Subsidiebepalingen voor de uitvoering van kunst- en cultuurprojecten in het kader van het INTERREG IVA-Project GrensWerte (III-3-02=076)
1
Subsidiebepalingen voor de uitvoering van kunst- en cultuurprojecten op euregionaal niveau of in het kader van een Europabreed concours In de subsidiebepalingen worden de volgende aspecten geregeld:
het onderwerp van de subsidieverlening (wat kan worden gesubsidieerd en wat niet);
de eisen, die voor het aanvraag van een projectsubsidie gelden, en de hoogte van de subsidie;
de aanvraagprocedure voor een projectsubsidie;
de selectieprocedure;
de regels, die gelden voor de organisaties, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van kunst- en cultuurprojecten en die aan het einde van de selectieprocedure voor een projectsubsidie in aanmerking komen.
Op basis van het bovenstaande omvatten de bepalingen alle essentiële en wettelijk bindende voorwaarden voor het aanvragen en toekenning van subsidiemiddelen in het kader van GrensWerte.
1. Opmerkingen vooraf 1.1 GrensWerte geeft vorm aan een programma met ca. 60 kunst- en cultuurprojecten in het gehele euregionale grensgebied. In een periode van vier jaar zullen 10-15 afzonderlijke deelprojecten per jaar worden gerealiseerd, die betrekking kunnen hebben op alle artistieke en culturele deelterreinen. Concreet kan het hierbij gaan om euregionale projecten in de jaren 2010 en 2012 of om projecten in het kader van een Europabreed concours in de jaren 2011 en 2013. 1.2 Voor de feitelijke uitvoering van de 60 deelprojecten is een totaalbedrag aan subsidiemiddelen van in totaal ca. € 600.000 (d.w.z. ca. € 10.000 per project; max. 20.000 € voor concoursprojecten) beschikbaar. 1.3 Via speciale oproepen voor indiening van voorstellen voor de euregionale projecten c.q. via de oproep tot deelname aan een concours kunnen individuele kunst- en cultuurprojecten, steeds vallend onder een voor de subsdieverlening relevant thema, eenmalig worden gesubsidieerd (met een gemiddelde bijdrage van € 10.000; max. 20.000 € voor concours-projecten). Het thema wordt vooraf gepubliceerd. 1.4 Voor het solliciteren naar subsidieverlening voor een euregionaal kunst- en cultuurproject of bij deelname aan een concours dienen sollicitanten een formele solllicitatie (vgl. staandaardformulier sollicitatie, 8.1) in te leveren inclusief een precieze projectbeschrijving en een kostenbegroting. 1.5 Het projectbureau toetst de aanvraag aan de hand van vaststaande criteria. Een speciaal voor het project in het leven geroepen stuurgroep (voor het euregionale project) c.q. de concoursjury spreekt haar goedkeuring voor het project uit (incl. toestemming van de stuurgroep). 1.6 Voor het doorgeleiden van de subsidiemiddelen aan de voor de kunst- en cultuurprojecten verantwoordelijken sluit de EUREGIO e.V. met deze organisaties een prestatiecontract af 2
(subsidietechnisch dient dit voor de EURFEGIO e.V. als een externe opdracht te worden beschouwd). Voor deze opdracht hoeft geen aanbestedingsprocedure te worden gevolgd omdat •
hier geen sprake is van een concurrentiesituatie,
•
de kunstprojecten niet beschouwd dienen te worden als ingekochte materiële of zakelijke 1
dienst / tegenprestatie (vgl. § 99 I GWB) .
2. Subsidiebepalingen
I. Object van de subsidieverlening
In de jaren 2010 en 2012 zal subsidie worden verleend voor de uitvoering van euregionale kunst- en cultuurprojecten, in de jaren 2011 en 2013 voor de uitvoering van kunst- en cultuurprojecten in het kader van een Europabreed concours.
Subsidie wordt verleend voor kunst- en cultuurprojecten op alle deelgebieden voor zover deze betrekking hebben op het themacomplex grens – waarden – grenswaarden.
Voor de jaren 2010 tot en met 2014 zal, telkens onder het motto grens – waarden – grenswaarden, tijdig bekend worden gemaakt welk vanuit het subsidiebeleid relevant thema (bijv. GrensWerte en wetenschap), waarop de kunst- en cultuurprojecten betrekking moeten hebben, centraal zal staan.
De kunst- en cultuurprojecten dienen uiteindelijk te resulteren in een voor het algemene publiek toegankelijke presentatie. De daarvoor geldende data dienen uiterlijk drie maanden van tevoren te worden afgestemd met het projectbureau GrensWerte.
Kunst- en cultuurprojecten, die in het bijzonder kans maken voor subsidie in aanmerking te komen, zijn projecten die: -
bijdragen aan de ontsluiting en ontwikkeling van het EUREGIOnale grensgebied als kunst- en cultuurregio van bovenregionale betekenis,
-
de grensoverschrijdende dialoog in welke vorm dan ook (thematisch, institutioneel of individueel) en de grensoverschrijdende communicatie, bijv. tussen jongeren en ouderen, stimuleren,
-
door hun bijzondere karakter dan wel artistieke kwaliteit en door originaliteit opvallen en de externe beeldvorming van het EUREGIOnale grensgebied versterken,
interdisciplinair van aard zijn.
Geen subsidie zal worden verleend aan - culturele evenementen, projecten en activiteiten met een overwegend commercieel karakter of een overwegend beroepsmatig, partijpolitiek, religieus of sportief oogmerk, - projecten, aangevraagd door kunst- en cultuurinstellingen, die behoren tot de reguliere activiteiten van deze instellingen, - kunst- en cultuurprojecten in het kader van jubilea, folkloristische en heemkundige evenementen, momumentenzorg,
1
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Wet tegen beperking van de mededinging):§ 99 Öffentliche Aufträge (publieke opdrachten/ werken). Zie: http://www.jusline.de/index.php?cpid=f92f99b766343e040d46fcd6b03d3ee8&lawid=139&paid=99 3
- activiteiten met institutionele subsidiëring als oogmerk.
Er bestaat geen wettelijk recht op subsidieverlening, ook niet wanneer aan de genoemde voorwaarden wordt voldaan.
II. Aard en omvang van de subsidieverlening
De subsidieverlening geschiedt projectgebonden in het kader van de voor GrensWerte beschikbare middelen voor financiële steun aan euregionale kunst- en cultuurprojecten of kunst- en cultuurprojecten in het kader van het concours.
In het bijzonder zijn de volgende kosten subsidiabel: o
kosten van PR-activiteiten (bijv. uitnodigingen, advertenties, affiches, programma’s);
o
heffingen, huurkosten, transportkosten, decoratiemiddelen, vertalingen;
o
honoraria voor eigen artistieke prestaties / personeelskosten;
o
honoraria voor in opdracht gegeven artistieke prestaties; daarbij moeten schriftelijke overeenkomsten c.q. contracten te worden overlegd;
o
materiaalkosten;
o
overige kosten, die normaal gesproken ontstaan; deze kunnen tot een maximum van 5 % van de totale kosten worden geaccepteerd (bijv. reiskosten, catering, portokosten, telefoonkosten).
Niet subsidiabel zijn in het bijzonder de volgende uitgaven: o
materiële investeringen zoals de aankoop van apparatuur, instrumenten etc.;
o
geschenken aan artiesten en representatiekosten
o
lopende personeelskosten, administratiekosten en kosten van gebouwenbeheer;
o
reiskosten indien deze geen deel uitmaken van het gesubsidieerde project;
o
kapitaal- en financieringskosten.
Uit de voor GrensWerte beschikbare subsidiemiddelen voor euregionale kunst- en cultuurprojecten / kunst- en cultuurprojecten in het kader van het concours kan per project een maximaal bedrag van € 10.000, voor concoursprojecten max. 20.000 €, worden verleend. Indien de subsidiabele kosten € 10.000 resp. 20.000 € bedragen betekent dit een financiering van 100 %. De stuurgroep beslist in gemotiveerde uitzonderingsgevallen of een hoger subsidiebedrag (voor euregionale kunst- en cultuurprojecten) beschikbaar gesteld wordt.
Kosten, die uitstijgen boven het totaalbedrag dat in de overeenkomst is vastgelegd, dienen te worden bekostigd uit eigen middelen van de voor het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon.
Indien inkomsten worden behaald dienen deze te worden in aanmerking te worden genomen in de in de overeenkomst vastgelegde kostenbegroting. Bij de vaststelling van de inkomsten dienen de inkomsten uit kaartverkoop, subsidies van derden en inkomsten uit reclame en sponsoring volledig te worden meegerekend.
Het definitieve subsidiebedrag wordt vastgesteld na beoordeling van een eindrapportage en kan na toetsing van de wijze waarop het project feitelijk is uitgevoerd worden gekort.
4
Het projectbureau GrensWerte bij de EUREGIO e.V. dient voortdurend op de hoogte worden gehouden over andere voor het kunst- en cultuurproject aangevraagde en toegekende subsidiemiddelen.
De interne boekinghouding van de voor het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instanties of personen dient inzicht te verschaffen in de projectgerelateerde uitgaven en inkomsten en in de bijbehorende boekingsposten en bewijsstukken.
III. Aanvragen van een projectsubsidie
Om de subsidiabiliteit van een euregionaal kunst- en cultuurproject te kunnen beoordelen c.q. voor deelname aan een concours dient de voor het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke een officiële aanvraag te overleggen.
Bij het indienen van een aanvraag voor subsidieverlening voor een euregionaal kunst- en cultuurproject of bij deelname aan een concours dienen geldende aanmeldingsdata in acht te worden genomen.
Aanvragen voor projectsubsidiëring dienen plaats te vinden via het voorgeschreven standaard aanvraagformulier “Aanvraag voor subsidiëring van een kunst- en cultuurproject” en wel tijdig, zowel in schriftelijke vorm, volledig en ondertekend als digitaal op CD of per e-mail, door indiening bij het projectbureau GrensWerte bij de EUREGIO e.V. Het aanvraagformulier kan worden van internet worden gedownload via www.GrensWerte.eu of worden verkregen bij het projectbureau GrensWerte de EUREGIO e.V. De aanvraag mag niet met de hand worden ingevuld.
De aanvraag voor subsidiëring van een euregionaal project is gesteld in de Duitse of de Nederlandse taal. De aanvraag in het kader van het concours kan bovendien in het Engels zijn gesteld.
De aanvraag moet in het bijzonder het volgende omvatten: - naam en adres van de voor het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon onder vermelding van de naam van de contactpersoon; - informatie over de aanvragende organisatie / persoon; - subsidieontvanger met bankgegevens; - projectbeschrijving; - beschrijving van de relatie met GrensWerte en het daarvoor gekozen jaarthema; - beoogde effecten, duurzaamheid van het project; - geplande PR-activiteiten; - kostenbegroting (rekening houdende met de verwachte inkomsten), evt. ook een financieringsplan indien de kosten de hoogte van de projectsubsidie te boven gaan; - korte beschrijving van tot nu toe uitgevoerde referentieprojecten en -activiteiten; indien individuele personen een aanvraag indienen bovendien een korte beschrijving van de artistieke loopbaan; - een verklaring van instemming met deze subsidierichtlijn;
5
- de handtekening van de voor het kunst- en cultuur verantwoordelijke dan wel een wettelijke vertegenwoordiger; een aanvraag kunnen indienen:
voor ingeschreven non-profitorganisaties het bestuur
voor niet vast georganiseerde culturele verenigingen, initiatieven en groepen, kunstenaars en andere culturele organisaties kan een individuele persoon de aanvraag doen; dit dient dan wel een persoon te zijn, die zeer wezenlijk ook aan de inhoudelijke culturele activiteiten van het project deel heeft.
Na binnenkomst van de aanvraag ontvangt de aanvrager een schriftelijke ontvangstbevestiging.
Voordat de overeenkomst van de EUREGIO e.V. over de subsidiëring van het kunst- en cultuurproject is afgesloten mag niet met de uitvoering van het project zijn aangevangen. Als begin van het project geldt bijv. het afsluiten van een overeenkomst voor het leveren van goederen of het verlenen van diensten.
Het euregionale project dient te worden gerealiseerd binnen de uitvoeringsperiode van GrensWerte
(uitvoering
en
afgifte
eindrapport
uiterlijk
op
31-12-2013),
terwijl
de
concoursprojecten (uitvoering en afgifte eindrapport) in het concoursjaar gerealiseerd moeten worden.
Door middel van de indiening van de aanvraag voor een projectsubsidie gaat de aanvragende organisatie akkoord met de subsidiebepalingen.
Aanbevolen wordt voor indiening van de aanvraag een adviesgesprek te voeren met het projectbureau GrensWerte de EUREGIO e.V.
IV. Bevoegde aanvragers
Bevoegd om een aanvraag voor subsidiëring van een kunst- en cultuurproject op euregionaal niveau of in het kader van een Europabreed concours in te dienen zijn publiek- en privaatrechtelijke rechtspersonen alsmede natuurlijke personen (bijv. culturele verenigingen en organisaties, particuliere instanties, vrije groepen en initiatieven alsmede kunstenaars), - wanneer zij zich als hoofdactiviteit met cultuur bezig houden (als het gaat het om kunstenaars toont dit hun portfolio), - (bij euregionale projecten) indien zij in de EUREGIO zijn gevestigd of hun activiteiten in de EUREGIO ontplooien en rechtstreeks culturele doelen ten behoeve van de inwoners van de EUREGIO nastreven, - (bij Europabrede concoursprojecten) indien zijn in de EU wonen en/of werken, - indien zij, wanneer eigen culturele activiteiten plaatsvinden, niet primair en structureel eigen economische motieven in het kader van een opgerichte en gedreven onderneming centraal staan of eigen commerciële exploitatie nastreven.
6
V. Beoordeling en selectie van kunst- en cultuurprojecten
Alleen wanneer de aanvraag heeft plaatsgevonden door middel van het voorgeschreven formulier en deze documenten volledig, ondertekend en inzichtelijk zijn, zal het projectbureau GrensWerte bij de EUREGIO e.V. de aanvraag toetsen.
Subsidie wordt uitsluitend verleend voor kunst- en cultuurprojecten, die
- betrekking hebben op het themacomplex grens – waarden – grenswaarden en het daarmee samenhangende thema en
- primair een artistiek/cultureel karakter hebben. - Bij de euregionale projecten en de concoursprojecten dient daarnaast te worden nagegaan of is voldaan aan speciale eisen zoals gesteld in oproep voor indiening van subsidieprojecten c.q. concoursprojecten.
Daarnaast zullen bij de beslissing of een kunst- en cultuurproject gesubsidieerd wordt de volgende criteria worden gehanteerd: - Is het ingediende plan overtuigend (artistieke kwaliteit, vakcompetentie, originaliteit, expressiviteit) en is het project haalbaar? - Is het project een vernieuwend? - Bezit het project een grensoverschijdende/ bovenregionale uitstraling? - Heeft het project een stimulerend effect op de grensoverschrijdende dialoog en de grensoverschrijdende communicatie? - Mag een zekere mate van professionaliteit bij de organisatorische en financieeltechnische uitvoering en afwikkeling van het project worden verwacht? - Zijn de begrote kosten redelijk en plausibel? - Is de locatie geschikt voor het evenement? - Heeft het project een interdisciplinair karakter (kunst- en cultuurvormen)? - Heeft het evenement op meerdere sectoren betrekking? Is bijv. sprake van synergie met wetenschap, economie, toerisme? - Is sprake van (grensoverschrijdende) samenwerking met ander culturele organisaties?
Gewenst zijn een geografisch evenwichtige verdeling van de kunst- en cultuurprojecten over het grensgebied van de EUREGIO en een evenwichtige verdeling over de diverse kunst- en cultuurvormen.
Bij de euregionale kunst- en cultuurprojecten beslist de stuurgroep GrensWerte over de subsidieverlening na voorafgaande toetsing door het projectbureau GrensWerte. De stuurgroep vergadert vier maal per jaar, een maal per kwartaal.
Bij de kunst- en cultuurprojecten in het kader van het Europabrede concours neemt de concoursjury de besluiten over de subsidieverlening na voorbereiding door het projectbureau GrensWerte. De stuurgroep behoud zich het vetorecht voor. Daarmee neemt zij tegelijk de eindbeoordeling.
7
VI. Contractuele overeenkomst
Ten behoeve van de uitvoering van het project en de beschikbaarstelling van het subsidiebedrag sluit de EUREGIO e.V. op basis van het besluit van de stuurgroep (bij euregionale projecten) / van de concoursjury (bij de concoursprojecten) een contractuele overeenkomst met de voor de uitvoering van het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon.
Een te sluiten overeenkomst wordt voor het geval dat de presentatie / uitvoering gebonden is aan een vergunning, mits gesloten, als deze vergunning op de dag dat het project begint aanwezig is.
Het subsidiebedrag (in principe max. € 10.000 per project, max. 20.000 € per concoursproject; de stuurgroep beslist over uitzonderingen) wordt als volgt beschikbaar gesteld: - 50 %
binnen 30 dagen na ondertekening
van de overeenkomst met de
projectuitvoerende organisatie; - 50 % binnen 30 dagen na afgifte van het volledige eindrapport. De uitbetaling van de subsidietermijnen vindt (met uitzondering van het bij ondertekening van de contractuele overeenkomst uit te betalen bedrag) vindt plaats na controle en acceptatie van het tussen- c.q. eindrapport betreffende de uitvoering van het gesubsidieerd kunst- en cultuurproject. Uitbetaling kan alleen plaatsvinden nadat de voor de uitvoering van het gesubsidieerde project verantwoordelijke een uitbetalingsaanvraag is ingediend (geldt ook voor het bij ondertekening van de contractuele overeenkomst uit te betalen subsidiebedrag). De door middel van het voorgeschreven standaardformulier in te dienen tussenrapportage geeft
informatie
over
de
stand
van
zaken
van
de
inhoudelijke
realisatie.
Het
standaardformulier voor de tussenrapportage kan van internet worden gedownload via www.GrensWerte.eu of worden opgevraagd bij het projectbureau GrensWerte bij de EUREGIO e.V. Het door middel van het voorgeschreven standaardformulier in te dienen eindrapport moet binnen de termijn zoals vermeld in de contractuele overeenkomst met de voor de uitvoering van het kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon worden overlegd. Het eindrapport omvat een weergave van de inhoudelijke en financieel-technische uitvoering en verschaft hiermee een volledig overzicht van de resultaten van het project (projectverloop, aantallen bezoekers/deelnemers, resultaatbeoordeling) en het definitieve kostenoverzicht inclusief de lijst van rekeningen. Indien beschikbaar dienen projectdocumentatie, drukwerk en mediaberichtgeving bij het eindrapport te worden gevoegd. Het standaardformulier voor het eindrapport kan van internet worden gedownload via www.GrensWerte.eu of worden aangevraagd bij het projectbureau GrensWerte de EUREGIO e.V. Het projectbureau GrensWerte bepaalt aan de hand van het eindrapport de hoogte van het feitelijke subsidiebedrag en daarmee van de nog uit te betalen resterende termijn. Indien bijv. de tijdens de subsidieperiode van het project feitelijke uitgaven onder de in de contractuele
8
overeenkomst genoemde begrote uitgaven, dan kan dit leiden tot een korting van het contractueel overeengekomen subsidiebedrag.
De EUREGIO e.V. kan ter beperking van de met de voorfinanciering samenhangende financiële risico’s op advies van de stuurgroep van iedere voor de uitvoering van een kunsten cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon bij de ondertekening van de contractuele overeenkomst een borgstelling verlangen. Deze borgstelling of garantieverklaring kan worden teruggegeven zodra een tussenrapportage is ingediend en zal uiterlijk bij de afsluiting van het project worden teruggegeven.
Indien de voor de uitvoering van een kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon geen borgstelling kan overleggen, kan deze de uitvoering van het project desondanks voortzetten, echter zonder dat bij de ondertekening van de overeenkomst ene voorschot wordt uitbetaald.
Het subsidiebedrag moet ten behoeve van het project worden aangewend. Daarnaast mag het subsidiebedrag niet aan derden worden doorgeleid. Mocht worden vastgesteld dat het subsidiebedrag voor een ander doel is aangewend dan in de contractuele overeenkomst is vermeld zonder dat de stuurgroep hiervoor toestemming heeft gegeven, dat niet is voldaan aan bijzondere voorwaarden, wanneer het eindrapport niet naar voorschrift of niet binnen de vastgelegde termijn wordt afgegeven, dan worden op basis van de contractuele overeenkomst inmiddels uitbetaalde subsidiebedrag teruggevorderd.
Verlenging van de projectlooptijd is slechts in gemotiveerde uitzonderingsgevallen mogelijk, waarbij een nieuwe tijdsplanning overlegd dient te worden. Verzoeken om verlenging van de looptijd met meer dan drie maanden worden principieel niet gehonoreerd.
Verlenging van de projectlooptijd en iedere inhoudelijke dan wel kosten- en financieeltechnische wijziging (boven 10%) ten opzichte van de contractueel overeengekomen uitvoering
overeenkomstig
de
aanvraag
dienen
onmiddellijk,
schriftelijk,
voor
de
inwerkingtreding van de wijziging en voor de afloop van de uitvoeringsperiode met een motivatie te worden gemeld bij de EUREGIO e.V. Het projectbureau GrensWerte beslist over de gemelde wijziging.
De voor de uitvoering van de kunst- en cultuurprojecten verantwoordelijken zijn verplicht alle informatie betreffende de correcte aanwending van het subsidiebedrag beschikbaar te stellen aan de INTERREG-partners en de EUREGIO e.V. alsmede aan in opdracht van deze organisaties werkende instanties. Tevens dienen zij het recht op toezicht op de uitvoering en afrekening van het gesubsidieerde kunst- en cultuurproject te waarborgen.
VII. Publiciteit
Alle communicatiemateriaal, dat in het kader van het kunst- en cultuurproject wordt gepubliceerd, dient te zijn voorzien van het GrensWerte-logo en het programmalogo (INTERREG Deutschland-Nederland) en informatie over de subsidieverlening (INTERREG – grenregio’s bouwen aan Europa). Overigens gelden de richtlijnen van de “Leidraad communicatie voor de uitvoering van projecten in het kader van het INTERREG IV A9
programma Deutschland-Nederland 2007-2013”. Deze leidraad kan van internet worden gedownload via www.deutschland-nederland.eu of worden opgevraagd bij het projectbureau GrensWerte bij de EUREGIO e.V.
Alle PR-activiteiten in het kader van de uitvoering van het project dienen tweetalig (D + NL) van karakter te zijn.
Het projectbureau GrensWerte dient vooraf op de hoogte te worden gesteld van alle activiteiten op het gebied van promotie en PR.
Het beeldmateriaal, dat de voor de uitvoering van een kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie beschikbaar heeft gesteld, mag in het kader van het project GrensWerte onbeperkt worden gebruikt voor eigen publiciteits- en PR-activiteiten.
Wanneer de voor de uitvoering van een kunst- en cultuurproject verantwoordelijke instantie of persoon niet voldoet aan de verplichtingen volgens de bovengenoemde publiciteitsrichtlijn kan het subsidiebedrag worden gekort.
10
