemeente Tilburg. In de APV wordt het begrip evenement als volgt gedefinieerd:

Begripsomschrijving (artikel 25) 1.

2.

Onder een evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid sub h. van de Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. activiteiten welke plaatsvinden in de besloten ruimte van een inrichting als bedoeld in de Drank- en Horecawet; e. de jaarlijkse kermis als bedoeld in de Verordening houdende vaststelling van de plaatsen en tijden van de kermis. Onder evenement wordt mede verstaan een herdenkingsplechtigheid.

Activiteiten die behoren tot de normale activiteiten van de besloten inrichting van een horecabedrijf(het pand) worden niet als evenement beschouwd. Dit geldt ook voor reguliere sportwedstrijden op en/of in sportaccommodaties. Besloten activiteiten op de openbare weg, zoals buurt- en / of straatfeesten, moet u melden bij de afdeling Faciliteiten, team Evenementen, via telefoonnummer (013) 542 8268 /542 8516. Het meldingsformulier voor buurt- en of straatfeesten vindt u in het digitale loket (www.tilburg.nl).

Wanneer moet ik een evenementenvergunning aanvragen? In de volgende gevallen hebt u op grond van de APV een evenementenvergunning nodig: 1. u organiseert een activiteit, die valt onder de omschrijving van een evenement, zoals hierboven omschreven; 2. u organiseert een evenement in een bouwwerk, waarbij de activiteit niet tot de normale bedrijfsvoering van de inrichting behoort. Een evenementenvergunning wordt afgegeven door de burgemeester. Aanvullend te verlenen vergunningen of ontheffingen kunnen zowel de bevoegdheid van de burgemeester als die van het college van Burgemeester en Wethouders betreffen. De afdeling Faciliteiten, team Evenementen is belast met de coördinatie en voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming met betrekking tot evenementen.

De vergunningaanvraag Hebt u vragen over een evenement dat u wilt organiseren? Neem dan contact op met de afdeling Faciliteiten, team Evenementen via telefoonnummer (013) 542 9323 / 542 8516 / 542 8268. Dit geldt ook voor vragen over voorwaarden die gesteld worden door andere afdelingen of adviserende diensten. De aanvraag voor de evenementenvergunning moet u digitaal indienen via het digitaal loket van de gemeente Tilburg (www.tilburg.nl). Het aanvraagformulier wordt verbeterd, maar heeft op dit moment nog een aantal beperkingen waar had aan gewerkt wordt Hiervoor onze excuses. Tijdens het invullen moet u er rekening mee houden dat u binnen een half uur een toets aanraakt. Anders loopt u de kans dat u de gehele aanvraag opnieuw moet invullen. Na het invullen van een vraag springt de cursor terug naar het begin van de pagina. Let op: als u terug wilt naar een eerdere vraag of pagina druk dan op de terugtoets in het document. - het tijdelijk bewaren van een ingevulde (of blanco) conceptaanvraag t u deze verstuurt is nog niet

5

mogelijk. Dit hebben we tijdelijk opgelost door de lijst met alle vragen die in het aanvraag formulier gesteld worden toe te voegen aan deze wegwijzer. Let op: dit conceptformulier is geen officieel aanvraagformulier. Het formulier leidt u stap voor stap door de aanvraag. Het kan zijn dat u voor het organiseren van uw evenement andere aanvullende vergunningen of ontheffingen nodig heeft. Aan de hand van de door u verstrekte gegevens op het aanvraagformulier beoordeelt de afdeling Faciliteiten, team evenementen welke vergunningen of ontheffingen nog meer nodig zijn en welk bestuursorgaan of welke overheidsinstantie daartoe bevoegd is. Voor de aanvraag van een collecte, kansspel of rommelmarkt zijn aparte aanvraag- of meldformulieren. Deze zijn ook terug te vinden op het digitaal loket (www.tilburg.nl). Op verzoek van de organisator of op verzoek van de gemeente kan het mogelijk zijn dat naar aanleiding van de aanvraag overleg gewenst is tussen de organisator, de gemeente en de hulpdiensten. Soms kan de vergunningverlener bijvoorbeeld vanwege de omvang of risico’s of onduidelijkheden een vooroverleg wensen. Het overleg resulteert in een definitieve aanvraag. Voor een vergunning worden leges (leges verordening) in rekening gebracht. Zie hiervoor www.tilburg.nl/ gemeente Tilburg/ bestuurlijke informatie/ verordeningen

Aanvraagtermijn De aanvraagtermijn voor een evenementenvergunning duurt ten minste twaalf weken. Als de gemeente niet binnen deze gestelde termijn een aanvraag ontvangt, kan het zijn dat de vergunningaanvraag niet in behandeling wordt genomen. Voor een verantwoorde beoordeling van de aanvraag is dan onvoldoende tijd aanwezig. Dit betekent dat uw evenement niet door kan gaan.

Onvolledige aanvragen Als in of bij uw vergunningaanvraag bepaalde gegevens, plattegronden, verklaringen e.d. ontbreken, is uw aanvraag onvolledig en kan de aanvraag niet worden beoordeeld. U krijgt dan twee weken de tijd om uw aanvraag compleet te maken. Als de ontbrekende gegevens niet of niet binnen de gestelde termijn worden aangeleverd, heeft dit tot gevolg dat de vergunningaanvraag buiten behandeling wordt gelaten of wordt geweigerd.

Voorbespreking van evenementen Alle evenementen worden vooraf besproken in de evenementencommissie van de gemeente Tilburg. Tijdens dit overleg dat onder voorzitterschap staat van de dienst Staf Veiligheid zijn alle adviserende diensten vertegenwoordigd, zoals de politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en interne afdelingen van de gemeente. Het doel van deze bespreking is om één advies op de vergunningaanvraag van een evenement te formuleren en al dan niet voor te leggen aan de burgemeester. Als aanvrager van een evenementenvergunning kunt u worden uitgenodigd om uw vergunningaanvraag toe te lichten.

Toetsingsgronden van een evenementenvergunning De burgemeester kan een aanvraag om een evenementenvergunning weigeren als de openbare orde, verkeersveiligheid, veiligheid van personen, de zedelijkheid of de gezondheid in gevaar komt. Ook het voorkomen of beperken van overlast kan ook een reden zijn de vergunning te weigeren. Overige weigeringsgronden zijn vastgelegd in het evenementenbeleid, de nota "Prettig Geregeld".

De vergunning Het besluit om een vergunning te verlenen wordt bekendgemaakt aan de aanvrager door toezending van de vergunning met de daarbij horende voorschriften en eventuele situatietekeningen van verkeersmaatregelen.

Bezwaar- en beroepsmogelijkheden Wanneer de burgemeester niet binnen acht weken beslist op uw aanvraag voor een evenementenvergunning of als u het niet eens bent met de beslissing op uw aanvraag dan kunt u op

6

grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar aantekenen. U moet ervoor zorgen dat uw bezwaarschrift binnen zes weken na verzending van de beslissing bij de burgemeester is. Uw bezwaarschrift moet tenminste bevatten: een omschrijving van de vergunning waartegen het bezwaar is gericht en de gronden van het bezwaar. Raadpleeg voor meer informatie over bezwaar- en beroepsmogelijkheden de brochure “Bezwaar en beroep tegen een beslissing van de overheid”. De brochure is te downloaden van de website van Postbus 51 (bestel.postbus51.nl). Wij wijzen u er op dat ook andere belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden, binnen zes weken na het nemen van het besluit, bezwaar kunnen indienen bij de burgemeester.

7

4. Communicatie Informatie aan bewoners/bedrijven Organiseert u een evenement? Dan verwachten wij van u dat u zelf aan de bewoners en bedrijven, die mogelijk hinder ondervinden van het evenement, het evenement tijdig aankondigt. De direct omwonenden en bedrijven kunt u informeren door een brief. In deze brief moet in ieder geval informatie staan over de aard en duur van het evenement (inclusief de opbouw- en afbraaktijden), de (verkeers)maatregelen, de manier waarop u als organisator probeert de overlast te beperken en waar bewoners terecht kunnen met vragen en/of klachten (naam + telefoonnummer). Deze brief moetu minimaal één week voor aanvang van het evenement verspreiden.

Communicatie aan bezoekers Als de bezoekers van buiten de gemeente Tilburg komen, is het wenselijk dat u, wanneer u reclame maakt voor uw evenement, hierbij ook aangeeft hoe bezoekers het best bij het evenement kunnen komen. Dit kunt u doen via bijvoorbeeld advertenties, een website of (radio/tv) spotjes. Als er een samenloop is met andere evenementen, dan is het goed om hier ook op te wijzen; een ander evenement kan namelijk van invloed zijn op de bereikbaarheid van uw evenement.

Klachten De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast. Daarnaast komen ook klachten over bijvoorbeeld (zwerf)afval, autoverkeer, beperkte bereikbaarheid door wegafsluitingen, beschadiging van bodem en groen en wildplassen voor. Via een informatiebrief of (een) andere publicatie(s) moet de organisator aangeven waar mensen met hun klachten terechtkunnen. De manier om adequaat op klachten te reageren is via een eigen klachtenlijn.

8

5. Verkeer Afsluiting van straten, pleinen en parkeerterreinen Evenementen hebben vrijwel altijd invloed op het verkeer, of ze trekken (veel) verkeer aan of ze ontrekken wegen/straten en/of parkeergelegenheid aan het normale gebruik. Soms is het nodig om straten af te sluiten. Alle eventuele verkeersmaatregelen worden door of namens de gemeente Tilburg. De organisator moet erop toezien dat verkeersmaterialen en/of wegafzettingen die geplaatst worden voor het evenement ongewijzigd blijven. Zo snel mogelijk na afloop van het evenement moet de weg weer worden opengesteld voor al het verkeer.

Dranghekken Het is mogelijk om dranghekken te reserveren bij de gemeente als deze niet voor verkeersafzettingen ingezet worden. Voor het gebruik van deze hekken worden geen kosten in rekening gebracht. Wel voor het vervoer van de hekken.

Parkeren Het zorgen voor voldoende parkeergelegenheid en de verwijzing hiernaar is een verantwoordelijkheid van de organisator (in overleg met de gemeente).

Verkeersregelaars Verkeersregelaars moeten voldoen aan de regeling verkeersregelaars 2009, die per 1 maart 2009 van kracht is.

Vaststelling van het aantal verkeersregelaars De vergunningverlener bepaalt in samenspraak met de politie of er verkeersregelaars moeten worden ingezet. Het aantal is afhankelijk van de route, de locatie of de (eventuele) werkzaamheden. Wat moet de organisatie van een evenement doen? verkeersregelaars werven of inhuren; kleding huren of aanschaffen voor verkeersregelaars (met ingang van 1 maart 2009 is de nieuwekleding verplicht). De "oude" kleding mag tot 1 maart 2014 nog gedragen worden.

Informatie over verzekeringen en de aanwijzing verkeersregelaars Stichting Verkeersbrigadiers Postbus 423 1270 AK Huizen Telefoon (035) 524 88 55 www.verkeersregelaars.org e-mailadres [email protected] Kijk ook in de brochure bij 'de verkeersregelaar bij evenementen' http://www.rovg.nl/upload/Folder%20verkeersregelaar%20met%20ROVG%20logo.pdf

Parkeerontheffing Er kunnen zich situaties voordoen waarbij voor bepaalde verkeersdeelnemers een uitzondering gemaakt moet worden op de geldende verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld het parkeerverbod of inrijdverbod). In dat geval kan een ontheffing worden aangevraagd. Het verzoek voor deze ontheffing moet uiterlijk 4 weken voor aanvang van de periode of tijdstip waarvoor de ontheffing wordt aangevraagd gedaan worden. Neem voor meer informatie over deze ontheffing contact op met team Gebruik Openbare Ruimte, [email protected].

9

6. Openbare Orde en Veiligheid Algemeen Het bewaken van de openbare orde en veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is in beginsel terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Dit betekent dat u zelf een inschatting moet maken van het risico en de omvang van het evenement en hierop de begeleiding moet afstemming. U moet dus zelf zorgen voor verkeersregelaars, toezichthouders en/of bewaking. Bij grootschalige evenementen is naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie ook (extra) inzet van politie nodig om de openbare orde op en rond het evenemententerrein te bewaken en hulp te verlenen aan het publiek. Extra politie-inzet moet worden ingepland. Ook daarom is het zo van belang dat de aanvraag voor een evenementenvergunning ten minste 12 weken voor aanvang van het evenement bij de gemeente wordt ingediend.

Enkele aandachtspunten Toegangscontrole Voor de veiligheid op het evenemententerrein kan het van belang zijn dat u het aantal bezoekers reguleert met het uitdelen of verkopen van toegangskaarten. De verkoop van toegangskaarten is slechts toegestaan voor particuliere terreinen. In het geval van verkoop van kaarten is er sprake van een overeenkomst tussen u als organisator en de koper. Die overeenkomst schept verplichtingen voor u, bijvoorbeeld voor de voorzieningen en de veiligheid die de koper mag verwachten. Aan de andere kant kunt u met toegangskaarten eisen stellen aan de bezoeker (bijv. een minimale leeftijd), de bezoeker informeren over regels en tolerantiegrenzen of delen van de aansprakelijkheid expliciet uitsluiten. Het werken met toegangskaarten vereist dat de toegangscontrole goed is geregeld. In de vergunningsvoorwaarden kunnen eisen opgenomen zijn ten aanzien van het maximum aantal bezoekers. U moet ervan uitgaan dat sommige mensen zonder toegangskaart proberen binnen te komen. Hierdoor kunnen meerdere risico's ontstaan, bijvoorbeeld teveel personen op het evenemententerrein.

Publieksdichtheid Om de veiligheid van de bezoekers te waarborgen bekijkt de gemeente in sommige gevallen wat de publieksdichtheid mag zijn voor een evenement. De toegestane publieksdichtheid is afhankelijk van de locatie en de aard van het evenement. De richtlijn die gehanteerd wordt ligt ongeveer op 1,9 personen per vierkante meter vrije vloeroppervlak.

Beveiliging Als houder van de evenementenvergunning bent u primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. U moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers/bedrijfshulpverleners dit toezicht uitoefenen of moet u dit door een erkend beveiligingsbedrijf laten doen. Het aantal toezichthouders of beveiligers is afhankelijk van het aard van het evenement. Tijdens het evenement moet u als vergunninghouder of een door u aangewezen leidinggevende op het evenemententerrein aanwezig zijn. De leidinggevende fungeert als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. De aanwijzingen van politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening en gemeente moeten altijd opgevolgd worden. Het niet opvolgen van de aanwijzingen kan ertoe leiden dat de burgemeester het evenement stillegt. Bij beveiliging moet u niet alleen denken aan beveiliging van het publiek maar ook aan de beveiliging van het evenemententerrein (’s nachts). In overleg met de politie en gemeente wordt bepaald of er tijdens het evenement beveiliging wordt ingezet. Ook het aantal in te zetten beveiligers wordt onderling afgestemd. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van beveiliging moet dit gebeuren door een erkend beveiligingsbedrijf. Een beveiligingsbedrijf geldt als erkend als het in het bezit is van een door het ministerie van Justitie afgegeven vergunning op grond van de Wet Particuliere Bedrijfsorganisaties en Recherchebureaus (wet PBOR).

10

Bedrijfshulpverleners (BHV-ers) De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) vormt het juridische kader op grond waarvan u als organisator (werkgever) niet alleen verantwoordelijk bent voor de veiligheid van uw werknemers maar ook voor bezoekers van het evenement. U moet daarom, aan de hand van een door u uit te voeren risico-inventarisatie, de nodige maatregelen treffen om hun veiligheid te waarborgen. Deze inventarisatie bevat een beschrijving van de gevaren en de risicobeperkende maatregelen . Op deze wijze stelt u onder meer het benodigde aantal bedrijfshulpverleners vast. De arbowetgeving is in beginsel vanaf 2007 niet meer van toepassing voor vrijwilligers. Voor vrijwilligers is het niet verplicht BHV’ers aan te stellen. Organisaties blijven echter wel verantwoordelijk en aansprakelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Houdt u daar dus rekening mee! Wanneer u als vrijwilligersorganisatie evenementen organiseert met grote groepen bezoekers, moet u zich bovendien realiseren dat u ook verantwoordelijk bent voor de veiligheid van deze bezoekers. Bij ongevallen of calamiteiten moet er adequaat gehandeld worden. In dat geval is het noodzakelijk dat u ervoor zorgt dat er mensen aanwezig zijn die handelend kunnen optreden en de eerste hulp kunnen verrichten.

Calamiteiten tijdens evenementen Ondanks goede voorbereidingen om het evenement zo goed mogelijk te laten verlopen, kan het voorkomen dat zich tijdens het evenement een calamiteit voordoet waardoor ingrijpen in het evenement noodzakelijk is. Dit kunnen verschillende soorten van calamiteiten zijn, zoals een brand op of nabij het evenemententerrein, legionella besmetting, vechtpartijen of andere ongeregeldheden op het evenemententerrein, e.d. Op grond van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd om bevelen te geven die noodzakelijk zijn voor: de handhaving van de openbare orde; het voorkomen, beperken en bestrijden van gevaar; de bescherming van veiligheid en gezondheid. Wanneer zich een grote calamiteit voordoet, beslissen de hulpdiensten in overleg met de burgemeester over de te nemen maatregelen. Zij nemen dan ook met u contact op. Het is daarom van belang dat u in uw vergunningaanvraag en het draaiboek de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer aangeeft. U bent dan voor de gemeente en de hulpdiensten bij calamiteiten bereikbaar.

Calamiteitenplan Als organisator van het evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Daarom moet u zelf zorgen voor de bestrijding van kleine incidenten. Om aan te tonen dat u hierop voorbereid bent moet u , als organisator, een calamiteitenplan toevoegen aan de aanvraag. Dit zal met name bij grootschalige evenementen het geval zijn. Een standaard calamiteitenplan is op te vragen bij de afdeling Faciliteiten, team evenementen ([email protected]). Bij het definitieve plan kunnen de hulpdiensten u adviseren. In een calamiteitenplan staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. In het plan is in elk geval aandacht voor: Identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte overcrowding van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk, extreme weersomstandigheden) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen; Maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa); Uitwerking van mogelijke scenario’s als bovengenoemde risico’s zich toch voordoen (Hoe gaan de betrokken organisaties hier dan mee om?); Stappenplan crowdmanagement (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz), crowdcontrol (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming) en beëindiging van het evenement, Evacuatieplan; Afspraken tussen organisator en hulpdiensten. Het plan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is,

11

treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het plan crisismanagement van de gemeente worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.<

Extreme weersomstandigheden Als tijdens het evenement sprake is van ‘extreme’ weersomstandigheden kan extra aandacht voor gezondheid en hygiëne of openbare orde en veiligheid nodig zijn. Tijdens een hittegolf is het bijvoorbeeld lastiger om eet- en drinkwaren op de juiste temperatuur te houden. Bij extreme kou kunnen waterleidingen bevriezen en bestaat de kans op onderkoeling voor bezoekers. Het weer is drie dagen voor het evenement redelijk nauwkeurig te voorspellen. Als organisator van een evenement is het verstandig deze weersvoorspellingen in de gaten te houden en zo nodig de communicatie naar de bezoekers hierop af te stemmen. Ook kan het voorkomen dat bij een hulpverleningsdienst een weeralarm binnenkomt. De leidinggevende van de betreffende hulpverleningsdienst, Staf Veiligheid of de afdeling Faciliteiten/team Evenementen, neemt in dat geval met u en de andere hulpdiensten contact op om bij elkaar te komen. Samen nemen we dan een beslissing hoe we omgaan met de naderende extreme weersomstandigheid. Het is daarom van belang dat u in uw vergunningaanvraag de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer aangeeft. U bent dan voor de gemeente en voor de hulpdiensten bij calamiteiten bereikbaar.

12

7. Constructieve zaken/ Opstallen Tijdelijke bouwsels (tenten, overkappingen, tribunes en/of podia en kramen) Het plaatsen van tenten, overkappingen, tribunes of podia worden gezien als het plaatsen van een tijdelijk bouwwerk. Voor het plaatsen van tenten bedoeld voor meer dan 50 personen is een vergunning nodig (op grond van de brandbeveiligingsverordening). In deze vergunning wordt de constructieve veiligheid van het tijdelijke bouwwerk beoordeeld. Voor de aanvraag van deze vergunning verwijzen wij u naar: afdeling Burger en Ondernemingszaken/team omgevingsvergunningen. Het uitgangspunt voor het plaatsen van een tent is dat de tenten op basis van hun tentenboek geplaatst worden. Als u een tent wilt plaatsen moet u de volgende items indienen. Situatietekening met daarop op schaal de tent(en) aangeven. Plattegrond van de tent met daarop de nooduitgangen, nood- en transparantverlichting, blusmiddelen, kramen, podia en dergelijke aangegeven. Berekening van het aantal toe te laten personen. Keuringsrapporten, niet ouder dan vijf jaar, van de te gebruiken materialen voor de tentwanden, tentdak en draperieën en hemels. Voor overige opstallen als tribunes, podia, overkappingen e.d. moet de constructieve veiligheid op een andere manier veilig gesteld worden. Daarom is besloten dat naast de aanvraag voor een evenement, waar een of meer van deze tijdelijk bouwwerken wordt geplaatst, constructieve gegevens en/of brandveiligheidcertificaten moeten worden aangeleverd. Ook moeten tijdelijke bouwwerken die betrekking hebben stabiliteit en brandveiligheid, door een erkend podium- en/of tribunebouwbedrijf geplaatst worden.

Overkapping De gehele constructie van de overkapping moet uit deugdelijk materiaal bestaan en minimaal voldoen aan het gestelde overeenkomstig brandklasse 2 van de NEN 6065. Als u een overkapping plaatst moet u de volgende items indienen: Situatietekening met daarop op schaal de overkapping en eventueel andere tijdelijke bouwsels. Keuringsrapporten, niet ouder dan vijf jaar, van de te gebruiken materialen voor de overkapping.

Tribune en/of podium De constructieve voorwaarden voor het plaatsen van een tribune of podium is dat de tribune en het podium door de gebruikers op een goede en veilige manier gebruikt kan worden. De constructie moet worden opgebouwd door een gerenommeerd bedrijf. Als u een tribune en/ of podium plaatst moet u de volgende items indienen:- Situatietekening met daarop op schaal de tribune en/of podium en eventuele andere tijdelijke bouwsels. Aangeven of het een open of een overkapt podium betreft. Keuringsrapporten, niet ouder dan vijf jaar, van de te gebruiken materialen voor de wanden en het dak van het podium.

Kramen Dien een situatieschets in met daarop op schaal de kramen en eventueel andere tijdelijke bouwsels aangegeven. Geef aan in welke kramen wordt gebakken en gebraden. Het is niet toegestaan om voertuigen achter kramen te plaatsen.

Verwarming Geef aan op welke wijze in de verwarming wordt voorzien en waar de verwarming wordt geplaatst.

13

Bak- en braadapparatuur Geef aan om wat voor bakwagen/ braadapparaat het gaat. De plaats van de bakwagen/ braadapparatuur moet u aangeven op de situatietekening.

Aggregaten Als u aggregaten plaatst moet u dit aangeven op de situatietekening. Te gebruiken aggregaten moeten geluidsarm zijn.

Overige opstallen Dien een situatietekening in met daarop op schaal de overige opstallen. Algemeen: als u opstallen plaatst moet u bij de aanvraag een plattegrond aanleveren met alle opstallen op schaal ingetekend. Als u geen opstallen plaatst moet u een situatieschets aanleveren (bijv. een print van Google maps).

14

8. Milieu en leefomgeving Afval en reiniging De organisator moet zorgen dat het gebruikte terrein veegschoon opgeleverd wordt. De organisator moet ook het afval dat door zijn evenement wordt veroorzaakt afvoeren. U kunt hiervoor contact opnemen met een erkend Containerbedrijf dat een vergunning heeft om afval aan te bieden op de Milieustraten. Houd u er rekening mee dat wanneer de reiniging niet of onvoldoende gebeurd is. De extra reiniging voor rekening van uw organisatie komt.

Reclame Het plaatsen van reclameborden op of aan de weg, ter aankondiging van uw activiteit, is niet toegestaan. Als u reclame voor uw activiteiten wilt maken neemt u contact op met mevrouw A.M.C Mullens van de firma Driehoeks Buitenreclame Benelux B.V. Dit bedrijf exploiteert en onderhoudt de vaste driehoeksborden die op verschillende plaatsen in de stad zijn aangebracht. U kunt haar bereiken op 013 5181903.

Geluid Geluid is een bron van vermaak, maar kan net zo goed een bron van hinder zijn. Wat de ene persoon leuk vindt is voor een ander vreselijk. Zoveel mensen, zoveel muziekstijlen: House, Pop, Jazz, Rock enz. Bij evenementen speelt daarnaast een extra aandachtspunt mee: de acceptatie door omwonenden. Een evenement dat al jaren plaatsvindt levert vaak minder overlast op dan een evenement dat voor de eerste keer wordt georganiseerd. Voor u als organisator is het daarom erg belangrijk om uzelf te oriënteren. Bekijk de mogelijkheden om de overlast zo beperkt mogelijk te houden. Informeer omwonenden over de activiteit en zoek een locatie die bij een evenement past.

Eindtijden van evenementen De eindtijden van evenementen volgens het evenementenbeleid zijn: Op zondag, maandag, dinsdag, woensdag en donderdag in de binnenstad om 23.00, daarbuiten om 22.00. Op vrijdag en zaterdag in de binnenstad om 01.00, daarbuiten om 24.00. Op dagen die gevolgd worden door een feestdag om 01.00, daarbuiten om 24.00. De evenementencommissie kan in voorkomende gevallen de burgemeester adviseren bij het vaststellen van de eindtijd van een evenement af te wijken van bovengenoemde richtlijnen.

Vuurwerk De bevoegdheid om toestemming voor het ontsteken van professioneel vuurwerk te verlenen is gelegd bij de Gedeputeerde Staten van de provincie waarin het vuurwerk wordt afgestoken (artikel 3.3.2 lid 3a van het Vuurwerkbesluit), telefoonnummer (073) 68 08 588 of (073) 68 08 610. De vergunning moet ten minste veertien weken voor aanvang van het ontsteken van het vuurwerk worden aangevraagd door het vuurwerkbedrijf dat over een vergunning moet beschikken. Voor de ontbranding van maximaal 10 kg theatervuurwerk of 100 kg vuurwerk dat voldoet aan de eisen die gesteld worden aan consumentenvuurwerk (de Regeling Nadere Eisen aan Vuurwerk) moet u twee weken voor aanvang van het ontsteken een melding te maken bij Gedeputeerde Staten van de provincie.

15

9. Gezondheid en hygiëne Algemeen Het GHOR-bureau Midden- en West-Brabant (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) adviseert over de geneeskundige inzet bij evenementen. Omdat elk evenement anders is en de inzet afhankelijk is van meerdere factoren zoals: de activiteiten die plaatsvinden, het aantal bezoekers en de aard van het publiek, de bereikbaarheid voor hulpdiensten, de plaats, het tijdstip, etc., wordt voor ieder grootschalig evenement door de GHOR een afzonderlijk advies uitgebracht met betrekking tot de geneeskundige inzet. Als organisator wordt van u verwacht dat u zelf de geneeskundige inzet regelt. Dit kunt u doen via het Rode Kruis (tel: 076-5212302) of via de plaatselijke EHBO-vereniging.

Bereikbaarheid Hulpdiensten U moet de bereikbaarheid en toegankelijkheid van het terrein garanderen voor ambulances en andere geneeskundige hulpverleningsvoertuigen door onder andere: rekening te houden met aan- en afvoerroutes; - vrije doorgang te houden van minimaal 4 meter breed en 4,20 meter hoogte;EHBOpost voor ambulances gemakkelijk en goed bereikbaar te plaatsen.

EBHO / medische voorzieningen De aard van het evenement, aantal bezoekers/deelnemers, doelgroep, locatie, bereikbaarheid en afstand zijn medebepalend of men preventief medische zorg/EHBO moet inzetten gedurende het evenement. Dit geldt tevens voor het aantal in te zetten hulpverleners. Grofweg kan men uitgaan van: 1. één EHBO post vanaf 750 bezoekers/deelnemers, met een bezetting van minimaal twee gediplomeerde EHBO’ers; 2. EHBO’ers moeten beschikken over een geldig EHBO-diploma + reanimatiecertificaat; 3. EHBO’ers moeten duidelijk herkenbaar zijn. 4. één Stand-by ambulance per 15.000 bezoekers; 5. één First Responder per 10.000 bezoekers; 6. één of meerdere onderdelen van de Geneeskundige Combinatie bij zeer grootschalige evenementen; 7. één EHBO-trommel bij evenementen met meer dan 50 deelnemers; 8. EHBO-post. De volgende richtlijnen zijn van toepassing: 9. bewegwijzering richting EHBO-post; 10. herkenbaarheid EHBO-post; 11. aanwezigheid van minimaal twee EHBO’-ers; 12. in de directe nabijheid stromend water en toiletten; 13. voldoende hulpmiddelen, zoals tafel, stoelen, plastic bekers, handdoeken, brancard, telefoon, goede verlichting; 14. voldoende EHBO-materialen. (Zie ook 4. constructieve zaken/ opstallen, voorwaarden tenten) Als tijdens het evenement een ‘medische dienst’ (professionele hulpverleners) is ingesteld, dan moet men kunnen beschikken over een ruimte waar eventuele medische handelingen zoals injecteren, infusen inbrengen en dergelijke kunnen worden uitgevoerd.

Richtlijnen sanitaire voorzieningen Het aantal sanitaire voorzieningen is afhankelijk van het soort evenement, de duur, de locatie en het aantal te verwachten bezoekers. Men moet voorzien in één toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers (minimaal twee toiletten) op een maximale loopafstand van ca. 150 meter. Herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, met dien verstande dat het aantal urinoirs maximaal ¼ van het totale aantal toiletten voor heren bedraagt. Als het aantal beschikbare toiletten onvoldoende blijkt, dan wordt geadviseerd om extra

16

voorzieningen te treffen door bijvoorbeeld het plaatsen van chemische toiletten of toiletwagens die aangesloten zijn op de openbare riolering. De toiletvoorziening moet gescheiden zijn voor mannen en vrouwen. Rekening houdend met mindervalide bezoekers en bezoekers op leeftijd moet een voor hen speciale toiletfaciliteit aanwezig zijn. In de onmiddellijke nabijheid van een toilet moet een op het waterleiding aangesloten was- en drinkvoorziening (wasbak met een koud- en eventueel warmwaterkraan) aanwezig zijn. Voorzie de handwasgelegenheid van een zeepdispenser, handdoekjes voor éénmalig gebruik en een afvalbak. De toiletten moeten regelmatig geïnspecteerd en schoongemaakt worden. Bij meerdaagse evenementen moet een schoonmaakschema aanwezig zijn waar frequentie en wijze van schoonmaken op wordt aangegeven.

Watertappunten/drinkwatervoorzieningen Afhankelijk van het soort evenement, de duur, de locatie en het aantal te verwachten bezoekers.

Drink- en etenswaren Extra aandacht is vereist als het gaat om eet- en drinkwaren die bereid zijn in tijdelijke ruimten of als het gaat om een (flinke) uitbreiding van de reguliere horeca en/of cateringfaciliteiten. Voor eet- en drinkwaren bereid in een tijdelijke ruimte, zoals tenten en marktkramen zie artikel 22 en 23 van de Warenwetregeling Hygiëne van Levensmiddelen. Volgens de wetgeving is het verplicht om gedurende het evenement de voedselveiligheid te waarborgen. Hiertoe moet een logboek bijgehouden worden.

Eisen aan tijdelijke ruimten Tijdelijke ruimten zijn zodanig geplaatst, ontworpen en geconstrueerd dat de kans op besmetting van eet- en drinkwaren en de aanwezigheid van ongedierte wordt uitgesloten; Tijdelijke ruimten worden op zodanige wijze schoongemaakt en onderhouden dat de kans op besmetting van eet- en drinkwaren en de aanwezigheid van ongedierte wordt uitgesloten;

Eisen aan de werkwijze in tijdelijke ruimten Er mogen slechts eenvoudige handelingen worden verricht bij het bereiden, behandelen, verpakken of bewaren van eet- en drinkwaren, gericht op de onmiddellijke consumptie met het oog op een goede persoonlijke hygiëne van het personeel moet er tenminste aanwezig zijn: een handenwasgelegenheid met zeephouder en handdoekjes voor eenmalig gebruik; schone sanitaire voorzieningen; voorzieningen voor het personeel om zich te kleden. Oppervlakken die in contact kunnen komen met eet- en drinkwaren moeten: in een goede staat verkeren; gemakkelijk schoon te maken en zo nodig te desinfecteren zijn; zijn vervaardigd van glad, afwasbaar en niet toxisch materiaal. Passende voorzieningen zijn aanwezig voor: het reinigen en desinfecteren van gereedschappen en materialen; het wassen van de eet- en drinkwaren; hygiënische opslag en verwijdering van afval; het handhaven en bewaken van gewenste temperaturen van gekoelde (beneden de 7ºC) en warme (boven de 60ºC) eet- en drinkwaren; voldoende warm en koud water van drinkkwaliteit.

Eisen aan de temperatuur van de voedingsmiddelen De temperatuur van de koeling en/of vriezer wordt dagelijks gecontroleerd: Norm koeling: < 7ºC, bij voorkeur tussen 2 en 4ºC; Norm vriezer: > -18ºC.

17

De opwarmtijd van de maaltijd wordt voorafgaande aan het evenement gecontroleerd: Norm: binnen één uur van gekoeld of diepgevroren tot 75ºC in de kern. Elke maaltijdcomponent uit de oven of steamer wordt gecontroleerd op temperatuur: Norm: kerntemperatuur 75ºC. Als in gebruik wordt de watertemperatuur van au bain-marie voordat de maaltijdcomponenten erin gaan gecontroleerd: Norm: watertemperatuur minimaal 80ºC.

18

10. Verstrekking zwak alcoholische dranken Een ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet maakt het mogelijk om tijdens evenementen gedurende een periode van maximaal twaalf aaneengesloten dagen zwak alcoholische dranken te schenken. Bijzonder is bovendien dat iedereen die in bezit is van de verklaring van de Sociale Hygiëne hiervoor in aanmerking kan komen en dat u dus geen horecaondernemer hoeft te zijn. Ook aan personen die buiten het horecabedrijf alcohol verstrekken worden eisen gesteld, zo moet men 21 jaar of ouder te zijn, mag men geen strafblad hebben en moet men in het bezit zijn van de verklaring Sociale Hygiëne. Als u een ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet wil aanvragen moet u uw verklaring Sociale Hygiëne en uw legitimatiebewijs overleggen bij afdeling Faciliteiten, team evenementen. Beschikt u als horecaondernemer over een drank- en horecavergunning, maar wilt u tijdens een evenement zwak alcohol schenken op een locatie die niet in uw vergunning staat vermeld? Vraag dan tevens de genoemde ontheffing aan. Verder worden eisen gesteld aan de plaats waar geschonken wordt, mogen er uitsluitend zwak alcoholhoudende dranken (alcoholpercentage < 15%) worden verstrekt en is het niet toegestaan alcohol te verstrekken aan personen jonger dan 16 jaar. Dit laatste wordt streng gecontroleerd door de Voedsel en Warenautoriteit, gemeente en politie. Voorkom hoge boetes als evenementenorganisator en hanteer – afhankelijk van het evenement – bijvoorbeeld een systeem met stempels of polsbandjes om de leeftijd van bezoekers aan te duiden.

19

11. Nutsvoorzieningen Stroom Het gebruik van stroom voor uw evenement kan op de volgende manieren: Door middel van (eigen) aggregaat; Stroomkasten die in beheer zijn bij de gemeente (De Heuvel, Piusplein, Willemsplein, Pieter Vreedeplein, Leijpark, Reeshofpark, Wilhelminapark, Muzentuin en alle marktterreinen); Neem voor het gebruik van stroomkasten van de gemeente contact op met de afdeling Faciliteiten, team evenementen via telefoonnummer (013) 542 9372 (Houd u er rekening mee dat de kosten voor het gebruik van stroom aan u worden doorberekend). U moet vooraf een overeenkomst tekenen. U moet zelf zorgen voor de overige materialen zoals bijvoorbeeld een verdeelkast en stroomkabels.

Stroomkasten die niet in het beheer zijn bij de gemeente Voor eventueel te treffen elektriciteitsvoorzieningen op andere locaties moet u tenminste 3 maanden voordat u de voorziening beschikbaar wil hebben contact opnemen met Enexis BV. Zowel voor het aanleggen van een tijdelijke aansluiting als voor het gebruik van één van de transformatoren die voor de Tilburgs Kermis worden gebruikt, moet u uw aanvraag schriftelijk indienen. Stuur uw aanvraag naar Enexis BV, afdeling A&E, postbus 856, 5201 AW Den Bosch of via de fax 073 8537450, onder vermelding van contactpersoon, telefoonnummer en het factuuradres. NB: In verband met de veiligheid bent u verplicht kabels en stroomdraden af te dekken met matten.

Water Het gebruik van water voor uw evenement kan op de volgende manieren: Watervoorzieningen die in beheer zijn bij de gemeente (De Heuvel, Piusplein, Willemsplein, Pieter Vreedeplein, Leijpark, Reeshofpark, Wilhelminapark, Muzentuin en alle marktterreinen); Neem voor het gebruik van watervoorzieningen van de gemeente contact op met de afdeling Faciliteiten, team evenementen via telefoonnummer (013) 542 9372 (Houd u er rekening mee dat de kosten voor het gebruik van water aan u worden doorberekend). U moet vooraf een overeenkomst tekenen.

Watervoorzieningen die niet in het beheer zijn bij de gemeente Voor een aansluiting op het waterleidingnet op een andere locatie moet u tenminste 3 weken voordat u de aansluiting beschikbaar wil hebben contact opnemen met Brabant Water, Regio Midden, Postbus 1068, 5200 BC 's-Hertogenbosch, telefoon 073 6838900.

20