THE IMPLEMENTATION OF INTERNAL CONTROL ON FINANCE AND ACCOUNTING DEPARTMENT PT. KALBE FARMA By: Oktavian Garda Prawira Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya Jl. MT. Haryono 165, Malang Email :
[email protected] Supervisor: Yuki Firmanto, SE., MSA., Ak Email :
[email protected]
ABSTRACT This research aims to analyze the implementation of internal control implemented by PT. Kalbe Farma. The framework of Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) is used as the analysis approach. The focuse of the research is the internal control implemented on revenue cycle, expenditure cycle, and reporting cycle operated by finance and accounting department of PT. Kalbe Farma. The study is descriptive research using a case study approach. Data are collected using observation, interviews, and documentation. The results show that the internal control system has been implemented well on revenue cycle, expenditure cycle, and reporting cycle. However some problems are still found in the implementation.
Keywords: Standard Operational Procedure, internal control, general control, application control, revenue cycle, expenditure cycle, reporting cycle
I.
PENDAHULUAN
yang
Latar Belakang Penelitian
tujuan
Perkembangan industri
yang
pesat
utama
memaksimalkan
berimplikasi
pada
perusahaan
yaitu
laba
ditengah
dengan
ketatnya persaingan industri sejenis
menuntut
yang berusaha menjadi paling baik
perusahaan sebagai pemeran utama
dalam bidangnya. Untuk mencapai
dalam
diharapkan
cita-cita tersebut, perusahaan harus
mampu selalu kompetitif sehingga
pro aktif melakukan pembenahan
dapat menjaga eksistensi perusahaan
pada sektor-sektor yang menjadi titik
kemajuan
diiringi
dunia
nantinya
teknologi
bisnis
global
1
lemah perusahaan ataupun sektor-
berlaku sehingga dapat memberikan
sektor mendasar yang perlu dilakukan
informasi yang akurat dan andal untuk
maintenance agar mampu menunjang
mendorong dan memperbaiki efisiensi
bisnis
jalannya organisasi. Artinya, Standard
perusahaan
yang
terus
berkembang.
Operating Procedure (SOP) memiliki
Pembenahan pada sektor-sektor
dampak
yang
penting atau mendasar berakar dari
bagaimana
pengendalian
kegiatan
internal
yang
telah
besar
organisasi
terhadap menjalankan
operasionalnya
meskipun
diterapkan perusahaan Berdasarkan
Standard Operating Procedure (SOP)
hal tersebut, manajemen perusahaan
tidak
berharap aktivitas operasi perusahaan
alasan
dapat berjalan lancar sehingga seluruh
internal yang diterapkan perusahaan.
elemen
yang memiliki
dengan
hubungan
keseluruhan
jelas
dan
Indonesia
yang
Menurut Romney dan Steinbart
menjaga
aset,
sebuah
dipergunakan
dan
pembuatan
meminimalisir
seluruh
yang
terjadi
dapat
kecurangan dan
dapat
menyempurnakan Standard Operating
dijalankan
Procedure (SOP) lama yang dianggap
Standard (SOP)
applicable
diharapkan dapat mendeteksi serta
penjelasan tersebut, kebijakan yang
Procedure
yang
yang baru dibuat pada tahun 2015
telah ditetapkan. Berkaitan dengan
Operating
Standard
Standard Operating Procedure (SOP)
kesesuaian dengan kebijakan yang
pada
disebut
prosedur
Perancangan
jalannya organisasi, serta mendorong
berlandasakan
spesifik
dengan keadaan bisnis dewasa ini.
memberikan
mendorong dan memperbaiki efisiensi
ditetapkan
12
review ulang agar mampu memberikan
informasi yang akurat dan andal untuk
telah
tanggal
:
Operating Procedure (SOP) perlu di
internal
merupakan rencana organisasi dan
untuk
pada
saham
pengembangan pada sektor mendasar
maupun ditelusuri.
yang
Harga
November 2015) menyadari bahwa
maupun tidak disengaja dapat dicegah
bisnis
(
Rp.1340/lembar
unsur kecurangan baik yang disengaja
metode
pengendalian
satu perusahaan farmasi terbesar di
menggambarkan
pengendalian
kesuksesan
satu-satunya
Kalbe Farma yang merupakan salah
keadaan yang sebenarnya sehingga
(2009:229)
dijadikan
Pada kenyatan di lapangan, PT.
operasi
perusahaan dapat memiliki pedoman yang
bisa
perusahaan
yang 2
telah
kadaluarsa.
Dalam
pembuatan
Standard
Hasil
dari
review
Standard
Operating Procedure (SOP) terbaru,
Operating Procedure (SOP) yang baru
perubahan nyata dapat terlihat dengan
diharapkan dapat memberikan evaluasi
jelas. Bila ditelusuri lebih mendalam
terhadap permasalahan yang sedang
lagi, ada perubahan cukup signifikan
atau akan terjadi dalam perusahaan
yang dilakukan oleh perusahaan dalam
sehingga
pelaksanaan
yang
pencegahan dan dicarikan solusi oleh
pastinya memengaruhi prosedur yang
perusahaan secepatnya. Permasalahan
akan
seperti
proses
dijalankan
bisnis
perusahaan
yaitu
dapat dilakukan langkah
tidak
mahirnya
karyawan
pergantian sistem menjadi Oracle pada
mengimplementasikan prosedur yang
tahun 2012.
dapat menyebabkan aktivitas operasi
Pergantian sistem menjadi Oracle membuat
secara
analisis prosedur yang telah dijalankan
langsung berubah. Contoh perubahan
ataupun kecurangan yang mungkin
yang terjadi adalah dalam hal sistem
terjadi
pembayaran
sebelum
diharapkan mampu dicegah dengan
menggunakan Oracle, peng-input-an
melakukan review terhadap Standard
Chart of Account (COA) dilakukan
Operating Procedure (SOP) yang telah
hanya melalui Departemen Finance
ada.
and
beberapa
proses
terganggu karena tingkat kesulitan
dimana
Accounting,
namun
sekarang
untuk
Selain
kepentingan
itu,
review
pribadi
terhadap
dengan semakin banyaknya transaksi
Standard Operating Procedure (SOP)
bisnis yang dilakukan perusahaan,
yang telah ada diharapkan mampu
peng-input-an tersebut dilakukan oleh
memberikan panduan pegangan fisik
departemen-departemen
seperti buku pedoman penggunaan
yang
melakukan transaksi tersebut sehingga
khususnya
Departemen Finance and Accounting
perusahaan hasil dari penyesuaian
hanya bertugas menjadi checker dan
dengan keadaan bisnis perusahaan
approval.
karena
sehingga prosedur yang diterapkan
banyaknya voucher pembayaran yang
dalam menjalankan aktivitas operasi
terjadi sehingga apabila dilakukan
memang benar-benar sesuai dengan
hanya oleh Departemen Finance and
kenyataan yang terjadi dalam bisnis
Accounting
yang
Hal
ini
terjadi
maka
proses
kepada
berjalan
pengerjaannya memakan waktu yang
berdampak
cukup lama.
ketergantungan 3
karyawan
sehingga
pada
baru
akan
menurunnya
karyawan
baru
terhadap karyawan lama sehingga baik
departemen finance and accounting
karyawan baru dan karyawan lama
berlandaskan teori yang berkaitan dan
mampu
deskripsi
berhubungan dengan objek penelitian.
kerjanya masing-masing agar tujuan
Untuk itu penulis memilih judul :
utama
dicapai
“Implementasi Pengendalian Internal
pengendalian
di dalam Departemen Finance and
menjalankan
perusahaan
melalui
dapat
berjalannya
Accounting PT. Kalbe Farma”
internal yang baik. Pada
dasarnya
pengendalian
Rumusan Masalah
internal yang baik adalah pengendalian
1. Bagaimana
penerapan
Standard
yang diterapkan pada seluruh Standard
Operating Procedure (SOP) di
Operating Procedure (SOP) yang ada
dalam Departemen Finance and
dalam perusahaan. Setelah menerapkan
Accounting dan dampaknya pada
pengendalian
aktivitas operasional?
internal,
evaluasi
dilakukan pada setiap aspek untuk
2. Bagaimana pengendalian internal
mencari titik lemah yang ada dalam
yang diterapkan oleh departemen
Standard Operating Procedure (SOP)
finance and accounting terhadap
secara dini dan memberikan usulan
siklus
solusi sebagai bentuk implementasi
pengeluaran, dan siklus pelaporan?
penghasilan,
kesadaran peneliti terhadap kelemahan
Tujuan Penelitian
yang ada.
1. Mengetahui
Pengendalian internal dilakukan terutama siklus
pada
siklus
pengeluaran
melakukan
analisis atas siklus penghasilan,
penghasilan, dan
dan
siklus
siklus
pengeluaran,
dan
siklus
siklus
pelaporan yang menjadi tanggung
pelaporan karena secara umum seluruh
jawab Departemen Finance and
perusahaan menjalankan aktivitas jual
Accounting PT. Kalbe Farma.
beli yang pertanggung jawabannya
2. Mengetahui
apakah
penerapan
akan dituangkan dalam bentuk report
siklus
baik
pengeluaran, dan siklus pelaporan
financial
reporting
dan
managerial reporting. Berdasarkan
yang
latar
belakang
penghasilan,
telah
Departemen
siklus
diterapkan
oleh
Finance
and
tersebut, peneliti ingin mengkaji dan
Accounting PT. Kalbe Farma telah
menganalisis
memenuhi
lebih
lanjut
tentang
Standard Operating Procedure (SOP)
seluruh
pengendalian internal.
perusahaan khususnya yang ada dalam 4
unsur
Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan berikut ini : 1. Keandalan pelaporan keuangan; 2. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi; 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan; 4. Efektivitas dan efisiensi operasi.
II. LANDASAN TEORI Implementasi Menurut
Setiawan
(2004:39),
implementasi
adalah
perluasan
aktivitas yang saling menyesuaikan proses interaksi antara tujuan dan tindakan untuk mencapainya serta memerlukan
jaringan
pelaksana,
birokrasi yang efektif. Pengendalian Internal Romney
et
al.
Dapat (2006:229)
merupakan suatu proses, karena hal
sebagai rencana organisasi dan metode yang
dipergunakan
tersebut
untuk
bagian
yang akurat dan andal, mendorong dan
organisasi,
efisiensi serta
menembus
kegiatan
operasional organisasi dan merupakan
menjaga aset, memberikan informasi
memperbaiki
bahwa
pengendalian internal pada dasarnya
mendefinisikan pengendalian internal
bisnis
dipahami
integral
manajemen
jalannya
dari
dasar.
kegiatan
Pengendalian
internal hanya dapat menyediakan
mendorong
keyakinan memadai, bukan keyakinan
kesesuaian dengan kebijakan yang
mutlak.
telah ditetapkan.
Artinya,
sebaik
apapun
pengendalian internal dirancang dan
Committee
of
Sponsoring
Organizations
of
the
Treadway
Commission
(COSO)
(2013:3)
dioperasikan,
hanya
dapat
menyediakan
keyakinan
yang
memadai, tidak dapat
mendefinisikan pengendalian internal
efektif
sebagai berikut :
dalam
sepenuhnya
mencapai
tujuan
pengendalian internal meskipun telah
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, manage-ment, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives relating to operations, reporting, and compliance.”
dirancang dan disusun sedemikian rupa dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan pendapat beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
Hal tersebut diungkapkan sama
pengendalian
internal
merupakan kebijakan atau metode
oleh Siti dan Ely (2010:312) yang
yang
mendefinisikan pengendalian internal.
sedemikian rupa 5
kebijaksanaanya
diatur
agar terkoordinir
untuk menciptakan keyakinan dengan
menjadi dua yaitu pengendalian umum
melakukan beberapa kegiatan seperti
dan pengendalian aplikasi.
menjaga
Pengendalian Umum
kekayaan
organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan
a) Pengendalian Organisasi
data akuntansi, mendorong efisiensi
b) Pengendalian Dokumentasi
dan mendorong kepatuhan kebijakan
c) Pengendalian Pertanggungjawaban
manajemen.
Aset
Komponen Pengendalian Internal
d) Pengendalian Praktik Manajemen
dan Hubungannya dengan SIA
e) Pengendalian Operasional Pusat
Menurut Committee of Sponsoring Organizations
of
the
Informasi
Treadway
f) Pengendalian Otorisasi
Commission (COSO) ada lima unsur
g) Pengendalian Hak Akses
(komponen) pengendalian yang saling
Pengendalian Aplikasi
terkait berikut ini :
Menurut
Wilkinson
(2000),
1. Lingkungan Pengendalian
Pengendalian aplikasi dibagai atas :
2. Penaksiran Risiko
a) Pengendalian
3. Aktivitas Pengendalian
Masukan
Controls)
4. Informasi dan Komunikasi
b) Pengendalian Pemrosesan
5. Pemantauan (Monitoring)\
c) Pengendalian Keluaran
Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Fraud
Menurut Bodnar et al (2004:198) pengendalian
(Input
pemrosesan
Fraud terjadi dari berbagai bentuk
transaksi
cara yang dapat dilakukan pada setiap
adalah prosedur yang didesain untuk
aspek hal tak terkecuali dalam bisnis.
memastikan bahwa elemen dari proses
Definisi fraud menurut Tuanakotta
pengendalian internal dijalankan dalam
(2013:28) ialah :
setiap aplikasi spesifik yang dimiliki
“any illegal act characterized by deceit, concealment or violation of trust. These acts are not dependent upon the application of threats of violence or physical force. Fraud are perpetrated by individuals, and organization to obtain money , property or service; to avoid payment or loss of services; or to secure personal o business advantage.”
dalam setiap siklus transaksi dalam perusahaan. umum
Pengendalian
didesain
untuk
secara mencegah
(preventif) terjadinya kecurangan atau kesalahan Wilkinson
menafsirkan. (2000)
dan
Menurut Widjajanto
(2001), pengendalian preventif dibagi
6
Pernyataan tersebut menyatakan
ditelusuri satu per satu secara
bahwa fraud tidak lepas dari tipu daya,
mendalam
penyembunyian
faktor yang dapat mengakibatkan
atau
pelanggaran
kepercayaan.
menjadi
satu
kesempatan melakukan fraud dapat
Definisi fraud menurut Karyono
terjadi.
(2013:4-5) ialah :
3. Rationalization
“Fraud dapat diistilahkan sebagai kecurangan yang mengandung makna suatu penyimpangan dan perbuatan melanggar hukum (illegal act), yang dilakukan dengan sengaja untuk tujuan tertentu misalnya menipu atau memberikan gambaran keliru (mislead) kepada pihak-pihak lain, yang dilakukan oleh orang-orang baik dari dalam maupun luar organisasi. Kecurangan di rancang untuk memanfaatkan peluang-peluang secara tidak jujur, yang secara langsung maupun tidak langsung merugikan pihak lain.”
Rasionalisasi
adalah
kecurangan yang terjadi dimana pelaku mencari kebenaran terhadap tindakan yang dilakukan. Sistem Informasi Akuntansi Sistem
informasi
adalah
serangkaian prosedur yang dijalankan untuk mengumpulkan data, mengolah dan memroses data tersebut menjadi informasi
yang
didistribusikan Triangle Fraud
Pengguna
Menurut Donald R.Cressey dalam Vincentius et al mengenai 3 faktor yang mendukung seseorang melakukan
nantinya kepada
yang
akan
pengguna.
dimaksud
adalah
berada
dalam
pengguna
yang
lingkungan
informasi
baik
yang
membutuhkan informasi tersebut untuk
fraud adalah :
menetapkan anggaran ataupun sebagai
1. Pressure
dasar menganalisis kinerja karyawan.
Tekanan
dapat
diakibatkan
Menurut Bodnar dan Hopwood
oleh berbagai hal termasuk tekanan
(2001:1), sistem informasi akuntansi
yang bersifat finansial dan non
merupakan kumpulan sumber daya,
finansial.
seperti manusia dan peralatan, yang
2. Opportunity Kesempatan karena
salah
pelaku
diatur untuk mengubah data menjadi biasa
terjadi
percaya
bahwa
informasi akuntansi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dalam penyaluran
aktivitas yang mereka lakukan
informasi
tidak akan terdeteksi. Pengendalian
akuntansi
kepada
para
pengguna informasi ada dua elemen
internal yang lemah dan rumitnya
yang saling berkaitan yaitu Sumber
prosedur yang telah dibuat untuk
Daya Manusia (SDM) yang dimiliki 7
perusahaan
dengan
sistem
yang
2) Reliability of financing reporting.
tertuang dalam prosedur perusahaan
3) Compliance with applicable laws
sehingga tujuan berupa output yang diharapkan
perusahaan
and regulations.
dapat
Perilaku
tersalurkan dengan baik.
Menurut Skinner, seperti yang
Implementasi Pengendalian Internal
dikutip
dalam Sistem Informasi Akuntansi
merumuskan
Implementasi
sistem
informasi
oleh
merupakan
Notoatmodjo
(2003),
bahwa respon
atau
reaksi
akuntansi merupakan proses penerapan
seseorang
prosedur dan metode
yang telah
rangsangan dari luar. Oleh karena
dirancang ke dalam operasi akuntansi.
perilaku ini terjadi melalui proses
Implementasi
adanya stimulus terhadap organisme
sistem
informasi
terhadap
perilaku
dan
dalam
implementasi,
merespon, maka teori Skimmer ini
dokumentasi, serta evaluasi sistem
disebut teori “S-O-R” atau Stimulus-
pada
Organisme-Respon.
saat
sistem
tersebut
mulai
dioperasikan untuk memastikan sistem
tersebut
Domain Perilaku
informasi akuntansi berfungsi sesuai
Menurut Bloom, seperti dikutip
yang diharapkan. Implementasi
organisme
atau
akuntansi mencakup pengujian solusi bentuk
kemudian
stimulus
Notoatmodjo pengendalian
perilaku
(2003), ke
membagi
dalam
tiga
internal dibutuhkan sebagai pedoman
domain(ranah/kawasan) yang terdiri
atau batasan-batasan yang diterapkan
dari :
oleh pihak perusahaan khususnya di
a) ranah pengetahuan (knowledge),
dalam
b) ranah sikap (attitude),
departemen
accounting
untuk
finance
and
meminimalkan
c) dan ranah tindakan(practice).
risiko-risiko yang mungkin terjadi
Teori
terkait
Hubungannya
dengan penggunaan sistem
informasi akuntansi untuk mencapai
Perilaku
Menurut Bodnar dan Hopwood tujuan
dengan
Sistem
individu
di
dalam
melakukan aktivitas operasional harus
pengendalian
diseleraskan agar terfokus pada satu
internal adalah sebagai berikut : 1) Effectiveness and efficience
Individu
Informasi
tujuan dari perusahaan.
(2001:182),
Keperilakuan
hal yaitu mencapai tujuan perusahaan. of
Melalui
operations.
satu
departemen
yaitu
departemen finance and accounting, 8
perilaku individu dibentuk melalui
Jenis Penelitian
pelatihan baik mandatory maupun
Penelitian ini adalah penelitian
opsional dan juga pelatihan berkala
deskriptif
seperti Kualitas lima (Kualima) yang
pendekatan kualitatif. Penelitian ini
bertujuan untuk meningkatkan kualitas
berfokus pada pemecahan masalah
dan pengetahuan karyawan tentang
yang
ranah pekerjaan mereka.
dilakukan. Menurut Moeleong (2012;
Menurut Baridwan (2012) , teori sistem
informasi
ada
112),
berlandaskan
yang
pada
penelitian
pendekatan
menggunakan
saat
penelitian
deskriptif
kulitatif
dengan
merupakan
keperilakukan bersandar pada salah
prosedur penelitian yang menghasilkan
satu
yaitu
data deskriptif berupa kata-kata tertulis
(behaviorism).
atau lisan atau dari bentuk tindakan
aliran
psikologi
behaviorisma
Behaviorisma adalah aliran psikologi
kebijakan.
yang mempelajari perilaku yang dapat
Nawawi (2001;64) menyatakan bahwa
diobservasi dan diukur. Aliran ini
metode
berpendapat bahwa perilaku dapat
mempunyai dua ciri pokok : (1)
dipelajari
secara
Memusatkan perhatian pada masalah-
saintifik. Behaviorisma menekankan
masalah yang ada pada saat penelitian
pada
dilakukan (saat sekarang) atau masalah
dapat
dan
dijelaskan
respon-respon diukur
Behaviorisma
perilaku
dan
yang
diobservasi.
menunjukkan
Sedangkan
penelitian
yang
bersifat
menurut
deskriptif
aktual.
(2)
bahwa
Menggambarkan fakta-fakta tentang
perilaku adalah respon terhadap stimuli
masalah yang diselidiki sebagaimana
di lingkungan yang dapat dipelajari.
adanya diiringi dengan interprestasi rasional.
III. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian
Lokasi Penelitian Penelitian akan dilakukan dengan
ini
juga
merupakan
penelitian studi kasus (case study).
objek PT. Kalbe Farma, Tbk. yang
Studi
terletak di Kawasan Industri Delta
metodologi, dikenal sebagai suatu studi
Sillicon Jl. MH Thamrin Blok A3-I
yang bersifat komprehensif, intens,
Lippo
17550.
rinci
Bekasi
diarahkan sebagai upaya menelaah
Cikarang,
Indonesia
P.O.
Bekasi
Box 371,
17037.
kasus
dan
dalam
mendalam
khazanah
serta
lebih
masalah-masalah atau fenomena yang bersifat
kontemporer,
(Bungin, 2012). 9
kekinian
bentuk resposibilitas peneliti
Fokus Penelitian Fokus penelitian dalam penelitian
untuk kemajuan perusahaan.
ini terfokus pada : 1. Implementasi
Sumber Data sistem
informasi
Sumber
data
merupakan
data
akuntansi dan prosedur akuntansi
primer yang diperoleh langsung dari
yang menjadi
tanggung jawab
informasi yang diberikan karyawan
Departemen
Finance
and
perusahaan PT. Kalbe Farma. Dalam
Kalbe
Farma.
penelitian ini, peneliti mendapatkan
pengendalian
data primer dari hasil wawancara
Accounting Meliputi
PT.
aktivitas
yang diterapkan perusahaan.
kepada
karyawan
perusahaan,
2. Serangkaian prosedur kerja pada
observasi terhadap jalannya prosedur
pengolahan data Sistem Informasi
yang dikaji, dimana dalam hal ini
Akuntansi pada PT. Kalbe Farma
peneliti mencoba melakukan analisis
yaitu :
terhadap prosedur yang ada dalam
a. Prosedur penghasilan. Meliputi
perusahaan.
permasalahan
yang
terjadi
Teknik Pengumpulan Data
selama implementasi penerapan
Dalam
penelitian
kualitatif,
prosedur dan usulan evaluasi
pengumpulan data dilakukan pada
yang
natural setting (kondisi yang alamiah),
ditawarkan
sebagai
bentuk resposibilitas peneliti
sumber
untuk kemajuan perusahaan.
pengumpulan data yang lebih banyak
b. Prosedur pengeluaran. Meliputi permasalahan
yang
terjadi
1. Observasi
sebagai
serta
mendalam
(in
depth interview) 3. Dokumentansi.
untuk kemajuan perusahaan.
Metode Analisis Data
c. Prosedur pelaporan. Meliputi yang
teknik
berperan
2. Wawancara
bentuk resposibilitas peneliti
permasalahan
dan
(participant observation)
prosedur dan usulan evaluasi ditawarkan
primer,
pada :
selama implementasi penerapan
yang
data
Miles
terjadi
and
Huberman
(1994)
mengemukakan bahwa aktivitas dalam
selama implementasi penerapan
analisis
prosedur dan usulan evaluasi
selama pengumpulan data berlangsung
yang
dan setelah selesai pengumpulan data
ditawarkan
sebagai
dalam 10
data
periode
kualitatif
tertentu.
digunakan
Aktivitas
dalam analisis data menurut Miles and
sementara dan akan berubah bila
Huberman (1994) adalah reduksi data,
tidak ditemukan bukti-bukti yang
penyajian
kuat
data
dan
penarikan
untuk
mendukung
kesimpulan.
pengumpulan
1. Reduksi Data
Tetapi apabila kesimpulan yang
Mengumpulkan
data
data
tahap
berikutnya.
yang
dikemukakan pada tahap awal
diperoleh dari hasil wawancara dan
didukung oleh bukti-bukti yang
observasi. Data yang diperoleh
valid
harus mendukung penelitian yang
kembali
dilakukan. Reduksi data dilakukan
mengumpulkan
untuk merangkum, memilah hal-
kesinpulan
hal yang pokok, memfokuskan
merupakan
pada hal-hal yang penting, dan
kredibel.
dan konsisten saat peneliti ke
lapangan
untuk
data,
yang
maka
dikemukakan
kesimpulan
yang
dicari tema serta polanya. Sehingga
Pengujian
data
Realiabilitas Penelitian Kualitatif
yang
diperoleh
mampu
mendukung prosedur yang telah digambarkan
sebelumnya
Uji
oleh
Validitas
keabsahan
penelitian
ini
dan
data
dalam
dilakukan
dengan
perusahaan.
melaksanakan uji kredibilitas data.
2. Penyajian Data
Moeleong (2005) memaparkan tujuan
Setelah data direduksi, langkah
uji kredibilitas data yaitu untuk menilai
selanjutnya adalah penyajian data.
kebenaran
Penyajian data dilakukan dalam
kualitatif.
bentuk
flowchart.
analisis
Selanjutnya,
dilakukan
Selain
dengan
dari
temuan
melakukan
pengamatan,
penelitian
perpanjangan
peneliti
melakukan
Sugiyono
(2014:125)
membandingkan pada teori-teori
triangulasi.
yang berlaku sehingga mampu
mengungkapkan
dilakukan
penyandingan
dalam pengujian kredibilitas diartikan
untuk memberikan solusi terkait
sebagai pengecekan data dari berbagai
permasalahan yang timbul.
sumber dengan berbagai cara, dan
proses
3. Penarikan Kesimpulan
berbagai
Menurut Miles dan Huberman, penarikan
kesimpulan
dilakukan
adalah
kesimpulan
yang
bahwa
waktu.
triangulasi
Triangulasi
yang
dilakukan adalah triangulasi teknik
yang
pengumpulan
penarikan
data
untuk
menguji
kredibilitas data kepada sumber yang
bersifat
sama dengan teknik yang berbeda. 11
IV. PEMBAHASAN Profil Perusahaan Nama
PT. Kalbe Farma
Bidang Usaha
Industri Farmasi
Tanggal Berdiri
10/09/1966
Telepon/Faksimili
(021) 8990 7333/37
Website
www.kalbe.co.id
Gambaran Siklus Operasional Perusahaan Gambaran siklus operasional perusahaan merupakan bentuk realisasi dari desain Standard Operational Procedure (SOP) yang telah dibentuk. Gambaran siklus operasional yang dijabarkan meliputi siklus penghasilan, siklus pengeluaran dan siklus pelaporan. Ketiga siklus ini merupakan tanggung jawab departemen finance and accounting. 1. Siklus Penghasilan (Billing Transaction) a. Tujuan 1) Untuk memastikan setiap transaksi penjualan sudah ter-invoice dan tercatat pada sistem. 2) Untuk
memonitor
piutang sehingga
dapat
dibayartepar
waktu
dan
meminimalisasi terjadinya piutang tak tertagih (bad debt). b. Ruang Lingkup Siklus ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab staf finance and accounting melakukan proses invoicing dari setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh user dan memonitor pembayaran dari customer yang bersangkutan. c. Referensi PSAK 23 dan IAS 18.2. 2. Siklus Pengeluaran a. Tujuan 1) Verifikasi voucher atas transaksi apakah sudah menerapkan ketentuan pajak yang berlalu atau belum. 12
2) Validasi voucher apakah sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan agar bisa diproses lebih lanjut. 3) Melakukan pembayaran tepat waktu, sesuai jatuh tempo, nama vendor dan sesuai dengan nilai voucher. b. Ruang Lingkup 1) Siklus ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab dari supervisor dan staf administrasi pajak untuk menangani proses routing voucher. 2) Siklus ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab dari manajer accounting dan staf accounting dalam memverifikasi keberadaan voucher 3) Siklus ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab staf finance dalam melakukan pemeriksaan dan pembayaran voucher dan manajer finance dalam approval pembayaran. c. Referensi Chart of account 3.0 milik perusahaan. 3. Siklus Pelaporan a. Tujuan Untuk memberikan gambaran tentang posisi keuangan dan memberikan gambaran tentang hasil-hasil yang telah dicapai perusahaan serta biaya yang telah terjadi selama periode tertentu, dengan hasil analisis tersebut pihak pihak yang berkepentingan dapat mengambil keputusan. b. Ruang Lingkup Siklus ini mendefinisikan aktivitas dan tanggung jawab dari departemen finance and accounting khususnya manajer dalam menganalisis financial report yang dihasilkan dari proses tutup buku bulanan. c. Referensi PSAK No.1.
13
Permasalahan Implementasi Pengendalian Internal a) Perangkapan pada Siklus Penghasilan
fungsi
Evaluasi kasir
dan a) Rekrutmen karyawan pada pada fungsi
perangkapan jabatan saat routing voucher.
kasir untuk menghindari perangkapan
b) Lemahnya penelusuran dokumen retur
pekerjaan dan memperjelas deskripsi kerja
dan prosedur tetap yang tidak terlampir
tiap bagian sehingga fokus pekerjaan lebih
secara tertulis.
terarah.
c) Lemahnya pengawasan perpindahan aset. d) Perekrutan karyawan yang tidak sesuai dengan core pekerjaan.
database dengan jurnal memorial. privasi
password
karyawan.
prosedur
tetap
sebagai
pedoman dasar untuk mengatur karyawan bersikap
e) Kurang terintegrasi sistem khususnya AR
f) Lemahnya
b) Pembuatan
dan
berperilaku
dalam
melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan.
antara c) Pengawasan
oleh
independen
dan
departemen
yang
merealisasikan
hasil
dalam bentuk balance scorecard. d) Rekrutmen
terhadap
karyawan
harus
warehouse
untuk
sesuai core pekerjaan. e) Perlu
dibuat
data
menampung seluruh data transaksi dan report perusahaan. f) Penekanan terhadap pentingnya privacy password agar pertanggung jawaban lebih 14
mudah dilacak. Implementasi Pengendalian Internal a) Perangkapan pada Siklus Pengeluaran
fungsi
kasir
dan a) Rekrutmen karyawan pada pada fungsi
perangkapan jabatan saat routing voucher.
kasir untuk menghindari perangkapan
b) Prosedur tetap yang tidak terlampir secara
pekerjaan dan memperjelas deskripsi kerja
tertulis.
tiap bagian sehingga fokus pekerjaan lebih
c) Lemahnya pengawasan perpindahan aset.
terarah.
d) Perekrutan karyawan yang tidak sesua b) Pembuatan dengan core pekerjaan.
AP database dengan jurnal memorial. privasi
tetap
sebagai
pedoman dasar untuk mengatur karyawan
e) Kurang terintegrasinya sistem khususnya
f) Lemahnya
prosedur
password
karyawan.
bersikap
dan
berperilaku
dalam
melakukan aktivitas yang berhubungan antar
dengan pekerjaan. c) Pengawasan
oleh
independen
dan
departemen
yang
merealisasikan
hasil
dalam bentuk balance scorecard. d) Rekrutmen
terhadap
karyawan
harus
warehouse
untuk
sesuai core pekerjaan e) Perlu
dibuat
data
menampung seluruh data transaksi dan report perusahaan. f) Penekanan terhadap pentingnya privacy 15
password agar pertanggung jawaban lebih mudah dilacak. Implementasi Pengendalian Internal a) Tidak meratanya pembebanan pekerjaan a) Rekrutmen pada Siklus Pelaporan antar departemen terkait.
departemen
b) Ketidak mampuan sistem penampungan data
menampung
seluruh
costing
pada yang
sub
memiliki
deskripsi kerja paling banyak.
dokumen b) Pengintegrasian report satu dengan yang
perusahaan.
lain yang memiliki hubungan untuk
c) Tidak ada skala atau standar pengukuran kinerja terhadap karyawan.
tempat penampungan data. privasi
password
karyawan.
mempermudah proses pengolahan. c) Rekrutmen
d) Pusat informasi belum terfokus pada satu
e) Lemahnya
karyawan
karyawan
harus
warehouse
untuk
sesuai core pekerjaan. d) Perlu
antara
terhadap
dibuat
data
menampung seluruh data transaksi dan report perusahaan. e) Penekanan terhadap pentingnya privacy password agar pertanggung jawaban lebih mudah dilacak.
16
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
dilakukan
Kesimpulan
terfokus
1) Secara umum sistem pengendalian
penampungan yang mewakilkan
internal untuk siklus penghasilan, siklus
pengeluaran,
dan
belum pada
sepenuhnya satu
wadah
keseluruhan data.
siklus
7) Karyawan secara umum mampu
pelaporan sudah cukup baik. Hanya
menjalankan
ada
sistem dengan baik, namun ketika
beberapa
hal
yang perlu
diperbaiki.
pekerjaan
melalui
ada permasalahan yang terjadi baik
2) Perusahaan telah memiliki struktur
atas transaksi yang tidak biasa atau
organisasi yang cukup baik dan
pekerjaan yang cukup kompleks
pemberian deskripsi kerja yang
maka masih perlu pengawalan dari
jelas. Namun pembagian fungsi
supervisor
antar sub departemen tidak sama.
departemen.
Tidak seluruh bagian mendapatkan
penyebabnya
fungsi
karyawan yang tidak menguasai
secara
merata
padahal
prosedur kerja secara umum sama. 3) Perusahaan
belum
atau
manajer Salah
adalah
sub satu
perekrutan
bidang akuntansi dan keuangan.
memiliki
8) Aset perusahaan merupakan hal
manual book/ prosedur tetap secara
penting yang perlu dipelihara oleh
terulis
seluruh karyawan tanpa terkecuali.
4) Seluruh transaksi telah dilakukan dengan
sistem
Namun
sering
ditemukan
ada
komputerisasi,
perpindahan aset tanpa melalui
namun checker dan approval masih
Surat Pindah Tangan dikarenakan
ada yang dilakukan secara manual.
proses pengawasan yang tidak
5) Penggunaan
sistem
oracle
berkala
diharapkan mampu menggantikan
punishment
sistem
tersebut.
lama
yang
digunakan
perusahaan, namun kenyataannya
dan
tidak terkait
adanya kelalaian
9) Otorisasi sudah dijalankan dengan
oracle masih perlu dibantu oleh
semestinya.
Khusus
pada
software
juga
departemen
finance
and
pengolahan secara manual untuk
accounting,
menarik hasil report.
oleh karyawan khusus yang telah
6) Perusahaan
penunjang
otorisasi
dilakukan
melakukan
diamanahkan oleh manajer kepala
dokumentasi dengan cukup baik,
dan otorisasi kedua dilakukan oleh
namun
telah
dan
dokumentasi
yang 17
baik manajer maupun manajer
Operating Procedure (SOP) yang
kepala.
telah dijalankan hingga berfokus
10) Tingkat kerahasiaan masih rendah
pada ketiga siklus tersebut.
dan cenderung tidak ada. Tiap karyawan
dapat
dengan
3) Seluruh
bebas
usulan
diberikan
solusi
peneliti
kepada
bertukar password untuk setiap
perusahaan
fungsi
dalam
opini peneliti berdasarkan ilmu
tersebut
yang dimiliki oleh peneliti dan atas
adanya
dasar permasalahan yang terjadi di
yang
oracle.
dijalankan
Biasanya
hal
dilakukan
karena
keterkaitan
pekerjaan
antara
hanya
yang
lapangan
karyawan yang saling bertukar
berlandaskan
selama
peneliti
melakukan penelitian.
password.
Saran 1) Semakin
Keterbatasan 1) Adanya
kesalahan
berkembangnya
bisnis
yang
perusahaan perlu diimbangi dengan
ditimbulkan oleh responden pada
pengawasan terhadap pengendalian
wawancara
internal yang lebih intens dan
dalam
menghimpun
data penelitian. Hal ini dikarenakan karena
tidak
memiliki
setiap
kontinu.
karyawan
pemahaman
2) Pihak
manajemen
dapat
yang
mempertimbangkan usulan solusi
memadai mengenai keseluruhan
yang diberikan peneliti. Hal ini
aktivitas operasional bisnis yang
dapat
dijalankan perusahaan.
perusahaan khususnya departemen
2) Khusus pada siklus pelaporan, peneliti
memiliki
finance
pengetahuan
mempermudah
and
menganalisis
accounting secara
pihak
untuk dini
yang lebih sedikit dibandingkan
permasalahan yang ada sehingga
dengan siklus penghasilan dan
dapat menghasilkan pengendalian
siklus pendapatan karena proses
internal yang semakin kuat.
pembuatan siklus pelaporan yang cukup
panjang
dan
memakan
DAFTAR PUSTAKA
waktu cukup banyak sedangkan peneliti
melakukan
terhadap
seluruh
operasional berlandaskan
(IAI), I. A. (2001). Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Salemba Empat.
penelitian aktivitias perusahaan
pada
Standard 18
Akib, H. (2010). Implementasi Kebijakan : Apa, Mengapa, Bagaimana. Jurnal Administrasi Publik, Volume 1 No. 1, 2.
Dellaportas, S. (2013). Conversations with inmate accountants: Motivation, Opportunity and The Fraud Triangle. Accounting Forum 37, 29-39.
Albercht, W. S. (2011). Fraud Examination. Mason: Cengage Learning.
Ely, S. K. (2010). Perpajakan, Teori dan Teknis Perhitungan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Baridwan, Z. (2000). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.
Hall, J. A. (2009). Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi Buku 1 Edisi 4). Jakarta: Salemba Empat.
Baridwan, Z. (2012). Analisis Keperilakuan Individu Terhadap Implementasi Sistem Informasi Akuntansi : Model Penerimaan dan Kesuksesan Sistem Informasi Berbasis Teknologi. Malang: Program Doktor Ilmu Akuntansi Pascasarjana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya.
Hendra, V. S. (2014). Fraud Triangle. Surabaya: Fakultas Bisnis dan Ekonomika Universitas Surabaya. Jogiyanto. (1999). Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Bodnar, G. H. (2001). Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan Jilid 1. Jakarta: Salemba Empat.
Karyono. (2013). Forensic Fraud Edisi 1. Yogyakarta: ANDI.
Bodnar, G. H. (2003). Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat.
Kieso, D. e. (2011). Financial Accounting. Hoboken: Wiley & Sons, Inc.
Kassem, R. H. (2012). The New Fraud Triangle Model.
L. James, H. (2000). Sistem Informasi. Jakarta: Mata Satu.
Boynton, W. C. (2001). Modern Auditing Seventh Edition. New York: John Wiley and Sons, Inc.
Lane, J.-E. a. (n.d.). Policy Implementation in Poor Countries. Sweden: Umea University.
Bungin, B. (2012). Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers.
Miles, M. &. (1994). Qualitative data analysis : An expanded sourcebook (2nd ed.). Thousand Oaks, CA: Sage.
COSO. (2013). Internal Control Integrated Framework : Executive Summary. Durham: North Carolina.
Moleong, L. (2005). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
19
Moleong, L. (2012). Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Sugiyono. (2014). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Murdick, R. G. (1991). Sistem Informasi untuk Manajemen Modern. Jakarta: Erlangga.
Tuanakotta, T. M. (2013). Audit Berbasis ISA (International Standards on Auditing). Jakarta : Salemba Empat.
Nawawi, H. (2001). Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Usman, H. &. (2006). Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: Balai Pustaka.
Notoatmodjo, S. (2003). Pendidikan dan Perilaku Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Widjajanto, N. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Wilkinson, J. W.-O.-W. (2000). Accounting Information System 4th Edition : Essential Concepts and Applications. New Jersey: John Willey and Sons, Inc.
Notoatmodjo, S. (2007). Promosi Kesehatan dan Ilmu Perilaku. Jakarta: Rineka Cipta. Romney, B. M. (2006). Accounting Information System Edisi Kesembilan. Jakarta: Salemba Empat. Romney, M., & Steinbart, P. (2014). Sistem Informasi Akuntansi edisi 13. Jakarta: Salemba Empat. Saeful, P. (2009). EQUILIBRIUM. Jurnal Penelitian Kualitatif, 1-8. Setiawan, G. (2004). Implementasi Dalam Birokrasi Pembangunan. Bandung: Remaja Rosdakarya Offset. Spillane, J. J. (2003). Time Management : Pedoman Praktis Pengelolaan Waktu. Yogyakarta: Kanisius. Stainback, S. &. (1988). Understanding and conducting qualitative research . Dubuque,IA: Kendall/Hunt. Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kualitatif dan R&B. Bandung: Alfabeta. 20
