KONSOLIDASI LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UPI
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
1
PENGANTAR
Dalam kebijakan proses bisnis pengelolaan administrasi organisasi, UPI memiliki segudang pengalaman dan tingkat maturity yang sudah baik. Hal tersebut menjadi kelebihan (strength) sekaligus merupakan tantangan (challenge), karena menjadi tidak mudah untuk mengelola administrasi organisasi yang sudah tumbuh semakin besar. Dengan kebijakan pengelolaan fasilitas TIK yang disentralisasikan dibawah Direktorat TIK, maka hal tersebut ikut mewarnai perancangan arsitektur TIK untuk UPI (khususnya SIAK) menjadi pola administrasi yang terpusat dengan menyebarkan pola aktivitas akademik secara tersebar ketingkat fakultas, disertai pola administrasi data yang bersifat one stop input processes.
Dituntut adanya integrasi antar sumber daya data/informasi UPI, dan kesiapan sumber daya manusia terhadap peningkatan adaptasi dan kemampuan serta perubahan budaya kerja
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
2
VALUE CHAIN ANALYSIS
Keuangan
M a
Asset dan Fasilitas
rg
Supporting Activity
in rg a
Pelepasan Akademik
M
Penerimaan Operasional Akademik Akademik
in
Sumber Daya Manusia
Primary Activity
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
3
CALON MAHASISWA
FLOW ACTIVITY AKADEMIK
Mencari Informasi Jurusan /Program Studi
Melakukan Pendaftaran Mahasiswa Baru
Mengikuti Ujian Saringan Masuk
Melihat Pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru
Portal Universitas www.upi.edu
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
PENERIMAAN AKADEMIK
MAHASISWA
Mengikuti KKN/PPL
Sistem PKL (PLA/PPL/KKN/PKU)
Melakukan Registrasi Administrasi Dan Akademik
Portal Universitas www.upi.edu
Melakukan Registrasi Adm Dan Akademik
Melihat Hasil Studi
Sistem Registrasi
Sistem Pengolahan & Informasi Nilai
Sistem Personalia Mahasiswa
Digital Library
E-learning / LMS
KIOS Nilai
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
Mencari Informasi Pembiayaan dan Beasiswa
Sistem Registrasi
Mancari Informasi Dan Referensi
Mengikuti Proses Perkuliahan
Mengisi FRS dan Perwalian
Sistem Registrasi
ALUMNI
OPERASIONAL AKADEMIK
Mencari Kolega dan Lowongan Kerja
Mencari dan Update Data Alumni
Mengikuti Seminar Dan Sidang
Mengikuti Wisuda
SIstem Update Profile Wisudawan
SIstem Update Profile Wisudawan
Sistem Alumni dan Karir
Sistem Alumni dan Karir
Sistem Pengolahan & Informasi Nilai
Sistem Alumni dan Karir
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
PELEPASAN AKADEMIK
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
4
CALON MAHASISWA
PENERIMAAN AKADEMIK
Mencari Informasi Jurusan /Program Studi
Melakukan Pendaftaran Mahasiswa Baru
Mengikuti Ujian Saringan Masuk
Melihat Pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru
Portal Universitas www.upi.edu
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru
Melakukan Registrasi Administrasi Dan Akademik
Sistem Registrasi
Portal Universitas www.upi.edu
TUPOKSI UNIT
Direktorat AKADEMIK (Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)
SU/Fakultas/SPS/KD (Information Support)
Direktorat TIK (System Support)
Panitia/Komisi Penerimaan dan Assesment
Direktorat TIK (System Support & SDM)
Direktorat TIK (System Support)
Direktorat KEUANGAN, Biro ASET dan FASILITAS, Direktorat KEMAHASISWAAN (Activity Support)
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
5
MAHASISWA
OPERASIONAL AKADEMIK
Mengikuti KKN/PPL
Melakukan Registrasi Adm Dan Akademik
Melihat Hasil Studi
Sistem Registrasi
Sistem Registrasi
Sistem Pengolahan & Informasi Nilai
Sistem Personalia Mahasiswa
Digital Library
E-learning / LMS
KIOS Nilai
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
Mencari Informasi Pembiayaan dan Beasiswa
TUPOKSI UNIT
Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD (Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)
Direktorat KEUANGAN (Kebijakan)
Direktorat TIK (System Support)
Mancari Informasi Dan Referensi
Perpustakaan (System&Content)
Mengikuti Proses Perkuliahan
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
Sistem Registrasi
Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD (Pelaksana – MonEv)
Direktorat KEMAHASISWAAN (Kebijakan)
Direktorat TIK (System Support & SDM)
Mengisi FRS dan Perwalian
Direktorat KEUANGAN (Kebijakan&SDM)
Direktorat TIK (System Support)
6
ALUMNI
PELEPASAN AKADEMIK
Mencari Kolega dan Lowongan Kerja
Mencari dan Update Data Alumni
Mengikuti Seminar Dan Sidang
Mengikuti Wisuda
SIstem Update Profile Wisudawan
SIstem Update Profile Wisudawan
Sistem Alumni dan Karir
Sistem Alumni dan Karir
Sistem Pengolahan & Informasi Nilai
Sistem Alumni dan Karir
Portal Universitas & Akses Internet
Portal Universitas & Akses Internet
TUPOKSI UNIT
Direktorat AKADEMIK/Fakultas/SPS/KD (Pelaksana – Monitoring - Evaluasi)
Direktorat KEUANGAN (Kontrol Kebijakan &SDM)
Direktorat KEMAHASISWAAN (Pelaksana)
SU (Pelaksana)
Direktorat TIK (System Support & SDM)
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
Direktorat TIK (System Support)
7
KEGIATAN DIREKTORAT TI K SUPPORT AKADEMIK (AS-IS)
Rutin 1. Pencetakan DPNA 2. Pengolahan DPNA 3. Pengolahan Data FRS 4. Pencetakan Daftar Hadir Kuliah Sementara 5. Pencetakan Daftar Hadir Kuliah Tetap 6. Cetak KHS 7. Perbaikan Nilai / FNUB 8. Pengolahan Data Perbaikan Rencana Studi 9. Pengolahan data Kurikulum (pembuatan baru dan updating) 10. Perekaman Data Nilai Mahasiswa jalur Dual Modes Wisuda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pencetakan Transkip Sementara (syarat ujian sidang) Pencetakan Draft Ijazah Pencetakan Draft Transkip Nilai Pencetakan Draft Akta Pencetakan Ijazah Asli Pencetakan Transkip Nilai Asli Pencetakan Akta Asli Pengolahan Data Buku Wisuda
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
8
KEGIATAN DIREKTORAT TI K SUPPORT AKADEMIK (AS-IS)
Registrasi Mahasiswa Baru 1. Pembuatan Data Burekol (Buku Rekening Kolektif) untuk Bank (BNI dan Jabar) 2. Pembuatan Data Calon Pembayar SPP untuk Bank (BNI dan Jabar) 3. Updating Data Pembayaran SPP mahasiswa Baru dari Bank (BNI dan Jabar)
Registrasi Mahasiswa Lama 1. Penyiapan Insfrastruktur Registrasi (h/w dan s/w) 2. Pembuatan Data Calon Pembayar SPP untuk Bank (BNI dan Jabar) 3. Updating Data Pembayaran SPP mahasiswa Lama dari Bank (BNI dan Jabar) Penerimaan Mahasiswa Baru 1. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Reguler (UM, PMDK dan SNMPTN) 2. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Dual Modes 3. Pengolahan Data Penerimaan Mahasiwa Baru Jalur Kerjasama dan Asing
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
9
Pemeliharaan Sistem Informasi Akademik
KEGIATAN DIREKTORAT TI K SUPPORT AKADEMIK (AS-IS)
1. Updating Data nilai untuk Kios Nilai 2. Upating Data untuk Sistem SDI (Sumber Daya Informasi) 3. Updating Data untuk Sistem Alumni dan Karir 4. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Akademik/SIAK 5. Pemeliharaan Insfrastruktur Jaringan pendukung Sistem Akademik/SIAK 6. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Update Profile Wisudawan 7. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Alumni dan Karir 8. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Sumber Daya Informasi 9. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Kios Nilai 10. Pemeliharaan Perangkat Lunak Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur UM dan SNMPTN 11. Pengolahan Data Akademik untuk Laporan (Agregasi dan Query) baik terstruktur maupun insidental Perencanaan Strategik Sistem Informasi Akademik 1. 2. 3. 4.
Evaluasi Sistem Informasi Akademik System Reengineering terhadap SIAK Alignment SIAK dengan Blue Print UPI Pembangunan Sistem Aplikasi Baru dalam ruang lingkup SIAK
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
10
DESENTRALISASI REGISTRASI BNI
Jabar
Autodebet & SPC
Dit. TIK
Fakultas
Centralization Data Base
Core Switch
Dit. TIK
BackbonePiber Optic
Fakultas Distribution Switch
Gedung Fakultas
Distribution Switch
Distribution Switch
Gedung Fakultas
Gedung Fakultas
Distribution Switch
Gedung Fakultas
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
11
Tiga Aspek Utama/terbesar informasi terintegrasi adalah:
dalam
implementasi
sistem
aspek manajemen perubahan (change managemet) dan, aspek komitmen manajemen universitas yang terkait dengan perubahan proses bisnis yang lebih efisien serta,
OK
aspek pada kesiapan sumber daya manusia
maka visi besar menuju the leading and outstanding university berbasis keunggulan TIK dapat pula terwujud, amien.
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
12
Terima Kasih
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
13
