Time Management Brenda Klever
[email protected] Mirjam Boer –
[email protected] LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/mirjamboer
Wie zijn wij? Mirjam Boer / Brenda Klever Afgestudeerd aan de UU / HU Beiden actief in de HR @ Sogyo Werkzaam bij Sogyo sinds 2005 / 2010 Passie voor recruitment, maar ook actief als coach en trainer
SOFTWARE INNOVATORS
2
SOFTWARE INNOVATORS
3
Time Management Als time management zo simpel is, waarom doen we het dan niet gewoon?
SOFTWARE INNOVATORS
4
SOFTWARE INNOVATORS
5
Herkenbaar?
SOFTWARE INNOVATORS
6
Wat is Time Management? “Time management refers to a range of skills, tools, and techniques used to Manage time when accomplishing specific tasks, projects and goals. This set encompasses a wide scope of activities, and these include planning, allocating, setting goals, delegation, analysis of time spent, monitoring, organizing, scheduling, and prioritizing. Initially, time management referred to just business or work activities, but eventually the term broadened to include personal activities as well.”
Kortom: Beheersen van tijd, middelen en je eigen gedrag om zo efficiënt mogelijk te werken. Valt onder ‘persoonlijke effectiviteit’ SOFTWARE INNOVATORS
7
Waar besteed jij je werktijd aan?
In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd opgaat aan terloopse activiteiten
SOFTWARE INNOVATORS
8
Tijdstelers Zijn de dingen die ons ervan weerhouden onze tijd te gebruiken zoals we zouden willen. Ze kunnen noodzakelijk of onvermijdelijk zijn, maar we raken er toch door gefrustreerd. Ze zorgen ervoor dat het aan het einde van de dag net lijkt alsof de tijd nergens heen is gegaan.
SOFTWARE INNOVATORS
9
Tijdstelers – voorbeelden? Schrijf voor jezelf twee tijdstelers op Gemeenschappelijke tijdstelers?
SOFTWARE INNOVATORS
10
Tijdstelers – uit onze praktijk
Twijfelen over het nemen van beslissingen Wachten op aanvullende gegevens Slechte communicatie msn / google talk Onderbrekingen door anderen Facebook Internet Telefoon / whatsapp
SOFTWARE INNOVATORS
11
Een slechte time manager... ..... Is niet in staat deadlines te halen; Heeft een hoog stressniveau; Maakt een 50-60 urige werkweek en heeft nog steeds het gevoel tijd tekort te komen; Is niet in staat prioriteiten te stellen; Heeft een rommelig bureau; Heeft weinig tijd voor thuis (familie/gezin).
SOFTWARE INNOVATORS
12
Bij Time Management zit het probleem meestal niet in het bedenken van een oplossing, maar in het veranderen van gewoonte-gedrag
SOFTWARE INNOVATORS
13
Gedrag & doelen Vele wegen leiden naar Rome, maar sommige routes zijn omslachtiger dan andere Start
Einde SOFTWARE INNOVATORS
Start
Einde 14
Gedrag & doelen: of gewoon lui? Zet jezelf aan het werk, creativiteit forceer je niet, productiviteit wel. Werkt dat niet, neem dan pauze, maar probeer het wel!
SOFTWARE INNOVATORS
15
Model van Eisenhower Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria: ▫ urgentie ▫ belangrijkheid
SOFTWARE INNOVATORS
16
Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Een reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken is in dat opzicht belangrijker dan een reparatie aan een systeem voor slechts tien gebruikers. Ook een klus voor de faculteitsdirecteur is vaak belangrijker dat de afhandeling van een kleine vraag van een medestudent.
Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Ook dingen die een gevaar vormen, zijn per definitie urgent. Je moet dan meteen actie ondernemen. Het vervelende van urgente klussen is dat ze zich niet altijd laten inplannen.
SOFTWARE INNOVATORS
17
Wat vind je zelf?
SOFTWARE INNOVATORS
18
Wat moet bovenaan je lijstje?
SOFTWARE INNOVATORS
19
Time Management – prioriteiten stellen
SOFTWARE INNOVATORS
20
Wat wil je bereiken? Wat zijn je doelen?
Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat, gebruik dan bijvoorbeeld het hulpmiddel dat Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven habits of highly effective people‘
SOFTWARE INNOVATORS
21
Niveaus van doelen stellen
Als je dagelijkse taken niet aansluiten bij je middellange termijndoelen, dan werk je weliswaar hard, maar lever je geen/weinig productie en oogst je weinig waardering.
Produktief Dagelijkse taken groei
Middellange termijndoelen
Lange termijndoelen
Als je middellange termijndoelen niet aansluiten bij je lange termijndoelen, dan heb je weliswaar een hoge productie, maar komt je persoonlijke groei mogelijk in de knel. Als je langetermijndoelen niet aansluiten bij je persoonlijke waarden, heb je weliswaar een hoge productie en goede persoonlijke groei, maar zal je niet tevreden zijn met je persoonlijke leven.
Persoonlijke waarden
Uit: First things first, Stephen Covey SOFTWARE INNOVATORS
22
Niveaus van doelen stellen Het zeshoogtenmodel geeft je zes perspectieven om te bezien wat je werk precies is om prioriteiten te bepalen: • • • • • •
50.000 voet of hoger: een heel leven 40.000 voet: visies voor over 3-5 jaar 30.000 voet: doelen voor over 1-2 jaar 20.000 voet: gebieden waarvoor je verantwoordelijk bent 10.000 voet: huidige projecten Startbaan: huidige acties
(Uit: Getting Things Done, David Allen)
SOFTWARE INNOVATORS
23
Waar ligt je verantwoordelijkheid Covey’s “Circle of Influence”: Ook van toepassing op je stageopdracht! Wees dus pro-actief, stel vragen, spreek verwachtingen uit, etc.
SOFTWARE INNOVATORS
24
Prioriteiten Op basis van je doelen kun je focus leggen op prioriteiten: resultaten die jíj belangrijk vindt. Je prioriteiten vormen het gereedschap om je leven ernaar in te richten.
SOFTWARE INNOVATORS
25
SOFTWARE INNOVATORS
26
Praktisch – niveau ‘dagelijkse taken’: wat doe je wel en wat niet?
SOFTWARE INNOVATORS
27
Getting Things Done
SOFTWARE INNOVATORS
28
Wat doe je wel & wat niet? Hulp van David Allen om de keuzemogelijkheden op een intelligente manier op een rijtje te zetten: 1. Drievoudige model voor dagelijks werk 2. Viercriteriamodel
SOFTWARE INNOVATORS
29
GTD - Drievoudige model Voor dagelijks werk. Drie soorten activiteiten tijdens je werk: Vooraf vastgesteld werk Werk zoals zich dat aan je voordoet (ad hoc) Vaststellen van nieuwe acties
SOFTWARE INNOVATORS
30
GTD - Viercriteriamodel Voor specifieke situaties: 1. Situatie 2. Beschikbare tijd 3. Beschikbare energie 4. prioriteit
SOFTWARE INNOVATORS
31
Time Management - tools
SOFTWARE INNOVATORS
32
Tools
Kennen van je eigen storingsgrafiek ‘Realistisch plannen’ & timesheets Pomodoro-techniek Doe het nu-principe Kaasschaafmethode Samenwerken
SOFTWARE INNOVATORS
33
Storingsgrafiek
09.00
10.00
SOFTWARE INNOVATORS
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
34
Storingsgrafiek
Houd rekening met je eigen energiepatroon Maak een realistische tijdinschatting Plan buffertijd in voor onverwachte zaken Hoe reageer je bij onderbrekingen? Kun je orde aanbrengen in de dag? Kies; wanneer doe je de lastige dingen Breek moeilijke taken in brokken
SOFTWARE INNOVATORS
35
Realistisch plannen Meten is weten: gebruik een timesheet om te weten hoeveel tijd een activiteit daadwerkelijk kost, vooral als je nog geen ervaring hebt met de taken die je moet uitvoeren (denk aan: een afstudeerscriptie schrijven) Veel mensen plannen te optimistisch of ‘vergeten’ bepaalde activiteiten in te calculeren (een stuk schrijven geeft ook ‘voorwerk’ en zeker een heleboel ‘nawerk’). Let op het woord ‘even’ in je planning Plan moeilijke klussen op het moment dat je het meeste energie hebt, want als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten dingen meer tijd. Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen, planningen maken horen bij het werk. Maak onderscheid tussen ‘project’ en taken die daaruit voortvloeien. SOFTWARE INNOVATORS
36
Timesheet ▫ Helpt je tijdens de taak bewust te blijven van tijd. Staan kosten en baten tot elkaar in verhouding? ▫ Leert je hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen. ▫ Levert uiteindelijk hulp tot het maken van een realistische planning.
SOFTWARE INNOVATORS
37
Pomodoro-techniek The Pomodoro Technique is a time management method developed by Francesco Cirillo in the late 1980s. The technique uses a timer to break down periods of work into 25-minute intervals called 'pomodori' (from the Italian word for 'tomato') separated by breaks. The method is based on the idea that frequent breaks can improve mental agility, and seeks to provide an effective response to time as an anxiety-provoking state. There are five basic steps to implementing the technique: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫
decide on the task to be done set the pomodoro (timer) to 25 minutes work on the task until the timer rings; record with an x take a short break (5 minutes) every four "pomodori" take a longer break (15–20 minutes)
SOFTWARE INNOVATORS
38
Doe het nu-principe Stel niet uit tot morgen wat je vandaag nog kunt doen. Als het om lastige zaken gaat, schuiven we ze vaak liever door naar de volgende dag. Doe het nu! Werk eerst de taken af die voor je liggen. Werk de onaangename taak af, voordat je aan iets leuks begint. Het geeft je meteen een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren. Het doe het nu-principe geldt ook voor de dagelijkse informatiestroom. Sorteer post bij binnenkomst: gooi weg wat je niet denkt te gebruiken, berg informatie voor later op en handel zaken waarop je actie moet ondernemen onmiddellijk af.
SOFTWARE INNOVATORS
39
“Besluiten over acties uitstellen tot het
laatste moment leidt tot enorme inefficiëntie en onnodige stress”
SOFTWARE INNOVATORS
40
Kaasschaafmethode Een kaas is niet in één keer te nuttigen, maar wel in kleine stukjes. Ziehier het nut van de kaasschaaf. De kaasschaafmethode is simpel maar effectief: hak omvangrijke klussen in stukken. Plan elke week tijd in om een onderdeel van de klus te doen. Door gestructureerd te werken en stug door te zetten, krijg je zelfs het meest omvangrijke project voor elkaar. Hulpmiddelen zijn ▫ ▫
een realistische planning (zie eerder) het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met anderen. Zo'n afspraak helpt je om in actie te komen.
SOFTWARE INNOVATORS
41
Samenwerken Een moeilijke klus of lastige taak? Vraag anderen om ideeën en advies. Door te vertellen wat je dwars zit, wat je moeilijk vindt of waar je tegenop ziet, lok je emotionele steun uit. Anderen zullen bereid zijn te helpen of te steunen. Beheer je tijd in teamverband. Maak bijvoorbeeld afspraken over het tijdstip van vergaderingen.
SOFTWARE INNOVATORS
42
Praktische planningstips 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
Neem ook tijd voor plannen en organiseren Stel doelen vast Identificeer prioriteiten Gebruik een to-do-list Wees flexibel Hou rekening met je biologische klok Doe de juiste dingen goed (concentreer op effectiviteit en efficiëntie) Elimineer het urgente Overwin uitstelgedrag Plan de dag van morgen, liefst aan het einde van de dag Plan per dag iets dat je wilt afmaken Plan essentiële, niet-urgente taken op rustige tijdstippen Doe Eerst RotKlussen (DERK) Regel blokuren Plan vergaderingen aan het einde van de dag of voor de lunch Leer ‘nee’ zeggen (DIA) Start (telefoon)gesprekken met het doel Handel post/mail op gezette tijden af Doe gelijksoortige taken achter elkaar Denk in de ochtend, praat in de middag Orden je werkplek Ga gewoon door met je werk als iemand je onverwacht stoort Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden! Kortom: reken niet op je geheugen, maar leg dingen vast. Hou ruimte voor onverwachte dingen!!
SOFTWARE INNOVATORS
43
Welke toepassing werkt voor jou?
SOFTWARE INNOVATORS
44
Meer over Sogyo Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en/of rss feeds via http://www.sogyo.nl/contact/nieuwsbrief-rss-feeds/ Afstuderen: http://www.werkenbijsogyo.nl/afstudeerstages/afstudere n-sogyo// Werken bij Sogyo: wij zoeken nieuwe collega’s (ook wiskundigen )! Meer info: www.werkenbijsogyo.nl Blog: www.software-innovators.nl Twitter: http://twitter.com/sogyo LinkedIn: http://www.linkedin.com/company/sogyo
SOFTWARE INNOVATORS
45
Vragen?
SOFTWARE INNOVATORS
46
