Stylizace a úprava dopisů občanů Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Každý občan potřebuje během svého života napsat dopis úřadu, organizaci, podnikatelské firmě apod. Úřadům píšeme nejčastěji žádosti, stížnosti, návrhy, zajištění změn, úprav nebo výjimek apod. Na podnikatelské firmy se obracíme s objednávkami výrobků, prací a služeb, se zajištěním rekreačních pobytů, jízdenek, letene apod. Pokud nejsme spokojeni tak, tyto záležitosti urgujeme nebo reklamujeme. Tyto dopisy se upravují na čistý list formátu A4 a mají obdobné náležitosti jako dopisy obchodní, upravované na čistý list papíru. Úprava takových dopisů je uvedena v dokumentu „Úprava dopisů na čistý list papíru“.
Žádost Zvláštní pozornost je nutné věnovat stylizaci žádostí. Stylizují se věcně a přehledně. Zpravidla je nezakončujeme pozdravem, ale vyjádříme naději na brzké, případně včesné nebo kladné vyřízení. Pokud přikládáme přílohy, tak se vyjmenují, aby si pracovník úřadu mohl zkontrolovat, zda jejich výčet souhlasí. V některých případech je nutno přesně rozlišit žádost a jiné druhy písemností. Např. žádost o zaslání katalogu nebo nabídky je možné označit jako poptávku. Žádost o zajištění rezervace v hotelu je vlastně objednávkou. Žádáme-li firmu písemně o zařazení do konkurzního řízení, jde vlastně o přihlášku. Stylizace žádosti má být stručná, jasná a neosobní. Ačkoliv není nutno uvádět v žádosti oslovení a závěrečný pozdrav, není chybou jejich uvedení. I když je žádost adresována instituci, úřadu či firmě, není na škodu ji formulovat zdvořile, protože vhodná stylizace může spolurozhodovat o jejím kladném vyřízení. Na druhé straně není vhodné zdvořilost přehánět nebo v jejím zdůvodnění "hrát na city". Pokud má žadatel přesnou představu odpovědi na svou žádost, může použít formulace - navržení řešení (např. žádám o vystavení…, o povolení…). Žádost je nutno přesně formulovat, řádně zdůvodnit, uvést všechny potřebné přesné údaje (např. adresy, čísla telefonů, bankovní spojení, technické parametry). Můžeme ji doplnit přílohami, které by mohly usnadnit její přijetí (např. kopie
úředních dokladů, dokladů o zaplacení). Nezbytný je vlastnoruční podpis žadatele. Píše-li žádost občan sám za sebe, pak používá vždy 1. osoby jednotného čísla. Pokud píšeme za firmu, užíváme 1. osoby čísla množného. Na žádosti, které jsou adresovány nám, je třeba odpovědět zdvořile (i když se nám nelíbí) a co nejdříve. Pokud nemůžeme žadateli vyhovět, můžeme mu třeba poradit, kam by se měl se svou žádostí obrátit.
Žádost o místo Žádostí o místo se ucházíme o přijetí do zaměstnání. Píšeme ji na čistou stránku formátu A4. Uvádíme v ní, kde jsme se o volném místě dozvěděli, proč se o místo ucházíme, jaké máme pro danou pozici předpoklady, jakého vzdělání jsme dosáhli a proč by měl zaměstnavatel přijmout právě nás. Přílohou žádosti o místo je životopis. Podrobnější údaje ke stylizaci a úpravě žádosti o místo jsou uvedeny v dokumentu „Stylizace a úprava personálních písemností“.
Přihláška Přihlašujeme se na nejrůznější akce, kursy, zájezdy, do konkurzů, ke studiu apod., většinou na základě nějaké nabídky, inzerátu, katalogu aj. Přihláška může mít dvě základní podoby. Jednak vyplňujeme údaje do předtištěného formuláře, jednak ji můžeme psát jako individuální dopis (v tom případě se úprava řídí pravidly pro písemnosti občanů adresované firmám). Mezi těmito dvěma podobami může být ještě celá řada dalších úprav přihlášek. Do přihlášky je nutné uvést všechny požadované údaje; v přihlášce nemají místo údaje nadbytečné (organizátory akce např. nezajímá líčení obtížné osobní situace apod.). Formulace musejí být přesné a věcné.
Stížnost Adresáty stížností jsou obvykle úřady a instituce, mohou jimi být i fyzické osoby (majitelé domů apod.). Stížnost je obvykle stylizovaná jako dopis, slušně a zdvořile. Musí být řádně zdůvodněna, všechny údaje je nutné uvést přesně a přiložit potřebné doklady nebo jejich fotokopie. Nesmí zde chybět datum, věc, oslovení, pozdrav a vlastnoruční podpis. Stížnosti nejčastěji píší fyzické osoby. Co se týká firemní korespondence, je třeba velice přesně rozlišovat stížnost a reklamaci. Na stížnost je nutné odpovědět co nejdříve, ale až po jejím pečlivém přešetření. I odpověď má formu dopisu, nejčastěji osobního.
Odvolání Odvolat se můžeme proti rozhodnutí úřadu nebo instituce. Používá se "Odvolání proti rozsudku…“, ale "Odvolání do výroku...". Patří sem i odvolání proti nepřijetí ke studiu. Odvolání má formu individuálního dopisu - musí obsahovat datum a oslovení, ale nemusíme uvádět věc. Pokud ji uvádíme, píšeme pouze Odvolání. V úvodu je v krátkosti uvedeno, proti čemu se odvoláváme (např. odvolání proti zápornému výsledku přijímacího řízení na vysoké škole, proti neoprávněnému uložení pokuty apod.), v dalším textu je zdůvodnění odvolání. Zdůvodnění by mělo být stručné a věcné. Následuje pozdrav a vlastnoruční podpis. K odvolání je možné připojit přílohy, které dokládají jeho oprávněnost. Pokud se odvoláváme proti rozsudku nebo rozhodnutí soudu, je třeba vyhledat pomoc právníka (proto neuvádíme příklad takovéhoto odvolání).
Vzdání se odvolání Odvolání se lze vzdát až po vyhlášení rozhodnutí, a to buď ústně do protokolu, nebo písemně - podáním adresovaným soudu.
Zpětvzetí odvolání Odvolání proti rozsudku lze vzít zpět, pokud o něm ještě nebylo rozhodnuto. Pokud je odvolání vzato zpět před prvním jednáním, vrátí se soudní poplatek z odvolání.
Dopis soukromý Soukromé dopisy píšeme na nepředtištěný dopisní papír formátu A4. Jejich úprava může být bloková (podpis od levé svislice) nebo s použitím odstavců odražených od levé svislice (podpis vpravo pod dopisem). Řádkování volíme 1 1/2, mezi odstavci vynecháváme jeden volný řádek (meziodstavcová mezera 18 bodů). I soukromé dopisy jsou jakousi vizitkou pisatele. Měla by jim tedy být věnována stejná péče jako dopisům obchodním. Dopis neznámému adresátovi bude věcný a zdvořilý a s uvedením naší adresy v levém horním rohu. Dopisy známým, příbuzným a přátelům jsou psány srdečněji, adresu odesilatele uvádíme jen tehdy, nejsme-li přesvědčeni, že ji adresát dobře zná.
Stylizace a úprava dopisů občanů Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Použitá literatura a zdroje z www stránek: • Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. • Obchodní korespondence II – Písemnosti při organizaci a řízení firmy, Štiková St., Ing. • Zákoník práce
