Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid werkplan

Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid werkplan 2013 -‐2018

Janneke van Kersen – TFN (2013) – In opdracht van de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid

1

Inhoudsopgave

Voorwoord p.3 Begripsbepaling p.4 Hoofdstuk 1. Digitale Duurzaamheid – inleiding p.5 Hoofdstuk 2. Digitale Duurzaamheid 2013-‐2018 – Visie p.7 Hoofdstuk 3. Het veld en de huidige stand van zaken p.8 3.1 Culturele Instellingen en digitale duurzaamheid p.9 3.1.1 Duurzaamheid van objecten en systemen p.10 3.1.2 Digitale duurzaamheid, collectiebeleid en selectie p.10 3.2 Conclusie p.11 Hoofdstuk 4. Erfgoedinstellingen – repository, infrastructuur en auteursrechten p.12 4.1 Cultuurspecifieke problematiek – duurzaam beheer p.12 4.2 Digital born art p.13 4.3 Duurzame digitale depots en erfgoed p.13 4.4 Infrastructuur – gedeeld of individueel? p.14 4.5 Een schaalbare infrastructuur p.15 4.6 Duurzaamheid en regie p.16 4.7 Publiek Private Samenwerking p.16 4.8 Auteursrechten p.17 4.9 Digitale duurzaamheid: kosten p.17 4.10 Conclusie p.18 Hoofdstuk 5. Werkprogramma CCDD 2013-‐2018 p. 20 Hoofdstuk 6. Financieel Kader p. 29 Samenvatting p. 30 Bijlagen p. 32


2

Voorwoord De Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid1 gaf de opdracht tot het opstellen van een werkagenda 2013-‐2018 als vervolg op de strategische agenda ‘ Voor de eeuwigheid – samenwerking is het bestel model’. De publicatie waarmee de urgentie van de duurzaamheid van de digitale informatie voor de culturele sector aan de orde werd gesteld. De problematiek is onverminderd actueel en urgent zoals uit het onderzoek en de gesprekken met vertegenwoordigers uit het veld blijkt. Een woord van dank is hier op zijn plaats voor de ruimhartige medewerking die de geïnterviewden verleenden aan het onderzoek en de ondersteuning door Digitaal Erfgoed Nederland en Eye.

1 De Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid is een netwerk van kennisinstellingen die zich op vrijwillige basis

ten bate van de culturele sector inzetten voor de kennisontwikkeling over en het behoud en beheer van het digitaal cultureel erfgoed.


3

Begripsbepaling Voorafgaand aan de notitie is het nodig om eerst van aantal begrippen zoals die in deze notitie gebruikt worden de definitie te geven. Definitie van de sector Cultuur en Erfgoed De culturele coalitie digitale duurzaamheid richt zich op cultuur-‐ en erfgoedinstellingen die expliciet de actieve presentatie van erfgoed en cultuur als hoofddoelstelling hebben naast behoud, beheer en toegankelijkheid van de aan hen toevertrouwde collecties. Het gebruik van het begrip cultuur en culturele instelling in deze notitie heeft steeds betrekking op cultuur en erfgoed. Definitie van het begrip Digitale Duurzaamheid en duurzame toegang Duurzaamheid gaat over het op termijn beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitale en gedigitaliseerde informatie. In deze notitie komt ook veelvuldig het begrip duurzame toegang voor. Daar waar dit begrip gebruikt wordt gaat het steeds om het op termijn digitaal duurzaam beschikbaar stellen van digitale informatie. Definitie Digitaal Erfgoed In deze notitie wordt steeds in algemene zin gesproken over digitaal erfgoed als digitale informatie. Daar waar het nodig is om expliciet onderscheid te maken tussen digital born en gedigitaliseerde informatie wordt dat aangegeven.


4

1. Digitale Duurzaamheid -‐ Inleiding De Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) is een kennisnetwerk waarin cultureel erfgoedinstellingen met elkaar aan de slag gaan om (informatie over) digitale objecten op de lange termijn beschikbaar te houden. De CCDD werkt nauw samen met de Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid en met de sectoroverschrijdende coalitie op het gebied van digitale duurzaamheid: de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). De activiteiten van deze coalities moeten bewerkstelligen dat Nederland over vijf jaar beschikt over een stabiele organisatorische en technische infrastructuur voor digitale informatie. Gezamenlijk zetten zij zich in om bewaarstrategieën voor digitale data in het publieke domein uit te werken.2 De NCDD formuleerde in 2010 vier samenwerkingsgebieden: digitale collectievorming, gecertificeerde gezamenlijke diensten(infrastructuur), kostenbeheersing en kennisdeling. Juni 2012 presenteerde de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid de strategische agenda digitale duurzaamheid. In ‘Voor de eeuwigheid – samenwerking is het beste model’3 adresseerde men het maatschappelijk belang van duurzaam beschikbare informatie voor het culturele domein. Niet alleen voor onze identiteitsvorming en wetenschappelijk onderzoek, maar ook voor het onderwijs, de creatieve industrie en het verduurzamen van investeringen in digitalisering. In de strategische agenda 2012-‐2013 zette men vooral in op bewustwording van het belang van digitale duurzaamheid bij instellingen en overheden. Verder stelde men voor deze zelfde periode in samenwerking met de NCDD drie centrale onderzoeksthema’s voor: 1. schaalbaarheid van archivering4 2. (beheersing van) kosten van digitale duurzaamheid5 3. het definiëren van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in het digitaal domein. 6 De komende vijf jaar wil de CCDD digitale duurzaamheid actief blijven agenderen. Daarom heeft men zich de volgende vraag gesteld: Welke centrale oplossingen heeft de culturele sector de komende 5 jaar (en daarna) nodig (zowel op het gebied van onderzoek als op het gebied van operationele voorzieningen) en welke kosten zijn daarmee gemoeid? Het voorliggende programma 2013-‐2018 beantwoordt deze vraag door een aantal actiepunten, onderzoeksthema’s en pilotprojecten voor te stellen. Om tot dit programma te

2

Overgenomen van de website van Digitaal Erfgoed Nederland. Zie: http://www.den.nl/pagina/474/ ‘Voor de eeuwigheid? Samenwerking is het beste model’, Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid, 2012 4 in termen van de NCDD geïnterpreteerd als ‘het opschalen van archiefsystemen en het opvangen van de snelle groei van digitale collecties’. De samenwerkingsgebieden die men daarbij ziet zijn vooral ‘infrastructuur’ en ‘collectievorming’. Binnen de CCDD heeft het begrip schaalbaarheid een andere betekenis. Schaalbaar betekent in het cultureel domein ‘passende bij de omvang van de instelling’. Ook collectievorming betekent in NCDD context iets anders dan bij de CCDD. Bij de CCDD hangt digitale collectievorming altijd direct samen met de door de instelling beheerde fysieke collecties. 5 Het kostenmodel voor de CCDD hangt vooral samen met de diversiteit van de te bewaren digitale informatie en de workflow die minder gericht is op het beheren van een digitale verzameling (de core business van NCDD instellingen) en meer op ‘beschikbaarstellen’ in de zin van ‘presenteren’ en ‘educatie’. 6 Binnen de CCDD speelt vooral het probleem van bewustwording, aandacht van het MT en de veranderde rol van de instelling door de vlucht die internet genomen heeft. 3


5

komen is de actualiteit van de strategische agenda 2012-‐2013 getoetst aan de hand van literatuuronderzoek7 en ongeveer twintig interviews.8 Het eerste deel van het rapport is een verslag van de bevindingen op basis van de gesprekken en de literatuur. het tweede deel van het rapport is het werkprogramma opgenomen dat samengesteld is op basis van de (deel)conclusies van deel één. Het onderzoek leidt tot een nadere uitwerking van de strategische agenda 2012-‐2013. Digitale dienstverlening is van strategische waarde geworden voor culturele instellingen. Daarom ligt in het werk-‐ en onderzoeksprogramma voor de komende vijf jaar de nadruk op de digitale duurzame inrichting van werkprocessen van de instelling en in aansluiting daarop de in te richten infrastructuur voor digitale duurzaamheid. Daarnaast wordt aandacht besteed aan business-‐ en kostenmodellen voor digitale duurzaamheid en het faciliteren van de gebruiker. 9

7

Zoals aangegeven door de CCDD De basis voor deze rapportage is de CCDD input voor de NCCD 2012 (van Nispen). Informatie over specifieke duurzaamheidsproblematiek is destijds al opgenomen. Deze rapportage biedt slechts inzicht in ontwikkelingen. 9 De kanttekening die hierbij gemaakt moet worden is dat in de financiële verantwoordingsstructuur van veel instellingen geen specifieke cijfers over opgenomen zijn over het digitaal databeheer. 8


6

2. Digitale Duurzaamheid 2013-‐2018 – Visie We moeten het hergebruik en de toegang tot ons digitaal erfgoed voor de lange termijn kunnen borgen, vooral ‘om wat we er mee kunnen doen’. Wat willen we bereiken? Digitale Duurzaamheid en Culturele instellingen Digitale duurzaamheid is essentieel voor het toekomstig rendement van culturele instellingen.10 ICT heeft de manier waarop we onze bedrijfsvoering vormgeven in essentie veranderd. Op managementniveau vraagt de aanpak van digitale duurzaamheid om strategische keuzes, integraal informatiebeleid en nieuwe businessmodellen. In de dagelijkse praktijk vraagt het om bewustzijn, specialistische kennis en investeringen in innovatieve ICT-‐ en organisatieprocessen. Daarom zal digitale duurzaamheid onderdeel moeten worden van de integrale bedrijfsvoering van culturele instellingen.11 De Blue Ribbon Task Force adresseerde het in 2010 heel helder: […] digital preservation […] is about building an economic activity firmly rooted in a compelling value proposition, clear incentives to act, and well-‐defined preservation roles and responsibilities'.12 Culturele instellingen en publiek Instellingen bewegen zich in toenemende mate tussen fysieke en virtuele werkelijkheid in. Ze staan voor de uitdaging om de positie midden in dit ‘nieuwe tussen’ vorm te geven. Dat zien we bijvoorbeeld terug in crowdsourcing projecten, apps voor tentoonstellingen of online digitale werkplaatsen. De (linked) open data ontwikkeling plaatst onze digitale objecten direct in de dynamisch context van het web. Het publiek maakt ondertussen dankbaar gebruik van de interactieve mogelijkheden die ICT biedt. Op internet komen we onze bezoeker bijvoorbeeld tegen als kenner, kunstenaar, wetenschapper, criticus, tentoonstellingsmaker of verzamelaar. Maar vooral als een actieve deelnemer, die altijd en overal over actuele informatie wil kunnen beschikken. Het is deze ‘hyperconnectiviteit’ die we als verantwoordelijke erfgoedinstelling willen en moeten faciliteren.

10

Zie ook de relatie met de Creatieve Industrie: Click.nl (innovatie-‐agenda), en relatie met wetenschap, zoals bijvoorbeeld Karel van Mander Instituut. 11 In het kader van de archiefwet moet digitale duurzaamheid onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering binnen alle overheidsorganisaties. Dat betekent dat zij: budget en aandacht moeten vrijmaken, beleid, regels en procedures moeten formuleren en uitvoeren, (technische) hulpmiddelen moeten aanschaffen en implementerenmedewerkers moeten opleiden en instrueren. Zie: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-‐archiefvorming/-‐digitaal-‐archiefmateriaal/digitale-‐ documenten-‐zijn-‐ander 12 http://brtf.sdsc.edu/biblio/BRTF_Final_Report.pdf


7

3. Het veld en de huidige stand van zaken Voor de stand van zaken in het digitaal cultureel domein zijn de kengetallen die verzameld worden door het Enumerate project13 van grote waarde. Niet alleen omdat we daarmee inzicht krijgen in de omvangrijke mate waarin het digitaal erfgoed inmiddels beschikbaar is14. Maar vooral ook omdat het onderzoek laat zien dat ondanks deze ontwikkeling instellingen in veel gevallen geen informatiebeleid en duurzaamheidsstrategie geformuleerd hebben. Dat betekent dat een visie op het digitaal duurzaam functioneren van de organisatie ontbreekt.15 De ontwikkeling van duurzaam ingerichte beheeromgevingen voor digitale informatie, in de vorm van repositories of depots, is in vergelijking met andere sectoren, zoals die van de bibliotheken en archieven, dan ook achtergebleven. Voor de informatievoorziening over de thematiek kan het veld terecht bij DEN. Digitaal Erfgoed Nederland biedt aan de hand van de digitale kwaliteitscyclus16 uitgebreide informatie over beheer en behoud van digitale data. Waaronder een overzicht met instrumenten in DE BASIS en het Scoremodel digitale duurzaamheid.17 Een groot aantal, met name Europese projecten, levert deliverables op waarin een deel van de duurzaamheidsproblematiek onderzocht wordt. 18Als belangrijke speler op dit terrein is Nederland betrokken en vaak ook trekker van deze projecten. Musea ontwikkelen in een hoog tempo digitale toepassingen om de bezoeker te bedienen. Creatieve industrie en wetenschap vragen om betrouwbare informatiebronnen. Daarom is de tijd rijp om de inspanningen die voor het publiek geleverd worden te voorzien van een degelijke digitale infrastructuur.19

13

ENUMERATE is een door de Europese Commissie gefinancierd project, geleid door het Britse Collections Trust. De hoofddoelstelling van ENUMERATE is het creëren van een betrouwbare basisvoorziening voor statistische gegevens over digitalisering, behoud van digitaal materiaal en online toegang tot cultureel erfgoed in Europa. (http://www.enumerate.eu/) 14 Onder digitaal erfgoed wordt hier zowel het gedigitaliseerde als het born digital erfgoed bedoeld. Zie: E-‐ numerate 15 Toch werd in ‘digitaliseren met beleid, subsidieregeling 2006-‐2009 de verplichting opgelegd een informatieplan te formuleren voordat een ict-‐project kon worden uitgevoerd. Per 2013 zijn rijksmusea verplicht een informatiebeleidsplan als onderdeel van het collectiebeleidsplan te formuleren. 16 Uit de digitale kwaliteitscyclus die DEN opstelde volgens de methodiek van Deming (plan, do, check, act). http://www.den.nl/nieuws/bericht/3699/ 17 Daarmee kan de volwassenheid van de organisatie op het gebied van duurzaam digital bestandsbeheer getest worden. Het model werd ontwikkeld in samenwerking met het Vlaamse PACKED. Zie: http://www.scoremodel.org/ 18 Voorbeelden zijn: DCA, Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation -‐ Open Science Infrastructure for DCH in 2020, DC-‐NET(2009), CESSDA, DARIAH, Presto, PLANETS 19 In de sector archieven of bibliotheken wordt aan een gemeenschappelijke infrastructuur en centrale opslag gewerkt. De inbedding van het depot in de bestaande organisatie is een belangrijk onderdeel van het proces.


8

3.1 Culturele Instellingen en digitale duurzaamheid – herstructurering van interne processen als springplank naar een digitaal duurzame toekomst. De werkprocessen van culturele instellingen zijn inmiddels van ICT doortrokken. De digitale ontwikkelingen betekenen dat naast de fysieke verzameling een digitale collectie is ontstaan met eigen verbanden, kennissystemen en beheer-‐ en behoudvraagstukken. Wat oorspronkelijk beschouwd werd als een verzameling digitale reproducties van de fysieke collectie, heeft zich ontwikkeld tot een immateriële collectie die open is.20 Deze ontwikkeling heeft gevolgen voor de organisatie van de kennis-‐ en informatieketen van de instelling en roept direct het vraagstuk op van digitale duurzaamheid. Veel instellingen hebben een collectiemanagementsysteem en één of meerdere beeldbanken ingericht. 21 Aan duurzaam digitaal beheer van alle kennis en informatie in de organisatie is men tot nu toe niet toegekomen. Ook de aanzet hiertoe, door het inrichten van een systeem waarmee informatie en documenten afkomstig van verschillende werkprocessen gezamenlijk beheerd kunnen worden, heeft niet plaatsgevonden.22 Omdat de kennis-‐ en informatieketen van de organisatie grondig veranderd is23, zijn het informatiebeheer en de workflow binnen de organisatie niet meer of onvoldoende op elkaar aangesloten. Ogenschijnlijk eenvoudige handelingen als het verwerken van een beeldinformatieverzoek of intercollegiale kennisuitwisseling kunnen daardoor tijdrovende processen zijn. In sommige gevallen is er zelfs sprake van ‘de omgekeerde wereld’ als er voor het duurzaam behoud van objecten of informatie afdrukken worden gemaakt als archiefkopie. 24 ICT grijpt, zoals uit de voorbeelden blijkt, in op alle werkprocessen van de organisatie. Het vraagstuk dat opgelost moet worden gaat over het op lange termijn bewaren van de kennis én de collectie-‐informatie. De digitale beelden, metadata en de kennis moet geborgd worden in de context van de werkprocessen van de instellingen. Dat maakt het ontwikkelen van een integrale visie op de rol van ICT in de organisatie en daaruit voortvloeiend een integraal informatiebeleid dat op duurzaamheid stuurt noodzakelijk. Binnen het museale veld is SPECTRUM25, de handleiding voor collectiemanagement, ontwikkeld. Een groot aantal musea volgt deze procedures voor het beheer en de documentatie van de collectie. Ook het museumregister verwijst naar deze handleiding. 26 Daarom is het instrument een goed middel om bij aan te haken als het gaat om het 27 integreren van digitale duurzaamheid in de workflow van de organisatie

20

Een gedachtegang die terug te vinden is bij Rushkoff oa. Present Shock: When Everything Happens Now (2013) Program or be Programmed: Ten Commands for a Digital Age(2010) 21 Het duurzaam beheer hiervan komt later aan de orde 22 Digital Asset Managementsystemen (DAMS) maken het mogelijk informatiebronnen van verschillende herkomst te beheren. Een collectie-‐informatiesysteem is gericht op collectiemanagement. 23 Zie voor een verdere toelichting hoofdstuk 3.1 24

Dat het informatiesysteem deel uitmaakt van het primaire proces van de instelling is dus onvoldoende garantie voor een digitaal duurzame bedrijfsvoering. Het gaat erom de digitale duurzaamheidsfunctie in het primaire proces van instellingen te verankeren. 25

http://www.cultureelerfgoed.nl/spectrum-‐n. De handleiding voor collectiemanagement geeft 21 procedures voor beheer en documentatie van de collectie van een museum. Die procedures zijn internationaal als standaard afgesproken. De laatste rapportage van de erfgoedinspectie geeft aan dat de meeste instellingen die gebruik maken van een kwaliteitssysteem daarbij voor SPECTRUM kiezen (87% van de 36% die aangeeft een dergelijk systeem te gebruiken. Zie: http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/monitor_erfgoedinspectie_staat_van_de_naleving_20112 012.pdf 26 Gebruik ervan is overigens niet verplicht om opgenomen te worden in het museumregister. 27

Het Museumregister beveelt het gebruik van SPECTRUM aan, het is echter niet verplicht.


9

Figuur 1: een deel van de oplossing. Implementatie van de kwaliteitscyclus digitaal erfgoed in SPECTRUM

3.1.1 Duurzaamheid van objecten en systemen – een mer à boire aan bestanden Digitale zaalteksten, catalogi, digitale samenwerkingsprojecten en referentiecollecties, filmmateriaal bij tentoonstellingen, eigen tv-‐programma’s, sociale media, crowdsourcingresultaten en digital born objecten28, maar ook e-‐mailverkeer met kunstenaars en verzamelaars, zijn voorbeelden van objecten en informatiestromen die we moeten beheren en (deels) duurzaam toegankelijk moeten houden. 29Voor collectie-‐ informatie en digitale beelden doen we dat in een veelheid aan (backup)systemen, verspreid over verschillende servers. Andere digitale informatie leidt veelal een verweesd bestaan. Of verdwijnt in mappen die hooguit gearchiveerd worden. Veel instellingen geven aan de e-‐ mailcorrespondentie van de afgelopen jaren niet bewaard te hebben. Er is dus over de hele breedte van de organisatie sprake van gevaar voor geheugenverlies. Zowel als het gaat om duurzame digitaal kennisbeheer als duurzaam toegankelijke digitale bestanden. 3.1.2 Digitale duurzaamheid, collectiebeleid en selectie – niet de kwantiteit maar de kwaliteit geldt Natuurlijk hoeft niet alles bewaard te worden. Hoewel de omvang van de digitale collecties niet altijd even groot is, zou het toch voor de meeste instellingen eenvoudigweg ook te kostbaar worden om alle digitale informatie duurzaam op te slaan, zo geeft men aan. 30We ontkomen dan ook niet aan de vraag welke collecties actueel31 gehouden moeten worden omdat ze essentieel zijn voor het realiseren van de doelstelling van de instelling.32 In veel gevallen ontbreekt in het collectiebeleidsplan echter de aandacht voor een digitaal duurzaam collectiebeleid33. Wat ook niet helpt is het ontbreken van een waarderingssystematiek voor digitale collecties. Dat maakt het niet eenvoudig om de relevantie en waarde van de digitale verzameling voor de organisatie vast te stellen. Dat de

28

Digital born: objecten die uit de aard van het ontstaan al digitaal zijn. Er bestaat geen fysieke evenknie van het object, Vaak is er sprake van complexe relaties. 29 30

Dat leidt tot een grote diversiteit aan digitale bestanden die soms ook complex van samenstelling zijn.

Zie rekenmodel Digitale Duurzaamheid Koninklijke Bibliotheek. Belangrijk is te beseffen dat dit model het duurzaam beheer van het digitaal object als uitgangspunt hanteert. 31 Actueel houden is de essentie van de digitale duurzaamheid, daarin spelen migratie en emulatievraagstukken een rol 32 Bijvoorbeeld: Geheugen van Nederland, samenwerkingsprojecten, tentoonstellingsarchieven, digitale referentiecollecties, user generated content 33 uit online beschikbare collectiebeleidsplannen blijkt dat de aandacht voor digitale content wisselend is. Niet verrassend is er vaak sprake van een sterke samenhang met online aanwezigheid en digitaliseringsgraad.


10

kwaliteit van de contextuele informatie en maatschappelijke waardering daarbij een rol speelt staat wel vast. 34 Een bijzonder aspect van digitale duurzaamheid wordt door sommige instellingen gezien in de lage digitaliseringsgraad van de collectie. Om de maatschappelijke waarde35 ook in het digitaal domein waar te kunnen maken moet een representatief deel van de collectie kwalitatief hoogwaardig en digitaal duurzaam beschikbaar zijn.

3.2 Conclusie Culturele instellingen zien vooralsnog vooral op het vlak van publieksbereik kansen voor het vergroten van het maatschappelijk en economisch rendement van de organisatie. Daarom zal er een brug geslagen moeten worden tussen de publieksgerichte core-‐business van de instelling en de ICT van de organisatie. Dat kan door een organisatiebreed ICT-‐beleid te formuleren waar digitale duurzaamheid een essentieel onderdeel van is. Het uitgangspunt daarbij moet de duurzame digitale toekomst van de instelling zijn waarin de gebruiker een centrale rol speelt. Om daar een begin mee te maken zou een pilotproject met SPECTRUM uitgevoerd kunnen worden.36Onderdeel van het informatiebeleid moet een visie op het duurzaam beheer van de grote diversiteit aan digitale bestanden zijn en een digitaal collectiebeleid. Sectorbreed zou aan een waarderingskader voor digitale collecties gewerkt moeten worden. In sommige gevallen komt digitale duurzaamheid pas aan de orde als er sprake is van voldoende digitale massa.

34

DEN ontwikkelde een overzichtelijk model in verband met licenties voor het beschikbaarstellen van digitale kennis. Dit model geeft ook in een notendop weer met welke soorten metadata en contextuele informatie we te maken hebben. Zie voor een waarderingskader ook het onlangs door de RCE gepubliceerde kader voor de waardering van fysieke collecties. 35 Zie voor interpretatie begrip maatschappelijke waarde de publicatie van de NMV over dit onderwerp: Meer dan waard: de maatschappelijke betekenis van musea. 36 CollectionsTrust heeft in het voorjaar van 2013 een verkennend onderzoek gedaan naar DIgital Asset Management Systems in relatie tot Spectrum: OpenCulture 2013, werd hier al aandacht aan besteed: Spectrum DAM.http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-‐resources/1688-‐spectrum-‐digital-‐asset-‐management . Dit onderzoek werd gepresenteerd tijdens Openculture 2013. Illustratief voor de actualiteit van het thema is ook de mail op de MCN listerver van Perian Sully:… So how do you all manage this stuff? Images, audio, video, and documents are easy, but everything else seems a lot harder. Is there software out there that allows you to keep track of all of it? Does it just get linked into a project management software, with the hope we'll be able to open it in 5 years? I know we can link them into our DAMS, and maybe that's the best solution, but I'm wondering if there are other dedicated types of software that can help us manage these many different filetypes, and maybe allow us to link in emulators.


11

4. Erfgoedinstellingen – repository, infrastructuur en auteursrechten -‐ Wat zit er onder de motorkap en welke keuzes maken we. Digitale duurzaamheid en de culturele sector heeft betrekking op de hele informatiehuishouding van de organisatie en alle informatie waarmee men te maken heeft vanuit projecten die in samenwerking met anderen gerealiseerd zijn. 4.1 Cultuurspecifieke problematiek – duurzaam beheer Uit de interviews blijkt dat instellingen vooral up to date informatie over standaarden en checklists voor digitale kwaliteitszorg belangrijk vinden. Een enkeling geeft aan complexe digitale objecten te beheren en daarom bijvoorbeeld behoefte te hebben aan een visie op het vraagstuk van emulatie of migratie.37 Hoe automatisch informatie te beheren waarbij de dynamische context van internet betrokken kan worden is meestal nog niet aan de orde. En de inrichting van een digitaal depot dat aan duurzaamheidseisen voldoet ook niet. Kijken we naar het Scoremodel Digitale Duurzaamheid van Digitaal Erfgoed Nederland en het Vlaamse PACKED, dan betekent dit dat de meeste instellingen in de fase van bewustwording verkeren. In een aantal organisaties, zo blijkt uit de interviews, wordt gewerkt aan het synchroniseren van systemen en het uitfaseren van oude systemen. In sommige gevallen is een digitale productiestraat ingericht om gestructureerd meer grootschalige digitaliseringsprojecten aan te kunnen pakken. Daarbij streeft men er naar zowel technisch als organisatorisch een permanente infrastructuur in te richten. De digitale masters, de hoogwaardige originelen, worden meestal bij daartoe toegeruste publieke of private partijen in beheer gegeven. Een grote uitdaging zien culturele instellingen op het gebied van het duurzaam beheer van metadata. Naast de onmisbare technische en juridische informatie is daarin inhoudelijke informatie zowel van interne als externe partijen opgenomen. Met name dat laatste stelt, vanwege de noodzaak tot consistentie in het beheren ervan en het kunnen leggen van een dynamische relatie, hoge eisen aan de beheeromgeving. Daarom staat duurzaam metadatabeheer en een goede relatie daarvan met de workflow van de organisatie hoog op de lijst van prioritaire acties. Het belang van linked open data om innovatieve toepassingen te ontwikkelen en het gebruik van digitaal erfgoed te stimuleren wordt door meerdere instellingen gezien.38 Op sommige plaatsen worden duurzame verwijzingen naar de digitale bronnen geïmplementeerd door een Persistent Identifier (PID) toe te kennen. De duurzaamheid bestaat daarin dat er organisaties zijn die deze unieke nummers in een register beheren.39 Een dergelijk verwijzing is nodig om ervoor te zorgen dat de bronnen duurzaam vindbaar blijven in de dynamische webomgeving. Technisch is dit het begin van het onderhouden van

37

Migratie wordt over het algemeen als een kostbare weg gezien. De opties die dan overblijven zijn selecteren of opnieuw digitaliseren. Ofschoon dat laatste natuurlijk tot een bewust (tijdelijk) geheugenverlies leidt. 38

Daarmee wordt ook aangesloten bij het stimulerend beleid dat op dit vlak door de rijksoverheid gevoerd wordt, mede onder invloed van het Europees beleid en de visie op de beschikbaarheid van informatie die met publieke middelen vervaardigd is en daarom vrij toegankelijk en betrouwbaar moet zijn. 39 Een voorbeeld van een dergelijk register waarin duurzame verwijzingsrelaties worden opgenomen is DOI (digital object identifier) Het Rijksmuseum implementeerde PI (of PID) in december 2012: In navolging van andere erfgoedinstellingen hebben wij gekozen voor Handle als PI systeem. Het IISG en CatchPlus hadden dit systeem al geselecteerd en wij hebben besloten niet zelf opnieuw een selectietraject uit te voeren. Op 10-‐12-‐ 2012 heeft het Rijksmuseum de instellingscode 10934 verworven.http://collectieinforma.wordpress.com/persistent-‐identifiers/) . Handle: http://www.handle.net/index.html..


12

een duurzame relatie tussen het digitale object dat door een organisatie beheerd wordt en de online omgeving. De diversiteit aan digitale bestandsformaten doet instellingen beseffen dat er goede afspraken gemaakt moeten worden over de manier waarop informatie (ook door kunstenaars en verzamelaars) aangeleverd wordt. Omdat het proces van opname van het materiaal (in duurzaamheidsterminologie ‘ingest’) anders onbeheersbaar wordt. Daarbij gaat het niet zozeer om de hoeveelheid data als wel om de zorg voor de kwaliteit van het beheer. Er is dus duidelijk sprake van verschillende snelheden in het culturele veld. Dat hangt ook vaak samen met de omvang van de digitale collectie en de grootte van de instelling. 4.2 Digital born art Digital born art kent door de aard van het ontstaan een eigen duurzaamheidsproblematiek die men zo vroeg mogelijk in het proces zou willen kunnen adresseren, bij voorkeur op het moment van productie en presentatie. Daar komen ingewikkelde problemen bij kijken in verband met versiebeheer, complex samengestelde bestanden, software en ook hardware afhankelijkheid. De conservering, archivering en documentatie van deze time based art, vraagt om nader onderzoek. Met name als het gaat om het interactief gedistribueerd beheren van mediakunst en gezamenlijk collectiebeheer. Daarbij kan aangesloten worden bij lopend onderzoek. 40

Dynamische contentverrijking en duurzaam beheer dynamische relatie

Figuur2: culturele instellingen moeten vorm geven aan de duurzame digitale workflow en daarbij rekening houden met dynamische context van het web. Contextuele verrijking vindt niet alleen buiten de instelling plaats. De kennis en informatie vloeit ook weer terug naar de organisatie. Deze informatie moet in de context van de collectie duurzaam bewaard kunnen worden. Digitaal duurzame masters voorzien van metadata moeten ‘actueel’ blijven. In deze afbeelding is het OAIS model als meest gebruikte model voor het aanpakken van de digitale duurzaamheidsproblematiek als basis genomen. De verschillende aspecten worden hierin helder benoemd. Andere modellen zijn echter ook denkbaar.

4.3 Duurzame digitale depots en erfgoed Aan welke eisen een trusted digital repository moet voldoen voor het beheer en de uitwisseling van cultureel erfgoed is nog niet uitgekristalliseerd. Naast het hier genoemde

40

Zie ook: Preserving and exhibiting media art. En het UvA project: http://cdh.uva.nl/projects/archiving-‐ interactives/archiving-‐interactives.html


13

OAIS model zijn ook andere modellen denkbaar. In het archiefdomein kwam men uit op een eigen toetsingkader voor de beheeromgeving in de vorm van ED3.41 Het Europese DCH-‐rp (Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation) project richt zich op het in kaart brengen van software en functionaliteit en niet op een integrale oplossing voor duurzaam digitaal beheer. 42 In het audiovisueel domein werken Eye en Beeld en Geluid samen aan een trusted digital repository. Daarbij worden kwaliteitseisen en normeringen vastgelegd zodat ook anderen van de resultaten gebruik kunnen maken. Het uitgangspunt voor de inrichting van het repository is OAIS. Dit Open Archival Information System geldt als de standaard voor het inrichten van een digitaal depot.43 Het systeem is ontwikkeld om grootschalige digitale opslag en beheersituaties gestructureerd vorm te kunnen geven. De omvang van de digitale duurzaamheidsproblematiek bij culturele instellingen wordt in het algemeen echter niet zozeer gekenmerkt door de grote hoeveelheid data,maar de diversiteit aan data. De vraag is of andere, minder bewerkelijke, standaarden voor het inrichten van een repository ook kunnen voldoen in het erfgoeddomein.44 4.4 Infrastructuur – gedeeld of individueel? Samenwerking is het beste model. -‐ de vraag beantwoorden voor hij gesteld wordt? Voortbouwen op resultaten Het beleid van de overheid en de inspanningen van de instellingen richtten zich de afgelopen tien jaar vooral op publieksgerichte digitalisering. Zodat het publiek ook online kennis kon maken met kunst en cultuur.45 Sinds 2004 wordt gewerkt aan een nationale infrastructuur die gebaseerd is op een samenhangend systeem waarbij drie lagen onderscheiden worden: gebruikslaag, referentielaag en datalaag.46 Het voorlopige eindpunt van al deze inspanningen wordt gevormd door Europeana, DimCon en Digitalecollectie.nl die als dark-‐aggregator functioneert.47En natuurlijk door de vele projecten die bijvoorbeeld in het kader van Digitaliseren met Beleid gerealiseerd werden. Hoe de digitaal duurzame achterkant van deze projecten eruit ziet is tot nu in de meeste gevallen noch beleidsmatig, noch op instellingsniveau aan de orde geweest. 48 Digitale duurzaamheid richt zich in eerste instantie op de datalaag. Daar bevindt zich immers het digitaal cultureel erfgoed dat we willen borgen. Een bestendig duurzaam digitaal bestel zal daarom van onderaf opgebouwd moeten worden.

41

ED3(eisen duurzaam digitaal depot). Dit kader is gebaseerd op TRAC zie: http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf. In 2012 opgevolgd door de ISO 16363 42 http://www.dch-‐rp.eu/ 43

OAIS is een standaard voor het ontwikkelen van een administratieve beheeromgeving. Waarbij het hele proces van ingest tot toegang verlenen aan gebruikers beschreven wordt. 44

De CCDD gaf in de strategische agenda al aan dat Enno Meijers het volwassenheidsmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie van Charles Dollar aanpaste om het geschikt te maken als instrument voor kleine en middelgrote instellingen. 45

Beleidsmatig speerpunt was de inrichting van een infrastructuur die instellings-‐ en sectoroverstijgend toegang tot cultuur kon bieden. Uitgaand van het feit dat online grenzen tussen instellingen vervagen of zelfs verdwijnen en de gebruiker gebaat was bij een samenhangend informatie-‐aanbod.

46 De eerste stappen naar een nationale infrastructuur gebaseerd op gedistribueerde datasets en een tussenlaag

om betekenisvol informatie uit te kunnen wisselen werden in 2004 gezet. Zie: http://image.slidesharecdn.com/2a-‐jannekevankersen-‐110503101405-‐phpapp01/95/slide-‐8-‐ 728.jpg?1304436681. Met het beeindingen van de subsidie aan de Cultuurwijzer werd de ontwikkeling van deze infrastructuur tijdelijk stopgezet. In het project Nederlands Erfgoed Digitaal werd van eenzelfde structuur uitgegaan. Deze structuur vormt nu het uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van de nationale infrastructuur. 47 Een dark aggregator heeft geen publieke toegang om de data te raadplegen, maar bestaat slechts om data door te geven aan andere gebruikers. 48 De standaarden en metadata die gebruikt worden in het kader van de publieksgerichte digitaliseringsprojecten zijn veelal gericht op het realiseren van een geïntegreerde of in ieder geval gestandaardiseerde toegang.


14

De vraag is nu hoe we digitale duurzaamheid op een efficiënte wijze kunnen organiseren en tegelijkertijd het hergebruik van de bronnen kunnen ondersteunen. Het gegeven dat culturele instellingen niet alleen toegang tot dat erfgoed bieden, maar ook zelf gebruiker zijn, is daarbij belangrijk (zie hierboven figuur 2). Ten eerste zullen we de duurzame opslag voor alle verschillende bestanden van de organisatie moeten organiseren. Daarbij moeten we rekening houden met de workflow van de organisatie, de sterke nadruk op dienstverlening en de veeleisende gebruiker.49 Tot op heden ontbreekt echter een systeem dat het managen van het proces vanaf het ontstaan of binnenkomen van informatie tot het hergebruik ervan integraal mogelijk maakt. Voorlopig zal er dus gewerkt moeten worden met verschillende instrumenten voor verschillende onderdelen van dit proces. Nader onderzoek om deze instrumenten beter samen te laten werken en op elkaar af te stemmen is nodig.50 Ten tweede zullen we ons af moeten vragen wat het meest kosteneffectieve model is om duurzame toegang EN beheer te organiseren. Ervaringen uit het verleden hebben immers geleerd dat het ontbreken van een goed businessmodel in de weg staat aan een duurzame digitale toekomst. 51In dat verband benadrukte de CCDD in de strategische agenda van 2012 al het belang van samenwerking. Daarvoor zijn een aantal deelgebieden aan te wijzen: kennisdeling, kostenmodellen/businessmodellen, infrastructuur (gedeeld of individueel) en collectievorming (waarderingssystematiek ontwikkelen, afstemming digital born art collecties). 4.5 Een schaalbare infrastructuur Er zijn verschillende modellen denkbaar om tot een infrastructuur voor digitale duurzaamheid te komen. Dat kan gaan van gedeelde depots voor culturele instellingen die tot eenzelfde domein behoren52, tot het ontwikkelen en aanbieden van normen en richtlijnen zodat instellingen individueel het duurzaamheidsprobleem aan kunnen pakken of het aanwijzen van een aantal voor duurzaam beheer verantwoordelijke partijen (HUBS). De centrale vraag is hoe een kosteneffectieve en voor organisaties efficiënte infrastructuur ingericht kan worden. Daarbij komt bijvoorbeeld data-‐integriteit, de betrouwbaarheid van de relatie van het depot met het werkproces van de instelling en de mogelijkheid tot toegang en hergebruik van gegevens aan bod. En hoe de te kiezen oplossing aansluit op het beleid van de overheid dat erop gericht is sectoroverstijgende en sectorspecifieke shared services in te richten. 53

49

In dat verband zijn de ervaringen die het Anne Frankhuis op dit moment opdoet interessant voor andere organisaties. In DCH-‐RP: Digital Cultural Heritage Roadmap for Preservation -‐ Open Science Infrastructure for DCH in 2020 wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn van gezamenlijke erfgoedbrede opslag in de context van gezamenlijke erfgoedbrede toegang. Een digitaal duurzaam depot moet verschillende groepen gebruikers kunnen bedienen. Daarom moet van te voren nagedacht worden over het formaat waarin bestanden uitgeleverd kunnen worden. Daarvoor kunnen we leren van het verleden door de resultaten van publieksgerichte digitaliseringsprojecten te bestuderen. 50 Dat gaat verder dan het inrichten van een Digital Asset Management Systeem. 51 In het project Beelden voor de Toekomst werd geen rekening gehouden met toekomstige exploitatie, duurzaam beheer van projectresultaten uit samenwerkingsprojecten is geen issue geweest, investeringen in gemeenschappelijke instrumenten voor toegang en ontsluiting zijn verloren gegaan. 52 Al dan niet via een cloud-‐constructie gerealiseerd 53 In dat verband zou ook het model waarbij de RCE als centrale hostende instelling fungeert bekeken kunnen worden


15

Ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Brabantcloud, lijken in ieder geval voor sommige instellingen zowel vanuit kennisperspectief als beheersbaarheid en kosteneffectiviteit interessant te zijn. In deze provinciale portal wordt instellingen de gelegenheid geboden hun data in een gemeenschappelijke cloud te laten beheren.54 De schaalbaarheid van de cloudoplossing (waarbij de opslagruimte immers naar believen virtueel uitgebreid kan worden) lijkt aantrekkelijk. Zeker in combinatie met het aanbieden van Software diensten als Service (Saas) of PaaS en Iaas,55 die het voor instellingen mogelijk maken een eigen samenwerkingsomgeving in te richten. Wat de mogelijkheden van een dergelijke schaalvergroting zijn en hoe kostenefficiënt deze keuze is moet de komende jaren onderzocht worden. Op andere plaatsen worden provinciale depots (als aanvulling op landelijke HUBS) ingericht om een schaalbare oplossing voor duurzaam toegang tot digitaal cultureel erfgoed te kunnen bieden.56 Voor organisaties die binnen eenzelfde kennisdomein werken kan een benadering vanuit de workflow, waarbij de informatieketen centraal staat, interessant zijn.57 Uiteindelijk gaat het om de beste oplossing, gegeven de omvang van de instelling, digitaliseringsgraad, data-‐integriteit en financieel kader.58 4.6 Duurzaamheid en regie De regie over infrastructurele voorzieningen voor de duurzame opslag en ontsluiting moet vooral bij de instellingen zelf liggen zo blijkt uit de interviews. De aanloop naar de ontwikkeling en implementatie van duurzame infrastructurele voorzieningen zou echter wel een gezamelijke zorg moeten zijn. Voor de overheid ziet men een rol bij het vaststellen van door het veld ontwikkelde richtlijnen, kaders en kwaliteitsnormen, met name als het gaat om publiek private samenwerkingsconstructies. Daarbij is het aan te raden aan te sluiten bij bestaande normen en standaarden. Standaard Service Level Agreements (SLA’s)59, of in ieder geval voorbeelden daarvan, zouden instellingen kunnen helpen bij het maken van afspraken met (commerciële) dienstenleveranciers. 4.7 Publiek Private Samenwerking Digitale duurzaamheid is niet alleen een zaak van de juiste kennis, maar ook van voldoende financiële middelen. Daarom heeft de sector ook grote behoefte aan efficiënte businessmodellen waar ook de markt een rol in speelt. Samenwerking met commerciële partners60 noodzaakt eens te meer tot het duidelijk formuleren aan welke standaardeisen voor duurzame digitale bewaring een depot voor culturele data moet voldoen en het

54

In dat verband is ook het Cloud for Europe project van belang dat op 4 juli 2013 gelanceerd werd. Men beoogt met dit project dat over een termijn van drie jaar loopt vertrouwen in cloud computing te creëren, innovatie op dat gebied mogelijk te maken en de publieke sector te overtuigen van het belang van deze oplossing voor duurzame opslag. Ook het Rijk ging inmiddels over op de ‘gesloten’ rijkscloud met als doel tot betere gegevens uitwisseling en gestandaardiseerd applicatiegebruik te komen. Het is nog niet duidelijk hoe het met de veiligheid van informatie in de cloud gesteld is. 55 Platform-‐as-‐a-‐Service (PaaS), Infrastructure-‐as-‐a-‐Service (IaaS) 56 Zie inrichting provinciale portals van bijvoorbeeld Friesland of Gelderland 57 zie hiervoor het digtialiseringstraject dat Naturalis inzette 58 Feit is wel dat het voor financierende partijen veelal niet aantrekkelijk is om te investeren in een infrastructuur waarvan de resultaten niet direct zichtbaar zijn door de aanwezigheid van een voorkant. 59 In een Service Level Agreement worden de afspraken vastgelegd die betrekking hebben op de duurzame opslag en het management van de digitale informatie. Zoals bijvoorbeeld afspraken over beveiliging van de fysieke en virtuele infrastructuur, de overdracht en de toegang tot informatie. Ook backup wijze, duurzaam opslagformat en te bewaren metadata worden beschreven en de wijze waarop de kwaliteitscontrole op de duurzaamheid van de data wordt uitgevoerd. Verder het te leveren serviceniveau, licentie-‐afspraken en het format waarin materiaal uitgeleverd wordt. 60 Het Rijk besteedde de inrichting van het datacentrum uit aan Equinix, een private partij.


16

ontwikkelen van een exitstrategie…. Daar ziet de sector ook een rol voor de overheid. Het gaat immers nog steeds om erfgoed waar een publiek belang aan verbonden is. 61 Er liggen kansen om in samenwerking met commerciële partijen, eventueel volgens het traject van preconcurrentiële aanbesteding (uitleggen), innovatieve modellen voor duurzaam organisatiebreed informatiebeheer te ontwikkelen.

Fig 3: digitaal duurzaam informatiebeheer in de dynamische context van de werkprocessen van de instelling en het internet al dan niet in combinatie met beheer in de cloud voorkomt dat een duurzaam depot een datakerkhof wordt.

4.8 Auteursrechten De meeste instellingen geven aan auteursrechten een prioritair issue te vinden. De kennis over het onderwerp is groot. Dat zegt ook iets over de omvang van het probleem. Het is essentieel voor de digitale toekomst van instellingen om met oplossingen voor het auteursrecht, afdracht en wijze van rechtenclearing te komen met het oog op hergebruik van het digitaal erfgoed. 4.9 Digitale duurzaamheid: kosten Inzicht in de kostenstructuur voor digitale duurzaamheid is op dit moment niet goed mogelijk. De voortschrijdende techniek en de voortdurende dalende kosten voor opslag leiden ertoe dat geen betrouwbaar beeld te schetsen is. Daarvoor is meer onderzoek nodig. In ieder geval moeten bij het bieden van inzicht in deze kosten de toekomstige exploitatielasten meegerekend worden62. Maar bijvoorbeeld ook de kosten die gemaakt moeten worden voor eventuele rechtenclearing. Om digitale duurzaamheid op termijn betaalbaar te houden moeten keuzes gemaakt worden. Dat hoeft niet alleen te gaan om welke informatie je bewaart. Het kan ook gaan om de manier waarop je informatie bewaart. Soms zullen instellingen een niet-‐optimale standaard kiezen om de problematiek in kostentermen beheersbaar te houden. Dan is het van belang om zicht te houden op de ontwikkeling van standaarden die wellicht op een later moment een betere duurzaamheid garanderen maar minder opslagkosten vergen. Een inschatting die de digitale ontwikkeling van instellingen qua kosten met zich meebrengt zou gemaakt kunnen worden op grond van een gemiddelde berekening van de groeiende inzet op automatisering de afgelopen vijf jaar en de digitale projectfinanciering. De

61

In hetzelfde licht moeten bijvoorbeeld ook duidelijke afspraken over een opt out gezien worden als er sprake is van het beëindigen van een overeenkomst. 62 Cijfers oa. uit onderzoek Enumerate maken duidelijk dat deze kosten tot nu toe niet meegenomen zijn bij de berekening van de lasten voor digitale duurzaamheid.


17

resultaten van het Europese 4C project 63waar DANS aan deelneemt zijn interessant omdat men binnen dat project ernaar streeft de kosten voor digitale duurzaamheid modelmatig te berekenen.

4.10 Conclusie Op het terrein van digitale duurzaamheid moet nog veel onderzoek plaatsvinden dat vooral gericht is op het vergroten van de bereikbaarheid en de toegankelijkheid van het digitaal erfgoed. Daarnaast is digitalisering nog steeds van belang. Om de vraag naar digitale beeldinformatie goed te kunnen beantwoorden zijn namelijk hoogwaardige digitale masters nodig. Het digitaliseren van AV-‐bestanden blijft lastig. Datzelfde geldt voor het maken van afgeleiden van de masterbestanden. Evenals voor digital born art geldt dat de ontwikkeling van de technologie voortdurend in de gaten moet worden gehouden. Kwaliteitscontrole, integriteit en authenticiteit en dus versiebeheer van data en duurzame unieke toegang zijn belangrijke onderwerpen om de gebruiker van de toekomst blijvend van kwalitatief hoogwaardige informatie te kunnen voorzien. Samenwerking en kennisdeling vormen de basis om tot een robuuste infrastructuur te komen64. Een dergelijke infrastructuur is: -‐ gebaseerd op heldere afspraken over regie -‐ ingericht op een op de organisatie toegesneden kostenefficiënte manier die de effectiviteit van de werking van de instelling vergroot -‐ is gebaseerd op richtlijnen, normen en standaarden -‐ staat in dienst van de gebruiker Specifieke organisatiebehoeften of veiligheidsoverwegingen kunnen ertoe leiden dat er voor een individuele maatwerkoplossing voor digitale duurzaamheid wordt gekozen. Het is voor de hand liggend dat vanuit kosten en kennisoverwegingen voor gezamenlijke oplossingen wordt gekozen waar dit mogelijk is.65 Dat geldt ook voor thematisch georganiseerde netwerken. Samenwerking met private partijen is mogelijk, mits er voldoende zekerheden geformuleerd kunnen worden om het digitaal erfgoed veilig en kwalitatief hoogwaardig duurzaam te beheren. Een landelijke infrastructuur hoeft niet bij voorbaat een centraal georganiseerde structuur met aangewezen eindverantwoordelijken te zijn. Het is evengoed denkbaar dat een gedistribueerd model voor duurzaam digitaal beheer en duurzame toegang wordt ingericht. Een dergelijk systeem dient gereglementeerd te worden door duidelijke afspraken, standaarden en verplichtende kaders. De werking en kwaliteit ervan moet, gecontroleerd worden door een inspectie-‐ of auditsysteem. Het is belangrijk om onderzoek te doen naar een samenhangend pakket aan software voor de culturele sector waarmee de digitale duurzaamheidsproblematiek voor het hele proces, van ontvangst tot hergebruik, benaderd kan worden. Het digitaal duurzaamheidsonderzoek heeft betrekking op alle onderdelen van het traject: van persistent identifiers, tot metadata, betrouwbare opslag, schaalbaarheid, certificering en hergebruik. Of men het duurzaamheidsvraagstuk nu in huis oplost of extern belegt, in beide gevallen is kennis over duurzaamheid in de organisatie noodzakelijk naast het duidelijk benoemen van een eindverantwoordelijke, bij voorkeur op MT niveau.

63 4 C of voluit : the Collaboration to Clarify the Costs of Curation. Dit Europese project is erop gericht een

raamwerk te ontwikkelen waarmee organisaties zo kosteneffectief mogelijk data kunnen beheren. 64 Dat hangt bijvoorbeeld af van de digitaliseringsgraad van de instelling of bijvoorbeeld veiligheidseisen. 65 Dat kan bijvoorbeeld voor provinciale infrastructuur gelden


18

Digitale duurzaamheid vereist specifieke kennis daarom zijn scholings-‐ en opleidingstrajecten noodzakelijk.

Een financieel kader voor de kosten van digitale duurzaamheid voor culturele instellingen op lange termijn is op dit moment niet te geven. Daarvoor is eerst nader onderzoek noodzakelijk. Onderdeel van het onderzoek is het vaststellen welke kosten bij culturele instellingen tot lasten voor digitaal behoud, beheer en toegang gerekend kunnen worden. 66

66 Andere voorbeelden van kosten in verband met duurzame opslag zijn personeel, beveiliging, risicomanagement, backup-‐beleid, organisatie van de opslag, kwaliteitsmanagement, metadatamanagement en (technische) uitleveringsformaten


19

5. Werkprogramma CCDD 2013-‐2018 Inleiding De CCDD zette in het werkprogramma 2012-‐2013 in op drie deelterreinen: lobby naar overheden, relatie met de NCDD en bewustwording, kennisdeling, deskundigheidsbevordering. Het werkprogramma 2013-‐2018 gaat verder op deze weg met een aangescherpte visie, inzet op beleidsontwikkeling en een onderzoeksprogramma.67 Vanwege de nauwe relatie met de NCDD zal in het werkprogramma steeds aangegeven worden hoe de activiteiten van de CCDD zich verhouden tot die van de NCDD. Daarbij wordt aangesloten bij de vier deelgebieden die de NCDD voor de komend vijf jaar definieerde: Collectievorming, Kostenmodel, Kennisdeling en Infrastructuur. Uitvoering in vier fases Het werkprogramma van de CCDD zal in vier fases worden uitgevoerd, waarvan de eerste fase een initiatiefase is. Gedurende de hele periode zal de CCDD inzetten op kennisdeling, deskundigheidsbevordering en het zichtbaar maken van best practices. In de initiële fase zal vooral aan strategie en visie-‐ontwikkeling worden gewerkt. Vervolgens wordt in de eerste fase ingezet op de (voorwaarden voor ) ontwikkeling van de duurzame informatiehuishouding van instellingen. In de tweede fase wordt gewerkt aan concretisering van de activiteiten uit de eerste fase bijvoorbeeld door het uitvoeren van pilotprojecten. De derde en laaste fase is een implementatiefase. 1. Initiële Fase (2013-‐2014) : a. In samenwerking met de NCDD wordt aan een gemeenschappelijk organisatiestructuur en strategie voor digitale duurzaamheid gewerkt met daarbij aandacht voor de pluriformiteit, omvang en verschillen in snelheden van het culturele veld. b. Uitvoeren van een onderzoek naar de wenselijke strategie en infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid van digitale cultuur. Daarmee wordt aangesloten bij de ontwikkelingen die plaatsvinden bij OCW in het kader van de strategische agenda en het inrichten van een digitale infrastructuur. c. kennisdeling, deskundigheidsbevordering en zichtbaar maken van best practices. 68 2. Eerste fase (2014-‐2015): In deze fase zullen een aantal meer specifieke onderzoeken worden uitgevoerd met betrekking tot de ontwikkeling van de digitale infrastructuur en domeinspecifieke vraagstukken zoals duurzame toegang tot digital born art. 1. Bewustwording van de digitale duurzaamheidsthematiek bij de sector, kennisdeling, deskundigheidsbevordering en zichtbaar maken van best practices. (NCDD Thema 1: Kennisdeling) 2. Verzorgen van opleidingen of aanpassen van bestaande opleidingen. (NCDD: Thema 1 – Kennisdeling / opleiding en training) 3. Inzetten op kwalitatief beleid met betrekking tot informatieplannen instellingen

67

In bijlage 1 is in een schematisch overzicht weergegeven hoe het werkprogramma 2013-‐2018 zich verhoudt tot dat van 2012-‐2013. 68 oa. Anne Frankhuis, Boijmans van Beuningen, Naturalis als voorbeelden. (dit moet bij best practices onder c. Deze voetnoot verplaatsen.)


20

(NCDD: geen aansluiting. CCDD: Thema 1 – Kennisdeling/Beleid – deskundigheidsbevordering) 4. Leren van het verleden: onderzoek resultaten publieksgerichte digitaliseringsprojecten. (NCDD: Thema 2 – Infrastructuur, NCDD: Thema 1 – kennisdeling) 5. Instrumenten en checklists digitale duurzaamheid organisatie (NCDD: Thema 1 -‐– kennisdeling) 6. Onderzoek beheer en behoud digital born art in een gedistribueerde omgeving. (NCDD: Thema 2 – Infrastructuur) 7. Normen richtlijnen en kaders opstellen in verband met gecertificeerde duurzame digitale toegang digitaal cultureel erfgoed. (vooronderzoek) (NCDD: Thema 2 – Infrastructuur) 8. Inventarisatie van de kosten voor automatisering (fte, hardware, software: zie Enumerate) en projectgebonden financiering over de afgelopen vijf jaar. Zodat inzicht in de kostenontwikkeling verkregen kan worden voor de toekomstige investeringen in de ontwikkeling van de infrastructuur. (NCDD: Thema 3 -‐ Kostenmodellen) 9. Ontwikkelen waarderings-‐ en selectiemethodiek digitale cultuur. (NCDD: Thema 4 -‐ Digitale Collectievorming) 10. Het ontwikkelen van een eisenpakket voor een duurzame digitale workflow. Bij voorkeur in samenwerking met leveranciers. (preconcurrentiële aanbesteding) (NCDD: Thema 4 – Digitale Collectievorming) 3. Tweede fase (2016-‐2018): Deze fase is afhankelijk van de deelresultaten uit fase 2. 1. Bevorderen van de implementatie van digitaal duurzaam werken (NCDD: Thema 1 – Kennisdeling) 2. Het uitvoeren van drie pilotprojecten waarvan twee op het gebied van een trusted digital repository voor cultuur en een derde op het gebied van SPECTRUM (NCDD: Thema 2 -‐ Infrastructuur, Thema 2.2 – certificering, Thema 3 – kostenmodellen) 3. Normen richtlijnen en kaders opstellen voor gecertificeerde duurzame digitale toegang. (concretisering) (NCDD: Thema 2 – Infrastructuur/Certificering) 4. Uitwerking nationale infrastructuur (NCDD: Thema 2 – Infrastructuur) 5. Onderzoek specifieke thematiek in relatie tot ontwikkeling infrastructuur, digitale collectievorming en workflow (NCDD: Thema 4 – Digitale Collectievorming) 6. Ontwikkeling van businessmodellen (NCDD: Thema 4 – Kostenmodellen/ CCDD businessmodel en digitale workflow) 3. Derde Fase (2018 – ev.): De derde fase zal vooral een implementatiefase zijn. Deze fase is afhankelijk van de deelresultaten uit fase 2 en 3. Uitwerking gaat in de context van dit werkplan te ver.


21

Hierna volgt een gestructureerd overzicht waarin het werkprogramma nader is uitgewerkt.

Uitwerking werkprogramma 2013 -‐ 2018 onderwerp CCDD visie

Gezamenlijke strategie-‐ ontwikkeling Randvoorwaarde CCDD – lobby overheid Te bespreken inzet

Initiële Fase 1a. Organisatiestructuur en strategie betrokkenen De uitdaging voor het culturele veld ligt ook in de komende CCDD jaren in het vinden van een schaalbare oplossing voor het digitale-‐duurzaamheidsvraagstuk voor instellingen van verschillende omvang. Voor de meeste instellingen in het CCDD domein is digitaal verzamelen geen kernactiviteit. De digitale collectie vertegenwoordigt echter wel een strategisch belang. Om dat belang goed te kunnen borgen is een duurzaamheidsstrategie nodig waarin het digitaal duurzaam functioneren van de instelling centraal staat. Het businessmodel van de instelling moet de werking van de IT bepalen en niet andersom. Dat vertrekpunt is de basis voor de te kiezen infrastructurele oplossing. Of men nu besluit de digitale duurzaamheid individueel of in samenwerking op te pakken. Het is belangrijk bij het zoeken naar een oplossing zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande praktijken en richtlijnen zoals bijvoorbeeld SPECTRUM. Bewustwording, kennisdelen en aandacht voor opleiding blijven als thema actueel. CCDD -‐ NCDD In samenwerking met de NCDD wordt aan een gemeenschappelijk organisatiestructuur en strategie voor digitale duurzaamheid gewerkt uitkomst overleg NCDD – OCW in verband met overeenstemming doelstelling NCDD. CCDD-‐OCW De overheid heeft belang bij digitaal duurzaam informatiebeheer. Een ICT gedreven samenleving kan zich geen digitaal geheugenverlies permitteren. CCDD-‐OCW -‐ ondersteun het ontwikkelen van een duurzame informatiehuishouding van instellingen -‐ stel kwaliteitseisen aan het informatiebeleid van instellingen -‐ ondersteun onderzoek naar de specifieke digitale duurzaamheidsproblematiek van het cultureel domein -‐ maak digitalisering die noodzakelijk is voor een efficiënte en effectieve duurzame bedrijfsvoering mogelijk. -‐ ontwikkel flankerend beleid in de vorm van richtlijnen en kaders met een normstellend karakter, zodat de infrastructuur gereglementeerd door de overheid ingericht wordt. Het doel is zoveel mogelijk verschillende organisaties, publiek en privaat, langs de uitgezette lijnen te laten werken -‐ stel vast of er sprake is van een behoud-‐ en beheerverplichting ten aanzien van digitale collectie-‐ informatie voor instellingen in het cultuurdomein -‐ Zet waar mogelijk in op de aanpassing van het auteursrecht zodat belemmeringen voor hergebruik


22

randvoorwaarde

en beschikbaarstellen worden weggenomen CCDD overleg met OCW namens cultuurdomein

CCDD-‐OCW

onderwerp CCDD visie

onderzoek

randvoorwaarde


Kennisdelen en inventariseren

Initiële Fase 1b. inrichting infrastructuur Op het gebied van onderzoek en techniek van de digitale duurzaamheid zijn een groot aantal vraagstukken op te lossen. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaam digitaal beheer en de organisatie van de workflow, en de in te richten infrastructuur (centraal of gedistribueerd). Uitvoeren van een onderzoek naar de wenselijke strategie en infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid van digitale cultuur. -‐ gegeven de visie van de CCDD (zet in op de ontwikkeling van een schaalbare infrastructuur) -‐ gegeven de actuele ontwikkelingen -‐ daarbij verschillende modellen ter overweging (centraal, decentraal, thematisch, gedistribueerd) -‐ zie ook verder: kostenmodel/businessmodel product: schets nationale infrastructuur cultureel domein Randvoorwaarde: financiering uitvoering onderzoek, mogelijkheid tot aansluiten onderzoek digitale infrastructuur NCDD. Initiële Fase 1c. Kennisdeling Bewustwording, kennisdelen en aandacht voor opleiding blijven als thema actueel. Zorgdragen van de communicatie van de CCDD-‐ strategie: schaalbare oplossing, kennisdeling, duurzame toekomst instelling faciliteert duurzaam gebruik Investeer in opleidingen. Er is veel kennis (online) beschikbaar (bijvoorbeeld bij DEN, resultaten Europese projecten, KB, Nationaal Archief, Beeld en Geluid) die niet landt omdat er onvoldoende basiskennis aanwezig is in het veld. Deel kennis over standaarden, processen en methodes voor kwaliteitscontrole. Via website en sociale media NCDD/CCDD, via website DEN, via samenwerkingspartners CCDD: Het Nieuwe Instituut, NMV/SIMIN, Digital Art Force, LiMA, NCDD -‐ Organisatie seminars en congres in overleg met NCDD partners en deelname congressen.


betrokkene CCDD

CCDD Of CCDD in overleg met NCDD

CCDD – OCW -‐ NCDD

betrokkene CCDD

CCDD (partners) in samenwerking met NCDD en DEN

23

randvoorwaarde


Kennisdelen

Uitvoeren resultaten inventarisatie randvoorwaarde CCDD visie

uitvoering

randvoorwaarde


-‐ Monitor de technische ontwikkelingen -‐ Best Practices verspreiden (kennisbank DEN) -‐ Inventarisatie aanbod huidige opleidingen oa. Reinwardt Academie, UvA Beschikbare financiële middelen voor uitvoeren inventarisatie

Fase I 1. kennisdeling Bewustwording, kennisdelen en aandacht voor opleiding blijven als thema actueel. Zorgdragen van de communicatie van de CCDD-‐ strategie: schaalbare oplossing, kennisdeling, duurzame toekomst instelling faciliteert duurzaam gebruik Zie onder initiële fase 1a. 2.opleiding en deskundigheidsbevordering Op grond van inventarisatie fase 1a. Opleidingsaanbod aanpassen en/of initiëren. In overleg met opleidingen (oa. Reinwardt, UvA) Beschikbare financiële middelen voor uitvoeren inventarisatie 3. Kwaliteit informatieplannen Ondersteun de kwalitatieve ontwikkeling van een digitaal duurzame omgeving. Zet in op de inbedding van digitale duurzaamheid in de workflow van de organisatie door ontwikkeling informatieplannen en adequate duurzaamheidsparagraaf Communiceer naar overheden wat essentiële kenmerken zijn van een kwalitatief hoogwaardig informatieplan en duurzaamheidsparagraaf. Dring aan op een kwalitatieve controle. Update informatieplan Inhoudelijke kwaliteitstoets/audit/inspectie Beschikbare financiële middelen herziening informatieplan

Fase I 4. Leren van het verleden Publieksgerichte digitaliseringsprojecten kunnen belangrijke informatie leveren over duurzaam beheer resultaten en gebruik metadata en standaarden.


CCDD – OCW -‐ NCDD

betrokkene CCDD

CCDD in samenwerking met NCDD CCDD – NCDD -‐ OCW CCDD – OCW -‐ NCDD CCDD – DEN -‐ OCW

DEN OCW / overheden

betrokkene CCDD -‐ NCDD

24

onderzoek

Randvoorwaarde CCDD visie

uitvoering

Randvoorwaarde CCDD visie

onderzoek

randvoorwaarde CCDD visie

Onderzoek naar de resultaten van de publieksgerichte digitaliseringsprojecten van de afgelopen jaren (bijvoorbeeld Digitaliseren met Beleid) Deelvragen : Welke kennis is opgedaan bij het uitvoeren van de projecten ten aanzien van duurzaam beheer en toegankelijkheid. Beschikbare financiële middelen 5. instrumenten en checklists kwaliteitszorg workflow Instellingen moeten instrumenten aangereikt krijgen om de digitale duurzaamheid van de organisatie zelf te kunnen monitoren. Zoals bijvoorbeeld het scoremodel van DEN en PACKED Uitbreiden Instrumenten en checklists voor kwaliteitszorg in aansluiting op andere (internationale) initiatieven. (oa. testen levensduur huidig collectie-‐informatiesysteem in relatie tot organisatieontwikkeling) Beschikbare financiële middelen 6. Digital Born Art Het digital born erfgoed verdient in het bijzonder aandacht. Verlies van data betekent bij dit erfgoed,dat van huis uit digitaal is, direct een bestand dat onleesbaar is of een kunstwerk dat verloren is. Een gezamenlijk collectiebeleid is van belang (ook in verband met samenwerking in het buitenland) Digital born art kent door de aard van het ontstaan een eigen duurzaamheidsproblematiek die men zo vroeg mogelijk in het proces zou willen kunnen adresseren, bij voorkeur op het moment van productie en presentatie. Daar komen ingewikkelde problemen bij kijken in verband met versiebeheer, complex samengestelde bestanden, software en ook hardware afhankelijkheid. De conservering, archivering en documentatie van deze time based art, vraagt om nader onderzoek. Met name als het gaat om het interactief gedistribueerd beheren van mediakunst en gezamenlijk collectiebeheer. Organisatie samenwerking Beschikbare financiële middelen 7. Certificering De digitale duurzaamheidsproblematiek bij culturele instellingen wordt in het algemeen niet zozeer gekenmerkt door enorme omvang van de datacollectie, maar de diversiteit aan data. De


CCDD – NCDD -‐ OCW CCDD-‐NCDD-‐ DEN

CCDD – LIMA – DAF – Beeld en Geluid -‐ UvA

CCDD – NCDD

25

Onderzoek (Fase 1 en Fase 2)

randvoorwaarde CCDD visie

onderzoek

Onderzoek en ontwikkeling

randvoorwaarde

nadruk ligt in het beheerproces in alle gevallen op kwaliteit. Inventariseer aan welke eisen een trusted digital repository moet voldoen voor het beheer en de uitwisseling van cultureel erfgoed. Normen richtlijnen en kaders opstellen voor gecertificeerde duurzame digitale toegang digitaal cultureel erfgoed. Zodat zowel publiek als private partijen langs dezelfde lijnen kunnen werken. Dit is ook een voorwaarde voor publiek private samenwerkingsconstructies. Zie ook Fase 2: pilotproject Digital Trusted Repository, richtlijnen voor certificering Beschikbare financiële middelen 8. Kosten-‐ en businessmodel 1. De kosten voor toekomstig duurzaam beheer en behoud hangen sterk samen met de infrastructurele oplossing waarvoor gekozen wordt. Op dit moment is geen inzicht in de kosten te geven eenvoudigweg omdat de kengetallen niet of beperkt beschikbaar zijn. 2. Een duurzame infrastructurele oplossing vraagt om de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen en aansluitend een beheeromgeving. Daar kunnen ook PPS constructies een rol in spelen. 1. Inventarisatie van de kosten voor automatisering (fte, hardware, software: zie Enumerate) en projectgebonden financiering over de afgelopen vijf jaar. Zodat inzicht verkregen kan worden die in de toekomst met duurzaamheid gemoeid zijn. 2. -‐ Onderzoek de mogelijkheden van publiek private samenwerkingsmodellen; -‐ definieer de technische, juridische en organisatorische randvoorwaarden -‐ stel standaard SLA’s op Het ontwikkelen van eisenpakket waar informatiesysteem voor het beheer van een duurzame digitale workflow aan moet voldoen. Als antwoord op de veranderde kennis-‐ en informatieketen en aandacht voor digitale duurzaamheid. ( oa. DAMS /zie Collections Trust) en organisatie werkprocessen). In samenwerking met commerciële partner (in pre-‐concurrentieel model). Uitgangspunt: de gebruiker en niet de digitale workflow. (zie ook onder Fase II : onderzoek open source omgeving) Beschikbare financiële middelen 9. Selectie


CCDD -‐ NCDD

26

CCDD visie

Onderzoek en ontwikkeling Randvoorwaarde


CCDD visie uitvoering CCDD visie

Pilotproject

Niet alles hoeft bewaard te worden. Instellingen moeten een visie ontwikkelen op die digitale collecties die van belang zijn en daarom actueel moeten worden gehouden. Ontwikkel een waarderings-‐ en selectiemethodiek digitale cultuur. Organisatie, afstemming en overeenstemming Beschikbare financiële middelen

Fase II 1. Kennisdelen Bewustwording, kennisdelen en aandacht voor opleiding blijven als thema actueel. Zorgdragen van de communicatie van de CCDD strategie: schaalbare oplossing, kennisdeling, duurzame toekomst instelling faciliteert duurzaam gebruik Bevorder implementatie digitaal duurzaam werken door kennisdeling via deelname symposia, congressen en communicatieplatformen partners.(zie onder 1) 2. Certificering Zie onder fase 1 Normen richtlijnen en kaders opstellen voor gecertificeerde duurzame digitale toegang. 3. Implementatie Infrastructuur /ontwikkeling trusted digital repository Sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande ontwikkelingen.

Voer drie pilotprojecten uit waarvan twee op het gebied van een trusted digital repository voor cultuur (Beeld en Geluid en Eye (format), Naturalis (thematisch) en een derde op het gebied van SPECTRUM (RCE). -‐ Uitwerking van de vraag naar de standaarden en normering van een trusted digital repository voor cultureel erfgoed onder Fase I -‐ Uitwerking van onderzoek naar implementatie van infrastructuur -‐ Uitwerking duurzame workflow 4. Ontwikkeling businessmodel


CCDD – RCE – NMV – HNI

betrokkene CCDD – OCW -‐ DEN

CCDD – NCDD -‐ OCW CCDD – NCDD in samenwerking met instellingen Beeld en Geluid, Eye, Naturalis, RCE

27

CCDD visie

Zie onder Fase I kosten-‐ en businessmodel

Onderzoek en ontwikkeling

In vervolg op kosten-‐ en businessmodel onder Fase I. Specifiek businessmodel voor CCDD in relatie tot digitale workflow. Ook in verband met duurzame toekomstige exploitatie. 5. Inhoudelijke onderzoeksvragen (relatie met Fase I en II, initiatiekosten opgenomen onder Fase II). Op het gebied van digitale duurzaamheid spelen veel vraagstukken, met name ook over duurzame toegankelijkheid. Het is belangrijk om onderzoek te doen naar een samenhangende pakket aan software voor de culturele sector waarmee de digitale duurzaamheidsproblematiek voor het hele proces, van ontvangst tot hergebruik, benaderd kan worden. Het digitaal duurzaamheidsonderzoek heeft betrekking op alle onderdelen van het traject: van persistent identifiers, tot metadata, betrouwbare opslag, schaalbaarheid, certificering en hergebruik. (zie ook Fase I:9) a. Onderzoek de mogelijkheid van de ontwikkeling van een integraal systeem voor de afhandeling van het standaardmodule voor ingest. b. Onderzoek de mogelijkheden voor duurzaam beheer van metadata in de context van de workflow c. onderzoek de mogelijkheden voor cloudcomputing inclusief middleware vervanging en duurzame backup mogelijkheden. Sluit daarbij aan bij lopende projecten. En onderzoek de manier waarop gedistribueerde opslag en ontsluiting in de cloud garanties biedt voor duurzame toegang en hergebruik d. Onderzoek naar de mogelijkheden voor een open source toepassing voor duurzame informatiebeheer (workflow+opslag) in relatie tot dynamische contentverrijking oa. persistent identifiers (in aansluiting op bestaande ontwikkelingen). (zie ook Fase I – eisenpakket) Beschikbaarheid financiële middelen: noodzakelijk aanvangsinvestering.

CCDD -‐ NCDD

CCDD visie

Onderzoeksvoorstellen Fase I en Fase II

randvoorwaarde

CCDD -‐ NCDD


28

6. Financieel Kader

De CCDD is een netwerkorganisatie zonder eigen middelen. Gezamenlijk leveren de partners van de CCDD een financiële bijdrage aan de NCDD. Het budget van de CCDD is ontoereikend om de inzet op de ontwikkeling van de infrastructuur voor het cultureel domein te kunnen realiseren. Daarvoor zal naar extra middelen gezocht moeten worden in samenwerking met de NCDD. Waar mogelijk zullen de activiteiten in samenwerking met de NCDD worden uitgevoerd om het voordeel van de samenwerking te kunnen benutten. Daarom is in het werkprogramma ook aangegeven waar aansluiting bij de thematiek van de NCDD mogelijk is. De daadwerkelijke financieringsbehoefte hangt samen met de te kiezen infrastructuur en de mate waarin publiek private samenwerking gerealiseerd kan worden. 69

69 eenheid steeds X 1000


29

Samenvatting De Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD) is een kennisnetwerk waarin cultureel erfgoedinstellingen met elkaar aan de slag gaan om (informatie over) digitale objecten op de lange termijn beschikbaar te houden. Samen met de Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid en de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) zet men in op een duurzame digitale toekomst voor instellingen en collecties. ICT heeft onze bedrijfsvoering grondig veranderd. Digitale duurzaamheid is essentieel voor het toekomstig rendement van instellingen. Uit het onderzoek blijkt dat over de hele breedte van de organisatie sprake van gevaar voor geheugenverlies. Onze gebruikers zijn actieve deelnemers die altijd en overal over informatie moeten kunnen beschikken. Deze hyperconnectiviteit moeten we als verantwoordelijke erfgoedinstelling kunnen faciliteren. CCDD en instellingen: visie Uit de gevoerde gesprekken en de literatuur blijkt dat de uitdaging voor het culturele veld ook in de komende jaren ligt in het vinden van een schaalbare oplossing voor het digitale-‐ duurzaamheidsvraagstuk voor instellingen van verschillende omvang 70. Er is duidelijk sprake van verschillende snelheden in het culturele veld. Dat hangt ook vaak samen met de omvang van de digitale collectie en de grootte van de instelling. Voor de meeste organisateis in het CCDD domein is digitaal verzamelen geen kernactiviteit. De digitale collectie vertegenwoordigt echter wel een strategisch belang voor de dienstverlening in de toekomst. Om dat belang goed te kunnen borgen is een strategie nodig waarin het digitaal duurzaam functioneren van de instelling in het primaire proces van de instelling verankerd wordt. Digitale duurzame opslag an sich vormt een onderdeel van de strategie. Dat vertrekpunt is de basis voor de te kiezen infrastructurele oplossing. Of men nu besluit de digitale duurzaamheid individueel of in welke vorm van samenwerking dan ook op te pakken. Het is belangrijk bij het zoeken naar een oplossing om de digitale workflow vorm te geven, zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande praktijken en richtlijnen. Bewustwording, kennisdelen en aandacht voor opleiding blijven als thema actueel. CCDD en overheid De overheid heeft belang bij digitaal duurzaam informatiebeheer. Een ICT gedreven samenleving kan zich geen digitaal geheugenverlies permitteren. Daarom wordt van de overheid op hoofdlijnen de volgende inzet gevraagd: -‐ ondersteun het ontwikkelen van een duurzame informatiehuishouding van instellingen -‐ stel kwaliteitseisen aan het informatiebeleid van instellingen -‐ ondersteun onderzoek naar de specifieke digitale duurzaamheidsproblematiek van het cultureel domein -‐ maak digitalisering die noodzakelijk is voor een efficiënte en effectieve duurzame bedrijfsvoering mogelijk. -‐ ontwikkel flankerend beleid in de vorm van richtlijnen en kaders met een normstellend karakter, zodat de infrastructuur gereglementeerd door de overheid ingericht wordt. Het doel is zoveel mogelijk verschillende organisaties, publiek en privaat, langs de uitgezette lijnen te laten werken -‐ stel vast of er sprake is van een behoud-‐ en beheerverplichting ten aanzien van digitale collectie-‐informatie voor instellingen in het cultuurdomein

70

Schaalbaarheid heeft hier betrekking op kwalitatief duurzaam informatiebeheer. Instellingen moeten vanuit eigen doelstellingen en collecties kunnen werken om een juiste oplossing op maat te kunnen kiezen.


30

-‐

Zet waar mogelijk in op de aanpassing van het auteursrecht zodat belemmeringen voor hergebruik en beschikbaarstellen worden weggenomen71

CCDD en onderzoek Op het gebied van onderzoek en techniek van de digitale duurzaamheid zijn een groot aantal vraagstukken op te lossen. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaam digitaal beheer en de organisatie van de workflow, noodzakelijke voorwaarden voor hergebruik en duurzame toegang, digital born art en digital born collecties, certificering en duurzame kosten en businessmodellen, en de in te richten infrastructuur (centraal of gedistribueerd). CCDD werkprogramma 2013-‐2018 Het werkprogramma bestaat uit een initiële fase en drie nadere uitwerkingsfases: 1. A. In de initiële fase wordt samen met de NCDD aan een gemeenschappelijke organisatiestructuur en strategie voor digitale duurzaamheid gewerkt. B. Tegelijkertijd wordt een onderzoek uitgevoerd naar de wenselijke strategie en infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid van digitale cultuur. Daarmee wordt aangesloten bij de ontwikkelingen die plaatsvinden bij OCW in het kader van de strategische agenda en het inrichten van een digitale infrastructuur. 2. Vervolgens zullen in de eerste fase (2014-‐2015) een aantal meer specifieke onderzoeken worden uitgevoerd. 3. De tweede fase (2015-‐2018) zal vooral gericht zijn op ontwikkeling van de infrastructuur. 4. De derde fase is een implementatiefase (2018 ev.) Voor de culturele sector is professionalisering en bewustwording de komende jaren van essentieel belang. Daarom wordt gedurende alle fases ingezet op deskundigheidsbevordering en opleiding.

71

Ook als het gaat om licentievoorwaarden en encryptie


31

Bijlagen


32

Bijlage 1

Samenvatting visie CCDD 2012 -‐ 2013 Juni 2012 presenteerde de Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid de strategische agenda digitale duurzaamheid onder de titel ‘Voor de eeuwigheid – samenwerking is het beste model’. In de agenda wijst men op het maatschappelijk belang van duurzaam beschikbare informatie. Niet alleen voor onze identiteitsvorming en wetenschappelijk onderzoek. Maar ook voor het onderwijs, de creatieve industrie en het verduurzamen van investering in digitalisering. Daarom formuleerde de coalitie een aantal beleidsaanbevelingen voor vier deelgebieden. Naast de noodzaak tot visieontwikkeling adresseerde men het belang van het ontwikkelen van diensten voor duurzame toegankelijkheid, cloud computing, de noodzaak tot het stellen van kwaliteitseisen en monitoren van digitale ontwikkelingen. Erfgoedinstellingen kunnen bijdragen door de duurzame toegankelijkheid structureel in hun beleid en begroting te verankeren. Er is echter ook een impuls nodig om de innovatieve kracht van instellingen op de lange termijn te borgen. Projecten zoals Beelden voor de Toekomst maken duidelijk dat het urgent is om de kosten voor lange termijn exploitatie van digitaal duurzaam beheer inzichtelijk te maken. Het digital born erfgoed verdient in het bijzonder aandacht. Verlies van data betekent bij dit erfgoed,dat van huis uit digitaal is, direct een bestand dat onleesbaar is of een kunstwerk dat verloren is. Niet alles hoeft bewaard te worden, daarom is een selectiebeleid van belang. Aan de strategische agenda werd een werkagenda gekoppeld voor 2012 en 2013 waarin men inzette op bewustwording van het maatschappelijk belang van de problematiek en de verantwoordelijkheid van de sector en de overheid voor digitale duurzaamheid.


33

Bijlage 2 Voor het onderzoek is met de volgende personen en organisaties gesproken: Eye Filminstituut Sandra den Hamer (directeur en voorzitter CCDD) Walter Swagemakers Piet Dirkx Jatta Haan Edith Dasler Van Abbemuseum Willem Jan Renders Het Nieuw Instituut Behrang Mousavi RCE Dirk Houtgraaf Carla Schulte Naturalis Kirsten van Hulsen Jeroen Snijders UvA Steph Scholten Renze Brandsma Boijmans van Beuningen Patty Wageman Museum Hanna Lijen Museum Volkenkunden Leiden Jos Taekema Tropenmuseum Richard van Alphen RMO Wouter de Groot Fotomuseum Ruud Visschedijk Legermuseum Christ Ronteltap Annet Ruseler

Anne Frank huis Teresien da Silva Cecilia Tun MU in Eindhoven (en STRP festival) Angelique Spaninks Baltan Laboratories, Eindhoven Olga Mink Rijksmuseum Rob Hendriks RKD Reinier van ‘t Zelfde LCM Annet Gaalman Fries Museum Wilbert Helmus De Ree archiefsystemen Erik de Ree Datamatters Paul Schindeler AdLib Bert Degenhart Drenth

LIMA Gaby Wijers


34

Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid werkplan

Recommend Documents