Tématérkép és ontológiai támogatás a vállalkozás tudásmenedzselésében. Supportive topic map and ontology for knowledge management in the enterprise Fülöp Gyula, Kormos János, Kovács Zoltán Csaba és Tóth Máté Miskolci Egyetem , Debreceni Egyetem, KRIPTO Kutatásfejlesztési Kft. Debrecen, OSZK Könyvtári Intézet, Budapest
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected] Absztrakt Célunk annak a kérdéskörnek a vizsgálata, hogy a menedzseri munkához kapcsolódó tudásmegosztásban, milyen szerepet játszhatnak az új információs technológiák. Hipotézisünk, hogy a szemantikai adatmodellek és a szemantikus web alkalmazások kedvező feltételeket teremtenek a tudás megosztásához: a tacit tudás kodifikált tudássá alakításához. A többnyire strukturálatlan információk kezelésére, egy tématérkép technológián alapuló menedzseri notesz kifejlesztésére teszünk javaslatot. A tématérkép technológia lehetővé teszi, hogy a fogalmakat ne hierarchikus rendben, hanem az emberi gondolkodáshoz hasonló, asszociációkon (associations) alapuló szemantikus adatmodellek segítségével írjuk le. A tématérkép technológia megköveteli a fogalmak (topics) egyértelmű definiálását is, így biztosítja, hogy ugyanazon a terminuson valamennyi dolgozó ugyanazt értse. A technológia lehetőséget teremt arra is, hogy előfordulásokként (occurrences) dokumentumokat, iratokat is kapcsoljunk az egyes témákhoz. A tématérkép felépítéséhez szükség van egy menedzsment ontológiára, amelyet az alkalmazás kifejlesztésével párhuzamosan hozunk létre. Kulcsszavak: tudásmenedzsment, tudásmegosztás, menedzseri feljegyzések, tématérképek, szemantikus web, ontológia
1. Bevezetés: A vállalati tudásmegosztásban, a tacit azaz az emberek, a munkatársak fejében lévő tudás kodifikálása, vállalati tudássá alakítása elengedhetetlen. A tudás menedzselésének alapvető feltétele, hogy felmérjük, leírjuk, visszakereshetővé tegyük a vállalaton belül megjelenő tudástartalmakat. Hipotézisünk, hogy a szemantikus web technológiák hatékonyan alkalmazhatók a vállalati tudás kodifikálására, mert hatékonyan képesek reprezentálni az emberi gondolkodás bonyolult, több dimenziós, alapvetően az asszociációs kapcsolatokon alapuló struktúráit. A vállalati tudásmenedzsment területén nagy jelentősége van a strukturálatlan információk kezelésének. Az adattáblákban, és az adattáblákból illetve az adatkezelésből összeálló adatbázisokban az információknak csak 20%-a található meg, az információk 80%-a strukturálatlan formában jelenik meg. A strukturálatlan információk kezelése az utóbbi években került előtérbe. A vállalatoknál az ilyen információk talán még fontosabbak, mint a strukturált információk. Ezen ok miatt ezeknek a strukturálatlan információknak kezelése kiemelten fontos (gazdasági eredményben is mérhető hasznosságot jelent). A strukturálatlan információk előtérbe kerülését mutatja az alábbi vélemény is: „Ahhoz, hogy egy cégnél valódi tudásmenedzsment valósuljon meg, egy sor, egyébként egyedi informatikai megoldást kell egységes egésszé ötvözni. Olyan, – látszólag egymástól távol eső – rendszereket kell összekapcsolni, mint az archiválás, az adatbázis-kezelés, a kereső és ágens technológia, a munkafolyamat-szervezés (workflow), valamint a portál- és tartalom-menedzsment.” (Ovitas 2007) A következőkben arról lesz szó, hogy a szemantikus web technológiák, azon belül is a tématérképek miért lehetnek hatékonyak a vállalati tudásmenedzsment területén.
2. Háttér és motiváció (Background and motivation) Kutatásunk, folytatása az 1990-es évek végén megkezdett dokumentum menedzsment témakör vizsgálatának. 2004-től kutatásunkban előtérbe került a tudásmegosztás vizsgálata, melynél fontosnak éreztük az osztályozási sémák (classification schema) szerepét, és egy menedzsment ontológia kidolgozását. (Fulop, Hernadi, Kormos, Kovacs 2005) 2006-ban támadt az ötletünk, hogy a dokumentumok kezelése mellett foglalkozzunk a menedzseri feljegyzések kezelésével. A
strukturálatlan információk kezelésében fontos szerepet tölt be a feljegyzések tipizálása. (Kovacs, Lencse 2007) Különösen igaz ez, ha a menedzseri feljegyzések körébe betesszük a dokumentumok iktatását (capture), a metaadatokat (metadata) és a dokumentum elérhetőségét (occurrence). Másokhoz hasonlóan, a sok eredménytelen keresés hatására, mi is egyre közelebb kerültünk a szemantikus webhez.
3. A Topic Maps technológia A tématérkép technológia segítségével az ismereteinket lehet formálisan leírni, oly módon, hogy az hatékonyan reprezentálja az emberi gondolkodás gazdag asszociatív struktúráit. Valamennyi tématérkép hátterében egy ontológia fut. Az ontológiában az alkalmazáshoz nélkülözhetetlen háttértudást írjuk le. 3.1. A tématérképek nemzetközi szabványa A tématérképek felépítését nemzetközi szabvány írja le. A szabvány ismerteti az XTM (XML Topic Maps), XML alapú nyelvet (http://www.topicmaps.org/xtm/1.0/), amelynek segítségével megvalósítható a tématérképek számítógépek közötti cseréje. (Passin 2004) A technológia alapötlete a legegyszerűbben a könyvek mutatóihoz hasonlítható. A tárgymutatóban egymás alatt felsorolják a tárgyakat, ezek a témák (topics) vagy ha teljesen pontosak akarunk lenni, akkor a témák elnevezései, szavakkal való reprezentációi (hagyományosan a mutatószavak). A tárgyak után jönnek az oldalszámok, azaz az adott téma szempontjából releváns információk helyei. Ezeket hívjuk előfordulásoknak (occurences). Ezek minden egyszerű mutatóban megtalálhatók. Vannak bonyolultabban felépülő indexek, amelyek megkülönböztetnek többféle típusú tárgyat, és többféle előfordulást. Tipográfiailag megkülönböztetve például dőlten vagy félkövéren szedik a könnyű megkülönböztethetőség végett a tárgyat, vagy az oldalszámokat. Ezek a tématípusok (topic types), illetve az előfordulás típusok (occurence types). Vannak továbbá utalók (pl. Topic Map ld. Tématérkép), amelyek ugyanazon témák több névvel való előfordulásai között igazítanak el. Ezek a névtípusok (name types). A tématérképek következő alkotóelemei az asszociációk, amelyekkel a könyvek mutatóiban a „lásd még” típusú relációkat lehetne párhuzamba állítani. Ezek a témák kontextusát adják meg, írják le más témák segítségével (associations), amelyek szintén többfélék lehetnek mind a könyvek mutatóiban, mind pedig a tématérképekben (association types). Összegezve tehát a következő alkotóelemei vannak a tématérképeknek: - Topics – témák (azaz témák, amelyek állhatnak többféle névvel); - Associations – asszociációk (azaz a témák közötti kapcsolatok); - Occurences – előfordulások (a téma szempontjából releváns információk). (Pepper 2002) A használhatóságot nagyban segíti ezen három alapvető alkotóelemen túl a névtípusok (name types) megadása és az egyes területek hatáskörének, érvényességi körének (illetve aszimmetrikus relációk esetében az állítás irányának) definiálása (scope). A témák sajátossága, hogy a különböző asszociációkban különböző szerepben vesznek részt. Erre szolgálnak a szereptípusok (role types). Az ontológia készítésekor kell meghatározni, hogy mely témák milyen szerepekben vehetnek részt a különböző asszociációs kapcsolatokban. 3.2 Ismeretréteg vs. tudásréteg A tématérkép technológiával, egy-egy téma környezetét, előfordulásait és asszociációs mezejét lehet feltárni. A tématérképek kapcsán szokás megkülönböztetni két réteget, az információs (information layer) és az ismeretréteget (knowledge layer). Az információs réteg hordozza a tartalmat (egyszerűbben fogalmazva a dokumentumokat), amelyekre a témák vonatkoznak. Az ismeretréteg a témákat és azok egymással való összefüggéseit tartalmazza. Az ismeretréteg a tématérkép készítőinek egy adott témáról meglévő tudását reprezentálja, teszi rendszerezett ismeretek halmazává, amelynek az információs rétegben lévő dokumentumok adnak értelmet azzal, hogy konkrét szövegeket, képeket, videókat rendelnek az egyes témákhoz. 3.3 A tárgyak egyértelmű címezhetősége A tématérképekben az egyes témákhoz, asszociációkhoz és előfordulásokhoz egységes tárgyi azonosítókat rendelünk, amelyek biztosítják az egyértelmű címezhetőséget. A szemantikus web ezen (lexikai) szintjét URI-k (Universal Resource Identifier) biztosítják. A tématérképeknél is megtalálható ez a funkció. A PSI-k (Public Subject Identifier) alkotják a technológia ezen szintjét, amelyek gyakorlatilag a témák egyértelmű leírását tartalmazó HTML oldalakra mutató linkek. Ezek
biztosítják, hogy ha két különálló alkalmazásban ugyanazon tárgyról van szó, a gép is felismerje, hogy ugyanazon dologról van szó. Ráadásul így összeolvasztással (merge) több tématérképen átnyúló alkalmazások is létrehozhatók. 3.4 Tématérképek és a szemantikus web A tématérképek háromszavas – alanyból, állítmányból és tárgyból álló – mondatokban, tripletekben írják le az ismereteket. A technológia modellje tehát lényegében azonos szemantikus web működési mechanizmusával. A szemantikus web egy következtetéseket lehetővé tévő metaadat infrastruktúra a weben, amelynek a tématérképekkel szemben sokkal általánosabb céljai vannak. A tématérképek viszont meghatározott konkrét célra készülnek, közvetlen emberi felhasználásra. Ebből fakadnak a legfőbb különbségek, amelyek elsősorban az ontológiák szintjén ragadhatók meg. A szemantikus web ontológiáit gépi visszakeresésre szánták és következtetésekre optimalizálták. Az tématérképekét emberi információkeresésre szánták és keresésre optimalizálták. Előbbi formális logikán alapul, ennélfogva szigorúbb struktúrákat hoz létre. A szemantikus web ontológiái a teljesség leírását célozzák, szemben a tématérképekkel, amelyekkel szemben elvárás az egyszerűség. Egy vállalati tudásmegosztás céljából készített tématérkép számára először egy ontológiát kell létrehozni, amely a használt téma-, név-, előfordulás-, asszociáció- és szereptípusokat tartalmazza. (Garshol 2007) Ezt követően kerülhet sor az adatok feltöltésére, azaz a konkrét – az adott vállalatra specifikus – témák, asszociációk, nevek, előfordulások és szerepek leírására. 3.5 Tématérkép szoftverek Tématérkép szoftverek közül a két alapvető funkció a szerkesztés a vizualizálás. Erre a célra több ingyenes és fizetős szoftver is létezik. A norvég Ontopia AS terméke az Ontopoly, tématérkép szerkesztő és az Omnigator vizualizáló program. A TM4L (Topic Maps 4 e-Learning) szoftver a Winston Salem State University ingyenes szerkesztő és vizualizáló szoftvere (Dicheva – Dichev 2006), amelynek magyarra fordításával lehetővé vált, hogy a technológiát saját anyanyelvünkön használjuk. (Kovács – Tóth 2008) 4. A Topic Maps és vállalati tudásmenedzsment – Menedzseri feljegyzések tipizálása és Topic Map-ba tétele A tématérkép technológia alkalmas a vállalati tudásmenedzsment céljaira. A technológiában rejlő lehetőségek kiaknázására a lexikai szinttől (topicok, nevek) a bonyolult struktúrákat és háttérismeretek tartalmazó ontológiák szintjéig nagyon sok lehetőség van. - A témák (topicok) egyértelmű címezhetőségéhez szükséges valamennyi – az adott vállalatnál használt – fogalmat definiálni, ami biztosítja, hogy a munkatársak ugyanazon a fogalmon garantáltan ugyanazt értsék. - Bármely két téma között képezhető asszociáció. Egy fogalmat több kategóriához is hozzá lehet kapcsolni. Nem kell ott is hierarchiákban gondolkoznunk, ahol azok nem léteznek. Megszűnik az „egyéb” kategória, minden fogalom a saját asszociációs mezején belül marad. Ezzel a vállalati tudásvagyon struktúrálatlan része is kezelhetővé válik. A tématérképek az emberi gondolkodáshoz hasonlóan működnek. - A névtípusok segítségével azonos tárgyak, fogalmak különböző néven, nyelveken is kezelhetők. Amennyiben két terminus ugyanarra a fogalomra utal, akkor a névtípusok megadásával egyenlőségjel tehető közéjük. Amennyiben ugyanarra a fogalomra utalnak, de a használat szabályaiban, érvényességi körben eltérések vannak, akkor scope-ként ezek a különbözőségek leírhatók. - Az előfordulások, feljegyzések segítségével dokumentumok is kapcsolhatók a gondolatokhoz, tárgyakhoz: személyekhez a munkaköri leírásuk; a partnerekhez a velük való levelezés, eseményekhez jegyzőkönyvek stb. Ebből következik, hogy egy rendszerben kezelhető a vállalati irattár, a telefonkönyv, a tudástérkép. Egy tématérkép technológián alapuló vállalati tudásmenedzsment rendszer egy adott téma kapcsán mindent megmutat. Például egy személy kapcsán egyszerre jelenik meg a telefonszáma, a levelezése, a munkaköri leírása, a kompetenciái stb. - Lehetséges az adatok lekérdezése is, és az azok között való böngészés is. Egy menedzser egy ilyen rendszert arra is használhat, hogy adott témákból, személyekből, partnerekből felkészüljön, tájékozódjon.
-
-
A lekérdezés olyan állításokra is vonatkozhat, amelyeket soha nem adtunk meg, de az ontológiában rögzített háttértudás miatt, a tripletek (alany-állítmány-tárgy állítások) mentén elvégezhetők. A tématérképek összekapcsolhatók amennyiben megtörtént a fogalmak egyéges definiálása. Egy vállalati tématérképben lehetséges, hogy minden érintett munkatárs azt végzi el, amiben profi, majd összeolvasztással egy közös rendszerbe integráljuk a tudásvagyont.
Cikkünkben kísérletet teszünk a menedzseri feljegyzések tipizálására és Topic Map-ba tételére. A Topic Map szerkesztése közben egy menedzsment ontológiát is kiépítünk. Az 1980-as évek Time Manager rendszereiben megtalálható formanyomtatványok, vagy a Lotus Notes űrlapjai, egyben feljegyzés típusokat is jelentenek. Azt gondolhatnánk, hogy nincs más dolgunk, mint ezek átvétele. Sajnos ez nem járható út. A TM-ben lehetőségünk van arra, hogy például egy dokumentumjellemzőt (Dátum, vagy Folder név) nem csak, mint belső erőforrást, hanem mint topic-ot, vagy mint asszociációt is megjelenítsük. A formanyomtatványok kötött struktúrában tárolják az adatokat, a TM-ben elsősorban asszociációkon keresztül juthatunk el egyik fogalomtól a másikig. Természetesen a TM is lebutítható a formanyomtatványok szintjére, de akkor a TM technológia előnyeiről mondunk le. A TM ugyanakkor egyszerű szerkezettel rendelkezik, hiszen két topic-ot és egy asszociációt magába foglaló tripletek halmazából áll. Ez az egyszerű szerkezet bővíthető azáltal, hogy a topic-okhoz linkelhetünk rövidebb, úgynevezett belső erőforrásokat, illetve hosszabb URL –ekkel címzett külső erőforrásokat. A TM a tudásmegosztás során, úgy működik, hogy nehéz a tudás bevitele, de könnyű a bevitt tudás megértése. Milyen fontosabb információkat jegyezhet fel a menedzser? – Tipizálás -
-
-
-
-
Jövőben várható esemény. Például, üzleti tárgyalás, értekezlet, céges ünnepség, konferencia, magán jellegű találkozó. Ide tartozhatnak elérendő céljaink, vagy egy feladat lezárása. Ugyancsak ide tartozhat a feleségem születésnapja, vagy a jogosítványom lejáratának dátuma. Kérdésként vetődik fel, hogy mi történjen a bejegyzett adatokkal, ha az esemény bekövetkezett? Például, archiváljuk, miközben a TM-ből töröljük. Jövőben elvégzendő feladat. Ezekből és a jövőben várható eseményekből állítható össze, az éves, a havi, a heti és a napi elvégzendők listája (terve). Itt is kérdésként vetődik fel, hogy mi történjen, ha a feladat elvégzésre került? Megtörtént esemény jellemzői. Például, egy gazdasági esemény jellemzőinek a feljegyzése, például egy tankolási esemény leírása. Dokumentumiktatás, a dokumentum jellemzőinek (metaadatok) rögzítése. Hátterében ott van egy letisztult, sok szervezet által elfogadott folderstruktúránk, illetve a dokumentum belső neveinek listája. http://www.kripto.hu/repository/schema, illetve http://www.kripto.hu/repository/doc-in-name Publikációiktatás, a publikáció jellemzőinek (metaadatok) rögzítése. Hátterében ott van egy tudományági felosztás. http://www.kripto.hu/repository/discipline Partner és munkatárs személy elérhetőségi és alapadatai. Úgymint: telefon, fax, postai cím, webcím, eMail, adóazonosító. Például Kovács Zoltán adatainak leírása. Partner és saját szervezet elérhetőségi és alapadatai. Úgymint: telefon, fax, postai cím, webcím, eMail, teljes név, székhely, adószám, cégjegyzékszám, bankszámlaszám, főtevékenység. Például a KRIPTO Ltd adatainak leírása. Vagyontárgy jellemzői. Például a KRIPTO Ltd tulajdonában lévő, Ford autó adatainak leírása. Követelés vagy kötelezettség. Például a KRIPTO Ltd beruházási hitelének leírása. Projekt jellemzői. Például a KRIPTO Ltd eSzámla projektjének leírása. Egyéb Topic-ok jellemzői. Például: Úti_kellékek, Iroda_felújítás.
A fenti menedzseri feljegyzés típusokhoz, az alábbiakban írunk le néhány TM minta tripletet (Topic – Association – Topic) , kiegészítve a kapcsolódó belső és külső erőforrásokkal (occurrences). Mintaként a KRIPTO Kft ügyvezetőjének, Kovács Zoltánnak a feljegyzéseit vesszük.
4.1. A jövőben várható események leírása és vizualizálása Esemény_1: Üzleti tárgyalás a KRIPTO Ltd és a NEUMANN NPO között, 2008-05-30-án 10:00-kor. Az üzleti tárgyalás helyszíne a NEUMANN NPO székhelye: 1117 Budapest, Kisrókus u. 16. Az eseményben szereplő topikok: A középpontba helyezett topic: KRIPTO_NEUMANN_tárgyalás_080503 topic. Az Üzleti_tárgyalás topiknak, példánya lesz a középpontba helyezett topic. Az Esemény topic pedig szuperosztálya lesz az Üzleti_tárgyalás topiknak. 08-05-30_10:00 topikot, az Időpont asszociáció köti össze a középpontba helyezett topikkal. NEUMANN NPO topikot, a Partner asszociáció köti össze a középpontba helyezett topikkal. Magyar_nyelv topikot, a Nyelv asszociáció köti össze a középpontba helyezett topikkal. 1117_Budapest_Kisrókus_u_16 topikot a Helyszín asszociáció köti össze a középpontba helyezett topikkal. HASH_eljárás topikot, a Kulcsszó asszociáció köti össze a középpontba helyezett topikkal. Az eseményben szereplő asszociációk és szerepek Üzleti_tárgyalás-időpont viszony: üzleti_tárgyalása, időpontja Üzleti_tárgyalás-résztvevő viszony: üzleti_tárgyalása, résztvevője Üzleti_tárgyalás-nyelv viszony: üzleti_tárgyalása, nyelve Üzleti_tárgyalás-helyszín viszony: üzleti_tárgyalása, helyszíne Üzleti_tárgyalás-kulcsszó viszony: üzleti_tárgyalása, kulcsszava A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: A NEUMANN NPO topic-hoz kapcsolhatjuk: adószámát, cégjegyzékszámát, bankszámlaszámát, telefonszámát, mint belső erőforrásokat, és a weblapjának címét (http://...), mint külső erőforrást. A HASH_eljárás topic-hoz kapcsolhatjuk azokat a dokumentumokat, melyeket a tárgyaláson be kíván mutatni a KRIPTO Ltd. (ftp://...) Az alábbi 1. ábra mutatja egy üzleti tárgyalás vizualizációját.
Xxx X X X X
P
P
08-05-30_10:00 A Időpont
Magyar_nyelv
P
A Nyelv
1117_Budapest_ Kisrókus_u_16
A Helyszín P
HASH_eljárás
C
Előadás
A Kulcsszó
T
KRIPTO_NEUMANN_ Tárgyalás_080530
A Partner P
I T
NEUMANN NPO
Üzleti_tárgyalás A Superclass
P
C C
C C
URL
Telefonszám
Adószám
Cégjegyzékszám O
http://neumann.hu
X Figure 1: Üzleti tárgyalás vizualizációja X X
O O
Esemény
O
+3614567891
12345678-2-01
01-01-123456
O
ftp…
Esemény_2: A KRIPTO Ltd tulajdonában lévő Ford személygépkocsi forgalmi engedélye 2010. 06. 01-én lejár. Az eseményben szereplő topikok: KRIPTO Ltd topic, a Szervezet topic példánya. Ford topic, a Vagyontárgy topic példánya. 10-06-01 topic, a Dátum topic példánya. Ford_forgalmi_engedély topic, a Forgalmi_engedély topic példánya. A Forgalmi_engedély alosztálya az Irat topic-nak. Az eseményben szereplő asszociációk: szerepek tulajdonviszony: tulajdonosa, tulajdona forgalmi-lejárati viszony: forgalmi engedélye, lejárat dátuma A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: A KRIPTO Ltd topic-hoz kapcsolhatjuk: adószámát, cégjegyzékszámát, bankszámlaszámát, telefonszámát, mint belső erőforrásokat, és a weblapjának címét: http://.www.kripto.hu, mint külső erőforrást. A Ford topic-hoz kapcsolhatjuk a forgalmi rendszámát, beszerzési árát, alvázszámát, motorszámát, mint belső erőforrásokat. A belső erőforrások közé, mint redundáns adatot betesszük a forgalmi engedély lejárati dátumát is. 4.2. A jövőben elvégzendő feladatok leírása Feladat: Irattári struktúra (Repository schema) kidolgozása a KRIPTO Ltd részére, 2008-08-20-i határidőre. A feladatban szereplő topikok: A középpontba helyezett topik: KRIPTO_irattári_struktúra_kidolgozása, mely példány a Feladat topiknak. KRIPTO_irattári_struktúra topic, az Irattári_struktúra topic példánya. KRIPTO Ltd topic, a Szervezet topic példánya. 08-08-20 topic, a Dátum topic példánya. A feladatban szereplő asszociációk: szerepek Feladat-határidő viszony: feladata, határideje A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: A KRIPTO Ltd topic-hoz kapcsolhatjuk: adószámát, cégjegyzékszámát, bankszámlaszámát, telefonszámát, mint belső erőforrásokat, és a weblapjának címét: http://.www.kripto.hu, mint külső erőforrást. A KRIPTO_irattári_struktúra_kidolgozása topic-hoz kapcsolhatjuk az irattári struktúrát leíró kripto_irattári_struktura.xtm fájlt, az URL címének megadásával. 4.3. Megtörtént esemény leírása Megtörtént esemény: A KRIPTO Ltd tulajdonában lévő Ford autóba, 2008-04-01-én 45 liter benzint tankoltunk 13.500 HUF értékben. A megtörtént eseményben szereplő topikok: A középpontba helyezett topik, a megtörtént esemény: Ford_autó_tankolása_080401 topik, mely példánya a Tankolási_esemény topicnak, és a Tankolási_esemény topik alosztálya a Gazdasági_esemény topicnak. A Gazdasági esemény topc alosztálya az Esemény topicnak. Ford_autó topik példánya az Autó topicnak. 08-04-01 topic, a Dátum topic példánya. A megtörtént eseményben szereplő asszociációk: szerepek Autó-tankolás viszony: autója, tankolása A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: A Ford_autó_tankolása_080401 topichoz kapcsolódó belső erőforrások, a tankolt mennyiség, a tankolás összege és a kilométeróra állása.
4.4. Dokumentumiktatás leírása és vizualizálása Dokumentumiktatás: A KRIPTO Ltd, értékesíti az eSzámla – elektronikus számlázó és készletnyilvántartó – programját, a NEUMANN NPO részére. Az értékesítéshez kapcsoltan készül egy vállalkozási szerződés, melynek dátuma: 2008-03-20. Mielőtt az iktatásban szereplő topikokat meghatároznánk, döntsük el, hogy milyen metaadatok feljegyzését tatjuk fontosnak. Ezt követően döntünk abban, hogy mely metaadatokat emeljük ki az asszociációk közé, figyelembe véve Steve Pepper útmutatását. (Pepper 2007) Alapesetben a metaadatokat, a konkrét dokumentum erőforrásainál írjuk le. Alapelvünk, hogy az erőforrások között minden metaadatot szerepeltetünk, így azokat is melyeket asszociációként is kiemelünk. Az a véleményünk, hogy ennyi redundancia megengedhető, az egységes metaadat tárolás érdekében. A dokumentumiktatás során rögzítendők A dokumentum neve: V_szerz_ki_NEUMANN NPO_080320 – a központba helyezett topic Kapcsolódó metaadatok: Iktatószám (1001/08) – belső erőforrás Dokumentum belső neve (V_szerz_ki – belső erőforrás Dokumentum iránya (Kimenő) – asszociáció Dokumentum hitelessége (Hitelesített) – asszociáció Dokumentumhordozó (Papír) – asszociáció Ügyintéző (Kovács Zoltán) – asszociáció Partner (NEUMANN NPO). – asszociáció Dátum (08-03-20). – belső erőforrás Dosszié (Kimenő_szerződés_D434). – asszociáció eFormat (doc). – asszociáció Nyelv (magyar_nyelv) – asszociáció Helység (Debrecen) – asszociáció Leírás (A NEUMANN NPO megvásárolta az eSzámla programot.) – belső erőforrás Kulcsszavak (vevői, szerződés), – asszociáció URL – külső erőforrás (ftp://kripto.hu/rep/bte/ert/ki_szerz/V_szerz_ki_NEUMANN NPO_080320.doc) Az alábbi 2. ábra mutatja egy konkrét papír alapú dokumentum, egy kimenő vállalkozási szerződés és a hozzá kapcsolódó metaadatok vizualizációját. 4.5. Publikációiktatás leírása A publikációk iktatásánál használt metaadatok alig térnek el a dokumentum metaadataitól. A publikációiktatás során rögzítendők: A publikáció címének eleje, mely a topic neve lesz: The Role of Managerial Kapcsolódó metaadatok, melyek egy része asszociáció, más része erőforrás lesz: ISBN (978-1-905305-53-7 Cd) Teljes cím (The Role of Managerial Notes in Knowledge Sharing: Helping the Management of Unstructured Information by Using Topic Maps), Publikáció típusa (Konferencia kiadvány), Kutatószervezet (DE – TEK – Közgazdaságtudományi Kar) Szerző neve (Fülöp, Gy. – Kormos, J. – Kovács, Z.C. – Lencse, Zs.) Kiadó neve (Academic Conferences Limited Reading UK – ECKM 2007), Dátum (07-09-06). Dosszié (Tudásmenedzsment_D) eFormat (pdf). Nyelv (angol), Helység (Barcelona) Leírás (Javaslat egy menedzseri noteszre.) Kulcsszavak (tudásmenedzsment, tudásmegosztás, tématérképek, XTM, strukturálatlan információ, osztályozás, dokumentum menedzsment, iktatás) URL (http://www.academic-conferences.org/eckm/eckm2007/eckm07-home.htm) ,
P P
Papír
Hitelesített A Hordozó
P
A Irány
Kimenő
P
Ki_szerz_D434
A Hitelesség P
Vevői
P
Szerződés
A Dosszié P
Kovács Zoltán A Kulcsszavak
A Ügyintéző T
V-szerz_ki_ NEUMANN_NPO_080320 A eFormat
A Partner I P
P
NEUMANN NPO T
doc
Document
A Helység A Nyelv P
P
Debrecen
C C C
C C
URL
Leírás O
Dátum O
Magyar_nyelv
O
Iktatószám
Doc_belsőnév O
O
1001/08
V_szerz_ki
08-03-20
A Neumann NPO megvásárolta az eSzámla programot.
ftp://kripto.hu/rep/bte/ert/ki_szerz/v_szerz_ki_neumann_npo_080320.doc
Figure 2: Dokumentumiktatás vizualizációja
4.6. Partner és munkatárs személy elérhetőségek és alapadatok leírása A menedzseri feljegyzések között ez tartalmaz legtöbb belső erőforrást. Kérdésként vetődik fel itt is, mint a dokumentumok metaadatainál, hogy a partner és munkatárs személy mely jellemzőit jelenítenénk meg asszociációként. A partner és munkatárs személyhez kapcsolódó topikok, asszociációk és erőforrások lehetnek: postai címe, telefonszáma, faxszáma, mobilszáma, web lapja, eMail címe, születési dátuma, gyerekei, publikációi, adóazonosítója, igazolványai, munkaadója, vezetése alá tartozó projektek, és még sorolhatnánk. Vizualizációjuk egy képernyőn nem jeleníthető meg, ez mint megoldandó probléma áll fenn. Munkatárs személy elérhetőségei és alapadatai: Kovács Zoltán KRIPTO Ltd ügyvezetője a saját menedzseri noteszébe feljegyez néhány adatát. Az elérhetőségi és az alapadatok feljegyzésénél szereplő topikok: A középpontba helyezett topic: Kovács Zoltán aki példánya a Személy topic-nak, munkavállalója a KRIPTO Ltd-nek. A feljegyzésben szereplő asszociációk és szerepek Munkaviszony: munkaadó, munkavállaló Apa-fia viszony: apja, fia A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: Kovács Zoltán topic-hoz kapcsolhatjuk: telefonszámát, e-mail címét és születési dátumát mint belső erőforrásokat, és a weblapjának címét (http://...), mint külső erőforrást. 4.7. Partner és saját szervezet elérhetőségek és alapadatok leírása Ugyanazokat mondhatjuk el erről a feljegyzés típusról, amit az előzőkben a Partner és munkatárs személy elérhetőségek és alapadatok leírásáról elmondtunk. 4.8. Vagyontárgy jellemzők leírása Vagyontárgyjellemzők: A KRIPTO Ltd vagyontárgyának, a Ford autónak a fontosabb jellemzőit írjuk le: rendszám, alvázszám, motorszám, üzembe helyezés dátuma, beszerzési ár. A vagyontárgyjellemzők feljegyzésénél szereplő topikok: A középpontba helyezett topic: Ford_autó, mely példánya egyrészt a Vagyontárgy topiknak, másrészt az Autó topiknak. KRIPTO Ltd, tulajdonosa a Ford_autónak. A feljegyzésben szereplő asszociációk és szerepek Tulajdonviszony: tulajdonos, tulajdon Vagyontárgy osztály_példány viszony: vagyontárgy, Ford_autó A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: Ford_autó topic-hoz kapcsolhatjuk: rendszámát, alvázszámát, motorszámát és beszerzési árát, mint belső erőforrásokat, és a fényképét (http://...), mint külső erőforrást. 4.9. Követelések, kötelezettségek leírása Követelés- és kötelezettségjellemzők: A KRIPTO Ltd egyik kötelezettségének, az UNICREDIT Banktól felvett beruházási hitelének a fontosabb jellemzőit írjuk le: hitelfelvétel dátuma, felvett hitel összege, törlesztési időpontok és összegek. A követelés- és kötelezettségjellemzők feljegyzésénél szereplő topikok: A középpontba helyezett topic: Beruházási_hitel_080409, mely példánya Hitel topiknak. UNICREDIT Bank topik, a Bank topik példánya. KRIPTO Ltd, a hitel felvevője. A feljegyzésben szereplő asszociációk és szerepek Hitelviszony: hitelt adó, hitelt felvevő A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: Beruházási_hitel_080409 topic-hoz kapcsolhatjuk: szerződésszámát, szerződés dátumát, mint belső erőforrásokat, és a hitelszerződés elektronikus formájának irattári címét (http://...), mint külső erőforrást.
4.10. Projekt jellemzők leírása Projektjellemzők: A KRIPTO Ltd, támogatásra alapozott eSzámla projektjének a fontosabb jellemzőit írjuk le: projekt indítás dátuma, projekt zárás dátuma, projekt leírása. A projektjellemzők feljegyzésénél szereplő topikok: A középpontba helyezett topic: eSzámla_projekt, mely példánya Projekt topiknak. Támogatási szerződés, mely példánya a dokumentum topiknak. NKTH mint támogató szervezet. KRIPTO Ltd mint támogatott szervezet. A feljegyzésben szereplő asszociációk és szerepek Támogatási viszony: támogató, támogatott A topikokhoz kapcsolódó belső és külső erőforrások: Az eSzámla_projekt topic-hoz kapcsolhatjuk: projektindítás dátumát, a projekt zárás dátumát, a projekt leírását, mint belső erőforrásokat, és a Támogatási szerződés elektronikus formájának irattári címét (http://...), mint külső erőforrást. 4.11. Egyéb topic-ok leírása Gondolatébresztés céljával írunk le néhány topikot, melyekről szívesen jegyzünk fel információt. Például: Úti_csomag_összetétele, hogy otthon ne felejtsünk semmit. Iroda_felújítás, hogy összefoglaló leírásunk legyen egy fontos feladatunkról.
5. Összefoglalás (Conclusion)
Cikkünkben azt vizsgáltuk, hogy a menedzserek által használt strukturálatlan információ tömeget, hogyan lehetne szemantikus adatok hozzátételével félstrukturálttá tenni, és ez által a tudás megosztást elősegíteni. Ennek érdekében javaslatot tettünk a menedzserek által használt információk Topic Map-ba tételére. Hipotézisünk, hogy a szemantikai adatmodellek és a szemantikus web alkalmazások kedvező feltételeket teremtenek a tudás megosztásához: a tacit tudás kodifikált tudássá alakításához, azáltal lesz bizonyítható, ha a menedzserek széles körben használják a Topic Maps technológiát, és valóban érzik majd a gyakorlati hasznát. Az alábbi rész, cask angolul van meg: According to Dan Remenyi: “one of KM's main problems is it's lack of clarity. Definitely, from the economic point of view, Europeans are a)overpaid and b)underworked. We have to work smarter both as industries, as organizations and as countries.” (Remenyi 2004). This remark of professor Remenyi again highlights that clarity is essential in knowledge management. Besides, the lack of diligence also fits our topic perfectly as creating and using a Topic Map is no easy task but it is one that certainly carries its own rewards.
Irodalom (References) Dicheva, D. & Dichev, C. (2006).”Creating and Browsing Educational Topic Maps”, British Journal of Educational Technology BJET, 37(3), pp 391-404. http://compsci.wssu.edu/iis/nsdl/Publications/BJET06-Dicheva-Dichev-Submitted.pdf Garshol, L.M. (2007) „Towards a Methodology for Developing Topic Maps Ontologies”, Leveraging the Semantics of Topic Maps, Springer, Berlin – Heidelberg, pp 20–31. Kovács Z.Cs. – Tóth M. (2008) „Introduction of the Topicmap Technology through the Process of Translating the Tm4l Editor into Hungarian”, microCAD 2008 International Scientific Conference, Miskolc, Hungary, March Passin, T.B. (2004) „Explorer’s Guide to the Semantic Web”, Manning, Greenwich, 2004. Pepper, S (2002) „The TAO of Topic Maps Finding the Way in the Age of Infoglut”, http://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tao.html Pepper, S (2007) „Expressing Dublin Core Metadata in Topic Maps”, http://www.ontopedia.net/pepper/slides/tmra07.ppt Ovitas Magyarország (2007) „Our focus: knowledge management”, [online], Ovitas,
http://www.ovitas.hu/control.php?&topgroupname=&groupname=&subgroupname=&contentn ame=&Page=&link=&ref= Remenyi, Dan (2004) “CONIECTO: A place where stories, thoughts and ideas come together” – ECKM Day 2 - afternoon session, [online], Coniecto, http://coniecto.blogspot.com/2004_10_01_archive.html
