Leading Knowledge Management in the International Organization : The United States Agency for International Development (USAID) Perspective Muhammad Rosyihan Hendrawan, M.Hum. Library Science Study Program Faculty of Administrative Science University of Brawijaya, Malang 65145 East Java, Indonesia
Abstract This study aims to find out the implementation of knowledge management (KM) by The United States Agency for International Development (USAID). The other goal of this study is to determine why USAID tries to develop KM. This study was done by using a literature review method with descriptive analyses. Data was collected by documents analyses. This result of the study shows that KM has a strategic and vital position to the existence of USAID. USAID has been Able to run continuously through the KM division specifically created to carry out a series of policies that have been determined by the USAID. As a worldwide organization, USAID has been very worth implementing its own strategic system in an effort to reach every knowledge management of the latest and dynamic information so that it can be an organization's intellectual assets for sustainability in the era of globalization. Expected with the implementation of KM system will be Able to improve the performance of the organization so that it has a competitive advantage in the face of global competition. Keywords: knowledge management, USAID, global organization.
Pendahuluan Setiap organisasi yang selalu berusaha meniti kegiatan rutinnya bagi kepentingan semua anggota memiliki implikasi terhadap visi dan setiap aktivitas yang dijalankan oleh organisasi tersebut. Kendati untuk menjalankan organisasi ditemukan berbagai kompleksitas, yang pasti seluruhnya membutuhkan perencanaan strategis agar semua unit kerja dapat tetap eksis dan unggul dalam persaingan. Masalah yang dihadapi organisasi dunia seperti The United States Agency for International Development (USAID) semakin mempertajam dibutuhkannya tingkat kelayakan strategis. Masalah ini bersumber dari adanya kesenjangan antara tuntutan lingkungan dan persaingan global dengan sumber daya internalnya. Daya saing organisasi secara tidak terpikirkan sebelumnya bisa menurun sehingga mengancam keunggulan posisi serta keberlanjutan organisasi yang bersangkutan. USAID merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang bantuan kemanusiaan dan ekonomi bagi negara-negara asing. Menyadari akan persaingan di era globalisasi, maka perlu ada perubahan paradigma organisasi yang bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan tertentu, misalnya pohon industri, kemasan pengetahuan, serta pengembangan sumber daya manusia. Disinilah peran upaya berbagi pengetahuan (knowledge sharing) di
kalangan anggota organisasi menjadi amat penting dalam meningkatkan kemampuan manusia untuk berpikir secara logika dan akan menghasilkan suatu bentuk inovasi (Abell dan Oxbrow, 2001). Dimana inovasi merupakan suatu proses dari ide melalui penelitian dan pengembangan yang akan menghasilkan prototipe yang bisa dikomersialkan. Mengelola pengetahuan (knowledge) sebenarnya dapat kita lihat dari bagaimana organisasi mengelola staf, sehingga terbesitlah apa yang disebut Knowledge Management (selanjutnya disingkat KM). Diharapkan dengan implementasi s i s t e m KM akan dapat meningkatkan kinerja organisasi sehingga memiliki keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan global. Konsep Knowledge Management Bell (2006) menegaskan apabila kita melihat ke belakang, maka kita telah melewati tiga era revolusi dengan ciri dan khasnya masing-masing, yaitu : 1) Revolusi pertanian, terjadi pada tahun 8000 SM sampai dengan pertengahan abad ke-18. Ciri dari revolusi ini adalah tanah merupakan faktor produksi utama, yang selanjutnya diikuti ketersediaan tenaga kasar untuk mengolah lahan tersebut. Semakin luas kepemilikan tanah dan semakin banyak tenaga manusia yang dipekerjakan, maka semakin tinggi produk pertanian yang dapat dihasilkan. 2) Revolusi industri, t e r j a d i pada pertengahan abad ke-18 sampai dengan abad ke-20. Pada era ini, produktifitas lebih dipengaruhi oleh kepemilikan alat produksi berupa mesin-mesin dan modal finansial. Luas pemilikan lahan tidak lagi menjadi faktor yang signifikan. Tenaga kerja kasar (otot) dibutuhkan tetapi dapat digantikan, pada era ini kebutuhan tenaga kerja yang memiliki pengetahuan sudah mulai meningkat, tetapi belum menjadi faktor utama. Nilai tambah yang dihasilkan dari proses produksi pada era ini sudah jauh lebih tinggi daripada era revolusi pertanian. 3) Revolusi informasi, terjadi pada abad ke-20 sampai dengan sekarang. Sistem ekonomi berbasis pengetahuan, dimulai sejak 1990-an, ketika itu kecenderungan bisnis mulai bergeser dari industri manufaktur ke pelayanan ekonomi. Era ini ditandai dengan relokasi pabrik-pabrik dari negara maju kepada negara yang masih menyediakan tenaga kerja murah. Sedangkan rancangan produk dan strategi tetap dilaksanakan dan dikendalikan dari negara-negara maju tersebut. Pada era ekonomi berbasis pengetahuan, peran elemen produksi seperti lahan, tenaga kasar dan kapital konvensional atau alat produksi sudah semakin mengecil. Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak lagi berdasarkan kuantitas tetapi kualitas, hal inilah yang memunculkan istilah p e k e r j a p e n g e t a h u a n ( knowledge worker) seperti yang didengungkan pertama kali oleh Peter Drucker pada tahun 1959 (Ichijo dan Nonaka, 2007). P e k e r j a p e n g e t a h u a n ini yang memberi nilai tambah dalam peningkatan produktifitas yang signifikan sehingga jauh lebih tinggi dari era-era sebelumnya. Menurut Tobing (2007), ada beberapa tantangan yang harus dijawab oleh organisasi yang ingin menang dalam persaingan yaitu: kolaborasi, inovasi, adaptasi, penguasaan teknologi, dan pasar serta pengelolaan aset-aset intelektual. Tantangan-
tantangan ini kemudian yang mendorong munculnya kebutuhan terhadap implementasi KM. Implementasi KM dalam sebuah organisasi akan memberi manfaat bagi organisasi antara lainnya, seperti mengetahui kekuatan sumber daya dalam organisasi; menggunakan kembali pengetahuan yang sudah ada; mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada; serta menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk Sumber Daya Manusia (SDM). Definisi Pengetahuan dan Knowledge Management Pengetahuan memiliki beberapa definisi antara lain sebagai berikut : 1) Nonaka dan Takeuchi (1995) mendefinisikan pengetahuan sebagai justified true belief. Nonaka dan Takeuchi memfokuskan definisi pengetahuan pada keyakinan personal dan menekankan pentingnya justifikasi. 2) Davenport dan Prusak (1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organization, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices, and norms. 3) Turban dan Aronson (2001) menyatakan pengetahuan sebagai knowledge in action. Sedangkan pengetahuan itu sendiri dapat dibagi menjadi dua, yaitu: 1) Pengetahuan implisit (tacit knowledge) : terdapat pada orang sebagai model mental, pengalaman, pemahaman, dan keterampilan. Pengetahuan jenis ini kadang susah kita ungkapkan atau kita tulis. 2) Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) : pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (rujukan) untuk orang lain. Pengetahuan eksplisit dapat dikomunikasikan secara eksternal dan ditangkap dalam bentuk model formal, aturan-aturan, dan prosedur-prosedur. KM dilakukan dan diterapkan juga dilatarbelakangi oleh perkembangan teknologi informasi yang dapat mendorong pertumbuhan informasi dan pengetahuan yang tidak terkontrol, serta hasrat manusia untuk memperoleh informasi, mengubah informasi menjadi pengetahuan dan membagi pengetahuan tersebut kepada manusia lainnya (St. Clairs, 2003). Information society technologies membagi komponen KM menjadi beberapa tahapan (Pramudyo, 2007) : 1) Pembangkitan pengetahuan Pembangkitan pengetahuan terdiri dari penciptaan pengetahuan baru, pengakuisisian pengetahuan yang berada di tempat yang lain, penciptaan ide-ide baru, pengenalan pola-pola baru, interaksi dan sinergi tentang bidang-bidang yang berbeda (separate disciplines), dan pengembangan proses-proses baru. Pembangkitan pengetahuan dapat berupa penciptaan pengetahuan baru dan mengakuisisi pengetahuan yang ada dari tempat yang lain. Penciptaan pengetahuan organisasi adalah sebuah proses yang terus menerus. Proses ini terjadi dalam organisasi, diantara, dan lintas organisasi. Pengetahuan (atau fakta-fakta dan informasi) dapat diperoleh
melalui aktivitas-aktivitas seperti pemindaian (scanning) dan interpretasi lingkungan eksternal, menangkap (capturing) suara pelanggan, mengadakan (undertaking) riset serta pengembangan, dan lain-lain. Pembangkitan pengetahuan yang paling berharga termasuk mengidentifikasi masalahmasalah dan menyarankan solusi-solusi untuk mengkoreksinya. Pembangkitan pengetahuan memerlukan alat yang mendorong individuindividu untuk berpikir di atas batas-batas organisasi dan fungsionalnya sekarang. 2) Representasi pengetahuan. Untuk menggunakan ulang pengetahuan, maka pengetahuan harus direpresentasikan. Representasi pengetahuan adalah proses mengubah pengetahuan dalam berbagai bentuk, sehingga pengetahuan dapat diakses, dikendalikan dan ditransfer secara independen tanpa terikat keberadaan individu pemilik pengetahuan. Representasi-representasi dapat bervariasi dari kodifikasi formal (seperti kebijakan-kebijakan, petunjuk-petunjuk, dan prosedur-prosedur) sampai sebuah arsip tentang elemen-elemen implisit (seperti narratives dan cerita-cerita dan lessons learned dari pengalamanpengelaman tertentu). Alat seperti peta-peta pengetahuan membantu mengarahkan dimana untuk menemukan pengetahuan di dalam dan antara organisasi. Peta-peta pengetahuan dirancang untuk membantu orang-orang menemukan apa yang mereka butuhkan untuk mengetahui apakah ini seseorang, tempat, atau sesuatu. Peta-peta pengetahuan digunakan untuk menggambarkan aliran pengetahuan dalam sebuah proses. 3) Penyimpanan pengetahuan. Penyimpanan pengetahuan berkaitan dengan m e m o r i organisasi berkaitan dengan data „hard‟ seperti angka-angka, fakta-fakta, gambargambar, dan aturan-aturan maupun informasi „soft‟ seperti pengetahuan implisit, kepakaran, pengalaman-pengalaman tertentu, anekdot, critical incidents, cerita, artefak, dan rincian-rincian tentang keputusan-keputusan strategis. Hal ini penting untuk memiliki mekanisme-mekanisme, yang dapat menyimpan dan menemukan kembali (retrieve) semua jenis data, informasi dan pengetahuan tersebut. Sebagian besar organisasi memiliki berbagai jenis sistem-sistem informasi seperti sistem-sistem pengendalian persediaan, sistem-sistem anggaran, dan sistem-sistem administratif untuk menyimpan data atau fakta-fakta „hard‟. Bagaimanapun, mereka tidak memiliki sistem-sistem untuk menangkap (capture), menyimpan, dan mengkomunikasikan informasi dan pengetahuan „soft‟. 4) Akses pengetahuan. Pengetahuan dan informasi organisasi seringkali terpecah berdasarkan lokasinya pada organisasi. Integrasi pengetahuan organisasi dimungkinkan dengan cross-platform dan dengan kemampuan standar-standar terbuka (open standards capabilities) berupa intranet organisasi. Hal ini memungkinkan akses pengetahuan dan informasi dari berbagai sumber. Teknologi dalam bentuk kamus data dan basis data online memfasilitasi integrasi pengetahuan dan informasi sistem. KM organisasi yang menggunakan repository dan mekanisme akses yang baik membuat pengetahuan penting tersedia dimanapun dan kapan pun saat diperlukan. Sistem informasi berbasis hypermedia, contohnya, sangat menguntungkan
pada area-area yang berkaitan dengan informasi yang sangan besar, kompleks, sangat terkait (richly connected), dan lintas rujukan. Sistem tersebut bersama sistem temu kembali full-text dan sistem manajemen dokumen dapat membantu menyimpan serta menemukan kembali sejumlah besar pengetahuan organisasi dengan penggunaan fasilitasfasilitas akses modern seperti navigasi, permintaan (query), dan personalisasi. 5) Transfer pengetahuan. Transfer pengetahuan memungkinkan aliran pengetahuan diantara individu-individu dan kelompok-kelompok dalam sebuah organisasi. Transfer atau distribusi pengetahuan merujuk pada proses dimana sebuah organisasi berbagi pengetahuan dan informasi diantara anggotanya. Proses transfer dapat terjadi pada jaringan-jaringan informal atau „communities of practice‟ (CoP). Metode Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitan kepustakaan atau kajian literatur (literature review), yaitu serangkaian penelitian yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, atau penelitian yang obyek penelitiannya digali melalui beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal ilmiah, koran, majalah, dan dokumen). Sifat dari penelitian ini adalah analisis deskriptif, yakni penguraian secara teratur data yang telah diperoleh, kemudian diberikan pemahaman dan penjelasan agar dapat dipahami dengan baik oleh pembaca. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder merupakan data yang diperoleh bukan dari pengamatan langsung. Akan tetapi data tersebut diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti-peneliti terdahulu. Sumber data sekunder yang dimaksud berupa buku dan laporan ilmiah primer atau asli yang terdapat di dalam artikel atau jurnal (tercetak dan/atau non-cetak) berkenaan dengan KM dan USAID Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode dokumentasi. Metode dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan mencari atau menggali data dari literatur yang terkait dengan apa yang dimaksudkan dalam rumusan masalah. Data-data yang telah didapatkan dari berbagai literatur dikumpulkan sebagai suatu kesatuan dokumen yang digunakan untuk menjawab permasalahan yang telah dirumuskan. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis anotasi bibliografi (annotated bibliography), yaitu daftar sumber-sumber sumber yang digunakan dalam suatu penelitian, dimana pada setiap sumbernya diberikan simpulan terkait dengan apa yang tertulis di dalamnya. Profil USAID United States Agency for International Development (USAID) merupakan sebuah organisasi pemerintah federal Amerika Serikat (AS) yang bersifat independen, diresmikan oleh mantan Presiden John F. Kennedy, sebagai bagian dari UndangUndang tentang Bantuan Luar Negeri tahun 1961. Misinya adalah mengelola bantuan kemanusiaan dan ekonomi bagi negara-negara asing. Lembaga ini memberikan bantuan kemanusiaan berupa bahan makanan dan barang-barang lain, termasuk bantuan bagi korban bencana alam. Lembaga ini juga memberikan bantuan untuk program
pemeliharaan kesehatan, seperti vaksinasi, imunisasi, perlindungan dari AIDS, gizi untuk ibu dan anak, serta pelayanan program keluarga berencana. USAID juga mempromosikan pertumbuhan ekonomi dengan menggunakan kemampuan dan sumber daya yang ada pada tingkat lokal. USAID mendukung pembangunan yang berwawasan lingkungan, dan mencegah timbulnya berbagai masalah sebagai akibat dari polusi udara, penebangan hutan, pemanasan global, polusi air tanah, dan pembuangan limbah ke laut. Saat ini, USAID juga memperluas bidang kerjanya dengan membiayai sejumlah program untuk mendukung pelaksanaan pemilu yang bebas dan adil dalam meningkatkan kehidupan berdemokrasi. USAID berkantor pusat di Washington DC Ibu Kota Amerika Serikat dengan wilayah kerja mencakup negara-negara di Afrika, Asia, Eropa Timur, Eropa Tengah, Amerika Latin, Karibia, Timur Tengah, dan negaranegara yang pernah bergabung dengan Uni Sovyet. Lembaga ini bekerjasama dengan individu-individu, pemerintah dan organisasi lain dalam membantu pembangunan di sejumlah bidang.
Gambar 1. Logo USAID (sumber: http://www.usaid.gov, 2015) Bantuan luar negeri AS selalu memiliki tujuan ganda yaitu melanjutkan kepentingan AS selain meningkatkan taraf hidup masyarakat di negara berkembang. Organisasi ini melaksanakan kebijakan luar negeri AS dengan melakukan promosi berskala luas untuk kemajuan umat manusia pada saat yang sama, perkembangan yang stabil, masyarakat bebas serta menciptakan pasar dan mitra perdagangan untuk AS selain memupuk kerjasama luar negeri yang baik. USAID bekerja di lebih dari 100 negara untuk mempromosikan secara luas berbagi kemakmuran ekonomi, memperkuat demokrasi dan tata pemerintahan yang baik; meningkatkan kesehatan global, keamanan pangan, keberlanjutan lingkungan dan pendidikan; membantu mencegah masyarakat dari konflik, serta memberikan bantuan kemanusiaan untuk bencana alam dan bencana yang disebabkan manusia. P r i n s i p d a n S t r a t e g i Penerapan Knowledge Management di USAID Kekuatan USAID berasal dari pengalaman lapangan dan pengetahuan luas tentang isu-isu pembangunan. Organisasi yang memiliki motto “connecting people, working smarter and getting results” ini memiliki pandangan bahwa mengelola pengetahuan yang dipegang langsung oleh divisi KM dianggap sebagai aset penting yang memungkinkan organisasi ini untuk meningkatkan strategi, operasi, dan
hasil ke depan. Visi KM USAID sendiri yaitu : “Re-establish USAID’s role as a development leader,” Sedangkan misinya yaitu : “Provide knowledge management leadership to enhance development outcomes.” Tujuan KM di USAID yaitu untuk menghubungkan berbagai komunitas yang berkembang dengan apa dan siapa mereka perlu ketahui untuk bekerja lebih cerdas dalam menyelesaikan misi USAID dan tujuan strategis. USAID mendukung KM dan pengembangan mitra (partnership) dengan mempromosikan praktik-praktik terbaik dan studi yang dipelajari, serta memperkaya kemitraan secara kolaboratif dan membantu dalam pengambilan keputusan melalui penelitian serta berbagi informasi. KM membantu USAID beradaptasi dengan cepat dan sesuai kebijakan serta strategi dengan membuat informasi dan pengalaman secara lebih mudah untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan dan tindakan tepat. Untuk kerangka kerja strategis (strategic framewok) KM USAID, maka diselenggarakan berbagai kegiatan yang berdampak terhadap generasi pengetahuan (knowledge generation), perolehan pengetahuan, sikap berbagi pengetahuan, dan aplikasinya. Secara ringkas kerangka strategis KM USAID dilakukan untuk membantu : 1) Penyediakan informasi tepat waktu, akurat, dan dapat diakses. 2) Meningkatkan perolehan pengalaman USAID 3) Memberlakukan studi dan keberhasilan untuk mencapai hasil yang lebih efisien dalam mempertahankan modal mereka secara institusional. KM begitu penting bagi seluruh anggota USAID yang bekerja di seluruh dunia, dimana tujuannya adalah untuk merangsang dan menghasilkan pengetahuan dari informasi yang tepat waktu dan bisa diperoleh dimanapun mereka berada. Program KM USAID berbasis di Biro Manajemen di Kantor Informasi Divisi Knowledge Management. Sebuah kelompok referensi tentang KM terdiri dari wakil-wakil dari seluruh Biro di USAID, kelompok ini bertemu secara bulanan. Tujuan dari kelompok referensi KM USAID ini yaitu untuk mendapatkan masukan dan perluasan keterampilan pada Program KM USAID itu sendiri.
Gambar 2. Kerangka strategis KM USAID (sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015) Kerangka strategis KM USAID tersebut mencakup empat tujuan strategis di antaranya : 1) Knowledge Generation: bertujuan menghasilkan pengembangan pengetahuan yang mengoptimalkan penggunaan pendekatan inovatif. 2) Knowledge Capture: bertujuan menangkap dan membuat diakses spektrum pengembangan pengetahuan di USAID. 3) Knowledge Sharing: Bertujuan dalam berbagi dan menyebarkan pengembangan pengetahuan di USAID serta untuk memperluas jangkauan dan efektivitas. 4) Knowledge Application: Bertujuan menerapkan pengembangan pengetahuan sebagai dampak optimal dari program dan praktik manajemen. Selama lebih dari empat dekade, USAID telah memberikan bantuan luar negeri dan bantuan kemanusiaan ke negara-negara berkembang. Sepanjang periode ini, organisasi ini telah mengembangkan ide-ide inovatif untuk membantu dunia. Akibatnya, USAID diakui sebagai pemimpin program pengembangan dan memiliki kekayaan pengetahuan yang relevan untuk tugas di masa depan terutama dalam urusan luar negeri. Kemampuan untuk memasuki tingkat pengalaman akan pengembangan dan pengetahuan dilengkapi dengan serangkaian tantangan yang unik. USAID mengidentifikasi, memanfaatkan dan belajar dari keahlian, jaringan dalam rangka merespon dengan cepat lingkungan yang kompleks saat ini, terutama dalam geopolitik. Dalam kerangka The Global Commons Development (GDC), USAID dalam memiliki posisi untuk mempromosikan pertukaran pengetahuan secara berkelanjutan, real-time, kolaborasi, kemitraan, dan menggerakkan para donatur yang berasal dari kalangan publik, swasta, instansi, perusahaan swasta, lembaga swadaya Masyarakat (LSM), pemerintah negara setempat, dan masyarakat sipil. USAID merasa perlu mengelola pengetahuan untuk memenuhi perannya yang semakin terlihat jelas.
Selanjutnya, langkah manajemen strategis dijalankan melalui program yang disebut the Strategic Management of Human Capital initiative yang berada langsung di bawah the President’s Management Agenda (PMA) mengharuskan organisasi ini menggunakan sistem KM sebagai bagian dari strategi efektif yang akan membantu menciptakan, menangkap berbagi pengetahuan dan informasi yang relevan dengan misi organisasi (USAID, 2015). USAID telah menghubungkan apa yang mereka lakukan dengan apa yang mereka perlu ketahui sebagai upaya manajemen keseluruhan pengetahuan organisasi. Pelaksanaan KM di USAID diemban oleh divisi KM langsung bertanggung jawab atas kualitas secara keseluruhan, integritas struktural dan kehandalan sumber daya pengetahuan d i USAID. Alur kerja sederhananya b i s a d i l i h a t p a d a bagan di bawah ini:
Bagan 1. Alur kerja KM di USAID (sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015) M (Management) / CIO (Chief Information Officer) / KM (Knowledge Management) beraspirasi untuk menghubungkan, mendistribusikan, dan mendistilasi pengetahuan institusional USAID. Adapun akses internal maupun publik terhadap sumber daya pusat di USAID yang berhubungan dengan KM meliputi: 1) Development Experience Clearinghouse (DEC), adalah sumber online terbesar yang didanai langsung oleh USAID baik secara teknis dan mencakup program dokumentasi. 2) Library service (layanan perpustakaan), fasilitas pencarian untuk bukubuku dan jurnal terbaru dari USAID seputar pembangunan internasional. 3) Knowledge management support, penerapan akan kolaborasi dan metode terbaru untuk meningkatkan hasil, membangun jaringan, dan memperkaya pengalaman (memiliki divisi tersendiri). 4) Economics and social data, merupakan fasilitas akses data statistik yang terkait dengan proses pembangunan, alat analisis data dan dukungan analisis kuantitatif. 5) Seminars, ajakan partisipasi dalam USAID-host seminar untuk berbagi pengetahuan dan untuk mengeksplorasi berbagai topik pembangunan, pendekatan inovatif, dan pengalaman yang beragam akan program pengembangan masyarakat.
Dengan demikian, misi strategi KM organisasi ini secara sederhana adalah untuk memenuhi tantangan yaitu menghubungkan orang per orang, bekerja cerdas dan mendapatkan hasil yang maksimal. Perbedaan kunci yang dibuat USAID dalam bidang KM adalah perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Strategi KM yang paling dasar menurut mereka terdiri dari tiga unsur kunci yaitu orang (people), proses (process) dan teknologi (technology). Keterkaitan antara unsur-unsur kunci tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Orang, tujuan dari sebuah proses dan teknologi yaitu untuk membantu orang menambahkan nilai-nilai bagi organisasi. Bagi organisasi ini tidak ada perbaikan dari sebuah proses atau teknologi yang begitu berharga kecuali mereka didayagunakan oleh orang. 2) Proses, sebuah pemahaman yang menyeluruh tentang proses mengarah pada teknologi yang lebih baik dan keputusan personal. Seperti apa yang telah dimodifikasi dan ditingkatkan dari waktu ke waktu pada organisasi ini, proses mungkin kurang efisien dibandingkan jika keadaan sebelumnya telah direncanakan di awal. 3) Teknologi, keputusan akan pamanfaatan teknologi harus dilakukan oleh orang-orang dengan proses berpikir kreatif mereka. Keputusan akan teknologi yang salah dapat menjadi bumerang dari penambahan tekanan pada proses dan komponen orang. Selama keberadaan USAID hingga saat ini, terdapat berbagai upaya pengelolaan pengetahuan yang sedang berlangsung. Strategi KM USAID selalu berusaha untuk mensintesis dan mempromosikan kegiatan berbagi pengetahuan dan sumber daya yang telah digunakan, serta meletakkan sebuah dasar yang kuat untuk membangun lintas organisasi untuk kemampuan KM itu sendiri. Untuk melakukan hal tersebut, organisasi ini mewujudkan strategi KM melalui tiga konsep kunci yaitu KM Governance, Extended Enterprise, dan The Three Faces of USAID. 1) KM Governance USAID menyadari pentingnya kerjasama dalam upaya mengembangkan KM yang sukses, serta nilai-nilai dalam memanfaatkan solusi berbagi pengetahuan yang ada di seluruh bagian di USAID, KM menurut mereka bertujuan untuk mempromosikan prinsip-prinsip dan praktik terbaik untuk mengintegrasikan upaya-upaya yang pada akhirnya memberikan peningkatan solusi di setiap masalah. Dibentuk melalui perwakilan ahli subjek dan stakeholder, KM Governance ini kemudian membentuk berbagai kelompok kerja yang bersifat mendasar melalui program-program KM dan usaha menemukan keselarasan dengan strategi organisasi. Bekerja melalui keselarasan strategis, kelompok KM Governance kemudian dapat membangun dan mempromosikan standar informasi fundamental (yaitu, taksonomi, bahasa terkendali, metadata dan lain-lain), menangkap berbagi pendekatan praktik terbaik, mempromosikan penggunaan komunitas kerja praktek untuk tujuan yang jelas di dalam masing-masing unit pada organisasi dan seluruh bagian di USAID.
Gambar 2. Peran KM Governance di USAID (sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015) 2) Extended Enterprise Konsep ini menegaskan bahwa pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai usaha tidak hanya ditemukan di antara karyawan (orang) USAID, tetapi meluas ke banyak daerah dengan para mitra, donatur internasional, negara penerima bantuan, organisasi pembangunan, dan bahkan di antara pensiunan USAID sendiri. Untuk mengakses berbagai sumber pengetahuan mengharuskan mereka mengenali sumber yang berbeda, dan pada gilirannya dapat memberikan solusi yang unik baik secara kultural dan kontekstual serta relevan untuk pengetahuan yang mungkin diperoleh. 3) The Three Faces of USAID Sebagai kerangka acuan untuk kebutuhan berbagi pengetahuan yang berbeda dalam Perluasan Perusahaan, strategi KM USAID memperkenalkan ide The Three Faces of USAID. Dalam menangkap pengetahuan dan berbagi face (wajah) masing-masing yang begitu penting dalam membantu mencapai tujuan pembangunan USAID, dan setiap pandangan yang berbeda tergantung di bagian mana mereka mewakili. Berikut face dari USAID : a. Operasional, meliputi pelayanan administrasi, proses, dan fungsi dukungan dari organisasi. b. Strategi, aspek ini sudah pasti ditemukan baik di dalam organisasi dan dalam setiap misi USAID, aspek ini menentukan strategi kebijakan organisasi, biro-biro, negara, dan rencana program. c. Lapangan, dalam memberikan bantuan kemanusiaan dan setiap pengembangan di lapangan melibatkan setiap mitra penting untuk generasi pengetahuan serta yang merupakan perpanjangan dari organisasi ini Dengan strategi-strategi yang telah dilakukan tersebut, USAID selalu agresif untuk meningkatkan bentuk-bentuk pengetahuan baru agar berhasil melaksanakan berbagai inisiatif dari kerangka The Global Commons Development (GDC), dan pada akhirnya pengukuran sebenarnya dari keberhasilan strategi KM USAID adalah:
1) Kemampuan mereka untuk mendapatkan jawaban atas dasar pertanyaanpertanyaan faktual dari sumber otoritatif secara tepat waktu diukur dalam jam atau hari. Untuk pertanyaan penelitian yang lebih kompleks yang membutuhkan analisis mendalam mungkin memerlukan waktu tambahan. 2) Kemampuan mereka untuk membuat final blue print dan disetujui untuk rencana strategis atau strategi teknis dalam hitungan bulan dalam menanggapi keadaan darurat yang kompleks di mana bantuan AS memiliki dampak signifikan. 3) Bakat mereka untuk bekerja lebih efisien dan dengan kualitas baik karena tahu di mana memperoleh informasi yang diperlukan dan atau dari siapa mereka mencari jawaban. 4) Kemampuan mereka untuk menyediakan tenaga kerja yang berpengetahuan sebagaimana tercantum dalam the President’s Management Agenda (PMA) dan seperti yang diharapkan untuk hasil jangka panjang. Simpulan KM memiliki posisi yang strategis sekaligus vital bagi eksistensi sebuah organisasi dunia sekalipun, hal ini ditujukan untuk dapat bertahan pada kompetisi global saat ini. Hal ini pula yang disadari penuh oleh USAID sebagai sebuah organisasi yang memiliki wilayah kerja lintas negara. Budaya pengetahuan telah menjadi sebuah budaya positif dan mendarah daging bagi USAID dalam eksistensinya. USAID telah mampu menjalankan KM secara berkesinambungan melaui divisi KM yang secara khusus dibentuk untuk menjalankan serangkaian kebijakan yang telah ditentukan oleh USAID dalam mempertahankan pelaksanaan tujuan organisasi yang sangat identik dengan budaya pengetahuan. Sebagai organisasi yang mendunia, USAID sudah sangat layak menerapkan sistem strategis sendiri dalam usaha pengelolaan pengetahuan untuk menjangkau setiap informasi yang terbaru dan dinamis sehingga dapat menjadi sebuah aset intelektual bagi keberlangsungan organisasi ini di era globalisasi.
Daftar Pustaka
Abell, Angela dan Nigel Oxbrow. (2001). Competing With Knowledge: The Information Professional in the Knowledge Management. London: Library Association Publishing. Bell, Daniel. (2006). Post-Industrial Society. Dalam Frank Webster (Ed.), Theories of the Information Society 2nd Ed. New York: Routledge. Davenport, Thomas H. dan Lawrence Prusak. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Cambridge: Harvard Business School Press.
Ichijo, Kazuo dan Ikujirō Nonaka (Ed). (2007). Knowledge Creation and Management : New Challenges for Managers. Oxford: Oxford University Press. Nonaka, Ikujirō dan Hirotaka Takeuchi. (1995). The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. Pramudyo, C.S. (2007). “Perancangan Model Fungsi Collaborative Knowledge Retrieval pada Manajemen Pengetahuan Studi Kasus: UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.” Tesis pada Institut Teknologi Bandung. Bandung: Institut Teknologi Bandung. St. Clairs, Guy. ( 2003). Beyond Degrees: Profesional Learning for Knowledge Services. Germany: K.G. Saur Munchen.
The United States Agency for International Development (USAID). (2015). Knowledge Management Support pada http://knowledge.usaid.gov/. Akses pada 2 Januari 2015. Tobing, P.L. (2007). Knowledge Management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. Turban, E. dan J. E Aronson (2001). Decision Support System And Intelligent Systems, Prentice Hall International Edition. New Jersey: USA.
Tentang penulis Muhammad Rosyihan Hendrawan is a lecturer on Library Science Study Program at the Faculty of Administrative Science University of Brawijaya Malang, Indonesia 65145. He holds a Master´s degree in Library Science from University of Indonesia, in 2013. He received a Bachelor´s degree in Library Science from State Islamic University of Sunan Kalijaga, in 2010. He also member of Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia (ISIPII). His research interests currently focus on a number of areas including RDA, FRBR, metadata, online searching and their integration in knowledge organization and digital library applications.
