‘t Heft conferentie 2016 TOEKOMSTBESTENDIG GEMEENSCHAPSHUIS
BESTUREN IN EEN VERANDERENDE SAMENLEVING Jacques Broos, bestuurslid ‘t Heft
Programma • Inleiding • Visiedocument ‘t Heft : – “visie op de gemeenschapshuizen”
• Professionalisering – beleid maken; “van woorden naar daden”
• Groepssessie “KANSEN EN BEDREIGINGEN” • Plenaire bespreking resultaten. • Sluiting
VISIEDOCUMENT ‘T HEFT VISIE OP DE GEMEENSCHAPSHUIZEN • • • • •
Verdere professionalisering van besturen Visie op eigen functioneren ontwikkelen Samenwerking noodzakelijk met andere partijen Betrekken van bewoners in de omgeving Inzet van betrokken vrijwilligers
VISIE OP DE GEMEENSCHAPSHUIZEN Professionalisering • Duidt niet op meer beroepskrachten maar bedoeld wordt dat het gemeenschapshuis op een planmatige en bedrijfsmatige wijze dient te worden bestuurd en beheerd; als een maatschappelijke onderneming. • Ontwikkel een visie op het eigen functioneren, waarbij je rekening houdt met relevante ontwikkelingen, en die wordt afgestemd op de behoeften en wensen in de omgeving; het dorp, wijk of buurt. • Leidend bij deze visie- ontwikkeling is de vraag;
Wat kan ons huis betekenen voor deze gemeenschap?
Beleid maken • Visie (wat willen we zijn? Het toekomstbeeld dat u voor ogen heeft. Een bruikbare visie is gebaseerd op een compleet inzicht in de huidige omstandigheden en te verwachten en gewenste ontwikkelingen.
• Missie (waarom bestaan we?) Het doel van de accommodatie. De centrale gedachte over de functie(s) die de accommodatie in de toekomst moet gaan vervullen. De missie is een principiële keuze, gebaseerd op de visie.
• Strategie (wat moeten we doen) Strategie is de weg om beleidsvoornemens te realiseren.
Hoe kom je als bestuur van “woorden naar daden”? Probeer antwoord te geven op de volgende vragen; • Wat zie je in de samenleving veranderen? • Hoe zie je de toekomst?
• Hoe gaat jouw huis daar invulling aan geven?
Hulpmiddel bij de sessie van “woorden naar daden” SWOT ANALYSE • STERKTEN EN ZWAKTEN • KANSEN EN BEDREIGINGEN
Sterke en Zwakke punten • De Sterkten en Zwakten zijn interne factoren. mogelijkheid van de organisatie, het bestuur en medewerkers om ze te beïnvloeden, en daarom altijd van toepassing op de organisatie zelf.
Kansen en Bedreigingen zijn externe factoren (1) • Kansen en Bedreigingen komen “van buiten”. • Het zijn positieve en negatieve ontwikkelingen die voor jullie individuele organisatie wellicht beïnvloedbaar – zoals politiek of lobby- maar nooit beheerbaar (zonder s) zijn.
Kansen en Bedreigingen zijn externe factoren (2) • Macro omgeving > ontwikkelingen op het gebied van demografie, economie, politiek enz. • Meso omgeving > concurrenten, klanten etc. Tip; vergeet als bestuur niet, ook medewerkers en vrijwilligers te betrekken bij het benoemen van de interne en externe factoren.
Groepssessie “KANSEN EN BEDREIGINGEN” • Maak 5 groepjes • Wat zijn volgens jullie groepje de belangrijkste Kansen en wat de belangrijkste Bedreigingen? Wees zo concreet mogelijk a.u.b. • Noteer ze op de uitgereikte notitievellen.
• Benoem een woordvoerder , die mogelijke vragen vanuit de andere groepen kan beantwoorden.
Afbakening Tijdens deze workshop moeten we ons beperken tot het invullen van de Kansen en Bedreigingen. De Sterkten en Zwakten zijn zaken die voor ieder individueel huis anders zijn. Aangeraden wordt om die sessie en het vullen van de confrontatiematrix binnen uw eigen huis te doen met behulp van de sheets 13 en verder.
CONFRONTATIEMATRIX STERKTSTERKTEN
ZWAKTEN
1. GROEIVELD
2. VERBETERVELD
3. VERDEDIGVELD
4. PROBLEMENVELD
KANSEN
BEDREIGINGEN
CONFRONTATIEMATRIX • Hierin worden alle interne Sterkten en Zwakten in verband gebracht met alle externe Kansen en Bedreigingen. • Door deze methode wordt geen enkele mogelijkheid over het hoofd gezien.
CONFRONTATIEMATRIX • Kansen versus Sterkten (groeiveld > aanvallen) – Uiterst positief – Hoe kunnen we een Sterkte benutten om in te spelen op een kans?
• Kansen versus Zwakten (verbeterveld> versterken) – Er doet zich een Kans voor op een gebied waarin de organisatie een Zwakte heeft > dit vereist inspanningen om te zorgen dat de zwakte wordt opgeheven zodat men van de kans kan profiteren. – Hoe kunnen we een zwakte versterken voordat we in kunnen spelen op een kans?
CONFRONTATIEMATRIX • BEDREIGINGEN VERSUS STERKTEN (verdedigveld > verdedigen) – Een Bedreiging kan mogelijk worden geneutraliseerd doordat men op hetzelfde vlak een Sterkte heeft. – Hoe kunnen we een Sterkte benutten om een Bedreiging tegen te houden?
• BEDREIGINGEN VERSUS ZWAKTEN (problemenveld) – Wanneer hier raakvlakken zijn, heeft dit direct uw aandacht nodig. – Kan een Zwakte worden opgeheven? Zeker, wanneer op hetzelfde gebied een Bedreiging vanuit de markt komt, is de noodzaak tot actie groot. – Hoe kunnen we een Zwakte versterken om een Bedreiging af te weren? – Hier wordt vaak het “kernprobleem” gevonden.
Invullen van de confrontatiemix (1) • Ga na welke punten uit de analyse belangrijk en welke minder belangrijk zijn door te bepalen waar zich de overlapping binnen de 4 linies bevinden. • Selecteer maximaal 3 à 4 Sterkten, Zwakten, Kansen, Bedreigingen • Benoem per overlapping positieve en de negatieve punten.
Invullen van de confrontatiematrix (2) • 1.Groeiveld > Bij overlapping tussen Kansen en Sterkten wijs je hier een positief teken (+) of erg positief (++) teken aan. • 2. Verbeterveld > Overlap tussen Zwakten en Kansen wordt gemerkt door een +* (aandacht vereist) of ++* (onmiddellijke aandacht). • 3.Verdedigingsveld > Overlap tussen Sterkten en Bedreigingen krijgt een -* (aandacht vereist) of --* (onmiddellijke aandacht). • 4. Problemenveld > Zwakten die samenhangen met een bepaalde bedreiging worden aangeduid met een negatief (-) of erg negatief (--) teken.
Invullen van de confrontatiematrix (3) Door de minnen en plussen te tellen krijg je door de confrontatiematrix inzicht in de belangrijkste zwakten en sterkten met daarnaast de meest relevante kansen en bedreigingen.
