SUMMARY “Give them space!” (René Tissen, Frank Lekanne Deprez, Rosalie Burgers, Frank Halmans)
The main research question of this study is: how does the organizational design of Dutch legal service firms influence employee engagement and knowledge productivity of their legal workers? This study‟s definition of employee engagement is analogous to the definition of work engagement by Bakker (2009): “Work engagement is a positive state of mind of overwhelming satisfaction which is being characterized by vitality, dedication and absorption. Vitality refers to a state of mind in which man feels very energetic, fit, strong and tireless, dedication refers to a state of mind in which man feels very engaged by his work, which is inspiring and man feels proud and enthusiastic about, and absorption refers to a pleasant state of mind in which man is fully immersed in work”.
This study had four objectives: 1.
to identify the use of the functional organizational design plus the levels of work engagement and knowledge productivity within the Dutch legal service industry and to compare these with other sectors within the Dutch service industry;
2.
to identify the directions and strengths of relationships of the variables used within the conceptual model, using statistical correlation analyses techniques;
3. to identify causal relationships between the variables using confirmative correlation, regression and SEM Analyses (Structural Equation Modelling); 4. to create an explanatory model for Dutch legal service firms that helps to improve their work engagement and knowledge productivity in the organization.
Very deliberately the decision was made to start this research with a large model of factors extracted from both psychological and organizational theories. Based on quantitative research methods, the primary objective of this study was then to extract the most essential factors from this model, which were found as the main predictors for work engagement and knowledge productivity of Dutch legal workers. The final explanatory model and its standardized regression and determination coefficients of this study are shown in figure 1, which model was further analysed by using structural equation modelling techniques (AMOS):
Figure 1: The explanatory model
A second analysis was then conducted to analyse the assumption made that this explanatory model should also have sufficient fit with the dataset, as the correlation and regression analyses of the previous section proved significant correlations between all variables. The goodness-of-fit of the models was evaluated using absolute and relative indices. With an RMSEA score of .079 and NNFI, CFI and IFI-scores just above .90 the fit-scores of the explanatory model did seem just sufficient. But with a Chi-square score of 42.7 with 15 degrees of freedom and a p-score of 0.000, I nevertheless had to conclude that this explanatory model had fit-scores that were not significant at the .05-level. After all, a p-value less than .05 means that at a 5% level of significance the model does not fit or in reverse, a p > 0.05 confirms a fit of the model. See the Appendix for all statistical results. The fact that the explanatory model had no significant fit was due to the knowledge productivity factor. Therefore an alternative model was created (Fig. 2).
Figure 2: SEM – Model of the alternative explanatory model
With a p-level of .147 (Table 6.20) this alternative model did have significant fit with the data. Based on this model the standardized estimates and the fit-indices within different situations were then analysed. The model proved generic: the drivers of work engagement were comparable for organizations in circumstances of less/more decentralization, formalization and uncertainty. Three hundred Dutch knowledge workers participated in this study. Two hypotheses were the starting point of this research: a.
The organizational design of large(r) Dutch legal service firms is highly functional, characterized by a high division of labour and a high level of organizational structures, which results in a decreased level of task autonomy for the workers;
b.
in contradiction with this organizational design, Dutch legal workers have a high appreciation for intrinsic work aspects such as task autonomy, task variety and responsibility.
Based on these two starting points, I first selected and divided a sample of two hundred legal workers over two types of Dutch legal services firms (G1 and G2), one group (N=50) of Dutch legal workers operating within larger legal services firms and a second group (N=50) of Dutch legal workers operating within small legal firms (less than 30 legal workers). The main reason for this first grouping was to find out what differences in organizational design and work engagement could be found between these two sub-groups and which sub-group faced which problems with specific work engagement and knowledge productivity elements. To position and compare the results of my study to other sectors in the Dutch legal service industry, I broadened my research to four employee groups operating in other Dutch service sectors, sampling 50 employees in each group: G3: Dutch knowledge workers within large financial services firms and G4: Dutch knowledge workers within small financial services firms; G5: Dutch knowledge workers within large business services firms and G6: Dutch knowledge workers within small business services firms.
To study the effect of organizational design and work outcomes on different age groups within the Dutch legal service industry I compared the results of the following three groups:
G7: Dutch legal workers born between 1940-1955 and employed in larger legal service firms; G8: Dutch legal workers born between 1955-1970 and employed in larger legal service firms; G9: Dutch legal workers born between 1970-1985 and employed in larger legal service firms. The combined results should then indicate whether the functionality of the organizational design of larger Dutch legal services organizations is indeed significantly higher than other Dutch service firms and that this organizational design, based on a high level in the division of labour and high levels of organizational structures, resulting in restriction on task autonomy for the knowledge workers, does indeed not fit with the personal characteristics of Dutch legal workers and is therefore negatively related to elements of their work engagement and knowledge productivity.
Work engagement proved to be quite predictable by two factors in this study: the functional organizational design and the “misfit” of the employee‟s preferences with the perceived organizational design characteristics, where the employees‟ dedication levels were found to be of most importance for their knowledge productivity. Although this study found a strong correlation between the factors of the functional organizational design and the Person-Organizational design (P-OD) misfit of the employee, it should be noted that the functional organizational design does not necessarily indicate a P-OD misfit. A P-OD misfit can also occur in companies that do not have a functional organizational design, if this organizational design does not fit the personal preferences of that employee.
The main conclusions of this study are: 1) The design of larger Dutch legal service firms is highly functional; 2) The functional organizational design results in a decrease in work engagement for Dutch knowledge workers; 3) A lower level of work engagement results in a diminished intention of knowledge workers to make extraordinary effort to reach organizational goals; 4) A lower level of work engagement results in higher intention for Dutch knowledge workers to look out for a new job and to leave their firms;
5) As smaller Dutch legal firms have an organizational design that is by nature less functional, giving more autonomy and responsibility to their legal workers, they have a higher level of work engagement and knowledge productivity at their disposal; 6) In order to compete successfully with their small competitors, larger Dutch legal service firms must adjust their organizational design to one that gives more task autonomy, task variety and responsibility to their employees
Finally, it has been proven that some factors, which in literature and/or practice are being found important for the work engagement of employees or knowledge productivity of organizations, were not found to be significant in this study: 1) Job demands; physical, psychological, social or organizational features of a job that require physical and/or psychological effort from an employee, had no relevance to work engagement and knowledge productivity in this study; 2) Knowledge sharing; an organization‟s capacity to share knowledge among its individuals and teams and to apply that shared knowledge to performing activities, also did not play an important role in the studied relationships between organizational design, work engagement and knowledge productivity; 3) Finally, the differences in results between age groups were not as high as assumed. All age groups showed, more or less, the same disapproval rate for the functional organizational design, which led to, more or less, the same levels of work engagement.
With this, the primary objectives of this study have been met. Firstly, the organizational and psychological theories are broadened in the field of work engagement: with the help of an empirically-based explanatory model, this study has proven that functional organizational design relates to a P-OD misfit of Dutch knowledge workers and leads to a decrease of their work engagement. Secondly, a framework of recommendations is provided to help larger Dutch legal service firms to adjust their organizational design to the preferences of their legal workers, thereby improving the level of work engagement and knowledge productivity of Dutch legal services firm.
SAMENVATTING “Geef ze de ruimte!” (René Tissen, Frank Lekanne Deprez, Rosalie Burgers, Frank Halmans)
De hoofdonderzoeksvraag van deze studie is: op welke wijze heeft het organisatieontwerp van Nederlandse juridische kennisorganisaties invloed op de medewerkerbetrokkenheid en kennisproductiviteit van haar juristen? Medewerkerbetrokkenheid is in dit onderzoek gedefinieerd als medewerkerbevlogenheid overeenkomstig de definitie van Bakker (2009): “Bevlogenheid is een positieve toestand van opperste voldoening die wordt gekenmerkt door vitaliteit, toewijding en absorptie. Vitaliteit verwijst naar het bruisen van energie, zich fit en sterk voelen, en lang en onvermoeibaar met werken door kunnen gaan. Toewijding heeft betrekking op een sterke betrokkenheid bij het werk. Het werk is inspirerend en roept gevoelens van trots en enthousiasme op. Absorptie, ten slotte, verwijst naar het op een plezierige wijze helemaal opgaan in het werk, waardoor de tijd stil lijkt te staan en het moeilijk is om zich er los van te maken”. Het onderzoek had daarbij vier doelen: 1. het identificeren van het gebruik van het functioneel organisatieontwerp plus de niveaus van medewerkerbevlogenheid en kennisproductiviteit binnen de Nederlandse juridische dienstverlening en het vergelijken van deze uitkomsten met andere sectoren binnen de Nederlandse dienstverlening; 2. het identificeren van de richting en kracht van de relaties tussen de gebruikte variabelen binnen het ontworpen conceptueel model door gebruik te maken van de statistische correlatietechnieken; 3. het identificeren van causale relaties tussen deze variabelen door gebruik te maken van bevestigende correlatie-, regressie- en SEM Analyses (structural equation modeling); 4. het aanreiken van een verklaringsmodel welke Nederlandse juridische kennisorganisaties in staat moet stellen om hun organisatieontwerp zo aan te passen dat zowel de medewerkerbevlogenheid als de kennisproductiviteit van hun juristen verbetert.
Zeer bewust is er voor gekozen om dit onderzoek te starten met een uitgebreid model van uit zowel psychologische als organisatietheorieën geëxtraheerde factoren. Het doel van deze studie is dan om op basis van kwantitatief onderzoek uit die veelheid de essentiële factoren te distilleren die medewerkerbevlogenheid en kennisproductiviteit van Nederlandse juristen bepalen. Dit uiteindelijk verklaringsmodel en de gestandaardiseerde regressie- en determinatiecoëfficiënten van de gehele onderzoekspopulatie zijn weergegeven in figuur 1, welke model verder is getoetst met behulp van structural equation modeling binnen het programma AMOS.
Figuur 1: Verklaringsmodel
Uit de eerdere verrichtte correlatie- en regressie analyses bleek dat de variabelen binnen dit verklarend model significant correlerende relaties met elkaar onderhouden. Het leek daarom aannemelijk dat dit verklaringsmodel ook significante fit met de dataset zou hebben, wat echter na verrichte Goodness-of Fit-analyses (nog) niet het geval bleek. Met de verwijdering van de factor knowledge productivity werd een alternatief verklaringsmodel gecreëerd, welke tevens door middel van structural equation modeling werd getoetst. Deze modificatie van het verklaringsmodel bleek wel een fittend model op te leveren. Figuur 2 bevat de kern van het alternatief verklaringsmodel voor Medewerkerbevlogenheid. Met de kern wordt dat deel bedoeld dat gestoeld is op empirische evidentie getoetst door regressieanalyses en structural equation modeling.
Figuur 2: SEM – model van het alternatief verklaringsmodel
Met behulp van dit model werden de verschillende gestandaardiseerde regressie- en determinatie coëfficiënten in kaart gebracht. Ten slotte is onderzocht of dit, op basis van de theorie ontwikkelde en aan de hand van de empirie getoetste en gemodificeerde, model van toepassing is op diverse situaties waarin Nederlandse kennisorganisaties zich bevinden. Het model blijkt generiek, dat wil zeggen: de drivers voor medewerkerbevlogenheid blijken vergelijkbaar in ondernemingen met meer/minder decentralisatie, formalisatie en omgevingsonzekerheid.
Driehonderd Nederlandse kenniswerkers namen deel aan dit onderzoek. Aangezien twee aannames de hoofdredenen vormden voor dit onderzoek: a. grote Nederlands juridische kennisorganisaties zijn in hoge mate functioneel ontworpen, welk organisatieontwerp wordt gekenmerkt door een hoge mate in de verdeling van arbeid en een hoog niveau van organisatiestructuren wat resulteert in een vermindering van taak autonomie op de werkvloer; b. en/maar in tegenstelling met dit type organisatieontwerp hebben juist Nederlandse juristen een grote behoefte aan intrinsieke werkaspecten als taak autonomie, taak variëteit en verantwoordelijkheid, selecteerde ik eerst een groep van 50 Nederlandse juristen binnen grote (G1) en een groep (G2) van 50 juristen binnen kleinere juridische organisaties (minder dan 30 werkzame juristen). De hoofdreden van deze groepering was om uit te vinden welke verschillen in organisatieontwerp en medewerkerbevlogenheid tussen deze twee groepen binnen de Nederlandse juridische dienstverlening gevonden konden worden en welke groep de meeste problemen ondervond met de verschillende bevlogenheidsen kennisproductiviteit-elementen, welke in deze studie werden gebruikt. Om de gevonden resultaten binnen de juridische dienstverlening dan te kunnen vergelijken met andere sectoren binnen dezelfde Nederlandse dienstensector verbreedde ik mijn onderzoek allereerst met 4 controlegroepen: G3: Vijftig Nederlandse kenniswerkers binnen grote financiële dienstverleners; G4: Vijftig Nederlandse kenniswerkers binnen kleine financiële dienstverleners; G5: Vijftig Nederlandse kenniswerkers binnen grote zakelijke dienstverleners; G6: Vijftig Nederlandse kenniswerkers binnen kleine zakelijke dienstverleners.
Om de effecten van organisatieontwerp op medewerkerbevlogenheid en kennisproductiviteit binnen generatiegroepen in de juridische dienstverlening te bestuderen vergeleek ik de resultaten van de volgende 3 medewerkergroepen: G7: Nederlandse juristen, geboren tussen 1940-1955 en werkzaam binnen grote juridische kennisorganisaties; G8: Nederlandse juristen, geboren tussen 1955-1970 en werkzaam binnen grote juridische kennisorganisaties; G9: Nederlandse juristen, geboren tussen 1970-1985 en werkzaam binnen grote juridische kennisorganisaties.
De gecombineerde resultaten moesten dan uitwijzen of grote Nederlandse juridische kennisorganisaties inderdaad meer gebruik maakten van het functioneel organisatieontwerp, welke is gebaseerd op een verdeling van werk naar specialistenteams en restricties op taakautonomie, en of dit functioneel organisatieontwerp inderdaad niet „fit‟ met de persoonlijke voorkeuren van Nederlandse juristen, resulterend in een lagere medewerkerbevlogenheid en kennisproductiviteit.
Medewerkerbevlogenheid blijkt goed te voorspellen op basis van een tweetal voorspellers; het functioneel organisatieontwerp plus de „misfit‟ van de persoonlijke voorkeuren van een medewerker met diens gepercipieerde organisatie-inrichting (POD misfit). Het niveau van toewijding van medewerkers, als onderdeel van het begrip bevlogenheid, werd van het grootste belang gevonden voor hun productiviteit.
Alhoewel in dit onderzoek een sterk onderling verband tussen het functioneel organisatieontwerp en deze P-OD misfit werd gemeten, moet worden aangetekend dat een functioneel organisatieontwerp niet altijd tot een P-OD misfit hoeft te leiden, terwijl een P-OD misfit ook kan voortkomen uit een organisatieontwerp dat niet functioneel is ingericht, indien dit ontwerp niet past bij de persoonlijke voorkeuren van deze medewerker.
De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn: 1) Grote Nederlandse juridische kennisorganisaties zijn in hoge mate functioneel ontworpen; 2) Het functioneel organisatieontwerp leidt bij Nederlandse kenniswerkers, waaronder juristen, tot een vermindering van medewerkerbevlogenheid; 3) Verminderde medewerkerbevlogenheid leidt tot een afname in de bereidheid van werknemers om extra inzet voor de organisatiedoelen van de onderneming te tonen; 4) Verminderde medewerkerbevlogenheid leidt er toe dat werknemers sneller van werkgever zullen veranderen, waardoor kennis wegloopt; 5) Aangezien kleinere Nederlandse juridische kennisorganisaties van nature minder functioneel ontworpen zijn en meer autonomie laten aan hun medewerkers beschikken zij over een hogere mate van bevlogen juristen en een hoger niveau van kennisproductiviteit van hun onderneming; 6) Om succesvol te kunnen wedijveren met hun kleinere concurrenten zullen grote Nederlandse juridische kennisorganisaties hun organisatieontwerp moeten aanpassen naar een vorm die meer autonomie en zelfbeschikking laat aan medewerkers.
Ten slotte blijkt dat een aantal factoren die vaak in de literatuur en/of in de praktijk als belangrijk genoemd worden voor medewerkerbetrokkenheid of kennisproductiviteit, in dit onderzoek deze status niet te hebben gekregen. De volgende factoren zijn slechts in geringe mate of niet van belang gebleken: 1) fysieke, psychologische of sociale aspecten van een baan, welke specifieke fysieke en/of psychologische eisen stellen aan een werknemer, bleken in dit onderzoek geen relevante rol te hebben met het oog op de bevlogenheid van de medewerkers en de kennisproductiviteit van de organisatie; 2) de factor kennisdeling; de capaciteit van een organisatie om kennis te verdelen over individuen en teams binnen de organisatie om deze vervolgens aan te kunnen wenden voor uitvoerende activiteiten bleek geen relevante rol te spelen binnen de relatie van organisatieontwerp, medewerkerbevlogenheid en kennisproductiviteit. 3) Ten slotte bleek er minder verschil in uitkomsten te zijn onder de verschillende leeftijdsgroepen dan vooraf aangenomen. Alle leeftijdsgroepen lieten min of meer dezelfde waardering of afkeur blijken van het ervaren organisatieontwerp in de vorm van meer of minder medewerkerbevlogenheid.
Hiermee zijn de doelen van het onderzoek bereikt. In de eerste plaats zijn organisatieen psychologische theorieën met name op het terrein van medewerkerbevlogenheid uitgebreid: deze studie heeft door middel van een empirisch getoetst verklaringsmodel onderbouwd dat het functioneel organisatieontwerp leidt tot een „misfit‟ met de persoonlijke voorkeuren van Nederlandse kenniswerkers resulterend in een verlaging van de medewerkerbevlogenheid. In de tweede plaats heeft het onderzoek geleid tot aanbevelingen voor grote Nederlandse juridische kennisorganisaties om hun organisatieontwerp aan te kunnen passen aan de wensen van haar juristen, waardoor de kennisproductiviteit van haar onderneming zal kunnen stijgen.
