DIGITAAL AANBESTEDEN Diederik Heij, PIANOo/TenderNed Aletta Peelen, gemeente Utrecht
VERPLICHT DIGITAAL AANBESTEDEN (1) • Verplichting geldt vanaf 1 juli 2017 • Waarom wordt het verplicht? > Lastenverlichting ondernemers en AD > Bevordert transparantie van de aanbesteding • Wat houdt volledig digitaal aanbesteden in? > Welke fases / handelingen in het aanbestedingsproces vallen onder verplichting?
Digitaal aanbesteden
2
VERPLICHT DIGITAAL AANBESTEDEN (2) • De verplichting geldt voor Europese procedures > Openbaar en niet-openbaar > Conc.gerichte dialoog en mededingingsprocedure > Aankondiging van een DAS en Erkenningsregeling > Opdrachten binnen DAS • Publicatieplicht op TenderNed voor EU + NL procedures • Voorwaarden aan het systeem waarmee gewerkt wordt > Alle communicatie t/m inschrijving digitaal > Digitale kluis garandeert integriteit data > Zie ook Bijlage IV vd Richtlijn 2004/14/EU Digitaal aanbesteden
3
VOORDELEN DIGITAAL AANBESTEDEN • Daar gaat Aletta dieper op in.
• Blijf het doel voor ogen houden. Het moet leiden tot lastenverlichting bij ondernemers en AD.
Digitaal aanbesteden
4
CIJFERS DIGITAAL AANBESTEDEN (1)
Digitaal aanbesteden
5
CIJFERS DIGITAAL AANBESTEDEN (2)
Digitaal aanbesteden
6
GEMEENTE UTRECHT
Stadskantoor, gemeentelijke panden, scholen, gymzalen, wijkbureaus, monumenten en de stad Utrecht Digitaal aanbesteden
7
INKOOPORGANISATIE Inkoopstrateeg (Bestuurs- en Concernstaf)
Concerninkoop (COIN) (Interne Bedrijven)
‘Inkoopkolom’ (Gemeente)
Decentrale inkoop (alle organisatieonderdelen) ----------------------------------------------------------Productgroepeigenaren (alle organisatieonderdelen) Digitaal aanbesteden
8
DE EERSTE STAPPEN NAAR DIGITAAL AANBESTEDEN… Uitgangspunten voor de gemeente Utrecht waren: Harde deadline Per 6 oktober 2014 geen papieren aanmeldingen / inschrijvingen meer mogelijk (verhuizing naar het Stadskantoor). In ieder geval voor alle nationale en Europese aanbestedingen
Gebruik TenderNed tenzij.... Interne procedures aanpassen aan standaard werkwijze in TenderNed, niet andersom Zoveel mogelijk gebruikmaken van de beschikbare functionaliteiten (denk aan vraag/antwoord, beoordelen, gunnen/afwijzen, correspondentie)
Digitaal aanbesteden
9
FASERING IMPLEMENTATIE Implementatie gemeente:
2012
‘Pilotfase’ Gebruikersgroep TN
inrichten
uitvoeren bijsturen
Continueren uitvoeren en bijsturen
2013
1e helft 2014
2e helft 2014
2015 - 2017
• Voordeel: COIN pilots 2012,rest COIN 2013, andere onderdelen geleidelijk en met begeleiding • Aandachtspunt: beheer instrumenten 2 werkwijzen Digitaal aanbesteden
10
HOEVEELHEID AANBESTEDINGEN DIGITAAL IN 2015 137 aanbestedingen via TenderNed (ong. 150 mln) Inzake transities Sociaal Domein: 2B afmelding achteraf in TenderNed, ong. 150 mln Inhuur marktplaats personeel
74
40
18 1
Meervoudig onderhands
Openbare procedure
2
2
Onderhandeling Marktmet Onderhandeling consultatie Niet-Openbare bekendmaking zonder procedure bekendmaking Digitaal aanbesteden
11
AFWEGINGEN - VOORDELEN
? Alles op één plek
Harmoniseren inkoopprocessen
Meer betrokkenheid inkoopadviseur
Ondersteunt juiste inschrijving/ aanmelding
Geen zoekgeraakte stukken
Geen stapels papier
Digitaal aanbesteden
12
AFWEGINGEN - AANDACHTSPUNTEN
? Inspanning door (kleine) ondernemers
?
Onwennigheid nieuwe werkwijze
Digitaal aanbesteden
13
TECHNISCHE ASPECTEN - INFORMATIE dashboard
leidraad
bijlage
Wetgeving ARW Beleid gemeente Projectinformatie Beoordelingsmethoden Selectiecriteria Geschiktheidseisen Gunningscriteria Vraag en antwoord (NvI) Berichten (mail)
Digitaal aanbesteden
14
TIPS EN COMMUNICATIE • Maak je project aan, zodra je van start gaat. • Zodra je weet, welke partijen je uit wilt nodigen -> stuur ruim van tevoren een mail met uitleg procedure via TN (of ander systeem) en registratie (link). • Investeer zelf wat tijd om het digitale systeem te doorgronden. • Maak het niet te ingewikkeld! > Markt is er (al lang) klaar voor en vaak positiever dan je denkt (administratieve lastenverlichting is aanzienlijk) > Interne opdrachtgevers zijn positief
• Staar je niet blind op je eigen werkwijzen en procedures > Is het echt heel erg als je eigen logo niet in een mail bericht staat?
• Niet vragen, waar je niets mee doet (geldt bij alle procedures), denk aan: > Selectiecriteria > Certificaten > Referenties etc.
• Alleen voorlopig gegunde (of geselecteerde) partij (-en) moet zaken aantonen. Digitaal aanbesteden
15
TIPS • Scope digitaal aanbesteden: beperken tot EU aanbestedingen (wettelijke plicht) of alle opdrachten? • Invoeren digitaal aanbesteden scheiden van optimaliseren werkwijze aanbesteden • Goede voorbereiding • Probeer het op korte termijn uit met een eenvoudige opdracht/procedure om ervaring op te doen • Zorg voor een kennisdrager (in TN een lokaalbeheerder bijvoorbeeld)
Digitaal aanbesteden
16
DIGITAAL AANBESTEDEN VIA TENDERNED • In zes stappen volledig digitaal aanbesteden •
https://www.tenderned.nl/sites/default/files/In%20zes%20stappen%20volledig%20digitaal%20aanbesteden%20via%20TenderNed_1.pdf
• Aandachtspunten voor digitaal aanbesteden •
https://www.tenderned.nl/sites/default/files/Aandachtspunten%20volledig%20digitaal%20aanbesteden%20TenderNed.pdf
• Implementatie van digitaal aanbesteden •
https://www.tenderned.nl/sites/default/files/TenderNed%20implementeren%20aanbestedende%20diensten.pdf
Digitaal aanbesteden
17
