Themadossier FA Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor administrateurs, controllers en andere financiële professionals

Themadossier FA Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor administrateurs, controllers en andere financiële professionals Hoofdredacteur (a.i.) Nicole Slagboom Eindredactie Dennis Bruggemans, Marianne Schiltmans-Verhoeven Medewerkers Vildan Fidan, Bastiaan Geleijnse, Anton van ’t Hof, John Reid, Ramses Reijerman, Jean-Marc van Tol, Richard van Zijll de Jong Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier FA Rendement verschijnt 6× per jaar. De prijs voor een abonnement op Dossier FA Rendement bedraagt voor abonnees op FA Rendement € 179 per jaar. Losse nummers: € 49. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW.

(Proef)abonnementen kunnen ­ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. Abonnementen zijn zakelijk en derhalve is de consumentenwetgeving niet van toepassing. Rendement behoudt zich het recht voor om prijzen en inhoud van de algemene voorwaarden te wijzigen. U kunt onze algemene voorwaarden en privacybeleid ook nalezen op www.rendement.nl/av. ISSN 1574-1419 © 2013 Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel:. (010) 243 39 33 fax: (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] website: www.rendement.nl Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele ­fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Auto van de zaak

De auto van de zaak: een hele belasting

Verbeter uw analyses en maak heldere managementpresentaties! Rendement presenteert: drie complete opleidingsprogramma’s waarin u optimaal gebruik leert maken van de vele mogelijkheden van Excel

1

Excel PLUS voor financials & managers Een Excel-opleiding, toegespitst op toepassingen voor financials en managers

Financials en managers krijgen steeds meer gegevens te verwerken. Er wordt van u verwacht deze data in overzichtelijke en betrouwbare analyses te presenteren. Alleen hiermee kan uw organisatie de

2

Excel PRO voor financials & managers Voor de ervaren Excel-gebruiker

juiste beslissingen nemen voor de toekomst. De spreadsheets van Excel bieden hierbij uitkomst. Maar in de praktijk blijkt dat meer dan de helft van het programma

3

Excel Incompany training Bij u op kantoor en afgestemd op uw medewerkers en organisatie. Mail uw aanvraag naar [email protected].

niet wordt gebruikt. En juist deze nuttige onderdelen zorgen voor professionele rapportages en tijdwinst. Rendement heeft speciaal voor haar lezers praktijkopleidingen ontwikkeld die u leren optimaal gebruik te maken van de vele mogelijkheden. Kijk voor meer info op

ent ndem an Re orting! v s r e k Lez n 10% g op zowel ’: krijge l PRO hrijvin

www.exceldag.nl

e c Bij ins S’ als ‘Exc PLU ‘Excel

5 0t% ing

k otwreede training!

op de

www.exceldag.nl

Voorwoord De (bestel)auto van de zaak is een aardige melkkoe voor de overheid. Er komt namelijk een gigantische hoeveelheid aan belasting binnen bij haar voor die auto. Tegen welke belastingen loopt iemand met een (bestel)auto van de zaak nu allemaal aan? Ten eerste krijgt u of uw onderneming te maken met de bijtelling in de loonbelasting of eventueel in de inkomstenbelasting. Afhankelijk van de zuinigheid van de auto krijgt u dit jaar te maken met een bijtellingstarief van 0 tot 25%. Deze zuinigheid wordt gemeten aan de hand van de CO2uitstoot van de auto. Hoe hoger de uitstoot, hoe hoger de bijtelling. Onder de bijtelling kan worden uitgekomen als de werknemer aantoonbaar niet meer dan vijfhonderd kilometer privé met de auto rijdt. Voor de bestelauto kunnen echter weer andere regels gelden. Naast de bijtelling in de loonheffingen krijgt uw onderneming ook te maken met een correctiepost in de BTW. Sinds 1 juli 2011 is de BTW over het privégebruik losgekoppeld van de autobijtelling zoals die geldt in de loon- en inkomstenbelasting. Voor iedere auto geldt nu dat u een vast percentage van 2,7% van de cataloguswaarde (inclusief BTW en BPM) moet corrigeren bij de aangifte BTW over het laatste belastingtijdvak van het kalenderjaar. Als uw onderneming zelf (bestel)auto’s aan werknemers ter beschikking stelt, heeft u niet alleen met speciale regels voor de loonheffingen en BTW te maken. Ook de belasting van personenauto’s en motorrijwielen (BPM) en de motorrijtuigenbelasting (MRB) komen dan om de hoek kijken. Daarnaast zijn er een aantal bijzonderheden met betrekking tot de vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting.

5

Hierboven is kort ingegaan op de diverse belastingen waar uw onderneming tegenaan loopt bij een (bestel)auto van de zaak, maar er valt natuurlijk veel meer te vertellen over deze belastingen en uitzonderingen die gelden. Dit kunt u allemaal in dit dossier lezen. Nicole Slagboom Hoofdredacteur a.i. FA Rendement

Aanvulling op themadossier Zoals u inmiddels heeft gemerkt, verschijnen de themadossiers van Rendement Uitgeverij sinds dit jaar in een handzaam pocketformaat. Daarnaast zijn de vertrouwde bijlagen bij de dossiers voortaan online toegankelijk. U heeft als trouwe abonnee namelijk toegang tot Rendements Premium-account! MKB Vaktools Eén van de onderdelen van dit Premium-account is een grote database aan vaktools, die Rendement graag met u deelt. De toegang tot de vaktools is tot stand gekomen door een samenwerkingsverband tussen Rendement en MKB Vaktools. Onbeperkt downloaden Op www.rendement.nl/fadossier vindt u een overzicht van vaktools die een mooie aanvulling vormen op de onderwerpen die in dit themadossier aan de orde komen. Hierbij kunt u denken aan modelcontracten en -brieven, rekentools, stappenplannen, naslagwerken en checklists. Deze zeer praktisch toepasbare hulpmiddelen helpen u bij uw dagelijkse werkzaamheden. Als Premium-abonnee kunt u onbeperkt vaktools downloaden!

6

Inhoudsopgave 1 Terbeschikkingstelling 9 1.1 Ter beschikking gestelde auto 9 1.1 In eigen beheer houden of uitbesteden 12 2 Voorwaarden 13 2.1 Bestuurders 13 2.2 Boetes 14 2.3 Brandstof 15 2.4 Buitenland 17 2.5 Onderhoud 18 2.6 Ongevallen 18 2.7 Parkeren 19 2.8 Privégebruik 20 3 3.1 3.2 3.3 3.4

Privégebruik 23 Per kalenderjaar 24 Bijtellingsbedrag 26 Werknemersbijdrage 31 Consequenties 35

4 Geen privégebruik 37 4.1 Verklaring Belastingdienst 37 4.2 Registratie kilometers 40 4.3 Afspraken maken 43 4.4 Vrije bewijsleer 46 4.5 Wachtdiensten 48 5 Bestelauto van de zaak 49 5.1 Verklaringen 49 5.2 Registratie kilometers 54 5.3 Verbodsbepaling 55 5.4 Goederenvervoer 56 5.5 Wisselend gebruik 57

7

6 Naheffingen en boetes 59 6.1 Wanneer 59 6.2 Voor wiens rekening 60 6.3 Waarvoor 62 7 De auto van de zaak en BTW 69 7.1 Correctie 69 7.2 Eigen bijdrage 72 7.3 Belaste en vrijgestelde activiteiten 73 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Overige belastingen 75 BPM 75 MRB 78 Investeringsaftrek 78 Herinvesteringsreserve 80 Afschrijving 81

9 Bijzondere situaties 83 9.1 Ziekte 83 9.2 Onbetaald verlof 84 9.3 Vergoeding 85 9.4 Uitdiensttreding 86 9.5 Schade 88 9.6 Bezuinigingen 89 Register 93

8

1 Terbeschikkingstelling Uw onderneming is – tenzij de cao het voorschrijft – niet verplicht om werknemers te voorzien van een (bestel)auto. Maar als er wel auto’s ter beschikking worden gesteld, is het belangrijk dat u precies weet wanneer er fiscaal gezien sprake is van een (bestel) auto van de zaak. In dat geval krijgt u te maken met de bijzondere regels voor privégebruik. Daarnaast moet u natuurlijk goede afspraken maken met de werknemer. De Belastingdienst stelt dat er sprake is van een (bestel) auto van de zaak als uw onderneming een (bestel)auto ter beschikking heeft gesteld aan de werknemer.

1.1 Ter beschikking gestelde auto In de volgende gevallen is er sprake van een ter beschikking gestelde auto: ▪▪ Uw werknemer gebruikt de auto van de zaak voor zakelijke en privédoeleinden waarbij uw onderneming alle kosten betaalt, en de auto in eigendom, gehuurd of geleaset heeft. ▪▪ Uw werknemer kan de auto van de zaak gebruiken wanneer hij maar wil. ▪▪ U heeft met uw werknemer de afspraak gemaakt dat hij de ter beschikking gestelde auto alleen zakelijk gebruikt. Deze afspraak wil namelijk niet zeggen dat er geen sprake meer is van een auto van de zaak, het betekent alleen dat uw onderneming geen loonbijtelling hoeft toe te passen omdat er in dit geval geen privégebruik van de auto van de zaak – loon in natura – is.

9

alleen zakelijk

bijtelling

Auto van de zaak

▪▪ Uw onderneming vergoedt de kosten van de door de werknemer zelf gehuurde of geleasete auto. kosten vergoeden

▪▪ Uw onderneming vergoedt (nagenoeg) alle kosten – aanschaf, brandstof en dergelijke – van de eigen auto van de werknemer.

Als een werknemer 45.000 kilometer à € 0,39 = € 17.550 van zijn werkgever vergoed krijgt voor het zakelijk gebruik van de eigen auto, wat hem € 18.000 heeft gekost, is er feitelijk sprake van een ter beschikking gestelde auto. De waarde van het privégebruik telt dan als loon in natura voor deze werknemer.

privégebruik

Loon in natura Rijden uw werknemers ook buiten werktijd in de (bestel) auto van de zaak, dan beschouwt de fiscus dit – bij een privégebruik van meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis – als een voordeel voor de werknemer, te weten loon in natura. Over de waarde van dit privégebruik zijn ook loonheffingen verschuldigd.

Werkkostenregeling Past uw onderneming de werkkostenregeling toe, dan moet u het voordeel van een auto van de zaak altijd bij de werknemer belasten. Dit mag u dus niet onderbrengen in de zogeheten vrije ruimte; de 1,5% van de fiscale loonsom die u aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunt besteden.

kilometer­ vergoeding

Vergoeding Ontvangt uw werknemer slechts een kilometervergoeding dan is er géén sprake van een ter beschikking gestelde auto (tenzij de vergoeding (bijna) alle autokosten dekt zoals hier-

10

Terbeschikkingstelling

voor uitgelegd). De bijtelling wegens privégebruik kunt u in dat geval dus achterwege laten. Andersom mag u geen onbelaste kilometervergoeding geven als een werknemer met een ter beschikking gestelde auto rijdt. U mag de werknemer dus niet ook nog eens een onbelaste kilometervergoeding uitbetalen voor reizen waarbij hij gebruikmaakt van de auto van de zaak. Noodzakelijk De Belastingdienst beoordeelt niet of de auto van de zaak ook daadwerkelijk noodzakelijk is voor de werknemer. Als uw onderneming een (bestel)auto ter beschikking stelt aan een werknemer, is volgens een uitspraak van de Hoge Raad de enige eis dat deze werknemer ‘werkzaamheden voor zijn werkgever verricht’. In principe bent u vrij om elke werknemer – in welke functie dan ook – een auto van de zaak aan te bieden. Ook kantoormedewerkers kunnen hier dus voor in aanmerking komen. De auto van de zaak kunt u gewoon als secundaire arbeidsvoorwaarde aanmerken. Het doet er hierbij niet toe of uw werknemer het voertuig daadwerkelijk voor zijn werk gebruikt of niet.

geen kilometervergoeding

noodzakelijk

arbeidsvoorwaarde

Privéauto vergoeden In plaats van een auto ter beschikking te stellen kunt u er ook voor kiezen om werknemers een kostenvergoeding te geven voor het zakelijk gebruik van de eigen auto. Voor elke zakelijke kilometer mag uw onderneming de werknemer maximaal € 0,19 onbelast vergoeden, waarbij het vervoermiddel niet uitmaakt. Voor wat betreft de kostenvergoeding voor de privéauto van de werknemer die hij zakelijk gebruikt, gelden woon-werkkilometers als zakelijke kilometers. Verder maakt het niet uit of uw onderneming de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen toepast of al is overgestapt op de werkkostenregeling.

eigen auto

11

Auto van de zaak

1.2 In eigen beheer houden of uitbesteden

leasemaatschappij

eigendom

bijkomende kosten

financiering

Uw onderneming kan de auto van de zaak zelf aanschaffen en onderhouden, maar verreweg de meeste werkgevers kiezen voor een leaseconstructie. De leasemaatschappij neemt u dan veel administratieve rompslomp uit handen. Wel moet u natuurlijk zorgen dat de bijtelling voor de loonheffingen keurig in orde is. Wat betreft leaseauto’s zijn er twee mogelijkheden: operationele lease of financiële lease. Operationeel Operationele lease is de meest voorkomende leasevorm. Hierbij blijft de auto eigendom van de leasemaatschappij en huurt uw onderneming de auto. Bij operationele lease betaalt u een vast bedrag per maand aan de leasemaatschappij. Bij ‘netto operationele lease’ betaalt u alleen dit huurbedrag en moet uw onderneming zelf bijkomende kosten betalen, zoals verzekeringen, reparaties en brandstof. Bij ‘full operational lease’ zitten al dit soort bijkomende kosten meestal bij het huurbedrag inbegrepen. De leasemaatschappij is dan verantwoordelijk voor het functioneren van de auto en draagt alle kosten. Uiteraard zijn er tussenvormen mogelijk. Financieel Bij financiële lease wordt uw onderneming direct eigenaar van de auto. Maandelijks betaalt u dan een bedrag aan de leasemaatschappij voor rente en afschrijving. De kosten van onderhoud, verzekeringen en reparaties komen voor rekening van uw onderneming. Bij deze leasevorm gaat het in feite alleen om de financiering van de auto.

Als geleasete auto’s na afloop van het leasecontract nog waardevol zijn voor uw onderneming – zoals bestelbussen – kan financiële lease interessant zijn. Verder is deze leasevorm aantrekkelijk omdat u bij aanschaf van een nieuwe auto kunt onderhandelen met de dealer.

12

2 Voorwaarden Voor werknemers is een auto van de zaak een interessante secundaire arbeidsvoorwaarde. Ondanks de bijtelling voor het privégebruik is een auto van de zaak over het algemeen voordeliger dan een eigen auto met alle bijkomende kosten. Bovendien is een auto van de zaak vaak een nieuw model en dat vinden veel werknemers ook aantrekkelijk. Het is wel belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn over het gebruik van de auto. Het vastleggen van de voorwaarden voor gebruik van de auto van de zaak kan bijvoorbeeld in de gebruikersovereenkomst gebeuren. Communiceer deze afspraken ook aan uw werknemers, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

gebruikersovereenkomst

Bij leaseauto’s sluit uw onderneming over het algemeen ook een gebruikersovereenkomst met de lease­ maatschappij.

Er zijn diverse aandachtspunten rond het gebruik van de ter beschikking gestelde auto.

2.1 Bestuurders In het geval dat een werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt, is de kans groot dat ook anderen die auto wel eens gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de partner van de werknemer of zijn meerderjarige kinderen. U kunt dit gebruik door derden desgewenst aan banden leggen door af te

13

partner

Auto van de zaak

collega’s

spreken dat alleen gezinsleden gebruik mogen maken van de ondernemingsauto. U kunt zelfs afspreken dat alleen de werknemer zelf de auto mag besturen, al is dit in de praktijk niet gebruikelijk. Aangezien de auto in eerste instantie voor het werk is bedoeld, kan het handig zijn als de auto ook beschikbaar is voor collega’s, mocht dit nodig zijn voor hun werkzaamheden. Het is dan slim om deze mogelijkheid vast te leggen in de gebruikersovereenkomst.

Waarom een auto verstrekken? Een voordeel voor de onderneming is dat bij werknemers die voor hun functie veel moeten reizen een auto van de zaak veel minder administratieve lasten oplevert dan het vergoeden van alle zakelijke kilometers die de werknemer met zijn eigen auto rijdt. Bovendien valt het woon-werkverkeer volgens de fiscus voor de loonbelasting onder zakelijk verkeer. Voor werknemers die met de auto naar het werk (moeten) komen, kan het dus aantrekkelijk zijn dat u hun een auto ter beschikking stelt.

administratieve lasten

Goedkoper Een auto van de zaak is overigens niet in álle gevallen goedkoper. Pas als een auto een relatief hogere cataloguswaarde heeft en de werknemer veel zakelijke kilometers maakt, is het verstrekken van een auto meestal goedkoper dan het geven van een kilometervergoeding.

cataloguswaarde

2.2 Boetes

verhalen

Verkeersovertredingen zoals parkeerbonnen en snelheidsboetes vallen in principe in de categorie ‘schade ontstaan door opzet of roekeloos gedrag’. U kunt deze boetes dus verhalen op de werknemer. Dit geldt voor álle verkeersboetes. Dus ook voor kleine overtredingen, zoals snelheidsovertre-

14

Voorwaarden

dingen tot tien kilometer te hard. Als u afziet van dit verhaalsrecht, moet u rekening houden met de fiscale consequenties voor uw werknemer. Uw onderneming betaalt een boete die aan de werknemer toe te rekenen valt. Dit voordeel moet u tot zijn loon rekenen. Alleen als het verhalen of niet-vergoeden van verkeersboetes in strijd is met goed werkgeverschap, mogen de boetes zonder verdere fiscale gevolgen ten laste van de werkgever komen.

goed werk­ geverschap

Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat de onderneming zulke hoge eisen stelt dat werknemers wel snelheidsovertredingen moeten maken.

Over het loonvoordeel mag u trouwens eindheffing tegen het tabeltarief toepassen, wat inhoudt dat over het boetebedrag geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd zijn. Onder de werkkostenregeling mag u de vergoeding voor zo’n boete ten laste van de vrije ruimte brengen.

eindheffing

2.3 Brandstof De brandstofkosten voor een auto van de zaak tikken natuurlijk behoorlijk aan. Voor deze kosten kunt u met uw werknemer verschillende afspraken maken. Zo kan uw onderneming alle brandstof betalen – dus ook die voor de privéritten – waarbij u desgewenst een vaste eigen bijdrage voor de brandstofkosten van de werknemer vraagt. U kunt ook met de werknemer afspreken dat hij de brandstof die hij privé gebruikt zelf betaalt. Een nadeel hiervan is de extra administratieve rompslomp; de werknemer moet in zo’n geval een rittenregistratie bijhouden. Bij een tankbeurt wordt immers meestal meer brandstof getankt dan de werknemer voor zijn privérit gebruikt. Een vaste eigen bijdrage is daarom vaak handiger.

15

eigen bijdrage

rittenregistratie

Auto van de zaak

intermediaire kosten

Maakt uw onderneming gebruik van de werkkostenregeling, dan kunt u brandstofkosten die de werknemer voorschiet ten behoeve van volledig zakelijke ritten in een auto van de zaak onbelast vergoeden. Zo’n zogeheten ‘intermediaire vergoeding’ kwalificeert niet als loon en gaat dus niet ten koste van uw vrije ruimte. Voor niet-zakelijke ritten ligt dit uiteraard anders. Een vergoeding van brandstofkosten vormt dan altijd loon voor de werknemer. Deze kosten mag u niet in de vrije ruimte van 1,5% van de loonsom laten vallen.

Tankpas maakt het u gemakkelijk Als uw onderneming aan de werknemer alle kosten van het tanken vergoedt – wat in sommige branches gebruikelijk is – levert het verwerken van de tankbonnetjes behoorlijk wat administratieve rompslomp op. Bovendien moet de werknemer oppassen dat hij deze bonnetjes niet verliest, anders draait hij alsnog zelf op voor de brandstofkosten. Kilometerstand Daarom is het meestal handiger om – net als de meeste leasemaatschappijen doen – met een tankpas te werken. De werknemer moet dan bij het afrekenen van de tankbeurt de kilometerstand invoeren. Zo kunt u meteen zicht houden op het brandstofverbruik en het aantal gereden kilometers. Met zo’n tankpas hoeft de werknemer de brandstofkosten niet steeds voor te schieten en is uw onderneming verlost van de stapels tankbonnen. U krijgt eens per maand een factuur van alle tanktransacties van alle bedrijfsauto’s. Voor deze service betaalt u een vast bedrag per maand. Bovendien kan de werknemer met de pas ook vaak olieverversing en wasbeurten afrekenen. Om misbruik te voorkomen, zijn tankpassen beveiligd met een pincode.

kilometerstand

factuur

16

Voorwaarden

Inbegrepen Bij het gebruik van leaseauto’s betaalt uw onderneming de leasemaatschappij voor de huur van de auto’s een vast bedrag per maand. Als u voor een fullservice-contract met de leasemaatschappij kiest, zitten daar bovendien ook de brandstofkosten bij inbegrepen. Het termijnbedrag bevat in dat geval een voorschot op de brandstofkosten. Achteraf vindt de afrekening plaats van de werkelijk gemaakte brandstofkosten.

voorschot afrekening

De afrekening met de leasemaatschappij verloopt in de praktijk overigens vaak via twee facturen: één voor de reguliere huur en één voor het voorschot met verrekening van de werkelijke brandstofkosten in de voorgaande maand.

2.4 Buitenland Moeten werknemers een zakelijke reis naar het buitenland maken – bijvoorbeeld voor het bezoeken van een buitenlandse klant – dan komen de brandstofkosten sowieso voor rekening van uw onderneming. Bij een vakantie ligt dit anders. Uw onderneming betaalt dan vaak alleen de brandstofkosten binnen Nederland. U kunt daarbij desgewenst een eigen bijdrage van de werknemer vragen, als u dit maar duidelijk afspreekt. Werknemers die op vakantie naar het buitenland gaan, moeten de brandstofkosten dan echt voor eigen rekening nemen.

Als uw onderneming de buitenlandse brandstofkosten wel vergoedt, kunt u bijvoorbeeld als tegenprestatie de eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik verhogen. Die (hogere) eigen bijdrage kunt u in principe in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik.

17

vakantie eigen bijdrage

Auto van de zaak

2.5 Onderhoud

verantwoordelijk

Goed onderhoud is voor elke auto natuurlijk van groot belang. Olie moet worden bijgevuld, banden moeten worden vervangen en alle auto’s van drie jaar en ouder moeten elk jaar een apk-keuring ondergaan. Om misverstanden te voorkomen, moet u duidelijke afspraken vastleggen over wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de auto en natuurlijk wie er voor de bijbehorende kosten opdraait.

2.6 Ongevallen

schade

verhalen

roekeloosheid

Bij een auto van de zaak moet u ervoor zorgen dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor eventuele schade, want ongelukken – grote en kleine – gebeuren nu eenmaal. Als de auto schade oploopt terwijl uw werknemer hem voor privézaken gebruikt, kunt u de kosten hiervan in principe altijd verhalen op de werknemer. Is de schade aan de auto van de zaak echter ontstaan tijdens werkzaamheden van de werknemer, dan is uw onderneming als werkgever in principe verantwoordelijk voor de schade. U kunt de werknemer dan niet dwingen om de kosten op zich te nemen. Als hij erg roekeloos met de auto is omgesprongen of de auto met opzet heeft beschadigd, ligt het anders. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als de schade is ontstaan door onbehoorlijk gebruik of slecht onderhoud van de auto. Deze schade kunt u vaak wel verhalen op de werknemer. Hetzelfde geldt als hij rijdt onder invloed van drank, drugs of medicijnen. Komen daar ongelukken van, dan mag u de kosten op de werknemer verhalen. Andere voorbeelden van roekeloosheid of opzet zijn joyriding of straatraces.

In gebruikersovereenkomsten zijn over het algemeen voorwaarden opgenomen over drank- en drugsmisbruik en het onderhoud van de auto. Zo weet ook de werknemer van tevoren waar hij aan toe is.

18

Voorwaarden

Eigen risico De werkgever en de werknemer komen vaak overeen dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt bij schade aan de auto van de zaak. In feite spreekt u dan met de werknemer een eigen risico af. Ook kunt u afspreken dat de werknemer bij het eerste schadegeval in een jaar geen eigen bijdrage hoeft te betalen. Als de werknemer een eigen bijdrage betaalt bij schade, mag u deze in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik. Is de schade het gevolg van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen (opzet of roekeloosheid), dan gaat deze vlieger niet op.

eerste schadegeval

Wie krijgt een auto van de zaak? Meestal krijgen niet alle werknemers een auto van de zaak aangezien dat lang niet voor iedere functie noodzakelijk is. Uit financiële overwegingen kan de werkgever ervoor kiezen om alleen auto’s te geven aan werknemers die regelmatig voor hun werk onderweg zijn. Of bijvoorbeeld alleen aan het hogere personeel. U kunt de auto van de zaak ook aan het beloningsbeleid koppelen, bijvoorbeeld bij wijze van prestatiebeloning. Soms kunt u er echter niet onderuit om een auto ter beschikking te stellen, bijvoorbeeld in branches waarin het heel gebruikelijk is om in een auto van de zaak te rijden. Doet uw onderneming hier niet aan mee, dan prijst uw onderneming zichzelf als werkgever uit de arbeidsmarkt.

noodzakelijk

prestatiebeloning

2.7 Parkeren Vooraf vastleggen wie welke parkeerkosten voor zijn rekening moet nemen, is ook van groot belang. Zo heeft de werknemer natuurlijk een parkeerplaats nodig bij zijn woning, bijvoorbeeld een garage of een oprijlaan. Daaronder valt ook een garagebox, een parkeerdek of een vaste parkeerplek in de onmiddellijke nabijheid van de woning.

19

parkeerkosten

Auto van de zaak

Bij de woning Als uw onderneming zo’n parkeerplaats bij de woning vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, geldt dat als loon in natura en is dit dus belast voor de loonheffingen. Onder de werkkostenregeling hangt het van de feitelijke situatie af of de parkeerplaats thuis onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld kan worden. Is dat niet het geval, dan kunt u dit ten laste van de vrije ruimte brengen.

Mocht het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium in de werkkostenregeling worden geïntroduceerd, dan zullen parkeerkosten in veel gevallen worden beschouwd als noodzakelijk voor de functie. In dat geval zijn de kosten geen loon, en dus niet belast.

Bij de werkplek De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van parkeergelegenheid bij de plaats van de werkzaamheden is onbelast. Dit geldt niet alleen voor de eigen werkplek, maar ook voor bijvoorbeeld het adres van een klant. Ook parkeerkaartjes of -tickets kunt u onbelast aan de werknemer met een auto van de zaak vergoeden, zolang deze maar werkgerelateerd zijn. Onder de werkkostenregeling kunt u de werknemer alleen onbelast een parkeergelegenheid bij de werkplek ter beschikking stellen als uw onderneming op grond van de Arbeidsomstandighedenwet voor die werkplek verantwoordelijk is.

2.8 Privégebruik De Belastingdienst gaat in principe van privégebruik van de auto van de zaak uit. En veel werknemers willen hun auto van de zaak ook graag privé kunnen gebruiken. U kunt daarom in de gebruikersovereenkomst vastleggen dat privégebruik van de auto van de zaak is toegestaan.

20

Voorwaarden

Vergeet niet om aan de werknemer uit te leggen wat de fiscale gevolgen van privégebruik van de auto van de zaak voor hem zijn, zoals de bijtelling wegens privévoordeel.

Bijdrage U kunt een eigen bijdrage van de werknemer vragen voor het privégebruik als hij de auto ook voor privéritten gebruikt. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de werknemer een bijdrage levert aan parkeerkosten, onderhoud, accessoires en wasbeurten of een deel van het – hogere – leasebedrag betaalt voor een auto uit een duurdere klasse.

De eigen bijdrage brengt u in mindering op de bijtelling

21

eigen bijdrage

Auto van de zaak

meebetalen

Als de werknemer heel veel privé gebruikmaakt van de auto, is het misschien verstandig om de eigen bijdrage te verhogen. Deze mogelijkheid moet u natuurlijk wel van tevoren hebben vastgelegd. Ook kunt u de werknemer laten meebetalen aan de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking. Als u het wat eenvoudiger wilt houden, kunt u al deze kosten samen vorderen door de werknemer een vast bedrag per gereden privékilometer te laten betalen. Ook een vast bedrag per maand is mogelijk.

Zorg er in elk geval voor dat u de precieze afspraak duidelijk vastlegt in de gebruikersovereenkomst met de werknemer.

in mindering

bewijzen

De eigen bijdrage voor privégebruik brengt u in mindering op de loonbijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak. Controle Vooral bij de afspraak dat werknemers de auto niet privé (mogen) gebruiken, moet u goed rekening houden met de fiscale consequenties. De Belastingdienst controleert immers streng op privégebruik. Als de werknemer de auto niet privé wil of mag gebruiken, moet u meestal kunnen bewijzen dat dit ook daadwerkelijk niet gebeurt (zie hoofdstuk 4). In de gebruikersovereenkomst kunt u een bepaling opnemen dat privégebruik niet is toegestaan. Maar zo’n bepaling alleen is niet voldoende als bewijs voor de fiscus. De werknemer kan zijn auto immers stiekem privé gebruiken.

U moet – naast het in de overeenkomst vastleggen van het verbod op privégebruik – een betrouwbare controle uitoefenen op het autogebruik en sancties zetten op overtreding van de gemaakte afspraken.

22

3 Privégebruik Zijn er geen speciale maatregelen genomen, dan moet uw onderneming een bijtelling voor privégebruik bij het loon van werknemers met een auto van de zaak tellen. Voor deze bijtelling heeft u te maken met specifieke regels rond onder andere de hoogte ervan en de grondslag waarop u zich baseert. Daarnaast moet u een eventuele eigen bijdrage van de werknemer uiteraard goed verwerken. Werknemers met een auto van de zaak hebben daar vaak een privévoordeel van. De auto van de zaak valt onder de Wet op de loonbelasting. Als het privégebruik boven de grens van vijfhonderd kilometers per jaar uitkomt, moet u de waarde ervan als loon in natura bij het loon van de werknemer tellen. Hierover zijn dan loonheffingen verschuldigd.

500 kilometer

Verantwoordelijke voor bijtelling Als werkgever bent u in principe verantwoordelijk voor de juiste inhouding en afdracht van de loonheffingen over de auto van de zaak. Als achteraf bij een looncontrole blijkt dat de verwerking van de auto van de zaak niet correct heeft plaatsgevonden, zal de Belastingdienst de naheffing en eventuele boete dan ook aan uw onderneming opleggen. Dit geldt ook als u zich volledig heeft gebaseerd op gegevens die u heeft ontvangen van de werknemer. Het is dus altijd aan te raden om de door de werknemer verstrekte gegevens te verifiëren.

naheffing boete

23

Auto van de zaak

lunchkilo­meters

Woon-werkverkeer Voor de Wet op de loonbelasting gelden kilometers voor woon-werkverkeer als zakelijk. Ook kilometers om bijvoorbeeld thuis te gaan lunchen, gelden als zakelijke woon-werkkilometers. Dit bepaalde de Hoge Raad eind 2011, aangezien de wet slechts stelt dat woon-werkverkeer de kilometers tussen de woning en werkplek zijn. Dit geldt dus niet alleen voor één heen- en terugreis per dag, zoals het ministerie van Financiën stelde.

3.1 Per kalenderjaar

omrekenen

Wat de auto van de zaak betreft, bekijkt de Belastingdienst het privégebruik per kalenderjaar, dus vanaf 1 januari tot en met 31 december. Mocht een werknemer in de loop van het kalenderjaar een auto ter beschikking krijgen (of juist inleveren), dan moet u voor het bepalen of bijtellen nodig is het aantal gereden privékilometers omrekenen naar een vol jaar.

evenredig deel

Loontijdvak Stel dat een werknemer alleen het vierde kwartaal van 2012 een auto ter beschikking heeft en in die periode 130 kilometer privé rijdt. Op jaarbasis zou dit een privégebruik van 520 (12/3 x 130) opleveren – wat boven de grens van vijfhonderd privékilometers uitkomt – waardoor bijtellen nodig is. Uiteraard telt u dan wel alleen bij voor de maanden dat de auto de werknemer daadwerkelijk ter beschikking staat, dus voor oktober, november en december 2012. Is bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak nodig dan moet u per loontijdvak een evenredig deel bijtellen.

Stel dat een werknemer het hele jaar een auto van de zaak heeft die hij ook privé gebruikt. Bij een loontijdvak van een maand moet u elke maand 1/12 van het bijtellingsbedrag bijtellen. Is het loontijdvak vier weken, dan telt u elke vier weken 1/13 van het bijtellingsbedrag bij.

24

Privégebruik

Beschikking Bij het bijtellen voor privégebruik baseert u zich op de auto die de werknemer ter beschikking staat. Als de werknemer in de loop van het jaar ter vervanging een andere auto van de zaak krijgt, moet u dus voor beide perioden op grond van een andere auto bijtellen. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer van januari tot en met september 2012 een bedrijfsauto (auto 1) heeft en vervolgens de rest van het jaar in een andere auto van de zaak (auto 2) rijdt. Als bijtellen voor privégebruik nodig is, geldt voor 2012 een bijtelling van 9/12 x bijtellingsbedrag auto 1 + 3/12 x bijtellingsbedrag auto 2. Als de werknemer binnen een aangiftetijdvak van auto wisselt – of dan een auto ter beschikking krijgt – moet u voor de bijtelling in dat tijdvak uitgaan van het werkelijke aantal kalenderdagen dat de betreffende auto de werknemer ter beschikking staat.

andere auto

wisselen

Bijzondere vervangingssituaties Moet de auto van de zaak worden gerepareerd en krijgt de werknemer tijdelijk een vervangende auto, dan moet u de reguliere bijtelling wegens privégebruik laten doorlopen. Als de auto is gestolen, waardoor de werknemer een andere auto krijgt, baseert u de bijtelling wel op de nieuwe auto. Bij een leasecontract loopt in zo’n geval de leasetermijn meestal nog twee maanden door. Dan gaat u pas na die twee maanden bijtellen op basis van de vervangende auto.

vervangende auto

Opeenvolgend Het is mogelijk dat de werknemer maar met één van de auto’s die uw onderneming hem gedurende het jaar opeenvolgend ter beschikking stelt, privé rijdt. De andere auto is bijvoorbeeld te klein voor zijn gezin. Als hij met de auto waarmee hij wél privé rijdt op kalenderjaarbasis (omgerekend) meer dan vijfhonderd privékilometer maakt, moet u

25

Auto van de zaak

alle auto’s

ook voor de andere zakelijke auto(’s) van dat jaar een bijtelling berekenen. Als bijtellen verplicht is, doet u dit namelijk voor alle auto’s die de werknemer opeenvolgend ter beschikking stonden, ongeacht of met de betreffende auto privé is gereden of niet.

Dit betekent dat u wellicht correcties moet insturen voor de eerdere maanden waarin de werknemer reed in de auto van de zaak waarmee hij geen privékilometers maakte.

meerdere auto’s

per auto

spreiden

Tegelijkertijd Er zijn werknemers die tegelijkertijd de beschikking hebben over twee of zelfs nog meer auto’s van de zaak. Dat hoeft niet altijd verwennerij te zijn. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die bij zijn werkzaamheden zowel een bestelwagen als een personenauto nodig heeft. Toch pakt dit soms gunstig voor zo’n werknemer uit, namelijk als hij door slimme spreiding van het privégebruik de grens van vijfhonderd privékilometer per auto niet overschrijdt. U moet namelijk per auto bekijken of er bijgeteld moet worden vanwege privégebruik. Dit betekent dat de werknemer in totaal meer dan vijfhonderd privékilometer kan maken, als hij die maar goed over beide auto’s spreidt. Overschrijdt de werknemer met één auto de grens van vijfhonderd privékilometer, dan moet u de bijtelling toepassen voor de betreffende auto. En doet hij dat bij twee auto’s, dan moet u twee keer bijtellen.

Let op dat dit een andere situatie is dan de hiervoor beschreven situatie waarin een werknemer opeenvolgend meerdere auto’s van de zaak ter beschikking heeft.

3.2 Bijtellingsbedrag Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak – het bijtellingsbedrag – dat u bij de werknemer moet be-

26

Privégebruik

lasten, is in principe gesteld op een vast percentage van de bijtellingsgrondslag. De bijtellingsgrondslag is de cataloguswaarde van de auto. Waarde De cataloguswaarde van de auto van de zaak is de prijs zoals die voorkomt in de officiële prijslijsten van het jaar waarin de auto voor het eerst is geleverd (inclusief BTW en BPM; belasting op personenauto’s en motorrijwielen). Dit is dus de prijs van de auto op het moment dat deze de fabriek uit komt rijden (inclusief BTW en BPM). Dit is hetzelfde moment waarop een kenteken voor de auto wordt afgegeven (afgifte van deel I). Als cataloguswaarde geldt de Nederlandse cataloguswaarde, ook als de auto in het buitenland is gekocht en daar een lagere cataloguswaarde geldt. Ligt er een periode tussen het moment van bestellen en het moment van leveren en heeft er zich in die tijd een prijswijziging voorgedaan, dan geldt de cataloguswaarde op het moment van leveren. Dit is tenslotte het moment waarop het kenteken wordt toegewezen. Onderdeel Accessoires die zoals dat heet ‘af fabriek’ zijn, maken onderdeel uit van de bijtellingsgrondslag.

Alleen accessoires die door de fabriek of de importeur in de auto zijn aangebracht, en die bovendien zijn ingebouwd vóór de datum waarop het kenteken is toegekend, zijn dus onderdeel van de cataloguswaarde.

Door de dealer ingebouwde accessoires vormen hier geen onderdeel van, ongeacht of het inbouwen vóór of na toekenning van het kenteken is gebeurd. Alleen als het kenteken vóór 1 juli 2006 is afgegeven, tellen accessoires die de dealer heeft ingebouwd vóór afgifte van het kenteken wel mee. Meer informatie over de cataloguswaarde van een auto vindt

27

cataloguswaarde

leveringsmoment

af fabriek

Auto van de zaak

u sinds 2010 op de website van de Rijksdienst voor het Wegverkeer: rdw.nl. Voor oudere auto’s kunt u terecht bij de importeur of dealer, de BOVAG of ANWB.

CO2-uitstoot

Percentage Het bijtellingspercentage is standaard 25% maar neemt af naarmate de CO2-uitstoot daalt (zie het kader hiernaast). Wat de CO2-uitstoot van een auto is, vindt u op het milieulabel van de auto of het certificaat van overeenstemming, dat u bij de fabrikant of importeur kunt opvragen.

Voor nieuwe modellen auto’s kunt u ook terecht in het brandstofverbruiksboekje van de RDW, dat te downloaden is via de website rdw.nl.

eerste tenaamstelling

0% bijtelling

7% bijtelling

De bijtelling die u moet toepassen, hangt af van het moment van eerste tenaamstelling. De uitstootgrenzen voor de tweede helft van 2012 gelden alleen voor auto’s die – naast een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer – een datum van eerste tenaamstelling in de periode van 1 juli 2012 tot 1 januari 2013 hebben. Voor auto’s met een CO2-uitstoot tot 50 gram per kilometer geldt het volgende: ▪▪ Ligt de datum van eerste tenaamstelling van de auto vóór 1 januari 2012, dan geldt het bijtellingspercentage van 0% tot 1 januari 2017. ▪▪ Vindt de datum van eerste tenaamstelling plaats in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2014, dan geldt de 0% bijtelling gedurende zestig maanden. ▪▪ Gebeurt de eerste tenaamstelling in de periode van 1 januari 2014 tot 1 januari 2016, dan gaat er een bijtellingspercentage van 7% gelden gedurende zestig maanden. Youngtimers Voor zogeheten youngtimers – auto’s van 15 jaar en ouder – moet u als bijtellingsgrondslag de waarde in het economisch

28

Privégebruik

verkeer nemen in plaats van de cataloguswaarde van de auto. Dit valt meestal gunstig uit, maar kan een nadeel zijn bij auto’s die met de jaren juist in waarde toenemen. Verder geldt voor deze youngtimers een afwijkend bijtellingspercentage van 35%. De CO2-uitstoot is daarbij niet van belang. Stel dat een personenauto van de zaak die privé wordt gebruikt op 1 september 2013 15 jaar oud is, dan moet u over de eerste acht maanden van dit jaar een bijtelling toepassen van 25% of minder (afhankelijk van de CO2-uitstoot) van de catalogusprijs en voor de laatste vier maanden 35% van de waarde in het economisch verkeer.

waarde in het economisch verkeer

35% bijtelling

CO2-uitstootgrenzen bijtelling in gram/kilometer Benzine

2013

2014

0% bijtelling

< 50

< 50

14% bijtelling

51 - 95

51 - 88

20% bijtelling

96 - 124

89 - 117

25% bijtelling

> 124

> 117

2013

2014

Diesel

< 50

< 50

14% bijtelling

51 - 88

51 - 85

20% bijtelling

89 - 112

86 - 111

25% bijtelling

> 112

> 111

0% bijtelling

Overgangsregeling De CO2-uitstootgrenzen worden steeds verder verlaagd, zodat er steeds minder snel sprake is van een (zeer) zuinige auto. Bovendien zijn de verschillen tussen de uitstootgrenzen tussen benzine- en dieselauto’s per 2015 opgeheven. Voor auto’s uit de categorie 20%- en 14%-bijtelling geldt

29

verschillen

Auto van de zaak

overgangsregeling

wisseling

60 maanden

echter een overgangsregeling, die doorloopt in de komende jaren. Die regeling houdt in dat voor auto’s met een datum eerste tenaamstelling vóór 1 juli 2012 geldt dat hetzelfde lage bijtellingspercentage van het eerste halfjaar 2012 blijft gelden: ▪▪ als de auto op 30 juni 2012 en daarna aan dezelfde werknemer ter beschikking staat; ▪▪ als de auto vóór 1 juli 2012 op naam van uw onderneming – of de leasemaatschappij – staat en u de auto op of na 1 juli voor het eerst aan een (andere) werknemer ter beschikking stelt; ▪▪ als de auto op of na 1 juli 2012 wisselt van eigenaar en dezelfde werknemer die de auto voor wisseling van eigenaar ter beschikking had, dat na de wisseling nog steeds heeft. In dit geval blijft het lage percentage van kracht zolang deze werknemer in de auto blijft rijden; ▪▪ als de auto op of na 1 juli 2012 wisselt van eigenaar en een andere werknemer de auto ter beschikking krijgt na de eigendomsoverdracht. In dit geval blijft het lage percentage van kracht tot 1 juli 2017. Maanden Bij een auto van de zaak met afgifte van het kenteken op of na 1 juli 2012 bepaalt u op het moment van tenaamstelling het bijbehorende bijtellingspercentage. Is dat 20% of 14%, dan blijft dit percentage voor zestig maanden van toepassing. Deze periode van zestig maanden start op de eerste dag van de maand ná de maand waarin de eerste tenaamstelling plaatsvond. Op de laatste dag van deze termijn bepaalt u opnieuw het bijtellingspercentage, volgens de dan geldende normen. Dit nieuwe percentage geldt vervolgens weer voor een termijn van zestig maanden.

Let op dat het bijtellingspercentage en de zestig-maandentermijn aan het kenteken gekoppeld zijn, en dus overgaan op een eventuele nieuwe gebruiker of eigenaar.

30

Privégebruik

3.3 Werknemersbijdrage Het kan zijn dat de werknemer voor de auto van de zaak een eigen bijdrage moet betalen. In dat geval kunt u deze eigen bijdrage in principe op de loonbijtelling wegens privégebruik in mindering brengen. Daarbij moet u onderscheid maken tussen een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto, voor het zakelijke gebruik en een bijdrage in de aanschafprijs van de auto. Overeengekomen bijdrage U mag een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto alleen op de bijtelling in mindering brengen als het gaat om bijdragen die betaald zijn aan uw onderneming en niet de aan derden betaalde bedragen, zoals brandstofkosten of motorrijtuigenbelasting. Daarnaast moet het gaan om een van tevoren met de werknemer overeengekomen bijdrage voor het privégebruik, dus geen bijdrage voor bijvoorbeeld woonwerkverkeer of andere zakelijke kilometers. Het is om die reden van belang om schriftelijk vast te leggen waar de eigen bijdrage die de werknemer betaalt, betrekking op heeft. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in de gebruikersovereenkomst of arbeidsovereenkomst, of u zorgt dat op de salarisstrook komt te staan waarvoor de bijdrage dient.

eigen bijdrage

vastleggen

U moet kunnen aantonen of een eventuele bijdrage (die in mindering komt op de bijtelling) voor het privégebruik is betaald of niet.

Duurder Als de werknemer een auto uit een duurdere klasse wil rijden dan de binnen uw onderneming geldende autoregeling toestaat, moet hij hiervoor meestal een extra vergoeding betalen. Als deze in uw autoregeling of aanvullende arbeidsovereenkomst als vergoeding voor privégebruik wordt gekwalificeerd, mag dit bedrag in mindering komen

31

extra vergoeding

Auto van de zaak

op de loonbijtelling. Het deel van de aanschafprijs dat uw werknemer zelf rechtstreeks aan de dealer betaalt in plaats van aan uw onderneming, is niet aftrekbaar van de bijtelling. Uitsluitend betalingen aan de werkgever zijn immers aftrekbaar.

Het is dus voor de werknemer voordeliger om extra te betalen voor privégebruik dan bij te dragen in de aanschafkosten. De periodieke bijdragen voor het privégebruik komen tenslotte volledig in mindering op de bijtelling.

altijd

gedeeltelijk aftrekbaar

naheffing

brutoloon

Verhouding Als een werknemer áltijd een bijdrage is verschuldigd als hij een duurdere auto rijdt dan bij zijn functie hoort (dus ongeacht of hij wel of geen privékilometers met de auto rijdt), is de eigen bijdrage slechts gedeeltelijk aftrekbaar van de bijtelling. Dit is vorig jaar in de rechtspraak duidelijk geworden. De eigen bijdrage is dan aftrekbaar in dezelfde verhouding als het aantal privékilometers zich verhoudt tot het totaal aantal kilometer dat de werknemer in het desbetreffende jaar rijdt. Dus stel dat de werknemer in totaal 64.000 kilometer in een jaar rijdt, waarvan 16.000 privé is en de rest zakelijk, dan is 25% van de eigen bijdrage aftrekbaar van de bijtelling. Voor u kan dit lastig zijn bij het bepalen van de bijtelling waarmee u voor de loonbelasting rekening moet houden. U moet dan immers weten hoeveel privékilometers de werknemer met de auto rijdt. Als bijvoorbeeld bij een belastingcontrole blijkt dat die opgave niet helemaal goed is, presenteert de Belastingdienst de naheffingsaanslagen aan uw onderneming. Nettoloon De fiscus ziet een inhouding op het brutoloon – in feite een loonkorting – niet als eigen bijdrage. Zo’n bijdrage kunt u dan ook niet in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik. Alleen de eigen bijdrage die de werknemer

32

Privégebruik

vanuit het nettoloon betaalt, kunt u in mindering brengen op de loonbijtelling. Het te belasten voordeel kan daardoor nooit op een negatief bedrag uitkomen. Tenminste, niet op jaarbasis. De Belastingdienst keurt namelijk bij wijze van uitzondering goed dat de eigen bijdrage voor privégebruik in een loontijdvak tot een negatief saldo leidt. Als achteraf blijkt dat de bijtelling op kalenderjaarbasis ook negatief uitkomt, moet dit in de salarisadministratie worden gecorrigeerd.

negatief bedrag

correctie

Administratieve verwerking De bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak – eventueel inclusief de daarop in mindering gebrachte eigen bijdrage – moet maandelijks (of per vier weken) in de salarisadministratie worden verwerkt. De werknemers betalen dan ook maandelijks (of per vier weken) loonbelasting/premie volksverzekeringen over het privévoordeel, via inhouding op het loon. Uw onderneming betaalt de werkgeversbijdrage ZVW en de premies werknemersverzekeringen. Voor de aangifte loonheffingen onderneemt u de volgende stappen: 1 Tel de waarde van het privégebruik per loontijdvak bij het loon. 2 Zet het berekende privévoordeel in kolom 4 van de loonstaat. 3 Zet de eigen bijdrage als negatief bedrag in kolom 4. 4 Boek het loon waarover de loonbelasting/premie volksverzekeringen is ingehouden in de loonaangifte bij de werknemersgegevens onder de rubriek ‘Loon LB/PH’. 5 Vermeld bij de gegevensnaam ‘Waarde privégebruik auto’ de forfaitaire waarde van het privégebruik, vóór aftrek van de eigen bijdrage. 6 Vermeld in de gegevensnaam ‘Werknemersbijdrage privégebruik auto’ de eigen bijdrage van de werknemer.

aangifte loonheffingen

33

Auto van de zaak

voordeliger

niet aftrekbaar

Een eigen bijdrage vermindert weliswaar de bijtelling, waardoor hierover per saldo minder loonheffingen zijn verschuldigd, maar de werknemer is altijd duurder uit dan zonder eigen bijdrage. Uw onderneming is bij een eigen bijdrage van de werknemer uiteraard juist voordeliger af. Terugclaimen Zoals gezegd, kunt u geen kosten voor de auto van de zaak in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik als de werknemer deze aan anderen dan uw onderneming betaalt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij parkeerkosten, de kosten van een autoslaaptrein, onderhoud en tolgeld. De werknemer kan deze kosten ook niet aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. U kunt hem deze kosten meestal wel belastingvrij vergoeden. U kunt deze vergoeding vervolgens ‘terugclaimen’ door de werknemer een (hogere) eigen bijdrage te laten betalen.

Leg wel duidelijk vast dat het daarbij gaat om een eigen bijdrage voor privégebruik, zodat de bijdrage in mindering kan komen op de bijtelling. Niet-aftrekbare kosten kunt u zo als het ware transformeren in een aftrekpost.

ongewijzigd

Werkkostenregeling Bij het vergoeden van kosten voor een auto van de zaak kan het overigens nog verschil maken of uw onderneming al is overgestapt op de werkkostenregeling of dat u nog gebruikmaakt van de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Op enkele punten wijken die oude regels namelijk af van de werkkostenregeling. De meeste regels rond de auto van de zaak lopen echter ongewijzigd door onder de werkkostenregeling aangezien de auto niet in de vrije ruimte kan worden ondergebracht – op de bijtelling voor bijzondere beveiligingsmaatregelen na  – en dus altijd belast loon is. De werknemer blijft ook via de loonbijtelling betalen voor het privégebruik van de auto.

34

Privégebruik

3.4 Consequenties Aangezien het privévoordeel van de auto van de zaak loon in natura vormt, kan dat gevolgen hebben voor loongerelateerde zaken. Dat kan zowel voor uw onderneming als de werknemer al dan niet gunstig uitpakken.

Gevolgen Wet uniformering loonbegrip Op 1 januari 2013 is de Wet uniformering loonbegrip van kracht geworden. Sindsdien telt de bijtelling wegens privégebruik mee voor de premies werknemersverzekeringen. Vorig jaar was de bijtelling van de auto van de zaak alleen loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). De ZVW-bijdrage kwam toen nog voor rekening van de werknemer en moest door uw onderneming worden vergoed. Met de invoering van de Wet uniformering loonbegrip is de ZVW-bijdrage een werkgeverslast geworden. Dit heeft uiteraard alleen gevolgen bij werknemers die nog niet aan het maximumpremieloon en maximumbijdrageloon zitten. In dat geval zorgt de bijtelling wegens privégebruik ervoor dat uw onderneming nu meer premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage ZVW moet betalen en dat de uitkeringsrechten van de werknemer stijgen.

premies werknemersverzekeringen

maximumpremieloon

Verhoging De bijtelling telt mee voor de meeste regelingen in de loonbelasting. Zo is door de verhoging van het loon wegens de loonbijtelling voor privégebruik een hogere onbelaste forfaitaire vergoeding onder de 30%-regeling mogelijk. Ook telt de auto van de zaak nu nog mee in de berekening van het loon dat getoetst moet worden aan het zogeheten toetsloon dat bij de afdrachtvermindering onderwijs een rol

35

30%-regeling

toetsloon

Auto van de zaak

afdrachtvermindering S&O

gebruikelijk loon

levensloopregeling

pensioen

kan spelen. Per 2014 wordt de afdrachtvermindering onderwijs afgeschaft. Voor de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk telt de bijtelling wegens privégebruik mee voor het loon waarover u de afdrachtvermindering berekent. De auto van de zaak wordt op normale wijze meegerekend voor de gebruikelijkloonregeling, wat in het voordeel is van de aanmerkelijkbelanghouder die zich daardoor minder loon in geld hoeft toe te kennen. De auto van de zaak telt ook mee in de spaargrondslag waarover u het maximale spaarbedrag van de levensloopregeling berekent. Werknemers die aan de voorwaarden van de (overgangsregeling van de) levensloopregeling voldoen, hebben door de bijtelling meer ruimte om te levensloopsparen. Nadeel De bijtelling vanwege privégebruik van de auto van de zaak blijft bij het pensioengevende loon helaas buiten beschouwing. Over de bijtelling ontvangen werknemers dus geen pensioenrechten, wat uiteraard nadelig uitpakt voor hen.

U kunt uw werknemers wijzen op een uitweg. Met een lijfrente kunnen ze namelijk alsnog over het bijtellingsbedrag pensioenrechten opbouwen. Bij het bepalen van de hoogte van de fiscaal aftrekbare lijfrentepremie behoort dit belaste voordeel namelijk wel tot de premiegrondslag.

vakantiebijslag

Een ander nadeel voor werknemers is dat de auto van de zaak ook niet meetelt voor de opbouw van vakantiebijslag. Het privévoordeel van de auto van de zaak is immers geen loon in geld, maar loon in natura. En de vakantiebijslag wordt nu eenmaal berekend over het loon in geld. Het minimum van 8% vakantiebijslag moet u dus berekenen over het brutoloon zonder de bijtelling wegens privégebruik.

36

4 Geen privégebruik Er zijn diverse situaties mogelijk waarbij de loonbijtelling wegens privégebruik achterwege kan blijven. Hierbij gelden wel de nodige voorwaarden, waar de Belastingdienst in de praktijk heel streng op controleert. U moet er dan ook voor zorgen dat u en de werknemer goede bewijzen hebben waaruit blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak terecht niet gebeurt. De Belastingdienst heeft als uitgangspunt dat werknemers met een (bestel)auto van de zaak deze ook privé gebruiken en er dus een loonbijtelling voor dat privévoordeel moet plaatsvinden. Zoals gezegd zijn er bepaalde situaties – bijvoorbeeld als een werknemer op jaarbasis maximaal vijfhonderd privékilometer maakt of er een verbod op privégebruik is afgesproken – waarin u geen bijtelling wegens privégebruik hoeft te doen. U moet de fiscus dan wel kunnen bewijzen dat de werknemer bijvoorbeeld de vijfhonderd-kilometergrens daadwerkelijk niet overschrijdt of dat de gemaakte afspraken worden nagekomen.

verbod op privégebruik bewijzen

4.1 Verklaring Belastingdienst Voor uw onderneming is het het gunstigst als werknemers een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebben als zij op jaarbasis maximaal vijfhonderd privékilometer met de auto van de zaak rijden. Deze verklaring kan de werknemer aanvragen bij de Belastingdienst. Als u een kopie van de verklaring in de administratie bewaart, kan vanaf het eerstvol-

37

bewaren

Auto van de zaak

gende loontijdvak de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak achterwege blijven.

verantwoordelijkheid

rittenregistratie naheffing

Bewijzen Met het aanvragen van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ neemt een werknemer alle verantwoordelijkheid op zich. Op verzoek van de fiscus is hij – en niet u – namelijk degene die na afloop van het kalenderjaar moet kunnen bewijzen dat hij niet meer dan vijfhonderd privékilometer heeft gereden met de auto van de zaak, bijvoorbeeld door het overleggen van een sluitende rittenregistratie. Uw onderneming is gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig gebruik. Mocht daar namelijk sprake van zijn, dan zal de Belastingdienst bij de werknemer naheffen.

Dit is alleen anders als u weet dat de werknemer ondanks de verklaring de vijfhonderd-kilometergrens overschrijdt. In dat geval moet u de verklaring negeren en regulier gaan bijtellen. Doet u dit niet, dan kan de fiscus de naheffingsaanslag alsnog naar uw onderneming opsturen.

onbeperkt geldig

gevolgen

correctie

Intrekken De geldigheid van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ is onbeperkt. Het gevolg hiervan is dat uw werknemer het formulier ‘Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto’ aan de Belastingdienst moet sturen als de situatie wijzigt waarvoor de verklaring is afgegeven. Als de werknemer van werkgever verandert, hoeft hij geen nieuwe verklaring aan te vragen. Bij het intrekken van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ moet de werknemer u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Ook de fiscus zal dat doen en die meldt dan meteen wat de gevolgen voor uw onderneming zijn. Zo moet u bij een intrekking wegens overschrijding van de vijfhonderdkilometergrens met ingang van de eerstvolgende maand gaan bijtellen. Let op dat correctie van voorgaande maanden

38

Geen privégebruik

niet nodig is! De werknemer krijgt namelijk zelf een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen opgelegd over die maanden, eventueel verhoogd met belastingrente (vóór 1 januari 2013 was dat de heffingsrente) en een boete.

Wijzigingen met gevolgen voor verklaring De werknemer moet het formulier ‘Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto’ indienen als: ▪▪ hij de auto van de zaak toch voor meer dan vijfhonderd privékilometer gebruikt; ▪▪ de werknemer een bestelauto gaat rijden en hiervoor schriftelijke afspraken en een verbod op privégebruik gelden; ▪▪ er geen sprake meer is van een auto van de zaak.

verbod op privégebruik

Begeleiden U doet er goed aan om de werknemer bij dit proces te begeleiden. Hoewel uw onderneming niet aansprakelijk is zolang de verklaring van kracht is, kan de Belastingdienst uw onderneming bij onrechtmatig gebruik onderzoeken op eventuele ‘medeplichtigheid’.

onrechtmatig gebruik

Overschrijden De Belastingdienst houdt streng in de gaten of werknemers met een auto van de zaak én een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ niet toch stiekem allerlei privétochtjes maken en zo de grens van vijfhonderd privékilometer per jaar overschrijden. Met flitsauto’s die automatisch kentekens registreren speurt de fiscus naar overtreders bij onder andere evenementen, attractieparken en grensovergangen. Deze gegevens worden verwerkt in een uitgebreide autodatabase. Ook de gegevens van parkeren op kenteken (bijvoorbeeld via de telefoon) kunnen worden gebruikt voor deze controles.

39

database

Auto van de zaak

Wordt een werknemer gesnapt en kan hij niet aantonen dat hij op jaarbasis maximaal vijfhonderd kilometer privé rijdt, dan kan hij een naheffing in de bus verwachten.

4.2 Registratie kilometers

risico bewijs

vergelijken

kilometerstand

routeplanner

De bijtelling wegens privégebruik kunt u ook achterwege laten als de werknemer u via een sluitende kilometeradministratie kan bewijzen dat hij met de auto van de zaak niet boven de vijfhonderd privékilometer op jaarbasis uitkomt. Deze situatie is dan wel voor rekening en risico van uw onderneming. Dat betekent dat de financiële consequenties op uw bordje komen als er achteraf onvoldoende bewijs blijkt te zijn of de werknemer heeft de vijfhonderd-kilometergrens overschreden. Juistheid Een goede kilometeradministratie bestaat uit een sluitende rittenregistratie en ondersteunend bewijs. U doet er goed aan om de rittenregistratie nauwkeurig na te kijken op onjuistheden. Deze informatie kunt u vervolgens het beste bewaren bij de loonadministratie, zodat u bij een eventuele inspectie door de Belastingdienst alles direct bij de hand heeft. Een tip van de fiscus daarbij is om de juistheid van de rittenregistratie vast te stellen door deze te vergelijken met kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners van uw werknemers. Het ondersteunende bewijs in een goede kilometeradministratie kan bestaan uit bijvoorbeeld benzinebonnen en garagenota’s waaruit periodiek de kilometerstand van de auto van de zaak blijkt. Als bijvoorbeeld een garagenota van 5 september een kilometerstand vermeldt van 40.000 kilometer, moet deze stand ook uit de kilometeradministratie van 5 september blijken. Verder kan de fiscus de kilometeradministratie controleren aan de hand van een routeplanner.

40

Geen privégebruik

Blackbox Ook een zogenoemde blackbox kan het bewijs leveren dat de werknemer de auto van de zaak niet te veel privé gebruikt. Dit is een geautomatiseerd systeem dat de administratieve inspanningen vermindert. De werknemer moet voor elke rit aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat. De meest gangbare blackbox-systemen leggen nauwkeurig de gemaakte kilometers vast. Meestal is in de schriftelijke rapportage elke afzonderlijke rit terug te vinden. Nadeel van de blackbox is dat het een fraudegevoelig systeem is, en dus aanvullend bewijs nodig is. De Belastingdienst voert dan ook vaak extra controles uit aan de hand van kantooragenda’s, orderbriefjes en garagenota’s. Samen met deze documenten bewijst de rapportage van de blackbox op een acceptabele manier het feitelijke gebruik van de (bestel)auto.

rapportage

Verplichte gegevens rittenadministratie In een rittenregistratie moeten een aantal gegevens in elk geval zijn opgenomen, zoals het merk, type en kenteken van de auto, de periode waarin de auto ter beschikking staat en uiteraard de ritgegevens. Bij de ritgegevens moet uw werknemer bovendien per rit het volgende noteren: ▪▪ de datum; ▪▪ of de rit een zakelijk of privédoel heeft; ▪▪ het aantal privékilometers (als het een gecombineerde rit betreft, dus zowel zakelijk als privé); ▪▪ de gevolgde route (als dit niet de meest gebruikelijke route is); ▪▪ een omschrijving van de bestemming, inclusief het adres van de bezochte relaties en klanten; ▪▪ de stand op de kilometerteller vóór en na de rit. Maken er meerdere werknemers gebruik van dezelfde auto, dan kunt u een extra kolom aan de rittenregistratie toevoegen, waarin de werknemers hun naam vermelden. Zo is duidelijk welke werknemer welke rit heeft gemaakt.

gecombineerde rit route bestemming

41

Auto van de zaak

controleren

Controle Vindt er geen bijtelling voor privégebruik plaats, omdat uw werknemer niet boven de vijfhonderd-kilometergrens uitkomt en een sluitende kilometeradministratie bijhoudt, dan moet u elke maand of vier weken de rittenregistratie en het ondersteunende bewijs van uw werknemer controleren. In de praktijk kan dit tot lastige situaties leiden.

Met een sluitende kilometeradministratie is bijtelling te voorkomen

correcties

Denk bijvoorbeeld aan de werknemer die in het begin van het jaar niet boven het maximale aantal van 41,66 (500/12) privékilometers per maand komt, maar daarna met de auto op vakantie gaat en dan toch boven het jaarmaximum uitkomt. Dan moet u alsnog alle voorgaande maanden corrigeren.

42

Geen privégebruik

Wisseling werkgever En wat te doen met de werknemer die gaandeweg het jaar in dienst komt en bij zijn vorige werkgever ook al een auto van de zaak had? Als die werknemer op basis van een kilometer­ administratie een bijtelling wil voorkomen, moet hij zorgen dat hij niet meer privékilometers met zijn nieuwe auto van de zaak rijdt dan pro rata is toegestaan. Het maximum van vijfhonderd privékilometer geldt tenslotte per kalenderjaar.

in dienst

Voorbeeld bij wisseling werkgever Komt een werknemer op 1 oktober in dienst, dan mag hij de rest van het jaar in zijn nieuwe auto van de zaak nog (3/12 x 500 =) 125 privékilometers rijden. Bij een werknemer die in de loop van het jaar uit dienst gaat, moet u berekenen of hij in verhouding niet te veel privé heeft gereden. Als een werknemer per 1 oktober vertrekt en tot dat moment 400 privékilometers met de auto van de zaak heeft gemaakt, moet u over de maanden januari tot en met september alsnog bijtelling toepassen. De werknemer zou op kalenderjaarbasis immers (12/9 x 400 =) 533 privékilometers hebben gereden.

uit dienst

Om aan deze problematiek tegemoet te komen, heeft de wetgever de eerdergenoemde ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in het leven geroepen. Hiermee kunt u zonder risico voor de onderneming de loonbijtelling achterwege laten, aangezien de Belastingdienst voor eventuele naheffingen bij de werknemer aanklopt.

naheffing

4.3 Afspraken maken De Belastingdienst accepteert het achterwege laten van de bijtelling ook als u met de werknemer schriftelijk heeft afgesproken dat privégebruik van de auto van de zaak niet is toegestaan. Zo’n afspraak kunt u bijvoorbeeld vastleggen in

43

afspraak

Auto van de zaak

omschrijving

controle

een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Kenmerken bij deze afspraak zijn dat: ▪▪ er een duidelijke omschrijving van de opgelegde beperkingen aan het privégebruik is gegeven; ▪▪ u het autogebruik controleert; ▪▪ u uw bevindingen van die controle vastlegt; ▪▪ de werknemer niet verzekerd is voor privégebruik; ▪▪ uw werknemer zelf ook een auto heeft.

Afwijkende regels voor bijzondere voertuigen Een brandweerwagen, lijkwagen, ambulance en politieauto zijn voertuigen die werknemers niet zo snel voor een privéritje zullen gebruiken. Ook bij bestelauto’s die uitgerust zijn voor geldtransporten, transport van dieren of gevangenenvervoer gaat de Belastingdienst ervan uit dat werknemers deze vervoersmiddelen nauwelijks privé gebruiken. U hoeft bij zulke bijzondere voertuigen daarom geen loonbijtelling te doen en de werknemer hoeft geen kilometeradministratie bij te houden. Voorwaarde is wel dat de auto in aanmerking komt voor teruggave van BPM.

nauwelijks privégebruik

Voordeel Mocht zo’n bijzonder voertuig in de praktijk toch privé worden gebruikt, dan moet u het voordeel ervan overigens tot het loon rekenen. Dit voordeel is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs, minus de eventuele eigen bijdrage van de werknemer.

toch privé­ gebruik

voorbeeldovereenkomst

Verder is het bijvoorbeeld handig om meteen vast te leggen wat de gang van zaken is na werktijd, bijvoorbeeld dat de werknemer de auto dan op het bedrijfsterrein stalt en de sleutels achterlaat. Op de website belastingdienst.nl kunt u een voorbeeldovereenkomst vinden voor het verbod op privégebruik van ter beschikking gestelde personenauto’s.

44

Geen privégebruik

Voor ondersteunend bewijs bij de gemaakte afspraak kunt u – in overleg met de fiscus – ook andere gegevens vastleggen, zoals werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, schaderapporten of bekeuringen.

ondersteunend bewijs

Bewijs bij meerdere auto’s Stel dat de werknemer meerdere auto’s tegelijkertijd ter beschikking heeft en dat uw onderneming geen bijtelling wegens privégebruik doet. Houd er dan rekening mee dat uw onderneming bewijzen moet kunnen overleggen dat de werknemer met geen van de auto’s meer dan vijfhonderd privékilometer per jaar rijdt. Per auto moet uw onderneming of de werknemer dus een deugdelijke rittenregistratie bijhouden of op een andere manier bewijs verzamelen.

per auto

Controle Er is uiteraard meer toezicht vereist bij een onregelmatig reispatroon – bijvoorbeeld dat van een vertegenwoordiger – dan bij een regelmatig reispatroon, bijvoorbeeld dat van een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist. Bij de vertegenwoordiger ligt een wekelijkse controle meer voor de hand, bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan overigens in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden, waarbij de inspecteur rekening houdt met de aard van uw onderneming. U moet wel aannemelijk kunnen maken dat u voldoende aandacht besteedt aan controle van het autogebruik door de werknemers. Collectief Het is ook mogelijk om een (collectieve) afspraak te maken met de Belastingdienst voor (een groep) werknemers over hun privégebruik van de (bestel)auto van de zaak. Dit is

45

onregelmatig reispatroon

steekproef

collectieve afspraak

Auto van de zaak

verbod op privé­gebruik

vooral een goed idee als het voor u en de werknemers erg onpraktisch is om een rittenregistratie bij te houden en u toch zekerheid wilt over de geldigheid van uw werkwijze. U kunt bijvoorbeeld met de belastinginspecteur afspreken dat geen enkele werknemer binnen uw onderneming de (bestel) auto van de zaak privé mag gebruiken, en dat u dat ook echt controleert. In dat geval kan het bijhouden van een rittenregistratie achterwege blijven, aangezien de vastgelegde en nageleefde afspraak geldt als bewijsmiddel om de loonbijtelling voor privégebruik te voorkomen.

De collectieve afspraak kunt u maken met de Belastingdienst/Oost/Landelijk Coördinatiecentrum auto (Postbus 843, 7600 AV Almelo). Let wel op dat de belastingheffing uiteindelijk aansluit bij feiten die zich daadwerkelijk hebben voorgedaan!

individuele afspraken

Als het om individuele gevallen gaat, moet u in principe contact opnemen met de inspecteur en met hem individuele afspraken maken. Houd er rekening mee dat een werknemer met een (bestel)auto van de zaak niet ook nog eens een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ kan aanvragen als uw onderneming al een collectieve afspraak met de Belastingdienst heeft.

4.4 Vrije bewijsleer Buiten de hiervoor behandelde vormen van aanvaardbaar bewijs dat de werknemer met de auto van de zaak de vijfhonderd-kilometergrens niet overschrijdt, zijn er andere denkbaar. Dit laat de fiscale rechtspraak ook zien, bijvoorbeeld mondelinge verklaringen of de combinatie van een eigen privéauto en een zeer vieze auto van de zaak. Ten aanzien van de genoemde kilometergrens geldt namelijk het principe van de vrije bewijsleer.

46

Geen privégebruik

Ter beschikking staan geeft doorslag De Belastingdienst zal het achterwege laten van de bijtelling voor privégebruik niet snel accepteren als u dit doet voor een periode dat uw werknemer geen gebruikmaakt van de auto van de zaak, bijvoorbeeld als hij op vakantie is, op buitenlandse dienstreis gaat met een ander vervoermiddel of als hij ziek is. De auto stond de werknemer immers nog steeds ter beschikking, ongeacht of hij hem gebruikt heeft of niet. Vermijden Uit de fiscale rechtspraak blijkt niet precies hoe uw werknemer er wel in kan slagen om de bijtelling over zo’n periode te vermijden. In ieder geval moet de werknemer de auto – inclusief sleutels – voor de bewuste periode inleveren. Het is verstandig om daarbij één en ander op papier te zetten. Ook moet het om een substantiële periode gaan: drie weken voor vakantie is te kort. Daarbij is het aan te bevelen om bij de fiscus te informeren wat er nog meer moet gebeuren om de bijtelling te voorkomen.

substantiële periode

De Belastingdienst vindt de volgende situaties in elk geval géén aanvaardbaar bewijs: ▪▪ slechts een gespecificeerde schatting van het zakelijke gebruik en het woon-werkverkeer; ▪▪ uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen u en de werknemer dat ander gebruik van de auto dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, waarbij niet voorzien is in enige vorm van controle op wat is afgesproken – zelfs al is wel een sanctie afgesproken – en ook niet gebleken is dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden. Als u voor een alternatieve bewijsvorm gaat, is het in elk geval aan te raden om dit dan wel van tevoren met de fiscus duidelijk af te stemmen. Dat voorkomt dat u achteraf voor (financiële) verrassingen komt te staan.

47

schatting

Auto van de zaak

4.5 Wachtdiensten

oproepbaar

alle kilometers

eigen auto

Een belangrijke uitzondering rond de bijtelling voor de auto van de zaak vormt de fiscale wachtdienstregeling. Onder een wachtdienst wordt een roulatiesysteem verstaan waarbij de werknemer een bepaalde periode oproepbaar moet zijn. Zo’n dienst kan aan de orde komen bij bijvoorbeeld de marechaussee of de politie, maar ook bij particuliere beveiligingsbeambten die met een dienstauto rijden waaraan niet is af te lezen dat deze eigendom is van de instantie of de firma. Bij het gebruik van deze auto’s, bijvoorbeeld voor piket- of storingsdiensten, kan de wachtdienstregeling van toepassing zijn. Deze regeling houdt in dat u alle tijdens de wachtdienst gereden kilometers – inclusief het aansluitende woon-werkverkeer – als zakelijke kilometers kunt aanmerken. Deze tellen dus niet mee voor de bijtelling wegens ­privégebruik. Situatie Er is sprake van de wachtdienstregeling in de situatie dat de werknemer: ▪▪ geen invloed heeft op de keuze van de aangeschafte auto; ▪▪ in privé over een auto beschikt die voor privégebruik evenzeer of zelfs meer geschikt is dan de auto van de zaak; ▪▪ verplicht is om tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats te blijven; ▪▪ het aantal kilometers bijhoudt dat hij tijdens de wachtdienst maakt en de plaats(en) van werkzaamheden waarvoor hij is opgeroepen.

48

5 Bestelauto van de zaak De bijtelling wegens privégebruik geldt voor elke auto van de zaak, dus ook voor bestelauto’s. Een bestelauto is een auto met een laadruimte die niet geschikt is voor personenvervoer en voorzien is van een laadvloer. Hiervoor gelden gewoon de bijtellingspercentages uit hoofdstuk 3. Voor bestelauto’s gelden wel enkele specifieke regels, met name voor wanneer bijtellen wegens privégebruik niet nodig is. Voor bestelauto’s van de zaak geldt – net als voor andere auto’s van de zaak – dat uw onderneming de bijtelling wegens privégebruik achterwege mag laten als de werknemer niet meer dan vijfhonderd privékilometer op jaarbasis met de bestelauto rijdt. Naast de in het vorige hoofdstuk besproken bewijsmogelijkheden om de loonbijtelling achterwege te laten, bestaan er voor bestelauto’s van de zaak nog enkele specifieke mogelijkheden. Ook in het geval van bestelauto’s controleert de Belastingdienst streng of uw onderneming terecht geen bijtelling toepast.

specifieke ­mogelijkheden

5.1 Verklaringen De werknemer kan ook voor een bestelauto de in hoofdstuk 4 genoemde ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. Dit is voor uw onderneming de veiligste oplossing. Het aanvragen van deze verklaring voor een bestelauto is niet mogelijk in de volgende situaties: ▪▪ Uw onderneming heeft een collectieve afspraak met de Belastingdienst voor de bestelauto (zie hoofdstuk 4.3). ▪▪ Er geldt een verbod op privégebruik voor de bestelauto.

49

verklaring niet mogeljk

Auto van de zaak

▪▪ Het gebruik van de bestelauto buiten werktijd is niet mogelijk (zie het kader hierna).

▪▪ De bestelauto is (nagenoeg) alleen geschikt voor goederenvervoer (zie hoofdstuk 5.4). doorlopend afwisselend gebruik

▪▪ De eindheffing wegens doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto is van toepassing (zie hoofdstuk 5.5).

▪▪ Er is een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ ingediend bij de Belastingdienst (zie hierna).

Privégebruik is onmogelijk U mag de bijtelling wegens privégebruik ook achterwege laten als de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt kan worden. De bestelauto moet dan na de werkdag bij uw onderneming achterblijven. Voorwaarde is dat hierop controle plaatsvindt. U kunt dit bijvoorbeeld doen door de werknemers de sleutels van de bestelauto na werktijd te laten inleveren en hun hiervoor te laten tekenen.

achterblijven

verklaring niet mogelijk

verbod op privégebruik

Uitsluitend zakelijk Op 1 januari 2012 heeft een nieuwe verklaring haar intrede gedaan, de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. U kunt deze verklaring namens de werknemer bij de Belastingdienst indienen, behalve in de volgende gevallen: ▪▪ De werknemer heeft in het kalenderjaar al meer dan vijfhonderd privékilometer met de bestelauto gemaakt. ▪▪ Uw onderneming heeft een collectieve afspraak met de Belastingdienst voor de bestelauto (zie hoofdstuk 4.3). ▪▪ Er geldt een verbod op privégebruik voor de bestelauto (zie hoofdstuk 5.3). ▪▪ Het gebruik van de bestelauto buiten werktijd is niet mogelijk (zie het kader hierboven). ▪▪ De bestelauto is (nagenoeg) alleen geschikt voor goederenvervoer (zie hoofdstuk 5.4). ▪▪ De eindheffing wegens doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto is van toepassing (zie hoofdstuk 5.5).

50

Bestel auto van de zaak

Als deze verklaring van kracht is, is geen beroep meer mogelijk op één van de andere opties voor het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik van de bestelauto van de zaak.

Als de werknemer al een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft, moet hij deze intrekken – en u daarvan op de hoogte stellen – op de dag dat u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ voor hem indient. Andersom geldt dat als u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ intrekt voordat de werknemer de bestelauto privé gaat gebruiken, hij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ kan aanvragen en vanaf dan een rittenregistratie moet gaan bijhouden. De Belastingdienst gaat er in dat geval namelijk van uit dat de werknemer onder de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ geen privékilometers met de bestelauto heeft gemaakt. Apart Per werknemer en per bestelauto is een aparte verklaring nodig. Dus als twee werknemers dezelfde bestelauto alleen zakelijk gebruiken, moeten zij beiden voor deze bestelauto over een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ beschikken. Als één werknemer twee bestelauto’s alleen zakelijk gebruikt, heeft hij ook twee verklaringen nodig.

Vanaf inwerkingtreding van deze verklaring – die onbeperkt geldig is – mag de werknemer geen privékilometers (meer) maken – dus écht 0 privékilometer – en kunt u de bijtelling wegens privégebruik achterwege (gaan) laten.

De werknemer hoeft vanaf dan geen rittenregistratie (meer) bij te houden. Uiteraard zal de fiscus het privégebruik van de bestelauto’s waarvoor zo’n ‘Verklaring uitsluitend zake-

51

intrekken

rittenregistratie

twee verklaringen

Auto van de zaak

lijk gebruik bestelauto’ is ingediend streng controleren. Als de bestelauto tijdens een controle op een ongebruikelijke locatie wordt aangetroffen, is het aan de werknemer om de zakelijkheid van de rit aan te tonen.

De werknemer moet de zakelijkheid van ritten kunnen aantonen

indienen

bewaren

Website Het indienen van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ moet digitaal gebeuren via het beveiligde deel van de site belastingdienst.nl. Het opsturen van een papieren versie aan de fiscus is niet langer mogelijk. U moet wel altijd een uitgeprinte en door de werknemer ondertekende versie van de verklaring bij uw loonadministratie bewaren.

52

Bestel auto van de zaak

Let op dat de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ niet met terugwerkende kracht kan gelden. Als de werknemer het hele jaar over de bestelauto beschikt, maar u pas gaandeweg het jaar deze verklaring indient, moet de werknemer aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat hij tot dat moment op jaarbasis gezien niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden.

geen terugwerkende kracht

Na indiening van de verklaring ontvangen uw onderneming en de werknemer een ontvangstbevestiging van de Belastingdienst.

Intrekken Zowel u als de werknemer heeft een meldingsplicht bij elke verandering in de situatie waarvoor u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ heeft ingediend. De werknemer moet u om intrekking van de verklaring verzoeken als hij: ▪▪ de bestelauto op grond van een andere regeling niet privé mag gebruiken; ▪▪ de betreffende bestelauto niet meer tot zijn beschikking heeft; ▪▪ de verklaring onterecht heeft ingediend; ▪▪ privé met de bestelauto gaat rijden. Intrekken van de verklaring namens de werknemer is mogelijk via hetzelfde formulier als bij indiening ervan. Dit doet u dus ook digitaal via het beveiligde deel van de website belastingdienst.nl. Ook van de intrekking moet u altijd een uitgeprinte en door de werknemer ondertekende versie bij de loonadministratie bewaren.

Uw onderneming en de werknemer ontvangen van de Belastingdienst een bevestiging van de intrekking ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’.

53

onterecht

digitaal

Auto van de zaak

Verklaring intrekken op uw initiatief De werknemer kan om intrekking van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ verzoeken, maar u kunt deze ook op eigen initiatief intrekken. Dit speelt bijvoorbeeld als u weet of vermoedt dat de werknemer de bestelauto toch privé gebruikt terwijl de verklaring van kracht is. In dat geval moet u een brief met uitleg van de situatie en de benodigde gegevens sturen aan: Belastingdienst Oost/Landelijk Coördinatiecentrum Auto, Antwoordnummer 367, 7600 VB Almelo. De werknemer ontvangt dan een beschikking voor de intrekking van de verklaring – waartegen hij bezwaar kan maken – en een eventuele naheffingsaanslag. De fiscus zal u laten weten wanneer u moet gaan bijtellen wegens privégebruik.

op eigen initiatief

beschikking

5.2 Registratie kilometers

vereenvoudigde rittenregistratie

voorwaarden

Het kan zijn dat de werknemer door de aard van zijn werkzaamheden vaak veel ritten op een dag heeft met de bestelauto. In dat geval mag hij om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever. Dat is dus iets afwijkend van de in hoofdstuk 4.2 behandelde bewijsmogelijkheid voor het niet bijtellen wegens privégebruik. Overigens geldt bij deze versoepeling wel als voorwaarde dat u schriftelijk met de werknemer het volgende heeft afgesproken: ▪▪ Hij houdt een vereenvoudigde rittenregistratie bij. ▪▪ Privégebruik tijdens werk- en lunchtijd is niet toegestaan. ▪▪ Uw onderneming heeft de zakelijke adressen in de administratie. De vereenvoudigde rittenadministratie vermeldt dan alleen per dag de begin- en eindstand van de kilometerteller, de

54

Bestel auto van de zaak

privéritten en eventueel – als dat niet uit de administratie van de werkgever blijkt – de volgorde waarin de zakelijke adressen zijn bezocht.

Op de website belastingdienst.nl vindt u een voorbeeld van zo’n afspraak voor een vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto’s.

5.3 Verbodsbepaling U kunt de loonbijtelling ook achterwege laten als u een verbod op privégebruik voor de bestelauto afspreekt met de werknemers. Een voorbeeldafspraak hiervoor vindt u op de website belastingdienst.nl. Uw onderneming is dan verantwoordelijk voor controle op naleving van dit verbod en blijft ook aansprakelijk voor naheffingen. Van zo’n verbod op privégebruik is sprake als uw onderneming: ▪▪ het verbod schriftelijk vastlegt en bij de loonadministratie bewaart; ▪▪ voldoende toezicht houdt op de naleving van het verbod – wat u bijvoorbeeld kunt doen door de kilometerstanden te controleren, na te gaan wanneer eventuele verkeersovertredingen zijn begaan, de hoeveelheid verbruikte brandstof te controleren en te controleren of buiten werktijd brandstof is getankt – en bewijs van eventuele overtredingen vastlegt; ▪▪ een passende sanctie oplegt als de werknemer het verbod overtreedt.

De Belastingdienst noemt als passende sancties een geldboete die in verhouding staat met de te betalen loonheffingen over de bijtelling, het verhalen van de nageheven loonbelasting/premie volksverzekeringen op de werknemer of zelfs ontslag.

55

voorbeeldafspraak

toezicht

sanctie bij overtreding

Auto van de zaak

5.4 Goederenvervoer

geen bijtelling

Voor bestelauto’s die (nagenoeg) uitsluitend zijn ingericht om goederen te vervoeren, geldt er een vrijstelling van bijtelling wegens privégebruik. U kunt hierbij denken aan een bestelauto die alleen een bestuurdersstoel heeft en waarvan de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Vanwege de vrijstelling is het bijhouden van een rittenregistratie niet nodig.

De vrijstelling geldt in principe niet als de inrichting zelfs maar de mogelijkheid biedt om personen te vervoeren, ongeacht of de werknemer dat in de praktijk ook doet.

passagiersstoel

Uit de vele rechtszaken over dit onderwerp blijkt dat het in de praktijk lastig is om te bepalen of een bestelauto (nagenoeg) alleen geschikt is voor goederenvervoer. Als er een passagiersstoel aanwezig is, is er meestal sterk bewijs nodig dat personenvervoer toch niet mogelijk is om onder de bijtelling wegens privégebruik uit te komen.

Werkelijk privégebruik belasten De werknemer moet de privékilometers bijhouden die hij maakt met de bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend is ingericht voor goederenvervoer. Hierbij moet u de waarde in het economisch verkeer ervan als loon bij de werknemer belasten. Deze waarde komt neer op het werkelijk verreden aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs van de auto. De eventuele door de werknemer betaalde eigen bijdrage trekt u hier van af.

waarde privékilometers

eigen bijdrage

Er zijn echter ook rechtszaken geweest waarbij een bestelauto mét passagiersstoel toch als nagenoeg alleen geschikt

56

Bestel auto van de zaak

voor goederenvervoer gold, bijvoorbeeld omdat de bestelauto te vies voor privégebruik werd geacht. De uitkomst hangt dus altijd af van de specifieke situatie. Informeer bij twijfel over uw situatie altijd bij de Belastingdienst.

vies

5.5 Wisselend gebruik In de praktijk kan het voorkomen dat een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt, bijvoorbeeld als er acht monteurs voor een onderneming werken en er slechts twee bestelauto’s beschikbaar zijn. Krijgt één van hen een oproep, dan zal hij één van beide auto’s gebruiken en na afhandeling weer terugbrengen, waarna een collega met dezelfde auto een andere oproep afhandelt.

oproep

In zulke gevallen – officieel bestempeld als ‘doorlopend afwisselend gebruik’ – is het meestal ingewikkeld om vast te stellen wie welke kilometers privé heeft gereden met welke bestelauto.

Het wordt dan moeilijk om de normale fiscale regeling voor privégebruik individueel toe te passen. In dat geval moet u eindheffing toepassen, waarmee uw onderneming de administratieve verplichting – een rittenregistratie kan dan namelijk achterwege blijven – en de bijtelling wegens privégebruik als het ware afkoopt. De bijbehorende eindheffing is € 300 per bestelauto op jaarbasis. Dit bedrag moet in de aangifte loonheffingen in de rubriek ‘Eindheffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto’ worden opgenomen. Regulier Als het niet ingewikkeld is om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen op de bestelauto’s die doorlopend afwisselend worden gebruikt, is toepassen van genoemde eindheffing geen verplichting. U mag de bijtelling dan ook

57

afkopen

eindheffing

niet verplicht

Auto van de zaak

regulier achterwege laten als de werknemer op jaarbasis onder de vijfhonderd-kilometergrens blijft, en daar uiteraard bewijs voor is.

makkelijk te registreren

Patroon Let overigens op dat er geen sprake is van doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto als – ongeacht het gebruik overdag – werknemers ’s avonds uiteindelijk steeds met dezelfde bestelauto naar huis gaan. Er zit dan een patroon in het gebruik; het privégebruik is dan makkelijk te registreren. En als de ene werknemer de ene week in de ene bestelauto rijdt die de week erna aan een andere werknemer ter beschikking staat, kwalificeert dit ook niet als doorlopend afwisselend gebruik, net zo min als wanneer er bijvoorbeeld twee werknemers en twee bestelauto’s zijn die de werknemers dagelijks afwisselen.

58

6 Naheffingen en boetes Als u te weinig loonheffingen afdraagt, kan de Belastingdienst uw onderneming – en in sommige gevallen de werknemer – een naheffingsaanslag opleggen. Dit kan gepaard gaan met een boete. De fiscus kan de te weinig afgedragen loonheffingen maximaal over de afgelopen vijf jaar naheffen. De fiscus houdt de verwerking van de (bestel)auto van de zaak in de loonadministratie scherp in de gaten. In de praktijk zorgen de (bestel)auto van de zaak en de verloning van het bijbehorende privévoordeel of juist het achterwege laten daarvan voor veel problemen. Zorg dat u zich aan de regels houdt want anders kunt u met nare financiële consequenties te maken krijgen. De Belastingdienst kan in zulke gevallen namelijk naheffingsaanslagen en eventueel boetes opleggen.

financiële consequenties

Meestal klopt de fiscus met naheffingsaanslagen en boetes bij de werkgever aan, maar bij de bijtelling is de werknemer in sommige gevallen de pineut.

Welke missers leiden precies tot welke gevolgen en voor wiens rekening komen ze?

6.1 Wanneer De Belastingdienst kan een naheffingsaanslag opleggen in de situatie dat uw onderneming:

59

rekening

Auto van de zaak

▪▪ de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen te weinig afgedragen

uiterste betaaldatum

verkeerd heeft berekend en daarom te weinig heeft afgedragen; ▪▪ ten onrechte geen loonbelasting/premie volksverzekeringen heeft ingehouden; ▪▪ de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen niet (geheel) op aangifte afdraagt; ▪▪ de eindheffing niet (geheel) heeft afgedragen; ▪▪ de verschuldigde premies werknemersverzekeringen over een bepaald boekjaar niet (geheel) heeft afgedragen; ▪▪ de verschuldigde inkomensafhankelijke ZVW-bijdrage niet (geheel) heeft afgedragen (sinds 1 januari 2013 geldt de Wet uniformering loonbegrip, waardoor de bijdrage ZVW een werkgeverslast is geworden) ; ▪▪ te veel afdrachtvermindering heeft geclaimd. Op de naheffingsaanslag staat een uiterste betaaldatum vermeld, meestal zo’n 14 dagen na dagtekening.

Als de laatste dag van de betaaltermijn in het weekend of op een erkende feestdag valt, moet uiterlijk de (werk)dag vóór deze dagen zijn betaald.

6.2 Voor wiens rekening

inhoudingsplichtige

corrigeren

De Belastingdienst legt de eventuele naheffingsaanslag over het algemeen aan uw onderneming op. U bent immers de inhoudingsplichtige. Als u te weinig loonheffingen inhoudt door een fout van de werknemer – bijvoorbeeld omdat hij de ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ onjuist heeft ingevuld – kan de Belastingdienst er ook voor kiezen om deze aanslag op te leggen aan uw werknemer. In de praktijk legt de fiscus niet vaak een naheffingsaanslag loonheffingen op aan de werknemer. Het is namelijk ook mogelijk om de niet-geheven loonbelasting/premie volksverzekeringen en – tot 2013 – ZVW-bijdrage via de inkomstenbelasting te corrigeren. Als de Belastingdienst nu een

60

Naheffingen en boetes

naheffing aan de werknemer oplegt, doet het rare effect zich voor dat deze ook voor de nageheven ZVW-bijdrage en premies werknemersverzekeringen – beide een werkgevers­ last – opdraait. Dit is een effect van de invoering van de Wet uniformering loonbegrip.

werkgeverslast

Verhaalsrecht onderneming Als uw onderneming een naheffingsaanslag van de Belastingdienst ontvangt, kunt u deze juridisch gezien deels op de werknemer verhalen. U moet de fiscus daarvoor dan wel om een verhaalbare naheffingsaanslag verzoeken. Over het algemeen is het vrij moeilijk om dit verhaalsrecht daadwerkelijk uit te oefenen. Het is bijvoorbeeld niet ondenkbaar dat de werknemer niet meer bij uw onderneming werkt. Ook kunt u zich bezwaard voelen om de werknemer met zo’n naheffing op te zadelen. Een eventuele boete die u naast de naheffingsaanslag heeft gekregen, kunt u overigens niet op uw werknemer verhalen.

verhalen

boete

Verantwoordelijk Zoals gezegd is uw onderneming als werkgever eindverantwoordelijk voor de bijtelling wegens privégebruik. Als uw onderneming (bestel)auto’s ter beschikking stelt aan werknemers, moet u ervoor zorgen dat u over de waarde van het privégebruik loonheffingen berekent. In sommige situaties kan de bijtelling achterwege blijven (zie hoofdstuk 4 en 5), maar het is de verantwoordelijkheid van uw onderneming dat daarvoor aan de bijbehorende voorwaarden is voldaan.

Zorg daar ook voor want de financiële consequenties voor onterecht niet bijtellen – zoals naheffingsaanslagen en boetes – zijn niet mals!

61

geen bijtelling voorwaarden

Auto van de zaak

vergrijpboete

strafvervolging

schriftelijke verklaring

standaard ­bijtellen

Als er sprake is van opzet of grove schuld kan de Belastingdienst u – naast de naheffingsaanslag – een vergrijpboete opleggen tot maximaal 100% van het verschuldigde bedrag. U betaalt dan dus dubbel. In het geval van opzet of grove schuld behoort strafvervolging ook tot de mogelijkheden. De inspecteur moet wel de opzet of grove schuld kunnen bewijzen. Safe Om eventuele naheffingen en boetes te voorkomen, is het naast een zorgvuldige administratie wellicht verstandig – indien van toepassing – om werknemers schriftelijk te laten verklaren of ze wel of niet meer dan vijfhonderd privékilometer per jaar met de auto van de zaak rijden. Ook kunt u werknemers verplichten om u te informeren als ze over deze grens heen gaan. Een andere mogelijkheid is om er standaard van uit te gaan dat uw werknemers jaarlijks meer dan vijfhonderd privékilometer rijden. U doet dan de bijbehorende bijtelling en berekent daarover loonheffingen. Op die manier speelt u op safe en houdt u in elk geval niet te weinig in.

Blijkt er achteraf te veel te zijn ingehouden, dan kan de werknemer de te veel ingehouden bedragen via zijn aangifte inkomstenbelasting terugkrijgen.

6.3 Waarvoor

foute cataloguswaarde

Het onterecht niet bijtellen voor privégebruik van de auto van de zaak is niet de enige mogelijkheid voor een naheffingsaanslag. Denk aan een onjuiste (tijdsevenredige) verloning van de loonbijtelling over het betreffende tijdvak, het gebruiken van een te hoge of te lage cataloguswaarde van de auto of een onjuiste verrekening van de eigen bijdrage van de werknemer. Hierna komen enkele specifieke missers rond de (bestel)auto van de zaak aan bod, die nare financi-

62

Naheffingen en boetes

ële consequenties hebben. Hierbij is steeds aangegeven voor wiens rekening de betreffende naheffing of boete komt.

In opstand komen tegen de naheffing Als u van mening bent dat de Belastingdienst ten onrechte een naheffingsaanslag heeft opgelegd, kunt u hiertegen bezwaar aantekenen. Dit moet u bij de bevoegde belastingeenheid (de inspecteur) doen. Uw bezwaar moet daar binnen zes weken na dagtekening van de aanslag binnen zijn. U kunt ook bezwaar maken tegen de eventuele opgelegde boete en belastingrente.

bezwaar

Beroep Komt de inspecteur niet aan uw bezwaar tegemoet, dan kunt u bij de rechtbank beroep aantekenen tegen de uitspraak van de inspecteur. Tegen de uitspraak van de rechtbank kunt u eventueel in hoger beroep gaan bij het gerechtshof. Het gerechtshof kan, net als de rechtbank, ook een oordeel geven over de feiten die van belang zijn. Bent u het ook niet eens met de uitspraak van het hof, dan kunt u als laatste stap in de fiscale procedure nog in cassatie gaan bij de Hoge Raad, de hoogste rechter in Nederland.

beroep hoger beroep

cassatie

Bijtelling Het kan gebeuren dat u geen of te weinig loonheffingen heeft ingehouden als gevolg van een verkeerde bijtelling. In dat geval moet u de nog verschuldigde heffingen betalen plus een betaalverzuimboete van 2% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 4.920. U krijgt deze betaalverzuimboete niet opgelegd als het om een vrijwillige verbetering gaat. Voorwaarde daarbij is wel dat het saldo van de correcties op jaarbasis maximaal € 20.000 is of minder dan 10% van het bedrag dat u eerder heeft betaald.

63

betaalverzuimboete vrijwillige verbetering

Auto van de zaak

belastingrente

In de situatie dat u te weinig belasting heeft betaald, berekent de Belastingdienst bovendien belastingrente over het nog verschuldigde bedrag. De belastingrente bedraagt in 2013 3%. Tot en met 2012 was dat de heffingsrente waarvan de hoogte per kwartaal werd vastgesteld.

Verkeerde bijtelling leidt tot extra kosten

op de hoogte

Verklaring Als de werknemer onterecht een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft ontvangen en u daarvan op de hoogte bent, zijn eventuele consequenties voor rekening van uw onderneming (zie hoofdstuk 4.1). Bovendien kunt u een boete krijgen als u de Belastingdienst niet schriftelijk heeft gemeld dat de werknemer de auto van de zaak voor meer dan

64

Naheffingen en boetes

vijfhonderd privékilometer gebruikt, terwijl u dat wel wist of vermoedde. De boete bedraagt maximaal 100% van de verschuldigde belasting, en maximaal € 4.920. Ook bij de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ kunnen de gevolgen voor u zijn. Als u geen melding aan de Belastingdienst doet op het moment dat u weet of vermoedt dat de werknemer de bestelauto toch privé gebruikt of hier zelfs toestemming voor heeft gegeven, legt de fiscus de naheffingsaanslag loonheffingen en boete aan uw onderneming op. Deze boete is maximaal 100% van de niet-geheven belasting, met een maximum van € 4.920.

melding toestemming

Ook voor het niet of niet-tijdig intrekken van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ als dat nodig is, kan uw onderneming – naast de werknemer – de genoemde boete opgelegd krijgen.

Gevrijwaard Zoals gezegd, kunnen eventuele financiële consequenties ook bij de werknemer terechtkomen. Dat is in elk geval zo als u de bijtelling wegens privégebruik achterwege laat, omdat de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft. Door deze verklaring bent u namelijk gevrijwaard van eventuele naheffingen als achteraf blijkt dat de werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd en u dat niet had kunnen weten (zie hoofdstuk 4.1). De Belastingdienst zal dan bij de werknemer de verschuldigde loonbelasting/ premie volksverzekeringen naheffen. De fiscus kan de naheffing aan de werknemer verhogen met de eerder genoemde belastingrente en een verzuimboete. Die boete kan oplopen tot € 4.920. Grove schuld Is er sprake van opzet of grove schuld, dan kan de Belastingdienst er ook voor kiezen om een vergrijpboete op te leggen van maximaal 100% van de naheffingsaanslag.

65

ten onrechte

Auto van de zaak

gevolg

foute ritten­ registratie

Van grove schuld is sprake als de werknemer redelijkerwijs had moeten of kunnen begrijpen dat zijn gedrag tot gevolg kon hebben dat te weinig belasting zou worden geheven of betaald. De fiscus kan de genoemde maximumboetes sowieso opleggen als de werknemer een onjuiste of onvolledige rittenregistratie overlegt.

Voorbeeld intrekken verklaring Stel dat een werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft waarvan u sinds 1 januari 2013 een kopie in de administratie bewaart. De auto van de zaak heeft een catalogusprijs van € 24.000 en valt in de bijtellingscategorie van 20%. In oktober 2013 verzoekt de werknemer de Belastingdienst om intrekking van de verklaring, omdat hij verwacht dat hij toch meer dan vijfhonderd privékilometer maakt dit jaar. De fiscus legt hem een bijtelling op van 10/12 x 20% x € 24.000 = € 4.000. Over dit bedrag worden loonheffingen bij de werknemer nageheven. De Belastingdienst kan de aanslag nog verhogen met een boete. U rekent vanaf 1 november per maand een bijtelling tot het loon van de werknemer van 1/12 x 20% x € 24.000 = € 400. Over dit bedrag draagt u loonheffingen af.

intrekking

naheffing

aantonen

Gebruik Bij een bestelauto waarvoor een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ geldt, moet het zakelijk gebruik ervan worden aangetoond. Als uw onderneming noch de werknemer dat kan doen, gaat de Belastingdienst ervan uit dat de werknemer wel privékilometers met de bestelauto heeft gemaakt. De werknemer ontvangt dan een naheffingsaanslag loonheffingen over de periode van het onterechte niet-bijtellen en een verzuimboete van maximaal € 4.920. Voor het niet of niet-tijdig intrekken van de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ kan de fiscus de werk-

66

Naheffingen en boetes

nemer – naast de werkgever – als dat nodig is, een boete van maximaal € 4.920 opleggen.

Gevolgen voor betalingsplicht Bent u het niet eens met de uitspraak van de inspecteur op uw bezwaar en heeft u bij de rechtbank beroep aangetekend tegen een naheffing of boete, dan blijft uw verplichting om deze te betalen gewoon in stand. U kunt bij de Belastingdienst echter wel een schriftelijk verzoek om uitstel van betaling indienen voor het gedeelte van het bedrag waarmee u het niet eens bent. Over de periode van uitstel van betaling berekent de fiscus wel invorderingsrente. Deze rente is op dit moment 3%.

betalingsverplichting uitstel van betaling

Loonaangifte Bij onjuistheden of onvolledigheden in de aangifte loonheffingen is uw onderneming verplicht om deze te verbeteren of aan te vullen.

verbeteren

Ontdekt u bijvoorbeeld tijdens het lopende jaar dat een sluitende kilometeradministratie ontbreekt of merkt u dat een bijtelling ten onrechte niet is uitgevoerd, dan moet u deze fout herstellen.

Als u erachter komt dat u een verkeerde loonaangifte heeft gedaan en de aangiftetermijn is nog niet verstreken, moet u opnieuw aangifte doen met daarin de juiste gegevens of een aanvullende aangifte insturen. Doet u dat binnen de aangiftetermijn, dan legt de Belastingdienst geen boete op. Ontdekt u de fout na afloop van de aangiftetermijn, dan moet u een correctiebericht indienen. Deze correctie stuurt u in principe op samen met de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte. De fiscus verrekent

67

aanvullend

correctie

Auto van de zaak

deze met elkaar en legt dan in principe niet de aangifteverzuimboete van € 61 op.

stelselmatig correctie­ verplichting

Correctietermijn Ook de Belastingdienst kan een fout in uw loonaangifte constateren en u verplichten om de juiste gegevens te verstrekken. De bijbehorende aangifteverzuimboete is €  61 maar kan oplopen tot €  1.230 als er stelselmatig fouten in de aangifte zitten. De inspecteur stelt een correctietermijn vast. Laat u de correctieverplichting links liggen of dient u het correctiebericht niet op tijd in, dan kan er een verzuimboete volgen van maximaal € 4.920. Hetzelfde geldt als de gegevens in het correctiebericht niet kloppen of onvolledig zijn of als u er zelf achter komt dat iets niet klopt maar nalaat om een correctiebericht in te sturen.

68

7 Auto van de zaak en BTW Het ter beschikking stellen van een auto van de zaak aan een werknemer heeft ook gevolgen voor de BTW. Gebruikt de werknemer de auto van de zaak ook voor privéritjes, dan moet u de BTW corrigeren. De BTWregelgeving voor het privégebruik van een auto van de zaak is per 1 juli 2011 gewijzigd. Voor de BTW-correctie wordt per die datum niet langer aansluiting gezocht bij de bijtelling in de loon- en inkomstenbelasting. Wat zijn hiervan de consequenties? Tegenwoordig mag u bij een auto van de zaak de BTW bij de aanschaf, het onderhoud en gebruik volledig in aftrek brengen. Hiervoor is wel vereist dat de facturen op naam van de onderneming staan. Gebruikt de werknemer de auto van de zaak ook voor privédoeleinden, dan moet u deze BTW-aftrek aan het einde van het jaar nog corrigeren voor het privégebruik.

aftrek

7.1 Correctie Rechtbank Haarlem besliste in 2011 dat de berekening van de BTW-correctie voor het privégebruik van de auto van de zaak niet juist was. De Belastingdienst maakte bij de BTWcorrectie namelijk onderscheid op basis van het verbruik en de technische specificaties van de auto. De bijtelling in de loon- en inkomstenbelasting was daarbij bepalend. Bij eenzelfde aantal privékilometers was de BTW-correctie voor een zuinige auto dus lager. De rechtbank vond dat in strijd met het gelijkheidsbeginsel. De zuinigheid van de auto mocht eigenlijk geen invloed

69

BTW-correctie

gelijkheids­ beginsel

Auto van de zaak

hebben op de hoogte van de BTW-correctie voor het privégebruik.

werkelijk privégebruik

verhouding

Werkelijk De staatssecretaris heeft daarom de BTW-regelgeving voor het privégebruik van de auto van de zaak per 1 juli 2011 aangepast. In principe betaalt uw onderneming BTW over het werkelijke privégebruik. Hiervoor moet u dus de hoogte van het privégebruik kunnen bewijzen, bijvoorbeeld door middel van een sluitende rittenadministratie. Op basis van de rittenregistratie met ondersteunend bewijs kunt u dan namelijk bepalen wat de verhouding is tussen het zakelijk gebruik en privégebruik van de auto van de zaak.

Bij het bewijzen van een lager privégebruik is van belang dat voor de BTW sinds 1 juli 2011 ook woon-werkverkeerkilometers als privékilometers worden aangemerkt.

vast percentage aangifte

Forfait Heeft u geen sluitende rittenadministratie, dan kunt u ook gebruikmaken van een forfait voor de BTW-correctie. Er geldt dan een vast percentage van 2,7% van de cataloguswaarde (inclusief BTW en BPM) als BTW-correctie voor het privégebruik van de auto van de zaak. U moet deze correctie opnemen in de aangifte BTW over het laatste belastingtijdvak van het kalenderjaar (over de maand december of het vierde kwartaal).

In het forfait van 2,7% is ook een gedeelte opgenomen voor de afschrijving van de aanschaf-BTW. De fiscus gaat ervan uit dat aan elk jaar 1/5 van de aanschaf-BTW wordt toegerekend. Hierdoor is het mogelijk dat bij gebruik van het forfait de afdracht van BTW hoger is dan de in dat jaar in aftrek gebrachte BTW voor de auto van de zaak.

70

Auto van de zaak en BT W

Matiging correctie De staatssecretaris van Financiën heeft in een besluit goedgekeurd dat er een lager BTW-forfait geldt voor auto’s die vijf jaar in de onderneming zijn gebruikt. Die vijf jaar is inclusief het jaar van ingebruikname. Voor deze auto’s geldt een forfait van 1,5% van de cataloguswaarde (inclusief BTW en BPM) van de auto.

lager BTWforfait

Voorbeeld BTW-correctie privégebruik Een werknemer krijgt op grond van zijn arbeidsovereenkomst een auto ter beschikking gesteld. Hij mag een auto uitzoeken met een cataloguswaarde van € 21.000 (inclusief €  2.650 BTW en €  4.608 BPM). De BTW op andere uitgaven betreffende de auto bedraagt jaarlijks €  1.000. Stel dat hij jaarlijks 4.500 kilometer privé, 5.000 kilometer woon-werkverkeer en 15.000 kilometer zakelijk rijdt. De werkgever kan dan op twee manieren na afloop van ieder boekjaar rekening houden met de voorbelasting voor het privégebruik van de auto. 1 Aansluiten bij het werkelijke privégebruik. In dat geval bedraagt de jaarlijkse correctie in het jaar van aanschaf van de auto 9.500 kilometer (privé en woon-werk) gedeeld door de totaal verreden 24.500 kilometers. Dit bedrag, vermenigvuldigd met de € 1.530 BTW over de afschrijving in dat jaar ((€ 2.650 x 1/5) + € 1.000) levert een afdracht op van € 593. 2 Aansluiten bij de vaste formule: 2,7% van € 21.000 = € 567. Dit bedrag moet de werkgever na afloop van ieder boekjaar afdragen.

voorbelasting werkelijk privégebruik

vaste formule

Zonder BTW Uw onderneming kan echter ook een auto kopen zonder BTW. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als u de auto koopt van een particulier. Een particulier is geen BTW-ondernemer en zal om die reden geen BTW over de verkoopprijs in rekening

71

particulier

Auto van de zaak

margeauto

brengen. Een andere mogelijke oorzaak is dat sprake is van een zogenoemde margeauto.

Een margeauto is een auto waarbij de verkopende garagehouder of autohandelaar alleen BTW heeft gerekend over de marge (winst) die hij op de auto maakt.

belaste handelingen

Goedkeuring Koopt u een auto zonder BTW, dan kunt u wel de BTW aftrekken die drukt op het gebruik en onderhoud van de auto. Uiteraard geldt dat alleen voor zover u de auto gebruikt voor belaste handelingen. Dat is echter lastig te bepalen als er geen rittenadministratie wordt bijgehouden, waaruit blijkt wat de verhouding zakelijk gebruik en privégebruik is. Bij afwezigheid van een rittenregistratie heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat u alle BTW op de autokosten volledig in aftrek kunt brengen. In de aangifte over het laatste tijdvak moet u dan een BTW-correctie opnemen van 1,5% van de catalogusprijs (inclusief BTW en BPM).

7.2 Eigen bijdrage

normale waarde

afdragen

De forfaitaire BTW-correctie van 2,7% houdt geen rekening met een eventuele eigen bijdrage van de werknemer. In principe geldt dit forfait alleen bij een auto van de zaak zonder eigen bijdrage. Als de werknemer echter een eigen bijdrage moet betalen, mag u daar rekening mee houden. Voor het bepalen van de BTW-correctie moet u dan uitgaan van de eigen bijdrage van de werknemer, tenzij die bijdrage lager is dan de normale waarde. In dat laatste geval moet u de BTW-correctie namelijk berekenen over de normale waarde. De staatssecretaris heeft echter goedgekeurd dat u bij een lagere eigen bijdrage dan de normale waarde, geen BTW hoeft af te dragen over de normale waarde. U kunt dan de forfaitaire regeling van 2,7% toepassen. Bij een hogere eigen bijdrage moet u wel BTW afdragen over de eigen bijdrage.

72

Auto van de zaak en BT W

Normale waarde De staatssecretaris van Financiën heeft het begrip normale waarde toegelicht. Deze waarde is gelijk aan het aan privégebruik toe te schrijven bedrag dat de gebruiker zou betalen als hij eenzelfde auto onder dezelfde omstandigheden zou willen krijgen van een zelfstandige leverancier bij vrije mededinging. U kunt hierbij uitgaan van het deel van de leaseprijs dat is toe te rekenen aan het privégebruik.

zelfstandige leverancier

BTW-correctie en eigen bijdrage Een onderneming stelt aan een werknemer een auto ter beschikking die hij ook privé gebruikt. De cataloguswaarde van de auto is €  40.000. De werknemer betaalt maandelijks €  300 voor het privégebruik van de auto. De werkgever kan alle BTW die de auto aangaat in eerste instantie van de Belastingdienst terugvorderen. Over de ontvangen vergoeding van € 300 per maand moet de werkgever 21% BTW afdragen. Dat is € 52,07 per maand, dus € 625 per jaar (21/121 x 12 x € 300). Na afloop van het boekjaar moet hij de volledig in aftrek gebrachte voorbelasting corrigeren. De correctie bedraagt dan: 2,7% x €  40.000 = €  1.080. Hierop komt de afgedragen BTW over de eigen bijdrage in mindering. Per saldo moet de werkgever na afloop van het boekjaar € 455 (€ 1.080 – € 625) afdragen aan de Belastingdienst.

terugvorderen

corrigeren

7.3 Belaste en vrijgestelde activiteiten Als uw onderneming aan klanten BTW in rekening brengt, is de BTW op uw investeringen en andere ondernemingskosten normaal gesproken volledig aftrekbaar. Maar als uw onderneming aan uw afnemers geen BTW in rekening brengt – omdat u onder een vrijstelling valt – kunt u de door uw leveranciers berekende BTW zelf ook niet aftrekken. Moeilijker wordt het als uw onderneming zowel belaste als

73

aftrekbaar vrijstelling

Auto van de zaak

gemengd ­gebruik

vrijgestelde activiteiten verricht. Als u een auto dan alleen voor belaste activiteiten gebruikt, is de BTW volledig aftrekbaar. Gebruikt u de auto alleen voor vrijgestelde activiteiten, dan is BTW geheel niet aftrekbaar en is er ook geen BTWcorrectie van toepassing. Bij gemengd gebruik kunt u de BTW naar rato van de omzet van beide soorten aftrekken en is de BTW-correctie eveneens naar rato van toepassing. Voorbeelden van BTW-vrijgestelden zijn: ▪▪ medische beroepen; ▪▪ zorginstellingen; ▪▪ kredietbemiddelaars; ▪▪ assurantietussenpersonen; ▪▪ onderwijs; ▪▪ sociale instellingen.

Vrijgesteld of belast met BTW? Een advieskantoor verricht zowel administratieve diensten als bemiddeling bij verzekeringsovereenkomsten. De bemiddelingsactiviteiten zijn BTW-vrijgesteld, administratieve diensten niet. De BTW op de autokosten bedraagt in 2013 € 20.000 en de totale cataloguswaarde van desbetreffende auto’s bedraagt € 100.000. De auto’s worden voor beide activiteiten gebruikt. De omzet van de administratieve tak bedraagt € 1,5 miljoen en die van de bemiddelingstak € 1 miljoen. De BTW op de autokosten is dan voor 60% aftrekbaar (namelijk € 1,5 miljoen/€ 2,5 miljoen). De aftrekbare BTW bedraagt dus € 12.000 (60% van € 20.000) – € 1.620 (60% van €   2.700 (het vaste percentage van 2,7% van € 100.000)) = € 10.380.

omzet

aftrekbaar

74

8 Overige belastingen Als uw onderneming zelf (bestel)auto’s aan werknemers ter beschikking stelt, heeft u niet alleen met speciale regels voor de loonbelasting en BTW te maken. Ook de belasting van personenauto’s en motorrijwielen (BPM) en de motorrijtuigenbelasting (MRB) komen dan om de hoek kijken. Daarnaast zijn er een aantal bijzonderheden met betrekking tot de vennootschapsbelasting. Leaset u auto’s via een leasemaatschappij, dan zijn al deze belastingen de verantwoordelijkheid van de leasemaatschappij. De BPM is een belasting die de Belastingdienst heft op het moment van de registratie van een auto of motor in het kentekenregister of op het moment waarop uw onderneming voor het eerst gebruikmaakt van de Nederlandse weg met een auto met buitenlands kenteken. De MRB is een belasting op het houden van een personenauto, bestelauto, vrachtauto of motorfiets. De Belastingdienst heft MRB vanaf het moment dat er een kenteken op iemands naam staat.

BPM

MRB

8.1 BPM Oorspronkelijk was de belasting van personenauto’s en motorrijwielen verschuldigd op basis van de catalogusprijs van een auto. Sinds 1 januari 2010 is de fiscus echter bezig om de BPM op personenauto’s stapsgewijs in vier jaar om te zetten naar een heffing op basis van uitsluitend de absolute CO2-uitstoot. Dat gebeurt door het gedeelte van de BPM dat geheven wordt als percentage van de catalogusprijs, af te la-

75

CO2-uitstoot

Auto van de zaak

ten nemen naar nihil en tegelijkertijd het op de CO2-uitstoot gebaseerde deel van de totale BPM-opbrengst steeds groter te laten worden.

CO2-uitstootgrenzen BPM-schijven in gram/kilometer Benzine

2013

Vrijgesteld

< 96

< 89

96 - 140

89 - 124

1e schijf

3 methoden

vergelijkbaar

2014

2e schijf

141 - 208

125 - 182

3e schijf

209 - 229

183 - 203

4e schijf

> 229

> 203

Diesel

2013

2014

Vrijgesteld

< 89

< 86

1e schijf

89 - 131

86 - 120

2e schijf

132 - 192

121 - 175

3e schijf

193 - 215

176 - 197

4e schijf

> 215

> 197

Invoer De verschuldigde BPM bij invoer van gebruikte (bestel) auto’s is afhankelijk van de leeftijd en de staat van de auto. U kunt uit drie verschillende methoden kiezen om het uitgangspunt voor uw BPM-aangifte te berekenen: ▪▪ de officiële Nederlandse cataloguswaarde exclusief BPM en BTW, onder aftrek van de afschrijvingen volgens de wettelijke BPM-afschrijvingstabel; ▪▪ de waarde volgens een RDW-erkende taxateur; de Nederlandse inkoopwaarde van een vergelijkbare auto. U kunt die waarde op diverse manieren bepalen, bijvoorbeeld via de Autotelex of het X-ray inruilwaardesysteem.

76

Overige bel astingen

Tariefstelling BPM per gram/kilometer CO2 2013

2014

€0

€ 0

1e schijf

€ 125

€ 103

2e schijf

€ 148

€ 124

3e schijf

€ 276

€ 233

4e schijf

€ 551

€ 466

Vrijgesteld

Maatregelen De Belastingdienst blijft maatregelen treffen om het gebruik van zuinige auto’s te stimuleren. Zo is de vaste toeslag voor dieselauto’s ter compensatie van het accijnsvoordeel dat een dieselauto geniet, omgezet in een CO2-afhankelijke dieseltoeslag vanaf een CO2-uitstoot van 70 gram/kilometer. Het tarief neemt geleidelijk toe tot ruim €  80 voor elke extra gram/kilometer in 2015. Per 2013 is het vaste percentage BPM komen te vervallen. De BPM is nu geheel afhankelijk van de CO2-uitstoot. Ook de BPM-korting voor benzineauto’s is verleden tijd.

dieseltoeslag

BPM-korting

Toeslagen en kortingen BPM

Uitstootafhankelijke dieseltoeslag (per gram boven 70 gram/kilometer) Korting Euro-6 dieselpersonenauto

2013

2014

€ 56,13

€ 71,71

€ 500,00

€ 0,00

Aardgas Voor auto’s die op aardgas rijden, gelden de CO2-grenzen en -tarieven van benzine-auto’s. Tot en met de eerste helft van 2012 werden deze auto’s nog beschouwd als dieselauto’s.

77

aardgas

Auto van de zaak

8.2 MRB vrijstelling

vervallen

Op dit moment geldt er een vrijstelling van MRB voor zowel nieuwe als bestaande personenauto’s met een maximale CO2-uitstoot van 95 gram/kilometer (diesel) en 110 gram/ kilometer (benzine). Dat zijn dus de auto’s met een bijtellingspercentage van 0% of 14% volgens de bijtellingspercentages voor 2013. Met ingang van 2014 komt deze vrijstelling voor auto’s met 14% bijtelling te vervallen. De MRB is vanaf dat moment alleen nog gebaseerd op het gewicht van de auto. Alleen personenauto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram/ kilometer zijn dan nog tot en met 2015 vrijgesteld van MRB.

Voor bestelauto’s geldt een bijzonder MRB-tarief, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen ondernemers, gehandicapte particulieren en niet-gehandicapte particulieren.

8.3 Investeringsaftrek

balans

investeringen

Als uw onderneming een (bestel)auto aanschaft, moet u deze tegen de aanschafprijs op de balans opnemen. De gebruikelijke afschrijvingsregels zijn dan van toepassing. De op te nemen aanschafprijs is normaal gesproken exclusief BTW, omdat u die kunt terugvragen. Dit geldt ook voor de BPM bij een bestelauto, omdat bij aanschaf daarvan geen BPM is betaald. Het kan zijn dat uw onderneming bij investeringen in (bestel)auto’s recht heeft op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) en/of de milieu-investeringsaftrek (MIA).

De investeringsaftrek is een extra aftrekpost. Deze kunt u daarom niet in mindering brengen op de te activeren aanschafprijs.

78

Overige bel astingen

Voor het bepalen van het percentage van de investeringsaftrek is in principe de datum van het aangaan van de investeringsverplichting leidend, zijnde het tekenen van de order of opdrachtbevestiging. U kunt de investeringsaftrek vervolgens nog in dat jaar te gelde maken als uw onderneming de auto in dat jaar in gebruik heeft genomen of een aanbetaling heeft gedaan. Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek Uw onderneming kan recht hebben op de KIA als het in totaal meer dan € 2.300 en maximaal € 306.931 in bedrijfsmiddelen investeert (bedragen 2013). Per afzonderlijk bedrijfsmiddel moet u bovendien minimaal € 450 investeren. Voor investeringen in personenauto’s kunt u de KIA verder alleen claimen als voor de auto een bijtellingspercentage geldt van 0% of 14% volgens de bijtellingspercentages voor 2013. Het percentage van de KIA is afhankelijk van het totale investeringsbedrag in een bepaald jaar.

investeringsdatum

ingebruikname

bedrijfsmiddelen

jaar

Bij omvangrijke investeringen kan het voor toepassing van de investeringsaftrek zinvol zijn om de investeringen te spreiden over meerdere jaren.

Milieu-investeringsaftrek Van de MIA kunt u gebruikmaken als uw onderneming investeert in een (bestel)auto waarvoor een loonbelastingbijtelling wegens privégebruik geldt van 0% of 14% volgens de bijtellingspercentages voor 2013. Voor een auto met nihilbijtelling kunt u een milieu-investeringsaftrek claimen van 36%. Voor een auto met 14% bijtelling is dat 13,5%. Als u de aangeschafte (bestel)auto binnen vijf jaar na het begin van het jaar van aanschaf verkoopt, wordt de investeringsaftrek gedeeltelijk ongedaan gemaakt. Dit gebeurt door het aangeven van een desinvesteringsbijtelling ter grootte van het percentage dat destijds als investeringsaftrek is geclaimd, vermenigvuldigd met de verkoopprijs.

79

nihilbijtelling

desinvesteringsbijtelling

Auto van de zaak

8.4 Herinvesteringsreserve verkoop

vennootschapsbelasting

afschrijving

voornemen

drie jaar

Als uw onderneming de (bestel)auto verkoopt, behaalt u mogelijk een boekwinst, zijnde het verschil tussen de verkoopprijs en de fiscale boekwaarde van de auto. Deze boekwinst is in principe direct belast met vennootschapsbelasting, maar door het vormen van een herinvesteringsreserve voorkomt u deze heffing. Bij de eerstvolgende aanschaf van een bedrijfsmiddel na de verkoop van de oude (bestel)auto, boekt u vervolgens de gevormde herinvesteringsreserve als eerste afschrijving af op de aanschafprijs ervan. Om deze fiscale herinvesteringsfaciliteit te gebruiken, moet uw onderneming aan de volgende voorwaarden voldoen: ▪▪ Uw onderneming moet het voornemen hebben om te herinvesteren. U moet dit kunnen bewijzen, dus is het raadzaam om dit voornemen schriftelijk vast te leggen inclusief bijvoorbeeld informatie over de mogelijke herinvestering. ▪▪ De gevormde herinvesteringsreserve moet binnen drie jaar na afloop van het boekjaar van verkoop van de oude (bestel)auto worden gebruikt voor investering in een nieuw bedrijfsmiddel. Gebeurt dat niet, dan valt de reserve vrij. ▪▪ De boekwaarde van het vervangende bedrijfsmiddel moet na het afboeken van de herinvesteringsreserve ten minste gelijk zijn aan de boekwaarde van de verkochte auto.

De voorwaarde dat u moet herinvesteren in een bedrijfsmiddel met dezelfde economische functie geldt bij (bestel)auto’s niet, omdat daarop in tien jaar of korter wordt afgeschreven. U kunt de bij verkoop gevormde herinvesteringsreserve dus ook voor iets anders gebruiken.

keuze

De herinvesteringsfaciliteit is een keuze. U kunt er dus ook voor kiezen om de faciliteit niet toe te passen en de behaalde boekwinst direct in de winst te laten vallen.

80

Overige bel astingen

Wisselwerking Houd er rekening mee dat gebruik van een herinvesteringsreserve bij aanschaf van een bedrijfsmiddel ertoe leidt dat uw onderneming slechts investeringsaftrek kan krijgen over de aanschafprijs van dat bedrijfsmiddel, verminderd met de afgeboekte herinvesteringsreserve. Als u er mee instemt dat de desinvesteringsbijtelling te zijner tijd ook wordt berekend over de daadwerkelijke verkoopprijs in plaats van over de boekwaarde, kunt u op verzoek echter de investeringsaftrek claimen over de normale aanschafprijs.

investeringsaftrek

Soms kan het voordelig zijn om zo’n verzoek juist niet te doen, omdat daardoor het investeringsbedrag lager is en u in het betreffende jaar wellicht net onder het investeringsaftrekplafond blijft of van een gunstiger investeringsaftrekpercentage gebruik kunt maken.

8.5 Afschrijving U moet een inschatting maken van de verwachte gebruiksperiode van de (bestel)auto en de restwaarde. Die gebruiksduur zal sterk afhangen van de aard van uw onderneming en hoe intensief de auto gebruikt zal worden. De afschrijvingsmethode die het meest gebruikt wordt, is dat u het verschil tussen de aanschafprijs en de restwaarde in gelijke delen (lineair) afschrijft over de gebruiksduur. Vooral voor leasemaatschappijen bestaan er daarnaast nog andere afschrijvingsmethoden, waarbij de afschrijving degressief plaatsvindt, bijvoorbeeld in de vorm van een vast percentage van de boekwaarde. Beperkt Sinds 2007 is de afschrijving ook op (bestel)auto’s beperkt. U kunt per jaar maximaal 20% van de aanschafprijs afschrijven.

81

inschatting

Auto van de zaak

In de praktijk zult u niet snel tegen die beperking aanlopen omdat de auto’s die zakelijk worden aangeschaft vaak (relatief) nieuwe auto’s zijn, waarvan de verwachte levensduur vaak ten minste vijf jaar of meer is.

versneld

nihilbijtelling

gecompenseerd

Willekeurig Op sommige soorten investeringen – bijvoorbeeld milieuinvesteringen – en als startende onderneming mag u willekeurig afschrijven. De afschrijvingen mogen in die situaties willekeurig plaatsvinden, dat wil zeggen dat u zich niet aan de normale afschrijvingsregels hoeft te houden en de (bestel)auto bijvoorbeeld versneld mag afschrijven. Dat kan uw onderneming een liquiditeits- en rentevoordeel opleveren. De willekeurige afschrijvingsfaciliteit voor milieu-investeringen is dit jaar bij investeringen in (bestel)auto’s alleen van toepassing als het een auto betreft waarvoor een bijtellingspercentage geldt van 0% volgens de bijtellingspercentages voor 2013. Deze (bestel)auto’s kunt u voor maximaal 75% van de aanschafkosten willekeurig afschrijven. Tijdelijke maatregel Door de economische crisis zijn ondernemingen wat huiverig om te investeren. Staatssecretaris Weekers van Financiën wil dat veranderen en heeft daarom besloten dat u versneld kunt afschrijven als u in de periode van 1 juli 2013 tot en met het einde van het jaar investeert in een bedrijfsmiddel. De regeling geldt zowel voor ondernemingen in de vennootschapsbelasting als voor ondernemers in de inkomstenbelasting. In 2013 kunt u door deze regeling maximaal 50% van het bedrag van de investering in één keer afschrijven. Het voordeel is dat daardoor u in 2013 minder belasting hoeft te betalen door een hogere afschrijving. Dit wordt gecompenseerd in de latere jaren, omdat u dan minder kunt afschrijven. Maakt u gebruik van deze willekeurige afschrijving, dan geldt wel als voorwaarde dat u de investering voor 1 januari 2016 in gebruik moet hebben genomen.

82

9 Bijzondere situaties Rondom de auto van de zaak kunnen zich allerlei zaken voordoen waar u actie op moet ondernemen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de auto als een werknemer door schorsing of ziekte een langere periode afwezig is? En hoe moet u het aanpakken als een werknemer schade oploopt aan zijn auto van de zaak? Ook kan de situatie zich voordoen dat uw onderneming moet bezuinigen op ter beschikking gestelde auto’s... Als het gaat om een auto van de zaak die uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, kunt u deze naar eigen inzicht inzetten. Kan de werknemer door omstandigheden niet werken, dan heeft hij ook niet langer recht op de auto. Die heeft hij immers alleen om zijn werkzaamheden uit te voeren. In de praktijk komt deze constructie niet zo vaak voor. De meeste werknemers gebruiken de auto van de zaak ook privé. In dat geval liggen de zaken anders. Het privégebruik van de auto vormt ‘loon in natura’ en zo’n voordeel kunt u de werknemer in principe niet afnemen zolang de arbeidsovereenkomst loopt. Daarom moeten hier van tevoren afspraken over worden gemaakt.

9.1 Ziekte Of een werknemer tijdens zijn ziekte de beschikking houdt over de auto van de zaak die hij ook privé gebruikt, hangt helemaal af van de daarover gemaakte afspraken. Meestal laten werkgevers de werknemer de auto behouden bij kortdurende ziekte. Als het ernaar uitziet dat de ziekte enige tijd gaat duren, neemt de werkgever de auto vaak in beslag.

83

Auto van de zaak

vervanger

vergoeding

Dit zal ook het geval zijn als er een vervanger is aangesteld om de taken van de zieke werknemer waar te nemen en deze vervanger de auto nodig heeft. Zorg ervoor dat u dit van tevoren goed met de werknemers kortsluit. Bovendien moet u nagaan of de werknemer door het inleveren van de auto recht heeft op een vergoeding, aangezien u een stukje loon in natura bij hem wegneemt.

Gevolgen voor de bijtelling Zodra een werknemer tijdens het dienstverband niet langer over de auto van de zaak beschikt, moet u de bijtelling wegens privégebruik stopzetten. Dit kan betekenen dat er voor dat jaar achteraf gezien helemaal geen bijtelling is verschuldigd. Dat kan zelfs betekenen dat u voorgaande maanden waarin al is bijgeteld moet corrigeren. Gaat een vervanger vervolgens in de auto rijden, dan moet u voor hem mogelijk gaan bijtellen wegens privégebruik.

stopzetten

9.2 Onbetaald verlof ouderschapsverlof

Als de werknemer met onbetaald verlof – zoals ouderschapsverlof – gaat, heeft hij die periode geen recht op loon en daardoor vervallen ook andere beloningen, zoals het recht op vakantiebijslag en de opbouw van vakantiedagen.

Wat er met de auto van de zaak gebeurt, hangt af van of het om een aaneengesloten periode van onbetaald verlof gaat of om deeltijdverlof.

aaneengesloten

Periode U mag verlangen dat een werknemer de auto inlevert aan het begin van een aaneengesloten periode van onbetaald verlof. De bijtelling vervalt dan gedurende de maanden waarin de

84

Bijzondere situaties

auto is ingeleverd. Als de werknemer de auto tijdens het verlof behoudt, loopt de bijtelling gewoon door. Om de auto te mogen blijven gebruiken, moet de werknemer dan maandelijks een bedrag aan uw onderneming betalen.

betalen

U kunt er ook voor kiezen om dit via een personeels­lening te regelen. Zo’n eigen bijdrage voor het privégebruik mag niet hoger zijn dan de bijtelling. U kunt deze eigen bijdrage met de bijtelling verrekenen.

Bij gespreid onbetaald verlof mag de werknemer de auto van de zaak privé blijven gebruiken. Doordat de werknemer op de verlofdagen niet zakelijk reist, hoeft u geen brandstofkosten te betalen. In deze situatie wordt er meestal geen eigen bijdrage van de werknemer gevraagd. Verrekenen Als een werknemer onbetaald verlof heeft en dus tijdelijk weinig loon in geld ontvangt, moet u letten op de gevolgen voor de bijtelling wegens privégebruik. Heeft de werknemer in die periode een auto ter beschikking, dan is hij gewoon loonbelasting/premie volksverzekeringen verschuldigd over de bijtelling. Het kan dan gebeuren dat er te weinig loon in geld is om deze inhoudingen mee te verrekenen. Dit lost u op door op normale wijze de hoogte van de bijtelling en de daarover verschuldigde inhoudingen te berekenen. In een later tijdvak, als de werknemer weer voldoende loon in geld ontvangt, kunt u de eerder niet-ingehouden heffingen verrekenen met het nettoloon van de werknemer, zodat hij over het totaal genomen toch alles netjes betaalt.

brandstof­ kosten

te weinig loon in geld

9.3 Vergoeding Om welke reden het inleveren van de auto van de zaak tijdens het dienstverband ook gebeurt, u moet nagaan of uw werknemer recht heeft op een vergoeding. Aangezien het

85

inleveren

Auto van de zaak

compenseren

privégebruik van de auto loon in natura is, is de logische consequentie van teruggave ervan dat de werknemer loonverlies lijdt. Dit loonverlies moet uw onderneming compenseren, tenzij u vooraf met de werknemers heeft afgesproken dat dit niet gebeurt. Zo’n vergoeding moet u – ongeacht de hoogte ervan – altijd als loon beschouwen. U moet er dus loonheffingen over inhouden en afdragen.

vergoeding

Hoogte Er zijn geen eenduidige regels voor het bepalen van de hoogte van de vergoeding als de werknemer zijn auto van de zaak moet inleveren. Dit betekent dat u zelf moet vaststellen wat een redelijke compensatie is.

loonverlies

U kunt hiervoor als maatstaf de bijtelling wegens privégebruik hanteren. Of u neemt uit de lijsten ‘autokosten nieuwe auto’s’ van de ANWB het gemiddelde bedrag dat het per maand kost om in een bepaalde auto te rijden. Of u neemt de kosten voor openbaar vervoer als leidraad.

vergelijking

Het vooraf maken van een goede vergelijking tussen de genoemde mogelijkheden kan een behoorlijke kostenbesparing opleveren, zeker aangezien de prijs van de auto en de reisafstand tot verschillende uitkomsten kunnen leiden.

9.4 Uitdiensttreding

inleveren boeteclausule

Zorg ook dat u in de autoregeling vastlegt wat er gebeurt als de werknemer wordt ontslagen, op non-actief wordt gesteld of (vrijwillig) vertrekt. Moet hij zijn auto van de zaak dan onmiddellijk inleveren? Dat is wel het verstandigst. Het kan ook geen kwaad om in het contract een boeteclausule op te nemen voor het geval de auto later dan afgesproken wordt ingeleverd. Als een werknemer in de loop van het jaar uit dienst gaat, moet u de bijtelling voor het privégebruik naar rato berekenen (zie hoofdstuk 3.1).

86

Bijzondere situaties

Carpoolen met de auto van de zaak Ook bij de situatie dat werknemers carpoolen om naar hun werk te komen, moet u even opletten wat de fiscale consequenties zijn. Als een werknemer met een auto van de zaak op eigen initiatief collega’s laat meerijden, kunt u de meerijders een onbelaste vergoeding van maximaal €  0,19 per zakelijke kilometer geven. Aan de chauffeur niet, aan hem heeft uw onderneming immers al een auto ter beschikking gesteld.

op eigen initiatief

Vervoer vanwege de werkgever Organiseert uw onderneming dat een werknemer met een auto van de zaak zijn collega’s ophaalt, dan is er sprake van vervoer vanwege de werkgever. De meerijders kunnen dan geen onbelaste kilometervergoeding krijgen.

werkgever organiseert

Verkopen Het is ook verstandig om even stil te staan bij de vraag wat er met de auto zelf gebeurt. Meestal komt de datum van uit dienst gaan bijvoorbeeld niet precies overeen met het aflopen van het leasecontract van de auto. Zolang dit contract doorloopt, heeft u dus nog te maken met alle kosten die eruit voortvloeien. Een veelgebruikte oplossing hiervoor is het verkopen van de auto aan de vertrekkende werknemer. Voor de werknemer is dat vaak aantrekkelijk; hij kent de auto en weet zeker dat die in goede staat verkeert. Wel moet u natuurlijk controleren of het leasecontract dat u heeft gesloten zo’n constructie toestaat.

U kunt ook afspreken dat de werknemer de auto verplicht meeneemt naar een nieuwe werkgever. De eventuele opvolger kan dan een nieuwe auto uitkiezen.

87

leasecontract

verkoop

Auto van de zaak

doorschuiven

handel

Collega Kan of wil de werkgever de auto niet aan de vertrekkende werknemer verkopen of meegeven, dan kunt u proberen het voertuig door te schuiven naar een collega of opvolger die in aanmerking komt voor een auto. Gebruikte auto’s kunt u prima inzetten voor een nieuwe werknemer of een werknemer die voor het eerst een auto van de zaak rijdt. Op die manier wordt het leasecontract van werknemers die voortijdig vertrekken, toch uitgediend. Verkopen Lukt doorschuiven niet of is er geen andere werknemer die de auto nodig heeft, dan kunt u nog overwegen om het leasecontract te verkopen aan een andere werkgever. Op internet bestaat inmiddels een levendige handel in leasecontracten.

Belast verkoopvoordeel Bij het verkopen van een auto van de zaak aan een vertrekkende werknemer moet u opletten dat u de wagen niet bij wijze van afscheidscadeau voor een prikkie aan hem overdoet. Als de Belastingdienst kan aantonen dat de verkoopprijs lager is dan de waarde in het economisch verkeer van de auto – de prijs die de werknemer ervoor op de vrije markt zou moeten betalen – is er namelijk sprake van belast loon. Over het verschil moet u dan loonheffingen inhouden of deze voor uw rekening nemen door het voordeel te bruteren (of onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling).

waarde in het economisch verkeer

9.5 Schade

aansprakelijk

Eén van de kwesties die rond de auto van de zaak vaak spelen, is wie er aansprakelijk is in het geval van schade. Uw onderneming is in principe verantwoordelijk als de schade is ontstaan tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Hoe-

88

Bijzondere situaties

wel deze hoofdregel duidelijk lijkt, levert de praktijk vaak meningsverschillen over de aansprakelijkheid op. Hierdoor komt het uiteindelijk op een rechter aan om een oordeel over de kwestie te vellen. Uitvallen De Hoge Raad heeft bijvoorbeeld in een specifieke zaak (ECLI (verkort): BB6178) geoordeeld dat de terugreis na een teamvergadering ’s avonds niet als werktijd kwalificeerde. De werkgever was hierdoor niet aansprakelijk voor de opgelopen schade als gevolg van een auto-ongeluk dat op weg naar huis had plaatsgevonden. De werknemer haalde nog aan dat het om een vergadering buiten werktijd ging en dat hij erna thuis ook nog aan het werk moest. Maar voor de Hoge Raad veranderde de terugreis hierdoor niet als vervoer ter uitvoering van een verplichting uit de arbeidsovereenkomst. Bovendien verplichtte de arbeidsovereenkomst de werknemer niet om met de (lease)auto te rijden, noch stonden er specifieke regels rond de vergoeding van het vervoer met een (lease)auto in. Ook stond niet vast dat de gemaakte reistijd als overwerk kon worden geclaimd. Volgens de Hoge Raad ging het hier om regulier woon-werkverkeer, waarvoor de werknemer de verantwoordelijkheid droeg. In een vergelijkbare zaak (ECLI (verkort): AE2113) werd een werkgever wél aansprakelijk gesteld voor de door de werknemer opgelopen schade tijdens woon-werkverkeer.

rechter

geen werktijd

woon-werk­ verkeer

Het hangt dus altijd van de specifieke situatie af hoe het oordeel van de rechter uitvalt in het geval van aansprakelijkheidskwesties rondom de auto van de zaak.

9.6 Bezuinigingen In deze tijden van crisis zullen werkgevers ongetwijfeld nagaan of alle werknemers met een auto van de zaak deze ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun werk. Is dat niet het

89

crisis

Auto van de zaak

aanpassen

grotere afname tweedehands

flexibel

schorsen

belonen begrenzen

geval, dan is het meestal niet raadzaam – of überhaupt mogelijk – om dat voor de huidige werknemers aan te passen. Voor nieuwe werknemers kan dat wel. Andere manieren om creatief te besparen op de kosten van auto’s van de zaak zijn: ▪▪ het vragen van een eigen bijdrage voor privégebruik; ▪▪ het verhogen van het instapniveau voor het in aanmerking komen voor een auto van de zaak; ▪▪ het beperken van het aantal (lease)categorieën in de autoregeling, waardoor uw onderneming gunstigere contracten met dealers kan maken aangezien een grotere afname van een bepaald merk meestal voordeliger is; ▪▪ het kiezen voor tweedehands leaseauto’s of voor kleinere of goedkopere auto’s, die vaak een stuk zuiniger zijn; ▪▪ het verlengen van het leasecontract in plaats van een nieuw contract te sluiten, wat vaak tegen een gunstiger tarief kan; ▪▪ het sluiten van een flexibel leasecontract, zodat u het gemakkelijker kunt stopzetten of verkorten. Ondanks de maandelijkse toeslag die u voor een flexibel contract betaalt, is dit meestal voordeliger dan een afkoopsom te moeten betalen bij vroegtijdige beëindiging van een vast contract; ▪▪ het schorsen van leaseauto’s die niet worden gebruikt, zodat u geen houderschapsbelasting/verzekeringspremie betaalt en vaak maar een deel van het leasebedrag; ▪▪ het belonen van goed rijgedrag om zo brandstof te besparen; ▪▪ het begrenzen van de tankpas, waardoor bijvoorbeeld tanken bij de duurdere tankstations niet langer mogelijk is of smeermiddelen niet langer worden vergoed.

Met dit soort maatregelen maakt u zich niet populair bij werknemers, maar soms heeft u geen andere keuze. Het is in elk geval raadzaam om de wijzigingen te laten gelden voor nieuwe werknemers. Uw huidige werknemers kunt u dan compenseren door een overgangsregeling te treffen.

90

Bijzondere situaties

Wijzigen Bedenk wel dat het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden alleen bij hoge uitzondering mogelijk is. Er moet namelijk sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang volgens artikel 7:613 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Verder mag u geen verboden onderscheid maken tussen fulltimers en parttimers of een ander onderscheid tussen werknemers dat niet op het werk gericht is, tenzij zo’n onderscheid objectief gerechtvaardigd is. Financieel-economische overwegingen zijn bijvoorbeeld geen objectieve rechtvaardiging voor onderscheid op grond van arbeidsduur.

zwaarwegend bedrijfsbelang

objectief

Verschil bij intrekken of wijzigen Het kan uitmaken of u een arbeidsvoorwaarde intrekt of alleen wijzigt. Een werknemer heeft er meestal groot belang bij om een bepaalde arbeidsvoorwaarde te behouden. Als die arbeidsvoorwaarde opeens wordt ingetrokken, kan dit voor hem tot grote (financiële) schade leiden. Bij een wijziging van de arbeidsvoorwaarde kan het belang van de werknemer echter gering(er) zijn. Heeft uw onderneming er veel belang bij om de arbeidsvoorwaarde te wijzigen én blijft de schade voor de werknemer beperkt, dan maakt u meer kans bij de rechter. Voortzetting van de arbeidsvoorwaarden kan immers soms in redelijkheid niet van werkgevers worden geëist.

schade

Beding Als u een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst heeft opgenomen, mag u alsnog de arbeidsvoorwaarden alleen wijzigen als daar een zwaarwichtige reden voor is (artikel 7:613 BW). Dit is bijvoorbeeld het geval als de financiële situatie van uw onderneming penibel is en het ongewijzigd laten van de arbeidsvoorwaarden tot ontslagen of faillissement zou leiden. Uiteraard kijkt de rechter altijd naar de specifieke feiten en omstandigheden. Het helpt ove-

91

financiële situatie

Auto van de zaak

ondernemingsraad

wijzigingsvoorstel

rigens als de ondernemingsraad (OR) uw voorstel tot verschraling van de autoregeling steunt, dus bespreek samen de mogelijkheden. Als de continuïteit van uw onderneming op het spel staat, is de OR eerder geneigd om akkoord te gaan met bezuinigingen. Voorstel Heeft u in de arbeidsovereenkomst geen expliciete afspraken gemaakt over het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden, dan wordt het lastig. U moet in elk geval aan de OR een wijzigingsvoorstel doen. Bovendien moet u met iedere individuele werknemer tot een oplossing zien te komen.

Een werknemer die het oneens is met de wijziging kan altijd naar de rechter stappen, hoewel deze hem minder snel gelijk geeft als de OR het met de wijziging eens was.

compensatie

voorwaarden

bevoegdheid

Zorg altijd voor een goede onderbouwing van de wijziging en tref bijvoorbeeld een overgangsregeling ter compensatie. De kans is dan groter dat de rechter u in het gelijk stelt. Van een werknemer kan immers verlangd worden dat hij een redelijk voorstel tot wijziging accepteert. Geldig De (lease)autoregeling is vaak in het personeelsreglement of personeelshandboek opgenomen. Om te kunnen spreken van een geldige wijziging in de autoregeling van uw onderneming moet aan elk van de volgende voorwaarden worden voldaan: ▪▪ Het personeelsreglement of -handboek is in de arbeidsovereenkomst van toepassing verklaard. ▪▪ De arbeidsovereenkomst geeft de werkgever de bevoegdheid om de arbeidsvoorwaarden in het reglement aan te passen. ▪▪ De redenen voor de wijzigingen zijn zó zwaarwegend dat de belangen van de werknemer moeten wijken.

92

Register 30%-regeling 35 aangifte 67, 70, 72 aanschaf 10, 69 aanschafprijs 31, 32, 78, 80, 81 aansprakelijkheid 89 aantonen 40 aardgas 77 accijnsvoordeel 77 afdrachtvermindering 35, 60 af fabriek 27 afkoopsom 90 afschrijving 12, 70, 76, 80, 81 afspraak 9, 13, 18, 49, 43, 45, 46 aftrek 69, 73, 74 aftrekpost 34, 78 arbeidsovereenkomst 44, 71, 83, 89 arbeidsvoorwaarde 13, 91 balans 78 belastingrente 64, 39, 63, 64, 65 beroep 63, 67 beschikking 54 besparen 90 bestelauto 49, 78 betaalverzuimboete 63 bewijs 37, 40, 45, 56, 58, 80

bezwaar 63 bijtelling 9, 12, 19, 23, 37, 47, 49, 51, 58, 59 bijzondere voertuigen 44 blackbox 41 boete 14, 39, 55, 59, 61, 63, 64, 65, 68 BPM 27, 44, 70, 75, 76, 77, 78 BPM-korting 77 brandstof 10, 12, 15, 16, 31 BTW 27, 69, 71, 76, 78 BTW-correctie 69, 70, 71, 72, 73, 74 buitenland 17 carpoolen 87 cassatie 63 catalogusprijs 72, 75 cataloguswaarde 14, 62, 68, 70, 76 CO2-uitstoot 28 compensatie 92 controle 22, 39, 40, 41, 42, 44, 45, 47, 49, 50, 52, 55 correctie 26, 33, 38, 42, 63, 67, 68 corrigeren 60, 69, 84 desinvesteringsbijtelling 79 dieseltoeslag 77 doorlopend afwisselend gebruik 50, 57, 58 doorschuiven 88

93

Auto van de zaak

eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden 91, 92 eenzijdig wijzigingsbeding 91 eerste tenaamstelling 28, 30 eigen auto 10, 11 eigen bijdrage 15, 17, 19, 21, 31, 32, 34, 44, 56, 62 eindheffing 15, 50, 57 financiële lease 12 forfait 33, 35, 70, 71, 72 gebruik door derden 13 gebruikelijkloonregeling 36 gebruikersovereenkomst 14, 20, 22 gelijkheidsbeginsel 69 gemengd gebruik 74 gevrijwaard 65 Goederenvervoer 56 goed werkgeverschap 15 grove schuld 62 heffingsrente 64 Hoge Raad 11 hoger beroep 63 in dienst 43 inkomstenbelasting 34, 60, 62, 69 inschatting 81 intermediaire kosten 16 intrekken 51, 53, 65 investeringsaftrek 78, 81 invorderingsrente 67

94

kilometerstand 40 kilometervergoeding 10, 14 kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) 78 kosten 10 leasecontract 87, 90 leasemaatschappij 12, 75, 17 levensloopregeling 36 loonadministratie 40, 52, 53, 59 loonbelasting 14, 23, 32, 33, 39, 55, 60, 65 looncontrole 23 loonheffingen 10, 12, 20, 23, 33, 55, 57, 60, 61, 62, 63, 65, 66, 67, 68 loon in natura 10, 23, 83, 84, 86 margeauto 72 milieu-investeringsaftrek (MIA) 78 MRB 75, 78 naheffing 23, 32, 38, 40, 43, 54, 59, 63, 65, 66 nihilbijtelling 79 onbelaste vergoeding 87 onbetaald verlof 84 onderbouwing 92 onderhoud 18, 69, 72 ondernemingsraad 92 ontslag 86 Operationele lease 12 Opgaaf gegevens voor de loonheffingen 60

REGISTER

tankpas 90 Terbeschikkingstelling 9 terugvorderen 73 terugwerkende kracht 53 tweedehands 90

vakantie 17, 42, 47 vakantiebijslag 36, 84 vennootschapsbelasting 80, 82 verbod op privégebruik 39, 49, 55 verbruik 69 vereenvoudigde rittenregistratie 54 vergoeding 84, 85, 86, 89 vergrijpboete 62, 65 verhalen 14, 18, 61 verkeersboete 14 Verklaring geen privégebruik auto 37, 38, 43, 46, 49, 51, 64, 65, 66 Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto 50, 52, 53, 65, 66 verkoop 79, 80, 81, 87, 88 verrekenen 85 vervangende auto 25 vervoer vanwege de werkgever 87 verzekering 90 verzekeringen 12 verzuimboete 65, 66, 68 voorbeeld 55 voorbeeldovereenkomst 44 Vrije bewijsleer 46 vrije ruimte 10, 15, 16, 20 vrijstelling 73, 78 vrijwillige verbetering 63

uit dienst 43 uiterste betaaldatum 60 uitstel van betaling 67

waarde in het economisch verkeer 28, 56, 88 wachtdienst 48

opzet 14, 18, 19, 62, 65 ouderschapsverlof 84 overgangsregeling 90, 92 parkeerkosten 19 pensioen 36 personeelslening 85 personenauto 79 premies werknemersverzekeringen 15, 33, 60, 61 privégebruik 20, 23, 24, 25, 31, 45, 69, 70, RDW 28, 76 restwaarde 81 rittenregistratie 15, 38, 40, 41, 42, 45, 46, 51, 57, 66 routeplanner 40 sanctie 55 schade 18 schorsen 90 secundaire arbeidsvoorwaarde 11 startende onderneming 82 strafvervolging 62

95

Auto van de zaak

werkelijk privégebruik 70 werkkostenregeling 10, 15, 16, 20, 34 werkplek 24 Wet uniformering loonbegrip 35, 60 Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto 38, 39 willekeurige afschrijving 82

96

wisselen 25 woon-werkverkeer 14, 24, 48 youngtimers 28 ziekte 83 zwaarwegend bedrijfsbelang 91 zwaarwichtige reden 91