Konsep Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Karmilasari
Pengertian
Data dan Informasi
• Data : “Streams of raw facts representing events occurring in organizations or the physical environment before they have been organized and arranged into a form that people can understand and use”, 4.p8-9). (adalah aliran dari fakta yang direpresentasikan melalui kejadian dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum diorganisasi dan di susun ke dalam bentuk yang dapat dimengerti dan digunakan oleh user).
• Data adalah fakta / sebagian fakta yang mengandung arti berupa angka, huruf, symbol khusus atau gabungan darinya.
Informasi
(1)
• “Data have been shaped into form that is meaningful and useful to human beings”. (Informasi adalah data yang disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan bermanfaat bagi user) atau.
• Informasi adalah “hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi” atau • Informasi adalah data yang mempunyai nilai (berarti) bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan.
Data
vs Informasi
Informasi(2)
• Untuk menjadi informasi,umumnya data perlu mengalami proses pengolahan. Data
Process
Informasi
• Sifat informasi dapat perfect (sempurna, tidak mengandung unsur ketidakpastian) dan dapat pula imperfect (tidak sempurna, mengandung unsur ketidakpastian).
Informasi(3)
• Sumber Informasi : – Pengamatan lapangan (observasi) – Kuesioner – Kejadian / event (pencatatan, perekaman ataupun penangkapan sinyal digital secara langsung). – Pemodelan (forecasting, econometric, operational research, simulation, heuristic, dsb).
Informasi(4) • Karakteristik (kualitas) Informasi yang baik :
– Timeliness (informasi harus tepat waktu, tersedia manakala dibutuhkan) – Accuracy (informasi harus akurat / teliti) – Reduced Uncertainty (informasi ketidakpastiannya harus ditekan / diminimize/diperkecil) – Element of Surprise (informasi tidak mengandung unsur / elemen kejutan)
Informasi(5) • Informasi disampaikan kepada pengguna (user) dapat direpresentasikan dalam media : – Kertas/hardcopy – Tampilan/display-monitor/video – Suara/audio
• Informasi yang dibutuhkan manajemen umumnya dalam bentuk laporan. Ada banyak variasi dan tipe laporan antara lain : – – – – –
Loran Periodik Laporan Indikator Kunci Laporan berdasarkan permintaan (on-call report) Laporan Khusus Laporan Penyimpangan (exception report)
Informasi(6) • Laporan dapat di representasikan dengan berbagai bentuk, antara lain yang umum digunakan : – – – – –
Narasi Tabel Grafik dan Gambar Kombinasi Kertas/hardcopy
• System ? “A group of elements or parts that are integrated and coordinated for the purpose of achieving a goal” (Sekumpulan komponen atau bagian yang terintegrasi dan dikoordinir untuk maksud mencapai suatu tujuan / gol)
System
Input
Output
Feedback
information
system
An information system (IS) is an arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization
Komponen Sistem Informasi – Input – Model – Output – Teknologi – Basis Data – Pengendalian
Karakteristik Sistem • • • • •
Sub Sistem Batas Sistem Lingkungan Luar Penghubung (interface) Tujuan (goal)
What is a System? Environment
Feedback Signals
Feedback Signals
Control Signals
Control by Management
Control Signals
Input of Raw Materials
Manufacturing Process
Output of Finished Products
System Boundary
Other Systems
The Internetworked -Business The Internet Suppliers and Other Business Partners
Company Boundary
Extranets
Procurement, Distribution, and Logistics
Engineering & Research
Manufacturing and Production
Accounting, Finance, and Management
Intranets Advertising
Sales
Customer Service
Extranets Consumer and Business Customers
A Federation of Information Systems
Information System Applications
Focuses for Information Systems • Knowledge — the raw material used to create useful information. • Process — the activities (including management) that carry out the mission of the business. • Communication — how the system interfaces with its users and other information systems.
Information Systems
Operations
Management
Support
Support
Systems
Systems
Transaction
Process
Enterprise
Management
Decision
Executive
Processing
Control
Collaboration
Information
Support
Information
Systems
Systems
Systems
Systems
Systems
Systems
TIPE UTAMA SISTEM • • • • • •
TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS) KNOWLEDGE WORK SYSTEMS (KWS) OFFICE AUTOMATION SYSTEMS (OAS) MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS) EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS)
TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS) • • • • •
LEVEL OPERATIONAL INPUT: TRANSAKSI, EVENTS PROSES: UPDATING OUTPUT: DETAILED REPORTS USERS: OPERATIONS PERSONNEL CONTOH: ACCOUNTS PAYABLE
CIRI-CIRI APLIKASI TPS Mis. Penjualan & Pemasaran FUNGSI-FUNGSI UTAMA PD SISTEM: • Managemen Penjualan; Market Research; Promosi; Harga; Produk-produk Baru Aplikas-aplikasi Utama: • Sistem Informasi Penjualan / Pemesanan,Sistem Market Research; Sistem Harga
CIRI-CIRI APLIKASI TPS Pada Sistem Manufacturing & Production
FUNGSI-FUNGSI UTAMA PD SISTEM: • Penjadwalan; Pembayaran; Pengiriman / Penerimaan; Engineering; Operations APLIKASI-APLIKASI UTAMA : • Materials Resource Planning Systems; Purchase Order Control Systems; Engineering Systems; Quality Control Systems
CIRI-CIRI APLIKASI TPS Universitas FUNGSI-FUNGSI UTAMA SISTEM: • Pendaftaran; Pengolahan Nilai dan Matakuliah; Alumni APLIKASI-APLIKASI UTAMA: • Sistem Pendaftaran; Sistem Trnaskrip Nilai; Sistem Penjadwalan Pengajaran; Alumni Benefactor System
KNOWLEDGE WORK SYSTEMS (KWS) • • • • •
KNOWLEDGE LEVEL INPUT: SPESIFIKASI PERANCANGAN PROSES: MODELLING OUTPUT: DESIGNS, GRAPHICS USERS: TECHNICAL STAFF CONTOH: ENGINEERING WORK STATION (CAD,CAM)
OFFICE AUTOMATION SYSTEMS (OAS) • MENUJU KE “PAPERLESS” OFFICE • PENDISAINAN ULANG ALUR KERJA • PERANGKAT LUNAK TERINTEGRASI • PERANCANGAN ERGONOMIC • CERDAS DAN MENARIK EXAMPLE: PRESENTATION GRAPHICS
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) • • • • •
MANAGEMENT LEVEL INPUT: VOLUME DATA YG BESAR PROSES: MODEL-MODEL SEDERHANA OUTPUT: SUMMARY REPORTS USERS: MANAGER TINGKAT MENENGAH CONTOH: PEMBIAYAAN TAHUNAN LAPORAN KEUANGAN BULANAN / TAHUNAN
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) • KEPUTUSAN-KEPUTUSAN TERSTRUKTUR & SEMI-TERSTRUKTUR DECISIONS • REPORT CONTROL ORIENTED • PAST & PRESENT DATA • INTERNAL ORIENTATION • LENGTHY DESIGN PROCESS
DATA DARI TPS KE MIS TPS Order Processing
MIS SALES DATA
System ORDER FILE Materials Resource Planning System PRODUCTION MASTER FILE General Ledger System ACCOUNTING FILES
UNIT PRODUCT COST
MIS
REPORTS
PRODUCT CHANGE DATA EXPENSE DATA MIS FILES
MANAGERS
DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS) • LEVEL MANAGEMENT • INPUT: VOLUME DATA YG RENDAH • PROSES: INTERACTIVE • OUTPUT: DECISION ANALYSIS • USERS: PROFESSIONALS, STAFF EXAMPLE: CONTRACT COST ANALYSIS
DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS) • • • • •
FLEXIBLE, ADAPTABLE, QUICK USER CONTROLS INPUTS/OUTPUTS NO PROFESSIONAL PROGRAMMING SUPPORTS DECISION PROCESS SOPHISTICATED MODELING TOOLS
EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS) • STRATEGIC LEVEL • INPUT: AGGREGATE DATA • PROSES: INTERACTIVE • OUTPUT: PROJECTIONS • USERS: SENIOR MANAGERS CONTOH: PERENCANAAN OPERASI 5
EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS) • • • • •
TOP LEVEL MANAGEMENT DESIGNED TO THE INDIVIDUAL TIES CEO TO ALL LEVELS VERY EXPENSIVE TO KEEP UP EXTENSIVE SUPPORT STAFF
KETERHUBUNGAN ANTAR TIPE SISTEM INFORMASI
ESS
MIS
KWS OAS
DSS
TPS
Kelompok Sistem Informasi
Pendekatan Umum terhadap PemecahanMasalah 1. Identifikasi masalah. 2. Analisa dapnsen pemahaman masalah. 3. Identifikasi solusi yang diperlukan ataupun yang diharapkan. 4. Idenrifikasi solusi alternatif dan pengambilan keputusan. 5. Merancang dan mengimplementasikan solusi “terbaik”. 6. Evaluasi hasil.
Kemampuan yg dituntut oleh seorang Sistem Analis • Memahami konsep Teknologi Informasi • Memiliki pengalaman dalam pemrograman Komputer • Memeiliki pengetahuan tentang bisnis secara umum • Mampu dalam menyelesaikan masalah • Mampu berkomunikasi dengan personal lain • Felksible dan mudah beradaptasi • Memiliki Karakter dan etika • Memiliki kemampuan dalam menganalisa Sistem dan perancangan.
Information System Building Block
Fase Analisis Sistem • Fase Investigasi Awal – Melakukan analisa terhadap beberapa kemungkinan awal (menggunakan analisa SWOT (strengthens, weakness, opportunity, threat – kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman)
• Fase Analisa Masalah – Menganalisa domain permasalahan
• Fase Analisa Kebutuhan – Menganalisa kebutuhan secara fungsional
• Fase Analisa Keputusan – Memutuskan sistem mana yang akan berjalan dari beberapa kandidat sistem
Fase Investigasi Awal
Fase Analisa Masalah
Fase Analisa Kebutuhan
Fase Analisa Keputusan
Management Challenges of the E-Business Enterprise
•IS Human Resources •IS Development
•IT Infrastructure •IS Performance
•Organization Structure •and Culture •User Acceptance
•Business Strategies •Business Processes •Business Needs
•Customer Relationships •Business Partners •Suppliers •Business Customers
Ethical Considerations Potential Risks? Potential Laws? Possible Responses?
