LAPORANTAHUNAN (1 Apri/1996 sampai 31 Maret 1997)
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK PROGRAM SARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT KOMPUTER INSTITUT PERTANIAN BOGOR TAHUN ANGGARAN 1996/1997 MARET 1997
KATA PENGANTAR
Laporan Tahunan Sistem Informasi Administrasi Akademik Mahasiswa Program · Sarjana untuk Tahun Anggaran 1996/1997 selama kurun waktu 1 April 1996 sampai I
31 Maret 1997 ini dibuat
~tuk
dijadikan bahan penyusunan Laporan Tahunan Institut
Pertanian Boger Tahun Anggaran 1996/1997 sesuai dengan ketentuan dan peraturan serta prosedur yang berlaku.
Bahan-bahan yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan ini diambil dari berbagai sumber antara lain catatan pelaksanaan kegiatan, notulen rapat, serta sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.
Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan monitoring dan evaluasi kemajuan pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Administrasi Akademik yang telah dicapai UPT Pusat Komputer Institut Pertanian Boger oleh para pimpinan baik tingkat UPT Puskom IPB maupun tingkat IPB.
Akhirnya, kepada staf dan pegawai UPT Puskom IPB yang telah mendukung semua kegiatan baik tingkat perencana maupun pelaksana dan telah membantu penyusunan laporan ini, baik dalam bentuk menyediakan bahan serta informasi kegiatan maupun pengelolaan tugas keadministrasian dan ketatausahaan yang baik, diucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya.
Boger, Maret 1997 Kepala UPT Pusat Komputer Institut Pertanian Boger
DAFTARISI
Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR lSI I. PENDAHULUAN ............................................................... .. ............. II. PELAKSANAAN KEGIATAN
1
........................................................
2
III. IMPLEMENTASI SISTEM ...............................................................
3
3 .1. Sistem Pusat .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .
3
3.2. Sistem Unit ........ ................................................................... .... ....
4
IV. KEADAAN SAAT INI .........................................................................
5
4.1. Hasil yang dicapai ...................................................................... ..
5
4.2. Operasional Sistem ................................................ ............ ..........
5
4.3 . Kendala ................ ..... ..... ... .......... .... .............................................
6
4.4. Teknis Operasional .......... .. .... ........................................ ..............
7
4.5. Jadwal Kegiatan .............................. .............................................
8
4.6. Penyerapan Dana ...... ..... ....... ...... ..... ..... ... .... ........ ...... ..... .............
8
4.7. Personalia Pelaksana ....................................................................
9
V. MANFAAT SISTEM ...........................................................................
10
VI. RENCANA KERJA .............................................. .......................... .. ..
11
VII. KESIMPULAN
12
LAMPI RAN
BAB I. PENDAHULUAN
Laporan Tahunan ini dibuat untuk mempertanggungjawabkan kegiatan Sistem Informasi Administrasi Akademik yang telah dilaksanakan pada Tahun Anggaran 1996/1997 selama kurun waktu April 1996 sampai dengan Maret 1997.
Selama kurun waktu tersebut telah dilakukan beberapa kegiatan yang tujuannya mendukung kelancaran proses administrasi akademik khususnya yang berkaitan dengan kegiatan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK).
Selain itu laporan ini dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi dan monitoring tingkat pelaksanaan operasional sistem ynag telah diaplikasikan di unit kerja yang membutuhkannya (BAAK, Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Kehutanan)
Dengan diberlakukannya Sistem Kredit Semester pada penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di Institut Pertanian Bogor maka kegiatan administrasi akademik mahasiswa semakin kompleks dan kebutuhan akan informasi pun semakin diperlukan. Oleh karena itu UPT Puskom merancang dan membangun sebuah sistem informasi dengan nama Sistem Informasi Administrasi Pendidikan yang bertujuan untuk membantu kelancaran kegiatan administrasi akademik baik di tingkat pusat (BAAK) maupun tingkat unit (Fakultas), dengan cara mengimplementasikan sub sistem yang sesuai dengan tingkat masing-masing.
Peranan UPT Puskom dalam kegiatan ini tidak lepas dengan tugas-tugas yang diemban BAAK sebagai pusat administrasi akademik mahasiswa di IPB, dalam hal ini UPT Puskom memberikan layanan pengolahan data serta pemberian informasi yang dibutuhkan berbagai pihak dan tingkat eselon pengguna informasi.
BAB II. PELAKSANAAN KEGIATAN
BAAK mempunyai tugas untuk menangani segala kegiatan administrasi akademik mahasiswa baik berupa kegiatan teknis maupun administratif
Kegiatan tersebut
berupa pelayanan registrasi dan statistik mahasiswa, pemantauan pembayaran SPP mahasiswa, scrta pcngolahan pclaksanaan wisuda, juga dalam pcngolahan nilai akhir
bagi seluruh mahasiswa IPB baik program sarjana maupun diploma.
Fakultas adalah penyelenggara pendidikan dan pengajaran mulai dari persiapan materi yang akan diberikan sampai kepada evaluasi akhir mahasiswa peserta kuliah. Persiapan materi meliputi kurikulum, jadwal kuliah, dosen pengajar, rencana studi mahasiswa. Sedangkan penyelenggaraan pendidikan adalah proses belajar mengajar mahasiswa setelah merencanakan studinya terlebih dulu.
Dan evaluasi merupakan
tahap akhir proses penyelenggaraan yang memonitor tingkat keberhasilan dan kemampuan mahasiswa dalam kegiatan belajar selama satu semester atau satu tahun atau sampai habis masa studi.
UPT Puskom berperan membantu BAAK maupun Fakultas dalam hal teknis komputerisasi yang meliputi penyedian sistem informasi, pengumpulan data, pengolahan data, serta penyajian informasi. Sehingga kegiatan administrasi akademik tetap berpusat di BAAK dengan dibantu oleh UPT Puskom dalam hal koordinasi data dan informasi inter antar pusat (BAAK dan UPT Puskom) dengan unit (Fakultas).
2
BAB III. IMPLEMENTASI SISTEM Berdasarkan proses di atas terlihat bahwa kegiatan interaksi data dan informasi terbagi dalam dua tingkat yaitu Pusat (BAAK dan UPT Puskom) dan Unit (Fakultas), oleh karena itu sistem ini dibagi lagi menjadi beberapa sub sistem yang berada pada 2 (dua) tingkat yang disebut dengan Sistem Pusat dan Sistem Unit.
3.1. Sistem Pusat
Sistem ini berkedudukan di UPT Puskom dengan pengguna utama adalah BAAK, pada tingkat ini kegiatan yang ditangani meliputi registrasi mahasiswa (termasuk mahasiswa aktif, cuti, meninggal, DO), pemantauan pembayaran SPP (wajib atau bebas SPP), nilai akhir (kumulatif), dan yang berkaitan dengan wisuda sarjana serta pembuatan Kartu Hasil Studi (Transkrip) Akhir dan ljazah Akhir.
Sistem ini menyediakan fasilitas merekam biodata mahasiswa, pembayaran SPP, status keaktifan berdasarkan registrasi (aktif, cuti, meninggal, DO).
Selain itu
menyediakan pula informasi statistik mahasiswa menurut kebutuhan pengguna informasi.
Data dasar dari sistem ini adalah data yang telah direkam oleh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) IPB serta dari Pengelola Tingkat Persiapan Bersama (TPB) oleh karena itu perlu pula diperhatikan koordinasi aliran data antara PPMB, TPB, BAAK dan UPT Puskom.
3
Melihat keperluan tersebut maka dibentuk sub sistem yang menunjang kelancaran operasional sistem pusat, yaitu : 1. Sub Sistem Informasi Manajemen Her-Registrasi dan Pembayaran SPP
2. Sub Sistem Informasi Manajemen Pelaksanaan Wisuda 3. Sub Sistem Informasi Manajemen Pembuatan Transkrip dan ljazah Akhir
3.2. Sistem Unit
Sistem yang berada di tingkat unit (Fakultas) menangani kegiatan pers1apan pengajaran (kurikulum dan jadwal kuliah serta dosen mata kuliah), kegiatan akademik (belajar mengajar), sampai dengan evaluasi akademik mahasiswa.
Sistem ini mendapatkan sumber data dari sistem pusat setelah dilakukan kegiatan registrasi dan pembayaran SPP, karena untuk mendapatkan KRS seorang mahasiswa harus telah melakukan kedua hal tersebut. Berdasarkan hal itu maka sistem pusat harus memberikan data mahasiswa yang sudah melakukan registrasi kepada setiap fakultas .
Sistem ini menyediakan fasilitas untuk menangani dosen mata kuliah, kurikulum dan jadwal kuliah, serta dapat merekam data KRS mahasiswa berikut dengan revisinya jika ada, sistem ini dapat pula mengeluarkan daftar pcscrta mata kuliah, daftar nilai mahasiswa, transkript, dan lain-lain sesuai kebutuhan.
Agar terpelihara pengkinian data (update) maka perlu diperhatikan pula bahwa data dari sistem unit harus dikirim kembali ke pusat, sehingga tidak ada data yang berbeda antara unit dengan pusat.
Oleh karena itu pada tingkat ini dibentuk sebuah sub sistem yang mampu menangani pengolahan evaluasi hasil studi.
4
BABIV.KEADAANSAATINI
4.1. Hasil yang dicapai
sistem ini telah diimplementasikan dan telah berjalan sejak semester ganjil tahun akademik 1996/1997, dan memasuki semester genap ini dilakukan beberapa penyesuaian, dengan mengikuti kekhasan serta mengakomodasikan muatan lokal tiap unit kerja pengguna sistem.
Dari sistem ini telah dihasilkan beberapa output/keluaran seperti : 1. Buku Induk Mahasiswa 2. Direktori Dosen 3. Daftar Penunggak SPP 4. Rekapitulasi Keadaan Mahasiswa Program Sarjana 5. Buku dan Daftar Wisudawan/wati Tahap I dan Tahap II 6. Transkrip dan Ijazah Akhir bagi lulusan Tahap I dan Tahap II 7. Daftar Peserta dan Daftar Hadir mahasiswa per Matakuliah
4.2. Operasional Sistem
Sistem pusat telah beroperasi di BAAK untuk mengolah pembayaran SPP dan Registrasi mahasiswa, sehingga dari sub sistem ini telah dibangkitkan beberapa output seperti yang telah diuraikan sebelumnya.
Untuk sistem unit terjadi beberapa keadaan, seperti saat ini ada beberapa fakultas yang telah mapan melaksanakan SKS dan telah memiliki sistem informasi sendiri, oleh karena itu untuk fakultas bersangkutan UPT Pukom tidak akan menghilangkan 5
sistem yang sudah ada dan telah berjalan dengan baik, akan tetapi agar terjadi interaksi data antara sistem tersebut dengan sistem pusat perlu kiranya dibuatkan interface sehingga komunikasi data antar sistem dapat berjalan dengan baik.
Sedangkan fakultas yang belum memiliki sistem informasi berbasis komputer akan diusahakan untuk menggunakan sistem ini, dan data yang selama ini telah tersimpan di perangkat komputer akan diupayakan agar tidak perlu memasukkan kembali data yang telah ada.
Apabila ada fakultas yang belum pernah
menggunakan komputer sebagai media penyimpanan pada kegiatan administrasi akademiknya akan dibantu oleh UPT Puskom dalam hal pemasukkan data. Saat ini Fakultas Perikanan, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Kehutanan telah menggunakan sistem yang dibangun oleh UPT Puskom, sehingga interaksi data antara fakultas terse but dengan BAAKJUPT Puskom relatif lebih terkoordinasi.
4.3. Kendala
1. Sumberdaya manusia dan dukungan dana; 2. Pengiriman/pengambilan data dari Fakultas ke Pusat (BAAK/Puskom) dan sebaliknya; 3. Interface bagi fakultas yang telah memiliki sistem informasi herbasis komputer; 4 Komunikasi data antara PPMB, TPB, Fakultas, BAAK, UPT Puskom; 5. Waktu Pengumpulan Data; 6. Keadaan Hardware (Komputer) yang sudah tidak mendukung kapasitas data; 7. Kebijakan unit kerja.
6
4.4. Teknis operasional
Untuk terlaksananya kegiatan ini maka UPT Puskom telah menyiagakan piket pelayanan informasi yang bertugas melayani permintaan informasi baik dari BAAK, BAPSI atau unsur pimpinan (Rektor dan PR), maupun Fakultas.
Pemasukan data registrasi dan pembayaran SPP dilakukan di BAAK oleh pelaksana pada bagian registrasi dan statistik mahasiswa.
Hasil registrasi ini direkap dan
dipilah per fakultas untuk selanjutnya dikirimkan ke tujuan masing-masing.
Untuk pemasukan data KRS dan akademik mahasiswa dilakukan pada tingkat fakultas atau bagi fakultas yang merasa berkeberatan akan dilakukan oleh UPT Puskom. Dalam hal ini BAAK dan UPT Puskom tidak mempunyai kewenangan mengupdate data.
Evaluasi dilakukan sepenuhnya oleh fakultas, . akan tetapi hasil akhir evaluasi dikirimkan kembali ke BAAK, dan akan direkam ke komputer oleh UPT Puskom sehingga dapat menghasilkan keluaran-keluaran yang diinginkan seperti Transkrip akhir dan sebagainya.
Pengumpulan data akan dilakukan secara hunting oleh pelaksana dari BAAK dan UPT Puskom sehingga diharapkan tidak terjadi perbedaan data antara pusat dengan fakultas. Setiap periode tertentu dilakukan review dan refisi data agar tercapai data yang final, sehingga diharapkan tidak ada lagi kesalahan yang pernah dilakukan oleh pengentri data.
7
4.5. Jadwal Kegiatan
Kegiatan yang dilakukan telah dijadwalkan dengan seksama agar dapat memenuhi sasaran yang telah ditetapkan pada awal tahun anggaran 1996/1997 lalu, kegiatan tersebut terbagi dalam kegiatan per bulan :
Bulan Ke Kegiatan 1Pembuatan Program Pengumpulan Data Pemasukan Data Validasi dan V erifikasi Review, Revisi, Finalisasi Data Pembuatan Laporan
1
2
3
4
6
5
7
8
9
10
'
4.6. Penyerapan Dana Dana yang telah digunakan untuk mendukung seluruh kegiatan ini sebesar Rp. 16.010.000,00 (enam belas juta sepuluh ribu rupiah), terserap dalam uraian kegiatan seperti di bawah ini :
Satuan JNo. Kegiatan I. Gaji dan Upah a. Pembuatan Program 1008 b. Pengumpul Data 30 08 c. Pengentri Data 6008 d. Validasi dan Verifikasi 1008 e. Pembuatan Laporan 2 08 f. Review, Revisi , Final 200 OK 2. ATK dan bahan suplies I paket komputer 3. Transport Pengumpul Data 5or.x20k 4. Lain-lain a. Administrasi, Reproduksi I paket surat-menyurat b. Konsumsi , review,revisi 20or.x!Ok
harga
Total
(or. x bulan)
@75.000 @30.000 @30.000 @50.000 @3 0.000 @2 5.000 2.000.000
750.000 900.000 1.800.000 500.000 60.000 5.000.000 2.000.000
2x5 5x6 10 X 6 5x2 2xl 20x10kl
10.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
15.000
3.000.000
TOTAL
16.010.000
8
11
12
4.7. Personalia Pelaksana
Personalia yang terlibat dalam kegiatan ini merupakan gabungan dari beberapa unit kerja seperti UPT Puskom, BAAK, BAPSI, Sekretariat PR I, II, seperti tersaji di bawah ini: Pemb,uat Program :
1. Atjep Prijatna Wahjuddin 2. Asep Mulyana
Pengumpul Data :
1. Suryadi 2. Ucan Nurhasanudin 3. Dedi A. Gunadi 4. Taufik Makbullah 5. Tjahyadi
Pengentri Data :
1. Hartini 2. Drs. Dadang Iwan Riswandi, M,Si. 3. Harjati 4. Engkos Kosasih, Bc.Ek. 5. Rosid Rahman 6. Moemoe Iskandar 7. Jajah Darjati 8. Dra. Marisi Manalu 9. Devi Aryani 10. Eli Halimah
Verifikasi dan Validasi Data:
I. Eli Halimah 2. Asep Mulyana 3. Atjep Prijatna Wahjuddin 4. Devi Aryani 5. Sukartini
Pembuat Laporan :
1. Julio Adisantoso 2. Hari Wijayanto
Review, Revisi, Finalisasi Data : 1. Kudang Boro Suminar 2. Aji Hamim Wigena 3. Aam Alamudi 4. Julio Adisantoso 5. Hari Wijayanto 6. Dwi Prasetyo 7. Sukartini 8. Ahmad Bunyamin 9. Woni A. Ridwan 10. Djaya Atmadja
11. Agus Sujaman 12. Eka Lusita 13 . Umar Ramdani 14. Subono 15. Dede Toyib 16. Sukarsih 17. lrwandani 18. Taufik Masdi 19. Ida Jubaedah 20. Ahmad Suparta
9
BAB V. MANFAAT SISTEM Secara keseluruhan sistem ini diharapkan mampu memperlancar kegiatan administrasi dan dapat mengontrol data dalam waktu relatif lebih cepat. Akan tetapi saat ini sistem tersebut baru memasuki masa konsolidasi sehingga masih ditemui beberapa keadaan yang mengharuskan dilakukannya penyesuaian sistem.
Sistem ini telah memberikan kontribusi terhadap beberapa hal antara lain : 1. Dengan digunakannya sistem ini dapat diprediksi penerimaan SPP pada semester berikutnya, dan dapat diketahui pula besar tunggakan/SPP yang belum dibayar; 2. Kemudahan pengolahan dan penayangan Student Body; 3. Pemantauan dan Monitoring keberhasilan studi mahasiswa; 4. Data Induk Mahasiswa Program Sarjana; 5. Direktori Dosen IPB serta profil dosen; 6. Pemantauan Tahap Perkembangan Studi Mahasiswa; 7. Monitoring Status Kemahasiswaan (Cuti/Aktif/Non-Aktif/DO); 8. Berbagai informasi yang diinginkan setiap saat dengan berbagai format dapat dikeluarkan kapan saja, karena database mahasiswa dibuat selengkap mungkin.
Dan masih banyak manfaat lain yang dapat diambil berkaitan dengan pengambilan keputusan atau dasar peramalan pada kegiatan administrasi pendidikan, dengan catatan data yang tersedia dalam keadaan mutakhir.
10
BAB VI. RENCANA KERJA Tahap berikutnya sistem ini akan memasuki masa pemantapan, setelah mengetahui keadaan yang terjadi di lapangan.
Pada tahun yang akan datang telah direncanakan perluasan masalah pada sistem ini yaitu mengenai pengelolaan jadwal kegiatan perkuliahan dan penggunaan ruang kuliah secara terpadu dan terprogr(:lm, dan direncanakan akan menjadi sub sistem lainnya dari sistem yang sudah ada.
Akan tetapi pelaksanaan kegiatan ini melibatkan banyak
pihak/unit lain baik sebagai penyedia data, pengelola data dan pengguna data, sehingga sangat diperlukan kerjasama dan saling pengertian antar unit kerja.
Selain itu telah direncanakan pula pengumpulan data mahasiswa yang terkait dengan kegiatan akademik, sejak angkatan pertama sampai angkatan terkini sehingga data tersebut dapat dimanfaatkan oleh beberapa keperluan lainnya, seperti monitoring jumlah kelulusan, monitoring alumnus, dan diharapkan dapat menjawab permasalahan yang biasanya dipertanyakan oleh pihak di luar lingkungan IPB berkaitan dengan keadaan mahasiswa pada umumnya.
Rencana kerja lainnya adalah dengan penyegaran kembali operator komputer yang senantiasa
harus
ditingkatkan
kualitas
sumberdaya
manusianya
agar
dapat
memperlancar tugas-tugas yang diembannya, terutama yang berkaitan dengan operasional sistem administrasi akademik ini.
Kegiatan ini diperioritaskan untuk
Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Peternakan, dan Kehutanan.
Berdasarkan kendala Hardware yang ditemui di lapangan, maka pada tahun anggaran berikutnya seyogyanya dapat ditingkatkan kualitas perangkat keras di lingkungan yang menjadi pusat kegiatan administrasi akademik, dalam hal ini adalah BAAK, Sub Bagian Akademik di Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Peternakan, Kehutanan. II
BAB VII. KESIMPULAN Sistem Informasi Administrasi Akademik ditujukan untuk memperlancar kegiatan administrasi yang dilakukan di tingkat pusat (BAAK) dan di tingkat unit (Fakultas), oleh karena itu sistem ini diimplementasikan dalam dua tingkat yang teraplikasi pada beberapa sub modul dimasing-masing tingkat.
Pad a Tahun Anggaran 1996/1997, sistem ini masih pad a tahap orientasi dan konsolidasi, sehingga masih memerlukan perbaikan dan penyesuaian yang mengikuti kekhasan serta muatan lokal pada tiap unit kerja pengguna sistem. Diharapkan pada tahun anggaran mendatang sistem ini telah memasuki masa pemantapan, sehingga alir data akan berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Beberapa kendala masih sering dijumpai di tingkat pengguna, hal ini lebih banyak disebabkan masalah teknis operasional dan keadaan perangkat keras yang dimiliki, karenanya pada tahun mendatang untuk menekan kendala tersebut akan dilakukan penyegaran dalam bentuk pelatihan dan peningkatan kualitas perangkat keras.
Kegiatan ini melibatkan banyak pihak/unit kerja, berkaitan dengan hal itu maka diperlukan kerjasama dan koordinasi serta saling pengertian antar unit pelaksana dalam hal ini meliputi UPT Pusat Komputer sebagai pusat pengolahan dan komputerisasi data, BAAK sebagai pusat administrasi akademik di tingkat IPB, BAPSI sebagai pengkoordinasi kegiatan aliran data dan administrasi akademik, Fakultas sebagai pelaksana kegiatan belajar mengajar dan tidak terlepas pula sebagai unsur terkecil proses administrasi akademik, PPMB dan TPB sebagai penyedia data awal mahasiswa baru.
UPT Pusat Komputer akan senantiasa memperbaiki dan melengkapi sistem informasi administrasi akademik ini agar dapat menjawab permasalahan yang timbul.
12
Lampiran: Tata alir Kegiatan Administrasi Akademik Mahasiswa Program Sarjana berdasarkan Unit yang terlibat
Bank
Bayar SPP Bukti SPP
BAAK
-Bukti SPP
f--+ -Form registrasi -Bukti registrasi
Puskom
1
------
-Merekam -Merekap : -Memilah
1
1
Fakultas
:.M~n~et_ak_
I
I I I
•
-Bukti registrasi -Blanko KRS
l lsi KRS
-Daftar mahasiswa -Daftar peserta mata kuliah -Output lainnya
-Transkrip Akhir -Daftar Wisuda -Output lainnya
Revisi KRS
-Disetujui P A/Komdik -Diserahkan ke Panitia Akademik Pendidikan Fakultas
Kegiatan Akademik Evaluasi Akademik
