Programma van eisen gemeenschapshuis Westland Op 1 januari 2004 zijn de huidige gemeenten Naaldwijk, 's-Gravenzande, Monster, Wateringen en de Lier gefuseerd tot de nieuwe gemeente Westland met een gezamenlijk inwonertal van circa 100.000. Medio 2007 is besloten om de gemeentelijke organisatie onder te brengen in een nieuw gemeentehuis te Naaldwijk. De gemeentelijke organisatie zal bestaan uit een publiek deel, een ambtelijk deel en een representatief deel. Het gebouw dient een karakteristiek Westlands gemeenschapshuis te zijn dat het gevoel bij de burgers van de Gemeente Westland oproept, dat zij in Naaldwijk een gemeenschapshuis hebben, waar getrouwd kan worden, waarin tentoonstellingen kunnen worden georganiseerd, waar ontvangsten, huldigingen, nieuwjaarsrecepties, inspraakavonden, etc. gehouden kunnen worden en waar ruimte is voor debat, adhesie en protest. Het gebouw dient qua architectuur aan te sluiten bij de identiteit van het Westland te weten: Greenport en vereniging van dorpen. Tevens wordt van de beoogde architect gevraagd zijn ontwerp stedenbouwkundig in te passen in de bestaande ruimtelijke omgeving van de kern Naaldwijk. De gemeente wil een cultuur van samenwerking en openheid. Dit dient het gebouw te reflecteren, waarbij belangrijk is het gemeentehuis tot een sterk geheel te maken, waarbij de afzonderlijke delen toch een eigen identiteit kunnen krijgen. Het open karakter is niet alleen symbolisch, maar dient ook te leiden tot een zeer goede toegankelijkheid van het hele gebouw. Verder is duurzaamheid speerpunt, gekoppeld aan een duurzame uitstraling. Dit zal ook moeten resulteren in een hoge mate van flexibiliteit; zowel een verhoging als een verlaging van de ruimtebehoefte moet kunnen worden gefaciliteerd. Representatie van bestuur en publiek Het gemeentehuis en haar omgeving bieden de juiste entourage voor (in)formele ontvangsten, feestelijkheden en trouwerijen. Hiervoor is een groot aantal ruimten met specifieke eisen vereist. In onderstaande zal op enkele van deze eisen worden ingegaan. In de tabel is alles overzichtelijk op een rijtje gezet. In de raadzaal vergadert de gemeenteraad. De gemeenteraad bestaat uit 39 raadsleden en een voorzitter, die worden ondersteund door de griffie. Vooralsnog wordt uitgegaan van een raadstafelopstelling met 40 zitplaatsen en een nevenstaande (raads-)tafel voor de 6 overige collegeleden. Achter de raadzaal bevinden zich de politieke wandelgangen en de fractiekamers. Deze gangen zijn niet toegankelijke voor het publiek. Het fractiecentrum heeft een eigen toegang. Het bestuur wordt in het ambtelijk deel geplaatst om de onderlinge communicatie te bevorderen en te representeren. Hierbij is de burgemeesterskamer representatief en geschikt voor overleg en is de B&W-kamer juist gesloten. Deze bevindt zich bij voorkeur niet op de begane grond en is zodanig gelegen dat er niet kan worden bespied of gefilmd. Deze ruimte kan dienst doen als crisiscentrum bij calamiteiten. De entree geeft via een foyer toegang tot de representatieve functies. De foyer heeft een ontvangsten uitloopfunctie voor de raadzaal, de commissiekamer en de trouwzaal. De foyer fungeert als een informele hal en via de foyer wordt toegang verkregen tot de raadzaal, het fractiecentrum met de commissiekamers en de trouwzaal. Indirect kan men ook naar het vergadercentrum Er is behoefte aan een vaste garderoberuimte voor 200 kledinghangers. Enige overmaat van deze ruimte is benodigd voor tijdelijke opslag van inrichting en/of voorzieningen bij de ontvangst van grote gezelschappen. Door plaatsing van een losse verplaatsbare balie (en personeel) is er een bewaakte garderobe van te maken. De centrale hal, met daarin de front-Office, heeft een pleinfunctie en wordt een ontmoetingspunt van en voor alle Westlanders. De centrale hal wordt gekenmerkt door een grote ruimte met een open karakter. Een deel van deze publiekshal wordt in beslag genomen door de front-Office inclusief baliefuncties, spreekkamers en de centrale receptie. In de centrale hal vinden ontvangsten, presentaties en tentoonstellingen plaats. Tevens kunnen er evenementen (zoals kleine concerten, huldigingen, inburgeringbijeenkomsten en protestbijeenkomsten) worden georganiseerd. Deze
evenementen moeten doorgang kunnen vinden zonder dat dit het functioneren van de balies verstoord of als hinderlijk wordt ervaren. De front-Office verzorgt de levering van de gemeentelijke diensten en producten aan burgers. Bezoekers voor de front-Office worden via de receptie naar de juiste balie, spreekkamer of persoon doorverwezen. Bezoekers voor een medewerker of bestuurder uit de BackOffice worden via de receptie door de betreffende BackOffice opgehaald en ontvangen in een van de spreek- of vergaderruimten. Er is een sectie met balies voor zowel Bouw- & Woningtoezicht als Burgerzaken. Het Historisch Archief Westland (HAW) is het historische documentatiecentrum van de Gemeente Westland met archieven waaronder: historische topografische kaarten, tekeningen en prenten, geluid-, film- en fotoarchieven. Het depot wordt niet in het gemeentehuis ondergebracht. Een locatie op de begane grond, zichtbaar vanaf de openbare weg. Tevens een relatie met het informatieplein. Het quarantainedepot vereist specifieke klimaat en luchtbehandeling. Aandacht voor de draagkracht van de vloer. Kantoorinnovatie en ondersteuning Als organisatievorm wordt in de gemeente Westland het directiemodel gehanteerd. Bij dit model ligt de ambtelijke managementverantwoordelijkheid op concernniveau bij een meerhoofdige directie. De organisatie heeft een zogenaamde platte organisatiestructuur en bestaat uit 10 afdelingen. De te huisvesten organisatie bestaat uit: De bestuurlijke organisatie, te weten: het college van B&W (uitgaande van een burgermeester en 6 wethouders); de gemeenteraad (39 raadsleden); de fracties van de lokale politieke partijen; de griffie. De ambtelijke organisatie onder leiding van de directie, verdeeld in de afdelingen: Publiekszaken (Puza); Ruimte, bouwen & milieu (RBM); Maatschappelijke Ontwikkeling (MO); Planontwikkeling (PO); Beheer Openbare Ruimte (BOR); Inrichting Openbare Ruimte (10R); Veiligheid, Handhaving en Brandweer (VHB); Bestuur- en Management Ondersteuning (BMO); Financiën; Interne Dienstverlening (ID). Daarnaast is het projectbureau belast met het managen van gemeentebrede projecten en programma's en is de directie verantwoordelijk voor het functioneren van de gehele organisatie. Zij worden ondersteund door een (kleine) eenheid concerncontrol. Het deel van het gebouw met de ambtelijke functies dient op efficiënte wijze in segmenten te kunnen worden opgedeeld. Ieder segment dient hierbij direct op de hoofdontsluiting en centrale voorzieningen aan te sluiten. Bij de uitwerking van het kantoorconcept dient rekening gehouden te worden dat de afdelingen zoveel als mogelijk als vlekken bijeen blijven in het gebouw. De gemeente Westland heeft specifieke wensen voor kantoorinnovatie om de werkplekken optimaal te benutten. De kantoren in de BackOffice worden daarom voor 100% activiteit gerelateerd ingericht. Bij activiteit gerelateerde werkplekken heeft men geen vaste werkplek maar kiest men een werkplek naar aard van het werk. Qua ruimtetypologie moet worden uitgegaan van de toepassing van zowel groepskantoren (open en semi-open werkgebieden tot circa 20 werkplekken), kamerkantoren (1 tot 4 werkplekken), spreekkamers voor 4 en 8 personen en 1- en 2-persoons concentratiekamers werk dat afzondering vereist. Het exacte aantal strekken meters werkarchief op de afdelingen, zal in de komende 3 jaar uitgekristalliseerd moeten worden. Per bouwdeel is er een sanitaire unit met vier dames- vier heren- en een mindervalidentoilet. Per 1000m2 is er een koffiehoek. Verder gaat men uit van twee centraal gelegen vergadercentra met in het totaal de volgende capaciteit: 1x 50 personen, 2x 30 personen, 4x 16 personen, 4x 12 personen en 4x 8 personen. Het archief bestaat uit een dynamisch archief van 200m1 en een semi-statisch archief van 3500m1. De postkamer bevindt zich in de directe nabijheid van het centraal dynamisch archief en op een goed bereikbare plaats voor de bodes, die de postrondes verzorgen. De postkamer heeft een handige logistieke verbinding met de goederen ingang. Aangezien de bodes ook een nauwe relatie hebben met de reproruimte, is het wenselijk dat deze niet te ver uit elkaar worden geplaatst. Er is behoefte aan kleedruimten voor medewerkers die op de fiets naar het werk komen. Uitgangspunt is dat deze personen van een centraal gelegen kleedruimten gebruik gaan maken, waarbij er een
gescheiden dames- en een herenafdeling is. Voor de ambtenaar van de burgerlijke stand is er nabij de trouwzaal een verkleedruimte. Nabij de fietsenstalling moet een ruimte komen ten behoeve van opslagmogelijkheid in de vorm van een lockerwand voor persoonlijke spullen, helmen, beschermende kleding en een droogplaats. Het bedrijfsrestaurant is in principe alleen toegankelijk is voor personeel en genodigden. Het uitgiftebuffet bevindt zich in het restaurant. Het is de bedoeling dat hier eenvoudige maaltijden geserveerd gaan worden. Eventuele decentrale cateringvoorzieningen wordt vanuit de centrale semiprofessionele keuken onderhouden. Koffie en thee kunnen ook vanuit de aparte koffiekeuken(s) bij de vergadercentra worden geleverd. De locatie van de goedereningang en het achterliggende bij voorkeur inpandige laadperron dient apart en met een voldoende afstand tot de entree gevonden te worden zodat er geen overlast tot de rest van het gebouw bestaat. De bereikbaarheid van deze locatie moet goed zijn voor zowel in- als uitgaand verkeer. Er bestaat een directe relatie tussen alle ruimten onderling en een belangrijke relatie met de afvallogistiek. Verder dient de postkamer in de omgeving van deze entree gesitueerd te zijn en dient er een aparte opslag voor kantoorartikelen te komen. Vanuit de goederen ingang dienen alle overige functies bereikbaar te zijn met een goederenlift. Verkeersstroken tussen laadperron, opslagruimten en functies met een intensieve logistiek (restaurant, reprografie) dienen voldoende breed te zijn. Parkeren en fietsenstalling Volgens het Programma van eisen is een parkeerkelder met 550 zitplaatsen noodzakelijk. In het ontwerpproject wordt de parkeerkelder niet ontworpen en hoeft ppk geen rekening gehouden te worden met het bijbehorende (constructieve) stramien. Wel dient er rekening te worden gehouden met een toegang tot de parkeergarage vanuit de centrale hal en/of vanuit de openbare ruimte. Gerekend is dat 300 personen gelijktijdig gebruik kan maken van de fietsenstalling (1,2 m2 per fiets). De ruimtebehoefte wordt: 360 m2 BVO. De rijwielstalling dient binnen het gebouwvolume doch volledig gescheiden van de overige functies te worden uitgevoerd. Er dient een toegang tot rijwielstalling te zijn vanuit de centrale hal en/of vanuit de openbare ruimte. Ook de tijdelijke plaatsing van fietsen bij de hoofdingang verdient aandacht in het project.
Dit programma van eisen beschrijft de ruimtebehoefte van de toekomstige gebruikers in m2 fno of bvo. bvo = bruto vloeroppervlak is de som van de buitenwerks gemeten vloeroppervlakte van alle bouwlagen. nvo = netto oppervlakte is de bvo minus de vloeroppervlakte van alle verticaal opgaande bouwdelen (behalve verplaatsbare scheidingswanden), de installatie- en verkeersoppervlakte. fno = functioneel nuttig oppervlak is nvo minus indelingsverlies. Totaal Functioneel Nuttig Oppervlak Horizontaal verkeer Vertikaal verkeer Installatie oppervlak
FNO
FNO (m2) 70% 10% 4% 6%
14.301
Netto Vloer Oppervlak constructie
NVO
90% 10%
18.387
Bruto Vloer Oppervlak
BVO
100%
20.430
Historisch Archief Westland
BVO
Totaal BVO (afgerond)
BVO (m2)
475 20.905
Totaal fte ambtelijke organisatie (binnendienst) Niet formatiegebonden fte
676 fte 75 fte
Totaal fte deelnemend aan activiteitgerichte werkplekken Griffie Bestuurlijke functies (B&W = 1+6 fte )
751 fte 9 fte 7 fte
Totaal fte De som voor het aantal werkplekken wordt dan: Aantal werkplekken (751 fte x 1,2 x 85%) Werkplekken griffie (9 fte x 1,2) Bestuurlijke functies (B&W= 1+6) Totaal werkplekken
767 fte
766 werkplekken 11 werkplekken 7 werkplekken 784 werkplekken
REPRESENTATIEVE RUIMTEN (1340m2 FNO) raadzaal raadtafel B&W ambtenaren schrijvende pers publieke tribune commissiekamer 2 vergadertafels perstafel publieke tribune griffie foyer garderobe toiletten (bezoekers) trouwzaal 8 fractiekamer leeskamer BESTUURLIJKE RUIMTEN (300m2 FNO) kantoren B&W wethouders burgemeester B&W-kamer wachtruimte PUBLIEKSRUIMTEN (940m2 FNO) centrale hal ontvangsten/evenementen front office 8 spreekkamers HAW ontvangstruimte leeszaal lesruimte koffieruimte presentatieruimte etalage archiefwinkel werkplekken quarantainedepot AMBTELIJKE RUIMTEN (7476m2 FNO) back office (verdeeld over 10 afdelingen) projectbureau ONDERSTEUNENDE RUIMTEN (4245m2 FNO) bodekamer callcenter reprokamer postkamer archief 2 vergadercentra kleedruimten ondernemeningsraad 2 instructieruimten personeelsruimte fitnessruimte bedrijfsrestaurant schoonmaak EHBO kluis gebouwonderhoud computercentrum afvallogistiek
aantal plekken 40 6 16 10 120 25 5 60
200 100 12
6 1 20
15 15
15
ca. 600
4 6 2 6 18
3 20
300
