Uitgangspunten / svz methodologieontwikkeling Maria Hänsch
13-02-2012
Methodologieontwikkeling Voor en op basis van Slim & Snel experimenten: •
Niveau I – ‘standaard’ experimentomschrijvingen; incl. stappen, methoden, procedures, FAQ’s, selectie- en jureringscriteria etc.
•
Niveau II – scenario’s, do’s & don’ts; incl. principes en tools van bestaande aanpakken
•
Niveau III – aanpak om tot een proces(opzet) te komen waarbinnen ‘gereedschap’ uit I en II (status-quo overstijgend) gebruikt en doorontwikkeld kan worden
Uitgangspunten experimenten • • • • • •
Aanpak Wonion Bosveld SsM (bestaande aanpakken), Jan Willem en Teun Aanpak Wonion svz jan 2012 (bestaande aanpakken) Coaching Integraal conceptueel Ontwerpen 3 Modellen, Perica Basis proces schema, Perica
“Op dit moment hebben wij de drie modellen en het basis proces schema op de plank liggen en passen wij die toe in de lopende experimenten.” (Teun)
SsM Soft Selection Methodology (SsM) (gebaseerd op Peter Checkland’s Soft Systems Methodology) “Een georganiseerde manier van oordelen en besluiten op basis van inspiratie, intuitie en interactie. Een procesmatige en synergetische manier van werken waarbij complexiteit en dynamiek vanzelfsprekend zijn, voortschrijdend inzicht een natuurlijke bron is en participatie en commitment eigendom zijn van alle deelnemers. Dat mondt uit in creatieve coalities en productieve gemeenschappen waarin kennisdeling en ketenvorming vanzelf gaan.” Teun “Een proces an sich is namelijk niets. Daar hoort een product en een markt bij….” Jan Willem
Aanpak Wonion Bosveld SsM, Jan Willem en Teun Week
Stappen
W
B
A
C
Coach
overig
Wat
Hoe ‘learing by doing’ iedereen proceseigenaar
?
Vraagspecificatie
x
?
x
?
Gemeente? Wethouder?
x
-2
Oproep aannemers tot deelname en consortiavorming
0
Kick-off
0-8
Project tot DO uitwerken
?
Plenaire sessie 1 (volgorde?)
x
?
Plenaire sessie 2 (volgorde?)
x
?
Plenaire sessie 3 (volgorde?)
?
Kwaliteitsteam 1 (volgorde?)
?
Kwaliteitsteam 2 (volgorde?)
?
Beoordeling inzendingen door experts?
9
Selectiebijeenkomst
x
?
x
?
14. Evaluatie
?
?
?
x
? een of twee bijeenkomsten voor kick-off
? ?
-support van directie Wonion -procesregisseurs Jan Willem en Teun -inspiratie Peter Checkland
? ?
x
?
Jury: Hoofd Manager Vastgoed (Jan Willem) Voorzitter (Teun) Sascha Milenkovic (Wonion, coach), DWA (?zit ook in winnend cons.) Stedenbouwkundige
teampresentaties consortia “beautycontest’ (1-5personen) -3 consortia selecteren maar groep beslist dat 4 en 5 er ook bij moeten -verplicht coach voor alle consortia
x
x
Monitoring Petra Hoffmann 5 coaches uit eigen netwerk en Syntens
Werken met ProjektPlek Doel coaching: samenwerken en coalitievorming
Monitoring: goed kijken, bijwonen
?
x
?
?
?
?
?
?
x
?
?
?
?
?
x
?
x
?
?
?
?
?
x
?
x
?
?
?
?
?
x
?
x
?
?
?
Openbare selectie, zoveel mogelijk beslissingen vanuit marktkant, zachte criteria: inspiratie, intuitie en interactie
Uitgangspunten
? ?
Vraagspecificatie: -stedenbouwkundig masterplan -energie neutrale woningen -budget -TCO -duurzaam, gezond en comfortabel -vraag innovatie
?
Experts
controle cijfers
?
Experts Welstand
consortia zijn vooraf over selectiecriteria geïnformeerd
Openbare selectie, Jury vrij maken van technische dingen maar focus op ontwerp, kwaliteit, functionaliteit
puntensysteem / keuzematrix / selectiecriteria ontwikkelt door Sascha Milenkovic Selectiecriteria: -vormgeving proces -energieambitie -TCO -duurzaamheid -stedenbouwkundig plan -Budget?
?
?
?
?
?
?
Aanpak Wonion svz jan 2012 Week
Stappen
W
B
?
Opstellen vraagspecificatie
x
x
?
Uitnodiging bekende aannemers, Keuze van 3 aannemers
x
A
C
Coach
overig
x
x
-1
Wat
Hoe
Uitgangspunten
Opstellen vraagspecificatie op basis van goedgekeurd BusinessCase
?
Stedenbouwkundig masterplan, Standaard Wonion PvE, Prestatieomschrijving inclusief bijlagen, Budget
Aannemers vormen consortia
Criteria
“Wij kiezen een aannemer (of eventueel andere partij), die zelf consortium vormt.”
“Consortiavorming gaat tot nu toe buiten ons om.”
Criteria: -regionale bedrijven -omvang en aard van het werk aan kunnen -financiële situatie (bankverklaring en bankgarantie)
Vraagspecificatie afgesloten, Inrichten ProjektPlek x
(x)
?
x
x
x
x
x
x
x
x
?
Vragen consortia beantwoorden
?
Tweede plenaire bijeenkomst Consortia – Wonion
x
x
x
?
lopende zaken behandelen, nadere toelichtingen
?
6
Kwaliteitsteam
x
x
x
?
Toetsing beeldkwaliteitskader
?
6
(Tweede bilaterale bijeenkomst)
x
x
x
?
0
Kick-off =eerste plenaire bijeenkomst
0-8
Project tot VO+ uitwerken
2
Werkgroep bewoners (individueel)
2
Eerste bilaterale bijeenkomst
5
x
x
8
Deadline aanbieding consortia
9
Eindpresentatie en –beoordeling
x
9+
Evaluatiebijeenkomsten
x
x
Stedenbouwkundige
Bekend maken vraagspecificatie door presentaties (wenselijk zelfde informatie voor alle deelnemers)
?
Dezelfde coach voor elke consortium consortia - coach - projectmanager W
?
Wijkconsulent
x
x
x
x
x
x
Kwaliteitsteam (vaste kern): Rayonarchitect Stedenbouwkundige Gemeente: projectleider, medewerker bestemmingsplannen Wonion: projectmanager
Vraagspecificatie
?
Vragen consortia beantwoorden
?
experts
Beoordeling criteria vooraf aan consortia bekend gemaakt
Beoordeling ieder voor zich
Beoordelingsmatrix met beoordelingscriteria (door Wonion), terug te herleiden naar vraagspecificatie
Beoordelingscommissie Selectiecommissie (directeur-bestuurder Wonion).
-Beoordeling op basis criteria -analyse meerwaarde aanbieding -besluit selectiecommissie
? openbaar
Beoordelingsmatrix met beoordelingscriteria
-intern -extern: alle deelnemende consortia (vertegenwoordiger)
?
Bv filmpje uitvraag
Aanpakken Wonion Overeenkomsten • • • •
Aanbesteding, EMVI functioneel model 1 (Perica) Procedure 9 weken kick-off - Selectiebijeenkomst
•
Vraagontwikkeling is voor kick-off afgesloten, traditionele split tussen opdrachtgever opdrachtnemer Wat doen de coaches / coach? Hoe? Selectiecriteria onduidelijk Globale info
• • • •
“…voor wie precies wil weten wat er gebeurd is bij elke stap in het proces is te weinig informatie beschikbaar…Als … hetzelfde proces zou moeten plaats vinden dan zijn meer handvatten nodig dan globale beschrijvingen’…” (coach)
Wilden eerst hetzelfde doen, maar o.a. doordat ze niet achter kwamen wat ze precies doen, zijn ze weer naar zichzelf teruggegaan… (Excursie Qua Wonen)
Aanpakken Wonion Verschillen Aanpak Wonion Bosveld SsM
Aanpak Wonion svz jan 2012
Openbare selectie consortia
Keuze aannemers
5 coaches uit eigen netwerk en Syntens
Dezelfde coach voor elke consortium
Geen bilaterale bijeenkomsten Wonion-consortium
Een tot twee bilaterale bijeenkomsten Wonion-consortium
Project uitwerken tot DO
Project uitwerken tot VO+
Geen info over traject tussen Kick-off en selectiebijeenkomst
Globale info, het HOE ontbreekt
Selectiemomenten: ‘harde en zachte criteria’: inspiratie, intuitie en interactie
Zoektocht naar meer ‘buikgevoel’ in Selectiebijeenkomst
Hoge ambities energiebesparing, duurzaamheid
Ambitie niet duidelijk
Monitoring: goed kijken, bijwonen (?)
Geen monitoring
Bestaande aanpakken overig ‘Het Mooie Plan’
Ketenintegratie
Havensteder + Dura Vermeer Rotterdam
Ketenintegratie
Woonwaard Alkmaar
Aanbesteden
Wonion
Bosveld, Ulft
Aanbesteden
De Woonplaats
‘Sanders appartementencomplex’ Enschede
Conceptueel bouwen
Deelnemers ‘De Voorsprong’
verschillende projecten
SE woningbouw
Beter Wonen Almelo / Pioneering
Nieuwbouw Rombout Verhulstlaan
SE infraprojecten
RWS op basis van EMVI
verschillende projecten
SE infraprojecten
ProRail
verschillende pilots
PPS (DBMFO en varianten)
RGD
Bv Ministerie van Financiën Den Haag
Modellen Perica
1 functioneel
2 dynamisch
3 participatie
Modellen Perica
1 functioneel
Aanpak Wonion Bosveld SsM
Aanpak Wonion SVZ jan 2012
Functioneel model Perica
Opzet experimenten svz jan 2012 1 functioneel
Wonion
Woon Friesland ?
2 dynamisch
Qua Wonen Stadlander ? Woon Friesland ? Wonen Limburg ?
3 participatie
Qua Wonen Stadlander ? Woon Friesland ? Wonen Limburg ?
Basis proces schema Perica
Stappenplannen vergelijking week
Aanpak Wonion SVZ jan 2012
Aanpak Wonion Bosveld SsM
Aanpak experimenten Perica 1.Selectie Woco’s
-12
?
-11
Vraagspecificatie
“Het werkt!”
-10
?
Opstellen vraagspecificatie
?
Uitnodiging / keuze aannemers
coach
2.Richtmodel, coach
Aannemers
3.Vraagontwikkeling (iteratief)
-9 -8
3a intern
-7
3b opgave
iteratief
-6 -5
3c extern, info aan marktpartijen, vraag vorming consortia
-4
4. Opgave definitief
-3 Bijeenkomst aannemersconsortia deelname / consortiavorming
-2
Vraagspecificatie afgesloten
-1 Kick-off
0 1
0-8
Plenaire sessie 1 -3
2
0-8
Kwaliteitsteam 1 -2
Kick-off =eerste plenaire bijeenkomst
coaches
5. Voorselectie consortia / 5a coaches
? coach
7. Feedback Werkgroep bewoners (individueel) / Eerste bilaterale bijeenkomst
8. Consortia 9. Feedback
4
10. Bijeenkomst
5
Tweede plenaire bijeenkomst Consortia – Wonion
11. Feedback
6
Kwaliteitsteam / (Tweede bilaterale bijeenkomst)
12. Consortia DEF
7
13. Feedback ?
9 10+
?
Beoordeling inzendingen door experts?
Deadline aanbieding consortia
14. Gunning
Selectiebijeenkomst
Eindpresentatie en –beoordeling
15. Evaluatie
14. Evaluatie
coaches
6. Kick-off
3
8
consortia
?
Evaluatiebijeenkomsten
iteratief
Blackbox
Blackbox woco / consortium openen?
Coach
Woco / Cons
Blackbox coach • • • • • • •
Loslopen, geen feedback Coach ziet grote lijnen, geen grip op details vanuit SBR lastig in en buiten interventie tegelijk te staan; vaak gebeuren dingen tegelijk; kijk is erg subjectief kost te veel tijd om alles vast te leggen opzet van een ‘logboek’ is te technisch onzekerheid over hoe en wat vastleggen (“Is mijn Excel goed zo?”) contradictie met SsM en wens coach: eigen manier ontwikkelen, SBR geeft feedback Laatste actualisering reisverslag 15 december
Proces-coaching traceerbaarheid input 11.10.2011 • Focus ligt op traceerbaarheid! • Vastleggen van de procesontwikkeling; verloop, interventies, en waar van toepassing de effecten van interventies (die zullen vermoedelijk meer in de sfeer van ‘heeft niet geleid tot…’ dan ‘heeft geleid tot’ zijn). • ontwikkeling van de vraag • Impliciet aanvulling feedback bij woco stimuleren 28.11.2011 • Wat doe je? • Hoe doe je dat? • Wanneer doe je dat? • Waarom doe je dat? • Waarom is aannemelijk dat gevolg van een interventie verband heeft met de gepleegde interventie? • Hoe ontwikkeld de vraag/ opgave bij de woningcorporatie vanuit jou perspectief?
Blackbox coach Interventies Cora QW • • •
Basis: Cuba Lincoln rugzak, NLP, moderne projectmanagement IPMA, scrum vanuit IT, Peter Senge, Communicatie, SsM/ Teun, input Perica Het duurde lang “om het over mensen zelf (zichzelf) te hebben binnen het team.” Cora “…ik hoor jou ‘groen’ rapporteren, teamvorming, dat ligt jou…”… “Wie bewaakt dat er een doel gehaald wordt?” Teun
INTUITIE
NETWERK
motiveren –
–
CORA
intrinsieke motivatie stimuleren door actief luisteren, verhelderen, ‘laten zwemmen’, inspireren, samenvatten Overtuiging: communicatie via intenties; ondersteund door passend gedrag en gevoel kunnen intenties worden gelezen, gehoord en gevoeld
mensen bij elkaar brengen –
Op basis van inhoud, gedrag en overtuiging mensen aan elkaar koppelen (bv MT aan Team)
INSPIRATIE OVERZICHT
inhoud
‘reisleider’
– –
–
geheel observeren en vragen stellen
Stakeholdersonderzoek Referenties
Verloop experimenten QuaWonen • • • • • • • • • • •
intro’s door SQW intro’s door Teun en Perica coach toegewezen (Cora), teambuilding betrekking stakeholders (door Cora gestimuleerd) bewonersbetrekking door soepavonden (inspiratie Cora) excursie naar Wonion (initiatief QW) wisselende rollen in projectteam QW vraag in ontwikkeling sinds december 2012 ‘kort-cyclisch’ i.p.v. projectmatig werken (initiatief Cora) kick-off nov 2011 naar begin 2012 5 bijeenkomsten
22.06.2011 SQW, Leonie en Eric; ging niet volgens afspraak 22.09.2011 brede interne bijeenkomst, Perica observeerder, Cora als coach 01.11.2011 vraag over opgave en stakeholders gesteld, processtappen geschetst (Perica, Cora) 15.11.2011 presentatie SCM aan de directie (Perica, Cora) 25.01.2012 miniconference (Perica, Teun, Cora, José)
•
Planning: 27 februari aanpak breder dan project met Perica, Barbara, Benno
Verloop experimenten QuaWonen
“Slim & Snel is een werkwijze van de Stichting Experimenten Volkshuisvesting (SEV) …” “De corporatie kiest voor een vernieuwende aanpak: zij formuleert wat er moet worden bereikt, aannemers bedenken dan hoe ze dit zo slim en snel mogelijk kunnen doen.” Website QuaWonen
Verloop experimenten Stadlander • • • • •
intro’s door SQW intro’s door Teun en Perica betrekking stakeholders vraag in ontwikkeling (eerste versie door Nanko gestuurd) 4 bijeenkomsten
28.09.2011 PT-cruisers kennismaking met directie 13.10.2011 PT-cruisers, afgesproken intern bij Stadlander breder 11.11.2011 PT-cruisers, gemeente Steenbergen focus, Stadlander eerst aan zet 11.01.2012 PT-cruisers en Maria in Steenbergen; opgave ontwikkeling, vastleggen van eigen proces, volgende keer gemeente erbij, rol bewoners
William: “denk niet dat we lead van gemeente kunnen verwachten” Wim: “in project ja, maar nu al kijken hoe later gemeente lead (o.a. in relatie tot particuliere eigenaars) te nemen… nu of later aankaarten?” Wim: “tot nu toe was de rol van bewoners vooral evaluatief; klantenpanel”… “om een ding uit te pikken, willen ze zo min mogelijk overlast” Planning: inmiddels eerste versie opgave door Nanko gestuurd, geen afspraak nog…
Verloop experimenten Woon Friesland • • • • •
intro’s door SQW intro’s door Teun en Perica Rondleiding door de wijken Presentatie breed in de organisatie 5 bijeenkomsten
02.12.2011 PT-cruisers met Kim, introductie Ingrid (regiomanager Noord) 12.12.2011 PT-cruisers met Kim, in Leeuwarden, rondleiding door wijken 09.01.2012 PT-cruisers met Kim, modellen, afspraak breder in de organisatie 02.02.2012 PT-cruisers met Kim, presentatie organisatie breed, zeer goed gevallen 06.02.2012 PT-cruisers met Kim, feedback, dan over operationele betrokkenheid vanuit de organisatie
Kernteam vond ‘schillen’ voorstel voor de organisatie positief, maar ze hebben het nog niet uitgewerkt. Bindert voelde (door Sigrid) steeds groter druk omdat tijdens bijeenkomst het heel groot werd (verandering). Planning: men (vooral Bindert) wil zich bezinnen op wat het experiment betekent, en nadat besloten is hoe breed het opgepakt zal worden, volgt een afspraak
Verloop experimenten Wonen Limburg • • • • •
intro’s door SQW intro’s door Teun en Perica Steeds wisselende team Praten, praten… 4 bijeenkomsten
28.09.2011 Leonie en Maria, nadere uitleg en verkenning 17.11.2011 PT-cruisers, introductie aan een vrij breed team, uitgebreide presentatie en discussie 15.12.2011 PT-cruisers, herhaling van zetten, introductie (zonder presentatie) aan nieuw team (weliswaar met ‘zwaardere’ leden) 19.01.2012 PT-cruisers met Kim, teleurstellend, alleen met Peter en Tonnie, duidelijk een stap terug (ze hebben geen ruimte); willen presentatie voor deel van directie, maar zijn zeer voorzichtig en willen alles nogmaals vooraf bespreken…
Peter: “men heeft bij Wonen Limburg in het algemeen het gevoel dat er meer te doen is, waardoor mensen niet goed weten waar de prioriteiten te leggen”; Wil een ‘themabijeenkomst’ gebruiken om steun te krijgen. Vertrekpunt ‘blackbox’. Geen modellen…!? ‘Opgave – concept – Slim en Snel – Experiment’ Tonnie: “vertrekpunt nu!” [pas!?] Planning: Teun gaat het gesprek aan met de directie, wat is nu precies de houding van Wonen Limburg?
Impact op methodologieontwikkeling •
Niveau I – ‘standaard’ experimentomschrijvingen; incl. stappen, methoden, Globale info etc. procedures, FAQ’s, selectieen jureringscriteria
•
Niveau II – scenario’s, do’s & don’ts; incl. principes en tools van bestaande Globale info aanpakken
•
Niveau III – aanpak om tot een proces(opzet) te komen waarbinnen ‘gereedschap’ uit I en II (status-quo overstijgend)?gebruikt en doorontwikkeld kan worden
• Uitgangssituatie: methodologie conceptontwikkeling! • Situatie nu: methode aanbesteding?
