waarin Rijkspartijen,ProvincieZuidHolland,de GemeenteRotterdamen het HavenbedrijfRotterdam(HbR)overeenstemming op hoofdlijnen hebbenbereikt over de realisatievan de PMR-projecten.
N.V.DeleheeftdaarvoordeProjectorganisatie Maasvlakte2 (MV2) ingericht.
Sturen. beheersen, toezicht en verantwoording Debijzondere context(PMR)en interne
het ondertekenenvan een Bestuursovereenkomstop 25 juni 2004. Sinds 1 juli 2004 is het managementteamvan de projectorganisatieMV2 compleet en wordt gewerkt aan de opbouw van de organisatie. Opdit moment is de projectorqanisatie
Er zijn drie PMR-projectente ondel scheiden,te weten: uitbreiding van de Rotterdamsehaven met een nieuw stuk land in lee en maatregelen om veranderingenin natuurwaardente mitigeren / compenseren.In dit artikel staat dit project centraal, waarbij als benaming het Project Maasvlakte2 (PMV2) wordt gebruikt.
ontwikkeling van nieuwe natuur- en recreatiegebieden op Midden-IJsselmonde en ten noordenvan Rotterdam;
omgevingvandeprojectorganisatie Maasvlakte 2 (Havenbedrijf)alsmedede verscherpteeisenanno 2004 zijn aanfeiding geweestom in een tijdsbestekvan 6
gereedmetdevoorbereidingsfase en media 2005 zal worden gestart met de uitvoeringsfasevan het project.
nig tot geen aandacht.Opvallendis dat binnen grate infrastructuur projecten risicomanagementniet goed is vormgegeven.Risico'szijn wel benoemdmaar bewakingen de te nemenmaatregelenzijn vaak summier.In de projectplanningzijn niet altijd duidelijke beslismomentenopgenomen, No Go/Gomomentenzijn er veelal niet. De kosten- en tijdsinschattingen zijn over het algemeenveel te positief. Bij grate infrastructuur projecten bestaat
king kon worden genomen,hetgeenmet de korte beschikbaretijd en de ambitieuze doelstelling een groat voordeelwas. De Business Case De zakelijke rechtvaardigingvan het project, die is beschrevenin de BusinessCase, wordt gevondenin het berekendetoekomstige tekort aan haventerreinen.De huidige BusinessCasegebruikt daarvoorals uitgangspunt de goederenstroomprogno-
Defase Starting Up a Project (SU)van het project was al doorlopenvoor juli 2004. In juli 2004 is gestart met de fase Initiating a Project (IP),welke fase is afgesloten met fen Project Initiatie Document(PID). In het PIDwordt de projectopzet,besturing en beheersingvan de realisatievan de Tweede Maasvlaktebeschreven.Het PIDis na goedkeuringhet mandaaten contract tussen de Projectboard(opdrachtgever)en de Projectdirecteur.Het PIDvormt de ieidraad van het project voor aile ledenvan de Projectorganisatie.Het PIDbeantwoordt de volgendevragen: Is de doelstelling duidelijk? . Is de BusinessCase(zakelijkrechtvaardiging van het project) helderen valide? . Zijn de beheersaspectenvan het project (Geld,Organisatie,Tijd, Informatie en Kwaliteit) reeel ingeschaten uitgewerkt? . Zijn de op te leverenresultaten (producten)helder? Zijn de acceptatiecriteria helder? . Is de planning reeelen is de detailplanning voor de eerstvolgendeprojectfase
.
het reele gevaardat de scopeafbakening niet helder is, dit geeft onduidelijkhedenin verwachtingen en in de begrenzingvan het project, wat hoort wel en niet bij het project. Flyvbjergheeft tijdens het verhoor bij de commissiehet beeldvan slechte beheersingen grate overschrijdingenvan kosten bij grate projecten bij de commissie Infrastructuur bevestigd. Vanuit de ervaringenvan anderegrate infrastructurele projecten en vooruitlopendeop de aanbevelingenvan de commissie Duivesteijnwilde het MV2 project aantonen dat het bij de besturing en beheersingvan dit mega project gebruik maakt van 'best practices:Eenvan de te kiezen'best practices'was die voor besturing en beheersing.Hiervoor heeft het MV2 project gekozenvoor een internationaal erkendemethodiek,PRojectsIn Controlled Enviroment(PRINCE2}.De belangrijkste kenmerkenvan de methodiekzijn : Sturen op en regelmatigeevaluatievan de BusinessCase . Organisatie,besturing Etbeheersingconform PRINCE2
. .. .
Productgericht plannen
Duidelijke No Go/Gomomenten Risicomanagement
De methodiek is aangepastop de specifieke situatie van het MV2 project en het is mogelijk om het gebruik onafhankelijk te toetsen door een Accreditatie. Eenander praktischvoordeelwas dat er voor een dergelijke aanpakin de markt voldoende competentiedeskundigenbeschikbaar waren die' dezelfdetaal van projectmanagement' spraken,waarmeeeen belangrijke versnelling in de leercurveen samenwer-
ses uit de Verkenningen 2020, aangevuld met marktonderzoek voor de sectoren chemie en containers. De investeringen bedragen in totaal 2,575 miljard Euro (prijspeil 2002, peildatum mei 2004) en zjjn verdeeld over de buitencontour, de zgn. "zandpannenkoek", de doorsteek,kademuren, "droge" infrastructuur en aanpassingen aan de bestaande Maasvlakte. Dit investeringsbedrag is exclusief de apparaatskosten en voorbereidingskosten. Inkomsten worden gegenereerd uit havengelden en contractuele opbrengsten (verhuur van kades, terreinen en
.
weergegeven? Is de besturing en beheersingvan het project (project controls) helderen voldoendeuitgewerkt?
Het PIDmoet de opdrachtgever.de leden van de Projectorganisatieen derdenvertrouwen gevendat het project optimaal is vormgegevenen optimaal wordt bestuurd.
Project Finance B: Control
glooiingen).
De BusinessCasezal driemaal worden geactualiseerd,met als afhankelijke invoervariabelende marktvraag,het masterplan en het kostenboek.Het tijdstip van de actualisatie is gekoppeldaan voortgangsbeslissingen
.
in de projectplanning.
Organisatie, besturing, en
beheersing De ProjectorganisatieMV2 is als aparte organisatieopgenomenin de HbR-organisatie. Er is gekozenvoor een Projectboard als besturendorgaan; DezeProjectboard wordt gevormddoor de ledenvan de algemenedirectie van het HbRen de Projectdirecteur. De projectboardis vergelijkbaar met het stuurgroepmodelbinnen PRINCE2 en kent de functies BusinessExecutive,Sr. Supplieren Sr.User.Dit orgaanvormt tevens de verantwoordingslijnvoor de Procedure Grote Projecten,die voor MV2 geldt. De projectdirectie staat onder leiding van de Projectdirecteuren bestaatverder uit de deelprojectleidersen de hoofdenvan de twee ondersteunendeelementen. 14. ProjectManager Maart 2005
De werkelijke projectkostenworden pas 'gemaakt' als de feitelijke uitvoering start (faseaanbestedingen uitvoering).Tot dan is de projectorganisatieeen 'urenfabriekje' waar een specifiekeverantwoordingvan kostengeldt. Deaard van PFCverandert met het naderenvan de uitvoeringsfase van een op CostControl ingerichte organisatie naar een op Contractmanagementen -control gefocusteorganisatie.In dele fase komt de externe kwaliteitsborging en scopemanagementveel nadrukkelijkeraan de orde en wordt de nadruk gelegdop de beheersingvan de opdrachtgeveropdrachtnemer(aannemers)relatie middeIs (de controle op - en nalevingvan) contractuele afspraken.Bij de projectbeheersingten aanzienvan finance a control (PFC)ligt de nadruk op de beheersing van kostenen op de besturingvan de bedrijfseconomischeaspectenvan het project. Omdatde projectkosteneen gevolg zijn van scope-beheer,beheersingvan tijd (planning)en risico's,wordt dit integraal opgezet.Hiermee,met de koppelingmet
~
de markt- en klantvraag (businesscase benadering)en met het opnemenvan voldoendeNo GoI Go momentenwordt voorkomendat het project een budgetgestuurde doelredeneringwordt.De integrale aanpak (Tijd,Geld,Scope,Risico)en resultaatgerichte sturing vragen aanpassingvan de bestaandegeautomatiseerdemiddelen (systeemarchitectuur)of de keuzevoor een zelfstandig systeemwaarbij aansluiting met de HbR-systemenis geborgd.
.
Productgericht plannen De planning is omgezetvan fen activiteitenplanning naar fen productenplanning. Hiermeewordt gestreefdnaar resultaatgerichtheid en wordt gestuurdop output. Het project is in fen Product Breakdown Structure (PBSj,het hoofdproductenschemain de tijd gevisualiseerden afhankelijkhedenwerden uitgewerkt in fen ProductFlow Diagram(PFDj.Van aile producten werden productbeschrijvingen (acceptatiecriteriaj beschreven.Tot en met 2005 is het projectMV2tot in detailgepland.Voor de fasen daarna bestaat fen meerglobale planning. De initiele Masterplanning gaat uit van projectrealisatiein 2012 ("eerstecontainer over de kade"j, Mogelijk wordt op gasisvan de markt- en klantvraagontwikkelingde haalbaarheid onderzochtom eerderop te kunnen leve.~n No Go I Go momenten De besluitvorming van het project kent fen aantal No Go I Go momenten waarop geanalyseerd wordt of het project doorgang moet vinden. Voor het aangaan van fen onomkeerbare verplichting jegens de aannemer (gunning aanbesteding) wordt de marktvraag en (in latere instantie) klantvraag opnieuw grondig beoordeeld in het licht van de businesscase van het project. Hiermee wordt voorkomen dat dit megaproject vanaf de start fen onomkeerbare verplichting wordt waar de initiatiefne-
II,
mers niet meer van af louden kunnen. Daarnaast wordt het project gefaseerd aangelegd en wordt met de feitelijke aanleg zoveel als mogelijk het concrete tempo van de markt en - specifieke klantvraag gevolgd. Er wordt niet gebouwd 'op voorraad' omdat dit te kapitaalsintensief is en de businesscase negatief zal be"invloeden (kapitaalslasten). Oak dienen de natuurwaarden die door de aanleg worden aangetast eerst te worden gecompenseerd (instelling en hand having van natuurcompenserende maatregelen en koppeling met andere PMR-projecten). Het motto hierbij
is "bouwen op basisvan klantvraag,met
respectvoor de natuur", De besturingvan het project op de investeringsbeslissing loopt via de "corporate" lijn (HbR). Het Rijk (i.c. de projectminister) stuurt op naleving van de april 2005 af te sluiten Uitwerkingsovereenkomst.
Risicomanagement en kwaliteit Onzekerhedenen ongewenstegebeurtenissenkunnende planning van het project en het projectbudgetsterk bei"nvloeden. Risicomanagementis een gestructureerde vorm van risicobeheersingdie mogelijke knelpuntenen onzekerhedentijdig aan het licht brengt en hiermeebijdraagt aan een betere beheersingvan het project. Risico's worden structureel vastgelegden beoordeeld en per risico worden beheersmaatregelengeselecteerd.Defocus ligt op dit moment vooral op het in kaart brengenen kwantificeren (tijd, geld) van ramingsonzekerheden(bijv. Kostenboek)en bijzondere gebeurtenissenen de verdelingvan risico'stussen het project MV2, HbRen het
Kwaliteitsmanagement heeft als doel te waarborgendat de producten.processen en systemendie gehanteerdworden in de voorbereidingen uitvoering van het project. voldoen aan de daaraangesteldeeisen en afwijkingen ten aanzienvan dele eisentijdig te signaleren.Bovendiengeeft een goed ge.implementeerdkwaliteitsmanagementsysteem de projectorganisatie zekerheidomtrent de uniforme behandeling van de processen. Kwaliteitsborging is een belangrijk antwoord op de doelstelling om aantoonbaar
Rijk.
'Vertrouwen
Risicomanagement is fen cyclisch proces, dat gedurendede looptijd van het project regelmatig wordt doorlopen.Hieraangaat fen initiele risicoanalysevooraf. Bovenstaandefiguur geeft schematischde processtappenweer. Het risicomanagement MV2 voldoet aan de richtlijnen die het Rijk hieraanstelt. Hierondervallen onder meer afsprakenover classificatiesvan kansenen gevolgen(tijd, geld) en criteria voor opname in rijksrapportages.
komt
te voet
...
en gaat te paard' luidt fen cud gezegde. De
eengoedfunctionerendeprofessioneleproject-
projectorganisatie heeft inderdaad binnen fen half
naif PRINCE2-accreditatie door de APM-group uit
organisatieop te zetten.Dewerkingen bestendiging van dele opzetis de volgendeuitdagingvoor het managementen medewerkers van Maasvlakte 2 en het HavenbedrijfRotterdamN.V.Want met namehet beheersenvan de perceptieovermega-
Engeland in ontvangst mogen nemen. Ook andere
projectenis eenlastigeopgave.
jaar aangetoond dat zij de opzet van haar besturing en beheersing op orde heeft en hiermee als fen van de eerste (mega)projecten fen internatio-
gerenommeerde adviseurs hebben op verzoek de projectorganisatie Maasvlakte 2 intensief doorgelicht en komen tot de conclusie dat besturing en beheersing op orde zijn en dat de projectorganisatie er in geslaagd is in relatief korte tijd 15
.
ProjectManager
Maart 2005
N.B.Informatievoor dele case-beschrijvingis gebaseerdop het ProjectInitiatie Document, versie1.0.1d.d.9 december2004.
het project op de juiste (best practice) wijze te besturenen te beheersen.Vanuit het Projectbureauworden de volgende initiatieven ontwikkeld: . gekwalificeerde-en ervarenmedewer-
.
kers; actieve ondersteuningvan medewerkers
.
binnen PMV2; consistente- en eenduidigesystemen; collegiale reviewsen - toetsen (internal
. ..
audit); externe toetsen (external audit); objectieve accreditaties en certificering.
Om de kwaliteit van de producten,processen en systemendie gebruikt worden in de voorbereidingen tijdens de uitvoering van het project te waarborgen,werd een systeem van kwaliteitsborging ontwikkeld. Hierbij is gekozenvoor het principe van interne en externe kwaliteitsborging (IKB{ EKB),aangevuldmet audits en certificeringstrajecten.Verderworden procedures ontwikkeld die ervoor zorgendat veranderingen in omstandigheden(bijv. scope)en configuratie beheerstworden doorgevoerd en geadministreerd.
ten. De BusinessCasewordt periodiek aangepast.
project. Deze groep vertegenwoordigt de belangen
PID:
van zowel de organisatie als de gebruikers en de
Project Initiatie Document; fen document dat aile
leveranciers.
relevante informatie samenvoegt die nodig is om
Senior Supplier:
het project fen goede start te geven en aile be-
Rol binnen de Projectboard. De Senior Supplier
trokkenen te informeren over de aanpak. Hiermee
vertegenwoordigt de leveranciers van middelen
wordt de basis gelegd voor het project. Met fen
aan het project en is verantwoordelijk voor de
goedgekeurde PIDcommitteertde Projectboard
kwaliteit van dele producten. De Senior Supplier
zich aan het project, kan de projectvoortgang
levert de benodigde menskracht, goederen en/of
worden beoordeeld tijdens het project, kan de le-
diensten voor het project, verzekert lith van
vensvatbaarheid van het project worden vastge-
degelijkheid van ontwerpen en producten en het
steld en kan er over wijzigingen worden besloten.
volgen van standaarden. Oak beoordeelt de Senior
drs Eric Kemperman MBA is Hoofd Projectbureau
Product Break Down Structure (PBS):
Supplier de haalbaarheid om producten op tijd en
Maasvlakte 2 Havenbedrijf Rotterdam N.V.
Een opdeling van het eindresultaat van fen project
binnen het budget op te leveren.
[email protected]
in hoofd- en deelproducten. Een product wordt
Senior User:
lover opgedeeld tot er duidelijk omschreven en te
Rol binnen de Projectboard. De Senior User verte-
beheersen eenheden ontstaan in termen van tijd,
genwoordigt de gebruikers die gebruik gaan ma-
Begrippen
geld en kwaliteit.
ken van de op te leveren producten en verzekert
Business Executive:
Product Flow Diagram (PFD):
een goede aansluiting op de gebruikerseisen in
De voorzittersrol
van de Projectboard,
Een grafische weergave van de producten die fen
term, en van kwaliteit, functionaliteit
verantwoordelijk
voor het project, eigenaar van en
project levert, waarbij de nadruk ligt op de onder-
gemak.
verantwoordelijk
voor de focus op de Business
linge afhankelijkheden en ketens
Case tijdens
eind-
(volgordelijkheid) tussen dele producten. Het
het project.
Business Case: Beschrijft
de rechtvaardiging
voor het opzetten
en
Verklarende
te verduldelijken en kritieke afhankelijkheden te
Afkortingen
BA: BRG: DPL: Ea I:
Bestuursakkoord BestaandRotterdamsGebied Deelprojectleiders Exploitatiea Inrichting
HbR: MEP: MV2:
HavenbedrijfRotterdam Monitoring en EvaluatieProgramma Maasvlakte2
oar: PB: PBS: PD: PID: PKB: PMR:
Omgevinga Communicatie Projectbureau ProductBreakdownStructure Projectdirecteur Projectinitiatiedocument PlanologischeKernbeslising ProjectMainportontwikkeling Rotterdam ProjectMaasvlakte2
van fen project. Geeft de redenen voor
identificeren.
het project;
beantwoordt
Projectboard:
het 'waarom;
van de te verwachten
en bevat
kosten en ba-
DeProjectboardis eindverantwoordelijk voor het
Accreditatie Op 10 december 2004 behaalde de project-
waarborg op de kwaliteit van de bevindingen. Een
organisatie Maasvlakte 2 een accreditatie op
PRINCE2Consultant heeft bewezen voldoende
maturity niveau 2 van de APM Group uit Engeland
kennis te hebben over de methodiek en het ge-
toegekend door drs. Richard Moret. PRINCE2
bruik. Met de 'Letter of Accreditation' mag fen
consultant. Het project heeft na een intensieve
organisatie vermelden dat het geaccrediteerd is in
accreditatie review van bijna 2 maanden aan-
het goed gebruik van PRINCE2.
getoond opzet en eerste werking van het project
ment) wordt bestuurd en beheerst.
Verdereinformatiebetreffendede PRINCE2 accreditatie:Expectobureauvoor projecten veranderingsmanagement, TonHayes(managing partner),Drs.RichardMoret (eenvan 21 PRINCE2 Consultantster werelden adviseurProjectManagementbij Expecto).Email:
[email protected],
Een accreditatie kan alleen worden uitgevoerd
[email protected]
Maasvlakte 2 conform de standaarden van PRINCE2in voldoende mate te hebben opgezet. waarmee de PRINCE2consultant het vertrouwen uitspreekt dat het project volgens dele internationale standaard (best practices in project manage-
woordenlijst
wordt gemaakt om het proces achter de producten
continueren
fen overzicht
en gebruiks-
door een PRINCE2Consultant. Hierdoor is er een
'7
.
ProjectManager Maart 2005
PMV2:
PRINCE2: Projects in Controlled Environments;
UWO: VRG:
Internationaleprojectmanagementmethode Uitwerkingsovereenkomst Voortgangsrapportage Groteprojecten
