SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2009

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – SWOT analízis

SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2009. SZEMPONTOK A kérdések megválaszolásához 1. VEZETÉS A vezetés szerepe a hivatali küldetés és arculat fejlesztése érdekében. 2. STRATÉGIA ÉS TERVEZÉS A küldetés, jövőkép megjelenése a stratégiákban, a releváns politikák, tervek, célkitűzések és célok segítségével. 3. EMBERI ERŐFORRÁS-GAZDÁLKODÁS A hivatal irányítási, fejlesztési funkcióinak működtetése a munkatársak tudásának kiaknázására vonatkozóan (egyéni, csoport és szervezeti szinten egyaránt), valamint a rendelkezésre álló erőforrás szervezése. 4. EGYÜTTMŰKÖDÉS ÉS ERŐFORRÁSOK A kapcsolatok és belső (nem humán) erőforrások tervezése, kezelése. 5. FOLYAMAT- ÉS VÁLTOZÁS-MENEDZSMENT A hivatal külső környezeti változásainak (jogszabályok, érintett felek, stb.) követése. 6. ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK A hivatal ügyfélközpontú működésének eredményessége az ügyfélvisszajelzések alapján. 7. A MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A munkatársak saját elégedettsége, motiváltsága. 8. TÁRSADALMI KÖRNYEZETRE GYAKOROLT HATÁSOKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A társadalmi környezet elvárásaival összhangban (az élet minőségére gyakorolt hatás, a környezet és az erőforrások megőrzése, a szervezet saját hatékonysága, stb.) hozott intézkedések. 9. ALAPVETŐ TELJESÍTMÉNY CÉLOKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK A hivatal feladatai és célkitűzései tükrében elért eredmények, továbbá az eredményes működésben érdekelt szervek és személyek elégedettsége.

A projekt az Európai Unió Támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

1

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – SWOT analízis A vezetői visszajelzések alapján meghatároztuk a hivatal erős és gyenge pontjait, a fejlesztési lehetőségeket, feltérképeztük a veszélyeket. A Polgármesteri Hivatal vezetői önállóan alkották meg véleményüket, melyeket összegezve - a Közös Értékelési Keretrendszer 9 kritériuma alapján csoportosítva, majd súlyozva – készítettük el elemzésünket.

Munkatársakkal kapcsolatos eredmények

Stratégia és tervezés 10%

Együttműködés és erőforrások

12%

7%

Folyamatok 15%

Vezetés 10%

Munkatársak 9%

Állampolgár / Ügyfél központú eredmények

16%

A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei

9%

Az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények 12%

A Kritériumok közötti belső súlyozást az alábbi ábra szemlélteti:


2

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – SWOT analízis A beérkezett válaszok alapján az alábbiakat állapítjuk meg:

Erősségek: • •

Gyengeségek:

Ügyfélbarát ügyintézés Hivatal személyi állományának teljesítménye, terhelhetősége, rugalmassága

Lehetőségek: • • •

•

Számítástechnikai háttér nem megfelelő (gépek állapota, személyi állomány számítástechnikai képzése, informatikus kolléga felvétele)

Veszélyek:

E-ügyintézés, ügyfélkapu Jelenlegi számítógéppart megújítása, új programok vásárlása Ügyintézők számítástechnikai továbbképzésére anyagi erőforrás biztosítása

• • •

Anyagi keretek szűkössége miatt létszámleépítés, mely a szakmai munka rovására mehet Elektronikus közigazgatás kívánalmainak való nem megfelelés Ügyintézés lassúsága a rossz infrastruktúra miatt (lassú gépek, túlterhelt szerver) ügyfél elégedetlenséghez vezethet

.


3

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – átvilágítási kérdőívek összesítése

Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Helyszíni átvilágítási kérdőív összesítése Kitöltők száma: 4 fő 6. Szabályzatok karbantartottak, használhatóak? Mindegyik aktualizált, használható 1 Részben aktualizáltak 3 7. Elegendő információ áll rendelkezésre a szervezet irányításához / napi munkavégzéshez? Igen 4 Nem 0 8. Jól tervezhető a napi munka, vagy sok az improvizáció? Jól tervezhető 1 Sok az improvizáció 3 9. Munkanapok leterheltsége kiegyensúlyozott, vagy vannak túlzsúfolt időszakok? Kiegyensúlyozott 2 Túlzsúfolt időszakok vannak 2 10. Ellenőrzési folyamatok a felülvizsgálatra, ellenőrzésre - folyamatos vezetői beszámolók - ügyfél-elégedettségi vizsgálatok - könyvvizsgálat - belső ellenőrzés - ÁSZ vizsgálat - MÁK ellenőrzés - ügyészi vizsgálat - Önkormányzati Képviselő-testületi beszámolások - Felügyeleti szervek (DDR Államigazgatási Hivatal, KEKKH) - APEH vizsgálata - ISO 9001 11. Végeztek-e ügyfélelégedettségi vizsgálatot saját tevékenységükre vonatkozóan? Igen 3 Nem 1 12. Van rendszeres szervezeti egységek tevékenységére vonatkozó értékelés Igen 3 Nem 1 13. Szervezet leterheltsége megfelelő? Igen 2 Nem 2 14. Jogszabályi megfelelés tisztázott a napi tevékenység során? Igen 4 Nem 0 15. Rendelkeznek stratégiai célokkal? Igen 2 Nem 2


4

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – átvilágítási kérdőívek összesítése 16. A stratégiai célok ismertek a munkatársak előtt? Igen 2 Nem értékelhető válaszok 2 17. Találhatók szabályozatlanságok az ügyintézési folyamatokban? Igen 1 Nem 2 Nem értékelhető válaszok 1 18. Megfelelő a hivatal belső mechanizmusa? Igen 3 Nem értékelhető válaszok 1 19. Segítik a munkaköri leírások a napi számonkérhetőséget, folyamatelemzéseket? Igen 3 Nem 1 20. Szükséges javítási folyamatok - munkaköri feladatok ésszerűsítése, széttagoltság megszüntetése (Titkárság) - feladatok téma szerint csoportokba szedése, egy-egy ügyintézőnek kiadva (Titkárság) - informatikai fejlesztések (hardver, szoftver) - jogszabályokhoz való közvetlenebb hozzáférés biztosítása (jogtár a hálózaton) - a bevezetett komplex könyvelési programban rejlő lehetőségek kiaknázása 21. Megfelelő a kommunikáció a társirodákkal? Igen 4 Nem értékelhető válaszok 0 22. Megfelelő színvonalú az ügyfélszolgálati tevékenység? Igen 4 Nem 0 23. Megfelelően szabályozott a feladatok szétosztása és a végrehajtás ellenőrzése? Igen 3 Nem 1 24. Megfelelő informatikai háttér támogatja a napi ügyintézési tevékenységet? Igen 0 Nem 4 25. A hivatal és civil szervezetek, vállalkozói szféra kapcsolata, kommunikációja? Kiváló 0 Egyes szervezetekkel nehéz a kommunikáció 4 Rossz 0 26. Származnak-e konfliktusok a vezetői döntésekből? Igen 1 Nem 3 27. Mely döntést befolyásoló tényező érvényesül a hivatalban? Jegyző szándéka érvényesül 0 Polgármester szándéka 1 Demokratikus légkör 3 Meghallgatják a munkatársak véleményét 1 Bátran lehet véleményt nyilvánítani 1 Egyéb 0


5

Tamási Város Polgármesteri Hivatala – átvilágítási kérdőívek összesítése 28. Ellenőrzik-e a munkáját? Igen Nem

4 0

29. Kik hozzák a döntéseket a működésre vonatkozóan? Polgármester 1 Jegyző 0 Vezetés konszenzusos döntése 3 Munkatársi kör véleménye 0 Egyéb 0 31. Végrehajtandó feladatok a hivatal jobb, átláthatóbb, ügyfélközpontú működéséért - modern informatikai eszközök biztosítása - elektronikus ügyintézésre alkalmas informatikai háttér kiépítése (gépek, programok, internet) - ügyfélkapu kialakítása - a hivatal épületének akadálymentesítése - informatikus alkalmazása - információáramlás előírások szerinti működése a hivatalon belül 32. Megszűntetendő jelenségek - Pénzügyi helyzet további romlásának megszüntetése, mert a napi működést nehezíti és veszélyezteti - Párhuzamos adatszolgáltatások - Valós teljesítményeken alapuló ösztönzési rendszer hiánya


6

SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2009

Recommend Documents