Terugblik Programma Dienstverlening 2008

Terugblik Programma Dienstverlening 2008

Februari 2009 gemeente Bussum versie 1.0

Terugblik programma Dienstverlening 2008

Gemeente Bussum

Inhoudsopgave Ontwikkelingen dienstverlening

4

Inleiding

6

Deel I

Voortgang uitvoering dienstverleningsconcept

7

1.1

Verbeteren telefonische dienstverlening

1.2 1.3

Komen op afspraak Onderzoek uitbreiding dienstverlening buiten kantooruren

9 11

1.4

Toegankelijk schrijven

11

1.5 1.6

Evalueren kwaliteitshandvest Klanttevredenheidsonderzoek

12 13

1.7

Vaststellen implementatiewijze KCC

14

Deel II

8

Ontwikkelen architectuur

15

2.1 Ontwikkelen architectuur Deel III

16

Voortgang uitvoering projecten elektronische frontoffice

17

3.1

Uitbreiding E-loket

18

3.2 3.3

Realiseren Digitaal Omgevingsloket PR-campagne rond digitaal loket

19 20

3.4 3.5

Effectieve weborganisatie Realisatie MijnGemeente.nl

21 22

3.6

Bedrijvenloket

23

Deel IV

Voortgang uitvoering projecten midoffice

24

4.1

Implementatie WFM, DMS en DSP

25

4.2

Implementatie service broker, gegevensmagazijn en zakenmagazijn

26

4.3

Scannen documenten

27

4.4

Inrichten gebruikersschil DMS (MIT office)

28

4.5

Beheerorganisatie midoffice

29

4.6

Hoofdprocessen standaardiseren en digitaliseren

30

Deel V

Voortgang uitvoering projecten backoffice

32

5.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen

33

5.2

Basisregistratie Personen

34

5.3

Registratie beperkingen

36

5.4

Registratie percelen

37

5.5

Registratie vergunningen

38

5.6

Registratie bestemmingen

39

5.7

Verbeteren basiskaart

40

.

Pagina 2

2


Gemeente Bussum

5.8

Visie op inrichten beheersorganisatie

40

5.9

Keuze en implementatie definitieve infrastructuur

41

5.10 Continuïteitsplan gegevens

42

5.11 Digitaal archiveren

43

5.12 Onderzoek digitale handtekening

43

.

Pagina 3

3


Gemeente Bussum

Ontwikkelingen binnen het programma dienstverlening In 2008 is door veel mensen in de organisatie hard gewerkt om de dienstverlening aan burgers verder te verbeteren. Het jaar 2008 is, zoals te verwachten was, het jaar waarin verschillende zaken ook daadwerkelijk in de praktijk zouden moeten worden uitgevoerd. Terugkijkend op dit jaar moet worden vastgesteld dat de uitvoeringscomplexiteit groter is geweest dan verwacht en dat de ambities op het realiseren van de inrichting van de ict infrastructuur sterk aan ontwikkeling onderhevig is geweest. Een respectievelijk “ kleine” gemeente als Bussum beschikt niet over voldoende ontwikkelcapaciteit om e-dienstverlening zelfstandig te kunnen ontwikkelen. Daarom is in mei 2008 besloten aan te sluiten bij de samenwerking van 70 gemeenten onder de vlag van Gov United. Deze organisatie die valt onder ICTU, krijgt met steun van de overheid de taak de e-dienstverlening te ontwikkelen. Bij de opzet van het plan 2008 is uitgegaan van beperkte dienstverlening in de midoffice en diverse koppelingen met de verschillende backoffice applicaties. Halverwege 2008 wordt vastgesteld dat het werken met een “dunne” midoffice en de verschillende koppelingen met de backoffice (die in Bussum van verschillende leveranciers afkomstig zijn) veel beperkingen inhouden voor het zaakgericht werken. Dit heeft bij Gov United een belangrijke omslag in het denken doen ontstaan en veel meer de nadruk gelegd op het zaakgericht werken binnen een generieke functie in de midoffice. Deze veranderde opvatting heeft het ook noodzakelijk gemaakt dat aan de bouwer van de Midoffice (Logica) aanvullende eisen zijn gesteld voor de inrichting van de midoffice. Het gevolg hiervan is geweest dat de opleverdatum van de midoffice met zes maanden is vertraagd. Door dit midoffice nu als een open platform ter beschikking te stellen aan de leveranciers hebben zij de mogelijkheid via zgn. “plug ins” hun gegevens van de applicaties te ontsluiten met de midoffice. Belangrijk voordeel hierbij voor de gemeente is dat vanuit de midoffice zaakgericht alle informatie beschikbaar is en digitaal en integraal kan worden aangeboden aan de inwoners. Het ontwikkelen van de zaakgerichte midoffice is nog in volle gang en de eerste 5 pilotgemeenten gaan hier in het eerste kwartaal 2009 mee aan de slag. Na hen volgen de 20 gemeenten, waaronder Bussum, om de zaakgerichte dienstverlening in een Logica omgeving in te richten. Voor Bussum betekent dit dat de voortgang bij de uitvoering van de projecten voor de midoffice grotendeels doorschuiven naar 2009. Binnen het dienstverleningsconcept zijn vier klanttevredenheids-onderzoeken uitgevoerd die een goed beeld geven op welke onderdelen de dienstverlening kan worden verbeterd. De uitvoering hiervan vind u terug in het plan voor 2009. In de praktijk blijkt dat we ons mogen verheugen in een toenemend gebruik van de website van de gemeente Bussum. Dit kanaal dat zometeen rechtstreeks in contact staat met de midoffice mag zich verheugen in een toenemend gebruik. Naar alle waarschijnlijkheid is dit ook het kanaal dat in belangrijke mate zal kunnen bijdragen aan de reductie van de administratieve lasten voor de burger. Het ontwikkelen van dit kanaal, inclusief een persoonlijke internetpagina, heeft dan ook onze voorkeur. Ook sluit dit kanaal goed aan bij de landelijke ontwikkelingen waarbij

.

Pagina 4

4


Gemeente Bussum

informatie van de rijksoverheid omtrent publieke diensten inclusief de basisregistraties, gekoppeld kan worden aan de gemeentelijke site. In het verlengde hiervan kan dit ook de opmaat zijn naar een klantcontactcentrum (KCC) dat in 2015 in iedere gemeente zal moeten zijn gerealiseerd. In de Backoffice zijn belangrijke basisregistraties opgebouwd en volgens schema klaar om in 2009 te kunnen worden ontsloten met landelijke voorzieningen zoals VROM en GBA-V. Het ontsluiten van deze voorzieningen met binnengemeentelijke applicaties vraagt nog de nodige aandacht. In de praktijk blijkt dat leveranciers vaak nog “eigen” applicaties (inclusief werkvoortgangsregsitraties en eigen databanken) niet beschikbaar stellen voor andere gebruikers. EGEM is de trekker voor het maken van de landelijke standaarden. Zolang leveranciers (nog) niet dezelfde taal spreken is koppelen van gegevens lastig en duur. Ook hierbij is het van belang dat gemeenten gezamenlijk zoeken naar passende oplossingen en ook bij de centrale overheid aandringen op standaardisatie, Gov United kan ook op dit onderdeel een sterke positie innemen ten opzichte van de centrale overheid. In 2008 is veel energie gaan zitten in het inrichten van het proces digitale bestuurlijke besluitvorming en het beschikbaar stellen van de generieke applicatie voor de Meldingen Openbare Ruimte. Deze activiteiten waren niet gepland maar hebben wel in een belangrijke behoefte voorzien. Daarnaast is het EDV programma onderzocht door de Rekenkamercommissie en worden de adviezen van de commissie meegenomen in het plan 2009. In verband met vertrek van de eerste informatiemanager is op 1 oktober 2008 een nieuwe informatiemanager in dienst getreden en kan, na een inwerkperiode, volop gewerkt worden aan de noodzakelijke beleidsdocumenten, het zaakgericht werken en de implementatie van de midoffice.

.

Pagina 5

5


Gemeente Bussum

Inleiding Met het vaststellen van het dienstverleningsconcept (DVC) en het programmaplan EDV 2007-2010 , in de Raad van 10 mei 2007, is een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van elektronische dienstverlening, elektronische bedrijfsvoering en de verbetering van de dienstverlening in het algemeen. In 2008 is een Jaarplan Programma Dienstverlening opgesteld, waarin alle projecten en werkzaamheden zijn opgenomen die in 2008 gestart en/of uitgevoerd zouden moeten worden om de geformuleerde ambitie voor 2010 op het terrein van (elektronische) dienstverlening te realiseren. Voor u ligt de terugblik ‘programma dienstverlening 2008’. De terugblik geeft inzage in de realisatie van de projecten genoemd in het jaarplan 2008 en daarmee in de voortgang van het programma Dienstverlening. De opbouw van de evaluatie is gelijk aan de opbouw van het jaarplan. De volgende onderverdeling is gehanteerd: Deel 1:

Projecten en werkzaamheden gericht op de verbetering van de dienstverlening in brede zin, zoals balie, telefonische dienstverlening en post.

Deel 2:

De ontwikkeling en het onderhoud van architecturen. De architecturen dienen als kader voor de inrichting van de interne bedrijfsvoering en externe dienstverlening, en kunnen dus gezien worden als overkoepelende projecten (gericht op zowel frontoffice,

Deel 3:

midoffice als backoffice). De ontwikkeling van de elektronische frontoffice: dit betreft de projecten die zich direct

Deel 4:

vertalen in contact met de inwoners en richt zich op het digitale kanaal. De ontwikkeling van de midoffice: dit betreft alle activiteiten die zorgen voor de afstemming tussen frontoffice en backoffice.

Deel 5:

De ontwikkeling van de backoffice: dit betreft de ondersteunende projecten, zoals de totstandkoming van de basisregistraties.

De evaluatie vindt plaatst per project en geeft weer in hoeverre doelstelling en resultaten zijn behaald, wat de projectstatus is op 31-12-2008 en of een project conform planning en financiën verloopt.

.

Pagina 6

6


Gemeente Bussum

DEEL I Voortgang uitvoering dienstverleningsconcept In 2008 zijn grote stappen gezet in de uitvoering van de projecten die onderliggend zijn aan het dienstverleningsconcept. Er is een viertal klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd, waaruit onder andere blijkt dat de kwantitatieve bereikbaarheid nog verbetering behoeft. In 2009 wordt een tweede meting gedaan en wordt bekeken of de gedane verbeteringen in 2008 ook leiden tot een betere beoordeling van onze klant. De schriftelijke dienstverlening heeft een impuls gekregen doordat een groep medewerkers een cursus toegankelijk schrijven heeft gevolgd. In 2009 wordt een stijging van 0,5 punten beoogd van de klanttevredenheid op de onderdelen leesbaarheid, toonzetting, duidelijkheid informatie en de mate waarin inwoner het gevoel heeft dat er naar hem geluisterd wordt. In 2008 hebben inwoners van de gemeente Bussum de mogelijkheid gekregen digitaal een afspraak te maken voor producten van de afdeling Burgerzaken. Denk hierbij aan het aanvragen van paspoorten, rijbewijzen en het afhalen van uittreksels. De eerste digitale afspraak heeft reeds plaatsgevonden en is als positief ervaren. In 2009 wordt nog verder geïnvesteerd in het verbeteren van onder andere de telefonische, balie en schriftelijke dienstverlening en zal tevens gekeken worden naar de uitbreiding van de openstelling.

.

Pagina 7

7


1.1

Gemeente Bussum

Verbeteren telefonische dienstverlening

Doelstelling Beoogde doelen

Behaalde doelen

Het leveren van een hoogwaardige kwaliteit van

6 afdelingen scoren op of boven het niveau van

telefonische dienstverlening aan onze inwoners.

90% kwantitatieve bereikbaarheid Niet behaalde doelen 9 afdelingen scoren onder het niveau van 90% kwantitatieve bereikbaarheid en het doel van het behalen van een 8 voor kwaliteit van telefonische dienstverlening is niet behaald.

Toelichting Het strategisch doel van de gemeente is het leveren van een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. Hierbij wordt de Staat van de Gemeente gebruikt als meetinstrument, waarbij de gemeente zich tot doel heeft gesteld een 8 te scoren voor dienstverlening. Voor het dienstverleningskanaal ‘telefonie’ is tot doel gesteld, beoordeeld te worden met minimaal een 8 voor kwaliteit van telefonische dienstverlening en daarnaast een niveau van 90% kwantitatieve 1 bereikbaarheid te behalen. Er is zowel een kwantitatief als een kwalitatief onderzoek uitgevoerd. Uit deze onderzoeken blijkt dat de burger de telefonische dienstverlening met gemiddeld een 7,7 beoordeeld, en dat 9 afdelingen, van de 15 gemeten afdelingen, onder het landelijk aanvaarde niveau van 90% kwantitatieve bereikbaarheid scoren. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Door het MO vastgestelde uitgangspunten

De beoogde resultaten zijn, met uitzondering van

- Kwantitatieve nulmeting telefonische dienstverlening

de tweede metingen en het afsluiten van het abonnement op meetgegevens, behaald.

- Tweede kwantitatieve meting telefonische dienstverlening - Kwalitatieve nulmeting telefonische

Niet behaalde resultaten

dienstverlening - Tweede kwalitatieve meting telefonische

telefonische dienstverlening staan gepland in 2009. Het abonnement op meetgegevens van de

dienstverlening - Afdelingsplannen voor verbetering van de telefonische dienstverlening

Tweede kwantitatieve en kwalitatieve meting

telefonische bereikbaarheid wordt ook in 2009 afgesloten.

- Voorstel MO voor afdelingsoverstijgende maatregelen (met name over de rol van het CIP) - Abonnement op meetgegevens over de telefonische bereikbaarheid Toelichting 1

90% kwantitatieve bereikbaarheid = 1 op de 10 contacten krijgt totaal geen contact met de gemeente .

Pagina 8

8


Gemeente Bussum

Aan de beoogde resultaten is een tweede kwantitatieve en kwalitatieve meting toegevoegd. Deze resultaten waren in eerste instantie niet voorzien, maar zijn nodig om te kunnen vaststellen of de ingevoerde afdelingsverbeteringen ook geleid hebben tot een verbetering van de algehele telefonische dienstverlening. Projectstatus Uitvoering Planning 2008 K1

verbeteren telefonische dienstverlening

jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk De afwijkende tijdsplanning wordt veroorzaakt doordat een tweede kwantitatieve en kwalitatieve meting aan de projectresultaten is toegevoegd. Financiën Nulmeting

€ 2.500,- eenmalig

2-meting


Kwalitatieve meting


Abonnement op meting

€ 5.000,- structureel € 13.500,-

Financiën conform planning

1.2

Komen op afspraak


Behaalde doelen

Het aanbieden van de mogelijkheid voor

inwoners/bezoekers hebben de mogelijkheid om

bezoekers van het gemeentehuis tot het maken

een afspraak te maken voor diverse producten

van een afspraak voor inloopproducten en specialistische producten. De bezoeker kan de

van de afdeling Burgerzaken. Deze afspraak kan zowel telefonisch als digitaal gemaakt worden.

afspraak zowel telefonisch als digitaal maken. Toelichting Naar aanleiding van een haalbaarheidsstudie is besloten ‘het komen op afspraak’ in te voeren voor producten van de afdeling Burgerzaken. Tijdens de aanschaf van het afsprakensysteem is rekening gehouden met een eventuele toekomstige uitbreiding van het aantal producten en afdelingen dat op afspraak verkrijgbaar is / gaat werken.

.

Pagina 9

9


Gemeente Bussum

Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Leveranciersselectie - Afstemming Soza, V&H, Buza (gebruikers

De beoogde resultaten zijn behaald

cliëntbegeleidingssysteem (CBS) - Akkoord b&w aanschaf CBS en afsprakensysteem - Technische installatie CBS en Afsprakensysteem - Afsprakenbalie (ontvangstruimte/balie waar burgers die op afspraak komen geholpen worden) - Functionele inrichting CBS en Afsprakensysteem - Werkende internetmodule afspraken - Implementatie CBS en Afsprakensysteem - Opleiding Medewerkers - Communicatiecampagne komen op afspraak naar inwoners en medewerkers Toelichting Onderdeel van het project was de implementatie van een nieuw cliëntbegeleidingsysteem, als voorwaarde voor implementatie van het komen op afspraak en ter verbetering van het ‘oude’ systeem. Projectstatus In beheer (afgerond) Planning 2008 K1

Komen op afspraak jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Door de uitbreiding van de projectresultaten (aanschaf nieuw cliëntbegeleidingssysteem) is ook de doorlooptijd verlengd. Financiën Internetmodule afspraken


communicatiecampagne

€ 770,- structureel € 1.000,- eenmalig € 3.570,-

Het benodigde communicatiebudget was in eerste instantie niet begroot. De aanschaf van het nieuwe CBS is gefinancierd door Burgerzaken (vervangingsbudget).

.

Pagina 10

10


1.3

Gemeente Bussum

Onderzoek en implementatie uitbreiding dienstverlening buiten kantooruren


Niet behaalde doelen

- Inzicht verkrijgen in de mogelijkheden en kosten De beoogde doelen zijn nog niet behaald. Zie om alle producten die op dit moment overdag

toelichting.

aan de balie beschikbaar zijn, ook tijdens de wekelijkse avondopenstelling beschikbaar te stellen. - Inzicht verkrijgen in de mogelijkheden en kosten van uitbreiding van het aantal balie dienstverleningsuren, zowel op basis van vrije inloop, als op basis van ‘op afspraak’. Toelichting Gezien de aard van het vraagstuk is in overleg met hoofd Burgerzaken besloten dit project onderdeel te laten zijn van het afdelingsplan Burgerzaken 2009.

1.4

Toegankelijk schrijven


Behaalde doelen

De gemeente schrijft veel brieven, beleid en webteksten voor inwoners en bestuurders. Doel

Nog onbekend. Na de nulmeting wordt in 2009 een tweede meting uitgevoerd, waarbij het

van dit project is om deze brieven, beleid en

streven is een stijging van minimaal 0,5 punt te

webteksten (meer) vanuit het perspectief van de inwoner te schrijven.

behalen op alle genoemde factoren.

Toelichting In juni en juli heeft een nulmeting schriftelijke dienstverlening plaatsgevonden. Uit deze nulmeting blijkt dat de gemeente als volgt scoort op de onderdelen die een directe relatie hebben met toegankelijk schrijven: Leesbaarheid antwoorden 7,1, toonzetting correspondentie 6,9, duidelijkheid informatie 6,8, mate waarin inwoner het gevoel heeft dat er naar hem is geluisterd 6,2. Volgend jaar wordt een tweede onderzoek uitgevoerd om te kijken of de tevredenheid van inwoners op bovenstaande factoren is verbeterd.

.

Pagina 11

11


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

- Opstellen correspondentierichtlijnen

De beoogde resultaten zijn behaald.

- Opleiden MO-leden - Opleiden taalcoaches - Opleiden medewerkers Toelichting Dit project is gericht op het opleiden van medewerkers, taalcoaches en MO- leden. In de evaluatie van het project is door het MO besloten om een vervolgproject te starten waarin ook aandacht wordt besteed aan de implementatie van correspondentierichtlijnen en standaardformulieren/brieven alsmede het opleiden van zoveel mogelijk medewerkers. In deze evaluatie wordt niet ingegaan op dit vervolgproject. De opdracht is overgedragen aan BMO. Projectstatus Beheer (afgerond) De tweede meting wordt mee genomen in het vervolgproject. Zie toelichting bij ‘resultaten’.

Planning 2008 K1

Toegankelijk schrijven jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Financiën Medewerkers opleiden: € 30.000 Kosten conform planning gefinancierd uit het strategisch opleidingsplan.

1.5

Evalueren kwaliteitshandvest


Behaalde doelen

Een up to date kwaliteitshandvest met

De kwaliteitsnormen voor telefonische

kwaliteitsnormen voor alle dienstverleningskanalen (balie, telefoon, website,

dienstverlening zijn vastgesteld.

post)

De kwaliteitsnormen voor balie-, digitale- en

Niet behaalde doelen schriftelijke dienstverlening zijn nog niet vastgesteld.

Toelichting Besloten is het kwaliteitshandvest te evalueren en aan te passen na oplevering van alle projecten die tot nieuwe normen voor dienstverlening zouden kunnen leiden.

.

Pagina 12

12


1.6

Gemeente Bussum

Klanttevredenheidsonderzoek


Behaalde doelen

Inzicht in klanttevredenheid van de verschillende dienstverleningskanalen

Het beoogde doel is behaald.

Toelichting Om de effectiviteit van de veranderingen als gevolg van de invoering van het dienstverleningsconcept en elektronische dienstverlening te kunnen meten, zal er periodiek een klanttevredenheidsonderzoek worden gedaan voor de verschillende dienstverleningskanalen. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Onderzoek balie dienstverlening - Onderzoek telefonie centrale nummer en Wijzer

De beoogde resultaten zijn behaald.

- Onderzoek Website - Onderzoek schriftelijke dienstverlening - Geïntegreerd rapport, analyse van alle dienstverleningskanalen - Communicatie diverse doelgroepen Toelichting

Projectstatus beheer (afgerond) Planning 2008 K1

Klanttevredenheidsonderzoek

jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk De planning is uitgelopen doordat de respons van het website onderzoek lager was dan verwacht, waardoor besloten is de doorlooptijd voor dit onderdeel te verhogen om een minimale respons van 100 deelnemers te bewerkstellen. Financiën Het onderzoek naar de balie- en telefonische dienstverlening is betaald uit reguliere kosten van burgerzaken (benchmark publiekszaken) en is budgetneutraal. De kosten voor de extra onderzoeken (schriftelijke en digitale dienstverlening) bedragen €6800, conform begroting.

.

Pagina 13

13


1.7

Gemeente Bussum

Vaststellen implementatiewijze KCC


Behaalde doelen

Inzicht in de mogelijkheden/voordelen/ nadelen van de implementatie van een klant contact


centrum (KCC) in de gemeente Bussum

De beoogde doelstelling is (nog) niet behaald

Toelichting Gezien de constant veranderende omgeving (Rijk), de complexiteit van de implementatie van de midoffice componenten en de discussie rondom de herindeling is besloten dit onderzoek naar de implementatie van een KCC doorgang te laten vinden in 2009. Hiermee wordt ook voldaan aan de afspraken tussen VNG en BZK, op basis van NUP-rapport, uiterlijk 2015 een KCC in te richten.

.

Pagina 14

14


Gemeente Bussum

DEEL II Ontwikkelingen architectuur Architectuur heeft tot doel het schetsen van een leesbaar referentiekader. Een referentiekader wat medewerkers begrijpen en toepassen voor vernieuwingsprojecten binnen de informatievoorziening. In het begin van 2008 is er een start gemaakt met het beschrijven van een moderne architectuur. Een architectuur die aansluit bij de wensen en standaarden binnen de overheid om de dienstverlening te verbeteren. Hoewel er een goede start is gemaakt, is tevens gebleken dat ook de verschillende componenten die deel uitmaken van de architectuur, onderhevig zijn aan veranderingen. Dit komt met name omdat de ontwikkelingen binnen deze architectuur, zoals het standaard uitwisselingsformaat (Stuf), gegevensdistributie en zaakgericht werken op landelijk niveau niet afgerond zijn. Dit houdt in dat er met enige regelmaat aanpassingen noodzakelijk zijn om de architectuur up-to-date te houden. Het onderhouden van deze architectuur zal dan ook in 2009 worden voortgezet, echter wel als lijnactiviteit.

.

Pagina 15

15


2.1

Gemeente Bussum

Ontwikkelen architectuur


Behaalde doelen

Een leesbaar referentiekader ten behoeve van de inrichting van publieke dienstverlening, bedrijfsvoering en de verantwoording hiervan en deze bij nieuwe ontwikkelingen leidraad laten zijn

Niet behaalde doelen Referentiekader is nog in ontwikkeling.

voor de gehele organisatie. Toelichting De ‘Elektronische Overheid’ vraagt veranderingen in samenhang. Processen zullen in samenhang met andere overheden en andere afdelingen binnen de Gemeente Bussum moeten gaan plaatsvinden. Om het werken in samenhang vorm te geven is een denkkader nodig, waarin principes en uitgangspunten op een hoger niveau worden ingevuld. Nieuwe ontwikkelingen (bijvoorbeeld aanschaf nieuwe applicatie) dienen getoetst te worden aan het referentiekader. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Eerste versie bedrijfsarchitectuur - Eerste versie informatiearchitectuur

Eerste versies bedrijfsarchitectuur en informatiearchitectuur zijn gerealiseerd,

- Eerste versie ICT infra architectuur - Eerste versies geaccordeerd door hoofd ICT en

goedgekeurd door de programmadirecteur en besproken in de commissie Middelen.

programmadirecteur - Architecturen gescand door 2 afdelingshoofden


en gepubliceerd op Huisweb

De ICT infra architectuur wordt nog gerealiseerd in 2009. De architectuurdocumenten moeten in 2009 nog worden gescand door afdelingshoofden.

Toelichting De architecturen geven kaders voor de inrichting van de interne bedrijfsvoering en externe dienstverlening. Architecturen vergen onderhoud door veranderende doelen, externe omstandigheden en interne leermomenten. Het beoogde resultaat van dit project is de oplevering van een eerste versie van de architectuurdocumenten. Deze versies zijn geaccordeerd door het afdelingshoofd F&I en de programmadirecteur en zijn begrijpelijk voor tenminste het Managementoverleg. Projectstatus Uitvoering Planning 2008 K1

Ontwikkelen architectuur jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Financiën Financiën conform planning

.

Pagina 16

16


Gemeente Bussum

DEEL III Voortgang uitvoering projecten elektronische frontoffice De frontoffice is de plek waar de klant contact maakt met de organisatie. Dit kan zijn via de balie, maar ook per telefoon, e-mail, post of via de website. De gemeente Bussum heeft zich tot doel gesteld te doen aan multichanneling en op alle kanalen een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening te leveren. Het digitale kanaal (website), het ‘jongste’ kanaal, behoeft nog de meeste aandacht en dient te worden uitgebreid zowel in de breedte als in de diepte. Hiertoe zijn een zestal projecten opgesteld. Mede door het inzetten van een Promotiecampagne rond het digitaal loket is het aantal ‘digitale bezoekers’ in 2008 met 85,5% toegenomen. Bussum is een samenwerking aangegaan met GovUnited (zie ontwikkelingen dienstverlening). Binnen deze samenwerking zullen nog andere verschillende digitale producten ontwikkeld worden en zal er ingezet worden op de realisatie van mijngemeente.nl (zie paragraaf 3.5). In 2008 hebben ondernemers de mogelijkheid gekregen om via een centrale ingang, namelijk de website van de gemeente Bussum, beschikking te hebben over lokale informatie en digitale producten die voor hen van belang zijn. Het digitale omgevingsloket zal via een separaat project (Wabo) aangeboden worden in 2009. Gezien het toenemende belang van het digitale kanaal heeft Bussum zich tot doel gesteld een effectieve weborganisatie te creëren, welke leidt tot een actuele, uniforme en herkenbare webpresence. Hiertoe is in 2008 een onderzoek gedaan, waarbij is ingegaan op de rollen, taken en verantwoordelijkheden die hiervoor nodig zijn. In 2009 wordt gestart met de implementatie van deze organisatie.

.

Pagina 17

17


3.1

Gemeente Bussum

Uitbreiding E-loket


Behaalde doelen

Het uitbreiden van het aantal digitale producten tot 65% Niet behaalde doelen Eind 2008 is het percentage van digitale producten op de site 55%. Toelichting In 2008 is de gemeente een samenwerking aangegaan met GovUnited. Dit heeft gevolgen voor de planning van een aantal digitale producten op het digitaal loket, doordat deze in 2009 in samenwerking met GovUnited ontwikkeld zullen worden. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

Verhoging van het aanbod van digitale producten

Het is digitaal mogelijk een aanvraag te doen voor

op het digitaal loket, door de volgende producten digitaal aan te bieden:

kwijtschelding belastingen en heffingen. Het WMO loket biedt op dit moment de

- Meldingen (van schade/onderhoud aan wegen/trottoirs/openbaar groen)

mogelijkheid om een OV-taxipas en een rolstoel digitaal aan te vragen.

- Aanvraag kwijtschelding belastingen en heffingen

Niet behaalde resultaten Overige beoogde resultaten.

- Melding activiteiten wet Milieubeheer - Aankoop/verhuur bedrijfsterreinen - Uitbreiding dienstverlening via loket gooi.nl Toelichting Meldingen (van schade/onderhoud aan wegen/trottoirs/openbaar groen) wordt meegenomen in de samenwerking met Gov-United. Het digitaal melden van de activiteiten in het kader van de wet Milieubeheer wordt onderdeel van het project WABO. Het aanbieden van het digitaal aankopen en verhuren van bedrijfsterreinen is in overleg met de afdeling RI geschrapt, omdat er geen uitbreidingen plaatsvinden van de bedrijfsterreinen en er hierdoor geen lotingen plaatsvinden. In 2008 is een start gemaakt met het organiseren van het digitaal aanvragen van huishoudelijke zorg, scootmobiel, woningaanpassingen individuele voorzieningen en alle regelingen rondom het minimabeleid. Deze producten zijn in 2009 digitaal aan te vragen. Technisch is het mogelijk deze aanvraagformulieren ook met prefill te vullen (naam, adres en woonplaats), het wachten is echter nog op toestemming voor het gebruik van DIGID voor de leverancier van de WMO dienstencatalogus. Planning 2008 K1

Uitbreiding E-loket jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

.

Pagina 18

18


Gemeente Bussum

2008 K1

Uitbreiding E-loket jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Projectstatus Uitvoering Financiën Niet van toepassing

3.2

Realisatie digitaal omgevingsloket


Behaalde doelen

Alle burgers en ondernemers elektronisch de mogelijkheid bieden om elektronisch omgevingsvergunningen te kunnen aanvragen


met één formulier.

Deze doelstelling is niet gerealiseerd

Toelichting Dit project is afhankelijk van de landelijke ontwikkeling van een digitaal omgevingsloket. Inmiddels is vanuit V&H een project gestart voor de invoering van de Wabo. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Interne processen beschrijven en zonodig

Vrijwel alle processen zijn beschreven. Er is een

aanpassen - Vervanging backoffice applicatie

keuze voor de backoffice applicatie gemaakt. In de zomer van 2009 zal deze geïmplementeerd

- Implementatie midoffice GovUnited, onderdeel omgevingsvergunning

worden. Bussum is voor zover dat nu mogelijk is, aangesloten op de LVO. De LVO is nog in

- Koppeling tussen GovUnited en backoffice - Aansluiting op de landelijke voorziening

ontwikkeling. Niet behaalde resultaten

omgevingsrecht (LVO)

De overige resultaten zijn nog niet behaald.

- Digitaal beheren en archiveren van dossiers Toelichting

Planning Realisatie digitaal omgevingsloket

2008 K1 jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning

.

Pagina 19

19


Gemeente Bussum

Realisatie digitaal omgevingsloket

2008 K1 jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Werkelijk Projectstatus In uitvoering

Financiën Conform planning

3.3

PR-campagne digitaal loket


Behaalde doelen

Het verhogen van het aantal bezoekers met 75% op het digitaal loket middels een PR campagne.

Het aantal bezoekers van het digitaal loket is toegenomen met 85,5% Niet behaalde doelen

Toelichting Meetpunt was het aantal bezoekers van het digitaal loket in de periode april 2007-december 2007. In deze periode vonden er 90 geslaagde transacties plaats. In de periode april 2008-december 2008 vonden er 167 geslaagde transacties plaats. Dit betekent een toename van 85,5%. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

Opzetten en uitvoeren PR campagne.

Er is een PR campagne uitgevoerd. Niet behaalde resultaten

Toelichting In de periode 19 februari 2008 tot 2 maart 2008 vond er een intensieve pr-campagne plaats rond het digitaal loket. Met driehoeksborden met de tekst ‘Voortaan blijf ik gewoon thuis voor mijn hondenbelasting’ en ‘Voortaan blijf ik gewoon thuis voor mijn kapvergunning’, een kleurenwedstrijd, een informatiezuil bij de centrale balie, berichtgevingen in de pers en in de gemeentelijke pagina, werd het digitaal loket van de gemeente gepromoot. Planning 2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

PR campagne digitaal loket jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk

.

Pagina 20

20


Gemeente Bussum

Projectstatus In beheer (afgerond)

Financiën De kosten voor de campagne bedroegen € 3847.

3.4

Effectieve weborganisatie


Behaalde doelen

Het neerzetten van een effectieve weborganisatie met een optimale samenwerking tussen de verschillende partijen resulterend in een actuele,

Niet behaalde doelen Weborganisatie is nog in ontwikkeling.

uniforme en herkenbare web presence van de gemeente Bussum. Toelichting


Behaalde resultaten

- Onderzoek effectieve weborganisatie waarbij ingegaan wordt op de knelpunten en waarbij

Er is onderzoek gedaan naar een effectieve weborganisatie.

een omschrijving van rollen, taken en


verantwoordelijkheden bij een effectieve weborganisatie wordt gegeven.

in verband met capaciteitsproblemen bij de afdeling communicatie wordt gestart met

- Implementatie effectieve weborganisatie

implementatie in het tweede kwartaal 2009.

Toelichting In 2008 vond er een analyse plaats door het bureau Jungle Rating naar de huidige en de gewenste weborganisatie op basis van de gemeentelijke ambities op het gebied van elektronische dienstverlening. Planning 2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

Effectieve weborganisatie jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk

Projectstatus Uitvoering

Financiën .

Pagina 21

21


Gemeente Bussum

De onderzoekskosten bedroegen €5500. Dit is conform planning.

3.5

Realisatie MijnGemeente.nl


Behaalde doelen

- de inwoner inzicht geven in bij de gemeente geregistreerde persoonlijke gegevens


- de inwoner realtime informatie geven over lopende zaken zoals ingediende aanvragen

Geen van de doelen zijn gerealiseerd

- de inwoner pro-actief informeren met individuele relevante informatie. Toelichting MijnGemeente.nl is onderdeel van Gov United. In 2009 zal Gov United worden geïmplementeerd. Er is voor gekozen om niet vooruitlopend op deze implementatie van Gov United ‘MijnGemeente.nl’ aan te schaffen via de huidige leverancier. Dit ter voorkoming van een desinvestering.

3.6

Bedrijvenloket


Behaalde doelen

Het bieden van één ingang op internet voor alle Een portaal voor ondernemers wordt aangeboden ondernemers die informatie van de overheid nodig middels ‘Antwoord voor bedrijven’. hebben.


Toelichting De gemeente Bussum maakt voor de producten en dienstencatalogi gebruik van de samenwerkende catalogi. Het centrale portaal voor ondernemers ‘Antwoord voor bedrijven’ (voormalig ‘bedrijvenloket’) is hieraan gekoppeld. Hierdoor hebben de ondernemers de mogelijkheid gekregen om via een centrale ingang doorgesluisd te worden naar de lokale producten die voor hen van belang zijn. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

.

Pagina 22

22


Gemeente Bussum

- Het ontsluiten van het landelijke bedrijvenloket door het plaatsen van een link op de

De gemeente Bussum heeft het landelijke bedrijvenloket door een link op de gemeentelijke

gemeentelijke website - Beoordelen in hoeverre deze landelijke

website ontsloten. De lokale informatie die van belang is voor

informatie omgezet dient te worden in lokale informatie.

ondernemers heeft de gemeente toegankelijk gemaakt door de koppeling van de producten en dienstencatalogus aan de Samenwerkende Catalogi. Niet behaalde resultaten

Toelichting In 2008 is het mogelijk gemaakt om via de samenwerkende catalogi de ondernemers te informeren over de lokale producten en diensten. In 2009 zal via een aansluiting op de berichtenbox rechtstreeks gecommuniceerd kunnen worden met de ondernemers. Deze applicatie zal door ‘Antwoord voor bedrijven’ worden aangeboden. Planning 2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

Realisatie MijnGemeente.nl jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Projectstatus In beheer (afgerond)

Financiën Niet van toepassing

.

Pagina 23

23


Gemeente Bussum

DEEL IV Voortgang uitvoering Projecten midoffice De midoffice is het verwerkings- en distributiepunt van gegevens uit verschillende informatiesystemen. Het bewerkstelligt een interactie tussen de backoffice en de frontoffice, met als doel het verbeteren van de dienstverlening. Inwoners en medewerkers krijgen hierdoor meer relevante informatie over processen, het verloop van zaken en inzage in de voor hun relevante documenten. Hiervoor zijn zowel technische als organisatorische aanpassingen nodig. De ‘midofficedoelstellingen’ in het jaarplan 2008 zijn erg ambitieus en gelden meer als programmadoelstellingen (3 jaar), dan als jaardoelstellingen. We moeten daarom ook constateren dat er nog weinig doelstellingen zijn behaald. In 2008 heeft het programmateam Dienstverlening met name veel tijd gestoken in het digitaliseren van het proces Bestuurlijke Besluitvorming. Sinds 1 juli 2008 werkt iedereen (van medewerker tot college) met en volgens dit gedigitaliseerde proces. Alle documenten die hierbij worden aangemaakt, zijn digitaal opgeslagen in een document management systeem (DMS) en daarmee inzichtelijk. Per 1 januari 2009 is ditzelfde WFM en DMS ook in gebruik genomen voor het proces Meldingen openbare ruimte. Een ander speerpunt in 2008 was de keuze voor de aanschaf van een midofficepakket. Bussum heeft zich hiervoor aangesloten bij de Europese aanbesteding van GovUnited. GovUnited is een samenwerkingsverband van ruim zeventig gemeenten. Inmiddels is deze aanbesteding afgerond en zijn er zes pilotgemeenten gestart met de implementatie van deze midoffice. Bussum zal naar verwachting in het voorjaar van 2009 starten met de implementatie. Hierna zullen veel projecten pas echt vorm krijgen. Zo maakt de implementatie van een documentair structuurplan, servicebroker, zakenmagazijn, gegevensmagazijn onderdeel uit van het midofficepakket. Ook het standaardiseren van processen zal hiermee een belangrijke impuls krijgen. Een belangrijke leerervaring uit 2008 is dat het koppelen van systemen van verschillende leveranciers nogal problematisch is, veel tijd vergt en duur is.

.

Pagina 24

24


4.1

Gemeente Bussum

Implementatie WFM, DMS en DSP


Behaalde doelen

Het Integraal sturen van processen, verbeteren

Voor de processen Bestuurlijke Besluitvorming en

van werkstromen, efficiënter routeren en

Meldingen Openbare Ruimte zijn de doelen

raadplegen van informatie en het vastleggen van

gerealiseerd.

de wijze waarop de toegankelijkheid van


archiefbescheiden is georganiseerd, ingedeeld en Externe statusweergave via Internet heeft nog niet gerangschikt

plaatsgevonden. Voor de overige processen in de organisatie zijn alle doelstellingen nog niet gerealiseerd, aangezien eerst de processen bestuurlijke besluitvorming en meldingen openbare ruimte moeten zijn geborgd in de organisatie.

Toelichting In 2008 is de applicatie MyCorsa in gebruik genomen als WorkFlow Management systeem (WFM) en Document Management Systeem (DMS) in de organisatie voor de processen Bestuurlijke Besluitvorming en Meldingen Openbare Ruimte. In de organisatie zijn daarnaast tal van processen die via een backoffice applicatie een WFM en DMS hebben. In 2009 zal de midoffice van Gov United worden geïmplementeerd, waarmee eenheid van workflow- en documentmanagement zal worden gecreëerd.


Behaalde resultaten

- Uitbreiding van het aantal processen in WFM

Koppelen DMS aan WFM

- Koppelen van DMS aan DSP, WFM en aan de


servicebroker - Aanschaffen en implementeren van DSP

- Uitbreiden van het aantal processen in WFM - Koppelen DMS aan DSP en servicebroker - Aanschaffen en implementeren van DSP

Toelichting In de praktijk bleken de beoogde resultaten te ambitieus. De implementatie in de organisatie van de processen Bestuurlijke Besluitvorming en Meldingen Openbare Ruimte nam dermate veel tijd in beslag, dat aan de implementatie van nieuwe processen niet is toegekomen. Het WFM en DMS van Corsa zijn wel aan elkaar gekoppeld. Backofficeapplicaties die van een eigen WFM gebruik maken, zijn nog niet gekoppeld aan het centraal gekozen DMS van Corsa. De servicebroker heeft vertraging opgelopen als onderdeel van de implementatie van de midoffice van Gov United. De implementatie van de midoffice van Gov United is gepland In het voorjaar van 2009. Bussum heeft nog geen definitieve keuze gemaakt voor het al dan niet implementeren van een DSP. De midoffice van Gov

.

Pagina 25

25


Gemeente Bussum

United lijkt een belangrijk deel van de functie van een DSP al geïncorporeerd te hebben, waardoor koppelingsproblemen kunnen worden gereduceerd.

Projectstatus Uitvoering Planning 2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

Implementatie WFM jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk 2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

Implementatie DMS jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk 2008 K1

Opstellen en implementatie DSP

jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Financiën Financiën binnen budget

4.2

Implementatie servicebroker, zakenmagazijn en gegevensmagazijn


Behaalde doelen

- Eenmalige aanlevering, meervoudig gebruik van gegevens van klanten


- Status terugmelding aan de klant van de stand

De beoogde doelen zijn nog niet behaald.

van zaken rondom ingediende en afgehandelde ‘zaken’ Toelichting De aanschaf en implementatie van de servicebroker, gegevensmagazijn en zakenmagazijn zijn onderdeel van de aanbesteding van de implementatie van de midoffice van Gov United.

.

Pagina 26

26


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

- Selectie van een leverancier van servicebroker,

Er is een leverancier geselecteerd voor levering

gegevensmagazijn en zakenmagazijn

van een servicebroker, gegevensmagazijn en

- Het ombouwen van de huidige elektronische

zakenmagazijn

dienstverleningsprocessen naar processen die


hiervan gebruik maken.

Overige resultaten zijn door aansluiting bij Gov

- Het meenemen van nieuwe producten die we

United nog niet gerealiseerd.

elektronisch willen ontsluiten op de website via de midoffice. Toelichting Bussum heeft gekozen om zich aan te sluiten bij de aanbesteding van de midoffice van Gov United. In het voorjaar van 2009 staat Bussum in de planning voor deze implementatie.

Projectstatus In uitvoering Planning Implementatie service broker, gegevensmagazijn en zakenmagazijn

2008 K1 jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk Financiën Financiën conform planning

4.3

Scannen documenten


Behaalde doelen

Het ondersteunen van digitale processen met digitale dossiers

Niet behaalde doelen Het beoogde doel is nog niet behaald

Toelichting In de praktijk blijkt dat leveranciers nog geen technisch goede oplossingen hebben om koppelingen te maken tussen backoffice applicaties en het centraal gekozen DMS.

.

Pagina 27

27


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

- Aanschaf scanmodule

Er is op dit moment opdracht gegeven om de

- Ondersteunen van de processen van

scanmodule van Corsa in Bussum te

Belastingen en Vergunningen & Handhaving

implementeren, zonder koppelingen aan

met digitale dossiers

backoffice applicaties. Niet behaalde resultaten De processen van Belastingen en Vergunningen & Handhaving worden nog niet ondersteund met digitale dossiers.

Toelichting Voor Belastingen bleek het technisch nog niet mogelijk om een koppeling te maken tussen de backoffice applicatie en het DMS van Corsa. Voor Vergunning & Handhaving is scannen nog even uitgesteld, omdat de afdeling in 2009 over zal gaan op een nieuwe backoffice applicatie ten behoeve van de Wabo.

Projectstatus In uitvoering Planning Scannen documenten

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Gezien de technische problemen om koppelingen te maken tussen het DMS en de backoffice applicaties, zijn er nog geen onderdelen afgerond in het project scannen van documenten. Financiën Financiën conform planning

4.4

Inrichten gebruikersschil DMS


Behaalde doelen

Eenmalige opslag, meervoudig gebruik van gegevens in standaard sjablonen

Niet behaalde doelen Het beoogde doel is nog niet behaald

Toelichting Zie toelichting bij ‘resultaten’.

.

Pagina 28

28


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

Implementatie van een standaard sjablonengenerator voor documenten

Niet behaalde resultaten Beoogd resultaat nog niet behaald.

Toelichting In 2009 wordt een generieke sjablonengenerator aangeschaft via Gov United.

Projectstatus Initiatief Planning Inrichten gebruikersschil DMS (MIT office)

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Financiën Er zijn nog geen kosten gemaakt voor dit project.

4.5

Beheerorganisatie Midoffice


Behaalde doelen

Het inrichten van een beheerorganisatie voor de gehele midoffice, bestaande uit WFM, DMS, DSP, Niet behaalde doelen service broker, gegevensmagazijn en

Het beoogde doel is nog niet behaald.

zakenmagazijn. Toelichting Er is een advies in voorbereiding over de inrichting van de beheerorganisatie. Op basis daarvan zal de daadwerkelijke inrichting vorm krijgen.


Behaalde resultaten

- Advies naar het lijnmanagement omtrent de beheersorganisatie


.

Pagina 29

29


Gemeente Bussum

- Implementatie beheersorganisatie

In het tweede kwartaal 2009 zal het advies aan het lijnmanagement gereed zijn. Vervolgens zal een beheersorganisatie worden geïmplementeerd.

Toelichting

Projectstatus In uitvoering Planning 2008 K1

Beheerorganisatie midoffice

Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Financiën Financiën conform planning

4.6



Behaalde doelen

Het standaardiseren en digitaliseren van processen

Niet behaalde doelen Beoogde doelen zijn nog niet behaald.

Toelichting De midoffice (zakenmagazijn) van Gov United biedt belangrijke inbreng voor het standaardiseren van processen. In 2009 staat Bussum in de planning voor deze implementatie


Behaalde resultaten

De inrichting van het zakenmagazijn Niet behaalde resultaten Beoogd resultaat nog niet behaald. Toelichting Het zakenmagazijn zal in het voorjaar van 2009 in Bussum worden geïmplementeerd als onderdeel van de midofffice van Gov United.

.

Pagina 30

30


Gemeente Bussum

Projectstatus Initiatief

Planning 2008 K1


Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk


.

Pagina 31

31


Gemeente Bussum

DEEL V Voortgang uitvoering Projecten backoffice

De backoffice is een verzamelnaam voor de verschillende specialismen binnen de vakafdelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Ruimtelijke Inrichting en Vergunningen en Handhaving. Om de specialisten uit de backoffice optimaal resultaat te laten behalen, is het noodzakelijk dat ze gebruik kunnen maken van effectieve hulpmiddelen, zoals basisregistraties en ICT-tools, die hen ondersteunt bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Het implementeren en distribueren van basisregistraties zoals het GBA, de Woz en de BAG blijkt toch complexer te zijn dan verwacht. In de loop van 2009 zal helder worden welke technische mogelijkheden er ontstaan om basisregistraties gemeentelijk en ook in de keten te kunnen ontsluiten. Er is ook een start gemaakt met het digitaliseren van werkprocessen en het archief. Het digitaliseren van processen blijkt tamelijk intensief te zijn. In 2009 zal zoveel mogelijk worden aangesloten bij de digitale gestandaardiseerde processen van Gov United.

.

Pagina 32

32


5.1

Gemeente Bussum

Basisregistratie Adressen en Gebouwen


Behaalde doelen

- Eenmalige opslag en meervoudig gebruik (zowel intern als extern) van adres- en


gebouwgegevens.

Beoogde doelen staan gepland voor 2009.

- Gebruik van BAG-gegevens in werkprocessen. Toelichting Basisregistraties maken het mogelijk dat gegevens eenmalig bij de overheid verzameld worden en vervolgens meervoudig worden gebruikt. Dat vrijwaart burgers en bedrijven van onnodige gegevensverstrekking. Tegelijkertijd verschaffen basisregistraties de gemeente een betere kwaliteit van informatie. Daardoor kan de gemeente efficiënter en effectiever werken. In de Gemeentelijke Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) worden alle gegevens verzameld omtrent adressen en gebouwen.


Behaalde resultaten

- Opbouwen en distributie BAG bestand (adres-

Opbouw: Adressen 98% gereed

en gebouwenregistratie

Panden 90% gereed

- BAG bestand aanmelding als basisregistratie

Verblijfsobjecten 95% gereed

(goedkeuring VROM)


- Het binnengemeentelijk organiseren van

Overige beoogde resultaten staan gepland voor

toegang tot actuele en authentieke lokale BAG

2009-2011.

gegevens - Het beheren en distribueren van de authentieke BAG gegevens en toezien op het gebruik ervan - Het regelen van een binnengemeentelijk terugmeldproces en toegang tot de landelijke terugmeldvoorziening - Het organiseren van het verwerken van terugmeldingen van BAG-afnemers - Het in de BAG-verordening vastleggen van de reikwijdte van verplicht gebruik en verplicht terugmelden voor de uitvoering van eigen taken Toelichting De opbouw van het BAG bestand zal worden afgerond in 2009, waarna in september 2009 ook de aansluiting op de landelijke basisvoorziening van VROM zal kunnen worden gerealiseerd. Hiervoor wordt eerst nog een audit uitgevoerd door een onafhankelijke partij en na goedkeuring volgt de aansluiting.

.

Pagina 33

33


Gemeente Bussum

Projectstatus In uitvoering

Planning Implementatie Basisregistratie Adressen & Gebouwen (BAG)

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Financiën De voorspelling is dat de kosten voor implementatie BAG hoger uitvallen dan verwacht. De aanschaf van de BAG software is hoger dan in eerste instantie geraamd was. Ten tijde van de raming waren er nog geen betrouwbare gegevens beschikbaar over deze kostprijs. De software kan mogelijk samen met Naarden worden aangeschaft.

5.2

Basisregistratie Personen


Behaalde doelen

- Eenmalige opslag en meervoudig gebruik van

Doelen bereikt voor de afdeling

persoonsgegevens

Samenlevingszaken (WMO).

- Gebruik van GBA-gegevens in werkprocessen.

Niet behaalde doelen Doelen nog niet bereikt voor andere afdelingen dan Samenlevingszaken (WMO).

Toelichting Basisregistraties maken het mogelijk dat gegevens eenmalig bij de overheid verzameld worden en vervolgens meervoudig worden gebruikt. Dat vrijwaart burgers en bedrijven van onnodige gegevensverstrekking. Tegelijkertijd verschaffen basisregistraties de gemeente een betere kwaliteit van informatie. Daardoor kan de gemeente efficiënter en effectiever werken. In de Gemeentelijke basisregistratie Persoonsgegevens (GBA) worden alle gegevens verzameld omtrent personen.

.

Pagina 34

34


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

- Het binnengemeentelijk organiseren van

1. Eerste gestandaardiseerde GBA

toegang tot actuele en authentieke lokale GBA

koppeling (WMO loket)

gegevens

2. Migratie LRD naar GBA-V (landelijke

- Het beheren en distribueren van de authentieke

voorziening)

GBA gegevens en toezien op het gebruik ervan - Het organiseren van een binnengemeentelijk terugmeldproces en toegang tot de landelijke terugmeldvoorziening - Het organiseren van het verwerken van terugmeldingen van GBA-afnemers. Deze ontvangen terugmeldingen hebben betrekking


op de eigen inwoners

Overige beoogde resultaten niet behaald

- Het in de GBA-verordening vastleggen van de reikwijdte van verplicht gebruik en verplicht terugmelden voor de uitvoering van eigen taken - Bovenstaande taken integraal onderdeel laten vormen van het gemeentelijk persoonsinformatie beleid waarin aandacht wordt besteed aan privacy, beveiliging en gebruik van niet authentieke GBA gegevens en extra gemeentelijke gegevens.

Toelichting In augustus 2008 is een subproject gestart om de backoffice-applicatie van de afdeling Belastingen te koppelen aan het GBA. Tijdens dit project is gebleken dat het ‘aanleggen’ van een koppeling met een dergelijke applicatie niet eenvoudig en kostbaar is. EGEM heeft een standaard (taal) uitgebracht om verschillende applicaties aan elkaar te verbinden. Deze standaard blijkt echter geen standaard te zijn, doordat leveranciers een bepaalde vrijheid hebben hierop aanpassingen te doen. Mede hierom is besloten het project stil te leggen. In februari 2009 vindt er overleg plaats tussen leveranciers om de koppeling tot stand te brengen zonder grote structurele kosten.

Projectstatus In uitvoering

.

Pagina 35

35


Gemeente Bussum

Planning Implementatie

2008 K1

2008 K2

2008 K3

2008 K4

basisregistratie Persoonsgegevens

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

(GBA) Planning Werkelijk

Financiën De koppelingen zijn begroot op €15.000 per stuk. De ervaring vanuit de koppeling GBA – Belastingen leert dat deze begroting aan de lage kant is. Er kunnen nog geen uitspraken gedaan worden of het project binnen budget kan worden afgerond.

5.3

Registratie Beperkingen


Behaalde doelen

Implementatie registratiestelsel voor opgelegde

Beoogd doel behaald.

publiekrechtelijke beperkingen in het kader van de Niet behaalde doelen Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Toelichting Op 1 juli 2007 is de WKPB van kracht geworden. De wet kent een overgangsperiode van 1,5 jaar. In het kader van de WKPB is het doel van dit project het invoeren van het wettelijk verplichte registratiestelsel voor de opgelegde publiekrechtelijke beperkingen op onroerende zaken. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

De aanwezigheid van een register en registratie

Er is een register en registratie van opgelegde e

e

van opgelegde publiekrechtelijke beperkingen (1

publiekrechtelijke beperkingen (1 tranche). De

tranche), uitwisseling van de registratie met het

registratie wordt uitgewisseld met het Kadaster en

Kadaster en ontsluiten van beperkinggegevens

beperkinggegevens worden ontsloten. Niet behaalde resultaten

Toelichting De WKPB wordt op dit moment op een tijdelijke manier beheerd en processen/procesafspraken zijn hierop gebaseerd. Het is mogelijk dat i.r.t. het project inrichten beheerorganisatie andere keuzes worden gemaakt t.a.v. gekozen (tijdelijke) applicaties.

.

Pagina 36

36


Gemeente Bussum

Projectstatus In beheer (afgerond) Planning Implementatie Registratie Beperkingen

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Financiën Conform budget.

5.4

Registratie Percelen


Behaalde doelen

Het organisatiebreed beschikbaar stellen van de

De kadastrale kaart is organisatiebreed

kadastrale kaart en bijbehorende kadastrale

beschikbaar via de geo-viewer.

gegevens, zodat door medewerkers aan burgers


snelle, complete en actuele informatie hierover kan worden verstrekt. Toelichting


Behaalde resultaten

- Organisatiebrede ontsluiting van digitale

De kadastrale kaart met bijbehorende informatie

Kadastrale kaart gekoppeld aan administratieve

is met actuele gegevens ontsloten.

gegevens over kadastrale eigendomssituatie in de gemeente, conform de nieuwe standaarden


betreffende de basisregistratie kadaster. - Aansluiting op de (landelijke) basisvoorziening waarbij de gemeente afnemer wordt van de landelijke voorziening voor percelen Toelichting

.

Pagina 37

37


Gemeente Bussum

Projectstatus In beheer (afgerond)

Planning Implementatie Registratie Percelen

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk

Financiën Externe inhuur € 2000. Dit was niet voorzien.

5.5

Registratie vergunningen


Behaalde doelen

Een organisatiebrede beschikbaarheid van informatie over vergunningen ter ondersteuning


van (integrale) vergunningverlening en handhaving. Toelichting Project is afleiding van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). De Wabo regelt de omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu, die moet leiden tot: minder administratieve lasten voor bedrijven en burgers, betere dienstverlening door de overheid aan bedrijven en burgers, kortere procedures, geen tegenstrijdige voorschriften. De Wabo is nog beperkt in gang gezet. Pas als de Wabo is afgerond kan gevolg gegeven worden aan dit project. Resultaten Beoogde resultaten

Behaalde resultaten

- Het opbouwen en distribueren van de registratie met objectgebonden vergunningen - Een koppeling aan de digitale basiskaart in lijn


met de ontwikkelingen rond de integrale omgevingsvergunning. Toelichting Zie toelichting doelstelling

.

Pagina 38

38


Gemeente Bussum

Projectstatus Initiatief Planning Registratie Vergunningen

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk Dit project is nog niet gestart.

Financiën Nog onbekend

5.6

Registratie bestemmingen


Behaalde doelen

Het opbouwen van een bestemmingenregistratie (op basis van IMRO-codering) conform eisen


nieuwe Wro en Bro, zodat een organisatie brede

Beoogd doel is nog niet behaald.

ontsluiting wordt bewerkstelligd van alle nieuwe en herziene bestemmingsplannen (bestemmingen) van zowel de gemeente Bussum als de gemeente Naarden. Het beheer door beide gemeenten is hierbij een belangrijk speerpunt. Toelichting


Behaalde resultaten

-

implementatieplan

Er is een implementatieplan geschreven. De

-

opbouwen registratie

werkelijke implementatie vindt plaats in 2009.

-

ontsluiten registratie


-

beheersplan

Implementatie

Toelichting Project is gestart en richt zich op implementatie van de digitale aspecten van de Wro op 1 juli 2009. Projectleidersrol, eindverantwoordelijke ligt bij de vakinhoudelijke afdeling (RI). Het Geo-project is ondersteunend. De uitvoering geschiedt onder de vlag van het Geo-project.

.

Pagina 39

39


Gemeente Bussum

Projectstatus Initiatief Planning Implementatie Registratie Vergunningen

2008 K1 Jan

Feb

2008 K2 Mrt

Apr

Mei

2008 K3 Jun

Jul

Aug

2008 K4 Sep

Okt

Nov

Dec

Planning Werkelijk Door gebrek aan capaciteit (ziekte) is dit project later opgestart dan gepland.

Financiën Nog onbekend

5.7

Verbeteren basiskaart


Behaalde doelen

Het verbeteren van de basiskaart (GBKN) tot een

Een vakgerichte en sluitende basiskaart

gesloten, vakgerichte en sluitende basiskaart, in


samenwerking met de gemeente Naarden

Gesloten basiskaart.

Toelichting De basiskaart is onder meer door het project BAG en de afdeling Wijkbeheer geoptimaliseerd tot een vakgerichte en sluitende basiskaart. De basiskaart voldoet nu aan de wensen van de gebruikers. Het opzetten van een separaat project, zoals in eerste instantie omschreven, is hierdoor niet meer van belang.

5.8



Behaalde doelen

Visie op de inrichting van een beheerorganisatie

De visie op de beheerorganisatie is geformuleerd

voor basisregistraties en overige relevante

Onbehaalde doelen

ruimtelijke gegevens, welke meervoudig gebruikt

De visie moet nog worden vastgesteld door B&W.

worden. Toelichting De implementatie van de beheerorganisatie vindt plaats vanaf 2009, en wordt zodoende ook als separaat project opgenomen in het jaarplan 2009.

.

Pagina 40

40


Gemeente Bussum


Behaalde resultaten

Visie beheerorganisatie vastgesteld door B&W. Onbehaalde resultaten Vastgestelde visie beheerorganisatie door B&W. Toelichting De visie wordt waarschijnlijk in het eerste kwartaal 2009 vastgesteld.

Projectstatus Uitvoering

Planning 2008 K1


jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk


5.9

Keuze en implementatie definitieve infrastructuur

Doelstellingen Beoogde doelen

Behaalde doelen

Keuze voor definitieve infrastructuur van GEO

In samenspraak met de afdelingshoofden is in

gerelateerde gegevens, zodat de toegankelijkheid 2008 geadviseerd om te komen tot een van deze gegevens wordt vergroot voor

gezamenlijke infrastructuur voor GEO met

medewerkers.

Naarden. Over de gevolgen van dit advies wordt nader onderzoek gepleegd in het eerste kwartaal 2009. Onbehaalde doelen

Toelichting


Behaalde resultaten

.

Pagina 41

41


Gemeente Bussum

Visie beheerorganisatie vastgesteld door B&W. Onbehaalde resultaten Vastgestelde visie beheerorganisatie door B&W. Toelichting De visie op de beheerorganisatie wordt nader ingevuld nadat het advies over de infrastructuur is gegeven.

Projectstatus Uitvoering Planning Keuze en implementatie definitieve infrastructuur

2008 K1 jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk

Financiën Inmiddels zijn de applicatiekosten van een dergelijk pakket beken en deze vallen 20% hoger uit dan verwacht.

5.10 Continuïteitsplan gegevens Doelstellingen Beoogde doelen

Behaalde doelen

Het opstellen van een continuïteitsplan ten aanzien van gegevens, met als resultaat een

Onbehaalde doelen

gewaarborgde bedrijfsvoering, ook bij calamiteiten! Toelichting De aard van het project heeft ons doen besluiten het project over te dragen aan de afdeling F&I.

.

Pagina 42

42


Gemeente Bussum

5.11 Digitaal archiveren Digitaal archiveren en scannen van documenten (zie paragraaf 4.3) is samengevoegd tot één project. Zie voor de terugblik paragraaf 4.3.

5.12 Onderzoek digitale handtekening Doelstellingen Beoogde doelen

Behaalde doelen

Het geven van een advies omtrent de omgang

Er is onderzoek gedaan naar elektronische

met digitale handtekeningen. Elektronische

handtekening. Gebleken is dat er geen

handtekeningen voorkomen dat documenten eerst gemeenten zijn die al gebruik maken van een uitgeprint moeten worden, waarna een

digitale handtekening. De gemeente Bussum wil

handtekening geplaatst moet worden en

hierin geen voorloper zijn maar volgend zijn.

documenten vervolgens gescand moeten worden. Onbehaalde doelen Het plaatsen van een digitale handtekening levert dus een efficiencyslag.

Toelichting

Projectstatus Afgerond Planning 2008 K1

Continuïteitsplan gegevens

jan

feb

2008 K2 mrt

apr

mei

2008 K3 jun

jul

aug

2008 K4 sep

okt

nov

dec

Planning Werkelijk

Financiën Niet van toepassing

.

Pagina 43

43

Terugblik Programma Dienstverlening 2008

Recommend Documents