TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Guna Memenuhi sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : Ganang Ari Rusadi D1507101

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011 xiii


digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

commit to user

xv


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : Ganang Ari Rusadi NIM

: D1507101

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul “TATA KEARSIPAN

BIDANG

PERENCANAAN

DATA

DAN

PEMBANGUNAN

PELAPORAN

DAERAH

DI

(BAPPEDA)

BADAN KOTA

SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Ahkir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2011 Yang membuat pernyataan,

Ganang Ari Rusadi

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Dengan Menyebut Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyanyang” (Q.S 1 Ayat 1)

“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu dan sesungguhnya yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang-orang yang khusu’ “ (Q.S. Al Baqarah: 45)

“Menaklukan diri sendiri adalah kemenangan yang paling akbar” (Plato)

“We will either find a way, or make one” Kita akan menemukan jalan, atau membuat jalan (Hannibal)

“Hadapilah semua masalah dengan senyuman” (Penulis)

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tertuju untuk: ü Kedua Orang Tuaku, atas kasih sayang dan bimbingannya dalam setiap langkah dan perbuatanku ü Kakak-kakakku tercinta ü Almamaterku ü Orang yang mungkin mengerti aku ü Sahabat dan teman seperjuangan commit to user ü Semua orang yang selalu merestuiku

xviii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim Assalamu’allaikum Wr. Wb. Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya, serta doa restu dan dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa menyertai penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja Magang Manajemen Administrasi (KKMA) dengan baik, sampai dengan pembuatan Tugas Akhir dengan judul “ Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Mananjemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Ahhir ini terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan pengetahuan dan waktu, serta pengalaman sehingga wajar apabila dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis membutuhkan saran dan kritik yang membangun yang dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Dengan demikian semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya, serta pihak-pihak yang berkepentingan dengan Tugas Akhir ini. Di samping itu penulis penulis menyadari bahwa selesainya Tugas Akhir ini adalah berkat dorongan, motivasi dan bantuan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini pula dengan rendah hati penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret. 2. Drs. Sudarto, MS selaku Ketua Program Jurusan Manajemen Administrasi. 3. Drs. Sakur, MS selaku Pembimbing Akademik. 4. Drs. Sonhaji, M.Si selaku pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan memberi bimbingan, pandangan, kritikan, saran serta pengarahan sehingga commit to user penulis mampu meyelesaikan Tugas Akhir ini. xix


digilib.uns.ac.id

5. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku penguji Tugas Akhir. 6. Bapak dan ibu dosen serta semua staff yang telah memberi penulis bekal ilmu pengetahuan selama masa perkulihan. 7. Ir. Endang Sri Harti, MT selaku An. Kepala Bappeda Kota Surakarta atas ijin magang yang telah diberikan kepada saya dalam KKMA 2010. 8. Drs. Sugiyanto selaku Ka. Bid. Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta atas bimbingan dan masukan yang telah diberikan saat proses magang dalam KKMA 2010. 9. Bapak dan ibu karyawan Bappeda Kota Surakarta khususnya di Bidang Data dan Pelaporan dalam membantu proses magang KKMA 2010. 10. Kedua orang tua, kakak dan saudara saya yang tersayang yang memberikan doa, dukungan, nasehat dan perhatiaannya. 11. Teman-teman Diploma III Manajemen Administrasi yang selama ini telah membantu serta dukungannya. 12. Luly Ulimpiana yang telah memberikan fasilitas, perhatian serta dukungannya dalam terselesainya Tugas Akhir ini. 13. Teman-teman kosku yang memberikan canda tawa untuk menyemangati dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 14. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Ahkir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Semoga dengan kebaikan yang diberikan selalu membawa manfaat bagi penulis dan dengan bantuannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat baik bagi penulis sendiri pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Wassalamuallaikum Wr. Wb. Surakarta, Juni 2011 Penulis, Ganang Ari Rusadi

commit to user

xx


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI JUDUL ...................................................................................................................... xiii PERSETUJUAN ...................................................... Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN....................................................... Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN ....................................................................................................... xvi MOTTO....................................................................................................................xvii PERSEMBAHAN ..................................................................................................xviii KATA PENGANTAR.............................................................................................. xix DAFTAR ISI............................................................................................................. xxi DAFTAR TABEL ..................................................................................................xxiii DAFTAR BAGAN ................................................................................................. xxiv ABSTRAK ............................................................................................................... xxv BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ......................................................................................... 3 C. Tujuan Pengamatan.......................................................................................... 4 D. Manfaat Pengamatan........................................................................................ 4 BAB II TINJUAN PUSTAKA ................................................................................... 5 A. Pengertian Sistem ............................................................................................. 5 B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan ...................................... 6 C. Metode Pengamatan....................................................................................... 22 BAB III DISKRIPSI INSTANSI.............................................................................. 26 A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta .................................. 26 B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 27 C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta ...................................... 28 D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural Bappeda Kota Surakarta ................................................................................................ 29 E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta ............................................................. 36 commit to user F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 37

xxi


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN......................................................................................... 41 A. Penerimaan dan pencatatan arsip .................................................................. 41 B. Penyimpanan Arsip ........................................................................................ 45 C. Penyusutan Arsip ........................................................................................... 52 D. Fasilitas Arsip ................................................................................................. 52 E. Pegawai Kearsipan ......................................................................................... 54 BAB V PENUTUP .................................................................................................... 56 A. Kesimpulan ..................................................................................................... 56 B. Saran ............................................................................................................... 58 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

xxii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel

1:

Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan jenis kelamin.......................................................

Tabel

2:

Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan tingkat pendidikan ...............................................

Tabel

3:

4:

5:

39

Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam dan renja kelurahan atau kecamatan.........................................

Tabel

38

Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan golongan...............................................

Tabel

38

44

Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat I Jawa Tengah ...........................................................................

commit to user

xxiii

47


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 1

: Bagan Organisasi Bappeda Kota Surakarta …………………. 40

commit to user

xxiv


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Ganang Ari Rusadi, D1507101, TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir, Progam Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 57 Halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta? Adapun latar belakang masalah yang mendorong penulis untuk melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan pertimbangan bahwa cukup menarik untuk diamati khususnya masalah tata kearsipan, karena berdasarkan kenyataan masih banyak instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga tata kearsipan kurang dilaksanakan dengan maksimal, maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja tentang tata kearsipan yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif, yang menghasilkan data deskriptif dari objek yang diamati, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara, observasi, studi pustaka dan dokumentasi. Metode pengamatan yang digunakan meliputi jenis pengamatan, lokasi pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Sumber data berasal dari pegawai Bappeda Kota Surakarta, dokumen-dokumen dan buku-buku kepustakaan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi partisipan. Metode analisis data menggunakan analisis interaktif yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. (HB, Sutopo, 1998: 34-36). Landasan teori dan pemikiran yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan tata kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan. Pengamatan dilakukan bulan Februari sampai dengan Maret 2010 di Bappeda Kota Surakarta. Arsip-arsip yang dikelola di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta antara lain Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan. Sistem penerimaan arsip yang digunakan yaitu sistem desentralisasi. Penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi asas penyimpanan arsip yaitu asas campuran, sistem penyimpanan arsip yaitu sistem tahun dan subjek dan prosedur penyimpanan arsip yang meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Belum pernah dilakukan penyusutan arsip, karena belum adanya pegawai khusus arsip. Fasilitas arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi tata ruang kearsipan dan alat-alat kearsipan. Tata ruang kearsipannya belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip. Alat-alat kearsipannya sudah baik serta memenuhi syarat didalam tata kearsipan. Di Bappeda Kota Surakarta belum ada pegawai khusus arsip, karena commit to user belum ada pegawai yang didik sebagai arsiparis.

xxv


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang pesat sangat berpengaruh terhadap perkembangan aktivitas-aktivitas organisasi. Setiap kegiatan suatu organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta dalam mencapai tujuan yang ditetapkan selalu berusaha untuk meningkatkan produktifitasnya dengan menggunakan teknologi yang tersedia. Keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh bebarapa faktor, salah satunya adalah tentang tata kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala macam kegiatan, seperti kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan kegiatan-kegiatan lainnya. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya. Arsip yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai “warkat” menurut Basir Barthos (1990:1) pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu. Agar arsip dapat membantu kelancaaran aktifitas organisasi dan mempermudah penyajian data baik untuk intern maupun ekstern organisasi maka diperlukan pekerjaan ketatausahaan yang baik, tertib dan menyeluruh. Dengan adanya sistem penyimpanan arsip yang tertib dan teratur, dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan tepat yang dapat menunjang kelancaran pekerjaannya. commit to user

1


digilib.uns.ac.id

Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu komplek, sehingga arsip mempunyai peranan yang penting yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi bagi setiap kegiatan organisasi. Dalam Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan,

pelaksanaan

dan

penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Akan tetapi banyak yang berpendapat bahwa arsip tidak ada nilainya dan hanya barang yang harus disimpan dalam gudang. Maka dari itu banyak orang yang tidak menekuni pekerjaan dibidang ini. Pada kenyataanya banyak instansi pemerintahan maupun swasta yang meremehkan dan menganggap gampang pekerjaan ini. Padahal menurut pengamatan, kearsipan merupakan pekerjaan yang banyak menyita waktu dan memerlukan ketrampilan serta keahlian khusus. Misalnya pada suatu instansi yang terdapat banyak data, dan belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip. Sehingga hanya pegawai biasa yang menangani arsip-arsip tersebut. Pegawai tersebut belum memahami tentang tata kearsipan, data-data hanya disimpan begitu saja, sehingga pada saat arsip dibutuhkan kembali sulit untuk mencarinya dan membutuhkan waktu yang lama. Menurut Boedi Martono (1990:16), menyebutkan bahwa program kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Adanya kebijakan pengendalian kearsipan secara menyeluruh 2. Sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip 3. Sistem pelayanan dan penyajian yang tepat dan efesien 4. Program penyusutan arsip yang terarah dengan berpedoman pada jadwal commit to user retensi arsip

2

3 digilib.uns.ac.id


5. Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan ruang penyimpanan arsip yang tepat 6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip yang tepat. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta sebagai salah satu instansi Pemerintah memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi perkembangan pembangunan Kota Surakarta. Tugas Bappeda Kota Surakarta dalam hal ini yaitu membantu Walikota dalam menetukan kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah. Fungsi Bappeda yaitu melakukan penyusunan pola dasar pembangunan daerah, menyusun progam tahunan, menyusun APBD, mengadakan koordinasi dan mengadakan pengamatan untuk kepentingan perencanaan pembangunan daerah, mengikuti persiapan dan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan daerah untuk penyempurnaan lebih lanjut. Maka dengan demikian peranan kearsipan penting dalam menunjang kelancaran tugas dan fungsi Bappeda, untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pembangunan yang akan atau baru mulai dilaksanakan dengan menyesuaikan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya. Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk mengamati lebih dalam tentang sistem tata kearsipan yang dilaksanakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta, antara lain bagaimana proses kearsipan dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimanakah tata kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta? 2.

Faktor apa yang dapat mempengaruhi tata kearsipan berjalan dengan maksimal? commit to user

4 digilib.uns.ac.id


C. Tujuan Pengamatan 1. Untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan di Bappeda Kota Surakarta Bidang Data dan Pelaporan. 2. Bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan data kearsipan. 3. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

D.

Manfaat Pengamatan 1. Salah satu tujuan jurusan Manajemen Administrasi adalah mempersiapkan calon-calon tenaga Administrasi Profesional. Hasil pengamatan ini dapat dijadikan masukan atau bahan pertimbangan dalam mengembangakan perkuliahan yang memberikan pengetahuan secara praktis dan dapat dijadikan masukan untuk kegiatan yang membina kecakapan, ketrampilan dan kesungguhan para Mahasiswa. 2. Mengetahui gambaran yang lebih mendalam tentang tata kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta 3. Dapat menerapakan sistem penyimpan dan pemeliharaan arsip dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat Ilmuwan dan Pemerintahan tentang pelaksanaan tata kearsipan, serta menjadi bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan tentang masalah kearsipan di lingkungan kerjanya. 4. Memberikan masukan serta tambahan pengetahuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan tata kearsipan agar lebih memajukan perkembangan kearsipan di masa yang akan datang.

commit to user

5 digilib.uns.ac.id


BAB II TINJUAN PUSTAKA

Pada landasan teori ini penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem kearsipan, pengertian kearsipan, serta hal-hal yang mendukung untuk mengatasi masalah dalam tata kearsipan tersebut.

A. Pengertian Sistem Sebelum penulis menguraikan apa pengertian dari sistem kearsipan, penulis akan menyampaikan defenisi mengenai sistem 1. Pengertian sistem menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, mempunyai beberapa pengertian, yaitu: a. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu b. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja sama untuk melakukan sesuatu c. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur baik-baik. (Ig. Wursato, 1995:20) 2.

Pengertian sistem menurut Kamus Administrasi Perkantoran Sistem adalah suatu rangkain prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi.

Adapun syarat-syarat sistem antara lain: 1) Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan 2) Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan 3) Adanya hubungan diantara elemen sistem 4) Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem 5) Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen. Sedangkan metode sistem sebagai berikut: 1) Blackbox Approach

commit to user


6 digilib.uns.ac.id

Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. 2) Analityc System Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini: a) menentukan identitas dari sistem b) menentukan tujuan dari sistem c) bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. Dari beberapa defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sebagian gabungan dari kelompok atau serangkaian bagian yang satu sama lain saling mengadakan interaksi dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan 1. Arsip Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Di bawah ini pengertian arsip dari berbagai sumber sebagai berikut: a. Pengertian arsip menurut Kamus atau Ensiklopedi 1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. 2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan commit to user kembali.

7 digilib.uns.ac.id


b. Pengertian arsip menurut menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 1) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badanbadan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

c. Pengertian arsip menurut lembaga administrasi Negara Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,

keputusan-keputusan,

prosedur-

prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang tergantung didalamnya.

Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu digunakan. Oleh karena itu apabila warkat-warkat/naskah-naskah yang tidak mempunyai arti dan kegunaan, serta tidak disimpan secara sistematis tidak dapat dinamakan arsip. Sedangkan macam-macam arsip secara umum ada dua, yaitu: commit to user 1) Arsip Dinamis

8 digilib.uns.ac.id


Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi dua macam, yaitu: a) Arsip aktif Arsip aktif yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus untuk berbagai keperluan perusahaan. b) Arsip inaktif Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini. Arsip inaktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan, karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi. 2) Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis.

Tujuan penyimpanan arsip adalah: a) Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau informasi tertentu. b) Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya: sebagai bukti yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Winardi, 1990:98) c) Memberikan data atau informasi kepada manajer atas pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan dalam mengenai hasil yang telah dicapai oleh perusahaan.

2. Kearsipan Berikut ini beberapa definisi mengenai kearsipan: a. Menurut The Liang Giecommit to user

perusahaan

9 digilib.uns.ac.id


Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi. b. Menurut Ig. Wursanto Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:19) Setelah mengetahui beberapa definisi kearsipan seperti di atas maka dapat

disimpulkan

bahwa

pengertian

kearsipan

adalah

kegiatan

pengurusan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat setiap kali diperlukan.

3. Sistem kearsipan Setelah kita mengetahui arti dari sistem, arsip dan kearsipan, maka pengertian dari sistem kearsipan menurut Ig. Wursanto adalah: Suatu sistem atau metode atau cara yang telah direncanakan yang dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:22) Maka dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem kearsipan adalah suatu cara atau metode yang telah disusun atau direncanakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat sewaktu-waktu diperlukan. Adapun metode atau cara tersebut meliputi tahap penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip yang sering disebut dengan daur hidup arsip. a. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan: 1) Arsip-arsip pentingcommit yang diperlukan to user hilang,

10 digilib.uns.ac.id


2) Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada saat arsip tersebut diperlukan, 3) Tejadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan dibeberapa lokasi/tempat

penyimpanan,

atau

arsip

yang

sudah

kadaluwarsa/tidak berguna masih disimpan. Hal ini menyebabkan ruang kantor tersita untuk penyimpanan arsip, 4) Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti ilmu perkembangan kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena pegawai keasipan yang kurang cakap, 5) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari ahli kearsipan, 6) Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya

arsip-arsip

bagi

organisasi,

sehingga

sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

b. Pengelolaan Arsip Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraannya bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap di anut oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:171) yaitu aman, awet, efesien dan luwes (fleksibel). Karena arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan maka ia harus selalu sedia ketika diperlukan,

kecepatan

penemuan

kembali

sangat

diutamakan,

penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan pengguna informasi. Arsip dapat disimpan dengan cara sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. commit to user



1. Sentralisasi Pada sistem sentralisasi, semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan arsip dinamis. Unit bawahannya yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip dinamis. Sistem sentralisasi memilki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya: a. Mencegah duplikasi Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan. b. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamisdan peralatan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan. c. Menghemat waktu Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan, serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi. d.

Jasa kepada bagian lain Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

e. Adanya keseragaman commit to user



Semua

arsip

dinamis

terpusat,

pengolahan

dan

penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan. Kerugiannya: a. Kesulitan fisik Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan serta perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukannya. b. Kebocoran informasi Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. c. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis Karena tidak ada duplikasi, bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka arsip dinamis itu akan hilang selamalamanya. d. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

2.

Sistem Desentralisasi Sistem

pengolahan

arsip

secara

desentralisasi

adalah

penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila suatu organisasi menganut asas Desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendirisendiri. Sistem Desentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut: commit to user



a) Sistem Desentralisasi sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan, b) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen, c) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis dapat langsung mengawasi pengolahan dan penyimpanan arsip dinamis, d) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian yang disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas. Adapun kerugian sistem desentralisasi adalah : a) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan, b) Karena letaknya tersebar maka pengawasan oleh manajer arsip dinamis sulit dilakukan, c) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan, d) Sistem Desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih, e) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya masingmasing sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebar di berbagai tempat.

3.

Sistem Campuran Sistem Campuran merupakan kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.

Dalam

sistem

ini

masing-masing

bagian

menyimpan arsip dinamisnya masing-masing di bawah control sistem terpusat, yang menyangkut personalia, gaji, kredit, commit to userTanggung jawab sistem berada di keuangan dan catatan penjualan.



bawah manajer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis di suatu badan organisasi. Petugas ini menyusun jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini memiliki keuntungan, yaitu: a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam, b. Adanya kenyakinan manajemen di kalangan pengelola arsip dinamis, c. Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik, d. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis yang hilang, e. Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

Dari segi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut : a)

Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada,

b)

Masalah yang berasal dari sistem Sentralisasi dan Desentralisasi dibawa ke sistem Kombinasi,

c)

Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.

c.

Sistem penyimpanan arsip Secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indek dalam penyimpanan arsip, yakni: 1)

Sistem Alfabetis Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama commit to user



setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan dan ketentuan yang berlaku bagi masing-masing nama. 2)

Sistem Numerik Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numeric yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik). Semua arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri.

3)

Sistem Subjek Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis subjek).

4)

Sistem Geografis Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah. Misalnya: nama Kota, nama Provinsi, nama Negara dan lain-lain. Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga ukutannya (sistem alfabetis-geografis). Dalam filing sistem wilayah harus ditentukan terlebih dahulu susunan wilayah atau daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan.

5)

Sistem Kronologis Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulantahun. Sistem ini umunya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.

Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari beberapa

sistem

klasifikasi yang tujuannya commit to user mempercepat penemuan kembali.

mempermudah

dan



Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan: a.

Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan pengembangannya

b.

Jumlah catatan kantor atau arsip

c.

Jenis atau tipe arsip

d.

Cara penggunaan arsip

e.

Sifat kerahasian arsip Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik

yang dapat diterakan dengan efektifitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi atau kondisi perusahaan.

d.

Prosedur Penyimpanan Arsip Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan hingga selesai. Menurut Ig. Wursanto (1995:16-18), bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut: 1)

Memisah-misahkan (segreting) arsip Mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan

menurut

subjek-subjek seperti yang

dicantumkandalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang telah di tentukan. 2)

Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda persetujuan (disposisi) dari jabatan yang berwenang bahwa arsip tersebut boleh disimpan.

3)

Memadukan (assembling) arsip commit to user



Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat. 4)

Mengklasifikasikan (classification) arsip Menggolongkan arsip atas dasar perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar perbedaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub subjek) beserta kodenya secara cermat.

5)

Mengindeks (indexing) arsip Meliputi: a)

Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat

b)

Menetukan judul atau caption arsip secara tepat

c)

Memberi tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan

6)

Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Dipergunakan apabila dua caption. Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang.

7)

Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi caption atau judul disusun sesuai dengan

sistem

susunan

yang

digunakan

dalam

sistem

penyimpanan. 8)

Memfile arsip Mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip didalam file atau folder pada tempatnya yang benar.

e.

Faslitas Kearsipan Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam userkerja sama manusia. penyelesaian pekerjaancommit dalam to usaha



Menurut Sedarmayanti (1997:57), dalam menata arsip dibutuhkan beberapa peralatan diantaranya: 1)

Folder (sampul arsip) Merupakan tempat atau wadah arsip, berbentuk map tanpa daun penutup pada sisinya.

2)

Guide (sekat atau petunjuk) Merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip.

3)

Tab Yaitu bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk menempatkan kode dan indeks arsip. Letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok klasifikasi yang dipilih, yaiu: a) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah) b) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah) c) Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier (sub-sub masalah) Sedarmayanti (2003:44-65) menambahkan bahwa peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah: 1)

Filing cabinet Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci. commit to user



2)

Hang map (map gantung) Sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab.

3)

Schnelchecter map Map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.

4)

Tickler file (berkas penyekat) Alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu peminjaman arsip. Penyimpanan tesebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal dan sistem lainnya.

5)

Ordner Semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator atau dilobangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

6)

Letter tray (baki surat) Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.

7)

Safe keeping document (brankas) Lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan

kunci

pengaman.

Biasanya

digunakan

untuk

menyimpan arsip penting atau rahasia. 8)

Rak buku (lemari terbuka) Rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner. commit to user



9)

Lemari arsip Lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.

f.

Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Banyak organisasi dikonfrontasi oleh masalah beberapa lama mereka harus menyimpan bahan yang telah difile, tetapi tidak dipergunakan lagi secara aktif. Jawabannya terletak pada pengetahuan mengenai apa yang perlu di simpan dan bagaimana menyimpannya. Hal ini tergantung lagi dari ketentuan undang-undang, berguna atau tidaknya bahan-bahan bagi para manajer dan ruangan penyimpanan dan arsip yang tersedia. Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan, dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditelah ditetapkan oleh organisasi. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara : 1)

Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

dalam

lingkungan

lembaga Negara atau

badan

pemerintahan masing-masing 2)

Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

3)

Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Adapun manfaat penyusutan, yaitu:

a)

Terselamatkannya arsip yang bernilai commit to user



b)

Terciptanya efisiensi ruangan, saran dan prasarana, tenaga serta dana

c)

Tertatanya arsip dimasing-masing instansinya sehingga informasi dapat digunakan secara optimal. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya perawatannya.

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah (satuan kerja) Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolahan meliputi arsip-arsip yang tidak penting, dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan berikut: 1)

Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat arsip yang akan dimusnahkan

2)

Pemusnahan arsip harus diketahui oleh pihak yang berwenang

3)

Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip-arsip yang tidak bernilai permanen tersebut

dilaksanakan berdasarkan ketentuan tersebut: a)

Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan, daftar tersebut berisi: 1. Nama instansi yang akan memusnahkan arsip 2. Kode dan pokok masalah 3. Kode dan masalah 4. Jenis fisik arsip 5. Tanggal, bulan dan tahun yang bersangkutan

6. Jumlah berkas to userberita acara pemusnahan arsip b) Pemusnahancommit harus disertai



g.

Pegawai Arsip Semakin besar suatu organisasi akan semakin komplek kegiatan yang dilakukan dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan yang ada dalam satuan organisasi akan berbeda dengan jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan. Menurut The Liang Gie, untuk menjadi pegawai kerasipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu: 1)

Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angkaangka yang sepintas hampir sama

2)

Kecerdasan Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikiran dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak lupa.

3)

Kecekatan Kecakapan berarti kecakapan memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.

4)

Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.

C. Metode Pengamatan 1.

Jenis Pengamatan Pengamatan ini berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk commit todigunakan user mengetahui bagaimana sistem yang didalam pelaksanaan sistem



penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, yang sifatnya menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah yang mungkin terjadi dan sekaligus memberi penjelasan tentang sistem kearsipan tersebut. Sehingga pengamatan ini termasuk jenis pengamatan deskriptif kualitatif, yaitu berusaha memberi gambaran mengenai berbagai hal untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali melalui penafsiran dan analisa menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam pengamatan deskriptif digunakan metode field research, yaitu suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang ada di lapangan baik data pimer maupun sekunder. Adapun ciri-ciri pengamatan diskriptif yaitu: a)

Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisa

b)

Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa sekarang, pada masalah yang aktual.

2.

Lokasi Pengamatan Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Surakarta, karena Bapeda Kota Surakarta salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang penting bagi perkembangan Kota Surakarta, selain itu untuk memperlancar tugas dan fungsi tersebut diperlukan dukungan data-data dan informasi dari arsip-arsip yang terdapat di Bappeda Kota Surakarta.

3.

Sumber Data Pengamatan ini menggunakan data yang bersumber dari: a)

Data Primer Data Primer yaitu pengambilan data yang didapat dengan cara langsung melalui wawancara dan observasi. Yang menjadi informan dalam wawancara ini adalah: 1) 2)

Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta commit to Bappeda user Kepala Bidang Sekretariat Kota Surakarta


3) b)


Staf bagian kearsipan Data Sekunder

Data sekunder yaitu pengambilan data yang didapat secara tidak langsung, melalui dokumentasi dan buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang diamati. Data ini digunakan sebagai pendukung data primer. 4.

Teknik Pengumpulan Data a)

Observasi Dalam pengamatan ini peneliti mengadakan pengamatan langsung terhadap objek yang sedang diamati secara sistematis yang kemudian dilakukan pencatatan.

b)

Wawancara Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pegawai kantor Bappeda Kota Surakarta.

c)

Studi Pustaka Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi penulisan Tugas Akhir.

5.

Metode Analisa Data Metode analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Metode deskriptif yaitu cara penulisan dengan mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsurunsur satu dengan yang lainnya.

6.

Populasi dan sampel Populasi disini terdiri dari seluruh pegawai yang ada pada kantor Bappeda Kota Surakarta, sedangkan penulis mengambil sampel dari beberapa pegawai tersebut, antara lain: a) b)

Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta commit to Bappeda user Kepala Bidang Sekretariat Kota Surakarta



c) 7.

Staf bagian kearsipan Valitidas Data Valitidas data akan membuktikan apa yang diamati peneliti sesuai

dengan apa yang sesungguhnya ada dalam kenyataan dilokasi tersebut. Dengan demikian data yang diperoleh dari suatu sumber akan dikontrol oleh data yang sama dari sumber yang berbeda. 8.

Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis data deskriptif. Data yang dikumpulkan beberapa angka-angka, dengan demikian laporan pengamatan akan berisi kutipan data-data untuk memberikan gambar penyajian laporan tersebut. Pengamatan deskriptif merupakan

pengamatan

yang dimaksudkan

untuk mengumpulkan

informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat pengamatan dilakukan, dengan tujuan menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek yang diamati secara tepat. Pengamatan dengan metode deskriptif mempunyai langkah penting seperti berikut: a) Mengidentifikasi

adanya

permasalahan

yang

signifikan

untuk

dipecahkan melalui metode deskriptif. b) Membatasi dan merumuskan permasalahan secara jelas. c) Menentukan tujuan dan manfaat pengamatan. d) Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan. e) Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan pengamatan dan atau hipotesis pengamatan. f) Mendesain metode pengamatan yang hendak digunakan termasuk dalam hal ini menentukan populasi, sampel, teknik sampling, menentukan instrumen pengumpul data, dan menganalisis data. g) Mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data dengan menggunakan teknik statistika yang relevan. commit to user h) Membuat laporan pengamatan.


digilib.uns.ac.id

BAB III DISKRIPSI INSTANSI

A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta Kota Surakarta didirikan pada tahun 1745, yang ditandai dengan berpindahnya Ibukota Keraton Mataram dari Kartasura ke Desa Sala setelah terjadi pemberontakan Tionghoa atau Geger Pacinan yang dipimpin oleh RM. Garendi melawan kekuasaan Pakubowono II. Karena keraton rusak parah, maka Pakubuwono II memerintahkan kepada Pangeran Wijil bersama Kyai Kalipah Buyut, Mas Penghulu Pekik Ibrahim serta Tumenggung Tirto Wiguno untuk mencari lokasi ibukota Kerajaan Mataram Islam yang baru. Maka dibangunlah Keraton Mataram baru di Surakarta (menurut pihak tertentu nama asli Surakarta adalah Salakarta atau Sala). Desa Sala merupakan desa yang mempunyai Bandar pelabuhan besar di Kampung Mojo yang terletak di pinngir Sungai Bengawan Solo. Terbentuknya

daerah

Surakarta

sangat

dipengaruhi

pada

masa

pemerintahan kolonial Belanda. Setelah adanya perjanjian Giyanti tahun 1755 dan perjanjian Salatiga 1757, yang berujung pada pembagian kerajaan Mataram menjadi tiga bagian yaitu: Kasunanan Surakarta, Kasultan Jogyakarta, Mangkunegaran. Pada tahun 1874 reorganisasi daerah Surakarta dilakukan oleh Pemerintah kolonial Belanda yang kemudian ditetapkan dalam Staad Blaad Nomor 37 tahun 1874 dan Nomor 9 tahun 1848. Reorganisasi yang dilakukan oleh pemerintah kolonial Belanda sesungguhnya hanya suatu upaya agar pemerintah daerah Surakarta memberikan manfaat terhadap kepentingan pemerintahan mereka, selain itu hanyalah untuk memanfaatkan pemerintahan daerah Surakarta agar membantu dan bekerjasama dengan pemerintah kolonial Belanda, sehingga pemerintahan kolonial Belanda dapat mengendalikan pemerintahan daerah Surakarta. Setelah Kemerdekaan tahun 1945, Pemerintahan Daerah Surakarta mulai user diatur Undang-Undang daricommit pusat.toPemerintah daerah Surakarta mulai

26



dibentuk pada tahun 1950 berdasarkan Undang-Undang No. 16 tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah Kota besar dalam lingkungan Provinsi Jawa Tengah, Jawa Timur, Jawa Barat, dan Daerah Istemewa Yogyakarta (DIY). Berdasarkan Undang-Undang tersebut, maka daerah Kota Surakarta memiliki wewenang dalam menyelenggarakan pemerintahannya yaitu Surat Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Sementara (SKDPRS) Kota Surakarta pada tanggal 13 Maret 1956 tentang susunan pemerintahan daerah formasi daerah. Dalam

rangka

membantu

Kepala

Daerah

untuk

menentukan

kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah serta penilaian atas pelaksanaannya, sesuai Keputusan Presiden No. 27 Tahun 1980 maka dibentuklah suatu badan yang menangani masalah perencanaan pembangunan, yang disebut Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Adapun pembentukan Bappeda Kota Surakarta ini berdasarkan Surat Keputusan Walikota Surakarta No. 9 Tahun 1981, serta diperkuat dengan adanya intruksi Gubernur Kepala Daerah I tingkat Jawa Tengah No. 063/ 32/ 1981 tertanggal 18 Agustus 1981tentang pembentukan Bappeda Kota Surakarta. Pada tahun 2002, nama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) diganti dengan Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) berdasarkan Surat Keputusan Walikota Surakarta No. 9 tahun 2002. Kemudian pada tahun 2008, nama Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) diganti lagi seperti sebelumnya yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Hal ini mengacu pada Peraturan WaliKota Surakarta No. 27 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta.

B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta 1.

Visi Bappeda Kota Surakarta Terwujudnya Perencanaan Daerah yang Visioner, Demokratis, Terpadu, Dinamis dan berkelanjutan yang dapat menjadi acuan bagi Instansi

2.

Pemerintah Kota, Instansi Vertikal dan Masyarakat. commit to user Misi Bappeda Kota Surakarta


a.


Menyusun perencanaan dan pengendalian pengembangan daerah jangka panjang

b.

Meningkatkan kapasitas instituasi perencanaan yang kredibel dan professional

c.

Meningkatkan keserasian perencanaan pembangunan daerah lintas sektor, lintas wilayah melalui kerjasama dan partisipasi masyarakat.

C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta Berdasarkan peraturan WaliKota Surakarta No. 27 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Surakarta. Tugas pokok dan fungsi yang harus diemban dan dilaksanakan Bappeda, yaitu: 1. Tugas pokok Bappeda Kota Surakarta Sesuai pasal 2, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan, antara lain: a. Menyusun visi dan misi kota b. Menyusun laporan hasil proyek pembangunan tahunan c. Memonitor pelaksanaan program dan atau pembanguan daerah secara periodik d. Menyusun Program Pembangunan Daerah (PROPEDA) untuk lima tahun sesuai visi dan misi kota e. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil pengamatan atau kajian ilmiah mengenai suatu program atau proyek pembangunan f. Menyusun Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETEDA) sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA) g. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) daerah untuk lima tahun sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA) h. Menyelenggarakan koordinasi perencanaan keuangan dan program pembangunan dengan Instansi Pemerintah Kota, Instansi Vertikal, commit to user dan masyarakat. Dunia Usaha, Organisasi kemasyarakatan



2. Fungsi Bappeda Kota Surakarta Sesuai pasal 3, Badan Perencanaan Pembanguna Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Penyelenggaraan sosialisasi b. Perencanaan bidang ekonomi c. Pengelolaan data dan pelaporan d. Perencanaan bidang sosial budaya e. Penyelenggaraan kesekretariatan badan f. Penyelenggaraan pengamatan dan pengembangan g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota h. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural Bappeda Kota Surakarta Sesuai yang tertulis dalam buku penjabaran tugas pokok, fungsi dan tata kerja, susunan organisasi Bappeda terdiri dari: 1. Kepala Badan Kepala Badan mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas pokok menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan. Untuk menyelenggarakan tugas pokok yang dimaksud, kepala badan mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan sosialisasi b. Perencanaan bidang ekonomi c. Pembinaan jabatan fungsional d. Perencanaan bidang sosial budaya e. Perencanaan bidang data dan pelaporan f. Menyelenggarakan kesekretariatan badan g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota h. Penyelenggaraan bidang pengamatan dan pengembangan commitpengendalian, to user i. Penyusunan rencana program, evaluasi, dan pelaporan.



Dalam pasal 5, kepala badan membawakan: 1) Sekretariat 2) Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota 3) Bidang Ekonomi 4) Bidang Sosial Budaya 5) Bidang Data dan Pelaporan 6) Bidang Pengamatan dan Pengembangan 7) Unit Pelaksanaan Teknis Badan (UPTB) 8) Kelompok Jabatan Fungsional

2.

Sekretariat Sesuai pasal 5 ayat 2, sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala badan. Didalam pasal 6, sekretariat memiliki tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi, dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 7 sekretariat memiliki fungsi: a. Penyiapan

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan b. Penyiapan

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian c. Penyiapan

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan. Dalam pasal 8 ayat 1, sekretariat membawahkan: to user 1) Subbagian Perencanaan,commit Evaluasi dan Pelaporan



Sesuai pasal 9, subbagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggarakan tugas secara terpadu,

pelayanan

administrasi,

dan

pelaksanaan

di

bidang

perencanaan, evaluasi dan pelaporan, yang meliputi: koordinasi perencanaan pemantuan, evaluasi dan pelaporan di lingkungan badan. 2) Subbagian Keuangan Sesuai pasal 10, subbagian keuangan memiliki tugas melakukan penyiapan

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan, yang meliputi: pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di lingkungan badan. 3) Subbagian Umum dan Kepegawaian Sesuai pasal 11, subbagian umum dan kepegawaian memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian, yang meliputi: pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tata laksana, ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan badan.

3.

Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota Sesuai pasal 12, bidang penataan ruang dan prasarana kota memilki tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serat prasarana kota. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 13 bidang penataan ruang dan prasarana kota mempunyai fungsi: commit to user



a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serta di bidang prasarana kota b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam pasal 14, bidang penataan ruang dan prasarana kota membawahkan: 1) Subbidang Penataan Ruang dan Lingkungan Sesuai pasal 15, subbidang penataan ruang dan lingkungan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, yang meliputi: penyusunan perencanaan tata ruang dan lingkungan. 2) Subbidang Prasarana Kota Sesuai pasal 16, subbidang prasarana kota memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang prasarana kota, yang meliputi: penyusunan rencana program pembangunan prasarana kota.

4.

Bidang Ekonomi Sesuai pasal 17, bidang ekonomi memilki tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanan di bidang investasi dan keuangan, serta pengembangan dunia usaha. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 18 bidang ekonomi memilki fungsi: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, serta di bidang pengembangan dunia usaha b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. commitmembawahkan: to user Dalam pasal 19, bidang ekonomi



1) Subbidang Investasi dan Keuangan Sesuai pasal 20, subbidang investasi dan keuangan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, yang meliputi: penyusunan rencana program pembangunan investasi dan keuangan. 2) Subbidang Pengembangan Dunia Usaha Sesuai pasal 21, subbidang pengembangan dunia usaha memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang dunia usaha, yang meliputi: penyusunan rencana pengembangan dunia usaha.

5.

Bidang Sosial Budaya Sesuai pasal 22, bidang sosial budaya memiliki tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan, kependudukan dan kesejahteraan rakyat. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal pasal 23 bidang sosial budaya mempunyai fungsi: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan kependudukan, serta di bidang kesejahteraan rakyat b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam 24, bidang sosial budaya membawahkan: 2) Subbidang Pemerintahan dan Kependudukan Sesuai pasal 25, subbidang pemerintahan dan kependudukan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan kependudukan,

yang

meliputi:

penyiapan

bahan

penyusunan

perencanaan program atau proyek disektor ketataprajaan, tampung commit to user



tantra,

aparatur

daerah,

penerangan

dan

komunikasi

social,

ketenagakerjaan, ketransmigrasian da administrasi kependudukan. 3) Subbidang Kesejahteraan Rakyat Sesuai pasal 26, subbidang kesejahteraan rakyat memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan

kependudukan,

perencanaan

yang

meliputi:

di

bidang

penyiapan

pemerintahan bahan

dan

penyusunan

perencanaan program atau proyek disektor kesehatan gizi, kesejahteraan sosial,

peranan

wanita,

keagamaan,

keluarga

berencana

dan

kesejahteraan keluarga.

6.

Bidang Data dan Pelaporan Sesuai pasal 27, bidang data dan pelaporan memiliki tugas melakukan kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang data dan dokumentasi, dan evaluasi dan pelaporan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 28 bidang data dan pelaporan mempunyai fungsi: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, serta di bidang evaluasi dan pelaporan b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam pasal 29, bidang data dan pelaporan membawahkan: 1) Subbidang Data dan Dokumentasi Sesuai pasal 30, subbidang data dan dokumentasi memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi: pengkoordinasian, penghimpunan, pengolahan dan penyusunan data dan dokumentasi hasil pelaksanaan program dan pembangunan. to user 2) Subbidang Evaluasi dancommit Pelaporan



Sesuai pasal 31, subbidang evaluasi dan pelaporan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi: pengaturan pelaksanaan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan program pembangunan.

7.

Bidang Pengamatan dan Pengembangan Sesuai pasal 32, bidang data dan pengembangan memiliki tugas melakukan kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan, dan ekonomi dan prasarana kota. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 33 bidang pengamatan dan pengembangan memilki fungsi: a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan, serta di bidang ekonomi dan prasarana kota b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam pasal 34, bidang pengamatan dan pengembangan membawahkan: 1) Subbidang Sosial, Budaya dan Pemerintahan Sesuai pasal 35, subbidang sosial, budaya dan pemerintahan memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan, yang meliputi: penyiapan dan pelaksanaan program pengamatan dan pengembangan bidang sosial, budaya dan pemerintahan. 2) Subbidang Prasarana Kota Sesuai pasal 36, subbidang ekonomi dan prasarana kota memiliki tugas melakukan penyiapan perumusan bahan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan program pengamatan dan pengembangan bidang ekonomi, fisik dan prasarana. commit to user



8.

Kelompok Jabatan Fungsional Sesuai pasal 37, kelompok jabatan fungsional memiliki tugas sesuai dengan

jabatan

fungsional

masing-masing

berdasarkan

peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Dalam pasal 38, kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai bidang keahliannya. a. Jumlah

jabatan

fungsional

sebagaimana

dimaksud,

ditentukan

berdasarkan kebutuhan dan beban kerja b. Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku c. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya d. Pembinaan terhadap pejabat fungsional sebagaimana dimaksud, dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta Sesuai pasal 39 kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan ditetapkan oleh walikota. Sesuai pasal 40 kepala badan, sekretaris, bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsipprinsip manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masingmasing. Sesuai pasal 41 dalam melaksanakan tuasnya kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian, kepala subbidang, pejabat fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, intergrasi dan sinkronissasi scara vertical maupun horizontal baik kedalam maupun keluar antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokok commit to user masing-masing.



Sesuai pasal 42 ayat: 1. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasi dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. 2. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya. 3. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan keada satuan organisasi lain di lingkungan badan yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. 4. Setiap laporan yang diterima oleh kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang serta bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petujuk kepada bawahan. Sesuai pasal 43 sekretaris, kepala bidang, kepala UPTD dan pejabat fungsional menyampaikan laporan kepada kepala badan dan berdasarkan hal tersebut sekretaris menyusun laporan berkala kepada walikota melalui Sekda.

F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta Berdasarkan pasal 44, jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam pasal 45, kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala subbidang serta kelompok jabatan fungsionl di lingkungan badan diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

commit to user



1. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan jenis kelamin

Tabel 1 JENIS KELAMIN

JUMLAH

Laki-laki

25

Perempuan

20

Jumlah

45

Berdasarkan tabel di atas jumlah pegawai Bappeda Kota Surakarta yang berjenis kelamin laki-laki lebih banyak dari pada jumlah pegawai Bappeda yang berjenis kelamin perempuan.

2. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan tingkat pendidikan

Tabel 2 TINGKAT PENDIDIKAN

JUMLAH

SD

2

SMP

1

SLTA Sederajat

7

DIPLOMA III

2

SARJANA/DIPLOMA IV

16

STRATA II

17

TOTAL

45

Berdasarkan tabel 2 di atas dapat kita simpulkan, bahwa tingkat pendidikan PNS di Bappeda Kota Surakarta tingka pendidikan yang paling tinggi yaitu Strata II sejumlah 17 orang, Sarjana/Diploma IV sejumlah 16 orang, Diploma III sejumlah 2 orang, SLTA sederajat 7 orang, SMP sejumlah 1 orang dan SD sejumlah 2 orang. commit to user



3. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan golongan Tabel 3 GOLONGAN

JUMLAH

I

1

II

5

III

32

IV

7

TOTAL

45

Berdasarkan tabel 3 di atas dapat disimpulkan, bahwa keseluruhan PNS di Bappeda Kota Surakarta yang memiliki golongan paling tinggi adalah golongan III sejumlah 32 orang, golongan IV sejumlah 7 orang, golongan II sejumlah 5 orang dan yang paling sedikit adalah golongan I sejumlah 1 orang.

commit to user

commit to user Subbidang Pemerintahan dan Kependudukan Subbidang Kesejahteraan Rakyat

Subbidang Pengembangan Dana Usaha

Subbidang Prasarana Kota

Bidang Sosial Budaya

Subbagian Keuangan

Subbidang Investasi dan Keuangan

Bidang Ekonomi

Subbagian Perencanaan Evaaluasi dan Pelaporan

Sekretariat

Subbidang Penataan Ruang dan Lingkungan

Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota

Fungsional

Kelompok Jabatan

Kepala

Subbidang Evaluasi dan Pelaporan

Subbidang Data dan Dokumentasi

Bidang Data Pelaporan

Subbagian Umum dan Kepegawaian

BAGAN ORGANISASI BAPPEDA KOTA SURAKARTA

Bagan 1

Subbidang Ekonomi dan Prasarana Kota

Subbidang Sosial Budaya dan Pemerintahan

Bidang Penelitian dan Pengembangan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

Berdasarkan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan, serta ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan dan pegawai di bagian kearsipan sebagai faktor pendukungnya. Dalam bagian ini penulis akan menjelaskan hasil pengamatan selama magang di Bappeda Kota Surakarta. Hal-hal yang akan dibahas penulis antara lain: 1. Tata Kearsipan, yang meliputi: A. Penerimaan dan pencatatan arsip B. Penyimpanan arsip C. Penyusutan arsip 2. Faktor yang mempengaruhi tata kearsipan: A. Fasilitas kearsipan B. Pegawai kearsipan

1. Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta A. Penerimaan dan pencatatan arsip Sistem penerimaan arsip yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta adalah sistem desentralisasi, dimana dengan sistem ini masing-masing bagian diberi wewenang sepenuhnya untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip. Seperti misalnya, didalam pembangunan suatu daerah. Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting didalam menentukan arah dan tujuan yang ingin dicapai dalam pembangunan tersebut. Dalam pelaksanaan pembangunan daerah diperlukan kerja sama daritosemua commit user elemen pemerintah Daerah atau

41



Satuan Kerja Perangkat Desa (SKPD) agar tercapai pembangunan yang merata dalam berbagai aspek, sehingga akan tercapai kesejahteraan yang merata dalam berbagai bidang Bappeda Kota Surakarta sebagai instansi pemerintah yang memiliki tugas menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang perencanaan pembangunan setiap harinya menerima data-data dari berbagai SKPD. SKPD tersebut adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Badan, Dinas, Kantor, Kecamatan, dan Kelurahan, di lingkungan Pemerintah Kota yang mempunyai tugas mengelola anggaran dan barang daerah. Selama masa magang penulis mengetahui data-data yang diterima di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan (Musrenbang) baik Kelurahan maupun Kecamatan dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan.

1) Proses pengurusan data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan (Musrenbangkel) dan Musyawarah Rencana Pembangunan Kecamatan (Musrenbangcam) Dikantor Bappeda, tiap-tiap kelurahan dan kecamatan di Kota Surakarta harus mengirimkan data hasil Musrenbang. Musyawarah Perencanaan Pembangunan adalah forum antara pelaku dalam rangka menyusun Rencana Pembangunan Nasional dan Rencana Pembangunan Daerah. Musrenbang

Kelurahan

adalah

forum

musyawarah

perencanaan

pembangunan tahunan di tingkat kelurahan yang di laksanakan secara demokratis untuk menyepakati rencana kegiatan tahun anggaran berikutnya, yang dilaksanakan secara demokratis berbasis masyarakat kelurahan. Musrenbang

Kecamatan

adalah

forum

musyawarah

perencanaan

pembangunan tahunan di tingkat kecamatan yang dilaksanakan secara demokratis untuk menyusun rumusan kegiatan pembangunan dari commit to user



kelurahan, serta menyepakati kegiatan lintas kelurahan dalam wilayah kecamatan. Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut antara lain: a. Data hasil Musrenbangkel/Musrenbangcam diantar oleh kurir atau pegawai dari masing-masing kelurahan aau kecamatan b. Petugas membaca sampul surat untuk memastikan jenis data yang dikirim c. Memeriksa kelengkapan data yang dikirim apakah jumlahnya sudah sesuai permintaan, jika belum petugas meminta pegawai/kurir untuk mengirimkan kekurangannya d. Menyortir data yang dikirim untuk memisahkan data hasil musrenbang sesuai dengan tahun berapa musrenbang tersebut dilaksanakan e. Kelurahan atau kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.

2) Proses penerimaan Rencana Kerja Kelurahan dan Kecamatan Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut antara lain: a. Data rencana kerja dikirim oleh kurir atau pegawai dari masing-masing kelurahan dan kecamatan, data tersebut berbentuk print out dan soft copy database b. Data diterima oleh petugas, khusus untuk data dalam bentuk soft copy database diserahkan kepada operator tersendiri c. Petugas memeriksa sampul surat untuk memastikan jenis data yang dikirim d. Memeriksa jumlah data print out yang dikirim apakah sudah sesuai dengan yang diminta atau belum, jika belum petugas meminta pegawai/kurir untuk mengirimkan kekurangannya e. Kelurahan ataupun kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan commit to user lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.



Tabel 4 Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam dan Renja kelurahan/kecamatan Hasil Musrenbangkel/Cam Hasil No

2011

Tahun 2010

Kelurahan Musrenbangkel Tahun 2009

Renja SKPD Tahun

Print Print

Softcopy

Out

Dataase

Out

Softcopy

(rangkap Database 2)

Kecamatan …

Berdasarkan beberapa uraian diatas, menurut Kepala Sub Bidang Data dan Pelaporan pengelolaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta dengan menggunakan sistem desentralisasi sudah baik, karena dengan sistem ini setiap bagian diberi wewenang untuk menyimpan arsipnya. Keuntungan dengan menggunakan sistem ini adalah: a)

Setiap bagian dapat melaksanakan sistem pengelolaan arsip sesuai dengan kebutuhan unit masing-masing

b)

Pimpinan unit kerja dapat memperoleh arsip yang diperlukan dengan cepat setiap waktu dibutuhkan

c)

Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal

d)

Menghemat waktu, karena prosedurnya tidak berlebit. commit to user



Tetapi juga terdapat kelemahannya yaitu apabila pengelolaan arsip tidak ditangani oleh pihak yang ahli dalam bidangnya maka pengelolaan kearsipan tidak akan bisa berjalan dengan lancar dan adanya kesamaan dalam penyimpanan arsip juga sering terjadi, karena setiap unit kerja cenderung memerlukan dan menyimpan arsip yang sama dalam bentuk salinan fotokopi sepanjang arsip tersebut masih digunakan. (wawancara tanggal 11 Februari 2010).

B. Penyimpanan Arsip 1. Asas penyimpanan arsip Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu asas campuran. Dimana dalam asas ini semua surat yang masuk diterima oleh bidang sekretariat. Kemudian surat-surat tersebut dicatat terlebih dahulu berdasarkan pola klasifikasi yang ada. Setelah surat diperiksa, surat-surat tersebut diedarkan kepada bidang-bidang yang ada di Bappeda Kota Surakarta, sehingga tiap-tiap bidang yang ada di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsipnya masingmasing. Tetapi di Bappeda Kota Surakarta tidak semua bidang mempunyai spesifikasi khusus arsip. Untuk bidang-bidang yang tidak mempunyai spesifikasi khusus arsip di kelola oleh bidang sekretariat. Dengan menggunakan asas campuran ini maka pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masingmasing. Arsip aktif dan arsip in aktif juga dipisahkan sehingga arsip ditempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaanya. Menurut kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta alasan menggunakan asas campuran karena dengan asas ini dapat memudahkan pencarian arsip apabila dibutuhkan. Keuntungan menggunakan asas ini antara lain: a. Lebih dapat menghemat peralatan arsip yang disimpan dimasing-masing bidang commit to user



b. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masingmasing yang memiliki spesifikasi tertentu c. Arsip-arsip yang berisi tentang laporan perencanaan pembangunan daerah yang dilakukan Bappeda Kota Surakarta secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanannya dapat diseragamkan. (wawancara tanggal 15 Februari 2010) 2. Sistem penyimpanan arsip Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta menggunakan sistem tahun dan subjek, seperti dikemukakan oleh kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta. Sistem ini berdasarkan pokok masalah yang ada, karena arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta meliputi perencanaan pembangunan, rencana kerja, capain dan target kinerja (wawancara 17 Februari 2010). Selama masa magang penulis mengetahui bahwa sebelum arsip disimpan, arsip-arsip terlebih dahulu harus dikelompokkan sesuai dengan masalah utamanya, serta dipisah-pisahkan menurut bidang-bidang dari SKPD yang ada, dan kemudian baru dimasukkan ke dalam map, yang permukaannya diberi kode dan tahun sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah ditemukan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Selain itu map-map tersebut juga diberi nama sesuai dengan jenis data dan bidang-bidang dari SKPD yang akan disimpan kedalam map tersebut. Misalnya: a. Data rencana kerja disimpan ke dalam map yang bertuliskan “Renja SKPD”. b. Dinas koperasi mengirimkan data rencana kerja, maka data tersebut dimasukkan kedalam map yang diberi judul “Renja SKPD Bidang Ekonomi”, karena dinas koperasi termasuk SKPD dalam bidang Ekonomi.

commit to user



Sehingga apabila suatu saat ada pegawai yang mencari data rencana kerja SKPD maka data tersebut dapat dicari pada map “Renja SKPD” sesuai dengan bidang SKPD yang dimaksud. Agar lebih memudahkan pencarian maka pada sisi kanan bawah data rencana kerja diberi nomor urut SKPD sesuai dengan yang tertulis dalam tanda terima. Contohnya didalam tanda terima Rencana Kerja SKPD Dinas Koperasi berada pada nomor 17 maka pada sisi kanan bawah data renja Dinas Kopersi diberi nomor 17 menggunakan spidol berwarna merah dan dilingkari.

Tabel 5 Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat I Jawa Tengah Kode

Klasifikasi

000

Umum

100

Pemerintah

200

Politik

300

Keamanan

400

Kesejahteraan

500

Perekonomian

600

Pekerjaan umum dan ketenaga kerjaan

700

Pengawasan

800

Kepegawaian

900

Keuangan

Tahun

3. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan arsip adalah kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet/lemari arsip. Prosedur ini perlu mendapat perhatian khusus untuk menghindari ketidakteraturan, agar lebih terarah, serta memudahkan dalam pelaksanaan tata kearsipan. Dalam suatu organisasi biasanya hampir memilki kesamaan commit to user dalam prosedur penyimpanan arsip.



Selama

masa

magang

penulis

mengetahui

bahwa

prosedur

penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta menurut Kepala Sub Bidang Data dan Pelaporan meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, serta menempatkan. (wawancara tanggal 18 Februari 2010).

a. Memeriksa Sebelum menyimpan arsip, yang dilakukan petugas arsip Bappeda Kota Surakarta yaitu memeriksa arsip dengan teliti. Petugas arsip memastikan atau mengamati kelengkapan data yang akan dikirim, apakah jenis data tersebut sudah sesuai permintaan atau belum, serta memeriksa jumlah data yang akan dikirim. Jangan sampai data yang dikirim salah atau kurang jumlahnya. Apabila hal itu terjadi, maka petugas arsip meminta kepada kurir atau yang mengantar data untuk mengirimkan lagi data tersebut sesuai dengan jenis data dan jumlah yang diminta. b. Mengindeks Setelah arsip diperiksa dan diamati serta sudah sesuai dengan yang diminta baik jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya yang dilakukan oleh petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta adalah mengindeks. Artinya memilih kata tangkap untuk penunjuk (guide) pada label map. Kata tangkap yang dipakai dalam kegiatan mengindeks ini biasanya sesuai dengan jenis data. Selain itu juga ditentukan bedasarkan bidang-bidang dari masing-masing SKPD yang ada. Contohnya untuk data capaian dan target kinerja SKPD maka petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta memilih kata tangkap “capaian dan target kinerja SKPD” pada label mapnya. Selain itu juga menuliskan nama-nama SKPD sesuai dengan bidangnya masingmasing Berikut nama-nama SKPD berdasarkan bidangnya masing-masing: commit to user 1) Bidang Sosial Budaya, melipui SKPD:


Bapermas, PP, PA dan KB Dinas Kesehatan Kota (DKK) Disdikpora + 5 Cab Dinas Disbudpa + UPTD kawasan wisata Bagian Umum Bagian Pemerintahan Umum Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Dinsosnakertrans Kantor Arsip dan Perpusda Kantor Kesbangpol dan Linmas Satpol PP. 2) Bidang Ekonomi, meliputi SKPD: Dinas Koperasi dan UMKM Dinas Pengolahan Pasar (DPP) Disperindag Dinas Pertanian Kantor Ketahanan Pangan Kantor Penanaman Modal Bagian Administrasi Perekonomian 3) Bidang Litbang, meliputi: Bappeda Inpektorat DPPKA Bagian Ogranisasi Bagian Hukum dan HAM Bagian Kerjasama 4) Bidang PRRK, meliputi SKPD: commit to user DPU




DKP DTRK Badan Lingkungan Hidup Dinas Perhubungan 5) Bidang Data dan Pelaporan, meliputi SKPD: Bappeda BKD Kantor Pelayanan Ijin Terpadu Bagian Administrasi Pembangunan Kecamatan Kelurahan Inspektorat Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset. c. Mengkode Mengkode berarti pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks tadi. Setelah kegiatan mengindeks selesai, maka kegiatan yang selanjutnya dilakukan oleh pegawai arsip adalah mengkode. Disini petugas arsip memberikan nomor pada sisi kanan bawah data dengan menggunakan spidol berwarna merah. Nomor tersebut adalah nomor urut SKPD sesuai dengan yang ada didalam tanda terima. Kegiatan tersebut bertujuan untuk memudahkan ketika pencarian arsip. Sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan maka petugas tinggal mengambilnya dari map sesuai bidang SKPD yang dimaksud, kemudian mencari urutan nomor sesuai daftar SKPD tersebut dalam tanda terima. Dengan demikian akan lebih menghemat waktu pada saat pencarian arsip tersebut. d. Menyortir Menyortir berarti memilih-milih atau memiliki arsip-arsip yang akan disimpan untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok commit to user dan bidang-bidang dari setiap berdasarkan subjek masing-masing



SKPD. Hal ini dilakukan agar pada waktu penyimpana petugas tidak melakukan kesalahan yakni memasukkan data ke dalam map yang bukan tempatnya. Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis mengetahui pemisahan arsip secara subjek berdasarkan jenis data dan bidang dari masing-masing SKPD. Misalnya untuk data hasil musrenbang dikelompokkan dengan data hasil musrenbang, data rencana kerja dikelompokkan dengan data rencana kerja, dst. Selain itu data-data tersebut dipisahkan lagi sesuai dengan bidang masingmasing SKPD. Dengan

demikian

tidak

akan

terjadi

kekeliruan

didalam

memasukkan data kedalam map. Sehingga akan memudahkan didalam pencarian arsip kembali. e. Menempatkan Setelah arsip-arsip selesai disortir dan dikode, arsip-arsip siap untuk disimpan. Langkah terakhir yang dilakukan oleh petugas arsip dalam proses dalam proses penyimpanan yaitu menempatkan. Menempatkan berarti menaruh atau meletakkan arsip arsip-arsip pada suatu tempat dengan maksud arsip-arsip tetap terpelihara, terawat, aman, mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu akan diperlukan. Menempatkan disini memerlukan ketelitian, sebab jika pegawai arsip kurang teliti maka akan menyulitkan saat pencarian arsip kembali. Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis mengetahui bahwa arsip-arsip disimpan kedalam map ticker file. Arsip-arsip tersebut dilkelompokkan menurut pokok-pokok masalah yang sama. Setelah arsip-arsip di kantor Bappeda Kota Surakarta sudah mulai jarang digunakan maka arsip-arsip tersebut dipindahkan kedalam folder. Folder tersebut diberi nama sesuai dengan pokok masalah. Setelah itu folder-folder dimasukkan kedalam lemari commit to user



arsip/filling cabinet agar arsip-arsip inaktif tidak tercampur dengan arsip-arsip yang masih aktif.

C. Penyusutan Arsip Arsip sangatlah penting bagi setiap organisasi, tetapi tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Dalam organisasi seharusnya dilakukan penyusutan arsip dalam jangka waktu tertentu. Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang sudah habis masa aktifnya, sehingga mencegah untuk terjadinya penumpukan arsip. Dengan demikian akan lebih menghemat tempat, selain itu juga menjamin ketersediaan arsip yang benar masih layak disimpan dan dipelihara. Arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta memilki masa aktif lima tahun. Sehingga setelah lima tahun atau lebih berarti arsip-arsip tersebut sudah digolongkan menjadi arsip in aktif. Setelah arsip-arsip habis masa aktifnya arsip tersebut harus disustkan. Namun, menurut kepala Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan arsip (wawancara tanggal 23 Februari 2010). Hal tersebut terjadi karena belum ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, artinya bahwa pegawai di Bappeda Kota Surakarta bukanlah pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan. Sehingga mereka harus menyelesaikan tugas-tugas yang sesuai dengan bidangnya masingmasing. Selain itu di Bappeda Kota Surakarta perhatian terhadap arsip masing kurang.

2. Hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan A. Fasilitas Arsip 1. Tata ruang kearsipan Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangatlah menetukan dalam menjaga fisik arsipnya tersebut. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas

dan efesien pusat arsip. Misalnya harus commit to user tembok, sehingga memudahkan diperhitungkan pemasangan pilar-pilar



pemasangan rak. Selain itu pemasangan lampupun harus diupayakan dengan baik agar lampu yang dipasang dapat menerangi setiap gang area kerja penyimpanan arsip dan biasanya terdapat ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan, tata ruang kearsipan di Bappeda Kota Surakarta sudah baik, hanya saja belum terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sehingga arsip-arsip yang memiliki spesifikasi khusus disimpan di masing-masing bidang di Bappeda Kota Surakarta. Hal ini disebabkan karena jumlah ruangan yang ada di Bappeda Kota Surakarta sangatlah terbatas, maka penanganan terhadap arsip yang ada kurang maksimal. Pengamanan dan pemeliharaan yang dilakukan hanya memasukkan arsip-arsip ke dalam lemari. (wawancara tanggal 1 Maret 2010) Setiap organisasi seharusnya juga terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip, yang bertujuan agar arsip-arsip tersebut mudah dalam pengawasan dan perawatannya. 2. Alat-alat kearsipan Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kegiatan kearsipan, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Tanpa adanya fasilitas yang memadai maka pekerjaan tidak akan selesai dengan baik. Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta alat-alat kearsipan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: a. Alat penyimpanan arsip 1) Filling Cabinet 2) Lemari arsip 3) Ticker file 4) Map b. Alat penerima surat 1) Meja 2) Buku

commit to user



3) Bolpoin 4) Spidol 5) Alat pelubang kertas 6) Steples 7) Klip c. Alat korespondensi/surat menyurat 1) Kertas 2) Mesin tik 3) Komputer 4) Mesin fotokopi Menurut Ka. Sub. Bidang Data dan Pelaporan berdasarkan uraian diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada kantor Bappeda Kota Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan. (wawancara tanggal 3 Maret 2010).

B. Pegawai Kearsipan Pegawai arsip sangat menentukan didalam memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Arsip-arsip dapat dikelola dengan baik apabila terdapat pegawai yang benar-benar menguasai dalam bidang kearsipan, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar, serta kebutuhan informasi untuk perkembangan organisasi yang bersangkutan dapat terpenuhi. Akan tetapi, selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta belum mengetahui ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, sehingga arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta kurang mendapat perhatian dengan baik. Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan hal ini disebabkan antara lain: 1. Belum adanya ruangan khusus untuk arsip sehingga dirasa belum diperlukan pegawai kearsipan 2. Belum adanya pegawai Bappeda Kota Surakarta yang didik sebagai arsiparis 3. Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip oleh pihak Bappeda Kota Surakarta to useruntuk menangani arsip. 4. Kurangnya anggaran yangcommit dialokasikan



Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Bappeda Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah terdidik sebagai arsiparis. (wawancara tanggal 4 Maret 2010).

commit to user



BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan dari pengamatan dan uraian-uraian bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan mengenai tata kearsipan dan hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sebagai berikut: 1. Tata Kearsipan a. Penerimaan dan pencatatan arsip Sistem penerimaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sudah baik, karena menggunakan sistem desentralisasi. Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing bagian diberi wewenang sepenuhnya untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip sehingga sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik. Arsip-arsip yang dikelola antara lain: data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan. b. Penyimpanan arsip 1) Asas penyimpanan arsip Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu asas campuran. Dengan menggunakan asas ini tiaptiap bidang di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsip, sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-masing. 2) Sistem penyimpanan arsip Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan sudah baik, karena arsip-arsip dikelompok-kelompokkan berdasarkan commit to usersehingga apabila arsip tersebut pokok masalah yang terjadi,



dibutuhkan kembali akan mudah untuk mencarinya. Hal ini ditunjukkan dengan menggunakan sistem tahun dan subjek 3) Prosedur penyimpanan arsip Prosedur penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. c. Penyusutan arsip Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena belum adanya pegawai khusus yang menangani tentang arsip, selain itu perhatian terhadap arsip masih kurang. Sehingga arsip-arsip yang habis masa aktifnya dan menjadi arsip in aktif hanya ditumpuk begitu saja tanpa belum pernah disusutkan.

2. Hal-hal yang mempangaruhi tata kearsipan a. Fasilitas arsip 1) Tata ruang kearsipan Tata ruang kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip, sehingga arsip-arsip hanya disimpan di masing-masing bidang di Bappeda Kota Surakarta. 2) Alat-alat kearsipan Alat-alat kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan, sehingga dapat memperlancar didalam pekerjaan kearsipan. b. Pegawai kearsipan Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum terdapat pegawai khusus yang menangani tentang arsip, hal tersebut disebabkan belum adanya pegawai yang didik sebagai arsiparis, kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip dan kurangnya anggaran untuk menangani arsip.commit to user



B. Saran Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan penulis, maka penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin akan berguna untuk Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta didalam pelaksanaan tata kearsipan, antara lain: 1. Sebaiknya di Bappeda Kota Surakarta membuat ruangan khusus atau penggantian rak arsip/filling cabinet yang lebih besar sehingga bisa memuat penyimpanan arsip lebih banyak. Karena berdasarkan hasil pengamatan selama magang bahwa tata ruang penyimpanan arsip belum maksimal. Rak arsip/filling cabinet masih menjadi satu didalam ruangan kantor, yang mungkin dapat mengganggu segala aktifitas pekerjaan di kantor tersebut. 2. Di Bappeda Kota Surakarta sebaiknya memiliki pegawai khusus yang ahli dalam bidang kearsipan, sehingga tata kearsipan dapat berjalan lebih baik. 3. Dilakukan perawatan dan pemeliharaan alat-alat kearsipan, misalnya mesin fotokopi dilakukan perbaikan agar tidak sering terjadi kemacetan pada saat menggunakannya, karena pada saat magang penulis mengalami hal tersebut. 4. Ikut sertakan pegawai Bappeda Kota Surakarta dalam melaksanakan tata kearsipan, sehingga mereka akan lebih memahami tentang arsip.

commit to user

TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA

Recommend Documents