Disusun oleh :
SUPARJO, SH NIP. 196210021986011001
PENDIDIKAN & PELATIHAN PIM III ANGKATAN 12 TAHUN 2015
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur selalu kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas semua karunia-Nya, penyusunan Laporan Proyek Perubahan dengan Judul “SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI “ Laporan ini disusun dalam rangka menggambarkan implementasi Proyek Perubahan rangkaian kegiatan peserta Diklat Pim III Angkatan XII Kemenakertrans tahun 2015. Laporan ini disusun sesuai apa yang kami lakukan yang merupakan
tahapan
kegiatan ( Milestone ) Proyek perubahan ini. Wujud
Inovasi
ini
adalah
Sistem
Pengaduan
melalui
(
Website
www.bp3tki.perlindungan ) dengan progress penanganan kasus melalu ( SMS Gateway ). Akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada Deputi Perlindungan BNP2TKI Ibu Dr. Lisna Yuliani Pulungan, Bapak Drs. Muhammad Syafrie Direktur Pelayanan Pengaduan Deputy Perlindungan BNP2TKI selaku mentor dan Ibu Ir. Sovie Emmy, MM.Agr selaku Coach dan semua pihak yang telah mendukung
implementasi
perubahan ini.
Yogyakarta,
Desember 2015 Penyusun
SUPARJO, SH
ii
DAFTAR ISI
Hal Halaman Judul ........................................................................................................... i Kata Pengantar .......................................................................................................... ii Daftar Isi ..................................................................................................................... iii A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN ....................................................................... 1 Deskripsi dan Nama Proyek Perubahan ........................................................... 1 B. LATAR BELAKANG ........................................................................................... 1 C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ..................................................................... 4 D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN .................................................................. 4 E. RUANG LINGKUP ............................................................................................. 5 F. PENTAHAPAN (MILESTONE) .......................................................................... 6 G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ....................................................................... 8 H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF ............................................... 11 I.
DUKUNGAN ANGGARAN ................................................................................ 14
J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH ..................................... 15 K. PENJADUALAN ( schedule ) ................................................................. 16 L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN ...................................... 18 PENUTUP ................................................................................................................ 24 LAMPIRAN ............................................................................................................... 25
iii
A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN Deskripsi Dengan
mempertimbangkan
berbagai
aspek
karena
masih
lemahnya
perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ( TKI ) karena lemahnya sistem penyelesaian pengaduan kasus TKI di Daerah Istimewa Yogyakarta, maka perlu melakukan upaya strategis dengan mewujudkan sistem pengaduan TKI berbasis IT di BP3TKI Yogyakarta yang dapat dimanfaatkan secara intern BP3TKI dan Disnaker Kab./Kota maupun Masyarakat Umum Untuk menangani persoalan tersebut maka dalam proyek perubahan ini kami mengambil judul/Identitas proyek sebagai berikut : “SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI ” B. LATAR BELAKANG Visi Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia Yogyakarta sesuai dengan Renstra BP3TKI Yogyakarta tahun 2010-2014 adalah “Profesionalisme dalam Pelayanan untuk mewujudkan Tenaga Kerja Indonesia yang berkualitas dan bermartabat” Guna mencapai Visi tersebut telah ditetapkan 4 (empat) Misi, yaitu : a. Peningkatan kualitas CTKI/TKI b. Profesional dalam pelayanan penempatan TKI c. Profesional dalam pelayanan perlindungan TKI d. Peningkatan
manajemen
administrasi
pelayanan
penempatan
dan
perlindungan TKI Sedangkan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia, nomor: PER.20/KA/VIII/2014, tentang fungsi dan uraian tugas Balai dan Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI mempunyai tugas salah satunya adalah memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan,
perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara terkoordinasi dan terintegrasi di wilayah kerja masing masing unit pelaksana teknis penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia. Untuk melaksanakan tugasnya, BP3TKI Yogyakarta memiliki fungsi : a. Penyusunan dan pengembangan program dan anggaran. b. Pembinaan, pemantauan, dan evaluasi kinerja penempatan TKI. c. Penyelenggaraan pemasyarakatan program penempatan. d. Pelayanan penerbitan KTKLN. e. Pengumpulan data pemberian layanan informasi penempatan dan perlindungan TKI. f.
Pemberdayaan dan pembekalan akhir pemberangkatan.
g. Pelaksanaan pemantauan penempatan dan perlindungan TKI di Negara Penempatan. h. Pelaksanaan pendaftaran dan seleksi CTKI penempatan pemerintah. i.
Monitoring penyediaan dan sertifikasi calon TKI.
j.
Pelaksanaan fasilitasi penyelesaian masalah TKI.
k. Fasilitasi Unit Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI. l.
Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan PPTKIS.
m. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga balai. n. Penyusunan kelompok jabatan fungsional. o. Pemantauan pelaksanaan kerjasama luar negeri. Perlindungan TKI dirasakan belum optimal mengingat penanganan permasalahan TKI saat ini belum dirasakan transparan oleh masyarakat oleh karena itu untuk memastikan kehadiran Negara dalam menangani permasalahan TKI Dari hasil analisis tersebut diatas, menjadi alasan penting bahwa Perlindungan dan Penyelesaian Masalah TKI secara Terkoordinasi dan Terintegrasi perlu untuk dibahas lebih lanjut. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri pasal 6 dan 7 ditegaskan bahwa Pemerintah bertanggung jawab untuk meningkatkan 2
upaya perlindungan TKI di luar negeri dan menjalankan kewajiban-kewajiban untuk memenuhi tanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 tersebut. Di sinilah pentingnya campur tangan Pemerintah dalam memberikan perlindungan terhadap TKI yang harus dilaksanakan sejak pra penempatan sampai purna penempatan. Gambaran penanganan kasus TKI melalui pengaduan yang berbasis manual yang selama ini dilakukan adalah sebagai berikut : Tabel 1. Permasalahan TKI dari Tahun 2013 – 2015
No.
Jenis Kasus
Tahun 2013
2014
2015 *)
Keterangan
1.
Gagal berangkat
15
15
4
1 Proses
2.
Gaji tidak dibayar
4
5
1
4 Proses
3.
Asuransi
9
6
12
4 Proses
4.
Dokumen bermasalah
4
2
1
Selesai
5.
TKI minta dipulangkan
8
3
2
Selesai
6.
PHK
3
1
1
Selesai
7.
Putus komunikasi
2
6
5
Selesai
8.
Pekerjaan tidak sesuai PK
3
-
-
Selesai
9.
Hamil
1
-
-
Selesai
10.
Meninggal
17
12
11
DIY : 7, Luar DIY : 33
11.
Unfit
-
-
3
Selesai
PERMASALAHAN
Penanganan permasalahan TKI di Yogyakarta masih belum dilakukan secara optimal dan pelayanan pengaduan kasus dilakukan secara manual.
Penanganan kasus TKI di Yogyakarta masih belum optimal dan belum adanya transparansi untuk masyarakat
Di lingkungan BP3TKI belum bisa melihat proses perkembangan penanganan pengaduan kasus TKI
3
MASALAH POKOK : Pelayanan pengaduan TKI belum tertata dengan baik PEMECAHAN MASALAH / INOVASI SOLUSI : Untuk mencari solusi pemecahan masalah ini perlu
adanya Inovasi dengan
pembuatan Sistem pelayanan Pengaduan kasusTKI Berbasis Teknology Informasi pada BP3TKI Yogyakarta.
INOVASINYA : 1. Membangun sistem pengaduan kasus TKI secara Online 2. Sistem yang akan diterapkan adalah berbentuk Aplikasi yang tertuang pada portal website BP3TKI Yogyakarta.
C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN Dalam upaya memberikan perlindungan kepada masyarakat yang memiliki permasalahan (kasus TKI) maka dirancanglah proyek perubahan dengan tahapan, jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagai berikut : a. Jangka pendek Terwujudnya Aplikasi pengaduan kasus TKI secara Online pada Website BP3TKI Yogyakarta. b. Jangka Menengah Penerapan aplikasi pengaduan kasus TKi secara Online di Yogyakarta Evaluasi penggunaan aplikasi Pengaduan kasus TKi secara Online c. Jangka Panjang Pengembangan Sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan secara nasional.
D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia menjadi sangat urgency , karena permasalahan yang memerlukan penanganan secara terkoordinasi dan terintegrasi dengan instansi terkait di tingkat propinsi, Kabupaten/ Kota.
4
Proyek Perubahan/Inovasi dalam bidang perlindungan memicu kesadaran masyarakat
diharapkan dapat
tentang pentingnya memahami aturan dan
tatacara bekerja ke luar negeri yang benar sehingga tidak terjadi kasus TKI/CTKI. a. Masyarakat dapat mengadukan permasalahan TKI tidak harus datang ke Kantor BP3TKI tetapi dapat melalui Teknologi Informasi melalui Website BP3TKI Yogyakarta. b. Dengan adanya saluran pengaduan berbasis
Web tersebut masyarakat
yang mengadukan kasusnya melalui sistem ini
dapat langsung melihat
perkembangan penyelesaian masalahnya tanpa harus datang ke Kantor BP3TKI Yogyakarta. c. Disnaker Kab./Kota bisa langsung mengakses perkembangan kasus TKI di daerahnya
sekaligus
juga
input
data
kasus
TKI
untuk
mendapat
penyelesaian. d. Memudahkan semua pihak untuk memperoleh bantuan penanganan kasus TKI baik di dalam maupun di luar negeri.
E. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Dengan terwujudnya sistem tersebut diharapkan tercipta pula kemudahan bagi instansi terkait khususnya Disnakertrans Kab, Kota dan Disnakertrans Provinsi dan Masyarakat pada umumnya. Aplikasi sistem pengaduan kasus TKI yang dapat
dimanfaatkan oleh
Disnakertrans Kab/Kota se DIY, TKI/CTKI, dan masyarakat umum di wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta. Fasilitasi penanganan kasus dilakukan oleh BP3TKI, BNP2TKI, Kepolisian, Kementerian Hukum dan Ham, Kemenakertrans, Kemenlu maupun Perwakilan RI di Luar Negeri.
5
F. PENTAHAPAN ( MILESTONES )
NO
PENANGGUNG
URAIAN
JAWAB
WAKTU
OUTPUT
JANGKA PENDEK 1.
Milestone 1 : Pembentukan Tim
- Und Rapat
Efektif Proyek Perubahan
- Daftar hadir
a.
Rapat
Pembentukan
Tim
Sekretaris
Proyek Perubahan b.
1 hari 2 nop 2015
Penerbitan SK Tim Efektif
Proyek Leader
1 hari
- Notulen Rapat Surat Keputusan
3 nop 2015 2
Milestone 2 : Pengumpulan
- Und Rapat
data Kasus
- Daftar hadir
Rapat Tim Efektif dengan IT
Proyek leader
1 hari
dalam rangka Pengumpulan
Koordinator
6 nop 2015
data2 yang berkaitan dengan
Teknis
kasus TKI
- Notulen data kasus , petugas yang
Petugas IT
menangani kasus
3
Milestone 3 : Penyusunan SOP pengaduan
- Undangan
Rapat Tim Efektif menyusun
Proyek Leader
1 hari
- Daftar hadir
langkah – langkah pengaduan
dan Tim Efektif
10 nop
- SOP
secara Online yang terstruktur
2015
pengaduan
1 hari
Alur sistem.
dan sistematis
4
Milestone 4 : Pembuatan alur Sistem Penyusunan
alur
proses
pengaduan
dalam
bentuk
Petugas IT
11Nop
diagram alir sistem
5
2015
Milestone 5 : Menyusun
buku
manual
1. Sekretaris
3 hari
Buku panduan 6
panduan Aplikasi system
Tim
12 sd 14
Aplikasi
2. Koord.
nop 2015
System
Sistem 3. Petugas IT 6
Milestone 6: Pemrograman Penulisan komputer
dengan dalam
bahasa
membangun
Koordinator
20 hari
Sistem dan IT
16 Nop sd
tampilan
11Des
Aplikasi aduan
2015
Perangkat
sistem aplikasi pengaduan
Desain
Lunak Aplikasi 7
Milestone 7 : Uji Coba Sistem Pengaduan 1.
Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan
Sistem
pengaduan
kasus
dengan
Disnakertran
Tim Efektif lengkap
TKI
1 hari
Daftar hadir
11
Undangan
Des 2015
Kab/Kota DIY 2.
Kesepakatan
Dok Nota penggunaan
kesepahaman
Sistem JANGKA MENENGAH 8
a. Penerapan
Sistem
Pengaduan secara Online
Koordinator
Mulai 1
Penerapan
Teknis
Januari
sistem
2016
pengaduan secara online terintegrasi dinas provinsi, kab kota dan BP3TKI Yogyakarta
b. Evaluasi proyek perubahan
Sekretaris Tim
30 Juni 2016
- Hasil Evaluasi - Laporan hasil evaluasi
7
JANGKA PANJANG 9
Pengembangan Sistem dan
s.d tahun
Aplikasi Sistem
2018
Update
pemanfaatan secara nasional
terkoneksi dengan Server Pusat/BNP2TKI
G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Kelompok stakeholder yang berpengaruh dapat digambarkan sebagai berikut : Latens : Berpengaruh besar
Promoters : Berpengaruh besar
dan kepentingan kecil
dan kepentingan besar
1. Kemenakertrans
1. Deputy Perlindungan BNP2TKI
2. Kemenlu
2. Direktur Pelayanan Pengaduan
3. Disnakertras DIY 4. Polri
( Mentor ) 3. Proyek Leader
5. Petugas IT 6. Kasubag TU 7. Kasi Penyiapan 8. Kasi Kelembagaan 9. PPTKIS 10. Asuransi 11. LSM Apathetics : Pengaruh Kecil Kepentingan kecil
Defender: Kepentingan besar Pengaruh kecil 1. CTKI/TKI.
1. Perantara / Calo
2. Disnaker Kab/Kota. 3. Kasi Perlindungan. 4. Media
8
STAKEHOLDER
INTERNAL / EKSTERNAL : Pemerintah : Masyarakat : Jasa : Media Massa
HUBUNGAN
FORMAL
INFORMAL : Hirarki
: Pengaduan
: Koordinasi
: Pelayanan
: Jasa
: Advokasi
: Media Massa
: Pemberitaan
9
Jumlah Stakeholder Internal
: 10
Jumlah Stakeholder Eksternal
:9
Nilai : Rendah
:1
Sedang
:3
Tinggi
:5
Sangat Tinggi
:6
Stakeholder : 1.
2.
Eksternal a.
Kemenakertrans
b.
Kemenlu
c.
Polri
d.
Disnakertrans DIY
e.
Disnaker Kab Kota
f.
PPTKIS
g.
Asuransi
h.
LSM
i.
Media
Internal a.
Deputy Perlindungan BNP2TKI
b.
Direktur Pelayanan Pengaduan Deputi Perlindungan BNP2TKI
c.
Kepala BP3TKI
d.
Kepala Sub Bag Tata Usaha BP3TKI dan Staf
e.
Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan dan Staf
f.
Kasi. Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program dan Staf
g.
Kasi. Penyiapan Penempatan dan Staf
h.
Petugas IT
10
H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF a) Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI Drs. MUHAMMAD SYAFRIE MENTOR
STAKEHOLDER INTERNAL SUPARJO, SH PROJECT LEADER STAKEHOLDER EKSTERNAL
SRI WARTIYAH, SE SEKRETARIS
Dra. ARI ROESMARYANI Koordinator Stake Holder
WAHYU, S.KOM Petugas IT
UMAR SUBEKHI, ST Koordinator Teknis
Dra. DIAH ANDARINI Koordinator Sistem
A. SUKIRWANTORO Petugas Administrasi
11
TIM EFEKTIF
Mentor : Drs. MUHAMMAD SYAFRIE Pembimbing Proyek Perubahan Project Leader : SUPARJO, SH NIP 196210021986101001 Pemimpin Proyek Perubahan Anggota : 1.
Sri Wartiyah, SH.
Sekretaris Proyek Perubahan
2.
Ari Rusmayani, Dra
Koordinator Stake Holder
3.
Umar Subekhi,ST.
Koordinator Teknis
4.
Dra,Diah Andarini
Koordinator Sistem
5.
A. Sukirwantoro
Petugas administrasi
6.
Wahyu Purbaya S.Kom
Petugas IT
b) UraianTugas Personil dalam Struktur Organisasi 1) Mentor, mempunyai tugas : - Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan proyek perubahan yang akan dilakukan beserta implementasinya; - Memberikan persetujuan atas usulan proyek perubahan; - Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi
permasalahan
organisasi
yang
memerlukan
pembenahan melalui proyek perubahan; - Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung; - Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan milestones yang telah ditetapkan.
12
2) Project Leader, mempunyai tugas : - Mengusulkan rancangan proyek perubahan; - Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan rancangan proyek perubahan; - Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif; - Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder, baik internal maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi proyek perubahan; - Melalukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber daya - Membuat laporan implementasi proyek perubahan. 3) Sekretaris, mempunyai tugas : - Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan; - Melaksanakan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan - Pengadaan bahan Sistem jaringan 4) Koordinator Teknis -
Menyusun buku panduan manual Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI.
-
Melakukan Inventarisasi Kasus dan stake holder terkait
-
Proses pelayanan Pengaduan menggunakan sistem yang dibuat.
5) Koordinator Sistem -
Inventarisasi stake holder pelayanan penempatan yang terindikasi munculnya kasus-kasus TKI
6) Koordinator Stake Holder -
Melakukan koodinasi dengan stake holder mendukung proyek perubahan.
-
Melakukan sosialisasi terkait Sistempengaduan berbasis I T.
7) Petugas I T. -
Membuat rancangan Sistem pengaduan berbasis IT
-
Identifikasi perangkat Sistem pengaduan 13
-
Memastikan perangkat yang digunakan sebagai sistem
8) Petugas Administrasi mempunyai tugas : - Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan; - Menyiapkan bahan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan - Membuat dokumen surat menyurat dan undangan 9) Stakeholder, mempunyai tugas : - Memberikan data dan bahan dukungan; - Memberikan masukan dan saran; - Melakukan koordinasi.
I.
DUKUNGAN ANGGARAN Guna merealisasikan proyek perubahan berupa Sistem pengaduan berbasis Teknologi Informasi didukung APBN 2015 melalui Revisi DIPA 2015 sebesar Rp. 12.250.000 ,- seperti RAB sebagai berikut: ANGGARAN Deskripsi Rp.
250. 000,-
Rapat pembentukan Tim Efektif
Rp.
3. 000. 000,-
Pengadaan perangkat Software
Rp.
500. 000,-
Rapat koordinasi dengan stake holder eksternal Pengenalan program
Rp.
3. 500.000,-
Konsultasi ke Deputy Perlindungan BNP2TKI
Rp.
5. 000. 000,-
Sosialisasi dan koordinasi Disnaker Kab/Kota Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online.
Rp. 12. 250. 000,-
Terbilang : Dua belas juta dua ratus lima puluh ribu rupiah
14
J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH 1.
Kendala yang muncul dalam membangun Sistem Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi adalah Uman error pada jaringan Telkom dan
2.
listrik. Kesibukan Tim Proyek Perubahan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai tupoksi dan pemberian pelayanan kepada masyarakat
RESIKO No. 1.
Deskripsi Pembuatan Sistem Pengaduan kasus TKI berbasis IT tidak sesuai dengan jadwal yang ditetapkan karena Uman Error pada Jaringan Tilkom dan Listrik . Kesibukan rutin yang
harus dilaksanakan oleh TIM Efektifsesuai dengan
rencana jadwal yang sudah disusun sebelumnya. Pendekatan solusi : menyusun ulang jadwal tugas lain dan menyiapkan sarana lain berupa jenset dan jaringan lain. 2.
Keterlambatan pembuatan Sistem pengaduan kasus TKI Pendekatan solusi : membangun koordinasi yang efektif dengan stake holder terkait dan penyiapan sarana pendukung.
FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN 1.
Dukungan Undang-Undang RI nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ke Luar Negeri dan Peraturan
2.
Presiden RI Nomor 81 tahun 2007 Pembentukan BNP2TKI. Peraturan Kepala BNP2TKI Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi
3.
dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Indonesia Komitmen yang tinggi Dari semua pihak yang terkait untuk meningkatkan pelayanan perlindungan setiap TKI baik saat pra, masa sampai purna penempatan.
15
K.
RENCANA KEGIATAN ( Time Schedule ) PROYEK PERUBAHAN
TIME SCHEDULE Kegiatan
Okt 2015 I
II
III
IV
Nov 2015 V
I
II
III IV V
Des 2015 I
II
III IV
JANGKA PENDEK Milestone 1 : Pembentukan Tim EfektifProyek Perubahan a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan b. Penebitan SK Tim Efektif Milestone
2
:
Pengumpulan
data Kasus Rapat Tim Efektif dengan dalam
rangka
IT
Pengumpulan
data2 yang berkaitan dengan kasus TKI Milestone 3 : Penyusunan SOP pengaduan Rapat TIM Efektif Menyusun langkah – langkah pengaduan secara Online yang terstruktur dan sistematis Milestone 4 : Pembuatan alur Sistem Penyusunan
alur
proses
pengaduan
dalam
bentuk
diagram alir sistem
16
V
Milestone 5 : Menyusun buku manual panduan aplikasi sistem
Milestone 6: Pemrograman Penulisan komputer
dengan dalam
bahasa
membangun
sistem aplikasi pengaduan
Milestone 7 : Uji Coba Sistem Pengaduan 1. Sosialisasi
dan
Uji
Penggunaan
Coba Sistem
pengaduan kasus TKI dengan Disnakertran Kab/Kota DIY 2. Kesepakatan
penggunaan
Sistem JANGKA MENENGAH ( Tahun 2016 ) a. Penerapan Sistem Pengaduan Online b. Evaluasi proyek perubahan
JANGKA
PANJANG
(Tahun 2016- 2018 ) Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional
17
L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN URAIAN PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 2 Nopember 2015 a. Tujuan kegiatan Membentuk Tim Work yang kuat dan membagi tugas anggota Tim serta menyamakan persepsi dalam mewujudkan proyek perubahan b. Kegiatan yang dilaksanakan Rapat Tim membahas langkah-langkah strategis dan kemungkinan kendala yang dihadapi dalam mewujudkan proyek perubahan c. Stake holder yang terlibat - Kepala BP3TKI - Kasubag Tata Usaha - Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan - Kasi Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program - Kasi Penyiapan Penempatan - Staf Teknis d. Fungsi Proyek Leader - Memimpin Rapat - Menadatangani SK e. Out put yang dihasilkan - Notulen rapat - SK Tim Efektif f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Dengan adanya program inovasi, dibentuklah SK Tim Efektif yang sebelumnya tidak ada
2. Pengumpulan Data Kasus Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 6 Nopember 2015 18
a. Tujuan kegiatan Melakukan identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi b. Kegiatan yang dilaksanakan Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus c. Stake holder yang terlibat -
Proyek leader
-
Koordinator Teknis dan staf teknis
-
Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader -
Memimpin Rapat
e. Out put yang dihasilkan -
Notulen data kasus
f. Kendala yang dihadapi -
Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan -
Data kasus yang telah terkumpul menjadi lebih spesifik, sehingga di dalam sistem aplikasi bisa dikategorikan menurut jenis kasusnya.
3. Penyusunan Standard Operasional Prosedur ( SOP ) Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 10 Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Menyusun langkah pengaduan secara on line yang terstruktur dan sistematis b. Kegiatan yang dilaksanakan - Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan c. Stake Holder yang terlibat - Proyek Leader - Koordinator Teknis - Koordiantor IT - Sekretaris - Petugas IT d. Fungsi Proyek leader - Memimpin rapat pembahasan 19
e. Output yang dihasilkan - Draft SOP f. Kendala yang dihadapi - Tidak ada g. Dampak terhadap kegiatan - Pelaksanaan Sistem Pengaduan menjadi tersruktur dan sistematis karena SOP telah dibuat dan petugas dapat melaksanakan sesuai SOP.
4. Pembuatan Alur Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan - Menyusun alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air b. Kegiatan yang dilaksanakan - Penyusunan alur proses sistem pengaduan c. Stake holder yang terlibat - Koordinator IT - Petugas IT d. Fungsi Proyek Leader - Memberikan arahan e. Output yang dihasilkan - Draft Alur Sistem f. Kendala yang dihadapi -
Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan -
Dengan disusunnya diagram alir sistem, pembuatan sistem aplikasi menjadi terstruktur dan sistematis.
5. Penyusunan Buku Panduan / Manual Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 12-14 Nopember 2015 a. Tujuan Kegiatan -
Memudahkan TKI bermasalah dalam mengisi pengaduan
b. Kegiatan yang dilaksanakan -
Diskusi merancang dan menyusun pengaduan 20
c. Stake Holder yang terlibat -
Koordinator Sistem
-
Sekretariat TKI
-
Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader -
Memberikan arahan/ memimpin rapat
e. Output yang dihasilkan -
Draft buku panduan manual sistem
f. Kendala yang dihadapi -
Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan -
Mempermudah pengguna dalam menggunakan aplikasi Sistem Pengaduan karena telah dibuat buku panduan / manual sistem.
6. Pemrograman / membangun sistem aplikasi pengaduan Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 16 Nopember 2015 – 11 Desember 2015 a. Tujuan Kegiatan -
Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan
b. Kegiatan yang dilaksanakan -
Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan
c. Stake Holder yang terlibat -
Koordinator IT
-
Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader -
Memberikan pengarahan
e. Output yang dihasilkan -
Draft desain tampilan dan aplikasi pengaduan
f. Kendala yang dihadapi -
Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan -
Terwujudnya sistem aplikasi pengaduan yang siap digunakan.
21
7. Sosialisasi dan Uji coba penggunaan Sistem Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Desember 2015 – 15 Desember 2015 7.1.
Sosialisasi dan Uji Coba dengan stake holder tanggal 11 Desember 2015. a. Tujuan Kegiatan -
Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara online
-
Membuat nota kesepahaman penggunaan sistem
-
Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara online
b. Pelaksanaan Kegiatan dilaksanakan Kegiatan dilaksanakan di BP3TKI Yogyakarta Jl. Sambisasi, Kalasan Sleman Yogyakarta c. Stake Holder yang terlibat -
Kadisnaker Kab. Kota se DIY
-
Kadisnakertran Propinsi DIY
-
Petugas Online System Kab./ Kota Se DIY
-
Kepala BP3TKI ( Proyek Leader )
-
Tim Efektif lengkap
-
Koordinator IT dan petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader -
Melaksanakan Sosialisasi dan melaksanakan penandatanganan MoU
e. Output yang dihasilkan -
Laporan hasil Sosialisasi
-
Draft MOU tentang kesepahaman penggunaan System pengaduan melalui Website BP3TKI Yogyakarta.
f. Kendala yang dihadapi -
Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan -
Dengan adanya MOU, BP3TKI dapat bekerjasama dengan Kadisnaker Kab/Kota se-DIY untuk melayani pengaduan TKI.
22
7.2.
Melaksanakan sosialisasi dialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema “ Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif” : a. Tujuan Kegiatan
b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan dilaksanakan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta c.
Stake Holder yang terlibat - Proyek Leader Tim Efektif - Disnaker Provinsi - Disnaker Kab/Kota se-DIY - Deputi Perlindungan BNP2TKI - Direktur Pelayanan Terpadu ( Mentor ) - Kepala BP3TKI DIY (Proyek Leader) - Kepala BP3TKI Semarang dan Jakarta - Dinas Instansi terkait DIY - Tim efektif dan staf BP3TKI Yogyakarta - LBH, LSM, Ombudsman - Kru Adi TV
d. Fungsi Proyek Leader - Menjadi narasumber e. Out put yang dihasilkan - Laporan hasil Kegiatan / dokumentasi f.
Kendala yang dihadapi - Terdapat undangan yang tidak hadir dikarenakan kesibukan akhir tahun.
g. Dampak terhadap kegiatan - Masyarakat / stake holder dapat memahami program yang dilaksanakan.
23
PENUTUP A. KESIMPULAN Dalam upaya perlindungan TKI dan optimalisasi pelayanan pengaduan kasus TKI kami berupaya mewujudkan inovasi yang dalam tahapan kegiatannya telah kami penuhi sehingga dapat dihasilkan produk sebagai berikut : 1. Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi 2. Standard Operasional Prosedur (SOP) Pengaaduan 3. Buku Panduan (Manual Sistem) Keberhasilan tersebut didukung oleh Mentor, stakeholder Intern maupun stakeholder Ekstern ( Kadisnaker Kab/Kota membuat Nota Kesepahaman
tentang
penggunaan
Sistem
Pelayanan
Pengaduan
dimaksud). Semua tahapan (Milestone) kegiatan dalam rangka mewujudkan proyek jangka pendek telah diselesaikan dan bahkan atas dukungan stakeholder
terkait maka dapat melaksanakan tahapan jangka menengah
antara lain sosialisasi dan implementasi langsung dimulai pada saat uji coba pada tanggal 11 Desember 2015. B. REKOMENDASI Setelah terwujudnya inovasi berupa Sistem Pelayanan Pengaduan kasus TKI berbasis Teknologi Informasi yang sementara ini masih berlaku di wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta, maka untuk jangka panjang agar dapat dimanfaatkan secara nasional. Yogyakarta,
Desember
2015.
Penyusun
SUPARJO, SH
24
LAMPIRAN :
No
Fokus
A.
Jangka pendek
1.
Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan
TAHAPAN KEGIATAN ( MILESTONE ) PROYEK PERUBAHAN Tujuan
Menyusun Tim Work untuk mewujudkan RPP.
2.
Pengumpulan Data Kasus
Melakukan Identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi
3.
Penyusunan SOP Pengaduan
4.
Pembuatan Alur Sistem
5.
Penyusunan buku manual, Panduan
Menyusun langkahpengaduan secara online yang terstruktur dan sistematis. Menyususn alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air Memudahkan TKI bermasalah dalam
Kegiatan
a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan
b. Penerbitan SK Tim Efektif Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan
Penyusunan alur proses system pengaduan Diskusi merancang dan menyusun
Stake Holder yang Terlibat
1.Kepala BP3TKI 2.Kasubag TU 3.Kasi.Perlindungan 4.Kasi Kelembagan 5.kasi Penempatan 6.Staf Teknis 1.Proyek leader 2.Koordinator Teknis. Dan staf teknis 3. IT 1. Proyek Leader 2. Koordinator teknis 3. Koordinator IT 4. Sekretaris 5. Petugas IT. 1. Koordinator IT 2. Petugas IT
1.Koordinator sistem 2. Sekretariat TKI
Waktu
Peran Project Leader
Kendala
Output
Evidence
2 Nov 2015
-
Notulen Rapat
Memimpin Rapat.
-
3 Nov 2015 6 Nov 2015
-
SK Tim Efektip
- SK Tim
-
Notulen Data kasus
Menandatangani SK. Meminpin Rapat
10 Nov2015
-
Draft SOP
Meminpin Rapat pembahasan
- Undangan - Daftar hadir - SOP Pengaduan
11 Nov2015
-
Draft Alur Sistem
Memberikan arahan
- Alur Sistem
12-14 Nov
-
Draft buku panduan
Memulihkan arahan
Buku Panduan
Und. Rapat Daftar Hadir Notulen Rapat Foto Tim Efektif
- Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen data kasus
Aplikasi sistem pengaduan 6.
Pemrograman
7.
Uji Coba Sistem Pengaduan
mengisi pengaduan pada aplikasi website Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan
pengaduan
3. Petugas IT
2015
Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan Melaksanakan Sosialisasi dan uji coba penggunaan sistem pengaduan kasus TKI secara Online.
1.Koordinator IT 2.Petugas IT
16 Nov 2015 – 11 Des 2015
-
1. Proyek Leader Tim Efektif 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY. 4.Petugas Online Sistem Disnnaker Kab/Kota.
11 Des 2015
Undangan ada yang tidak hadir karena kesibukan
Membuat Nota Kesepahaman penggunaan Sistem
Penandatanganan Nota Kesepahaman dalam penggunaan Sistem Pengaduan.
1. Proyek Leader 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY
11 Des 2015
-
Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online.
Melaksanakan Sosialiasi d ialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema “Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif”
1.Deputi Perlindungan 15 Des BNP2TKI. 2015 2.Dir. Yandu (MENTOR 3.Proyek Leader. 4. Ka.BP3TKI DIY Semarang dan Jkt 5. Dinas Instansi Terkait di DIY 6.Tim Efektif dan Staf
Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online.
manual sistem
Draft Desain tampilan dan Aplikasi pengaduan
Memberikan pengarahan
- Desain Tampilan - Aplikasi Pengaduan - Perangkat Lunak Aplikasi
Peserta memahami Sistem pengaduan
Memimpin Rapat / memberikan sosialisasi.
- Undangan - Daftar Hadir - Foto kegiatan
Dokumen Nota kesepahaman
Menandatangani MOU
- Dokumen Nota Kesepahaman. - Foto kegiatan
Pemahaman terhadap langkah dalam perlindungan TKI.
Menjadi Narasumber
- Undangan - Daftar Hadir - Foto Kegiatan
BP3TKI. Yogyakarta 7.LBH, LSM, Ombustm 8.Kru Adi TV JANGKA MENENGAH
8.
a. Penerapan Sistem Pengaduan secara online
b. Evaluasi proyek perubahan
Koordinator Teknis
Mulai 1 Januari 2016
Penerapan sistem pengaduan secara online terintegrasi dinas propinsi kab. Kota dan BP3TKI Yogyakarta
Sekretaris Tim
30 Juni 2016
-
s.d tahun 2018
Aplikasi Sistem Update terkoneksi dengan server Pusat /BNP2TKI
Hasil Evaluasi Laporan hasil evaluasi
JANGKA PANJANG 9
Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan, tanggal 2 November 2015
Gambar 1.1 Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan
Gambar 1.2 Tim Efektif Proyek Perubahan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 2. Pengumpulan Data Kasus, 6 November 2015
Gambar 2.1 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus
Gambar 2.2 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 3. Penyusunan SOP Pengaduan, 10 November 2015
Gambar 3.1 Kegiatan Penyusunan SOP
Gambar 3.2 Rapat dalam rangka penyusunan SOP dan langkah-langkah pengaduan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 4. Pembuatan Alur Sistem, 11 November 2015
Gambar 4.1 Penyusunan Alur Sistem Pengaduan
Gambar 4.2 Diagram Alur Sistem Aplikasi
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 5. Penyusunan Buku Manual Panduan Aplikasi Sistem Pengaduan, 12-14 November 2015
Gambar 5.1 Diskusi Penyusunan Buku Panduan
Gambar 5.2 Draft Buku Panduan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 6. Pemrograman, 16 November 2015 – 11 Desember 2015
Gambar 6.1 Desain Tampilan Sistem Aplikasi
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 7. Uji Coba Sistem Pengaduan a. Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online, 11 Desember 2015
Gambar 7.1 Sosialisasi Sistem Aplikasi Pengaduan Kasus TKI
Gambar 7.2 Uji Coba Sistem
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan b. Penandatanganan Nota Kesepahaman, 11 Desember 2015
Gambar 7.3 Penandatanganan Nota Kesepahaman
Gambar 7.4 Foto bersama Kadisnaker Provinsi DIY setelah Penandatanganan Nota Kesepahaman
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan c. Sosialisasi dengan ADI TV dengan Tema : Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif, 15 Desember 2015
Gambar 7.5 Narasumber Sosialisasi
Gambar 7.6 Peserta Sosialisasi
Gambar 7.7 Foto bersama Deputi Perlindungan BNP2TKI setelah Dialog tentang Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif
