Pertemuan 3
TAHAPAN PROSES BANGSIS
TUJUAN BANGSIS Mengorganisasikan sistem informasi yg baru yg mampu mengatasi berbagai masalah yg terdapat dalam suatu organisasi. PERLUNYA BANGSIS 1. Adanya problem yang timbul pada sistem yang lama Antara lai: a. Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa: Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin Tidak efisiennya operasi Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. b. Pertumbuhan Organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. 2. Untuk meraih kesempatan2 (opportunities) Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh managemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana – rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan – kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang perusahan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini maka kesempatan – kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. 3. Adanya instruksi2 (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi,seperti peraturan pemerintah Prinsip Pengembangan sistem 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Sistem informasi yang akan anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit,apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik Manusia faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin diperlukan. 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem 1
5.
6.
7.
Pertemuan 3 Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Proses pengembangan sistem tidak harus urut Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah demikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakuakn secara bersama-sama. Jangan takut membatalkan proyek Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu,dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem Dokumentasi dibuat pada waktu pengembangan sistem itu masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat dibuat untuk bahan komunikasi anatar analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.
PENINGKATAN YANG DIHARAPKAN PADA BANGSIS 1. PERFORMANCE (Kinerja) Peningkatan terhadap kinerja(hasil kerja) sistem yang baru sehingga mnejadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Thrighput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. 2. INFORMATION (Informasi) peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. ECONOMY (Ekonomi) peningkatan terhadap manfat-manfat atau keuntungan-keuntungan atu penurunan-penurunan biaya yang terjadi. 4. CONTROL ( Pengawasan ) peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki keslahan-kesalahan serta kecurangan – kecurangan yang dan akan terjadi. 5. EFFICIENCY ( Efisiensi ) peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunaka. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. 6. SERVICES ( Servises ) peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
KERANGKA TUGAS BANGSIS (TINGKAT PENGENDALIAN) Tingkat Kendali Atas, Menengah, Bawah 1. Tahap Pra-Pelaksana BangSis (Perencanaan Proyek Sistem) A. Merencanakan Proyek Sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem a. Mengkaji Tujuan, Perencanaan Strategi & Taktik perusahaan. Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya. b. MengIdentifikasikan Proyek-proyek Sistem 2
c.
d.
e.
f.
g.
B.
Pertemuan 3 Tahap berikut dari proses perencanaan sistem ini adalah mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang nantinya akan dikembangkan. Perencanaan sistem dapat melibatkan beberapa proyek sistem informasi yang harus dikembangkan. Proyek – proyek sistem informasi ini perlu didentifikasi terlebih dahulu. Dalam perusahaan bisnis proyek – proyek sistem informasi ini dapat berupa sistem informai untuk: Pengendalian penjualan dan pemasaran Pengendalian distribusi pengendalian produksi pengendalian keuangan Pengendalian persediaan. Menetapkan Sasaran Proyek Sistem Sasaran dari sistem informasi juga harus konsisten dengna sasaran perusahaan. Sasaran dari masing – masing proyek sistem yang telah diidentifikasikan kemudian dapat ditetapkan. Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing – masing proyek sistem. Menetapkan Kendala Proyek Sistem Selain sasaran-sasaran dari proyek-proyek sistem informasi perlu ditetapkan terlebih dahulu, kendala-kendala terhadap pengembangan proyek-proyek sistem informasi juga perlu ditetapkan terlebih dahulu. Kendala-kendala ini diantaranya adalah sebagai berikut: Batasan dana Batasan waktu Umur ekonomis dari proyek sistem Batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah Batasan peraturan-peraturan yang berlaku. Menentukan Prioritas Proyek Perencanaan sistem jangka panjang biasanya terdiri dari beberapa proyek-proyek sistem yang harus dikembangkan. Proyek – proyek sistem ini dapat dikembangkan semuanya sekaligus ataupun secar abertahap, proyek demi proyek. Membuat Laporan Perencanaan Sistem Hasil akhir yang tampak dari proses perencanan sistem ini adalah berupa laporan perencanaan sistem yang tertulis. Persetujuan Manajemen seperti halnya dengan perencanaan strategi lainnya,perencanaan sistem juga membutuhkan persetujuan dari manajemen. Perencanaan sistem yang telah dibuat oleh sataf perencana sistem ini mula-mula telah diperiksa dan disetujui komite pengarah dan oleh komite pengarah dibawa ke direktur uatam untuk dimintakan persetujuannya. Direktur utama akan menentukan apakah perencanaan sistem ini disetujui atau tidak setelah mengeadakan rapat dewan direksi mengenai perencanaan sistem ini.
Mempersiapkan Proyek yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah a. Menunjuk Team Analis Proyek pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh suatu team analis. b. Mengumumkan Proyek BangSis Kesuksesan dari pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari peranan para personil pekerja dan manajer didalam perusahaan. Proyek pengembangan sistem ini beserta sasarannya perlu diumumkan dan dilengkapi dengan penjelasan – penjelasan tentang mengapa perubahan harus dilakukan dan bagaimana perubahan 3
Pertemuan 3 ini akan mempengaruhi para pekerja dan manajer secara menguntungkan. Bila alasan – alasan ini dapat diterima maka para pekerja dan manjer akan dapat menerimanya dan seklaigus menumbuhkan motivasi untuk membantu kelancaran proyek sistem ini. Pengumuman ini dapat berupa memorandum yang dibuat oleh direktur utama dan ditujukan kepada semua manajer untuk selanjutnya diteruskan kepada para pekerja bawah. C.
Mendefinisikan Proyek Yang Dikembangkan yang dilakukan oleh analis istem. a. MengIdentifikasi Kembali ruang lingkup dan sasaran proyek Sistem Dapat diperoleh dari laporan perencanan sistem yang telah dibuat dan telah disetujui oleh manajemen. Yang menentukan ruang lingkup dan sasaran proyek sistem ini adalah staf perencana sistem dengan pengarahan komite pengarah. b. Melakukan Studi kelayakan Suatu studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinana apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. c. Menilai kelayakan Proyek Sistem Dari hasil yang didapat pada penelitian pendahuluan, maka kelayakan proyek sistem dapat dinilai. Lima macam kelayakan dapat dipertimbangkan, yaitu: Kelayakan teknik. Kelayakn teknik digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “Apakah teknologi ini nantinya dapat ditetrapkan di sistem?”. Kelayakan operasi. Penilaian terhasap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengann baik atau tidak dalam organisasi. Kelayakan jadual. Penilaian kelayakn jadual ini digunakan untuk menetukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan ekonomi. Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “Apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dibiayai dan menguntungkan?” Untuk menjawab pertanyan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan yaitu sbb: a. Besarnya dana yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem ini harus dibandingkan dengan dana yang telah dianggarkan oleh perusahan. b. Manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya. Kelayakan Hukum. Kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku?”. d. Membuat Usulan Proyek Sistem Hasil akhir dari perencanaan sistem yang dilakukan oleh analis sistem berupa mendefinisikan proyek – proyek sistem akan dikembangkan ini adalah berupa laporan usulan proyek sistem secara tertulis. e. Persetujuan Manajemen Usulan proyek yang telah dibuat oleh analis sistem ini, kemudian diserahkan kepada manajemen untuk dipelajari. Biala manajemen menyetujui usulan-usulan proyek 4
Pertemuan 3 sistem ini, maka analis sistem akan melakukan tahap berikutnya yaitu tahap analisis sistem. TAHAP-TAHAP PEMBANGUNAN SISTEM 1. TAHAP INVESTIGASI Studi Awal (Initial Investigation) Studi Kelayakan (Feasibility Study) 2. TAHAP ANALISA Pembahasan Sistem Berjalan Penentuan Kebutuhan Sistem Baru Rancangan Sistem Baru 3. TAHAP RANCANGAN Rancangan & Spesifikasi Teknis Pembuatan Program-program Training User 4. TAHAP IMPLEMENTASI Test Sistem (Konversi) Pemasangan dan Peralihan Sistem Review Hasil Implementasi Laporan Pembangunan Sistem SIKLUS HIDUP SISTEM MENGENALI KEBUTUHAN SISTEM
PEMBANGUNAN SISTEM
PEMASANGAN SISTEM
SISTEM MENJADI USANG
OPERASIONAL SISTEM
ENGINEERING SYSTEM Tahapan tersebut terdiri dari : SYSTEM PLANNING SYSTEM ANALYSIS SYSTEM DESIGN SYSTEM SELECTION SYSTEM IMPLEMENTATION SYSTEM MAINTENANCE. FASE – DAUR HIDUP BANGSIS 1. INVESTIGATION PHASE 2. FASE ANALISA & RANCANGAN SISTEM 3. FASE RANCANGAN SECARA DETAIL & PENERAPANNYA 4. INSTALLATION PHASE 5. FASE REVIEW 5
