TERIMAAN DAN PUNGUTAN
OBJEKTIF Menjelaskan dasar-dasar pengurusan, sistem dan peraturan serta arahan-arahan yang berkuatkuasa. Meningkatkan kompetensi dalam merancang, mengawal dan melaksanakan terimaan dan pungutan mengikut sistem dan arahan yang berkuatkuasa. Meningkatkan akauntabiliti pengurusan kewangan.
terhadap 2
UNDANG-UNDANG 1
Akta Tatacara Kewangan 1957 (disemak 1972)
2
5 6
Akta Pendidikan 1996 - Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
3
Arahan Perbendaharaan
4
1 Pekeliling Perbendaharaan ( Berkuatkuasa 3 Julai 2014)
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia (TPPKWS) Edisi 2012 Surat Pekeliling Kewangan
3
TAFSIRAN ISTILAH
Pegawai Pengawal
Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri dibawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan. AP 3 4
TAFSIRAN ISTILAH Pemungut Seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang daripada orang awam bagi pihak kerajaan. AP 3 5
TAFSIRAN ISTILAH Pegawai Perakaunan Meliputi semua pegawai awam yang ditugaskan untuk; Mengutip & menerima, menyimpan dan membelanja, dan mengakaun sebarang wang awam AP 3 Istilah ini hendaklah dipakai bagi Ketua Jabatan atau pegawai bawahannya yang paling rendah, apabila mereka menguruskan Wang Awam atau Aset Awam [Sek. 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)]6
TAFSIRAN ISTILAH Resit Rasmi Sebarang akuan terimaan wang dari orang awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket,
borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau melalui
media elektronik. AP 3 7
TAFSIRAN ISTILAH Wang Awam Semua hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wang dan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti apa sahaja dikumpul atau diterima oleh kerana Persekutuan (tidak termasuk zakat, fitrah, Baitulmal dan hasil-hasil muslim) [Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan 1957(Akta61)] ..dan termasuklah wang tunai dan kesetaraan tunai serta semua instrumen kewangan kerajaan. AP 3 8
PERWAKILAN KUASA Pegawai Pengawal (KSU KPM) Pemungut (Pengarah JPN) Pegawai Perakaunan (P/GB/KPT/PT)
9
PERWAKILAN KUASA Sebarang kewajipan perwakilan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas daripada tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat. AP 53 Pengetua/Guru Besar hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Seorang pegawai yang tidak diberi kuasa tidak boleh membuat pungutan. TPPKWS Bil 2.2 (2012) & AP 69 10
DEFINISI TERIMAAN Wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada kerajaan dan orang awam. Berbentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan dana elektronik (EFT). (TPPKWS) Edisi 2012 11
JENIS TERIMAAN Sumber Kerajaan • Bantuan Persekolahan • Bantuan –Bantuan lain
Sumber Bukan Kerajaan (Wang Awam) • Kutipan dari murid • Derma dari orang awam • Caj kemudahan sekolah • Lain-lain 12
TATACARA TERIMAAN Terima Bantuan Persekolahan Pengeluaran Resit (RP.01/RM.01) Pengakaunan, Penyimpanan dan Perbankan Pelaporan 13
TATACARA PUNGUTAN Permohonan bertulis kepada Pendaftar Sekolah
Penyediaan Surat Perwakilan Kuasa memungut wang awam Pengeluaran Resit (RP.01/RM.01) Pengakaunan, Penyimpanan dan Perbankan Pelaporan 14
PERAKAUNAN TERIMAAN Rekod Terimaan/Pungutan ke dalam Buku Tunai Terimaan dibankkan mengikut Kumpulan Wang Sekolah; Dibankkan pada hari itu juga / masukkan pada hari bekerja esoknya. Wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan (Wang Tunai, Cek, Wang Pos dll berjumlah melebihi RM2,000)
Dibankkan melalui mesin pendeposit (pilihan) 15
PERAKAUNAN TERIMAAN..samb Simpan di Balai Polis berdekatan
Semua Terimaan tanpa mengira jumlah dimasukkan ke bank pada akhir bulan berkenaan ;
Semua terimaan pada akhir tahun tanpa mengira jumlah hendaklah dibankkan pada akhir tahun kewangan (31 Disember) 16
PERAKAUNAN TERIMAAN..samb Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah hendaklah atas nama Jawatan Guru Besar/Pengetua dan dibankkan dalam tempoh 1 minggu
Rekod dalam Daftar Terimaan Sekolah (Daftar Mel)
Resit hendaklah dikeluarkan pada hari yang sama dan dihantar kepada pembayar apabila wang diterima melalui pos
Rekod dalam Buku Tunai mengikut Kumpulan Wang TPPKWS 4.2 (2012) & AP 78
17
MEREKOD PUNGUTAN Pungutan yang dibuat oleh guru kelas
hendaklah
direkodkan
ke
dalam
“Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke
Pejabat” dan diserahkan bersama-sama buku resit kepada Pengetua/Guru Besar
pada hari yang sama” TPPKWS 4.2.5 (Edisi 2012) 18
TERIMAAN & PUNGUTAN (MANUAL)
Wang Tunai, Cek, EFT
Keluarkan Resit Pejabat
Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat
Keluarkan Resit Murid (RM.01)
Catat di Buku Tunai
Slip Masuk Bank
Akaun Subsidiari
Tindakan Guru Kelas
19
NPQEL 2015
TERIMAAN & PUNGUTAN (eSPKWS)
Wang Tunai, Cek, EFT
Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat
Keluarkan Resit Murid (RM.01)
Kunci masuk Terimaan eSPKWS
Slip Masuk Bank
Cetak Resit Pejabat Tindakan Guru Kelas 20
NPQEL 2015
MODUL TERIMAAN (eSPKWS) 1. Modul Pentadbir Sistem 2. Modul Carian 3. Modul Permulaan 4. Modul Terimaan 5. Modul Daftar Bil 6. Modul Bayaran 7. Modul PWR 8. Modul Pindah Peruntukan 9. Modul Penutupan 10. Modul Penyesuaian Bank 11. Modul ABT/ABB 12. Modul Laporan 13. Modul Pelarasan 14. Modul Deposit
21
MODUL TERIMAAN (eSPKWS)
Modul ini berperanan sebagai urusniaga terimaan sekolah. Sekolah boleh mengeluarkan resit terus dari modul ini.
22
KAWALAN WANG AWAM
23
MAJALAH SEKOLAH Kutipan Majalah Sekolah: Diperakaunkan dalam Kumpulan Wang SUWA (Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/2009, Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 14/2010 dan Surat Edaran Bahagian Akaun 8 Mei 2009) 24
CEK TIDAK LAKU TPPKWS 4.3.4
Diselenggara dalam Daftar Cek Tak Laku Mendapatkan balik pungutan dengan segera
Kembalikan kepada pemilik cek Pelarasan keluar di Buku Tunai (catatan “Kontra Cek Tak Laku”
25
RESIT RASMI Resit Rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi itu mesti diserahkan kepadanya. Apabila Wang Awam diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi baginya mesti disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya. 26
RESIT RASMI Resit Rasmi tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh pegawai awam dengan cara potongan pada baucar melainkan jika sistem perakaunan yang digunakan mengkehendakinya.
AP 60 27
RESIT RASMI Terdapat 2 Jenis Resit Rasmi; Resit Rasmi Pejabat (RP.01) Resit Rasmi Murid (RM.01) Perolehan Buku Resit Sekolah hanya boleh memperolehi Buku Resit daripada Percetakan Nasional Malaysia Berhad. TPPKWS 4.2.3 (2012) 28
CONTOH RESIT RASMI
29
PEMBERITAHUAN AWAM Pegawai Pengawal dan Pemungut hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar dan bahawa mereka hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak dan bernombor. Pemberitahuan dalam bahasa-bahasa yang berkenaan hendaklah dipamerkan di tempattempat yang mudah dilihat oleh orang awam.
‘SILA DAPATKAN RESIT RASMI BAGI SETIAP PEMBAYARAN YANG DIBUAT’ 30
KEHILANGAN RESIT RASMI Kehilangan Buku Resit yang telah dikeluarkan daripada stor dan telah digunakan untuk merekod hasil: Membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui.
Pengurus Sekolah hendaklah menyediakan Laporan Awal [Lampiran J-AP 316(c)] 31
KEHILANGAN RESIT RASMI Kehilangan Buku Resit yang belum digunakan tetapi telah dikeluarkan daripada stor dan telah dipastikan tiada kutipan hasil pernah dibuat;
Pengurus Sekolah hendaklah mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan dalam satu surat khabar harian utama berbahasa Melayu bagi menyenaraikan ke semua nombor resit yang hilang 32 AP300
KAWALAN BUKU RESIT Pegawai yang bertanggungjawab menerima stok Resit Rasmi hendaklah memastikan bahawa nombor di dalamnya adalah lengkap dan betul. Ia hendaklah mencatat dan menandatangani di belakang helai pertama salinan pejabat dalam buku itu satu perakuan dalam bentuk yang berikut; ‘Diperiksa oleh saya pada hari ini bertarikh ……… dan didapati mengandungi …… borang Resit Rasmi berpendua/berpeniga yang bernombor dengan betul. AP 66(a) 33
KAWALAN BUKU RESIT 1
2
3
Resit tidak boleh dipinda dalam apa juga bentuk
Jika terdapat kesilapan, batalkan resit dan disimpan bersamasama salinannya untuk pengauditan
Pembatalan hanya oleh pegawai yang diberi kuasa bertulis.
TPPKWS 4.3.7 (2012) & AP 62
34
KAWALAN BUKU RESIT AP 66(b)
Mana-mana stok yang didapati rosak hendaklah dikembalikan kepada syarikat percetakan yang dilantik oleh Kerajaan beserta laporan.
Hanya stok resit yang sebenarnya AP dikehendaki bagi kegunaan serta merta 66(c) dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul
AP 68
Semua Resit Rasmi apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat 35
PELAPORAN & PENGAUDITAN Semua terimaan dan pungutan dilaporkan ke dalam PATS masing-masing.
Dalam PATS, jumlahjumlah pungutan yang diterima, sepatutnya diterima dan ABT akan dilaporkan
Pungutan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dalam tahun yang dilaporkan akan diakaunkan dalam Akaun Belum Terima
ABT boleh menyebabkan Laporan Audit Berteguran ke atas Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah
36
CARTA ALIR TERIMAAN Mula
Tanggungjawab PT
Terimaan/Pungutan Melalui Pos Rekod Daftar
Mel
Sediakan Resit Pejabat (RP.01)
Rekod dalam Buku Tunai
Slip Bayar Masuk Bank Tamat
Serah Kutipan Pembayar
PT PT/Guru Kelas/ Pengurus Sekolah PT PT
Bank
PT 37
PEMERIKSAAN MENGEJUT Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi, peti wang tunai, setem atau barangbarang lain yang berharga yang diamanahkan termasuk buku resit dan cek yang belum digunakan
AP 309 CONTOH
38
Terima Kasih
