TAHAPAN PENULISAN KERTAS KERJA PERSEORANGAN DIKLATPIM TINGKAT III DI LINGKUNGAN KEMDIKBUD
Pendahuluan Bahan ajar tahapan praktis Penulisan Kertas Kerja Perseorangan ini dimaksudkan untuk membantu peserta diklatpim tingkat III dalam mewujudkan suatu Kertas Kerja Perseorangan yang memang sudah menjadi salah satu tugas penting untuk diselesaikan selama peserta mengikuti kegiatan diklatpim tingkat III. Teknis penulisan pada bahan ajar ini tidak keluar dari apa yang telah dipersyaratkan, baik oleh Lembaga Administrasi Negara maupun Lembaga Diklat Pusbangtendik Kemdikbud sebagai penyelenggara diklatpim tingkat III. Semuanya mengacu pada materi yang diberikan oleh Lembaga Administrasi Negara melalui modul dan juga mengacu pada Buku Panduan Penulisan Kertas Kerja Perseorangan yang dikeluarkan oleh Lembaga Diklat Pusbangtendik Kemdikbud. Tahapanya sesuai dengan yang terdapat pada Panduan Penulisan Kertas Kerja Perseorangan, hanya saja pada bahan ajar ini dibuat secara lebih rinci, sehingga peserta diklatpim Tingkat III dapat menyusun Kertas Kerja Perseorangannya dengan lebih mudah dan tidak merasa terbebani dengan tugas penulisan Kertas Kerja Perseorangan. Tahapan Penulisan Tahap Pertama : Konsultasi Judul Tahapan ini adalah merupakan tahap awal dari penulisan Kertas Kerja Perseorangan, yaitu membuat usulan judul untuk dikonsultasikan dengan Widyaiswara Pembimbing. Apabila judul yang diusulkan oleh peserta diklatpim Tingkat III disetujui oleh Widyaiswara Pembimbing, maka Widyaiswara Pembimbing akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada lembar usulan judul tersebut. Formulir atau lembar usulan judul telah disiapkan oleh penyelenggara diklatpim Tingkat III. Lembar usulan judul inilah yang dikonsultasikan dengan Widyaiswara pembimbing. Pada saat konsultasi usulan judul, terjadi interaksi antara peserta diklat dengan Widyaiswara Pembimbing mengenai judul serta sasaran yang ingin dicapai oleh peserta diklat pim III. Jika telah terjadi kesepakatan tentang rumusan judul yang diusulkan oleh peserta diklat, maka Widyaiswara Pembimbingmemberikan paraf atau tanda tangan yang merupakan bukti bahwa judul yang diusulkan oleh peserta diklat telah disetujui dan dapat dilanjutkan dengan penulisan Kertas Kerja Perseorangan. Dalam hal ini peserta diklat telah diberikan penjelasan tentang cara perumusan judul pada materi Teknik-Teknik Analisis Manajemen (TAM). Lembar konsultasi usulan judul ini kemudian diserahkankepada satgas penyelenggara untuk diketik ulang kemudian dimintakan tanda tangan kepada Ketua Penyelenggara ataupun Widyaiswara Pembimbing. 1
CONTOH LEMBAR KONSULTASI USULAN JUDUL : KONSULTASI JUDUL KERTAS KERJA PERSEORANGAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IIII ANGKATAN .... TANGGAL ....... s/d .......... 2012
NAMA
;
........................................................................
NIP
;
........................................................................
JABATAN
........................................................................
UNIT KERJA
........................................................................
TUGAS POKOK
;
........................................................................
;
........................................................................ ........................................................................ ........................................................................
FUNGSI ........................................................................ ........................................................................ ISU AKTUAL
;
........................................................................ ........................................................................
JUDUL YANG DIUSULKAN
:
LAMPIRAN - RUMUSAN SASARAN DEPOK,.............. 2012 MENGETAHUI KETUA PENYELENGGARA
( NIP.
)
DISETUJUI OLEH WIDYAISWARA PEMBIMBING
PESERTA,
( NIP.
( NIP.
)
)
2
PENJELASAN / CARA PENGISIAN : Nama Unit Kerja Jabatan
Tugas Fungsi Isu Aktual
Judul Yang Diusulkan
Lampiran Rumusan Sasaran
: Diisi nama lengkap peserta diklat : Diisi dengan nama unit kerja sesuai dengan nomenklatur eselon III di tempatnya : Bagi yang telah menduduki jabatan eselon III, diisi dengan jabatan yang sekarang didudukinya Bagi yang masih menduduki jabatan eselon IV, diisi sesuai dengan jabatanya : Diisi dengan tugas pokok yang sekarang ada di unit kerjanya : Diisi dengan fungsi masing-masing, jika tidak ada diisi dengan rincian tugas di unit kerjanya : Diisi dengan isu aktual yang sesuai dengan penjelasan Widyaiswara Pembimbing saat pemberian materi TAM. : Disi dengan judul yang ingin diusulkan yang sesuai dengan tugas dan fungsi di unit kerja masingmasing. Rumusan judul, mengikuti penjelasan yang telah diberikan oleh Widyaiswara Pembimbing pada saat pemberian materi TAM : : Dirumuskan berdasarkan rumusan sasaran pada saat materi TAM yang dijelaskan oleh Widyaiswara Pembimbing
3
CONTOH LEMBAR KONSULTASI JUDUL KKP YANG TELAH DIISI : KONSULTASI JUDUL KERTAS KERJA PERSEORANGAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV KEMDIKBUD ANGKATAN .... TANGGAL ....... s/d .......... 2012
NAMA
;
Dra. Pergi Tanpa Pamit, M.Pd
NIP
;
196409171994032003
JABATAN
Kebala Bagian Tata Usaha
UNIT KERJA
;
Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali
TUGAS POKOK
;
Mengkoordinasikan, menyusun rencana program, kegiatan dan anggaran Bagian serta mempersiapkan penyusunan rencana program, kegiatan dan anggaran Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali.
FUNGSI
;
ISU AKTUAL
a. pelaksanaan administrasi umum dan perlengkapan b. pelaksanaan adiministrasi keuangan dan kepegawaian c. pelaksanaan administrasi akademik dan kemahasiswaan serta alumni d. pelaksanaan administrasi perencanaan dan sistem informasi Rendahnya kualitas pengelolaan data dan informasi di Bagian Tata Usaha Tahun 2012
: JUDUL YANG DIUSULKAN
LAMPIRAN SASARAN
Rencana Kerja Peningkatan Kinerja Bagian Tata Usaha Dalam Pengelolaan Data dan Informasi di Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali Tahun 2013
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 DEPOK,.............. 2012
MENGETAHUI KETUA PENYELENGGARA
DISETUJUI OLEH WIDYAISWARA PEMBIMBING
PESERTA,
Drs. Mansur Fauzi, M.Si NIP. 195812031979031001
Ir. Roos Prijobowo, MM NIP. 195309191981031004
Dra. Pergi TP, M.Pd NIP. 196409171994032003
4
Tahap Kedua : Tahap Penulisan KKP Tahapan Kedua ini dilakukan setelah tahapan pertama telah diselesaikan oleh peserta diklat. Berdasarkan lembar usulan judul yang telah disetujui dan disepakati baik oleh peserta diklat maupun oleh Widyaiswara Pembimbing, maka peserta diklat dapat mulai menulis Kertas Kerja Perseorangan dengan judul seperti yang telah disetujui dan disepakati pada lembar usulan judul Kertas Kerja Perseorangan. Waktu penulisan, sesuai dengan yang telah dijadwalkan oleh satgas penyelenggara, tetapi umumnya diberikan batas waktu sebelum kegiatan observasi lapangan, Kertas Kerja Perseorangan harus sudah dikumpulkan kepada satgas penyelenggara. Disarankan kepada peserta diklat untuk mengumpulkan secepat mungkin agar tugas penulisan tersebut tidak menjadi beban tersendiri bagi peserta diklat. Penulisan Kertas Kerja Perseorangan harus mengikuti sistematika yang telah ditentukan sesuai yang terdapat pada Buku Panduan Penulisan. Adapun Sistematikan Penulisan Kertas Kerja Perseorangan adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang. B. Isu Aktual C. Lingkup Bahasan BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG
A. Visi dan Misi B. Tugas dan Fungsi C. Tujuan dan Sasaran BAB III GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN
A. Tujuan dan Sasaran B. Pengukuran kinerja yang diinginkan BAB IV ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA A. Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN). B. Memilih dan menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan (Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal Eselon III) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 1. Perumusan dan Penetapan Strategi 2. Penyusunan Rencana Kerja/Kegiatan BAB V PENUTUP DAFTAR PUSTAKA
5
Penjelasan bab demi bab : BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang. Berisi tentang berbagai macam hal yang mendasari penulisan Kertas Kerja Perseorangan (KKP). B. Isu Aktual Isu Aktual ditulis dari isu aktual yang terdapat pada lembar usulan judul, Perumusan isu aktual tidak perlu berbelit-belit, tetapi langsung saja diambil dari isu aktual yang terdapat pada lembar usulan judul. C. Lingkup Bahasan Lingkup Bahasan diperlukan agar pembahasan tidak melebar kemana-mana. Oleh karena itu tuliskan materi yang menjadi bahan kajian yang sesuai dengan substansi bidang tugas masing-masing.
6
CONTOH PENULISAN BAB I : BAB I. PENDAHULUAN A.
Latar Belakang. Sistem Pendidikan Nasional sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 yang bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan mengembangkan manusia Indonesia sutuhnya yaitu manusia Indonesia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa serta berbudi luhur, memiliki pengetahuan dan keterampilan, kesehatan jasmani dan rohani serta tanggung jawab kepada masyarakat dan bangsa. Perguruan Tinggi sebagai bagian integral dari sistem pendidikan nasional yang melaksanakan pendidikan tinggi dengan tujuan untuk menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik, ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian yang mampu mengembangkan dan menggunakanya dengan tujuan meningkatkan taraf hidup masyarakat Indonesia. ……………………. dan seterusnya sesuai dengan tugas dan kegiatan masing-masing peserta diklat pim tingkat III.
B.
Isu Aktual Mengacu pada tugas dan fungsi Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali, terdapat 4 (empat) isu aktual yang perlu segera dicarikan solusinya Tentunya keempat isu aktual yang telah diidentifikasi tidak dapat diselesaikan secara simultan mengingat keterbatasan sumber daya yang dimiliki Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali, maka perlu ditentukan isu aktual yang diprioritaskan untuk dapat diselesaikan. Penentuan isu aktual yang diprioritaskan dilakukan melalui pendekatan teknik pembobotan isu aktual., dengan kriteria Urgency (Mendesak), Serious (Gawat), dan Growth (bertumbuh) menggunakan skala nilai dari angka 1 – 5. Untuk lebih jelasnya penentuan isu aktual yang diprioritaskan dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini : Tabel 1 Penentuan Prioritas Isu Aktual NO
ISU AKTUAL
U
KRITERIA S
G
TOTAL
PRIORITAS
1
Rendahnya kualitas pengelolaan data dan informasi kepegawaian di Bagian Tata Usaha
5
5
5
15
I
2
Kurang lancarnya pengelolaan data barang inventaris milik negara di Bagian Tata Usaha
5
4
4
14
II
3
Rendahnya kualitas pelayanan data dan informasi akademik di Bagian Tata Usaha
3
5
3
11
IV
4
Belum adanya perencanaan komprehensif di Bagian Tata Usaha
5
4
3
12
III
7
CONTOH PENULISAN BAB I : BAB I. PENDAHULUAN B.
Isu Aktual. (…….. lanjutan) Keterangan :
Angka Angka Angka Angka Angka
5 4 3 2 1
menyatakan sangat urgen/serious/growth menyatakan urgen/serious/growth menyatakan cukup urgen/serious/growth menyatakan kurang urgen/serious/growth menyatakan sangat kurang urgen/serious/growth
Berdasarkan hasil pembobotan isu aktual yang telah diidentifikasi seperti yang terlihat pada tabel 1, yang memiliki skor terbesar adalah isu aktual no. 1 yaitu rendahnya kualitas pengelolaan data dan informasi kepegawaian di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali Tahun 2012. ……………………. dan seterusnya sesuai dengan tugas dan kegiatan masing-masing peserta diklat pim tingkat III. C. Lingkup Bahasan Bagian Tata Uaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali berdasarkan uraian jabatan, memiliki rumusan tugas mengkoordinasikan, menyusun rencana program, kegiatan dan anggaran serta mempersiapkan penyusunan rencana program , kegiatan dan anggaran Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali. Sejalan dengan tugas dan fungsi serta isu aktual yang muncul di Bagian Tata Usaha maka kajian pada Kertas Kerja Perseorangan ini terbatas pada lingkup bahasan yang berkaitan dengan : kelengkapan data kepegawaian keakuratan data kepegawaian pengelolaan data kepegawaian penyajian data kepegawaian keterampilan staf dalam mengelola data kepegawaian ……………………. dan seterusnya sesuai dengan tugas dan kegiatan masing-masing peserta diklat pim tingkat III.
8
BAB II. GAMBARAN KEADAAN SEKARANG A. Visi dan Misi Berisi visi dan misi eselon II. Jika pada level eselon II tidak ada visi dan misi, gunakan visi dan misi eselon III. B. Tugas dan Fungsi Berisi tugas dan fungsi masing-masing peserta diklat. C. Tujuan dan Sasaran Tujuan dan sasaran dapat diambil dari AKIP atau LAKIP. Jika tidak memiliki AKIP atau LAKIP, dapat diambilkan dari Renstra. Jika tidak memiliki Renstra, maka tujuan dan sasaran dapat diambil dari Rencana Kerja Tahunan (RKT) masing-masing satuan kerja. Tingkat capaian sasaran pada keadaan sekarang kemudian disusun dalam bentuk tabel sebagai berikut : Tabel ...... Pengukuran Pencapaian Sasaran Sekarang SASARAN
INDIKATOR SASARAN
SATUAN UKURAN
TINGKAT CAPAIAN SEKARANG
KETERANGAN
Sebelum tabel, tuliskan narasi yang dapat memberikan penjelasan tentang tabel tersebut.
9
CONTOH PENULISAN BAB II : BAB II. GAMBARAN KEADAAN SEKARANG A.
Visi dan Misi 1.
Visi Berdasarkan tujuan umum Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali, maka Bagian Tata Usaha memiliki memiliki visi yaitu ” Sains, keteknikan dan teknologi untuk meningkatkan mutu kehidupan berbasis sumber daya dan keraifan lokal.
2.
Misi Untuk mewujudkan visi tersebut, Bagaian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali memiliki misi : a.
Menyelenggarakan pendidikan guna menghasilkan sumber daya manusia yang berakhlak mulia, mandiri, mampu beradaptasi, profesional dan tanggap terhadap pengembangan sains, keteknikan dan teknologi..
b.
Mengembangkan dan mengintegrasikan sains, keteknikan dan teknologi melalui kegiatan penelitian berkelanjutan berbasis sumber daya dan kearifan lokal..
c.
Menyebarluaskan dan menerapkan hasil penelitian melalui kegiatan yang memberikan manfaat nyata bagi masyarakat..
................ dan seterusnya kalau masih ada B.
Tugas dan Fungsi Sesuai dengan pasal 29 Permendiknas Nomor 25 Tahun 2009 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Maju Sekali, Bagian Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan administrasi umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian, pendidikan, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi di Fakultas. Adapun r8incian tugas Kepala Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut : 1.
Menyusun rencana program, kegiatan dan anggaran Bagian serta mempersiapkan penyusunan rencana program, kegiatan dan anggaran Fakultas. 2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketata usahaan, pengadaan barang dan jasa, kepegawaian dan keuangan akademik dan kemahasiswaan serta perencanaan dan sistem informasi. 3. ........................... 4. ......................... .................... dan seterusnya sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Dari berapa rincian tugas tersebut, yang dirasakan ada permasalahan yang mendesak untuk segera dicarikan solusinya adalah rincian tugas butir 3, yaitu ” menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketata usahaan, pengadaan barang dan jasa, kepegawaian dan keuangan akademik dan kemahasiswaan serta perencanaan dan sistem informasi. ”. Selanjutnya pasal 30 Permendiknas Nomor 25 Tahun 2009, disebutkan bahwa dalam melaksanakan tugas, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi : 1. pelaksanaan administrasi pendidikan di lingkungan Fakultas; 2. pelaksanaan administrasi umum dan perlengkapan di lingkungan Fakultas; 3. pelaksanaan administrasi keuangan dan kepegawaian di lingkungan Fakultas; 4. pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni Fakultas; 5. pelaksanaan administrasi perencanaan dan sistem informasi. Dari fungsi Bagian Tata Usaha tersebut yang dirasakan masih belum optimal dalam pelaksanaanya yaitu fungsi nomor 3 yaitu pelaksanaan administrasi keuangan dan kepegawaian di lingkungan Fakultas.
10
CONTOH PENULISAN BAB II : BAB II. GAMBARAN KEADAAN SEKARANG ( ........................... lanjutan) C. . Tujuan dan Sasaran Sesuai dengan isu aktual Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Maju Sekali, yaiitu “ rendahnya kualitas pengelolaan data dan informasi di Bagian Tata Usaha Tahun 2012, tujuan yang ingin dicapai adalah : 1. 2.
Meningkatnya keterampilan staf Terlaksananya pengelolaan data kepegawaian yang akurat dan tepat waktu.
Sedangkan sasaran yang ingin diwujudkan adalah : ” Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 ” Pengukuran kinerja yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali, dalam melakukan pengelolaan data kepegawaian dapat diketahui melalui indikator kinerja sebagai berikut :: 1. 2. 3. 4. 5.
Kelengkapan data kepegawaian Keakuratan data kepegawaian Kecepatan waktu pengelolaan data kepegawaian Kecepatan penyjian data kepegawaian Jumlah staf yang terampil dalam pengelolaan data kepegawaian
Untuk lebih jelasnya, pengukuran kinerja Bagian Tata Usaha , secara lengkap dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini : Tabel 2 Pengukuran Pencapaian Sasaran SASARAN Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 ”
INDIKATOR SASARAN
SATUAN UKURAN
TINGKAT CAPAIAN SEKARANG
KETERANGAN
11. Kelengkapan data kepegawaian 12. Keakuratan data kepegawaian 13. Kecepatan waktu pengelolaan data kepegawaian 14. Kecepatan penyajian data kepegawaian 15. Jumlah staf yang terampil dalam pengelolaan data kepegawaian
%
70
Belum optimal
%
70
Belum optimal
Hari
15
Belum optimal
Hari
8
Belum optimal
orang
2 orang
Belum optimal
11
Dari tabel 2 tersebut diatas dapat dilihat bahwa kualitas pengelolaan data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2012 ” belum sesuai dengan yang diharapkan. Rendahnya kualitas pengelolaan data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2012 ” seperti yang terlihat pada indikator sasaran, yaitu kurang lengkapnya data kepegawaia, kurang akuratnya data kepegawaian, lambatnya pengelolaan data kepegawaian, lambatnya penyajian kepegawaian, kurang memadainya jumlah staf yang terampil dalam pengelolaan data kepegawaian yang menjadi penyebab belum dapat terwujudnya sasaran yang dikehendaki untuk tahun 2013. Faktor-faktor inilah yang nantinya akan menjadi fokus masalah yang akan segera dicarikan solusinya.
12
BAB III. GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN A. Tujuan dan Sasaran Tujuan dan Sasaran dikaitkan dengan pengukuran pecapaian sasaran pada gambaran keadaan sekarang. Berdasarkan pada gambaran keadaan sekarang tentukan pencapaian sasaran yang diinginkan. B. Pengukuran kinerja yang diinginkan Setelah sasaran yang diinginkan ditentukan, susun dalam bentuk tabel. Sebelum menyusun tabel pencapaian sasaran tuliskan narasi yang dapat memberikan penjelasan tentang tabel yang disusun.
Tabel ...... Pengukuran Pencapaian Sasaran Yang Diinginkan SASARAN
INDIKATOR SASARAN
SATUAN UKURAN
TINGKAT CAPAIAN SEKARANG
TINGKAT CAPAIAN YANG DIINGINKAN
KETERANGAN
13
CONTOH PENULISAN BAB III : BAB III. GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN A. Tujuan dan Sasaran Tujuan Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali yang ingin dicapai adalah meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 ”. Adanya peningkatan dimaksudkan untuk melengkapi data kepegawaia, meningkatkan akurasi data kepegawaian, mempercepat waktu pengelolaan data kepegawaian, lmempercepat penyajian kepegawaian, serta menambah jumlah jumlah staf yang terampil dalam pengelolaan data kepegawaian. Keberhasilan pencapaian sasaran ini sangat tergantung dengan meningkatnya yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi yang sampai saat ini masih belum optimal. Untuk itu peningkatan kemampuan dan keterampilan staf administrasi dalam penguasaan teknologi informasi merupakan faktor yang sangat penting dan mendesak untuk diwujudkan.
................... masing
dan seterusnya sesuai dengan pekerjaan dan kegiatan masing-
B. Pengukuran kinerja yang diinginkan Dengan adanya program pengelolaan data dan informasi kepegawaian yang lebih baik, tentunya akan berpengaruh pada pencapaian tingkat kinerja yang diinginkan, sangat tergantung dari keberhasilan kinerja staf dengan melihat adanya kekuatan dan peluang melalui pemanfaatan dan optimalisasi sarana dan prasarana yang ada serta meningkatnya kemampuan dan keterampilan menekan kelemahan serta melakukan upaya untuk mengubah tantangan menjadi peluang atau kekuatan dalam rangka pencapaian sasaran yang diinginkan. Gambaran pencapaian pengukuran kinerja yang diinginkan dapat dilakukan dengan membandingkan pencapaian kinerja tahun yang lalu dengan tahun yang akan datang. Kemudian sasaran, indikator kinerja, satuan ukuran serta capaian tingkat kinerja sekarang dan yang diinginkan disusun dalam suatu tabel sebagai berikut :
SASARAN
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 ”
Tabel 3 Pengukuran Pencapaian Sasaran Yang Diinginkan INDIKATOR SASARAN SATUAN TINGKAT UKURAN CAPAIAN SEKARANG 1. Kelengkapan data kepegawaian 2. Keakuratan data kepegawaian 3. Kecepatan waktu pengelolaan data kepegawaian 4. Kecepatan penyajian data kepegawaian 5. Jumlah staf yang terampil dalam pengelolaan data kepegawaian
TINGKAT CAPAIAN YANG DIINGINKAN
%
70
100
%
70
100
Hari
15
5
Hari
8
4
orang
2 orang
4
KETE RANG AN
14
BAB IV A.
ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA
Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN). Pada saat identifikasi faktor-faktor internal maupun eksternal, perlu dijelaskan secara singkat mengapa faktor-faktor tersebut (internal dan eksternal) merupakan faktor yang dibahas. Selanjutnya untuk lebih memudahkan dalam penulisan faktor internal dan eksternal, dapat disusun dalam bentuk tabel berikut ini. Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan. Tabel ….. Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal Kekuatan (Strengths)
Faktor Internal Kelemahan (Weaknesses)
Faktor Eksternal Peluang Ancaman (Opportunities) (Threats)
Identifikasi KEKEPAN ini harus yang dapat mempengaruhi kinerja organisasi eselon III tempat peserta Diklat bertugas (identifikasi 3 butir untuk tiap-tiap faktor).
15
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA A. Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN). Berdasarkan sasaran yang telah ditentukan yaitu ” meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013 ”, dilakukan identifikasi faktor internal yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan unit kerja serta faktor eksternal yang merupakan peluang yang dimanfaatkan oleh unit kerja dan ancaman dari luar unit kerja. Adapun identifikasi faktor internal dan eksternal adalah sebagai berikut : 1. Faktor Internal a. Kekuatan ( Strengths) -
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai (berikan penjelasan singkat mengapa faktor ini perlu dianalisis) Adanya sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi (berikan penjelasan singkat mengapa faktor ini perlu dianalisis) Adanya petunjuk teknis pengisian data (berikan penjelasan singkat mengapa faktor ini perlu dianalisis.... dan seterusnya untuk faktor-faktor yang lain)
b. Kelemahan ( Weaknesses) -
Kurang terampilnya staf dalam mengelola data Belum adanya pangkalan data (database) yang memadai Kurang lengkapnya instrumen pengisian data
2. Faktor Eksternal a. Peluang (Opportunities) -
Terbukanya kesempatan mengikuti diklat Terbukanya akses teknologi dari berbagai sumber Adanya koordinasi dengan unit kerja terkait
b. Ancaman ( Threats) -
Program / software tidak sesuai Adanya ketergantungan terhadap teknisi program komputer dari luar unit kerja Terjadinya kehilangan data
16
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA A. Identifikasi Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN)........... LANJUTAN Tabel 4 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal Faktor Internal Kekuatan (Strengths)
Kelemahan (Weaknesses)
a
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
Kurang terampilnya staf dalam mengelola data
b
Adanya sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi
Belum adanya pangkalan data (database) yang memadai
c
Adanya petunjuk teknis pengisian data
Kurang lengkapnya instrumen pengisian data
Faktor Eksternal Peluang (Opportunities)
Ancaman (Threats)
Terbukanya kesempatan mengikuti diklat
Program / software tidak sesuai
Terbukanya akses teknologi dari berbagai sumber
Adanya ketergantungan terhadap teknisi program komputer dari luar unit kerja
Adanya koordinasi dengan unit kerja terkait
Terjadinya kehilangan data
17
B. Memilih dan menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan Tahapan memilih dan menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan, diawali dengan melakukan perhitungan pembobotan untuk tiap-tiap faktor (internal dan eksternal) yang selanjutnya disusun dalam suatu tabel Matriks Urgensi Faktor Internal dan Eksternal. Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan. Tabel....... Matriks Urgensi Faktor Internal No
Faktor Internal
Faktor Yang Lebih Urgen a
b
c
d
e
f
Total
Bobot Faktor (BF)
Strengths (Kekuatan)
Weaknesses (kelemahan)
BERIKAN NARASI SINGKAT SEBELUM TABEL DIBAWAH INI Tabel....... Matriks Urgensi Faktor Eksternal No
Faktor Eksternal
Faktor Yang Lebih Urgen a
b
c
d
e
f
Total
Bobot Faktor (BF)
Opportunities (Peluang)
Treats (Ancaman)
Setelah dilakukan perhitungan sesuai dengan aspek yang dinilai, yaitu ND, NBD, NK, NRK dn NBK, selanjutnya nilai-nilai yang telah dihitung tersebut disusun dalam bentuk tabel yaitu tabel Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal . Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan
18
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) B. Memilih dan menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan 1. Matriks Urgensi Faktor Internal dan Eksternal Telah diketahui bahwa faktor internal meliputi kekuatan yang dimiliki unit kerja serta kelemahan yang juga dimiliki unit kerja. Dari hasil identifikasi telah diperoleh 3 faktor kekuatan dan 3 faktor kelemahan. Faktor-faktor yang menjadi kekuatan atau kelemahan unit kerja ini, kemudian dicoba untuk dianalaisis antara satu faktor dengan faktor lainya. Misalnya faktor kekuatan a dibandingkan dengan faktor kekuatan b, faktor mana yang lebih urgen. Demikian pula faktor kekuatan a dengan faktor kekuatan c, faktor kekuatan a dengan faktor kelemahan d dan seterusnya. Dari hasil pembandingan masing-masing faktor tersebut akan diberoleh Nilai Urgensi (NU) tiap faktor, yang kemudian dapat ditentukan Bobot Faktornya (BF). Hasil analisis tersebut kemudian disusun dalam suatu matriks urgensi faktor internal. Untuk lebih jelasnya matriks urgensi faktor internal dapat dilihat pada tabel 5 berikut ini. Tabel 5 Matriks Urgensi Faktor Internal
Faktor Yang Lebih Urgen No
Faktor Internal
a
b
c
d
e
f
Total (NU)
Bobot Faktor (BF)
Strengths (Kekuatan) a
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
X
a
a
a
a
a
5
33,33
b
Adanya sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi
a
X
c
b
b
b
3
20,00
Adanya petunjuk pengisian data
a
c
X
c
c
f
3
20,00
a
b
c
X
d
d
2
13,33
Belum adanya pangkalan data (database) yang memadai
a
b
c
d
X
e
1
6,67
Kurang lengkapnya instrumen pengisian data
a
b
f
d
e
X
1
6,67
15
100
c
teknis
Weaknesses (kelemahan) d
e
f
Kurang terampilnya dalam mengelola data
staf
JUMLAH
19
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA 1. Matriks Urgensi Faktor Internal dan Eksternal (.......LANJUTAN) Dari tabel 5, , bobot faktor dapat dihitung dengan menggunakan rumus :
NU BF (%) =
x 100 %
Ʃ NU NU
= Nilai urgen tiap aspek
Ʃ NU
= Jumlah NU Total (dihitung horisontal kekanan)
Selanjutnya hal yang sama dilakukan untuk faktor eksternal.
Tabel 6 Matriks Urgensi Faktor Eksternal
Faktor Yang Lebih Urgen No
Faktor Eksternal
a
b
c
d
e
f
Total (NU)
Bobot Faktor (BF)
15
100
Opportunities (Peluang)
X
a
X
b c
X
Threats (Ancaman)
X
d
X
e f
JUMLAH
X
20
Tabel ... Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal KEKUATAN INTERNAL DAN EKSTERNAL KEKUATAN (S) NO
B F %
N D
N B D
NILAI KETERKAITAN 1 s.d 12 Faktor
NRK
NBK
TNB
FKK
1 2 3 JUMLAH KELEMAHAN (W) 4 5 6 JUMLAH PELUANG (O) 7 8 9 JUMLAH ANCAMAN (T) 10 11 12 JUMLAH
Dari hasil evaluasi pada tabel tersebut di atas, selanjutnya dipilih Faktor Kunci Keberhasilan (yang memiliki nilai terbesar), diberikan peringkat berdasarkan urutannya, mulai dari yang terbesar (berikan notasi I* untuk urutan paling besar, II untuk urutan nomor 2 besar dan III untuk urutan nomor 3 besar) Posisi Kekuatan Organisasi dibuat berdasarkan total nilai bobot Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. Untuk menggambarkan Posisi Kekuatan Oganisasi, akan dijelaskan secara rinci oleh Widyaiswara pembimbing Sebelum menyajikan gambar kwadran, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap gambar kwadran yang disajikan
Dari hasil evaluasi pada tabel tersebut di atas, selanjutnya dipilih Faktor Kunci Keberhasilan (yang memiliki nilai terbesar), diberikan peringkat berdasarkan urutannya, mulai dari yang terbesar (berikan notasi I* untuk urutan paling besar, II untuk urutan nomor 2 besar dan III untuk urutan nomor 3 besar) Posisi Kekuatan Organisasi dibuat berdasarkan total nilai bobot Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. Untuk menggambarkan Posisi Kekuatan Oganisasi, akan dijelaskan secara rinci oleh Widyaiswara pembimbing Sebelum menyajikan gambar kwadran, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap gambar kwadran yang disajikan
1
Contoh :
Berdasarkan Posisi Kekuatan Organisasi yang digambarkan dalam Peta tersebut di atas, disusun formulasi strategi yang diwujudkan dalam bentuk tabel. Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan Posisi Kekuatan Organisasi
S= ...
Kwadran II Diversifikasi
Kwadran I Ekspansi
T= ...
O= ...
Kwadran III Stabilitas atau Rasionalisasi
Kwadran IV Defensif atau Survival
W= ...
2
Tabel ..... Formulasi Strategi FKK Internal
Kekuatan (S) ………………….
Kelemahan (W) ………………….
Peluang (O) ……………………
Strategi (SO) …………………..
Strategi (WO) ………………….
Ancaman (T) …………………..
Strategi (ST) …………………..
Strategi (WT) …………………. .
FKK Eksternal
Formulasi strategi disusun berdasarkan FKK dengan nilai terbesar. Contoh :
Strategi SO :
Formulasi antara Strength 1 dan Opportunity 1
Strategi ST :
Formulasi antara Strength 1 dan Threat 1
Strategi WO :
Formulasi antara Weakness 1 dan Opportunity 1
Strategi WT :
Formulasi antara Weakness 1 dan Threat 1
C. Strategi dan Rencana Kegiatan 1. Perumusan Strategi dan Rencana Kegiatan Diawali dengan narasi yang menjelaskan kaitan antara sasaran, strategi yang telah ditentukan serta kegiatan yang akan dilaksanakan, kemudian disusun dalam tabel berikut : Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan Tabel ........ Sasaran, Strategi dan Kegiatan
Sasaran
Strategi
Kegiatan
SO ST WO
WT 2. Penyusunan Rencana Kerja/Kegiatan Menjabarkan sasaran, strategi, kebijakan operasional, program serta kegiatankegiatannya. Berdasarkan kegiatan yang telah ditentukan seperti pada tabel tersebut di atas, selanjutnya disusun rencana kegiatan terkoordinasi yang dituangkan dalam bentuk tabel berikut :
3
Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan Tabel ... Rencana Kegiatan Terkoordinasi Sasaran
Kegiatan (Rincian Kegiatan)
Strategi
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
Target Kinerja
Biaya
Dalam pelaksanaan kegiatan selalu saja ada hal-hal diluar perkiraan yang menimbulkan keselitan dan harus segera diatasi. Untuk mengantisipasi kesulitan yang mungkin akan muncul perlu ditentukan juga strategi untuk mengatasinya yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk tabel. Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan Tabel …. Perkiraan Kesulitan dan Strategi Mengatasinya No
Perkiraan Kesulitan Yang Mungkin Muncul
Strategi Mengatasinya
Langkah selanjutnya adalah menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan sebagai acuan waktu pelaksanaan dan dituangkan dalam bentuk tabel. Sebelum menyajikan tabel, tuliskan narasi yang memberikan penjelasan terhadap tabel yang disajikan Tabel ....... Jadwal Kegiatan Tahun …… ( yang akan datang ) No
Kegiatan 1
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7
Pemantauan
8
Penilaian
9
Pelaporan
Ket
Dapat diisi dengan tanggal atau bulan atau semester 2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
4
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) 2. Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal Evaluasi keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal dimaksudkan untuk menentukan Faktor Kunci Keberhasilan, yang merupakan faktor kunci dalam mencapai keberhasilan pencapaian sasaran. Langkah-langkah dalam melakukan Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal, adalah seperti berikut ini : a. Menetapkan bobot faktor (BF) dari masing-masing faktor (dapat dilihat pada tabel 5 dan 6) b. Menetapkan nilai urgensi dari masing-masing faktor (dapat dilihat pada tabel 5 dan 6) c. Menetapkan nilai dukungan (ND) berdasarkan rasional judgement untuk masing-masing faktor, dengan menggunakan skala nilai dukungan dari angka 1 s.d. 5 yang penjelasanya adalah sebagai berikut :
Angka Angka Angka Angka Angka
5 4 3 2 1
menyatakan sangat besar dukunganya menyatakan besar dukunganya menyatakan cukup dukunganya menyatakan kurang dukunganya menyatakan sangat kurang dukunganya
d. Menetapkan nilai bobot dukungan (NBD) dengan rumus NBD = BF % X ND e. Menetapkan nilai keterkaitan (NK) dengan cara membandingkan antara satu faktor dengan faktor lainya untuk semua faktor baik internal maupun eksternal. Kemudian dianalisis faktor mana yang memiliki keterkaitan yang lebih besar. Nilai keterkaitan dapat ditentukan menggunakan skala keterkaitan dari angka 1 s.d. 5 yang penjelasanya adalah sebagai berikut : f.
Angka Angka Angka Angka Angka
5 4 3 2 1
menyatakan sangat besar keterkaitanya menyatakan besar keterkaitanya menyatakan cukup keterkaitanya menyatakan kurang keterkaitanya menyatakan sangat kurang keterkaitanya
Menetapkan nilai rata-rata keterkaitan (NRK) dengan cara menjumlahkan seluruh nilai keterkaitan kemudian dibagi dengan jumlah nilai yang dibandingkan keterkaitanya, atau dihitung dengan menggunakan rumus :
Ʃ NK NRK = n - 1 g. Menetapkan nilai bobot keterkaitan (NBK) dengan menggunakan rumus : NBK + BF % x NRK
5
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA 2. Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal .................. lanjutan h. Menetapkan total nilai bobot (TNB) dengan cara menjumlahkan nilai bobot dukungan dan nilai bobot keterkaitan : TNB = NBD + NBK Menetapkan faktor kunci keberhasilan (FKK) dengan cara memilih TNB yang paling besar, kalau TNB sama pilih pilih BF yang terbesar, kalau masih sama, pilih NBD yang terbesar, kalau masih sama juga, pemilihan dilakukan secara personal judgement. Hasil analisis tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk tabel Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal. Untuk lebih jelasnya tabel Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal dapat dilihat pada tabel 7 berikut ini.
6
NO. I. 1
2
3 II
FAKTOR INTERNAL / EKSTERNAL
Tabel 7 EVALUASI KETERKAITAN FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL NU BF ND NBD NILAI KETERKAITAN
KEKUATAN (S) Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
5
33,33
5
Adanya sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi
3
20.00
3
Kurang terampilnya staf dalam mengelola data
NRK
NBK
TNB
FKK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1,67
X
4
5
5
4
3
2
2
1
3
1
1
2,82
0,94
2,61
1
4
0,8
4
X
2
3
2
1
3
2
2
1
2
1
2,09
0,42
1,22
2
20,00
3
0,6
5
2
X
3
2
1
1
5
1
2
1
1
2,18
0,44
1,04 4,86
3
2
13,33
3
0,40
5
3
3
X
1
2
1
4
1
3
2
1
2,36
0,32
0,71
1
Belum adanya pangkalan data (database) yang memadai
1
6,67
4
0,27
4
2
2
1
X
2
2
3
1
4
2
3
2,27
0,15
0,42
2
Kurang lengkapnya instrumen pengisian data
1
6,67
3
0,20
3
1
1
2
1
X
1
1
2
2
1
1
1,45
0,10
0,30
3
Adanya petunjuk teknis pengisian data KELEMAHAN (W)
4
5
6
III
PELUANG (O)
1,43
ANCAMAN (T)
2,82
7 8 9 IV 10
11 12 2,19
1
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA 2. Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal .................. lanjutan Dari hasil Evaluasi Keterkaitan faktor Internal dan Eksternal seperti yang terlihat pada tabel 7, dapat ditentukan bahwa faktor yang paling berpengaruh besar dalam pencapaian tujuan atau sasaran adalah : -
Faktor Kekuatan. Faktor Kelemahan Faktor Peluang Software / program
: Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai : Kurang terampilnya staf dalam mengelola data : Adanya kesempatan untuk mengikuti diklat yang tidak sesuai
3. Menetapkan Peta Kekuatan Organisasi dan Formulasi Strategi a. Menetapkan Peta Kekuatan Organisasi Dari hasil analisis seperti yang terlihat pada tabel 7, maka dapat ditentukan bahwa : Total Milai Bobot untuk Kekuatan
:
4,86
Total Nilai Bobot untuk Kelemahan
:
1,43
Total Nilai Bobot untuk Peluang
:
2,82
Total Nilai Bobot untuk Ancaman
:
2,19
Untuk mengetahui posisi organisasi, dapat ditentukan dengan cara menghitung selisih faktor Kekuatan dan Kelemahan, kemudian juga menghitung selisih faktor Peluang dan Ancaman. Selisih faktor Kekuatan dan Kelemahan (Internal) = 4,86 – 1,43 = 3,43 Selisih faktor Peluang dan Ancaman (Eksternal) = 2,82 - 2,19 = 0,63 Dari hasil perhitungan tersebut dapat dibuat suatu diagram yang menggambarkan posisi dari suatu organisasi Untuk lebih jelasnya, Peta Kekuatan Organisasi, dapat dilihat pada diagram 1 berikut ini.
1
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) 3. Menetapkan Peta Kekuatan Organisasi dan Formulasi Strategi ............. lanjutan a. Menetapkan Peta Kekuatan Organisasi Diagram 1 Peta Kekuatan Organisasi
S KWADRAN II STRATEGI DIVERSIFIKASI
KWADRAN I STRATEGI EKSPANSI
3,43
T
0,63
KWADRAN IV STRATEGI DEFENSIF ATAU SURVIVAL
O
KWADRAN III STRATEGI STABILITAS ATAU RASIONALISASI
W S - W = 3,43 O - T = 0,63
1
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) 3. Menetapkan Peta Kekuatan Organisasi dan Formulasi Strategi ............. lanjutan b. Formulasi Strategi Berdasarkan Peta Kekuatan Organisasi, dapat disusun formulasi strategi yang dituangkan dalam dalam bentuk tabel. Dari diagram 1 terlihat bahwa posisi Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali terletak pada kwadran 1, artinya walaupun Bagian Tata Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali memiliki kekuatan yang memadai tetapi tidak boleh lengah karena adanya ancaman dari luar. Oleh karena itu perlu diformulasikan suatu strategi yang adapat memanfaatkan kekuatan yang dimiliki, digunakan untuk melakukan upaya mengatasi atau meminimalisir ancaman yang datang dari luar. Untuk lebih jelasnya formulasi masing-masing strategi dapat dilihat pada tabel 8 berikut ini.
FAKTOR INTERNAL
FAKTOR EKSTERNAL PELUANG (OPPURTUNITIES) Terbukanya kesempatan mengikuti diklat Terbukanya akses teknologi dari berbagai sumber
Tabel 8 Formulasi Strategi KEKUATAN (STRENGTHS)
KELEMAHAN (WEAKNESSES)
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
Kurang terampilnya staf dalam mengelola data
Adanya sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi
Belum adanya pangkalan data (database) yang memadai
Adanya petunjuk teknis pengisian data STRATEGI SO
Kurang lengkapnya instrumen pengisian data STRATEGI WO
OPTIMALKAN SARANA DAN PRASARANA DENGAN MENGADAKAN IN HOUSE TRAINING DALAM PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN
MANFAATKAN DIKLAT UNTUK MENINGKATKAN KETERAMPILAN STAF KEPEGAWAIAN
STRATEGI ST
STRATEGI WT
OPTIMALKAN KETERSEDIAAN SARANA DAN PRASARANA YANG MEMADAI UNTUK MELENGKAPI SOFTWARE / PROGRAM
OPTIMALKAN KETERAMPILAN STAF KEPEGAWAIAN UNTUK MENGUASAI SOFTWARE / PROGRAM
Adanya koordinasi dengan unit kerja terkait ANCAMAN (THREATS) Program / software tidak sesuai Adanya ketergantungan terhadap teknisi program komputer dari luar unit kerja Terjadinya kehilangan data
1
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) b. Formulasi Strategi ............... lanjutan Formulasi strategi disusun berdasarkan FKK dengan nilai terbesar. Contoh
:
Strategi Strategi Strategi Strategi
SO ST WO WT
: : : :
Formulasi antara Strength 1 dan Opportunities 1 Formulasi antara Strengths 1 dan Threats 1 Formulasi antara Weakness 1 dan Opportunities 1 Formulasi antara Weaknesses 1 dan Threats 1
C. Strategi dan Rencana Kegiatan
1. Perumusan Strategi dan Kegiatan Berdasarkan formulasi strategi seperti yang disajikan pada tabel 8, maka pada masingmasing strategi yang diformulasikan dapat disusun suatu kegiatan yang mengacu pada sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga terlihat dengan jelas hubungan antara sasaran, strategi dan kegiatan yang akan dilaksanakan. Untuk lebih jelasnya hubungan antara sasaran, strategi dan kegiatan dapat dilihat pada tabel 9 berikut ini.
2
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan
1. Perumusan Strategi dan Kegiatan Tabel 9 Strategi, Sasaran dan Kegiatan
Sasaran
Strategi
SO OPTIMALKAN SARANA DAN PRASARANA DENGAN MENGADAKAN IN HOUSE TRAINING DALAM PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013
ST OPTIMALKAN KETERSEDIAAN SARANA DAN PRASARANA YANG MEMADAI UNTUK MELENGKAPI SOFTWARE / PROGRAM
WO MANFAATKAN DIKLAT UNTUK MENINGKATKAN KETERAMPILAN STAF KEPEGAWAIAN
WT OPTIMALKAN KETERAMPILAN STAF KEPEGAWAIAN UNTUK MENGUASAI SOFTWARE / PROGRAM
Kegiatan 1. Melakukan On The Job Training 2. Mendata sarpras yang ada 3. Menyusun SOP pendataan kepegawaian 4. Menyusun software pendataan online 5. Membangun sistem pendataan 6. Mengupdate software 7. Membuat kontrak kerja dengan tenaga teknis 8. Menguji cobakan software 9. Mensosialisasikan software 10. Menerapkan penggunaan software sesuai SOP 1. Mengidentifikasi kebutuhan diklat 2. Mengidentifikasi kebutuhan narasumber 3. Melaksanakan diklat internal
1.Melaksanakan inhouse training 2.Menerapkan pengelolaan data kepegawaian
3
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 2. Pembentukan Tim Kerja Dalam upaya untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan yaitu meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali Tahun 2013, perlu dibentuk Tim Kerja berupa satuan tugas yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas kegiatan. Tim Kerja terdiri dari pejabat dan staf yang mempunyai tugas yang relevan dengan pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pengelolaan data dan informasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali. Adapun susunan Tim Kerja adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g.
Penanggung Jawab Penasihat Ketua Pelaksana Sekretaris Sekretariat Bendahara Anggota
: : : : : : :
Dekan Pembantu Dekan II Kepala Bagian Tata Usaha Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Staf Kepegawaian PUMK Staf Kepegawaian yang ditunjuk
Kewenangan : Tuliskan kewenangan masing-masing anggota Tim Kerja mulai dari Penanggung Jawab sampai dengan terakhir. Susunan Tim Kerja ini hanyalah contoh, kalau peserta diklat pim tingkat III menggunakan susunan yang lain dipersilahkan. 3. Rencana Kegiatan Terkoordinasi Berdasarkan sasaran, strategi dan kegiatan seperti yang terlihat pada tabel 9, maka disusun suatu rencana kegiatan terkoordinasi seperti yang terlihat pada tabel 10 berikut ini.
4
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 3. Rencana Kegiatan Terkoordinasi ………… lanjutan
Tabel 10 Rencana Kegiatan Terkoordinasi Kegiatan (Rincian Kegiatan)
Penanggung Jawab
Sasaran
Strategi
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013
Optimalkan sarana dan prasarana dengan mengadakan in house training dalam pengelolaan data kepegawaian
1. Melakukan On The Job Training 2. Mendata sarpras yang ada 3. Menyusun SOP pendataan kepegawaian 4. Menyusun software pendataan online 5. Membangun sistem pendataan
Tuliskan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan
Optimalkan ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai untuk melengkapi software / program
1. Mengupdate software 2. Membuat kontrak kerja dengan tenaga teknis 3. Menguji cobakan software 4. Mensosialisasikan software 5. Menerapkan penggunaan software sesuai SOP
Tuliskan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan
Waktu Pelaksa naan
Biaya
Target Kinerja
..... s.d. .....
Contoh BLU
Contoh 2 minggu
..... s.d. .....
Contoh BLU
Contoh 3 minggu
5
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 3. Rencana Kegiatan Terkoordinasi ………… lanjutan
Tabel 10 Rencana Kegiatan Terkoordinasi ……lanjutan Sasaran
Strategi
Kegiatan (Rincian Kegiatan)
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksa naan
Biaya
Target Kinerja
Manfaatkan diklat untuk meningkatkan keterampilan staf kepegawaian
1. Mengidentifikasi kebutuhan diklat 2. Mengidentifikasi kebutuhan narasumber 3. Melaksanakan diklat internal
Tuliskan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan
..... s.d. .....
Contoh BLU
Contoh 5 hari
Optimalkan keterampilan staf kepegawaian untuk menguasai software / program
1. Melaksanakan inhouse training 2.Menerapkan pengelolaan data kepegawaian
Tuliskan siapa yang menjadi penanggung jawab kegiatan
..... s.d. .....
Contoh BLU
Contoh 1 bulan
4. Perkiraan Kesulitan dan Strategi Mengatasi Dalam pelaksanaan kegiatan, walaupun telah direncanakan secermat mungkin, selalu saja terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat mengganggu kelancaran pencapaian sasaran. Untuk itu perlu diperkirakan berbagai kemungkinan buruk yang mungkin dapat terjadi, serta bagaimana cara mengantisipasi jika kemungkinan buruk tersebut betul-betul terjadi. Perkiraan kesulitan yang mungkin dapat terjadi dapat dilihat pada tabel 11 berikut ini.
6
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 4. Perkiraan Kesulitan dan Strategi Mengatasi ……… lanjutan
Tabel 11 Perkiraan Kesulitan Dan Strategi Mengatasinya
No
Perkiraan Kesulitan Yang Mungkin Muncul
Strategi Mengatasinya
1
Jadwal yang telah ditetapkan berbenturan dengan kegiatan lain
Mengadakan perubahan jadwal
2
Beban pekerjaan rutin sangat padat sehingga peserta diklat tidak hadir
Melaksanakan diklat diluar jam kerja
3
Pimpinan yang memberikan persetujuan mendapatkan tugas lain yang lebih penting
Mengusulkan untuk mendelegasikan kewenangan
4
Instruktur pelatihan tidak hadir
Menunjuk instruktur diklat cadangan yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan data kepegawaian
5. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Sebagai panduan dalam melaksanakan setiap kegiatan, disusun jadwal pelaksanaan kegiatan yang berfungsi sebagai rambu-rambu bagi Tim Kerja dalam melaksanakan kegiatan dan sebagai alat kontrol atau kendali agar kegiatan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Adapun jadwal pelaksanaan kegiatan dapat dilihat pada tabel 12 berikut ini.,
7
CONTOH PENULISAN BAB IV : BAB IV. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS DAN RENCANA KERJA ( ............LANJUTAN) C. Strategi dan Rencana Kegiatan 5. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ........ lanjutan
Tabel 12 Jadwal Kegiatan No
Kegiatan
1.
Melakukan On The Job Trainin
2.
Mendata sarpras yang ada
3.
Menyusun SOP kepegawaian
4. 5. 6.
Tahun 2013 Ket Maret 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CANTUMKAN WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYELESAIKAN SATU ITEM KEGIATAN DENGAN MENGGUNAKAN GARIS BOLD YANG PANJANGNYA SESUAI DENGAN WAKTU YANG DEPERLUKAN
pendataan
Menyusun software pendataan online Membangun sistem pendataan
Dan seterusnya diisi kegiatan untuk semua strategi sesuai dengan kegiatan masingmasing
7
Pemantauan
8
Penilaian
9
Pelaporan BUTIR 7 SAMPAI DENGAN 9 SUDAH BAKU, JADI HARUS ADA, DAN KHUSUS UNTUK PELAPORAN GARIS BOLD DILEBIHKAN 1 KOLOM
BAB V PENUTUP DAFTAR PUSTAKA
8
CONTOH PENULISAN BAB V : BAB V. PENUTUP Berdasarkan isu aktual yang muncul di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Universitas Maju Sekali, maka dapat ditentukan sasaran yang akan diwujudkan pada tahun 2013 yaitu meningkatnya Kualitas Pengelolaan Data dan Informasi di Bagian Tata Usaha Fakultas Sains dan Teknik Tahun 2013. Untuk mencapai sasaran tersebut dilakukan berbagai upaya yang salah satu upaya tersebut adalah melakukan analisis lingkungan baik internal maupun eksternal dengan pendekatan SWOT, sehingga diperoleh strategi serta kegiatan untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan.
............................... dan seterusnya disesuaikan dengan kegiatan masing-masing peserta diklat pim tingkat III DAFTAR PUSTAKA Pusbangtendik, 2011, ” Pedoman Penulisan Kertas Kerja Perseorangan Diklatpim Tingkat III, Jakarta, Badan PSDMP dan PMP Universitas Maju Sekali, 2010, Rencana Strategis Fakultas Sains dan Teknik, 2010 – 2015
............. dan seterusnya disesuaikan dengan daftar pustaka yang digunakan peserta diklatpim III
9
