SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ADMINISTRASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI DAN WISUDA

SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ADMINISTRASI AKADEMIK

SISTEM INFORMASI DAN WISUDA

Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs. Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada

OUTLINES 2

#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013

A. SISTEM INFORMASI SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk) SIREG (Sistem Informasi Registrasi) SIA (Sistem Informasi Akademik) SIWU (Sistem Informasi Wisuda) Sistem Pelaporan EPSBED

OUTLINES 3


B. WISUDA dan Kelulusan Pengumuman Wisuda Syarat Wisuda Pendaftaran Wisuda Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan Ijazah Surat Keterangan Pengganti Ijazah

SISTEM INFORMASI 4


 Flow diagram sistem informasi di universitas: SI Ujian Masuk (SIUM)

SI Registrasi (SIREG)

SI Alumni

Sistem Informasi Akademik (SIA)

SI Wisuda

4

SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk) 5


SIREG (Sistem Informasi Registrasi) 6


A. SIREG (Back- End)

7


B. SIREG (Front-End)

SIREG (Front-End) 8


SIA (Sistem Informasi Akademik) 9


 Arsitektur SIA System Front End

SERVER SIA

System Back End

Dosen Administrator

Mahasiswa

10


A. SIA (Back-end)

B. SIA (Front-end) 11


B. SIA (Front-end) Alamat : akademika.ugm.ac.id

12


13


SIA masa depan  Terkoneksi dengan banyak SI lain  Fitur yang semakin berkembang

INTEGRATION IS A MUST!

Permasalahan SIA 14


Future Works (Saran, Perbaikan)  Perlu dibuat sistem standar/standarisasi data akademik yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan fitur SIA UGM, yang dapat mengakomodir permintaan dari unit-unit.  Dikembangkan web service yang dapat memudahkan pertukaran data antara Universitas dengan unit yang tidak menggunakan SIA UGM  Perlu dibuat kebijakan/payung hukum terkait integrasi sistem

SIWU (Sistem Informasi Wisuda) 15


Sistem Informasi Wisuda 16


WISUDA 17


B. Wisuda dan Kelulusan  Pengumuman Wisuda dan Syarat Wisuda diinformasikan melalui surat edaran dan web DA : akademik.ugm.ac.id  Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online  Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan menerima user dan password untuk online ke portal wisuda Batas entry online dan batas penyerahan berkas ke DA sudah ditentukan di edaran wisuda

18


 Prosedur Pengajuan Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan untuk Program Pascasarjana : Mahasiswa sudah menempuh tes TPA/PAPS dan TOEFL/AcEPTS minimal 6 kali Mengajukan surat permohonan evaluasi kelulusan ke prodi/fakultas Fakultas mengajukan permohonan surat evaluasi kelulusan ke Rektor, tembusan WRAKM dan Direktur Akademik, surat ditandatangani dosen pembimbing, Kaprodi, Wakil Dekan Akademik, dan Mengetahui Dekan

19


Ijazah  Ijazah dicetak berdasarkan acuan berkas data calon wisudawan yang diserahkan ke DA  Jika ada perubahan nama, tanggal lahir perlu dilampirkan surat keterangan dari yang berwenang  Ijazah hanya dapat diberikan pada hari H Wisuda

20


 Prosedur Pembuatan Surat Keterangan Pengganti Ijazah :  Mahasiswa mengajukan surat permohonan ke Fakultas (dilampiri syarat yang diperlukan, fotocopy ijazah, surat keterangan Polisi (jika hilang) Fakultas mengajukan permohonan surat keterangan ijazah ke universitas DA memproses surat keterangan ijazah

EPSBED 21


 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri)  Kewajiban Perguruan Tinggi untuk tetap melaporkan proses belajar mengajar setiap Program Studi melalui EPSBED/PDPT sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.

22


Hasil disampaikan ke PT melalui media website https://forlap.dikti.go.id/

Data Master 23


 Data Master yang diisikan pada system secara terpusat adalah :  MSYYS - Master Badan Hukum  MSPTI - Master Perguruan Tinggi  MSPST - Master Program Studi  MSDOS - Master Dosen  MSPDS - Master Riwayat Pendidikan Dosen  TRPIM - Transaksi Nama Pimpinan dan  Rekapitulasi Tenaga Administrasi  Data-data pendukung lainnya

Data Pokok Pelaporan Prodi 24


 Data pokok yang diperlukan pada pelaporan PDPT/EPSBED ada 6 yaitu :  MSMHS - Master Mahasiswa  TBKMK - Tabel Kurikulum/ Matakuliah  TRAKM - Transaksi Aktifitas Kuliah Mahasiswa  TRNLM - Transaksi Nilai Semester Mahasiswa  TRLSM - Transaksi Mahasiswa  Cuti/Lulus/Keluar/D.O./ Non-aktif  TRAKD - Transaksi Mengajar Dosen

25


HASIL VALIDASI SUDAH VALID

KUALITAS DATA?  Masih banyak dijumpai laporan yang sudah tervalidasi Oke, namun ketika pengecekan data ada yang tidak sesuai dengan data riil. PERLU DITINGKATKAN KUALITAS DATA LAPORAN EPSBED

Contoh Kasus 26


Kasus NIM 06/192407/BI/07748  Penulisan seharusnya 06192407BI07748  Namun realisasi tertulis 06192407774801  Konfirmasi ke fakultas (01 = kode unik untuk Fakultas?)  Solusi : seharusnya penulisan NIM sesuai dengan NIM dari SIREG

DAMPAK 27


Pendaftaran Beasiswa dari Dikti: contoh beasiswa BPPDN  jika NIM pendaftar tidak sama/sesuai dengan database NIM di DIKTI, berkas tidak akan diproses

28


Pendaftaran PNS  jika NIM pendaftar CPNS dicek tidak sama dengan NIM di database DIKTI, berkas tidak lolos verifikasi  contoh: pendaftaran CPNS di LIPI

SOLUSI 29


 Checking Data lebih teliti di tingkat operator EPSBED  Validasi Data  Verifikasi Data oleh koordinator Prodi  Berkas/lampiran Validasi EPSBED disyahkan/ditandatangani kaprodi, diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Solusi 30


Data SIREG

SIA Import Data dari SIREG

Proses Olah Data oleh Operator EPSBED

Pelaporan EPSBED ke Universitas Checking/Verifikasi Data oleh Pimpinan

31


32


Semoga Sukses!

SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ADMINISTRASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI DAN WISUDA

Recommend Documents