Voorstudie CAHF-beleid omtrent digitale duurzaamheid

Voorstudie CAHF-beleid omtrent digitale duurzaamheid

Auteur: Bert Lemmens Datum: 28 november 2013 Onderwerp: CAHF; digitale duurzaamheid Versie

Datum

Wijzigingen

Auteur

0.1

24/5/2013

Verwerking interviews

Bert Lemmens

0.2

31/5/2013

Evaluatie

Bert Lemmens

0.3

17/6/2013

Opmerkingen Rony

Rony Vissers

0.4

9/8/2013

Opmerkingen Mu.ZEE, S.M.A.K., M HKA, Middelheimmuseum

Barbara De Jong, Iris Paschalidis, Veronique Despodt, Kristof Michiels, Jeroen De Meester

0.5

23/8/2013

Versie voor revisie

Bert Lemmens

0.6

11/9/2013

Verwerking opmerkingen op v0.5

Rony Vissers, Henk Vanstappen, Iris Paschaldis, Els Silvrants

0.7

14/9/2013

Redactie

Bert Lemmens

0.8

17/9/2013

Versie voor RvB

Bert Lemmens

0.9

5/11/2013

Redactie & Opmerkingen CAHF, M HKA & PACKED

Bert Lemmens, Iris Paschalidis, Veronique Despodt; Jan Devree, Henk Vanstappen, Rony Vissers

1.0

12/11/2013

Publicatie

Bert Lemmens

1.1

28/11/2013

Verwerking opmerkingen Philip Van den Bossche

Philip Van den Bossche

PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

1


2

Inhoud Inhoud ................................................................................................................ 3 Samenvatting ..................................................................................................... 5 1. Inleiding ......................................................................................................... 7 1.1. Situering ..................................................................................................................................7 1.2. Werkplan ............................................................................................................................... 12

2. Digitale collecties ......................................................................................... 15 2.1 Infrastructuur ......................................................................................................................... 15 2.2 Collectieregistratie .................................................................................................................. 17 2.3 Kennisbeheer .......................................................................................................................... 18 2.4 Digitalisering ........................................................................................................................... 19 2.5 Preservering............................................................................................................................ 20 2.6 Rechten .................................................................................................................................. 20 2.7 Online toegang ....................................................................................................................... 21

3. Sterkte-zwakte analyse................................................................................. 23 3.1 Sterktes .................................................................................................................................. 24 3.2 Zwaktes .................................................................................................................................. 25 3.3 Kansen .................................................................................................................................... 31 3.4 Bedreigingen........................................................................................................................... 33

4. Draagvlak ..................................................................................................... 37 4.1 Afstemming ............................................................................................................................ 38 4.2 Normalisering ......................................................................................................................... 39 4.3 Schaalvergroting ..................................................................................................................... 40

5. Acties ........................................................................................................... 43 5.1 Algemeen ............................................................................................................................... 43 5.2 Aanbevelingen digitaliseringsbeleid ........................................................................................ 44 5.3 Identificatie............................................................................................................................. 45 5.4 Digitalisering ........................................................................................................................... 50 5.5 Automatisering ....................................................................................................................... 52


3


4

Samenvatting Dit document bevat een voorstudie voor de ontwikkeling van een beleid door het samenwerkingsverband Contemporary Art Heritage Flanders (CAHF) omtrent duurzaamheid en digitalisering. CAHF heeft de ambitie om ondersteuning en extra capaciteit te bieden aan zijn partnermusea voor de digitalisering van hun hedendaagse kunstcollecties. Ter voorbereiding van concrete acties en initiatieven, vraagt CAHF aan PACKED vzw om de feitelijke noden en mogelijkheden in kaart brengen en te begrijpen. Daarnaast is er een concreet aanbod van het VKC-samenwerkingsverband om de vier CAHF-collecties digitaal te ontsluiten via een gemeenschappelijke data hub. CAHF vraagt aan PACKED een visie te ontwikkelen op de participatie van CAHF musea in erfgoedportalen, in het bijzonder de VKC data hub. Om de digitale noden en mogelijkheden in kaart te brengen, voerde PACKED in februari en maart 2013 gesprekken met collectie- en IT-verantwoordelijken van respectievelijk Mu.ZEE, S.M.A.K., M HKA en Middelheimmuseum. In deze gesprekken werden de digitale collecties van deze vier musea getoetst aan zeven aspecten: infrastructuur, collectieregistratie, kennisbeheer, digitalisering, preservering, rechten en online toegang. In deze gesprekken werd ook het draagvlak bij deze vier musea in kaart gebracht voor samenwerking rond deze zeven aspecten. Daarbij werd gezocht naar samenwerkingen op drie verschillende niveaus: mogelijkheden tot afstemming van de activiteiten, normalisering van de activiteiten en schaalvergroting van de digitale infrastructuur. Deze analyse leidde tot twee algemene vaststellingen. Een eerste vaststelling is dat er grote verschillen zijn in de registratie- en digitaliseringsgraad van de collecties uit de vier musea, waardoor een gemeenschappelijk ontsluitingsproject zoals een data hub op dit ogenblik moeilijk te realiseren is. Wanneer CAHF extra capaciteit en ondersteuning aanbiedt bij de digitalisering van hedendaagse kunstcollecties, wordt daarom aanbevolen te streven naar normalisering van de betrokken digitale collecties. Een tweede vaststelling is dat slechts een beperkt deel van de collecties van de vier musea op dit ogenblik online toegankelijk is, waardoor een gemeenschappelijk ontsluitingsproject weinig impact zou hebben op de realisatie van de missie van CAHF. Beide vaststellingen leiden tot de conclusie dat in de vier musea momenteel de basisvoorwaarden om op een duurzame manier data beschikbaar te stellen via de VKC ‘data hub’ niet vervuld zijn.


5

Aangezien een aantal geïdentificeerde zwaktes en bedreigingen in de digitale collecties van de vier musea structureel van aard zijn en het werkdomein van het CAHF overstijgen, werden vijf aanbevelingen gemaakt voor beleid van de vier musea met betrekking tot hun digitale collecties:     

Investeer in de productie van collectiedata Beschouw digitalisering van de collectie als een structureel proces Voer een open data beleid Investeer in expertise-uitwisseling over data management Sluit voor resultaat op korte termijn zoveel mogelijk aan bij bestaande initiatieven

Ten behoeve van de ontwikkeling van een CAHF beleid rond duurzaamheid en digitalisering, werden acht acties geïdentificeerd, verspreid over drie werkdomeinen: 





Identificatie In dit domein bestaat de rol van CAHF in het bereiken van een minimum kwaliteitsniveau in de vier digitale collecties. Daartoe worden drie acties ondernomen: o een project rond persistente identificatie van collectiedata o het maken van een registratiehandboek hedendaagse kunst o een project rond open bruikleendata Digitalisering In dit domein bestaat de rol van CAHF uit het verzamelen van de noodzakelijke tools, mensen en middelen om de kwaliteit van de vier digitale collecties te verbeteren. Daartoe worden twee acties ondernomen: o het maken van een modellastenboek voor de digitalisering van hedendaagse kunstcollecties o opname van een rol als makelaar van digitaliseringsprojecten waarin de vier musea betrokken worden Automatisering In dit domein bestaat de rol van CAHF uit het verzamelen van de noodzakelijke tools, mensen en middelen om het beheer en de ontsluiting van de digitale collecties te verbeteren en om gemeenschappelijke projecten te initiëren rond de automatisering van beheer en ontsluiting. Daartoe worden drie acties ondernomen: o opvolging en afstemming met VKC met het oog op ontsluiting van de CAHFdata via de VKC data hub in de toekomst o opname van een rol als makelaar van ontsluitingsprojecten waarin de vier musea betrokken worden o een specifieke studie over digitaal documentenbeheer in musea, ten behoeve van de verdere ontwikkeling van het CAHF-beleid rond duurzaamheid en digitalisering.


6

1. Inleiding 1.1. Situering PACKED vzw PACKED vzw is sinds 1 januari 2011 erkend als expertisecentrum digitaal erfgoed. Centraal in haar werking staan expertiseontwikkeling en -verspreiding met betrekking tot digitaal erfgoed en de processen die er aan verbonden zijn. PACKED vzw adviseert collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties en is o.a. verantwoordelijk voor het onderhoud en de verdere uitbouw van de websites CEST (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox), Scoremodel Digitale Duurzaamheid en SCART (over de preservering van audiovisueel erfgoed). Daarnaast is PACKED vzw ook betrokken bij Europeana-gelieerde projecten als ATHENAplus, Linked Heritage en Digitising Contemporary Art, en bij de opstart van het Vlaams Instituut voor Audiovisuele Archivering (VIAA).

Contemporary Art Heritage Flanders Contemporary Art Heritage Flanders (CAHF) is een samenwerkingsverband van vier Vlaamse musea voor hedendaagse kunst, m.n. M HKA (Antwerpen), Middelheimmuseum (Antwerpen), S.M.A.K. (Gent) en Mu.ZEE (Oostende). Het CAHF-samenwerkingsverband heeft drie objectieven:  de basiswerking rond de collecties versterken en verdiepen, en opgebouwde expertise verzamelen en met elkaar of de buitenwereld delen;  collecties via inhoudelijke projecten profileren en verspreiden in functie van internationale zichtbaarheid en artistieke verdieping;  onderlinge collegialiteit versterken en gedeelde belangen binnen het werkveld van de actuele kunst op internationaal niveau verdedigen.

Probleemstelling De aanleiding voor deze voorstudie is de ambitie van CAHF om ondersteuning en extra capaciteit te bieden aan zijn partnermusea voor de digitalisering van hun hedendaagse kunstcollecties. Ter voorbereiding van concrete acties en initiatieven, wil CAHF aan de hand van deze voorstudie de feitelijke noden en mogelijkheden in kaart brengen en begrijpen. Daarnaast is er een concreet aanbod van het VKC-samenwerkingsverband om de vier CAHFcollecties digitaal te ontsluiten via een gemeenschappelijke data hub. Het VKCsamenwerkingsverband legde reeds een traject af met het oog op het ontwikkelen van digitale toepassingen ten behoeve van de profilering van de kunsthistorische collecties van zijn drie partnermusea. In 2012 maakte PACKED een doorlichting van deze toepassingen en een actieplan voor de ontwikkeling van een centrale ‘data hub’. Zowel CAHF als VKC vinden het opportuun om te bekijken of en hoe zij dit nieuwe traject samen af kunnen leggen, niet alleen om kost-efficiënte redenen, maar ook omwille van het inhoudelijke potentieel van een centrale ‘data hub’ met daarin de belangrijkste kunstcollecties van Vlaanderen.


7

Duurzaam digitaal bewaren en ontsluiten Het CAHF-samenwerkingsverband wordt gefinancierd door de Vlaamse overheid binnen het Cultureel-erfgoeddecreet uit 2012. Dit decreet stelt dat een samenwerkingsverband, naast de versterking van de internationale uitstraling en samenwerking op gebied van collectiebeheer en –ontsluiting, tot doel heeft een beleid te ontwikkelen met betrekking tot duurzaamheid en digitalisering van de betrokken collecties. Het concept duurzame ontwikkeling, toegepast op digitalisering van cultureel erfgoed, beduidt het optimaal gebruik van de beperkte middelen voor productie, beheer en bewaring van digitale representaties om de toegang en het gebruik van deze digitale collecties voor toekomstige generaties te verzekeren. Concreet omvat dit bijvoorbeeld:  de nodige voorzorgen nemen om te vermijden dat digitale bestanden verloren zouden gaan;  collecties digitaliseren op een dusdanig kwaliteitsniveau waardoor de bestanden niet alleen in huidige toepassingen maar ook in toekomstige toepassingen gebruikt kunnen worden;  de nodige acties ondernemen om digitale collecties toegankelijk te maken voor (her)gebruik in verschillende toepassingen. Kortom: vermijden dat investeringen die vandaag gemaakt worden op korte of middellange termijn verloren gaan en collecties door de huidige of toekomstige generatie(s) opnieuw gedigitaliseerd moeten worden. Een bijkomend aspect van duurzame ontwikkeling, toegepast op digitalistering van cultureel erfgoed, is het gebruik van digitalisering als een preserveringsinstrument voor ‘analoge’ erfgoedcollecties. Concreet omvat dit bijvoorbeeld:  digitale representaties gebruiken om fragiele werken (bijv. werken op papier, kunstenaarsboeken) raadpleegbaar te maken, waardoor de fysieke werken zelf minder ‘gemanipuleerd’ hoeven te worden en dus beter geconserveerd kunnen worden.  digitale representaties gebruiken als referentiemateriaal in het dagdagelijks beheer van collecties. Door representaties te koppelen aan gegevens in het collectiebeheersysteem, moeten medewerkers niet telkens naar de zaal of depot om het werk te zien. Deze ‘duurzame’ visie zet zich impliciet af tegen een gepercipieerde kortetermijnvisie op digitalisering, waarbij collecties, in een zo kort mogelijk tijdsbestek, zo kostenefficiënt mogelijk gedigitaliseerd en online gepubliceerd worden. Typisch gaat het hierbij om selecties uit de collectie, bij voorkeur de topstukken, die het makkelijkst te digitaliseren zijn en zo snel mogelijk op een website getoond worden. Hergebruik van zulke digitale collecties wordt vaak gehypothekeerd door onzorgvuldig klaren van rechten, onverwachte kosten voor opslag en hosting van digitale bestanden, websites en DAM-systemen die hergebruik van digitale bestanden beperken. In het slechtste geval raken zulke digitale collecties opgesloten in systemen waarover de collectiebeherende organiatei geen controle meer heeft; systemen die, zodra de kosten te hoog oplopen, in de vergetelheid geraken en van het web gehaald worden.


8

Erfgoedportalen Niettemin is online publicatie een essentieel aspect van de digitalisering van collecties: ontsluiting van de collectie is immers een kerntaak van elk museum en noodzakelijk om voortdurend het maatschappelijk draagvlak voor de bewaring van erfgoedcollecties te versterken. Om ook digitale collecties voor dit doeleinde in te zetten, werden de afgelopen jaren in Vlaanderen een reeks ‘erfgoedportalen’ ontwikkeld. Een erfgoedportaal is een website die collectiedata en digitale representaties uit één of meerdere collecties ‘aggregeert’ en die vervolgens integraal doorzoekbaar maakt. Erfgoedportalen worden vaak ingezet als hefboom voor het dagelijks beheer van collecties. Een erfgoedportaal wordt doorgaans gevoed door een groep collectiebeheersystemen die centraal beheerd worden en waartoe elke deelnemende instelling een afzonderlijke toegang krijgt. Op die manier kan een organisatie de kost voor de ontwikkeling, het beheer en de infrastructuur voor een online zoekingang en een collectiebeheersysteem delen met andere organisaties. Zo een gedeeld systeem zorgt ervoor dat ook kleine erfgoedcollecties toegang krijgen tot een professioneel collectiebeheersysteem. Maar erfgoedportalen worden doorgaans vooral ingezet om de identiteit van de koepelorganisatie te versterken. Met die bedoeling hebben met name de verschillende bestuursniveaus in Vlaanderen de afgelopen jaren erfgoedportalen opgezet. Steden en gemeenten vormen erfgoedportalen rond erfgoedcellen om de lokale identiteit online zichtbaar te maken. Vlaamse centrumsteden ontwikkelen beeldbanken met onder meer beeldmateriaal uit stedelijke collecties om de stedelijke identiteit te versterken. Provincies ontwikkelen erfgoedportalen met de bedoeling de provinciale identiteit zichtbaar te maken. De Vlaamse overheid zelf ondersteunt drie initiatieven die een thematische en internationale dimensie hebben. De Vlaamse Kunst Collectie (VKC), het samenwerkingsverband van de vier kunsthistorische musea, beheert een aggregator met beelden en data over de vier grote historische kunstcollecties. LukasWeb beheert een beeldbank met digitale representaties van kunstwerken uit Vlaamse collecties met de bedoeling deze beelden te commercialiseren. Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) beoogt de digitalisering van bedreigde audiovisuele collecties en de ontsluiting van dit materiaal voor onderwijs, onderzoek en openbare bibliotheken. Het CAHF heeft vooralsnog geen initiatieven ontwikkeld om collectiedata uit de vier musea voor hedendaagse kunst te aggregeren, maar stelt zich de vraag of een erfgoedportaal een geschikt instrument is om de duurzame bewaring en ontsluiting van de vier hedendaagse kunstcollectes te bevorderen. Welk meerwaarde biedt de ontwikkeling van een eigen portaal? Twee van de vier collecties maken immers reeds deel uit van provinciale en stedelijke netwerken. Met deze studie wil CAHF onderzoeken hoe het als samenwerkingsverband het best kan omgaan met deze ontwikkeling. Daarbij werd gekozen om zich niet enkel te concentreren op digitale representaties van collectiestukken, maar ook naar andere aspecten van de collectiewerking die meer en meer digitaal worden, m.n. digitale collectiedata, collectiedossiers, correspondentie, literatuur en restauratiedossiers die steeds vaker in digitale vorm worden aangeleverd en beheerd. Deze voorstudie brengt daarom eerst en vooral de actuele noden en risico’s met betrekking tot digitalisering in de vier musea in kaart en peilt vervolgens het draagvlak bij de vier musea om vanuit het CAHF initiatieven op te starten rond duurzaam digitaal bewaren en ontsluiten.


9

Met andere woorden: Hoe kunnen de digitaliseringsnoden van de vier hedendaagse kunstcollecties vanuit het CAHF het best gelenigd worden? VKC-online catalogus Begin 2013 kwam CAHF direct in aanraking met de hierboven beschreven dynamiek rond erfgoedportalen, door een concreet aanbod van VKC om de collecties van het CAHF toegankelijk te maken via de VKC online catalogus. De VKC werkt aan een technische update van haar bestaande aggregator, waarbij ingezet wordt op een gemeenschappelijke ‘data hub’ die als centraal verdeelpunt functioneert voor data uit de VKC-collecties. Het doel van deze ‘data hub’ is hergebruik van collectiedata en digitale beelden in verschillende online applicaties technisch eenvoudiger en goedkoper te maken en tegelijkertijd de toegang tot deze data en beelden efficiënt te beheren. Om de kostprijs van de ontwikkeling en het technisch beheer van deze ‘data hub’ te drukken en de rijkdom en uitstraling van de ‘data hub’ te vergroten is VKC op zoek naar bijkomende partners die hun collectiedata beschikbaar willen maken via deze aggregator. De kunstcollecties van de vier musea uit het CAHF-samenwerkingsverband zijn voor VKC een natuurlijke partner in de verdere ontwikkeling van de ‘data hub’ tot een verdeelpunt voor collectiedata over zowel oude als nieuwe kunst in Vlaanderen. VKC onderzoekt ook de mogelijkheid tot structurele samenwerking met LUKAS om digitale beelden te bewaren en online beschikbaar te stellen. De technische onderbouw van de VKC online catalogus werd in 2012 doorgelicht door PACKED vzw. Hierbij werden ook technische eisen opgesteld voor de organisatie van het ecosysteem van collectiebeheersystemen rond de ‘data hub’. Het CAHF onderzoekt of deelname in de VKC online catalogus en ‘data hub’ een concrete hefboom kan zijn om een beleid rond duurzaamheid en digitalisering uit te bouwen. Met deze voorstudie wil het CAHF onderzoeken of de vier collecties technisch en organisatorisch klaar zijn om data beschikbaar te stellen via de ‘data hub’ van de VKC en tegelijkertijd toetsen of deelname in deze ‘data hub’ de duurzame ontsluiting van de vier collecties verbetert.

Onderzoeksvragen Met het oog op de hierboven beschreven probleemstelling werden twee onderzoeksvragen geformuleerd:  Voor welke digitale noden dient CAHF initiatieven te ontwikkelen? Het CAHF-samenwerkingsverband is een instrument dat de vier musea kunnen inzetten om oplossingen te ontwikkelen voor hun digitale noden. Die oplossingen vereisen immers kostbare investeringen in infrastructuur en specifieke kennis en vaardigheden die voor de afzonderlijke musea moeilijk te verwerven zijn. Samenwerking biedt de mogelijkheid om die kosten en expertise te delen. Door de inhoudelijk overeenkomsten tussen de vier musea biedt samenwerking ook de mogelijkheid om oplossingen specifiek voor hedendaagse kunstcollecties te ontwikkelen. Daarom is het nuttig om deze noden systematisch in kaart te brengen en te identificeren welke noden door de vier musea gedeeld worden. De eerste onderzoeksvraag maakt een stand van zaken van de digitale collecties van de


10

vier musea aan de hand van de volgende zeven aspecten: Infrastructuur:

Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea om hun digitale collecties (collectiedata, digitale representaties, administratieve gegevens, bibliotheek, documentatie) te beheren? Welke mensen en middelen hebben de zij hiervoor ter beschikking?

Collectieregistratie:

Hoe worden gegevens over de collectie digitaal gedocumenteerd? Hoeveel data hebben de vier musea ter beschikking? Is de collectieregistratie volledig? Hoe uitgebreid zijn de metadata? Zijn de metadata goed doorzoekbaar?

Kennisbeheer:

Welke gegevens over de museumwerking worden nog gedocumenteerd door de organisatie? Onder welke vorm zijn deze gegevens beschikbaar?

Digitalisering:

Hoe worden digitale representaties van de collectie gemaakt? Hoeveel beelden hebben de vier musea beschikbaar? Zijn de collecties volledig gedigitaliseerd? Onder welke vorm zijn deze beelden beschikbaar?

Preservering:

Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea voor de langetermijnbewaring van hun digitale collecties? Welke mensen en middelen hebben zij hiervoor ter beschikking?

Rechten:

Hoe worden de rechten die op de collecties rusten beheerd? Welke acties ondernemen de vier musea voor het klaren van rechten op respectievelijk werken, metadata en digitale representaties?

Online toegang:

Via welke kanalen worden de digitale collecties toegankelijk gemaakt via het web? Op welke niveaus (instelling, lokaal, Vlaams, Europees) zetten de musea hun online ontsluiting in? Welke visie hebben de vier musea ten aanzien van open data?

Op basis van deze inventaris wordt een analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten van de vier digitale collecties (zie hoofdstuk 3). Aanvullend werd ook gepeild naar het draagvlak voor gezamenlijke initiatieven rond duurzame bewaring en ontsluiting door het CAHF (zie hoofdstuk 4). Daarbij werden mogelijke samenwerkingen onderzocht op drie verschillende niveaus: Afstemming:

De vier musea informeren elkaar over de verschillende aspecten van hun digitale collecties, met de bedoeling bepaalde acties samen te ondernemen waardoor het resultaat ervan gemaximaliseerd wordt. Door acties op elkaar af te stemmen wordt de werking van de vier musea performanter.

Normalisering:

De vier musea werken volgens dezelfde standaarden en normen, met de bedoeling de kwaliteit van de digitale collecties op een overeengekomen peil te brengen. Door dezelfde normen en standaarden te gebruiken wordt het eenvoudiger om toepassingen te ontwikkelen om digitale collecties te ontsluiten.


11

Schaalvergroting:

De vier musea maken gebruik van een gedeelde infrastructuur en diensten, met de bedoeling de kostprijs voor ontwikkeling en beheer zo laag mogelijk te houden. Schaalvergroting biedt de mogelijkheid om toepassingen te ontwikkelen die voor de afzonderlijke musea veel moeilijker te realiseren zijn.

 Welke initiatieven kan het CAHF-samenwerkingsverband nemen om de digitale noden van de vier musea te lenigen? De ontwikkeling van erfgoedportalen in de afgelopen jaren ging uit van de premisse dat een duurzame ontsluiting een hefboomfunctie vormt voor een duurzame creatie en bewaring van digitale collecties. De ontwikkeling van online toepassingen zoals bijvoorbeeld erfgoedportalen, websites rond evenementen, zoekmachines en toepassingen voor mobiele toestellen vormen met andere woorden de hefboom om de kwaliteit van registratie, digitalisering en bewaring op een bepaald kwaliteitspeil te brengen die verschillende manieren van online ontsluiting vandaag en in de toekomst mogelijk maakt. Op basis van de sterkte-zwakte analyse en de inschatting van het draagvlak voor dergelijke initiatieven bij de vier musea, worden een aantal mogelijke acties geformuleerd die uitgaan van deze premisse en die het CAHF kan uitvoeren als onderdeel van een beleid met betrekking tot duurzaamheid en digitalisering (zie hoofdstuk 5). Bij elk van deze acties wordt bijzondere aandacht geboden aan: o de noodzaak van de actie voor een duurzame ontsluiting van de collecties; o de bestaande initiatieven die CAHF kan gebruiken als hefboom om deze actie te realiseren; o de initiatieven die CAHF in naam van de vier musea zelf moet initiëren.

1.2. Werkplan Vraagstelling  6 februari 2013: overleg CAHF, ontwikkeling vraagstelling Interviews    

18 februari: SMAK 19 februari: Mu.ZEE 20 februari: M HKA 14 maart Middelheimmuseum

Digitale noden  april-juni: transcriptie en verwerking interviews  juni-juli: feedback musea  augustus: sterkte-zwakte analyse & draagvlak


12

Actieplan  augustus: ontwikkeling actieplan  23 augustus 2013: v0.5 voor revisie  11 september 2013: v0.6 feedback PACKED, CAHF, SMAK en Middelheimmuseum Publicatie  17 september 2013: v0.7 voor raad van Bestuur CAHF  12 november 2013: v1.0 voor publicatie  28 november 2013 v1.1 verwerking opmerkingen Philip Van den Bossche


13


14

2. Digitale collecties Dit hoofdstuk bevat een stand van zaken van de digitale collecties van de vier musea die deel uitmaken van het CAHF-samenwerkingsverband. Deze digitale collecties worden onderzocht aan de hand van zeven aspecten:       

infrastructuur; collectieregistratie; kennisbeheer; digitalisering; preservering; rechten; online toegang.

De gegevens voor deze stand van zaken werden verzameld in een reeks gesprekken met registrators en IT-verantwoordelijken van de vier musea. Een verslag van deze vijf gesprekken is te vinden in bijlagen 1 tot 7. De belangrijkste feiten uit deze gesprekken worden hieronder gegroepeerd in zeven overzichtstabellen, waarbij telkens een aantal algemene vaststellingen worden gemaakt.

2.1 Infrastructuur Over welke IT-infrastructuur beschikken de vier musea om hun digitale collecties (collectiedata, digitale representaties, administratieve gegevens, bibliotheek, documentatie) te beheren? Welke mensen en middelen hebben de vier musea hiervoor ter beschikking? Een gedetailleerd bespreking van de infrastructuur in de vier musea is opgenomen in Bijlage 1: CAHF Infrastructuur. De overzichtstabel hieronder toont welke verschillende systemen de vier collecties gebruiken voor het beheer van respectievelijk collectiedata, digitale representaties, administratieve data, bibliotheekdata en documentatie. Daaronder volgt voor elk museum het aantal VTE dat ingezet wordt voor het beheer van de digitale collecties, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. deze infrastructuur. Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

Adlib Museum (provincie)

Adlib Museum (intern) Ensemblebank (intern)

Adlib Museum (stad)

collectiedata

Adlib Museum (provincie)

digitale representaties

diafilm ; cd-rom (TIFF); Adlib (jpg); externe harde schijf; werkstations

Adlib; beeldbank; CD’s; MovE-server; fotograaf; werkstations

collectiedossier; beeldenserver; AV-server; werkstations

beeldbank; fotografen; server (stad); externe harde schijf; werkstations

administratieve data

server (intern); analoge dossiers

server (stad); analoge dossiers

server (intern); standplaatsbeheer door Katoennatie

server (stad)

bibliotheek / documentatie

Vubis; analoge documentatie-mappen

Adlib Bibliotheek (migratie naar Aleph, KASK & UGent); analoge documentatiemappen

Adlib Bibliotheek; analoge documentatiemappen; ICC-archief

Adlib Bibliotheek (migratie naar Brocade, Anet); analoge documentatie-mappen

1

1

Diafilm is een analoog reproductieformaat, maar wordt hier vermeld omdat deze beelden nadien gescand werden en nu beschikbaar zijn als TIFF- en JPG-bestand.


15

collectiemedewerkers collectieverantwoordelij ke

1 VTE + 1 administratief medewerker

7 VTE (11 medewerkers)

4 VTE (6 medewerkers)

1,5 VTE

1 VTE (Barbara)

1 VTE (Iris)

1 VTE (Jan)

1 VTE (Lucie)

geen registrator, registratie is verdeeld onder de medewerkers op projectbasis (verwervingen, bruiklenen, standplaatsen)

geen registrator; deeltijds door collectieverantwoordelijke (0,10 VTE)

koppeling referentie- en beeldmateriaal via DAMsysteem

beleidsvisie op interne of externe IT-infrastructuur

registrator

geen registrator; deeltijds door collectieverantwoordelijke; deels op projectbasis (digitalisering)

prioriteiten

beleidsvisie op interne of externe IT-infrastructuur; migratie naar Erfgoedinzicht

1 (Lien) + 2 VTE

migratie collectiedata naar Erfgoedinzicht

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  De vier musea en de CVG gebruiken hetzelfde collectiebeheersysteem voor het beheer van hun collectiedata, m.n. Adlib Museum. M HKA gebruikt, naast het collectiebeheersysteem, een tweede databank om contextuele gegevens op een gestructureerde manier vast te leggen, m.n. de Ensembledatabank.  De digitale representaties zitten bij de vier musea verspreid over verschillende locaties en verschillende soorten dragers (servers, externe harde schijven, werkstations, beeldbanken, fotografen, etc.) Bijgevolg is het voor de musea moeilijk om informatie te vergaren over de volledigheid van de digitale collectie en het (her)gebruik van die beelden. Bovendien worden veel beelden gedupliceerd, wat extra opslagruimte kost.  Administratieve data (acquisitiedossiers, bruikleendossiers, conservering, etc.) zit verspreid over analoge en digitale dossiers. Digitale dossiers worden bewaard op file servers. Geen van de musea gebruikt een document management system voor het beheer van digitale documenten. De analoge dossiers worden als de meest betrouwbare bron gezien.  Twee van de vier musea, S.M.A.K. en Middelheimmuseum, sluiten op korte termijn aan bij een bibliotheeknetwerk voor het beheer van hun bibliografische data. Deze musea vervangen hierbij Adlib Bibliotheek door respectievelijk Aleph en Brocade, waardoor hun bibliotheekcatalogus online beter doorzoekbaar wordt. De bibliotheekcatalogus van M HKA is online doorzoekbaar via de collectiewebsite. Die van Mu.ZEE is enkel lokaal raadpleegbaar.  De vier musea beschikken over een historische collectie documentatiemappen, doorzoekbaar op kunstenaar of thema.  Een van de vier musea, S.M.A.K., heeft een registrator in dienst die specifiek verantwoordelijk is voor de consistentie en volledigheid van de collectiedata. In de andere drie andere musea gebeurt de registratie deeltijds door de collectieverantwoordelijke en/of op projectbasis.  De prioriteiten met betrekking tot infrastructuur liggen voor Mu.ZEE en S.M.A.K. bij de migratie van de collectiedata naar de Adlib instantie van het provinciale erfgoedportaal Erfgoedinzicht. Middelheimmuseum en Mu.ZEE zoeken een oplossing voor het efficiënter beheer van de digitale documenten die de organisatie produceert.


16

2.2 Collectieregistratie Hoe worden gegevens over de collectie digitaal gedocumenteerd? Hoeveel data hebben de vier musea ter beschikking? Is de collectieregistratie volledig? Hoe uitgebreid zijn de metadata? Zijn de metadata goed doorzoekbaar? Een gedetailleerd bespreking van de Collectieregistratie in de vier musea is opgenomen in Bijlage 2: CAHF Collectieregistratie. De overzichtstabel hieronder toont de status van de collectieregistratie en de lacunes, het beschrijvingsniveau, de breedte, diepte en normalisering van de registratie en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. collectieregistratie. Lacunes

# beschrijvingen Aangroei # beschrijvingen per jaar Beschrijvingseenheid Diepte

Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

invoer collectie Stad Oostende; correcte koppeling recordscollectiestukken

inhaaloperatie depotregistratie (ong. 400 werken)

lacunes in grote verzamelingen objecten en oudere werken

vervollediging registratie tekeningen

6.000 records

1.652 records (2.000 werken)

4.672 records (4.387 werken)

1.257 records

50-60

Variabel (2012: 20 werken)

variabel

Variabel (2-3 werken)

objecten; groepen

objecten; groepen; archieven

objecten; groepen; collecties

objecten

basisregistratie; tentoonstellingen; bibliografie

basisregistratie; standplaats; events

basisregistratie; bruikleen; tentoonstellingen

basisregistratie; bruikleen; tentoonstellingen; standplaats

basisregistratie (MovEinvulboek), AAT-NED

minimumregistratie; basisregistratie (MovEinvulboek); kunstenaarsnamen: literatuur en RKDartist

basisregistratie

beschrijvingsregels stedelijke musea; basisregistratie

standplaatsregistratie t.b.v .depotverhuizing

Volledige minimale registratie

digitalisering conditieregistratie

Meertalige beschrijvingen

Normalisering

Prioriteiten

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  Drie van de vier musea stellen dat hun collectie volledig geregistreerd is, d.w.z. dat alle werken een identificatienummer hebben. Maar alle vier geven aan dat er nog lacunes zijn in delen van de collectie, m.n. beschrijvingen van complexe werken die bijvoorbeeld bestaan uit reeksen objecten of omvangrijke installaties.  De collectiedata van de vier musea samen omvat ongeveer 13.700 beschrijvingen van werken en onderdelen van werken.  De collectiedata bevat beschrijvingen van objecten en groepen objecten. Twee musea, S.M.A.K. en M HKA, beschrijven ook archieven en collecties objecten.  In alle vier musea geldt de basisregistratie als beschrijvingsnorm. Maar ook hier geven drie van de vier musea aan dat er lacunes zijn in de registratie.  Administratieve en contextuele informatie zoals bruikleen, tentoonstellingen, literatuur en events worden niet door alle musea in het collectiebeheersysteem geregistreerd.


17

 De prioriteit wat betreft collectieregistratie ligt voor Mu.ZEE bij de actualisering van de standplaatsregistratie in het nieuwe depot. Voor S.M.A.K. de volledige minimale registratie van de collectie. Voor Middelheimmuseum de meertaligheid van de basisregistratie.

2.3 Kennisbeheer Welke gegevens over de werking worden door de vier musea nog gedocumenteerd? Onder welke vorm zijn die gegevens beschikbaar? Een gedetailleerde bespreking van het kennisbeheer in de vier musea is opgenomen in Bijlage 3: CAHF Kennisbeheer. De overzichtstabel hieronder toont de verschillende systemen die gebruikt worden voor het beheer van respectievelijk collectiedossiers, standplaatsen, bruikleen, gegevens over tentoonstellingen, de bibliotheek, documentatie en authoritybestanden, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. kennisbeheer. Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

Collectiedossier

analoog (prioritair) en digitaal

analoog en digitaal

analoog (prioritair) en digitaal

analoog en digitaal

Standplaats

Adlib Museum (onvolledig dr verhuis)

Adlib Museum

Adlib Museum; Depotbeheer-systeem Katoennatie

Adlib Museum (onvolledig (tijdsgebrek)

Bruikleen

analoog en Excel-lijst

analoog, Adlib Museum en Excel-lijst

Adlib Museum; mailbox

Adlib Museum (onvolledig)

Tentoonstellingen

Excel-lijst

Adlib Museum (onvolledig)

Ensemblebank; Adlib Museum; collectiewebsite

analoog dossier

Vubis

Adlib Bibliotheek, migratie naar Aleph

Adlib Bibliotheek

Adlib Bibliotheek >>> Brocade

Documentatie

documentatiemappen op kunstenaar

zaalteksten (Adlib Museum); onderzoeksdossiers

documentatiemappen op kunstenaar; ICCarchief op kunstenaar

documentatiemappen op kunstenaar

Authorities

Adlib Museum (kunstenaars-biografie)

Adlib Museum (kunstenaars-biografie)

Ensemblebank (kunstenaars-biografie; tentoonstellingen; kunstkritiek)

/

Prioriteiten

standplaatsregistratie

migratie bibliotheekdata

uitbouw Ensemblebank

digitalisering kennisbeheer

Bibliotheek

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  Collectiedossiers worden in de vier musea zowel analoog als digitaal bewaard. Het analoge dossier geldt meestal als primaire bron van informatie 2.  Drie van de vier musea registreert standplaatsen als onderdeel van de collectiedata. M HKA heeft het standplaatsbeheer uitbesteed en werkt met afzonderlijke depotlijsten. 2

Verduidelijking van Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 2013 m.b.t. het gebruik van digitale collectiedossiers in het S.M.A.K.: “Het digitaal collectiedossier is prioritair voor S.M.A.K.. Voor transporten, bruiklenen wordt het analoge conditierapport vaak ter hand genomen.” PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

18

 Gegevens over bruikleen en tentoonstellingen worden niet door alle musea systematisch in Adlib geregistreerd. Deze gegevens worden echter wel allemaal op een gestructureerde manier vastgelegd in rekenbladen.  De bibliotheekcollecties van de vier musea worden beheerd in Adlib Bibliotheek. Twee van de vier musea, S.M.A.K. en Middelheimmuseum migreren hun bibliotheekdata naar een nieuwe bibliotheekbeheersysteem, respectievelijk Aleph en Brocade.  Drie van de vier musea registreren biografische gegevens over kunstenaars.  De prioriteiten met betrekking tot kennisbeheer zijn respectievelijk standplaatsbeheer voor Mu.ZEE, migratie van bibliotheekdata voor S.M.A.K., de ensemblebank voor M HKA en de digitalisering van het kennisbeheer voor Middelheimmuseum.

2.4 Digitalisering Hoe worden digitale representaties van de collectie gemaakt? Hoeveel beelden hebben de vier musea beschikbaar? Zijn de collecties volledig gedigitaliseerd? Onder welke vorm zijn deze beelden beschikbaar? Een gedetailleerde bespreking van de digitalisering van de collecties in de vier musea is opgenomen in Bijlage 4: CAHF Digitalisering. De overzichtstabel hieronder toont de status, aard en omvang van de digitale collecties, wie de collecties digitaliseert en hoe ze doorzoekbaar zijn, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. digitalisering.

Status Omvang

Types beelden

Koppeling registratie Makers

Doorzoekbaarheid

Prioriteiten

Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

onvolledig

onvolledig

onvolledig

onvolledig

70% van de collectie; voor 2002 > diafilm/TIFF; na 2002 > via DCA-project

onbekend

enkel wat getoond wordt in tentoonstellingen of op de website

enkel wat getoond wordt in tentoonstellingen of op de website

representaties; tentoonstellingen; behoud en beheer


representaties


ja

ja

neen

neen

externe fotografen; LUKAS

eigen fotograaf; collectiemedewerkers

kunstenaars; externe fotografen; collectiemedewerkers

stadsfotografen; medewerkers behoud en beheer

Adlib

mappenstructuur op kunstenaar en op evenement, in de toekomst: via Beeldbank Stad Gent

mappenstructuur; header van de bestanden; bestandsnaam

beeldbank

redden van de TIFF’s op CD; inventarisatie van de beelden; intern beleid en infrastructuur voor beeldbeheer

migratie beelden naar de Beeldbank

digitalisering AV materiaal.

intern beleid beeldbeheer; nieuwe stedelijke beeldbank

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  Geen van de vier collecties is volledig gedigitaliseerd. Enkel Mu.ZEE kan een inschatting PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

19

maken van de volledigheid van de digitale representaties. M HKA en Middelheimmuseum digitaliseren enkel in functie van wat getoond wordt. De beelden die de vier musea maken, vallen uiteen in drie groepen: digitale representaties, beelden van tentoonstellingen (zaalzichten) en beelden voor behoud en beheer. Voor digitale representaties werken de vier musea samen met een professionele fotograaf. S.M.A.K. en M HKA beheren de beelden voor het ogenblik in een mappenstructuur. Mu.ZEE en Middelheimmuseum in respectievelijk Adlib en een aparte beeldbank. S.M.A.K. en Middelheimmuseum migreren hun beelden op korte termijn naar een nieuw DAM-systeem. Mu.ZEE onderzoekt hoe het beheer van beelden verbeterd kan worden. Voor M HKA ligt de prioriteit bij de digitalisering van audiovisueel materiaal.

 

  

2.5 Preservering Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea voor de langetermijnbewaring van hun digitale collecties? Welke mensen en middelen hebben de vier musea hiervoor ter beschikking? Een gedetailleerde bespreking van de preservering van de collecties in de vier musea is opgenomen in Bijlage 5: CAHF Preservering. Geen van de vier musea neemt voor het ogenblik concrete acties met betrekking tot de lange termijnbewaring van de digitale collecties. Vooralsnog beperken de acties zich tot het onderzoeken van de verschillende beleidsopties: Beleid

Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

Geen specifiek beleid

Koppeling e-depot Stad Gent met de beeldbank

Redundante opslag en back-up; koppeling met VIAA

Koppeling e-depot Felixarchief met het nieuwe DAM

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  

De vier musea nemen voor het ogenblik geen specifieke acties met betrekking tot de lange termijnbewaring van hun digitale collecties 3. S.M.A.K. en Middelheimmuseum kunnen op termijn beschikken over diensten voor langetermijnbewaring via de stedelijke voogdijoverheid.

2.6 Rechten Hoe worden de rechten die op digitale collecties rusten beheerd? Welke acties ondernemen de vier musea voor het klaren van rechten op respectievelijk werken, metadata en digitale representaties? Een gedetailleerde bespreking van het rechtenbeheer in de vier musea is opgenomen in 3

Verduidelijking Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 2013: S.M.A.K. bereidt een aantal specifieke acties voor, m.n. het overzetten op stabielere media en het selecteren van de afbeeldingen. PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

20

Bijlage 5: CAHF Rechtenbeheer. De overzichtstabel hieronder toont het beleid met betrekking tot rechten op respectievelijk werken, collectiedata en digitale representaties. Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

enkel de aanwinsten na 2002 zijn geklaard

recente aanwinsten: drietalige contracten voor kunstenaars of auteursrechthebbenden

CVG na 2002 en recente aanwinsten zijn geklaard

Overeenkomst met kunstenaars voor gebruik van foto’s; geen regeling voor hergebruik

Collectiedata

(onvoldoende informatie)


overeenkomst met curatoren en medewerkers


Representaties


overeenkomst met de fotograaf

overeenkomsten met fotografen, onderzoekers en andere auteurs

deels geklaard; sommige fotografen weigeren rechten af te staan.

Werken

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  Voor de recente aanwinsten van de vier musea zijn de rechten geklaard. De vier musea hebben hiervoor recent werk gemaakt van de nodige standaardovereenkomsten.  (Collectiedata: onvoldoende informatie)  (Beelden: onvoldoende informatie)

2.7 Online toegang Via welke kanalen worden de digitale collecties toegankelijk gemaakt via het web? Op welke niveaus (instelling, lokaal, Vlaams, Europees) zetten de musea hun online ontsluiting in? Welke visie hebben de vier musea ten aanzien van open data? Een gedetailleerde bespreking van de online toegang tot de collecties van de vier musea is opgenomen in Bijlage 7: CAHF Online toegang. De overzichtstabel hieronder toont de omvang van de digitale collecties die beschikbaar zijn voor online publicatie en het gebruik van respectievelijk de collectiewebsite, Europeana, Erfgoedinzicht en beeldbanken voor de online ontsluiting. Mu.Zee

S.M.A.K.

M HKA

Middelheim

Klaar voor publicatie

300 records online

145 records online

4.672 records online

geen records online

Collectiewebsite

online catalogus

selectie; statisch

online catalogus; selectie beelden statisch

selectie; statisch

ja, 300 records via DCA

ja, 24 records via CVG

neen

neen

Erfgoedinzicht

(in overweging)

ja, via MovE

N.v.t.

N.v.t.

Beelden

via webserver collectiewebsite

via beeldbank Stad Gent

selectie beelden op de collectiewebsite; statisch

selectie beelden op de collectiewebsite; statisch

Europeana


21

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden:  Minder dan 10% van de collectiedata van Mu.ZEE en S.M.A.K. is klaar voor online publicatie. M HKA publiceert de volledige collectiedata in een online catalogus, zonder koppeling met de beelden. Middelheim publiceert enkel de topstukken op een statische website.  Eén van de vier musea heeft een online collectiecatalogus. De andere drie publiceren de topstukken op een statische webpagina.  Twee van vier musea zijn aanwezig op Europeana. Eén museum op Erfgoedinzicht.


22

3. Sterkte-zwakte analyse In dit hoofdstuk wordt een sterkte-zwakte analyse gemaakt van de digitale collecties van de vier musea in CAHF samenwerkingsverband, i.c. een analyse van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor deze digitale collecties. De analyse grijpt terug naar de stand van zaken die gemaakt werd in hoofdstuk 1 en tracht bouwstenen aan te brengen voor initiatieven die het CAHF kan opzetten om het beheer en de ontsluiting van deze digitale collecties te verbeteren. Alle sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor deze digitale collecties zijn samengebracht in volgend diagram:


23

3.1 Sterktes De digitale collecties van de vier musea in het CAHF-samenwerkingsverband tellen vier sterke punten:

S1. Eenvormige datastructuur De vier musea gebruiken voor het beheer van hun collectiedata hetzelfde collectiebeheersysteem, m.n. Adlib Museum (zie 2.1), waardoor de collectiedata van de vier musea een gelijkaardige datastructuur hebben. De collectiedata van de vier musea is gedocumenteerd met behulp van Adlib metadata-elementen, die geëxporteerd kunnen worden als Adlib-tagged tekstbestanden of Adlib XML-bestanden. Eenvormige data vereenvoudigt de integratie van collectiedata uit de vier musea in één toepassing, zoals een ‘data hub’ of zoekmachine. Er hoeft maar één basismapping gemaakt te worden (indien nodig met een aantal variaties) voor de vier musea, wat de kostprijs van de ontwikkeling en de migratie van de data drukt. De eenvormige datastructuur vergemakkelijkt in een volgende fase ook de inhoudelijke evaluatie van de data, i.c. statistische gegevens over gebruikte velden en normalisering van data.

S2. Consistentie data Naast een gelijkaardige datastructuur, gebruiken de vier musea ook dezelfde norm voor de beschrijving van hun werken, m.n. de basisregistratie (zie 2.2). Deze set van 20 beschrijvingselementen, ontleend aan de Nederlandse Basisregistratie en de CIDOC richtlijnen, omvat de belangrijkste identificatiegegevens van een kunstwerk: inventarisnummer, objectnaam, titel, vervaardiger, datering, materiaal, techniek en afmetingen. Door gebruik van de basisregistratie als norm voor de collectieregistratie, heeft de collectiedata niet alleen vormelijk, maar ook inhoudelijk een grotere consistentie. Dit biedt ontwikkelaars een duidelijk beeld van het inhoudelijk materiaal waarmee ze aan de slag kunnen. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de basisregistratie slechts een zeer algemene beschrijving van het object biedt. Met name voor de beschrijving van complexe kunstwerken zoals installaties en mediakunst, biedt deze norm weinig houvast. Bijgevolg kan men tussen de vier musea nog aanzienlijk verschillen verwachten in de registratie van complexere werken.

S3. Koppeling met bibliotheekcatalogi De vier musea beschikken elk over een gespecialiseerde bibliotheekcollectie, waarvan de bibliotheekdata beheerd wordt in Adlib Bibliotheek (zie 2.3). Bibliografische referenties in de collectiedata worden rechtstreeks gekoppeld aan de bibliotheekdata. S.M.A.K. (zie Bijlage 3.2) en Middelheimmuseum (zie Bijlage 3.4) nemen op korte termijn een nieuw bibliotheekbeheersysteem in gebruik dat hen toelaat de bibliotheekdata ook via externe online catalogi doorzoekbaar te maken. Daarbij wordt zorg gedragen dat de koppeling met de collectiedata bewaard blijft. De koppeling tussen collectiedata en bibliotheekdata is in de eerste plaats nuttig voor registratoren en conservatoren om op een efficiënte manier literatuurverwijzingen naar werken in de collectie te documenteren. Vanuit het perspectief van collectieontsluiting


24

vormt de koppeling tussen collectie- en bibliotheekcatalogi een belangrijke meerwaarde voor collectiemedewerkers en onderzoekers. De koppeling tussen de collectiedata en bibliotheeknetwerken als Anet en Aleph biedt nieuwe technische mogelijkheden om collecties online te ontsluiten, zoals het gebruik van webservices om bibliografische data op een dynamische te integreren in collectiedata.

S4. Aansluiting bij bestaande aggregators en e-depots b Om de online vindbaarheid van hun collectie te vergroten stelt S.M.A.K. (zie Bijlage 5.2) een deel van zijn collectiedata ter beschikking van Europeana en Erfgoedinzicht. Ook een deel van de collectie van Mu.ZEE (Zie Bijlage 5.1) is vindbaar via Europeana en de collectie overweegt deelname aan Erfgoedinzicht. Wat betreft de vindbaarheid op Europeana dient wel de kanttekening gemaakt te worden dat deze collectiedata op projectbasis werd aangeleverd werd via de CVG en dat er geen lange termijnvisie is op het actualiseren en beheren van deze data. Erfgoedinzicht heeft de intentie om op termijn de collectiedata die zij aggregeert vindbaar te maken op Europeana. Deelname van deze twee musea aan aggregatieprojecten is een waardevol initiatief voor CAHF omdat deze instellingen intussen praktische ervaring hebben met de voorbereiding van data en beelden in functie van aggregatie. Door deelname in DCA heeft Mu.ZEE ook ervaring opgebouwd met het structureel digitaliseren van zijn collectie. S.M.A.K. (zie 2.5.2) en Middelheim (zie 2.5.4) hebben, via hun stedelijke voogdijoverheid, op termijn toegang tot het stedelijke e-depot om de langetermijnbewaring van hun digitale collecties te verzekeren. Daarnaast zijn de vier musea ook aangezocht in het kader van de opstart van het VIAA om bedreigde audiovisuele collecties te digitaliseren en te bewaren in het VIAA. Aansluiting zoeken bij bestaande initiatieven voor langetermijnbewaring van digitale bestanden, betekent voor deze musea een structurele besparing in een domein waarin zij vooralsnog geen initiatieven konden ontplooien. Het is aanbevolen dat ook Mu.ZEE en M HKA aansluiting zoeken bij een van de stedelijke, provinciale of Vlaamse projecten die in voorbereiding zijn. Maar met name wat betreft de deelname in internationale initiatieven rond netwerken zoals Europeana en Europese subsidieprogramma’s zoals Horizon 2020 liggen voor de vier musea mogelijkheden tot samenwerking.

3.2 Zwaktes De digitale collecties van de vier musea in CAHF samenwerkingsverband tellen acht structurele zwaktes:

Z1. Ad hoc digitalisering van collecties. In de vier musea ontbreekt een structurele aanpak bij de digitalisering van collecties. In twee musea worden werken om praktische redenen enkel ad hoc gedigitaliseerd en de koppeling met de collectiedata vertoont tekortkomingen. M HKA (zie Bijlage 4.3) digitaliseert werken enkel op het ogenblik dat het onderwerp vormt van een tentoonstelling of bruikleen. S.M.A.K. (zie Bijlage 4.2) digitaliseert enkel werken die online ontsloten worden via Erfgoedinzicht en Europeana. Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) en Middelheimmuseum(zie Bijlage 4.4) hebben hun collectie later fotograferen, maar in beide gevallen vertoont de digitale collectie tekortkomingen en hiaten. PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

25

Geen van de vier musea beschouwt de digitalisering van een werk echter als een structureel onderdeel van de registratie van het werk. Bijgevolg is de collectie digitale representaties, vandaag online beschikbaar in deze drie musea, niet representatief voor de collecties die de musea bewaren. Ze beperken zich doorgaans tot de topstukken4. De collecties van Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) en Middelheimmuseum (zie Bijlage 4.4) zijn in één operatie gefotografeerd en gedigitaliseerd, maar de beelden zijn op dit ogenblik moeilijk tot niet online toegankelijk. De digitale collectie van Mu.ZEE heeft af te rekenen met een aantal typische kinderziektes: de verspreiding en vermenigvuldiging van kopieën van beelden over verschillende werkstations en draagbare schijven, opslag van moederbestanden op cd’s die niet meer leesbaar blijken, ontbrekende software om de collectie digitale beelden efficiënt te beheren, technische beperkingen en hoge kostprijs om beelden online toegankelijk te maken. Ook de digitale collectie van Middelheimmuseum kampt met verspreiding en vermenigvuldiging van kopieën over verschillende locaties. In beiden musea maakt de digitalisering van het werk echter geen deel uit van de registratie van het werk bij verwerving. Hierdoor dreigen op termijn nieuwe achterstanden te ontstaan. Deze ad hoc aanpak van digitalisering beperkt de mogelijkheden om de rijkdom van een collectie online te exploreren. Aangezien in drie van de vier musea geen begin gemaakt is met de systematische en structurele digitalisering van de collectie, is het voor het CAHF op korte termijn onmogelijk om een visueel aantrekkelijke toepassing te ontwikkelen die de collecties van de vier musea toegankelijk maken voor een breed publiek.

Z2. Te weinig registrators Slechts een van de vier musea, S.M.A.K. (zie Bijlage 1.2), heeft een voltijds registrator in dienst die de collectiedata van het museum actueel houdt. Bovendien is dit in S.M.A.K. slechts voldoende om de basisregistratie op peil te houden. In het Middelheimmuseum (zie Bijlage 1.4) en Mu.ZEE (zie Bijlage 1.1) is collectieregistratie een onderdeel van het takenpakket van de collectieverantwoordelijke en wordt de registratie hierdoor beperkt tot de registratie van de aanwinsten. Mu.ZEE en M HKA beheren de collectiedata op projectbasis. Mu.ZEE (zie Bijlage 1.1) is afhankelijk van digitaliseringsprojecten (bv. DCA) om doelgericht delen van de collectiedata te actualiseren en te verrijken. M HKA (zie 2.1.3) beheert collectiedata enkel in functie van de tentoonstellingscyclus. Bijgevolg is het voor deze musea onmogelijk om hun kerntaak als collectiebeherende instelling op een duurzame manier in te vullen. Als oorzaak voor de beperkte capaciteit voor registratie wordt, naast de beperkte mankracht, ook aangehaald dat ‘digitale’ registratie van collectiedata in het collectiebeheersysteem een tijdrovende taak is. Hierin zit een zekere tegenspraak, aangezien een collectiebeheersysteem net tot doel heeft het collectiebeheer te stroomlijnen. De registratie van gegevens over identificatie, conservatie, bruikleen, etc. is in de eerste plaats bedoeld om het beheer van een collectie efficiënter te maken. Met het oog op online ontsluiting is omvangrijke en consistente collectiedata een 4

Verduidelijking Veronique Despodt op 6 november 2013 m.b.t. de beschikbare representaties van werken uit de collectie van het S.m.A.K.: “Sinds de jaren 1980 zijn de collectie en de tijdelijke tentoonstellingen en andere events uitgebreid gedocumenteerd door onze eigen fotograaf (en van de jaren ervoor bestaat ook uitgebreide documentatie). Ons fotoarchief vormt een schat aan informatie.” PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

26

noodzakelijke voorwaarde om toepassingen te ontwikkelen over die collectie. Metadata is noodzakelijk om werken online te identificeren, om de collectie doorzoekbaar te maken en werken te contextualiseren. Collectiedata die niet actueel en inhoudelijk onbetrouwbaar is, maakt de ontwikkeling en het gebruik van online toepassingen onmogelijk.

Z3. Beperkte online ontsluiting Twee van de vier musea, Mu.ZEE en S.M.A.K., publiceren voor het ogenblik minder dan 10% van hun digitale collecties op het web. M HKA publiceert de volledige collectiedata, maar zonder koppeling met digitale beelden en los van de andere digitale presentaties. Middelheimmuseum heeft geen online catalogus. Voor het ogenblik bestaat de online ontsluiting van de vier collecties voornamelijk uit statische webpagina’s die de recente aanwinsten en topstukken uit de collectie presenteren. De collectiewebsite wordt voornamelijk ingezet om online bezoekers, met behulp van die topstukken, te overhalen om ook een ‘fysiek’ bezoek te brengen aan het museum. Dit is zonder enige twijfel een legitieme doelstelling, maar de eenzijdig focus op- het lokken van fysieke bezoekers - gaat voorbij aan de veel krachtigere rol die het web kan vervullen als kennisbron. De vier musea onderbenutten zo de investeringen die ze doen in de online zichtbaarheid van hun collectie. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de vier musea onderzoeken hoe ze hun digitale aanwezigheid op het web beter kunnen benutten. Mu.ZEE, Middelheimmuseum en S.M.A.K. rekenen hiervoor op de initiatieven die ontwikkeld worden door de stedelijke en provinciale overheden. S.M.A.K. (zie Bijlage 7.2) neemt deel aan de provinciale erfgoedbank Erfgoedinzicht. Mu.ZEE (zie Bijlage 7.1) overweegt deelname in Erfgoedinzicht. Beide musea realiseren zich echter dat door de lokale invalshoek van dit netwerk slechts een deel van hun doelgroep wordt bereikt. Beide musea staan open voor een complementair platform dat de collecties ook op nationaal en internationaal niveau zichtbaar maakt. Middelheimmuseum (zie Bijlage 7.4) opereert in het Antwerpse netwerk van stedelijke musea en verwacht de implementatie van een nieuw CMS dat specifiek gericht is op collectieontsluiting. M HKA5 (zie Bijlage 7.3) voert een interessant experiment met de Ensemblebank om contextuele informatie structureel vast te leggen en onmiddellijk te valoriseren in de tentoonstellingen. Conceptueel, technisch en organisatorisch is dit experiment toe aan een grondige evaluatie, die nuttige ideeën kan opleveren voor de valorisatie van contextuele gegevens van elk van de vier musea. Door de beperkte omvang van de metadata en beelden die online geplaatst worden en de eenzijdige focus op de collectiewebsite als lokmiddel om bezoekers naar het museum te halen, missen de vier musea heel wat kansen om hun digitale collecties in te zetten voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden of om bijvoorbeeld hedendaagse kunst in de digitale

5

Update van Jan Devree op 7 november 2013 met betrekking tot online toegang tot de collective van M HKA: “M HKA hebben het voorbije jaar hard gewerkt aan een duidelijke profilering en verhaal van de collectie. We schreven een collectiebeleidsplan waarin de collectiebeleidsvisie en profilering van de collectie is toegelicht. En we maakten een collectieboek en grote collectiepresentatie die een duidelijk beeld weergeeft over onze collectie. Daarnaast is dit ook terug te vinden in de ensemblebank waar meerdere applicaties uitgebouwd werden, m.n. “Het karakter van een collectie”, “Hoogtepunten en wandelingen”, “Nucleus”, “Ensembles” en “Extra muros”.


27

leefwereld van jongeren te introduceren. Zowel jongeren, studenten als onderzoekers stellen immers steeds meer eisen aan de online beschikbaarheid van informatie over collecties.

Z4. Onbetrouwbare identificatie van werken Hoewel drie van de vier musea aangeven dat hun collectie volledig geregistreerd is, blijkt in de praktijk de collectiedata van slechts één museum, Middelheimmuseum, voldoende betrouwbaar als bron voor de identificatie van werken in de collectie. Hiervoor zijn verschillende oorzaken. Pas sinds 2010 maakt het S.M.A.K. (zie Bijlage 2.2) werk van een systematische collectieregistratie. Sindsdien loopt in het museum een inhaaloperatie waarbij een minimale registratie van de volledige collectie wordt gemaakt. Mu.ZEE (zie Bijlage 2.1) werkt op projectmatige basis aan de integratie van collectiedata uit drie verschillende bronnen in één systeem. Dit vereist een standplaatscontrole en het toetsen van de basisregistratie. Momenteel is de collectie, omwille van de verbouwing van het depot, ondergebracht op een tijdelijk locatie en is het voor het museum moeilijk om deze noodzakelijke controle door te voeren. De collectiedata van M HKA (zie Bijlage 2.4) vertoont lacunes in de registratie van oudere werken en deelcollecties. Met name de ontsluiting van collectie naar onderwijs en onderzoek vereist van musea dat collectiedata betrouwbaar is. Zonder deze garantie is het moeilijk om toepassingen te ontwikkelen die aan de noden en interesses van deze doelgroepen tegemoet komen.

Z5 Beperkte toegang tot digitale representaties Digitale representaties van werken uit de collecties van de vier musea zijn moeilijk toegankelijk voor hergebruik in online toepassingen. Beelden worden op ad hoc basis ter beschikking gesteld voor publicatie op websites, wat telkens de tussenkomst van een collectiemedewerker vereist. Dit bemoeilijkt de valorisatie van de digitale collecties. De oorzaak van dit probleem is bij alle vier musea de bewaring van digitale representaties op verschillende dragers en locaties. Moederbestanden worden in een aantal gevallen nog op CD’s, externe harde schijven of gewoon op de harde schijf van het werkstation bewaard (voor S.M.A.K.: zie Bijlage 1.2 en voor Mu.ZEE: zie bijlage 1.1). In het bijzonder de preservering van deze beelden is hierdoor ernstig in gevaar. Maar ook wanneer beelden centraal zijn samengebracht, blijken ze niet noodzakelijk vlot toegankelijk voor gebruik. Middelheimmuseum (zie Bijlage 1.4) beschikt over een beeldbank, maar het instrument blijkt voor collectiemedewerkers te moeilijk in gebruik. De beelden van M HKA (zie Bijlage 1.3) zijn ondergebracht op een afzonderlijke beeldenserver, maar in de praktijk gebruiken collectiemedewerkers beelden die samen met andere documenten in het collectiedossier worden bewaard. Vaak ontbreekt in de organisatie duidelijke afspraken over het beheer en gebruik van beelden en raken bestanden zo verspreid over verschillende computers en harde schijven. Het gevolg is dat musea geen overzicht kunnen bieden van de werken waarvoor ze beelden beschikbaar hebben en/of welke kwaliteit die beelden hebben. Een vraag om een digitale representatie van een kunstwerk gaat hierdoor steeds gepaard met heel veel opzoekwerk. Het beheer van digitale representaties is een collectietaak die voor een groot deel geautomatiseerd kan worden, maar dit blijkt voor musea in de praktijk niet zo eenvoudig te


28

zijn. Drie van de vier musea onderzoeken, implementeren of evalueren het gebruik van een DAM-systeem voor hun digitale beelden. Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) onderzoekt het gebruik van de DAM-functionaliteiten die geboden worden door Erfgoedinzicht, maar ondervindt dat de specifieke noden van het museum niet makkelijk ingevuld kunnen worden door de beschikbare diensten. S.M.A.K. (zie Bijlage 4.2) heeft momenteel een eerste set van ca. 5000 beelden toegankelijk gemaakt in de beeldbank van de stad Gent en investeert heel wat tijd in de evaluatie en verdere configuratie van dit systeem. Het Middelheimmuseum (zie Bijlage 4.4) heeft de beschikking over een Picturae-beeldbank, maar die blijkt niet aan de concrete noden van het museum te voldoen. Het museum werkt aan de aanbesteding van een nieuwe beeldbank.

Z6. Beperkte toegang tot contextuele informatie Contextuele informatie, zoals collectiedossiers, authority-bestanden, gegevens over bruiklenen, tentoonstellingen en conservering, worden niet of onvoldoende als gestructureerde data vastgelegd. Hierdoor wordt het onmogelijk om een grote hoeveelheid kennis over de collectie via online toepassingen toegankelijk te maken. Hoewel de vier musea een collectiebeheersysteem gebruiken dat toelaat om deze informatie vast te leggen als onderdeel van de collectiedata, worden deze gegevens op uiteenlopende manier buiten de collectiedata om gedocumenteerd. Mu.ZEE (zie Bijlage 3.1) geeft aan dat het collectiebeheersysteem onvoldoende ondersteuning biedt voor de afhandeling van bruiklenen in het museum. Als alternatief wordt gebruik gemaakt van Excel-rekenbladen om de bruikleenadministratie op te volgen. Ook de andere musea maken gebruik van rekenbladen en e-mail voor deze taken. Bijgevolg is het documenteren van gegevens over bruikleen en tentoonstellingen iets wat retroactief gebeurt en dus vaak uitgesteld wordt door tijdsgebrek (zie ook Middelheimmuseum Bijlage 3.4). Een andere oorzaak waarom contextuele informatie vaak buiten de collectiedata om wordt vastgelegd is het spanningsveld tussen het beheer van analoge en digitale documenten. De vier musea hebben zowel een analoog als digitaal collectiedossier. In de praktijk betekent dit duplicatie van documenten en beheer op uiteenlopende locaties en systemen, vaak zonder een directe koppeling met de gegevens in de collectiedata. Drie van de vier musea geven er de voorkeur aan het analoge collectiedossier volledig te houden en bijgevolg digitale documenten af te drukken om ze in het analoge collectiedossier te archiveren. De keuze om het analoge collectiedossier prioriteit te geven wordt gemotiveerd vanuit het feit dat het werkproces in de musea voor een groot deel analoog verloopt en een aantal documenten (contracten, ontvangstbewijzen) in ieder geval analoog gearchiveerd moeten worden 6. Niettemin worden steeds meer documenten digitaal geproduceerd en komt de keuze om collectiedossiers analoog te beheren steeds meer onder druk te staan. Een aantal types documenten zoals e-mails en digitale afbeeldingen blijken in afgedrukte vorm veel moeilijker leesbaar en doorzoekbaar dan digitaal.

6

Verduidelijking Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 203 m.b.t. de verhouding tussen het analoge en digitale collectiedossier:” Het digitaal collectiedossier is prioritair bij ons. Voor transporten, bruiklenen wordt het analoge conditierapport vaak ter hand genomen.” PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

29

Voor de ontsluiting van digitale collecties bezitten collectiedossiers een aantal interessante gegevens. Middelheimmuseum (zie Bijlage 3.4) geeft aan dat de digitalisering van de collectiedossiers heel wat nieuwe mogelijkheden zou bieden om de dienstverlening naar onderzoekers te verbeteren. M HKA (zie Bijlage 3.3) experimenteert met het documenteren van contextuele informatie in de Ensembledatabank. De ervaringen met het huidige systeem wijzen echter uit dat de creatie en accumulatie van informatie in het productieproces van een tentoonstelling zich heel moeilijk laat automatiseren. Door gegevens over museale werkprocessen ongestructureerd vast te leggen, dreigt een aanzienlijke hoeveelheid historische en beheersinformatie op termijn verloren te gaan. Informatie over verwerving is een essentieel onderdeel van de collectieregistratie. Bruikleenen tentoonstellingsgegevens zijn belangrijk om de waardering en de uitstraling van de collectie zichtbaar te maken.

Z7. Beperkt genormaliseerde data Door het gebruik van Adlib Museum, beschikken alle museum over een thesaurusmodule voor personen en organisaties, plaatsen, materialen, technieken en concepten. Het gebruik van standaardterminologieën in de collectiedata is minimaal en beperkt zich tot het gebruik van AAT-NED. Geen van de musea vermeldde het gebruik van biografische (ODIS, ULAN, VIAF) en geografische (TGN, geonames.org) standaardterminologieën. De beperkte aandacht voor de normalisering is een potentiële zwakte bij de integratie van data uit de vier musea. Om de vier collecties als een geheel doorzoekbaar te maken is meer dan waarschijnlijk een grote inspanning nodig om eigennamen in de collectiedata te normaliseren. Dit kan een ernstige rem betekenen op de ontwikkeling van gedeelde toepassingen. Genormaliseerde data zijn immers een belangrijke randvoorwaarde voor de optimale doorzoekbaarheid van geaggregeerde collecties. Bovendien bieden ze op termijn mogelijkheden tot het publiceren van collectiegegevens als linked open data.

Z8. Ontoereikend rechtenbeheer De vier musea sluiten bij nieuwe aanwinsten een overeenkomst met de kunstenaar die het museum toelaat digitale representaties van het werk online toegankelijk te maken. Voor een groot deel van de oudere werken zijn die rechten niet tot onvoldoende geklaard. Dit maakt het onmogelijk om grote delen van de collecties van de vier musea online toegankelijk te maken voor een breed publiek. De vier musea hebben recent werk gemaakt van standaardcontracten en het sluiten van overeenkomsten met kunstenaars waar ze direct mee in contact staan (zie 2.6). Maar het probleem situeert zich voornamelijk in de groep werken waarvan de kunstenaar minder dan 70 jaar geleden overleden is. Het opsporen van rechthebbenden en het sluiten van overeenkomsten met erven en beheersvennootschappen is een stuk complexer en tijdrovender. Dit probleem vormt een ernstige beperking op de ontwikkeling van toepassingen voor een breed publiek. De rechtensituatie van de digitale representaties bevindt zich in een vergelijkbare situatie. De musea hebben bij recente digitaliseringsopdrachten een overeenkomst gesloten waarin de fotograaf toestemming verleent op de digitale beelden te gebruiken voor de ontsluiting van het gefotografeerde werken, maar de contracten vertonen nog lacunes wanneer het gaat om hergebruik van beelden via het internet. PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

30

3.3 Kansen In de verschillende gesprekken met registrators en IT-medewerkers uit de vier musea werden vier kansen geïdentificeerd om de duurzaamheid van het digitale beheer en de ontsluiting van deze collecties te verbeteren. Ter verduidelijking wordt voor elke kans ook de motivering vermeld vanuit het perspectief van één of meerder musea:

K1 Online profilering van hedendaagse kunstcollecties Het CAHF heeft als missie om hedendaagse kunstcollecties internationaal te profileren. De inhoudelijke samenhang tussen de vier collecties biedt de mogelijkheid om een gemeenschappelijke presentatie te ontwikkelen die de waardering en interesse voor hedendaagse kunst en de identiteit van de vier musea versterkt. De digitale collecties kunnen hierbij ingezet worden om kunstwerken uit de vier musea in een virtuele ruimte met elkaar in dialoog te brengen en verbanden, tegenstellingen, ontwikkelingen en fenomenen binnen dit corpus zichtbaar te maken. Voor digitale collecties kan dit bovendien een hefboom zijn voor een structurele aanpak van de digitalisering van de collecties en de verrijking van de collectiedata met beschrijvende data en interpretaties. Door de internationale dimensie van het CAHF kan dit ook een hefboom zijn om de meertalige toegang tot de collectiedata te realiseren. Mu.ZEE: CAHF kan een meerwaarde bieden om de online zichtbaarheid van de vier musea te verbeteren. Een groot deel van de hedendaagse kunst zit mooi samen in deze vier musea en dat creëert een waardevolle context waarmee je op zoveel mogelijk online platformen aanwezig moet zijn. M HKA: M HKA heeft nood aan een duidelijker profilering van de instelling. In de missie staat dat M HKA een open huis is voor kunstenaars. M HKA nodigt voortdurend kunstenaars uit om selecties te maken uit de collectie en die in relatie te brengen met hun eigen werk. Maar in de praktijk levert dit weinig op voor het profiel van de instelling zelf. M HKA slaagt er niet om een sterk verhaal over zichzelf te brengen. Het is moeilijk om hierover in volle transparantie met de andere partnerinstellingen te praten, maar het is wel nodig om bruggen te slaan tussen de vier musea. CAHF kan daar een rol in spelen. Mu.ZEE: Mu.ZEE heeft momenteel metadata over 300 werken beschikbaar. Dat zijn ook de meest recent verworven werken die het huidige beleid van Mu.ZEE weerspiegelen. Die metadata kan meteen ingezet worden voor een project vanuit CAHF, bijvoorbeeld om informatie ter beschikking te stellen aan online evenementen en publicaties in het buitenland. CAHF kan daarin optreden als tussenpersoon. Mu.ZEE: CAHF kan ook een rol spelen in het opentrekken van de geografische grenzen door ook buiten Vlaanderen online aanwezig te zijn. CAHF zou een voortrekkersrol kunnen spelen in de uitbouw van een internationaal netwerk. Deelname in een netwerk als INCCA, een internationaal netwerk voor conservatie van hedendaagse kunst, is een interessant voorbeeld.


31

K2. Kwaliteitsvolle digitalisering hedendaagse kunst Het CAHF-samenwerkingsverband is een platform waar de vier musea kunnen samenwerken rond de digitalisering van hun collecties. Het samenwerkingsverband biedt de vier musea mogelijkheden tot schaalvergroting, normalisering en afstemming bij de ontwikkeling van oplossingen voor het beheer en de ontsluiting van digitale collecties. Het CAHF biedt de mogelijkheid hiervoor samen te werken met andere samenwerkingsverbanden zoals LUKAS en VKC. Daarnaast biedt de dynamiek rond de uitbouw van het VIAA de komende jaren heel wat kansen voor de vier musea. VIAA zal de verantwoordelijkheid opnemen voor de digitalisering en langetermijnbewaring van audiovisueel materiaal. Op lange termijn wordt ook de opslag van foto’s en tekstdocumenten onderzocht. CAHF zou hierop kunnen inspelen en de deelname van de vier musea hierin coördineren en faciliteren. Mu.ZEE:

Voor bewaring van digitale representatie kan CAHF de mogelijkheden onderzoeken om diensten op te zetten i.s.m. LUKAS.

M HKA:

M HKA en ook de andere musea hebben noden wat betreft de opslag en langetermijnbewaring van digitale representaties. CAHF kan een nuttige rol spelen om die problemen collectief aan te pakken.

Middelheim: Middelheimmuseum krijgt ook vragen van studenten kunst, architectuur en restauratie om toegang te krijgen tot de archieven en collectiedossiers. Digitalisering van deze documentatie zou kunnen helpen omdeze informatie makkelijker toegankelijk te maken. Momenteel steekt het museum veel tijd in het opzoeken van basisinformatie. Als het museum die informatie digitaal zou kunnen aanbieden, zouden studenten zich beter kunnen voorbereiden vooraleer ze naar het museum komen.

K3. Investeringen in collectieregistratie Het CAHF-samenwerkingsverband is een platform van waaruit de vier musea hun gedeelde belangen kunnen verdedigen, i.c. de noodzakelijke middelen om hun taak als collectiebeherende instelling naar de gangbare Vlaamse en internationale standaarden te vervullen. Voor digitale collecties kan dit een hefboom zijn om structurele en projectmiddelen te genereren die nodig zijn om collectiedata te actualiseren en te verrijken in functie van een betere online ontsluiting van de vier museumcollecties. Middelheim: CAHF kan een instrument zijn om projectmiddelen te genereren om de collectieregistratie te ondersteunen. Een initiatief in die richting van CAHF kan Middelheimmuseum ook gebruiken als motivatie tegenover de stad Antwerpen om middelen vrij te maken voor collectieregistratie. Ook vanuit publiekswerking is het zinvol voor Middelheimmuseum om zich te profileren als onderdeel van CAHF.

K4. Uitbouw educatie- en onderzoeksplatform Het CAHF samenwerkingsverband is een kennisplatform waar de vier musea kunnen samenwerken rond de ontsluiting van hun collecties naar onderwijs en onderzoek.


32

Voor digitale collecties kan dit een hefboom zijn om collectiedata te verrijken met de kennis en interpretaties van zowel jongeren, studenten als wetenschappers. Ook hier biedt de dynamiek rond de uitbouw van het VIAA de komende jaren heel wat kansen voor de vier musea. VIAA zal ook initiatieven ontwikkelen rond de ontsluiting naar onderwijs, onderzoek en openbare bibliotheken. CAHF zou de deelname van de vier musea hierin kunnen coördineren en faciliteren. Middelheim: CAHF kan een steun zijn bij digitalisering van de collectie. Middelheim wil af van de individuele behandeling van vragen van scholieren die een werkje moeten maken. Middelheim zoekt al lang een oplossing om op de website een lijst met kunstenaars waarvan we een werk hebben met daarbij een link naar informatie over de kunstenaar en de werken in de collectie. Maar dit vereist technisch links met Adlib die we vandaag niet kunnen realiseren.

3.4 Bedreigingen Welke tendensen of initiatieven vormen op lange termijn een bedreiging vormen voor de digitale collecties?

B1. Opslag op draagbare media In de vier musea worden nog digitale representaties bewaard op draagbare media, wat deze collectie moeilijk te beheren en te ontsluiten maakt. In een aantal gevallen, i.c. cd’s en magneetbanden, vormen deze dragers een bedreiging voor de bewaring van die collecties. Het overbrengen van digitale representaties naar een duurzame, bij voorkeur netwerkgekoppelde, locatie is een prioriteit om te voorkomen dat de investeringen in de productie van deze collecties niet verloren gaan. Mu.ZEE:

Mu.ZEE heeft nog geen beleid op gebied van preservering van zijn digitale collecties. De TIFF-bestanden op cd’s vormen een urgent probleem.

B2. Onderwaardering collectiedata In de vier musea wordt het belang van het actualiseren, controleren en verrijken van de collectiedata onvoldoende onderkend. Dit blijkt alleen al uit de beperkte personeelsondersteuning voor een kritische museumfunctie als de registrator. Met name in Mu.ZEE en M HKA leidt dit tot een projectmatige benadering van collectieregistratie die het in de praktijk onmogelijk maakt om collectiedata in te zetten als betrouwbare kennisbron voor het beheer en de ontsluiting van de collectie. Zonder ernstige inspanningen om een elementair kennisniveau van de collectie als de basisregistratievelden te bereiken, is een duurzame ontsluiting van de digitale collecties onmogelijk. Mu.ZEE:


33

Middelheim: Het Middelheimmuseum heeft onvoldoende middelen om de collectiedata goed te documenteren. De basisregistratie is in orde, maar er is geen tijd om conservering en standplaatsen van werken bij te houden. Bijgevolg is het moeilijk om de ‘historiek’ van objecten, het parcours van het kunstwerk goed op te volgen. De eerste prioriteit voor registratoren is de retroactieve invoer van bruikleen en tentoonstellingsgegevens, dan de migratie van de bibliotheekdata naar Brocade en tenslotte de ontwikkeling van het afstotingsbeleid. Voor de classificatie van bijvoorbeeld het fotoarchief of het digitaliseren van ouder materiaal is er geen tijd.

B3. Miskenning identiteit collecties De vier musea in het CAHF samenwerkingsverband hebben elke een eigen identiteit als instituut. Die verschillende profielen kunnen een hechte samenwerking rond een duurzaam beheer en ontsluiting van de vier collecties bemoeilijken. Het belang van een eigen identiteit is voor elk museum echter een onontkoombaar gegeven, noodzakelijk voor de zelflegitimering van elke instelling. Samenwerkingen op het niveau van het CAHF kunnen enkel succes kennen als ze het specifieke karakter van elke collectie erkent en weet te instrumentaliseren ten behoeve van een beter beheer van de collectie. Mu.ZEE:

Een gemeenschappelijk website kan nuttig zijn voor het CAHF, maar de collectie van Mu.ZEE bewaart niet alleen hedendaagse kunst. De collectie bevat ook kunstwerken die op bij VKC thuishoren. De vraag rijst welk deel van onze collectie eigenlijk thuishoort op de CAHF-website.

M HKA:

CAHF zijn vier instellingen met een eigen identiteit en eigen werking. Samenwerken betekent dat je gaat ingrijpen op die identiteit en werking. Dat wordt vaak als moeilijk ervaren.

B4. Te hoge ambities Initiatieven om de productie en het beheer van digitale collecties te verbeteren komen onvermijdelijk terecht op de schouders van collectiemedewerkers in de vier musea. Door de beperkte middelen die beschikbaar zijn voor collectieregistratie en behoud en beheer, en de inschakeling van collectiemedewerkers in de productie van tentoonstellingen, zijn deze medewerkers binnen de instelling vandaag al overbevraagd. Hoewel beheer van collectiedata en digitale representaties tot hun kerntaken behoren, zijn veel medewerkers beducht voor technisch complexe en tijdrovende projecten met een hoog risico dat ze zonder zichtbaar resultaat eindigen. Dit zou hun taken als registrator en medewerker behoud en beheer nog meer onder druk zetten. Gezamenlijke projecten onder de koepel van het CAHF dienen dan ook bij voorkeur gebruik te maken van de schaalvergroting die samenwerking biedt. Acties worden bij voorkeur ingebed in het globale beleid van de aangesloten musea en hebben een positieve invloed hebben op de verschillende activiteiten van die musea (publiekswerking, behoud en beheer, …) Mu.ZEE:

Vermijd nog meer versnippering van collectiedata. Creëer niet nog een databank of website, zonder dat je daar ook andere musea voor hedendaagse kunst bijhaalt.


34

M HKA:

Er is angst voor ambitieuze databankprojecten, zoals Cultuurnet Vlaanderen. De timing is beperkt. Probeer kleine haalbare experimenten op te zetten, zonder veel verandering te vragen van de instellingen.

Middelheim: Vermijd projecten met onrealistische termijnen en te beperkte middelen. Middelheimmuseum heeft momenteel geen tijd en ruimte om mensen te begeleiden, m.n. omdat het museum in een overgangsfase zit door het wegvallen van de directeur. Initieer alleen projecten met voldoende geld, middelen en tijd, geen half werk.


35


36

4. Draagvlak Dit hoofdstuk brengt het draagvlak in kaart voor gemeenschappelijke initiatieven rond duurzaamheid en digitalisering van collecties bij de vier musea uit het CAHFsamenwerkingsverband. Om de aard van zulke samenwerking voldoende concreet te maken, werd de vier musea gevraagd om initiatieven te formuleren op drie verschillende samenwerkingsniveaus: Afstemming:

De vier musea informeren elkaar over de verschillende aspecten van hun digitale collecties, met de bedoeling bepaalde acties samen te ondernemen waardoor het resultaat ervan gemaximaliseerd wordt. Door acties op elkaar af te stemmen wordt de werking van de vier musea performanter.

Normalisering:

De vier musea werken volgens dezelfde standaarden en normen, met de bedoeling de kwaliteit van de digitale collecties op een overeengekomen peil te brengen. Door dezelfde normen en standaarden te gebruiken wordt het eenvoudiger om toepassingen te ontwikkelen om digitale collecties te ontsluiten.

Schaalvergroting:

De vier musea maken gebruik van gedeelde infrastructuur en diensten, met de bedoeling de kostprijs voor ontwikkeling en beheer zo laag mogelijk te houden. Schaalvergroting biedt de mogelijkheid om toepassingen te ontwikkelen die voor de afzonderlijke musea veel moeilijker te realiseren zijn.

Deze drie samenwerkingniveau’s werken cumulatief, d.w.z. dat initiatieven om het beheer van digitale collecties op elkaar af te stemmen het draagvlak vergroten om het beheer van digitale collecties te normaliseren. Normalisering vergroot op haar beurt het draagvlak om schaalvoordelen te creëren.


37

Hieronder volgt een omschrijving van zeven initiatieven rond duurzaamheid en digitalisering waarvoor draagvlak bestaat binnen de vier musea van het CAHF. Deze initiatieven kwamen aan bod in gesprekken met registrators en IT-medewerkers. Ter verduidelijking wordt bij elk van deze initiatieven ook de motivering vermeld vanuit het perspectief van één of meerdere musea. Een overzicht van deze zeven initiatieven wordt in onderstaand diagram weergegeven:

4.1 Afstemming Afst 1. Contacten met kunstenaars De vier musea bezitten heel wat werken van dezelfde kunstenaars. Ten behoeve van de basisregistratie en het klaren van rechten is het nuttig om de contacten met de kunstenaar op elkaar af te stemmen. Mu.ZEE:

De musea die samenwerken in het CAHF hebben allemaal werk van dezelfde kunstenaars. Het kan nuttig zijn om samen contact op te nemen met een kunstenaar om informatie te vragen. Het is ook fijn voor de kunstenaar om een vraag te krijgen van vier instellingen tegelijk. Met vier musea heb je meer autoriteit. Kunstenaars worden dan ook minder lastig gevallen. Je kan die gegevens dan meteen in de collectiedata van de vier musea bijwerken. Concreet kan je bijvoorbeeld samen contact opnemen met kunstenaars om rechten te klaren. Het is bijvoorbeeld ook niet eenvoudig om van kunstenaars juiste informatie vast te krijgen over titels.

Mu.ZEE:

De correcte identificatie van werken in de collectie van Mu.ZEE is een urgent probleem. Van bepaalde werken worden verschillende versies bewaard en ook de collectiedata zit op verschillende plaatsen, met name die van de Collectie Vlaamse Gemeenschap.

M HKA:

We kunnen op niveau van het CAHF wel expertise uitwisselen over het klaren van rechten. Bij het afsluiten van licenties of overeenkomsten tot vervreemding blijft de directe band met de kunstenaar wel belangrijk. Kunstenaars hebben een band met de instelling. Maar als je met vier musea naar een kunstenaar stapt sta je natuurlijk wel sterker.

Afst 2. Uitwisseling expertise Het beheer en de ontsluiting van de vier collecties hedendaagse kunst vertoont heel wat gelijkenissen. Het CAHF biedt een platform om collectiemedewerkers uit de vier musea expertise te laten uitwisselen met betrekking tot behoud en beheer. M HKA:

We weten eigenlijk niet zo goed van mekaar wie welke kennis heeft. Het zou goed zijn om op het niveau van behoud en beheer samen te zitten om te kijken welke kennis we kunnen uitwisselen.

Middelheim: CAHF is voor Middelheimmuseum een nuttig platform om praktijkervaring uit te wisselen: hoe doen de anderen het? Mu.ZEE:

Mu.ZEE kan in zo een overleg bijvoorbeeld kennis uitwisselen over standplaatsregistratie. Dat is bij ons een actueel probleem, waarvoor we ook bij andere musea zoals het MAS zijn gaan kijken.


38

Mu.ZEE:

Afstemming op gebied van publicaties is ook nuttig. Een biografie moet geen vier keer geschreven worden. Het zou bijvoorbeeld goed zijn als de Raveelexpert in het S.M.A.K. vlot bereikbaar zou zijn voor Mu.ZEE voor het schrijven van teksten.

Afst 3. Internationaal bruikleenverkeer De vier musea wisselen momenteel reeds via het CAHF gegevens uit over de lopende internationale bruiklenen. Online presentatie van deze gegevens kan bijdragen aan de internationale profilering van de vier collecties. Bruikleengegevens zouden verrijkt kunnen worden met collectiedata en gegevens over kunstenaars uit externe bronnen. M HKA:

M HKA geeft nu reeds de internationale bruiklenen door aan het CAHF. Misschien kan dit verder uitgebreid worden en geven we niet alleen informatie over de werken en de tentoonstelling maar ook over de kunstenaar. Vaak gaat dit over de topstukken uit de vier collecties; de werken waarmee ze kunnen tonen waarvoor ze staan. Misschien kan de huidige lijst met bruiklenen meer kwalitatief uitgewerkt worden waardoor de musea van het CAHF zich hiermee internationaal kunnen profileren; een presentatie rond een soort ‘diaspora’ van werken uit het CAHF over de hele wereld.

4.2 Normalisering Norm 1. Beschrijvingsregels De vier musea gebruiken momenteel reeds de Basisregistratie als norm voor de collectieregistratie. Dit kan een vertrekpunt zijn voor een uitgebreider en gedetailleerder beschrijvingsmodel voor hedendaagse kunstwerken. Dit kan op zijn beurt bijdragen aan een grotere consistentie en betere doorzoekbaarheid van de collectiedata. Dit is een essentiële voorwaarde om collectiedata uit de vier musea op een zinvolle manier te integreren. Zo een uitgebreider beschrijvingsmodel kan zich ook richten op de beschrijving van digitale representaties, standaardterminologieën en de integratie van informatie uit linked open data bronnen. Mu.ZEE:

De inhoudelijke overeenstemming maak dat CAHF ideaal geplaatst is om te overleggen over het gebruik van dezelfde kwaliteitstandaarden voor collectiedata, digitale representaties en kennisbeheer. Dat is een voorwaarde om meer samen te kunnen werken.

Mu.ZEE:

Met name op het gebied van terminologieën liggen er voor CAHF wel kansen. Het zou nuttig zijn om met de vier musea rond de tafel te zitten rond specifieke terminologieën voor hedendaagse kunst, maar ook hier is het belangrijk om dat meteen open te trekken, minstens naar het Nederlandse taalgebied en de AAT-NED. Gemeenschappelijke standaarden voor objectcategorieën, objectnamen en materialen zijn ook noodzakelijk als je naar een gemeenschappelijke ontsluiting streeft.


39

Norm 2. Digitaal documentenbeheer Mu.ZEE en Middelheimmuseum onderzoeken de mogelijkheden om een visie te ontwikkelen op duurzaam beheer van digitale data, beelden en documenten in de organisatie. Ook de nieuwe beeldbank van S.M.A.K. en de Ensemblebank van M HKA tonen de groeiende nood aan om meer greep te krijgen op de digitale productie en archivering van documenten in het museum. De noden en problemen van de vier musea vertonen heel wat raakvlakken. Een dialoog en uitwisseling van ervaring over dit onderwerp tussen de vier musea kan bijdragen aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijke duurzame visie.

4.3 Schaalvergroting Scha 1. Infrastructuur voor beheer digitale representaties Twee musea, S.M.A.K. en Middelheimmuseum, zullen op korte termijn hun digitale representaties online beschikbaar kunnen stellen via een stedelijke beeldbank. Beide instellingen zullen daarbij gebruik kunnen maken van schaalvoordelen op stedelijk niveau. Mu.ZEE onderzoekt de deelname in de provinciale beeldbank. Het CAHFsamenwerkingsverband kan voor deze musea een nuttige rol spelen als klankbord voor het bepalen van de functionele eisen waaraan deze beeldbanken moeten voldoen. Maar er zijn ook nog een aantal infrastructuurnoden waarin CAHF zelf initiatieven kan nemen, m.n. een oplossing voor de opslag van audiovisueel materiaal en de langetermijnbewaring van digitale collecties. Voor deze noden kunnen de vier musea binnen het CAHF samenwerken aan een gedeelde oplossing die beantwoord aan de specifieke noden van hedendaagse kunstcollecties. Een concreet initiatief kan bijvoorbeeld een gecoördineerde communicatie richting het VIAA met betrekking tot de langetermijnbewaring van audiovisueel materiaal en de ontsluiting van dit materiaal voor openbare bibliotheken, onderzoekers en onderwijs. Mu.ZEE:

Mu.ZEE zoekt op dit ogenblik een oplossing voor de bewaring van haar digitale representaties. Op dit moment heeft het museum een aanbod dat te duur is en het museum afhankelijk maakt van een commercieel bedrijf. Mu.ZEE zou graag een onafhankelijk oplossing zien. Langetermijnbewaring lijkt moeilijk met commerciële aanbieders op te lossen en is technisch zeer duur. Het CAHF kan een nuttige rol spelen in deze problematiek, specifiek voor de langetermijnbewaring.

Scha 2. Gemeenschappelijke online presentatie Bij de vier musea bestaat een draagvlak om online ontsluitingsprojecten op te zetten op het niveau van het CAHF-samenwerkingsverband. Elk van de musea heeft daarbij echter een bepaalde doelgroep voor ogen, m.n. de eigen collectiemedewerkers, de creatieve industrie, het onderwijs, kenners en onderzoekers. Om enkele van deze doelgroepen te bereiken kan het CAHF gebruik maken van de bestaande aggregatiekanalen, m.n. het project rond de VKC-’data hub’ voor het bereiken van kenners en onderzoekers, en het VIAA voor het bereiken van de onderwijssector. M HKA:

Als je een verhaal in integratie zoekt, zit dat niet zozeer in gezamenlijke technische infrastructuur, maar in inhoudelijk integratie.


40

M HKA:

Een grote collectie-overschrijdende cluster/presentatie zoals VKC kan wel nuttig zijn.

SMAK:

CAHF heeft als museumnetwerk en virtuele collectie een meerwaarde voor kunsthistorici. Elk museum binnen het CAHF heeft een eigen identiteit en legt van daaruit eigen accenten binnen die virtuele collectie. Voor SMAK zijn dat bijvoorbeeld pop art, arte povera, minimal art, een grote collectie schilderkunst en zeer veel installatiekunst.

M HKA:

Zo een presentatie kan ook helpen om voor de vier musea te bepalen wat de kerncollectie is: de kunstenaars en werken die het beeld van de instelling bepalen. M HKA maakt voor het ogenblik die oefening. Als we de data rond bruiklenen gaan uitwerken gaan we vanzelf ook een beeld van de kerncollectie creëren.

Middelheim: Vanuit het perspectief van publiekswerking is CAHF een nuttig platform om een onderwijs- en onderzoekspubliek aan te spreken; niet alleen universiteiten en hogescholen, maar ook middelbaar onderwijs. Op dit niveau kunnen leerlingen en studenten ervaren dat een museum geen eiland is, maar dat er ook andere musea zijn. CAHF kan een nuttig platform zijn om met de vier musea een gemeenschappelijk educatief werkinstrument aan te bieden. M HKA:

Als we creatieve sector willen bereiken, dan kunnen wij dat ook via een eigen API. Als je dat vanuit een CAHF doet, moet er een meerwaarde zijn. Of het CAHF moet faciliteren waardoor musea dat zelf kunnen doen.

Middelheim: Voor collectiemedewerkers zou het nuttig zijn als we zouden kunnen kijken welke werken van een kunstenaar in de andere musea zitten. Je kan zo ook je aankoopbeleid beter afstemmen op de andere collecties.

Scha 3. Infrastructuur voor kennisbeheer De vier musea bezitten elk een uitgebreide verzameling collectiedossiers en documentatiemappen met waardevolle contextuele informatie die voor het ogenblik niet of nauwelijks digitaal toegankelijk is en/of vindbaar via de collectiedata. De digitalisering van deze informatie is een complex vraagstuk, aangezien het hier om heel divers materiaal gaat (briefwisseling, knipsels, beeldmateriaal, etc.) De musea uit het CAHF-samenwerkingsverband staan hier alle vier voor dezelfde uitdagingen: Hoe digitaliseer je deze documenten? Hoe maak je ze toegankelijk voor de gebruiker? Hoe koppel je deze documenten aan de collectiedata?


41


42

5. Acties In dit hoofdstuk wordt een reeks concrete acties voorgesteld, waarmee het CAHF de duurzaamheid van het beheer en de bewaring van digitale collecties in de vier musea kan verbeteren. Wat zijn zinvolle initiatieven die het CAHF kan ondernemen om de digitale noden van de vier musea te lenigen? Niet alle digitaliseringsnoden worden door deze acties gelenigd. Een deel van noden die hierboven in kaart werden gebracht kunnen enkel door structurele ingrepen op het niveau van de afzonderlijke musea gelenigd worden. Dit hoofdstuk bevat vijf beleidsadviezen voor de musea en acht acties die het CAHF als samenwerkingsverband kan ondernemen. Voor de motivering van deze acties wordt systematisch teruggegrepen naar de analyses in de voorgaande hoofdstukken.

5.1 Algemeen Bij de analyse van de digitale collecties van de vier musea werden twee algemene vaststellingen gemaakt :  Er zijn tussen de vier musea grote verschillen in de registratie- en digitaliseringsgraad. De afzonderlijke noden en prioriteiten met betrekking tot collectieregistratie en digitalisering liggen ver uit elkaar. Dit maakt het moeilijk om in de huidige omstandigheden voor de vier musea één aggregatieproject uit te bouwen dat als hefboom kan te dienen voor de verschillende digitale collecties. Om de digitale collecties van de vier CAHF- musea op eenzelfde niveau te brengen, blijft een doorgedreven normalisering van de collectiedata en digitale representaties het doeltreffendste instrument: gebruik de standaarden uit de CEST-richtlijnen voor de identificatie van werken en representaties, de formaten van digitale bestanden, datastructuren en beschrijvingsregels, etc..  Een tweede vaststelling is dat, op basis van de beschikbare gegevens, de omvang van de digitale collecties die op dit moment beschikbaar zijn voor online publicatie uiterst beperkt is. Dit heeft deels te maken met lacunes in de collectieregistratie en het klaren van rechten, maar evenzeer met een grote terughoudendheid om toegang te geven tot de volledige collectiedata. Daarbij wordt voornamelijk gerefereerd aan de plicht van het museum om correcte informatie te verschaffen over de collectie, maar door de beperkte middelen die de musea inzetten voor het beheer van de collectie kan momenteel geen van de vier musea voldoende metadata beschikbaar stellen om een representatief deel van de collectie te voorzien van de nodige data om de collectie online beschikbaar. Met betrekking tot de vraag om deelname aan het project van VKC, leiden beide vaststellingen tot de conclusie dat in de vier musea van het CAHF momenteel de basisvoorwaarden om op een duurzame manier data beschikbaar te stellen via een ‘data hub’ niet vervuld zijn.


43

5.2 Aanbevelingen digitaliseringsbeleid Om de registratie- en digitaliseringsgraad van de vier musea op korte tot middellange termijn significant te verbeteren zijn acties louter op het niveau van het CAHF samenwerkingsverband onvoldoende. De vier musea dienen elk hun beleid met betrekking tot registratie, digitalisering en online ontsluiting moeten bijsturen om de omvang en rijkdom van hun digitale collecties te verhogen en duurzame mogelijkheden tot online ontsluiting te creëren. Daartoe worden de volgende vijf aanbevelingen gemaakt: 

Investeren in collectiedata De vier musea zijn zich nog te weinig bewust van belang collectiedata voor de efficiëntie van de dagdagelijkse museumwerking en voor de online publiekswerking. Dit blijkt duidelijk uit de onderbezetting van registrators in de vier musea en van het gebruik van collectiedata in de publiekswerking. De beperkte middelen en aandacht voor collectieregistratie hypothekeert elk verder actie om de kwaliteit van collectiedata en digitale representaties te verbeteren. Het is daarom aanbevolen om te investeren in productie van consistente en actuele collectiedata en de valorisatie van deze collectiedata in collectiebeheer en pubieksontsluiting.



Structureel digitaliseren De productie van digitale representatie wordt voor het ogenblik beschouwd als een randfenomeen binnen het dagdagelijkse collectiebeheer en de publiekswerking. In de praktijk betekent dit dat digitalisering van kunstwerken in het beste geval op projectbasis gebeurt, meestal echter op ad-hoc basis. Om de digitale collectie te valoriseren voor collectiebeheer en publieksontsluiting is het noodzakelijk om de productie van digitale representatie structureel in te bedden in de museumwerking. Dit geldt in het algemeen voor alle processen waarin digitale documenten en informatie wordt gecreëerd en gedocumenteerd binnen het museum. Het is daarom aanbevolen dat de vier musea werk maken van een informatiebeleidsplan waarin een visie wordt ontwikkeld op productie, beheer en bewaring van digitale documenten en informatie.



Open data beleid Ondanks de grote verschillen in de registratie- en digitaliseringsgraad van de vier museumcollecties, wordt slechts een minimum van het beschikbare digitale materiaal online gepubliceerd. Naast de onvolledigheid van collectiedata en het ontbreken van beelden, wordt ook gerefereerd aan morele plicht om juiste informatie over de collectie te verschaffen. Dit is een terechte bekommernis, maar wordt ook gebruikt als excuus voor de beperkte kwaliteit van de data. Afschermen van dit probleem bemoeilijkt echter het zoeken en vinden van oplossingen om het probleem op te lossen. Daarom wordt aanbevolen om ten aanzien van de collectiedata een actief open data beleid te voeren, waarbij de instelling openlijk verantwoording aflegt voor de kwaliteiten en tekortkomingen van zijn collectiedata en alle mogelijke partners uitnodigt om initiatieven te ontwikkelen om de kwaliteit van de informatie te verbeteren.


44



Expertise-uitwisseling rond data management Het beheer van digitale data, m.n. data cleaning, uitwisseling en verrijking, zijn voor de collectieverantwoordelijk en registrator volledig nieuwe werkterreinen, waar in de opleiding weinig tot geen aandacht is besteed. Bovendien ontwikkelen de tools en standaarden in dit domein zich in hoog tempo, waardoor het vrijwel onmogelijk is om op eigen kracht de nodige expertise in het museum te verwerven, te verankeren en actueel te houden. Op dit terrein kunnen de afzonderlijke collectieverantwoordelijken en registrators op korte termijn baat hebben bij een intensieve uitwisseling van expertise en praktijkervaring. Dit is noodzakelijk wil men het niveau van de collectieregistratie boven het huidige niveau uittillen en nieuwe mogelijkheden creëren voor publiekswerking.



Gebruik maken van bestaande initiatieven De vier musea ontberen op korte termijn de mensen en middelen om concrete acties te nemen om de registratie en digitalisering van hun collectie te verbeteren. Wil men op middellange termijn reeds vorderingen maken, kan men het zich vandaag niet veroorloven om geen acties te ondernemen. De omvang van de uitdaging is daarvoor eenvoudigweg te groot. Daarom wordt aanbevolen om op korte termijn zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande initiatieven zoals Vlaamse erfgoedprojecten, de digitaliseringsintiatieven rond het VIAA en Europese projecten rond Europeana en Horizon 2020.

Met het oog op de ontwikkeling van een beleid rond duurzaamheid en digitalisering door het CAHF werd daarom gekozen voor een brede en systematische aanpak van de digitale noden van de vier musea. Daartoe werden de acties bepaald, gespreid over drie werkdomeinen:   

identificatie; digitalisering; automatisering.

Door de beperkte structurele middelen die de vier musea inzetten voor digitalisering en ontwikkeling van collectiedata, werd bij elke actie gezocht naar manieren om de vier musea zoveel mogelijk te laten aansluiten bij bestaande initiatieven. Het CAHF kan hierbij een rol spelen als makelaar in de zoektocht naar synergieën tussen de vier CAHF-musea en netwerken in initiatieven zoals Erfgoedinzicht, VKC, LUKAS, VIAA, opencultuurdata.be, etc. Hieronder volgt een nadere beschrijving van de acht voorgestelde acties:

5.3 Identificatie Om collecties op een duurzame manier online te ontsluiten, is het noodzakelijk om de entiteiten die beschreven worden in de collectiedata persistent te identificeren. CAHF initieert hierbij projecten om de collectiedata van de vier musea te normaliseren en beter uitwisselbaar te maken.


45

I1.Persistente identificatie Dit project normaliseert de identificatiegegevens van werken, afbeeldingen, kunstenaars, objectnamen en dateringen in tien verschillende digitale collecties, waaronder de collecties van de vier CAHF musea. De identificatie van deze gegevens gebeurt met behulp van persistente URI’s, die gebruikt worden om collectiedata te koppelen en te verrijken met informatie uit andere bronnen (linked data). Doel:

Het doel van dit project is om gegevens over dezelfde kunstwerken en kunstenaars in verschillende databanken op eenzelfde manier te identificeren, waardoor men makkelijker en efficiënter informatie kan uitwisselen en het beheer van deze informatie kan stroomlijnen. De identificatie van werken en afbeeldingen met persistente URI’s is een belangrijk instrument om collectiedata op een dynamische manier te verwerken in andere toepassingen. Andere websites of apps zullen in de toekomst gebruik maken van deze URI’s om steeds actuele collectiedata op te halen uit het collectiebeheersysteem en in een aangepaste vorm aan de eindgebruiker aan te bieden.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:  Z4. Onbetrouwbare identificatie van werken  Z7. Beperkt genormaliseerde data  B2. Onderwaardering collectiedata Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  S1. Eenvormige datastructuur  K3. Investeringen in collectieregistratie Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Afst 2. Uitwisseling expertise  Norm 1. Beschrijvingsregels  Scha 2. Gemeenschappelijke online presentatie

Wie:

PACKED vzw, CAHF, VKC, Lukas, Collectie Vlaamse Gemeenschap

Wat:

De volgende gegevens krijgen in de collectiedata van de vier CAHF musea, de drie VKC musea, LUKAS een persistente URI toegewezen:    

werken; digitale representaties; kunstenaars; objectnamen.

De persistente URI’s van werken en digitale representaties worden gemaakt op basis van de bestaande inventarisnummers en de domeinnaam van de organisatie (bijv. http://www.muzee.be/collection/work/K008396). De URI’s van kunstenaars en objectnamen worden ontleend aan externe bronnen (bijv.


46

http://viaf.org/984582). Daarnaast worden de dateringen genormaliseerd en worden de persistente URI’s van werken en afbeeldingen gekoppeld aan de corresponderende beeldbestanden en webpagina’s. Rendement

Hoge complexiteit (technisch, delicaat) Hoge winst (efficiëntie, basisvereiste duurzame online ontsluiting)

Wanneer:

September 2013 - September 2014

Projectmanagement:

Het project wordt gecoördineerd door PACKED vzw, in opdracht van CAHF, VKC en Lukas, met extra middelen toegewezen vanuit e-cultuur (Departement Cultuur, Jeugd en Sport Vlaamse Gemeenschap). Het project wordt uitgevoerd door Alina Saenko.

Engagement CAHF-musea:

 Opvolging van project in de stuurgroep  Toegang tot de collectiedata  Uitvoer van een geautomatiseerde update van de collectiedata

I2. Registratiehandboek hedendaagse kunst Dit project omvat de publicatie van een handboek voor registrators en conservatoren van hedendaagse kunstcollecties. Het handboek gaat specifiek in op de registratie van complexe hedendaagse werken (installaties, conceptuele werken), terminologieën om gegevens over hedendaagse kunst doorzoekbaar te maken en procedures voor het klaren van rechten. Doel:

Het handboek heeft tot doel, binnen de bestaande beschrijvingsnormen (de Basisregistratie, MovE Invulboek, CDWA, …), een specifiek beschrijvingsmodel te ontwikkelen voor hedendaagse kunst. Dit laat toe om de collectiedata over hedendaagse kunst op termijn rijker en consistenter te maken. Het handboek is een werkinstrument om de beschrijvingspraktijk in de vier musea te normaliseren en de collectiedata uitwisselbaar te maken.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:  Z3. Beperkte online ontsluiting  Z7. Beperkt genormaliseerde data  B2. Onderwaardering collectiedata Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  S2. Consistente data  K3. Investeringen in collectieregistratie Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Afst 2. Uitwisseling expertise  Norm 1. beschrijvingsregels

Wie:

CAHF, Erfgoedinzicht (MovE-handboek), PACKED vzw (DCA-project),


47

partnership met universitaire opleiding kunstwetenschappen Wat:

Het handboek wordt gemaakt op basis van case studies van verschillende soorten werken in de vier musea. Hierbij worden de beschrijvingsregels van het MovE Invulboek verder uitgebreid en/of verfijnd. Dezelfde casestudies kunnen door de registrators gebruikt worden om een concrete planning uit te werken voor de verbetering van de collectieregistraties. Het handboek bevat:  basisafspraken maken rond beschrijving van complexe werken;  terminologieën en categorieën om collectiedata doorzoekbaar en meertalig te maken;  procedures rond registratie en klaren van rechten;  gevalstudies die de bovenstaande onderwerpen illustreren. Het handboek wordt als ‘volwaardige’ publicatie ter beschikking gesteld van ander hedendaagse kunstcollecties, maar zal daarnaast ook als een ‘levend document’ gebruikt worden door de registrators van het CAHF. Dit ‘levend document’ zal hierbij functioneren als een ‘hedendaagse kunst’ profiel van het MovE Invulboek.

Rendement

Hoge complexiteit (redactie case studies tot een publicatie) Aantoonbare winst (vooral op lange termijn: hogere kwaliteit collectiedata, meer data online)

Wanneer:

2014 (workshops en onderzoek, start redactie) – 2015 (afwerken handboek, lancering)

Projectmanagement:

CAHF coördineert, samen met collegagroep collectie, en financiert een projectleider. Er wordt gewerkt vanuit een aantal concrete gevalstudies aangeleverd door de collegagroep collectie, waarrond workshops georganiseerd worden waarin procedures, afspraken en standaarden worden uitgewerkt. Vervolgens werkt de CAHF-projectleider, steeds in overleg, als redacteur van een handboek. (cfr. publicatie van CVAa rond architectuurarchieven).


 aanleveren cases  medewerking workshops  aanspreekpunt voor projectleider

I3. Open bruikleendata Dit project verzamelt en normaliseert de bruikleengegevens uit de vier CAHF-musea, documenteert deze gegevens in Adlib Museum en publiceert ze als open data op opencultuurdata.be.


48

Doel:

Het doel van dit project is om op korte termijn:  de bruikleenregistratie te vervolledigen en te documenteren in de collectiedata;  de achterstand in bruikleenregistratie weg te werken en het registratieproces te normaliseren;  de bruikleendata als open data te publiceren en ontwikkelaars uit te nodigen om met deze data applicaties te bouwen die een vernieuwend perspectief bieden op de vier collecties;  door het vervolledigen en verwachte hergebruik van deze data een zicht te krijgen op de kerncollectie van de vier musea. Op lange termijn:  een digitale module te ontwikkelen rond deze bruiklenen, bv. om de vier musea zichtbaarheid te geven vanuit de collecties op een communicatieplatform als Arts Flanders of binnen het merkbeleid Vlaanderen.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:  Z6. Beperkte toegang tot contextuele informatie  Z7. Beperkt genormaliseerde data  B3. Miskenning identiteit collecties Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  S1. Eenvormige datastructuur  K1. Online profilering van hedendaagse kunstcollecties Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Afst 3. Internationaal bruikleenverkeer  Scha 2. Gemeenschappelijke online presentatie

Wie:

CAHF, PACKED vzw, opencultuurdata.be

Wat:

De registratie en (retroactieve) aanvulling van bruikleengegevens:  bepalen van een standaard dataprofiel voor bruikleendata en tentoonstellingen op basis van Spectrum-beschrijvingselementen;  verzamelen en vervolledigen van de gegevens in Excel-bestanden;  import en controle van deze metadata in Adlib Museum. De bruikleendata exporteren uit Adlib Museum en publiceren op opencultuurdata.be.

Rendement

Lage complexiteit (eenvoudig repetitief, low-tech Excel rekenbladen) hoge winst (online zichtbaarheid, valorisatie bestaande informatie, test case voor toekomstige data cleaning projecten)

Wanneer:

Oktober 2013 - December 2013

Projectmanagement:

Het project wordt gecoördineerd door CAHF. CAHF financiert de aanstelling van 4 jobstudenten die in elk museum de


49

metadata verzamelen en bijwerken, onder begeleiding van de lokale collectiemedewerkers. CAHF voorziet 1 maand voltijds equivalent studentenwerk per museum. Engagement CAHF-musea:

 Aansturen van de jobstudenten op de werkvloer.  Import van de data.  Export van de data. Gelijkaardige korte acties met jobstudenten kunnen in de toekomst bv. ook op bijwerken rechten, digitaliserings- en registratieacties, etc.

5.4 Digitalisering Om collecties op een duurzame manier te ontsluiten moeten de vier musea een grote inhaalbeweging maken in de digitalisering van hun collecties. De musea nemen zelf initiatieven om de infrastructuur voor beheer en bewaring van hun digitale collecties te verbeteren. CAHF kan, complementair hieraan, initiatieven ontwikkelen om de kwaliteit van digitale bestanden te normaliseren en optreden als makelaar om de vier musea aansluiting te laten vinden bij bestaande digitaliseringsprojecten. Op die manier genereert CAHF extra middelen voor digitalisering in de vier musea.

D1 Modellastenboek digitalisering hedendaagse kunst Dit project omvat de publicatie van een modellastenboek dat specifieke richtlijnen bevat voor de digitalisering van hedendaagse kunst. Dit lastenboek vormt de hefboom voor het ontwikkelen van gemeenschappelijke eisen en standaarden voor digitaal beeldbeheer met het oog op het gebruik van duurzame DAM-oplossingen. Doel:

Het vastleggen van gemeenschappelijke standaarden voor het maken, beheren en bewaren van digitale reproducties van hedendaagse kunstcollecties. Het gebruik van gemeenschappelijke standaarden:  verhoogt de kwaliteit van de beschikbare digitale reproducties;  maakt het eenvoudiger om beelden te integreren in toepassingen;  vereenvoudigd het beheer van digitale collecties.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:  Z1. Ad hoc digitalisering van collecties  Z5. Beperkte toegang tot digitale representaties Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  K2. Kwaliteitsvolle digitalisering hedendaagse kunst Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Afst 2. Uitwisseling expertise  Scha 1. Infrastructuur voor beheer digitale representaties


50

Wie:

LUKAS, CAHF, VKC, PACKED vzw

Wat:

Het handboek vertrekt vanuit literatuurstudie en de verzameling van best practices in andere kunstcollecties. Hieruit wordt een synthese gemaakt die essentiële technische en proceseisen bevat voor de digitalisering van hedendaagse kunst. Deze eisen worden aan de vier musea voorgelegd ter goedkeuring en vervolgens verwerkt in een modellastenboek. De projectpartners volgen. na afloop van het project, het gebruik van het modellastenboek verder op en verzamelen feedback om het document verder te verfijnen.

Rendement

Lage complexiteit (hergebruik bestaande kennis en best practice) hoge winst (hoge impact via samenwerking VKC en LUKAS, op lange termijn: hogere kwaliteit en eenvoudiger beheer beelden)

Wanneer:

2014 (literatuurstudie, werkbezoek, workshops en onderzoek, start redactie) – 2015 (afwerken handboek, lancering)

Projectmanagement:

Het project wordt gecoördineerd door LUKAS. CAHF fungeert samen met LUKAS als redacteur van een handboek.


 Aanleveren cases, medewerking in eventuele workshop, aanspreekpunt projectleider

In de slipstream hiervan kan ook nagegaan worden wat goeie DAM-oplossingen zijn voor de individuele partnermusea en welke rol LUKAS daarin kan spelen. Het is niet de ambitie om op éen centraal DAM-systeem voor de vier CAHF-partners in te zetten, wel te kijken wat voor elk museum de beste oplossing is.

D2. Makelaar digitaliseringsprojecten Deze actie omvat de vorming van een collegagroep, waarin CAHF kan optreden als makelaar om de vier museum aansluiting te laten vinden bij bestaande digitaliseringsprojecten die de musea van de noodzakelijke middelen kunnen voorzien om hun collecties te digitaliseren. Doel:

Het doel van dit initiatief is om op korte termijn mensen en middelen te genereren om de collecties van de vier musea zo volledig mogelijk te digitaliseren en online beschikbaar te maken. Deze digitaliseringsprojecten vormen een hefboom om de kwaliteitseisen en het beheer van digitale representaties in de vier musea te normaliseren.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:  Z1. Ad hoc digitalisering van collecties  Z5. Beperkte toegang tot digitale representaties


51

Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  K2. Kwaliteitsvolle digitalisering hedendaagse kunst Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Afst. 2. Uitwisseling expertise Wie:

CAHF, PACKED vzw, VIAA, LUKAS, etc.

Wat:

CAHF organiseert op regelmatige basis een overleg met alle registrators om de mogelijkheden om deel te nemen in digitaliseringsprojecten af te toetsen. Hierbij worden mogelijke partners uitgenodigd om projecten toe te lichten en in dialoog te treden hoe de vier musea hiervan gebruik kunnen maken. CAHF gaat systematisch op zoek naar mogelijke samenwerkingen en biedt de content van de vier musea aan bij verschillende partners. Het CAHF doet prospectie naar projectmiddelen uit Europese projecten (Europeana, Horizon 2020) en Vlaamse erfgoedprojecten. Het CAHF werkt hierbij structureel samen met PACKED vzw, VIAA en LUKAS.

Rendement

Lage complexiteit (vrijblijvende deelname) Hoge winst (kan op korte termijn middelen genereren voor digitalisering (zie DCA))

Wanneer:

2013 - 2018

Projectmanagement:

De collegagroep komt samen op initiatief van CAHF


 Op regelmatige basis deelnemen aan de collegagroep.  De collectagroep bestaat uit de collectieregistratoren uit de vier musea.  Actieve inbreng in de ontwikkeling van een strategie om de collecties van de vier musea te digitaliseren.

5.5 Automatisering De vier musea zoeken oplossingen voor de voortschrijdende automatisering van hun eigen werking. Steeds meer documenten worden digitaal geproduceerd en bijgevolg wordt ook de kennis binnen het museum steeds meer in digitale vorm geproduceerd. Hoe kunnen musea deze digitale kennis vasthouden, documenteren en gebruiken in de ontsluiting van hun collecties? CAHF kan op drie manieren bijdragen aan deze transitie van analoog naar digitaal. Met de realisatie van een ‘data hub’ creëert het CAHF voor de vier musea een online publicatiekanaal voor de kennis die ze online ter beschikking stellen. Daarnaast kan het CAHF optreden als makelaar voor de ontwikkeling van diverse online toepassingen met behulp van deze ‘data hub’. Tot slot kan CAHF het initiatief nemen om het probleem van digitaal documentenbeheer in musea verder te analyseren. PACKED vzw | CAHF beleid digitale duurzaamheid

52

A1. Data hub Dit project omvat de realisatie van een gemeenschappelijke technische toegang voor de collectiedata van de vier CAHF-musea. Deze toegang maakt het mogelijk om digitale toepassingen te ontwikkelen op de geïntegreerde data van de vier musea en de toegang tot deze data te controleren. Doel:

De ‘data hub’ is een instrument om de infrastructuur die de digitale collecties van de vier musea online toegankelijk maakt te vernieuwen, m.n. de implementatie van API’s om de collectiedata tussen verschillende systemen uit te wisselen. De ‘data hub’ is een hefboom voor de verbetering van de collectieregistratie, omdat ze de collectiedata als geheel beter toegankelijk maakt. Door gegevens over werken, maar ook links naar digitale representaties en contextuele informatie via een kanaal beschikbaar te stellen, wordt al deze informatie beter gevaloriseerd.

Urgentie:

Dit project remedieert de volgende zwaktes en bedreigingen:     

Z3. Beperkte online ontsluiting Z5. Beperkte toegang tot digitale representaties Z6. Beperkte toegang tot contextuele informatie B2. Onderwaardering collectiedata B3. Miskenning identiteit collecties

Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:     

S2. Consistente data S3. Koppeling met bibliotheekcatalogi S4. Aansluiting bij bestaande aggregators en e-depots K3. Investeringen in collectieregistratie K4. Uitbouw van educatie- en onderzoeksplatform

Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Scha 2. Gemeenschappelijke online presentatie  Scha 3. Infrastructuur voor kennisbeheer Wie:

CAHF, VKC, PACKED vzw

Wat:

Voor de realisatie van de ‘data hub’ werkt CAHF samen met VKC. VKC plant momenteel een update van haar aggregatorinfrastructuur, met speciale aandacht voor de normalisering en uitwisselbaarheid van de geïntegreerde data. Gebruik van deze aggregator door de CAHF-musea, vereist dat de vier musea zich conformeren aan de technische eisen voor het aanleveren van data en het gebruik van de vereiste standaarden.

Rendement

Hoge complexiteit (update infrastructuur, cleaning, dataverrijking)


53

Hoge winst (structurele verbetering online toegang, hergebruik data) Wanneer:

2015 -2017

Projectmanagement:

De update van de aggregatorinfrastructuur wordt gecoördineerd door de VKC, met ondersteuning van PACKED vzw.


   

Update van de collectiebeheersystemen (configuratie API) Ter beschikkingstelling van de volledige collectiedata Opschonen van de collectiedata Aanvulling van de collectiedata met administratieve gegevens t.b.v. het beheer van de toegang tot de collectiedata.

A2. Makelaar ontsluitingsprojecten Dit project omvat de vorming van een collegagroep, waarin de vier musea ontsluitingsprojecten kunnen ontwikkelen die gebruik maken van de geïntegreerde data die beschikbaar wordt gesteld via de datahub. Deze collegagroep maakt deel uit van de ruimere collegagroep ‘publieksbemiddeling in een digitale wereld’ die gecoördineerd wordt door de steunpunten BAM en FARO. CAHF treedt hierbij op als makelaar die de vier musea in contact brengt met externe partners die bijdragen in de ontwikkeling van toepassingen of externe data aanleveren voor verrijking van de CAHF-data. Doel:

Dit project heeft tot doel de investeringen in de ‘data hub’, digitalisering en normalisering te valoriseren en op die manier de collecties van de vier CAHF-musea online zichtbaar te maken. Beide collegagroepen vormen voor de vier musea een instrument om partnerships op te zetten met andere organisaties buiten de vier CAHFmusea. Hierdoor worden de vier CAHF-musea beter ingebed in andere digitale ontsluitingsinitiatieven in Vlaanderen.

Urgentie:



Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  S4. Aansluiting bij bestaande aggregators en e-depots  K4. Uitbouw van educatie- en onderzoeksplatform Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Scha 3. Infrastructuur voor kennisbeheer Wie:

CAHF, BSM, FARO, VKC, VIAA, LUKAS, PACKED vzw


54

Wat:

CAHF organiseert op regelmatige basis een overleg tussen registrators en publieksmedewerkers om toepassingen te ontwikkelen op basis van de data van de vier musea. Hierbij worden mogelijke partners uitgenodigd om projecten en tools voor te stellen en in dialoog te treden hoe de vier musea hiervan gebruik kunnen maken. Dit overleg valt bij voorkeur samen met het overleg binnen de collegagroep ‘publieksbemiddeling in een digitale wereld’. CAHF gaat systematisch op zoek naar mogelijke samenwerkingen en biedt de content van de vier musea aan bij verschillende partners. Het CAHF doet prospectie naar projectmiddelen uit Europese projecten (Europeana, Horizon 2020) en Vlaamse erfgoedprojecten. Het CAHF werkt hierbij structureel samen met PACKED vzw, VIAA en LUKAS.

Rendement

Lage complexiteit (aansluiting bij bestaande initiatieven) Hoge winst (mogelijkheden om op korte termijn online zichtbaarheid te verhogen)

Wanneer:

2015 -2017

Projectmanagement:

De collegagroep komt samen op initiatief van CAHF en/of op initiatief van FARO en BAM

Engagement CAHF musea:

 Op regelmatige basis deelnemen aan de collegagroep en de ruimere collegagroep ‘publieksbemiddeling in een digitale wereld’.  De collegagroep verzamelt de registratoren en publieksmedewerkers uit de vier musea.  Actieve inbreng in de ontwikkeling van toepassingen om de collecties van de vier musea online zichtbaar te maken.

A3. Studie digitaal documentenbeheer Dit project omvat een nadere studie van het digitaal documentenbeheer in musea. Daarbij wordt enerzijds een analyse gemaakt van de automatisering van museumprocessen, m.n. bruikleenbeheer, verwerving, standplaatsbeheer en verplaatsing van objecten. Anderzijds wordt een analyse gemaakt van de automatisering van de documentatiecollecties in de vier musea, m.n. de documentatie over kunstenaars, knipsels, etc. Doel:

Het langetermijndoel van dit project is de museumwerking efficiënter te maken, het dubbel beheer en dubbele bewaring van informatie te vermijden, en administratieve en contextuele gegevens die door het musea vastgelegd wordt te valoriseren. Het doel van dit project is het digitaal documentenbeheer in de vier CAHF musea in kaart te brengen en na te gaan hoe het digitaal beheer en de bewaring van deze informatie in de toekomst verbeterd kan worden. Het project formuleert ook voorstellen hoe CAHF de vier musea hierbij kan


55

ondersteunen. Urgentie:



Dit project maakt gebruik van de volgende sterktes en kansen:  S4. Aansluiting bij bestaande aggregators en e-depots  K4. Uitbouw van educatie- en onderzoeksplatform Draagvlak voor dit project wordt gezocht in:  Scha 3. Infrastructuur voor kennisbeheer Wie:

PACKED vzw

Wat:

De studie vertrekt vanuit de volgende onderzoeksvragen:  welke strategie laat toe om de 4 musea de overgang van analoog naar digitaal bruikleenbeheer, verwerving, standplaatsbeheer en verplaatsing van objecten zo efficiënt mogelijk te maken?  welke documentatie is belangrijk om te digitaliseren en te bewaren?  welke documentatie kan afgestoten en/of vernietigd worden?  welke praktijken uit het verleden zijn zinvol om verder te zetten, welke niet (knipsels verzamelen)?

Rendement

Hoge complexiteit (verschillende aspecten digitalisering) Aantoonbare winst (efficiëntere museumwerking)

Wanneer:

2015

Projectmanagement:

De studie wordt gemaakt door PACKED vzw.

Engagement CAHF musea:

 zelfevaluatie productie digitale documenten


56

Voorstudie CAHF-beleid omtrent digitale duurzaamheid

Recommend Documents