Themadossier FA Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor administrateurs, controllers en andere financiële professionals

Fr audebestrijding

Themadossier FA Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor administrateurs, controllers en andere financiële professionals Hoofdredacteur Samuël van Daalen Eindredactie Ravestein & Zwart Medewerkers Jasmijn Bovendeert, Bastiaan Geleijnse, Olga Koppenhagen, John Reid, Ramses Reijerman, Marianne SchiltmansVerhoeven, Nicole Slagboom, Esther van Tienen, Jean-Marc van Tol, Remco Visschers, Richard van Zijll de Jong

(Proef)abonnementen kunnen ­ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. Abonnementen zijn zakelijk en derhalve is de consumentenwetgeving niet van toepassing. Rendement behoudt zich het recht voor om prijzen en inhoud van de algemene voorwaarden te wijzigen. U kunt onze algemene voorwaarden en privacybeleid ook nalezen op www.rendement.nl/av. ISSN 1574-1419

Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier FA Rendement verschijnt 6× per jaar. De prijs voor een abonnement op Dossier FA Rendement bedraagt voor abonnees op FA Rendement € 179 per jaar. Losse nummers: € 49. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW.

© 2013 Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel:. (010) 243 39 33 fax: (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] website: www.rendement.nl Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele ­fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

fr audebestrijding

Bewapening tegen fraude noodzakelijk

Rendement incompany-trainingen

Geslaagd op de zaak!

Uw mensen hoeven niet op pad om verder te komen U wilt investeren in de kennis en vaardigheden van een groep medewerkers? Kies dan voor een incompany-training van Rendement. U zorgt voor de locatie, wij voor de rest. Niet alleen betaalt u een veel lager tarief, maar u bespaart ook nog eens fors op reistijd en -kosten. Nóg een voordeel: we kunnen de inhoud van de training exact afstemmen op de behoefte van uw organisatie. Een incompany-training is bovendien laagdrempelig voor uw medewerkers, terwijl het gezamenlijk deelnemen goed is voor de onderlinge motivatie.

Kijk voor meer info op www.rendement.nl/incompany

Rendement is Cedeo-erkend.

Voorwoord Fraude kost het bedrijfsleven ieder jaar veel geld. Geld dat uw onderneming niet meer op een andere manier kan gebruiken. Geld dat uw onderneming in deze tijd van economische crisis misschien wel hard nodig heeft. En juist die crisis werkt fraude in de hand. Eén op de zeven ondernemingen in Nederland heeft met fraude te maken. Toch doet maar net iets meer dan de helft van alle ondernemingen onderzoek naar de risico’s. En dat terwijl fraude jaarlijkse handenvol geld kost. Werknemers vormen een grote risicogroep. In Nederland is bijna driekwart van de fraudegevallen binnen ondernemingen toe te schrijven aan werknemers. Sommige werknemers zullen in de verleiding komen om de resultaten via fraude te beïnvloeden, andere hebben persoonlijke financiële problemen, waardoor ze bijvoorbeeld onterecht overuren of onkosten declareren. Fraude bestrijden en – nog beter – fraude voorkomen, moet hoog op uw prioriteitenlijstje staan. Heeft uw onderneming al een fraudeprotocol opgesteld? Zo’n protocol maakt in ieder geval duidelijk dat uw onderneming integriteit hoog in het vaandel heeft staan. Naast duidelijk herkenbare vormen van fraude kan er ook sprake zijn van verborgen fraude. Toch blijkt verborgen fraude niet onzichtbaar. Bijna iedere werknemer neemt wel eens een pen of kladblok mee van zijn werk. En bijna iedereen maakt wel eens kopietje of een printje voor privédoeleinden of regelt een privéklusje in de baas zijn tijd. Is hier sprake van fraude? De meeste mensen zullen zeggen dat dat niet het geval is. Maar als u niet bijtijds paal en perk aan dit soort zaken stelt, kan het van kwaad tot erger worden. En voor u het weet, is er een bepaalde scheidslijn overtreden en is er wél sprake van fraude. Hoe zorgt u er voor dat de werknemers van uw onderneming fraude gaan herkennen?

5

Veel fraude wordt ook gepleegd in de (digitale) administratie. Denk aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de personeelsadministratie en het ICT-beheer. Welke vormen van fraude er dan zijn? Medewerkers maken onrechtmatig geld over naar hun eigen bankrekening, bijvoorbeeld. Of ze doen zaken met niet-bestaande leveranciers. Of nog erger: ze sturen vitale bedrijfsinformatie naar een concurrent. Na het lezen van dit themadossier weet u hoe u fraude binnen uw onderneming kunt herkennen en op welke manier u daartegen actie kunt ondernemen.

Vaktools helpen u een handje Op rendement.nl/vaktools vindt u in aanvulling op dit themadossier aanvullende informatie en handige formulieren waarmee u fraude binnen uw onderneming effectief te lijf kunt gaan. Bijvoorbeeld: ▪▪ Fraudeprotocol ▪▪ Verzuimprotocol ▪▪ Beveiliging ICT-omgeving ▪▪ Risicoanalyses

Als financiële spil binnen uw onderneming kan en mag u fraude niet missen! Het is ook voor uw onderneming belangrijk om fraude te voorkomen. En lukt voorkomen niet helemaal, dan is het zaak om fraude te herkennen en aan te pakken. In dit themadossier leest u alles over hoe u met fraude in uw onderneming moet omgaan Samuël van Daalen Hoofdredacteur FA Rendement

6

Inhoudsopgave 1

Vormen van fraude 9

2

De fraudeur 13

3

Fraude voorkomen 15

4

Functiescheiding 27

5

Signalen 31

6

Fraude onderzoeken 39

7

Externe hulp 47

8

Frauderen met geld en goederen 53

9

Frauderen met tijd en declaraties 59

10 Frauderen met informatie 69 11 Frauderen met ziekteverzuim 75 12 Werknemers screenen 81 13 Maatregelen nemen 85

Register 93

7

8

1 Vormen van fraude Voorkomen en bestrijden van fraude is een belangrijk onderdeel van uw werk. In elke onderneming komt het namelijk voor, ook in die van u. Om fraude zo veel mogelijk uit te bannen, moet u weten wat de verschillende vormen van fraude zijn. Pas dan kunt u fraude tegengaan, controleren en aanpakken. Doet u niets, dan loopt de fraude uit de klauwen en kan de schade voor uw onderneming groot zijn. Elke onderneming kent een aantal zwakke plekken die extra bescherming nodig hebben tegen fraudeurs. Om op alles voorbereid te zijn, voert u beleid om alle soorten en maten fraude te voorkomen en te bestrijden. Dat begint met voorlichting, maar eindigt waar nodig onverbiddelijk met harde sancties.

zwakke plek

1.1 Typen fraude Als financial kunt u stuiten op fraude met:

▪▪ geld; ▪▪ goederen; ▪▪ tijd; ▪▪ informatie. 1.1.1 Fraude met geld Van de vier fraudevormen is fraude met geld het populairst, gewoonweg omdat het verduisterde geld meteen richting de eigen bankrekening kan. Onrechtmatig verkregen goederen bankrekening moet een fraudeur nog maar ongezien weten te verkopen, voordat hij het bij zijn maandelijkse inkomen kan optellen.

9

fraudebestrijding

Dat is met geld – cash of doorgesluisd naar de eigen bankrekening  – natuurlijk niet het geval.

U zult merken dat een fraudeur vaak kiest voor de fraudevorm die voor hem het gemakkelijkst uit te voeren is en waar hij de meeste gelegenheid voor heeft.

Vormen van fraude

1.1.2 Fraude met goederen Voor sommige werknemers zijn goederen echter gemakkegemakkelijker lijker te krijgen dan geld, bijvoorbeeld omdat ze die gemakkelijk mee kunnen nemen. Zeker als de spullen waardevol

10

vormen van fraude

zijn, kan de verleiding groot zijn iets achterover te drukken. Maar ook minder kostbare zaken zijn gevoelig voor diefstal. Werknemers denken dan dat bijvoorbeeld een pen er best af kan. Maar tel al die pennen maar eens bij elkaar op! Dat kan toch behoorlijk in de papieren lopen.

verleiding

1.1.3 Fraude met tijd Tijdfraude blijkt sinds de opkomst van internet voor steeds internet meer problemen te zorgen. Sommige werknemers zijn geneigd te veel werktijd online door te brengen uit privémotieven. Verder vallen bijvoorbeeld onder tijdfraude het overdrijven van de hoeveelheid overwerkuren en het onterecht overwerkuren ziekmelden. 1.1.4 Fraude met informatie Als uw onderneming te maken krijgt met informatiefraude, gaat iemand anders er met gevoelige bedrijfsinformatie vandoor. Denk maar aan werknemers die bedrijfsinforma- bedrijfs­ tie aan concurrenten verkopen of gebruiken om hun eigen informatie onderneming op te zetten. Door de digitalisering van werk- digitalisering processen is deze vorm van fraude makkelijker geworden en daardoor ook moeilijker te voorkomen.

Toch kunt u voor al deze fraudevormen adequaat (preventie)beleid ontwikkelen zonder constant voor politieagent te moeten spelen. Al is dat soms wel wenselijk.

1.2 Schade bepalen De schade die uw onderneming kan oplopen door fraude, is moeilijk in cijfers uit te drukken. Het begint met de directe financiële schade, maar waar eindigt het? Telt u bijvoorbeeld alleen het geld mee dat een werknemer achteroverdrukte door leveranciers om te kopen? Of neemt u ook de geleden schade aan de reputatie van de onderneming mee en het potentieel aantal misgelopen nieuwe klanten? U merkt het al,

11

directe schade

reputatie

fraudebestrijding

grens

het is moeilijk om een grens te trekken. Maar duidelijk is in ieder geval dat de schade enorm kan zijn.

12

2 De fraudeur Er zijn fraudeurs die per ongeluk voor een open kluis komen te staan en hun hebzucht niet kunnen bedwingen. Maar er zijn ook fraudeurs die volgens een nauwkeurig uitgestippeld plan hun zakken vullen. Om fraude goed aan te pakken, zorgt u ervoor dat u iedereen één stap voor blijft. Dit kan alleen als u zich inleeft in uw doelgroep en de motieven van fraudeurs kent.

2.1 Herkennen Het is niet aan iemand te zien of hij een fraudeur is of niet. Het is hooguit waarschijnlijker dat een accountant eerder met grote bedragen werkt dan een winkelbediende en dat daarmee de omvang van fraude groter zal zijn. Liegen Om een mogelijke fraudeur te herkennen, kunt u letten op iemands neiging om te liegen. Toch levert dit geen concrete handvatten op, zeker omdat iedereen wel eens een leugentje om bestwil vertelt. De kunst is om daardoor heen te prikken. Er bestaan speciale trainingen waarmee u zonder leugendetector toch werknemers op leugens kunt betrappen. Persoonlijkheid U komt ook niet veel verder als u naar persoonlijkheidskenmerken kijkt. Iemand die extravert, vriendelijk en emotioneel stabiel is, lijkt net zo gemakkelijk over de schreef te gaan als iemand die introvert, stug en labiel overkomt.

13

omvang

training

extravert introvert

fraudebestrijding

2.2 Motieven om te frauderen

overeenkom­st

geldingsdrang

Elke werknemer kan zich ontpoppen als fraudeur. In de motieven zitten echter een aantal overeenkomsten. Zo zal de schuldige vaak één van de volgende beweegredenen hebben: ▪▪ financiële problemen door een hoog bestedingspatroon, schulden of ziekte; ▪▪ negatieve gevoelens over de onderneming, het idee niet genoeg doorgroeimogelijkheden te krijgen terwijl anderen promotie maken met frustraties als gevolg; ▪▪ behoefte aan spanning en grensoverschrijdend bezig zijn (dat kan verslavend zijn); ▪▪ geldingsdrang: willen bewijzen het (controle)systeem te slim af te zijn en zwakke plekken te kunnen blootleggen; ▪▪ de club vrienden, kennissen of collega’s waarin de werknemer zit, kan een motief zijn om te frauderen.

2.3 Functie

fraudevorm

Frauderen kan aanlokkelijk zijn voor werknemers van alle niveaus, dus ook voor leidinggevenden of de directie. Wel is er een verband tussen de functie van de werknemer en de fraudevorm. Gewoonweg omdat bepaalde fraudevormen makkelijker uit te voeren zijn in een bepaalde functie.

geaccepteerd

Voorbeeld Het spreekt voor zich dat frauderende leidinggevenden of directeuren een slecht voorbeeld zijn. Doen zij lacherig over het meenemen van wat pennen, dan geven ze werknemers het idee dat dit geaccepteerd gedrag is. Neemt de fraude serieuzere vormen aan, dan schaden ze het imago onder klanten en het vertrouwen van werknemers.

niveaus

Het is dus belangrijk om – zeker ook onder leidinggevenden, managers en de directie – bedacht te zijn op signalen van fraude.

14

3 Fraude voorkomen Fraude voorkomen begint met een risicoanalyse. Zwakke plekken kunt u zo opsporen en beveiligen. Zo creëert u een situatie waarin werknemers geen aanleiding zien om te frauderen. Zorg wel dat u controles inbouwt, zodat u eventuele fraude toch opspoort. Stuit u ondanks al uw preventiemaatregelen op een fraudeur, zorg dan dat u een protocol heeft klaarliggen waarin staat hoe u te werk moet gaan. Fraude pakt u uiteraard het liefste aan voordat het zich openbaart. Dit kan door een doordacht fraudepreventiebeleid te formuleren. In dit hoofdstuk leest u hoe u hiermee aan de slag gaat.

3.1 Analyse Een eerste stap in de strijd tegen fraude is de risicoanalyse. Elke branche kent specifieke fraudevormen en elke onderneming heeft haar eigen zwakke plekken.

branche

Ontdek waar de zwakke plekken van uw onderneming zich bevinden en u maakt kans om eventuele fraudeurs vóór te zijn.

Incidenten Als u een risicoanalyse maakt, kijkt u ook naar eerdere incidenten en bepaalt u waar sprake is van verhoogd risico. Welke vertrouwensfuncties kent uw onderneming bijvoor-

15

verhoogd risico

fraudebestrijding

richtlijnen

beeld en zijn er duidelijke richtlijnen om de fraudegevoeligheid daar zo veel mogelijk te beperken? Hierbij moet u erop letten dat het schriftelijk uitgestippelde beleid ook in de praktijk toepasbaar moet zijn. Bovendien moet voor iedereen duidelijk zijn welke richtlijnen zij moeten volgen.

Opleiding Het is heel goed mogelijk dat u moeite heeft om u in een fraudeur te verplaatsen en de zwakke plekken in uw onderneming te herkennen. Als u meer wilt weten over dit onderwerp, kunt u een workshop, cursus of opleiding overwegen waarin deze onderwerpen aan bod komen. De nodige theorie, praktijkcases en eventueel mogelijke scenario’s vergroten uw inlevingsvermogen en maken het gemakkelijker om zwakke plekken in werkprocessen te herkennen. De investering die dit zal vragen, verdient zich waarschijnlijk snel terug in de praktijk. Het is daarbij wel handig als de workshop of cursus specifiek op uw branche is toegespitst.

praktijkcases

3.2 Fraudeprotocol

sancties

Om fraude te voorkomen, helpt het om mogelijke overtreders te laten weten welke sancties ze riskeren. Dit kunt u doen door een fraudeprotocol op te stellen en te verspreiden. Hierin geeft u aan wanneer iets precies fraude heet en welke stappen onherroepelijk volgen als er fraude wordt geconstateerd.

In het Wetboek van Strafrecht vindt u de term fraude overigens niet terug. Daarin staan alleen specifieke handelingen zoals valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, corruptie, diefstal en verduistering.

16

fraude voorkomen

3.2.1 Grenzen vaststellen Het is belangrijk om in het fraudeprotocol concreet aan te geven wat binnen uw onderneming onaanvaardbaar is. Wat onaanvaard­ gebeurt er bij een indicatie van fraude, wie gaat op onder- baar zoek uit en waar liggen de grenzen? Over het algemeen kunt u bijvoorbeeld stellen dat mensen frauderen die zich te goed doen aan geld of goederen waar ze geen recht op hebben.

Tekst in uw fraudeprotocol U kunt de volgend tekst opnemen in uw fraudeprotocol: ‘[naam van uw onderneming] vindt het zeer belangrijk om fraude te voorkomen en aan te pakken als het zich voordoet. Elke vorm van fraude is onaanvaardbaar. Als het naar buiten komt, kan het flinke gevolgen hebben voor de beeldvorming van contacten en (toekomstige) klanten. Bovendien lokt niet adequaat reageren op fraude nieuwe gevallen van fraude uit. [naam van uw onderneming] voert een speciaal beleid bij constatering van mogelijke fraude.

tekst fraudeprotocol

Wat wij verstaan onder fraude Fraude komt in verschillende gedaanten voor. De basis ervan is echter steeds dezelfde: mensen eigenen zich geld of goederen toe waar ze geen recht op hebben en tasten daardoor de rechten van anderen aan. Ze doen dat door bijvoorbeeld meer overuren op te voeren dan ze hebben gemaakt, door kostenposten op te voeren terwijl die kosten niet zijn gemaakt of gevoelige informatie door te geven aan derden. Daardoor benadelen ze [naam van uw onderneming] in de uitvoering van haar werkzaamheden.’

Het helpt om voorbeelden te geven, zodat werknemers weten waar grenzen liggen. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die onnodige kostenposten opvoeren, of goederen afschrijven die nog in goede staat verkeren, voor andere collega’s uitklokken of onterecht zaken declareren.

17

voorbeelden

fraudebestrijding

3.2.2 Procedure In het protocol beschrijft u de procedure die zal volgen bij onderzoek vaststelling van fraude. Meestal begint het met een onderzoek en de beslissing of strafrechtelijke vervolging nodig is of niet. Onrechtmatig verkregen geld of goederen kan uw terugvorderen onderneming terugvorderen. Sancties Leg ook duidelijk vast welke sancties uw onderneming de werknemer op kan leggen en wanneer. Ontslag op staande voet kan een uiterste maatregel zijn (zie hoofdstuk 13 voor meer informatie over mogelijke sancties).

Tekst in uw fraudeprotocol In het fraudeprotocol kunt u de procedure als volgt opnemen: ‘Wat wij doen bij fraude: Als er onregelmatigheden worden geconstateerd, zal de zaak eerst intern worden onderzocht. Bij een vermoeden van fraude worden maatregelen genomen. Er zal in elk geval aangifte worden gedaan, zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en vervolgd. Er zal een ontslagprocedure worden gestart als blijkt dat de fraude is gepleegd door een werknemer van [naam van uw onderneming]. Daarnaast zal [naam van uw onderneming] het verduisterde bedrag vermeerderd met gemaakte kosten verhalen op de frauderende partij. Indien noodzakelijk, zal beslag worden gelegd op de (onroerende) goederen van de frauderende partij.

tekst fraudeprotocol

vermoeden

Bekendmaking Het fraudeprotocol wordt gepubliceerd op het intranet van [naam van uw onderneming]. Ook krijgen alle werknemers het protocol per post. Het fraudeprotocol zal daarnaast worden gepubliceerd op de internetsite van [naam van uw onderneming].’

18

fraude voorkomen

3.2.3 Beroepen Voor sommige beroepen (zoals accountants) geldt dat het fraudeprotocol altijd op de website van de onderneming website moet staan. Alleen interne verspreiding is niet voldoende.

Hulp nodig bij het fraudeprotocol? Een model fraudeprotocol is beschikbaar op de website van Rendement. U kunt het model downloaden op rendement.nl/vaktools.

3.3 Fraudefunctionaris Om fraude in de hand te houden, is het handig als één persoon zich binnen de onderneming bezighoudt met fraudepreventie. Dat kan een speciaal daarvoor aangenomen fraudefunctionaris zijn. Maar dat hoeft niet per se. Zeker in kleinere ondernemingen is het geen dagtaak. Het is logisch dat een financial fraudepreventie in zijn takenpakket heeft, bijvoorbeeld de controller of het hoofd van de administratie. Goede kans dus dat u deze rol mag vervullen! Belangrijk is dat in ieder geval iemand verantwoordelijk is voor fraudepreventie en dat deze werknemer op de hoogte is van de te nemen maatregelen. Waar liggen grenzen, hoe verhouden deze zich tot de cultuur en hoe kan controle een positieve invloed hebben? Want juist in de kleinere ondernemingen steekt fraude regelmatig de kop op, omdat functiescheiding (zie hoofdstuk 4) moeilijk te realiseren is en de gedachte overheerst dat er onderling vertrouwen moet zijn. Extern bureau inschakelen Ontbreekt het u aan tijd of deskundigheid of is de situatie in uw onderneming complex, dan kunt u overwegen om een externe deskundige in de arm te nemen die uw onderneming doorlicht. Veel ondernemingen vinden het inschakelen van een extern bureau niet snel nodig. Soms lijkt de fraude niet zo in de papieren te lopen of laat de interne cultuur niet toe dat u resoluut een grens trekt. Ook vindt de directie nogal

19

dagtaak

complex

fraudebestrijding

cultuur

eens dat een externe deskundige te kostbaar is en dit niet in verhouding staat tot het pak printerpapier dat hier en daar verdwijnt. Terwijl een externe deskundige vaak heel goed begrijpt dat het niet alleen gaat om dat pak printerpapier, maar om de totale inrichting van de werkprocessen en de mate van integriteit die de ondernemingscultuur kenmerkt.

Internationale aanpak van fraude In Nederland heeft minder dan de helft van de ondernemingen een speciale afdeling fraude ingericht of een fraudefunctionaris in dienst (41%). Niet alleen de mkbondernemer ontbreekt het aan een beleidsmatige aanpak, maar ook grotere, niet-beursgenoteerde ondernemingen. Toch neemt Nederland internationaal gezien fraude nog redelijk serieus. In Denemarken pakt maar 17% van de ondernemingen fraude namelijk beleidsmatig aan. Ondernemingen in landen die aangesloten zijn bij de Noord-Amerikaanse vrijhandelszone (NAFTA), hechten veruit de meeste waarde aan de aanpak van fraude. Daar heeft 58% van de ondernemingen een fraudeprofessional of -afdeling ingericht.

kosten

Opleveren U moet het dus ook niet laten afhangen van de kosten van een externe deskundige, afgezet tegen de directe winst die dit in theorie zal opleveren door verminderde fraude. Als u ervoor kiest om fraude te ’gedogen’ vanwege de kosten van eventuele preventie, werkt dat namelijk ook door in de ondernemingscultuur. Onderhuids zullen andere gevolgen voelbaar zijn, omdat het uiteraard invloed heeft op de werkhouding van werknemers. Dit kan leiden tot indirecte kosten, door bijvoorbeeld de verzuring van zakenrelaties, demotivatie van het personeel en schade aan de reputatie van uw onderneming. U leest meer over externe hulp inschakelen in hoofdstuk 7.

20

fraude voorkomen

Buiten de deur heeft voordelen Fraude onderzoeken vergt een bepaalde deskundigheid die niet elke onderneming in huis heeft. Daarbij kan het leiden tot emotionele scènes tussen collega’s, waardoor het moeilijk is de situatie objectief af te handelen. Externe deskundigheid inschakelen, biedt in beide gevallen uitkomst. Het brengt wel kosten met zich mee, want deskundigheid inhuren is vaak niet goedkoop. Het heeft echter grote voordelen: ▪▪ Een extern onderzoeksbureau kan gemakkelijker objectief blijven dan een interne fraudefunctionaris, die in feite zijn collega onderzoekt. ▪▪ Een professioneel bureau heeft veel kennis en ervaring in huis en leert dagelijks bij door het contact met verschillende klanten en fraudescenario’s.

objectief

fraude­ scenario’s

3.4 Controles Bij fraudepreventie zijn controle en cultuur niet te onderschatten begrippen. Soms bestaat het idee dat controle een gebrek aan vertrouwen laat zien. Terwijl controle voor zekerheid zorgt en in een goedwerkende onderneming juist ook voor vertrouwen. U kunt controles op diverse manieren inbouwen, bijvoorbeeld door functiescheiding in te voeren of een bepaalde workflow zodat altijd iemand bepaalde werkzaamheden nog controleert. Controle kan ook achteraf plaatsvinden, maar dan is het leed wellicht al geschied. Verderop in dit hoofdstuk vindt u nog meer manieren hoe u kunt controleren. Rusten Maar controles inbouwen betekent echter niet dat u op uw lauweren kunt rusten. U kunt het intern nog zo goed voor elkaar hebben, als één werknemer besluit om een ingebouwde controle over te slaan, heeft u het nakijken. Die werknemer

21

zekerheid

fraudebestrijding

kwade bedoelingen

hoeft niet direct een fraudeur te zijn – misschien is hij gewoon slordig – maar hij opent in ieder geval deuren voor collega’s met kwade bedoelingen.

Daarom blijft fraudepreventie een continu proces waarbij u integriteit in de ondernemingscultuur nastreeft en u interne controlemomenten blijft stroomlijnen. Deze elementen horen met regelmaat terug te komen in overleg, communicatie, procedures en controle op de naleving ervan.

3.5 Controlemomenten

grenzen

Werknemers hebben door de bank genomen geen problemen met controle van hun handelingen. Zo lang controles standaard zijn en uiteraard voor iedereen gelden, hoeven ze geen gevoel van wantrouwen te geven. Sterker nog, werknemers vinden (redelijke) controles nuttig en vanzelfsprekend. Duidelijke grenzen geven zekerheid en nemen de verleiding om over de schreef te gaan voor de meesten weg. Diegenen die toch de verkeerde weg in willen slaan, kunt u alleen betrappen door te zorgen voor gestructureerde werkprocessen met geroutineerde controlemomenten. Hieronder vindt u een aantal momenten in het werkproces waar u controlepunten van kunt maken.

3.5.1 Urenregistratie Het is handig om te weten wat werknemers doen, wanneer ze dat doen en voor wie. Sommige werkgevers laten hun werknemers zelf hun uren bijhouden in een urenregistratie. Om de vinger aan de pols te houden, kunt u een schaduwadvergelijken ministratie bijhouden en deze achteraf vergelijken met die van de werknemer. Zijn werknemers elders aan de slag, bijvoorbeeld bij een klant? Dan is controle van de uren extra belangrijk, ook omdat klanten uw onderneming vaak op uurbasis betalen.

22

fraude voorkomen

Controleer de urenregistraties daarom ook aan de hand van de gegevens en de uren die de klant doorgeeft.

Ook kunt u de urenverantwoordingen van vergelijkbare werknemers naast elkaar leggen, voor hulpmiddelen als de prikklok kiezen of gemaakte afspraken steekproefsgewijs controleren.

3.5.2 Declaraties Het is verstandig om declaratiefraude serieus te nemen, aangezien het veel voorkomt. Het is eenvoudig en voelt voor velen niet als direct ontoelaatbaar. De controle op ingeleverde declaraties is meestal minimaal, terwijl minimaal declaratiefraude ontzettend in de papieren kan lopen. Zorg er dus voor dat u alle declaraties goed bekijkt en dit met de nodige achterdocht en nauwkeurigheid doet.

Gesjoemel met declaraties Om het kaf van het koren te scheiden, kunt u letten op bepaalde signalen die wijzen op gesjoemel. Enige argwaan is terecht als: ▪▪ gedeclareerde bonnen zijn gedateerd in het weekend of tijdens de vakantie van een werknemer; ▪▪ bonnen van tankstations aangeven dat de hoeveelheid getankte brandstof groter is dan de feitelijke inhoud van de brandstoftank; ▪▪ tankbonnen laten zien dat een werknemer bijvoorbeeld diesel heeft getankt, terwijl zijn auto helemaal niet op diesel rijdt; ▪▪ tankbonnen handgeschreven zijn; ▪▪ bonnen met de hand zijn ‘verbeterd’ of als er in een ander handschrift iets is ‘bijgeschreven’; ▪▪ lunch- en dinerbonnen niet zijn gespecificeerd.

tankbonnen

23

fraudebestrijding

bonnenboekje

Voorbeelden Heeft een werknemer bijvoorbeeld wel heel veel bonnen van een onbekende onderneming gedeclareerd? Dan kunt u zich afvragen of deze bonnen echt zijn of nagemaakt. Ook komt het voor dat werknemers hun hand hebben weten te leggen op een bonnenboekje van een bepaalde onderneming en daar geregeld een mooi bedrag mee ‘declareren’. Dit kunt u oppikken door te kijken naar de bonnummers: als deze doorlopen, klopt er iets niet. Ook is het verstandig om af en toe te controleren of gedeclareerde rekeningen kloppen met data van werkafspraken in de agenda van een werknemer.

3.5.3 Tankpassen Werknemers die een tankpas hebben, kunnen deze gemakkelijk misbruiken. Ze gebruiken de pas bijvoorbeeld voor meerdere auto’s of om er mee op vakantie te gaan naar Spanje, terwijl dit volgens de regels van uw onderneming niet is toegestaan. Dit kunt u voorkomen door steekproefsgewijs te brandstof­ controleren of het brandstofverbruik ongeveer klopt met de verbruik afgelegde afstanden. Laat werknemers de kilometerstanden opschrijven als ze tanken en kijk ook naar tussendoortjes, sigaretten of tijdschriften die met de tankpas zijn betaald. 3.5.4 Geleverde goederen Met bonnen werken is een goede manier om werkprocessen controleerbaar te maken. Zo kan het voor werknemers aan de orde van de dag zijn om bij alle geleverde goederen te afleverbon kijken of het klopt met de afleverbon. Gaat het om geleverde diensten, dan is er sprake van een werkbon, maar het principe is hetzelfde. In een later stadium kunt u de bon nog gebruiken om de juistheid van de factuur te laten controleren. Als u deze taken door verschillende werknemers laat uitvoeren, heeft u al verschillende controlemomenten ingebouwd.

3.6 Adviezen fraudepreventie Door de volgende adviezen op te volgen, kunt u fraudepreventie serieus aanpakken:

24

fraude voorkomen

▪▪ Identificeer interne en externe risico’s. Kijk hierbij naar eerdere fraudegevallen, maar ook naar eventuele mazen in het controlesysteem die creatieve fraudeurs zouden kunnen ontdekken. ▪▪ Zorg ervoor dat iedereen intern is voorgelicht over wat u wel of niet onder geaccepteerd gedrag verstaat en probeer ervoor te zorgen dat werknemers zich vrij voelen om eventuele misstanden bij een vertrouwenspersoon te melden. ▪▪ Zorg voor optimale functiescheiding zodat er altijd een automatische controle in werkprocessen is ingebouwd (zie hoofdstuk 4). ▪▪ Geef werknemers het gevoel dat hun leidinggevenden betrokken zijn en voorkom dat ze geïsoleerd raken en zich in de kou gezet voelen (vooral een risico in grote ondernemingen). ▪▪ Wijs werknemers op hun eigen verantwoordelijkheid: geef bijvoorbeeld voorlichting over de gevolgen van fraude voor de hele onderneming. ▪▪ Stimuleer een cultuur waarin werknemers trots zijn om volgens bepaalde normen en waarden te werken en zich hiermee identificeren. ▪▪ Blijf waakzaam en durf te vertrouwen op uw instinct. Wees wel voorzichtig: onderzoek in eerste instantie voorzichtig of uw wantrouwen terecht is.

Populair Een aantal populaire vormen van fraude: ▪▪ klanteninformatie meenemen en misbruiken; ▪▪ concurrentiegevoelige informatie meenemen en misbruiken; ▪▪ gevoelige bedrijfsinformatie aan externe partijen slijten; ▪▪ schaduwboekhouding bijhouden; ▪▪ vanuit een andere computer kwetsende of gelogen emails sturen.

25

controle­ systeem

vertrouwenspersoon

betrokken

voorlichting

normen en waarden

wantrouwen

fraudebestrijding

26

4 Functiescheiding Functiescheiding is een belangrijk hulpmiddel om fraude te voorkomen. Het spreekt voor zich dat fraudegevoelige taken beter niet onder de verantwoordelijkheid van één persoon vallen. Als u deze taken verdeelt over twee of meer werknemers, speelt onderlinge controle een rol. Functiescheiding kunt u ook elektronisch aanbrengen door te werken met wachtwoorden en machtigingen in de gebruikte programma’s. De kans dat twee of meer werknemers de koppen bij elkaar steken en over de schreef gaan, is veel kleiner dan de kans dat één individu in de verleiding komt om geld of goederen achterover te drukken. Inkoper Denk bijvoorbeeld aan een inkoper die zelf beslist wat hij gaat bestellen en vervolgens ook de betaling voor zijn rekening neemt. Het is voor deze inkoper heel gemakkelijk om wat extra te bestellen voor privégebruik zonder dat dat ergens de wenkbrauwen doet fronsen. Of bijvoorbeeld een inkoper die afspraken maakt met de leverancier en te hoge prijzen krijgt geoffreerd. Het verschil steekt hij in zijn zak.

Als u ervoor zorgt dat deze inkoper alleen de bestellingen doet en iemand anders de facturen verwerkt, wordt het al een heel ander verhaal. Dat is functiescheiding in een notendop.

27

individu

privégebruik afspraken leverancier

fraudebestrijding

4.1 Verdeling taken Om ervoor te zorgen dat fraudegevoelige taken automatisch door meerdere werknemers uitgevoerd worden, moet uw onderneming hierbij al rekening houden bij het samenstellen van functieprofielen en takenpakketten. Dit kan op verschillende manieren.

beschikkende functie

spreiden

automatisch

Toebedelen Zo kan uw onderneming de ene werknemer een uitvoerende rol geven en de andere een controlerende functie toebedelen. Het management beslist wie een zogenoemde ‘beschikkende’ functie krijgt: deze werknemers mag dan met derden een overeenkomst aangaan. Andere werknemers hebben de verantwoordelijkheid over geld of goederen omdat ze bijvoorbeeld het magazijn beheren, kassier zijn of transacties verwerken. Combinaties Helaas is niet altijd zo dat er genoeg werknemers in dienst zijn om optimale functiescheiding te realiseren. Kampt u met dit probleem, dan moet u op zoek gaan naar de best mogelijke combinaties. U kiest er dan bijvoorbeeld niet voor om kritieke taken slechts door één paar handen te laten gaan. Hoezeer u iemand ook vertrouwt, het is niet de bedoeling dat iemand én overeenkomsten aangaat én de geldstromen beheert en ook nog eens de administratie erachter organiseert. Spreid deze taken dus zo veel als mogelijk. Belangentegenstelling Niet alleen moet u zorgen voor een bepaalde taakverdeling, let ook op de onderlinge verhoudingen en het verband met fraude. De kans op fraude is namelijk kleiner als werknemers door hun functie-inhoud een natuurlijke belangentegenstelling kennen. Dit wil zeggen dat de ene werknemer alleen goede resultaten kan leveren als zijn collega ook goed werk levert. Hiermee bouwt u meteen al een automatisch controlemechanisme in.

28

functiescheiding

4.2 Elektronische functiescheiding In kleinere ondernemingen komt relatief veel fraude voor. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de informele werksfeer

Niet waterdicht Een automatisch controlemechanisme is ook niet waterdicht. Goede collega’s kunnen nog steeds de koppen bij elkaar steken en ambities op het frauduleuze vlak ontwikkelen. Zo kunt u ervoor zorgen dat een verkoper alle gedane investeringen per project moet verantwoorden en er vervolgens controle plaatsvindt door een leidinggevende. Het kan dan nog altijd gebeuren dat deze verkoper wat extra sanitair voor zijn eigen badkamer op een project schrijft en zijn leidinggevende hem vervolgens met een knipoog vraagt hoe het ervoor staat met de verbouwing. In dat geval zullen zowel de verkoper als de leidinggevende zich moeten verantwoorden. Dat kan door nog een extra controle in te bouwen, bijvoorbeeld omdat de afdeling administratie de factuur nog eens controleert.

extra controle

en het ontstaan van een al te tolerante cultuur. Daarbij is functiescheiding moeilijker effectief door te voeren, omdat er gewoonweg minder werknemers zijn. Een mogelijkheid is dan om elektronische functiescheiding aan te brengen.

cultuur

Door met wachtwoorden en registratie van handelingen te werken, kunt u bepaalde werknemers meer of minder bevoegdheden geven.

Zeker als er een beperkt aantal computers beschikbaar zijn en collega’s deze moeten delen, is elektronische scheiding

29

computer

fraudebestrijding

broodnodig. Het administratieve systeem moet in ieder geval goed beveiligd zijn, maar tegelijkertijd ook werkbaar. Een verkoper moet bijvoorbeeld wel de gegevens van een klant kunnen opvragen om eventueel adresgegevens te wijzigen, maar het gaat te ver als hij meteen ook de betaalgegevens van de klant naar zijn hand kan zetten.

Ook mogelijk in een kleine onderneming Het is heel goed mogelijk dat het in uw onderneming moeilijk is om functies optimaal te scheiden vanwege te weinig werknemers. Als ook een elektronische scheiding moeilijk realiseerbaar is bijvoorbeeld, kunt u op andere manieren wat gaten dichten. Zo kunt u computers in een aparte ruimte opstellen of zorgen voor toezicht tijdens verwerkingsprocedures. Ook kunt u bepaalde handelingen handmatig laten vastleggen en deze laten invoeren – en meteen ook controleren – door een collega. Bovendien is het altijd goed om al te informele werkprocessen, strakker te structureren. Het helpt om interne systemen gemakkelijker controleerbaar te maken: u maakt ze dan namelijk meteen ook moeilijker te manipuleren voor werknemers die hun eigen plan willen trekken.

toezicht

30

5 Signalen Dé fraudeur bestaat niet. Het kan dus heel moeilijk zijn om fraudeurs te herkennen. Maar u tast gelukkig niet helemaal in het duister. Er zijn diverse signalen die erop wijzen dat een werknemer fraudeert. Als u bedacht bent op deze aanwijzingen, kunt u vervolgens op onderzoek uitgaan en de fraudeur ontmaskeren. Er zijn verschillende scenario’s waarbij uw argwaan moet groeien. Om mogelijke fraudeurs eruit te filteren, helpt het om hun gangbare ‘methoden’ te kennen. Als het goed is heeft u de onderneming al zo ingericht dat er verschillende controlemomenten zijn ingebouwd. Er blijven altijd sporen achter. Het is zaak om deze signalen op te pikken en voorzichtig op onderzoek uit te gaan als u denkt dat het gerechtvaardigd is.

sporen

5.1 Aanwijzingen Fraudepraktijken geven lang niet altijd gemakkelijk herkenbare signalen af. Grote voorraad- of kastekorten roepen vanzelfsprekend vraagtekens bij u op. Maar misschien niet een werknemer die wel heel goed met een bepaalde leverancier door één deur kan. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste signalen en kunt u lezen welke fraude erachter schuil kan gaan.

5.2 Kasverschillen De werknemer die nooit een kasverschil heeft, presteert boven verwachting. Of uw onderneming heeft te maken met

31

vraagtekens

fraudebestrijding

fictieve afboekingen

een bijzonder nauwkeurig rekenwonder, of u heeft een fraudeur in huis. Iedereen maakt namelijk wel eens een foutje. Heeft u met zo’n uitblinker te maken, onderzoek dan of er misschien méér speelt. Het kan zijn dat hij er persoonlijk voor zorgt dat de kas altijd klopt: overschotten verdwijnen in eigen zak en tekorten verantwoordt hij door fictieve afboekingen toe te voegen.

Verder hoeft u niet meteen in uw handjes te knijpen bij een onverklaarbaar kasoverschot. Het is dan namelijk heel goed mogelijk dat een werknemer spullen verkoopt zonder aan te slaan op de kassa. Hij heeft gewoon nog geen tijd gehad om het overschot uit de kassa te halen.

5.3 Voorraadtekorten

verdacht

controleren

Met de voorraad kan op verschillende manieren iets mis zijn. Er kunnen goederen worden ‘gesleept’ tussen magazijnen, filialen of verschillende jaren. Als er nooit iets mist, is dat sowieso verdacht. Het bestaat niet dat er nooit iets stukgaat. Een leidinggevende moet dus niet raar opkijken van een voorraadtekort zo nu en dan. Het kan echter de normale grenzen overschrijden, wat diefstal kan betekenen. Manipulatie Een andere keer begint het met de werknemer die kastekorten verbergt door retourboekingen in te voeren. De kas klopt dan wel maar er is geen artikel retour gekomen, waardoor een voorraadtekort ontstaat. Om manipulatie van de voorraad te voorkomen, kunt u leidinggevenden adviseren om afboekingen op de voorraad regelmatig te controleren.

5.4 Afstortingen Sommige werknemers kunnen het niet laten om geld te ‘lenen’ van de dagelijkse opbrengsten die ze eigenlijk horen

32

signalen

af te storten bij de bank. Om het gat te dichten, gebruiken ze de opbrengsten van de volgende dag. En zo blijven ze het probleem verschuiven. Hoe groter de vertraging in de afstortingen, hoe meer de werknemer in eigen zak zal hebben gestoken. Terugbetalen komt er uiteraard meestal niet van en opbiechten is vaak ook geen optie.

De kluis onbeheerd open laten staan

5.5 Diefstal uit de kluis Geld dat verdwijnt uit de kluis is een duidelijk teken van fraude. En dan gaat het soms niet alleen om diefstal uit de kluis. Het is bijvoorbeeld heel goed mogelijk dat een werknemer de vertraagde afstortingen (vanwege ‘geleend’ geld)

33

vertraging

fraudebestrijding

kascontrole

wil rechttrekken met geld uit de kluis. Als er sprake is van diefstal uit de kluis, moet u leidinggevenden adviseren om na te gaan of op andere punten in de onderneming iets niet helemaal in de haak lijkt. Stonden bepaalde werknemers op het punt om een kascontrole te krijgen of waren de afstortingen die een werknemer moest doen wel heel erg vertraagd? Het kan allemaal verband met elkaar houden.

Een werknemer die zich te goed wil doen aan geld uit de kluis, laat overigens vaak de kluis een tijdje onbeheerd openstaan zodat het moeilijker is om één verdachte aan te wijzen.

5.6 Tegenvallende opbrengsten

productgroep

Net zoals een werknemer producten buiten de kassa om kan verkopen, kan een werknemer met meer verantwoordelijkheden dit op grotere schaal doen. Vallen de opbrengsten van een bepaalde productgroep heel erg tegen, dan moet de leidinggevende nagaan of dit vanwege de marktwerking is of niet. Wijken de opbrengsten voor bepaalde producten te veel af van de algehele trend? Dan is het heel goed mogelijk dat een werknemer een gedeelte ervan buiten de administratie houdt. U kunt ter vergelijking informeren bij branchegenoten naar hun rendementen. Pseudokopers Ook kunt u controleren door ‘pseudokopers’ in te zetten. Iemand doet dan net alsof hij iets van uw onderneming wil kopen om frauderende verkopers te betrappen.

5.7 Slechtere verkoopresultaten Als een verkoper een tijdje minder goed presteert, wil dat niet meteen iets zeggen. Misschien is het gewoon een slechte tijd voor zaken of heeft een nieuwe concurrent het markt-

34

signalen

aandeel van uw onderneming verminderd. Maar als één verkoper beduidend minder presteert dan collega’s met een vergelijkbare functie, kan er iets meer gaande zijn. Sommige werknemers draaien hun hand namelijk niet om voor het ophangen van ingewikkelde verhalen over klantbezoeken en wervingsmethoden, terwijl ze al die tijd in de kroeg hebben gezeten. Soms gaat het zelfs zo ver dat ze onder werktijd, voor een andere – of misschien zelfs wel hun eigen – onderneming aan het beunen zijn.

5.8 Concurrerende offertes Een creatievere manier van fraude is offertebedragen doorseinen aan concurrenten. Een werknemer kan een oudcollega of bekende een gunst verlenen, wellicht in ruil voor geld, goederen of een toekomst bij een andere onderneming.

doorseinen

Let dus op als een concurrent geregeld een klant voor de neus van uw onderneming wegkaapt met een offerte die net lager is dan die van uw onderneming.

Ga na waar verbanden kunnen liggen en of iemand intern misschien een externe helpt om uw computersysteem te hacken en zo vertrouwelijke informatie te achterhalen.

verbanden

5.9 Leverancierscontracten In het contact met leveranciers kunnen ook ongezonde verhoudingen ontstaan. Als een werknemer langlopende contracten met een leverancier heeft afgesloten, of telkens voor dezelfde leverancier kiest, kan hij dit uit eigenbelang doen. Extra’s Misschien is hem iets extra’s beloofd, waar alleen hij van profiteert en uiteraard niet uw onderneming. Een inkoopvoordeel voor zijn privé-inkopen, extravagante relatiege-

35

langlopende contracten

fraudebestrijding

relatie­­ geschenken

schenken of gewoon geld. Het komt zelfs voor dat een leverancier een (buitenlandse) bankrekening voor de afnemer opent waar hij bonussen op ontvangt. Niet alleen krijgt de werknemer privé een beloning waar hij geen recht op heeft, hij kiest ook nog eens om de verkeerde reden voor een – misschien wel duurdere – leverancier en jaagt uw onderneming zo op kosten.

5.10 Vermoedens collega’s

klikken

Directe collega’s van een frauderende werknemer hebben vaak vermoedens, maar durven of willen dit niet aangeven. Ze vinden het moeilijk om te bepalen waar de morele grens ligt, terwijl die in feite allang is overschreden. Of ze voelen zich niet solidair als ze ‘klikken’ en besluiten zich ‘met hun eigen zaken te bemoeien’. Soms krijgen werknemers de indruk dat er sprake is van een grijs gebied en dat zij misschien zelf ook recht hebben op een extraatje.

Frauderende collega’s Uit onderzoek onder ruim vijfhonderd respondenten blijkt dat 13% van de Nederlandse werknemers aangeeft frauderende collega’s te hebben. Hiervan zegt 14% zijn collega’s nooit te zullen aangeven (uit angst of uit sympathie). Verder blijkt dat 30% van de ondernemingen fraude niet direct aanpakt. Gebrek aan loyaliteit van de werkgever is voor 27% reden genoeg, terwijl 22% vanwege privéschulden fraudeert en nog eens 19% op de valreep zijn zakken vult vanwege vertrek bij de werkgever.

Bespreekbaar Maak fraude daarom intern bespreekbaar en zorg dat de grenzen duidelijk zijn. Geef ook aan wat de nadelige gevolgen voor de hele onderneming zijn en wat werknemers kunnen doen als ze een collega op fraude betrappen. Een

36

signalen

vertrouwenspersoon aanwijzen, kan de drempel verlagen voor diegenen die een fraudeur wel willen ontmaskeren maar bang zijn voor boze blikken. U kunt ook een anonieme kliklijn openen.

vertrouwens­ persoon

5.12 Let op de signalen Er bestaan veel signalen die op fraude kunnen wijzen. Sommige signalen zijn echter geen signalen maar toevalligheden. Voorzichtigheid is dus geboden. Wees in ieder geval op uw hoede als een werknemer een of meer van de volgende signalen vertoont: ▪▪ veel overwerkt; ▪▪ financiële problemen heeft; ▪▪ overmatige aandacht voor bepaalde gegevens heeft; ▪▪ met een verslaving te kampen heeft; ▪▪ een voorschot of lening vraagt of een werkgeversverklaring om ergens anders een lening aan te vragen; ▪▪ vreemd gedrag vertoont; ▪▪ bedrijfsregels overtreedt; ▪▪ opvallend veel uitgeeft in vergelijking met zijn salaris; ▪▪ zenuwachtig is, vaak stilvalt en over zijn woorden struikelt; ▪▪ er altijd als eerste is en als laatste vertrekt; ▪▪ er vreemde vaste patronen op nahoudt, bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze; ▪▪ zich niet houdt aan regels en procedures; ▪▪ zich isoleert van collega’s of vaak met een bepaalde collega samenwerkt; ▪▪ geheimzinnige telefoongesprekken voert; ▪▪ vaak een kastekort, foutbonnen of retouren heeft; ▪▪ nooit een kastekort heeft; ▪▪ aantekeningen bij de kassa bijhoudt; ▪▪ veel verzuimt of bij ziekte een afdeling achterlaat die plotseling meer omzet draait; ▪▪ plotseling vertrekt zonder duidelijke reden; ▪▪ andere baantjes heeft waarbij belangenverstrengeling een rol kan spelen.

37

voorzichtigheid

fraudebestrijding

38

6 Fraude onderzoeken Als u fraude vermoedt, wilt u natuurlijk op onderzoek uit. Als financiële man houdt u niet van bedrog, maar u wilt natuurlijk ook geen valse beschuldigingen uiten. Hiermee benadeelt u namelijk zowel uzelf als de onterecht verdachte werknemer. Hoewel u op een groot aantal manieren fraude kunt onderzoeken, bent u wel gebonden aan bijvoorbeeld de privacywetgeving. U moet zich dan ook aan een aantal regels houden! Als u werknemers, klanten of relaties gaat onderzoeken, zijn objectiviteit en voorzichtigheid de sleutelwoorden. Dat kan moeilijk zijn als het een bekende betreft. Daarom is het verstandig om – zeker bij serieuze verdenkingen – een extern onderzoeksbureau in te schakelen. Hierover leest u meer in hoofdstuk 7. In dit hoofdstuk vindt u de verschillende onderzoeksmiddelen die u van dienst kunnen zijn.

onderzoeks­ bureau

6.1 Mystery shopper Een verkoopmedewerker die door zijn leidinggevende wordt verdacht van het verkopen van artikelen buiten de kassa om, kunt u proberen op heterdaad te betrappen door iemand – uiteraard anoniem – voor klant te laten spelen. U schakelt dan een mystery shopper in. Met een zogenaamde proefaankoop kunt u controleren of de werknemer zich aan de nodige transactieregels houdt of niet. Maar pas op: uitlokken is verboden. De werknemer moet op eigen initiatief met een oneigenlijk aanbod komen. Deze methode zetten winkeleigenaars vaak steekproefsgewijs in om het niveau van hun personeel te controleren. Stuit u op een frauduleuze werkne-

39

proefaankoop uitlokken

fraudebestrijding

bewijs­ materiaal

mer, zorg er dan voor dat u het verloop van de aankoop zorgvuldig schriftelijk vastlegt, zodat u bewijsmateriaal heeft.

Heling Het kan zomaar gebeuren dat iemand die een proefaankoop doet en zo op gestolen goederen stuit, zelf ineens in het criminele circuit terechtkomt. Volgens de letter van de wet dan. Want als hij niet direct stopt met aankopen doen, kan hij zelf schuldig worden bevonden aan heling of het uitlokken van een strafbaar feit. Het is dus zaak dat de proefaankoper in dat geval er direct zijn handen vanaf trekt om alle verdenking te vermijden.

uitlokken

6.2 Financieel onderzoek

boeken­ onderzoek

accountant

Bent u binnen uw onderneming op onregelmatigheden gestuit die verder onderzoek verdienen? Dan kunt u dat in eerste instantie zelf doen zonder slapende honden wakker te maken. U kunt een uitgebreid boekenonderzoek doen, waarbij u niet alleen de cijfertjes op juistheid controleert, maar ook de economische werkelijkheid hierachter blootlegt. De cijfers kunnen immers gemanipuleerd zijn zodat ze lijken te kloppen. Maar zodra u fraude vermoedt, kunt u het onderzoek het beste laten uitvoeren door een extern deskundige, bijvoorbeeld een forensisch accountant (zie hoofdstuk 7).

6.3 Digitaal onderzoek

geautomatiseerd

Veel werkprocessen ondergaan op verschillende momenten een geautomatiseerde verwerking. Een werknemer vraagt iets digitaal aan, verwerkt een order, mailt een klant of pleegt overleg via zijn mobiele telefoon. Als u fraude op het spoor bent, kunt u deze bronnen dus zo goed mogelijk proberen te doorzoeken. Niet alle informatie blijft opgeslagen

40

fraude onderzoeken

of is gearchiveerd, maar de kenner kan nog veel oproepen of terughalen. Zulke kenners moet u waarschijnlijk extern zoeken. Dit is echter gerechtvaardigd als u serieuze verdenkingen heeft van fraude.

Traceersysteem Met een track-en-tracesysteem kunt u personen, voertuigen en voorwerpen registreren wanneer nodig. U kunt zo belangrijke handelingen van werknemers traceren op zijn mobiele telefoon of computer en een overzichtelijke rapportage opvragen. Er zijn nogal wat mogelijkheden op dit gebied. Zo kan een verhuurbedrijf van bestelwagens het aantal gereden kilometers en het tijdsgebruik van klanten achterhalen, terwijl een servicebedrijf weet hoe lang een monteur bij een klant aan het werk is geweest zodat er een factuur kan worden opgemaakt. Met zo’n traceersysteem houdt u dus controle op werknemers, voertuigen en goederen die u anders moeilijk zou kunnen volgen. De extra controlemomenten maken het gemakkelijker om fraude op te sporen.

traceren

voertuigen

6.3.1 Zakelijke middelen Als u besluit om een IT-expert in te zetten voor digitaal onderzoek, moet hij zich overigens beperken tot de digitale middelen die de werknemer vanuit zakelijk oogpunt gebruikte. Bij een werknemer thuis mag u vanwege privacyoverwegingen geen onderzoek laten uitvoeren, maar u mag wel een eventuele computer die eigendom is van de onderneming meenemen naar de werkplek om deze te onderzoeken. Vernietigen Originele data vernietigen of wijzigen is verboden. Verzameld onderzoeksmateriaal dat achteraf overbodig blijkt, moet u juist vernietigen.

41

onderzoeks­ materiaal

fraudebestrijding

6.4 Observeren

camera’s

statisch

zintuiglijk

U kunt een werknemer, leverancier of klant (laten) observeren als standaard controlemiddel maar ook als u hem verdenkt van fraude. Elke situatie vraagt om een eigen aanpak. Zo kunt u bij kassa’s beveiligingscamera’s laten plaatsen als waarschuwing voor mensen van buitenaf met een criminele inslag én om de onderneming te beschermen tegen interne fraude. Het gaat dan om statische observatie, omdat u telkens één situatie onder de loep neemt. Bij dynamische observatie volgt u personen, goederen of situaties en heeft u dus een specifiek doel. Beide vormen kunt u laten doen (zintuiglijke observatie) of indirect met behulp van technische hulpmiddelen zoals video- of fotocamera’s.

6.4.1 Zintuiglijk Voor het zintuiglijk observeren van mensen gelden uiteraard regels. Zo mag u geen ‘ontoelaatbare inbreuk op de privacy’ openbaar plegen. Als u iemand in het openbaar in de gaten laat houden, krijgt u meestal geen problemen. Laat u een verdachte werknemer echter langdurig en systematisch volgen, dan mag dat alleen als u dat op ‘logische’ tijdstippen laat doen. Ofwel: tijdstippen die ertoe doen, kijkend naar het doel van verboden het onderzoek. Het is bovendien verboden om iemand te bespioneren als hij een privémoment denkt te hebben.

Een recherchebureau zal u hier altijd op wijzen en verstrekt u overigens alleen die gegevens die relevant zijn voor uw onderzoek.

6.4.2 Met de camera In uw onderneming is het toegestaan om camera’s te plaatsen als u de duidelijke regels daarvoor maar respecteert. Alprivacytoets lereerst moet u een privacytoets uitvoeren. Dit houdt in dat u de belangen van de onderneming moet afwegen tegen de (privacy)belangen van de werknemers. Daarnaast moet er

42

fraude onderzoeken

sprake zijn van een gerechtvaardigd belang. Dit is bijvoorbeeld de bescherming van werknemers of de beveiliging van eigendommen.

Informeer werknemers over dat er camera’s hangen en hang deze zichtbaar op. Is er binnen uw onderneming een ondernemingsraad, dan moet deze instemmen met het cameratoezicht.

Verborgen Alleen onder strenge voorwaarden mag u een verborgen camera gebruiken. Dat is bijvoorbeeld het geval als er veel gestolen wordt in uw onderneming en het op geen andere manier lukt de diefstallen een halt toe te roepen. U mag dan tijdelijk een verborgen camera ophangen. Werknemers moeten wel weten dat uw onderneming gebruik kan maken van verborgen camera’s. U bent verplicht verborgencameratoezicht vooraf te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

melden

U mag beelden van de (verborgen) camera vier weken lang bewaren. Dan heeft u de tijd om de beelden te analyseren. Na die vier weken moet u ze vernietigen.

6.5 Afluisteren of opnemen Telefoongesprekken afluisteren of opnemen tussen een werknemer en een ander is in principe wettelijk verboden. Alleen als u minder ingrijpende middelen heeft uitgeput en u geen andere optie ziet, mag u deze stap overwegen. En dan nog is het alleen onder strenge voorwaarden toegestaan. De ondernemingsraad moet ermee instemmen. En u moet werknemers en hun gesprekspartners van tevoren informeren dat het gesprek wordt opgenomen.

43

verboden

fraudebestrijding

melden

In het geheim In het geheim afluisteren of opnemen van telefoongesprekken mag, maar daarvoor gelden nog strengere voorwaarden. Zo mag het alleen als u de werknemer verdenkt van een strafbaar feit en u alle andere middelen al heeft geprobeerd. U moet het afluisteren melden aan het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). De opnamen mogen daarnaast niet langer dan zes maanden worden bewaard.

6.6 Internet en e-mail

protocol

afwegen

Werknemers kunnen internet en e-mail misbruiken om gevoelige bedrijfsinformatie te lekken. Internetmisbruik kan uw onderneming zo handenvol geld kosten. Uw onderneming mag het e-mail- en internetgebruik van werknemers controleren. Wel moet er dan een duidelijk internet- en e-mailprotocol zijn. Werknemers moeten immers wel weten wat ze wel en niet mogen doen. Ook moeten ze weten dat controle mogelijk is. De controle moet u vooraf melden aan het CBP, tenzij de ondernemingsraad al met de controle heeft ingestemd. Dan is melden aan het CBP niet nodig. Belangen Wederom moet u bij controle de belangen van werknemers afwegen tegen die van de onderneming. Bovendien moet u vooraf een duidelijk doel van de controle voor ogen hebben. Zo kunt u zo gericht mogelijk controleren en heeft u de minste kans op schending van privacy van werknemers.

6.7 Verhoren

voorbereiding

Over het verhoren of ondervragen van een verdachte, klokkenluider of getuige moet u niet te licht denken. Het luistert heel nauw, en eenmaal mislukt, krijgt u misschien geen tweede kans. Met een ondervraging wilt u specifieke informatie boven water krijgen en dit vergt voorbereiding en de nodige tact. Vooral als u of de ondervrager persoonlijk betrokken is bij degene tegenover hem, is het moeilijk om

44

fraude onderzoeken

waarheidsvinding voorop te stellen. Iemand zonder ervaring zal de ondervraagde bijvoorbeeld vaak te snel confronteren en vervolgens ongewild in een emotioneel gesprek vast komen zitten, waardoor de gewenste verklaring achterblijft. Specialist Overweeg dus bij ernstige vermoedens van fraude om een specialist in interviewtechnieken aan te laten schuiven. Afhankelijk van de fase waarin u verkeert, kunt u bijvoorbeeld voor een advocaat of werknemer van een recherchebureau kiezen. Hiermee verkleint u de kans op een arbeidsconflict.

advocaat

6.7.1 Regelgeving Om bruikbare informatie te kunnen ontfutselen, is het belangrijk dat ondervragingen volgens bepaalde regels verlopen. Het moet de van fraude verdachte werknemer duidelijk zijn wie hij tegenover zich heeft en waarom. Wat zal er met zijn verklaring gebeuren en welk doel dient het? Ook is het verklaring belangrijk dat deelname aan het gesprek op vrijwillige basis plaatsvindt en dat de ondervrager niet te veel druk uitoefent. Vaak zullen er twee ondervragers zijn om de verklaring te kunnen verifiëren. Een andere optie is het gesprek opnemen, wat alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ondervraagde mag.

Onder druk? Mocht een fraudezaak een rechtszaak worden, dan is het essentieel dat eventuele ondervragingen correct zijn uitgevoerd. Advocaten van de tegenpartij zullen alles doen om te bewijzen dat de fraudeur onder druk is gezet. Wat u moet doen, is dus alle schijn vermijden dat er sprake is geweest van onder druk zetten, woorden in de mond leggen of psychologische spelletjes. Anders loopt u het risico dat de rechter de verklaringen uit de ondervraging niet accepteert in de bewijsvoering.

45

fraudebestrijding

46

7 Externe hulp Een fraudezaak is nogal wat. Om fraude te onderzoeken zijn voorzichtigheid en tact geboden. Pakt u dat verkeerd aan, dan kan het betekenen dat uw onderneming aan het kortste eind trekt. Het is daarom verstandig om hulp in te schakelen als u sterke vermoedens van fraude heeft. Neem een professioneel recherchebureau in de arm of een forensisch accountant. Voordat u het buiten de deur gaat zoeken, kunt u zich afvragen wat er allemaal nodig is voor het slagen van uw fraudeonderzoek. Heeft uw onderneming een advocaat of bedrijfsjurist (in dienst of extern), dan kan deze u meer vertellen over de stappen die u kunt nemen. Verder is het belangrijk dat u vooral niet te laat hulp inschakelt. Overmoed kan het onderzoek schade berokkenen en het heel moeilijk maken om een fraudeur nog met succes te kunnen berechten.

advocaat

7.1 Specialismen Ga bij vermoedens van fraude niet in het wilde weg experts uitnodigen. Overleg met de directie en eventueel bedrijfsjurist welk specialisme gewenst is. Vooropstaat dat u altijd de regie houdt. Maar u moet daarnaast openstaan voor de deskundige adviezen die experts ongetwijfeld te bieden hebben.

7.2 Bedrijfsrecherchebureau Voor serieuze fraude kunt u een particulier bedrijfsrecherchebureau inschakelen. Maar hoe selecteert u nu een betrouwbaar bureau?

47

overleggen

fraudebestrijding

7.2.1 Vergunning Bij uw keuze voor een recherchebureau moet u eerst nagaan of de potentiële partner een vergunning van het ministerie Justitie van Justitie heeft. Zonder zo’n vergunning mag een bedrijfsrecherchebureau geen recherchewerkzaamheden uitvoeren! Om een vergunning te krijgen moet het bureau werken volgens strenge eisen en krijgt het periodieke controles. Controleer dus of het bureau een vergunning van het ministerie van Justitie bezit. Deze vergunning bevat de aanduidingen ND en POB en een uniek nummer, bijvoorbeeld ND123 en POB456. Verder moet het recherchebureau ook aangemeld CBP zijn bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) en werkt het volgens een privacygedragscode.

Vergunning recherchebureau

48

ex terne hulp

7.2.2 Kosten Voordat u een bedrijfsrecherchebureau inschakelt, maakt u natuurlijk een kostenoverweging. De precieze kosten hangen sterk van de gevraagde werkzaamheden af. Externe hulp kan flink in de papieren lopen. Zeker als een rechercheur langdurig en met enige regelmaat een werknemer observeert, zult u een gepeperde rekening tegemoet kunnen zien. rekening Offertes Vraag van tevoren offertes op van diverse bedrijfsrecherchebureaus. Zorg dat u de werkzaamheden nauwkeurig beschrijft. Zo kunt u de kosten van verschillende bureaus vergelijken voordat u een definitieve keuze maakt. Maak ook afspraken over meerwerk. Ziet het ernaar uit dat het bureau onverwacht meer kosten moet maken, spreek dan vooraf af dat het dit tijdig meldt.

vergelijken

No cure, no pay Sommige recherchebureaus werken op ‘no cure, no pay’-basis. Heeft het onderzoek geen resultaat, dan betaalt u niets. Zo weet u zeker dat u niet voor niks betaalt.

Bent u er nog niet uit? Vraag ook eens aan anderen wat een goed bureau is. En wie weet heeft u zelf in het verleden goede ervaringen met een bureau opgedaan. Vanzelfsprekend moet het bureau wel over de benodigde vergunningen beschikken.

7.2.3 Maatregelen nemen Een recherchebureau dat resultaat heeft geboekt, zal u de feiten en bewijzen geven. Wat er verder met de betreffende werknemer, klant of andere betrokkene gebeurt, is aan uw onderneming om te beslissen. In sommige gevallen is ontslag gerechtvaardigd, terwijl een waarschuwing soms ook genoeg kan zijn. In het eerste geval heeft u de verzamelde bewijzen hard nodig, omdat de werknemer anders met suc- bewijzen

49

fraudebestrijding

politie

ces bij de rechter zijn ontslag kan aanvechten. Zelfs als het een frauduleuze werknemer betreft. Bij ernstige vergrijpen kunt u overwegen om naar de politie te stappen. In sommige gevallen zal het recherchebureau u hier trouwens vóór zijn. Krijgen ze er lucht van dat bijvoorbeeld kinderporno of wapenbezit in het spel zijn, dan zullen ze geen seconde twijfelen en naar de politie stappen. Vraag dan wel of ze u inlichten voordat ze de politie inschakelen.

Recherchepraktijken Aan een recherchebureau kunt u veel overlaten, denk bijvoorbeeld aan het: ▪▪ plaatsen van (verborgen) camera’s of afluisterapparatuur; ▪▪ observeren van potentiële fraudeurs; ▪▪ interviewen van werknemers; ▪▪ screenen van aanstaande werknemers; ▪▪ uitvoeren van een frauderisicoanalyse; ▪▪ integriteitsonderzoek; ▪▪ opsporen van onterecht ziekteverzuim.

7.3 Accountant

boekhouding

Het is heel waarschijnlijk dat uw onderneming een accountant inhuurt die geregeld controles uitvoert om de boekhouding op orde te houden. Hij kijkt ook uit naar de signalen en zal met enige zekerheid kunnen zeggen of er wel of geen fraude gaande is. Maar absolute zekerheid kan hij niet geven. Hij voert zijn controles namelijk steekproefsgewijs uit, waardoor fraude mogelijk onopgemerkt blijft. Mocht hij wel tekenen van fraude oppikken, dan zal hij u hierover informeren. Tenzij hij u of een collega zelf verdenkt uiteraard. In dat geval zal hij de directie inlichten. Is de directie zelf betrokken bij de fraude, dan kan de accountant de politie inschakelen. Bij wettelijke controles moet een registerac-

50

ex terne hulp

countant zich overigens houden aan de richtlijnen zoals vastgelegd in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). Dit betekent dat hij bij fraude verplicht in actie moet komen.

7.3.1 Forensisch accountant Heeft u vermoedens dat iemand fraudeert? Dan kunt u uw accountant vragen om een onderzoek op te starten. Denkt u dat grover geschut nodig is of verdenkt u de accountant zelf? Kies dan voor een andere oplossing. Er zijn een aantal grotere accountantskantoren die een speciale forensische afdeling hebben. Ook kunt u hiervoor terecht bij sommige recherchebureaus. Forensische accountants zijn gespecialiseerd in het achterhalen van administratieve fraude of fraude waarbij uitgebreid (digitaal) onderzoek nodig is. digitaal 7.3.2 Financiële verslaggeving De forensisch accountant onderzoekt of er sprake is van valse financiële verslaggeving. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: ▪▪ financiële overzichten bewust onjuist weergeven; ▪▪ administratieve gegevens – de basis van de financiële verslaggeving – manipuleren, vervalsen of wijzigen; vervalsen ▪▪ bewust verkeerd toepassen van de grondslagen voor de financiële verslaggeving, denk aan de waardering, resultaatbepaling, rubricering, verantwoording of toelichting; ▪▪ opzettelijk weglaten van gebeurtenissen, transacties of andere belangrijke informatie.

Natuurlijk bent u zelf nauw betrokken bij de financiële verslaggeving. Ongeregeldheden hierin zullen u dus ook al snel opvallen.

7.3.3 Diefstal Daarnaast kijkt een forensisch accountant ook of er sprake is van het ‘wederrechterlijk’ onttrekken van waarden aan de onderneming’, oftewel diefstal. Denk daarbij aan:

51

fraudebestrijding

▪▪ ontvangen geld verduisteren; ▪▪ voorraden stelen voor eigen gebruik of om door te verkopen;

▪▪ betalingen voor bestellingen uitvoeren (op eigen rekening), terwijl er in feite niets besteld is;

▪▪ vervalste registraties of documenten inzetten om de fraude te verbergen.

7.4 Politie

strafbaar feit

Voordat u de politie bij uw onderzoek betrekt, moet u heel zeker zijn van uw zaak. Overleg daarom met een juridisch adviseur of de bedrijfsjurist. Het moet gaan om een strafrechtelijke overtreding en niet alleen om het schenden van het bedrijfsreglement, zoals het misbruiken van internet voor privézaken. Bent u wel op een strafbaar feit gestuit, maar is het geen verstoring van de openbare orde, dan zal de politie waarschijnlijk geen prioriteit aan uw zaak geven. Gebeurt dat wel, dan heeft u daar nog niet altijd wat aan. De politie mag uit privacyoverwegingen namelijk geen informatie aan derden verstrekken over afgelegde bekentenissen. Met als gevolg dat het voor uw onderneming heel moeilijk is om arbeidsrechtelijke maatregelen te nemen.

Gegevens aanleveren Om u goed te kunnen helpen, vragen deskundigen vaak bepaalde gegevens van u. Denk dan aan: ▪▪ de reden en aard van uw vermoedens; ▪▪ administratieve informatie die op fraude kan wijzen; ▪▪ eventuele getuigen die informatie kunnen geven; ▪▪ de interne regelgeving; ▪▪ achtergrondinformatie van mogelijk betrokken personen; ▪▪ inhoud van personeelsregelingen of arbeidsovereenkomsten.

achtergrond­ informatie

52

8 Frauderen met geld en goederen Het is een fraudeur meestal te doen om geld. Het verduisteren van geld of – later te verkopen – goederen, komt dan ook geregeld voor. Geld wordt naar een vreemde rekening doorgesluisd of voorraden lijken te verdwijnen. Dit hoeft niet eens met voorbedachte rade te gebeuren. Hoewel sommige werknemers tijdens de sollicitatieprocedure al frauduleuze plannen hadden, kunnen andere werknemers de verleiding na verloop van tijd ‘simpelweg’ niet meer weerstaan of er doet zich een uitgelezen kans voor om geld of producten achterover te drukken. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u werknemers die met geld en goederen werken, wantrouwend moet gaan bekijken. Wel mag u in alle openheid extra alert zijn op fraudegevaar als het om de zwakke plekken in de onderneming gaat. Dat is niet meer dan normaal en als u dat op een eerlijke en correcte manier doet, zal niemand u dat kwalijk nemen.

8.1 Fraude met geld Zoals u in hoofdstuk 5 al heeft kunnen lezen, kunt u fraude met geld op veel manieren herkennen. Kastekorten, uitstaande leningen of te late afstortingen bij de bank: het wijst allemaal op geldfraude. Nog gevaarlijker misschien is een situatie waarin nooit een kastekort ontstaat en alles perfect lijkt te kloppen. Dat is niet reëel en kan dus betekenen dat

53

kastekort

fraudebestrijding

een fraudeur de zaak naar zijn hand zet. De meest geoefende en slinkse fraudeurs, weten het verhaal zo te manipuleren dat ze zo min mogelijk aanwijzingen achterlaten In dit hoofdstuk neemt u een kijkje in de creatieve geest van geldfraudeurs.

afstortingen

retourbonnen

omkoping

Voorbeelden van financiële fraude Waar moet u bij fraude met geld zoal aan denken? Een aantal voorbeelden ter illustratie: ▪▪ late afstortingen bij de bank, tekenen van het achterhouden van geld; ▪▪ greep uit de kassa, bijvoorbeeld rechtgetrokken door fictieve retourbonnen of – op hoger niveau in de onderneming – door fictieve bestellingen te plaatsen; ▪▪ manipuleren van totaaltellingen, kasstaten of kasboeken; ▪▪ declaratiefraude, fictieve bonnen declareren, privé-uitgaven laten vergoeden door de onderneming, bonnen kopiëren en aan collega’s geven, bonnen manipuleren; ▪▪ bonussen van leveranciers incasseren op slapende of eigen rekening: vorm van omkoping; ▪▪ factuurvervalsing: een inkoper krijgt korting van een leverancier, maar laat de winst op zijn eigen bankrekening storten.

Schatje Een veel voorkomende vorm van financiële fraude is het zogenoemde ‘sweethearting’. Dit fenomeen houdt in dat werknemers in de detailhandel vrienden, familie en bekenden artikelen laten stelen of ongeoorloofd korting geven. De zogenoemde ’sweetheart’ is zo’n schatje dus niet en springt u of de leidinggevende hopelijk in het oog. Zorgt de komst van een bepaalde werknemer ervoor dat de diefstalcijfers de pan uitrijzen of dat de kassa regelmatig niet klopt? Overweeg dan om een recherchebureau in te schakelen om de mogelijke fraudeur te observeren.

korting

54

frauderen met geld en goederen

Aanwijzingen Helaas komt geldfraude in de beste ondernemingen voor. Let dus op de signalen. Maar als er iets niet klopt, wil dat echter niet meteen zeggen dat er een fraudeur achter zit. Het betekent gewoon dat u dit moet uitzoeken of laten uitzoeken door een externe deskundige. Achter de kassa Kassafraude komt erg veel voor. Het is verleidelijk voor werknemers om al dat geld dagelijks door de vingers te laten gaan. En met de kassa valt redelijk gemakkelijk te manipuleren. Werknemers kunnen bedragen opzettelijk verkeerd aanslaan om het verdwijnen van geld te verbergen, per ongeluk (expres) de kassalade open laten staan of onterecht kortingen aan vrienden en familie uitdelen. Dat laatste doen ze onder het mom van ‘beschadigde artikelen’ of ‘personeelskorting’. Als de werkdag er dan op zit, kunnen ze de korting onderling verdelen. Maar wat doet u er aan? U kunt al veel bereiken door strenge kassaprocedures op te stellen en te laten ondertekenen door werknemers.

verkeerd aanslaan

kassa­ procedure

Het is essentieel dat u werkprocessen structureert op een manier dat werknemers automatisch controlemomenten tegenkomen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat personeelskorting alleen via de salarisadministratie kan lopen en niet direct via de kassa.

Branche Afhankelijk van de branche waarin u werkzaam bent, moet u in meer of mindere mate aandacht aan mogelijke geldfraude schenken. Het spreekt voor zich dat bijvoorbeeld een bank of winkel hier gevoeliger voor is dan een loodgietersbedrijf. Maar toch moet u er dan nog op bedacht zijn. Als u een risicoanalyse heeft gemaakt (zie hoofdstuk 3), weet u waar de zwakke plekken binnen uw onderneming zitten en past u uw mate van controle hierop aan.

55

risicoanalyse

fraudebestrijding

extra controle

Waterdicht Denk echter nooit dat u een waterdicht systeem heeft gecreëerd. Fraudeurs vinden namelijk altijd weer een omweg of een open deurtje. Het blijft dus een kwestie van controleren, terugkoppelen en bedacht zijn op de signalen. Heeft u het vermoeden dat er ergens iets gaande is, dan kunt u extra controles uitvoeren of eventueel een extern aangetrokken forensisch accountant inschakelen.

Vreemde jaarcijfers De jaarcijfers leggen een stijgende lijn in de voorraadtekorten bloot. De enige juiste conclusie is diefstal, maar door wie? Om hier achter te komen, schakelt u een recherchebureau in, maar dan wel onopvallend. Het bureau ziet tijdens observaties dat een werknemer in werktijd goederen naar een zogeheten ‘koude plek’ verhuist. Dit is een plek waar normaal gezien geen goederen horen te staan en waarvandaan verder vervoeren gemakkelijk is. Zoals onder de trap bij de uitgang, naast of bij het vuilnis of in een lege ruimte. Later op de avond komt een heler het terrein op om de buit op te halen. De handlanger blijkt een interne werknemer te zijn die binnen alles in de gaten houdt.

8.2 Fraude met goederen

aantrekkings­ kracht

Hoewel fraude met geld zeer populair is, heeft goederenfraude ook veel aantrekkingskracht op fraudeurs. Als het voorhanden is tenminste. Want als een fraudeur de keuze had, zou hij waarschijnlijk meteen voor geld kiezen. Planning Het achteroverdrukken van goederen is een stuk bewerkelijker. Het kost nogal wat planning voor een werknemer om goederen ongezien naar ongebruikelijke plekken te versle-

56

frauderen met geld en goederen

pen. Daarbij valt het snel op als goederen ’van de vrachtwagen zijn gevallen’, omdat er vaak een merknaam of sticker op staat. En bij het verkopen van gestolen goederen moet de fraudeur vaak genoegen nemen met minder. Hij wil immers snel van zijn handel af en een heler maakt daar graag gebruik van. Helpers Vanwege de omslachtige handelingen die een fraudeur moet uitvoeren om goederen te stelen, heeft hij bovendien vaak gelijkgestemden nodig die hem hierbij helpen. En hoe meer mensen ervan af weten, hoe grootschaliger de fraude en hoe moeilijker het te verbergen is. Aanwijzingen U kunt letten op de volgende signalen van goederenfraude: ▪▪ melding van bovenmatig aantal beschadigde goederen; ▪▪ werknemers, klanten of vreemden die op rare tijden goederen komen inladen; ▪▪ extreem veel spoedopdrachten; ▪▪ een werknemer die wel heel goed contact lijkt te hebben met een klant; ▪▪ veel goederen die weggehangen zijn of veel zichtzendingen; ▪▪ klanten die zelf goederen uit het magazijn mogen ophalen; ▪▪ vreemde auto’s of busjes die vlakbij het magazijn zijn geparkeerd; ▪▪ buitenmatig veel voorkomende voorraadtekorten; ▪▪ inbraak waarbij de dieven de weg wel heel goed kennen, met weinig schade en/of terwijl het alarm toevallig uitgeschakeld was; ▪▪ werknemers die vaak als eersten aan het werk gaan en als laatsten weggaan; ▪▪ verdacht vriendelijke chauffeurs die keer op keer aanbieden de goederen naar het magazijn te brengen; ▪▪ goederen van uw onderneming die op de zwarte markt of op internet opduiken.

57

gestolen

grootschalig

beschadigd

inbraak

zwarte markt

fraudebestrijding

Database met gestolen goederen Ontdekt u diefstal van een product van uw onderneming? Dan doet u hier natuurlijk aangifte van bij de politie. Geef dan ook de serienummers door van de gestolen goederen. Deze kunnen opgenomen worden in de online database stopheling.nl van de politie. Op deze website en via de bijbehorende app kan iedereen nagaan of een product als gestolen staat geregistreerd op het moment dat ze het willen kopen. Koopt iemand het dan alsnog, dan maakt hij zich schuldig aan heling. Door de gestolen goederen te registreren, wordt het voor stelende fraudeurs heel moeilijk om hun handel nog kwijt te raken

heling

58

9 Frauderen met tijd en declaraties Geen enkele werknemer is de gehele dag productief. Het is zelfs onmogelijk dat iemand de hele dag geconcentreerd bezig is. Op een gegeven moment maakt een werknemer het echter te bont. Maar wanneer is er sprake van tijdfraude? Als een werknemer zijn privémail bijvoorbeeld onder werktijd checkt? Of als hij vijf minuten later uitklokt? Duidelijke regels zijn dan ook onmisbaar! Hetzelfde geldt voor declaraties. Want fraude daarmee is buitengewoon verleidelijk voor werknemers. Werknemers die fraude met tijd plegen, kunt u in twee groepen verdelen. Allereerst zijn er de werknemers die zich geregeld verliezen in privézaken onder werktijd. Ze brengen veel tijd online door, handelen privételefoongesprekken af of doen doodleuk de eigen administratie onder werktijd. De tweede groep werknemers fraudeert bewuster met tijd, door bijvoorbeeld meer overuren te schrijven dan er is gewerkt of zich onterecht ziek te melden. En zelfs heel traag werken, is een vorm van fraude.

privézaken

overuren

9.1 Internet Veel werknemers, maar vooral mensen jonger dan 35 jaar, weten online hun weg gemakkelijk te vinden. Als uw onderneming hier geen grens trekt, kan het uitlopen op dagelijks uren zoeken naar koopjes op marktplaats, facebooken of andere vormen van misbruik. Het beleid kan echter ook te

59

misbruik

fraudebestrijding

streng zijn en door overmatige controle werknemers demotiveren en een gevoel van wantrouwen geven.

Maatregelen werken niet altijd Uit recent onderzoek is gebleken dat maatregelen tegen het privégebruik van internet onder werktijd niet altijd werken. Werknemers die onder werktijd naar porno zoeken of online winkelen, worden hier wel van weerhouden door bijvoorbeeld een dreigement van ontslag. En dreigen om het internetverkeer te gaan monitoren blijkt ook te helpen. Dit alles heeft echter geen uitwerking op werknemers die privémails versturen of hun Facebookpagina bijwerken. Deze werknemers blijken dit namelijk niet te zien als ongewenst gedrag. Uw onderneming moet dan ook duidelijk zijn over wat er wel en niet is toegestaan, en wat de eventuele consequenties zijn.

ongewenst gedrag

9.1.1 Te streng Zonder meer internet voor privédoeleinden verbieden en blokkades bij bepaalde sites opwerpen, is niet zaligmakend. demotiverend Te streng zijn op dit punt kan demotiverend werken. Werknemers trekken meer dan eens de conclusie: ‘Wat de werkgever kan, kan ik ook’. Met als resultaat dat ze bijvoorbeeld niet nog even doorwerken om een klus af te maken, maar stipt om vijf uur alles uit hun handen laten vallen.

productiviteit

Productiviteit De gedachte dat de boog altijd strak gespannen moet staan, is bovendien achterhaald. Onderzoeken wijzen uit dat af en toe een internetpauze van tien minuten juist goed is voor de productiviteit. Het stimuleert de creativiteit en motivatie om de eigen tijd – tot een bepaalde hoogte – te kunnen indelen. Om toch te voorkomen dat werknemers te ver gaan en te veel tijd aan privézaken besteden, kan uw onderneming internetgedragsregels opstellen. Hierin kan best staan dat

60

frauderen met tijd en decl araties

internetten voor privédoeleinden mag, als het werk er maar niet onder te lijden heeft.

9.1.2 Gedragsregels Om ongepast internetgebruik aan te pakken, is een gedragscode een goed middel. Hierin geeft de werkgever aan dat sommige praktijken echt niet kunnen. Denk dan aan het rondsturen van pornografisch materiaal, racistische praktijken, copyrightschending, seksuele intimidatie en spammen. Ook zet hij hierin uiteen hoe controle hierop zal plaats- controle vinden en wat eventuele maatregelen zijn bij het overtreden van de gedragsregels. Ondernemingsraad De opgestelde gedragscode moet de werkgever voorleggen aan de ondernemingsraad en uiteraard moeten de werknemers ook weten wat ze kunnen verwachten op dit punt. Het is verstandig om werknemers deze gedragscode te laten ondertekenen of om de code op te nemen in de arbeidsovereenkomst.

ondertekenen

Als een gedragscode of protocol ontbreekt, wordt het heel moeilijk om werknemers te controleren en werknemers te ontslaan die internet schromelijk misbruiken.

9.1.3 Internetgebruik controleren Om paal en perk te stellen, is controle op het internetgebruik nodig. Dat mag echter niet zomaar. De werkgever moet de controle melden aan het College Bescherming Persoonsge- melden gevens of de instemming van de ondernemingsraad hebben (zie ook hoofdstuk 6). Belangen werknemer Verder moeten de maatregelen in redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. Onnodige inbreuk op de privacy van de werknemer is niet toegestaan. Daarom

61

fraudebestrijding

zakelijk

moet u ervoor zorgen dat degene die de controle uitvoert bijvoorbeeld zo veel mogelijk afblijft van privémails. Zakelijke mails van de werknemer mag de werkgever sowieso lezen en controleren.

Doelen In de e-mail- en internetgedragscode legt de werkgever de doelstellingen van de controle vast, zoals: ▪▪ systeembeveiliging; ▪▪ voorkomen van virussen; ▪▪ beschermen van bedrijfsgeheimen; ▪▪ voorkomen van negatieve publiciteit; ▪▪ tegengaan van seksuele intimidatie; ▪▪ controle op de naleving van afspraken over gebruik van e-mail en internet. In de uitvoering van controles moet de werkgever zich zo veel mogelijk tot deze doelen beperken.

9.2 Uren

overwerk

Een andere vorm van tijdfraude is het onterecht claimen van uren. Vooral werknemers die met grote regelmaat overwerken, kunnen het aantal uren moeiteloos wat aandikken. Zeker als ze vinden dat de financiële vergoeding van overuren te laag is, hebben ze minder gewetensbezwaren. Sommige werknemers voelen zich gedwongen zulke maatregelen te nemen vanwege privéomstandigheden.

9.2.1 Toeslagen en vergoedingen In sommige ondernemingen houden kostenvergoedingen verband met het aantal gewerkte uren. Zulke constructies kunnen het interessanter maken voor werknemers om te frauderen met tijd. Heeft uw onderneming daar last van, vaste dan kunt u de werkgever adviseren om voortaan vaste kosvergoeding tenvergoedingen te hanteren.

62

frauderen met tijd en decl araties

Thuiswerken Controle op de gewerkte uren is lastiger met werknemers die veel thuiswerken. Zij willen graag zelf invloed hebben op wanneer en waar zij werken. Het is verstandig om dan bepaalde normen te ontwikkelen waaraan een werknemer moet voldoen, bijvoorbeeld het opmaken van tien jaarrapporten per week. Het maakt dan niet uit of hij dit overdag, ‘s nachts of in het weekend doet. Het gaat erom dat hij de rapporten maakt en dat de kwaliteit goed is.

normen

9.2.2 Klokken Vooral grotere ondernemingen werken met een tijdklok. Het is echter geen waterdichte methode om tijdfraude tegen te gaan; werknemers kunnen namelijk ook voor elkaar klokken. Er zijn gevallen bekend waarbij hele afdelingen zich hieraan schuldig maakten. Door te kijken naar werktijden in relatie tot de resultaten en deze te vergelijken met die van andere afdelingen, kan de werkgever onverklaarbare verschillen ontdekken en zo de fraude stopzetten. verschillen 9.2.3 Tegengaan Uren onterecht claimen – eventueel in verband met kostenvergoedingen – is te zien als een zwakke plek in de onderneming. Om dit tegen te gaan, moet u of de werkgever zorgen voor werkprocessen met automatische controlemechanismen en optimale functiescheiding (zie ook hoofdstuk 4). Dit kunt u bijvoorbeeld doen door voor persoonlijk toezicht toezicht te zorgen in ruimtes waar een prikklok of ander tijdregistratiesysteem staat. Controleren Verder kunt u controleren of de gegevens van de tijdregistratie kloppen met de individuele urenverantwoordingen en de vakantiekaarten. Onterecht overwerk claimen kan tot slot worden tegengegaan door verplicht te stellen dat werk-

63

vakantiekaart

fraudebestrijding

nemers eerst toestemming vragen aan een direct leidinggevende voor overwerk.

signaal

Gedrag Naast functiescheiding en controle om fraude te voorkomen, is bepaald gedrag ook een signaal van tijdfraude. Denk dan aan de werknemer die altijd als laatste nog op kantoor aanwezig is, een half uur daarna zelf vertrekt, maar toch voor twee uur overwerk schrijft. Of een werknemer die volhoudt bepaalde taken te hebben uitgevoerd, terwijl klanten het tegendeel beweren.

9.3 Antidateren

voorkennis

Een veel minder voorkomende vorm van tijdfraude is het antidateren van documenten voor eigen gewin of om fraude te verbergen. Het is geen voor de hand liggende fraudevorm en vergt enig inzicht. Daarom is het over het algemeen voorbehouden aan werknemers met een bepaald opleidingsniveau. Antidateren en het handelen met voorkennis komen vaak in combinatie met elkaar voor.

9.4 Prestatiefraude

lui

eigen bedrijf

Het klinkt ingewikkeld: prestatiefraude, maar in feite gaat het dan over werknemers die liever lui dan moe zijn of een eigen agenda hebben. Iemand die er bewust de kantjes van af loopt, is moeilijk aan te pakken. Diegene pleegt weliswaar tijdfraude, maar het is vaak lastig te bewijzen. Privébezigheden Het is al iets gemakkelijker om aan te tonen dat een werknemer onder werktijd te veel privébezigheden heeft, zoals zoeken naar leuke vakantiebestemmingen of dagelijks privételefoongesprekken voeren met vrienden en familie. Sommige werknemers werken zelfs voor zichzelf onder werktijd en houden er een lucratief eigen bedrijfje op na. Dat is uiteraard sowieso niet de bedoeling.

64

frauderen met tijd en decl araties

Komt u of iemand anders in de onderneming daarachter, dan is een ontslag gerechtvaardigd. De rechter zal de werkgever daar gelijk in geven.

Toezicht Werknemers opsporen die hun snor drukken, kan moeilijk zijn. Om ervoor te zorgen dat ze niet zomaar in een hoekje van de onderneming hun gang kunnen gaan, moet de werkgever voor voldoende toezicht zorgen. Standaardnormen Verder kan hij standaardnormen formuleren en werknemers en afdelingen onderling op prestatieniveau vergelijken. Als iemand eens onder de norm presteert, betekent dat natuurlijk lang niet altijd dat het een gevalletje van prestatiefraude is. Kijk ook naar de marktwerking, de kennis en ervaring van de werknemer en overweeg of het de werknemer misschien boven het hoofd is gegroeid.

ervaring

9.5 Via het uitzendbureau Tijdfraude komt ook voor met ingehuurde krachten, zoals uitzendkrachten. Uitzendkracht, inlener en uitzendbureau die zich schuldig maken aan fraude doen dat heel bewust. Werking Het werkt meestal als volgt: de inlener huurt een uitzendkracht in. De uitzendkracht werkt minder uren dan op het werkbriefje staan of zelfs helemaal niet, maar de inlener tekent hier wel voor. Het uitzendbureau factureert vervolgens het volle bedrag. Het teveel wordt uiteindelijk verdeeld tussen inlener, uitzendkracht en het malafide uitzendbureau. In een kleine onderneming zal zoiets eerder opvallen en daarom niet snel voorkomen. Vooral in grotere ondernemingen kunnen uitzendbureaus en frauderende werknemers hier echter een mooi zakcentje aan overhouden.

65

werkbriefje

fraudebestrijding

toestemming

Controlemechanismen Dit soort fraude met uitzendkrachten is te voorkomen door te zorgen voor strategische controlemechanismen en functiescheiding. Verder zou het beleid moeten zijn dat werknemers alleen uitzendkrachten in mogen huren na toestemming van leidinggevenden of de directie. Uiteraard moet er ook controle zijn op de aanwezigheid van uitzendkrachten en eventuele verschillen tussen de eigen urenverantwoording en die van het uitzendbureau.

De gangen van het uitzendbureau nagaan Als uw onderneming in zee gaat met een uitzendbureau, doet u er goed aan om te controleren of het uitzendbureau beschikt over een keurmerk van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU). Deze bureaus werken namelijk volgens de richtlijnen van de bond! Verder moet in het register van de Kamer van Koophandel staan dat het uitzendbureau personeel ter beschikking stelt. U kunt dit checken via kvk.nl/waadi. Hiermee is de kans een stuk kleiner dat u te maken heeft met een malafide uitzendbureau.

9.6 Declaraties

ontoereikend

Van alle vormen van fraude komt declaratiefraude veruit het meeste voor. Waarschijnlijk omdat het voor velen niet als fraude voelt én omdat de controle vaak ontoereikend is. Iedereen kan zich er schuldig aan maken, van leidinggevenden tot werknemers in het lagere kader. Soms laat de werksfeer toe dat onderlinge succesverhalen over fraude de ronde doen en iedereen van mening is dat het alleen maar de fiscus schaadt, in plaats van de onderneming. U kunt zelfs werknemers tegenkomen die het als aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde beschouwen. Maar dat gaat zomaar niet!

66

frauderen met tijd en decl araties

Controle De controle van ingeleverde declaraties laat vaak te wensen over, waardoor werknemers het naar verloop van tijd steeds bonter maken. In eerste instantie beginnen ze voorzichtig, maar het uitblijven van een tik op de vingers, maakt ze overmoedig. De enige manier om dit een halt toe te roepen, is het aanscherpen van de controles. Merkt u dat directe leidinggevenden die de declaraties fiatteren weinig tijd of zin hebben om goed te controleren, dan kunnen u en uw collega’s extra controles uitvoeren. Het kan slim zijn om bijvoorbeeld vergelijkingen te trekken tussen declaraties uit verschillende perioden en van vergelijkbare afdelingen.

aanscherpen

Klein bedrag, grote gevolgen Hoe klein het bedrag ook is dat een werknemer onterecht declareert: fraude is fraude. En dat is een goede reden voor ontslag, zo vindt ook de rechter. Een werknemer van postbedrijf TNT lunchte gedurende één tot twee jaar vier dagen per week bij hetzelfde restaurant. Hoewel hij – vanwege een korting van € 4 – steeds maar € 5 per lunch kwijt was, declareerde hij al die tijd € 9 per lunch. En stak hij dus elke dag € 4 in zijn zak. Toen de bedrijfsrecherche van TNT dit in juli 2007 constateerde, werd de werknemer geschorst met de mededeling dat zijn werkgever de arbeidsovereenkomst zou laten ontbinden door de kantonrechter. De rechter oordeelde in oktober van dat jaar dat de werknemer inderdaad gefraudeerd had en dat ontslag terecht was. Vanwege de leeftijd van de werknemer – 59 jaar – en de lange duur van het dienstverband kende de kantonrechter hem echter wel een vergoeding toe. Rechtbank Zwolle, 22 oktober 2007, LJN: BB8846

lunch

67

fraudebestrijding

68

10 Frauderen met informatie Door computer, internet en e-mail is het steeds gemakkelijker om informatie van a naar b te krijgen. Hoewel dit het werk van veel mensen een stuk eenvoudiger heeft gemaakt – geen gezeul meer met dikke pakken papier – heeft het ook zo zijn nadelen. Een fraudeur kan bijvoorbeeld met één druk op de knop gevoelige informatie doorspelen aan concurrerende ondernemingen. Ook kan hij er zelf mee aan de haal gaan. Dat levert uw onderneming aanzienlijke schade op. Voorkomen is beter dan genezen. Er waren tijden dat informatiefraudeurs verdacht lang bij de kopieermachine rondhingen en stapels papier in het geniep de deur uit moesten krijgen. Die tijden zijn voorbij, een USB-stick of opslagruimte op het internet, is al voldoende om een bulk informatie voor eigen doeleinden te kunnen ontvreemden.

10.1 Misbruik door werknemers Het is niet onwaarschijnlijk dat uw onderneming werkt met gevoelige informatie die absoluut niet in handen van de concurrent mag vallen. En helaas blijken vooral werknemers mee te werken aan de ondergang van hun eigen werkgever. Soms stappen ze met de gevoelige informatie naar de concurrent – uiteraard in ruil voor geld – en in andere gevallen gebruiken ze het om een eigen onderneming mee op te zetten of uit te bouwen. Want met de informatie hebben ze een flinke voorsprong.

69

eigen onderneming

fraudebestrijding

aanbiedingen

Aanwijzingen De aanwijzingen voor informatiefraude zijn meestal vrij duidelijk. De werkgever er kan bijvoorbeeld lucht van krijgen dat een werknemer voor zichzelf wil gaan beginnen of misschien al is begonnen. Dat betekent uiteraard niet meteen dat hij een onzuivere start wil maken door bedrijfsgevoelige informatie hiervoor te gebruiken, maar het zou kunnen. Ook als klanten van uw onderneming ineens aanbiedingen van onbekende leveranciers krijgen, kan het zijn dat iemand intern klantgegevens heeft doorgespeeld. Verder is het gerechtvaardigd om eens goed te kijken naar het gedrag van werknemers als vertrouwelijke informatie in de pers opduikt. Door de juiste preventieve maatregelen te treffen, kunt u dergelijke situaties voorkomen of aanpakken.

Papieren documenten Hoewel tegenwoordig veel digitaal gebeurt, komt gevoelige informatie uiteraard ook nog steeds op papier terecht. Ook hier moet de werkgever een beleid voor formuleren. Hoe moeten werknemers omgaan met informatie op papier en wat als het de prullenbak in kan? Klasseer gevoelige bedrijfs- of personeelsinformatie en zorg ervoor dat deze automatisch in een gesloten archief terechtkomt. Zorg voor een nauwkeurig omschreven sleutelbeleid en beschrijf wat moet gebeuren met gevoelige documenten die weg kunnen. De papierversnipperaar kan u dan goed van dienst zijn.

archief

10.2 Concurrentie- en relatiebeding Om er zeker van te zijn dat werknemers weten waar grenzen liggen, doet de werkgever er goed aan om in elke arbeidsovereenkomst een concurrentiebeding op te nemen. Hierin kan hij bijvoorbeeld laten vastleggen dat een werknemer niet meteen na het eindigen van het dienstverband

70

frauderen met informatie

een eigen zaak mag opzetten. Soms mag de werknemer na een bepaalde periode zelfs alleen eigen activiteiten ontwikkelen binnen een straal van een bepaald aantal kilometers. Vanzelfsprekend mag de werknemer geen relaties van uw onderneming benaderen of in zee gaan met klanten van uw onderneming. Dit legt uw werkgever vast in het relatiebeding.

relaties

10.2.1 Schending Als er een concurrentie- of relatiebeding is, wil dit niet zeggen dat de werkgever volledig is ingedekt. Ex-werknemers nemen het niet altijd even nauw en zoeken de grenzen van het beding nogal eens op. Ze benaderen toch klanten of le- benaderen veranciers van uw onderneming en het is aan de werkgever om dat te bewijzen. Hij kan bijvoorbeeld in gesprek gaan met deze contacten. Is het zo dat ze benaderd zijn en wanneer was dat? Voorzichtigheid is hierbij wel geboden: zulke onderzoeken onderzoeken zijn namelijk niet altijd bevorderlijk voor de relatie met klanten of leveranciers. Een alternatief is een bedrijfsrecherchebureau in te schakelen; die heeft wat meer afstand. Uw onderneming kan zich dan richten op een positieve relatie met de klanten en leveranciers. 10.2.2 Wat te doen Mocht het de werkgever lukken om het overtreden van een concurrentie- of relatiebeding succesvol aan te tonen, dan wacht de ex-werknemer een boete of dwangsom. Dit moet dwangsom dan wel zijn vastgelegd in het beding. Ook kan de werkgever naar de rechter stappen om het concurrentiebeding af te dwingen. De rechter zal het belang van de werknemer echter zwaar laten wegen!

10.3 Beveiliging netwerk Een werknemer kan ook onbewust de deur openzetten voor hackers. Het installeren van (illegale) programma’s kan het interne digitale netwerk beschadigen of de beveiliging on-

71

hackers

fraudebestrijding

bestanden

reglement

dermijnen. U bent er dan niet meer zeker van dat hackers op een muur van beveiliging stuiten. Ook tijdens downloadsessies waarbij werknemers spelletjes, muziek, films of voor hun werk benodigde bestanden binnenhalen, hebben hackers toegang tot uw netwerk. Zeker als u werkzaam bent in een branche waar veel informatie zeer gevoelig is en het kwijtraken ervan uw onderneming grote schade kan berokkenen, moet u – en zeker de directie – hier extra op bedacht zijn. Voorlichting Werknemers zijn zich vaak van geen kwaad bewust en hebben er geen idee van dat ze het netwerk gevoelig maken voor fraudeurs. Voorlichting is dan ook gewenst. Leg uit wat de gevaren zijn en stel eventueel een computerreglement op waarin de grenzen duidelijk zijn aangegeven. Wat gebeurt er als werknemers toch besluiten laconiek met het downloaden of installeren van programma’s om te gaan? Benoem deze sancties ook.

Elke onderneming hoort bovendien een goede systeembeheerder in dienst te hebben of in te huren. Hij kan het ondernemingsnetwerk geregeld onderwerpen aan veiligheidscontroles en goede firewalls en virusscanners installeren.

10.4 Beperkte toegang

functie­ scheiding

Om extra gevoelige informatie te beschermen, moet uw onderneming ervoor zorgen dat maar een beperkt aantal werknemers toegang hebben tot die informatie. Dit bereikt u door voor een goede elektronische functiescheiding te zorgen. Geef bevoegden wachtwoorden en druk hen op het hart hier voorzichtig mee om te springen. Het heeft uiteraard geen zin als bevoegden hun wachtwoord voor de handigheid op een post-it schrijven en argeloos op hun monitor plakken.

72

frauderen met informatie

Cybercrime tegengaan Om uw onderneming te beschermen tegen computercriminaliteit, kunt u op organisatorisch en IT-gebied een aantal maatregelen nemen: ▪▪ Zorg ervoor dat iedereen werkt met versleutelde communicatiekanalen (bijvoorbeeld SSL). ▪▪ Probeer potentiële werknemers zo goed mogelijk te screenen op betrouwbaarheid. ▪▪ Houd het gedrag en de activiteiten van werknemers in de gaten. ▪▪ Maak werknemers bewust van de risico’s, zodat ze niet onbewust en dus onnodig gevoelige informatie blootleggen. ▪▪ Zorg voor goede fysieke beveiliging op plaatsen waar data te vinden zijn. ▪▪ Zorg ervoor dat werknemers hun documenten en data versleuteld opslaan. ▪▪ Als data in onversleutelde vorm beschikbaar zijn, zorg dan voor toezicht of beveiliging. ▪▪ Organiseer goede elektronische functiescheiding. ▪▪ Plaats computerschermen zo dat externen niet zomaar mee kunnen lezen met werknemers. ▪▪ Ga er niet van uit dat firewalls zaligmakend zijn.

screenen

fysieke beveiliging

firewall

Wachtwoorden Ook horen deze wachtwoorden origineel te zijn en niet alleen (of juist niet) gemakkelijk te onthouden (zoals de naam van de gebruiker of zijn kinderen of huisdieren). Geef aan dat het wachtwoord uit minimaal acht tekens moet bestaan en bovendien niet alleen uit letters maar ook uit cijfers moet bestaan. Wachtwoorden die bijna niet te kraken zijn, bevatten ook nog hoofdletters en kleine letters en symbolen als &, $ of @. Om het eventuele fraudeurs nog moeilijker te maken, moeten werknemers wachtwoorden vervolgens elke drie maanden wijzigen.

73

onthouden

wijzigen

fraudebestrijding

Nederland paradijs voor cybercriminelen Volgens een recent onderzoek van beveiligingssoftwarefabrikant McAfee behoort Nederland tot de drie aantrekkelijkste landen voor cybercriminelen. De reden dat ons land een paradijs voor internetcriminelen is, zijn de goede internetinfrastructuur en de privacywetgeving. De wetten rondom de privacy van de burger zorgen er namelijk voor dat de overheid – ook al zijn er verdenkingen van criminele activiteiten – niet zomaar een kijkje in de keuken van dubieuze ondernemingen kan nemen. Reden te meer om extra alert te zijn op de risico’s!

10.5 Dataopslag

USB-stick

Collega’s die thuis nog even verder willen werken, kunnen besluiten wat informatie op een USB-stick op te slaan en mee te nemen. Zo’n stick kan uit een jaszak vallen bij het pakken van een portemonnee, waarmee bedrijfsinformatie zomaar op straat ligt. En dat gebeurt vaak genoeg, leest u geregeld in de krant. Ook hier is goede voorlichting op zijn plaats. Dergelijke gegevens moeten zo min mogelijk op laptops of USB-sticks opduiken. En als het echt nodig is, dan alleen voorzien van een degelijke versleuteling (encryptie) en uiteraard vergrendeld met een wachtwoord.

Computers of laptops die bij het grofvuil kunnen, moeten eerst leeggemaakt worden door een professional. Het is niet genoeg om op ‘delete’ te drukken en vervolgens de prullenbak leeg te maken: een fraudeur kan dit gemakkelijk weer oproepen en zo bij waardevolle informatie komen.

74

11 Frauderen met ziekteverzuim Onterecht ziekteverzuim kan uw onderneming heel veel geld kosten. De werkgever moet zieke werknemers immers twee jaar lang hun loon doorbetalen. En daar komen nog kosten bij voor re-integratie en vervangend personeel. Dat loopt dus flink in de papieren. Het is dus zaak om onterecht ziekteverzuim aan te pakken. Dat is echter nog geen gemakkelijke klus. Het is in de eerste plaats al lastig om zieke werknemers te onderscheiden van frauderende werknemers. De werkgever kan niet meteen met het vingertje gaan wijzen. Daarvoor is diepgravender onderzoek nodig.

11.1 Categorieën Verzuim is niet altijd een kwestie van onwil, iedereen heeft weleens wat onder de leden. Daarom laat u ook niet op elk verzuimgeval een rechercheonderzoek los. Belangrijker is dat uw onderneming een verzuimbeleid heeft dat zo is ingericht dat twijfelgevallen in het oog springen. Soorten verzuim Ziekteverzuim is op te splitsen in drie categorieën: ▪▪ wit ziekteverzuim: de werknemer is zeker ziek en niet in staat om te werken; ▪▪ zwart ziekteverzuim: de werknemer is zeker niet ziek, maar heeft zich toch ziek gemeld; ▪▪ grijs ziekteverzuim: de werknemer voelt zich misschien ziek, maar het is onduidelijk wat de oorzaak is.

75

wit zwart grijs

fraudebestrijding

Vormen van ziekteverzuim

objectiveerbaar

11.1.1 Reden voor verzuim Werknemers die een duidelijk objectiveerbare ziekte hebben, zoals oorontsteking of een gebroken been, vallen onder het witte verzuim. Helaas is het gros van het verzuim grijs te noemen: de werknemer heeft wel een reden voor zijn verzuim, maar die blijft nogal vaag. Misschien heeft hij ruzie met zijn partner of op het werk. Of heeft hij wel iets onder de leden, maar is het nog onduidelijk wat er speelt. Zwart verzuim De witte en grijze verzuimgevallen behandelt de werkgever samen met de bedrijfsarts vanuit re-integratieoogpunt: een zo snel mogelijke terugkeer naar de werkvloer. Belangrijk

76

frauderen met ziek teverzuim

is dat grijze verzuimgevallen niet in zwart veranderen. Een werknemer die zich bijvoorbeeld niet gesteund voelt in zijn ziekte, zal eerder op het idee komen om zijn verzuimperiode nog wat te verlengen. Het komt voor dat werknemers van wit verzuim naar grijs afglijden en eindigen met zwart verzuim. En dan is er sprake van onterecht ziekteverzuim.

verzuim­ periode

11.1.2 Beheersing ziekteverzuim De voor u belangrijkste reden om het (zwarte) ziekteverzuim te beheersen is wel het kostenplaatje. De werkgever is namelijk verplicht tot loondoorbetaling van minstens 70% van het loon gedurende de eerste twee ziektejaren. Het eerste jaar is dat bovendien meestal 100% van het loon. Daarnaast krijgt uw onderneming te maken met indirecte kosten door loon verstoring van de continuïteit van het werk, meerwerk voor collega’s en het inzetten en inwerken van uitzendkrachten. meerwerk

En er kunnen kosten zijn verbonden aan de re-integratie, bijvoorbeeld aanpassing van de werkplek of inschakelen van een re-integratiebureau.

11.1.3 Verzuimbeleid vormgeven De Wvp (Wet verbetering poortwachter) en de arbowetgeving verplichten de werkgever om een actief ziekteverzuimbeleid te voeren. De manier waarop de werkgever dit interne verzuimbeleid vormgeeft, is van groot belang voor het welzijn van werknemers én van de onderneming. Daarmee voorkomt hij (onnodig) ziekteverzuim. Dit doet de werkgever al door de veiligheid en gezondheid van werknemers se- gezondheid rieus te nemen en de fysieke belasting van een functie aan te passen aan de belastbaarheid van een werknemer. Tevredenheid Maar de werkgever moet zich ook afvragen of een werknemer tevreden is, nog uitdaging in zijn functie ziet, geen conflicten heeft met collega’s of leidinggevenden enzovoorts.

77

fraudebestrijding

productiviteit

Niet alleen is een gezonde, tevreden en gemotiveerde werknemer goed voor de productiviteit. De kans dat zo’n werknemer zich ziek meldt om onverklaarbare reden (grijs verzuim) of zelfs zo gezond als een vis de telefoon pakt om zich ziek te melden (zwart verzuim) is kleiner. In ieder geval veel kleiner dan bij een ontevreden werknemer die zich niet gesteund voelt door zijn leidinggevende en eigenlijk ook vindt dat hij niet genoeg verdient.

Ontmoedigingsbeleid Om werknemers te ontmoedigen zich ziek te melden, kan de werkgever ziek melden moeilijker maken. Door bijvoorbeeld streng te controleren bij ziekmelding. Sommige werkgevers laten de eerste twee ziektedagen voor rekening van de werknemer komen. Dit werpt een forse drempel op. Een positieve benadering kan ook: een bonus of extra vakantiedagen bij minder dan gemiddeld ziekteverzuim of helemaal geen verzuim.

drempel

11.2 Onterecht verzuim

privé

De werknemer is niet ziek maar verzuimt toch. Dat is een heel bewuste keuze en daarom ook fraude te noemen. Waarom hij dit doet? Dat kan net zoals bij andere fraudevormen verschillende oorzaken hebben. Misschien heeft hij tijd nodig om privézaken op orde te krijgen. Of klust hij hier en daar wat bij in zijn ‘vrije tijd’. Het kan echter ook zo zijn dat hij zich niet meer verbonden voelt met de onderneming om wat voor reden dan ook. Aanwijzingen Om zwart verzuim op het spoor te komen, kunt u letten op de volgende aanwijzingen: ▪▪ De werknemer geeft telkens niet thuis als zijn leidinggevende wil informeren naar zijn situatie.

78

frauderen met ziek teverzuim

▪▪ De ‘zieke’ is gezien door een collega, terwijl hij zogenaamd bedlegerig is. Bedenk hierbij dat niet alle zieke werknemers binnen hoeven te blijven: bij overspannenheid of depressiviteit is buiten bewegen juist een helende activiteit. ▪▪ De werknemer heeft de neiging om zich ziek te melden volgens een vast patroon, bijvoorbeeld vaak op maandag of na een belangrijke voetbalwedstrijd. ▪▪ De leidinggevende heeft een ‘onderbuikgevoel’ over een bepaalde werknemer. Dit moet hij natuurlijk wel onderbouwen met concrete aanwijzingen.

patroon

11.3 Communiceren Om verzuimfraude te voorkomen, helpt het als werknemers weten wat de regels precies zijn. Zo moet duidelijk zijn hoe de ziekmelding moet verlopen en wat de gevolgen zijn voor de loondoorbetaling en het verdere re-integratietraject. Wie is verantwoordelijk voor controle van het verzuim? Dat kan een leidinggevende of een werknemer van de arbodienst zijn. Wanneer is sprake van verzuimfraude en wat zijn de sancties?

loondoor­ betaling

Deze zaken kunnen allemaal vastgelegd worden in het verzuimreglement. Laat werknemers dat ondertekenen als ze in dienst treden.

Controlemechanismen Verder is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat de controlemechanismen goed in elkaar steken. In het kader daarvan moet u op de volgende dingen letten: ▪▪ Herzie regelmatig de controlemechanismen (interne audit), waarbij u zich afvraagt of de toepassing in de praktijk u oplevert wat u dacht dat deze zou opleveren. ▪▪ Zorg ervoor dat verantwoordelijke werknemers elk verzuimgeval passende en voortdurende aandacht geven.

79

praktijk

fraudebestrijding

▪▪ Voer geregeld een steekproefsgewijze controle uit van de hele verzuimprocedure of van de afzonderlijke fasen. sanctiebeleid

▪▪ Voer een consequent sanctiebeleid als u te maken heeft met verzuimfraude.

▪▪ Zorg ervoor dat langdurig verzuim ook de verantwoordelijkheid van een hogere leidinggevende wordt.

11.4 Recherchebureau inschakelen

vermoeden

dagindeling

Onterecht ziekteverzuim kan uw onderneming flink wat kosten. Daarbij kan het als een olievlek over uw onderneming uitspreiden. Bij sterke vermoedens van serieuze verzuimfraude, is het dan ook geen raar idee om een recherchebureau in te schakelen. Zo pakt u niet alleen die ene werknemer aan, maar laat u ook zien bereid te zijn het geformuleerde beleid af te dwingen. Observatie Krijgt u van collega’s, of misschien van de bedrijfsarts, te horen dat zij hun twijfels hebben bij de ‘ziekte’ van een werknemer? En heeft u het idee dat dit kan kloppen, bijvoorbeeld omdat de werknemer veel lijkt te verzuimen als het hem goed lijkt uit te komen? Een recherchebureau kan dan door observatie rapporteren over de dagindeling van de werknemer. Misschien is hij wat aan het bijklussen of werd het tijd om zijn eigen tuintje bij te harken. Sommige werknemers maken het wel heel bont en zijn tijdens hun verzuimperiode bezig met het opzetten van hun eigen onderneming. Het recherchebureau kan, eventueel samen met de werkgever, in gesprek gaan met de fraudeur waarin het vervolg van deze kwestie aan de orde zal komen.

80

12 Werknemers screenen Om te voorkomen dat uw onderneming precies die werknemers in dienst neemt met een chronisch slechte motivatie en een vooropgezet plan om te gaan frauderen, kan de werkgever ze vooraf (laten) screenen. Dit betekent dat hij bijvoorbeeld de tijd neemt om cv’s na te trekken en referenties daadwerkelijk te raadplegen. Een bedrijfsrecherchebureau kan ook een antecedentenonderzoek doen. Het is gangbaar en raadzaam om tijdens de sollicitatieprocedure informatie in te winnen bij bijvoorbeeld een vorige werkgever of collega.

12.1 Informatie inwinnen De bedoeling van het inwinnen van informatie is om datgene wat de werkgever al denkt, door een ander bevestigd te krijgen. Deze persoon kent de kandidaat immers al langer en heeft met hem samengewerkt. Zo krijgt de werkgever een duidelijker beeld van kandidaten over wie hij twijfelt. Daarbij moet hij wel goed weten aan wie u deze extra informatie verstrekt en wat zijn of haar verhouding is met de sollicitant. Het zijn meestal personen met wie de kandidaat een professionele of sociale band heeft. De kans is groot dat ze enigszins gekleurde informatie geven. Stel kandidaat op de hoogte Voordat uw onderneming deze mensen benadert, moet u de sollicitant hiervan op de hoogte stellen. Hij kan zijn referenties dan melden dat u enkele vragen over hem gaat stellen.

81

gekleurd

referenties

fraudebestrijding

12.2 Antecedentenonderzoek

achterhouden

Steeds minder ondernemingen vertrouwen potentiële werknemers zomaar. Zeker in fraudegevoelige branches is het (laten) uitvoeren van een antecedentenonderzoek eerder regel dan uitzondering. Een dergelijk onderzoek laat zien of sollicitanten zichzelf niet beter voordoen dan ze eigenlijk zijn. Het is niet ondenkbaar dat ze vitale informatie bewust achterhouden. Als ze eerder over de schreef zijn gegaan, waarom zouden ze dat bij deze werkgever dan niet doen?

De afdeling P&O kan een antecedentenonderzoek uit laten voeren of een externe partner, zoals een bedrijfsrecherchebureau, inschakelen.

12.2.1 Onderdelen Een dergelijk onderzoek kan bestaan uit onder andere de strafblad volgende onderdelen: ▪▪ financiële stand van zaken van de werknemer, nu en in het verleden; ▪▪ eventueel bestaan van een strafblad; ▪▪ grondige cv-check, waaronder controle van de identiteit, opleidingen en diploma’s, vorige werkgevers, contactperconcurrentiebeding sonen en referenties en het voorheen genoten salaris; ▪▪ reden van beëindiging vorig dienstverband(en); ▪▪ eventuele aanwezigheid van een concurrentiebeding.

Vanwege de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) kan de werkgever een kandidaat pas screenen als hij hem hiervan van tevoren op de hoogte heeft gesteld.

12.2.2 Aandachtspunten Denk verder aan de volgende zaken bij een antecedentenonderzoek:

82

werknemers screenen

▪▪ Laat de kandidaat om te beginnen een verklaring ondertekenen waarmee hij toestemming geeft voor het antecedentenonderzoek. ▪▪ Vraag om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kandidaat moet deze verklaring zelf opvragen in zijn eigen gemeente. ▪▪ Zoek in alle openbare Nederlandse en relevante buitenlandse openbare registers en bronnen naar gegevens over de kandidaat. Denk aan de Kamer van Koophandel (KvK), brancheregisters, internet en databases. ▪▪ Analyseer en verifieer diploma’s, contracten, loonstroken, identiteitsbewijzen en overige belangrijke documenten in origineel. Als u het niet vertrouwt, kan een externe partij hierbij zelfs gebruikmaken van analyseapparatuur. ▪▪ Kijk goed naar het curriculum vitae en vergelijk de gegevens daarin met diploma’s en andere gegevens die u heeft gevonden. ▪▪ Controleer referenties, maar besef dat deze ook niet alles zeggen. Hoe beter de referentie, hoe liever de organisatie deze werknemer zag vertrekken, wordt wel eens gezegd. ▪▪ Verifieer het arbeids- en opleidingsverleden, inclusief het eventuele verenigingsleven van de kandidaat. Spreek daarbij persoonlijk met referenties. ▪▪ Leg de kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek een aantal integriteitsvraagstukken voor. ▪▪ Google de naam van de kandidaat. Wie weet komt u zaken tegen die wijzen op frauduleus gedrag.

VOG

registers

diploma’s

CV

referenties

arbeids­ verleden

Google

12.3 Integriteitsverklaring In sommige branches (bijvoorbeeld het bankwezen) is het gebruikelijk om bij de (ex)werkgever van sollicitanten een integriteitsverklaring op te vragen. Hierin kan de voormalige werkgever aangeven of de sollicitant volgens hem integer en betrouwbaar is. Voorzichtigheid is wel geboden, want verklaringen van branchegenoten kunnen soms subjectief zijn en het is hier en daar onduidelijk wat ‘integriteit’ precies inhoudt.

83

betrouwbaar

fraudebestrijding

12.4 Verklaring Omtrent het Gedrag

verplicht

Ook kan de werkgever sollicitanten voor fraudegevoelige functies vragen om een zogenoemde Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) op te vragen bij het ministerie van Justitie. Deze verklaring bewijst dat een sollicitant in het verleden geen strafrechtelijke feiten heeft gepleegd. Voor sommige functies is het verplicht om zo’n verklaring te hebben, bijvoorbeeld voor taxichauffeurs of onderwijzers. Maar een ‘schoon’ verleden garandeert natuurlijk niet dat een werknemer in de toekomst geen frauduleuze neigingen zal ontwikkelen.

84

13 Maatregelen nemen Als u zeker weet dat een werknemer inderdaad fraude heeft gepleegd en daarvoor voldoende bewijzen heeft verzameld, kan de werkgever overgaan tot actie. Maar wat kan en mag hij doen? Welke maatregelen zijn rechtvaardig en laten bovendien voldoende indruk achter op de fraudeur? Het is immers niet de bedoeling dat de werknemer of zijn collega’s in de toekomst opnieuw de fout in gaan. Afhankelijk van de situatie kan de werkgever hem verschillende sancties opleggen. Daarbij meteen een kanttekening: de beste maatregel bestaat eigenlijk niet. Hooguit kan de werkgever kiezen voor de maatregel die het minste rompslomp met zich mee zal brengen. Het blijft echter voor een deel nattevingerwerk, want u weet nooit wat er gebeurt als een werknemer de beslissing besluit aan te vechten. Daarom is het zo belangrijk dat u keihard bewijs verzamelt.

rompslomp

13.1 Reactie Er is geen ideale reactie op fraude, de situatie is meestal zelfs verre van ideaal. De werkgever kiest vaak tussen de weg van de minste weerstand (juridisch gezien) en het stellen van een voorbeeld, door streng te straffen. In het eerste geval laat de werkgever een serieuze fraudeur zelf ontslag nemen en spreekt hij met hem af dat hij de schade zal vergoeden. Dit levert het minste juridisch geharrewar op. Wil de werkgever van hem een voorbeeld maken, dan kan hij hem echter beter op staande voet ontslaan. Wat het verhaal juridisch gezien weer stukken complexer maakt.

85

schade voorbeeld

fraudebestrijding

13.1.1 Aard van de fraude De sanctie die de werkgever gaat opleggen, hangt uiteraard af van de aard van de fraude. Het is niet rechtvaardig om een werknemer die onder werktijd te veel internet voor straffen privédoeleinden hetzelfde te straffen als een fraudeur die voor duizenden euro’s aan bonussen van leveranciers heeft geïncasseerd. Zolang het geen strafrechtelijke vormen aanneemt, heeft de werkgever in ieder geval het laatste woord. sancties Sancties kunnen variëren van een mondelinge of schriftelijke waarschuwing, tot een tijdelijke schorsing of op nonactiefstelling. In zwaardere gevallen kan de werkgever de werknemer op staande voet ontslaan, zelf ontslag laten nemen, of de arbeidsovereenkomst laten ontbinden.

Als het om ernstige, wettelijk strafbare feiten gaat, bent u verplicht om aangifte te doen bij de politie. Dan moet er immers een strafrechtelijk onderzoek komen.

13.1.2 Omstandigheden Voor de juiste strafmaatregel moet u de omstandigheden mee laten wegen. Hier zal de rechter ook naar kijken, mocht het ooit tot een rechtszaak komen. Ga daarom na: ▪▪ of de werknemer zeker de fraude heeft begaan; bewijs ▪▪ of er voldoende aantoonbaar bewijs is om dit te onderbouwen; ▪▪ de ernst van de gepleegde fraude; ▪▪ of het personeelsreglement, de interne gedragsregels of het fraudeprotocol duidelijk aangeven waar de grenzen fraude­protocol liggen; ▪▪ hoe lang de fraudeur al bij uw onderneming werkt en of dit (naar alle waarschijnlijkheid) zijn eerste fraudepoging was of niet; ▪▪ welke sanctie in het verleden voor soortgelijke gevallen is opgelegd in uw onderneming; verzachtend ▪▪ of er verzachtende omstandigheden zijn die een rol kunnen spelen.

86

maatregelen nemen

13.2 Lichte sancties De werknemer die een keer een pen mee naar huis neemt, pleegt fraude. Maar om nou te zeggen dat de werkgever hem hiervoor op staande voet moet ontslaan, gaat misschien wat ver. Om dit soort gedrag een halt toe te roepen, moet de werkgever met een passende sanctie komen.

13.2.1 Waarschuwing geven De lichtst mogelijke sanctie is een waarschuwing. Voor sommige werknemers zal dit al even schrikken zijn, waardoor zij hun leven beteren. Een waarschuwing is geschikt geschikt als een werknemer een lichte overtreding van de regels heeft begaan en dit bovendien de eerste keer was. Geef de waarschuwing het liefst schriftelijk en laat meteen weten wat vervolgstappen zullen zijn bij eventuele herhaling van het on- herhaling gewenste gedrag. Zorg dat een kopie van de waarschuwing in het personeelsdossier terechtkomt, zodat u daar juridisch gezien altijd op terug kunt vallen. 13.2.2 Loondoorbetaling opschorten Een iets zwaardere maatregel is het opschorten van de loondoorbetaling tijdens een verzuimperiode. Werkgevers hebben het recht om dat te doen als een werknemer zich bijvoorbeeld niet houdt aan de controlevoorschriften bij verzuim. controle­ Of hij geeft niet thuis bij controles of mist bijvoorbeeld voorschriften afspraken bij de bedrijfsarts. Dit kan bewust of onbewust gaan, maar als de werkgever het idee heeft dat de werknemer te veel vrijheid neemt, kan hij zo een duidelijke boodschap overbrengen.

De werkgever is verplicht om een werknemer vooraf schriftelijk te informeren over de opschorting van zijn loon. Opschorting is een tijdelijke maatregel, die de werkgever meteen weer moet intrekken als de werknemer wel besluit mee te werken.

87

fraudebestrijding

13.2.3 Loondoorbetaling stopzetten De werknemer die niet meer werkt zonder geldige reden, recht heeft geen recht op loon. Logisch, maar het kan heel moeilijk zijn om aan te tonen dat de werknemer schuld heeft aan de situatie. Bij een zieke werknemer die niet voldoet aan zijn re-integratieverplichtingen of passende arbeid weigert, vervalt de loondoorbetalingsverplichting ook. De werkgever kan het loon dan stopzetten. Ook hiervoor geldt weer dat een schriftelijk schriftelijke aankondiging verplicht is.

Als de werknemer de beslissing wil aanvechten, kan hij naar de kantonrechter stappen. Die beslist dan of de werkgever terecht het loon heeft stopgezet.

13.3 Schorsing

redenen

Verdenkt u een werknemer van fraude, maar wilt u nog tijd om verder onderzoek te doen? Vaak kiezen werkgevers dan voor schorsing van de verdachte werknemer. De werkgever moet deze beslissing schriftelijk aan de werknemer meedelen, aangevuld met de redenen voor de schorsing. Het loon betaalt u in principe gewoon door, tenzij in de arbeidsovereenkomst anders is overeengekomen of als de geldende cao een bepaling bevat waardoor de werknemer hier geen aanspraak op kan maken. In de praktijk is schorsing meestal een voorbode van ontslag.

13.4 Ontslag

bewijs­ materiaal

Heeft u een serieuze fraudeur in de kraag gegrepen en beschikt u over voldoende bewijsmateriaal? Dan is ontslag gerechtvaardigd. Daarbij zijn verschillende mogelijkheden: ▪▪ ontslag op staande voet; ▪▪ de werknemer zelf ontslag laten nemen; ▪▪ de kantonrechter de arbeidsovereenkomst laten ontbinden.

88

maatregelen nemen

Welk ontslagvorm het meest geschikt is, zal afhangen van de ernst van de fraude, het bewijsmateriaal dat u heeft verzameld en van toekijkende collega’s die misschien persoonlijk geraakt zijn.

ernst

13.4.1 Op staande voet Een werknemer na de ontdekking van de fraude op staande voet ontslaan, vraagt gek genoeg om goede voorbereiding. Voordat de werkgever iemand per direct de deur kan wijzen, moet hij er zeker van zijn dat daar gegronde argumenten voor zijn. Hij moet bovendien altijd rekening houden met de mogelijkheid dat de werknemer de kwestie voor de rechter rechter brengt. Als dat gebeurt, moet de werkgever zijn beslissing natuurlijk kunnen verantwoorden en met concrete feiten kunnen onderbouwen.

Verzamel dus alle bewijzen vanaf het moment dat u fraude vermoedt en laat de werkgever de werknemer pas op staande voet ontslaan als het bewijs overweldigend is.

Naar de rechter Om met succes het ontslag op staande voet te kunnen verdedigen, moet u zich bovendien afvragen of er sprake was van een ‘dringende reden’. Heeft de fraudeur iets gestolen of verduisterd, bedrog gepleegd of gevoelige informatie doorgespeeld terwijl hij geheimhoudingsplicht had? Dan begint de zaak vorm te krijgen. Verder moet een fraudeur hebben kunnen weten dat hij te ver ging. Heeft u intern voldoende duidelijk gemaakt wat de regels zijn op dit punt? Ook zal een rechter vragen of er voldoende bewijs is en of dit op een rechtmatige manier is verzameld. Tot slot spelen de persoonlijke omstandigheden van de fraudeur ook een rol. Het is moeilijk in te schatten hoe een rechter precies zal reageren op de zaak, maar als hij zich geconfronteerd ziet met een ernstige fraudeur, is de kans klein dat hij het ontslag op staande voet ongedaan zal maken.

89

dringende reden

omstandigheden

fraudebestrijding

Direct na het ontslag De werknemer die per direct op straat staat vanwege fraude of verdenking daarvan, kunt u beter meteen de toegang ontzeggen tot het bedrijfspand of computernetwerk. Denk aan de volgende acties: ▪▪ in beslag nemen van sleutels (van ondernemingspand of bijvoorbeeld leaseauto); ▪▪ laten inleveren van eventuele bedrijfskleding en overige ondernemingseigendommen; ▪▪ wijzigen van zijn wachtwoorden en deurcodes; ▪▪ laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring.

sleutels

hoger beroep

ontbinding

Voor zover vereist Het komt vaak voor dat werkgevers in combinatie met ontslag op staande voet, een ontbindingsverzoek ‘voor zover vereist’ aanvragen. Hiermee kan uw onderneming zich beschermen tegen het risico van loondoorbetaling. Een bodemprocedure waarbij de rechter bepaalt of het ontslag op staande voet rechtsgeldig was of niet, kan zomaar een jaar duren. Waarna hoger beroep de zaak nog langer kan rekken. Komt een rechter na die periode tot de conclusie dat het ontslag onterecht was, dan blijft de onderneming achter met een levensechte arbeidsovereenkomst met de frauderende werknemer. Dit zou betekenen dat de werkgever met terugwerkende kracht, vanaf de datum van ontslag op staande voet, alsnog het loon aan de werknemer moet doorbetalen. Uitspraak Door bij de kantonrechter de ontbinding ’voor zover vereist’ aan te vragen, loopt de werkgever minder risico op loondoorbetaling. De uitspraak volgt meestal snel en als de kantonrechter de ontbinding voor zover goedkeurt, ontbindt hij op dat moment de arbeidsovereenkomst. Als de frauderende werknemer een ontslag op staande voet met succes aanvecht

90

maatregelen nemen

bij de rechter, dan hoeft de werkgever alleen het loon door te betalen over de periode tussen het ontslag op staande voet en het moment van ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Tenzij uit de procedure blijkt dat het ontslag op staande voet terecht was. Dan is loondoorbetaling meteen van de baan.

13.4.2 Zelf opstappen Om juridische procedures achteraf te vermijden, zijn werkgevers nogal eens geneigd om de fraudeur zelf op te laten stappen. Eventueel kan hij daarbij nog schriftelijke afspraken maken over het terugbetalen van geleden schade. Klinkt aantrekkelijk, toch zitten hier haken en ogen aan. De fraudeur kan zijn ontslag namelijk nog tot 72 uur nadien intrek- intrekken ken. Als dat gebeurt, blijft de arbeidsovereenkomst in stand. Ontslag op staande voet hoort dan niet meer tot de mogelijkheden. Het enige wat in zo’n geval nog rest, is ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De fraudeur krijgt dan doorbetaald totdat de rechter zijn uitspraak heeft gedaan. U moet dan nog maar afwachten of het vonnis in het voordeel van uw onderneming uitpakt of niet. In het slechtste geval moet de werkgever de fraudeur een afkoopsom betalen. afkoopsom 13.4.3 Arbeidsovereenkomst laten ontbinden Twijfelt u over de fraudezaak, heeft u niet genoeg bewijsmateriaal of weet u niet zeker of het rechtmatig is verkregen? Is het u niet duidelijk of de aard van de fraude als een dringende reden geldt? Bij de kantonrechter kan de werkgever in dat geval ook ontbinding van de arbeidsovereenkomst aanvragen. Wel moet de werkgever het loon doorbetalen totdat de uitspraak binnen is. Ook kan de kantonrechter besluiten om u een afkoopsom te laten betalen als hem dit redelijk lijkt. Behoorlijk risicovol dus. Daarom komt deze ontslagmethode risicovol niet zo vaak voor bij fraude.

13.5 Financiële vergoeding Fraude kost uw onderneming geld. Geld dat u natuurlijk het liefst terug zou halen bij de fraudeur. De werkgever kan de

91

fraudebestrijding

criminaliteit

werknemer een boete opleggen, als hij hierover een clausule in het arbeidscontract heeft opgenomen. De clausule moet aangeven dat: ‘het opleggen van een boete tot de mogelijkheden van de werkgever behoort, mocht er sprake zijn van interne criminaliteit’.

Een boete mag niet hoger zijn dan een halve dag loon per week. Daarnaast moeten de opbrengsten in een fonds terechtkomen dat is bedoeld voor de achtergebleven werknemers.

opeisen

Schadevergoeding Is een boete geen mogelijkheid dan kunt u overwegen om een schadevergoeding te eisen. Hiervoor moet u naar de rechter. Tegelijkertijd een boete opleggen en schadevergoeding is niet mogelijk: het is of het één of het ander. De schadevergoeding kunt u in een strafproces of via een civielrechtelijke vordering opeisen.

Juridisch advies Als u een fraudeur heeft ontmaskerd, win dan juridisch advies in over het vervolg. Een arbeidsrechtexpert kan u en de werkgever precies uitleggen waar de valkuilen liggen en wat u in overweging moet nemen. Kunt u een bepaalde sanctie bijvoorbeeld hard maken voor de rechter? Zo’n expert heeft bovendien veel ervaring en kent niet alleen de theorie tot in de puntjes, maar heeft ook veel ervaring met rechters en hun manier van oordelen. De bedrijfsjurist of advocaat van uw onderneming kan u hiermee ook van dienst zijn.

theorie

92

Register Aanwijzingen 31 Aard van de fraude 86 Advocaat 47, 92 Afkoopsom 91 Afleverbon 24 Afluisteren 43 Afstortingen 32, 54 Antecedentenonderzoek 81, 82 Antidateren 64 Arbeidsovereenkomst ontbinden 86, 91 Arbodienst 79 Archief, gesloten 70 Automatisch controlemechanisme 28 Bedrijfsinformatie 11 Bedrijfsjurist 47, 92 Bedrijfsrecherchebureau 47 Belangentegenstelling 28 Belangen werknemer 61 Belangenverstrengeling 37 Beschadigde goederen 57 Beschikkende functie 28 Beveiligingscamera’s 42 Bevoegdheden 29 Bewijs(materiaal) 49, 86, 88, 91 Bewijsvoering 45 Boekenonderzoek 40 Boete 71, 92 Bonnen(boekje) 23, 24 Branche 15, 55

Cameratoezicht 43, 43 College bescherming persoonsgegevens 43, 44, 48, 61 Computercriminaliteit 73 Concurrent 69 Concurrentiebeding 70, 82 Controlemechanismen 79 Controlemomenten 21, 22, 24, 31, 55 Controlerende functie 28 Controlesysteem 25 Controle ingeleverde declaraties 23, 67 Controle internetgebruik 44, 60, 61, 62 Cv-check 82 Dataopslag 74 Declaratiefraude 23, 54, 66 Declaraties 23 Diefstal 33, 51 Digitaal onderzoek 40 Diploma’s 83 Directie 14 Dringende reden 89 Dwangsom 71 Dynamische observatie 42 Elektronische functiescheiding 29 E-mail- en internetgedragscode 44, 60, 62 Extern bureau 19

93

fraudebestrijding

Factuurvervalsing 54 Financiële problemen 37 Financiële verslaggeving 51 Firewall 73 Forensisch accountant 40, 51 Fraudefunctionaris 19 Fraude met geld 9, 53 Fraude met goederen 10, 56 Fraude met informatie 11 Fraude met tijd 11 Fraudeonderzoek 47 Fraudepreventie 22, 24 Fraudepreventiebeleid 15 Fraudeprotocol 16, 17, 18, 86 Fraudevormen 9 Functie 14 Functiescheiding 25, 27 Gegevens 52 Geheim afluisteren 44 Geheimhoudingsplicht 89 Geheimhoudingsverklaring 90 Gelegenheid 10 Gesprek opnemen 45 Gestolen goederen 57, 58 Google 83 Grenzen 17 Heling 40 Herkennen 13, 53 Imago 14 Incidenten 15

94

Indirecte kosten 20 Informatiefraude 70 Informatie, gevoelige 69 Integriteit 22 Integriteitsverklaring 83 Internet 11 Internet- en e-mailprotocol 44 Internet en e-mail 44 Internetgedragsregels 44, 60, 62 Internetmisbruik 44 Interviewtechnieken 45 Juridisch advies 92 Kasoverschot 32 Kassafraude 55 Kassaprocedures 55 Kastekort 31, 37, 53 Kasverschil 31, 37, 53 Kilometerstanden 24 Kliklijn 37 Kortingen 55 Kosten 49 Leverancier(scontracten) 27, 35 Liegen 13 Loondoorbetaling 77, 90 Loondoorbetaling stopzetten 88 Maatregelen 49, 85 Meerwerk 49 Model fraudeprotocol 19 Motieven 14 Mystery shopper 39

REGISTER

Netwerk, beveiliging 71 No cure 49 Non-actiefstelling 86 Observeren 42 Offerte 35 Omkoping 54 Onbeheerd 34 Ondernemingscultuur 20 Ondernemingsraad 43, 61 Ondervragingen 45 Onderzoek 18 Onderzoeksmateriaal 41 Ontbindingsverzoek ‘voor zover vereist’ 90 Ontbinding arbeidsovereenkomst 86, 91 Onterecht claimen van uren 62 Onterecht ziekteverzuim 75 Ontmoedigingsbeleid 78 Ontslag 65, 88 Ontslag op staande voet 85, 86, 89, 90, 91 Opleiding 16 Opnemen 43 Opschorten loondoorbetaling 87 Op staande voet ontslaan 85, 86, 89, 90, 91 Optimale functiescheiding 28 Overuren 11, 59 Persoonlijkheidskenmerken 13 Plekken, zwakke 15 Politie 50, 52

Prestatiefraude 64 Prikklok 23 Privacytoets 42 Privacywetgeving 39 Privégebruik 27, 60 Privézaken onder werktijd 59 Problemen, financiële 14 Procedure 18 Productiviteit 78 Proefaankoop 39 Pseudokopers 34 Recherchebureau 50 Referenties 81, 83 Relatiebeding 71 Reputatie 11 Retourboekingen 32 Retourbonnen 54 Richtlijnen 16 Risicoanalyse 15 Sancties 18, 85 Schade 11 Schadevergoeding 85, 92 Schaduwboekhouding 25 Scheiding, elektronische 72 Schorsing 86, 88 Screenen werknemers 73 Signalen 31, 23 Slechtere verkoopresultaten 34 Sollicitatieprocedure 81 Statische observatie 42 Strafbaar feit 52, 86 Strafblad 82 Sweethearting 54

95

fraudebestrijding

Taakverdeling 28 Tankbonnen 23 Tankpas 24 Tegenvallende opbrengsten 34 Terugbetalen van geleden schade 91 Terugvorderen 18 Thuiswerken 63 Tijdfraude 11, 62 Tijdklok 63 Tijdregistratie 63 Toegang 90 Toezicht 30 Track-&-tracesysteem 41

Vertrouwensfuncties 15 Vertrouwenspersoon 25, 37 Verzachtende omstandigheden 86 Verzuim 75 Verzuimbeleid 75, 77 Verzuimreglement 79 Verzuim, grijs 75 Verzuim, onterecht 77 Verzuim, wit 75, 76 Verzuim, zwart 75, 76, 78 Voorbeeld 14 Voorlichting 25, 72 Voorraad 32 Voorraadtekort 32, 57

Uitlokken 39, 40 Uitvoerende rol 28 Uitzendbureau 65 Urenregistratie 22 Urenverantwoordingen 63 Usb-stick 69, 74

Waarschuwing 86, 87 Wachtwoorden 72, 29, 73, 90 Wet bescherming persoonsgegevens 82

Valse beschuldigingen 39 Verborgen camera 43 Vergunning 48 Verhoren 44 Verklaring omtrent het gedrag 83, 84 Vermoeden 18, 36 Vernietigen 41 Vertraging in de afstortingen 33

96

Zakelijke middelen 41 Ziekmelding 78 Ziektedagen 78 Ziekteverzuim, grijs 75 Ziekteverzuim, onterecht 77 Ziekteverzuim, wit 75, 76 Ziekteverzuim, zwart 75, 76, 78 Zintuiglijke observatie 42 Zwakke plekken 53

Fraude kost het bedrijfsleven ieder jaar veel geld. Nagenoeg elke onderneming heeft in meer of mindere mate met fraude te maken. De voortdurende economische crisis laat de kans op fraude stijgen. Een groot risico vormen de werknemers van een onderneming. Kunnen zij resultaten beïnvloeden? Is de controle op declaraties geregeld? Bestaat er een check op de juistheid van facturen? Kunnen zij vertrouwelijke gegevens eenvoudig aan concurrenten doorspelen? Dit themadossier helpt u met het herkennen van fraude binnen uw onderneming. Het helpt u ook op weg om fraude te bestrijden. Daarnaast geeft het u handvatten om in de toekomst de kans op fraude te verminderen. Wilt u na het lezen van dit themadossier nóg meer weten over fraudebestrijding? U vindt meer informatie en handige hulpmiddelen op www.rendement.nl/vaktools!

Fraudebestrijding Bewapening tegen fraude noodzakelijk

Bewapening tegen fraude noodzakelijk

Fraudebestrijding

Bewapening tegen fraude noodzakelijk

maart 2013

JA ARGANG 14

▶

NUMMER 2

▶

maart 2013