MAKALAH PERILAKU ORGANISASI PERKEMBANGAN TI TERHADAP ORGANISASI
NAMA :ADRIANUS NOLA PALI NIM :14121049 PROD I:SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI NFORMASI
DAFTAR ISI.............................................................................................................................
KATA PENGANTAR i DAFRAR ISI ii PENDAHULUAN I. Latar Belakang 1
II. Rumusan Masalah 1 PEMBAHASAN PENUTUP I. Penutup 11 II. Saran 11 KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas izin-Nya kami dapat menyelesaikan makalah “Perubahan dan Perkembangan Organisasi” Makalah ini berisikan tentang faktor dan proses berubah dan berkembangnya sebuah organisasi. Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang perkembangan organisasi. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam menyusun makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberkati kita semua. AMIN.
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini teknologi informasi dan sistem informasi berkembang sangat pesat. Teknologi informasi semakin canggih dan dapat diandalkan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik secara organisasi, individu dan juga sosial. Peran aplikasi teknologi informasi saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dipisahkan, sekaligus menjadi tempat bergantung para penggunanya untuk menyelesaikan berbagai permasalahan. Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager. Teknologi informasi menimbulkan berbagai dampak pada individu dalam pekerjaannya. Teknologi informasi telah menguntungkan untuk menganani masalah dalam Organisasi. Perkembangan Teknologi Informasi yaitu internet,Globalisai,Teleoffice,social Network,Cloud Computing yang berkembang pesat, mengubah pola penggunaan ini dari sebuah alat bantu menjadi gaya didalam Organisasi. Kemudahan akses jaringan internet dengan bantuan piranti elektronik yang mendukung seperti smartphone dan ipad turut mendukung evolusi pola penggunaan teknologi informasi pada masyarakat. Yang perlu menjadi catatan besar disini adalah, apalah teknologi informasi hanya memiliki pengaruh positif? Pada kenyataannya, selain berbagai hal positif yang dapat diambil dengan memanfaatkan teknologi informasi, terdapat pula berbagai dampak negatif yang terjadi. Teknologi informasi
yang merambah seluruh kalangan dalam masyarakat mengharuskan diperlukannya kontrol yang tepat agar teknologi informasi dapat dipergunakan dalam koridor yang seharusnya. Dalam dunia maya, isu permasalahan kejahatan (cybercrime) juga turut mendapatkan perhatian besar. Kasus kejahatan seperti pembajakan software secara ilegal, sampai dengan permasalahan kesehatan yang menjadi efek negatif dari teknologi informasi. Dalam dunia maya, tindakan kriminal dapat dilakukan secara cepat tanpa melalui kontak fisik dengan korbannya. Kasus kecanduan internet khususnya pada generasi muda juga dilaporkan semakin meningkat. Makalah ini akan mencoba membahas pengaruh TI terhadap perkembangan Organisasi. Sehingga diharapkan pembaca akan mendapatkan gambaran komprehensif manfaat positif maupun negatif dari implementasi penggunaan teknologi informasi. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud teknologi informasi ? 2. penegrtian Internet,Globalisasi,Teleoffie,Social Networking,Cloud Computing dan perannya di dalam Organisasi 3. pengaruh perkembangan dan peranan IT Terhadap Organisasi ? 1.3 Tujuan Adapun tujuan dalam penyusunan dan pembuatan makalah ini adalah: 1.3.1 Tujuan umum : a. Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi b. Untuk memahami peranan teknologi informasi c. Untuk mengetahui dampak yang ditimbulkan oleh teknologi informasi pada organisasi. 1.4 Sistematika Penulisan Bab IPendahuluan : Dalam pendahulan, terdapat latar belakang teknologi informasi, rumusan masalah, dan juga tujuan penyusunan dan pembuatan makalah ini. Bab II Pembahasan : Dalam pembahasan, kami membahas pengertian dan peranan teknologi informasi. Kami juga menjelaskan dampak TI pada tingkat organisasi Bab IIIPenutup : Dalam bagian penutup, kami memberikan kesimpulan atas pembahasan pada makalah kami.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Teknologi Informasi Secara umum, teknologi informasi adalah kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya, meliputi infrastruktur TI dan semua sistem informasi lainnya dalam perusahaan. TI mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, memgambil, memanipulasi, atau menampilkan data untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan kemudian informasi disebarkan untuk tujuan tertentu. 2.2. Pengertian Internet dan perannya di dala Organisasi Internet adalah jaringan yang terhubung dari miliaran perangkat serta manusia, uniknya semua itu tidak memiliki badan pusat tunggal untuk mengontrol apa yang terjadi di dalam jaringan yang luas tersebut. Peran Internet di dalam Organisasi yaitu, Dengan internet, semua akan terasa lebih mudah, di samping juga ada resiko-resikonya. Selama pimpinan kantor bisa melakukan kontrol penggunaan internet, maka masalah-masalah yang ada akan bisa dikendalikan. Berikut ini adalah beberapa Keuntungan / Fungsi / Manfaat Internet Bagi Dunia Kerja (Dunia Bisnis) : 1. Memudahkan Telekomunikasi Dengan Biaya Yang Lebih Murah 2. Mudah Melakukan Pemasaran dan Publikasi 3. Bisa Menjual Barang Secara Online 4. Bisa Menjalankan Sistem Aplikasi Terintegrasi Dari Banyak Tempat 5. Mudah Menyebarkan Pemberitahuan Ke Banyak Pegawai 6. Bisa Mencari Pegawai / Karyawan Baru Lewat Internet 7. Mudah Berhubungan Dagang Dengan Banyak Klien Di Luar Negeri 8. Memudahkan Manajemen Untuk Membaca Informasi Dari Satu Sumber 9. Dapat Berinteraksi Langsung Dengan Konsumen Akhir Beserta Agen / Distributor 10. Karyawan Memiliki Fasilitas Hiburan Tambahan Saat Senggang
2.3 Pengertian Globalisasi dan perannya didalam Organisasi pengertian Globalisasi secara singkat adalah " Sebuah proses dimana antar individu / kelompok menghasilkan suatu pengaruh terhadap dunia ". Peran Globalisasi didalam Organisasi yaitu berinteraksi dengan budaya regional, nasional, organisasi dan fungsi-fungsi organisasi termasuk sikap dan perilaku individu di dalamnya sehingga perubahan global juga dapat direspon dan mempunyai hubungan dan pengaruh dengan aktivitas manusia dalam organisasi. 2.4 Pengertian Teleoffice dan perennya di dalam Organisasi Teleoffice (Manajemen) adalah adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya Peran Teleoffice(manajemen) di dalam Organisasi yaitu: 1. Peran Interpersonal Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi : - Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan. - Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul. - Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal. 2. Peran Informasi Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi : - Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung. - Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi. - Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar. 3. Peran Pengambil Keputusan Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi : - Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul. - Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya. - Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
2.5 Pengertian Social Network dan Perannya didalam Organisasi Social Networking disebut pula jejaring sosial, merupakan konsep pengembangan yang bisa dimanfaatkan dalam dunia pendidikan dan memungkinkan bagi pengguna untuk saling berinteraksi tanpa seizin pemilik web terlebih dahulu. Peran social network didalam Organisasi yaitu bisa berkomunikasi secara tidak langsung,lebih mudah untuk memekainya,dan bisa memeuat apa yang terjadi di dalam Organisasi tersebut. 2.6 Pengertian Cloud Computing dan perannya didala Organisasi Cloud Computing adalah Secara umum, definisi cloud computing (komputasi awan) merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dalam suatu jaringan dengan pengembangan berbasis internet (awan) yang mempunyai fungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang terkoneksi pada waktu yang sama, tetapi tak semua yang terkonekasi melalui internet menggunakan cloud computing. Peran Cloud Computing didalam Organisasi yaitu : 1.semua data tentang Organisasi akan tersimpan di server Salah satu keunggulan teknologi cloud adalah memungkinkan pengguna untuk menyimpan data secara terpusat di satu server berdasarkan layanan yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing itu sendiri. Selain itu, pengguna juga tak perlu repot repot lagi menyediakan infrastruktur seperti data center, media penyimpanan/storage dll karena semua telah tersedia secara virtual. 2.
Keamanan Data-data yang ada didalam Organisasi
Keamanan data pengguna dapat disimpan dengan aman lewat server yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing seperti jaminan platform teknologi, jaminan ISO, data pribadi, dll. 3.
Fleksibilitas dan Skalabilitas yang Tinggi bagi Organisasi
Teknologi Cloud menawarkan fleksibilitas dengan kemudahan data akses, kapan dan dimanapun kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user) terkoneksi dengan internet. Selain itu, pengguna dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa perlu membeli peralatan tambahan seperti hardisk. Bahkan salah satu praktisi IT kenamaan dunia, mendiang Steve Jobs mengatakan bahwa membeli memori
fisik untuk menyimpan data seperti hardisk merupakan hal yang percuma jika kita dapat menyimpan nya secara virtual/melalui internet.
2.6 Peranan Teknologi Informasi Seiring berkembangnya zaman, kebutuhan terhadap teknologi informasi dan sistem informasi semakin meningkat. Perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi ini telah mengubah pola ekonomi, pola hidup dan juga cara melakukan bisnis secara signifikan. Teknologi Informasi di dalam kontribusinya memberikan dukungan kepada berbagai sektor kehidupan masyarakat berupa peningkatan efisiensi serta produktivitas. Saat teknologi informasi semakin dibutuhkan, maka teknologi informasi akan semakin berperan. Pada umumnya peran teknologi informasi di dalam organisasi difokuskan pada persoalan teknis seperti bagaimana memperbaiki kinerja operasional, atau bagaimana teknologi informasi digunakan sebagai bagian dari strategi bisnis perusahaan. Beberapa peranan teknologi informasi, antara lain: 1. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses. 2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses. 3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. 2.3 Dampak Teknologi Informasi Dampak teknologi bagi , organisasi tidak dirasakan sebagai hal yang baru. Kini kita telah banyak mengetahui dan merasakan kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi. Di bagian ini akan dilihat bagimana TI memberikan pengaruh. Dampak-dampak yang akan dijelaskan berikut ini lebih mengarah pada dampak dari software teknologi informasi. i) Dampak TI pada organisasi Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain: a. Struktur organisasi, otoritas, kekuatan TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi.
Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan. b. Tugas dalam pekerjaan Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang. c. Jenjang karier karyawan Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien. d. Supervisi Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh. e. Pekerjaan manajer Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.
2.4 Dampak Positif TI pada Organisasi (five force model)
Cara terbaik untuk menganalisis dampak teknologi informasi pada organisasi adalah dengan model kekuatan kompetitif. Organisasi menggunakan model Porter untuk menggembangkan strategi untuk menciptakan organisasi yang lebih kompetitif. Disini dapat kita lihat dampak positif yang ditimbulkan teknologi informasi pada organisasi. 1.The rivalry among existing firms in the industry
Menambah daya saing karena teknologi informasi meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu organisasi. Contoh : Menggurangi kemungkinan laporan suatu organisasi dapat dicuri Tekonologi informasi meningkatkan akurasi Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction
2.The bargaining power of buyers
TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam
3.The bargaining power of Suppliers, a. TI membantu menjalin hubungan baik dengan supplier b. TI memudahkan organisasi untuk melakukan pencarian dan perbandingan supplier yang dapat menyediakan produk atau jasa yang lebih baik dan murah c. TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier d. TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier e. TI dapat digunakan untuk mengintegrasi supply chain dengan supplier 4.The threat of entry of new competitor a. TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru 5.The threat of substitute product or services a. TI memungkinkan diversifikasi produk 2.5 Dampak Negatif TI pada Organisasi (five force model) Keterangan: 1.The rivalvy among existing firms in the industry a. Keberadaan TI yang bermanfaat meningkatkan daya saing masing-masing perusahaan dapat mengancam keberadaan suatu organisasi. Dalam kasus ini berlaku hokum alam, dimana yang kuat yang akan bertahan.
2.The bargaining power of buyers a. TI memungkinkan organisasi kehilangan pelanggannya karena dengan adanya internet pelanggan dapat melakukan pencarian dan perbandingan produk atau jasa secara online dengan mudah dan cepat. 3.The bargaining power of Suppliers a. TI memungkinkan organisasi kehilangan suppliernya karena dengan adanya internet supplier dapat melakukan pencarian dan perbandingan organisasi yang lebih mengguntungkan untuk melakukan kerjasama dengannya 4.The threat of entry of new competitor a. TI memungkinkan organisasi kalah bersaing dengan pesaing baru, karena dengan TI pesaing baru dapat melakukan pemasaran secara online tanpa harus membangun toko untuk pemasaran. 5.The threat of substitute product or services a. TI memungkinkan organisasi mengalami kerugian akibat adanya substitute product or service. Contoh : Perusahaan rekaman yang mengalami kerugian akibat produknya yang berupa lagu tidak laku dipasaran karena TI memudahkan orang untuk mendownload langsung via internet.
Pengertian Teknologi terhadap Kreatifitas Individu dan Team Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam individu, organisasi maupun dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ? Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya : 1.Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll. 2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah. 3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order. 4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia. 5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan. Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan. Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut: 1. Minimize risk Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. 2. Reduce costs Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biayabiaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
· Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
· Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. 3. Add Value Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4. Create new realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah. Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan. Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT. Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis
saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru • Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis • Dibahas dalam diskusi perusahaan • Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI. SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Teknologi informasi dan sistem informasi akan berkembang dengan cepat dan akan terus berkembang sampai masa depan. Penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi akan semakin meningkat. Teknologi informasi membawa dampak positif dan negatif bagi organisasi, individu, maupun sosial masyarakat. Kegunaan akan teknologi informasi dapat dirasakan manfaatnya bila TI dikelola dengan cara yang baik dan bertanggung jawab. Apabila TI dapat dikelola dengan baik, TI dapat membantu menyelesaikan permasalahan dalam organisasi, individu, dan juga sosial masyarakat. Perkembangan TI juga telah menciptakan komunitas virtual yang memungkinkan para pengguna yang memiliki kesamaan hobi dapat berkumpul, serta bertukar pikiran dan informasi tanpa harus bertatap muka secara langsung. Komunitas virtual dapat dikembangkan menjadi tempat melakukan transaksi elektronik yang menjadi peluang usaha baru bagi perusahaan atau individu. 3.2. SARAN Dengan makalah ini penulis berharap agar pembaca dapat memahami tentang arti penting perubahan dan perkembangan organisasi di dalam kehidupan berorganisasi. Semoga makalah ini dapat berguna bagi pembaca. Penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar penulis dapat lebih baik lagi.
