TI terhadap

137

BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Setelah didapatkan hasil analisa pada bab tiga, maka hasil analisa tersebut dijadikan suatu ruang lingkup pembahasan dan sejauh mana peranan SI/TI terhadap strategi dan bisnis PT. SMCC Utama Indonesia. Dalam bab ini dipaparkan suatu hasil analisa strategi dan sistem yang telah ada dan berjalan, dan disusun berdasarkan framework yang diusulkan oleh Ward dan Peppard, 2002.

4.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi Sistem informasi dapat memberikan suatu dampak positif bagi perusahaan. Oleh karena itu sistem informasi yang telah ada dan berjalan didalam perusahaan haruslah berjalan dengan suatu landasan strategi agar memiliki arah dan pola yang berkesinambungan sehingga meningkatkan nilai unggul dalam proses bisnis perusahaan. Dengan itu, strategi bisnis sistem informasi adalah bentuk atas hasil dari perencanaan atas penggunaan sistem informasi yang diterapkan secara sistematis dan komprehensif, yang membantu perusahaan dalam mengembangkan serangkaian langkah kerja guna pencapaian visi, misi serta tujuannya. Berdasarkan hasil analisis pada bab sebelumnya, dilihat dari aspek internal, eksternal bisnis sistem informasi, bahwa perlu adanya suatu strategi yang lebih matang dalam mengantisipasi kebutuhan yang sebenarnya belum dapat terpenuhi oleh sistem informasi yang sudah ada—terlebih sistem informasi yang ada ini masih berjalan secara

138

parsial atau belum terintegrasi. Berikut dibawah ini beberapa rekomendasi atas strategi sistem informasi yang akan menunjang performa bisnis PT. SMCC Utama Indonesia dengan menggunakan sejumlah metoda pada sub bab ini. 4.1.1 Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis Berikut adalah dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis baru :

Area Fungsional Marketing

Operational

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

- Mencari Customer - Pengelolaan informasi -

Mencari calon investor Membuat list customer

-

Penawaran Data customer

- Perencanaan Project Tender - Pembuatan BoQ - Perencanaan Project Operation - Pengawasan proyek - Pelaporan proyek - Pengecekan barangbarang perusahaan

Mempersiapkan segala kebutuhan untuk tender Menyusun materialmaterial yang dibutuhkan sesuai dengan design Membuat rencana, strategi untuk implementasi suatu project Mengawasi jalannya proyek Memberikan laporan ke kantor pusat Mengecek dan memelihara barang-barang milik perusahaan Melakukan pembelian material-material yang dibutuhkan Melakukan pencatatan arus keluar masuk kas dan persetujuan pencairan dana perusahaan Melakukan penagihan pada customer

-

Project Control Information System Depot Inventory Management

-

Finance

Subjek Data

- Pembelian material dan alat-alat proyek - Penagihan pembayaran kepada customer - Pembukuan

-

-

-

-

Pembelian Penagihan Accounting

139

HRD

- Perekrutan karyawan - Pengaturan absensi - Penggajian karyawan

-

Menyusun pembukuan sesuai dengan standarisasi yang diberikan oleh kantor pusat SMCC di Jepang

-

Melakukan perekrutan karyawan baru dan promosi jabatan karyawan Mengelola system absensi dan juga mengontrol absensi setiap karyawannya Membuat perhitungan gaji dan melakukan pembayaran gaji Mengelola perangkat dan jaringan computer Troubleshooting hardware dan software

-

Kontrak kerja Gaji Centralized Presence System

-

Teknologi informasi

Membuat strategi ke depan untuk menghadap persaingan yang ada dan membuat suatu perkembangan perusahaan Mengontrol perusahaan secara keseluruhan Menilai pekerjaan para karyawan dibawahnya

-

Executive Information System Evaluasi

IT

Direksi

- Pemeliharaan perangkat dan jaringan - Pengembangan teknologi informasi - Perencanaan Strategi - Pengawasan

-

-

-

)* Rekomendasi area, fungsi dan subject bisnis baru. Tabel 4.1 Rekomendasi area, fungsi, dan proses bisnis baru.

4.1.2 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs. Unit Organisasi Rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis serta proses pengelompokan/clustering matriks memperlihatkan adanya penambahan dan perubahan beberapa area dan beberapa fungsi bisnis dalam perusahaan, sehingga

140

perlu dilakukan pemetaan matrik fungsi bisnis vs unit organisasi. Berikut adalah usulan matriks fungsi bisnis vs unit organisasi:

Perencanaan strategi Administrasi operasional Pembelian material dan alat-alat proyek Perencanaan project operation Estimasi waktu proyek Pembuatan design Pembuatan estimasi material dan biaya Mencari klien

HRD

Finance

IT

Depot

Marketing

Estimate

Design

Project

Fungsi Bisnis

Operational

Top Level

Unit Organisasi

* * * * * * * *

Penggunaaan alat-alat proyek Pemeliharaan jaringan dan perangkat sistem Pengembangan sistem informasi* Perencanaan keuangan

* * * *

Pembukuan

*

Pencatatan cash flow

*

Penagihan

*

Perekrutan karyawan

*

Pengaturan absensi

*

Penggajian karyawan

* *

Pelatihan*

Tabel 4.2 Rekomendasi matriks fungsi bisnis vs unit organisasi

141

Selanjutnya, setelah dipaparkan usulan matriks fungsi bisnis vs unit organisasi, maka dapat disusun suatu usulan dengan metode entity relationship diagram dan clustering matriks yang disajikan pada sub bab selanjutnya. 4.1.3

Rekomendasi Entity Relationship Diagram

Subjek Data

Entitas Bank account Faktur pajak Data customer Customer Evaluasi KPI Gaji Slip gaji Kontrak kerja NPWP Pembelian Supplier Utang Purchase Order Bukti pembayaran Penagihan Invoice Piutang Penawaran Quotation Centralized Presence System (CPS) Karyawan Project Control Information System Design (PCIS) Material Financial Report Form registration Contract agreement Work order Form Evaluasi Pekerjaan Depot Inventory Management (DIM) Alat - alat berat Kendaraan Corporate Asset Management (CAM) Aset kantor Executive Information System Progress report Teknologi informasi Hardware Software Tabel 4.3 Tabel Subjek Data vs Entitas Accounting

142

Gambar 4.1 Usulan Entitiy Relationship Diagram

Berikut diatas ini adalah diagram hubungan antar entitas. (Entity Relationship Diagram / ERD). Dengan dihasilkannya entitas-entitas kunci atau subjek data, maka ERD perlu disusun ulang, dan perlu penambahan. Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari perubahan dan penambahan subjek data dalam rekomendasinya untuk PT. SMCC Utama Indonesia.

143

4.1.4

Clustering Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data Clustering matrik adalah proses pengelompokan matrik fungsi bisnis

dengan subjek data, untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis dan subjek data yang sesuai dan baik.Clustering matrik dapat dijadikan dasar dalam menentukan sebuah area fungsional yang baru,dasar dalam menentukan arsitektur informasi yang baik dari sebuah system dan dasar dalam menentukan fungsi apa yang harus dijalankan serta data apa saja yang dibutuhkan dalam suatu proses bisnis. Berikut ini adalah pengelompokan matrik fungsi bisnis vs subjek data yang diusulkan.Langkah-langkanya sebagai berikut : 1. Pada tahap I, pemetaan dilakukan seperti bab 3 ditambah dengan fungsi bisnis dan subjek data baru yang diusulkan.Kode pemetaan digunakan pada Clustering matrik adalah “C” (Create) untuk menjelaskan jika suatu fungsi membuat dan memperbaharui suatu subjek data.Kemudian kode “R” (Read) untuk menjelaskan jika fungsi membaca suatu subjek data,tapi tidak merubahnya. 2. Langkah berikutnya adalah dengan memindahkan subjek data dengan fungsi”C” ke bagian kiri dan fungsi bisnisnya diurutkan mulai dari bagian atas. 3. Setelah subjek data dengan fungsi “C” dipindahkan kebagian kiri, fungsi dan subjek data dikelompokan kedalam suatu area bisnis utama dengan cara mengelompokan dalam bentuk kotak dan diarsir.

144

4. Selanjutnya dilakukan pemberian nama untuk masing-masing area bisnis yang diarsir dan telah dikelompokan, kemudian jika terdapat aliran data dari satu area ke area lainnya.Langkah terakhir adalah menggambarkan aliran data tersebut dengan garis yang menghubungkan kebutuhan data antar area bisnis.

145

4.1.4.1 Clustering Matriks Tahap Satu (1)

Mencari customer

C

Pengelolaan informasi

R

Perencanaan project tender

R

Pembuatan design

R

R

C

Pembuatan BoQ

R

R

C

Perencanaan project operation Pembelian material dan alat-alat proyek Penagihan pembayaran kepada customer Pembukuan

R

R

R

R

R

R

R

R

R R

R

R

R

R

R

R

R

Perekrutan karyawan

R

Pengaturan absensi

C

Penggajian karyawan

R

Pemeliharaan perangkat dan jaringan Pengembangan sistem informasi*

R

R

R

R

C

Teknologi Informasi

PCIS

Penagihan

Pembelian

Kontrak Kerja

Gaji

EIS

Evaluasi

DIM

Data Customer

CAM

CPS

Fungsi Bisnis

Accounting

Subjek Data

R

R

R

C

R

C C

R

R

R

R

C R

R C

R

R

R

C

R

R

C

Perencanaan Strategi

R

R

R

Pengawasan

R

R

R

R

R R

C C

Tabel 4.4 Clustering Matriks Tahap Satu (1)

R R

R

R R

R

146

4.1.4.2 Clustering Matriks Tahap Dua (2)

Evaluasi

EIS

Teknologi Informasi

Gaji

CPS

Kontrak Kerja

Accounting

Penagihan

DIM

CAM

Pembelian

Fungsi Bisnis

PCIS

Data Customer

Subjek Data

Mencari customer

C

Pengelolaan informasi

R

Perencanaan project tender

R

R

Pembuatan design

R

C

R

Pembuatan BoQ

R

C

R

R

C

R

R

R

R

C

C

C

Perencanaan project operation Pembelian material dan alat-alat proyek Penagihan pembayaran kepada customer

R

Pembukuan

R

R R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

R

R

C C

R

Pengaturan absensi

R

C

Penggajian karyawan

R

R

Perencanaan Strategi Pengawasan

R

R

R

R

R

R C

R

R

C

R

R

C

R R

R

R

Perekrutan karyawan

Pemeliharaan perangkat dan jaringan Pengembangan sistem informasi*

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

C R

Tabel 4.5 Clustering Matriks Tahap Dua (2)

C

147

Evaluasi

EIS

Gaji

CPS

Kontrak Kerja

Accounting

Penagihan

DIM

CAM

Pembelian

Fungsi Bisnis

PCIS

Data Customer

Subjek Data

Teknologi Informasi

4.1.1.3 Clustering Matriks Tahap Tiga (3)

Mencari customer

C

Pengelolaan informasi

R

Perencanaan project tender

R

R

Pembuatan design

R

C

R

Pembuatan BoQ

R

C

R

R

C

R

R

R

R

C

C

C

Perencanaan project operation Pembelian material dan alat-alat proyek Penagihan pembayaran kepada customer

R

Pembukuan

R

R R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

R

R

C C

R

Pengaturan absensi

R

C

Penggajian karyawan

R

R

Perencanaan Strategi Pengawasan

R

R

R

R

R

R C

R

R

C

R

R

C

R R

R

R

Perekrutan karyawan

Pemeliharaan perangkat dan jaringan Pengembangan sistem informasi*

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

C R

C

Ket: Marketing

Operasional

Finance

HRD

IT

Tabel 4.6 Clustering Matriks Tahap Tiga (3)

Direksi

148

Evaluasi

EIS

Gaji

CPS

Kontrak Kerja

Accounting

Penagihan

DIM

CAM

Pembelian

Fungsi Bisnis

PCIS

Data Customer

Subjek Data

Teknologi Informasi

4.1.1.4 Clustering Matriks Tahap Empat (4)

Mencari customer

C

Pengelolaan informasi

R

Perencanaan project tender

R

Pembuatan design

R

C

R

Pembuatan BoQ

R

C

R

Perencanaan project operation Pembelian material dan alat-alat proyek Penagihan pembayaran kepada customer

R

R R

C R

R

R C

R

R

C

C

R R

Pembukuan

R

R

R

R

R

R

R

R

C

R

R

C C

R

Pengaturan absensi

R

C

Penggajian karyawan

R

R

Perencanaan Strategi

R R R

R R

Pengawasan

R

R

R

R

R

R

Perekrutan karyawan

Pemeliharaan perangkat dan jaringan Pengembangan sistem informasi*

R

R C

R

C

R

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

C R

C

Ket: Marketing

Operasional

Finance

HRD

IT

* Usulan Tabel 4.7 Clustering Matriks Tahap empat (4).

Direksi

149

4.2 Strategi Bisnis Manajemen SI/TI Strategi ini merupakan strategi yang menetapkan arah-arah kebijakan top level manajemen dengan merestrukturisasikan organisasi perusahaan terutama dengan kaitannya atas SI/TI yang ada dan yang kemudian dikembangkan di PT. SMCC Utama Indonesia. Strategi bisnis manajemen ini berupa rekomendasi atas sejumlah hal, yang dipaparkan pada sub bab dibawah ini.

150

4.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi

keterangan: Kotak yang bergaris pinggir tebal merupakan struktur usulan dan terkenakan suatu perubahan.

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Usulan PT. SMCC Utama Indonesia

4.2.2 Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab 1. Presiden Direktur •

Orang yang ditunjuk dan dikirim langsung dari SMCC Co., Ltd. Jepang.

151

•

Bertanggungjawab secara langsung kepada kantor pusat, SMCC Co.,Ltd Jepang atas operasional, dan pelaporan kondisi perusahaan secara periodik.

•

Menjadi person-in-charge atas perintah langsung dari kantor pusat di Jepang.

•

Mengawasi kinerja direktur operasional ,finance & administration director serta mengawasi kinerja IT Manager.

•

Selalu mendapat laporan bulanan dan tahunan dari EIS

2. Direktur Operasional •

Bertanggungjawab langsung terhadap Presiden direktur.

•

Mengontrol dan mengawasi operasional seluruh proyek.

•

Memimpin seluruh manajer yang berkaitan dengan operasional perusahaan.

•

Bekerja sama dengan presiden direktur dalam menentukan strategi bisnis dan operasional perusahaan.

•

Bertanggungjawab atas kelancaran seluruh proyek yang sedang berjalan.

•

Melakukan koordinasi dan memimpin para manajer perusahaan.

•

Dapat melihat laporan bulanan dan tahunan tentang opersional melalui EIS.

•

Memberikan laporan kepada Presiden Direktur.

152

•

Menilai manajer-manajer yang ada dibawah kekuasaannya.

3. Direktur finance & HR •

Orang yang ditunjuk dan dikirim langsung dari SMCC Co, Ltd Jepang

•

Bertanggungjawab langsung kepada Presiden Direktur.

•

Bertanggungjawab terhadap segala aktivitas keuangan dan keluar masuknya uang (cash flow) perusahaan.

•

Melaporkan keuangan perusahaan dan berhubungan langsung dengan SMCC Co, Ltd Jepang.

•

Melakukan otorisasi pencairan keuangan perusahaan bersama dengan presiden direktur.

•

Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik untuk kemudian dilaporkan kepada Presiden direktur

•

Dapat melihat laporan bulanan dan tahunan tentang Finance melalui EIS.

•

Melakukan otorisasi atas perekrutan ataupun pengurangan SDM.

•

Menyetujui dan memberikan promosi atas suatu jabatan di perusahaan.

•

Memantau kinerja seluruh SDM perusahaan dalam EIS dan CAS.

•

Memberikan laporan kepada Presiden Direktur.

•

Menilai manajer-manajer yang ada dibawah pimpinannya.

153

4. Operational Administration •

Bertanggungjawab atas segala urusan didalam divisi operasional perusahaan.

•

Mempersiapkan laporan dari setiap manager di divisi operation kepada direktur operasional

•

Membantu para staff manajer untuk mempersiapkan file-file yang diperlukan.

•

Meminta tiap-tiap manajer untuk memberikan laporan perminggu untuk nantinya dirangkum dan diberikan kepada direktur masingmasing.

5. Senior Project Manager •

Bertanggungjawab dan berkolaborasi dengan Direktur Operasional serta Presiden Direktur.

•

Mengawasi dan mengontrol seluruh proyek yang ada dengan PCIS.

•

Bertanggung jawab atas jalannya seluruh proyek.

•

Melakukan audit internal atas jalannya operasional proyek.

•

Menerapkan dan mengaudit standar kebijakan kualitas kerja dan keamanan pekerja pada setiap proyek (quality & safety policy audit)

6. Design Manager •

Bertanggungjawab terhadap Direktur operasional

•

Memimpin staf di divisi desain proyek.

154

•

Membuat laporan dalam bentuk desain dan perancangan fisik dan perhitungan teknik sipil atas rancang bangun yang diusulkan atas suatu proyek yang akan dikerjakan.

•

Berkolaborasi dengan Estimate Manager.

•

Berkolaborasi dengan Senior Project Manager.

8. Estimate Manager •

Bertanggungjawab terhadap direktur operasional

•

Melakukan estimasi perhitungan anggaran, laba-rugi, pembiayaan, dan pengadaan material, atas suatu proyek yang akan dikerjakan.

•

Berkolaborasi dengan Senior Project Manager

•

Menyusun hasil estimasi.

•

Memimpin staf dalam divisi estimate.

9. Marketing Manager •

Mencari peluang usaha dalam rangka mendapatkan dan meningkatkan kontrak proyek-proyek baru.

•

Melakukan pendekatan terhadap perusahaan / institusi / perorangan (disebut sebagai investor) untuk menjadikan mereka sebagai customer perusahaan.

•

Menjalin hubungan dengan customer yang telah ada, agar dapat menjadi customer yang memberikan proyek secara berkelanjutan

155

•

Membuat laporan dan analisis pasar jasa konstruksi

•

Berkolaborasi dengan Senior Project Manager.

11. Depot Manager •

Bertanggungjawab terhadap Depot PT. SMCC Utama Indonesia (tempat penyimpanan peralatan & alat-alat berat pendukung proyek)

•

Melakukan inventarisasi barang-barang di depot.

•

Melakukan pengontrolan dan perawatan barang-barang di depot.

•

Menjaga keamanan depot.

•

Memimpin staf depot.

12. Accounting Manager •

Memimpin staff finance dan accounting.

•

Melakukan pembukuan / jurnalisasi data-data finansial dan keuangan kedalam akun buku besar.

•

Membuat perhitungan pajak atas pengeluaran dan pendapatan perusahaan.

•

Membuat laporan keuangan dengan berdasarkan kaidah akuntansi yang ditetapkan SMCC Co, Ltd Jepang.

•

Melaporkan laporan keuangan dwimingguan kepada Direktur Keuangan.

•

Mengirimkan laporan keuangan kepada SMCC Co, Ltd Jepang.

156

13. HRD Manager •

Melakukan administrasi keorganisasian perusahaan, seperti controlling job desk setiap karyawan.

•

Melakukan penilaian kinerja dan standardisasi pekerjaan setiap karyawan.

•

Mengusulkan kenaikan jabatan (promosi) dan mempertimbangkan pemecatan setiap karyawan di perusahaan.

•

Memimpin staf divisi HRD, yaitu, staf penggajian, dan absensi.

•

Membuat laporan HRD.

14. IT Manager •

Bertanggungjawab langsung terhadap Presiden direktur.

•

memberikan laporan perkembangan langsung terhadap Presiden direktur yang dimasukan kedalam EIS.

•

Memilih kebutuhan TI yang cocok untuk PT. SMCC Utama Indonesia.

•

Bekerjasama dengan bagian Finance untuk kebutuhan pembelian perangkat TI.

•

Melakukan pendekatan dengan vendor SI/TI.

•

Merancang sistem SI/TI yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan

•

Melakukan penilaian terhadap bawahannya

157

15. IT Maintenance •

Bertanggungjawab langsung terhadap IT manajer

•

Bertanggungjawab

melakukan

maintenance

sistem

komputer,

jaringan komputer, dan troubleshooting di kantor pusat maupun di proyek •

Merancang sistem SI/TI yang dibutuhkan bagi para karyawan.

•

Melakukan update terhadap software-software yang ada,yang berguna untuk meningkatkan kinerja para karyawan.

•

Mengontrol atau memonitor aktifitas-aktifitas SI/TI perusahaan.

•

Memberitahukan kebutuhan SI/TI apa saja yang diperlukan oleh PT. SMCC Utama Indonesia.

16. IT Support •

Bertanggungjawab langsung terhadap IT manajer

•

Membantu perpindahan perangkat SI/TI pada PT. SMCC Utama Indonesia

•

Melakukan inventarisasi seluruh hardware & software yang ada.

•

Memberitahukan kebutuhan SI/TI apa saja yang diperlukan oleh PT. SMCC Utama Indonesia.

•

Menginstall perangkat SI/TI dikantor proyek.

158

4.2.3 Rekomendasi Kualifikasi Personal SI/TI Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi TI maka diperlukan penambahan staf pada divisi IT. Berikut ini direkomendasikan untuk kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh divisi IT, yaitu: 1. IT Manager ¾ Pria / Wanita maksimal 27 tahun ¾ Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 3.00 ¾ Mampu berbahasa Inggris aktif dan pasif dan sedikit bisa berbahasa Jepang. ¾ Bertanggungjawab terhadap pekerjaannya. ¾ Tanggap terhadap masalah yang ada dan tanggap terhadap kemajuan teknologi. ¾ Menguasai program: Client Server/Web Base, VB.Net/ASP/PHP, Database Engineer, SQL Server/MySQL/Access, dan sejenisnya ¾ Berpengalaman membuat aplikasi berbasis Client Server, Webbased ¾ Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting sistem operasi

159

2. IT Maintenance ¾ Pria/Wanita ¾ Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan minimal 2.75 ¾ Menguasai bahasa pemrograman, diutamakan JAVA, VB.NET dan SQL ¾ Memiliki pengalaman sebagai IT Maintenance selama 1 tahun ¾ Menguasai bahasa Inggris, minimal pasif ¾ Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting sistem operasi ¾ Dapat melakukan instalasi hardware dan software.

3. IT Support ¾ Pria/Wanita ¾ Berlatar belakang pendidikan ilmu komputer ¾ IPK ≥ 2.75 dan pengalaman kerja minimal satu tahun. ¾ Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware&software ¾ Mengerti sistem kerja jaringan dan troubleshooting windows ¾ Bisa menginstalasi hardware dan Software.

160

4.2.4

Rekomendasi Konsolidasi Critical Success Factor dengan Key Performance Indicator

Divisi Design

Estimate

Operation

CSF • Menggunakan design tools yang mendukung • Memiliki SDM yang berkualitas dan kreatif • Menggunakan estimate tools yang mendukung • Menggunakan metode perhitungan estimasi yang disesuaikan dengan environment • Unggul dalam memenangkan tender

• Mengontrol proses pengerjaan proyek • Tercapainya tiap target yang ditentukan • Diketahui tingkat / periode kebutuhan peningkatan asset • Arus keluar-masuk barang terinventasir dan terkelola • Menghasilkan terobosan jasa yang unik dan berbeda dibanding dengan pesaing. • Transparansi proyek

KPI

KPI Measurement

Desain yang orisinil tidak mencotek / berbasis desain buatan perusahaan lain.

Kemiripan maksimum 30%

Estimasi yang sesuai dengan kebutuhan customer dan sesuai dengan tekstur tanah Harga material yang sesuai dengan budget customer

Kesesuaian permintaan berdasarkan spesifikasi minimal 85%

Pemilihan material yang sesuai dengan kebutuhan customer Penetapan tawaran harga yang bersaing

Material Terpilih dan berkualitas

Pengerjaan proyek yang tepat waktu Pemilihan kualitas material yang berkualitas baik dan sesuai kebutuhan untuk menghasilkan jasa terbaik Meminimalisir kecacatan pekerjaan proyek

On-time delivery

Proyek dapat selesai dikerjakan dengan baik sesuai waktu yang disepakati dengan customer

Pre-qualification phase for supplier and subcontractor

Price estimate tidak melebihi permintaan customer

Peluang menang tender 85%.

Trusted Suppliers & Subcontractor

<5 defect per 300 checklist

Rapat mingguan dan laporan serta dokumen milik supplier & subkon Memberikan laporan progres pada customer proyek

Laporan detail progress proyek setiap minggu.

Proyek yang dihasilkan berkualitas sesuai dengan

Continuos Quality Control

161

kebutuhan customer Marketing

• Mencari customer yang potensial • Menjaga hubungan dengan customer lama • Melakukan strategi pemasaran untuk melakukan penetrasi pasar

Terjaganya hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan customer

Dapat mendapatkan proyek kembali dari setiap past customer minimal 2x.

Memastikan posisi perusahaan sebagai market leader.

Memperluas ruang lingkup pemasaran

Mendapatkan customer yang bertanggungjawab dalam segala hal

Ontime payment.

Dapat memberikan kualitas garansi yang menguntungkan customer

Masa retensi dan free maintenance s/d 365hari

Tabel 4.8 Konsolidasi CSF dan KPI

162

4.3 Strategi Bisnis Teknologi Informasi Strategi bisnis teknologi informasi merupakan bagaimana PT. SMCC Utama Indonesia memposisikan diri dan menjalankan bisnisnya dengan cara yang berbeda dengan perusahaan lain, dengan didukung suatu perencanaan TI yang sistematis dan terarah. Strategi ini harus memiliki keselarasan dengan strategi bisnis lainnya yang dijalankan oleh PT. SMCC Utama Indonesia. Dalam melakukan penyelarasan TI, perlu dilakukan suatu pertimbangan arah strategi bisnis yang jelas, komunikasi, komitmen dan integrasi dari setiap fungsi bisnis dan entitas yang ada pada PT. SMCC Utama Indonesia. Untuk itu, berikut selanjutnya dipaparkan sejumlah rekomendasi teknologi informasi guna mendukung strategi bisnis PT. SMCC Utama Indonesia.

163

4.3.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan

Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Teknologi Informasi PT. SMCC Utama Indonesia

164

4.3.2 Rekomendasi Dukungan Hardware Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI pada PT. SMCC Utama Indonesia, maka perusahaan disarankan untuk memperbaharui dan menambah beberapa perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini dimaksudkan untuk mendukung kinerja perusahaan baik dari segi level strategis, taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang direkomendasikan Standarisasi Spesifikasi Hardware Khususnya Pc Desktop yang direkomendasikan adalah sebagai berikut: 1. Eksekutif yang terdiri dari Direktur Utama, Direktur Operasional, Direktur HRD & Finance 2. Para Manager yang ada dalam setiap bagian. 3. Staf SI/TI yang Khususnya didalam pengembangan sistem, meliputi seorang IT Maintenance dan IT Support 4. Staf lainnya yang berjumlah 40 orang staf.

165

¾ Penambahan Hardware Komputer Jenis Hardware

Keterangan Pc Desktop Presiden Direktur : - Premium intel Core2 Duo T5850 - 4GB DDR2 - 500GB HDD SATAII - DVD±RW - VGA Nvidia GeForce 9300M GS - TV Tuner, Camera, Audio, NIC - WiFi, 22" WXGA - Win Vista Premium Pc Desktop Direktur : - Core2 Duo E8400 - 2GB DDR2 - 320GB HDD SATA - DVD±RW, Audio, GbE NIC - VGA Intel GMA 4500 - Monitor LCD 18.5" (1859m) - Win XP Pro Pc Desktop Manager : - Core2 Duo E7400 - 2GB DDR2 - 320GB HDD SATA - DVD±RW, Audio - 56K Modem, NIC - VGA NVIDIA GeForce G100 256MB - 17", 1440 x 900, 8ms, 500:1 Pc Desktop Karyawan : - Pentium Dual Core E5200 - 1GB DDR2 - 160GB HDD SATA - DVD±RW, Audio, NIC - VGA Intel GMA 3100 128MB (shared) - 15.6", 1366x768, 0.252mm, 8ms, 2000:1, 250cd/m² - Win Vista Business Pc Desktop Karyawan Desain: - Core2 Quad Q8200 - 4GB DDR2 - 500GB HDD SATA - DVD±RW, Audio - 56K Modem, NIC - VGA NVIDIA GeForce G100 1GB - 20", 1680 x 900 , 0.2768 mm, 3 ms, 3000:1 (DCR)

Tabel 4.9 Rekomendasi Perangkat Personal Computer baru.

Jumlah (unit) 1

2

3

15

3

166

¾ Upgrade File Server Jenis

Spesifikasi •

File Server Core 2 Duo 2,4 Ghz, 4GB RAM, 3 X 250 GB HDD Configured RAID 5

Server NEC 17” Monitor with VGA port splitter

Tabel 4.10 Spesifikasi File Server Baru

¾ Penambahan Application Server Jenis Spesifikasi Application Server Intel Opteron 2214, 1GB DDR2-667 ECC VGA 32MB, 2x GbE NIC, Rackmount 1U Case Server

(RAID 5 Ready) 2x 146GB 10k SAS 2.5" Hotswap HDD [431958B21] Slim DVD/CDRW [ 331903-B21 ]

Tabel 4.11 Spesifikasi Application Server Baru

167

4.3.3 Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut khususnya pada keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja yang berhak mengakses data tertentu yang disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat direkomendasikan untuk diterapkan guna menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan. Salah satu hal yang diusulkan untuk menjaga data perusahaan yang ada adalah dengan cara melakukan backup data. Backup adalah proses membuat duplikasi file atau database dan informasi di tempat yang terpisah. Ada 3 jenis backup data yang bisa dipertimbangkan perusahaan, yaitu : a. Backup penuh (Full Backup) Full backup adalah menyalin semua data termasuk folder ke media lain. Oleh karena itu, hasil full backup lebih cepat dan mudah saat operasi restore. Namun pada saat pembuatannya membutuhkan waktu dan ruang yang sangat besar. b. Backup peningkatan (Incremental Backup) Incremental backup adalah menyalin semua data yang berubah sejak terakhir kali melakukan full backup atau differential backup. Incremental backup disebut juga differential backup. Dan kelebihan dari Incremental Backup yaitu membutuhkan waktu yang lebih singkat. Jika banyak melakukan incremental backup, maka data yang di-backup semakin kecil ukurannya. Backup ini lebih cepat daripada

168

full backup dan membutuhkan tempat sementara yang lebih kecil daripada

yang

dibutuhkan

oleh

full

backup.

Sedangkan

kekurangannya yaitu waktu untuk restore sangat lama c. Backup Cermin (Mirror Backup) Mirror backup sama dengan full backup, tetapi data tidak di padatkan atau dimampatkan (dengan format .tar, .zip, atau yang lain) dan tidak bisa di lindungi dengan password. Dapat juga diakses dengan menggunakan tools seperti Windows Explorer. Mirror backup adalah metode backup yang paling cepat bila dibandingkan dengan metode yang lain karena menyalin data dan folder ke media tujuan tanpa melakukan

pemadatan.

Tapi

hal

itu

menyebabkan

media

penyimpanannya harus cukup besar. 4.4 Portofolio Aplikasi Masa Depan Portfolio Aplikasi Masa Depan adalah suatu pendefinisian tentang rekomendasi atas aplikasi yang tepat untuk kebutuhan PT. SMCC Utama Indonesia dimasa depan (bukan saat ini), yang digunakan untuk memenuhi, mendukung dan mengoptimalkan kegiatan bisnis PT. SMCC Utama Indonesia. Disamping itu, Portfolio ini dapat dijadikan dasar sebagai acuan kebutuhan atas Teknologi Informasi dimasa mendatang seiring dengan penerapan aplikasi yang dituangkan dalam portofolio ini.

169

STRATEGIC

HIGH POTENTIAL

Executive Information System **

Supply Chain Management (?)

Project Control Information System **

SMCC Utama Indonesia Web

Depot Inventory Management **

Mail *

Corporate Asset Management **

Centralized Presence System **

SMCC Japan Online Accounting System* Auto-Cad * SketchUp Pro * Microsoft Office 2003 * KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Tabel 4.12 Portofolio Aplikasi Masa Depan untuk PT. SMCC Utama Indonesia

Keterangan Tabel: (?) dapat dipertimbangkan, dan berpeluang mendukung strategi bisnis perusahaan * Aplikasi (sistem) yang telah ada dan sedang berjalan ** Aplikasi (sistem) yang direkomendasikan

Pada tabel Portofolio Aplikasi Masa Depan yang telah dipaparkan sebelumnya, tertulis bahwa aplikasi Supply Chain Management (SCM) terletak pada High Potential, yang berarti SCM akan menjadi sebuah High Potential jika PCIS sudah berjalan dengan

170

baik dan para Supplier sudah mempergunakan sistem SCM juga. SCM akan menjadikan PT.SMCC Utama Indonesia beserta Supplier menjadi lebih terintegrasi, dekat serta dapat berkolaborasi dengan sangat baik.

4.4.1 Centralized Presence System (CPS) Centralized Presence System adalah suatu sistem pencatatan kehadiran (absensi) karyawan secara terintegrasi dan terpusat. CPS berfungsi melakukan pencatatan kehadiran setiap karyawan PT. SMCC Utama Indonesia, baik yang berada disetiap kantor proyek dan kantor pusat di Jakarta. CPS juga merupakan aplikasi yang dibuat oleh software house atas permintaan PT. SMCC Utama Indonesia. CPS berfungsi guna memusatkan dan memudahkan monitoring atau pengawasan kepada divisi HRD kantor pusat. Sehingga seluruh sumber daya manusia yang dimiliki PT. SMCC Utama Indonesia dapat terpantau secara realtime dan dapat menghilangkan budaya “titip absen”. CPS memiliki sistem pemindai sidik jari yang terhubung dengan komputer setiap kantor proyek, barulah dari tiap-tiap kantor, secara simultan saat itu juga, data absen yang masuk langsung dikirim ke server utama kantor pusat. (referensi aplikasi, diadopsi sebagian dari: Kronos Absence Manager, http://www.kronos.com/absence-management/absence-managementsoftware.aspx)

171

4.4.2 Project Control Information System (PCIS) PCIS ini adalah suatu sistem informasi yang di implementasikan pada setiap kantor proyek. PCIS dibuat oleh suatu developer software khusus untuk industri jasa konstruksi, yang bernama CCSA, PCIS ini bersifat aplikasi yang tidak dapat dibeli, namun memiliki sistem sewa apabila PT. SMCC Utama Indonesia pada akhirnya ingin menggunakannya. (Construction Computer Software

Application/CCSA-Candy

Project

Control

Software.

http://www.ccssa.com). Semakin banyak proyek (kantor proyek) maka PCIS yang ada akan semakin banyak. Seluruh PCIS akan terintegrasi dengan EIS kantor pusat. Senior Project Manager dapat mengakses PCIS, guna menentukan keputusan operasional seluruh proyek. Dalam proses bisnisnya, perusahaan jasa konstruksi seperti PT. SMCC Utama Indonesia memiliki sejumlah divisi atau departemen utama dalam proses bisnisnya, seperti yang telah dipaparkan pada bab tiga. Yakni, Marketing, Estimate, Design, HRD, Project, dan Finance-Accounting. Divisi-divisi ini menghasilkan suatu output dalam perancangan suatu proyek hingga pembangunannya. Oleh karena itu PCIS terbagi atas beberapa jenis modul. Berikut dibawah ini:

172

4.4.2.1 Project Tender & Estimating Module Modul ini menstadardisasikan proses tender dan estimasi dengan standar khusus yang dimiliki PT. SMCC Utama Indonesia, dan juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan customer serta kondisi tender tertentu. ¾ Sub Modul Pricing staf Estimate

dapat menetapkan harga penawaran pada dokumen

tender dengan cepat dan dapat mengidentifikasi elemen penting dari suatu tender yang sedang diikutsertakan. Data harga yang didapat dari supplier dapat diisi dan diupdate secara berkesinambungan kedalam database sehingga memastikan harga penawaran lebih presisi. Untuk kemudian dimasukkan kembali kedalam penghitungan ulang harga nett dari PT. SMCC Utama Indonesia. Dengan sub modul ini, penetapan harga dapat dikerjakan dengan suatu standar, sehingga meminimalisir kesalahan dan mempercepat persiapan tender. BoQ (bill of Quantities)—suatu dokumen permulaan tender; digandakan dengan beberapa bagian, spesifikasi, dan deskripsi multi baris.

173

¾ Sub Modul Biaya Tidak Langsung Biaya tidak langsung disertakan dalam form yang terpisah didalam dokumen estimasi. Dengan sub modul ini, staf estimate mendapatkan update secara langsung ketika biaya tak terduga dan biaya tidak langsung yang seketika berubah atau muncul dalam proses pembuatan dokumen estimasi tender.

¾ Sub Modul Subkontraktor Dokumen-dokumen yang relevan di gandakan kedalam tools subkontraktor—dimana didalamnya terdapat fitur pembanding dan koleksi kontrak-kontrak kerjasama dengan subkontraktor yang pernah ada dan dimiliki (bermitra) dengan PT. SMCC Utama Indonesia. Sub modul ini juga berguna untuk memberikan harga terkini dari pihak subkontraktor untuk disertakan kedalam dokumen utama estimasi dan tender setelah ditambah nilai harga tambahan dari PT. SMCC Utama Indonesia.

¾ Sub Modul Cashflow Forecast Ketika dokumen estimasi dan perencanaan proyek telah siap maka akan terhubung dan ditransfer kedalam modul Cashflow. Dengan ini maka akan memastikan tidak ada lagi items yang terlewat dan langsung mensimulasikan cashflow proyek kedepannya, serta data tersebut akan menjadi balance antara data cashflow dengan data

174

estimasi.

Teknik

ini

memungkinkan

alternatif

tender

untuk

diujicobakan dengan mudah dan keakuratan yang tinggi karena data penawaran harga terkini disertakan kedalam analisa peramalan cashflow kedepan.

¾ Sub Modul Tender Finalisation Jika terjadi perubahan disaat terakhir dokumen tender akan dibuat, fitur pengkalkulasian-ulang yang akurat akan tetap memungkinkan untuk dibuat dengan adanya sub modul ini. Sehingga memudahkan para manajemen mid-level mudah untuk menentukan strategi untuk memenangkan tender. Berikut dibawah ini spesifikasi aplikasi sub modul Estimasi dan Tender: o proses analisis estimasi berbasiskan sumberdaya yang dimiliki perusahaan. o mampu menampung data dokumentasi dan harga-harga hingga tak terbatas o Layout dokumen yang dapat disesuaikan dengan karakter pengguna. o dokumen tabel (worksheets) dengan fitur pengaturan yang sangat fleksibel. o Penjadwalan proses tender. o analisa nilai dan sumberdaya perusahaan.

175

o analisa produktivitas dan inefetivitas. o mendukung beragam mata uang dan setiap bentuk form penawaran dan penagihan. o pengkoleksian,dan penentuan database kontrak kerjasama dengan subkontraktor o pembuatan laporan dan ekspor data o terintegrasi dengan Modul Project Planning dan Project Cashflow.

4.4.2.2 Modul Project Planning & Scheduling Perencanaan dan pengaturan atas berjalannya suatu proyek dapat dibuat dan ditetapkan dengan modul ini. Lebih akurat, presisi dan secara realtime dapat memantau sudah seberapa jauh jalannya proyek. Berikut dibawah ini sub modul yang terdapat di modul project planning & scheduling ini. ¾ Sub Modul Planning Sub modul ini membantu para staf proyek dalam merencanakan setiap pekerjaan selama proyek berlangsung dalam suatu susunan yang sistematis. Dan juga, sub modul ini mengelola arus informasi dari staf desain yang ada di kantor pusat dan kantor proyek, dikarenakan kebutuhan informasi atas desain terus berkelanjutan sampai selesainya proyek. Sub modul ini pun secara efektif melaporkan

176

status proyek telah sampai dimana kepada Site Manager, Project Manager dan Senior Project Manager. Serta terintegrasi dengan aplikasi project cashflow.

¾ Sub Modul Progress & Organizing Dengan mekanisme penyaringan (filtering) yang presisi, sub modul ini menyajikan setiap aktivitas dan pekerjaan yang ada di proyek dengan

memberikan

kode

unik

beserta

deskripsi,

sehingga

memudahkan Site Manager dalam mengontrol progress dan mengorganisir setiap aktivitas pekerjaan di proyek. Sub modul ini juga menyajikan fitur yang memungkinkan Site Manager untuk memasukkan aktivitas dan atau pekerjaan baru agar selalu tercatat dan tidak terlewat.

¾ Sub Modul Scheduling Site Supervisor dan Site Manager menggunakan sub modul ini untuk mebuat dan mengontrol jadwal setiap aktivitas, sub modul ini dapat mengatur secara otomatis aktivitas mana yang lebih penting dan utama dalam penyajiannya berupa jadwal detil dan urutan prioritas. Setiap material proyek yang masuk dan keluar pun terpantau dalam sub modul ini, karena terintegrasi dengan Modul Materials Stock. Spesifikasi aplikasi Modul Project Planning & Scheduling:

177

o Output berupa bagan-bagan dan kalender aktivitas proyek. o Menyajikan daftar aktivitas dan pekerjaan yang sesuai dengan pengguna. (user-defined) o Bersifat berkesinambungan dan realtime. o Terintegrasi dengan server kantor pusat o Terintegrasi dengan modul estimate dan cashflow.

4.4.2.3 Modul Project Administration & Evaluation Modul ini menyajikan keberlanjutan dari proses dan informasi yang dihasilkan modul Estimate dan Tendering untuk digunakan segera dalam proses administrasi dan penilaian, mulai dari awal proyek berjalan hingga selesai. Berikut dibawah ini sub modul yang dimiliki oleh Project Administration & Evaluation Module:

¾ Sub Modul Design Section Sub modul ini secara khusus untuk staf Drafter Proyek (gambar desain konstruksi) guna memudahkan staf ini dalam mengirimkan (submitting) gambar kepada bagian terkait (operasional; Site Manager; Site Supervisor) serta menerima gambar (receiving) dari

178

staf Design kantor pusat. Serta untuk mengelola data-data gambar yang tersimpan di kantor proyek. ¾ Sub Modul Material Stock Sub Modul ini berfungsi sebagai sarana bagi staf Stock proyek dalam menginventarisasi dan membuat laporan atas material dan bahan bangunan yang keluar dan masuk, agar ketika suatu material hampir habis, sub modul ini akan memberikan notifikasi. sub modul ini mentrigger sub modul Purchasing agar segera diproses dalam rangka material segera datang. ¾ Sub Modul Purchasing Sub modul ini berfungsi untuk memroses setiap kegiatan pembelian material dan bahan bangunan ke supplier dan subkontraktor, menyimpannya dan menghasilkan dokumen purchase order untuk dikirimkan ke supplier dan subkontraktor. Sub modul ini terintegrasi dengan modul project tender & estimating. ¾ Sub Modul Works Sub modul ini menyediakan fungsi untuk memroses Purchase Order yang telah di approval, sehingga material dan bahan bangunan yang telah di beli telah atau sedang dikirim ke lokasi proyek oleh supplier atau subkontraktor, dengan menghasilkan dokumen work order, agar segera dapat dikerjakan di lokasi proyek. Sama seperti sub modul

179

purchasing, sub modul Works juga terintegrasi dengan modul project tender & estimating. ¾ Sub Modul Works Modelling data dan dokumen tender selalu digunakan sebagai acuan pengerjaan proyek. Namun dalam berjalannya proyek, dapat dipastikan selalu terjadi perubahan yang diakibatkan permintaan tertentu dari pihak customer, sehingga membuat staf proyek harus dapat menyesuaikan kembali acuan tersebut. Modul ini mengantisipasi permasalahan tersebut. Dengan menyajikan suatu form yang berfungsi melakukan update atas data dan dokumen tender. Sehingga dapat diproses secara singkat dan akurat. ¾ Sub Modul Operasional & Penilaian Kinerja Proyek Sub modul ini memudahkan staf administrasi proyek dalam menentukan kebutuhan kantor proyek. dan mencatat aktivitas kantor setiap harinya, sehingga memaksimalkan produktivitas kerja staf kantor proyek. serta mengkalkulasikan progress proyek, kesesuaian serta ketepatan pekerjaan di proyek. Agar didapat data yang aktual sejalan dengan progress proyek Sub modul ini terintegrasi dengan modul Project Planning & Organizing. Sub modul ini juga memberikan umpan balik yang akurat untuk diberikan kepada divisi estimasi.

180

Spesifikasi aplikasi Modul Project Administration & Valuation: o Menggunakan data dan dokumen tender sebagai acuan kerja o Memiliki kemampuan variabilitas dalam penetapan harga o Layout file dokumen yang sesuai dengan pengguna (userdefined) o Memiliki fungsi untuk mengkalkulasikan kinerja dengan presisi.

4.4.2.3 Modul Project Cash Flow & Finance-Accounting Modul ini bersifat dapat disesuaikan (customizable) sesuai dengan karakter masing-masing proyek. Karena setiap proyek memiliki karakter tersendiri, namun tetap berpatokan pada satu standar yang ditetapkan oleh kantor pusat. Dengan modul ini arus kas, keuangan dan akuntansi kantor proyek menjadi optimal dan akurat. Berikut dibawah ini adalah sub modul yang terdapat pada modul ini: ¾ Sub Modul Cashflow Sub Modul ini mengakomodir setiap aktivitas pembayaran, faktur, dan sejenisnya dari supplier dan subkontraktor. Menghasilkan suatu bentuk prediksi atas eskalasi biaya dan nilai. Suku bunga, nilai tukar valuta asing, peraturan retensi, pra-pembayaran, dan faktor lainnya dapat ditetapkan didalam sub modul ini. Agar ketika penetapan harga

181

dan lainnya yang sebelumnya telah ditetapkan di estimasi tetap dapat berubah mengikuti fluktuasi ekonomi yang terjadi saat itu juga. Sub modul ini pun juga memroses rancangan pembayaran proyek dari customer. ¾ Sub Modul Nett Present Value (NPV) Sub modul ini memroses data cashflow menjadi bentuk hasil kalkulasi nilai keuntungan bersih per minggu. Dapat dilihat dalam dua sisi perspektif, kontraktor maupun customer sendiri. Sehingga customer pun dapat memperhitungkan nilai investasinya atas bangunan yang sedang dibangun. 4.4.2.5 Modul Project HR Sub modul ini menyediakan sarana bagi staf HR Proyek (sumber daya manusia) dalam mengelola dan mengontrol seluruh sumber daya manusia yang terlibat di proyek. Mulai dari staf kantor proyek hingga pekerja lapangan proyek. Data absensi sumber daya manusia di proyek yang didapat dari sistem CPS (Centralized Presence System) terintegrasi langsung dengan modul Project HR ini. Sehingga jam kerja masingmasing staf dan tenaga proyek terpantau dan kalkulasi penggajian (biaya tenaga kerja) dapat menjadi fair karena sesuai dengan jam kerja (terutama ketika jam lembur) karena setiap staf dan tenaga proyek yang akan lembur harus mengajukan izin lembur ke bagian HR Proyek agar dapat diproses ke dalam modul ini.

182

4.4.2.6 Modul Project Monitoring & Reporting Modul ini secara eksklusif hanya dapat diakses dan digunakan oleh pimpinan proyek (Site Manager dan Project Manager). Karena kegunaaan utama modul ini adalah untuk menentukan strategi, pembuatan

laporan

dan

pengawasan

pekerjaan

proyek

secara

menyeluruh. Adapun sub modul yang ada didalam modul ini antara lain: ¾ Sub Modul Activity Summarizing Sub modul ini menyajikan fitur penyimpulan dari banyaknya informasi yang dihasilkan dari seluruh modul, karena terintegrasi secara realtime dengan seluruh modul yang ada dalam PCIS, dengan level penyajian informasi yang sudah dikelompokkan per kategori namun tetap dapat disajikan dengan sangat detil. Selain secara pengelompokan

per

kategori,

sub

modul

ini

juga

mampu

mengkombinasikan beberapa kategori sekaligus, sehingga dapat mengakomodir kebutuhan pimpinan proyek atas setiap informasi proyek dalam pembuatan keputusan. ¾ Sub Modul Engineering Information Sub modul ini berfungsi menyajikan informasi dari sisi teknik dan perancangan proyek (engineering) yang terutama didapat dari bagian desain / drafter karena langsung terintegrasi dengan modul Project Administration & Evaluation terutama pada sub modul Design Section.

183

¾ Sub Modul Financial Information Sub modul ini menyajikan informasi secara menyeluruh tentang aktivitas keuangan, keadaan finansial proyek, dan setiap proses kas keluar masuk ditampilkan disini. Informasi ditampilkan per kategori dan dapat di kombinasikan beberapa kategori sekaligus. Dengan modul ini, pimpinan proyek dapat mengirimkan laporan keuangan proyek ke kantor pusat secara langsung dan realtime.

4.4.3 Depot Inventory Management (DIM) Sistem informasi ini ditempatkan pada departemen Depot. Seperti yang dijelaskan pada bab tiga, Depot adalah semacam gudang logistik milik PT. SMCC Utama Indonesia yang berlokasi di Cikarang, Jawa Barat. Depot berisi segala peralatan dan perlengkapan konstruksi, mulai dari yang ringan, kendaraan operasional (pikup, truk) hingga alat berat. Dengan adanya DIM, maka akan memudahkan staf depot dalam melakukan inventarisasi dan memantau keluar dan masuknya setiap peralatan dan perlengkapan dari depot, dan mengetahui di proyek mana sajakah peralatan dan perlengkapan tersebut berada. DIM berupa aplikasi yang dibuat oleh f DIM juga akan memberikan notifikasi kepada staf depot ketika dimana suatu peralatan dan atau perlengkapan butuh maintenance, atau telah rusak, atau hilang, atau telah habis masa pakainya. Sehingga Depot Manager dapat membuat

184

pengajuan pengadaan kembali kepada kantor pusat agar segera dapat diproses pembeliannya. DIM juga terintegrasi dengan EIS kantor pusat. (Referensi mengadopsi aplikasi: NCH Software, Inventoria Manager: http://www.nchsoftware.com/inventory/index.html)

4.4.4 Corporate Asset Management (CAM) Sistem informasi ini akan ditempatkan pada kantor pusat PT. SMCC Utama Indonesia. Sama seperti CPS dan DIM, aplikasi ini diberikan kepada staf IT untuk membuatnya ataupun diberikan kepada suatu software house untuk membuatkannya. CAM digunakan oleh staf Administrasi kantor pusat. Terutama oleh Administration & HR Manager. IT Manager CAM berfungsi sebagai sistem informasi yang mengelola dan menginventarisasi seluruh aset yang dimiliki PT. SMCC Utama Indonesia, mulai dari kantor pusat, kantor depot, hingga kantor proyek. Adapun aset yang dikelola oleh CAM antara lain: ¾ mobil dan motor kantor ¾ seluruh perangkat elektronik (seperti komputer, laptop) , printer, scanner, copier, drawer board, projector dsb. ¾ Peralatan kantor. Seperti meja, kursi. ¾ Perlengkapan pantry. ¾ ATK (alat tulis kantor), binder, kabinet, kertas, kertas gambar, dsb.

185

4.4.5 Executive Information System Salah satu peran penting yang dilakukan dalam pekerjaan para top-level manajemen di dalam suatu organisasi adalah melakukan pengambilan keputusan. Ruang lingkup pengambilan keputusan tersebut dapat tergantung kepada banyak hal, seperti posisi mereka dalam suatu organisasi. Hirarki dalam manajemen organisasi yang melakukan pengambilan keputusan, merekalah yang disebut sebagai eksekutif. Keputusan yang diambil oleh para eksekutif tersebut merupakan keputusan yang sangat penting, krusial, serta menyangkut dengan kelangsungan hidup dalam jangka panjang perusahaan tersebut. Untuk menjalankan

pekerjaan

yang

efektif

sebagai

eksekutif

ini

diperlukan

pengambilan keputusan berdasarkan keputusan yang akurat, tepat, dapat diandalkan dan informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki relevansi dengan keputusan yang akan diambil. Untuk dapat melakukan pengambilan keputusan yang tepat tersebut dalam skala informasi yang cukup besar dapat dilakukan dengan menggunakan dukungan salah satu pendukung pengolahan data sistem informasi yang tercakup dalam executive information system ini (EIS). EIS ini memadukan seluruh informasi yang didapat dari setiap divisi di PT. SMCC Utama Indonesia, kemudian juga terintegrasi dengan Project Control Information System, sehingga informasi yang disajikan benar-benar akurat, dan dapat di drill-down.

186

¾ Karakteristik Data untuk EIS Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS : 1. Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya,

eksekutif

lebih

mencari

rangkuman

data,

dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan. 2. Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data. 3. Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data. 4. Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan. 5. Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal (pesaing, supplier, customer) yang dapat dibandingkan dengan data yang telah ada di PT. SMCC Utama Indoenesia.

187

6. Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

4.5 Rencana Implementasi Implementasi dari sistem dan teknologi informasi akan membutuhkan waktu tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu untuk dibuatkan sebuah perencanaan implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil akhir dari dari sebuah perencanaan sistem dan teknologi informasi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. Penulis merekomendasikan implementasi secara bertahap (Phased Project Impelementation), dikarenakan keadaan PT.SMCC Utama Indonesia yang sedang dalam posisi bertahan atas kondisi perekonomian dan finansial, namun sudah pada kondisi yang perlu dan membutuhkan pengembangan dibidang SI/TI. Jika keadaannya sudah membaik mungkin pengembangan pada PT.SMCC Utama Indonesia akan berjalan lebih cepat. Implementasi SI/TI pada PT. SMCC Utama Indonesia direncanakan akan dapat diselesaikan dalam jangka waktu tiga tahun yang dananya dikeluarkan per enam bulan. Berikut ini adalah tabel yang merupakan rekomendasi dari jadwal implementasi SI/TI pada PT. SMCC Utama Indonesia.

188

Tabel 4.13 Rencana dan Jadwal Implementasi

4.6 Perencanaan Biaya Hardware & Software Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya didalam pengadaan serta penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangan sistem informasi. Tabel dibawah ini adalah proyeksi dari penambahan unit komputer sebanyak 10 unit dan perbaikan beberapa komputer yang sudah tidak layak pakai, yang hanya akan

189

menghambat pekerjaan para karyawan. Serta diberikan daftar spesifikasi biaya untuk meng-upgrade Server dan biaya untuk peningkatan jaringan komputer.

¾ Spesifikasi dan Harga Pengadaan PC Baru. Jenis

Keterangan

Harga

Jumlah (unit)

Hardware

Pc Desktop Presiden Direktur : -

Premium intel Core2 Duo T5850

-

4GB DDR2

-

500GB HDD SATAII

-

DVD±RW

-

VGA Nvidia GeForce 9300M GS

-

TV Tuner, Camera, Audio, NIC

-

WiFi, 22" WXGA

US$

1

1,697

Win Vista Premium Pc Desktop Direktur : -

Core2 Duo E8400

-

2GB DDR2

-

320GB HDD SATA

-

DVD±RW, Audio, GbE NIC

-

VGA Intel GMA 4500

-

Monitor LCD 18.5" (1859m)

-

Win XP Pro

Pc Desktop Manager : -

Core2 Duo E7400

-

2GB DDR2

-

320GB HDD SATA

-

DVD±RW, Audio

-

56K Modem, NIC

-

VGA NVIDIA GeForce G100 256MB

-

17", 1440 x 900, 8ms, 500:1, 250

US$

2

797

US$ 699

3

190

cd/m² Pc Desktop Karyawan : -

Pentium Dual Core E5200

-

1GB DDR2

-

160GB HDD SATA

-

DVD±RW, Audio, NIC

-

VGA Intel GMA 3100 128MB

US$

15

494

(shared) -

15.6", 1366x768, 0.252mm, 8ms, 2000:1, 250cd/m², WideScreen

-

Win Vista Business

Pc Desktop Karyawan Desain: -

Core2 Quad Q8200

-

4GB DDR2

-

500GB HDD SATA

-

DVD±RW, Audio

-

56K Modem, NIC

-

VGA NVIDIA GeForce G100 1GB

-

20", 1680 x 900 , 0.2768 mm, 3 ms, 3000:1 (DCR), D-Sub

Tabel 4.14 Spesifikasi dan harga PC baru

US$ 1.149

6

191

¾ Upgrade File Server Jenis

Spesifikasi

Harga

•

US$ 1.235

File Server Core 2 Duo 2,4 Ghz, 4GB RAM, 3 X 250 GB HDD Configured

Server

RAID 5 NEC 17” Monitor with VGA port splitter

Tabel 4.15 Spesifikasi dan harga File Server baru

¾ Penambahan Application Server Jenis

Server

Spesifikasi Harga US$ 1.990 • Application Server - Opteron 2214, 1GB DDR2667 ECC - VGA 32MB, 2x GbE NIC, Rackmount 1U Case (RAID 5 Ready) - 2x 146GB 10k SAS 2.5" Hotswap HDD [431958B21] - Slim DVD/CDRW [331903-B21 ]

Tabel 4.16 Spesifikasi dan harga Application Server baru ¾ Keterangan: Seluruh harga untuk hardware, didapat dari http://www.bhinneka.com akses tanggal 20 Juni 2009 pukul 02.00 wib.

192

Pengembangan Sistem Informasi Perusahaan: Sistem Informasi PCIS

(Candy

Biaya

CCSA-Candy

Project US$ 3.500

Control System) EIS (Executive Information System)

US$ 3.500

CAM (Corporate Assets Management)

US$ 300

DIM (Depot Inventory Management)

US$ 500

CPS (Centralized Absenced System)

US$ 1.500

SCM (Supply Chain Management)

US$ 3.000

Total

US$ 12.300 Tabel 4.17 Biaya Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi

¾ Pembelian Software Operating System Software Microsoft Windows

Jumlah

Harga/Unit

Harga

10

US$ 150

US$ 1.500

XP Professsional Corporate License Tabel 4.18 Biaya Pembelian Lisensi Operating System

193

¾ Total Biaya Pengembangan SI/TI Rincian Pengembangan

Biaya

PC Desktop Presiden Direktur

USS 1.697

PC Desktop Direktur

US$ 1.594

PC Desktop Manajer

US$ 2.094

PC Desktop Karyawan

US$ 7.410

PC Desktop Karyawan Desain

US$ 6.894

Biaya Peningkatan Jaringan

US$ 3.225

Pengembangan Sistem Informasi Perusahaan: US$ 12.300 Pembelian Software OS

US$ 1.500

Jumlah

US$ 36.714

Tabel 4.19 Total Biaya Pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi

Dari perhitungan total biaya pengembangan SI/TI pada tabel maka dapat disimpulkan bahwa perkiraan total biaya dari implementasi sistem dan teknologi informasi pada PT. SMCC Utama Indonesia memerlukan biaya sebesar US$ 36.714 dengan nilai tukar sebesar 1 US$ = Rp. 10.500,- maka menjadi Rp 385.497.000,-. Yang berarti PT. SMCC Utama Indonesia diharuskan untuk menganggarkan biaya sebesar 128.499.000,-/tahun selama tiga fase (tiga tahun).