Docenten en medewerkers in het hoger onderwijs hebben te maken met veel vormen van interne en externe verantwoording; dat belast het primaire proces. Kan het misschien anders zo vroegen de Inspectie van het Onderwijs en Fontys Hogenscholen zich af. Kunnen interne en externe verantwoording niet meer bij elkaar aansluiten waardoor de perspectieven elkaar verrijken? Het antwoord op die vraag werd verkend via een pilot waarbij de externe toezichthouder gebruik maakte van de interne kwaliteitsverantwoording. De pilot leverde veel nieuwe inzichten op. Onderstaand doen we verslag van het aanleiding en uitkomsten van deze pilot.
Bevragingslast beperken en toezicht verrijken Docenten en medewerkers in het hoger onderwijs moeten zich verantwoorden aan verschillende actoren. De docent moet zich verantwoorden aan (a) zijn leidinggevende, (en via de leidinggevende aan het College van bestuur).Soms dient de docent zich aan (b) een visitatiepanel te verantwoorden ter voorbereiding van een accreditatie. Daarnaast halen (c) examencommissies en interne auditors, evaluaties op bij het primaire proces; de docent. Tot slot kan ook (d) de inspectie verantwoording vragen in het kader van een themaonderzoek of over de naleving van wet- en regelgeving bijvoorbeeld naar aanleiding van incidenten. Al deze verantwoording komt naast het dagelijks motiveren van studenten en evalueren van het onderwijs met studenten, collega’s, vakgenoten en werkveld. De lastendruk die ontstaat doordat de docent zich aan verschillende actoren over hetzelfde verantwoordt, staat –terecht- regelmatig ter discussie. Uitdaging is om voor de docent de overlap in de verantwoording, te beperken tot hetgeen voor hem nog stimulerend en voor de verantwoording nog noodzakelijk is. Fontys Hogescholen en de inspectie van het onderwijs zijn ineen pilot deze uitdaging aangegaan. Wederzijdse verwachting was dat Inspectie- en intern toezicht door en namens het instellingsbestuur elkaar kunnen versterken als er ruimte ontstaat voor een andere aanpak.
Context De pilot vindt plaats binnen het themaonderzoek in 2014 van de OnderwijsInspectie naar examencommissies. In dit onderzoek schetst de inspectie een landelijk beeld van het functioneren van examencommissies. Zij doet dat op grond van vragenlijsten, instellingsbezoeken, rondetafelbijeenkomsten en literatuuronderzoek. De instellingsbezoeken besloegen één dag waarbij de inspectie vijf verschillende gesprekken voerde met (1) de voorzitter en een lid van één examencommissie, (2) de voorzitter en een lid van een andere examencommissie, (3) de twee opleidingsmanagers behorend bij beide examencommissies, (4) vier examinatoren, twee van beide examencommissies en (5) het CvB dat de leden van de examencommissie benoemt. Op zo’n gespreksdag voerde de inspectie dus gesprekken met ongeveer tien personen die direct bij het onderwijs- en toetsproces betrokken zijn. De inspectie wil bij thematisch onderzoek een landelijk beeld schetsen en wil de gegevens uit de vragenlijst inkleuren in gesprekken met instellingen. De inspectie wil verkennen of ook in een
thematisch onderzoek werkwijzen mogelijk zijn die minder belastend zijn voor het primaire proces in de ho instelling. De inspectie heeft daarom Fontys uitgenodigd om mee te denken over een nieuwe aanpak. Fontys heeft deze uitnodiging geaccepteerd. Fontys brengt in de pilot de informatie in die reeds was verkregen via intern themaonderzoek naar het functioneren van examencommissies (2013-2014). En de periodieke evaluatie door interne auditors in het kader van de reguliere planning & controlcyclus.. De examencommissies van Fontys Hogescholen zijn belegd op instituutsniveau. Het jaarverslag van de examencommissies is gebaseerd op het wetgevende kader m.b.t. examencommissies. Ze zijn een van de essentiële onderwerpen van gesprek tussen de directeur van het betreffende instituut en het College van Bestuur binnen de PDCA-cyclus (MACON-MARAP); De jaarverslagen worden door intern toezicht jaarlijks systematisch geanalyseerd. Daarbij wordt aangegeven welke opvallende zaken in het gesprek aan de orde moeten komen;.
Potentie van verdiend vertrouwen Bij Fontys wordt intern de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek systematisch getoetst. Dat gebeurt aan de hand van interne kaders en standaarden die zijn vertaald vanuit het landelijke stelsel van toezicht. Na het behalen van de InstellingsToets Kwaliteitszorg heeft Fontys de ambitie geformuleerd om haar interne kwaliteitszorg krachtig door te ontwikkelen. Belangrijke aspecten van die doorontwikkeling zijn: het verder verankeren van haar kwaliteitssysteem in de PDCA-cyclus en het gedifferentieerd en proportioneel uitvoeren van interne audits. Dit alles zodanig dat zowel de instelling als elk van haar opleidingen in staat zijn zich aan al haar stakeholders te verantwoorden over de kwaliteit van het onderwijs. Hiermee wil Fontys proactief en toekomstgericht bijdragen aan “verdiend vertrouwen” met betrekking tot de kwaliteit van haar onderwijs en onderzoek
Doel en belang van de pilot: wie vertrouwt wie? Fontys signaleerde dat de inspectie de opleidingen benadert met vragen die deels in vergelijkbare vorm door de interne kwaliteitszorg zijn gesteld. De Inspectie onderkende dat er inderdaad op hoofdlijnen vergelijkbare vragen worden gesteld. De constatering dat de onderzoeksvragen van Fontys en van de Inspectie vanuit de interne kwaliteitszorg en het externe toezicht delkaar overlappen, heeft geresulteerd in een aantal gesprekken tussen Inspectie en Fontys over alternatieve vormen van onderzoek waarbij de lastendruk voor opleidingen minimaal is. Er is gekozen voor een pilot met als doelen: • • •
Verminderen en/of voorkomen van dubbele rapportagelast bij medewerkers in het primaire proces; Verrijking van de informatie voor de inspectie: breder beeld van de instelling Verrijking van de leerfunctie voor Fontys : aanscherpen interne kwaliteitszorg.
Het belang van de pilot was erop gericht om op een betrouwbare manier gebruik te maken van beschikbare informatie. en dus voor de docenten niet méér van hetzelfde toezicht te organiseren. Beide partijen willen toe naar slimmer toezicht..
Kern van de aanpak: perspectieven kennen Kern van de aanpak in de pilot was dat de inrichting van het instellingsbezoek van de inspectie werd afgestemd met de interne auditdienst. Er zouden drie rondes komen: een eerste ronde met de auditdienst, een tweede rondetafelgesprek met auditdienst en enkele medewerkers uit het primaire proces, en zo nodig een derde ronde om bij één examencommissie de diepte in te gaan. Daarbij zou zoveel mogelijk worden aangesloten bij en gebruik gemaakt worden van informatie die via het interne toezicht reeds beschikbaar was . Belangrijke beschikbare documenten waren de overzichten waarin aan de hand van voor opleidingen bekende criteria het functioneren van de examencommissies wordt geanalyseerd. Ook het format voor het gesprek met de examencommissies en de risicoscan die de opleidingen zelf uitvoeren, in het kader van een interne audit behoorden tot die documenten. Daarnaast waren de jaarverslagen van de examencommissies van enkele geselecteerde opleidingen beschikbaar en vormden deze een illustratie van de analyses. De selectie bestond uit een opleiding waar het functioneren van de examencommissie al in ruime mate voldoet aan de criteria, een opleiding die na een kritische evaluatie flink aan de slag is gegaan met de criteria en een opleiding die nog worstelt met het voldoen aan de criteria. De gesprekken werden in drie rondes uitgevoerd. In de eerste ronde werd nagegaan welke informatievragen de inspectie had en welke informatie Fontys daarover al had. Bij deze ronde waren vertegenwoordigers van juridische zaken, audit en control uitgenodigd omdat zij het dichtst betrokken zijn bij het verzamelen van informatie met betrekking tot kwaliteit en kwaliteitszorg. In het tweede gesprek werd een ronde tafel bijeenkomst georganiseerd. Het doel daarvan was het bevorderen van inzicht in en begrip van elkaars invalshoek en rol ten aanzien van het onderzoeksthema. Voor deze bespreking werden bovengenoemde geledingen en de bestuurder met de portefeuille kwaliteitszorg uitgenodigd. Daarnaast werden drie personen uitgenodigd van verschillende opleidingen met elk een eigen perspectief: een directeur, een voorzitter van een examencommissie en een lid van een examencommissie. De verschillende perspectieven werden uitgewisseld door alle hierboven genoemde actoren en hadden betrekking op de vragen van de Inspectie. Er is dus één gesprek geweest tussen inspectie en drie medewerkers uit het primaire proces. De derde ronde zou worden georganiseerd als de eerste twee rondes te weinig (diepgaande) informatie zoude opleveren om goed te kunnen oordelen. De Inspectie zou dan de diepte in gaan bij één of twee examencommissies binnen Fontys. De exacte inhoud en de keuze van de gesprekspartners zou nader worden bepaald op grond van de eerste gesprekken. Voor alle gesprekken gold dat vertrouwelijkheid zou zijn geborgd door de garantie dat instellingen en opleidingen niet herkenbaar in de rapportage zouden worden beschreven. De OnderwijsInspectie waardeerde de zelfkritische opstelling, de openheid en de overzichtelijkheid waarmee Fontys informatie gaf. De vragen die de Inspectie had naar aanleiding van de ontvangen documentatie werden door de verschillende gesprekspartners helder beantwoord . Op basis van de verkregen informatie in de eerste twee gespreksrondes
besloot de inspectie om de derde gespreksronde niet te organiseren; de inspectie had voldoende informatie om het landelijk beeld te kunnen inkleuren. Resultaat Door de aangeleverde documenten en de gesprekken kreeg de Inspectie een generiek beeld van de examencommissies van Fontys opleidingen, van enkele individuele opleidingen in het bijzonder en van de verschillen die er zijn tussen de instituten. Het gesprek over de verschillende perspectieven t.a.v. het functioneren van examencommissies (bestuur, opleidingen, audit, juridische zaken, control, Inspectie) was verhelderend: • •
Voor de medewerkers van het primaire proces werd daarmee het belang van het inspectie toezicht verduidelijkt; Voor de interne auditors en de externe onderzoekers werd geëxpliciteerd dat “een audit in zichzelf ook een interventies is” .
De belangrijkste bevindingen voor Fontys waren: 1. Feedback op de eigen interne kwaliteitszorg: Gerichte vragen van de Inspectie leverden niet alleen feedback op het onderzoeksthema, maar ook feedback om “van buiten naar binnen” de interne kwaliteitszorg te evalueren. De constatering dat relevante informatie snel en efficiënt beschikbaar gesteld kon worden aan de inspectie bevestigt dat de kwaliteitszorg werkt. De vragen van de inspectie bieden tevens aanknopingspunten om toekomstige onderzoeksvragen te exploreren. . 2. De belasting voor het primaire proces werd minder, en daar kwam ook meer begrip voor toezicht. Door de gevolgde werkwijze en de positieve evaluatie daarvan heeft Fontys ervaren dat de Inspectie het interne toezicht erkent en dubbele bevraging zoveel mogelijk voorkomen kan worden. Toezicht wordt dan minder snel ervaren als “gevoed door wantrouwen”, maar wordt gebaseerd op “verdiend vertrouwen”.
Bevindingen van de Inspectie 1.
2.
3.
Bredere info gekregen: De onderwijsInspectie kreeg met deze aanpak een goed algemeen beeld van het functioneren van examencommissies bij Fontys. Er ontstond, ook een goed beeld van de verschillen die er zijn binnen opleidingen, inclusief zicht op het reflectief, zelf signalerend en zelfcorrigerend vermogen van de organisatie. De verkregen informatie was minder diepgaand (per opleiding) dan bij de methode die de Inspectie hanteerde bij de verdiepingsgesprekken bij andere instellingen. Tegelijk was de informatie wel breder (de hele hogeschool en niet twee examencommissies A en B) en bovendien meer systematisch weergegeven. Meer effect van toezicht via auditdienst dan als de inspectie zich alleen tot de opleidingen had gericht (zoals in de gebruikelijke aanpak). Dankzij de instellingsbrede doorwerking van opmerkingen over bijvoorbeeld de aanwijzing van examinatoren, verschillen in mate waarin verslag wordt gedaan van fraudegevallen, en balans tussen professionalisering van examencommissies en collega’s (docenten, leidinggevenden) die minder “in de spotlights van het toezicht” staan. Meer draagvlak voor( inspectie-)toezicht bij primaire proces door uitwisseling perspectieven.
Blik op de toekomst Het resultaat van de pilot en de evaluatie-uitkomsten bieden perspectief om de samenhang intern kwaliteitszorg / extern toezicht van de inspectie verder te verkennen. Het kan in de toekomst mogelijk één van de nieuwe werkwijzen van de inspectie worden. Het kan mogelijk
zelfs worden geïntensiveerd en verbreed naar andere hoger onderwijsinstellingen bij ander thematisch gericht onderzoek. Fontys en Inspectie willen deze aanpak verder uitbouwen. Dat kan als onderwerpen die de inspectie op haar jaar werkplan zet, ook de aandacht van het interne toezicht hebben. Fontys wil haar kwaliteitssysteem krachtig doorontwikkelen binnen de experimenteerruimte die in het stelseltoezicht wordt geboden. Dit past in de stap in het proces van de verlichting van administratieve lasten in het hoger onderwijs, versterking van het effect van het toezicht en de transparantie die we vanuit maatschappelijk perspectief nastreven.
