Collectie Digitaal: born digital Eindrapport van het NCDD- project Collectie Digitaal N C D D. Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

Collectie Digitaal: born digital

                     Eindrapport  van  het  NCDD-­‐project  Collectie  Digitaal  

                                   

NCDD Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

      Den Haag, 8 september 2015 | Charles Jeurgens, Chido Houbraken – Nationaal Archief | Koninklijke Bibliotheek | Data Archiving and Networked Services | Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid | Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed | Meertens Instituut | NIOD Instituut  

Colofon Projectnaam Projectleider(s) Contactpersoon

Onderzoekers/Auteurs Versie Bijlage(n)

NCDD - Collectie Digitaal Charles Jeurgens Chido Houbraken T +31 6 470 490 44 [email protected] Postbus 90520 | 2509 LM Den Haag J. Weterings / C. Houbraken 0.4 1

Pagina 2 van 60

Voorwoord Het voorliggende rapport beschrijft de resultaten van het project Collectie Digitaal: born digital. Dit project is uitgevoerd tussen april 2014 en juni 2015 in opdracht van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). Het is een van de samenwerkingsprojecten die zijn geformuleerd in de strategische agenda van de NCDD en het NCDD-programmaplan 2013 – 2018. Het project maakt onderdeel uit van een reeks van projecten die de basis vormt voor de inrichting van een netwerk van landelijke voorzieningen voor duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland. Het eindresultaat is tot stand gekomen in een nauwe samenwerking tussen het Nationaal Archief (Charles Jeurgens en Chido Houbraken), de Koninklijke Bibliotheek (Maaike Napolitano), Data Archiving and Networked Services (Valentijn Gilissen), het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (Hans van der Windt), de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (Karina de Jong), het Meertens Instituut (Douwe Zeldenrust) en het NIOD Instituut (Tim Veken). De projectleiding was in handen van het Nationaal Archief. Over de NCDD De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid is in 2008 opgericht door organisaties uit de publieke sector die de langdurige zorg voor digitale informatie in het publieke domein tot hun kerntaak rekenen. De NCDD fungeert als platform voor het delen van kennis en expertise en coördineert de ontwikkeling van een landelijk netwerk waarin de toegang tot digitale informatie van de publieke sector gegarandeerd is. www.ncdd.nl

Pagina 3 van 60

Inhoud

Versiebeheer—5   Managementsamenvatting—6   1   1.1   1.2   1.3   1.4  

Inleiding—7   Aanleiding voor het project Collectie Digitaal—7   Doelstelling—7   Verantwoording van de werkwijze—7   Leeswijzer—7  

2   2.1   2.2  

De digitale samenleving—9   Hoe ziet de digitale maatschappij er uit?—9   Aandachtspunten voor acquisitie—10  

3   3.1   3.2   3.2.1   3.2.2   3.2.3   3.2.4   3.2.5   3.2.6   3.2.7   3.2.8   3.2.9   3.3  

Interviews en vragenlijsten—11   Inleiding—11   Samenvattingen—11   Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid—11   DANS—12   Koninklijke Bibliotheek—14   Meertens Instituut—15   Nationaal Archief—17   NIOD—18   Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed—19   Museum of the Image (MOTI)—20   LIMA—21   Conclusie—21  

4   4.1   4.2   4.3  

Best practices & lessons learned—23   Inleiding—23   Onderzoek—23   Voorbeelden—24  

5   5.1   5.2   5.3   5.4  

Conclusies en aanbevelingen—29   Algemene constateringen n.a.v. onderzoek—29   Aanpak uitwerken scenario’s—29   Beslisboom—29   Aanbevelingen voor vervolgprojecten/-onderzoeken—30  

BIJLAGE 1: Vragenlijsten—31   Beeld en Geluid—31   DANS—35   Koninklijke Bibliotheek—40   Meertens Instituut—43   Nationaal Archief—48   NIOD—51   RCE—55   LiMa—58  

Pagina 4 van 60

Versiebeheer

Versie 0.1

Datum 11-122014

0.2

1-62015

0.3

2-72015

0.4

8-92015

Inhoud Opzet structuur rapport, H1 grotendeels geschreven, H2 opzet, H3 gereed (voor de benaderde instanties) H1 aangevuld, H2 ingevuld, H3 aangevuld met nieuwe gegevens, H4 en H5 geschreven, Bijlage 1 toegevoegd. H4 en H5 verder uitgewerkt

Auteur J. Weterings

Verspreiding C. Jeurgens, C. Houbraken

C. Houbraken

C. Jeurgens, M. Ras

C. Houbraken

Aanpassing van H5 n.a.v. de input van de Klankbordgroep op 28-08-2015

C. Houbraken

C. Jeurgens, M. Ras, Klankbordgroep C. Jeurgens, M. Ras, Klankbordgroep

Pagina 5 van 60

Managementsamenvatting

Digitalisering leidt tot nieuwe vragen rondom het begrip collectie en collectievorming, vooral vanuit de bestaande infrastructuur, waarbij collectiebeherende instellingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer, behoud en beschikbaar stellen van hetgeen tot de collectie wordt gerekend . De problematiek rond acquisitie van digitaal materiaal komt niet uit de lucht vallen. Collectionerende instanties acquireren dat wat reeds bestaat. Hoe meer elementen van de maatschappij een digitale variant kennen, hoe groter het effect zal zijn op het acquisitiebeleid van de instanties. Dataficatie en virtualisering als maatschappelijke ontwikkelingen versterken dit effect. Allereerst is het van belang om bij alle digitale kunst- en cultuuruitingen in het achterhoofd te houden dat digitale data relatief vluchtig is. Dat kan zijn omdat de drager van de data niet langdurig houdbaar is, maar ook omdat de representatie zelf afhankelijk is van snel verouderende hard- en software. Dit betekent dat acquisitie van digitaal materiaal altijd enige tijdsdruk kent. De overvloed aan digitaal materiaal zal steeds meer leiden tot het maken van gedegen acquisitiekeuzes, in sommige gevallen al bij de creatie van het materiaal, zodat de acquisitie zelf gemakkelijker en wellicht geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Uit de reacties op de vragenlijsten en de gesprekken met de betrokken instellingen, blijkt dat de instellingen een duidelijk beeld, dan wel vrij duidelijke kaders hebben op basis waarvan collecties gevormd worden. De uitdagingen die ze voor zichzelf zien, zijn met name van technische en organisatorische aard en het achter lopen van de wet- en regelgeving (met name het gebruiksrecht binnen het auteursrecht) bij de maatschappelijke ontwikkelingen. Voor voorbeelden van best practices en lessons learned is gekeken naar initiatieven die zich (voor een substantieel deel) richten op acquisitie. Het onderzoek heeft zich alleen gericht op bestaande rapporten en literatuur. Afgaande op de conclusies uit de interviews, enquêtes en vooral de best practices is gekozen om te pleiten voor de ontwikkeling van een beslisboom voor de acquisitie van digitale objecten en concepten. Een rudimentaire fase van deze beslisboom is meegeleverd.

Pagina 6 van 60

1

Inleiding

1.1

Aanleiding voor het project Collectie Digitaal Vanuit de bestaande infrastructuur - waarbij collectiebeherende instellingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer, behoud en beschikbaar stellen van hetgeen tot de collectie wordt gerekend – zorgt digitalisering voor nieuwe vragen rondom het begrip collectie en collectievorming. De problematiek rondom digitale collectievorming valt grofweg uiteen in twee categorieën: aan de ene kant het digitaal maken van oorspronkelijk analoge collectie-onderdelen (digitaliseren) en aan de andere kant het verwerven en behouden van born digital materiaal (collectievorming). Samen vormen ze de digitale collectie van de instellingen. Dit project richt zich op born-digital materiaal, dat van oorsprong in digitale vorm gecreëerd is. Wanneer we ons beperken tot het born-digital collectievraagstuk, kunnen we vaststellen dat digitalisering in toenemende mate zorgt voor creatie en gebruik van informatie, wetenschappelijke gegevens, kunstuitingen, mediaproducten etc. in andere verschijningsvormen dan we van oudsher gewend zijn. De virtuele wereld is deels de reële wereld geworden. Dat levert ook nieuwe vraagstukken op voor collectiebeherende instellingen. Met andere woorden: wat betekent de ‘digital turn’ voor de collectionerende praktijken van collectiebeherende instituten?

1.2

Doelstelling Het project moet het voor de collectiebeherende instellingen mogelijk maken om een beredeneerde en te verantwoorden keuze te maken met betrekking tot digitale collectievorming. Een keuze die is afgestemd op de collectievorming bij andere instellingen en binnen andere domeinen. De rol van enerzijds technische en anderzijds maatschappelijke (beleidsmatig, wettelijk, organisatorisch) randvoorwaarden zal hierbij belicht worden.

1.3

Verantwoording van de werkwijze Om in kaart te brengen hoe collectiebeherende instellingen momenteel omgaan met het verwerven van digitale collecties en de vraagstukken die er leven, zijn er vragenlijsten verstuurd naar de instellingen uit het projectteam. De antwoorden op de vragenlijsten zijn met de instellingen besproken. In een inhoudelijk projectleidersoverleg met de projectleiders van de andere NCDD-projecten is gebrainstormd over de vervolgaanpak van het project. Hieruit kwam naar voren, dat men vooral geïnteresseerd is in de vraag welke aspecten van de digitale samenleving nog niet of onvoldoende in beeld zijn binnen de verschillende domeinen. Zo werd het voorbeeld van videogames genoemd. De best practices en lessons learned zijn vooral gebaseerd op literatuuronderzoek en niet zozeer op basis van interviews.

1.4

Leeswijzer Hoofdstuk een is de hierboven geplaatste inleiding. Hoofdstuk twee, de digitale samenleving, is een wat meer beschouwend hoofdstuk op basis van literatuur en wat zo nu en dan in interviews en gesprekken ter sprake kwam. Het beoogt geen complete beschrijving te geven van de digitale maatschappij, maar stipt enkele punten aan die van belang zijn voor de context van het digitale acquisitiebeleid van collectionerende instellingen. Pagina 7 van 60

Hoofdstuk drie is de kern van het rapport. Hierin staan de samenvattingen van de enquêtes en interviews die uitgezet en gehouden zijn bij negen instellingen, gevolgd door een algemene conclusie. De best practices en lessons learned van hoofdstuk vier geven een kort, niet uitputtend overzicht van interessante cases in Nederland en daarbuiten. Verdere uitwerking van dit deel vindt plaats in de tweede fase van het onderzoek. Hoofdstuk vijf geeft enkele algemene constateringen, een voorstel voor een aanpak van de tweede fase van het onderzoek en aanbevelingen voor eventuele vervolgprojecten. Tot slot is er nog een bijlage met daarin per instelling alle antwoorden op de enquête.

Pagina 8 van 60

2

De digitale samenleving

De problematiek rond acquisitie van digitaal materiaal komt niet uit de lucht vallen. Collectionerende instanties acquireren dat wat reeds bestaat. Hoe meer elementen van de maatschappij een digitale variant kennen, hoe groter het effect zal zijn op het acquisitiebeleid van de instanties. 2.1

Hoe ziet de digitale maatschappij er uit? Er is nauwelijks nog een onderdeel van de maatschappij te noemen waar digitalisering (in een of andere vorm) geen grip op heeft gekregen. Van de medische wetenschap tot vermaak, van de auto-industrie tot communicatie, van landbouw tot wetgeving; overal wordt gebruik gemaakt van digitale technieken, digitale informatie en digitale representaties van die informatie. Deze digitalisering leidt tot steeds meer informatie. Het creëren en vastleggen van grote hoeveelheden informatie voor gebruik en hergebruik is gemakkelijker in digitale en geautomatiseerde vorm, dan het ooit was in papieren vorm. Gevolg is een versnelde dataficatie van de samenleving: het dataficeren van een verschijnsel houdt dan in dat het in een gekwantificeerde vorm gebracht wordt, waarin het systematisch kan worden vastgelegd en geanalyseerd.1 Feitelijk is dit niets meer dan wat Kamerlingh Onnes een eeuw daarvoor al benoemde als door meten tot weten, met dit verschil dat het grootschaliger en sneller verwerkt kan worden. Door de relatief goedkope opslag van digitale data en big data technieken, leidt bovenstaande tot een data-overvloed en een hergebruik van data die nog niet eerder vertoond is. Digitalisering en ICT hebben eveneens een groot effect op ons dagelijkse, persoonlijke leven. We communiceren voor een groot deel digitaal, we werken digitaal samen, we luisteren onze muziek digitaal en we nemen digitale foto’s en kijken ze vaak terug op een scherm in plaats van een afgedrukte vorm. Maar het gaat verder dan dat: steeds meer apparaten die gebruik maken van ICT en digitale informatie zijn een verlengstuk van onszelf geworden (met de smartphone als meest herkenbare voorbeeld) of nemen lichamelijke en cognitieve functies over (denk bijvoorbeeld aan de zelfrijdende auto van Google). De Europese Commissie vat het in haar OnLife Manifesto2 als volgt samen: The deployment of information and communication technologies (ICTs) and their uptake by society affect radically the human condition, insofar as it modifies our relationships to ourselves, to others and to the world. The ever-increasing pervasiveness of ICTs shakes established reference frameworks through the following transformations: 1. the blurring of the distinction between reality and virtuality; 2. the blurring of the distinctions between human, machine and nature; 3. the reversal from information scarcity to information abundance; and 4. the shift from the primacy of entities to the primacy of interactions. Zo ook in de kunst en cultuur. De verdergaande digitalisering van de samenleving heeft onder andere geleid tot de opkomst van de elektronische cultuur (e-cultuur). De term wordt in Nederland vermoedelijk voor het eerst gebruikt in 1996 en in 2002 komt het Ministerie van

1 2 3 2 4

De Big Data Revolutie, blz. 114 (Viktor Mayer-Schönberger en Kenneth Cukier, 2013, Maven Publishing, Amsterdam) . https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/onlife-manifesto (laatst geopend op 28 mei 2015) http://www.den.nl/art/uploads/files/cultuurict-nota3-beleidsbriefecultuur.pdf https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/onlife-manifesto (laatst geopend op 28 (laatst mei 2015) geopend op 28 mei 2015) https://nl.wikipedia.org/wiki/E-cultuur (laatst geopend op 28 mei 2015) Pagina 9 van 60

OC&W met de Beleidsbrief eCultuur.3 Kort gezegd gaat het over de relatie tussen ICT en digitale media enerzijds en de productie en consumptie van kunst en cultuur anderzijds. Door de intrede van digitale media in de kunst en cultuursector ontstonden nieuwe kunstvormen en nieuwe mogelijkheden voor de productie, presentatie en archivering van kunst- en cultuurproducten. Digitalisering (en ICT) verandert de wijze waarop we cultuur maken, verspreiden, bewaren en eraan deelnemen.4 Gevolg is dat men rekening moet houden met kunst en cultuur dat wezenlijk andere verschijningsvormen kent dan men tot nu toe gewend was. Het kan bijvoorbeeld virtuele kunst zijn, waarbij mens en machine een moeten worden om het als persoon waar te nemen of beter gezegd, tot zich te nemen. 2.2

Aandachtspunten voor acquisitie Allereerst is het van belang om bij alle digitale kunst- en cultuuruitingen in het achterhoofd te houden dat digitale data relatief vluchtig is. Dat kan zijn omdat de drager van de data niet langdurig houdbaar is, maar ook omdat de representatie zelf afhankelijk is van snel verouderende hard- en software. Dit betekent dat acquisitie van digitaal materiaal altijd enige tijdsdruk kent. De overvloed aan digitaal materiaal zal steeds meer leiden tot het maken van gedegen acquisitiekeuzes, in sommige gevallen al bij de creatie van het materiaal, zodat de acquisitie zelf gemakkelijker en wellicht geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Uitgaande van de hierboven door de EU beschreven vier transformaties, is het van belang om het cultuurterrein en het thema waarbinnen de instantie acquireert, opnieuw onder de loep te nemen. Is er materiaal dat wel in het collectieprofiel past, maar niet wordt opgenomen met het huidige acquisitiebeleid? Is er een totaal nieuw thema ontstaan dat wel interessant is, maar niet beschreven is in het collectieprofiel? Moet en kan er samengewerkt worden met andere instellingen? Kan of moet een deel aan de maatschappij overgelaten worden? Samengevat zou acquisitie een taak kunnen worden (zijn!) die steeds sneller herijking behoeft en steeds verder naar voren schuift in het creatieproces.

3 4

http://www.den.nl/art/uploads/files/cultuurict-nota3-beleidsbriefecultuur.pdf (laatst geopend op 28 mei 2015) https://nl.wikipedia.org/wiki/E-cultuur (laatst geopend op 28 mei 2015) Pagina 10 van 60

3

Interviews en vragenlijsten

3.1

Inleiding Onderstaande beschrijvingen zijn gebaseerde op de door bevraagde instelling ingevulde enquêtes en geïnterviewde medewerkers van dezelfde instellingen. In een enkel geval is er alleen een interview afgenomen of alleen een enquête ingevuld.

3.2

Samenvattingen

3.2.1

Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid Beeld en Geluid is het nationale audiovisuele geheugen van Nederland. Beeld en Geluid verzamelt voor AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Het instituut heeft een collectiebeleid waarin kaders voor acquisitie en selectie staan beschreven. De grondslag voor dit beleid ligt in de Mediawet, die bepaalt dat er een nationaal archief moet bestaan dat publiek audiovisueel erfgoed duurzaam beheert. Bij het verwerven van dit materiaal wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en analoog materiaal, aangezien acquisitie plaatsvindt op basis van inhoudelijke criteria. De wijze waarop de werken zijn vastgelegd (analoog en digitaal) doet doorgaans niet ter zake. Sinds 2007 acquireert Beeld en Geluid het born digital materiaal van de publieke omroepen digitaal. Tegenwoordig betekent dit dat er op jaarbasis 8000 uur TV en 55.000 uur radio materiaal wordt gearchiveerd. Daarnaast legt Beeld en Geluid jaarlijks in twee weken (10 en 43) de integrale uitzendingen van Nederlandse radio en TV landelijke publieke en commerciële netten vast, en door het jaar heen wordt nog eens 500 uur materiaal van commerciële televisiekanalen vastgelegd. Beeld en Geluid verzamelt internetvideo (webonly content).De instroom van het digitale materiaal is een geautomatiseerd en continue proces. Dagelijks ontvangt het archief born digital materiaal: websitearchieven, fotobestanden, videomateriaal, audiomateriaal. Beeld en Geluid verzamelt materiaal van internet en commerciële omroepen op basis van eigen inzicht en opdracht. Beeld en Geluid is pilots gestart met verschillende omroepen om websites te archiveren en benadert daarnaast actief producenten van AV materiaal (denk aan documentaire producenten, onafhankelijke producenten, STER etc.) voor het verwerven van dat materiaal. Het collectiebeleid van Beeld en Geluid is afgestemd met EYE Filminstituut. Op inhoudelijk gebied zijn afspraken gemaakt om te voorkomen dat dingen dubbel gebeuren – denk aan speelfilmmateriaal, animatiefilm en amateurfilm. Wanneer materiaal wordt aangeboden dat beter binnen de collectie van de ander past wordt doorverwezen. Beeld en Geluid voert daarnaast overleg over de acquisitie van amateurfilm en regionale televisie met NORAA (Netwerk organisatie audiovisuele archieven), LIMA (opvolger NIMk over videokunst), ROOS (Regionale omroepen) en met diverse archieven (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, over materiaal van regionale en lokale televisie) Beeld en Geluid is een cultuurhistorische instelling die het audiovisueel erfgoed dat uit historisch of cultuurhistorisch oogpunt van nationaal belang is verzamelt, conserveert, ontsluit en presenteert voor zoveel mogelijk gebruikers: AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Het AV materiaal uit de 20ste eeuw is grotendeels veiliggesteld, de aanwas geschiedt voornamelijk in het digitale domein Beeld en Geluid is in 2013 begonnen met het actief archiveren van websites (omroepen, programma’s, AV domein, mediahistorisch), in aanvulling Pagina 11 van 60

op wat reeds gebeurt, en als context bij AV items. Over webarchivering wordt afstemming gezocht met KB/NCDD. De knelpunten rond het documenteren van de digitale samenleving die Beeld en Geluid constateert, hebben vooral te maken met vraagstukken over het eigenaarschap/ auteursrecht (wie is de rechthebbende van het materiaal en wat mag er mee gebeuren?), de kosten voor de duurzame opslag en het beheer van het materiaal en de technische aspecten. Bij het produceren van born digital materiaal wordt archiveringsvraagstuk vaak niet meegenomen. De nieuwste formaten en software worden omarmd zonder dat archivering voor lange termijn is onderzocht. Omdat internetplatforms (YouTube, Vimeo) inmiddels zo’n enorm aanbod verspreiden is de verwachting onder gebruikers groot. Nu tegenwoordig iedereen via internet kan “uitzenden”, is er in veel gevallen geen contact tussen producenten van AV media en Beeld en Geluid, waardoor het ook onmogelijk is om afspraken te maken over het bewaren of beschikbaar stellen ervan. Gezien auteursrechtelijke beperking kan Beeld en Geluid veel van het verzamelde digitale AV materiaal (en contextmateriaal) niet online verspreiden. Binnen speciale onderwijsplatforms kan Beeld en Geluid een groot deel aanbieden aan scholieren, studenten en onderzoekers. Met andere woorden: de knelpunten hebben niet zozeer te maken met de vraag wat er geacquireerd zou moeten worden. Wel ziet Beeld en Geluid een witte vlek op het gebied van acquisitie van social media. De aanpak hiervan staat nog steeds in de kinderschoenen, en er is ook geen gemeenschappelijk beeld over welke instelling wat zou moeten verwerven.

3.2.2

DANS DANS richt zich met name op de data vanuit de alfa en gammawetenschappen. Er is specifieke expertise aanwezig voor de Alfa- en Gamma-wetenschappen; de grootste collecties zijn de collecties voor Archeologie, Geschiedenis en de Sociale wetenschappen; daarnaast bevinden zich andere collecties uit diverse geesteswetenschappen en humaniora in het archief. Ook bezit DANS digitaal kaartmateriaal waaronder kaarten van het Kadaster; gescande en gedigitaliseerde historische volkstellingen en divers ander materiaal. Een bijzondere collectie zijn de interviews (oral history). Deze laatste zijn bruikbaar voor sociale wetenschappers, historici en taalkundigen, alsmede een algemeen publiek. Er zijn verschillende kaders, afspraken en beleidsregels van toepassing bij DANS. Voor de collectievorming is bij DANS in de eerste plaats de (nieuwe) strategie bepalend. Deze legt vast dat DANS zich primair richt op digitale onderzoeksgegevens uit de geesteswetenschappen en maatschappij- en gedragswetenschappen. Wetgeving is niet van toepassing. Wel zijn er enige sectorale afspraken. Met NWO is er een afspraak dat onderzoeksgegevens gecreëerd in door NWO gesubsidieerd onderzoek in principe bij DANS ondergebracht moeten worden. DANS heeft een bijzondere taak voor het beheer van de resultaten van archeologisch onderzoek in samenwerking met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Zo wordt in de landelijke regelgeving de deponering van archeologische onderzoeksdata bij DANS, na afronding van een project, verplicht gesteld. Daarnaast stelt DANS op technisch gebied eisen waaraan de databestanden moeten voldoen. Dit zijn minimumeisen op het gebied van bestandsformaten (preferred formats http://www.dans.knaw.nl/content/data-archief/data-deponeren) en metadata. DANS is uitsluitend een archief voor digitale onderzoeksdata. Het maakt daarbij echter niet uit of het gaat om een born digital bestand of een scan van een analoog document. Effectief zal gedigitaliseerd materiaal hetzelfde worden behandeld als born digital materiaal. In principe verwerven DANS en haar voorgangers al vijftig jaar born-digital bestanden. In het begin waren dat alleen sociaal-wetenschappelijke bestanden, later uitgebreid met de humaniora / Pagina 12 van 60

archeologie. Verwerving van digital-born bestanden is in principe (inhoudelijk) niet anders dan van analoge bestanden. Technisch zijn er uiteraard grote verschillen. De -

volgende type data is beschikbaar bij DANS: (Opgemaakte) tekstbestanden (bijvoorbeeld rapporten, verslagen, metadata) Foto’s (bijvoorbeeld veldfoto’s van sporen en profielen van een archeologische opgraving) Tabulaire data en spreadsheets (bijvoorbeeld volkstellingen, (sociaal-)economische data, specialistische tabellen archeobotanisch onderzoek) Databases (bijvoorbeeld historische handel, scheepsreizen, crimineel; archeologische veldlijsten: sporenlijsten, vondstenlijsten) Statistische data (bijvoorbeeld sociaal-wetenschappelijke survey’s, ecomisch-historische gegevens, lonen/prijzen) GIS-materiaal (bijvoorbeeld kadastrale kaartbestanden; ge-georefereerde kaartafbeeldingen; raster grid hoogtekaarten) CAD-tekeningen (bijvoorbeeld archeologische profieltekeningen) Vector-tekeningen (bijvoorbeeld opgemaakte afbeeldingen voor publicaties) 3D-materiaal (bijvoorbeeld gemodelleerde dynamische objecten) Audio/Video bestanden (bijvoorbeeld interviews, in het bijzonder oral history)

DANS is actief bezig met de acquisitie van nieuwe data. DANS streeft ernaar dit in toenemende mate met behulp van instellings- of organisatie-afspraken te doen. Acquisitie managers onderhouden bestaande relaties (community support) en zoeken nieuwe datastromen. Dit kan gaan via persoonlijke contacten tot het uitvoeren van acquisitiebeleid op organisatorisch niveau. Er vinden verkennende gesprekken plaats, er wordt voorlichting gegeven, workshops georganiseerd, cursussen gegeven, presentaties gehouden, maar ook grotere mailingen worden uitgezet. DANS neemt deel aan nationale en internationale dataprojecten; dit leidt ook tot nadere verwerving van gegevens. DANS is betrokken bij het sturen van nationale onderzoeksprocessen om data deponering een standaard onderdeel van wetenschappelijk onderzoek te maken: bijvoorbeeld door deponering als onderdeel van NWO-projectsubsidies via datamanagement contracten; erkennen van databronnen als wetenschappelijke referenties (gebruik van Persistent Identifiers). DANS heeft veel contact met andere instellingen en zal vaak op de hoogte zijn van eventuele dubbele deponeringen. Dit doet zich in de praktijk wel voor bij archieven en onderzoeksinstellingen. Sommige bestanden zijn zowel bij DANS als bij een archief (Nationaal Archief bijvoorbeeld) of een onderzoeksinstituut beschikbaar. Maar het wordt niet bijgehouden: het staat onderzoekers volledig vrij om hun gegeven zowel via DANS als via een andere instelling toegankelijk te maken. Wel is het zo dat DANS beschikt over het Data Seal of Approval en het daarmee gecertificeerd is als trusted repository waardoor niet alleen de toegankelijkheid maar ook de duurzaamheid gewaarborgd wordt. DANS ziet een witte vlek op het gebied van onderzoeksdata uit Life Sciences (inclusief medische data). Dit is een nog niet duidelijk terrein wat betreft onderbrenging (wie is er verantwoordelijk voor?). DANS is wel een partner in de discussies hierover. Er zijn afspraken binnen de RDNL (Research Data Netherlands). Deze betreffen vooral de taakverdeling tussen DANS (geesteswetenschappen en humaniora) en 3TU.Datacentrum (exacte en technische wetenschappen). Voor sommige beta data, bijvoorbeeld data uit de sterrenkunde, zijn andere, soms internationale, repositories beschikbaar. DANS werkt samen met het 3TU.Datacentrum (Technische Universiteiten van Twente, Eindhoven en Delft) waarbij DANS en 3TU als twee lokketten direct klanten naar elkaar kunnen doorverwijzen. DANS ziet als verantwoordelijkheid voor zichzelf het in kaart brengen wat voor soort data binnen welke wetenschappelijke disciplines wordt gebruikt; daarnaast:

Pagina 13 van 60

-

bevorderen van zoveel mogelijk Open Access tot onderzoeksdata en wetenschappelijke publicaties bevorderen van lange termijn bewaring van relevante onderzoeksdata wat voor bestandsformaten en ‘significant properties’ (kenmerken en eigenschappen van bestanden) binnen specifieke disciplines in gebruik en/of van belang zijn.

Zoals hierboven aangegeven zijn er voor enkele belangrijke wetenschappelijke disciplines (nog) geen goede en duidelijke infrastructurele voorzieningen: life sciences, medische data. Informatie die uitsluitend via websites beschikbaar is wordt niet of onvoldoende verworven. Daarnaast onderkent DANS met name technische knelpunten: datasets/collecties zijn vaak voorzien van onvoldoende inhoudelijke bestandsmetadata. Voor elk bestand zou beschreven moeten worden waar dit bestand voor bedoeld is (wat de inhoud is) om het herbruikbaar te houden. Het bewaren en beschikbaar stellen is voor wetenschappelijke onderzoekers geen “core business”; zij krijgen hier ook geen credits voor. Dat levert de volgende problemen op: data op de harde schijf van de onderzoeker of universiteit zijn niet duurzaam opgeslagen, onderzoekers willen zelf vaak nog iets met de data doen voordat een ander ‘ermee aan de haal gaat’. er is een gebrek aan tijd en geld om tot goede selecties/samenstelling van de dataset te komen en deze voldoende te documenteren. angst om veel werk op de hals te halen, of te weinig digitale kennis. afwachtende houding, volgende onderzoeksproject loopt vaak al. DANS werkt aan een front office/back office model op met enkele universiteiten. De onderzoeker heeft contact met het front office wat bij de universiteitsbibliotheek ondergebracht is en deze verwijst door naar DANS voor de duurzame opslag. Relaties: DANS is lid van de NCDD (nationaal) Digital Preservation Coalition (DPC) met andere instellingen die omgaan met digitale collecties . DANS is aangesloten bij de RDA (Research Data Alliance), APARSEN DANS is onderdeel van drie Europese e-infrastructuren die ieder voor hun eigen discipline digital-born data beheren: CESSDA (sociale wetenschappen), CLARIN (taalkunde), DARIAH (humaniora). DANS neemt deel in diverse nationale en internationale projecten, waarin contacten worden gelegd met andere instellingen. CLARIAH, ARIADNE, EHRI zijn enkele voorbeelden. DANS heeft een goede relatie met het Britse Archaeology Data Service (ADS). Het archeologisch e-dopt bij DANS is opgezet met als voorbeeld het ADS; andersom heeft het ADS ook inspiratie van DANS opgedaan, zoals het aanbieden van een self-deposit service. Het hierboven genoemde e-depot Nederlandse archeologie is een samenwerkingsinitiatief van DANS en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). DANS werkt samen met de RCE om de gegevens nader te ontsluiten.

3.2.3

Koninklijke Bibliotheek De KB heeft een collectiebeleidsplan waarin beschreven is wat wel en niet wordt opgenomen. Dit is een wettelijke taak, die voortvloeit uit de Bibliotheekwet. De KB verzamelt primair alle publicaties uit en over Nederland (Nederland Collectie). Daarnaast verzamelt de KB ook een aantal bijzondere collecties, waarvoor de selectiecriteria deels buiten de Nederlandse grenzen vallen. Tot slot biedt de KB toegang tot een grote set (voornamelijk digitale) publicaties: de Context- en Referentiecollectie, die dient om de Nederlandse geschiedenis, taal en cultuur in brede internationale samenhang te kunnen bestuderen. De KB heeft een voorkeur voor verwerving van digitale publicaties (born digital) boven fysieke publicaties; mits deze digitale publicaties aan bepaalde randvoorwaarden voldoen. Focus ligt Pagina 14 van 60

op boeken, kranten, tijdschriften en overheidspublicaties. De KB heeft een digitaal magazijn waarin born digital materiaal van een aantal uitgevers wordt geladen. De KB is voor aanlevering van materiaal afhankelijk van de werkprocessen van uitgevers. Aansluiting van nieuwe digital born collecties is maatwerk. Het blijkt zeker voor kleine uitgevers vaak niet haalbaar om te voldoen aan de technische duurzaamheidseisen. Diversiteit (ook als gevolg van wijzigingen in werkprocessen van al aangesloten uitgevers) moet aan de kant van de KB worden afgevangen. Dit komt beheersbaarheid niet ten goede en brengt op lange termijn duurzaamheidsrisico’s met zich mee. In de werkpraktijk blijkt het dus lastig om doelstellingen van het collectiebeleidsplan te realiseren. In toenemende mate wordt alleen digitaal uitgegeven en is opname van een fysiek exemplaar geen alternatief meer. Bij het failliet gaan van uitgevers bestaat een reëel risico op gaten in de Nederland Collectie. Met name door het maken van samenwerkingsafspraken met individuele uitgevers en de koepelorganisatie voor uitgevers (NUV). In samenwerking met de Universiteitsbibliotheken is Delpher ontwikkeld als centrale full-tekst toegang op gedigitaliseerde boeken, kranten en tijdschriften. Delpher wordt gevoed vanuit een centrale (KB)infrastructuur. De wens van een aantal UB’s is om op de wat langere termijn geen eigen infrastructuur meer in de lucht te houden voor opslag, en beschikbaarstelling van dergelijke collecties. Op termijn is het de ambitie om gedigitaliseerde collecties toe te voegen aan de centrale infrastructuur. Dit vergt echter een kostbare conversieslag. Momenteel loopt een haalbaarheidsonderzoek om samenwerking uit te breiden met ‘bijzondere’ collecties die niet full-tekst doorzoekbaar zijn. Digitalisering van collecties die worden ontsloten via Delpher loopt voornamelijk via conserveringsprogramma Metamorfoze en public-private partnership (Google/Proquest). Ook DBNL wordt de komende jaren op de centrale infrastructuur aangesloten. Voor Born Digital boeken, kranten en tijdschriften is nauwelijks sprake van overlap. Er vindt slechts beperkt collectievorming plaats door andere instellingen. Webarchief: de KB streeft voor het webarchief geen volledigheid na. Dit is praktisch niet haalbaar. Voor het webarchief vindt op uitvoerend niveau (beperkt) afstemming plaats met andere instellingen die ook websites verzamelen om een zo representatief mogelijke selectie te harvesten. De KB heeft een wettelijke taak om publicaties duurzaam te bewaren. Dit is onafhankelijk van de vorm waarin deze verschijnen en geldt dus ook voor het digitale domein. Websites en uitingen op sociale media vallen ook onder de definitie van publicatie. Om praktische redenen streven we niet naar volledigheid, maar beperken we ons tot een selectie uit het Nederlandse domein. Deze selectie kan zowel op leveranciersniveau (per uitgever of aanbieder) als op het niveau van de individuele publicatie plaatsvinden. De principes waarop deze selectie wordt gebaseerd zijn de representativiteit dan wel uniciteit, de informatiewaarde, de mate van gebruik, en efficiency en kosten. 3.2.4

Meertens Instituut Het Meertens Instituut heeft in het Collectieplan, dat loopt in de periode 2013 - 2018, het beleid inzake de collectie beschreven5. Binnen de kaders om zaken al dan niet in de collectie op te nemen, staat er dat de te verwerven publicaties, (digitale) collecties en archieven relevant moet zijn voor het lopend of toekomstig onderzoek aan het Meertens Instituut. Dat gaat tevens op voor het digitaliseren materiaal6. In het Onderzoeksplan van het Meertens Instituut, dat eveneens loopt van 2013 tot 2018, staat welke onderzoeksthema’s relevant zijn7.

5 6 7

http://www.meertens.knaw.nl/cms/images/publicaties/Collectieplannw.pdf Idem, blz. 13 http://www.meertens.knaw.nl/cms/files/OZP2012.pdf Pagina 15 van 60

Daarnaast heeft het Meertens Instituut in het kader van het Open Access en Digitale Duurzaamheidsbeleid van de KNAW8 een datanotitie (zie het collectieplan bijlage 9.4). In die datanotitie staat o.a. dat bij elk nieuw te starten onderzoek in het onderzoeksplan moet zijn vastgelegd hoe om gegaan moet worden met de data die in het project zijn gemaakt of verzameld. Aan het einde van het project zal bepaald worden welke onderzoeksdata waar gearchiveerd zullen worden. Ten slotte heeft het Meertens Instituut ook een Data Seal of Approval met daarin eveneens punten die relevant voor het beleid zijn9. In de werving maakt het instituut daar geen onderscheid in. In de verwerking wel (opslag etc.). Overigens verwacht het Meertens Instituut dat de toestroom van digital born collecties zal toenemen. Dat gaat volgens het beleid. Er ontstaan wel knelpunten bij het verwerven van het materiaal, het wegwerken van de achterstand en de kosten van de opslag. De eerste twee knelpunten worden in 2015 concreet aangepakt (middels een apart project). Inzake het derde punt is een verkenning uitgevoerd en zijn maatregelen getroffen. De collectie bestaat uit: Audiomateriaal Scans Databases Tekstbestanden Digitale uitgaven (boeken etc.) Beeldmateriaal (stilstaand en bewegend) Het Meertens Instituut heeft een audiostudio waar opnames worden gedigitaliseerd. Men ontvangt regelmatig verzoeken om audio te digitaliseren. Dit wordt gehonoreerd als het in dienst staat van het onderzoek en op voorwaarde dat het ook voor de onderzoekers bij het Meertens Instituut toegankelijk is en in de collectie opgenomen kan worden. Verder is er een samenwerkingsverband met het Nederlands Dagboekarchief. Nu zijn de dagboeken nog op papier, maar dat zou ook digitaal kunnen worden. Binnen het beleid wordt gekeken of een collectie die wordt aangeboden reeds elders is, bijvoorbeeld in de aanschaf van boeken en tijdschriften. Buiten de boeken en tijdschriften is het digitale en analoge collectiemateriaal van het Meertens Instituut grotendeels uniek. In de evaluatie van de collecties van het Meertens Instituut beoordeelde een internationale commissie de kwaliteit, relevantie, vitaliteit en de productiviteit van de collecties als zeer goed. De evaluatiecommissie voegde daaraan toe dat de collecties door onderzoekers in en buiten het instituut worden beschouwd als een waardevolle en onmisbare bron. Het Meertens Instituut heeft geen afspraken gemaakt over welke collecties door welke instellingen verworven zouden moeten worden. In projecten zoals CLARIN wordt wel het e.e.a. inzake de toegang tot collecties geregeld. Verschillende groepen in de samenleving kunnen gebruik maken van de collecties van het Meertens Instituut. Het heeft naast een belangrijke wetenschappelijke missie, een daarvan afgeleide maatschappelijke verantwoordelijkheid die zich vertaalt in beleid dat op de verschillende doelgroepen is toegespitst: op de onderzoeksgemeenschap, op studenten en op de geïnteresseerde leek10.

8 9

http://www.knaw.nl/nl/thematisch/open-access-en-digitale-duurzaamheid/open-access https://assessment.datasealofapproval.org/assessment_100/seal/html/ Zie collectieplan, blz. 27

10

Pagina 16 van 60

Witte vlekken ontstaan in de vorm van e-mail als digitale brieven en sociale media, vooral met betrekking tot digitale foto’s en bewegend materiaal. Niet in alle gevallen is dit een witte vlek. Zo worden bijvoorbeeld tweets inmiddels bewaard door het Amerikaanse Library of Congress. Voor een onderzoeker kan het van belang zijn (digitaal) onderzoeksmateriaal af te schermen tot na publicatie. En zelfs na publicatie kan het zijn dat een onderzoeker het materiaal nog langer (bijv. voor eventuele toekomstige publicaties) wil afschermen. Dat maakt de overdracht soms complex. Daarnaast kan het zijn dat een onderzoeker afspraken heeft gemaakt met de personen die voorkomen in het materiaal. Ook dan kan de overdracht problematisch zijn. Ook de eigendomsverhoudingen kunnen complex liggen en dat kan verwerving ingewikkeld maken. 3.2.5

Nationaal Archief Als 'nationaal geheugen' beheert het Nationaal Archief de archieven van de landelijke overheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). Daarnaast beschikt het Nationaal Archief over een grote collectie foto's en historische kaarten. De geschiedenis van het Nationaal Archief begint in 1802, wanneer voor het eerst een archivarius der Bataafsche Republiek wordt benoemd in de persoon van Hendrik van Wijn. Sindsdien heeft het Rijk de zorg voor de archieven tot zijn verantwoordelijkheid gerekend. Nadat in 1890 het laatste provinciaal archief was omgezet in een Rijksarchief, werd het landelijke 'Rijksarchief te 's-Gravenhage' vanaf 1913 aangeduid als Algemeen Rijksarchief. In de periode 1998-2005 werden de provinciale rijksarchieven verzelfstandigd tot Regionale Historische Centra. Alleen het Algemeen Rijksarchief zou als nationale archiefinstelling overblijven, zodat besloten werd om met ingang van 4 juni 2002 de naam te wijzigen in Nationaal Archief. Meer dan 95% van de verwerving wordt bepaald door de Archiefwet 1995. Daarnaast speelt het acquisitieprofiel particuliere archieven een rol. Het collectieprofiel voor particuliere archieven wordt wel aangeduid als "archieven van de macht": archiefvormers die een nationale functie van enige importantie vervullen of hebben vervuld. Verder worden aanvullingen geaccepteerd op archieven die eerder verworven zijn toen het collectieprofiel veel breder was. Verwerving van archieven van de rijksoverheid loopt altijd via het Nationaal Archief. Bij aanbod van particuliere en overheidsarchieven dat niet binnen het collectieprofiel passen, wordt altijd verwezen naar andere overheids- of categorale archiefinstellingen waar de aangeboden archieven volgens de specialist van het Nationaal Archief goed of beter op hun plaats zijn. Verder kan het gebeuren dat informatie zowel bij het Nationaal Archief als bij een andere erfgoed- of collectionerende instelling opgenomen wordt, omdat het een ander doel dient in de verschillende instellingen. Op het gebied van born digital materiaal is daar nog weinig ervaring mee, maar het kan betekenen dat het verschil in doel voor acquisitie tot andere beheersmaatregelen bij de verschillende instellingen leidt. De doelgroepen van het Nationaal Archief zijn de (voormalige) archiefvormers, de rijksoverheid zelf en iedereen die archieven wil raadplegen; zowel voor historisch geïnteresseerden als de recht- en bewijszoekende burger. Het Nationaal Archief heeft nadrukkelijk aandacht voor het documenteren van de samenleving. Alhoewel niet specifiek gericht op de I-samenleving, biedt de Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Belangen in Balans)11 een aantal mogelijkheden om ontwikkelingen in de samenleving te waarderen voor acquisitie. Met name de Hotspot-monitor is hier geschikt voor. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Het doel van de periodieke hotspot-monitor is om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden die 11

http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20150327_na_handreikingws_belangen_in_balans_v1.0a.pdf Pagina 17 van 60

betrekking hebben op hotspots in de samenleving worden aangewezen voor blijvende bewaring. De hotspot-monitor resulteert in de identificatie en selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Daar vallen dus ook uitingen onder die specifiek zijn voor de I-samenleving. Het Nationaal Archief heeft nog geen beeld van de aspecten die nu niet of onvoldoende geacquireerd of gedocumenteerd worden. Het Nationaal Archief maakt geen onderscheid tussen analoog en digitaal materiaal. Het proces van verwerven van digitaal archief is wel anders dan dat van papieren archief. Het beleid is in de eerste plaats vastgelegd in het Toekomstplan van het Nationaal Archief, waarvan de focus bijna volledig op het verwerven van born digital archieven ligt. Het Nationaal Archief wil daarvoor zoveel mogelijk vóóraan in de keten zitten, bij de creatie van het document. In 2014 zijn de eerste stappen gezet voor verwerving van born digital materiaal van departementen, de Provincie Zuid-Holland en een particulier archief (grofweg de drie leveranciers van archiefmateriaal bij het Nationaal Archief). Dit is in de vorm van pilots gegaan. Medio 2015 hoopt het Nationaal Archief de inname-kant van een e-depot draaiend te hebben en eind 2015 moet ervaring opgedaan met het nieuwe proces van verwerven. Als het digitale object werkproces-gebonden informatie12 bevat, is het een archiefstuk. Het Nationaal Archief maakt dan ook geen onderscheid tussen de verschillende objectvormen. Alles dat gedefinieerd kan worden als archiefbescheiden kan deel uit maken van een verwerving. Het Nationaal Archief overlegt met andere collectiebeherende instellingen over de wijze waarop dat het beste kan. Het Nationaal Archief ziet het niet rekening houden met de overdracht van archieven bij de archiefvorming als groot knelpunt. Dat maakt dat born digital materiaal meestal niet in goede (duurzame), geordende en toegankelijke staat kan worden overgebracht. Zonder nabewerking kan de duurzaamheid en toegankelijkheid niet worden gegarandeerd. 3.2.6

NIOD In 1945 kreeg van NIOD opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen om geschriften, drukwerk, kaarten, afbeeldingen en andere bescheiden en voorwerpen te verzamelen, deze te ordenen en aan de hand daarvan publicaties te doen verschijnen. Het Collectieplan 2012-2016 geeft uitvoering aan het Strategisch beleidsplan NIOD/CHGS 2010-2015. Het beschrijft de samenstelling en de positionering van de collecties en formuleert de ambities voor de verwerving, het beheer, de toegankelijkheid en het gebruik. De dienstverlening van het NIOD richt zich op professionele gebruikers (onderzoekers, studenten, journalisten, docenten, opiniemakers en medewerkers van verwante instellingen), particulieren met vragen over hun eigen verleden of dat van hun familieleden of met algemeen historische en/of maatschappelijke belangstelling, overheidsinstellingen en andere organisaties in Nederland en daarbuiten. Acquisitie heeft tot doel het verwerven van historische documenten en studies over de Jodenvervolging en de Tweede Wereldoorlog in Nederland en voormalig Nederlands-Indië en de opname van onderzoeksdata als integraal onderdeel van de collecties. De verbreding van de onderzoeksagenda naar het domein van oorlog, Holocaust en genocide vraagt om een verbreding van het acquisitiebeleid. In het Collectieplan 2012-2016 wordt in principe geen onderscheid gemaakt tussen analoge en digitale collecties; net zo goed als papieren documenten, worden digitale bestanden verworven, beheerd en beschikbaar gesteld. Uitgangspunt is dat het verwerven van nieuwe archieven en collecties binnen het domein van oorlog, Holocaust en genocide in de 20ste en 12

Dan wel bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, zoals art. 1-c-1 van de Archiefwet 1995 stelt. Pagina 18 van 60

21ste eeuw het wetenschappelijk onderzoek zal stimuleren en de positie als kenniscentrum zal versterken. Digitalisering wordt als collectievorming beschouwd omdat de eindproducten net als fysieke objecten duurzaam opgeslagen en toegankelijk gemaakt moeten worden. Digitale onderzoeksdata waarop publicaties zijn gebaseerd, worden duurzaam opgeslagen. Voor onderzoeksdata die niet hebben geleid tot een publicatie, geldt dat door het NIOD wordt afgewogen of opslag wenselijk is. Uitgangspunt is dat onderzoeksdata duurzaam worden opgeslagen in DANS-EASY. Bij externe samenwerkingsverbanden kan een andere repository worden gekozen. Onderzoeksdata worden bij voorkeur direct nadat de dataset compleet is, of uiterlijk bij afronding van het onderzoek gedeponeerd in een repository en zijn in principe meteen onder open access beschikbaar. Restricted access is mogelijk als er beperkingen zijn vanwege de Wet Bescherming Persoonsgegevens of openbaarmaking afspraken schendt of de onderzoeker restricted access wenselijk acht vanwege een vervolgpublicatie. In het geval van restricted access wordt altijd een datum vastgelegd wanneer de onderzoeksdata onder open access beschikbaar komen. Begin 2011 is het beleid voor open access en digitale duurzaamheid voor de KNAWonderzoeksorganisaties vastgesteld. In de Datanotitie 2012 beschrijft het NIOD de instituutspecifieke invulling van het KNAW-beleid voor open access en digitale duurzaamheid van onderzoeksdata. Onderzoekers dienen in nieuwe onderzoeksplannen in een dataparagraaf op te nemen welke onderzoeksdata zij zullen produceren en hoe zij hiermee omgaan. Bij de acquisitie houdt het NIOD rekening met het beleid van o.a. het NIMH en de diverse oorlogsmusea verenigd in de actie Niet Weggooien! Er bestaat geen formele afstemming met bibliotheken, maar men kent elkaars acquisitieprofiel en houdt daar rekening mee bij de eigen acquisitie. Er is een strategische alliantie gesloten met het Nationaal Archief voor de verwerving van het archief van het Joegoslavië Tribunaal en oorlogsgerelateerde particuliere archieven over de periode 1976-2005.Er zijn geen specifieke afspraken met andere instituten over born digital collecties. Het risico zou kunnen bestaan dat het NIOD informatie over het hoofd ziet, doordat het geen onderscheid maakt tussen analoge collecties en digitale collecties. Het NIOD hecht belang aan de authenticiteit en de integriteit van de informatie hierin. De kennis en inspanning nodig voor duurzaam beheer van digitale informatie worden gezien als een knelpunt. 3.2.7

Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed De RCE is bevraagd als ware het een collectionerende instelling, maar is dat niet. Daardoor is de opbrengst van de vragenlijst en het interview ten aanzien van de onderzoeksvraag niet geheel relevant. Er wordt wel een en ander verzameld voor de bibliotheek maar dat is een ondersteunende functie voor de eigenlijke opdracht van de RCE. De antwoorden op de vragen hebben hoofdzakelijk betrekking op die bibliotheekfunctie. Er is geen vastgesteld collectie- of acquisitieplan, maar er zijn wel kaders waarbinnen de RCE verzamelt: Er is een nationale collectie op het gebied van monumentenzorg, archeologie, cultuurlandschap en roerend erfgoed. Bij tijdschriftabonnementen is de stelregel: digitaal gaat voor analoog. Foto’s worden alleen nog digitaal opgenomen, via de beeldbank. Beleid is niet echt vastgelegd. Veel gaat pragmatisch. Voor archeologische rapporten is er ook een duidelijke workflow: archeologische opgravingsbedrijven zijn wettelijk verplicht hun rapportage digitaal aan te leveren bij de RCE en moeten hun archeologische rapporten uploaden naar Archis (De naam Archis staat voor Archeologisch Informatiesysteem. Archis is een databank waarin allerlei gegevens over archeologische vindplaatsen en terreinen vanaf de Prehistorie tot de Nieuwe Tijd in Nederland zijn opgeslagen.) Pagina 19 van 60

Het verzamelen van born digital staat toch nog wel in de kinderschoenen. In een intern onderzoek wordt gekeken naar de toekomstige functie van de bibliotheek. In dat onderzoek wordt ook nagedacht over samenwerkingsverbanden met anderen. Knelpunten worden gezien bij het Auteursrecht (in hoeverre mag iets beschikbaar worden gesteld?) en de techniek (is het materiaal over een aantal jaren nog te gebruiken? Is het platform/software nog beschikbaar/up-to-date?) 3.2.8

Museum of the Image (MOTI) MOTI is gevestigd in een van de oudste gebouwen van Breda: De Beyerd. Van 1981 tot medio 2005 fungeerde De Beyerd als centrum voor beeldende kunst, met toonaangevende tentoonstellingen op het gebied van beeldende kunst, fotografie en grafische vormgeving. De transformatie van De Beyerd tot Graphic Design Museum werd ingezet in de jaren negentig van de vorige eeuw. De gemeente Breda, het Rijk en de toenmalige directie bereidden de plannen voor. Sinds 1 januari 2008 is het museum verzelfstandigd als stichting nationaal museum voor grafische vormgeving. Vanaf 9 december 2011 draagt het museum officieel de naam Museum Of The Image, MOTI. Met deze naamswijziging verschuift de nadruk naar beeldcultuur. Via tentoonstellingen, symposia, publicaties en de vaste collectie richt MOTI zich op relevante ontwikkelingen binnen de beeldcultuur op regionaal, nationaal en internationaal niveau. De huidige beeldcultuur heeft een sterke born digital inslag. Dat is ook te merken in de collectievorming van MOTI. Doordat het aandachtsgebied van MOTI (grafische vormgeving en beeldcultuur) zich voor een groot deel verplaatst heeft naar het digitale domein, is er vanzelf veel aandacht voor born digital materiaal en born digital producenten (grafici, kunstenaars). Door in die verschuiving mee te gaan, constateert MOTI geen lacune in het documenteren van de samenleving, voor zover het dat eigen aandachtsgebied betreft. Wel wordt MOTI geconfronteerd met andere vormen van acquisitie en beheer. Zo levert de verwerving van een kunstwerk in (interactieve) websitevorm enkele problemen op met betrekking tot beheer, maar ook op het gebied van het bedienen van de doelgroep, het museumpubliek. Daarvoor worden alternatieven gezocht. Dat kan zijn door bij de acquisitie in conclaaf te gaan met de maker, die meedenkt en –werkt aan een museale variant van het object of het werk, maar het kan ook zijn dat de verwerving plaatsvindt door een externe beheeromgeving over te nemen (of te creëren) en in stand te houden. Een fraai voorbeeld daarvan is het interactieve web-based kunstwerk van Rafaël Rozendaal, getiteld Silent Silence. Om het origineel te kunnen acquireren is voor ten minste 10 jaar een domeinnaam13 en ruimte op een server betaald, zodat het werk online blijft bestaan. Om het museaal aantrekkelijk te maken is de kunstenaar gevraagd een ‘raadpleeg-versie’ te maken voor in het museum. Met touchpads kan men Rozendaals grafische patronen op drie megaschermen snelheid geven en van kleur laten verschieten. Het effect wordt geïntensiveerd doordat de vloer voor de beeldschermen bezaaid is met spiegelscherven. Dit levert een minimal art installatie op met voldoende zeggingskracht om het werk tot zijn recht te laten komen in een museumzaal. MOTI heeft momenteel 26 digitale kunstobjecten, die weliswaar onderhoudstechnisch veel aandacht vragen, maar nog niet zo veelvuldig zijn dat acquisitie en preservering op elkaar afgestemd moeten worden. Als knelpunten ziet MOTI de houdbaarheid van de apparatuur waarop het kunstwerk zich manifesteert, het gebrek aan kennis en kunde op het gebied van digitale preservering, 13

www.silentsilence.com Pagina 20 van 60

auteursrecht op software (licenties e.d.) het museaal beschikbaar stellen van born digital objecten (zoals interactieve websites) en tot slot de beperkte aandacht voor e-cultuur14 binnen de collectionerende instellingen in Nederland. 3.2.9

LIMA LIMA is de opvolger van NIMk (en daarvoor Montevideo) en richt zich op het beheer en beschikbaarstellen van ‘mediakunst’: digitale kunst is alle kunst die is ontstaan - of wordt gepresenteerd - met behulp van digitale middelen. LIMA treedt op als intermediair tussen kunstenaar en afnemer, waarbij het vaak om performance art gaat, zodat niet alleen het materiaal zelf van belang is, maar ook de opstelling van de apparatuur. Daarnaast treedt LIMA op als e-depot voor 25 collectionerende instellingen. Naast het acquireren van de bestanden van de mediakunst zelf, probeert het ook oude apparaten te verkrijgen, die gebruikt worden als reserve voor de aanwezige apparaten. Een deel van het materiaal kan (of moet, uit artistieke overwegingen) alleen op die apparaten vertoond worden. Slechts een zeer klein deel van de acquisitie is analoog materiaal. Veruit het meeste is digitaal: • digitale videokunst • (deels) digitale installaties • digitale synchronisatie apparatuur • digitale vertoningsapparatuur • net art LIMA noemt kostenbeheersing het grootste knelpunt, met daarop volgend de houdbaarheid van de apparatuur.

3.3

Conclusie Uit de reacties op de vragenlijsten en de gesprekken met de betrokken instellingen, blijkt dat de instellingen een duidelijk beeld, dan wel vrij duidelijke kaders hebben op basis waarvan collecties gevormd worden. De uitdagingen die ze voor zichzelf zien, zijn met name technisch van aard. Uitzondering is de beperking van hergebruik vanwege verschillende vormen van het auteursrecht. Genoemde knelpunten waren: Auteursrecht en andere eisen van informatiebeveiliging; Kosten voor duurzame opslag; Onvoldoende inhoudelijke bestandsmetadata, waardoor de lange termijn toegankelijkheid in het geding komt; Gebruik van niet-duurzame software en bestandsformaten; Technische duurzaamheidseisen zijn niet altijd haalbaar voor (met name kleinere) informatieproducenten; Onvoldoende capaciteit voor het wegwerken van achterstanden. Interessant is de vraag of door de keuzes in het collectieprofiel ook witte vlekken in het documenteren van de digitale samenleving gaan ontstaan. Die kwestie wordt wel onderkend, maar de aard van de collecties lijkt de betrokken instellingen nog niet voor wezenlijke strategische uitdagingen te plaatsen. Enkele witte vlekken werden al wel benoemd: Sociale media als publicatievorm van afbeeldingen, audio en audiovisueel materiaal; 14

Zie ook §2.1 Pagina 21 van 60

-

E-mail als briefvorm; Onderzoeksdata van Life Sciences; Net Art (online kunst) Apps CD-ROMS

Dubbelingen tussen collectionerende instellingen worden niet bijgehouden. Er zijn wel soms wel afspraken over de aandachtsgebieden.

Pagina 22 van 60

4

Best practices & lessons learned

4.1

Inleiding Voor de best practices en lessons learned is gekeken naar initiatieven die zich (voor een substantieel deel) richten op acquisitie. Het onderzoek heeft zich alleen gericht op bestaande rapporten en literatuur.

4.2

Onderzoek Voor het in 2010 verschenen rapport15 over born-digital erfgoedmaterialen was bij een selecte groep van erfgoedinstellingen onderzoek gedaan naar onder andere het acquisitiebeleid: “De meeste instellingen geven aan born-digital materialen uit hun gebruikelijke acquisitiestromen te verwerken. Dit heeft bij een belangrijk deel van deze instellingen ook geleid tot een andere werkwijze. Ruim de helft van de instellingen geeft aan dat er nieuwe collectioneringsgebieden voor born-digital materiaal zijn ontstaan, die relevant kunnen zijn voor hun collectie. Slechts een deel van deze instellingen pleegt inmiddels acquisitie op deze nieuwe collectioneringsgebieden. In de interviews kwamen twee specifieke aspecten van acquisitie van born-digital materiaal naar voren: • men probeert in een eerder stadium de archiefvormer te bereiken • een nieuwe wijze van acquireren ontstaat door user-generated content.” Uit hetzelfde rapport stamt het volgende citaat16: “Er is een grote behoefte aan Best Practices op het terrein van […] acquisitiemethoden […] van born-digital erfgoedmateriaal.” In maart 2015 constateert een CCDD-rapport de volgende zaken ten aanzien van acquisitie17: • “Het verzamelen […] van born digital erfgoed door erfgoedinstellingen in Nederland staan nog in de kinderschoenen”; • “De mate waarin erfgoedinstellingen born digital erfgoed verzamelen […], [verschilt] aanzienlijk per domein. Een uniforme aanpak over alle domeinen heen is (vooralsnog) niet mogelijk”; • “Beheer en behoud van digitaal erfgoed begint al bij de productie. Wat betreft duurzaamheid en goede en efficiënte archivering van born digital objecten, ligt een deel van het probleem en een deel van de oplossing bij de bron: de formaten en de bijbehorende soft- en hardware, de kwaliteit, ordening en selectie van de bestanden en de informatie over de bestanden. Ook de opslag bij de makers zelf is een punt van aandacht.” (Dit lijkt in eerste instantie alleen een beheerprobleem, maar heeft vanwege de aard van het probleem (de bron) een sterke acquisitie-invalshoek); • “Erfgoedinstellingen hebben geen op elkaar afgestemd beleid wat betreft de selectie […] van born digital erfgoed. Vroege born digital objecten zijn in het algemeen niet gecollectioneerd.” Het rapport concludeert18 onder andere dat in de born digital erfgoed collectie van Nederland lacunes ontstaan op: domeinen als design, muziek, theater en dans, die steeds meer gebruik maken van digitale technieken; nieuwe media die buiten de gangbare domeinen vallen, zoals games, websites en apps; complexe gemengde (deels) digitale objecten die

15 16 17

18

Maurits van der Graaf: Born-­‐digital erfgoedmaterialen bij een selectie van Nederlandse erfgoedinstellingen (DEN, 2010), blz 3 Idem, blz. 4 Gaby Wijers en Hannah Bosma: Born digital cultureel erfgoed is bedreigd erfgoed (Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid, Amsterdam, 2015), blz. 6-9 Idem, blz. 20 Pagina 23 van 60

bestaan uit een combinatie van media en disciplines; born digital objecten die extra kwetsbaar zijn door experimentele, niet standaard technologie; born digital objecten die uit een periode stammen waarin (nog) geen verzamelbeleid was voor dergelijke objecten. Het rapport stelt19 verder dat acquisitie deel uit maakt van de pre-ingest van het OAIS-model. Officieel maakt deze stap geen onderdeel uit van het model, maar algemeen wordt aangenomen dat het goed inrichten van de pre-ingest, de ingest zelf beter doet verlopen en hogere kwaliteit van bruikbaarheid en toegankelijkheid oplevert20. Dit uitgangspunt helpt richting geven aan het structureren van de acquisitieprocedure in de workflow voor born digital materiaal bij een collectionerende organisatie. Iets vergelijkbaars werd al in een rapport21 van het Virtueel Platform uit 2012 geconstateerd. Bij de aankoop van een digitaal kunstwerk moet gekeken worden naar ten minste de volgende drie punten: • Wat zijn de werk-specifieke eisen (materieel en conceptueel)? (Welk deel van het werk zou, zonder verlies van de intrinsieke waarde van het werk, met andere – bijvoorbeeld meer duurzame – middelen bewaard of beheerd kunnen worden? En welke functionaliteiten zijn onmisbaar voor het concept?) • Wat zijn de te verwachten kosten voor onderhoud en presentatie? (Vaak zijn deze kosten vele malen hoger dan de aanschafprijs en drukken dus relatief zwaar op de begroting.) • Waar liggen de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen? (Doordat de acquisitievoorwaarden vaak vlak na de creatie of beëindiging van het werk vastgelegd moeten worden, is er een belangrijke rol weggelegd voor de ‘bron’.) Daarbij is het opvallend om te constateren dat er een verschil in ervaring zit tussen archieven en bibliotheken aan de ene kant en musea aan de andere kant, zoals ook blijkt uit het Unesco Persist-rapport22 uit 2015. Verder zijn er in Nederland enkele kleinschalige tests geweest met het regelen van acquisitie tijdens het creatieproces van user-generated content, (bijvoorbeeld middels hashtags op sociale media of door het aanbieden van ‘veilige’ opslagruimte), maar dit heeft nooit geleid tot een permanent werkproces. De meeste initiatieven zijn uit eindelijk gestopt door het gebrek aan doorlopende financiering, dan wel door het falen of onrendabel zijn van de methode. 4.3

Voorbeelden Digital Preservation Coalition – DecisionTree De Digital Preservation Coalition (DPC) is een Britse non-profit organisatie, die streeft naar het veilig stellen van het behoud van digitale bronnen in het Verenigd Koninkrijk en internationaal naar het garanderen van een kennisbank voor het wereldwijde digitale geheugen. De DPC werd in 2001 opgericht en is toegankelijk voor organisaties uit alle sectoren, zolang ze geïnteresseerd zijn in het bewaren van digitale informatie.

19 20

21 22

Idem, blz 22 Zie ook blz. 6 van de Preservation Policy (2015) van DANS: http://www.dans.knaw.nl/en/about/organisation-and-policy/legalinformation/dans-preservation-policy-uk.pdf Annet Dekker: Born-digital kunstwerken in Nederland (Virtueel Platform, 2012), blz. 62 Wilbert Helmus: Survey on selection and collecting strategies of born digital heritage - best practices and guidelines (Unesco Persist, 2015), blz. 8 Pagina 24 van 60

De DPC heeft bij het eigen Digital Preservation Handbook23 een interactieve DecisionTree24 (beslisboom) opgesteld. Daarin komt stapsgewijs naar voren waar bij acquisitie van born digital materiaal op gelet moet worden. De DecisionTree behandelt verschillende thema’s: selectie van versie en inhoud; rechten en verantwoordelijkheden; technische en financiële aspecten; documentatie en metadata. Bij alle thema’s wordt het onderdeel acquisitie behandeld. Het definieert ook verschillende redenen voor acquisitie: het kan zijn om het materiaal eeuwig te preserveren, maar het kan ook zijn dat het in eerste instantie nodig is om als documentatie te dienen om ander materiaal zorgvuldig te kunnen preserveren na acquisitie. De DecisionTree lijkt na 2008 niet meer bijgehouden te zijn. Niettemin zijn de aandachtspunten en adviezen nog steeds van belang. Daarnaast is deze vorm interessant voor verdere ontwikkeling op het gebied van acquisitie. Koninklijke Bibliotheek: webarchivering door harvesting Van oorsprong heeft de Koninklijke Bibliotheek (KB) de opdracht om gedrukte publicaties te verzamelen uit en over Nederland - opdat die voor toekomstige wetenschappers en studenten beschikbaar zullen zijn. Sinds het begin van deze eeuw is een groot deel van ons (geschreven) openbare leven verplaatst naar internet. Internet is bij uitstek een vluchtig medium, waarop de informatie zeer snel veroudert. Om wetenschappers in de toekomst toegang te kunnen bieden tot die onschatbare bron van informatie, is de KB in 2007 gestart met het archiveren van een selectie van Nederlandse websites. Dat betekent dat de websites niet alleen worden binnengehaald (crawlen of harvesten genoemd), maar dat er ook een strategie wordt ontwikkeld om de informatie voor de lange termijn bruikbaar te houden. Er bestaan volgens de KB twee basisstrategieën voor webarchivering. De eerste strategie is gericht op het automatisch harvesten van een grote hoeveelheid websites (meestal een nationaal domein). De tweede strategie gaat uit van een specifiek selectiebeleid. Het automatisch harvesten is relatief goedkoop in vergelijking met de selectieve benadering, waarbij meer handmatig werk verricht moet worden. Daar staat tegenover dat bij het harvesten van een beperkt aantal sites meer aandacht besteed kan worden aan technische details en het mogelijk is om websites tot op het diepste niveau te archiveren. De KB heeft gekozen voor een selectieve benadering, omdat die zich beter verhoudt tot de doelstellingen van de KB, de beschikbare middelen en de gekozen juridische aanpak. De KB baseert zich bij de selectie op het Collectiebeleid van de KB. De KB gaat bij het acquireren van websites uit van een opt-out regeling, maar vraagt in de praktijk geregeld toestemming alvorens te harvesten. De methodiek levert weliswaar geen compleet beeld van alles wat er in en over Nederland online gepubliceerd is, maar de selectie voorafgaand aan de acquisitie levert wel een betere kwaliteit in bruikbaarheid en toegankelijkheid op.

23 24

http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook (laatst geopend: 4 juli 2015) http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook/decision-tree/decision-tree-interactive-assessment-no-js (helaas zonder de adviezen). De pdf-versie mèt adviezen is hier te downloaden: http://www.dpconline.org/component/docman/doc_download/298-preservation-handbook-decision-tree (beide links laatst geopend: 4 juli 2015) Pagina 25 van 60

Amsterdam Museum en De Digitale Stad De Digitale Stad (DDS) was een Nederlands Freenet, dat op 15 januari 1994 van start ging in de gemeente Amsterdam. Het was een initiatief van cultureel centrum De Balie in Amsterdam, en van het blad Hack-Tic (tegenwoordig bekend als de KPN-dochter XS4ALL) en wellicht de eerste virtuele online stad ter wereld. DDS hanteerde de metafoor van de stad om de toen voor velen nog onbekende cyberspace inzichtelijk te maken. Het is een tijd lang dè manier om kennis te maken met het internet, online communities, e-mail, chat enzovoort. DDS was onmiddellijk bij introductie een hit. Al snel waren alle modems in Amsterdam en omstreken uitverkocht. Een half jaar later schreef De Digitale Stad haar 100.000ste gebruiker in. Aan de hand van DDS zetten tal van individuen, culturele en maatschappelijke organisaties en overheidsinstanties hun eerste stappen op internet. In 2000 ging de ‘pure’ versie van DDS ten onder toen, nadat het geheel was opgedeeld in verschillende BV’s, een deel werd verkocht. In 2007 werd uiteindelijk het laatste deel van DDS door een fusie met een ander bedrijf opgeheven. In 2011 start een groep oud-bewoners en –medewerkers met het reconstrueren van de eerste versies van DDS. In 2014, twintig jaar na de oprichting van DDS, uitten het Amsterdam Museum (voorheen Amsterdams Historisch Museum), de Waag Society en DDS webarcheologen van het eerste uur de wens om de DDS te behouden voor Amsterdam, en deze op te nemen in de collectie van het Amsterdam Museum. En het project re:DDS is geboren25. re:DDS noemt zich een (digitaal-, web- of net-)archeologisch project. Om het materiaal te op te graven en te reconstrueren, moet men eerst weten waar het zich bevindt. Na het vinden van een zogenaamde freeze26 kon het reconstrueren van de allereerste versie van DDS van start. Niettemin was meer materiaal nodig. De freeze was voornamelijk inhoud, maar geen structuur en software. Daarvoor werd onder andere een drie weken durende grave diggers party georganiseerd27, met een flinke opbrengst aan materiaal. De reconstructie van DDS is een fraai voorbeeld van het omgaan met een situatie waarin men eigenlijk te laat was met de acquisitie en conservering van born digital erfgoed. Door het creëren van een community en het bieden van faciliteiten, wordt de reconstructie van het erfgoed mogelijk. The Internet Archive Software Collection Internet Archive is een in San Francisco gevestigde non-profit organisatie met als missie: "universele toegang tot alle kennis". Het is in 1996 opgericht door Brewster Kahle en biedt gratis toegang tot collecties van gedigitaliseerd en digitaal materiaal, waaronder websites, software applicaties, games, muziek, audiovisueel materiaal en bijna 3.000.000 boeken uit het publieke domein. Naast een archief, is Internet Archive een activistische organisatie, pleitend voor een vrij en open internet. Internet Archive verzamelt al lange tijd software voor langdurig behoud. Deze software (inclusief games)28 wordt geëmuleerd aangeboden op de website. Het archief noemt dit vintage software. In 2003 kreeg Internet Archive een tijdelijke vrijstelling van de Amerikaanse Digital Millennium Copyright Act om de kopieerbeveiliging op software te omzeilen. Deze vrijstelling is in 2010 permanent geworden. 25 26 27 28

http://hart.amsterdammuseum.nl/re-dds (laatst geopend: 2 juli 2015) http://hart.amsterdammuseum.nl/77546/nl/gevonden-freeze (laatst geopend: 2 juli 2015) http://hart.amsterdammuseum.nl/73000/nl/grave-diggers-party-a-party-with-a-cause (laatst geopend: 2 juli 2015) http://ascii.textfiles.com/archives/4419 (laatst geopend: 6 juli 2015) Pagina 26 van 60

Archive Warrior Een bijzonder voorbeeld van acquisitie is de Archive Warrior29 van Archiveteam. Deze aan The Internet Archive gelieerde organisatie zet zich in om online digitaal erfgoed te redden, voordat het offline wordt gehaald. Daarvoor vragen ze de hulp van het publiek. Iedereen kan software (de Archive Warrior) downloaden op zijn of haar eigen computer en tijd en rekenkracht beschikbaar stellen aan Archive Team voor het harvesten en bewerkt doorsturen van te redden websites. Archiveteam bepaalt aan de hand van nieuwsberichten en signalen uit de omgeving welke online omgevingen bewaard moeten blijven. Dit gaat met volledige platforms tegelijk, waarbij geen selectie binnen het platform zelf wordt toegepast, tenzij dat technisch nodig is. Het platform als geheel, wordt cultuurhistorisch de moeite waard gevonden. Een gebruiker van de Archive Warrior kan inschrijven op een van de lopende projecten of de keuze aan Archiveteam laten. In een aantal gevallen start Archiveteam een project waarbij het verloren gaan van het materiaal nog niet meteen dreigt. Niettemin verwacht Archiveteam dat de dreiging op enig moment ontstaat en het probleem dan dusdanig groot is, dat het niet te op te lossen is in de beschikbare tijd. Een mooi voorbeeld daarvan is de actie om url-shorteners te harvesten. Volgens de organisatie zijn dit ‘tikkende tijdbommen’, die bij verdwijnen miljoenen links onbruikbaar maken. Archiveteam maakt met de Archive Warrior gebruik van crowdsourcing voor het acquireren van digitaal erfgoed. Er vindt een selectie van het materiaal op hoofdlijnen plaats, met het mogelijk verloren gaan als uitgangspunt. De beslissing tot acquisitie en de (technische) inrichting daarvan vind handmatig plaats, maar het harvesten gaat automatisch. Dit biedt interessante opties voor erfgoedinstellingen, omdat de kosten relatief laag zijn en de resultaten volumematig indrukwekkend. Nadeel is dat pas achteraf goed bepaald kan worden of alles wat binnengehaald is, meerwaarde heeft voor de collectionerende instelling. Popmuseum Oslo (Popsenteret) Popsenteret30 is een in Oslo gelegen interactief museum van de populaire Noorse muziek. Doelstelling is om de geschiedenis van de Noorse populaire muziek en cultuur sinds 1905 (het jaar waarin Noorwegen zelfstandig werd) ten toon te stellen, met een bijzondere focus op Oslo en de omliggende regio's. Popsenteret maakt gebruik van moderne audiovisuele technologie om de interactiviteit te vergroten. Het museum heeft vaste en tijdelijke exposities, die allemaal digitaal (en interactief) zijn, veelal vertoond via grote touchscreens. Daarnaast bezit het een aantal zeldzame Noorse muziekmemorabilia uit meer dan 100 jaar populaire muziek en popcultuur. Bijzonder is dat het museum zelf geen nieuwe muziek acquireert voor preservering in eigen beheer. Het maakt gebruik van de collecties van andere collectionerende instellingen, of brengt gevonden muziek daar onder. Wat wel geacquireerd wordt, is metadata. Deze metadata wordt als linked data opgeslagen en beheerd, daarbij gelinkt aan muziek in die andere instellingen. De acquisitie van metadata gaat deels via websites als wikipedia en deels via user generated context. On- en offline bezoekers mogen zelf informatie achterlaten over popmuziek, inclusief informatieobjecten als foto’s, audiovisueel materiaal en muziekopnames. De metadata daarover blijft (en wordt aangevuld) bij het Popsenteret, terwijl de bestanden worden 29 30

http://www.archiveteam.org/index.php?title=Warrior (laatst geopend: 2 juli 2015) http://www.popsenteret.no/ArticleDetails.aspx?ArtId=111&mid=47 (Laatst geopend: 6 juli 2015) Pagina 27 van 60

ondergebracht bij andere instellingen, die beter zijn in de preservering van dit type materiaal. Deze instellingen kunnen wel weer gebruik maken van de ontsloten en verrijkte metadata van het museum.31

31

Robert Engels en Paal Ritter-Schjerven: Where is the Music in Semantics? - Why the Oslo Center for Popular Music Runs Semantic Technology Tekst van voordracht op het SemanticWeb in Use track op het International Semantic Web Conference (October 2011, Duitsland) Pagina 28 van 60

5

Conclusies en aanbevelingen

5.1

Algemene constateringen n.a.v. onderzoek In een aantal gevallen is acquisitie van digitaal materiaal opgenomen in het primaire proces of is het zelfs hèt primaire proces, maar in veel gevallen bevindt het zich nog in testfasen en kan veel gewonnen worden met het aanbieden van voorbeelden en scenario’s, zeker voor de kleinere instellingen.

5.2

Aanpak uitwerken scenario’s Uitgaande van de conclusies uit hoofdstuk 3 en vooral de best practices uit hoofdstuk 4 is een aantal scenariostappen te ontwikkelen, op basis waarvan een collectionerende instelling kan kiezen welke strategie het kiest voor het ontwikkelen en invullen van het acquisitiebeleid van born-digital materiaal. Alle stappen zijn dus realistisch en uitvoerbaar. De scenariostappen zijn gebaseerd op twee elementen; een doel en een thema. Doelen: • Hergebruik • Verantwoording • Cultuurhistorisch Thema’s: • Collectie- en omgevingsanalyse (probleem van witte vlekken en dubbelingen) • Inrichting van het acquisitie-werkproces (probleem van volume) • Gebruiksrechten en –afspraken (probleem van hergebruik) Op basis daarvan zou een matrix gemaakt kunnen worden, zodat men aan de ene kant een thematisch overzicht heeft van strategische actie- en beslispunten voor het eigen type instelling en aan de andere kant een overzicht heeft van alle mogelijke acties binnen een thema. Dat geeft een instelling de mogelijkheid om per thema te bepalen hoe snel het wil ‘groeien’. Collectie- en

Werkproces acquisitie

omgevingsanalyse

5.3

Gebruiksrechten en – afspraken

Hergebruik

1

2

3

Verantwoording

4

5

6

Cultuurhistorisch

7

8

9

Beslisboom Om tot een werkbaar beslismodel te komen is besloten een beslisboom te ontwikkelen op basis waarvan de bovenstaande doelen en thema’s concreet gemaakt kunnen worden voor het acquisitiebeleid. Doel van de beslisboom is om stapsgewijs te bepalen of een bepaald object of concept geacquireerd dient te worden en welke maatregelen genomen moeten worden om dit daadwerkelijk mogelijk te maken. De beslisboom is in een rudimentaire vorm opgeleverd, zowel in een papieren versie als in een digitale, interactieve versie.

Pagina 29 van 60

5.4

Aanbevelingen voor vervolgprojecten/-onderzoeken De voorstellen voor vervolg op dit project, zijn bedoeld om de beslisboom te verbeteren en te versterken. Bij het thema Collectie- en omgevingsanalyse. Het Nationaal Archief heeft in 2015 een nieuwe selectie- en waarderingsmethode opgeleverd32. Deze methode kent onder andere het fenomeen hotspot-monitor. Met de hotspot-monitor worden gebeurtenissen en kwesties in de samenleving geïdentificeerd die grote invloed hebben op de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld omdat ze er toe leiden dat het collectieprofiel aangepast moet worden. Alhoewel de methode is bedoeld voor selectie en waardering (en dus ook vernietiging) van archiefbescheiden, is het uitgangspunt zeker bruikbaar voor het identificeren van witte vlekken in het acquisitielandschap. Door meerdere instellingen een hotspot-monitor te laten uitvoeren, komen zowel de ‘gaten’ in de gezamenlijke collecties naar boven, als wel de dubbelingen. Bij het thema Automatiseren van acquisitie. Analyse van het DDS-project (zie §4.3) op lessons learned zou kunnen leiden tot technische en organisatorische voorwaarden voor acquisitie. Dit kan het automatiseren van het proces vergemakkelijken of verbeteren. Daarnaast is de opgedane kennis interessant voor acquisitie van onvolledig of beschadigd materiaal. Waar moet je aan denken en hoe zet je de restauratie in werking? Bij het thema Gebruiksrechten- en afspraken. Het lijkt niet zinvol om hier een extra project bij te beginnen. Wel is het van belang om aan te haken op bestaande onderzoeken, zodat de kennis over ontwikkelingen en methoden hierover verzameld en verdeeld wordt onder de collectionerende instellingen.

32

Belangen in Balans. Handreiking voor waarderingen selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd: http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/waardering-selectie/handreiking-waardering (laatst geopend op 28 juni 2015) Pagina 30 van 60

BIJLAGE 1: Vragenlijsten

Beeld en Geluid 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. Ja. Beeld en Geluid heeft een collectiebeleid waarin kaders voor acquisitie en selectie staan beschreven

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? Nee. Acquisitie vindt plaats op basis van inhoudelijke criteria. De wijze waarop de werken zijn vastgelegd (analoog en digitaal) doet doorgaans niet ter zake.

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]?

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. Ja. Sinds 2007 acquireert Beeld en Geluid het born digital materiaal van de publieke omroepen digitaal. Tegenwoordig betekent dit dat er op jaarbasis 8000 uur TV en 55.000 uur radio materiaal wordt gearchiveerd. Daarnaast legt Beeld en Geluid jaarlijks in twee weken (10 en 43) de integrale uitzendingen van Nederlandse radio en TV landelijke publieke en commerciële netten vast, en door het jaar heen wordt nog eens 500 uur materiaal van commerciële televisiekanalen vastgelegd. Beeld en Geluid verzamelt internetvideo (webonly content). De instroom van het digitale materiaal is een geautomatiseerd en continue proces. Dagelijks ontvangt het archief born digital materiaal.

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? -

Videomateriaal, in MXF D10 formaat Audiomateriaal, in WAV formaat Websitearchieven in ARC formaat Fotobestanden, in TIFF

-

Bijbehorende metadata in XML

Pagina 31 van 60

6.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? -

7.

Beeld en Geluid heeft afspraken met NPO en Ericsson over het aanleveren van materiaal, gebruik van video en audio standaarden, metadata. Beeld en Geluid verzamelt materiaal van internet en commerciële omroepen op basis van eigen inzicht en opdracht Beeld en Geluid is pilots gestart met verschillende omroepen om websites te archiveren Beeld en Geluid benadert producenten van AV materiaal (documentaire producenten, onafhankelijke producenten, STER etc.) over vastleggen AV materiaal

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. Het collectiebeleid van Beeld en Geluid is afgestemd met EYE Filminstituut. Op inhoudelijk gebied zijn afspraken gemaakt om te voorkomen dat dingen dubbel gebeuren. Wanneer materiaal wordt aangeboden dat beter binnen de collectie van de ander past wordt doorverwezen. Beeld en Geluid voert daarnaast overleg met NORAA (Netwerk organisatie audiovisuele archieven), LIMA (opvolger NIMk (videokunst)), ROOS (Regionale omroepen). En met diverse archieven (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, over materiaal van regionale en lokale televisie)

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting -

9.

Met Met Met Met

EYE over speelfilmmateriaal, animatiefilm, en amateurfilm NORAA over amateurfilm NORAA en ROOS over regionale televisie LIMA over videokunst

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving?

Pagina 32 van 60

Beeld en Geluid is het audiovisuele geheugen van Nederland. Beeld en Geluid is een cultuurhistorische instelling die het audiovisueel erfgoed dat uit historisch of cultuurhistorisch oogpunt van nationaal belang is verzamelt, conserveert, ontsluit en presenteert voor zoveel mogelijk gebruikers: AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Het AV materiaal uit de 20ste eeuw is grotendeels veiliggesteld, de aanwas geschiedt voornamelijk in het digitale domein

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? -

-

Beeld en Geluid is in 2013 begonnen met het actief archiveren van websites (omroepen, programma’s, AV domein, mediahistorisch), in aanvulling op wat reeds gebeurt, en als context bij AV items. Afstemming webarchivering wordt gezocht met KB/NCDD Sociale media, staat nog aan het begin.

11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? Bij produceren van born digital materiaal wordt archiveringsvraagstuk vaak niet meegenomen. Nieuwste formaten en software worden omarmd zonder dat archivering voor lange termijn is onderzocht. Niet lineaire distributie. Via Internet kan iedereen “uitzenden”. Geen contact tussen producenten van AV media en archief

12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? Beeld en Geluid verzamelt voor AV professionals, scholieren, studenten en onderzoekers, culturele instellingen en het algemene publiek. Omdat internetplatforms (YouTube, Vimeo) inmiddels zo’n enorm aanbod verspreiden is verwachting onder gebruikers groot. Gezien auteursrechtelijke beperking kan Beeld en Geluid veel van het verzamelde digitale AV materiaal (en contextmateriaal) niet online verspreiden. Binnen speciale onderwijsplatforms kan Beeld en Geluid een groot deel aanbieden aan scholieren, studenten en onderzoekers 13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven? INA, Parijs. Volgens de Franse wet ontvangt INA een kopie van elke audiovisuele productie (depot legale). INA levert diensten aan Franstalige landen zonder eigen digitale infra British Library archiveert websites

Pagina 33 van 60

14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? FIAT/IFTA conferentie IASA Europeana EUscreen 15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? FIAT/IFTA IASA Unesco EUscreen

Pagina 34 van 60

DANS 16. Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. Er zijn verschillende kaders, afspraken en beleidsregels van toepassing bij DANS. T.a.v. de collectievorming is bij DANS in de eerste plaats de (nieuwe) strategie bepalend. Deze legt vast dat DANS zich primair richt op digitale onderzoeksgegevens uit de geesteswetenschappen en maatschappij- en gedragswetenschappen. Wetgeving is niet van toepassing. Wel zijn er enige sectorale afspraken. Met NWO is er een afspraak dat onderzoeksgegevens gecreëerd in door NWO gesubsidieerd onderzoek in principe bij DANS ondergebracht moeten worden. DANS heeft een bijzondere taak voor het beheer van de resultaten van archeologisch onderzoek in samenwerking met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Zo wordt in de landelijke regelgeving de deponering van archeologische onderzoeksdata bij DANS, na afronding van een project, verplicht gesteld. Daarnaast stelt DANS op technisch gebied eisen waaraan de databestanden moeten voldoen. Dit zijn minimumeisen op het gebied van bestandsformaten (preferred formats http://www.dans.knaw.nl/content/data-archief/data-deponeren) en metadata.

17. Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? Ja, DANS is uitsluitend een archief voor digitale onderzoeksdata. Het maakt daarbij echter niet uit of het gaat om een born digital bestand of een scan van een analoog document. Effectief zal gedigitaliseerd materiaal hetzelfde worden behandeld als born digital materiaal.

18. Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]? 19. Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. Ja, al treden er in de strategie soms wijzigingen op. In principe verwerven DANS en haar voorgangers al vijftig jaar born-digital bestanden. In het begin waren dat alleen sociaal-wetenschappelijke bestanden, later uitgebreid met de humaniora / archeologie. Verwerving van digital-born bestanden is in principe (inhoudelijk) niet anders dan van analoge bestanden. Technisch zijn er uiteraard grote verschillen. 20. Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven?

Pagina 35 van 60

De volgende type data is beschikbaar bij DANS: - (Opgemaakte) tekstbestanden (bijvoorbeeld rapporten, verslagen, metadata) - Foto’s (bijvoorbeeld veldfoto’s van sporen en profielen van een archeologische opgraving) - Tabulaire data en spreadsheets (bijvoorbeeld volkstellingen, (sociaal-)economische data, specialistische tabellen archeobotanisch onderzoek) - Databases (bijvoorbeeld historische handel, scheepsreizen, crimineel; archeologische veldlijsten: sporenlijsten, vondstenlijsten) - Statistische data (bijvoorbeeld sociaal-wetenschappelijke survey’s, ecomischhistorische gegevens, lonen/prijzen) - GIS-materiaal (bijvoorbeeld kadastrale kaartbestanden; ge-georefereerde kaartafbeeldingen; raster grid hoogtekaarten) - CAD-tekeningen (bijvoorbeeld archeologische profieltekeningen) - Vector-tekeningen (bijvoorbeeld opgemaakte afbeeldingen voor publicaties) - 3D-materiaal (bijvoorbeeld gemodelleerde dynamische objecten) - Audio/Video bestanden (bijvoorbeeld interviews, in het bijzonder oral history)

21. Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? - DANS is actief bezig met de acquisitie van nieuwe data. DANS streeft ernaar dit in toenemende mate met behulp van instellings- of organisatie-afspraken te doen. Acquisitie managers onderhouden bestaande relaties (community support) en zoeken nieuwe datastromen. Dit kan gaan via persoonlijke contacten tot het uitvoeren van acquisitiebeleid op organisatorisch niveau. Er vinden verkennende gesprekken plaats, er wordt voorlichting gegeven, workshops georganiseerd, cursussen gegeven, presentaties gehouden, maar ook grotere mailingen worden uitgezet. - DANS neemt deel aan nationale en internationale dataprojecten; dit leidt ook tot nadere verwerving van gegevens. - DANS is betrokken bij het sturen van nationale onderzoeksprocessen om data deponering een standaard onderdeel van wetenschappelijk onderzoek te maken: bijvoorbeeld door deponering als onderdeel van NWO-projectsubsidies via datamanagement contracten; erkennen van databronnen als wetenschappelijke referenties (gebruik van Persistent Identifiers).

22. We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting.

Pagina 36 van 60

- Ja: DANS richt zich met name op de data vanuit de alfa en gammawetenschappen. - DANS heeft veel contact met andere instellingen en zal vaak op de hoogte zijn van eventuele dubbele deponeringen. Dit doet zich in de praktijk wel voor bij archieven en onderzoeksinstellingen. Sommige bestanden zijn zowel bij DANS als bij een archief (Nationaal Archief bijvoorbeeld) of een onderzoeksinstituut beschikbaar. Maar het wordt niet bijgehouden: het staat onderzoekers volledig vrij om hun gegeven zowel via DANS als via een andere instelling toegankelijk te maken. Wel is het zo dat DANS beschikt over het Data Seal of Approval en het daarmee gecertificeerd is als trusted repository waardoor niet alleen de toegankelijkheid maar ook de duurzaamheid gewaarborgd wordt. - Een witte vlek wordt vooral gevormd door de (niet-digitale) onderzoeksbestanden. - Ook data uit Life Sciences (inclusief medische data) vormen een nog niet duidelijk terrein wat betreft onderbrenging. DANS is wel een partner in de discussies hierover. 23. Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting - Ja, er zijn afspraken binnen de RDNL (Research Data Netherlands). Deze betreffen vooral de taakverdeling tussen DANS (geesteswetenschappen en humaniora) en 3TU.Datacentrum (exacte en technische wetenschappen). Voor sommige beta data, bijvoorbeeld data uit de sterrenkunde, zijn andere, soms internationale, repositories beschikbaar. DANS werkt samen met het 3TU.Datacentrum (Technische Universiteiten van Twente, Eindhoven en Delft) waarbij DANS en 3TU als twee lokketten direct klanten naar elkaar kunnen doorverwijzen.

24. Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? - In kaart brengen wat voor soort data binnen welke wetenschappelijke disciplines wordt gebruikt; - Bevorderen van zoveel mogelijk Open Access tot onderzoeksdata en wetenschappelijke publicaties - Bevorderen van lange termijn bewaring van relevante onderzoeksdata - Wat voor bestandsformaten en ‘significant properties’ (kenmerken en eigenschappen van bestanden) binnen specifieke disciplines in gebruik en/of van belang zijn.

25. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd?

Pagina 37 van 60

- Zoals hierboven aangegeven zijn er voor enkele belangrijke wetenschappelijke disciplines (nog) geen goede en duidelijke infrastructurele voorzieningen: life sciences, medische data. - Informatie die uitsluitend via websites beschikbaar is wordt niet of onvoldoende verworven. - Overzichten van ‘significant properties’ per bestandstype per discipline: hierover zullen ideeën en aannames bestaan, maar weinig daadwerkelijke documentatie. - Datasets/collecties zijn vaak voorzien van onvoldoende inhoudelijke bestandsmetadata. Voor elk bestand zou beschreven moeten worden waar dit bestand voor bedoeld is (wat de inhoud is) om het herbruikbaar te houden. 26. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? Het bewaren en beschikbaar stellen is voor wetenschappelijke onderzoekers geen “core business”; zij krijgen hier ook geen credits voor. Vandaar de volgende problemen: - De misvatting dat data op de harde schijf van de onderzoeker, of universiteit duurzaam genoeg opgeslagen is. - Het idee als onderzoeker zelf nog iets met de data te willen doen voordat een ander ermee aan de haal gaat. - Gebrek aan tijd en geld om tot goede selecties/samenstelling van de dataset te komen en deze voldoende te documenteren. - Angst voor veel werk op de hals halen, of als oudere onderzoeker te weinig computerkennis. - Afwachtende houding, volgende onderzoeksproject loopt vaak al. 27. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? Bij DANS is specifieke expertise aanwezig voor de Alfa- en Gamma-wetenschappen; de grootste collecties zijn de collecties voor Archeologie, Geschiedenis en de Sociale wetenschappen; daarnaast bevinden zich andere collecties uit diverse geesteswetenschappen en humaniora in het archief. Ook bezit DANS digitaal kaartmateriaal waaronder kaarten van het Kadaster; gescande en gedigitaliseerde historische volkstellingen en divers ander materiaal. Een bijzondere collectie zijn de interviews (oral history). Deze laatste zijn bruikbaar voor sociale wetenschappers, historici en taalkundigen, alsmede een algemeen publiek. - DANS werkt aan een front office/back office model op met enkele universiteiten. De onderzoeker heeft contact met het front office wat bij de universiteitsbibliotheek ondergebracht is en deze verwijst door naar DANS voor de duurzame opslag. 28. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven?

Pagina 38 van 60

- DANS is lid van de NCDD (nationaal) Digital Preservation Coalition (DPC) met andere instellingen die omgaan met digitale collecties . - DANS is aangesloten bij de RDA (Research Data Alliance), APARSEN - DANS is onderdeel van drie Europese e-infrastructuren die ieder voor hun eigen discipline digital-born data beheren: CESSDA (sociale wetenschappen), CLARIN (taalkunde), DARIAH (humaniora). - DANS neemt deel in diverse nationale en internationale projecten, waarin contacten worden gelegd met andere instellingen. CLARIAH, ARIADNE, EHRI zijn enkele voorbeelden. - DANS heeft een goede relatie met het Britse Archaeology Data Service (ADS). Het archeologisch e-dopt bij DANS is opgezet met als voorbeeld het ADS; andersom heeft het ADS ook inspiratie van DANS opgedaan, zoals het aanbieden van een self-deposit service. - Het hierboven genoemde e-depot Nederlandse archeologie is een samenwerkingsinitiatief van DANS en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). DANS werkt samen met de RCE om de gegevens nader te ontsluiten. 29. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? - Symposia van de Digital Preservation Coalition (DPC) - Het CAA: ‘Computer Applications & Quantitative Methods in Archaeology’, een archeologische conferentie met vooral vakspecifieke sessies, maar waarin ook altijd technisch inhoudelijke sessies over omgaan met data worden gehouden. - RDA: Research Data Alliance. Deze toonaangevende conferentie gaat over het delen van onderzoeksdata. - Zie website DANS: http://dans.knaw.nl/ Hier worden verschillende projecten uitgelicht, congressen aangekondigd en vindt men een lijst van publicaties. - Rapport DANS/3TU.Datacentrum “Selection of Research Data, Guidelines for appraising and selecting research data.” http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/publicaties/dans-studies-digitalarchiving-6 30. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? NWO KNAW ZonMW VSNU

Pagina 39 van 60

Koninklijke Bibliotheek

1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. De KB heeft een collectiebeleidsplan waarin beschreven is wat wel en niet wordt opgenomen. De KB verzamelt primair alle publicaties uit en over Nederland (Nederland Collectie). Daarnaast verzamelt de KB ook een aantal bijzondere collecties, waarvoor de selectiecriteria deels buiten de Nederlandse grenzen vallen. Tot slot biedt de KB toegang tot een grote set (voornamelijk digitale) publicaties: de Context- en Referentiecollectie, die dient om de Nederlandse geschiedenis, taal en cultuur in brede internationale samenhang te kunnen bestuderen.

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? We hebben een voorkeur voor verwerving van digitale publicaties (born digital) boven fysieke publicaties; mits deze digitale publicaties aan bepaalde randvoorwaarden voldoen.

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]?

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. De KB heeft een digitaal magazijn waarin born digital materiaal van een aantal uitgevers wordt geladen. De KB is voor aanlevering van materiaal afhankelijk van de werkprocessen van uitgevers. Aansluiting van nieuwe digital born collecties is maatwerk. Het blijkt zeker voor kleine uitgevers vaak niet haalbaar om te voldoen aan de technische duurzaamheidseisen. Diversiteit (ook als gevolg van wijzigingen in werkprocessen van al aangesloten uitgevers) moet aan de kant van de KB worden afgevangen. Dit komt beheersbaarheid niet ten goede en brengt op lange termijn duurzaamheidsrisico’s met zich mee. In de werkpraktijk blijkt het dus lastig om doelstellingen van het collectiebeleidsplan te realiseren. In toenemende mate wordt alleen digitaal uitgegeven en is opname van een fysiek exemplaar geen alternatief meer. Bij het failliet gaan van uitgevers bestaat een concreet risico reeel risico op gaten in de Nederland Collectie.

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? Focus ligt op boeken, kranten, tijdschriften, overheidspublicaties. Selectiecriteria voor de Nederland Collectie kan ik desgewenst mailen. Pagina 40 van 60

6.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? Met name door het maken van samenwerkingsafspraken met individuele uitgevers en de koepelorganisatie voor uitgevers (NUV).

7.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. In samenwerking met de Universiteitsbibliotheken is Delpher ontwikkeld als centrale fulltekst toegang op gedigitaliseerde boeken, kranten en tijdschriften. Delpher wordt gevoed vanuit een centrale (KB)infrastructuur. Wens van een aantal UB’s is om op de wat langere termijn geen eigen infrastructuur meer in de lucht te houden voor opslag, en beschikbaarstelling van dergelijke collecties. Op termijn is het de ambitie om gedigitaliseerde collecties toe te voegen aan de centrale infrastructuur. Dit vergt echter een kostbare conversieslag. Momenteel loopt een haalbaarheidsonderzoek om samenwerking uit te breiden met ‘bijzondere’ collecties die niet full-tekst doorzoekbaar zijn. Digitalisering van collecties die worden ontsloten via Delpher loopt voornamelijk via conserveringsprogramma Metamorfoze en public-private partnership (Google/Proquest). Ook DBNL wordt de komende jaren op de centrale infrastructuur aangesloten. Voor Born Digital boeken, kranten en tijdschriften is nauwelijks sprake van overlap. Er vindt slechts beperkt collectievorming plaats door andere instellingen. Webarchief: de KB streeft voor het webarchief geen volledigheid na. Dit is praktisch niet haalbaar. Voor het webarchief vindt op uitvoerend niveau (beperkt) afstemming plaats met andere instellingen die ook websites verzamelen om een zo respresentatief mogelijke selectie te harvesten.

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting DANS (repositories)

9.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? De KB heeft een wettelijke taak om publicaties duurzaam te bewaren. Dit is onafhankelijk van de vorm waarin deze verschijnen en geldt dus ook voor het digitale domein.

Pagina 41 van 60

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? Websites en uitingen op sociale media vallen ook onder onze definitie van publicatie. Om praktische redenen streven we niet naar volledigheid, maar beperken we ons tot een selectie uit het Nederlandse domein. Deze selectie kan zowel op leveranciersniveau (per uitgever of aanbieder) als op het niveau van de individuele publicatie plaatsvinden. De principes waarop deze selectie wordt gebaseerd zijn de representativiteit dan wel uniciteit, de informatiewaarde, de mate van gebruik, en efficiency en kosten. 11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? Zie 4. 12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? Uitgevers en erfgoedinstellingen. Deze doelgroepen verwachten van de KB dat de informatie veilig is opgeslagen en desgewenst kan worden teruggeleverd.

13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven? De KB heeft goede contacten met andere nationale bibliotheken en wisselt daarmee ook ervaringen uit. Binnen Nederland is NCDD het platform waarbinnen afstemming plaatsvindt. 14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? Dit lijstje stuur ik apart. 15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? Graag wil ik de vragenlijst eerst mondeling bespreken zodat ik gericht een lijstje aan kan leveren.

Pagina 42 van 60

Meertens Instituut 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. Het Meertens Instituut heeft in het Collectieplan, dat loopt in de periode 2013 - 2018, het beleid inzake de collectie beschreven (http://www.meertens.knaw.nl/cms/images/publicaties/Collectieplannw.pdf). Binnen de kaders om zaken al dan niet in de collectie op te nemen staat er dat de te verwerven publicaties, (digitale) collecties en archieven relevant moet zijn voor het lopend of toekomstig onderzoek aan het Meertens Instituut. Dat gaat tevens op voor het digitaliseren (blz. 13). In het Onderzoeksplan van het Meertens Instituut, dat eveneens loopt van 2013 tot 2018, staat welke onderzoeksthema’s relevant zijn (http://www.meertens.knaw.nl/cms/files/OZP2012.pdf). Daarnaast heeft het Meertens Instituut in het kader van het Open Access en Digitale Duurzaamheidsbeleid van de KNAW (http://www.knaw.nl/nl/thematisch/open-accessen-digitale-duurzaamheid/open-access) een datanotitie (zie het collectieplan bijlage 9.4). In die datanotitie staat o.a. dat bij elk nieuw te starten onderzoek in het onderzoeksplan moet zijn vastgelegd hoe om gegaan moet worden met de data die in het project zijn gemaakt of verzameld. Aan het einde van het project zal bepaald worden welke onderzoeksdata waar gearchiveerd zullen worden. Ten slotte heeft het Meertens Instituut ook een Data Seal of Approval met daarin eveneens punten die relevant voor het beleid zijn: https://assessment.datasealofapproval.org/assessment_100/seal/html/.

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? In de werving maken wij daar geen onderscheid in. In de verwerking wel (opslag etc.). Overigens verwacht het Meertens Instituut dat de toestroom van digital born collecties zal toenemen.

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]? Het collectieplan met daarin als bijlage het extra beleid is te downloaden via: http://www.meertens.knaw.nl/cms/images/publicaties/Collectieplannw.pdf. Daarnaast bezit het Meertens Instituut een DSA, ook daarin staat het e.e.a. in over het beleid: https://assessment.datasealofapproval.org/assessment_100/seal/html/.

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting.

Pagina 43 van 60

Dat gaat volgens het beleid. Er ontstaan wel knelpunten bij het verwerven van het materiaal, het wegwerken van de achterstand en de kosten van de opslag. De eerste twee knelpunten worden in 2015 concreet aangepakt (middels een apart project). Inzake het derde punt is een verkenning uitgevoerd en zijn maatregelen getroffen.

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? -

6.

Audiomateriaal Scans Databases Tekstbestanden Digitale uitgaven (boeken etc.) Beeldmateriaal (stilstaand en bewegend)

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? Zie vraag 1 voor het beleid inzake de databastanden die de onderzoekers aanmaken of verwerven. Daarnaast heeft het Meertens Instituut een audiostudio waar opnames worden gedigitaliseerd. Het Meertens Instituut ontvangt regelmatig verzoeken om audio te digitaliseren. Als dat in dienst staat van het onderzoek dan digitaliseren wij het materiaal, op voorwaarde dat het ook voor onze onderzoekers toegankelijk is en dat we het in de collectie kunnen opnemen. Verder hebben we een samenwerkingsverband met het Nederlands Dagboekarchief. Nu zijn de dagboeken nog op papier, maar ik verwacht dat dat ook digitaal kan worden. Ten slotte hebben wij diverse projecten waarbij digitale collecties worden ontsloten. Die verwerven wij niet, maar binnen zo’n project verwerft (of maakt) het Meertens Instituut dan wel de toegang. Dat laatste is wellicht interessant want het geeft aan dat bij het beheer van de digitale collectie het eigendom wellicht in belang wat afneemt en de (digitale) toegang tot een collectie toeneemt.

7.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. Binnen het beleid zoals dat geschetst is bij vraag 1 houden wij daar rekening mee. Bijvoorbeeld in de aanschaf van boeken en tijdschriften. Uiteraard kijken we ook of een collectie die wordt aangeboden reeds elders is. Buiten de boeken en tijdschriften is het digitale en analoge collectiemateriaal van het Meertens Instituut grotendeels uniek. In de evaluatie van de collecties van het Meertens Instituut beoordeelde een internationale commissie de kwaliteit, relevantie, vitaliteit en de productiviteit van de collecties als zeer goed. De evaluatiecommissie voegde daaraan toe dat de collecties door onderzoekers in en buiten het instituut worden beschouwd als een waardevolle en onmisbare bron.

Pagina 44 van 60

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting Nee, het Meertens Instituut heeft geen afspraken op dat vlak gemaakt. In projecten zoals CLARIN wordt wel het e.e.a. inzake de toegang tot collecties geregeld (zie vraag 6 inzake het veranderende belang wat betreft de toegang tot collecties).

9.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? Verschillende groepen in de samenleving kunnen gebruik maken van de collecties van het Meertens Instituut. Het Meertens Instituut heeft naast een belangrijke wetenschappelijke missie een daarvan afgeleide maatschappelijke verantwoordelijkheid, die zich vertaalt in beleid dat op de verschillende doelgroepen is toegespitst: op de onderzoeksgemeenschap, op studenten en op de geïnteresseerde leek (zie collectieplan, blz. 27).

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? Ik denk hierbij in eerste instantie bijvoorbeeld aan mail (digitale brieven) en sociale media (met o.a. digitale foto’s en bewegend materiaal). Zo worden bijvoorbeeld tweets inmiddels bewaard door de Library of Congress.

11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? Voor een onderzoeker kan het van belang zijn (digitaal) onderzoeksmateriaal af te schermen tot na publicatie. En zelfs na publicatie kan het zijn dat een onderzoeker het materiaal nog langer (bijv. voor eventuele toekomstige publicaties) wil afschermen. Dat maakt de overdracht soms complex. Daarnaast kan het zijn dat een onderzoeker afspraken heeft gemaakt met de personen die voorkomen in het materiaal. Ook dan kan de overdracht problematisch zijn. Ook de eigendomsverhoudingen kunnen complex liggen en dat kan verwerving ingewikkeld maken.

12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? Zie vraag 9. Ik verwacht dat deze groepen vrije en directie toegang tot het materiaal wensen. In dat kader kan gemeld worden dat het Meertens Instituut ernaar streeft de collecties open access aan te bieden (http://www.knaw.nl/nl/thematisch/open-accessen-digitale-duurzaamheid/open-access/overzicht?set_language=nl). Daarbij volgen we de Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek van de VSNU (Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten).

13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? Pagina 45 van 60

o o

Zo ja: welke? Kunt u een korte toelichting geven?

Ja, binnen Nederland o.a. met andere KNAW instituten zoals het NIOD, het IISG en DANS. Verder heeft het Meertens Instituut goede contacten met verwante instellingen, Universiteiten en musea in Nederland en Vlaanderen (zoals het Nederlands Centrum voor Volkscultuur en het Nederlands Openlucht Museum). Internationaal is de DSA community belangrijk voor het Meertens Instituut als bron van informatie op dit vlak (het Meertens Instituut heeft een DSA seal). 14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? Bladen zoals de Informatie Professional en het Archievenblad. Verder de mailinglist [email protected] en DANS-KNAW (zowel de site, als de bijeenkomsten). Ook de DSA community is belangrijk voor het Meertens Instituut als bron van informatie. Ten slotte zijn de Digital Humanities conference en de European Social Science History conference belangrijk om te noemen.

15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? Ik denk aan CLARIAH.

Pagina 46 van 60

Pagina 47 van 60

Nationaal Archief 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. Archiefwet en acquisitieprofiel particuliere archieven. Meer dan 95 % van de verwerving wordt bepaald door de Archiefwet. Het collectieprofiel voor particuliere archieven wordt wel aangeduid als "archieven van de macht". Het betreft archiefvormers die een nationale functie van enige importantie vervullen of hebben vervuld. Wel worden aanvullingen geaccepteerd op archieven die eerder verworven zijn toen het collectieprofiel veel breder was.

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? Neen, er wordt geen onderscheid gemaakt, het gaat om archief, onafhankelijk van de drager. Uiteraard is het proces van verwerven van digitaal archief geheel anders dan dat van papieren archief. Het beleid is in de eerste plaats vastgelegd in het Toekomstplan van het Nationaal Archief. De focus van dit Toekomstplan ligt bijna geheel op het verwerven van born digital archieven. Hiertoe opteert het Nationaal Archief zoveel mogelijk vóóraan in de keten te zitten, bij de creatie van het document. Het beleid is voorts vastgelegd in de documenten van het project DWR-Archief, DTR.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]? 3.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. Met het verwerven van born digital archieven zijn in 2014 aanzetten gegeven en starten in 2015 pilots om kennis te ontwikkelen en ervaring op te doen. Volgens planning is het Nationaal Archief op 9 juli 2015 als tenant aangesloten op het e-Depot (Preservica). Vanaf dat moment kan het Nationaal Archief praktische ervaring op doen.

4.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? Het Nationaal Archief maakt in principe geen onderscheid tussen objecten. Alles dat gedefinieerd kan worden als archiefbescheiden kan deel uit maken van een verwerving. Het Nationaal Archief overlegt met andere collectiebeherende instellingen over de wijze waarop dat het beste kan.

Pagina 48 van 60

5.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? In 2014 zijn de eerste stappen gezet voor verwerving van departementen, de Provincie Zuid-Holland en een particulier born digital archief. Eind 2015 is ervaring opgedaan met het proces van verwerven.

6.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. Verwerving van archieven van de Rijksoverheid geschiedt altijd via het Nationaal Archief. Bij aanbod van particuliere archieven dat niet binnen het collectieprofiel past, wordt altijd verwezen naar andere overheids- of categorale archiefinstellingen waar de aangeboden archieven volgens de specialist particuliere archieven goed of beter op hun plaats zijn.

7.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting Neen, de verwerving van archieven van de rijksoverheid verloopt altijd uitsluitend via het Nationaal Archief op basis van de Archiefwet.

8.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? Het Nationaal Archief heeft nadrukkelijk aandacht voor het documenteren van de samenleving, zoals door onze kennisfunctie voor zorgdragers en de sector. Een voorbeeld hiervan is de publicatie Waardering en Selectie die binnenkort verschijnt. In deze publicatie worden adviezen gegeven over hoe de I-samenleving gedocumenteerd zou kunnen worden.

9.

Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? Hierop is nog geen zicht op.

10. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties?

Pagina 49 van 60

Bij de archiefvorming is geen rekening gehouden met de overdracht. Dat maakt dat born digital materiaal meestal niet in goede (duurzame), geordende en toegankelijke staat kan worden overgebracht. Zonder nabewerking kan de duurzaamheid en toegankelijkheid niet worden gegarandeerd. Voor materiaal dat nog gevormd moet worden, worden nu normen en richtlijnen geformuleerd voor de formats, waardering, selectie, ordening en het toevoegen van de benodigde metadata. Dat dient te gebeuren op het moment dat archieven gevormd worden. Voor het waarderen, selecteren en overdragen van reeds gevormd digitaal archief lopen enkele pilots en worden in 2015 pilots opgezet om kennis en ervaring op te doen.

11. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? De doelgroepen van het Nationaal Archief zijn zowel de (voormalige) zorgdragers, de rijksoverheid zelf en iedereen die archieven wil raadplegen, zowel voor historische geïnteresseerden als de recht- en bewijszoekende burger.

12. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven? Het Nationaal Archief werkt samen met andere collectiebeherende instellingen, zoals Stadsarchief Amsterdam, Gemeentearchief Rotterdam, RHC's, NIBG, DANS en Europese archiefinstellingen binnen APE.

13. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? DEN, NCDD, APEx, Europeana, ICA, UNESCO-persist.

14. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? BRAIN, KVAN, ICA, Archief2020, Doc-Direkt

Pagina 50 van 60

NIOD 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken.

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet?

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]?

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting.

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? Pagina 51 van 60

6.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties?

7.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting.

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting

9.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving?

Pagina 52 van 60

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden

volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd?

11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital

collecties?

12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen

hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties?

13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring

hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven?

14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u

noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren?

15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties,

belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken?

Pagina 53 van 60

Pagina 54 van 60

RCE 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. Er is geen vastgesteld collectie-/acquisitieplan, maar er zijn natuurlijk wel kaders waarbinnen wij collectioneren: we hebben een nationale collectie op het gebied van monumentenzorg, archeologie, cultuurlandschap en roerend erfgoed.

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? Bij tijdschriftabonnementen is de stelregel: digitaal gaat voor analoog Foto’s: alleen nog maar digitaal (via beeldbank) Archeologische (opgravings-)rapporten: opgravingsbureaus/opgravingsbedrijven zijn wettelijk verplicht hun rapportage digitaal aan te leveren bij de RCE.

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]?

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. Beleid is niet echt vastgelegd. Veel gaat pragmatisch. Voor foto’s is er wel duidelijk een workflow. Via ‘foto-opdrachten online’ kunnen fotografen hun erfgoedfoto’s uploaden naar onze beeldbank. Voor archeologische rapporten is er ook een duidelijke workflow: archeologische opgravingsbedrijven moeten hun archeologische rapporten uploaden naar Archis (De naam Archis staat voor Archeologisch Informatiesysteem. Archis is een databank waarin allerlei gegevens over archeologische vindplaatsen en terreinen vanaf de Prehistorie tot de Nieuwe Tijd in Nederland zijn opgeslagen.)

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? Zoals al genoemd: foto’s, archeologische rapporten, tijdschriftabonnementen

6.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? Zie vraag 5

Pagina 55 van 60

7.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. Nee, er wordt vooral gekeken naar onze eigen beleidsterreinen.

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting Nee, verzamelen van born digital staat toch nog wel in de kinderschoenen. Bovendien zijn we intern bezig met een onderzoek naar hoe we met onze bibliotheek de toekomst in willen gaan. In dat onderzoek wordt ook nagedacht over samenwerkingsverbanden met anderen, maar zover is het dus nog niet.

9.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? ?

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? ? 11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? Auteursrecht (in hoeverre mag iets beschikbaar worden gesteld?) Techniek (is het materiaal over een aantal jaren nog te gebruiken? Is het platform/software nog beschikbaar/up-to-date?) 12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? De eigen collega’s Gemeenteambtenaren Belangstellenden voor onze beleidsterreinen 13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven?

Pagina 56 van 60

Nee 14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? Bijeenkomsten van de Adlib-gebruikersgroep DEN-bijeenkomsten

15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? -

Pagina 57 van 60

LiMa 1.

Bestaat er een collectiebeleid binnen uw instelling: op basis van welke kaders bepaalt uw instelling wat er wel of niet in uw collectie wordt opgenomen? Denk aan intern beleid, maar ook aan wetgeving of sectorale afspraken. ja wij volgend bepaalde kunstenaars en hebben aandachtsgebieden waar wij de selectie op baseren

2.

Maakt uw instelling onderscheid tussen het verwerven van analoog en digitaal materiaal? Waarom wel of niet? ja, wij verzamelen mediakunst > 2500 werken dat is nu digitale kunst, slechts een heel klein deel komt nu nog analoog binnen Digitale kunst is alle kunst die is ontstaan - of wordt gepresenteerd - met behulp van digitale middelen. Vaak wordt ook de term ‘mediakunst’ gehanteerd, dit verwijst specifiek naar kunst die tot stand komen door middel van een technologische registratie. Eigenlijk valt alle geluids-, video- en computerkunst daaronder.

3.

Als er beleidsplannen of andere documenten waarin het collectiebeleid ten aanzien van born digital collecties is vastgelegd, kunt u die dan toesturen naar [email protected]?

4.

Wordt acquisitie van born digital materiaal in de praktijk ook al volgens dat beleid uitgevoerd? o Als dat wel zo is: wat zijn de ervaringen? o Als dat niet zo is: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting. Ja Wat betreft onze eigen collectie werken wij als distributeur en werken dus in dienst van de kunstenaar. Wij vertonen de werken veel en onder zo goed mogelijke omstandigheden. Alles wordt digitaal gedistribueerd en er is een workflow opgesteld voor duurzame toegankelijkheid beschikbaar.

5.

Welke voorbeelden van born digital data, objecten, media, informatie etc. kunt u noemen die uw instelling op basis van die kaders verwerft, zou moeten of willen verwerven? digitale videokunst digitale installaties deels digitale installaties digitale synchronisatie apparatuur digitale vertoningsapparatuur net art digitale installatie instructies, contracten, overeenkomsten met de kunstenaars 3d instructies email

6.

Op welke manier is uw instelling actief bezig met het verwerven van dit soort born digital collecties? Pagina 58 van 60

actief acquisitiebeleid en komt nauwelijks nog analoog materiaal binnen

7.

We willen een beeld vormen of er dingen dubbel gebeuren of dat er juist witte vlekken dreigen te ontstaan. Om die reden willen we graag weten of u bij het verwerven van (digitale) collecties rekening houdt met andere instellingen die mogelijk dezelfde (soort) collecties vormen als uw instelling? o Zo ja: op welke manier beïnvloedt dat uw eigen verzamelbeleid? o Zo nee: geef een toelichting. wij werken in dienst van de kunstenaar en bij mediakunst gaat het vaak om edities maar wij zijn gespecialiseerd in kunst en de daarbij behorende presentatie en conserveringseisen.

8.

Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met andere instituten over welke born digital collecties door welke instelling verworven worden? o Zo ja: waaruit bestaan die afspraken, en met welke instellingen? o Zo nee: waarom niet? o Niet van toepassing: geef een toelichting ja we delen onze kennis en hebben een e-depot voor digitale kunst waarvan 25 instellingen (musea, prive verzamelaars, bedrijfscollecties en meer) gebruik maken

9.

Welke verantwoordelijkheid ziet u voor zich zelf in het documenteren van de isamenleving? wij onderzoeken hoe digitale werken nu en in de toekomst toegankelijk blijven, hoe te vertonen, hoe betekenis te geven, hoe opnieuw te gebruiken en willen dit overdragen wij willen een beeld geven van de ontwikkeling binnen de digitale kunst in Nederland en daarbuiten

10. Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden volgens u niet of onvoldoende gedocumenteerd? netart participatief werk apps cdrom etc

11. Welke knelpunten signaleert u op het gebied van het verwerven van born digital collecties? kosten behoud 12. Voor welke doelgroepen verzamelt en beheert u collecties en welke verwachtingen hebben deze doelgroepen ten aanzien van uw (born digital) collecties? Pagina 59 van 60

curatoren, programmeurs, publiek, academies, kunstenaars born digital schept de indruk dat het allemaal gratis online te vinden is. Dat is onze collectie niet per se. Een groot deel betreft de vertoning in fysieke ruimte rechtenafhandeling blijft nodig 13. Bent u bekend met andere instellingen in binnen- en buitenland die al ervaring hebben met het verwerven van born digital collecties? o Zo ja: welke? o Kunt u een korte toelichting geven? ja musea, festivals en kennisinstellingen wereldwijd binnen de niche van digitale kunst

14. Welke nationale en internationale publicaties, fora, congressen, etc. kunt u noemen die relevante kennis en inzichten voor dit onderzoek kunnen leveren? http://www.nsla.org.au/projects/digital-collecting

15. Welke nationale en internationale koepelorganisaties, branche-organisaties, belangenbehartigers of andere relevante samenwerkingsverbanden zouden we in dit onderzoek moeten betrekken? -

Pagina 60 van 60