THEORIE I TECHNOLOGIE I DUURZAAMHEID
[chapeau] Musea en digitale duurzaamheid [kop] Digitaalduurzaam?
Esther Boeles
De digitale revolutie leverde een enorme vloed aan data op. Ook musea sloegen aan het digitaliseren. Sommige onderdelen van museale collecties zijn zelfs geheel gedigitaliseerd. Hoe bewaar je deze bestanden het beste?
[tekst] ‘Belangrijkste aandachtspunt is expertise. Wij zien zoveel ontwikkelingen maar ook mogelijke oplossingen dat het lastig is om de juiste keuzes te maken. Het risico is passiviteit omdat je geen besluiten durft te nemen. Driekwart van de musea zijn te klein om zelfstandig oplossingen te bedenken. Binnen de archiefsector wordt hierover veel volwassener gedacht. Kunnen we bij de musea nog wat van leren.’ Dat antwoordt Wilbert Helmus op de vraag wat het grootste struikelblok is bij digitale duurzaamheid. Hij is zowel hoofd Collectie- en Kennismanagement van het Fries Museum/Keramiekmuseum Princessehof als voorzitter van de sectie SIMIN van de Museumvereniging. Binnen de erfgoedwereld, de archieven en bibliotheken voorop, drong eigenlijk pas vrij recent het besef door dat digitalisering een radicale breuk betekent met de zorgvuldig ontwikkelde bewaarmethodes voor papier en andere analoge zaken. Archieven bestaan niet meer uit meters papier, maar uit wordbestanden, pdf’jes, PowerPoint-presentaties, jpegs, emails, et cetera. Zonder maatregelen zijn die binnen vrij korte tijd niet meer terug te lezen. Nieuwe dragers en afspeelapparaten voor digitale gegevens volgen elkaar immers in hoog tempo op. Dit levert problemen op met de compatibiliteit, maar ook met de houdbaarheid. Denk aan hoe bij de introductie van de compact disc werd gejubeld over de vele voordelen in vergelijking met de niet krasbestendige langspeelplaat. Ondertussen is duidelijk dat informatie op cd’s en cd-roms langzaam vervaagt, ‘cd-rot’. Of de technische ontwikkelingen op dit gebied gaan zo snel dat de software al verouderd is voordat de informatie later nog is af te lezen. Zo kun je een 5,25 inch floppy met documenten in Wordperfect 5,1 alleen nog lezen met een werkende Tulip PC Compact 2. Daardoor zijn waarschijnlijk bijzonder weinig digitale gegevens uit de jaren tachtig van de vorige eeuw bewaard gebleven.
Hoe moet je digitale gegevens dan bewaren zodat ook toekomstige generaties gearchiveerde bestanden kunnen lezen of bekijken? Met ‘digitale duurzaamheid’ wordt verwezen naar deze problematiek. Die heeft niets te maken met milieumaatregelen maar met de houdbaarheid van de digitale gegevens. Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) noemt het ‘duurzame toegankelijkheid’ en elders heet het ‘duurzame opslag’.
Gedigitaliseerd of digital born De gedigitaliseerde collecties van musea zijn in principe niet onvervangbaar – het fysieke origineel wordt doorgaans bewaard. Het digitaliseren ervan kost veel geld en tijd en het is kapitaalvernietiging dit elke zeven jaar opnieuw te moeten doen. Verder leggen musea digitale informatie over hun collecties vast in hun collectie-informatiesysteem. Dit is kwetsbaarder, omdat oude kaartenbakken kunnen zijn weggegooid en het systeem dus de enig overgebleven bron van kennis is. Dan is er nog de categorie digital-bornmateriaal, recente fotocollecties, audiovisuele installaties en populaire internetuitingen als webexposities en (project)websites. Hiervan bestaat geen fysieke variant. Het Fotomuseum Rotterdam bereidt zich voor op een toename van dat digitaal ontstane materiaal: veel hedendaagse fotografen werken nu digitaal. Boudewijn de Ridder, projectleider kenniscentrum & ICT: ‘Zolang we fysieke objecten nog in goede staat in depot bewaren, is er een stabiele bron en is het digitale bestand een afgeleide. Digitalborncollecties missen die bron en daarom moet je die wellicht nog op een andere drager opslaan dan alleen op een harddisk. Daarom drukken wij van dit materiaal door de levende fotograaf goedgekeurde referentieafdrukken af zodat de kleur van de afdruk helder is. Deze slaan we op in het fysieke depot. Beetje omgekeerde wereld dus.’
Lange weg In 2008 werd de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) opgericht die oplossingen zoekt. Najaar 2010 kwam daar de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) bij, die zich speciaal inzet voor de erfgoedsector. Hierin zitten onder meer Eye, NAI, Rijksdienst Cultureel Erfgoed, Museum Volkenkunde, het Rijksmuseum en NIMK. Virtueel Platform DEN voert het secretariaat. Andere sectoren, archieven en wetenschap zoals de Koninklijke Bibliotheek, Nationaal Archief, Beeld en Geluid en DANS bouwden al depots, die verschillen van reguliere documentenservers omdat ze speciaal gemaakt zijn voor het langdurig en duurzaam toegankelijk houden van bestanden. Dat gebeurt door de software regelmatig te updaten en de bestanden te converteren, zodat alles leesbaar blijft. Aangezien binnen de cultuursector - nog - geen natuurlijke partij is met een e-depot, moeten musea zelf iets organiseren. Vaak staan de digitale data verspreid over verschillende servers
en schijven. Het Rijksmuseum van Oudheden bijvoorbeeld maakt dagelijks van alle 175.000 records back-ups en slaat alle digitale afbeeldingen op op twee gemirrorde – identieke NAS-servers. CCDD en DEN willen musea bewuster maken van de noodzaak van digitale duurzaamheid. De technische veranderingen gaan zo snel, dat men beter vandaag dan morgen iets doet aan actief beheer. Binnen de CCDD discussieert een groep op LinkedIn over het onderwerp. DEN zette een uitgebreid en praktisch dossier ‘digitale duurzaamheid’ op de site. Ook ontwikkelde DEN, samen met Enno Meijers van de Zeeuwse Bibliotheek een ‘Toetsing Organisatie volwassenheid digitale duurzaamheid’. ‘Een mooi hulpmiddel,’ volgens Wilbert Helmus, die na het invullen van de test ontdekte dat het museum nog een lange weg heeft te gaan, al zit men niet stil op dit gebied. Zo stelde Helmus onlangs een dataconservator aan met digitale opslag in zijn takenpakket. Daarnaast werkt het Fries Museum samen met Tresoar en andere Friese erfgoedinstellingen aan het opzetten van een gemeenschappelijke provinciale infrastructuur voor erfgoeddata, ‘Verhalen van Friesland’. Begin dit jaar kwam dit jaar project echt op gang en is gestart met het digitaliseren van de collectie Friesland. Behalve naar de technische kant - duurzame opslag – kijkt men ook naar de organisatorische aspecten, waarbij regionale partijen een belangrijke rol gaan spelen. Het project sluit aan op de Digitale Collectie Nederland en Europeana en moet een e-depot worden. De lange aanlooptijd zorgt er wel voor dat provincie of rijksoverheid maar moeilijk zijn over te halen projecten over deze taaie materie te subsidiëren.
Strategische agenda De digitale bestanden die het Fotomuseum koppelde aan zijn collectiebeheersysteem, wil men duurzaam opslaan. Men gebruikt hiervoor Memorix van Pictura. In samenwerking met dit bedrijf bouwde het museum een eenvoudig e-depot dat later teruggekoppeld kan worden aan Memorix. Beschikbare depotruimte is circa 10 terabyte, 1.000.000.000.000 bytes. De server staat in ´huis´. Er is een netwerk aan gekoppeld waardoor men eenvoudig en snel bestanden kan toevoegen. Een spiegelserver in Heiloo werkt elke nacht de bestanden bij. In eerste opzet is het depot in twee delen opgedeeld: werk en depot. Nu worden alle bestanden verzameld op het werkgedeelte en gecontroleerd op dubbelingen, grootte, bestandsnamen et cetera door middel van rapportages. Na controle gaan ze naar het depotdeel. Een medewerker kan op het werkgedeelte lezen en schrijven, maar moet inloggen om op het depotdeel te kunnen schrijven en wissen. In eerste instantie gaat het om de eigen collectie maar het museum overweegt ook digitale collecties van Nederlandse fotografen te beheren, zowel gedigitaliseerd als digital born, ook om hen hierbij te helpen.
De CCDD onderzoekt waaraan de cultuursector behoefte heeft en stelt een strategische agenda op. Het SIMIN organiseerde voor enige musea een rondetafelgesprek over de ‘Toetsing Organisatie volwassenheid digitale duurzaamheid’. ´Wellicht het begin van meer bewustwording,’ hoopt Helmus.
[kader 1] - ncdd.nl: nationale coalitie digitale duurzaamheid - op LinkedIn: culturele coalitie digitale duurzaamheid (CCDD) - digitaalduurzaam.blogspot.com/: blog van Inge Angevaare, coördinator van de NCDD - pictura-im.nl/nl/collectiebeheer/memorix-maior
[kader 2] Praktische tips van den.nl 1. Maak beleid. Regel geld en mensen met digitale duurzaamheid tot taak. 2. Investeer in kennisontwikkeling van medewerkers. 3. Onderscheid wat op korte, middellange en lange termijn bewaard moet blijven. Hanteer diverse bewaarregimes. 4. Inventariseer welke bestandsformaten worden gebruikt binnen de instelling. Converteer, wanneer de essentiële informatie in het bestand dit toelaat, gesloten naar duurzame, open bestandsformaten. Merk collecties die opgeslagen zijn in een gesloten formaat aan als 'risicovol'. 5. Voorkom de opslag van versleutelde en (met wachtwoord) beveiligde bestanden. 6. Regel goede back-upfaciliteiten en zorg altijd voor minimaal één disaster copy buiten de deur. 7. Controleer en ververs regelmatig informatiedragers als externe harde schijven/dvd’s/cd-roms. 8. Controleer of de als risico aangeduide gebruikte bestandsformaten nog openen en of de informatie/data correct worden weergegeven. Converteer, migreer of emuleer bestandsformaten die niet meer algemeen gebruikt worden. 9. Wees extra zorgzaam voor born digital, substitutiemateriaal. Dit materiaal vraagt extra aandacht, omdat er geen analoog origineel bestaat. 10. Zorg voor goede metadata. Metadata maken duidelijk wat de inhoud en vorm van een digitaal bestand is.
[streamers] Zonder maatregelen nu zijn wordbestanden, pdf-jes, PowerPoint-presentaties, jpegs, e-mails straks niet meer terug te lezen.
Van recente digitale fotocollecties, audiovisuele installaties, webexposities en (project)websites bestaat geen fysieke variant.
