Technisch draaiboek HOVON-Congres Gemaakt door: Paul Lenders Draaiboek versie: Betreft: Naam opdrachtgever: Accountmanager:
4, gemaakt op 22 januari 2010 4e Nederlandse Hematologie Congres HOVON / NVvH VU Medisch Centrum Caroline Wardenier
Inhoudsopgave Inleiding Informatie congres AV-benodigdheden Inhuur AV-assistentie Tijdsplanning Reflectie Bevestiging Stagebegeleider
Pagina 2 Pagina 3 Pagina 4 t/m 7 Pagina 8 en 9 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 12 en 13 Pagina 14
1
Inleiding Na 10 weken stage gelopen te hebben, bleek er uit het tussentijdse beoordelingsgesprek dat ik een uitdaging nodig had, om de aankomende 10 weken nog een stapje hoger te kunnen doen. Martijn kwam met het idee om mij een congres te laten organiseren en plannen. Dit werd het 4e Nederlandse Hematologie Congres, één van de grootste congressen die Hotel en Congrescentrum Papendal in het jaar draait. Het is mijn taak om dit congres technisch te organiseren en plannen. Ik zou de verantwoordelijkheid krijgen over alle AV tijdens dit congres. Dit is voor mij een grote uitdaging. Ik heb nog nooit iets dergelijks gedaan.
2
Informatie congres Dit is informatie over het congres, te vinden op www.hematologiecongres.nl
Het is de vierde van een jaarlijks terugkerende gebeurtenis waarin de Nederlandse hematologie haar fundamentele en klinische vorderingen over het afgelopen jaar presenteert. Het congres geeft de mogelijkheid aan promovendi en onderzoekers de jongste resultaten van hun onderzoek te presenteren. Ook worden klinische noviteiten kritisch besproken. Daarnaast biedt het congres u de mogelijkheid uw netwerk uit te breiden. Het Dutch Hematology Congress heeft geen winstoogmerk en wil de prijzen zo laag mogelijk houden. Tegelijkertijd is het congres voor alle hematologen, internisten, kinderartsen, radiotherapeuten, oncologen, pathologen, arts-assistenten, datamanagers, researchverpleegkundigen, onderzoekers, analisten en alle andere belangstellenden in Nederland en België, dé manier om op de hoogte gebracht te worden van de laatste ontwikkelingen in de hematologie in een compacte nascholing.
Congrescentrum Papendal en het Hematologiecongres hebben al jarenlang een prettige samenwerking. Het congrescentrum beschikt over goede faciliteiten, professionele dienstverlening in een prachtige en goed bereikbare omgeving, met ruimschoots gratis parkeergelegenheid.
Hotel en Congrescentrum Papendal is door 'Het Erkende Congresbedrijf' in 2008 geclassificeerd met 5 hamers (hoogste classificering in Nederland).
3
AV-benodigdheden Lobby (27 tot en met 29 januari) AV-middelen 1 laptop (probleem-balie) 1 stroompunt pin-apparaat (probleem-balie)
HCP
Bourgonje 1x laptop
Overig
1x stroompunt
1 laptop (sprekers-balie) 1 kleurenprinter (sprekersbalie) 1 laptop + LCD-scherm (sprekers-balie)
1x laptop 1x kleurenprinter 1x laptop 1x LCD-scherm*
2 stroompunten (stemzuilen) 2x stroompunt *= De AV-middelen van Bourgonje zijn al op HCP op voorraad, deze hoeven niet extra ingehuurd te worden
Athene B/C (27 tot en met 29 januari) AV-middelen uitgelicht vast podium (14x4 meter) 2 beamers 2 meekijkschermen (22” en 36”) 2 laserpointers
HCP X
Bourgonje
Overig
2x 6.000 al beamer 2x meekijkscherm (22”en 36”)* 2x groene laserpointer
2 laptops 2x laptop 1 kathedermicrofoon 1x KM 2 bestuurstafel microfoons 2x BM 3 reversmicrofoons 3x RM 1 draadloze microfoon 1x DM 4 zaalmicrofoons 4x ZM 200 stemkastjes met begeleiding 200x stemkastje *= De AV-middelen van Bourgonje zijn al op HCP op voorraad, deze hoeven niet extra ingehuurd te worden Op vrijdag 29 januari: 2 draadloze microfoons, van HCP zelf
4
Athene A (27 en 28 januari tot 15:00) AV-middelen Uitgelicht podium (6x3 meter) (breedte opstelling) Meekijkscherm
HCP X
Bourgonje
Overig
1x meekijkscherm, 17”
Beamer + scherm
1x beamer + scherm* 1x groene laserpointer
laserpointer
laptop 1x laptop 1 kathedermicrofoon 1x KM 2 reversmicrofoon 2x RM 2 zaalmicrofoon 2x ZM *= De AV-middelen van Bourgonje zijn al op HCP op voorraad, deze hoeven niet extra ingehuurd te worden
Athene A + Foyer 1 (28 januari vanaf 15:00) AV-middelen Sfeerverlichting (LED-parren) Podium (7x4 meter) Athene A Podium (3x4 meter) Foyer 1
HCP X X X
Bourgonje
Overig
Foyer 2 (27 tot en met 29 januari) AV-middelen Uitgelicht podium (6x3 meter) Meekijkscherm Beamer + scherm
HCP X 1x meekijkscherm (17”) 1x scherm + beamer
1 laserpointer 1 laptop 1 kathedermicrofoon 2 reversmicrofoons 2 zaalmicrofoons
Bourgonje
Overig
1x groene laserpointer 1x laptop 1x KM 2x RM 2x ZM
5
Conferentiezaal 8/9 (27 januari) AV-middelen Beamer + scherm DVD-speler 1 laserpointer 1 kathedermicrofoon 2 reversmicrofoons 2 zaalmicrofoons 20 laptops, geïnstalleerd met cursusmateriaal door HCP
HCP X X 1x laserpointer 1x KM 2x RM 2x ZM
Bourgonje
Overig
20x laptop (Livingston)
Conferentiezaal 8/9 (28 januari) AV-middelen HCP Bourgonje Overig Beamer + scherm X DVD-speler X 1 laserpointer 1x laserpointer 1 kathedermicrofoon 1x KM 2 reversmicrofoons 2x RM 2 zaalmicrofoons 2x ZM 1 laptop 1x laptop* *= De AV-middelen van Bourgonje zijn al op HCP op voorraad, deze hoeven niet extra ingehuurd te worden
Conferentiezaal 4/5 (27 januari) AV-middelen Beamer + scherm DVD-speler 1 reversmicrofoon 1 bestuurstafelmicrofoon
HCP X X 1x RM 1x BM
Bourgonje
Overig
6
Conferentiezaal 4/5 (29 januari) AV-middelen HCP Bourgonje Overig Beamer + scherm X 1 kathedermicrofoon 1x KM 1 reversmicrofoon 1x RM 2 zaalmicrofoons 2x ZM 1 laptop 1x laptop* *= De AV-middelen van Bourgonje zijn al op HCP op voorraad, deze hoeven niet extra ingehuurd te worden
Sydneyzaal (27 tot en met 29 januari) AV-middelen Omroepmicrofoon met gongsignaal 3x stroompunt (voor stemzuilen)
HCP X
Overig
3x stroompunt (ARMA) 45x stroompunt (ARMA)
44x stroompunt (voor stands) 2x ADSL-lijn (voor stands)
Bourgonje
2x ADSL
7
Te huren producten: Laptops: We zullen in de Athene zaal onze eigen laptops gebruiken. In de Lobby en de subzalen zullen we ingehuurde laptops gebruiken. Laptops (27 januari): Lobby: 3x Athene BC: 2x Athene A: 1x Foyer 2: 1x Conferentiezaal 8/9: 20x Totaal: 27 laptops Inhuren: 23 laptops (20 van livingston (leveren dinsdag 26 januari voor 12:00, ophalen donderdag 28 januari na 12:00), 3 van bourgonje)
Laptops (28 januari) Lobby: 3x Athene BC: 2x Athene A: 1x Foyer 2: 1x Conferentiezaal 8/9: 1x Totaal: 8 laptops Inhuren: 3 laptops (bourgonje)
Laptops (29 januari) Lobby: 3x Athene BC: 2x Foyer 2: 1x Conferentiezaal 4/5: 1x Totaal: 7 laptops Inhuren: 3 laptops (bourgonje)
Overige in te huren producten: 45x stroompunt (ARMA, leveren maandag 25 januari voor 12:00) 2x 10.000 AL Beamer (Bourgonje) 1x kleurenprinter (Bourgonje) 200 stemkastjes met begeleiding (Bourgonje) 2x 30m VGA-kabel (Wavru) 1x VGA-switch (1x in, 4x uit) (Bourgonje)
De overige AV-producten hebben we zelf in huis, daar zullen we dus mee uitkomen.
8
Totaal aantal draadloze microfoons: Athene A: 2x Foyer 2: 2x Conferentiezaal 8/9: 2x Totaal: 6x Dit redden we met onze eigen zenders, en de zenders van bourgonje die we al in huis hebben.
Totaal aantal bedraadde microfoons: Athene BC: 6x Athene A: 3x Foyer 2: 3x Conferentiezaal 8/9 (of 4/5): 3x Totaal: 15 microfoons Dit redden we met onze eigen microfoons, eventueel hebben we nog 6 microfoons van bourgonje achter de hand.
Meekijkschermen: We hebben in totaal 3 meekijkschermen nodig (Athene BC, Athene A en Foyer 2). We hebben zelf 2 meekijkscherm, en we hebben van bourgonje 1 meekijkscherm.
9
Audio-visuele assistentie: Paul heeft de verantwoordelijkheid dat alle AV-assistenten op tijd aanwezig zijn, en zal op de eerste dag alle telefoonnummers verzamelen. Opbouw: Bourgonje: René Dinsdag 26 januari: van 12:00 tot 16:00 Sprekersbalie lobby: Bourgonje: René Woensdag 27 januari: 07:30 tot 17:30 Donderdag 28 januari: van 07:30 tot 17:30 Vrijdag 29 januari: van 08:00 tot 13:30 ‘Vliegende keep’: Paul Lenders Woensdag 27 januari: 07:30 tot 17:30 Donderdag 28 januari: van 07:30 tot 17:30 Vrijdag 29 januari: van 08:00 tot 13:30 Athene BC: Peter ATA Woensdag 27 januari: 08:00 tot 21:00 Donderdag 28 januari: van 08:00 tot 19:00 (Peter zal tot 19:00 blijven, om de sound-check van de band te assisteren) Vrijdag 29 januari: van 08:00 tot 14:15 + afbouw Athene A: Bourgonje: Robbert Woensdag 27 januari: 08:30 tot 17:30 Donderdag 28 januari: 08:30 tot 15:00 Foyer 2 (27 tot en met 29 januari): Bourgonje: Martijn Woensdag 27 januari: 08:30 tot 17:30 Donderdag 28 januari: 08:30 tot 15:00 Vrijdag 29 januari: 08:30 tot 10:30 > inhuur van 08:00 tot 12:00 ivm minimaal 4 uur afname Conferentiezaal 8/9 (27 en 28 januari): Bourgonje: Bas Woensdag 27 januari: 15:00 tot 18:00 Donderdag 28 januari: van 13:00 tot 15:00 > inhuur van 12:00 tot 16:00 ivm min. 4 uur afname
Naam Paul Lenders Peter ATA Bourgonje René Bourgonje Robbert Bourgonje Martijn Bourgonje Bas
Lokatie AV-assistentie Vliegende Keep Athene BC Sprekersbalie Athene A Foyer 2 Zaal 8/9
Telefoonnummer
10
Tijdsplanning Deze planning is gemaakt op basis van de bezetting uit VIPs, nagekeken op 20 januari 2010. Athene-zaal Deze kunnen we vanaf 26 februari 14:00 opbouwen, eventueel kan Athene A vooruit gebouwd worden, maar de rest is bezet. Hier zullen 2 mensen een late dienst moeten krijgen, om dit af te maken. Dit zullen Paul (vanaf 10:00 beginnen) en Peter ATA (blijft na AVassistentie) doen. René van Bourgonje zal ook aanwezig zijn om te helpen opbouwen. Donderdag 28 februari vanaf 15:00 start de ombouw van Athene A en Foyer 1. Deze moet om 18:00 klaar zijn. Om 18:00 is de sound-check van de band, hier zal Peter ATA bij zijn. Lobby Deze kunnen we vanaf 26 februari 14:00 opbouwen. Dit zal s’avonds afgemaakt worden.
Sydneyzaal Deze kan maandag of dinsdag gebouwd worden (stroom + adsl), door Daniël, Willem of Paul. De ARMA-stroomkabels zullen maandag voor 12:00 geleverd worden. Het uitlijnen van de stands kan vrijdag 22 januari al gebeuren door Paul of Willem. Zaal 4/5 Deze zaal is tot woensdag 27 februari 17:00 bezet, hierna moet hier een kleine ombouw gebeuren, die om 18:00 klaar moet zijn. Paul zal hiervoor aanwezig zijn. In deze zaal zullen we op 28 februari nog een ombouw doen, die op 29 februari 08:00 klaar moet zijn. Zaal 8/9 Deze zaal kan maandag of dinsdag gebouwd worden. Deze zaal zullen we 28 februari nog een keer ombouwen, dit moet om 12:00 klaar zijn. Afbouw Alle AV-assistenten zullen na hun laatste sessie, de techniek opruimen. Vanaf vrijdag 29 februari 14:00 kan alles opgeruimd worden (Athene, lobby, Sidney, zalenvleugel.) Dit zullen Paul, Willem, en eventuele AV-assistenten doen.
11
Reflectie Mijn taak Mijn taak was om dit congres technisch te organiseren en plannen. Er was een bestaand draaiboek met alle wensen van de organisatie. Deze heb ik omgezet in een technisch draaiboek, en gekeken hoe we dit konden realiseren. Ik heb gekeken welke dingen we zelf in huis hadden, wat we moesten inhuren en bij wie, en hoeveel man technisch personeel we nodig hadden, wanneer en hoe laat. Tijdens het congres was ik de “vliegende keep”. Ik zat niet vast op 1 plek, maar liep overal rond, en hield veel contact met de organisatie, waar ik vragen kon beantwoorden, en problemen kon oplossen. Daarnaast was ik de “runner”. Ik kreeg de presentaties van René, en moest de juiste presentaties naar de juiste zalen brengen.
De voorbereiding De voorbereiding ging erg goed naar mijn idee, ik stak veel tijd in het doorlezen van het draaiboek, om er zelf een eigen technisch draaiboek van te maken. Toen ik deze klaar had, zijn Martijn, Willem en ik om de tafel gaan zitten, om dit congres goed door te spreken. In dit gesprek heb ik een aantal tips gekregen voor mijn draaiboek, dit vond ik erg prettig, aangezien dit de eerste keer was dat ik zo’n draaiboek maakte, en ik niet precies wist hoe ik het moest aanpakken. Na dit gesprek heb ik mijn draaiboek aangepast, zodat het totale draaiboek compleet en overzichtelijk was. Dit draaiboek heb ik aan Martijn overhandigd, zodat hij de benodigde spullen, en de avassistenten kon gaan inhuren.
Opbouw We waren al vroeg begonnen met opbouwen voor het congres. Op maandag 25 januari hadden we Foyer 2 al gebouwd, en de Sydneyzaal al van stroom en ADSL voor de stands voorzien. Dinsdag 26 januari hebben we ‘s morgens / ‘s middags Athene BC en zaal 8/9 gebouwd, en nadat NOC/NSF in Athene A klaar was, zijn we daar begonnen. Doordat we op tijd overal aan begonnen waren, waren we ook redelijk op tijd klaar. We hadden op het laatst nog een probleem met de kleurenprinter in de lobby, die de AV assistenten van Bourgonje pas na anderhalf uur werkend kregen. Ik merkte wel dat ik er moeite mee had om iedereen te “sturen”. Ik was met veel dingen tegelijk bezig, en had daarom niet door dat andere niet wisten wat ze moesten doen. Voor de rest ging de opbouw goed en snel, en ben ik er tevreden over.
Het congres Op woensdag 27 januari begon het congres. Iedereen was op tijd en wist wat hij moest doen, en alles stond klaar. René van Bourgonje zat achter de sprekersbalie, waar hij alle presentaties van de sprekers kreeg, deze op USB-sticks zette, en daarna aan mij gaf, zodat ik de juiste presentaties naar de juiste zalen kon brengen. In het begin was het een beetje hectisch, omdat alle sprekers tegelijk hun presentaties kwamen inleveren, waardoor we bang waren dat we de presentaties die als eerste gegeven moesten worden, niet op tijd binnen zouden krijgen.
12
Dit liep toch allemaal goed, en alle presentaties waren op het juiste moment in de juiste zaal. Hierin heb ik ook samengewerkt met de organisatie. Als we presentaties nog niet binnenhadden, melde ik dit aan Regina (de organisator), waarna we samen op zoek gingen naar deze sprekers. René deed zijn werk ook goed, hij hield alles erg overzichtelijk bij, en maakte geen fouten. Met de AV-assistenten in de zalen kon ik ook goed samenwerken. Ze hadden er vertrouwen in dat ik op tijd kwam met de presentaties, en hadden alles goed onder controle. Op de eerste dag kwamen we erachter dat de VGA-kabel in Foyer 2 niet goed was, deze hebben we in de eerste pauze dus snel vervangen. Ook vloog op de eerste dag een stroomgroep in de Sydneyzaal eruit. Twee stands hadden al hun stroom op 1 stopcontact gestoken, waardoor deze overbelast werd. Dit was niet onze schuld, aangezien we meerdere stroomkabels vanuit verschillende groepen hadden gelegd. Dit probleem was dus ook snel opgelost, door de stroom te verdelen over de groepen. Dit waren de enige storingen in deze 3 dagen, die we snel opgelost hadden. Hier ben ik dus ook erg tevreden over. Verder hebben we in de zalenvleugel (zaal 4/5 en zaal 8/9) wat kleine ombouwen gehad, deze deden we op tijd en hadden we verder geen problemen mee. Op donderdag hadden we een grote ombouw in Athene A / Foyer 1. Hier moest alles eruit, en kwam er een podium waar een band op zou treden ‘s avonds. Tijdens deze ombouw waren we met genoeg mensen, waardoor de ombouw snel en goed verliep.
Afbouw Alles moest voor vrijdag afgebroken zijn, aangezien er zaterdag weer andere bijeenkomsten waren, en er verder niemand op zaterdag aanwezig was voor een eventuele afbouw. Vandaar dat we, als er een zaal klaar was, deze meteen afbouwden. Op de vrijdag hadden we hier tijd genoeg voor, aangezien we de presentaties erg vroeg al allemaal binnenhadden, en verder niets speciaals op de planning hadden. Ook waren de zalen allemaal redelijk vroeg klaar, waardoor we tijd genoeg hadden om alles af te breken en op te ruimen. Alle AV-assistenten in de zalen hielpen na de bijeenkomst mee met opruimen. Alle ingehuurde spullen hielden we direct apart, zodat we een goed overzicht hielden. Hier zijn we verder geen problemen tegengekomen, dit is goed verlopen.
Eindoordeel Toen Martijn voorstelde dat ik dit congres zou gaan plannen en organiseren, was ik er nog onzeker over. Ik had zoiets nog nooit gedaan, en dit was één van de grootste congressen uit het jaar. Ik wilde het wel erg graag doen. Ik zag het als een grote uitdaging, en hoopte er veel van te leren. Ik ben erg blij dat ik deze kans heb gekregen, ik heb er veel van geleerd, en zal de ervaring zeker gebruiken in de toekomst. Ik heb met iedereen goed samen kunnen werken, in de voorbereiding heb ik veel gehad aan de tips van Martijn en Willem. Tijdens het congres heb ik erg goed kunnen samenwerken met de organisatie, de av-assistenten en de duty-managers. De organisatie was erg tevreden. Ik heb meerdere malen complimenten mogen ontvangen.
13
Bevestiging Stagebegeleider Hierbij bevestig ik, Martijn de Waard als Manager Faciliteiten bij Hotel en Congrescentrum Papendal, dat Paul betrokken is geweest bij de organisatie (opbouw, begeleiden en afbouw) van de audiovisuele middelen bij het Dutch Hematology Congres van de VU HOVON bij Hotel en Congrescentrum Papendal op 26 t/m 28 januari 2009 (exclusief op- en afbouwdata).
Opmerkingen: Paul heeft zich hiermee als een allrounder op AV gebied bewezen. Na zijn goede beoordeling na de eerste 10 weken stage was de afspraak om in de 2e periode van 10 weken meer uitdaging en zelfstandigheid te zoeken. Dit ondermeer door zelf een grote bijeenkomst te begeleiden op AV gebied. Het congres van de VU HOVON is een van de grotere congressen die we op Papendal mogen doen, maar is op AV gebied het grootste dat we volledig in eigen beheer doen. Hiermee was de uitdaging van Paul dus enorm, maar hij is deze na enige aarzeling en onzekere houding volledig aangegaan en daarna op geen enkele manier meer uit de weg gegaan. Paul heeft laten zien dat hij aan de hand van de reserveringsinformatie (opgesteld door accountmanager o.b.v. gesprekken met de opdrachtgever) goed in staat is om een technisch draaiboek samen te stellen. Wijzigingen voorafgaand aan en tijdens het congres zijn ook eenvoudig door hem verwerkt. Hij is in staat om door het overzicht en de rust die hij heeft en uitstraalt snel te schakelen en denken en zo zaken goed voor elkaar te krijgen. Paul heeft in zijn voorbereiding heel goed en kritisch gekeken naar de benodigde materialen, de mogelijkheden voor op-, om- en afbouw en de AV assistentie. Hierbij kwam hij met kritische vragen rond onduidelijkheden en knelpunten. Tevens deed hij moeite om efficiënt te plannen, zowel op de kosten als op materialen en tijd. Tijdens het congres was Paul hét aanspreekpunt voor de AV. Dit was goed te zien en merken. Paul was overal waar hij moest zijn, hield goed contact met de organisatie, nam zelf initiatief, checkte en controleerde, stuurde aan en dit alles met een professionele, rustige en prettige houding, zowel voor de interne organisatie als voor (belangrijker nog) de opdrachtgever. Na het congres heeft Paul van meerdere personen de complimenten gekregen, zowel direct als indirect. De opdrachtgever was erg enthousiast en gaf aan dat dit een zeer belangrijk onderdeel is van het succes van het congres dit jaar. Ook Willem (directe begeleider) en ikzelf zijn erg tevreden en hebben hier persoonlijk met Paul over gesproken.
Handtekening:
14
