Stuff onder controle in 5 stappen 1
2
Verzamelen
3
Beslissen
4
Organiseren
1
Onderhouden
5
Doen
Stuff onder controle succesfactoren
• • •
Doe elke stap a p a r t Doe elke stap regelmatig Doe elke stap op het juiste moment
2
Stuff onder controle in 5 stappen 1
2
Verzamelen
3
Beslissen
4
Organiseren
3
Onderhouden
5
Doen
Verzamelen
1
•
Doel: alle ‘stuff’ bijeen geharkt op zo min mogelijk stapels
•
Want: je kunt pas kiezen als je weet wat je hebt
4
Bronnen van stuff
1
•
Media e-mail, papieren, telefoon, notulen, internet, voicemail, social media...
•
De ander je partner, collega’s, klanten, vergaderingen, bila’s, toezeggingen bij de koffieautomaat...
•
Jezelf plannen, ideeën, observaties, constateringen, hersenspinsels... 5
Verzamelemmers voor stuff
1
•
Beperk het aantal verzamelemmers zoveel mogelijk
•
Zorg dat je emmers
• • •
gemakkelijk te gebruiken zijn niet lekken betrouwbaar zijn 6
Wanneer verzamelen? •
Automatisch e-mail, etc. ☞ zorg voor inventarisatie
•
Continu
• •
wees alert kwam de gedachte al eerder langs?
91 6 4
• 3 425
Wekelijks (of bij onrust) gestructureerde mindsweep
7
1
Voorbeelden van verzamelemmers
1
•
Digitaal e-mail inbox(en), voicemail, telefoon, downloads, bladwijzers, social media, smartphone
•
Analoog postbakjes, papierstapel(s), to-do blok, notitieboekje, post-its
•
Onderweg notitieblok, memo recorder, smartphone, camera, verzamelmapje
8
Succesfactoren • • • • •
1
Wees niet kritisch, ga voor kwantiteit Zorg voor voldoende emmers Zorg voor lekvrije emmers Zorg dat je altijd een emmer bij je hebt Doe regelmatig een mindsweep om de rommel uit je hoofd te lokken
(gebruik http://bit.ly/triggerlist)
9
Valkuilen
• •
Je hebt zo’n 8 seconden... Low-tech vs high-tech
10
1
Stuff onder controle in 5 stappen 1
2
Verzamelen
3
Beslissen
4
Organiseren
11
Onderhouden
5
Doen
Beslissen •
Doel 1: voor alle ‘stuff’ is vastgelegd:
• • • •
2
wil ik er iets mee? wanneer is het af? wat is de efa?
Want: “a journey of a thousand miles...”
12
Beslissen •
2
Doel 2: alle stuff is weggewerkt 2
•
Want: je kunt pas goed kiezen als je weet wat je hebt 13
Beslisproces
2
Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja
Nee
...
(of ‘misschien’)
14
Beslisproces
2
Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja
Weggooien
Nee
(of ‘misschien’)
Archiveren
15
Uitstellen
Beslisproces
2
Uitstellen: tickler file of zet het in je ☞
Uitstellen is niet erg. Als je maar een systeem hebt om het tijdig terug te zien. 16
Beslisproces
2
Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja
Nee
(of ‘misschien’)
Hoe ziet de wereld er uit als je hier helemaal #1 niet meer aan hoeft te denken?
✍
Als je niets anders te doen had in je leven dan #2 dit, wáár moet je dan zijn, en wat zien we je daar dan doen?
✍
17
Beslisproces
2
Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja
Nee
(of ‘misschien’)
#1 Beschadigingen fiets A-T bijgewerkt
✍
#2 Met A-T + fiets naar Decokay
✍
18
Bijvoorbeeld... Taak
2
Efa
Bijgewerkte versie GTD Excel sheet op
Wijzig voorwaardelijke opmaak: doorstrepen
Training 17nov Apd afgerond
Koop DL10 enveloppen
Fotokalender opgestuurd
Start LightRoom en zoek 13 foto s uit
Proef teletraining afgerond
Mail huiswerk voor wk2 naar distributielijst
R&D samenwerking SvO
Bel Hetty 06... voor afspraak kennismaking
Einde aan honger in de wereld
Bel Bill Gates ivm donatie
website
bij voltooid
19
Wanneer beslissen? •
idealiter 3 x per dag begin / midden / eind
•
1 x per 24 - 48 uur zijn alle emmers leeg
20
2
Succesfactoren • • • •
2
Schrijf de antwoorden uit Hou de sessies kort Aanraken = zetten Eindig taken met een taakwerkwoord; begin efa’s met een actiewoord (zie http://www.gripopjewerk.nl/2009/09/projectwoorden-en-actiewoorden/)
21
Valkuilen
•
Onvoldoende aandacht
22
2
Stuff onder controle in 5 stappen 1
2
Verzamelen
3
Beslissen
4
Organiseren
23
Onderhouden
5
Doen
Organiseren
3
•
Doel: een plek voor alles, en alles op z’n plek
•
Want: geen parkeerplek? ☞
24
Organiseren
•
Inrichten =
•
Gebruiken =
25
3
Categorieën
3
1. Takenlijst
6. Referentiemateriaal
2. Actielijst
7. Archiefmateriaal
3. Wacht-Op lijst
8. Ooit/misschien-lijst
4. Agenda 5. Projectondersteunend materiaal
26
3
Takenlijst & actielijst •
•
Takenlijst
Actielijst
•
Focust op (ideale) einddoel
•
De eerstvolgende fysieke actie
•
Voor alles waarbij dat einddoel niet met één efa bereikt is
•
Elke taak heeft tenminste één corresponderende actie
•
Niet elke actie heeft een corresponderende taak
• •
Gemiddeld 60-120 taken Tijdhorizon 12-18 maanden
27
Actielijst & context • •
Te veel acties! Splits het op: Waar moet je zijn en/of wie of wat heb je nodig om die efa te kunnen doen?
28
3
Context •
• •
3
Locaties @kantoor @thuis @hoofdkantoor @ikea @supermarkt “Waar moet je zijn... ☝ ... en wie of wat heb je nodig ... ☟” Hulpmiddelen @telefoon @computer @email @excel @online @laptop Mensen @freek @partner @ouders @weekoverleg 29
3
Context Efa
Context
Wijzig voorwaardelijke opmaak: doorstrepen bij voltooid
@Computer
Koop DL10 enveloppen
@Dorp
Start LightRoom en zoek 13 foto s uit
@Computer
Mail huiswerk voor wk2 naar distributielijst
@Online
Bel Hetty 06... voor afspraak kennismaking
@Telefoon
Bel Bill Gates ivm donatie
@Telefoon
30
Actie-gericht werken
3
“Met welk taak zal ik me bezig houden, en wat kan ik daarvoor doen?”
“Welke acties kan ik hier en nu uitvoeren om een paar taken één stap verder te brengen?” 31
Takenlijst succesfactoren • • • •
3
Simpele lijst met taken die je wilt afmaken Eventueel gesplitst naar werk/privé Wekelijks courant maken Takenlijst ↹ Ooit/Misschien-lijst
32
Takenlijst valkuilen • •
Takenlijst is je actielijst
•
Te veel taken op je lijst:
3
Kleine taken niet opgenomen Het zijn juiste de kleine taken die je uit het oog verliest Kun je voor elk van deze taken de komende week tenminste één actie uitvoeren?
33
Actielijsten succesfactoren
3
•
Hou de efa’s klein
•
Elke efa afgevinkt = schouderklopje
Splits grotere acties, zeker als ze tegenzin oproepen, in kleinere stukjes: “Ruim 20 min garage op”
34
Actielijst valkuilen •
3
Micromanagement “Wat is precies de eerstvolgend fysieke actie?” ☞ “Welke omschrijving maakt dat je ‘t ook werkelijk gaat doen?”
•
Te veel contexten
•
Meerdere contexten
Maak het niet te gedetailleerd
@telefoon of @mail? 35
Wacht Op-lijst
3
•
Voor acties die je hebt uitbesteed of gedelegeerd...
•
... waarbij je belang hecht aan het (tijdige) resultaat
36
Wacht Op-lijst
•
Maak een apart mapje en
• •
BCC jezelf of Sleep het uit je Postvak Uit
37
3
Agenda •
Waar heb je extern een commitment voor afgegeven?
• • •
3
Tijd-specifieke acties (vergaderingen) Dag-specifieke acties (deadlines)
Waar wil je die dag aan herinnerd worden?
•
Dag-specifieke informatie 38
Agenda succesfactoren •
Je agenda leidt je dag
•
Zorg voor ademruimte
Tijd? Kijk eerst in je agenda! Plan bijeenkomsten in 45min
39
3
Agenda valkuilen
•
3
Taken en acties inplannen Je maakt prioriteren lastiger & je bezorgt jezelf een schuldgevoel.
40
