Telenor „Tedd Oda Nap” szervezési dokumentáció
Közösségért szervezett nap – tippek a hatékony szervezéshez Előszó A Telenor felelős vállalatként fontosnak tartja, hogy a legkorszerűbb mobiltechnológiai szolgáltatások biztosítása mellett tegyen közvetlen környezetéért, a helyi közösségért is. Ezért szerveztük meg Tedd Oda! Napot. A nap keretében munkatársaink kétkezi munkájával tisztábbá, szebbé, élhetőbbé tették a vállalatunk központjának helyet adó kisvárost, Törökbálintot. Ez a nap nem csupán a törökbálintiak, de cégünk számára is hasznosnak bizonyult. Munkatársaink számára igazi felüdülést és maradandó élményt jelentett, hogy új területen is kipróbálhatták magukat és saját kezükkel tehettek a környezet fejlesztéséért. Bátran mondhatjuk tehát: minden cégnek vagy szervezetnek érdemes belevágni hasonló akciók szervezésébe, hiszen több fronton profitálhatunk belőle. Tudjuk azt is, hogy egy ilyen nap sikeres megszervezése és lebonyolítása igen komoly előkészítő munkát, és átgondolt tervezést igényel. Mi magunk is számos hasznos tapasztalattal lettünk gazdagabbak önkéntes napunk szervezése során. Ezeket a tapasztalatokat foglaltuk össze és osztjuk meg ebben a dokumentumban, a teljesség igénye nélkül. Akár magánszemélyként, akár cégként szeretnél tenni környezetedért, ebből az összefoglalóból megtudhatod, hogy milyen lépésekkel érdemes elkezdened a szervezést. Hiszünk abban, hogy ha minél többen tesznek valamit a környezetért, a közösségért, akkor a közös munka eredményeként szebb, tisztább, barátságosabb helyen élhetünk, dolgozhatunk együtt.
Bevezető Alapvető megközelítésünk az volt, hogy minden résztvevő és érintett nyertesként érezze magát a közös munkát követően. Három alapelvet tartottunk mindvégig szem előtt 1. Értéket adjunk a közösségnek 2. Olyan munkát végezzünk, amelyet a munkatársak örömmel vállalnak 3. Annyi feladatot vállaljunk be, amelyet meg is tudunk valósítani az adott keretek között Ezzel indult a tervezési folyamat, amely során felmértük, mit szeretnének a munkatársak, ezt követően megvizsgáltuk, milyen égető problémák vannak a helyi közösségnél, amelyek megoldásában tudunk segíteni. Az igények összehangolása után már „csak” a feladatok finomhangolására volt szükség. Itt össze kellene foglalni, hogy miként vágtunk neki és milyen problémákkal szembesültünk, amire nem gondoltunk, innen kellene kibontani a megoldást. 1. Kérjünk szakmai segítséget! Bizonyára mindenki fel tudja mérni közvetlen környezete problémáit, mégsem érdemes egyedül belevágni egy önkéntes nap szervezésébe. A helyi önkormányzat illetékesei hasznos tanácsokat tudnak adni, hiszen ők ismerik a legjobban, hogy a településnek milyen segítségre van szüksége . A szervezés elkezdése előtt, javasoljuk, az illetékes helyhatósággal való egyeztetést! Így biztosan kézzelfogható eredményei lesznek az akciónak, és elkerülhető a felesleges munka, a pénz- és energiapazarlás is.
2. Határozzuk meg a pénzügyi keretet! A pénzügyi lehetőségek alapjaiban határozzák meg a mozgásteret, azt hogy milyen jellegű és mekkora mennyiségű feladatot lehet egy nap alatt megvalósítani. Épp ezért, már a szervezés elején érdemes meghatározni a pontos büdzsét! Ha ismerjük az anyagi lehetőségeinket, könnyebben és hatékonyabban hozhatók meg a további döntések.
3. Állítsunk fel célokat! Eredményes akció nem létezhet pontosan meghatározott célok nélkül. Következő lépésként érdemes felállítani azokat a a célokat, melyeket az akcióval szeretnénk elérni. 4. Jelöljünk ki az akcióért felelős kollégát! Bár remélhetőleg a vállalat összes dolgozója szívén viseli majd az akció sorsát, nagyon fontos, hogy a szálak egy kézben fussanak össze. Javasoljuk projektmenedzsert kijelölését, aki felelős lesz az akció szervezéséért! 5. Határozzuk meg a résztvevők létszámát! Nem mindegy, hány személyt sikerül bevonni az akcióba, hiszen minél többen vesztek részt benne, annál látványosabb eredmények érhetők el. Igyekezzünk tehát minél több munkatársat mozgósítani! Fontos szem előtt tartani azonban, hogy a kollégák akkor vesznek majd részt hatékonyan az akcióban, ha valóban önként vállalják el a feladatokat.. Épp ezért semmiképp sem lehet kötelező az önkéntes napon való megjelenés! 6. Működjünk együtt a helyi illetékes szervezetekkel! Amikor már pontosan tudjuk, mit és hány emberrel szeretnénk véghezvinni, ismét érdemes megkeresned a helyi szerveket. Minél szorosabban velük az együttműködés, annál jelentősebb eredményeket érhetünk el. . Mivel az önkéntes nap számukra is kézzel fogható hasznot hoz, bizonyára szívesen segítenek a projekt megvalósításában. Szakmai tanácsaik pedig nem csak a szervezés, de a kivitelezés során is hasznosak lehetnek számodra.
7. Térképezzük fel a környéken aktív jótékonysági szervezeteket! A hivatalos szerveken kívül nagy segítséget jelenthet egy helyi jótékonysági szervezet bevonása is. Ma már az ország szinte minden szegletében működik egy-egy alapítvány. Helyismeretével és humán erőforrásával is sokat segíthet a szervezésben. 8. Gondoskodjunk a munkás kezekről! Ahhoz hogy valódi eredményeket tudjunk felmutatni, érdemes egy teljes munkanapot szánni az akcióra. Tény, hogy minél több munkatárs vesz részt az akcióban, annál könnyebb a szabad nap megszervezése, azonban a cég számára több fronton is hasznot hoz majd az akció! A környezet szépítése közben a helyi szervekkel való kapcsolatot is építhetjük, és a kollégák lojalitása is növelhető.
9. Készítsünk ütemtervet! A nap folyamán számtalan logisztikai feladatot kell megoldani – a legkisebbektől a legnagyobbakig. Ne hagyjuk, hogy egy jól kitalált program valami apróságon csússzon el. Hogy a kellő időben minden a helyén legyen, készítsünk előzetes tervet a napról. Bármilyen akcióra is készülünk, néhány dologra biztosan érdemes gondolni.
Védőfelszerelés: a projekt fajtájától függően szükséges lehet kalapot, kesztyűt, naptejet vagy akár speciális védőfelszerelés
Ellátás: étel és innivaló is álljon a kollégák rendelkezésére a nap folyamán!
Utazás: amennyiben szükséges, szervezzük meg a kollégák helyszínre szállítását!
10. Dokumentáljuk a napot! Belső, de akár külső kommunikációdban is felhasználható az önkéntes nap dokumentációja. Ezért, javasoljuk, hogy képek, esetleg videó készítését a nap folyamán! Kollégák is szívesen nézik majd
vissza a jó hangulatú felvételeket, ahogyan a cég jó hírnevének növelése érdekében is felhasználhatók a fotók. 11. Értékeljük az eredményeket! Miután remélhetőleg eredményesen zárult az közösségi nap, ne mulasszuk el el levonni a szervezés és lebonyolítás tanulságait!, Érdemes egy értékelést készíteni. Így biztosan tanulhatunk az esetleges hibákból, és a következő hasonló akció szervezése már jóval gördülékenyebben fog menni.
Sok sikert kívánunk saját „Tedd Oda Napod” megszervezéséhez! Bízunk benne, hogy tapasztalataink a segítségedre lesznek!
A Telenor csapata
