Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools

Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan

Improvement - 8 Steps & 7 tools

By Aji Lestari ByTenny Tenny Aji Lestari

i

Ikhtisar  PENGENALAN PDCA  PENGENALAN IMPROVEMENT  PENJELASAN 7 ALAT BANTU PERBAIKAN  PENJELASAN 8 LANGKAH PERBAIKAN

By Tenny Aji Lestari

Tujuan

1

• Memahami paradigma quality improvement dan perannya dalam mencapai sasaran perusahaan.

2

• Memahami penerapan konsep P-D-C-A dalam proses peningkatan kinerja operasional perusahaan.

3

• Memahami dan mampu menerapkan metodologi 8 langkah perbaikan sebagai salah satu alat peningkatan kualitas proses di perusahaan.


PENGENALAN PDCA


Apa itu PDCA? PDCA adalah salah satu alat bantu/metode manajamen yang digunakan untuk proses kontrol operasional dan untuk proses perbaikan secara terus menerus (continuous improvement).

Walter A. Shewhart memperkenalkan pada tahun 1939 melalui bukunya berjudul Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control dan kemudian dimodifikasi dan dipopulerkan oleh W. Edward Deming.


1

Mengapa PDCA? • • • •

PDCA bisa diimplementasikan di tiap level pada suatu proses operasional. PDCA bisa diimplementasikan untuk kerja tim dan kerja individual. PDCA merupakan suatu kerangka pemecahan masalah yang bersifat generik. PDCA bertumpu pada standar aktifitas kerja dan perbaikan terus menerus yang ada dalam lingkup pekerjaan.

PDCA adalah sebuah kerangka berpikir dan kerangka kerja serta bersifat generik, bisa dimplementasikan dalam tiap bagian pekerjaan dalam operasional sehari-hari dengan cara yang berbeda sesuai dengan kondisi operasional perusahaan.


2

Karakteristik PDCA system PDCA merupakan prinsip dasar manajemen yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan organisasi karena didasari oleh beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Berorientasi pada proses Untuk mencapai hasil yang baik diperlukan keseimbangan antara proses yang baik, terencana dan terukur dengan hasil yang didapatkan berdasarkan konsistensi pelaksanaan proses tersebut.

2. Berpikir secara sistem (system viewpoint) Melihat secara keseluruhan tentang interaksi komponenkomponen dalam suatu sistem dalam membentuk fenomenan tertentu secara positif dalam perusahaan.

3. Fokus pada akar masalah dan solusinya Masalah diselesaikan dan diperbaiki dengan berfokus pada mencari akar masalah sehingga didapatkan solusi yang tepat untuk masing-masing permasalahan yang spesifik.


3

Siklus PDCA Membuat Rencana

Pelaksanaan rencana

Monitor implementasi dari rencana

Tindak lanjut hasil monitor

“Kegiatan perbaikan dilakukan secara terus menerus sehingga mendapatkan hasil yang terbaik. Tak ada kata berhenti untuk melakukan perbaikan.” By Tenny Aji Lestari

4

PENGENALAN IMPROVEMENT


Philosophy Masalah adalah peluang untuk melakukan perbaikan

Hindari perangkap ini! Yang sering terjadi adalah ketika ada problem, kita langsung mencari solusinya tanpa menganalisa terlebih dahulu. Akhirnya di kemudian hari kita akan menemui problem yang sama, tanpa problem itu benar-benar selesai.

Seharusnya ketika ada problem, proses analisis dilakukan secara tepat dan terstruktur sehingga bisa didapatkan solusi yang tepat untuk penyebab masalah. By Tenny Aji Lestari

5

Apa Manfaat Improvement? 1. Meningkatkan kualitas kerja 2. Mendasari kerjasama yang efektif 3. Meningkatkan kompetensi dalam tugas dan tanggung jawab 4. Meningkatkan motivasi kerja 5. Meningkatkan kemampuan berpikir kreatif dan penyelesaian masalah 6. Tindakan pencegahan untuk potensi permasalahan 7. Meningkatkan kualitas komunikasi dalam unit kerja 8. Menciptakan hubungan sinergis antara management dan karyawan 9. Meningkatkan sikap kepemimpinan karyawan 10. Partisipasi terhadap perkembangan perusahaan secara langsung


6

Sasaran Improvement Q C D S M P

• Peningkatan kualitas (Quality)

• Penghematan biaya (Cost)

• Output yang dihasilkan (terukur dan tidak terukur)

• Meningkatkan aspek keselamatan kerja

• Tanggung jawab terhadap regulasi/aturan dan kaidah yang berlaku

• Peningkatan produktivitas


7

FRAMEWORK: Improvement & Innovation 3 TAHAPAN IMPROVEMENT Improvement

Improvement & Innovation

“Raising”

New Goal

“Maintaining” “Reaching ”

Goal

Pemecahan masalah untuk mencapai target

Pemecahan masalah yang berfokus untuk mempertahankan target

Pemecahan masalah yang berfokus meningkatkan kemampuan diatas target atau untuk mencapai diatas standar

Improvement adalah program perbaikan atau pemecahan masalah untuk mencapai dan/atau mempertahankan target/standard yang ditetapkan, atau untuk meningkatkan level target atau standar yang ada. Innovation adalah penerapan suatu ide / gagasan/cara baru dalam mencapai level target/standar yang lebih tinggi dan bertujuan untuk peningkatan performance perusahaan.

ALASAN IMPROVEMENT Competence in Improvement

Bila karyawan memiliki kompetensi & komitmen yang rendah terhadap improvement, maka perusahaan dalam resiko bangkrut


Organization Benefit Bila karyawan memiliki kompetensi & komitmen yang tinggi terhadap improvement, maka perusahaan dapat tumbuh secara berkesinambungan

Commitment in Improvement

8

Prinsip-Prinsip Improvement & Innovation 7. Keep It lean 6.Result oriented

1. Continuous Learning

2. Learn to See

5. Visual Thinking

4. Capture the Intangible

3. Data Minded

Note: Modifikasi dari Prinsip-prinsip Inovasi Toyota

No 1.

Prinsip Continuous Learning

Deskripsi 

 

2.

Learn to see

  

3.

Data Minded

  

4.

Capture the Intangible

  


Aplikasi/contoh

Learnership adalah kemampuan belajar/mengembangkan diri secara berkesinambungan/terus menerus untuk membentuk organisasi pembelajar (learning organization) Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi (Curiousity) Menekankan pada semangat untuk “Asking the Right Questions” (mengajukan pertanyaan yang memicu improvement)

 

Melakukan Knowledge Sharing Mengapa kita sudah memiliki sertifikasi Internasional tetapi Frequensi Insiden tetap tinggi?

Melakukan observasi atau pengamatan terhadap lingkungan kerjanya Memahami situasi yang terjadi untuk memiliki perspektif/wacana yang berbeda sebagai kunci utama dalam melakukan improvement Data memang penting tapi jauh lebih penting fakta & informasi yang terjadi di lapangan



Melakukan inspeksi secara rutin dan terperinci Melakukan gerakan TURBA (turun ke bawah) secara rutin Data laporan insiden telah dibuat & dianalisa secara mendalam,tetapi mengapa insiden tersebut masih berulang?

Mampu mengumpulkan data dan analisa permasalahan secara akurat Hindari berasumsi, berbicara lah dengan data / speak with data Fokus pada fakta, data dan informasi



Tidak hanya melihat fakta-fakta yang terlihat/nampak, tapi juga melihat faktor yang tidak terlihat/intangible Selalu menghubungkan antara hal yang bersifat rasional & emosional Melakukan kajian terhadap aspek-aspek yang intangible dalam menganalisa suatu permasalahan



 

 



Membuat laporan control productivity loader secara jam jam-an Cepat tanggap terhadap adanya suatu deviasi Mengenali pola dari data historis Mengecek benefit improvement dari sisi moral (misal: semangat kerja, disiplin) Mempertimbangan aspek sosial budaya masyarakat lokal terhadap tingkat kehadiran karyawan

9

No 5.

Prinsip Visual Thinking

Deskripsi 

 

6.

Result Oriented

  

7.

Keep it Lean

  

Aplikasi/contoh

Konsisiten menggunakan gambar atau image untuk menggugah kesadaran/komitmen dalam melakukan improvement, dapat menyentuh hati & pikiran karyawan Menyusun/menjelaskan suatu peristiwa/kondisi melalui gambar/image Suatu visualisasi dapat menceritakan banyak hal



Memiliki cara pikir hasil akhir yang ingin dicapai (begin with end in mind) Memiliki target yang menantang/ stretch goal untuk meningkatkan semangat improvement dalam mendobrak batasan-batasan yang terjadi Mengurangi kecenderungan untuk memiliki rasa cepat puas (satisfy) dan merasa cukup (sufice)  Satisfice



Menghindari cara pikir : semuanya dan seluruhnya (to many to much of everything), asumsi bahwa lebih banyak itu baik (more is better) Fokus pada hal-hal yang sangat penting (prioritas) Mengurangi kompleksitas : ketidakteraturan (inconsistency), berlebihan (overload), dan ketidakbergunaan (waste)



 





 

Menyusun laporan kemajuan (progress report) pelaksanaan improvement melalui Grafik, Gambar atau Photo Membuat poster-poster untuk sosialisasi Membuat dashboard dengan visualisasi speedometer

Dalam membuat mine plan sudah memperhitungkan mining closure yang akan dicapai Tetap fokus mencapai target produksi yang tinggi meskipun kondisi medan sulit dan curah hujan tinggi Produktivity unit sudah mencapai target perusahaan , apakah sudah lebih baik dari kompetitor Menerapkan budaya 5 R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin Mengurangi /menghindari Duplikasi proses bisnis Mengurangi/menghindari dead stock

RUANG LINGKUP No.

Bukan Improvement

Contoh

1.

Hal-hal yang sudah menjadi kebijakan perusahaan

General Overhaul pada umur equipment tertentu

2.

Perbaikan/ Repair /koreksi terhadap suatu kerusakan

Memperbaiki tanggul yang longsor, memperbaiki shank ripper yang patah

3.

Program Improvement yang sudah pernah dilakukan dalam perusahaan

Meniru program improvement project site lain


10

Ruang Lingkup Fokus Improvement pada Tiap Level Jabatan

LEVEL OF MANAGEMENT

BOD

GM / Manager (Function head, Dept head, Specialist))

Superintendent (Spt, Specialist) Supervisor (Spv, Officer, Specialist)

Foreman (Foreman, Staff)

Pelaksana* (Operator & Mechanic)**


11

Budaya Improvement: from Need to Greed

Level Benefit

Improvement dengan paksa rela

Pressure d

Improvement menjadi kebutuhan

Need

Improvement menjadi kebiasaan. Inovasi sudah mulai berkembang

Haus/obsesi akan Improvement dan Inovasi

Greed

Habit Commitment Level

Untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang berkesinambungan dibutuhkan budaya Improvement dan Inovasi di seluruh level organisasi


12

7 Alat Bantu Perbaikan (7 Quality Tools)


Apa itu 7 Quality Tools ?  Merupakan 7 alat bantu yang umum digunakan untuk membantu mempermudah, melakukan analisa data dan memahami permasalahan yang terjadi didalam suatu sistem

 7 alat bantu ini tidak mengikat dan masih terdapat jenis-jenis alat bantu lain nya yang bisa digunakan sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki.  7 Quality Tools terdiri dari: 1.

Stratification (Stratifikasi) dan Check Sheet (Lembar Periksa)

2.

Graph (Grafik)

3.

Scatter Diagram (Diagram Pencar/Tebar)

4.

Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Diagram Ishikawa)

5.

Pareto

6.

Control Chart (Peta Kendali)

7.

Histogram


13

Tools 1

Stratification dan Check Sheet


1.A. Stratification (Stratifikasi)  Merupakan proses menguraikan dan mengklasifikasikan data menjadi faktor-faktor atau unsur-unsur yang lebih spesifik.  Berguna untuk menunjukan karakteristik mempermudah untuk melakukan analisa.

data

dan

 Langkah umum dalam pembuatan stratifikasi :  Kumpulkan data dan kelompokan berdasarkan faktor-faktor (X & Y) sesuai dengan baris dan kolom dalam suatu tabel.  Hitung jumlah data secara baris dan kolom sesuai dengan faktor-faktor yang telah ditentukan sebelumnya .  Disajikan dalam bentuk tabel.

Data ketidakhadiran Area pada Bulan Maret 20XX Area

Absen

Seksi

Absen

Cuti

Sakit

Ijin

Mangkir

Area-A

3.0%

3.0%

3.0%

-

-

-

Area-B

2.0%

AreaA Area-B

2.0%

1.5%

0.5%

-

-

Area-C

1.5%

Area-C

1.5%

1.0%

-

0.5%

1.5%

Area-D

1.5%

AreaD

1.5%

-

-

-

-

Tanpa Stratifikasi


Dengan Stratifikasi

14

1.B. Check Sheet

(Lembar Periksa)

 Suatu format formulir untuk mengumpulkan data secara sistematis yang menggambarkan frekuensi dan kondisi aktual yang diamati.  Alat bantu ini dipergunakan untuk:  Memudahkan dalam melakukan pengumpulan data  Menelusuri atau mengobservasi suatu kejadian, permasalahan atau kekeliruan, sehingga dapat dicari dan dipahami situasi yang sebenarnya terjadi  Sebagai bahan menganalisa pola suatu data untuk membuat rencana perbaikan dan mengendalikan proses  Yang harus diperhatikan dalam pembuatan check sheet:  Sasaran pengumpulan data harus jelas  Stratifikasi data sesuai kebutuhan agar mudah dipahami dan diisi serta dapat memberikan perincian data yang lengkap  Tentukan tata cara pengumpulan data  Sesederhana mungkin sehingga memudahkan dan mempercepat pengisian


15

Tools 2

Graph (Grafik)


2. Graph (Grafik) • Data yang dinyatakan/disajikan dalam bentuk gambar yang menghubungkan antar variabel terkait. • Grafik dibagi menjadi 3 macam : – – –

Grafik Garis (Line Chart) Diagram Batang (Bar Chart) Diagram Lingkaran (Pie Chart)

• Manfaat dari Grafik: – Data yang ditampilkan akan lebih cepat, mudah, jelas, untuk dipahami. – Memudahkan melihat hubungan keterkaitan antar variabel. – Memudahkan melihat perbandingan antar variabel •

Cara pembuatan grafik : – Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran – Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses – Plot data ke dalam grafik dalam koordinat sumbu tertentu (tergantung jenis grafik yang digunakan).


16

Contoh Grafik Grafik Garis (Line Graph)

Grafik Balok (Bar Graph)

 Digunakan untuk menunjukan trend

 Digunakan untuk perbandingan data sejenis Grafik Produksi

Grafik Produksi Unit 180,000

X 1000 UNIT

160,000

4000

3346

3500

140,000

3171

3180

3055

2883

3000

2769

2993

2910

2797

2699

2670

2557

120,000

2500

100,000 2000

80,000 1500

60,000 1000

40,000

866

905

760

679

739

614

613

592

500

20,000

496

436

420

0

0

Tahun

921

90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '01 '02 '03 '04 '05

1989

1990

1991

Product A

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

Product B

Grafik Lingkaran (Pie Chart)  Digunakan untuk menunjukkan persentase masing-masing terhadap keseluruhan Merk Toyota

Produksi Persen ( Unit ) ( % ) 3,429,209

33.8

679,383

6.7

Nissan

1,324,427

13.1

Honda

1,223,924

12.1

Mitsubishi

997,270

9.8

Suzuki

907,905

8.9

Mazda

778,140

7.7

Others

804,589

7.9

10,144,847

100.0

Daihatsu

Total


17

Tools 3 Scatter Diagram (Diagram Pencar)


3. Scatter Diagram

(Diagram Pencar)

 Diagram yang digunakan untuk mengetahui jenis hubungan yang ada antara kedua variabel: Apakah positif, negatif atau tidak ada hubungan  Cara pembuatan Scatter Diagram: • Kumpulkan data yang memiliki kemungkinan hubungan dan buat suatu data sheet/tabel • Gambarkan sumbu X dan Y beserta skala dan keterangannya, lalu gambar titik-titik data • Masukan data yang telah diperoleh ke dalam diagram, dan lingkarilah bila ditemukan data yang sama X

Y Uang (x Rp. 1000 ) yang dibayarkan 30 ( Rp )

10.0

14,500

6.8

10,000

15.0

22,000

20.0

29,000

13.7

20,000

8.0

12,000

10.3

15,000

20.0

30,000

12.0

17,500

17.0

25,000


25 Uang yang dibayarkan

Bensin yang dibeli ( Liter )

Scatter Diagram Bensin yang dibeli vs Uang yang dibayarkan Juli 2001

Y

20 15

Garis Regresi

10 5

5

10

15

Bensin yang dibeli

20

25 ( Liter ) X

18

Contoh Scatter Diagram Contoh pertanyaan: Mencari penyebab utama terjadinya kecelakaan jalan raya. Perkiraan 3 penyebab yang diidentifikasi: 1. Kecepatan kendaraan 2. Kepadatan traffic 3. Kondisi cuaca lokal

Digunakan Scatter diagram untuk mengetahui penyebab utama terjadinya kecelakaan sehingga dapat dilakukan analisa untuk menentukan arah perbaikan yang tepat. By Tenny Aji Lestari

19

Contoh Scatter Diagram

y

y

y

x

x

Korelasi positi tapi ada pengaruh lain

Korelasi positif

Tidak ada korelasi y

y

y

x

Korelasi negatif.


x

x

x

Korelasi negatif tapi ada pengaruh lain

Tidak ada korelasi

20

Tools 4 Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Ishikawa)


4. Fishbone

(Diagram Tulang Ikan)

 Sering disebut juga sebagai diagram tulang ikan/diagram “ishikawa”.  Diagram yang digunakan untuk : • Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah • Membantu membangkitkan ide-ide dalam mencari solusi suatu masalah • Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut  Diagram ini menunjukkan 5 faktor (4M+1E) : • Man (manusia, tenaga kerja) • Method (metode) • Material (bahan) • Machine (mesin) • Environment (lingkungan) Tidak perlu mengada-ada atau memaksakan jadi 4M+1E


21

4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan)  Disusun berdasarkan informasi yang didapatkan dari sumbang saran kreatif atau brainstroming dengan rekan kerja.  Hal utama yang terdapat di fishbone/diagram tulang ikan 1. Masalah yang menjadi titik perhatian utama yang dihadapi/akan diperbaiki (terlihat pada bagian ujung/kepala) 2. Penyebab langsung dari masalah yang dihadapi. 3. Faktor yang mempengaruhi penyebab langsung (dengan metode menanyakan idealnya “5 WHY”) 4. Akar penyebab yang merupakan hal dasar yang akan diperbaiki (didapatkan dari proses akhir di poin 3).

M-ETHODE

M-ATERIAL

M-AN

PROBLEM

E-NVIRONMENT

M-ACHINE

Faktor ( Penyebab )


Karakteristik Mutu ( Akibat) 22

Tools 5

Diagram Pareto


5. Diagram Pareto  Diagram yang mirip dengan kombinasi grafik batang dan grafik garis.  Diperkenalkan pertama kali oleh Vilfredo Pareto  Diagram ini dipergunakan untuk melihat atau mengidentifikasi masalah atau penyebab yang paling dominan sehingga dapat diprioritaskan permasalahan yang akan diambil untuk diselesaikan atau menentukan penyebab dominan yang akan dipecahkan.  Menggunakan prinsip 20:80 (20% faktor/permasalahan menimbulkan minimal 80% akibat yang ada)  Cara pembuatan pareto : • Stratifikasi masalah dan nyatakan dalam angka • Tentukan jangka waktu pengumpulan data • Atur masing-masing penyebab (sesuai dengan stratifikasi). Urutkan nilai yang paling besar di sebelah kiri dan seterusnya dalam bentuk diagram batang • Gambarkan grafik garis yang menunjukan jumlah persentase akumulatif (total = 100%) pada bagian atas grafik kolom • Berikan keterangan atau nama diagram dan jumlah unit seluruhnya


23

Contoh Diagram Pareto Data pada tabel dibawah adalah data jumlah komplain yang diterima departemen XYZ.


24

Tools 6

Control Chart (Peta Kendali)


6. Control Chart (Peta Kendali) • Alat yang dipakai dalam mengendalikan proses • Peta kendali dipergunakan untuk: – Mengetahui apakah suatu proses tersebut dalam keadaan terkendali atau tidak. – Memantau proses sepanjang waktu agar proses dan mengetahui varin yang terjadi. • Pengelompokkan jenis-jenis peta kendali tergantung pada tipe datanya yang dibedakan menjadi: – Data Variabel (Variables Data), merupakan data kuantitatif yang diukur untuk keperluan analisis – Data Atribut (Attributes Data), merupakan data kualitatif yang dapat dihitung untuk pencatatan dan analisis

Setiap peta kendali memiliki: – Garis tengah (central line), yang biasa dinotasikan sebagai CL – Batas kendali (control limits), dimana satu batas kendali yang nilainya berada di atas garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali atas/upper control limit (UCL), dan yang satu lagi yang nilainya berada di bawah garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali bawah/lower control limit (LCL).


25

Contoh Control Chart (Peta Kendali) Apa yang diperlihatkan control chart POLA

POLA ABNORMAL-2

ABNORMAL-1 UCL Variasi dasar

CL

Performance Tingkat rata-rata

Cenderung naik

Cenderung turun UCL

LCL CL

UCL

Titik keluar dari batas kendali atas

• •

CL

LCL

Mempunyai kecenderungan naik atau turun. LCL

Titik keluar dari batas kendali bawah

• • • • •


Keausan peralatan secara bertahap Kenaikan/penurunan temperatur secara bertahap Pergeseran stopper yang bertahap Keletihan bekerja Akumulasi produk yang terbuang Perubahan kondisi lingkungan secara bertahap Perubahan komposisi material secara bertahap

26

Contoh Control Chart (Peta Kendali)

POLA ABNORMAL – 3

POLA ABNORMAL –4 Mempunyai pola periodik

2 dari 3 titik mendekati garis 3 sigma atas

+ 3 sigma ( UCL ) + 2 sigma ( WCL )

CL

UCL

- 2 sigma ( WCL )

CL

- 3 sigma ( LCL ) • WCL = Warning Control Limit

Penyimpangan sangat besar dari : • • • • •

Material Peralatan (rusak atau geser) Metode Alat ukur Pencampuran data


• • • • • •

Perubahan temperatur LCL Perubahan lainnya Keletihan pekerja Perbedaan pada alat ukur atau alat tes yang digunakan secara berurut Pergiliran mesin atau operator yang teratur Penggabungan data atau proses

27

Tools 7

Histogram


7. Histogram  Diagram yang terdiri atas grafik balok yang menggambarkan penyebaran/distribusi dari data-data yang ada.  Penggunaan Histogram bertujuan untuk: • Mengetahui distribusi/penyebaran dari data yang ada sehingga bisa dilihat stabilitas prosesnya. • Melihat apakah terdapat masalah pada suatu proses sehingga keinginan pelanggan tidak terpenuhi. • Visualisasi perbedaan perbaikan.

kondisi

sebelum

dan

sesudah

 Cara membuat Histogram: • Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran. • Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses. • Tentukan rentang data melalui data maksimum dan minimum. • Tentukan jumlah kelas, interval dan tentukan kelas-kelasnya.

• Tentukan titik tengah kelas dan hitung jumlah data masingmasing kelas. • Gambarkan Histogram-nya.


28

Contoh Histogram Data tidak dikelompokkan

Data dikelompokkan

Susah dipahami

Mudah dipahami

SAMPLE No.

33 25 28 28 21

29 29 28 31 27 33 28 30 27 31 24 31 32 27 30 30 26 32 28

31 31 26 26 27

FREK. 2 3 8 18 26 25 12 2 3 1

12 8 4 0

40.5

28 24 20 16

18.5

Frekuensi

mudah dipahami

29 28 30 30 29

38.5

Histogram

32 32 31 28 30

36.5

38 26 26 26 27

34.5

28 34 33 34 24

32.5

29 31 32 31 31

30.5

29 23 27 5. 37 26 32 6. 22 24 25 7. 30 30 29 8. 33 29 28 9. 29 25 26 10. 31 29 27

NILAI

KELOMPOK TENGAH 19.5 - 21.5 20.5 21.5 - 23.5 22.5 23.5 - 25.5 24.5 25.5 - 27.5 26.5 27.5 - 29.5 28.5 29.5 - 31.5 30.5 31.5 - 33.5 32.5 33.5 - 35.5 34.5 35.5 - 37.5 36.5 37.5 - 39.5 38.5

28.5

4.

KELAS

6 7 8 9 10 31 29 25 27 28 28 27 30 30 27

26.5

2. 3.

2 3 4 5 30 29 32 30 20 29 30 36 24 28 36 32 22 29 30

24.5

1.

1

22.5

No.

20.5

LOT

Batas Atas Kelas-1 Interval Nilai Tengah


29

8 Langkah Perbaikan

(8 Steps for Improvement)


Apa itu 8 langkah perbaikan ?  Merupakan framework/kerangka kerja yang bisa digunakan untuk memecahkan permasalahan dan melakukan perbaikan.  Prinsip dasar dari 8 langkah adalah PDCA (Plan – Do – Check –Action)  Dengan menggunakan 8 langkah perbaikan ini, maka diharapkan: • Penyelesaian masalah dan program perbaikan dapat dilakukan secara sistematis. • Program perbaikan dilakukan dengan pola yang tepat, efektif dan efisien. • Peningkatan/perubahan positif yang dihasilkan merupakan dari hasil proses yang tepat juga (bukan berupa keberuntungan). • Dapat mempertahankan keberhasilan yang telah dicapai.


30

Alur Kerja 8 Langkah

8

7

MENENTUKAN TEMA & JUDUL

2

MENENTUKAN TARGET

3

ANALISA FAKTOR PENYEBAB

4

MENENTUKAN RENCANA PERBAIKAN

MENENTUKAN RENCANA PERBAIKAN BERIKUTNYA

STANDARISASI HASIL PERBAIKAN

OK

6

1

EVALUASI HASIL PERBAIKAN

Not OK

5

MELAKSANAKAN RENCANA PERBAIKAN

= Alur langkah Kerja = Alur kontrol / check, jika hasil perbaikan kurang memuaskan (tidak sesuai target) By Tenny Aji Lestari

31

Langkah 1

Menentukan Tema & Judul


1. Menentukan Tema & Judul

AKTIVITAS

STEP

1

TOOLS      

Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik


o Memilih tema dan judul perbaikan

HASIL o Tema Perbaikan o Judul Perbaikan

32

1. Menentukan Tema & Judul MENGUMPULKAN DATA Kumpulkan data historikal yang terkait dengan tema. Bicara dengan data. • •

Menyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan anggapan semata

Manfaat data: 1. 2. 3. 4.

Bisa menggambarkan keadaan saat ini Bisa digunakan untuk mengendalikan proses Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses

Langkah-Langkah Mengumpulkan Data o Rencanakan pengumpulan data (data APA, SIAPA yang mengumpulkan data, DIMANA dan BERAPA LAMA data dikumpulkan) o Pastikan cara memperoleh data (BAGAIMANA cara mengumpulkan data) o Kumpulkan data yang dibutuhkan (gunakan data masa lalu; jika ada atau data baru jika data sama sekali tidak ada)

Ada bermacam-macam data dari tempat kerja kita: kualitas, jumlah produksi, biaya, keselamatan/kecelakaan kerja, kehadiran/absensi, dsb. By Tenny Aji Lestari

33

1. Menentukan Tema & Judul PENGOLAHAN DATA

Data perlu diolah agar lebih fokus pada isu-isu pokok yang memberikan dampak yang signifikan dalam pengambilan subjek perbaikan yang akan dilakukan. Dampak yang dominan tersebut akan mengarahkan untuk pengambilan Tema dan Judul Perbaikan


34

1. Menentukan Tema & Judul MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL • • • • • • • •

Adakah yang bisa dibuat lebih akurat? Adakah yang bisa dibuat lebih cepat? Adakah yang bisa ditingkatkan? Adakah yang bisa dibuat lebih murah? Adakah yang bisa dibuat lebih mudah? Adakah yang bisa dibuat lebih ringan? Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat? Adakah yang bisa dibuat lebih aman?

Buat daftar masalah/program peningkatan yang mungkin diselesaikan, berdasarkan data (KPI, Hasil Audit, Profil Resiko, Voice of Customer) yang telah dikumpulkan, jadi Pemilihan Tema dan Judul didukung dengan ketersedian data.


35

1. Menentukan Tema & Judul ILUSTRASI HUBUNGAN ANTARA TEMA & JUDUL

TEMA

JUDUL

TEMA

• Tema adalah gambaran umum untuk cakupan tindakan perbaikan (improvement) yang akan dilakukan.

JUDUL

• Judul adalah gambaran spesifik tentang cakupan tindakan perbaikan yang akan dilakukan. • Judul adalah turunan dari Tema dan didapat dari hasil analisa data.


36

Contoh Penerapan Langkah 1


Contoh Penerapan Langkah 1 Lakukan pembuatan timeline untuk improvement yang akan dilaksanakan Langkah Kerja

Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Bulan 5

Bulan 6

1. Menentukan Tema & Judul 2. Menentukan Target 3. Analisa Faktor Penyebab 4. Menentukan Rencana Perbaikan

5. Melaksanakan Rencana Perbaikan 6. Evaluasi Hasil 7. Standarisasi Hasil Perbaikan 8. Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya


37

Contoh Penerapan Langkah 1 CYCLE TIME FEBRUARY 2009 (Minutes)

70.87% Waktu Operasional DT ada di Jalan

Stratifikasi Road Segment (Low Wall Area) Road Segment

Actual Speed (km/h)

Load Side

Fleet

Term of Use

X1

19.61

Ramp Down

1-2

Short Term

Collar 3

19.50

Ramp Down

3-5

Long Term

Z1

17.37

Flat

3-4

Long Term

Z2

18.8

Flat

4-5

Long Term

Alasan Pemilihan Jalan Collar 3: 1. Waste dump C4 & C7 adalah long term waste dump di area Low Wall 2. Ramp down muatan mempunyai tingkat kesulitan yang lebih tinggi dibanding jalan yang flat / datar untuk perihal pembentukan surface jalan By Tenny Aji Lestari

38

Contoh Penerapan Langkah 1 Berdasarkan data yang ditampilkan, maka ditentukan Tema dan Judul dari Perbaikan adalah:

TEMA

JUDUL Menurunkan Cycle time unit RDT


Meningkatkan kecepatan ratarata RDT di area Collar 3

39

Langkah 2

Menentukan Target


2. Menentukan Target

AKTIVITAS STEP

2

TOOLS      

Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik


o Menentukan Target o Membuat Batasan (dan disertai dengan statement untuk memperkuat)

HASIL o Target Perbaikan o Business Case

40

2. Menentukan Target MENENTUKAN TARGET Dasar Penetapan Target Adalah : • • • • •

Target yang ditetapkan perusahaan Target dari customer Kondisi terbaik yang pernah dicapai Hasil analisa data Voting (tdk disarankan)

Syarat Target yang Ideal

S

•Specific: Target jelas (tidak bias)

M

•Measurable: Nilai dan satuan jelas (terukur)

A

•Achievable: Dapat tercapai (bukan nekat)

R

•Realistic/Reasonable: Masuk akal/Realistis

T

•Time Base: Jelas waktu pencapaiannya (hasil analisa/estimasi)


41

2. Menentukan Target BUSINESS CASE Business case merupakan gambaran dari perbaikan yang akan dilakukan. Beberapa pertanyaan berikut ini dapat membantu perumusan sebuah business case, yaitu:

A. Mengapa project penting untuk dilakukan? B. Mengapa perlu dilakukan saat ini? C. Apa konsekuensinya jika project ini tidak dilakukan? D. Hasil utama yang diharapkan dari perbaikan yang dilakukan?


42



Contoh Penerapan Langkah 2 1. TARGET YANG DITETAPKAN PERUSAHAAN VARIABEL PRODUCTION

EQUIPMENT PERFORMANCE

LL

Target

UL

Unit

Ach. Plan Coal

90%

100%

110%

Percent

Ach. Plan OB

90%

100%

110%

Percent

PA

80%

90%

--

Percent

Eff. Working Hour

60%

70%

--

Percent

MTBF

100

150

300

Hours

PC 400 Productivity

250

300

--

BCM/Hour

PC 300 Productivity

200

250

--

BCM/Hour

PC 2000 Productivity

800

900

--

BCM/Hour

PC 750 Productivity

380

420

--

BCM/Hour

PC 1250 Productivity

450

520

--

BCM/Hour

--

80%

90%

Percent

Kesesuaian Desain

85%

100%

--

Percent

JS vs TC Variance

0%

2%

3%

Percent

--

1.2

1,3

USD/BCM

COST OF REVENUE PDFR SAFETY SR

ENGINEERING

Fuel Cost


43

Contoh Penerapan Langkah 2 2. TARGET DARI CUSTOMER ATAU OWNER

CUSTOMER REQUIREMENT Tahun 20XX Project XYZ

Coal Mining Production Overburden Production

8.000.000 Ton 80.000.000 Bcm

PLAN ALAT PRODUKSI (Jumlah)

PLAN PRODUKTIVITAS

Equipment Type EX 2500 PC 3000 RH 120 PC1800 PC1250 R984C PC 1100


Productivity Plan 1100 1050 900 850 500 500 450

PLAN UTILITAS

Equipment Type

PC-3000 EX-2500 PC1800 RH120C R 984 PC1250 PC-1100

Utility Plan

73% 73% 75% 72% 71% 72% 72%

44

Contoh Penerapan Langkah 2 3. PENCAPAIAN TERBAIK

Average Speed RDT All Area in 2008 Month

Speed (Km/Hr)

January February March April May June July August September October November December

20.88 20.86 20.77 21.64 20.66 20.72 20.59 20.94 21.60 21.17 18.98 16.94


Highest achievement in 2008

TARGET 2009

45

Contoh Penerapan Langkah 2 4. HASIL ANALISA DATA Data TROUBLE ERROR A1-B1 periode OKTO - DES 20xx A1-B1 Eror11&15 Frekwensi Downtime

Okt 7 25,61

Nov 10 48,15

Des 15 204,95

Total 32 278,71

Arvg 11 92,90

Target 5 43,55

Prctg 46,88% 46,88%

Dalam menentukan target perbaikan : Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan target manajemen MTBF PTXX alat PC 750 adalah 100 jam. Perhitungan target perbaikan adalah (untuk target maksimum BD A1-B1): Rata-rata jam operasi unit PC750 = 500 jam = 5 kali ( target manajemen ) Target manajemen unit PC750 100 jam

Untuk target perbaikan yang lebih menantang: Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan achievment MTBF YTD (rata-rata pencapaian selama satu tahun MTBF PC 750 yang sudah pernah tercapai adalah 130 jam) Perhitungan target perbaikan adalah : Rata-rata jam operasi unit PC750-7 = 500 jam = 3,8 = 4 kali (Target Perbaikan) Pencapaian YTD MTBF PC 750 130 jam

TARGET By Tenny Aji Lestari

46

Contoh Penyajian Target Achievement Average Speed DT All Area in Tahun 2008 Bulan

Speed Avg

January February March April May June July August September October November December

20.88 20.86 20.77 21.64 20.66 20.72 20.59 20.94 21.60 21.17 18.98 16.94

Highest achievement in 2008

TARGET 2009

Dipilih Target berdasarkan pencapaian terbaik pada tahun operasional sebelumnya, untuk itu dituliskan pernyataan target sebagi berikut.

TARGET


Meningkatkan kecepatan rata-rata RDT menjadi 21.64 km/h pada bulan JUNI 2009 47

Contoh Business Case BUSINESS CASE

RDT Travel Speed Improvement Project di area Collar 3 ini perlu segera untuk dilakukan, karena jika masih tetap dengan kecepatan rata-rata tahun 2008, maka akan berpotensi menimbulkan kerugian sebesar Rp XXXXX selain itu juga akan berdampak pada kepuasan pelanggan di tahun 2009. Pada tahun 2009, target rata-rata yang harus dicapai untuk average travel speed adalah XXX km/jam (untuk jalan yang termasuk long term permanent). Salah satu jalan long term permanent adalah jalan Collar 3 yang pencapaian average travel speed-nya secara YTD masih dibawah target yaitu sebesar 19,XX KM/JAM , sehingga dipilih sebagai lokasi untuk pelaksanaan perbaikan. Tujuan utama setelah perbaikan ini dilaksanakan adalah untuk meningkatkan kecepatan rata-rata unit RDT di collar 3 minimal sesuai dengan target yang telah ditetapkan yaitu 21,64 km/jam sehingga akan berdampak pada penurunan cycle time unit dan peningkatan produktivitas dan produksi.


48

Langkah 3

Analisa Faktor Penyebab


3. Analisa Faktor Penyebab STE P

AKTIVITAS

3

TOOLS  Fishbone (tool yang paling sering digunakan)  Pareto  Scatter  Check Sheet


o Genba o Mencari kemungkinankemungkinan Penyebab o Menentukan Penyebab utama

HASIL o Penyebab Langsung o Akar Penyebab

49

3. Analisa Faktor Penyebab Pada langkah ini hal yang dilakukan adalah: 1. Mencatat fakta lapangan yang ada 2. Analisa menemukan akar penyebab (bisa menggunakan fishbone). 3. Jika diperlukan (untuk mengambil prioritas akar penyebab yang akan diperbaiki atau untuk menguji validitas akar penyebab dan masalah yang dihadapi), maka dilakukan analisa dengan menggunakan scatter diagram, pareto atau lainnya. 4. Menemukan penyebab langsung

Untuk melihat permasalahan yang ada berdasarkan kondisi aktual lapangan, maka cara yang dilakukan adalah dengan mengamati langsung operasional di lokasi kerja (GENBA): 1. Selidiki di proses bagian apa dan mana permasalahan tersebut terjadi 2. Selidiki kronologis masalah, sehingga bisa dipahami dengan baik. 3. Kumpulkan fakta yang ada (berupa ilustrasi/foto) tentang kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi. 4. List semua temuan (fakta yang ada) dan kemudian dikelompokkan kedalam pernyataan masalah yang terklasifikasi menjadi Kelompok utama ( bisa 4M+1E, 4P atau hal lainnya). 5. Untuk tahap awal, klasifikasi yang digunakan adalah 4M+1E

Jangan bahas dulu mengapa penyimpangan tersebut terjadi.


50

3. Analisa Faktor Penyebab TEKNIK PENULISAN DAN KLASIFIKASI TEMUAN HASIL GENBA Penyimpangan atau kondisi yg kurang baik (hasil GENBA)

No.

Dikelompokkan

Data dan Fakta

Pengelompokan Temuan (deviasi negatif)

Stratifikasi

Pernyataan Masalah

Faktor Stratifikasi Mis : 4M + 1E

Penyebab Langsung

Untuk dianalisa satu persatu dengan Fishbone diagram dibantu pertanyaan 5 why (ideal)


51

3. Analisa Faktor Penyebab TEKNIK PENGELOMPOKKAN MASALAH (MENENTUKAN PENYEBAB LANGSUNG) No.

Data dan Fakta

Pernyataan Masalah

Pengelompokan Temuan (deviasi negatif)

Man

Penyebab Langsung

Faktor Stratifikasi Mis : 4M + 1E Misalnya: Man Material Machine Method Environment

Material

Penyebab Langsung 3 Penyebab Langsung 1

Penyebab Langsung 2

Penyebab Langsung 4

Penyebab Langsung 6 Penyebab Langsung 5

Machine By Tenny Aji Lestari

Method

MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN (dari langkah 1)

Penyebab Langsung 7

Environment 52

3. Analisa Faktor Penyebab TEKNIK PEMBUATAN FISHBONE Penyebab Langsung dianalisa dengan pertanyaan (Ideal nya dengan “5 WHY”) hingga ditemukan akar penyebabnya.  Perhatikan cara menarik garis/panah = Penyebab Langsung = diisi dengan jawaban “Kenapa XXXX bisa terjadi???”

MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN > Kepala Ikan (dari langkah 1)

Penyebab Langsung 7

Penyebab

3

Environment

Yang akan dicari solusi perbaikan

Akar Penyebab 2

Penyebab Penyebab


5

4

53



Contoh Penerapan Langkah 3 (1) Data fakta dan klasifikasi masalah untuk pengamatan periodical service 1 (250 hrs) yang dilakukan oleh mekanik No.

Data dan Fakta

Pernyataan Masalah

Faktor Stratifikasi Mis : 4M + 1E

1 2 3

Butuh 2 oil trap Butuh 2 mekanik (sering nunggu) Selain tools, juga butuh hose

Waktu prepare lama

4 5 6

Cover berat Buka seluruh baut (4 baut) Butuh 2 mekanik untuk membuka cover

Buka cover lama

7 8 9 10

Posisi drain plug pada ruang sempit Ruang gerak sekitar drain plug terbatas Kondisi drain plug panas Buka drain plug sulit

Buka Plug sulit/repot & lama

MACHINE

11 Proses drain oil harus ditunggui mekanik 12 Aliran oil kecil dan lambat 13 Proses drain oil mengandalkan gravitasi

Proses Drain Oil lama

METHOD

14 Menuang waste oil ke waste tank 15 Membereskan oil trap 16 Membersihkan oil yang tercecer

Waktu beres-beres lama

METHOD

Data dan Fakta dalam pelaksanaan GENBA


METHOD

MAN

Kelompokan permasalahan berdasarkan temuan (Penyebab Langsung)

54

Contoh Penerapan Langkah 3 (2) Pengamatan kondisi jalan karena travel speed rendah No

Data dan Fakta

Pernyataan Masalah

Stratifikasi

1.

Jalanan sempit

ENVIRO

2.

Banyak terdapat spoil di bagian pinggir jalan

ENVIRO

3.

Material tidak sesuai untuk perkerasan jalan

MATERIAL

4.

Genangan air di badan jalan

METHOD


55

Contoh Penerapan Langkah 3 (2) FISHBONE DARI CONTOH 2

ENVIRO Desain Jalan

MATERIAL Pemilihan material tidak efektif

Tidak ada perawatan berkala

Kurang pengetahuan tentang material jalan

Tidak ada jadwal pekerjaan general Jalan Sempit Spoil di bagian pinggir jalan

Material tidak sesuai untuk permukaan jalan

Low Spee d

Genangan air di badan jalan

Metode yang tidak tepat dalam operasional grader Kemiringan jalan dan tidak adanya aliran air ke drainase

METHODE

Belum ada Standard Parameter

Pengetahuan pengawas tidak sama

= Akar Penyebab


56

Langkah 4 Menentukan Rencana Perbaikan


4. Menentukan Rencana Perbaikan

STEP

4

TOOLS Tidak ada tool spesifik Bisa menggunakan konsep 5W+2H


AKTIVITAS o Mencari ide-ide perbaikan o Memilih ide-ide perbaikan

HASIL o Alternatif-alternatif perbaikan o Ide perbaikan yang akan dijalankan (dalam format 5W+2H)

57


Bukan saatnya untuk mengulang pada bentuk solusi “favorit” atau yang rutin dilakukan untuk mengatasi masalah. Utamakan “breakthrough decisions”

Gunakan “PENDEKATAN BERPIKIR KREATIF”  BENCHMARKING  BEST PRACTICE  BRAIN STORMING


58

4. Menentukan Rencana Perbaikan MEMILIH IDE PERBAIKAN Memilih Ide Perbaikan:

Akar Penyebab

• Tind. Perbaikan 1 • Tind. Perbaikan..n

(dari langkah ke 3)

Alternatif Ide Perbaikan:

• Alternatif Tind. Perbaikan 1 • Alternatif Tind. Perbaikan 2 • Alternatif Tind. Perbaikan ..n

Dapatkan beberapa alternatif solusi untuk setiap penyebab utama Ide-ide perbaikan yang dicari adalah yang permasalahan berulang kembali (repetisi masalah)

mencegah

Pastikan bahwa ide perbaikan yang diajukan tidak memiliki efek samping yang merugikan, jika ada persiapkan tindakan untuk menanggulanginya Semua anggota harus terlibat aktif dalam mengeluarkan ide-ide perbaikan yang kreatif, realistis dan terukur.


59


DAFTAR PENGEMBANGAN IDE PERBAIKAN



Elimination Apa yang terjadi bila sesuatu dihilangkan (eliminate)?



Reversal Apa yang terjadi bila sesuatu proses dibalik?



Enlargement and Reduction Apa yang terjadi bila sesuatu diperbesar (enlarge) atau dikurangi (reduce)?



Replacement and Substitution Apa yang terjadi bila menggunakan sesuatu yang diubah settingnya atau malah diganti



Changing of Sequence Apa yang terjadi bila urutan kerja/proses diubah



Combine Apakah dimungkinkan dua atau lebih perkerjaan digabungkan menjadi satu?


60

4. Menentukan Rencana Perbaikan MEMILIH IDE PERBAIKAN

A.

1 Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan Akar Penyebab

B.

Tindakan Perbaikan

1 Akar Penyebab – Beberapa Tindakan Perbaikan Akar Penyebab

Tindakan Perbaikan

Tindakan Perbaikan

C.

Beberapa Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan Akar Penyebab

Tindakan Perbaikan

Akar Penyebab


61

4. Menentukan Rencana Perbaikan Buatlah Rencana Perbaikan dengan menggunakan metode 5W+2H: What

: Subjek perbaikan yang akan dilakukan (akar penyebab)

How

: Apa cara memperbaiki nya (bisa beberapa alternatif

solusi)? Why

: Mengapa dilakukan perbaikan seperti itu? Atau apa dasar pemikirannya?

Where

: Di mana lokasi perbaikannya?

When

: Kapan perbaikan tersebut selesai dilakukan?

Who

: Siapa penanggung jawab pelaksanaan perbaikan?

How much : Berapa estimasi biaya yang diperlukan untuk melakukan tindakan perbaikan tersebut?

No

What

How


Why

When

Where

Who

How Much

62



Contoh Penerapan Langkah 4 No 1.

What Desain Jalan

How 1. Pelebaran Jalan

Why

When

Where

Who ASD

Dilakukan redesign untuk jalan di Collar 3, agar tidak ada lagi kondisi blindspot, permukaan jalan yang tidak rata dan jalan sudah lebar mengikuti design yang telah ditentukan

W2 Maret 2009

Collar 3

W3 Maret 2009

Collar 3

3. Desain permukaan jalan

Pelaksanaan Re-Sharp and Rehandling untuk surface jalan.

W2 April 2009

Collar 3

2. Menghilangkan area blindpot

2.

Tidak ada general work scheduling PSV

Pembuatan general work schedule PSV

Pembuatan schedule kerja PSV akan sangat membantu pelaksanaan kerja di lapangan, sehingga akan lebih termonitor dan plan pekerjaan akan lebih tertata

W1 Juni 2009

MININ G AREA

ASD

3.

Kurang pengetahun untuk material perkerasan

Refresh tentang pemilihan material untuk pekerjaan konstruksi jalan tambang

Refresh ini dilakukan untuk memberitahu dan mengingatkan kembali kepada tiap foreman yang terlibat dalam proyek konstruksi jalan tambang tentang cara pemilihan material yang cocok untuk tiap lapisan jalan sesuai dengan design, sehingga tidak asal material yang digunakan dalam pembuatan jalan

W4 April 2009

MININ G AREA

RAK

4.

Tidak ada standar parameter sudetan di bundwall

Pembuatan standar parameter tentang drainase jalan

Standar parameter drainase jalan dibuat dan kemudian disosialisasikan sehingga para pengawas & operator unit mengetahui tentang standar parameter drainase jalan tambang,

W2 Juni 2009

MINING AREA

RHA

5.

Tidak seragamny a pengetahua n pengawas

Refresh terhadap standar parameter / INK yang sudah ada

Untuk mengingatkan kembali dan menjaga pemahaman pengawas tentang metode pembuatan konstruksi jalan tambang & perawatan jalan tambang maka dilakukan refresh bertahap dalam jangka waktu tertentu

W3 Juni 2009

MINING AREA

RHA


63

Langkah 5

Implementasi Ide Perbaikan


5. Implementasi Ide Perbaikan

STE P

AKTIVITAS

5

o Melaksanakan ide-ide perbaikan

HASIL o Penjelasan proses pelaksanaan perbaikan o Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan


64

5. Implementasi Ide Perbaikan Melakukan tindakan perbaikan untuk menangani akar masalah 1

Lakukan penanggulangan sesuai rencana

2

Kumpulkan data dan catat hal-hal penting yang ada

3

Pastikan tidak menimbulkan masalah baru

4

Mengajak ikut serta pihak-pihak terkait

5

Jika di tengah implementasi terdapat ide yang lebih baik, maka segera diskusikan dengan tim

Yang perlu dijelaskan pada langkah ini 1

Proses dalam pelaksanaan/implementasi Perbaikan (langkah kerja/process flow-nya)

2

Kesulitan yang dihadapai

3

Hasil yang dicapai mendapatkannya

4

Melakukan proses PDCA se-optimal mungkin


dan

bagaimana

ide

untuk

65

5. Implementasi Ide Perbaikan HAL PENTING DALAM IMPLEMENTASI IDE PERBAIKAN     

Buat pengertian bersama dan konsensus sebelum implementasi. Perhitungkan faktor resiko agar perbaikan yang sesungguhnya tidak terganggu. Gunakan data untuk meyakinkan hasilnya nanti. Waspada terhadap hal-hal yang tidak diinginkan Pada langkah 5 ini merupakan bukti pelaksanaan dari analisa yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya

INGAT ! Perbaikan adalah suatu proses...


66

5. Implementasi Ide Perbaikan Untuk memastikan bahwa rencana perbaikan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan, buatlah perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan dilaksanakan. Gambar atau foto bisa lebih menjelaskan hasil aktifitas perbaikan.

No.

Tindakan perbaikan

Kondisi sebelum perbaikan


Kondisi sesudah perbaikan

WHERE, WHEN & WHO

HOW

MUCH

67

5. Implementasi Ide Perbaikan Salah satu bentuk check sheet yang bisa digunaakan dalam implementasi dari ide perbaikan.


68



Contoh Penerapan Langkah 5 PENJELASAN KONDISI SEBELUM PERBAIKAN YANG DILAKUKAN, SESUDAH PERBAIKAN & DAMPAK PERBAIKAN


69

Langkah 6

Evaluasi Hasil Perbaikan


6. Evaluasi hasil Perbaikan

STEP

6

TOOLS  Pareto  Histogram  Grafik

AKTIVITAS o Memeriksa kinerja hasil perbaikan o Menjelaskan manfaat hasil perbaikan

HASIL o Perbandingan kinerja sesudah perbaikan dengan kinerja awal dan target o Penjelasan manfaat hasil perbaikan dari segi QCDSMP (Quality, Cost, Deliverable, Safety, Morale, Productivity)


70

6. Evaluasi hasil Perbaikan Periksa kinerja (dari Implementasi perbaikan) dengan menggunakan tolak ukur, tools, satuan, periode waktu yang sama dengan proses analisa data yang digunakan pada Langkah 1 -2.

Membuat Perbandingan Kinerja SEBELUM – PROSES – SESUDAH mudah untuk dilihat, analisa dan dipahami.

(APPLE to APPLE)

Terutama Poin TARGET

MEMBANDINGKAN DENGAN PARETO Sebelum Penanggulangan p/u

Sesudah Penanggulangan 100 %

0.5 N = 50

40 %

90 %

0.4

82 %

p/u

70 %

100 % 0.3

0.3 50 %

N = 30

50 %

83.33 %

0.2

0.2

73.33 %

50 % 56.57 % 33.33 %

0.1

0.1

0

0 A


B

C

D

LAIN LAIN

0

0 B

A

C

D

LAIN LAIN

71

6. Evaluasi hasil Perbaikan Bandingkan progress/hasil yang ada selama proses (mulai dari awal – implementasi tiap point solusi yang telah dirumuskan – semua solusi di terapkan) dengan target yang telah ditetapkan

Hasil akan lebih jelas untuk terlihat

Penurunan jumlah kerusakan XYZ Tahun 2009 p/u

0.6 0.5

Target Hasil

0.4 50 %

0.3 0.2

75 % Penanggulangan-1 Penanggulangan-2

0.1 0

Penanggulangan-3

J FM AM J A S O N D


72

6. Evaluasi hasil Perbaikan Jika hasil perbaikan kurang memuaskan, proses check yang harus dilakukan adalah: Check Step 2 -- Apakah target yang ditentukan belum tepat sehingga mengakibatkan perbaikan tidak sesuai yang diharapkan jika OK, maka….

Check Step 3 -- Pastikan akar penyebab yang didapat dari analisa 4 W+1 E telah tepat , mendalam dan benar merupakan akar -jika OK, maka….


Check Step 5 -- Apakah pelaksanaan/implementasi telah sesuai dengan perencanaan --

Check Step 4 -- Pastikan semua akar penyebab telah dibuatkan tindakan pencegahan/perbaikannya secara tepat -jika OK, maka….

73

6. Evaluasi hasil Perbaikan PERHITUNGAN UNTUK BENEFIT TANGIBLE BENEFIT

INTANGIBLE BENEFIT

Manfaat langsung/riil yang termasuk kategori ini diantaranya adalah :

Manfaat potensial, yang termasuk kategori ini diantaranya adalah :

1. Penghematan/ penurunan operational cost 2. Increase revenue 3. Pendapatan bunga 4. Cash flow 5. Peningkatan produksi

1. Biaya yang bisa dihindari (cost avoidance) 2. Peningkatan semangat kerja karyawan 3. Employee engagements index 4. Keuntungan potensial 5. Future value


74



Contoh Penerapan Langkah 6 (1) Setelah Implementasi

Sebelum Implementasi 20.00 18.00

97.40% 17.26

100.00% 100.00%

86.73%

16.00 14.00

80.00% 68.88%

12.00

60.00%

10.00 8.00

40.00%

6.00

4.47

4.00

20.00%

2.67

2.00

0.65

-

0.00% Travel Time

Stop Time Minute

Load Dumping Time time Cumulative

Travel Time turun dari 19.1 menit menjadi 17.26 menit yang disebabkan averge speed dump truck yang meningkat dari 19.61 km/hrs menjadi 21.57 km/hrs (Juni 2009)


75

Contoh Penerapan Langkah 6 (2)


76

Contoh Penerapan Langkah 6 Manfaat Riil (Tangible Benefit) 1. PENURUNAN BIAYA OPERASI 1.1 Penurunan Rework/Scrap

Rp.

1.2 Penurunan Biaya Overtime

Rp.

1.3 Penghematan Material

Rp.

1.4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim

Rp.

1.5 Lain-lain :

Rp.

2. PENINGKATAN PENDAPATAN 2.1 Peningkatan Kapasitas

Rp.

2.2 Pendapatan Baru (riil)

Rp.

3. PENDAPATAN BUNGA 3.1 Peningkatan pendapatan bunga

Rp.

3.2 Penurunan beban bunga

Rp.

4. ALIRAN KAS 4.1 Penurangan penggunaan fasilitas

Rp.

4.2 Penurunan tagihan [A/R]

Rp.

4.3 Penurunan holding cost inventory

Rp.

A. TOTAL MANFAAT (1+2+3+4)

Rp.


77

Contoh Penerapan Langkah 6 BIAYA PROYEK (Incremental cost only) 1. PENGEMBANGAN PROYEK 1.1 Man Hour Tim

Rp.

1.2 Biaya pencetakan, material, dll

Rp.

1.3 Lain-lain:

Rp.

2. IMPLEMENTASI PROYEK 2.1 Pelatihan

Rp.

2.2 Sosialisasi

Rp.

2.3 Peralatan, dll

Rp.

B. TOTAL BIAYA PROYEK (1+2)

Rp.

Net Quality Income Net Quality Income (A-B)

Rp.

Rasio Biaya/Manfaat (B/A)

(%)


78

Contoh Penerapan Langkah 6 MANFAAT POTENSIAL (INTANGIBLE BENEFIT) Point

Intangible Benefit

Q C D S M P Untuk poin manfaat potensial yang bisa diperoleh (intangible benefit) tidak mengikat kedalam 6 poin QCDSMP. Hal ini dengan artian bahwa tidak perlu memaksakan/memaksa/ merekayasa sehingga terpenuhi secara QCDSMP , jika hanya terdapat 5 dari 6 poin atau kurang, maka sajikan saja apa adanya.


79

Langkah 7

Standarisasi Hasil Perbaikan


7. Standarisasi Hasil Perbaikan STE P

7

AKTIVITAS o Membuat standarisasi proses o Membuat standarisasi kinerja/ hasil

TOOLS

HASIL

 Tidak ada tools khusus  Bisa menggunakan prosedur kerja

o Dokumen mutu (SOP/INK/STD) o Monitoring sistem (Form) sebagai kontrol o Buku manual dan lain nya


80

7. Standarisasi Hasil Perbaikan  Tanpa adanya standar, dengan berjalannya waktu, tindakan perubahan yang telah dibuat dan diimplementasikan akan mulai dilupakan secara bertahap sehingga tetap akan kembali ke cara lama. Potensi masalah yang sudah ditanggulangi akan muncul kembali.  Tanpa adanya standar yang jelas, pergantian personal/karyawan dalam suatu unit kerja akan menambah potensi timbulnya masalah yang berulang.

A S KEMAJUAN

C D A P

PEMELIHARAAN

C D PERBAIKAN

A S C D

STANDARD A P

Perubahan Kebijakan Prosedur Tertulis

PEMELIHARAAN

INGAT !

Tujuan Standarisasi adalah kualitas hasil improvement tetap terjaga (secara proses dan hasil).

Uraian Pekerjaan Pelatihan/Sosialisasi


81

7. Standarisasi Hasil Perbaikan Orang Lama

LUPA

TANPA STANDA RD

Masalah Timbul / Berulang

Orang Baru

TIDAK MEMAHAMI

1 PROSES KERJA

STANDARISASI

• Instruksi Kerja (INK) • Standard Operating Procedure (SOP)

2 KINERJA/ HASIL

• Standard Parameter (STD) • Form (untuk monitoring aktifitas)

DOKUMEN MUTU By Tenny Aji Lestari

82



Contoh Penerapan Langkah 7 Standarisasi Proses Kerja Dokumen yang dibuat / Revisi

Tangga l

1

Pembuatan jadwal pekerjaan PSV perminggu secara detail lengkap dengan time frame dan PIC pekerjaan

Rencana progres kerja mingguan section OB (jalan, waste dump, pompa, sump)

W2 juni

2

Jalan tidak bergelombang, tidak pecah dan padat

Instruksi kerja road patching and road surfacing

W2 juni

No

Kondisi Sesudah Perbaikan

DOKUMEN (berbentuk SOP/INK)

Standarisasi Kinerja/Hasil (termasuk untuk monitoring ) No

Kondisi Sesudah Perbaikan

Dokumen yang dibuat / Revisi

Tangga l

1

Kondisi Jalan Area minimal dalam kondisi indikator “GOOD” (95-100%)

Road Audit Report dan checklist (PRO-ENGPLANT-HSE)

W2 juni

2

Kecepatan rata-rata RDT di Area 21,75 km/jam

Payload monitoring secara mingguan

W2 juni

3

Sodetan / perimeter ditch teratur

STD Perimeter Dicth

W2 juni

DOKUMEN (berbentuk STD/ FORM)

Prosedur (SOP-INK-STD-FORM) yang dibuat harus sesuai dengan ketentuan resmi perusahaan By Tenny Aji Lestari

83

Langkah 8 Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya


8. Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya

AKTIVITAS STEP

8

o Menentukan rencana perbaikan berikutnya

TOOLS    

Check Sheet Stratifikasi Pareto Histogram


HASIL o Tema dan Judul perbaikan berikutnya

84

8. Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya 1. Gali potensi masalah-masalah/program-program perbaikan yang masih ada. Masalah/program perbaikan umumnya tidak dapat ditanggulangi dengan sempurna dan perlu proses yang bertahap (karena banyak variabel yang saling berkaitan) dan kondisi ideal sulit untuk dicapai. Tetap berpatokan pada prinsip Input – Proses – Output (rantai operasional). 2. Buat rencana tentang yang akan dilakukan dengan masalahmasalah yang masih ada dalam lingkup operasional. Pemilihan/prioritas untuk hal yang akan dipecahkan (tema untuk kegiatan improvement berikutnya). (Bisa mengambil dari Langkah 1 atau mengambil hal lain yang lebih mendesak dan penting, berdasarkan hasil analisa pribadi, analisa grup ataupun persetujuan atasan). 3. Review hal yang telah berjalan baik dan benar serta yang belum. Mengulas hal yang telah dilakukan akan membantu peningkatan kualitas untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan berikutnya. Analisa dan pahami perbedaan antara teori dan praktek terutama dalam kondisi operasional. Perbandingkan antara rencana yang ada dan implementasinya untuk melihat deviasi yang terjadi. By Tenny Aji Lestari

85

Kesimpulan 8 Langkah No.

Step / Langkah

Objective / Aktivitas

2.

Menentukan Tema & Judul Menentukan Target

   

3.

Analisa Faktor Penyebab

 Menentukan penyebab langsung terhadap problem yang dibahas  Menentukan akar penyebab

1.

4.

Menentukan Rencana Perbaikan

5.

Melaksanakan Rencana Perbaikan

6.

Evaluasi Hasil Perbaikan

7.

Standarisasi Hasil Perbaikan

8.

Menentukan Perbaikan Berikutnya


Memilih Tema Memilih Judul Menentukan Target Menentukan batasan perbaikan

DeliverableS / Hasil    

Tema Perbaikan Judul Perbaikan Target perbaikan Ruang lingkup/batasan perbaikan  Business Case  Penyebab langsung

 Akar penyebab (dan bisa juga jika akar penyebab yang dihasilkan banyak, ditentukan akar penyebab utama nya dengan analisa pareto atau scatter)  Mencari ide-ide perbaikan  Apa akar permasalahannya (penanggulangan) (What)  Memilih ide perbaikan  Lokasi Pelaksanaan (Where)  Alasan pemilihan (Why)  Cara Perbaikannya (How)  Biaya diperlukan (How Much)  Penanggung jawab (Who)  Target penyelesaian/due date (When)  Pelaksanaan rencana  Deskripsi /penjelasan proses perbaikan yang telah pelaksanaan perbaikan dipilih  Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan  Memeriksa hasil  Deskripsi /perbandingan kinerja perbaikan sebelum dan sesudah perbaikan (membandingkan (membandingkan sesudah sebelum dan sesudah perbaikan dengan kinerja perbaikan) awal/target)  Menjelaskan manfaat  Penjelasan manfaat hasil hasil perbaikan perbaikan secara QCDSMP  Membuat standarisasi  Dokumen Mutu (SOP, INK) Proses  Dokumen Mutu (STD, Form)  Membuat standarisasi  Sistem Control Chart Kinerja  Monitoring Kinerja  Menentukan rencana  Tema dan Judul perbaikan perbaikan berikutnya berikutnya 86

Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools

Recommend Documents