Tender Collectief Zorgarrangement ten behoeve van de HBO-raad 2012-2013
Inhoudsopgave 1
2
3
4 5
Inleiding .................................................................................................................................................1 1.1 Algemeen...............................................................................................................................1 1.2 Het huidige zorgarrangement voor de HBO-branche............................................................1 1.3 Het nieuwe zorgarrangement voor de HBO-branche ............................................................2 1.3.1 Basisverzekering ...................................................................................................................2 1.3.2 Aanvullende verzekeringen ...................................................................................................3 1.3.3 Arbeidsgerelateerde zorg ......................................................................................................3 1.3.4 Werkkostenregeling (WKR) ...................................................................................................4 1.3.5 Bijlagen aanbestedingsdocument..........................................................................................4 1.4 Verzekeringstermijn/ingangsdatum dekking..........................................................................5 1.5 Kosten en assurantiebelasting ..............................................................................................5 Aanbestedingsprocedure ......................................................................................................................6 2.1 Toepasselijke regelgeving en aanbestedingsprocedure .......................................................6 2.2 Fouten, contradicties en onredelijke eisen ............................................................................6 2.3 Planning .................................................................................................................................7 2.4 Contactpersonen ...................................................................................................................7 2.5 Inlichtingen.............................................................................................................................8 2.6 Aanbesteding en eisen aan de inschrijving ...........................................................................8 2.7 Voorwaarden aan de inhoud van de inschrijving...................................................................9 2.8 Voornemen tot gunning .......................................................................................................10 2.9 Vertrouwelijkheid .................................................................................................................10 2.10 Intellectuele eigendom.........................................................................................................10 2.11 Valse verklaringen ...............................................................................................................11 2.12 Aanspraken door inschrijvers ..............................................................................................11 Voorwaarden voor deelneming ...........................................................................................................12 3.1 Inleiding................................................................................................................................12 3.2 Combinatie...........................................................................................................................12 3.3 Onderaanneming .................................................................................................................12 3.4 Identificatiegegevens ...........................................................................................................13 3.5 Uitsluitingsgronden ..............................................................................................................13 3.6 Inschrijving in beroeps-/handelsregister ..............................................................................13 3.7 Vergunning ..........................................................................................................................14 3.8 Beheersing Nederlandse taal ..............................................................................................14 3.9 Aanvaarden Aon Hewitt als intermediair op de verzekering................................................14 Beoordelingsprocedure .......................................................................................................................15 4.1 Wijze van beoordelen ..........................................................................................................15 Eisen en wensen.................................................................................................................................16 5.1 Eisen ....................................................................................................................................16 5.1.1 Werkgeverspakket (prijs) .....................................................................................................16 5.1.2 Aanvullende verzekeringen .................................................................................................16 5.1.3 Kwaliteit van dienstverlening ...............................................................................................16 5.1.4 Managementrapportage ......................................................................................................17 5.1.5 Contractsduur en premiestelling..........................................................................................17 5.1.6 Polisvoorwaarden en clausules ...........................................................................................17 5.1.7 Voorlichting ..........................................................................................................................17 5.1.8 Keuzevrijheid individuele hogescholen................................................................................17 5.1.9 Vrije keuze zorgverlener ......................................................................................................17
5.1.10 Werkkostenregeling .............................................................................................................17 5.1.11 Gepensioneerden ................................................................................................................18 5.2 Wensen................................................................................................................................18 5.2.1 Basispakket .........................................................................................................................18 5.2.2 Speciaal “Onderwijspakket” .................................................................................................18 5.2.3 Acceptatie ............................................................................................................................18 5.2.4 Premie..................................................................................................................................19 5.2.5 Zorginkoop, arbeidsgerelateerde zorg.................................................................................19 5.2.6 Werkgeverspakket (inhoud/administratie/providerboog) .....................................................19 5.2.7 Digitale Vragenlijst ...............................................................................................................20 5.3 Gunningscriteria en weging .................................................................................................20 5.4 Puntentoekenning................................................................................................................20 5.4.1 Gesloten vragen ..................................................................................................................20 5.4.2 Open vragen ........................................................................................................................21 5.5 Aanvullende verzekeringen .................................................................................................21 Bijlage 1 Verklaring Combinatie ..................................................................................................................23 Bijlage 2 Eigen verklaring............................................................................................................................24 Bijlage 3 Verklaring Nederlandse Taal........................................................................................................28 Bijlage 4 Verklaring Eisen en Wensen ........................................................................................................30 Bijlage 5 Vragenlijst.....................................................................................................................................31 Bijlage 6 Service Level Agreement .............................................................................................................32 Bijlage 7 Afspraken t.a.v. aanpassingen per 1-1-2012 ...............................................................................36
1
Inleiding
1.1
Algemeen
In verband met het aflopen van het huidige zorgcontract per 1 januari 2012, voert Aon Hewitt in opdracht van de HBO-raad een tender traject uit om voor medewerkers in het HBO te komen tot het selecteren van de meest gunstige aanbieding. Het uiteindelijke doel is een raamovereenkomst aan te gaan voor een periode van twee jaar (1 januari 2012 tot en met 31 december 2013) met een toonaangevende zorgverzekeraar die: de beste prijs/kwaliteitsverhouding kan bieden; in staat is om alle medewerkers van de hogescholen en hun gezinsleden in geheel Nederland optimaal van zorg te voorzien; een werkgeverspakket kan bieden aan de hogescholen dat het gezondheidsbeleid ondersteunt; als innovatief en maatschappelijk betrokken bekend staat en bereid is haar maatschappelijke betrokkenheid ook via dit collectieve zorgarrangement tot uitdrukking te laten komen; past bij de ambitie om van de HBO-raad om toonaangevend te zijn in de publieke sector op het gebied van arbeidsvoorwaarden. De reden van de Europese aanbesteding is dat de hogescholen de kosten van het werkgeverspakket voor hun rekening nemen en de totale kosten van dit werkgeverspakket de drempelwaarde ad EUR 193.000 overstijgen waardoor de tender met betrekking tot dit werkgeverspakket aanbestedingsplichtig wordt. Aangezien het werkgeverspakket niet los gezien kan worden van een collectieve ziektekostenverzekering, worden de verzekeringen als één geheel beschouwd en daarom ook als één geheel aanbesteed. Nadrukkelijk wijzen wij u erop dat uitsluitend het werkgeverspakket aanbestedingsplichtig is! Naast dit tendertraject is er nog een offerteaanvraag wat in samenhang aangeboden dient te worden. Het betreft een zorgarrangement voor de gepensioneerde werknemers van de hogescholen en hun gezinsleden. Dit zorgarrangement betreft een collectieve zorgverzekering exclusief werkgeverspakket. Voor dit arrangement geldt dat er ook een raamovereenkomst wordt aangegaan voor de periode van twee jaar (1 januari 2012 tot en met 31 december 2013). Voor dit zorgarrangement gelden dezelfde eisen en wensen als voor het collectief zorgarrangement voor de werknemers en gezinsleden zijn geformuleerd. U wordt gevraagd uw aanbod gelijktijdig in te dienen met uw inschrijving voor deze aanbesteding.
1.2
Het huidige zorgarrangement voor de HBO-branche
Het huidige zorgarrangement bestaat uit de basisverzekering, vier aanvullende pakketten en vier tandartsverzekeringen. Tevens is er een werkgeverspakket voor arbeidsgerelateerde zorg dat volledig betaald wordt door de werkgevers. De HBO-raad heeft gekozen voor een actieve benadering waarbij sprake is van collectieve inkoop met als doel scherpe premies en voorwaarden te bedingen. Kenmerken van het huidige contract zijn: Het arrangement heeft en kent een zogenaamde “best deal garantie”. Dit houdt in dat de huidige verzekeraar garandeert dat de HBO-raad de beste afspraken heeft met betrekking tot het totale zorgarrangement. Dit betekent dat niet alleen bij het inkopen, maar ook bij de jaarlijkse premieonderhandelingen optimale resultaten zijn behaald. Werknemers ontvangen de maximale korting van 10% op de basisverzekering en 15% op de aanvullende verzekeringen (exclusief korting termijnbetaling). Aanvullende verzekeringen worden non-select aangeboden.
Pagina 1
1.3
De werknemers ontvangen van de huidige zorgverzekeraar een extra korting op de aanvullende verzekering van EUR 100,- per jaar vanaf het derde aanvullende pakket. Op dit moment zijn er ruim 31.000 werknemers en gezinsleden verzekerd via het zorgarrangement, waarbij de huidige deelname graad ligt rond de 45%. Er is een werkgeverspakket arbeidsgerelateerde zorg dat door de werkgever wordt gefinancierd (EUR 55,- per medewerker per jaar) en fiscaal is vrijgesteld. Hogescholen hebben de mogelijkheid om binnen het huidige werkgeverspakket hun eigen providers/zorgverleners in te zetten. Het organiseren van (toegang tot) effectieve zorg en het (co-)financieren ervan is één van de middelen die hogescholen kunnen aanwenden om een bijdrage te leveren aan de gezondheid van de werknemers.
Het nieuwe zorgarrangement voor de HBO-branche
De HBO-raad streeft namens de aangesloten onderwijsinstellingen naar voordelen voor zowel de werkgever als de medewerker. Het belang voor de werkgevers is gelegen in het creëren van een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, waarbij tevens sprake is van een goede aansluiting van arbeidsgerelateerde zorg zowel op het gebied van het verzuim- en reïntegratiebeleid en preventiebeleid van de onderwijsinstellingen. Voor de medewerkers is het belang gelegen in een concurrerende prijs-/kwaliteitverhouding van de aangeboden pakketten, met voldoende keuzevrijheid. De HBO-raad zal landelijk één mantel inkopen waarin in ieder geval de combinatie met het werkgeverspakket is vastgelegd. Naast deelname aan de mantel moet iedere individuele hogeschool de vrijheid hebben een collectief contract aan te gaan met een andere zorgverzekeraar. U dient deze keuzevrijheid voor de individuele hogescholen te respecteren en deze eis zal als zodanig terugkomen in de eisenlijst bij deze aanbesteding. Het nieuwe collectieve zorgarrangement dient te zijn opgebouwd uit: 1. Basisverzekering 2. Aanvullende verzekeringen 3. Arbeidsgerelateerde zorg De bovenstaande opsomming dient als richtlijn voor de pakketopbouw van het collectieve zorgcontract. U heeft als verzekeraar de vrijheid om de exacte inhoud overeen te laten komen met de eigen pakketopbouw. Belangrijk is echter dat de gedachtelijn herkenbaar is. Er is een aantal grote hogescholen met meer dan 3.000 medewerkers. Uit uw inschrijving dient duidelijk naar voren te komen wat het voordeel is (voor de deelnemers) van een zorgcontract met 41.000 hoofdverzekerden, inclusief medeverzekerden mogelijk 82.000 personen, boven verschillende contracten met 3.000 verzekerde medewerkers (plus medeverzekerden). Zijn de voordelen van één zorgcontract voor alle instellingen niet significant groter dan van aparte contracten voor de afzonderlijke onderwijsinstellingen, dan is het waarschijnlijk dat de onderwijsinstellingen ieder voor zich een oplossing zullen zoeken. 1.3.1
Basisverzekering
Graag ontvangen wij de premie(s) en omschrijving van de pakketinhoud van de basisverzekering. Pakket vrije zorgverlenerskeuze De HBO-raad wenst de mogelijkheid om de medewerkers van de hogescholen en/of hun gezinsleden te laten kiezen voor een pakket dat gecontracteerde maar ook niet-gecontracteerde zorg volledig vergoedt.
Pagina 2
1.3.2
Aanvullende verzekeringen
Wij verzoeken u een opgave te verstrekken van de vergoedingen die opgenomen zijn in uw aanvullende verzekeringen; alsmede een opgave van de premie(s) voor deze aanvullende verzekeringen. Wij vragen u ook nadrukkelijk aandacht te besteden aan de wens een specifiek, zo mogelijk gratis, “onderwijspakket” aan te bieden dat toegesneden is op werknemers in de HBO-branche.. Tandartsverzekeringen Verzekerden dienen in de gelegenheid te zijn om op vrijwillige basis een tandartsverzekering af te sluiten. Wij verwachten dat u diverse tandartskostenverzekeringen aanbiedt met verschillende dekkingen. Graag ontvangen wij een opgave van de vergoedingen en premies voor deze verzekeringen. 1.3.3
Arbeidsgerelateerde zorg
Het huidige werkgeverspakket is een echte werkgeversverzekering en wordt door de leden van de HBOraad als positief ervaren. Ervaring leert ook dat de verschillende hogescholen behoefte hebben aan een verzekeringspakket dat hun werknemers helpt om vitaal en gezond aan het werk te zijn en te blijven. Werknemers moeten vroegtijdig ondersteuning kunnen zoeken om gezondheidklachten zoveel als mogelijk te voorkomen c.q. te beperken. Dat vraagt bij voorkeur om een werkgeverspakket waarin de volgende elementen zijn opgenomen: Volledige vergoeding voor: 1. bedrijfsfysiotherapie, 2. psychologische interventies, 3. taxi vervoer van en naar werk, 4. huishoudelijke ondersteuning bij ziekte van partner of kind, 5. actieve wachtlijstbemiddeling na inschakeling door werknemer/werkgever, En tevens een budget voor: 6. preventief gezondheidsonderzoek, 7. overige preventieve diensten (door elke hogeschool in overleg met de verzekeraar nader te bepalen). U dient een werkgeverspakket voor EUR 55 per medewerker per jaar aan te bieden. Hoe beter de inhoud van het werkgeverspakket en aansluiting vindt bij bovenstaande beschrijving hoe meer punten u kunt verdienen. Nadrukkelijk wijzen wij er op dat wij niet doelen op een pakket waarin u uitsluitend aanbiedt om bepaalde zorg te arrangeren. Het gaat de HBO-raad om vergoeding van de kosten van de zorg die in het kader van verzuimbeheersing en reïntegratie ingezet kunnen worden (overigens ongeacht of de oorzaak al dan niet arbeidsgerelateerd is). Gezien het feit dat we i.c. te maken hebben met een groot aantal afzonderlijke werkgevers die ieder voor zich contracten hebben met diverse Arbo- en reïntegratiebedrijven met verschillende einddata, zal er per hogeschool sprake moeten zijn van een blijvende vrije keuze van de providerboog. Tevens moet het mogelijk zijn om een interne provider binnen deze providerboog te plaatsen. Uiteraard zal hierbij gelden dat in samenspraak met de zorgverzekeraar de kwaliteitseisen om voor vergoeding in aanmerking te kunnen komen nader worden vastgesteld. Van belang is dat het traject waarin wordt nagegaan of een interne provider voor vergoeding in aanmerking komt niet gepaard gaat met een zodanig lange doorlooptijd dat effectieve inzet van de provider in het gedrang komt. Bij CAO is geregeld dat de werkgevers voor alle medewerkers, ook al nemen ze niet deel aan het door de HBO-raad afgesloten zorgarrangement, het pakket arbeidsgerelateerde zorg wordt afgenomen en betaald. Op dit moment is in de CAO voor het werkgeverspakket een bedrag/premie afgesproken van EUR 55,- per medewerker per jaar. Het werkgeverspakket maakt deel uit van de arbeidscatalogus hbo (zie: www.arbeidscatalogushbo.nl). Pagina 3
1.3.4
Werkkostenregeling (WKR)
De leden van de HBO-raad zoeken naar een fiscaal neutrale vorm om de arbeidsgerelateerde zorg voor haar medewerkers te blijven financieren. In uw aanbod dient u ook reeds rekening te houden met de invoering van de Werkkostenregeling. Suggesties uwerzijds ten aanzien van dit onderwerp, zijn welkom. In verband met fiscale overwegingen moet uw aanbod de mogelijkheid van ‘opting out’ bevatten voor hogescholen die de Werkkostenregeling reeds hebben ingevoerd of dat gedurende de looptijd van het contract zullen doen. Hier bedoelen wij mee dat deze hogescholen de keuzevrijheid krijgen om wel gebruik te maken van het collectieve zorgarrangement, maar kunnen afzien van deelname aan het werkgeverspakket. Met inachtneming van de afspraken in de CAO zullen deze hogescholen daarmee de ruimte verkrijgen om zelf een passend aanbod voor arbeidsgerelateerde zorg te arrangeren. Overigens gaan wij er van uit dat u in staat bent de kosten voor dit pakket apart aan de werkgever te belasten. De nota’s betrekking hebbende op dienstverlening mogen niet tot extra administratieve last leiden bij de hogescholen. Het huidige werkgeverspakket is door de HBO-raad geëvalueerd. De aanbevelingen hebben hun weerslag gevonden in de weergegeven wensen met betrekking tot het pakket en aanvullende verzekeringen. 1.3.5
Bijlagen aanbestedingsdocument
U treft de volgende documenten aan als bijlage van dit aanbestedingsdocument: Bijlage 1: Verklaring combinatie; Bijlage 2: Eigen verklaring; Bijlage 3: Verklaring Nederlandse taal Bijlage 4: Verklaring Eisen en Wensen Bijlage 5: Vragenlijst, apart excelbestand bij de mail; Bijlage 6: Service Level Agreement; Bijlage 7: Afspraken t.a.v. aanpassingen per 1 januari 2012; Het is de bedoeling de bijbehorende Service Level Agreement met de winnaar van de tender aan te gaan. Vragen over de inhoud van het document komen terug in de digitale vragenlijst (Bijlage 1). Voor zover u daarnaast nog aanpassingen wilt voorstellen in de Service Level Agreement dan dient u die wijzigingen weer te geven in een aparte bijlage bij uw inschrijving in de volgende stijl: “
Art. …
gewijzigde tekstsuggestie
“
Hierbij geldt dat slechts concrete tekstvoorstellen geaccepteerd kunnen worden. Andere reacties (voorbehouden, verwijzingen naar algemene voorwaarden of bestaande overeenkomsten en dergelijke) worden niet in aanmerking genomen. Voorts gelieve u er rekening mee te houden dat de eisen die opgenomen zijn in de Service Level Agreement gelden als minimumeisen. Wijzigingen in de Service Level Agreement kunnen alleen geaccepteerd worden als deze een verbetering vormen ten opzichte van de Service Level Agreement opgenomen eisen. Indien een bijlage met aanpassingen op de Service Level Agreement ontbreekt, dan gaan wij ervan uit dat u zich met de inhoud van het document kunt verenigen.
Pagina 4
1.4
Verzekeringstermijn/ingangsdatum dekking
Ingangsdatum Einddatum Contractstermijn Wederzijdse opzegtermijn Premievervaldatum Eerste contractsvervaldatum Incasso Valuta 1.5
: 1 januari 2012 : 1 januari 2014 : 2 jaar : 2 maanden : 1 januari : 1 januari 2014 : Rechtstreeks bij verzekerden (uitgezonderd de premie van het werkgeverspakket die voor rekening komt van de hogeschool) : EUR
Kosten en assurantiebelasting
Alle in dit document vermelde premies zijn exclusief de nog in rekening te brengen poliskosten en eventuele assurantiebelasting, tenzij anders vermeld.
Pagina 5
2
Aanbestedingsprocedure
2.1
Toepasselijke regelgeving en aanbestedingsprocedure
Deze aanbesteding kwalificeert als een Europese openbare aanbesteding. Op deze aanbesteding is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (het "Bao") (Stb. 2005, 408, zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2005, 650) van toepassing. Het Bao is te downloaden via www.overheid.nl. Aan een ziektekostenverzekering is een specifieke CPV-code toegekend. Dat is de code 66512200-4. Het collectieve zorgarrangement valt onder categorie 6 (diensten van financiële instellingen) en kwalificeert zich daarmee als een zogenoemde A-dienst, waarop het Bao integraal van toepassing is (artikel 20 Bao). Op deze aanbesteding en op de opdracht is Nederlands recht van toepassing. Er is gekozen voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Naar aanleiding van de publicatie van de opdracht kunnen belangstellenden het bestek opvragen en een inschrijving doen. Aon Hewitt heeft namens de HBO-raad de aanbesteding aangekondigd op http://ted.eur-op.eu.int/ Het bestek is tevens geplaatst op www.aon.nl/aanbestedingen. De inschrijver verklaart zich door inschrijving onvoorwaardelijk akkoord met het onderhavige bestek en de daarbij behorende bijlagen en de nota(’s) van inlichtingen en alle daarin genoemde administratieve, juridische en andere voorwaarden inzake de onderhavige aanbesteding. 2.2
Fouten, contradicties en onredelijke eisen
Alle documenten met bijbehorende bijlagen die naar aanleiding van de aanbesteding door de aanbestedende dienst en zijn begeleider zijn opgesteld, zijn met de grootste zorg opgesteld. In het geval een inschrijver niettemin fouten, onrechtmatigheden, onregelmatigheden, tegenstrijdigheden of onduidelijkheden ontdekt, dan dient deze Aon Hewitt hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen doch uiterlijk op 15 augustus 2011 tot 12.00 uur. Indien een inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze Aon aldus heeft geattendeerd, is die inschrijver niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen een vermeende fout, onrechtmatigheid, onregelmatigheid, tegenstrijdigheid of onduidelijkheid anderszins. Indien een inschrijver van mening is dat in het bestek een of meerdere eisen zijn opgenomen waarvan ook voor een ter zake ervaren deskundige en goed geoutilleerde onderneming of samenwerkingsverband van ondernemingen in de uitvoering van de opdracht nakoming onmogelijk of onredelijk bezwarend is, zodat nakoming van deze eis(en) bij de uitvoering van de opdracht in redelijkheid niet gevergd kan worden, dient de inschrijver dit terstond gemotiveerd schriftelijk te melden bij Aon. Deze melding dient uiterlijk te worden gedaan op 15 augustus 2011 tot 12.00 uur. Indien een inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze Aon Hewitt aldus heeft geattendeerd, is die inschrijver niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de betreffende eisen. Alle vragen en correspondentie lopen via de genoemde contactpersonen van Aon Hewitt.
Pagina 6
2.3
Planning
Onderstaande tabel bevat de belangrijkste data voor de onderhavige aanbestedingsprocedure. Aon Hewitt en de HBO-raad behouden zich het recht voor de planning aan te passen, en zal de inschrijvers hiervan in kennis stellen. Zonder tegenbericht kunnen inschrijvers ervan uitgaan dat de vermelde data worden aangehouden. Activiteit Verzending publicatie aanbesteding naar Publicatieblad van de Europese Unie Opvragen bestek bij Aon Mogelijkheid tot het stellen van vragen naar aanleiding van dit bestek Beantwoorden vragen inschrijvers per e-mail via Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum ontvangst inschrijvingen Openen inschrijvingen Beoordeling van de inschrijvingen Bekendmaking voornemen tot gunning Bekendmaking definitieve gunning
2.4
Datum Donderdag 28 juli 2011 Vanaf donderdag 28 juli 2011 Uiterlijk tot en met maandag 15 augustus 2011 tot 12.00 uur Uiterlijk woensdag 24 augustus 2011 Woensdag 7 september 2011 om 12.00 uur Woensdag 7 september 2011 om 13.00 uur Vanaf woensdag 7 september 2011 Maandag 10 oktober 2011 voor 17.00 uur Woensdag 26 oktober 2011 voor 17.00 uur
Contactpersonen
Aon Hewitt begeleidt deze aanbestedingsprocedure namens de HBO-raad. Namens Aon Hewitt zullen als contactpersoon optreden: Dhr. A.J.P. Schenk en Mevr. A.C. Roderkerk-Brandenburg. De contactpersonen zijn: Eerste aanspreekpunt: Mevr. A(lice).C. Roderkerk-Brandenburg Tel: 010 - 448 7154 Fax: 010 - 448 8723 Email:
[email protected] (uitsluitend werkzaam op maandag, dinsdag en donderdag) Tweede aanspreekpunt: Dhr. A(ad). J.P. Schenk Tel: 010 - 448 7297 Fax: 010 - 448 8723 Email:
[email protected] (in de even weken op maandag vrij) Alle correspondentie over deze aanbesteding vindt plaats met Aon Hewitt en niet met de HBO-raad. De inschrijvingen dienen bij Aon Hewitt te worden ingediend. Bij correspondentie met Aon Hewitt over deze aanbestedingsprocedure dient altijd de projectnaam te worden vermeld: "Aanbesteding Zorgarrangement HBO-branche". Indien de inschrijving onduidelijkheden bevat kan worden verzocht om een nadere toelichting van de inschrijving. Wij verzoeken u te vermelden wie de contactperso(o)n(en) is/zijn indien een dergelijke situatie zich voordoet.
Pagina 7
2.5
Inlichtingen
Vragen met betrekking tot dit bestek en aanvullende stukken dienen uiterlijk op 15 augustus 2011 tot 12.00 uur per post, fax of e-mail te worden ingediend bij Aon Hewitt. Verzoeken om inlichtingen die na deze termijn door Aon Hewitt worden ontvangen, behoeven niet in behandeling te worden genomen. Telefonisch worden geen inlichtingen verstrekt. Alle tijdig binnengekomen vragen zullen geanonimiseerd worden beantwoord. Zowel de geanonimiseerde vragen als de antwoorden zullen door middel van een Nota van Inlichtingen aan alle ondernemingen die het bestek hebben opgevraagd worden verzonden. Tevens zal de Nota van Inlichtingen ter inzage liggen op het kantoor van Aon Hewitt. De Nota van Inlichtingen dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bestek. In geval van strijdigheid met het bestek heeft de Nota van Inlichtingen voorrang. Ondernemingen die van oordeel zijn dat bepaalde informatie, vanwege het bedrijfsgevoelige karakter ervan, niet geschikt is voor verspreiding, dienen dit bij hun verzoek om inlichtingen kenbaar te maken. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan mondeling gedane uitspraken van de aanbestedende dienst of Aon Hewitt. 2.6
Aanbesteding en eisen aan de inschrijving
De aanbesteding zal worden gehouden op 7 september 2011 om 13:00 uur bij Aon Hewitt te Rotterdam. Bij de opening van de inschrijvingen zijn de inschrijvers niet aanwezig. Inschrijvingen dienen met inachtneming van onderstaande voorschriften te geschieden.
De inschrijvingen, inclusief de gevraagde bijlagen, dienen uiterlijk op 7 september 2011 om 12.00 uur in tweevoud te worden aangeleverd bij Aon Hewitt op onderstaand adres:
T.a.v. Afdeling Adres
Aon Hewitt Dhr. A.J.P. Schenk Corporate Wellness 2 / C 2 Admiraliteitskade 62 3063 ED Rotterdam
Inschrijvingen dienen te worden aangeboden in een goed gesloten enveloppe voorzien van de tekst: Aanbesteding Zorgarrangement HBO-branche. Vertrouwelijk – NIET OPENEN – t.a.v. de heer A.J.P. Schenk
Tevens dient u bij uw papieren inschrijving, de inschrijving op een USB-stick aan te leveren, in dezelfde gesloten enveloppe Inschrijvingen die na genoemd tijdstip zijn ontvangen, worden uitgesloten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. De inschrijvingen dienen te zijn ondertekend door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon. De inschrijvingen dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. In de inschrijving moeten alle totaalbedragen vermeld worden in letters en cijfers. Indien deze niet overeenstemmen, geldt de vermelding in letters. Alle prijzen dienen in euro’s te worden geoffreerd. De prijzen dienen inclusief provisie, schadebehandeling, polisopmaak en contractsbeheer te zijn, doch exclusief poliskosten en eventuele assurantiebelasting. De verzekering zal via de bemiddeling van Aon Hewitt worden gesloten.
Pagina 8
2.7
Het aanbrengen van wijzigingen in de combinatievorming na het indienen van de inschrijvingen wordt niet toegestaan; De termijn van gestanddoening van de uitgebrachte inschrijvingen is vier (4) maanden na de uiterste inleverdatum. In het geval dat de HBO-raad in rechte wordt gedaagd met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure is de termijn van gestanddoening dertig (30) dagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist, tenzij de voornoemde termijnen van gestanddoening dan nog niet zijn verstreken. In dat geval gelden de voornoemde termijnen van gestanddoening. Bij de in ontvangstneming van de inschrijving zal Aon Hewitt een ontvangstbewijs afgeven, waarop in ieder geval wordt aangegeven de datum, het tijdstip van ontvangst, de namen en de handtekeningen van zowel de ontvangende als de aanbiedende persoon. Inschrijvingen die per fax of e-mail worden ingediend, zullen niet in behandeling worden genomen. Inschrijvingen die met strafport bezwaard zijn zullen niet in behandeling worden genomen. De ontvangen inschrijvingen en de daarbij behorende stukken zullen na afloop niet worden geretourneerd. Voor persoonlijk bij Aon Hewitt af te leveren inschrijvingen gelden de volgende kantoortijden: van 08.30-17.00 uur. Als bewijs van indiening bij persoonlijke bezorging geldt: het gedateerde en ondertekende ontvangstbewijs, afgegeven door Aon Hewitt. Het risico van postbezorging berust bij de inschrijver. Uitsluitend inschrijvingen waarvan alle gevraagde gegevens aangeleverd zijn, op tijd zijn ingeleverd en op de voorgeschreven wijze zijn ingericht, worden in behandeling genomen. Met nadruk wijzen wij de inschrijver erop dat de inschrijving overzichtelijk dient te zijn opgesteld overeenkomstig de volgorde zoals aangegeven in het onderhavige bestek.
Voorwaarden aan de inhoud van de inschrijving
De inschrijving dient te bestaan uit:
indien sprake is van een combinatie: een rechtsgeldig ondertekende en ingevulde verklaring combinatie conform bijlage 1; identificatiegegevens als gevraagd in paragraaf 3.4; een rechtsgeldig ondertekende en ingevulde Eigen Verklaring conform bijlage 2; een rechtsgeldig ondertekende en ingevulde Verklaring Nederlandse Taal conform bijlage 3; en een rechtsgeldig ondertekende en ingevulde Verklaring Eisen en Wensen conform bijlage 4.
De inschrijver dient na de bekendmaking van de definitieve gunning binnen zeven kalenderdagen na het verzoek van de aanbestedende dienst hiertoe, de bewijsstukken aan de aanbestedende dienst te verstrekken waaruit blijkt, dat de inschrijver: niet verkeert in de omstandigheden, zoals genoemd in paragraaf 3.5 (uitsluitingsgronden); uittreksel van de inschrijving in het beroeps- of handelsregister als gevraagd in paragraaf 3.6; beschikt over een vergunning als bedoeld in paragraaf 3.7; De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle gegevens op juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen.
Pagina 9
2.8
Voornemen tot gunning
Aon Hewitt beoogt, namens de HBO-raad, uiterlijk 10 oktober 2011 bekend te maken aan welke inschrijver men voornemens is de opdracht te gunnen. Geschillen tussen de bij de aanbesteding betrokken partijen, die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding, dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam (postbus 50950, 3007 BL; telefoon: 010-2971234). De inschrijver verliest zijn recht om de hierboven omschreven geschillen voor te leggen, en dient derhalve niet-ontvankelijk te worden verklaard in zijn vorderingen, wanneer een geschil later aanhangig wordt gemaakt dan 15 kalenderdagen na dagtekening van het voornemen van gunning. Indien een inschrijver tegen een voornemen tot gunning in rechte opkomt, dient de inschrijver aan wie de HBO-raad oorspronkelijk voornemens was de opdracht te gunnen in rechte tussen te komen dan wel zich te voegen aan de zijde van de HBO-raad, op straffe van het verval van recht om op te komen tegen een eventueel - naar aanleiding van het gewezen vonnis - genomen gewijzigd voornemen tot gunning. 2.9
Vertrouwelijkheid
De toegezonden inschrijvingen zullen door Aon Hewitt en de HBO-raad uiterst vertrouwelijk behandeld worden. Aon Hewitt en de HBO-raad verwachten dat dezelfde mate van vertrouwelijkheid voor dit document wordt toegepast door de inschrijvers die dit bestek ontvangen. Alle informatie die door de inschrijver ter beschikking wordt gesteld kunnen door Aon Hewitt en de HBOraad op juistheid worden gecontroleerd. De HBO-raad behoudt zich bovendien het recht voor om alle gegevens die afkomstig zijn van derden op juistheid te controleren door deze derden te benaderen. 2.10
Intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten die rusten op door de HBO-raad verstrekte documenten en informatie in het kader van de aanbesteding, waaronder in ieder geval te begrijpen het bestek evenals de bijlagen en verstrekte toelichtingen, waaronder in ieder geval wordt begrepen het auteursrecht, berusten uitsluitend bij de HBO-raad. Dit geldt voor de gehele aanbestedingsprocedure. Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de HBO-raad niets uit de door de HBO-raad verstrekte documenten alsmede daarbij behorende bijlagen worden verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, behoudens indien en voor zover dit in redelijkheid noodzakelijk is voor het juist en volledig kunnen beantwoorden van de vragen, dan wel het kunnen doen van een inschrijving voor deze aanbestedingsprocedure. De inschrijving en alle bijlagen die in het kader van deze aanbesteding aan de HBO-raad worden verstrekt, worden op het moment van ontvangst door de HBO-raad haar eigendom. De inschrijver verleent de HBO-raad het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen, tekeningen en andere verstrekte informatie en documenten in het kader van deze aanbesteding te gebruiken, te bewerken, dan wel te modelleren, ook al wordt uiteindelijk de opdracht niet aan de inschrijver gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft de inschrijver geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. De HBO-raad staat er voor in dat informatie afkomstig van de inschrijver, waarvan zij de vertrouwelijkheid kent, dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en dat daarbij in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de inschrijver.
Pagina 10
2.11
Valse verklaringen
De HBO-raad wijst er nadrukkelijk op dat verklaringen die – al dan niet – achteraf onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen bevatten die niet (kunnen) worden waargemaakt, door haar worden aangemerkt als 'valse verklaringen' in de zin van artikel 45, lid 3, sub g, Bao. Dit kan uitsluiting van verdere deelname aan deze en toekomstige aanbestedingsprocedures van de HBO-raad tot gevolg hebben. Indien na gunning blijkt dat deze heeft plaatsgevonden op basis van 'valse verklaringen' kan het contract door de HBO-raad worden ontbonden, zonder dat de HBO-raad is gehouden tot het vergoeden van schade. De inschrijver die een ‘valse verklaring’ heeft gedaan is aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade die de HBO-raad dientengevolge leidt. 2.12
Aanspraken door inschrijvers
Inschrijvers kunnen aan hun inschrijving en het voornemen tot gunning geen recht ontlenen ten aanzien van het daadwerkelijk verkrijgen van de opdracht. De HBO-raad behoudt zich het recht voor om de aanbestedingsprocedure tijdelijk op te schorten of definitief te beëindigen. De HBO-raad is niet verplicht tot het gunnen van de opdracht. Nogmaals wordt er op gewezen dat alleen het werkgeverspakket aanbestedingsplichtig is en de HBOraad de vrijheid heeft om een collectief zorgcontract aan te gaan naar eigen keuze, derhalve eventueel ook exclusief een werkgeverspakket. In alle gevallen zal de HBO-raad door de inschrijver gemaakte kosten c.q. geleden schade niet vergoeden. Kosten welke gemaakt moeten worden voor het opstellen van de inschrijving worden niet door de HBO-raad vergoed.
Pagina 11
3
Voorwaarden voor deelneming
3.1
Inleiding
In dit hoofdstuk is aangegeven aan welke eisen de inschrijver, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, tenzij anders aangegeven, moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. De inschrijver kan met betrekking tot de in dit hoofdstuk genoemde eisen vooralsnog volstaan door bij zijn inschrijving een verklaring conform de in bijlage 2 model “Eigen Verklaring” over te leggen, tenzij uitdrukkelijk is aangegeven dat de stukken reeds bij inschrijving moeten worden ingediend. De inschrijver zal binnen zeven kalenderdagen na een daartoe strekkend verzoek van de aanbestedende dienst de officiële bewijsstukken dienen over te leggen. Indien de inhoud van deze bewijsstukken niet voldoet aan deze criteria, dan wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelneming aan de aanbestedingsprocedure. 3.2
Combinatie
Inschrijving als combinatie is toegestaan. Een combinatie van bedrijven kan gezamenlijk als één inschrijver inschrijven. In dat geval is het afzonderlijk inschrijven als inschrijver door één van de combinanten, alleen of in combinatie met anderen, niet toegestaan. Twee of meer ondernemers kunnen gezamenlijk als combinatie op de opdracht inschrijven. Een combinatie geldt als 1 inschrijver. Bij inschrijving zal door de combinatie een ondertekende verklaring conform het in bijlage 1 opgenomen model "Verklaring Combinatie" dienen te worden overgelegd, waaruit blijkt dat de leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen en de naam van de combinant die als vertegenwoordiger namens de combinatie zal optreden en bevoegd is de combinatie in alle opzichten te vertegenwoordigen en te binden. De in de paragrafen 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8 en 3.9 gestelde eisen gelden voor elk der combinanten. De in de paragraaf 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4, 51.5, 5.1.6, 5.1.7, 5.1.8 en 5.1.9 gestelde eisen gelden voor de combinanten tezamen. 3.3
Onderaanneming
Indien de inschrijver voornemens is de opdracht geheel of in gedeelten in onderaanneming te geven dient de inschrijver binnen zeven kalenderdagen na een verzoek van de aanbestedende dienst hiertoe opgave te doen van: het gedeelte van de opdracht dat hij in onderaanneming wenst te geven; en naam, adres en plaats van de onderaannemer aan wie voornoemd gedeelte van de opdracht in onderaanneming wordt gegeven. De HBO-raad is gerechtigd zonder opgaaf van redenen de onderaannemer die de verzekeraar wenst in te zetten te weigeren.
Pagina 12
3.4
Identificatiegegevens
Iedere inschrijver (in geval van een combinatie: elk der combinanten) moet bij zijn inschrijving de volgende identificatiegegevens overleggen: Statutaire naam van de onderneming. Vestigingsadres van de onderneming. Telefoon- en faxnummers, alsmede e-mail van de onderneming. De rechtsvorm van de onderneming. Het BTW-registratienummer of nationaal fiscaal nummer volgens de nationale wetgeving van het land van vestiging. Het registratienummer van het beroeps- of handelsregister van het land van vestiging. Informatie over de persoon/personen die de inschrijver rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen: - volledige naam; - postadres, telefoonnummer, faxnummer en e-mail; - functie binnen de onderneming. 3.5
Uitsluitingsgronden
De inschrijver (c.q. elk der combinanten) wordt van deelneming aan een opdracht uitgesloten, indien hij op de dag van de aanbesteding of op de dag van de opdrachtverlening in één of meer van de in artikel 45 lid 1 Bao genoemde omstandigheden verkeert. De inschrijver (c.q. elk der combinanten) kan van deelneming aan een opdracht worden uitgesloten, indien hij op de dag van de aanbesteding of op de dag van de opdrachtverlening in één of meer van de in artikel 45 lid 3 Bao, artikel 5 of artikel 6 van de Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren genoemde omstandigheden verkeert. Ten bewijze dat deze gevallen zich niet voordoen, dient de inschrijver (c.q. elk der combinanten) binnen zeven kalenderdagen na een daartoe strekkend verzoek van de aanbestedende dienst de in artikel 46 Bao bedoelde bewijsmiddelen over te leggen, die niet ouder mogen zijn dan zes maanden voorafgaande aan de datum van aanbesteding, waaruit blijkt dat de inschrijver (c.q. elk der combinanten) niet in één van de bovengenoemde omstandigheden verkeert. Indien de inschrijver (een combinant) wél onder één of meer van de in artikel 45 lid 3 Bao, artikel 5 of artikel 6 van de Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren genoemde omstandigheden verkeert, dient hij dit nader toe te lichten. Aan de hand van deze toelichting zal de aanbestedende dienst besluiten of hij al dan niet tot uitsluiting over zal gaan. 3.6
Inschrijving in beroeps-/handelsregister
De inschrijver (c.q. elk der combinanten) dient zowel op de dag van aanbesteding als op de dag van de opdrachtverlening te zijn ingeschreven in het beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd. De inschrijver (c.q. elk der combinanten) wordt van deelneming aan een opdracht uitgesloten, indien hij op de dag van de aanbesteding of op de dag van de opdrachtverlening niet is ingeschreven in het beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd. Ten bewijze dat de inschrijver (c.q. elk der combinanten) aan deze eis voldoet, dient hij binnen zeven kalenderdagen na een daartoe strekkend verzoek van de aanbestedende dienst een uittreksel van de inschrijving in het beroeps- of handelsregister, dat niet ouder mag zijn dan zes maanden voorafgaande aan de datum van aanbesteding, over te leggen, waaruit blijkt dat de inschrijver (c.q. elk der combinanten) aan de gestelde eis voldoet.
Pagina 13
Deze eis geldt niet ten aanzien van inschrijvers die niet in zodanig register zijn ingeschreven en die verklaren dat zulks volgens de wetgeving van het land van vestiging niet verplicht is. 3.7
Vergunning
De inschrijver (c.q. elk der combinanten), alsmede de eventuele door hen in te zetten onderaannemer(s) waarvan hij zich bij de feitelijke uitvoering van de verzekeringsovereenkomst zal bedienen, dient/dienen voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen om het verzekeringsbedrijf in Nederland te mogen uitvoeren, zoals geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) of vergelijkbare wet- en regelgeving in het buitenland. In het geval de inschrijver een combinatie is, dienen alle combinanten te voldoen aan de bovengenoemde eis. De inschrijver dient binnen zeven kalenderdagen na een verzoek van de aanbestedende dienst hiertoe bewijs over te leggen waaruit blijkt dat hij (c.q. elk der combinanten) en de eventuele door hen in te zetten onderaannemer(s) beschikt/beschikken over een geldige vergunning tot om het verzekeringsbedrijf in Nederland te mogen uitvoeren, zoals geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) of vergelijkbare wet- en regelgeving in het buitenland. 3.8
Beheersing Nederlandse taal
De door de inschrijver (c.q. elk der combinanten) in te zetten medewerkers dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen. Tevens dient de correspondentie met de aanbestedende dienst/opdrachtgever in de Nederlandse taal plaats te vinden. De inschrijver (c.q. elk der combinanten) dient bij zijn inschrijving een verklaring conform de in bijlage 3 opgenomen model "Verklaring Beheersing Nederlandse Taal" over te leggen. 3.9
Aanvaarden Aon Hewitt als intermediair op de verzekering
De HBO-raad heeft Aon Hewitt benoemd als begeleider van de tender én makelaar op het te gunnen contract (het zorgarrangement voor de HBO-branche). De inschrijver (c.q. elk der combinanten) dient Aon Hewitt als makelaar te accepteren en rekening te houden met de voor Aon Hewitt gebruikelijke provisie. Als de inschrijvende partij(en) geen rekening houden met de eis dat Aon Hewitt wordt aangesteld als makelaar op het te gunnen contract, zal de inschrijving van verdere deelname worden uitgesloten. De inschrijver kan met betrekking tot deze eis volstaan door bij zijn inschrijving een verklaring conform de in bijlage 2 model “Eigen Verklaring” te overleggen.
Pagina 14
4
Beoordelingsprocedure
4.1
Wijze van beoordelen
De wijze van beoordelen ziet er als volgt uit: Stap 1 De door de inschrijvers bij inschrijving aangeleverde informatie wordt getoetst op compleetheid. Het ongemotiveerd ontbreken van gevraagde gegevens kan leiden tot diskwalificatie. Als om welke reden dan ook de gevraagde gegevens niet (compleet) kunnen worden overlegd, dient aangegeven te worden wat de reden daarvan is. Op basis van de aangereikte informatie kan de HBO-raad overwegen om het gebrek aan overlegde gegevens te laten herstellen. Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn verbonden of die is gedaan onder voorbehoud is ongeldig. Stap 2 Getoetst wordt of er sprake is van de in paragraaf 3.5 genoemde uitsluitingsgronden. In geval één of meer uitsluitingsgrond(en) van toepassing is/zijn, leidt dit of kan dit leiden tot diskwalificatie. Stap 3 Getoetst wordt of de inschrijvingen voldoen aan de in hoofdstuk 3 gestelde voorwaarden voor deelneming. Het niet voldoen aan deze voorwaarden leidt tot diskwalificatie. Stap 4 De inschrijving van de inschrijvers die niet zijn gediskwalificeerd, worden getoetst op basis van de in paragraaf 5.1 neergelegde minimumeisen. Het niet voldoen aan deze eisen leidt tot diskwalificatie. Stap 5 De inschrijving van de inschrijvers die niet zijn gediskwalificeerd, worden getoetst op basis van de in paragraaf 5.3 genoemde gunningscriteria. Stap 6 U dient een inschrijving te doen voor de in hoofdstuk 1.3 (Het nieuwe zorgarrangement voor de HBObranche) gevraagde dekking. De inschrijvingen zullen worden beoordeeld en gewogen. De economisch meest voordelige inschrijving zal worden vastgesteld. Voor de procedure van beoordeling en weging verwijzen wij u naar paragraaf 5.4. Stap 7 Aan de inschrijver van wie de inschrijving als economisch meest voordelige inschrijving uit de bus komt, zal worden verzocht om binnen zeven kalenderdagen de in paragraaf 2.7 genoemde bewijsmiddelen over te leggen. Wordt aan de in de hoofdstuk 3 gestelde eisen voldaan, dan komt deze inschrijver voor gunning in aanmerking. Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan wordt deze stap herhaald met de in totaal aantal punten opvolgende inschrijver. Indien sprake is van twee of meer inschrijvers die evenveel punten hebben behaald en voldoen aan de in de hoofdstuk 3 genoemde voorwaarden dan zal de aanbestedende dienst over gaan tot Notariële loting.
Pagina 15
5
Eisen en wensen
5.1
Eisen
5.1.1
Werkgeverspakket (prijs)
U dient een werkgeverspakket aan te bieden waarbij de inhoud van het werkgeverspakket een waarde vertegenwoordigt van EUR 55 per medewerker per jaar. 5.1.2
Aanvullende verzekeringen
U dient minimaal drie reguliere aanvullende verzekeringen en minimaal twee aanvullende tandartsverzekeringen aan te bieden. 5.1.3
Kwaliteit van dienstverlening
De borging van de dienstverlening door de verzekeraar aan de HBO-raad en haar medewerkers is een cruciaal onderdeel in het vergelijkingsproces. Bij de overeenkomst is dan ook een Service Level Agreement gevoegd. De dienstverlening van verzekeraar dient minimaal aan de daarin gestelde eisen te voldoen. Hierbij geldt onder meer het volgende: 5.1.3.1
Aanmeldingen/mutaties/polisverzending
Alle mutaties, polissen, voorwaarden etc. dienen rechtstreeks aan de verzekerden verzonden te worden. De termijn waarbinnen een aanmelding of mutatie verwerkt en bevestigd dient te zijn, bedraagt tien (10) werkdagen. 5.1.3.2
Web-based mutatieverkeer, bestanden
De verzekerden van de bij de HBO-raad aangesloten onderwijsinstellingen dienen de mogelijkheid te hebben om zelf online mutaties door te laten geven. 5.1.3.3
Accountteam/contactpersonen
Voor vragen van verzekerden omtrent mutaties en declaraties is een accountteam beschikbaar, die zowel per telefoon, als per e-mail bereikbaar is. Voor de contactpersonen binnen de HBO-raad en de bij haar aangesloten onderwijsinstellingen is/zijn (een) vaste contactpersoon(-personen) aangewezen. 5.1.3.4
Voorwaardenwijzigingen
Jaarlijks dient een nieuwe polis alsmede een exemplaar van de polisvoorwaarden aan de verzekerden verstrekt te worden. Een verkort dekkingsoverzicht behoort onderdeel te zijn van hetgeen verzekerde jaarlijks ontvangt. 5.1.3.5
Notaverkeer/schadeafwikkeling
Afwikkeling van de declaraties dient binnen tien (10) werkdagen na ontvangst en rechtstreeks aan verzekerden of de zorgverlener te geschieden. Voorkeur gaat hierbij uit dat 95% van de nota’s op naturabasis kunnen en zullen worden afgehandeld.
Pagina 16
5.1.4
Managementrapportage
1. U dient per kwartaal voor het gehele contract alsmede op het niveau van de afzonderlijke hogescholen te zorgen voor een geanonimiseerd overzicht van de zorgconsumptie over alle pakketten voor het lopende jaar, alsmede voor het voorgaande jaar. 2. In uw rapportage zal een onderscheid gemaakt worden naar hoofdverzekerden en medeverzekerden. 3. Uw rapportage bevat tevens een overzicht van de aantallen verzekerden per pakket en de consumptie op zowel de aanvullende verzekeringen als op de werkgeversverzekering. 5.1.5
Contractsduur en premiestelling
De HBO-raad (namens de bij haar aangesloten onderwijsinstellingen) wenst een contract aan voor de duur van 24 maanden. U gaat hiermee akkoord en offreert premies voor 2012, onder voorbehoud van wijzigingen die uw maatschappij in haar hele portefeuille doorvoert. 5.1.6
Polisvoorwaarden en clausules
De inschrijver moet zijn eigen algemene verzekeringsvoorwaarden hanteren. Deze dienen bij de inschrijving te worden ingesloten. 5.1.7
Voorlichting
Indien uw maatschappij wordt geselecteerd, wordt van u verwacht dat u op locatie bij de onderwijsinstellingen voorlichtingssessies organiseert, met inloopspreekuren voor de medewerkers van de onderwijsinstellingen. 5.1.8
Keuzevrijheid individuele hogescholen
Zoals gemeld in 1.3 zal de HBO-raad landelijk één mantel inkopen, waarin bij voorkeur de combinatie met het werkgeverspakket is vastgelegd. Naast deelname aan de mantel moeten de individuele hogescholen de vrijheid hebben een collectief contract aan te gaan met een andere zorgverzekeraar. De HBO-raad eist dat u deze keuzevrijheid respecteert, hetgeen als zodanig is opgenomen in de eisenlijst bij deze tender. 5.1.9
Vrije keuze zorgverlener
De HBO raad eist dat de medewerkers van de hogescholen en/of hun gezinsleden de keuzemogelijkheid hebben voor de basiszorgverzekering tussen pakketten die gecontracteerde zorg en niet-gecontracteerde zorg vergoeden. U dient derhalve zowel de natura-variant als de restitutievariant, dan wel een combinatievorm aan te bieden in het zorgarrangement. 5.1.10
Werkkostenregeling
De leden van de HBO-raad zoeken naar een fiscaal neutrale vorm om de arbeidsgerelateerde zorg voor haar medewerkers te blijven financieren. In uw aanbod dient u ook reeds rekening te houden met de invoering van de Werkkostenregeling. Suggesties uwerzijds ten aanzien van dit onderwerp, zijn welkom. In verband met fiscale overwegingen moet uw aanbod de mogelijkheid van ‘opting out’ bevatten voor hogescholen die de Werkkostenregeling reeds hebben ingevoerd of dat gedurende de looptijd van het contract zullen doen. Hier bedoelen wij mee dat deze hogescholen de keuzevrijheid krijgen om wel gebruik te maken van het collectieve zorgarrangement, maar kunnen afzien van deelname aan het werkgeverspakket. Met inachtneming van de afspraken in de CAO zullen deze hogescholen daarmee de ruimte verkrijgen om zelf een passend aanbod voor arbeidsgerelateerde zorg te arrangeren.
Pagina 17
5.1.11
Gepensioneerden
Uw offerte van het collectieve zorgarrangement voor de werknemers en gezinsleden geldt ook voor de gepensioneerden werknemers en gezinsleden. Hierbij geldt dat dezelfde maximale kortingen worden geboden, dezelfde dekkingen voor de aanvullende verzekeringen alsmede aanvullende tandartsverzekeringen. 5.2
Wensen
5.2.1
Basispakket
Het basispakket zal van toepassing zijn voor alle voor deelname aan het zorgcontract in aanmerking komende personen, alsmede de gezinsleden. Het is niet de bedoeling van de HBO-raad dat werknemers alleen aan het collectieve contract deelnemen voor de aanvullende verzekeringen. 5.2.1.1
Organiseren van toegang tot zorg / zorggaranties
Voornaamste belang voor de hogescholen is dat de medewerkers snelle toegang tot kwalitatief goede zorg hebben (waarbij de oorzaak niet altijd arbeidsgerelateerd hoeft te zijn). Het gaat om toegang tot zorg in het algemeen, en toegang tot zorg bij dienstverleners/providers waar de hogescholen ervaring/afspraken mee hebben in het bijzonder. De huidige afspraken laten dit nadrukkelijk toe. Op basis van een scan van de zorgconsumptie van de HBO-medewerkers wordt inmiddels duidelijk welke klachten specifiek binnen de branche veel voorkomen. Hierop zullen in samenspraak met de verzekeraar enkele specifieke zorglijnen moeten worden ontwikkeld en aan de deelnemers ter beschikking worden gesteld. Zorglijnen die zich kenmerken door toegankelijkheid, snelle en adequate diagnosestelling en behandeling. Waar mogelijk zullen hogescholen of hun bedrijfsartsen bij de ontwikkeling worden betrokken en volgt er passende communicatie over de mogelijkheden richting deelnemers. Ten slotte moet in het kader van dit artikel genoemd worden dat herkenbaar is dat verzekeraars ontwikkelingen zullen laten zien in het onderscheid tussen gecontracteerde en niet-gecontracteerde zorg. Onder strikte bewaking van de toegankelijkheid van de zorg zien wij mogelijkheden om dit onderscheid te gebruiken om verdere aantrekkelijkheid aan de collectiviteit toe te kennen. 5.2.1.2
Ontdubbelen van zorgkosten
Aangezien de wens van de leden van de HBO-raad is om naast de mantel overeenkomst ook een eigen collectief te kunnen sluiten voor de basis en aanvullende verzekering is de wens om als geselecteerde verzekeraar actief mee te werken aan de ontdubbeling van zorgkosten van een eventuele andere zorgverzekeraar en of inkomensverzekeraar. Graag zien wij uw aanpak beschreven. 5.2.2
Speciaal “Onderwijspakket”
Naast deze aanvullende verzekeringen bestaat de uitdrukkelijke wens dat er speciaal voor de doelgroep een specifiek, zo mogelijk gratis, "onderwijspakket" wordt aangeboden waarin in ieder geval een vergoeding voor alternatieve geneeswijzen is opgenomen. Vanuit de HBO-raad zal hier mogelijk een investering van circa EUR 500.000,- per jaar tegenover staan waardoor dit ''onderwijspakket'' nog meer waarde krijgt voor de werknemers van de hogescholen. Inschrijvers wordt gevraagd om met creatieve oplossingen te komen. 5.2.3
Acceptatie
Acceptatie van deelnemers geschiedt op basis van non-selectie voor de basisverzekering en voor aanvullende verzekeringen en de tandartsverzekering. Indien geen non-selecte acceptatie geldt voor de aanvullende verzekeringen, dient dat te worden vermeld.
Pagina 18
5.2.4
Premie
Op het nieuwe contract zal een premiekorting van 10% op de basisverzekering en 15% op de aanvullende verzekeringen (exclusief termijn betalingskorting) van toepassing zijn zoals dat in de huidige situatie ook het geval is. 5.2.4.1
Premiebetaling
Uitgangspunt is dat de nominale premie van de basisverzekering maandelijks wordt belast aan de deelnemers door middel van automatische incasso. Hetzelfde geldt voor premies voor aanvullende verzekeringen. Wij verzoeken u aan te geven welke korting wordt verstrekt, indien de premie anders dan per maand wordt betaald. 5.2.5
Zorginkoop, arbeidsgerelateerde zorg
U dient als verzekeraar aan te geven op welke wijze u landelijk zorg hebt ingekocht en op welke wijze u de kwaliteit van de te leveren zorg hebt geborgd. Er bestaat de wens om specifiek voor de doelgroep maatwerkafspraken te maken ten aanzien van zorgbehoeftes die speciaal voor de HBO-medewerkers van toepassing zijn. Vrije keuze van zorgverlener blijft hierbij essentieel. Onderdeel van het pakket arbeidsgerelateerde zorg is de zorggarantie. Wij verzoeken u daarom aan te geven op welke wijze en binnen welke termijn u verzekerden die problemen ondervinden in verband met wachtlijsten een alternatief kunt bieden. 5.2.6
Werkgeverspakket (inhoud/administratie/providerboog)
Het door u aangeboden werkgeverspakket omvat bij voorkeur de volgende vergoedingen: Volledige vergoeding voor: 1. bedrijfsfysiotherapie, 2. psychologische interventies, 3. taxi vervoer van en naar werk, 4. huishoudelijke ondersteuning bij ziekte van partner of kind, 5. actieve wachtlijstbemiddeling na inschakeling door werknemer/werkgever, En tevens een budget voor 6. preventief gezondheidsonderzoek, 7. overige preventieve diensten (door elke hogeschool in overleg met de verzekeraar nader te bepalen). Voorts mag er voor dit pakket geen eigen risico voor de werkgever van toepassing zijn of aangeboden worden als aparte interventieverzekering. Nadrukkelijk wijzen wij u erop dat wij niet doelen op een pakket waarin u uitsluitend aanbiedt om bepaalde zorg te arrangeren. Hoe beter de inhoud van het werkgeverspakket aansluiting vindt bij bovenstaande beschrijving des te meer punten u verdient. Ten aanzien van het werkgeverspakket wordt gesteld dat de administratieve inregeling van inzet van providers goed geborgd moet zijn. Bijvoorbeeld dat eigen providers van de hogescholen ingezet kunnen worden zonder al te veel administratieve beslommeringen en consequenties voor de hoogte van de kostenvergoeding. Tevens wordt u de mogelijkheid geboden om boven op de minimale vergoeding (budgettair) voor de rubrieken 6 en 7 (preventief gezondheidsonderzoek én overige preventieve diensten) een volledige vergoeding aan te bieden. U kunt hiervoor extra punten ontvangen.
Pagina 19
5.2.7
Digitale Vragenlijst
Bij dit aanbestedingsdocument is een digitale vragenlijst opgenomen op basis waarvan de het aanbod van de zorgverzekeraars met elkaar wordt vergeleken. In die vragenlijst komen de hiervoor vermelde items terug. Deze invultabel dient deel uit te maken van uw inschrijving. 5.3
Gunningscriteria en weging
Deze paragraaf behandelt de gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan die inschrijver die de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ heeft gedaan. Voor de bepaling welke inschrijver de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ heeft gedaan, hanteert de HBO-raad de volgende (sub)gunningscriteria:
Gunningscriteria
Maximale score per (sub)gunningscriterium
Wegingspercentage
Categorie: Polisvoorwaarden aanvullende verzekeringen Categorie: Polisvoorwaarden aanvullende tandartsverzekeringen Categorie: Algemeen
100 punten
10%
100 punten
5%
100 punten
10%
Categorie: Aanvullende verzekering
100 punten
15%
Categorie: Werkgeverspakket
100 punten
15%
Categorie: Speciaal “Onderwijs Pakket”
100 punten
15%
Categorie: Zorginkoop
100 punten
25%
Categorie: Overig
100 punten
5%
Totaal
800 punten
n.v.t.
Voor het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving worden de toegekende punten van de bovengenoemde gunningscriteria bij elkaar opgeteld. De inschrijver met de hoogste gewogen score heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. 5.4
Puntentoekenning
In de vragenlijst (zie bijlage) is aangegeven hoeveel punten maximaal per vraag zijn te verdienen. De aanvullende (tandarts)verzekeringen zullen inhoudelijk door Aon Hewitt worden beoordeeld en komen dus niet terug in de vragenlijst. 5.4.1
Gesloten vragen
Bij Ja/Nee vragen wordt de maximale score toegekend bij Ja en 0 punten bij Nee. Voorbeeld Vraag: U bent bereid om speciaal voor de doelgroep een aparte aanvullende verzekering aan te bieden? Antwoord: Ja = 10 punten Antwoord: Nee = 0 punten
Pagina 20
5.4.2
Open vragen
Wanneer het antwoord objectief vergelijkbaar is (bijvoorbeeld antwoorden op vragen van financiële aard), dan worden de antwoorden van de inschrijvers naast elkaar gezet (van laag naar hoog of omgekeerd afhankelijk van de soort vraag). De score per inschrijver is dan afhankelijk van de rangorde onder de inschrijvers. Deze wordt als volgt berekend: maximale score -/- ((plaats -/-1) x maximale score/aantal inschrijvers). Voorbeeld Aantal inschrijvers: 4 Maximale score: 10 punten Plaats 1 levert in dit geval 10 punten op, plaats 2 levert 7,5 punt (10-/-(1x10/4) op, etc Wanneer antwoorden niet objectief vergelijkbaar zijn, dan worden de antwoorden beoordeeld door een team bestaande uit medewerkers van Aon Hewitt en de HBO-raad. Deze geven de inschrijver een cijfer in de range van 1 tot en met 10. Vervolgens wordt een gemiddeld cijfer per inschrijver berekend waarna op dezelfde manier punten worden toegekend als bij de objectief vergelijkbare antwoorden. Voorbeeld Het beoordelingsteam bestaat uit 3 medewerkers. Deze 3 medewerkers beoordelen 4 inschrijvers. De gemiddelde score van inschrijver A komt uit 7,1 punten, van inschrijver B op 5,3 punten, van C op 5,8 punten en van D op 6,4 punten. Inschrijver A komt daarmee op plaats 1, B plaats 4, C plaats 3 en D plaats 2. Aantal inschrijvers: 4 Maximale score: 10 punten Plaats 1 levert in dit geval 10 punten op, plaats 2 levert 7,5 punt (10-/-(1x10/4) op, etc 5.5
Aanvullende verzekeringen
Van de inschrijvers wordt verwacht dat ze tenminste 3 aanvullende verzekeringen aanbieden en een speciaal onderwijs pakket. De aangeboden aanvullende verzekeringen worden ingedeeld in vier vergoedingencategorieën en binnen elke categorie op inhoud met elkaar vergeleken. Aanvullende verzekering 1 dient bij voorkeur dekking te bieden voor alternatieve geneeswijzen, alternatieve geneesmiddelen, fysio-/oefentherapie, spoedeisende zorg in het buitenland en repatriëringskosten vanuit het buitenland naar Nederland in geval van spoedeisende zorg in het buitenland. Aanvullende verzekering 2 dient een gelijkwaardige en op onderdelen uitgebreidere dekking te verlenen op de punten die onder aanvullende verzekering 1 zijn opgenomen. Daarnaast dient deze verzekering bij voorkeur ook dekking te bieden voor orthodontie voor kinderen (tot 18 jaar), brillen en contactlenzen, psychologische zorg en voor de eigen bijdrage voor kraamzorg. Aanvullende verzekering 3 dient een gelijkwaardige en op onderdelen uitgebreidere dekking te verlenen op de punten die onder aanvullende verzekering 1 én 2 zijn opgenomen. Daarnaast dient deze verzekering bij voorkeur ook dekking te bieden voor de eigen bijdrage GVS (Geneesmiddelen Vergoeding Systeem) en de kosten van stottertherapie. Wanneer een inschrijver meer dan 3 aanvullende verzekeringen aanbiedt, dan zal Aon Hewitt alle aanvullende verzekeringen in de vergelijking betrekken. De dekking van de aangeboden verzekeringen zal worden vergeleken met datgene wat gebruikelijk is voor aanvullende verzekering 1, 2 , 3, 4 en/of 5.
Pagina 21
Omdat veel verzekerden binnen het huidige collectieve zorgarrangement van de HBO raad een keuze hebben gemaakt voor de derde aanvullende verzekering, zal hieraan het meeste gewicht worden toegekend. De aanvullende verzekeringen worden binnen de verzekeringscategorie op de volgende dekkingsonderdelen met elkaar vergeleken: alternatieve geneeswijzen / therapieën, alternatieve geneesmiddelen, brillen en contactlenzen, orthodontie tot 18 jaar, orthodontie vanaf 18 jaar, (1e lijns) psychologische zorg, dieetadvisering, huishoudelijke ondersteuning na ziekenhuisopname, preventieve cursussen en voorlichting, griepprik, stoppen met roken cursus, vaccinaties voor verblijf in het buitenland, gezondheidstesten, sportgeneeskunde, acnebehandeling, spoedeisende en niet-spoedeisende zorg in het buitenland, repatriëring na spoedeisende zorg in het buitenland, camouflagetherapie, epilatiebehandeling, anticonceptie, eigen bijdrage GVS, herstellingsoorden, kraampakket, eigen bijdrage kraamzorg, kuuroord, ooglidcorrectie, pruiken, psoriasisbehandeling, steunzolen, stottertherapie en tandheelkundige hulp kinderen. De aanvullende tandartsverzekeringen worden ingedeeld naar grootte van het maximum verzekerde bedrag voor reguliere tandartskosten. De prijs en inhoud van het speciale “onderwijspakket” dat u aanbiedt dient u apart kenbaar te maken. De speciale “onderwijspakketten” zullen afzonderlijk qua prijs en inhoud met elkaar vergeleken worden. Doelgroepgerichte aanvullende verzekeren (zoals verzekeringen voor studenten, jonge gezinnen, senioren en dergelijke) zullen niet in de vergelijking worden meegenomen. Uitsluitend de aanvullende verzekeringen die qua inhoud op elkaar aansluiten (bijvoorbeeld een verzekeringslijn met de productnamen Basis, Plus en Top) zullen met elkaar vergeleken worden.
Pagina 22
Bijlage 1 Verklaring Combinatie VERKLARING COMBINATIE Ondergetekenden verklaren in hun hoedanigheid van functie: ………… functie: ………… functie: ………… functie: ………… functie: ………… dat de leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de volledige en juiste uitvoering van de opdracht in al zijn onderdelen. en verklaren dat …………………zal optreden als vertegenwoordiger van de combinatie, die bevoegd is de combinatie in alle opzichten te vertegenwoordigen en te binden en die als enig aanspreekpunt voor de aanbestedende dienst dient. Ondergetekenden verklaren dat zij deze verklaring naar waarheid hebben ondertekend en tevens dat zij daartoe, namens de betreffende combinant, rechtens bevoegd zijn. Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel
Pagina 23
Bijlage 2 Eigen verklaring Indien geen sprake is van inschrijving in combinatie Bedrijfsgegevens en standaardverklaring Officiële naam en rechtsvorm inschrijver: Naam en ondertekening bevoegde functionaris: Naam contactpersoon:
Functie: Functie:
Naam vervangende contactpersoon: Bezoekadres:
Functie:
Postadres:
Postcode en plaats:
Tel.nr contactpersoon:
Faxnr contactpersoon:
Tel.nr vervangende contactpersoon: Email adres contactpersoon:
Faxnr vervangende contactpersoon: Email adres vervangende contactpersoon
Postcode en plaats:
Bovenvermelde functionaris verklaart dat: a. Ten aanzien van de inschrijver geen veroordeling bij onherroepelijk vonnis of arrest is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht (artikel 45 lid 1 Bao); b. Inschrijver niet verkeert in staat van faillissement of van liquidatie, werkzaamheden niet zijn gestaakt, er geen surseance van betaling of een akkoord geldt dan wel dat de inschrijver in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op inschrijver van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie (artikel 45 lid 3 onder a Bao); c. Geen faillissement of liquidatie is aangevraagd, een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt (artikel 45 lid 3 onder b Bao); d. Geen rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op inschrijver van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met de beroepsgedragsregels ten aanzien van inschrijver (artikel 45 lid 3 onder c Bao); e. Inschrijver in de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken (artikel 45 lid 3 onder d Bao); f. Inschrijver aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst (artikel 45 lid 3 onder e Bao); g. Inschrijver aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst (artikel 45 lid 3 onder f Bao); h. Inschrijver zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig artikel 45 t/m 53 Bao kunnen worden verlangd (artikel 45 lid 3
Pagina 24
i. j.
k.
l.
onder g Bao); Dat de inschrijver niet in één of meer van de in artikel 5 of artikel 6 van de Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren genoemde omstandigheden verkeert; Inschrijver zowel op de dag van aanbesteding als ook de dag van de opdrachtverlening is ingeschreven in het beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd.’ De inschrijver in het bezit is van de voor de uitvoering van deze verzekeringsovereenkomst benodigde vergunningen om het verzekeringsbedrijf in Nederland te mogen uitvoeren, zoals geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) of vergelijkbare wet- en regelgeving in het buitenland. De inschrijver Aon Hewitt accepteert en respecteert als intermediair op de te sluiten verzekeringsovereenkomst
Ondergetekende verklaart dat hij/zij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend en tevens dat hij/zij daartoe namende inschrijver rechten bevoegd is.
Pagina 25
Indien sprake is van inschrijving in combinatie Elke combinant moet deze eigen verklaring invullen. Bedrijfsgegevens en standaardverklaring Officiële naam en rechtsvorm inschrijver: Naam en ondertekening bevoegde functionaris: Naam contactpersoon:
Functie: Functie:
Naam vervangende contactpersoon: Bezoekadres:
Functie:
Postadres:
Postcode en plaats:
Tel.nr contactpersoon:
Faxnr contactpersoon:
Tel.nr vervangende contactpersoon: Email adres contactpersoon:
Faxnr vervangende contactpersoon: Email adres vervangende contactpersoon
Postcode en plaats:
Bovenvermelde functionaris verklaart dat: a. Ten aanzien van de combinant geen veroordeling bij onherroepelijk vonnis of arrest is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht (artikel 45 lid 1 Bao); b. Combinant niet verkeert in staat van faillissement of van liquidatie, werkzaamheden niet zijn gestaakt, er geen surséance van betaling of een akkoord geldt dan wel dat de combinant in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op inschrijver van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie (artikel 45 lid 3 onder a Bao); c. Geen faillissement of liquidatie is aangevraagd, een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt (artikel 45 lid 3 onder b Bao); d. Geen rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op inschrijver van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met de beroepsgedragsregels ten aanzien van inschrijver (artikel 45 lid 3 onder c Bao); e. Combinant in de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken (artikel 45 lid 3 onder d Bao); f. Combinant aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst (artikel 45 lid 3 onder e Bao); g. Combinant aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst (artikel 45 lid 3 onder f Bao); h. Combinant zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig artikel 45 t/m 53 Bao kunnen worden verlangd (artikel 45 lid 3 onder g Bao); i. Dat geen van de combinanten in één of meer van de in artikel 5 of artikel 6 van de Beleidsregels Pagina 26
j.
k.
l.
integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren genoemde omstandigheden verkeert; Combinant zowel op de dag van aanbesteding als ook de dag van de opdrachtverlening is ingeschreven in het beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd.’ De combinant in het bezit is van de voor de uitvoering van deze verzekeringsovereenkomst benodigde vergunningen om het verzekeringsbedrijf in Nederland te mogen uitvoeren, zoals geregeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) of vergelijkbare wet- en regelgeving in het buitenland. De combinant Aon Hewitt accepteert en respecteert als intermediair op de te sluiten verzekeringsovereenkomst.
Ondergetekende verklaart dat hij/zij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend en tevens dat hij/zij daartoe namende inschrijver rechten bevoegd is.
Pagina 27
Bijlage 3 Verklaring Nederlandse Taal VERKLARING NEDERLANDSE TAAL (geen sprake van inschrijving in combinatie) Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van functie: ……………… dat alle door hem in te zetten medewerkers de Nederlandse taal in woord en geschrift beheersen, en dat alle correspondentie in de Nederlandse taal plaatsvindt. Ondergetekende verklaart dat hij/zij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend en tevens dat hij/zij daartoe rechtens bevoegd is. Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel
Pagina 28
VERKLARING NEDERLANDSE TAAL (sprake van inschrijving in combinatie) Ondergetekenden verklaren in hun hoedanigheid van functie: ……………… functie: ……………… functie: ……………… dat alle door hen in te zetten medewerkers de Nederlandse taal in woord en geschrift beheersen, en dat alle correspondentie in de Nederlandse taal plaatsvindt. Ondergetekenden verklaren dat zij deze verklaring naar waarheid hebben ondertekend en tevens dat zij daartoe, namens de betreffende combinant, rechtens bevoegd zijn. Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel
Pagina 29
Bijlage 4 Verklaring Eisen en Wensen VERKLARING EISEN EN WENSEN (Zorgverzekering en werkgeverspakket) Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van functie: ……………… dat inschrijver ten minste voldoet aan de hieronder gestelde eisen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. Het beantwoorden van een vraag met "ja" betekent dat ingeval van gunning van de opdracht het niet voldoen door de verzekeraar aan het betreffende criterium als niet-nakoming van de overeenkomst wordt aangemerkt. In dat geval is de HBO-raad gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling te ontbinden. EISEN
Zie
De inhoud van het werkgeverspakket vertegenwoordigt een waarde van EUR 55 per medewerker per jaar U dient minimaal drie reguliere aanvullende verzekeringen en twee aanvullende tandartsverzekeringen aan te bieden. Verzekeraar is bereid om de Service Level Agreement van Aon Hewitt te ondertekenen. Verzekeraar is bereid om 1 x per kwartaal een management-rapportage aan te leveren inzake de zorgconsumptie voor het gehele contract en afzonderlijke hogescholen voor het lopende en voorafgaande jaar. Verzekeraar biedt een contract aan met een contractsduur van 24 maanden met 1 januari 2012 als ingangsdatum en een premiestelling voor 2012, onder voorbehoud van wijzigingen die in de hele portefeuille worden doorgevoerd. Als inschrijver hanteert u eigen algemene verzekeringsvoorwaarden. Deze dient u bij uw inschrijving in te sluiten. Verzekeraar is bereid op locatie bij de onderwijsinstellingen voorlichtingssessies te organiseren, met inloopspreekuren voor de medewerkers van de onderwijsinstellingen. Verzekeraar respecteert de keuzevrijheid voor individuele hogescholen om naast deelname aan de mantel, een collectief contract aan te gaan met een andere zorgverzekeraar De HBO-raad eist dat de medewerkers van de hogescholen en/of hun gezinsleden kunnen kiezen uit pakketten voor de basisverzekering, die zowel gecontracteerde maar ook niet gecontracteerde zorg vergoedt. (natura en/of restitutievariant of een combinatie van deze beide varianten) Verzekeraar respecteert de Werk Kosten regeling en de mogelijkheid voor opting out voor de individuele hogescholen Het collectieve zorgarrangement voor de werknemers en gezinsleden geldt ook voor de gepensioneerden werknemers en gezinsleden.
5.1.1
Akkoord? Invullen: ‘ja’ of ‘nee’
5.1.2 5.1.3 5.1.4
5.1.5
5.1.6 5.1.7
1.3 & 5.1.8 1.3.1 & 5.1.9
1.3.4 & 5.1.10 5.1.11
De wensen zijn als zodanig herkenbaar gemaakt in de digitale vragenlijst. Deze digitale vragenlijst vormt bijlage 5 van dit bestek en dient deel uit te maken van uw inschrijving.
Pagina 30
Bijlage 5 Vragenlijst Bij dit document hoort de Excel-sheet “Vragenlijst Tender HBO-raad”. U wordt geacht de hierin gestelde vragen te beantwoorden en als onderdeel van de uit te brengen offerte aan te leveren.
Pagina 31
Bijlage 6 Service Level Agreement De ondergetekenden: a)
Verzekeraar …………………….., gevestigd te …………, hierna te noemen Verzekeraar;
b)
HBO-raad Contractant;
In aanmerking nemende dat: -
Contractant en de aan contractant gelieerde ondernemingen de collectieve zorgverzekering bij verzekeraar heeft ondergebracht. Verzekeraar door middel van deze overeenkomst haar werkwijze, kwaliteit van de dienstverlening en performance maatstaf ten behoeve van contractant op het gebied van zorgverzekeringen vast wil leggen.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: 1.
Overeenkomst Deze overeenkomst is een aanvulling op de tussen verzekeraar en contractant gesloten verzekeringsovereenkomst en de daarop van toepassing zijnde voorwaarden. De bepalingen van die overeenkomst zijn onverminderd van toepassing. In geval van tegenstrijdige bepalingen tussen genoemde overeenkomst en dit Service Level Agreement prevaleren de bepalingen uit de overeenkomst, voor zover zij niet in het nadeel van contractant zijn.
2.
Adviesvoorziening
2.1
Verzekeraar is ten behoeve van contractant, de leden van contractant, de aan haar leden gelieerde ondernemingen en haar verzekerden telefonisch bereikbaar voor advies op werkdagen tussen 08.00 uur en 18.00 uur.
2.2
Deze telefonische bereikbaarheid strekt zich uit tot de volgende aangelegenheden: algemene informatie over aangeboden verzekeringen; statusinformatie over schademeldingen; statusinformatie over mutaties; algemene informatie over schademeldingen; algemene informatie over mutaties;
2.3
Verzekeraar garandeert een telefonisch bereikbaarheid van 70% binnen 30 seconden na overgaan van de telefoon en overigens een maximale telefonische wachttijd van twee minuten.
2.4
Verzekeraar garandeert gedurende werkdagen 80% van de binnengekomen emails binnen 24 uur inhoudelijk te beantwoorden en 100% binnen 48 uur.
Pagina 32
3.
Acceptatieproces
3.1
Verzekeraar garandeert dat, indien een volledig ingevulde verzekeringsaanvraag met de daartoe noodzakelijke documenten door verzekeraar is ontvangen, binnen tien (10) werkdagen na ontvangst daarvan, opmaak en afgifte van de polis inclusief Zorgpas aan de verzekerde geschiedt dan wel schriftelijk kennis wordt gegeven van het niet of slechts onder bijzondere voorwaarden door verzekeraar accepteren van de aanvraag.
3.2
Voor zover voor de opmaak en afgifte van de polis aanvullende documenten benodigd zijn, begint bovengenoemde termijn van tien (10) werkdagen te lopen vanaf ontvangst van de documenten. Verzekeraar zal dan binnen tien (10) werkdagen na de aanvraag aangeven welke aanvullende documenten nodig zijn.
3.3
De polis plus de Zorgpas wordt door verzekeraar aan de verzekerde verzonden.
4.
Mutaties
4.1
Verzekeraar garandeert dat toegezonden mutaties en soortgelijke documenten binnen tien (10) werkdagen na ontvangst worden verwerkt. Onder verwerking wordt verstaan beoordeling van de mutatie, opmaak polis en afgifte van de polis.
4.2
Voor zover voor de mutatieverwerking aanvullende documenten benodigd zijn, begint bovengenoemde termijn van tien (10) werkdagen te lopen vanaf ontvangst van de documenten.
5.
Schadeafhandeling
5.1
Bij rechtstreekse afhandeling tussen verzekeraar en betrokkene, garandeert verzekeraar dat de ingediende declaratie(s) binnen tien (10) werkdagen is/zijn verwerkt en deze declaratie(s) is/zijn voldaan, nadat alle benodigde gegevens door verzekeraar zijn ontvangen.
5.2
Voor zover voor de schadeverwerking aanvullende documenten benodigd zijn, begint bovengenoemde termijn van tien (10) werkdagen te lopen vanaf ontvangst van de documenten. Verzekeraar zal dan binnen tien (10) werkdagen wel aangeven welke aanvullende documenten nodig zijn.
5.3
In het geval de verzekeraar van mening is dat zij niet tot uitkering is gehouden, zal binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van de benodigde gegevens schriftelijk melding worden gedaan van de afwijzing.
5.4
De schadeafhandeling die rechtstreeks met zorgverleners plaatsvindt, is de verantwoordelijkheid van verzekeraar. Verzekeraar zorgt ervoor dat verzekerde en/of zorgverleners daar geen nadeel van ondervinden.
Pagina 33
6
Vraag- en klachtafhandeling
6.1
Verzekeraar draagt zorg voor de registratie van de vragen en klachten van de verzekerden. In dit kader worden onder klachten verstaan: de klachten van verzekerden gericht aan de directie van verzekeraar.
6.2
Verzekeraar garandeert dat beantwoording en afhandeling van de vraag en klacht geschiedt binnen vijftien (15) werkdagen na ontvangst van de vraag of klacht.
6.3
Mocht de vraag of klacht niet binnen vijftien (15) werkdagen kunnen worden opgelost vanwege de complexiteit daarvan, dan draagt verzekeraar in ieder geval zorg voor het adequaat verstrekken van statusinformatie over de vraag of klacht. Verzekeraar garandeert in dit geval dat binnen vijftien (15) werkdagen na ontvangst van de vraag of klacht aangegeven wordt binnen welke termijn de vraag of klacht afgehandeld wordt.
6.4
Deze bepaling laat onverlet de rechten van partijen omtrent de geschillen- en klachtenregeling zoals in de polisvoorwaarden nader zijn omschreven.
7
Rapportage en overleg
7.1
Verzekeraar zal over ieder kwartaal, uiterlijk de zesde week na afloop van dat kwartaal, een managementrapportage aanleveren waarin de volgende gegevens zijn opgenomen; Externe ontwikkelingen (incl. schadelastontwikkelingen in Nederland) Ontwikkelingen in de zorg Verzekerden ontwikkelingen; o Aantallen verzekerden per leeftijdsklasse per aanvullend pakket o Aantallen polissen naar eigen risico o Rapportages over de genoemde Service Levels o Resultaten van wachtlijstbemiddeling en zorggaranties Schadeprofiel Overige informatie: Gezondheidsrapportage (wordt 1 x per jaar aangeleverd
7.2
Verzekeraar zal jaarlijks, in het najaar, een klanttevredenheidsonderzoek uit laten voeren.
7.3
Verzekeraar stelt contractant in kennis op het moment dat de fouten in de reguliere verwerking meer dan 3 % bedraagt en gaat in overleg met contractant over mogelijke oplossingen.
7.4
De percentages en andere metingen zoals genoemd in de artikelen 2 tot en met 6 worden op kwartaalbasis gemeten.
8.
Garantie
8.1
Nadat aan de hand van de in artikel 7.1 bedoelde rapportage is vastgesteld dat een of meer van de overeengekomen garantietijden en/of normen niet is gehaald, zal contractant schriftelijk in gebreke stellen. Verzekeraar zal uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke ingebrekestelling contractant berichten over de wijze waarop zij ten aanzien van de garantietijden en/of normen verbetering zal realiseren Indien na ingebrekestelling overeenkomstig hetgeen beschreven is in art. 8.1. een volgend kwartaal opnieuw aan de hand van de in art. 7.1 genoemde rapportage op dezelfde punten de overeengekomen garantietijden en of normen niet worden gehaald zal verzekeraar na schriftelijke
8.2
Pagina 34
ingebrekestelling een boete verschuldigd zijn van 1,5 % van de bruto jaarpremie, met een maximum van EUR 50.000 per kalenderjaar. Deze boete laat de overige rechten (waaronder die van schadevergoeding) onverlet. 8.3
Indien verzekeraar in verband met de over- en/of onderschrijding van de garantietijden en/of normen boete heeft verbeurd als bedoeld in het vorige lid, is contractant gerechtigd deze overeenkomst door schriftelijke opzegging tussentijds per eerstkomende contractsvervaldatum te beëindigen. Verzekeraar is na de schriftelijke opzegging verplicht alle medewerking te verlenen om een oversluiting naar een andere verzekeraar te realiseren. De gegevens die contractant nodig heeft voor oversluiting, dient de verzekeraar aan contractant te overhandigen voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Aldus overeengekomen en getekend, te …….. op …….. 2011
Contractant: HBO-raad, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
____________________________ (handtekening)
Verzekeraar:………………………., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
…………………..
____________________________ (handtekening)
Pagina 35
Bijlage 7 Afspraken t.a.v. aanpassingen per 1-1-2012 De HBO-raad streeft ernaar om uiterlijk ultimo oktober 2011 te besluiten bij welke verzekeraar zij het zorgcontract van 1 januari 2012 tot 1 januari 2014 zullen onderbrengen. Het is hen bekend dat op dat moment normaliter de premies en voorwaarden voor het nieuwe jaar nog niet bekend zijn. Teneinde te borgen dat het beste aanbod ultimo oktober 2011 ook per 1 januari 2012 het beste bod is, dienen verzekeraars te verklaren: Dat de premies voor 2012 en volgende jaren, alsmede de voorwaarden voor de aanvullende pakketten, uiterlijk per 1 oktober van het jaar voorafgaand, in overleg met de HBO-raad, zullen worden vastgesteld. Dat de premies voor het jaar 2012, ten opzichte van de geoffreerde premies, niet met een hoger percentage zullen stijgen dan het gemiddelde verhogingspercentage van de twee grootste concurrenten in deze tender. Rotterdam, juli 2011
Pagina 36
