BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI Strategi Bisnis Pengembangan
pelayanan
Strategi SI/TI dengan
menambah jumlah tempat tidur yang berjumlah 92 tempat tidur menjadi 200 tempat tidur Memberikan pelayanan yang berkualitas 1. Pengembangan dan bermutu
sistem
informasi
terintegrasi yang dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja rumah sakit yaitu sistem informasi manajemen rumah sakit. 2. Pengembangan sistem informasi yang dapat menjaga hubungan yang baik dan erat dengan pelanggan seperti Customer Relatioship Management (CRM) 3. Pengadaan alat kedokteran yang baru seperti (MCA)
94
Mobile
Clinical
Assistant
95 Pengadaan alat kedokteran yang baru
Menerapkan teknologi Mobile Clinical Assistant (MCA) yang dapat membantu dokter / tenaga medis dalam menangani pasien dengan baik
Membangun
sistem
informasi
meningkatkan pelayanan kesehatan
untuk 1. Menerapkan
sistem
informasi
manajemen rumah sakit (SIMRS) yang mengintegrasikan seluruh bagian di rumah
sakit
untuk
meningkatkan
pelayanan dan kinerja rumah sakit. 2. Pengembangan sistem informasi yang yang
dapat
pengambilan
membantu keputusan
dalam seperti
Decision Support System (DSS). 3. Pengembangan sistem informasi yang dapat menjaga hubungan yang baik dan erat
antara
perusahaan
dengan
pelanggannya seperti CRM. 4. Pengembangan sistem informasi yang memungkinkan
pelanggan
untuk
mendapatkan informasi dan pelayanan kesehatan tanpa harus bertatap muka seperti telemedicine
96 4.2 Pengembangan sistem yang diusulkan Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Oleh karena itu
Rumah Sakit Medika Permata Hijau harus
merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan. Dari hasil analisis bab 3, sistem informasi yang ada sekarang di RSMPH kurang optimal, hal ini disebabkan karena sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut untuk sistem informasi yang ada dan sistem informasi yang bersifat strategis. Oleh karena itu kami mengusulkan sebuah sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Kami juga mengusulkan penambahan sistem baru yaitu Customer Relation Management (CRM), dan Decision Support System (DSS).
4.3 Strategi SI Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
97 Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang termasuk dalam kategori IS Strategy:
4.3.1 Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Sistem informasi manajemen rumah sakit yang kami usulkan terdiri dari modul-modul sebagai berikut ini: 1. Modul Billing/Kasir Modul ini mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan tagihan yang terintegrasi dengan semua modul lainnya. Tagihan yang diinput di semua unit kemudian dikumpulkan dan diolah menjadi data billing statement / invoice per pasien yang berisi rincian fasilitas dan semua biaya yang digunakan pasien selama di rumah sakit dan pencetakan kwitansi pembayaran. Modul ini mencakup: •
Tagihan pasien yang masih dirawat
•
Laporan rekap uang yang masuk per hari
•
Laporan tagihan pasien yang belum dibayar
•
Laporan pembayaran pasien, detail dan summary
98 2. Modul Registrasi Pasien Modul ini berfungsi untuk proses pendaftaran pasien baru, pencarian data pasien lama, admisi ke poli untuk pasien rawat jalan atau admisi ke kamar / bed untuk pasien rawat inap. Setiap kali dan selama pasien diberikan tindakan, data rekam medis akan otomatis tersimpan. Modul ini mencakup : •
Registrasi dan Admisi Pasien Rawat Jalan
•
Registrasi dan Admisi Pasien Rawat Inap
•
Registrasi dan Admisi Pasien UGD
•
Registrasi dan Admisi Pasien Penunjang Medis
•
Penanggung Biaya Pasien (bayar sendiri, Askes/ Askeskin, Asuransi, dan lain-lain)
•
Pemilihan dokter yang merawat
•
Informasi Pasien
•
Manajemen bed (pasien masuk, pindah, keluar)
3. Modul Rekam Medik Modul untuk mencatat semua data kesehatan, tindakan, obat, catatan medis, operasi, hasil laboratorium, dan sebagainya, yang telah dilakukan terhadap pasien selama dirawat di rumah sakit. Modul ini mencakup : •
Kodifikasi Diagnosa Penyakit ICD 10
•
Laporan Resume Rekam Medis
•
Pencetakan Rekam Medis
99 •
Laporan Statistik Rekam Medis
•
Laporan Standarisasi Depkes
•
Laporan Lain yang berkaitan dengan Rekam Medis
•
Laporan Indikator Mutu
4. Modul Rawat Inap Modul yang berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di instalasi rawat inap. Modul ini dilengkapi dengan sistem pendaftaran, transaksi, inventory, pelaporan yang terhubung dengan modul – modul aplikasi lainnya. Modul ini berkaitan dengan : •
Pengaturan jumlah kelas, kamar, dan tempat tidur
•
Informasi fasilitas yang ada pada setiap kamar
•
Status hunian setiap tempat tidur
•
Statistik hunian kamar
•
Fasilitas pemindahan pasien yang otomatis diikuti dengan perubahan harga perawatan sesuai dengan harga kelas yang digunakan sekarang.
5. Modul Rawat Jalan Modul ini berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di instalasi rawat jalan. Modul ini dilengkapi dengan sistem pendaftaran, transaksi, inventory, pelaporan yang terhubung dengan modul – modul aplikasi lainnya. Modul ini mencakup : •
Data Poliklinik
100 •
Daftar antrian pasien yang sudah diregistrasi dan admisi ke setiap poliklinik
•
Penanganan data tindakan medis yang diambil pada poliklinik yang otomatis menimbulkan billing pada tagihan pasien
•
Pencatatan hasil diagnosa dokter
•
Pengiriman data pemeriksaan ke unit penunjang
6. Modul Farmasi dan Apotik Merupakan modul untuk menajemen dan pengolahan data inventory untuk barang medis. Modul ini dilengkapi dengan sistem transaksi, informasi, inventory, dan pelaporan serta terhubung dengan aplikasi lainnya. Modul ini mencakup : •
Formulasi Obat (nama, nama generik, indikasi, kontra indikasi, efek samping, komposisi, dan golongan terapi)
•
Standarisasi Obat
•
Pelayanan Farmasi
•
Laporan Stok obat
•
Transaksi pembelian, menggunakan alat bantu Barcode untuk mempercepat pelayanan
•
Laporan penjualan dan penghasilan apotik
101 7. Modul Laboratorium Modul yang berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di laboratorium. Modul ini dilengkapi dengan sistem pendaftaran, transaksi, inventory, pelaporan yang terhubung dengan modul – modul aplikasi lainnya. Modul ini mencakup : •
Registrasi pasien dan jenis pemeriksaan yang diperlukan
•
Daftar pencarian pesanan pemeriksaan, dengan kata kunci nomor Rekam Medis, nomor Order, atau nama pasien
•
Pencetakan hasil pemeriksaan
•
Data statistik jumlah pemeriksaan per kelompok pemeriksaan spesimen (hematology, kimia, urine, dan feses) per perioda tertentu. Pengelompokan pemeriksaan pasien (Kelas I, II, III atau rawat jalan)
•
Laporan penghasilan Laboratorium
•
Laporan keluar masuk barang
8. Modul Radiologi Modul ini berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di instalasi radiologi. Modul ini dilengkapi dengan sistem pendaftaran, transaksi, inventory, pelaporan yang terhubung dengan modul – modul aplikasi lainnya. Modul ini mencakup : •
Daftar pesanan pemeriksaan, dengan kata kunci nomor Rekam Medis, nomor Order, atau nama pasien
•
Pencetakan hasil pemeriksaan
102 •
Data statistik jumlah pemeriksaan per item pemeriksaan. Pengelompokan pemeriksaan pasien (Kelas I, II, III atau rawat jalan)
9. Modul Gizi Merupakan modul yang menangani data pasien yang mendapatkan pelayanan gizi. Modul ini mencakup : •
Pengaturan konsultasi pasien rawat inap kepada ahli gizi
•
Pengaturan menu makanan pasien rawat inap
•
Pengaturan jumlah porsi makanan
10. Modul UGD Modul ini terdiri dari beberapa fungsi manajemen, antara lain pendaftaran, penomoran, rekam medis, tarif, konsultasi, permintaan peralatan, statisktik, pemakaian obat, pemasukan data pasien, tindakan, pelaporan dan lain – lain. Modul ini mencakup : •
Registrasi dan Admisi pasien UGD
•
Daftar pasien UGD
•
Pengisian data Rekam Medis
•
Form pemeriksaan ke unit penunjang
103 11. Modul Umum dan Perlengkapan (Gudang) Merupakan modul untuk untuk manajemen dan pengolahan data inventory untuk barang nonmedis. Modul ini dilengkapi dengan sistem transaksi, informasi, inventory, dan pelaporan serta terhubung dengan aplikasi lainnya. Modul ini mencakup : •
Pencatatan Pembelian barang
•
Permohonan pengadaan barang
•
Pembuatan PO
•
Penerimaan faktur dan barang
•
Laporan-laporan
•
Stok Inventory
12. Modul Instalasi Prasarana dan Sarana Rumah Sakit Merupakan modul untuk untuk menajemen dan pengolahan prasarana dan sarana rumah sakit. Modul ini mencakup : •
Mencatat data penyebaran barang-barang inventaris rumah sakit pada setiap unit, ruang perawatan.
•
alokasi dan relokasi inventaris
•
kalibrasi barang secara berkala
•
laporan barang-barang yang harus sudah diperbaiki
•
pemesanan barang ke gudang
104 13. Modul Kepegawaian (HRD) Modul untuk manajemen dan pengolahan data kepegawaian. Modul ini mencatat data lengkap seluruh pegawai di lingkungan rumah sakit, seperti: •
Data pegawai
•
Historis jabatan
•
Historis golongan
•
Informasi kenaikan pangkat berkala
•
Informasi pensiun
•
Kenaikan gaji berkala
•
Informasi pelatihan dan kursus yang pernah diikuti
14. Modul Keuangan Modul ini berguna untuk mencatat semua transaksi keuangan yang timbul akibat semua kegiatan yang terjadi pada modul-modul lainnya. Dari modul ini akan dihasilkan laporan-laporan keuangan akhir yang dapat digunakan untuk analisa kondisi keuangan rumah sakit oleh pihak manajemen seperti : •
Pengaturan kode akun/ chart of account
•
General Ledger
•
Laba rugi
•
Data jurnal
•
Laporan posisi keuangan
•
Laporan arus kas
•
Analisa rasio keuangan
•
Laporan Hutang dan Piutang
105 15. Modul EIS ( Executive Information System ) Modul untuk menghasilkan laporan-laporan statistik, harian, bulanan, grafik, dan sebagainya. Modul ini mencakup : •
Laporan kegiatan pelayanan rumah sakit per hari/ bulan/ triwulan/ tahun
•
Laporan harian rawat inap
•
Laporan harian rawat jalan
•
Rekap data kunjungan poliklinik per dokter
•
Laporan bulanan rawat inap
•
Laporan bulanan rawat jalan
•
Rekap harian perbandingan data kinerja profesional
•
Statistik tingkat morbiditas pasien
•
Grafik tingkat kunjungan poliklinik
•
Grafik perbandingan kunjungan setiap poliklinik
•
Informasi SDM
•
Informasi keuangan
4.3.1.1 Manfaat SIMRS 4.3.1.1.1 Manfaat Operasional 9 Kecepatan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan administrasi. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan
106 SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja. 9 Akurasi
SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksitransaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti. 9 Integrasi
Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. 9 Peningkatan pelayanan
Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan.
107 9 Peningkatan Efisiensi
Karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. 9 Kemudahan pelaporan
Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.
4.3.1.1.2 Manfaat Manajerial 9 Kecepatan mengambil keputusan
Dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang didapat sudah spesifik sesuai dengan kebutuhan serta akan mengurangi waktu untuk mengambil keputusan. 9 Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi
108 potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.
4.3.1.1.3 Manfaat Organisasi 9 Transparansi
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. 9 Pemahaman sistem
Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
109 9 Mengurangi biaya administrasi
Jika dengan sistem manual diharuskan membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
110 Tabel 4.2 Tabel perbandingan SIMRS Sistem Informasi SIMRS
Beli
Sewa
Membuat Sendiri
Harga
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Seluruh
Memerluka
Seluruh
Menggunak
Biaya yang
Memerlukan
Total harga
sistem
n biaya
system
an sistem
dikeluarkan
waktu yang
yang harus
(modul)
yang cukup
(modul)
kontrak
tidak
sangat lama
dikeluarkan
sudah
besar
sudah teruji
minimal 5
sebesar beli
dalam
untuk
tahun
atau sewa
membuat
membeli dan
teruji
sebuah modul menerapkan SIMRS adalah ± $140.000 Adanya
Adanya
Biaya yang
Tidak dapat
garansi
garansi dari
diperlukan
langsung
dari pihak
pihak
akan lebih
diterapkan
vendor
vendor jika
besar
karena belum
jika
mengalami
daripada
teruji
mengalam
kendala
membeli
i kendala
karena sistem perhitungan biaya adalah per pasien
111 Dari hasil perbandingan tabel diatas maka dapat ditarik kesimpulan, untuk mengembangkan SIMRS sebaiknya dilakukan dengan cara membelinya, meski biaya yang dikeluarkan cukup besar, tetapi sistem tersebut sudah teruji. Selain itu jika sistem juga mendapat garansi dari pihak vendor jika mengalami kendala dan SIMRS ini dapat segera diimplementasikan.
4.3.1.2 System Requirement 9 Hardware Specification o Min. Intel Pentium 4 Processor o Memory RAM min. 512MB o Internal Hard Drive 120GB o LAN Card : 10/100Mbps
9 Software Specification o Database Server : PostgreSQL Server 7.3 or higher o Web Server : Apache o Perl : Min 5.6.1 o PHP : Min 4.1.2 o Operating System : Windows XP
112 4.3.2
Customer Relationship Management ( CRM )
Customer Relationship Management (CRM), yakni sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales force, pemasaran, technical support, dan layanan. CRM berfokus pada penanganan hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan
4.3.2.1 SMS Gateway Dengan menggunakan SMS Gateway
ini maka memudahkan
perusahaan dalam pemberian informasi mengenai promosi, seminar dan pelayanan baru yang akan diadakan dengan cukup menuliskan sekali di aplikasi kemudian dikirimkan ke seluruh pelanggan. Selain itu CRM berbasis SMS Gateway ini juga dapat menginformasikan kepada pasien tentang status medik, jadwal dokter, dan lain - lain yang bertujuan menjaga hubungan dengan customer sehingga tercipta loyalitas konsumen. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan jumlah kunjungan pelanggan di RSMPH.
113 4.3.2.2 Telemedicine Telemedicine
berarti
memanfaatkan
kemajuan
teknologi
telekomunikasi untuk pertukaran informasi kesehatan dan memberikan pelayanan kesehatan tanpa harus bertatap muka. Telemedicine ini berfungsi untuk meningkatkan pelayanan dimana customer dapat berkonsultasi dengan dokter atau tenaga medis seputar masalah kesehatan melalui internet. Pelanggan hanya perlu mengakses website dan mendaftar (sign up) terlebih dahulu. Pelanggan akan diminta untuk menginput data-data seperti nama, alamat, email, no telp, umur, tinggi, berat, golongan darah, dan riwayat kesehatan. Setelah itu username dan password akan dikirim melalui e-mail
dan customer dapat langsung
login dan bertanya melalui form yang sudah disediakan. Setelah itu pertanyaan akan dijawab oleh dokter atau tenaga medis yang bersangkutan. Telemedicine ini juga merupakan salah satu cara pendekatan perusahaan bagi para pelanggannya yang ingin berkonsultasi tanpa harus bertemu dengan dokter secara langsung.
4.3.2.3 Manfaat CRM •
Meningkatkan loyalitas customer.
•
Promosi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat.
•
Hemat biaya dan waktu.
•
Memudahkan penyampaian informasi khususnya dalam skala besar dan dapat ditangani dalam waktu yang bersamaan.
114
Tabel 4.3 Tabel perbandingan aplikasi CRM Sistem Informasi
Beli Kelebihan
Telemedicine
Kekurangan
Kelebihan
Harga
Kekurangan
Tidak
Fitur-fiturnya
Memerlukan
Total harga untuk membeli
tidak perlu
diberikan
lebih user
SDM untuk
aplikasi adalah $1.800
membangun
source code,
customizable,
membangun
sedangkan diperkirakan total
sistem yang
sehingga
karena dibuat
sistem
harga jika membuat
bersangkutan
perusahaan
oleh orang
aplikasinya sendiri dan
tidak bisa
dalam
berinvestasi pada divisi IT
mengembang
perusahaan
diperkirakan lebih murah.
SMS Gateway Praktis karena &
Membuat Sendiri
kan sistem tersebut Dapat
Tersedia
Memerlukan
langsung
source code
waktu untuk
diimplementas
untuk
membangun
ikan
pengembanga
aplikasi
n selanjutnya maupun maintenance
Dari hasil perbandingan tabel kami mengusulkan untuk membuat sendiri sistem ini agar lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta dapat dicustomize jika diperlukan pengembangan pada sistem
115 9 Hardware Specification o Min. Intel Pentium 4 Processor o Memory RAM min. 512MB o Internal Hard Drive 120GB o GSM Modem o GSM Network
9 Software Specification o Database Server : MySQL o Web Server : Apache o PHP : Min 4.1.2 o Operating System : Windows XP
9 Personil IT yang dibutuhkan : o 1 Staf Programmer o 1 Staf System Analyst o 1 Staf Teknisi SI/TI o 1 Staf Network Administrator o 1 Staf Database Administrator
116 4.3.3
Decision Support System (DSS) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) yang biasanya disebut DSS, sistem informasi yang dapat menyediakan informasi pemecahan
masalah
maupun
kemampuan
komunikasi
dalam
memecahkan masalah semi terstruktur. Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus, serta output dari model matematika dan sistem pakar. DSS ini digunakan untuk memilih supplier yang tepat berdasarkan kriteria-kriteria yang diprioritaskan seperti ketepatan waktu, kualitas, harga, dan sebagainya.
Tujuan penggunaan sistem informasi DSS pada Rumah Sakit Medika Permata Hijau , yaitu: •
Membantu bagian purchasing membuat keputusan.
•
Meningkatkan efetivitas pengambilan keputusan oleh bagian purchasing
117 Tabel 4.4 Tabel perbandingan aplikasi DSS Sistem
Beli
Membuat Sendiri
Harga
Informasi
Kelebihan
DSS
Praktis karena
Tidak
Dapat
Memerlukan
Total harga untuk membeli
tidak perlu
diberikan
disesuaikan
SDM untuk
aplikasi adalah $3.000
membangun
source code,
dengan
membangun
sedangkan diperkirakan total
sistem
sehingga
kebutuhan
sistem
harga jika membuat
perusahaan
perusahaan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
aplikasinya sendiri dan
tidak bisa
berinvestasi pada divisi IT
mengembang
diperkirakan lebih murah..
kan sistem tersebut Dapat
Tidak sesuai
Memerlukan
langsung
dengan
waktu untuk
diimplementas keinginan
membangun
ikan
aplikasi
user.
Dari hasil perbandingan tabel kami mengusulkan untuk membuat sendiri sistem ini karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dan dapat dicustomize jika diperlukan pengembangan pada sistem
118 9 Hardware Specification o Min. Intel Pentium 4 Processor o Memory RAM min. 512MB o Internal Hard Drive 120GB
9 Software Specification o Database Server : MySQL o Web Server : Apache o PHP : Min 4.1.2 o Operating System : Windows XP
9 Personil IT yang dibutuhkan : o 1 Staf Programmer o 1 Staf System Analyst o 1 Staf Teknisi SI/TI o 1 Staf Network Administrator o 1 Staf Database Administrator
119 4.4
Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan
4.4.1
Rekomendasi Struktur Organisasi Rumah Sakit Medika Permata Hijau harus melakukan perubahan pada struktur organisasinya yang bertujuan untuk memperbaiki, meningkatkan
efektifitas
dan
kinerja
dalam
mengembangkan
perusahaanya khususnya di bidang TI. Berikut ini adalah gambar rekomendasi struktur organisasi pada Rumah Sakit Medika Permata Hijau
120
DIREKTUR PT KPJM DIREKTUR
MANAJER PELAYANAN DAN PENUNJANG MEDIS KABID PENUNJANG MEDIS INST. FARMASI
KABID KEPERAWATAN
KABAG UMUM DAN KESEKRETARIATAN
KABAG KEUANGAN
INST. RAWAT INAP
INST. RADIOLOGI
INST. RAWAT JALAN
INST. REHAB MEDIK
INST. OK DAN ICU
INST. LABORATORIUM
MANAJER UMUM DAN KEUANGAN
SUB BAG PERSONALIA & OUTSOUCING
SUB BAG IT
SUB BAG. PEMASARAN
SUB BAG PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN
SUB BAG PEMBENDAHARAAN DEVELOPMENT & MAINTENANCE *
INST. REKAM MEDIS INST. GIZI INST. GAWAT DARURAT
Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
SUB BAG HUMAS
SUB BAG PENYUSUNAN ANGGARAN
SUB BAG MANAJ. PASIEN
SUB BAG AKUTANSI & TATA REKENING
121
KA SUB BAG IT
SYSTEM ANALYST
PROGRAMMER
DATABASE ADMINISTRATOR
NETWORK ADMINISTRATOR
Gambar 4.2 Struktur Divisi TI yang baru
4.4.2
Rekomendasi Kualifikasi Personil SI/TI Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi TI maka diperlukan penambahan staf pada divisi TI. Berikut ini direkomendasikan untuk kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh divisi TI, yaitu
1. System Analyst (1 Orang) Bertugas mengembangkan sistem informasi dan menerapkannya dalam organisasi, mengadakan rancangan input dan menentukan output apa yang dikehendaki oleh user. System analyst bekerja sama dengan programmer dimana system analyst mendesign dan menganalisis sistem dan programmer yang kemudian akan membuat program sesuai dengan yang telah disusun oleh system analyst.
TEKNISI SI/TI
122 System Analyst Requirement: - Pria / Wanita maksimal 27 tahun. - Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75 - Memiliki kemampuan analisa sistem informasi yang kuat - Mengerti arsitektur jaringan. - Menguasai berbagai bahasa pemograman seperti Java, VB.Net, PHP, SQL Server. - Mempunyai pengalaman kerja sebagai system analyst minimal 2 tahun
2. Programmer (1 Orang) Tugas programmer adalah membuat program berdasarkan spesifikasi proses yang ditetapkan oleh perancang aplikasi. Hasil dari pekerjaan ini adalah program yang dapat dijalankan dengan baik secara mandiri ataupun sebagai modul.
Programmer Requirement: - Pria / Wanita maksimal 27 tahun - Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75 - Menguasai bahasa pemograman, diutamakan JAVA, VB NET , PHP dan SQL - Memiliki pengalaman kerja sebagai programmer minimal 2 tahun - Menguasai bahasa inggris pasif - Mengenal tentang HTML, DHTML, JavaScript, CSS, RSS, XML dan lainnya
123 3. Network Administrator (1 Orang) Network Administrator bertugas menjaga keamanan dan kontinuitas jaringan sistem yang digunakan, termasuk hal-hal seperti mengatur komputer agar terkoneksi dengan internet serta mengerti tentang trouble-shooting jaringan.
Network Administrator Requirement: - Pria/Wanita maksimal 27 tahun - Lulusan S1 Ilmu komputer dengan IPK minimal 2,75 - Memiliki pengalaman sebagai Network Administrator minimal 2 tahun - Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan
4. Teknisi SI/TI (1 Orang) Bertugas dalam memperbaiki kerusakan komputer serta masalah – masalah software yang bersifat minor.
Teknisi SI/TI Requirement: - Pria/Wanita maksimal 27 tahun - Lulusan S1 Ilmu komputer dengan IPK minimal 2,75 - Berlatar belakang ilmu komputer - Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware dan software
124 5. Database Administrator (1 Orang) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan database, konfigurasi hardware dan software, administrasi security.
Seorang database
administrator bertanggung jawab atas aspek-aspek dalam lingkungan database
yakni
recorability,
integrity,
security,
availability,
performance, development, dan testing support.
Database Administrator Requirement: - Pria/Wanita maksimal 27 tahun - Lulusan S1 Ilmu komputer dengan IPK minimal 2,75 - Menguasai bahasa SQL / POSTGRE SQL - Menguasai operasional database secara umum - Berpengalaman bekerja dengan MYSQL
4.5 Strategi TI Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai Strategi TI:
125 4.5.1 Mobile Clinical Assistant ( MCA )
Gambar 4.3 Mobile Clinical Assistant MCA adalah mobile tablet PC dengan layar 10 inch yang mampu menyimpan seluruh history pasien yang pernah dirawat di rumah sakit. Dokter ataupun perawat dapat langsung mengetahui riwayat kesehatan pasien, perkembangan kesehatan pasien, dan data laboratorium lainnya secara mobile. MCA memiliki konektivitas wireless untuk menghubungkannya pada internet dan intranet rumah sakit tersebut. Selain itu, MCA juga dilengkapi teknologi Radio Frequency Identification (RFID) yang mempermudah user logon, Bluetooth yang mampu menangkap tanda-tanda vital si pasien, serta digital camera yang langsung dapat meng-capture bagian luka pasien. Dengan adanya MCA ini maka para dokter dapat lebih berinteraksi dengan pasien dan lebih mengenal pasiennya walaupun ada banyak pasien yang mereka tangani.
126 4.5.1.1 Fungsi MCA •
Alat bantu pendeteksi penyakit pasien
•
Pengingat dan penjadwal dalam proses obat-obatan
•
Menyimpan rekam medis pasien
•
Mencatat perkembangan kesehatan pasien
•
Menekan pemberian obat yang salah terhadap pasien
4.5.1.2 Kelebihan dan Kekurangan MCA Kelebihan : •
Ada fasilitas pendukung Bluetooth , RFID, Barcode Scanner , Camera Capture, Handwriting Recognition, Speak Anywhere sebagai alat input untuk memasukan data keadaan pasien, yang dapat dilakukan secara cepat, tepat, efektif, dan efisien.
•
Berat relatif ringan sehingga mudah untuk dibawa kemana-mana.
•
Baterai tahan lama
•
Kapasitas harddisk yang cukup besar dapat menampung data rekam medis pasien yang bersangkutan
•
Memudahkan tenaga medis untuk menangani pasien dengan baik karena MCA berperan mengidentifikasi pasien dan menyimpan rekam medisnya.
Kekurangan : •
Harga MCA yang tergolong mahal
•
SDM yang belum mampu mengoperasikan teknologi MCA
127 4.5.2 Wireless Fidelity ( Wi –Fi ) Penggunaan teknologi Wireless Local Area Networks (WLAN) diperlukan untuk untuk mendukung dalam penerapan MCA yang akan menghubungkan pada internet dan intranet rumah sakit. Untuk itu maka akan dipasang hotspot ( access point ) di ruang rawat inap yaitu pada lantai 4 dan 5 masing-masing 1 buah hotspot. Selain itu teknologi WLAN ini juga dapat dijadikan sebagai fasilitas tambahan bagi pasien dijenis kamar tertentu.
4.5.3
Penambahan jumlah hardware Perusahaan perlu menambahkan sejumlah hardware di bagian tertentu,
karena
adanya
beberapa
bagian
yang
akan
mengimplementasikan sistem informasi. Selain itu penambahan hardware sebagai salah satu penunjang teknologi MCA juga dilakukan. Berikut ini adalah spesifikasi hardware yang direkomendasikan:
4.5.3.1
Rekomendasi Dukungan Hardware Berdasarkan hasil analisis lingkungan internal SI/TI pada RSMPH,
maka
perusahaan
disarankan
untuk
menambahkan beberapa hardware / perangkat keras. Tujuannya untuk mendukung operasional perusahaan baik di level operasional, taktis maupun tingkat tinggi (strategis):
128 Inst. Rawat Inap* Tabel 4.5 Rekomendasi Hardware MCA Inst. Rawat Inap Jenis Hardware
Keterangan • Intel® Atom™ processor (1.86GHz) Z540 with 533MHz FSB, 512KB L2 cache • 1GB standard RAM configuration • 80 GB 1.8-inch shock mounted hard drive • 10.4” XGA sunlight viewable 500 NIT Dual Touch LCD screen (1024 x 768 resolution), InPlay Technologies digitizer • Anti-reflective screen treatment • Global position system (GPS) receiver • 2D barcode reader (also reads 1D barcodes) •
Integrated 2.0 megapixel auto-focus camera with dual LED lights
•
Fingerprint scanner
• Contactless smartcard reader • RFID reader Input and Output Device
•
Touch LCD screen (1024 x 768 resolution), InPlay Technologies digitizer
Teknologi MCA ini akan diadakan sebanyak 5 unit dimana 2 unit akan di letakkan Inst. Rawat Inap di lantai 4 dan 3 unit di lantai 5.
129 Access Point* Tabel 4.6 Spesifikasi Access Point di Rawat Inap Standar Port
IEEE 802.11g, 802.11a, 802.3, Wi-fi Certified (1) 10/100Base-T Ethernet, RJ-45 (2) manajemen port, console
Manajemen
Telnet, SSH, console, melalui web browser
jaringan Frekuensi
2.412 - 2.462 GHz; 11 channels, DSSS & OFDM
Data rate (Mbps)
1, 2, 5.5, 6, 9, 11, 12, 18, 24, 36, 48, dan54 Mbps
Keamanan data
Enkripsi: TKIP (MIC), WEP 64 bit & 128 bit Otentikasi: IEEE 802.1x & MAC address Authentication
LED indikator
Ethernet status Access point status Radio activity status
Jenis antena
External antenna
Jangkauan
Indoor: 27m (54 Mbps) – 125m (1 Mbps ) Outdoor: 34m (54 Mbps) – 213m (1 Mbps)
Jenis Antena Frekuensi
Standar dipole 2,4 – 2,484 GHz
130 Gain
2,2dBi
Access Point ini akan dibangun Inst. Rawat Inap yang berada dilantai 4 dan lantai 5 masing-masing 1 buah hotspot disetiap lantai untuk menunjang teknologi MCA.
Bagian TI* Tabel 4.7 Rekomendasi Hardware PC Desktop Bagian IT Jenis Hardware
Keterangan PC Desktop • Min. Intel Pentium 4 Processor • Memory RAM min. 512MB • Hard Drive 120GB
Input device
DVD-RW • Mouse • Keyboard
Output device
• Monitor • Speakers
Connecting device
• Switch • Modem
Pada bagian TI diperlukan penambahan jumlah komputer, karena sebelumnya bagian ini hanya memiliki 1 komputer. Jumlah komputer yang
131 diperlukan adalah 3 unit, sehingga seluruh komputer yang dimiliki bagian TI berjumlah 4 unit.
Inst. Rawat Inap*
Tabel 4.8 Rekomendasi Hardware PC Desktop Inst Rawat Inap Jenis Hardware
Keterangan PC Desktop • Min. Intel Pentium 4 Processor • Memory RAM min. 512MB • Hard Drive 120GB
Input device
DVD-RW • Mouse • Keyboard
Output device
• Monitor • Speakers
Connecting device
• Switch • Modem
Pada Bagian TI diperlukan penambahan jumlah komputer, karena sebelumnya di Inst Rawat Inap lantai 4 belum terdapat komputer. Jumlah komputer yang diperlukan adalah 1 unit, sehingga seluruh komputer yang dimiliki Inst. Rawat Inap lantai 4 berjumlah 1 unit.
132 Untuk bagian lainnya tidak perlu diadakan penambahan jumlah komputer maupun pengupgradean karena sudah mencukupi. Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.9 Rekomendasi Hardware Server Jenis Web Server *
Keterangan HP ML115 WS1210
Jumlah 2
AMD Opteron™ 1210 Dual Core Processor SMS Server 1.80 GHz, 2 MB Level 2 cache Gateway * • Memory 1GB Memory, PC2-5300 unbuffered DDR2 SDRAM (667MHz) Up to 8GB • 160 GB SATA Non Hot Plug Hard Drive
Adanya penambahan jumlah server pada perusahaan sebanyak 2 buah yaitu untuk web server dan SMS server gateway. Untuk database server, application server, dan antivirus server kami merekomendasikan untuk memakai server yang sudah ada.
4.5.4 Perencanaan Biaya Perencanaan biaya dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya di dalam pengadaan serta penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya dalam
133 pengembangan SI/TI yang dibuat secara jangka panjang oleh divisi TI untuk RSMPH. Berikut adalah rincian biaya yang dibutuhkan untuk memperbaharui spesifikasi desktop PC, server dan juga pengadaan teknologi MCA dan Wi-Fi .
Tabel 4.10 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware Spesifikasi
Jumlah
Harga/unit
Total Harga
2
Rp 8.000.000
Rp 16.000.000
3
Rp 3.500.000
Rp 10.500.000
5
Rp 30.000.000
Rp 150.000.000
2
Rp 9.500.0000
Rp 19.000.000
Server •
HP ML115 WS1210
•
PC Desktop
Minimal Intel Pentium 4 Processor Memory RAM min.512MB Hard Drive 120GB •
MCA (Mobile Clinical Assistant)
•
Access Point
134 4.5.5 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
LANTAI 4
LANTAI 5
printer (1)
Raw at Inap (1)
Raw at Inap (1)
MCA
MCA Router Internet
Direktu r
Aplikasi Server
Antiv irus Database Server Server
Switch
Sw itch
Router
Access Point
Web Serve r
Access Point
Sw itch Lt .4
Switch Lt .5
Router Firewall Switch Offic e
Swtich
Swtich
Bag IT (4)
Bag Gizi (1)
printer (1)
printer (1)
Switch
Switch
Switch
Switch Lt.1
Switch
Sw itch
Switch
Bag Humas Bag Marketing Bag Personalia Bag Accounting Bag Gudang Bag Pembelian (3) (1) (3) (4) (2) (3)
printer (1)
printer (1)
printer (1)
OFFICE
printer (2)
printer (1)
printer (1)
Switch Lt.2
Switch
Sw itch
Sw itch
Sw itch
Switch
UGD (1)
Radiologi (3)
Admisi (3)
Laboratorium (1)
Farmasi (6)
printer (1)
printer (1)
LANTAI 1
printer (3)
printer (2)
printer (2)
LANTAI 2
Switch Lt.3
Switch
Switch
Sw itch
Rawat Jalan Rehab Medik Rekam Medis (1) (1) (4)
printer (1)
printer (1)
printer (2)
LANTAI 3
Gambar 4.4 Usulan Jaringan Rumah Sakit MedikaPermata Hijau
135
4.5.6
Rencana Implementasi Implementasi sistem dan teknologi informasi membutuhkan waktu tertentu
dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Untuk itu, maka perlu dibuatkan perencanaan implementasi yang baik dan benar, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat terpenuhi dengan maksimal. Implementasi pada RSMPH direncanakan akan dapat diselesaikan dalam waktu 3 tahun. Berikut ini tabel rekomendasi dari jadwal implementasi SI/TI pada RSMPH.
136
Tabel 4.11 Rencana Implementasi ACTIVITY PLANNING Strategi SI Implementasi SIMRS Pengembangan SMS Gateway Pengembangan Telemedicine Pengembangan DSS Strategi Management SI/TI Pemebenahan struktur organisasi Perekrutan staf divisi TI Strategi TI Pembelian PC Desktop dan Server Penerapan MCA Pemasangan Hostpot
Tahun ke-1 Q1
Q2
Q3
Tahun ke-2 Q4
Q1
Q2
Q3
Tahun ke-3 Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
137 4.5.7 Portfolio Aplikasi Masa Depan
Portfolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang akan digunakan oleh perusahaan di masa akan datang, untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu portfolio aplikasi juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi masa mendatang. Tabel 4.12 Portfolio Aplikasi Masa Depan STRATEGIC
HIGH POTENTIAL Website ( 2 ) SMS Gateway ( 3 ) Telemedicine
( 1 ) SIMRS − − − − − − − − − − − − − − −
( 4 ) DSS
Billing / Kasir Registrasi Pasien Rekam Medik Rawat Inap Rawat Jalan Farmasi dan Apotik Laboratorium Radiologi Gizi UGD Umum dan Perlengkapan (Gudang) Inst. Prasarana dan Sarana Kepegawaian (HRD) Keuangan EIS
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
