STUDY KASUS MULTI CURRENCY Pada bab ini akan dibahas mengenai tahap-tahap penerapan program MYOB ke dalam kasus multi currency di suatu perusahaan. 2.1. Informasi Umum Perusahaan CV Maju mundur kena membeli dan menjual barang dan jasa sejak tahun 2013. Pada bulan Januari 2015 memutuskan untuk melakukan perubahan pencatatan akuntansi perusahaan, yang semula manual menjadi komputerisasi dengan menggunakan MYOB Premier V.12. Jumlah bulan periode akuntansi perusahaan tersebut adalah 12 bulan. §
Data selengkapnya sebagai berikut: Nama Perusahaan : CV Maju Mundur Kena Alamat
: Jln Merdeka Selalu No.45 Jakarta Utara
No. Tlp
: 021 - 4321567
No. Fax
: 021 - 4321567
Email
:
[email protected]
Berikut ini rincian kebijakan akuntansi yang digunakan perusahaan:
1. Periode akuntansi berawal pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Desember 2011. 2. Menggunakan mata uang : IDR (Rp.) dan dollar Amerika (USD) 3. Menggunakan Satuan : Unit 2.2.
Setup Currency Symbol & Date Format -
START > CONTROL PANEL
-
Double Click Regional & Language Setting
- Klik OK 2.3.
Membuat Perusahaan Baru Menggunakan MYOB Premier 12
Membuat perusahaan baru Menggunakan MYOB Premier 12 dengan cara: Klik>> Menu Create.
-
Kemudian akan tampil jendela Selamat datang di MYOB.
-
Klik Next.
-
Tampil jendela Company Information. Kemudian isi data seperti dibawah ini:
Company Name
: Nama Perusahaan Wajib diisi
R.O.C
: NPWP perusahaan
GST
: NPKP perusahaan
Serial Number
: Serial Number hanya diisi jika MYOB yang digunakan bukan MYOB Trial
-
Klik Next. Kemudian akan tampil jendela Accounting Information.
Tahun Tutup Buku : 2015 Bulan Awal Buku
: Januari
Bulan Tutup Buku
: Desember
Periode Akuntansi
: periode 12
-
Klik Next.
-
Kemudian akan tampil jendela Konfirmasi. Perhatikan informasi yang ditampilkan.
→ Klik Next.
-
Kemudian tampil jendela Accounts List. Pilih Option yang ketiga yaitu
Ada 3 pilihan yang disediakan 1. Menggunakan daftar akun yang disediakan oleh MYOB sesuai dengan jenis usaha yang dipilih
2. Menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan di gunakan telah digunakan didalam suatu file text.
3. Membuat sendiri daftar akun pada Modul Account MYOB Premier
-
Klik Next. Kemudian tampil Jendela Company File. Tentukan tempat penyimpanan database perusahaan.
Secara default file tersebut akan disimpan di dalam Folder Instalasi MYOB Premier. Untuk merubahnya klik >> Change. -
Klik Next.
-
Tampil Jendela Conculation.
►
Setup Assistant: untuk menyelesaikan semua setup yang diperlukan sebelum masuk ke jendela utama (Command Centre) MYOB.
►
Command Centre: untuk masuk ke jendela utama MYOB, jika memilih opsi ini anda tetap dapat melakukan setup melalui menu-menu yang ada.
-
Klik Command Center.
Jika sudah masuk ke Command Centre, lihat Company Information untuk
melihat kembali periode akuntansi yang telah di setup. Pilih menubar SETUP COMPANY INFORMATION. 2.4. Setup Multi Currencies Saat membuat file baru fasilitas multi currencies tidak langsung diaktifkan oleh MYOB Premier, dengan cara: 1. Dari Menu Bar pilih menu Setup, pilih dan klik Preferences.
2. Pada bagian tab System.
3. Pilih “I Deal in Multiple Currencies”.
4. Pilih “Turn on Category Tracking, kemudian set Categories menjadi ‘Required’ on All Transaction”. 5. Klik OK. Kemudaian akan tampil pesan.
7. Klik OK. 2.5. Daftar Mata Uang Setelah mengaktifkan fasilitas multi currencies, secara otomatis telah dibuatkan salah satu mata standar internanasional, yaitu singapure dollars [local] supaya sesuai dengan kondisi di Indonesia maka kode dan nama mata uang tersebut harus diganti menjadi rupiah. 1. PIlih Menu List – currencies.
2. Klik anak panah di baris Ringgit Malaysia (local) atau klik Edit (Alt D).
3. Ganti kode mata uang dari MYR menjadi IDR, namanya dari Ringgit Malaysia menjadi Rupiah, dan simbolnya dari RM menjadi Rp (tanpa titik).
4. Klik OK. 5. Kemudian klik edit untuk membuat mata uang lainya, yaitu mata uang USD. 6. Untuk Mata Uang USD ganti menjadi Exchange Rate menjadi Rp. 10.000.
7. Klik OK.
8. Tampilan daftar uang yang sudah di buat, seperti berikut:
2.6.
Setup Account
2.6.1. Setup Account
Account List 1. Modul Account
→
Account List.
2. Pada tab account pilih New Kemudian buat account Seperti gambar dibawah ini
CHAPTER III SETUP MODUL ACCOUNT Setelah kita membuat data baru, MYOB telah menyediakan beberapa dari default account list yang tidak dapat dihapus, tetapi dapat digantikan dengan nomor dan nama akun yang lain. Hal itu dikarenakan akun tersebut telah terhubung dengan akun dan form lain yang nantinya akun tersebut akan membuatkan jurnal otomatis yang terjadi transaksi yang berkaitan dengan akun tersebut. Akun yang terhubung tersebut melekat di empat tempat, yaitu: 1. Linked account yang diisikan dari menu setup. 2. Linked account yang diisikan dari menu List - Currencies. 3. Linked account yang diisikan dari menu List – Tax Codes. 4. Linked account yang diisikan dari menu List - Items. 3.1.
Setup Linked Account
1. Setup IDR Linked Accounts a. IDR Sales Link Account - Buka dari menu List – Currencies. - pilih baris mata uang Rupiah (Local), klik Edit.
- Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini.
Asset Account for Tracking Receivables 1-1120 Piutang Usaha Bank Account for Customer Receipt1-1112 Bank BCA
b. IDR Purchase Link Account -
Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. Liability Account for Tracking Receivables 2-1100 Hutang Usaha Bank Account for Paying Bills 1-1111 Bank Kallan
2. Currencies USD Linked Accounts Jika terjadi pembelian dan penjualan dengan mata uang asing maka kita harus menentukan kembali link acount untuk setiap mata uang asing tersebut. a. USD Sales Link Account -
Buka dari menu List – Currencies.
-
pilih baris mata uang United States Dollars, klik Edit.
-
Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini. Asset Account for Tracking Receivables 1-0210 Trade Debtors (USD)
Bank Account for Customer Receipt 1-0110 Bank (USD)
b. USD Purchase Link Account -
Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. •Liability Account for Tracking Receivables 2-0210 Trade Creditors (USD) •Bank Account for Paying Bills 1-0110 Bank (USD)
3.2.
Setup Pajak Dalam setiap jenis kode pajak yang dibuat umumnya terdiri dari 2 pilihan akun.
Akun ini untuk mendefinisikan jurnal yang akan dicatat MYOB jika suatu transaksi dikenakan kode pajak yang telah ditetapkan di linked account-nya. Berikut kode pajak yang perlu di buat:
Tax Code
V00
Description
VAT 0%
Tax Type
Good &
V10
N-T
VAT 10%
Non Taxable
Service Good & Service Tax
Sales Tax
Tax Rate
0%
10%
0%
Linked Account: Tax Collected
Tax Paid
-
2-0400
VAT 2-0400
VAT
2-0400
Collected
Collected
Collected
2-0500 VAT Paid
2-0500 VAT Paid
-
Pilih menu List Tax code New
VAT
3.3.
Setup Jobs, Categories dan Harga
3.3.1. Jobs Jobs oleh MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan dalam perusahaan. Dengan menggunakan fasilitas job ini, perusahaan dapat melihat dan menganalisa laba atau rugi atas bagian pekerjaan tersebut. Berikut daftar jobs yang perlu dibuat
Job No
Job Name
P
PRODUCTS
S
SERVICE
→ Pilih menu List JobsNew
→ Lakukan Langkah yang sama untuk Job S.
3.3.2. Catagory MYOB menyediakan satu fasilitas tambahan lagi untuk bisa memisahkan laporan perdevisi, cabang, tau kategori. Category yang dimaksudkan di sini nantinya kita bisa melihat laporan laba rugi. Bisa melihat laporan neraca, laporan buku besar, dan per kategori. Selain itu category bisa juga diklasifikasikan sebagai departemen suatu perusahaan yang bersifat cost centre. Daftar kategori yang perlu dibuat, seperti berikut:
-
Categories ID
Categories Name
L
LOCAL
O
OVERSEAS
→ Setup Category Pilih menu List categoryNew
- Lakukan Langkah yang sama untuk Categoties L.
3.3.3. Price Level Price ID
Price Name
A
IDR
B
USD
→Pilih Menu List, Pilih Costum list & field names. →Pilih Price Levels, isikan data seperti gambar di bawah ini:
→Pada tab Price Level isikan seperti dibawah ini:
3.4.
Setup Opening Balance Saldo awal neraca bisa dimasukkan dalam satu form secara langsung. Selain melalui menu setup – balance – account opening balance. Saldo awal akun juga bisa dimasukkan langsung di dalam akun itu sendiri di field opening balance. Tetapi, jika jumlah akun yang dimasukkan saldonya banyak maka memasukkan dengan cara tersebut akan lebih lama. Atau saldo awal juga bisa dimasukkan dengan cara membuatkan satu jurnal dari menu accounts – record journal entry. Berikut cara yang di anjurkan untuk mengisikan saldo awal neraca yaitu : -
Pilih Menu Setup Balance Account Opening Balance
-
Tambahkan untuk saldo awal sbb:
Akun dengan mata uang asing, disikan sebesar nilai mata uang asing maka oleh MYOB akan dihitung sebesar nilai exchange-nya dari kurs yang diisi di menu list – curriencies. Catatan: saldo awal ini hanya menambahkan nilai USD (klik Calculate)
3.5.
Setup Cards List (Currency US Dollar) Card Type
Name
Country
Opening Balance
Customer
PT Mau Untung
Indonesia
US$ 50
Customer
PT Maju Jaya
England
US$ 50
Supplier
PT Untung Terus
Indonesia
US$ 100
Supplier
PT Serba Ada
England
US$ 50
Employer
Dudung
Indonesia
-
Employer
Maman
Indonesia
-
→Pilih menu Card File pilih jenis Customer.
→Pada tab Selling Detail →Ubah item price level menjadi USD
→Lakukan langkah yang sama untuk Data diatas. Untuk Customer selanjutnya. →Pilih menu Card File pilih jenis Suplier.
→Pada tab Buying Detail
→Ubah item price level menjadi USD
→Lakukan langkah yang sama untuk Data diatas. Untuk Suplier selanjutnya. →Pilih menu Card File pilih jenis Employee
3.6.
Setup Saldo Awal Customer dan Supplier →Pilih Menu Setup Balance →Customer Balance →Pilih Customer
→Klik Add sale (Pastikan Currency diganti menjadi USD)
→Pilih Menu Setup Balance → Customer Balance →Pilih Customer →Klik Add sale (Pastikan Currency diganti menjadi USD)
→Hingga Muncul pesan seperti berikut:
3.7. Setup Persediaan (Inventory) 3.7.1. Setup Item List Setup Items List dengan data sebagai berikut: Item
Pro1
Pro2
Srv
Produk1
Produk2
Service
I Buy
HPP
HPP
HPP
I sell
Penjualan
Penjualan
Penjualan
Persediaan Barang
Persediaan Barang
-
Dagang
Dagang
Buying Tax
N-T
N-T
N-T
Min. Level
1
1
-
Rp. 100,000
Rp. 200,000
Rp. 400,000
US $10
US $20
US $40
Selling Tax
N-T
N-T
N-T
Unit
Unit
Unit
Unit
Name
I In10ventory
Selling Price PriceLevel USD
→Pilih Modul Inventory →Item List New.Pada tab →profile tentukan kode item (kode barang), nama item, keterangan lainnya. →Perhatikan contoh gambar di bawah ini: →Tab Profile
→Tab Buying Details
→Tab Selling Details
→klik OK. - Lakukan langkah yang sama untuk item Pro2 dan Srv. *Untuk item Srv Pilihan I Inventory tidah di isi karena tidak dijadikan persediaan.
3.7.2. Setup Opening Balance Inventory (Adjust Inventory) Inventory Journal
IJ000001
Date
01-01-2015
Memo
Inventory Opening balance
Item#
Pro1
Pro2
Name
Produk1
Produk 2
Quantity
6
6
Unit Cost
Rp. 50,000
Rp. 100,000
Account
1-0300 Inventory
1-0300 Inventory
Catagory
L (Local)
L (Local)
Langkah-langkah untuk setup opening Balance Inventory, yaitu: 1. Pada command center pilih Inventory. →pilih Count Inventory Seperti :
→ Akan ditampilkan form Count Inventory. Ketikkan jumlah kuantitas setiap barang pada kolom counted.
4. Selanjutnya klik tombol Adjust Inventory! 5. Tampil jendela Default Expense Account. Pilihan ini bisa dikosongkan.
6. Klik Continue!
7. Klik Opening Balance. 8. Lalu isikan harga pokok barang per unit di kolom unit cost, beserta pilihan akun persediaan pada kolom Account!
9. Tekan CTRL + R untuk melihat efek jurnal dari adjust inventory di atas.
CHAPTER IV TRANSAKSI 4.1.
Transaksi Purchase
1. Transaksi purchase untuk jenis item barang Tanggal 01 Januari 2015 perusahaan memgajukan Order barang kepada PT Untung Terus dengan jenis pembayarannya adalah COD, nomor Order : OR0101,No.INV :UT0101
Received
Item Number
5
Pro1
Produk1
5
N-T
5
Pro2
Produk2
10
N-T
Penyelesainnya: →Pilih Modul purchases Enter Purchases. →Klik Changes To Order. →Ubah tampilan layout menjadi item.
→Isikan data transaksi purchase. →Ganti rate Rp 10.000 →Pilih Category menjadi L.
Description Price
Tax
→Klik Record.
2. Transaksi purchase untuk jenis item barang Tanggal 02 Januari 2015 perusahaan membeli barang kepada PT Serba Ada dengan jenis pembayarannya adalah COD, nomor Bill : BO0102.No.Inv : SA0201 Jenis barang yang dibeli sbb (dikenakan VAT10%/PPN) : Penyelesainnya:
→Pilih Modul purchases
→
Enter Purchases.
→Klik Changes To Bill.
→Ubah tampilan layout menjadi item.
→Isikan data transaksi purchase.
→Ganti rate Rp 10.000
→Pilih Category menjadi L.
→Klik Record.
→Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
3. Transaksi purchase untuk jenis Service Tanggal 03 Januari 2015 perusahaan melakukan transaksi kepada supplier PT Serba Ada untuk melakukan Pelatihan MYOB dengan nomor purchace : BO0301 No.Inv : SA-0301. Dengan rincian sebagai berikut:
Penyelesainnya:
Supplier Name
PT Serba Ada
Terms
C.O.D
Purchase
BO0301
Date
03/01/2015
Description
Pelatihan MYOB
Account#
6-1000
Amount (excl.tax)
US$ 50
Job
S
Taxe Code
V00 (VAT 0%)
Category
O (Overseas)
Exchange Rate
Rp. 10.000/US$
→Pilih Modul purchases
→
Enter Purchases.
→Klik Changes To Bill.
→Ubah tampilan layout menjadi SERVICE.
→Isikan data transaksi purchase. →Ganti rate Rp 10.000 →Pilih Category menjadi O. →Klik Record.
→Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
4. Transaksi purchase untuk pengembalian barang yang rusak (Return n Debits) Pada tanggal 09-01-2015 dengan nomor purchase RTN0901 perusahaan melakukan pengembalian barang dengan mata uang asing kepada PT Serba Ada Berdasarkan nomor transaksi SA0301 tanggal 02-01-2015 dengan cara pembayaran tunai. Rinciannya sebagai berikut: Jenis Barang
Jumlah
P1
1
Harga Beli US$5
Penyelesainnya: →Pilih Modul purchases
→
→Klik Changes To Bill. →Pilih layout menjadi Item.
Enter Purchases.
Category L
Total Beli US$5
Total
US$5
Total Pajak
US$0.5
Total Setelah Pajak
US$5.5
→Buatlah Faktur Retur terlebih dengan cara menginput jumlah yang diretur dengan tanda (-). →Isikan data transaksi purchase.
• Pilih Purchase Register, pada tab returns & Debits klik Retur Receive Refund ubah rate Rp 9.000.
Catatan : membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai.
→Klik ok. →Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
5. Transaksi purchase untuk pengubah Order menjadi Bill 5. Pada Tanggal 10 Jan 2015 Bill Atas Transaksi Tanggal 1 Jan 2015 Penyelesainnya: →Pilih Modul purchases →Pada Tab pilih Orders
→
Purchases Register.
• Klik Bill Akan Keluar Seperti gambar dibawah
• Klik Record
6. Melunasi Transaksi Pembayaran melalui Pay Bill Pada Tanggal 15 Pelunasan Semua Transaksi Penyelesainnya: →Pilih Modul Purchase
→
Pay Bill
→Pilih Metode Pembayaran Menggunakan Bank USD
→
Pilih Suppier
Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
• Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
4.2. Transaksi Sales 1. Transaksi Sales untuk jenis item barang menggunakan mata uang asing Pada tanggal 19-01-2015 menerima Orderan dari PT. Mau Untung (OR1901) No.PO : MU001 membeli dua jenis barang kepada perusahaan. Dengan rincian barang sebagai berikut: (pajak: VAT 10%, Promised date : 19-01-2015, Terms : 2%10 Net 30, Exchange Rate : Rp. 10.000/US$).
Jenis Barang
Jumlah
Harga Jual
Category
Total Jual
P1
5
US$10
L
US$50
P2
5
US$20
L
US$100 Total
US$150
Total Pajak
US$15
Total Setelah Pajak
US$165
Penyelesainnya: →Pilih Modul sales
→
Enter Sales
→Ubah Layout Menjadi Item
→Pilih Tab Invoice
→
Pilih Pelanggan Atas Nama PT Mau Utung
→Pilih Term menjadi In a Given # of a Days
→Input data transaksi penjualan.
Pada tanggal 20-01-2015 menerima Orderan dari PT. Maju Jaya (OR2001) No.PO : MJ-001 membeli dua jenis barang kepada perusahaan. Dengan rincian barang sebagai berikut: (Termins: C.O.D,Exchange Rate : Rp. 10.000/US$). Jenis Barang
Jumlah
Harga Jual
Category
Total Jual
Pro1
5
US$10
L
US$50
Pro2
5
US$20
L
US$100
→Input data transaksi penjualan.
Total
US$150
Total Pajak
US$15
Total Setelah Pajak
US$165
2. Transaksi Sales untuk jenis Service
Pada tanggal 22-01-2015 customer atas nama PT Mau Untung memesan kepada perusahan untuk jasa Pelatihan MYOB seharga US$50 (SO2101) pajak: N-T, Promised date : 21-01-2015, Terms : C.O.D. Penyelesainnya: →Pilih Modul sales
→
Enter Sales
→Ubah Layout Menjadi Service
→Pilih Tab Invoice
→
Pilih Peanggan Atas Nama PT Mau Untung
→Pilih Term menjadi C.O.D →Input data transaksi penjualan jasa.
Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
3. Melunasi Transaksi Pembayaran melalui Receive payments Pada tanggal 25 Januari 2015 Merubah Semua Transaksi menjadi Invoice Semua tanggal 19 dan 20 Januari 2015 Penyelesainnya: →Pilih Sales →Receive Payment →Pilih Salah satu Customer
→Jurnal yang dihasilkan Tekan CTRL + R
BAB V JURNAL UMUM 5.1. Penyusutan Perlengkapan Kantor (Menggunakan Reccurring) Tanggal 31 Januari 2015 Perusahaan mencatat biaya penyusutan aktiva tetap (depreciation) yang dibebankan setiap bulan. Peralatan kantor sebesar Rp. 50.000 dan jadikan recouring Journal per bulan. Rincian sebagai berikut: G.Journal
G-700001
Date
31-01-2015
Keterangan
Penyusutan Perlengkapan Kantor (Jan 2015)
Sejumlah
Rp. 50.000
Category
L (local)
Penyelesainya: →Pilih Modul Account
→
Record Jurnal Entry
Isikan Datanya sesuai dengan data berikut
· •Klik Save.
5.2.
Vat Clearing G.Journal
G-700002
Date
31-01-2012
Memo
VAT Clearing (Desember 2014) Acct
Name
2-1100
VAT Collected
2-1200
VAT Paid
Debit
Credit
Tax
Rp. 100.000
-
N-T
Rp.
N-T
20,000 2-1300 Category
VAT Clearing
RP. 100,000
L (local)
N-T
→Tekan ALT +R untuk melihat jurnal yang terjadi.
5.3. Input Jurnal Persediaan (Inventory) Menggunakan Build Item Journal
I-700001
Date
31-01-2015
Memo
Inventory (exchange)
Item
QTY
Unit Cost
Amount
Job
P1
-2
Rp. 50,000
(Rp. 100,000)
-
P2
1
Rp. 100,000
Rp. 100,000
-
Catagory
→Pada Command Center pilih inventory, pilih Build item
L (Local)
Klik record. 5.4. Input Jurnal Persediaan (Inventory) menggunakan Adjust Inventory a. Lost Journal
I-700002
Date
31-01-2015
Memo
Inventory (Lost)
Item
QTY
Unit Cost
Amount
A/c
Job
P2
-1
Rp. 100,000
(Rp. 100,000)
5-100
P
Category
L (Local)
Pada Command Center pilih inventory, pilih Adjust Inventory
→Klik record b. found – Unit Cost Unknown Journal
I-700003
Date
31-01-2012
Memo
Inventory (found Unit Cost Unknown)
Item
QTY
Unit Cost
Amount
A/c
Job
P2
1
Rp. 0
Rp. 0
5-100
P
Category
L (Local)
→Klik record
