Tax news Spelregels tijdens een belastingcontrole Voor Aruba, Curaçao, St. Maarten en BES eilanden
Aandachtspunten In een oogopslag .............................................. 1 Verschillende soorten onderzoeken ................ 2 Inzage-, informatie- en bewaarplicht.............. 3 Procedurele aspecten van het belastingonderzoek ................................................................... 4 Het feitenonderzoek......................................... 5 Het eindgesprek en het rapport ...................... 6 Sancties ............................................................. 6 Nuttige tips bij een belastingcontrole ............. 7
In een oogopslag Deze tax news is van toepassing voor Aruba, Curaçao, St. Maarten en de BES eilanden. Hierbij verdient opmerking dat op de BES eilanden geen winstbelasting wordt geheven, maar daartegenover de juistheid van de aangegeven opbrengstbelasting en de Algemene bestedingsbelasting onderwerp van onderzoek kunnen zijn.
De belastingdienst voert steeds meer controles uit en hanteert daarbij nieuwe controletechnieken. In de praktijk is (op Curaçao) veelal de stichting Belasting accountantsbureau (BAB) belast met boekenonderzoeken. Met dit memo wil PwC u op hoofdlijnen informeren over de gang van zaken tijdens een belastingcontrole en de spelregels die daarbij gelden. Als ondernemer wordt u niet regelmatig geconfronteerd met belastingcontroles en kunt u hierin dus moeilijk ervaring opbouwen. In dit memo zijn enkele nuttige tips opgenomen die ertoe kunnen bijdragen dat de controle voor u zo gunstig mogelijk verloopt.
01 Verschillende soorten onderzoeken
Een veel voorkomende vorm van een boekenonderzoek is het volledig onderzoek. Bij dit onderzoek worden alle aspecten van de aangiften van de afgelopen vijf jaar gecontroleerd. In de praktijk richt de controleur zich bij een volledig onderzoek voornamelijk op het laatste jaar waarover de aangifte is ingediend. Van de onderwerpen die in het 'controlejaar' tot geschilpunten leiden, zal hij nagaan hoe deze in de voorgaande jaren zijn verwerkt. Tegenwoordig richt de Belastingdienst zich daarnaast steeds vaker ook op het lopende jaar. Een andere vorm is het deelonderzoek. De controleur geeft hierbij uitdrukkelijk aan welke specifieke onderwerpen hij in zijn onderzoek zal betrekken.
Welk onderzoek wordt uitgevoerd Voor u is het van belang te weten op welke belasting(en) het onderzoek betrekking heeft, welke onderwerpen daarbij aan de orde komen en welke jaren in het onderzoek worden betrokken. Deze aspecten zijn niet alleen van belang voor het lopende onderzoek, maar ook voor toekomstige onderzoeken en discussies met de belastingdienst. Als de controleur een onderwerp eenmaal heeft onderzocht en daarbij geen correcties heeft aangebracht, mag de belastingdienst in de toekomst - in de regel - niet alsnog een correctie toepassen. Daarom is het van belang dat u de controleur verzoekt schriftelijk vast te leggen wat het doel en de reikwijdte van het onderzoek is.
Ten slotte noemen wij het derden onderzoek. Bij dit onderzoek gaat het niet om uw eigen belastingplicht, maar om die van een ander. De controleur verifieert bij u gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing van een derde.
2
02 Inzage-, informatie- en bewaarplicht
U bent gehouden de boeken en bescheiden die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing ter inzage te verstrekken. Ook gegevens die op andere gegevensdragers zijn vastgelegd, zoals diskettes, microfilm, computers en dergelijke vallen onder de inzageplicht. De fiscale inzageplicht gaat ver. Bijna alle gegevens die betrekking hebben op uw onderneming kunnen van belang zijn voor de belastingheffing.
Naast de verplichting tot het geven van inzage, bent u gehouden de controleur gegevens en inlichtingen te verstrekken. Het verstrekken van inzage en het geven van inlichtingen hoeft alleen als u daarnaar wordt gevraagd. De controleur dient aan te geven welke informatie hij nodig heeft. U dient de gevraagde informatie duidelijk, stellig, zonder voorbehoud en binnen een redelijke termijn te verstrekken.
Een belangrijke uitzondering hierop zijn belastingadviezen van uw accountant of belastingadviseur. Om u hierop te kunnen beroepen is het van belang dat u deze gegevens apart archiveert en het betreffende dossier apart kenbaar maakt. Indien de belastingadviezen zijn opgenomen in een ordner met overige correspondentie met uw accountant of belastingadviseur, loopt u het risico dat de controleur toch kennis zal nemen van deze gevoelige informatie.
U bent daarom niet verplicht spontaan inzage te verstrekken of inlichtingen te verschaffen. Vaak verschaft u de belastingdienst door spontane inlichtingen onnodig veel gegevens, die weer aanleiding kunnen zijn het onderzoek uit te breiden. Het is van groot belang dat u uw rechten en plichten kent. Indien u niet aan bovenstaande verplichtingen voldoet kan dit uw (bewijs)positie ernstig aantasten. In het uiterste geval kan dit zelfs leiden tot een strafrechtelijke vervolging. Als u twijfelt of u aan een verzoek van de controleur moet voldoen, raden wij u aan direct contact met ons op te nemen.
Voor belastingdoeleinden hoeft u boeken en andere gegevensdragers niet langer dan tien jaren te bewaren.
3
03 Procedurele aspecten van het belastingonderzoek
De controleur zal zich meestal bij het eerste bezoek legitimeren. Wanneer hij dit niet spontaan doet, adviseren wij u hem hiernaar te vragen. U voorkomt hiermee dat onbevoegden kennis nemen van zeer vertrouwelijke informatie over uw bedrijf. Het openingsgesprek is richtinggevend voor het verdere verloop van de controle. De controleur zal algemene vragen stellen over uw bedrijf en over bijzonderheden die hem tijdens zijn voorbereiding zijn opgevallen. Het openingsgesprek is vaak uw eerste persoonlijk contact met de controleur. Voor u is het openingsgesprek een goede gelegenheid om precies af te stemmen wat hij komt doen. Dit is het geëigende moment waarop u met de controleur 'procedurele spelregels' kunt vaststellen.
Hierbij denken wij met name aan zaken als: • tot wie de controleur zich kan wenden met vragen; • hoe deze vragen gesteld zullen worden (schriftelijk of mondeling); • waar het onderzoek zal plaatsvinden. Het is sterk aan te bevelen dat uw contactpersoon bij PwC bij het openingsgesprek aanwezig is. Wij hebben veel ervaring in het begeleiden van belastingcontroles en weten welke eisen een controleur wel en niet mag stellen. Bovendien zal ons in de meeste gevallen direct duidelijk zijn wat de achtergrond is van vragen die de controleur stelt.
4
04 Het feitenonderzoek
Na het openingsgesprek zal de controleur starten met het feitenonderzoek. Hoe lang een controle gaat duren is vooraf moeilijk aan te geven. De controleduur is afhankelijk van het soort onderzoek, de omvang van de onderneming, de toegankelijkheid van de administratie en de problematiek. Tijdens deze fase zal de controleur veel vragen stellen. In principe mag hij aangeven of hij de gevraagde informatie mondeling of schriftelijk wil ontvangen. In het algemeen is het aan te bevelen de controleur te verzoeken zijn vragen schriftelijk te stellen en daarop ook schriftelijk te antwoorden. Een belangrijk voordeel van het schriftelijk stellen van vragen is dat u weloverwogen - eventueel na overleg met uw belastingadviseur - de vragen kan beantwoorden. Een ander voordeel is dat de kans op interpretatieverschillen wordt verkleind en dat u later precies weet welke antwoorden u op welke vragen heeft gegeven. Na het openingsgesprek zal de controleur starten met het feitenonderzoek. Hoe lang een controle gaat duren is vooraf moeilijk aan te geven. De controleduur is afhankelijk van het soort onderzoek, de omvang van de onderneming, de toegankelijkheid van de administratie en de problematiek. Tijdens deze fase zal de controleur veel vragen stellen. In principe mag hij aangeven of hij de
gevraagde informatie mondeling of schriftelijk wil ontvangen. In het algemeen is het aan te bevelen de controleur te verzoeken zijn vragen schriftelijk te stellen en daarop ook schriftelijk te antwoorden. Een belangrijk voordeel van het schriftelijk stellen van vragen is dat u weloverwogen - eventueel na overleg met uw belastingadviseur - de vragen kan beantwoorden. Een ander voordeel is dat de kans op interpretatieverschillen wordt verkleind en dat u later precies weet welke antwoorden u op welke vragen heeft gegeven. Bij geschillen met de belastingdienst of bij eventuele procedures kan dit van onschatbare waarde zijn. Het verdient aanbeveling actief in te spelen op onderwerpen waarvan de controleur aangeeft dat hij voornemens is correcties aan te brengen. Vaak is het mogelijk al tijdens het onderzoek misverstanden en geschilpunten op te lossen. Standpunten en correcties die de controleur eenmaal op papier heeft gezet, gaan vaak een eigen leven leiden en wekken onnodige irritatie op. Door een tussentijdse evaluatie van de controlebevindingen kunnen voorlopige standpunten van de controleur worden besproken en kunt u vroegtijdig actie ondernemen.
5
05 &06 Het eindgesprek en het rapport
De controle wordt afgesloten met een eindgesprek. In dit gesprek worden de controlebevindingen besproken. Het is aan te bevelen de controleur vooraf te vragen welke onderwerpen in het eindgesprek aan de orde zullen komen. De controlebevindingen vormen samen met uw standpunten en eventuele afspraken die met de controleur zijn gemaakt de basis voor zijn rapport en eventuele aanslagen. In het rapport wordt nogmaals de reikwijdte van het onderzoek vermeld. Als blijkt dat de controleur de reikwijdte van het onderzoek heeft uitgebreid, dient dit te worden opgenomen in het rapport.
Sancties
In beginsel moet u de kosten die u aftrekt aannemelijk maken en moet de inspecteur bij afwijkingen van de aangifte aannemelijk maken dat de opbrengsten niet juist zijn. Als u echter weigert of nalaat de gevraagde informatie te verschaffen die voor het vaststellen van de aanslag van belang kan zijn, dan wordt uw bewijslast ter zake van de kosten verzwaard. U moet dan niet slechts aannemelijk maken dat de kosten als zakelijke kosten kunnen worden aangemerkt, u moet dit dan aantonen. Ook de bewijslast ter zake van de omzet komt dan op u te rusten. In de praktijk kan een belastingplichtige niet of in zeer uitzonderlijke gevallen aan deze zware bewijslast voldoen.
De tussentijdse evaluatie en het eindgesprek zijn belangrijke momenten in de controle. Deze momenten dient u optimaal benutten om vroegtijdig geschillen op te lossen. Daarom is het verstandig uw belastingadviseur hierbij in te schakelen. In de praktijk wordt eerst een concept rapport opgesteld. Normaliter wordt een periode van twee weken gegeven om op dit concept rapport te reageren. Wij raden u aan om dit concept rapport bij ontvangst direct door te sturen aan uw belastingadviseur. Met eventuele opmerkingen kan rekening worden gehouden bij het uitbrengen van het definitieve rapport.
Naast de hierboven genoemde sanctie kan het niet voldoen aan een of meer verplichtingen tot het verstrekken of ter inzage geven van informatie een boete van maximaal 100% van de niet geheven belasting of zelfs een gevangenisstraf tot 4 jaren tot gevolg hebben.
6
07 Nuttige tips bij een belastingcontrole
• Werk mee met het boekenonderzoek. Dit is wettelijk verplicht, maar er zijn spelregels. • Wijs één contactpersoon van uw bedrijf aan. De meest aangewezen persoon is een lid van het management. Als alternatief kan uw belastingadviseur als contactpersoon optreden. • Stel uw werknemers op de hoogte van het onderzoek en geef de instructie dat zij niet mogen reageren op vragen van de controleur. Laat uw medewerkers weten wie de contactpersoon is, waarnaar zij de controleur - indien hij vragen heeft moeten verwijzen. • Stel uw belastingadviseur op de hoogte van het onderzoek. • Vraag de controleur naar zijn identiteitsbewijs voordat het onderzoek begint. • Verzoek de controleur, voordat het onderzoek start, schriftelijk vast te leggen welke belastingen, specifieke onderwerpen en perioden in het onderzoek worden betrokken. • Geef de controleur een werkruimte waarin naast kantoormeubilair en een telefoon geen andere zaken aanwezig zijn. Een werkplek in het archief of de directiekamer komt derhalve niet in aanmerking. • Vermijdt dat de controleur zelfstandig door het bedrijf loopt en contacten legt met uw medewerkers. Geef hem bijvoorbeeld een thermoskan koffie of thee zodat hij geen gebruik hoeft te maken van de koffieautomaat.
• Bereid een kennismakingsbijeenkomst voor waarin u informatie over uw bedrijf geeft. • Geef een uiteenzetting van de structuur en opzet van uw administratie, in het bijzonder waar deze elektronisch wordt gevoerd. • Vraag de controleur welke documenten hij nodig heeft. Zorg ervoor dat alle relevante documenten beschikbaar zijn en dat ze in de kamer zijn waar de controleur het onderzoek gaat uitvoeren. • Verzoek de controleur zijn vragen zoveel mogelijk schriftelijk te stellen, waarna periodiek (bijvoorbeeld aan het einde van de dag) een gesprek zal plaatsvinden tussen de controleur en de contactpersoon. • Vertel de controleur met wie hij contact kan opnemen indien hij kopieën van bepaalde documenten nodig heeft. Laat de kopieën in drievoud maken. Eén kopie voor uw bedrijf, één voor de belastingdienst en één voor PwC. Bereidt u gezamenlijk met uw belastingadviseur voor op vragen die de controleur kan stellen. Dat geldt met name voor moeilijke onderwerpen. Stuur een ontvangen concept rapport door aan uw belastingadviseur. Mogelijk wordt er rekening gehouden met reacties van uw belastingadviseur bij het uitbrengen van het definitieve rapport.
7
Hoe PwC u kan helpen
Als u meer wilt weten of vragen / opmerkingen heeft over de inhoud van dit memo kunt u uiteraard contact opnemen met één van de belastingadviseurs van PwC Dutch Caribbean of stuur een email naar
[email protected]
Laat ons weten wat u van Tax News vindt en over welke onderwerpen u graag meer zou willen weten. Stuur een email naar
[email protected]
PwC Curaçao P.O. Box 360 Julianaplein 38 Willemstad Curaçao
PwC Aruba P.O. Box 307 L.G. Smith Boulevard 62 Oranjestad Aruba T: +(297) 5221647 F: +(297) 5224864
PwC St. Maarten P.O. Box 195 Emmaplein Building Philipsburg St. Maarten T: +(1-721) 542 2379 F: +(1-721) 542 4788
PwC Bonaire P.O. Box 383
T: +(5999) 430 0000 F: +(5999) 461 1119
Kaya Gobernador N. Debrot 36
Kralendijk Bonaire
T: +(599) 717 4790 or +(599) 717 5090 F: +(599) 717 6592
Website: www.pwc.com/dutch-caribbean
©2013 PricewaterhouseCoopers Curaçao. All rights reserved. PwC refers to the Dutch Caribbean member firm, and may sometimes refer to the PwC network. Each member firm is a separate legal entity. Please see www.pwc.com/structure for further details. This content is for general information purposes only, and should not be used as a substitute for consultation with professional advisors.
